planificaÇÃo orÇamentaÇÃo execuÇÃo monitoria …mined.gov.mz/progs/documents/modulo poema...

Sobre o uso do género masculino

e feminino no texto

A tradição da língua Portuguesa impõe o uso

do gênero masculino como “neutro”. Assim

em todos os Módulos POEMA da Educação

adoptámos o masculino como “neutro”, mas

expressamos aqui a nossa vontade de que o

uso do feminino fosse tão tradicional quanto o

do masculino como neutro em nossa língua.

INSTITUIÇÃO RESPONSÁVELRepública de MoçambiqueMinistério da Educação | MINEDDirecção de Recursos HumanosMaria Celeste Onions ChitaráDirecção de Planificação e Cooperação Manuel Rego

Coordenação e edição Valéria SallesConceito gráfico e didáctico Ana Alécia Lyman, Valéria Salles e Zenete FrançaProdução gráfica Ana Alécia LymanRevisão do texto Viriato Castelo-BrancoCapa Maria Carolina Sampaio Ilustrações Melchior Ferreira

AUTORES Gregório PililãoPedro Domingos Tomás

REVISÃO TÉCNICA(em ordem alfabética)Adélio Manguana Gregório, Adla Lima Barreto, Artimiza Gonzaga, Arlanza Eduardo Sabino Dias, Azélia Baptista, Delfina Vilanculos, Eduardo Buller, Eva Rux, Fabião Eusébio Nhatsave, Hélder Monteiro, Lígia Lundo, Marta Amone, Samuel Tobias Mateus, Susanne Guamba, Tomás Timba

APOIO INSTITUCIONAL

Ministério da Função PúblicaCEDIMO - Centro de Documentação e Informação de MoçambiqueArlanza Eduardo Sabino Dias

GIZ - Cooperação Alemã para o Desenvolvimento Programa Boa Governação FinanceiraPro-Educação

ISBN 978-989-96885-2-0 Moçambique, 2013

Para contactos, comentários e [email protected]

DOCUMENTOS E ARQUIVOS

PLANIFICAÇÃO ORÇAMENTAÇÃO EXECUÇÃO MONITORIA AVALIAÇÃO

Préfacio

A obra que tenho o ensejo de prefaciar enquadra-se na orientação que assumimos e preservamos: “Vamos aprender - construindo competências para um Moçambique em constante desenvolvimento”. Trata-se de um dispositivo que pretende reforçar a capa-cidade técnica dos gestores da educação e está em consonância com os objectivos de desenvolvimento institucional constantes no Plano Estratégico da Educação 2012 - 2016, assim como nos objectivos da Reforma do Sector Público em Moçambique.

A série de módulos de capacitação POEMA - com temas ligados à gestão descentralizada do sector - tem apoiado o Ministério da Educação (MINED) a levar aos distritos e pro-víncias do país uma formação profissional específica, visando oferecer aos gestores da educação conhecimentos e instrumentos para o exercício cabal das acções no domínio da Planificação, Execução, Orçamentação, Monitoria e Avaliação.

Os módulos POEMA utilizam uma abordagem didáctica que privilegia a prática e a refle-xão com base em desafios reais. Por conseguinte, são um poderoso instrumento para ini-ciação dos gestores do nível descentralizado nos meandros da administração do sector, bem como para actualizar e consolidar os conhecimentos dos gestores mais experientes. Importa mencionar que os módulos POEMA contêm, ainda, uma biblioteca com os docu-mentos relacionados com os temas abordados.

Os módulos POEMA são produto de um esforço conjugado de técnicos e especialistas de vários sectores e instituições. Este volume sobre os Documentos e Arquivos foi de-senvolvido em colaboração estreita com o Centro de Documentação de Moçambique (CEDIMO), instituição adstrita ao Ministério da Função Pública. Contou igualmente com o conhecimento especializado de autores e técnicos que o testaram no terreno.

Faço votos de que este volume Documentos e Arquivos complemente os demais módu-los POEMA e nos inspire na prestação, cada vez mais, de um serviço profissional em prol de uma educação de qualidade.

Augusto Jone Luís O Ministro da Educação

2 | INTRODUÇÃO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 3

POEMA: o que é?Além do sentido conhecido – uma peça literária em formato poético – POEMA é uma abreviação composta pelas letras iniciais dos principais processos do ciclo de gestão no sector público em Moçambique: planificação, orçamentação, exe-cução, monitoria e avaliação. POEMA é para todos os sectores do Governo.

Estes módulos de capacitação em POEMA podem ser utilizados por técnicos a todos os níveis da administração pública. No entanto, sendo uma iniciativa do sector da Educação, a maioria dos exemplos que aqui figuram está a ele relacio-nada: trata-se do maior sector do governo Moçambicano, tanto em volume de recursos quanto em número de funcionários.

A Educação, hoje, em Moçambique, é principalmente responsabilidade do sec-tor público, com alguma presença - em crescimento - do sector privado.

O Ministério da Educação (MINED) tem a função principal de planificar, orçamen-tar e supervisar a implementação das políticas do sector - definidas no Sistema Nacional de Educação (SNE - Lei 6/92, de 6 de Maio) e no Plano Estratégico da Educação.

Nas províncias, as Direcções Provinciais de Educação e Cultura (DPEC) têm o pa-pel principal de gerir a implementação das actividades de forma a se alcançar os objectivos nacionais do sector da Educação, reduzindo as disparidades entre os distritos.

As DPEC têm o papel de monitorar as tendências históricas da provín-cia através dos indicadores e me-tas, identificar pontos de estran-gulamento, buscar as soluções mais eficazes e de melhor rela-ção entre o custo e o benefício.

As DPEC são também o canal de coordenação com outros sectores provinciais para fazer constar nos planos territoriais (província e dis-tritos) os principais objectivos e metas específicas da Educação.

Aos distritos vêm sendo atribuídos de forma progressiva recursos e responsabili-dades que pertenciam há até pouco tempo aos níveis superiores de governação. Este é um processo de mudança que está a gerar desafios constantes para os técnicos gestores dos distritos, uma vez que esses se vêem confrontados com novas tarefas e atribuições de forma crescente.

Nos distritos, o sector da Educação é gerido pelos Serviços Distritais de Edu-cação, Juventude e Tecnologia (SDEJT). Cabe aos distritos (alinea 6 do Artigo 46 do Decreto 11/2005) “garantir o bom funcionamento dos estabelecimen-tos de ensino; promover a luta contra o analfabetismo e promover a ligação escola-comunidade”.

Segundo o Plano Estratégico da Educação (PEE) 2012-2016, a optimização do ciclo POEMA tem como objectivos:

i) a descentralização da tomada de decisões na gestão para melhorar o acesso ao sistema de ensino e a qualidade da aprendizagem;

ii) a profissionalização do sistema e dos seus funcionários;

iii) a transparência e a responsabilização na alocação e aplicação dos re-cursos disponíveis.

Entre as prioridades para os próximos anos estão:

• o desenvolvimento e gestão profissional dos recursos humanos;

• a observação de padrões de qualidade da Educação;

• a harmonização e integração dos processos e instrumentos da planifica-ção, orçamentação, execução, monitoria e avaliação (POEMA).

Os módulos de capacitação em POEMA

Os módulos de capacitação em POEMA para gestores do sistema de Educação em Moçambique são o resultado de um trabalho de uma equipa multi-sectorial, multi-institucional e que conta com a participação de especialistas do gover-no e fora dele. Os módulos são publicados como uma série de temas, em dois formatos:

• módulos de capacitação publicados no formato de livros;

• módulos de auto-capacitação publicados no formato de DVD.


Os módulos de capacitação POEMA inserem-se nas prioridades do PEE:• os temas e os elementos do ciclo da gestão pública são interrelacionados

e alinhados;

• a abordagem didáctica é voltada para a realidade no terreno;

• os gestores distritais participam tanto no desenvolvimento dos materiais quanto na testagem metodológica;

• o princípio filosófico dos módulos POEMA é o da harmonização e integra-ção de instrumentos de gestão sectoriais e territoriais;

• o objectivo principal é o da profissionalização dos gestores do sector da Educação.

A melhoria da qualidade dos serviços prestados pelos quadros do Governo Mo-çambicano é um dos objectivos da Reforma do Sector Público, liderada pelo Mi-nistério da Função Pública, e implementada por todas as instituições sectoriais e territoriais.

Para facilitadores e supervisores

Os livros POEMA, como este que o leitor tem nas mãos, são destinados à rea-lização de eventos com a presença de facilitadores. Eles contêm sínteses dos conteúdos relacionados com os seus temas principais, e orientações para a or-ganização e facilitação de sessões de capacitação. Os facilitadores contam com instrumentos pedagógicos tais como exercícios e respostas baseados na reali-dade da Administração Pública, material para distribuição aos participantes dos eventos, além de apresentações em power point que podem ser adaptadas a diferentes situações, e assim também apoiar o processo de supervisão técnica no terreno. Os livros POEMA contêm ainda um manual orientador em técnicas de facilitação.

Para auto-instrução

Os módulos POEMA também existem em formato de auto-aprendizagem. Fo-ram publicados até agora 5 temas, num total de 94 horas de formação:

• Planificação e Orçamentação;

• Gestão do Património;

• Recursos Humanos;

• Monitoria e Avaliação;

• Habilidades Informáticas.

Perguntas, comentários e correspondências sobre POEMA podem ser enviados para o Ministério da Educação, utilizando o endereço electrónico:[email protected]

Para saber ainda mais sobre POEMA, visite www.poema-educacao-mocambique.blogspot.com

Perfil do facilitador do Módulo POEMA Documentos e Arquivos

O facilitador deste módulo deveria conhecer a estrutura e organização da Administração Pública em Moçambique, bem como o seu Sistema Nacional de Arquivos do Estado. É desejável que tenha alguma experiência de trabalho na secretaria ou num sector de arquivo numa instituição pública.

Será adequado que o facilitador tenha conheci-mento dos conteúdos de todas as sessões a partir do seu estudo, e que tenha convidado – para as sessões específicas, se necessário – técnicos conhecedores de alguns dos temas espe-cíficos do módulo, tais como o plano de classificação de documentos e as regras para a organização dos processos individuais.


Índice

Orientações para o facilitador 8

Objectivos 11

Sessão 1 13 A gestão de documentos e arquivos no ciclo POEMA

Sessão 2 23 Correspondências: o tipo de documento mais comum nas instituições

Sessão 3 46 Documentando a circulação de documentos nos livros de registo

Sessão 4 64 Plano de Classificação de Documentos

Sessão 5 81 O arquivo de documentos na Administração Pública

Sessão 6 98 O caso específico dos processos individuais

Sessão 7 115 Soluções locais para produção de pastas de arquivo

Compromisso de Acção do Participante 128

Questionário de avaliação 129

Respostas dos exercícios 131

O Manual do Facilitador 143

Equipa de realização 166

Documentos e Arquivos

Recursos Humanos

Monitoria e Avaliação

Série Capacitação Descentalizada em POEMA

Planificação e Orçamentação

Habilidades Informáticas

Gestão de Património

Gestão de Empreitada


Durante o evento

O facilitador é responsável por criar um ambiente alegre, interessante e motivador

Para uma facilitação de sucesso:• Comece o dia apresentando:

• Os objectivos• O horário e a sequência das actividades

• Faça uma recapitulação do que já tiver sido feito até aquele momento.

• Comece e termine na hora combinada, gerindo o tempo sabiamente.

• Mantenha as apresentações breves e interactivas; encoraje os participantes a fa-zerem perguntas durante e no fim das apresentações.

• Siga as instruções propostas nos exercícios e use técnicas diferentes durante os debates para manter a participação activa dos participantes.

• Dê atenção permanente ao grupo, especialmente quando os relatores estiverem a apresentar os resultados dos trabalhos de grupo, assim aumentando a motivação dos participantes.

• Dê o tempo necessário para os participantes executarem os exercícios e para as discussões interactivas.

• Mostre alegria e prazer em ajudar os participantes a aprender. Seja paciente e tolerante.

• Permaneça atento e saiba ouvir bem e dar valor às contribuições dos participantes.

• Elogie os participantes pelos seus esforços e pela sua participação.

• Seja um facilitador da aprendizagem e não um professor: um profissional compe-tente, seguro, cheio de motivação e entusiasmo pela matéria!

Utilize o ciclo de aprendizagem vivencialA abordagem de capacitação em POEMA da Educação é baseada na aprendizagem par-ticipativa e focalizada no participante. Esta abordagem envolve uma experiência activa, seguida pelo processo de rever, reflectir, e aplicar o aprendido através da experiência e da prática.

O ciclo de aprendizagem vivencial promove o desenvolvimento de habilidades porque os participantes usam lições do seu próprio ambiente de trabalho quando consideram questões como “o que eu posso ou o que eu devo fazer diferentemente no meu traba-lho, como resultado deste evento de capacitação”. O facilitador vai encontrar em cada módulo orientações claras de como implementar esta abordagem.

Orientações detalhadas para o facilitador podem ser encontradas no Manual do Facilitador, disponível no CD sob o título: Manual-do-Facilitador.pdf

Orientações para o facilitador

Antes do evento

O facilitador é responsável pela preparação do evento de capacitação

Aqui estão as principais acções necessárias:

• Conhecer o perfil e o número de participantes e as condições do local da capacitação.

• Capacitar-se, lendo com cuidado os conteúdos, as orientações para a facilitação, os exercícios e as respectivas respostas.

• Verificar se as apresentações em PowerPoint são adequadas ao perfil dos participantes e adaptá-las caso seja necessário.

• Preparar cartazes com os conteúdos das apresentações em PowerPoint se não houver energia eléctrica ou um projector (data show) no local da capacitação.

Atenção: os slides reproduzidos neste volume são apenas para orientação! As apresentações em PowerPoint estão disponíveis em formato electrónico no CD para o facilitador, na capa deste livro. Adaptar qualquer material que seja necessário, tomando em conta as características locais e dos participantes.

• Adaptar e preparar os materiais indicados em cada sessão, tomando em conta as características locais e dos participantes. Cada participante deve receber o material completo da capacitação, ou seja, uma cópia deste livro. No caso disto não ser possível, a alternativa é produzir fotocópias dos materiais a serem distribuídos, distribuir pasta para arquivá-las, e um CD contendo a versão electrónica dos materiais.

• Coordenar com os promotores da capacitação para verificar se os participantes receberam informações prévias, o programa, ou outra informação necessária. Verificar como será a abertura oficial do evento.

• Preparar uma lista de participantes para controlo das presenças.

• Preparar os certificados a serem preenchidos e entregues no fim da capacitação.

• Preparar a sala de trabalho: projector, computador, cartazes, cadeiras, etc.

Há materiais preparados para o facilitador para todas as sessões de todos os módulos. Eles se encontram no CD que acompanha este livro. No texto dos módulos, os arquivos electrónicos estão indicados em letras vermelhas. Por exemplo: DA-Sessao3-sintese.doc. O facilitador deve conhecer todos esses documentos como parte de sua preparação, e preparar as cópias necessárias, indicadas nas orientações para cada sessão.


Bom dia chefe! O senhor Cândido,

da Secretaria Distrital, ligou-me

esta manhã. Perguntou se já

recebemos a convocatória para

a reunião de balanço do PES?

Tenho aqui a referência da carta...

1 hora depois

Veja lá no livro de registo

de correspondência entrada.

Senhora Armanda!

Localizou a carta

da Secretaria Distrital?

Quem foi que registou

a entrada?

Quando é que foi?

A carta entrou há duas

semanas, no dia 28 de Abril.

Foi a sra. Olga que recebeu.

Ah…encontrei o registo

de entrada da carta

no livro de registo,

mas nas pastas

de arquivo não achei.

Eu? Quando? Deixa ver!...

Então esta carta não está nas

pastas?! Verifique o registo

no livro de protocolo interno!

O livro de protocolo interno não foi

preenchido. Se não encontrarmos a carta,

teremos de solicitar ao Cândido que nos

envie o convite mais uma vez...

Temos que melhorar a nossa gestão

de documentos e arquivos.

Ainda bem que vamos todos à

capacitação POEMA no próximo mês!

5 Minutos depois

Protocólo

Interno

Documentos e Arquivos Objectivos do Módulo Reforçar conhecimentos e habilidades para a aplicação das regras de gestão de documentos e arquivos estabelecidas pelo Sistema Nacional de Arquivos do Estado, no Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto.

No final do módulo, os participantes serão capazes de produzir, enviar, receber, e arquivar documentos e de organizar os arquivos das instituições da Administra-ção Pública, de forma a optimizar a qualidade da prestação de serviços públicos aos cidadãos.

Resumo das competências que se espera sejam adquiridas pelos participantes (15 horas)

Sessão 1 A gestão de documentos e arquivos no ciclo POEMA

Relacionar a boa gestão de documentos e arquivos na optimização do ciclo POEMA da Administração Pública

Página 13 Tempo: 2 horas

Sessão 2 Correspondências: o tipo de documento mais co-mum nas instituições

Elaborar tipos de correspondências utilizadas na Administração Pública, com a estrutura exigida pelos regulamentos


Sessão 3 Documentando a circula-ção de documentos nos livros de registo

Realizar os procedimentos de envio e recepção de documentos, de acordo com as regras da Adminis-tração Pública


Sessão 4 Plano de Classificação de Documentos

Utilizar o plano de classificação de documen-tos e a estrutura dos seus códigos na gestão de documentos


Sessão 5 O arquivo de documentos na Administração Pública

Utilizar os códigos do plano de classificação de documentos na identificação das pastas e fazer uso da tabela de temporalidade no processo de guarda e arquivo de documentos


Sessão 6 O caso específico dos processos individuais

Aplicar as regras da organização dos processos individuais na instituição

Página 98 Tempo: 2 ½ horas

Sessão 7 Soluções locais para produção de pastas de arquivo

Produzir pastas de arquivo alternativas às pastas convencionais, reciclando material local

Página 115 Tempo: 2 ½ horas

12 | SESSÃO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 13

Sessão 1A gestão de documentos e arquivos no ciclo POEMA

Índice da sessão

Resumo didáctico da sessão 13

1.1 Objectivos: Apresentação dos objectivos do módulo e das sessões 15

1.2 Interacção: Apresentação dos participantes e abertura da sessão 17

1.3 Contextualização: A gestão de documentos e arquivos no ciclo POEMA

19

1.4 Síntese: A gestão de documentos e arquivos no ciclo POEMA 20

1.5 Encerramento: Reflexão conjunta e conclusão 22

Resumo didáctico da sessão Objectivo: participantes serão capazes de explicar a relevância da orga-nização de documentos e arquivos para o ciclo POEMA da Administração Pública.

Tempo total necessário: 2 horas

Material necessário:

• Cópias do texto da síntese: “A gestão de documentos e arquivos no ciclo POEMA”. DA-S1-sintese.doc

• Espaço fora da sala de trabalhos.

• Folhas de papel gigante e marcadores de feltro ou canetas grossas.

• Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentações.


Sequência da aprendizagem

Passos Objectivos Métodos

10 min Nota de boas vindas

Motivar os partici-pantes a participar activamente nos trabalhos

Mensagem de boas vindas e palavras de abertura ditas por um responsável da instituição (ou território) onde tem lugar o encontro

10 min Apresentação dos objectivos do módulo e das sessões

Enquadrar os partici-pantes nos objecti-vos do módulo e da sessão

Apresentação em slides ou em cartazes DA-S1-objectivos.ppt

60 min Interacção entre os participantes e as palavras-chave do assunto do módulo

Relacionar conceitos de gestão de docu-mentos na Adminis-tração Pública

Organização dos partici-pantes em grupos de 4 a 5 para execução de uma tarefa

25 min Contextualização Contextualizar a gestão de documen-tos e arquivos no ciclo POEMA da Ad-ministração Pública

Visualização de slides e distribuição da síntese da apresentação DA-S1-sintese.docDA-S1-contextualizacao.ppt

15 min Reflexão e encer-ramento

Preparar os par-ticipantes para que explorem os con-teúdos das sessões seguintes

Reflexão participativa, encorajamento à partilha voluntária de experências.

1.1 Objectivos

Apresentação dos objectivos do módulo e das sessões

Em seguida ao momento de abertura e boas vindas, o facilita-dor apresenta os objectivos do módulo Documentos e Arquivos e das suas sessões, apresentando os slides abaixo: DA-S1-objectivos.ppt


1.2 Interacção

Apresentação dos participantes e abertura da sessão

Fase 1: 10 minutos

1. Depois de terminada a apresentação dos slides e o esclarecimento de dúvidas sobre os objectivos do módulo e das sessões, o facilitador convida os participantes a se apresentarem individualmente, dizendo o nome, a instituição em que trabalham e as funções que nela exercem.

Fase 2: 5 minutos

2. Em seguida, o facilitador convidará os participantes a se retirarem para um espaço livre, onde estarão expostos 5 a 6 cartazes, contendo palavras co-bertas com um outro cartaz, em branco. Observe as palavras sugeridas para cada cartaz, no quadro que se segue.

Administração PúblicaMemóriaArquivo

Utente do serviço públicoQualidade

Tempo

GestãoLegalidade

Transparência

ObjectivosComunicação

Eficiência

Confidencialidade

SegurançaOrganização

Funcionário do EstadoProcesso individual

Satisfação

Fase 3: 20 minutos

3. O facilitador explica que cada um dos participantes deverá caminhar até qualquer um dos cartazes, sendo a lotação de cada painel de 4 ou 5 partici-pantes (dependendo do número total de participantes).

4. De seguida, o facilitador solicitará que cada grupo retire o cartaz de cober-tura e que discuta o significado das palavras escritas no cartaz desvendado.

5. A tarefa de cada um dos grupos consiste em “formar uma frase utilizando as 3 palavras escritas no cartaz”. Cada grupo deverá escrever de forma legí-vel a sua frase no papel branco que cobria o cartaz, utilizando os marcado-res distribuídos, para depois apresentá-la aos outros grupos.

Fase 4: 15 minutos

6. No final do tempo definido, o facilitador solicitará que cada um dos grupos apresente a sua frase.

7. O facilitador apoiará os restantes grupos a colocarem questões sobre a fra-se proposta, e se for necessário ajudará o grupo que apresenta a melhorar a sua frase. O facilitador orienta a discussão de modo a introduzir a ideia de que a boa organização dos documentos é imprescindível para a eficiência da Administração Pública e para a prestação de serviços de qualidade aos cidadãos.

Fase 5: 10 minutos

8. No final do tempo concedido para a tarefa, o facilitador pede a um ou dois participantes a sua opinião sobre o exercício: o que aprenderam com ele?

9. Para continuar, o facilitador convidará os participantes a regressarem à sala de trabalho para iniciar a sessão 1 do módulo Documentos e Arquivos.

18 | SESSÃO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

1.3 Contextualização

A gestão de documentos e arquivos no ciclo POEMA

Para iniciar os trabalhos, o facilitador distribuirá cópias da síntese da sessão. DA-S1-sintese.doc Em seguida, o facilitador apresentará os slides com o con-teúdo da sessão 1. DA-S1-contextualizacao.ppt

MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 19

1.4 Síntese

A gestão de documentos e arquivos no ciclo POEMA

POEMA é uma palavra formada pelas letras iniciais dos elementos-chave do ciclo de gestão do sector público: Planificação, Orçamentação, Execução, Monitoria e Avalia-ção. Este ciclo de gestão realiza-se com o apoio de elementos tais como a gestão de recursos humanos, a gestão do património, o sistema de contabilidade, a gestão de documentos e de arquivos, dentre outros. Para a realização do ciclo POEMA inter-vêm também elementos de condução, tais como, a gestão e liderança, os mecanis-mos de parcerias e os de coordenação. O ciclo POEMA pode ser ilustrado pela figura apresentada abaixo:

1. A fase de avaliação do período anterior e diagnóstico da presente situação inclui uma reflexão colectiva e participativa sobre os progressos feitos na implementação dos planos da instituição e sobre os pontos fortes e fracos em geral. Esta reflexão é baseada na análise dos relatórios de supervisão do ano anterior e do ano corrente e na análise dos dados estatísticos e de outras fontes de informação. Toda esta docu-mentação deverá estar bem organizada nos seus devidos arquivos. Investigam-se também as disparidades existentes nas situações dentro do distrito, o que só poderá ser feito se a documentação estiver bem organizada. A análise da situação pode in-

1. Avaliação do período anterior e diagnóstico da

situação actual

2. Definição da situação futura desejada

3. Identificação das actividades e determinação

dos recursos necessários

4. Elaboração de uma proposta do plano e do

orçamento

5. Implementação do plano e monitoria das actividades

e da execução financeira

DOCUMENTOS DOCUMENTOS D

OC

UM

EN

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OCUMENTOS DOCUMENTOS

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MENT

OS

D

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POEMA


cluir perguntas como, por exemplo: será que existe alguma relação entre o bom ou mau desempenho da escola e a organização dos seus documentos e arquivos? Será possível que a qualidade dos serviços prestados esteja a ser afectada pela organi-zação incorrecta dos documentos da instituição? Será que os SDEJT não usam os relatórios da supervisão por não estarem bem organizados e disponíveis?

2. Nesta fase, define-se a situação pretendida para o futuro, identificando objecti-vos e metas para o período seguinte. Tomando em conta que os recursos são sempre limitados, as metas devem estabelecer o que é prioritário, à luz dos objectivos estra-tégicos do sector (indicados no Plano Estratégico da Educação). Por exemplo: como se pretende melhorar a organização dos processos individuais dos funcionários e agentes a trabalhar no distrito? Quais são os passos necessários para o desenvolvi-mento de um banco electrónico de dados dos funcionários, para facilitar a planifica-ção e orçamentação das progressões e promoções? (Consulte sobre este assunto o módulo POEMA Recursos Humanos.)

3. Nesta etapa, as actividades e os recursos humanos, materiais e financeiros ne-cessários para executá-las são identificados de forma participativa e pormenorizada.

4. Segue-se a elaboração de um plano e proposta do orçamento, que incluem um cronograma de implementação, e que se materializam no PES - Plano Económico e Social e na proposta de orçamento do sector para o Governo territorial (distrital, pro-vincial ou nacional). No sector da Educação, segue-se a elaboração de uma proposta de PdA - Programa de Actividades, e o orçamento correspondente.

5. O ciclo POEMA completa-se com a implementação e com a monitoria do que foi executado, tanto em termos das actividades quanto da execução financeira. A implementação orienta-se pelo objectivo de reduzir as disparidades entre mulheres e homens, e entre as ZIP e escolas, dentro do distrito. Na implementação, faz-se o acompanhamento colectivo e participativo da execução das actividades e do uso dos recursos, cujo processo é denominado de monitoria.

A avaliação dos resultados alcançados tem lugar no momento em que o ciclo POEMA reinicia, por forma a apoiar o diagnóstico.

A implementação de cada uma das fases do ciclo POEMA implica a revisão e a con-sulta de documentos elaborados. Para melhorar a eficácia do trabalho, é importante estabelecer uma administração cuidadosa na base de uma boa produção, ordenação e arquivo dos documentos. A Administração Pública forma, expressa e realiza a sua vontade produzindo documentos!

Sua contribuição é fundamental para a melhoria da Educação no país. Faça bom pro-veito do módulo POEMA Documentos e Arquivos!

MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 21MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 21

1.5 Encerramento

Reflexão conjunta e conclusão

No final da sessão, o facilitador pedirá a um ou dois participantes para partilha-rem a sua opinão sobre a importância dos documentos no seu local de trabalho. Poderá perguntar, por exemplo: “Com que frequência procura documentos e não os encontra? Como se sente em relação a isso?”; “Qual seria o seu sentimen-to ao entrar numa sala em que os papéis e documentos estão acumulados e empoeirados? O que diria a um outro colega sobre isso?”.

O facilitador solicita a dois participantes para que reflictam sobre os assuntos por eles considerados mais importantes ao longo da sessão. Poderá usar perguntas como: “Qual foi o momento nesta sessão de estudo em que sentiu que os con-teúdos eram mais próximos da sua realidade?”; “Que lições desta sessão levará para casa?”.

O facilitador agradece a todos por estarem juntos neste evento de relevância para a melhoria da qualidade de prestação de serviço na instituição pública a que pertencem. Em seguida, convida a todos para avançar para a próxima ses-são, usando as seguintes palavras:

“Nesta sessão, pudemos perceber que a Adminis-tração Pública precisa de documentos e arquivos bem organizados para poder realizar seu trabalho com eficiência e qualidade, servindo ao bem pú-blico, de forma a criar um ambiente de legalidade e transparência, fundamentos da boa governa-ção. Cuidar bem dos documentos e dos arquivos implica uma mudança de comportamento. Se os tratarmos apenas como papéis, estaremos a des-valorizar a sua importância. Os documentos orga-nizados em arquivos são a base da administração do Estado e da memória institucional. Podemos assim perceber a importância da contribuição de cada um de nós no seu cuidado e conservação. Na próxima sessão, identificaremos os momentos em que se elaboram documentos numa instituição pública, e trataremos especificamente das corres-pondências. Vamos à sessão 2!”

MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 2322 | SESSÃO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

Sessão 2Correspondências: o tipo de documento mais comum nas instituições

Índice da sessão


2.1 Abertura: Correspondências: o tipo de documento mais comum nas instituições

25

2.2 Síntese: Correspondências: o tipo de documento mais comum nas instituições

28

2.3 Passos do exercício para o facilitador: Elaboração de documentos de acordo com as regras

42

2.4 Material de apoio para o participante: Elaboração de documentos de acordo com as regras

43


Resumo didáctico da sessão

Objectivo: participantes serão capazes de elaborar vários tipos de corres-pondência utilizados na Administração Pública, de acordo com a estrutura exigida pelos regulamentos.



• Cópias do texto da síntese: “Correspondências: o tipo de documento mais comum nas instituições”. DA-S2-sintese.doc

• Cópias do material de apoio para o exercício. DA-S2-exercicio.doc • Cópias da resposta do exercício. DA-S2-resposta.doc • Papel gigante e marcadores de feltro para apresentar as respostas dos grupos.• Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentações.



10 min Abertura e apresentação dos objectivos da sessão

Relacionar a produção de correspondências às actividades da Adminis-tração Pública

Introdução da matéria pelo facilitador; distribuição das cópias da síntese da sessão DA-S2-sintese.doc

40 min Correspon- dências: o tipo de documento mais comum nas instituições

Identificar os elementos a constar nas corres-pondências, de acordo com os princípios da Administração Pública

Exposição dos conteúdos através de slides; discussão em plenário DA-S2-documentos e correspondencia.ppt

45 min Exercício: elaboração de documentos de acordo com as regras

Praticar a elaboração de documentos de acordo com os elementos estruturais que os compõem

Trabalho em 4 grupos para a elaboração de dois tipos de correspondências comuns nos serviços distritais DA-S2-exercicio.doc

20 min Exercício: apresentação dos trabalhos de grupo em plenária

Partilhar os resultados de trabalhos em grupo e discutir as práticas a adoptar

Apresentação dos trabalhos de grupo por um elemento previamente indicado e correcção dos trabalhos DA-S2-resposta.doc

5 min Reflexão e encerramento

Reflectir sobre a impor-tância da boa gestão de correspondências e sobre os benefícios des-ta aprendizagem para a vida do participante

Os participantes comparti-lham as suas ideias sobre os benefícios desta aprendi-zagem e avaliam a sessão, motivados pelo facilitador, que encerra a sessão.


2.1 Abertura

Correspondências: o tipo de documento mais comum nas instituições

O facilitador inicia a sessão 2 dando a conhecer aos participantes que os princi-pais tópicos a serem tratados são os tipos de correspondências nas instituições da Administração Pública, e os seus elementos obrigatórios.

O facilitador distribui as cópias da síntese da sessão “Correspondências: o tipo de documento mais comum nas instituições”. DA-S2-sintese.doc Em seguida, poderá dar a seguinte explicação:

Na sessão anterior percebemos a ligação entre a produção de documentos e as finalidades das instituições da Administração Pública. Nesta sessão, abordaremos o tipo de docu-mento mais frequente: as correspondências. A documentação dos processos e actos adminis-trativos do governo são feitos pelas correspon-dências, garantindo a memória institucional, a transparência dos procedimentos, e ainda possibilitando a verificação da legalidade dos actos.

Com base no Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, praticaremos a elaboração de correspondência de acordo com os requisitos exigidos, para tornar a comunicação mais efi-caz e bem organizada, garantindo o alcance dos objectivos do sector e da instituição. Bem- vindos à sessão 2!

Após a abertura, e dando continuidade à sessão, o facilitador inicia a apresenta-ção dos slides da sessão 2. DA-S2-documentos e correspondencia.ppt


Verifique as outras funções do SDEJT na Biblioteca do CD. Consulte o núme-ro 1 do artigo 6 do Decreto nº 6/2006, de 12 de Abril. DA-S2-Decreto_6_2006_Est_org_distrito.pdf

2.2 Síntese

Correspondências: o tipo de documento mais comum nas instituições

O Serviço Distrital de Educação, Juventude e Tecnologia tem como funções, den-tre outras:• garantir o bom funcionamento dos estabelecimentos de ensino e institui-

ções de formação de professores;• promover a alfabetização e educação de adultos e a educação não-formal;• promover a ligação escola-comunidade;• promover a expansão da rede escolar, em cooperação com parceiros locais;• promover a participação da rapariga no sistema da educação;• promover a cultura e realizar estudos para conhecer os valores locais e as

língua nacionais;• incentivar a integração dos jovens na comunidade e na vida profissional;• garantir a prática do desporto escolar.

Além destas atribuições específicas do sector da Educação, a alínea a do número 2 do artigo 52 do Decreto nº 11/2005, de 10 de Junho, estabelece que o Serviço Distrital é o executor dos programas e planos definidos pelos órgãos do Estado de escalão superior e do Governo Distrital.

Para a realização das suas atribuições e dos objectivos preconizados no Plano Quinquenal do Governo, no Plano Económico e Social do distrito, e no Plano Estratégico da Educação, entre outros, o SDEJT elabora documentos tais como despachos, certidões e correspondências que circulam dentro da própria insti-tuição, e outros documentos que podem ser produzidos na relação da institui-ção com particulares ou ainda com outras instituições do Governo.

Os documentos podem ser elaborados por iniciativa do SDEJT ou em resposta a um documento recebido de outra instituição. Quando o director do serviço so-


licita que seja elaborada uma carta de remessa do Relatório do Aproveitamento Pedagógico à secretaria distrital, produz-se no SDEJT um documento por inicia-tiva própria. O relatório a ser enviado é também um documento produzido por iniciativa própria.

Quer conhecer outros exemplos?

• O resultado do processo de planificação anual é o Programa de Actividades, PdA, que é aprovado na Reunião de Planificação, e a Acta que descreve os procedimentos de aprovação pelos participantes da Reunião de Planifica-ção. Reveja o módulo POEMA sobre a Planificação e Orçamentação para sa-ber mais sobre este processo.

• A reunião de direcção do SDEJT é documentada através de uma Acta ou uma síntese, que inclui recomendações que devem ser implementadas e monito-radas, e deverá circular entre as várias repartições.

• O Plano de trabalho das actividades de supervisão inclui a elaboração de Car-tas de Comunicação da sua realização, se for necessário. Outros documentos relacionados podem ser a nomeação das equipas de supervisão; a elaboração do mapa-resumo da situação das escolas, além dos relatórios de supervisão. Todos estes documentos precisam de ser bem organizados! Reveja o módu-lo POEMA sobre a Monitoria e Avaliação para saber mais sobre a supervisão.

Os documentos referidos constituem memória institucional, e documentam as actividades da instituição na realização dos seus objectivos. A maior parte dos documentos na Administração Pública são as correspondências.

A correspondência deve estar de acordo com o seu destinatário

Documentos produzidos com a função de comunicar, tanto interna como exter-namente, são chamados de correspondência.

Em função do seu objectivo, as correspondências podem ou não ter um des-tinatário definido, ou ser endereçadas a um conjunto de instituições ou pes-soas particulares. Localize o número 1 e seguintes do artigo 69 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, e verifique as formas e os instrumentos para a comunicação escrita na Administração Pública e entre esta e os particulares. Compreendamos bem este assunto!

O Decreto nº 30/2001,de 15 de Outubro, que aprova as Normas de Funcio-namento dos Serviços da Administração Pública, pode ser consultado na Bi-blioteca no CD.

Como regra geral, a correspondência oficial entre instituições da Administração Pública e entre estas e os particulares é feita sob a forma de ofício e de nota.

O OFÍCIO é utilizado na comunicação que se estabelece entre ou para dirigentes de órgãos centrais do aparelho do Estado, governadores provinciais, embaixa-dores, reitores de universidades, entre outras autoridades. Este deve ser escrito em linguagem cerimoniosa e pessoal. Veja o exemplo.

REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE GOVERNO DO DISTRITO DE QUISSANGA

GABINETE DO ADMINISTRADOR

Ofício nº 123 / GAB / _____ / 2012Ref. Ofício nº ____/____/____ de ____/_____/______

Assunto: PARTICIPAÇÃO DA COMUNIDADE NA PLANIFICAÇÃO ESTRATÉGICA

Excelência

Na sequência do despacho de Sua Excia o Senhor Governador Provincial, de 17 de Março de 2012, a orientar a actividade de elaboração do Plano Estratégico de Desenvolvimento do Distrito de Quissanga, foi constituída uma equipa que se deslocou ao Posto Administrativo de Bilibiza para auscultar as contribuições dos membros do Conselho Consultivo Local. Dos trabalhos realizados, foi produzido um relatório, que enviamos em anexo.

Sem mais, apresentamos os nosso melhores cumprimentos.

Quissanga, 12 de Abril de 2012.

O ADMINISTRADOR DISTRITAL

assinatura

NOME NOME NOME(Técnico Superior de Administração Pública N1)

À Sua Excia. Senhor Governador da Província de Cabo Delgado Pemba

Av. 24 de Julho 23, Telefone e fax: 0707070707


A NOTA é o instrumento mais utilizado na comunicação escrita interinstitucio-nal na Administração Pública, conforme o referido no número 2, do artigo 69 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro. Uma vez especificadas as entidades e órgãos que deverão receber e utilizar o ofício na sua comunicação, as demais instituições deverão fazer uso da nota nas suas correspondências.

Outros tipos de correspondência

Além do ofício e da nota, existem outros tipos de correspondência. A INFORMA-ÇÃO PROPOSTA é o documento por meio do qual se fornecem factos, dados e informações necessários para que um órgão competente possa emitir parecer ou despacho sobre determinada matéria. Se a informação for interna, a proposta é apresentada a quem deve emitir o parecer ou decidir. Se a informação propos-ta for dirigida a outra instituição, a mesma deverá ser encaminhada por meio de uma nota que a acompanha.

Veja um exemplo de informação proposta.

REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE GOVERNO DO DISTRITO DE TAMBARA

SERVIÇO DISTRITAL DE EDUCAÇÃO, JUVENTUDE E TECNOLOGIA

INFORMAÇÃO PROPOSTA nº ________ REG /2012

PARECER DESPACHO

DATA: ____/_____/_____ Para: Exmo. Senhor Director dos SDEJT

ASSUNTO: PRODUÇÃO E USO DE MATERIAL DIDÁCTICO

Da análise do relatório do aproveitamento pedagógico do ano de 2011 e do rela-tório resultante do levantamento da situação de leitura e escrita na 3ª. classe nas escolas do distrito, constata-se que as escolas da ZIP Nhacafula apresentam as taxas de aproveitamento mais baixas (nos ciclos do Ensino Primário Completo) no distrito.

Havendo necessidade de agir para melhorar os índices de aproveitamento, vimos por meio desta propor para a apreciação do Senhor Director apoiar as escolas na produção e uso de materiais didácticos com materiais locais. Anexamos uma proposta técnica, um plano e um calendário de implementação para vossa análise e decisão.

À consideração e decisão superior.

CHEFE DA REPARTIÇÃO

assinatura

NOME NOME NOME(INSTRUTOR TÉCNICO PEDAGÓGICO)

Av. Julius Nyerere 425. Telefone e fax: 08080808

Tambara


Após o despacho da autoridade competente, a comunicação aos interessados é feita por cópia ou transcrição do despacho enviados aos interessados ou ainda por afixação em local público, como a vitrine ou quadro da instituição.

O EDITAL é a correspondência utilizada para comunicar matérias administrati-vas que sejam de interesse geral. Geralmente é publicado nos meios de comuni-cação com maior circulação, mas pode ainda ser afixado na vitrina da instituição ou em pontos visíveis de locais de grande concentração como, por exemplo, mercados, escolas, hospitais.

A ORDEM DE SERVIÇO é usada para a comunicação dentro da própria institui-ção, e fornece a destinatários identificados as orientações ou instruções refe-rentes ao serviço. As mesmas são elaboradas em livros destinados a este tipo de documento, e as respectivas cópias devem ser distribuídas aos destinatários para sua execução.

REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE GOVERNO DO DISTRITO DE LAGO


ORDEM DE SERVIÇO nº 003/ GDSDEJT-L / ___________

Com o objectivo de promover a melhoria dos serviços públicos, e diante da neces-sidade de aprimorar o conhecimento dos funcionários deste Serviço sobre as nor-mas em vigor na Administração Pública sobre a gestão de arquivos e documentos, e no gozo das competências que me são conferidas pela alínea a do número 1 do Decreto nº 6/2006, de 12 de Abril, determino que:

1. Serão realizadas sessões de estudo dos módulos POEMA sobre Recursos Hu-manos e Documentos e Arquivos, em todas as repartições do Serviço Distrital de Educação, Juventude e Tecnologia.

2. As sessões durarão duas horas cada e terão lugar todas as Sextas-Feiras, em horário do expediente a ser determinado pela equipa dos técnicos.

3. A matéria a estudar será preparada antecipadamente por um técnico que já tenha participado de uma formação POEMA, com base nas instruções pedagógicas con-tidas nos módulos publicados.

4. As sessões devem ter início em duas semanas.

Cumpra-se.

Metangula, 25 de Maio de 2012.

Director do SDEJT

assinatura

NOME NOME NOME(Técnico Superior de Administração Pública N1)

Para conhecimento:Das repartições

Av. Nelson Mandela 100, MetangulaTelefone e fax: 06060606


A CIRCULAR pode equiparar-se ao edital, porque ambos comunicam matéria de interesse geral. No entanto, a diferença está no facto de a circular ser emitida, copiada e enviada para destinatários individualizados e identificados.

Forma e estrutura das correspondências

A forma e a estrutura dos instrumentos de correspondência utilizados na Admi-nistração Pública são indicadas nos artigos 70 e 71 do regulamento que aprova as Normas de Funcionamento dos Serviços da Administração Pública (consulte o Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro).

A correspondência deve ser redigida de forma correcta, clara, concisa (curta) e de uma forma cordial, tratando apenas de um assunto, devendo considerar ain-da os seguintes aspectos:

• a indicação do destinatário,

• data e referência do correspondente número do numerador geral (maté-ria tratada mais adiante neste módulo) do respectivo serviço,

• a sigla ou código e o número de ordem do sector que a elaborou,

• a indicação da entidade ou entidades a quem o assunto deve ser levado a conhecimento,

• o número do processo a que diz respeito, a referência ou aditamento do documento a que se reporta (se for o caso),

• as iniciais de quem a minutou, dactilografou ou digitou e a indicação do número de anexos (se for o caso). Quando a correspondência não for des-tinada aos órgãos da Administração Pública, as iniciais constarão apenas nas cópias para arquivo,

• a assinatura do funcionário que a subscreve, com o selo branco ou carimbo do serviço, na última página, bem como a indicação da sua função e nome, com a respectiva categoria ou carreira entre parênteses, devendo as restantes páginas serem numeradas e rubricadas.

A correspondência deve ser elaborada com cópias necessárias para o copia-dor, arquivo e expedição aos destinatários.

Os impressos ou o papel para a correspondência devem conter:

• o emblema da República em uma só cor ou nas cores definidas por lei, lo-gotipo ou sigla da instituição, a designação oficial do serviço, os números de telefone e de fax e o endereço postal e de correio electrónico (veja como produzir documentos electrónicos contendo o emblema da República no módulo POEMA de auto-aprendizagem Habilidades Informáticas),

• a identificação do funcionário ou titular do órgão subscritor (assinatura ou rubrica, com indicação do nome, função, categoria ou carreira) e a qualidade em que assina o documento.

Observe a ilustração dos elementos de um instrumento de comunicação escrita, através do exemplo de uma nota, cuja estrutura apresenta todos os requisitos mencionados.


Emblema da República

Destinatário da correspondência

Local e data

Designação oficial do serviço

ReferênciaNúmero de acordo com o numerador geral

Referência do documento a que

se relaciona

Abreviatura do sector que elaborou

Qualidade em que assina

Endereço postal, telefone e do telefaxIniciais de quem digitou

Subscritor

Carreira

Leia com atenção a explicação sobre os campos do documento:

Campo Explicação sobre o preenchimentoDestinatário da correspondência

Localização do destinatário, em termos de circunscrição administrativa; localidade, posto Administrativo, distrito ou província.

Indicação de que uma có-pia foi enviada para outro destinatário, na mesma caixa de “destinatário”

C/C: Serviço Distrital de Educação Juventude e Tecnologia de Tambara

Data do documento, abai-xo da caixa do destinatário

A data em que o documento foi produzido. Fornece um entendimento sobre o tempo percorrido entre a produção/envio do documento e data de entrada nos serviços ou insti-tuição destinatários.

Número, conforme o nu-merador geral

Número de ordem que é atribuído a cada tipo de documen-to que se emite. O número da nota em apreço é 3787. Isto significa que é a 3787ª nota emitida pela Direcção Provincial de Educação e Cultura de Manica no ano 2011.

Atenção!Existem também, além da ordem das notas, uma ordem de avisos, uma ordem de circulares, e outra ainda de guias de remessa. Estas ordens chamam-se numerador geral, que é um documento concebido logo no início do ano, em Janeiro, pelas se-cretarias dos serviços, com o objectivo de enumerar e controlar as correspondências e documentos que produz.

Referência do documento a que se reporta

É utilizada nos casos em que a correspondência ou docu-mento que se emite é resposta a um documento submetido anteriormente.

Por exemplo, na nota ilustrada, se o destinatário fosse responder, teria que indicar o seguinte: Refª. /nota nº 3787/DPEC-M/SEC/041.12/2011.

Abreviatura do sector que elaborou

Indica o sector que produziu a carta. Dentro das instituições, existem sectores que tratam matérias específicas e que as conhecem profundamente. Na correspondência sobre essas matérias são esses sectores que se encarregam de elaborar os documentos.


Campo Explicação sobre o preenchimentoFuncionário Subscritor, qualidade em que o faz e sua carreira

Estes itens são necessários para que a instituição assuma a responsabilidade sobre a carta, devendo por isso indicar: quem subscreve o seu conteúdo; que funções desempe-nha; e a indicação da sua carreira (entre parênteses). Estes elementos têm grande importância no controlo a posterior no âmbito do exercício do poder administrativo, seja para fiscalização ou para reclamação.

Iniciais de quem a digitou Relevante para controlo interno e conhecimento de quem a vai subscrever. Quando se torna necessária uma correcção na forma ou conteúdo da carta, facilmente se identifica quem a elaborou. Serve também para efeitos de reconheci-mento das habilidades.

Endereço Postal Completa a indicação feita mais acima, sobre o local e data. Não havendo indicação da avenida, pode-se indicar o nome do bairro, ou área em que está localizada a instituição.

Observamos que a produção de correspondência nas instituições ocorre duran-te a realização de actividades rotineiras, por orientação de um superior hierár-quico, por iniciativa de um gestor do sistema ou ainda como resposta a outras recebidas.

O envio da correspondência

Cumpridos todos os requisitos para a produção da correspondência, resta enviá--la! Neste momento, deverão ser feitas cópias para o arquivo da instituição e para os destinatários. Depois, procede-se ao respectivo envio.

Para comprovar a recepção da correspondência cujo teor não se classifique como Segredo do Estado, Secreto, Confidencial ou Restrito, o envio é feito acom-panhado de um livro de protocolo externo ou guia de remessa, instrumentos utilizados para documentar a data, o nome e a assinatura do funcionário que receber a correspondência na instituição destinatária.

Assim, pode-se documentar uma prova de entrada da correspondência na ins-tituição destinatária, nos termos do artigo 79 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro.

Melhoria da gestão do envio de correspondências

Como é que os serviços distritais podem corresponder com entidades em lo-cais distantes, especialmente as que estão na capital provincial? Os correios não estão em todos os distritos, e nem sempre existem fundos para deslocar um funcionário distrital para fazer a entrega. Uma solução é aproveitar a visita de funcionários de instituições de nível provincial (a DPEC, por exemplo) que estiverem a trabalhar ou de passagem pelo distrito. No entanto, estes deverão sempre assinar o livro de protocolo externo do serviço distrital, confirmando que receberam a correspondência.

Os distritos podem institucionalizar esta prática através de um memorando de entendimento assinado entre os governos distritais e o provincial, orientando a todos os funcionários em viagem para se informarem sobre a existência ou não de documentos a transportar. Este procedimento ajudaria na eficácia da Ad-ministração Pública, pois a mesma depende de informações e de tomadas de decisões atempadas.

Os números 1 e 2 do artigo 74 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro salva-guardam esses casos, orientando que poderão ser utilizados meios de comuni-cação à distância, como fax, rádio, telefone ou quaisquer outros meios conven-cionados para o efeito, sempre que a urgência do serviço o exija.

Recebendo a correspondência

Da mesma forma que o SDEJT elabora e envia documentos para vários desti-natários, também recebe correspondência de diferentes emissores. A recepção de documentos respeita algumas regras para o encaminhamento da corres-pondência para a devida tomada de decisões, antes de serem respondidos ou arquivados.

Emissão RecepçãoDistribuição e

tramitaçãoDecisão

Resposta ou arquivo

As correspondências recebidas podem dar origem a actividades internas (reuni-ões, formação de equipas de trabalho, monitoria dos planos de actividades, etc) ou a outros documentos (comunicado, aviso, convocatórias, etc).

Os números 1 e 2 do artigo 76 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, são muito claros: toda a correspondência e documentos dirigidos a uma instituição pública deverão ser registados no LIVRO DE ENTRADA, com a informação do


número de referência da entrada, a data do documento, a sua proveniência, o resumo do assunto tratado, o destino na instituição (para a tomada de decisões)e a classificação do arquivo, no acto da recepção.

Todo expediente (correspondências) será carimbado com a data da sua entrada, o número de ordem, a classificação do arquivo e a rubrica do encarregado do registo.

A classificação do arquivo deve ser realizada por funcionários capacitados, através de duas operações.

O estudo: leitura do documento, para verificar sob que assunto deverá ser classificado.

A codificação: atribuição do código correspondente ao assunto do documento, para orientar o arquivo na pasta com o código respectivo.

O capítulo 4 deste módulo vai detalhar esta matéria ao tratar do Plano de Classi-ficação de Documentos. Para saber um pouco mais sobre este assunto, consulte na Biblioteca o anexo do Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Siste-ma Nacional de Arquivos do Estado, SNAE.


2.3 Passos do exercício para o facilitador

A elaboração de documentos de acordo com as regras

Fase 1: 5 minutos

1. O facilitador divide os participantes em 4 grupos (A, B, C e D) e distribui entre eles as cópias do material de apoio, podendo também transcrever as instruções do exercício num papel gigante ou num quadro.

2. O facilitador solicita um voluntário para ler o exercício em voz alta para se esclarecerem as possíveis dúvidas.

3. Em seguida, cada grupo vai elaborar um documento. Grupos A e C elabo-rarão uma NOTA. Grupos B e D elaborarão uma INFORMAÇÃO PROPOSTA.

Fase 2: 40 minutos

4. Os grupos elaboram os seguintes documentos:

• Grupos A e C: NOTA para acompanhar o envio à DPEC do relatório das actividades realizadas no primeiro semestre pelo SDEJT.

• Grupos B e D: INFORMAÇÃO PROPOSTA sobre o plano anual de férias dos técnicos do SDEJT ao director do SDEJT.

5. Cada grupo elabora o documento numa folha grande, para facilitar a apresentação. Devem indicar na “correspondência” todos os elementos necessários apresentados na sessão 2.

6. Terminado o tempo concedido para o trabalho, o facilitador “sorteia” os representantes dos grupos para apresentarem em plenário.

Fase 3: 20 minutos

7. Cada representante de grupo tem 5 minutos para a apresentação.

8. Após as apresentações, os trabalhos são corrigidos de acordo com as dis-cussões em plenário e com os modelos do módulo POEMA.


9. As cópias dos modelos-resposta devem ser distribuídas aos participantes, se possível. Veja as respostas no fim deste volume POEMA. DA-S2-respos-ta.doc

10. O facilitador solicita que os grupos guardem os seus trabalhos para utilizá-los no exercício da sessão 3, sugerindo que os mesmos passem a limpo o resultado para melhor uso desse material.

11. O facilitador agradece aos participantes pelo seu empenho no trabalho.


2.4 Material de apoio para o participante

A elaboração de documentos de acordo com as regras

Este trabalho deve ser feito em 40 minutos

1. Os participantes organizam-se em 4 grupos: A, B, C e D.

2. Os grupos deverão elaborar os seguintes documentos: • Grupos A e C: NOTA para acompanhar o envio do relatório das activi-

dades realizadas no primeiro semestre pelo SDEJT à DPEC.• Grupos B e D: INFORMAÇÃO PROPOSTA ao director do SDEJT sobre o

plano anual de férias dos técnicos.

3. Os trabalhos devem indicar na “correspondência” todos os elementos ne-cessários apresentados na sessão 2.

4. Se for necessário pode-se consultar a síntese da sessão ou a biblioteca do módulo.

5. Os grupos deverão elaborar o seu documento numa folha grande, para faci-litar a visualização e apresentação dos resultados.

6. Um representante de cada grupo apresentará o resultado do trabalho sobre a NOTA e INFORMAÇÃO PROPOSTA.

Cada representante terá 5 minutos para a apresentação.

7. Depois da apresentação e correcção dos trabalhos, os grupos passam os mesmos a limpo e os guardam para utilizá-los no exercício da sessão seguinte.

8. Podem também comparar as suas respostas com os documentos-modelo apresentados nas respostas do módulo, cujas cópias serão distribuídas pelo facilitador.


2.5 Encerramento

Reflexão conjunta e conclusão

Para encerrar a sessão, o facilitador convidará dois ou três voluntários para destacarem o que aprenderam nesta sessão. Pode perguntar também “como se sentiram ao longo dos trabalhos” e “como a sessão será útil para a sua vida profissional”.

O facilitador procede então ao encerramento da sessão usando a seguinte explicação:

“De uma forma participativa, praticamos a elaboração de correspondências tomando como base as orientações legais para este tipo de documentos que são comuns na Administração Pública. Percebemos também a importância da qualidade na preparação da documentação nas instituições, tanto para documentar a legalidade dos actos administrativos, como para garantir a guarda da memória institucional, proporcionando assim maior transparência do sector público na realização das actividades de prestação de serviços à população.

Com os conhecimentos adquiridos, poderemos melhorar a qualidade da elaboração de docu-mentos no distrito, e facilitar a comunicação interna e interinstitucional. Na sessão 3 iremos apresentar outros instrumentos utilizados na gestão de documentos. Vamos à sessão 3!”

Documentos de referência

Lei 8/2003, de 19 de Maio, que aprova a Lei dos Órgãos Locais do Estado.DA-S2-Lei_8_2003.pdfLei 11/2005, de 10 de Junho, que aprova o Regulamento da Lei dos Órgãos Locais de Estado.DA-S2-Lei_11_2005.pdfDecreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, que aprova as Normas de Funcio-namento dos Serviços da Administração Pública.DA-S2-Decreto_30_2001_Adm_Publica.pdfDecreto nº 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de Arquivos do Estado, SNAE.DA-S2-Decreto_36_2007_snae.pdfDecreto nº 6/2006, de 12 de Abril, que aprova a estrutura e o estatuto orgânicos dos distritos.DA-S2-Decreto_6_2006_Est_org_distrito.pdf


Sessão 3Documentando a circulação de documentos nos livros de registo

Índice da sessão


3.1 Abertura: O registo de documentos em circulação 48

3.2 Síntese: O registo de documentos em circulação 51

3.3 As fases do exercício para o facilitador: O registo apropriado dos documentos

60

3.4 Material de apoio para o participante: O registo apropriado dos documentos

62


Resumo didáctico da sessão

Objectivo: participantes serão capazes de implementar os procedimentos de envio e recepção de documentos, de acordo com as regras da Adminis-tração Pública.



• Cópias do texto da síntese: “O registo de documentos em circulação”. DA-S3-sintese.doc

• Cópias do material de apoio para o exercício. DA-S3-exercicio.doc • Cópias da resposta do exercício. DA-S3-resposta.doc • Papel gigante e marcadores de feltro para apresentar as respostas dos

grupos.

• Cópias de folhas do Livro de Registo de Entrada de Correspondências. DA-S3-entrada.pdf

• Cópias de folhas do Livro de Registo de Saída de Correspondências. DA-S3-saida.pdf

• Cópias do modelo de carimbo. DA-S3-carimbo.pdf• Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentações.



5 min Resumo do conteúdo já visto e apresentação dos objectivos da sessão

Relacionar as regras da ela-boração de correspondên-cia com o preenchimento dos livros de registo

Introdução da matéria pelo facilitador; distribui-ção das cópias da síntese da sessão DA-S3-sintese.doc

40 min Uso dos livros de registo na circulação de documentos

Propor novas práticas de uso dos livros de registo de documentos, na base das experiências dos participantes

Exposição dos conteúdos através de slides; discus-são em plenário DA-S3-livros-de-registo.ppt

45 min Exercício: registo apropriado dos documentos

Praticar o uso dos vários instrumentos de registo de documentos de acordo com os regulamentos

Trabalho em quatro grupos, em continuação de tarefas realizadas na sessão 2 DA-S2-exercicio.doc

25 min Apresentação dos trabalhos dos grupos e comparação com as respostas

Comparar os trabalhos dos grupos e concordar sobre as práticas mais apropria-das para utilização dos instrumentos de registo de documentos

Apresentação dos resul-tados dos trabalhos dos grupos, discussão em plenário e comparação com a resposta DA-S2-resposta.doc

5 min Reflexão e encerramento

Relacionar a aprendizagem com a experiência prévia dos participantes e avaliar a sessão

Os participantes expõem as suas ideias e sentimentos, avaliando a abordagem e os conteúdos da sessão


3.1 Abertura

O registo de documentos em circulação

Na abertura da sessão, o facilitador fará uma breve abordagem sobre os ins-trumentos utilizados na gestão de documentos, focalizando o papel dos livros de registo. Em seguida, distribui as cópias da síntese do conteúdo da sessão “O registo de documentos em circulação”. DA-S3-sintese.doc

O discurso seguinte poderá ser utilizado para abrir a sessão:

“Na sessão anterior identificamos os momentos de trabalho na Administração Pública em que são elaborados documentos, com destaque para a correspondência, e a estrutura e os elementos que a constituem. A sessão 3, que agora se inicia, aborda o uso dos livros de registo de documentos. Todos os documentos produzidos ou recebidos numa instituição devem ser registados, tanto a fim de preservar a documentação da legalidade dos actos administrativos quanto para garantir a história das instituições. Vamos aprender mais so-bre os livros de registos? Bem-vindos à sessão 3!”

Em seguida o facilitador inicia a apresentação dos slides da sessão 3. DA-S3--livros-de-registo.ppt


3.2 Síntese

O registo de documentos em circulação

Gerir documentos implica realizar procedimentos técnicos para produzir, enviar, receber, tramitar, responder ou arquivar os documentos dos actos administrati-vos no sector público.

Emissão RecepçãoDistribuição e

tramitaçãoDecisão

Resposta ou arquivo

O instrumento mais utilizado na gestão da circulação de documentos é o LIVRO DE REGISTO. Na legislação vigente, os números 3 e 4 do artigo 76 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, estabelecem que é obrigatório que nos serviços da Administração Pública existam os seguintes livros:

Livro de registo de entrada de correspondência

Destina-se ao registo da correspondência que dá entrada nas instituições pú-blicas. Na recepção do documento ou correspondência, escreve-se neste livro o número de ordem e data da entrada, o número de referência, a data e a proveni-ência do documento, bem como o resumo da matéria de que trata (assunto), e a classificação do arquivo (conforme o nº 1 do artigo 76 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro).

Os registos são feitos na exten-são das duas páginas do livro de registo de entrada de corres-pondência. Lembram-se do pro-grama Excel no módulo POEMA Habilidades Informáticas? As colunas do livro são os campos (tipos de informação), e as linhas são os registos individuais. Ob-serve como preencher as várias colunas (campos).


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Carimbo de entrada de documentos

Após o registo da entrada de um documento nos livros de registo, o documen-to deverá ser carimbado, de forma visível, no seu canto inferior esquerdo, para que a sua identificação seja a mesma que a do livro de registo. O CARIMBO de-verá ter as seguintes informações: a referência do documento original, incluin-do o número de ordem da entrada; o sector ou a repartição que o recebeu; sua classificação; a data de recepção e a rubrica do encarregado do registo. Para sa-ber mais sobre este assunto, consulte o número 2 do artigo 76 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro.

REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE

GOVERNO DO DISTRITO DE MACHAZE


ESCOLA PRIMÁRIA COMPLETA DE MAZVISSANGA

ENTRADA Nº _______/_________/_________EM ___dia___/___mês___/___ano___ASSINATURA: _________________________

Escrever o dia, mês

e ano da entrada

Escrever abreviatura do sector por onde entra o documento

Assinatura do

funcionário que recebeu e

registou a entrada do documento

Escrever o código de classificação do

documento

Escrever o número do

documento conforme sua referência de entrada

Documentos com mais do que uma página serão carimbados apenas com uma parte da área do carim-bo no canto inferior direito em to-das as páginas, para que este não interfira na leitura do conteúdo do documento.

A figura ilustra um carimbo de en-trada de documentos:

Livro de protocolo de entrega de documentos

Cada instituição do serviço público deve possuir os livros de protocolo externo e de protocolo interno.

Os livros de protocolo desempenham as mesmas funções: documentam a saída e entrega de documentos elaborados pela instituição. O livro de protocolo externo é utilizado no envio de documentos ou correspondência para destinatários fora da instituição, enquanto os livros de protocolo interno documentam a circulação de documentos entre as repartições de uma mesma instituição. A separação en-tre registos de documentos faz-se saltando e cancelando uma linha do livro.

Esses são os campos das informações que devem constar do Livro de Protocolo.

LIVRO DO PROTOCOLO

DATA

ANO DE 20____NÚMERO E

NATUREZA DO DOCUMENTO

DESTINATÁRIORUBRICA DE QUEM

OBSERVAÇÕES

DIA MÊS EXPEDE RECEBE

Referência do documento e sua natureza. Ex: nota, informação,

proposta, etc

Uma observação relevante.

Em geral, o assunto da correspondência.

O artigo 79 do Decre-to nº 30/2001, de 15 de Outubro, determina que a entrega de correspon-dência é sempre feita ao seu destinatário através de protocolo ou guia de remessa. Quem recebe a correspondência deve ru-bricar e inserir a data no livro de protocolo ou na guia de remessa no acto da recepção.

56 | SESSÃO 3 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MÓDULOS DE CAPACITAÇÃO EM POEMA | 5756 | SESSÃO 3 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

Livro de registo para correspondência classificada

Na Administração Pública, há documentos ou correspondências cuja divulga-ção não autorizada pode pôr em causa a segurança do Estado. Por exemplo, um processo disciplinar instaurado a um funcionário deverá ter uma classificação e tratamento diferenciado. Por esta razão, todos os serviços deverão ter um livro para registo de documentos classificados.

Estes documentos podem ser classificados quanto à confidencialidade em Se-gredo do Estado, Secreto, Confidencial e Restrito, de acordo com a análise dos riscos sobre os danos que causariam caso fossem divulgados sem autorização. Para alguns documentos, o carácter classificado é transitório, pois após um certo periodo, os seus conteúdos podem ser divulgados. Para saber mais sobre isso, consulte a Secção IV do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro.

Livro de registo de saída de correspondência

Embora o Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, não se refira a este livro, a prá-tica nos distritos mostra que é importante complementar o livro de protocolo com o registo da correspondência expedida.


REGISTO NO LIVRO DE SAÍDA DE CORRESPONDÊNCIA

NÚMERO DE ORDEM

DATADESTINATÁRIO LOCALIDADE

DIA MÊS ANO

23 15 05 2012 Direcção Provincial de Educação e Cultura da Província de XXXXX Belo Monte

24 17 05 2012 Secretaria Distrital do Distrito de ZZZZZ Birimba

Gestão dos livros de registo

Devido à sua importância na gestão e controle dos documentos da instituição, os livros de registo devem ser conservados em lugar fresco, livres de humida-de ou da possibilidade de incêndio, e seguros contra o extravio. Estas regras aplicam-se também a outros documentos e arquivos. Reveja as recomendações para a guarda e conservação de documentos e arquivos nos módulos POEMA de Gestão do Património e o de Recursos Humanos.

O nº 4 do artigo 76 do Decreto nº 30/2001, de 15 de Outubro, estabelece que todos os livros em utilização deverão incluir o termo de abertura (na primeira folha) e o de encerramento (na última folha).Todas as suas folhas devem ser nu-meradas e rubricadas (no canto superior de cada página do livro) no acto da abertura, pelo chefe do sector que o utiliza. O termo de abertura deve indicar o número de páginas do livro, a sua finalidade e a data em que foi aberto. O termo de encerramento deverá indicar a quantidade de folhas utilizadas no livro, a data do fim do período de uso e declarar encerrada a sua utilização.

Numerador de documentos

O numerador geral é o instrumento ordenador da numeração que se utiliza para a referência dos documentos produzidos, enviados ou arquivados. Deve existir um numerador geral para cada tipo de documento produzido, enviado ou arquivado na instituição.

O numerador geral é normalmente afixado em local visível e acessível aos fun-cionários que produzem ou enumeram documentos para envio, para que os nú-meros sejam eliminados quando tiverem sido atribuídos.


Ao enviar uma nota com a referência 765/SDEJT/RAP/032/2011, o número 765 será eliminado do numerador geral, para indicar que este já foi usado numa correspondência.

Guia de remessa

A guia de remessa funciona como um livro de protocolo externo. Geralmente é utilizada para envio de material quando o seu destinatário se encontra muito distante da instituição remetente.

REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUEGOVERNO DO DISTRITO DE NAMARROI


GUIA DE REMESSA No. _______________ / SDEJT / 2012

No. do DOCUMENTO DESTINATÁRIO EXPEDIDOR

Entregue por: ____________________ Recebido por: _________________

Data: ____/____/____ Data: ____/____/____

A boa gestão dos principais instrumentos de documentação da circulação de correspondências nas instituições públicas aumentará a eficiência da prestação de serviços, respondendo ao compromisso do Governo Moçambicano com o ci-dadão e seu direito a serviços de qualidade.

Escreve-se aqui a referência do documento e o assunto

Escreve-se aqui o nome da instituição que envia o

documento


3.3 Passos do exercício para o facilitador

O registo apropriado dos documentos

Fase 1: 5 minutos

1. O facilitador divide os participantes em 4 grupos (A, B, C e D) e em seguida distribui aos participantes as cópias do exercício e das páginas dos livros de registo e do carimbo.

• DA-S3-exercicio.doc• DA-S3-entrada.pdf• DA-S3-saida.pdf• DA-S3-carimbo.pdf

2. O facilitador solicita que um voluntário leia o exercício em voz alta, e ajuda a esclarecer as dúvidas que possam surgir.

3. O facilitador explica que o grupo A trabalha com o grupo C, e o grupo B trabalha com o grupo D.

Fase 2: 40 minutos

4. O facilitador irá utilizar nesta sessão os resultados dos trabalhos de grupo da sessão 2 (veja as orientações para o facilitador, na sessão 2).

• Grupos A e C: receberão a Informação-Proposta e enviarão a Nota produzida na sessão anterior.

• Grupos B e D: receberão a Nota e enviarão a Informação-proposta produzida na sessão anterior.

5. Todos os grupos devem interagir na elaboração do trabalho, utilizando os instrumentos apresentados na sessão 3. Os carimbos poderão ser “criados” (desenhados) pelos grupos nos documentos recebidos.

6. Cada grupo deverá indicar um secretário para realizar os procedimentos de envio e recepção.

Fase 3: 20 minutos

7. Terminado o tempo concedido para a preparação do trabalho, o facilitador convida os grupos: A diante de B, e C diante de D, para enviarem e receberem os documentos produzidos.

8. Após as trocas de documentos, o facilitador escolhe um representante de um dos grupos para resumir procedimentos de envio e recepção utilizados.

9. Após a apresentação, o facilitador auxilia a discussão das práticas utilizadas para que se possam uniformizar os procedimentos.

Fase 4: 5 minutos

10. O facilitador ajuda os grupos a clarificarem todas as questões, antes de agradecer a todos e encerrar a sessão, distribuindo a resposta dos exercícios. DA-S3-resposta.doc


3.4 Material de apoio para o participante

O registo apropriado dos documentos

Este trabalho deve ser feito em 40 minutos.

1. Cada grupo trabalhará com os documentos produzidos no exercício da ses-são 2.

2. Os grupos devem utilizar os instrumentos para envio e recepção de corres-pondência explicados na sessão 3.

3. Para o exercício, os grupos utilizarão cópias dos livros de registo e do carim-bo, distribuídas pelo facilitador.

• Grupos A e C: recebem a Informação-Propost

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