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Universidad de La Salle Universidad de La Salle
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Contaduría Pública Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS
1-1-2014
Planes de acción administrativa y contable para el fortalecimiento Planes de acción administrativa y contable para el fortalecimiento
de la microempresa Restaurante Luz Dary de la microempresa Restaurante Luz Dary
Edison Mogollón Pérez Universidad de La Salle, Bogotá
Heidy Saboya Benavidez Universidad de La Salle, Bogotá
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Planes de acción administrativa y contable
1
FORTALECIMIENTO DE LA MICROEMPRESA RESTAURANTE LUZ DARY
Planes de acción administrativa y contable para el fortalecimiento de la microempresa
Restaurante Luz Dary
Heidy Saboya
Edison Mogollón
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROYECCIÓN SOCIAL
BOGOTÁ 2014
Planes de acción administrativa y contable
2
FORTALECIMIENTO DE LA MICROEMPRESA RESTAURANTE LUZ DARY
Planes de acción administrativa y contable para el fortalecimiento de la microempresa
Restaurante Luz Dary
Heidy Saboya
Edison Mogollón
Gwendolyn Gil Whittingham
Tutor
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROYECCIÓN SOCIAL
BOGOTÁ 2014
Planes de acción administrativa y contable
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TABLA DE CONTENIDO
1. TEMA……………………………………………..……………………………….9
1.1. Titulo………………………………………………………………………9
1.2. Línea de Investigación……………………………………….…………9
1.3. Sub línea de Investigación……………………………………………..9
2. PROBLEMA……………………………………………………..……………......9
2.1. Planteamiento del problema……….………….……………………….9
2.2. Formulación del problema…………………………………………….10
3. OBJETIVOS……………………………………………………………………..10
3.1. Objetivo General……………………………………………………….10
3.2. Objetivos Específicos………………………………………………….10
4. JUSTIFICACIÓN………………………………………………………………..11
5. MACROVARIABLES…………………………………...………………………12
5.1. Biofísicas del territorio…………………………...……………….……12
5.2. Socioeconómico…………………………………………………….....14
5.2.1. Actividad económica al interior de los hogares de Santa
Isabel…………………………………………….…………………....14
5.2.2. Comportamiento de los establecimientos económicos…..………15
5.2.3. Establecimientos económicos según su localización…..………...16
5.2.4. Establecimientos económicos independientes……..………….….18
5.2.5. Análisis por estrato socioeconómico……..………………………...19
6. MARCO DE REFERENCIA ……………………………..……..……………20
6.1. Marco Conceptual ……………………………………………………..20
6.2. Marco Teórico………………………………………………….……....23
6.2.1. Microempresa…………………………………………………..…….24
6.2.1.1. Clases de Microempresa microempresa…………...….24
6.2.1.2. Legislación e institucionalización……… ………..……..26
6.2.1.3. Economía informal una transformación democrática…27
6.2.1.4. Informalidad empresarial……..……………………..…..29
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6.2.1.5. Razones y ventajas de la informalidad……………….31
6.2.2. Gestión administrativa y contable…………………………………32
6.2.2.1. Gestión administrativa ………………...…………….…..32
6.2.2.1.1. Modelo tradicional Dofa…………………………35
6.2.2.2. Gestión contable……………………………….………...39
6.3. Marco Legal………………………………………………………….....41
6.3.1. Político institucional…………………………………………………41
6.3.1.1. CAE centro de atención empresarial………………….43
6.3.1.2. Sistema de servicio de apoyo empresarial de la cámara
de comercio de Bogotá……………………………….…49
6.3.1.3. Equipamiento colectivo de bienestar social………….52
6.3.1.4. ONG Pasión y vida……………………………………..54
6.3.1.5. Marco Jurídico de las microempresas……………......55
6.3.1.6. Registro Único Tributario RUT…………………….…..58
6.3.1.7. Certificado de manipulación de alimentos ……….….59
6.3.1.8. Certificado de bomberos…………………………..…...60
6.3.1.9. Certificado de uso de suelos ……………………….....62
6.3.2. Simbólico culturales …………………………………….………......63
7. DISEÑO METODOLÓGICO…………………………...………………………64
7.1. Tipo de Investigación…………………………….……………………64
7.2. Fuentes Primarias……………………………………………………..64
7.3. Fuentes secundarias…………………………………………………..64
8. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA LA RECOLECCION DE
INFORMACIÓN…………………………………………………………...…….65
8.1. Método de observación……………………………………..…..……65
8.2. Entrevista………………………………………………………….……65
8.3. Población ………………………………………………………………65
8.4. Muestra…………………………………………………….……………66
9. ANÁLISIS DE RESULTADOS…………………………………………………66
9.1. Gestión contable………………………………...……………………..66
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5
9.2. Gestión Administrativa………………………………..……………….69
10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ………………….……………...…...…77
11. LUGAR……………………………………………………………………….….80
12. RECURSOS HUMANOS………………………………………………………80
13. CONCLUSIONES………………………………...……………………............80
14. LOGROS………………………..…………………………………………….....82
15. RECOMENDACIONES………………………………….……………..………84
16. BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………….97
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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Clasificación, extensión, cantidad y superficie de manzanas y tipo de suelo....9
Tabla 2. Actividad económica………………………………………………………………..14
Tabla 3. Industria, comercio y servicios…………………………………………………….16
Tabla 4. Establecimientos asociados a vivienda…………………………...……………..16
Tabla 5. Actividad económica asociados a vivienda……………………………………...17
Tabla 6. Actividad económica asociados a unidades independientes……………….…18
Tabla 7. Estrato socioeconómico………………………………………………..………….19
Tabla 8. Entidades estatales……………………………………………………………...…42
Tabla 9. Comisiones de los ediles…...…………………………………………………..…42
Tabla 10 Tramite para creación de empresa.……………………………………………..45
Tabla 11.Entidades a contactar …………………………………………………………… 47
Tabla 12. Sedes de bienestar social……………………………………………………..…53
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Mapa del barrio Santa Isabel……………………………………………………….9
Figura 2. Procesos administrativos……….…………………………………………………32
Figura 3. Fases contables…………………………………………………………………….40
ÌNDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Entrevista ………………………………………………………………………......86
Anexo 2. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE
NECESIDADES A TRAVÉS DE LA OBSERVACIÓN…………………………………..…90
Anexo 3. Libro Diario……………………………………………………………………..…...93
Anexo 4. Facturas……………………………………………………………………………..95
Anexo 5. Hoja de costos…………………………………………………………………..….95
Anexo 6. Señalización………………………………………………………………………...96
Anexo 7.Certificación de manipulación de alimentos……………………………………...97
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INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo se propone y detalla la implementación de los métodos,
estrategias, planes y procedimientos que permitan establecer los procesos contables y
administrativos suficientes y necesarios para el fortalecimiento y fundamentación de la
microempresa informal “Restaurante Luz Dary” vinculada a la Organización no
Gubernamental Fundación Pasión y Vida, y su transformación a una microempresa
formal con su actividad económica legalizada y conforme a la ley.
A partir de la identificación de las necesidades más importantes, de sus fortalezas y
debilidades, de su problemática y sus ventajas se pretende establecer un análisis y
posteriormente un plan de acción que permitan establecer patrones de gestión y
administración aplicables a la conducción del negocio. Adicionalmente la
implementación de hábitos y buenas prácticas contables, que permitan establecer de
manera rápida y sencilla, en determinado momento, índices reales y plausibles como
un referente de márgenes de ganancia y sostenibilidad.
La informalidad representa una de las mayores debilidades de la mayoría de las
microempresas y las Mipymes, a pesar de su importancia en la economía del país. Su
baja escala y sus bajos grados de organización y gestión se presentan como una
desventaja en el mercado, en donde la carencia de bases administrativas y contables
notablemente es un ítem menos frente a organizaciones que con planes y estrategias
efectivas elevan el nivel de competencia en el sector.
La fundación Pasión y Vida en colaboración con la Universidad de la Salle pretenden
promover el desarrollo y mejoramiento de la microempresa, adicionalmente de su
formalización y legalización, mediante la asesoría, acompañamiento y consultoría,
como método aplicado de los principios académicos, éticos, morales y profesionales
infundidos por la universidad en función de la responsabilidad social que tienen los
lasallista como participes de la sociedad colombiana.
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1. TEMA
1.1. Titulo
Planes de acción administrativa y contable para el fortalecimiento de la
microempresa Restaurante Luz Dary.
1.2. Línea de Investigación
Empresa de economía solidaria
1.3. Sublínea de investigación
. Gestión empresarial solidaria
2. PROBLEMA
2.1. Planteamiento
La microempresa Restaurante luz Dary es una empresa que lleva 6 meses en
funcionamiento. Su actividad económica principal es la venta de comida preparada
entre las que se encuentran: desayunos, almuerzo, comida rápidas en general, entre
otros. Aunque la microempresa está ubicada en un sector comercial y cuenta con la
acreditación del negocio, pues anteriormente funcionaba en este mismo lugar un
restaurante, presentan debilidades en la parte administrativa y contable.
No cuenta en el momento con la documentación mínima exigida por la ley, para
funcionamiento de un establecimiento de actividad comercial como lo es el Rut,
Certificado de manipulación de alimentos, certificado de bomberos, uso de suelos y lo
más importante, no existe proceso administrativo y contable mínimo para establecer de
manera plausible o como referente real, un margen de ganancias y/o sostenibilidad. Lo
Anterior se evidencio en el proceso de investigación, recopilación, levantación de
información y visita a la microempresa, previo a la documentación del presente trabajo.
Planes de acción administrativa y contable
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De esta manera, surge la necesidad de plantear y ejecutar una evaluación previa con la
finalidad de que la microempresa, esté al tanto de la falencias que presenta
actualmente, que le permita identificar y atacar los problemas más evidentes y que se
pueda realizar un plan de acción, basados en el proceso administrativo y contable, que
le sirvan como un referente de márgenes de ganancia e índices de sostenibilidad.
Adicionalmente contribuir con la formalización y legalización de la microempresa.
2.2. Formulación del problema
¿Mediante la implementación de procesos contables y administrativos básicos se
puede mejorar la organización interna en la microempresa informal Restaurante Luz
Dary?
3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo General
Implementar procesos contables y administrativos básicos que permitan una mejor
organización interna en la microempresa informal Restaurante Luz Dary, ubicada en el
barrio Santa Isabel en la ciudad de Bogotá y vinculada a la Fundación Pasión y vida.
3.2. Objetivos Específicos:
Identificar las realidades contables y administrativas del Restaurante Luz Dary
que permitan conocer en profundidad la situación general y las necesidades más
importantes y significativas de ésta microempresa informal.
Diseñar posibles estrategias administrativas y contables, para el mejoramiento
de los procesos internos de la microempresa informal, mediante el diseño de la
matriz DOFA.
Asesorar a la microempresa informal Restaurante Luz Dary vinculada a la
Fundación Pasión y Vida con las herramientas necesarias para suplir sus
necesidades.
Planes de acción administrativa y contable
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4. JUSTIFICACIÓN
El motivo fundamental de este proyecto nace ante la necesidad que hay en el país de
la legalización o formalización de empresas y/o el trabajo informal.
Las microempresas constituyen parte fundamental del motor económico del país y
juegan un papel vital en la contribución del desarrollo, como medio para adelantar
procesos eficientes de distribución del ingreso y generación de empleo.
Según estadísticas y censos, un gran número de microempresas son administradas por
jefes de hogar, en muchos casos mujeres cabeza de hogar, que convirtieron un
negocio o línea de producción simple de tradición familiar, en su actividad económica
base, como es este el caso.
Adicionalmente las microempresas representan un importante porcentaje del índice de
generación de empleo, abarcando poblaciones en las que se incluyen personas sin
estudios secundarios, técnicos o universitarios, madres solteras, adultos mayores e
inclusive participación laboral de familias enteras. Actualmente en Colombia, en la
mayoría de los casos, las microempresas están constituidas por empresas familiares,
representadas mayormente por los estratos 1, 2 y 3. Un alto porcentaje de estas aún no
han sido constituidas formalmente o legalizadas por completo y no cuentan con un
proceso administrativo o contable que las soporte.
La informalidad representa uno de los aspectos débiles de la mayoría de los
microempresarios y las Mipymes, a pesar de su importancia en la economía del país.
Su baja escala y sus bajos grados de organización y gestión, presentan una situación
de desventaja en el mercado frente a empresas medianas, grandes o inclusive ante
microempresas, que organizadas con bases administrativas y contables, presentan
planes y estrategias efectivas que elevan el nivel de competencia en el sector.
Planes de acción administrativa y contable
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A través de la ONG Pasión y Vida y de la Universidad de la Sallé, estas microempresas
pueden contar con asesoramiento y acompañamiento, en este caso, con la
colaboración de 1 Administrador de Empresa y 1 Contador, para la gestión y
organización en aspectos básicos contables y de gestión.
La aplicación del conocimiento académico, en este caso y en pro de la responsabilidad
social como individuos de esta sociedad, impulsan la dirección de este trabajo
enfocando esfuerzos específicamente en la microempresa restaurante luz Dary, para
proporcionar asesoría, acompañamiento y consultoría en la gestión y administración,
adicionalmente contribuir con la formalización y legalización de su actividad económica.
5. MACROVARIABLES
5.1. Biofísicas del territorio
El barrio limita hacia el norte con la Avenida Calle Tercera (Barrio Veraguas); hacia el
sur la Avenida Primera y la Octava Sur (Localidad Antonio Nariño); hacia el occidente
con la Avenida NQS (carrera 30) y hacia el oriente con los Barrios El Vergel y El
Progreso. El barrio se ubica en el norte geográfico de la ciudad Santa Isabel (Bogotá). 1
La localidad de Los Mártires tiene 2 UPZ, una de tipo comercial y la otra de tipo
residencial consolidado.
1 Bogotá Humana Vigilancia salud pública, territorio Mártires (2012), Recuperado el 24 de mayo del 2014, de http://www.esecentrooriente.gov.co/hco/images/stories/pic/Epidemiologia/2012/vigipoblacional/martires%20agosto%20a%20octubre%202012.pdf
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Tabla 1. Clasificación, extensión, cantidad y superficie de manzanas y tipo de
suelo.
Nota. De “Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos” por secretaria de planeación, 2009, 1, P. 17.
http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
El local de la unidad de negocio está ubicada en el sector comercial del barrio Santa
Isabel, en la intercesión de la Avenida Calle Tercera con la carrera 29.
La UPZ Santa Isabel se ubica al sur de la localidad de Los Mártires, tiene una
extensión de 200 hectáreas, equivalentes al 30,8% del total del suelo de esta localidad;
de esta superficie 3 hectáreas corresponden a zonas protegidas. Esta UPZ limita, por el
norte, con la avenida de Los Comuneros (calle 6); por el oriente, con la avenida
Caracas(carrera 14); por el sur, con la avenida de La Hortúa (calle 1ª) y avenida Fucha
(calle 8a sur), y por el occidente con la avenida Ciudad de Quito (carrera 30). 2
Figura 1. Mapa del Barrio Santa Isabel.
Nota. De “Google inc.” 2014. https://maps.google.com/maps?q=MAPA+DE+SANTA+ISABEL+BOGOTA&ie=UTF-
8&hq=&hnear=0x8e3f993d11f6f91d:0x9b263eaa647e7948,Santa+Isabel,+Bogot%C3%A1,+Bogota&gl=co&ei=0dGAU9-
aOpHmsASayYCACw&ved=0CCwQ8gEwAA
2 Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos (2009), Recuperado el 24 de mayo del 2014, de http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
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En la figura 1, se ilustra la delimitación geográfica del barrio Santa Isabel. En la parte
central superior de la figura, señalado con un punto rojo, se ubica geográficamente el
local de la unidad de negocio
5.2. Socioeconómico
En el Barrio Santa Isabel como actividad económica se destaca el comercio, aunque en
pequeña escala, los establecimientos más característicos son: papelerías, droguerías,
bancos, peluquerías, restaurantes (en su mayoría especializados en la comida oriental)
y sitios de estética. Existen dos almacenes de cadena.3
5.2.1. Actividad económica al interior de los hogares de Santa Isabel.
Por unidades de planeamiento zonal – UPZ, en Santa Isabel el 6,1% tiene alguna
actividad económica dentro del hogar.
Tabla 2. Actividad económica.
Fuente: DANE – Censo General 2005
Nota. De “Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos” por secretaria de planeación, 2009, 5, P. 96.
http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
La tabla 2, detalla el porcentaje de participación de la población en alguna actividad
económica, en la localidad los Mártires específicamente en el barrio Santa Isabel. El
6.1% de la población tiene o cuenta con alguna actividad económica dentro del hogar,
lo cual hace referencia a aquellas personas para las que su hogar tiene la misma 3 Bogotá Humana Vigilancia salud pública, territorio Mártires (2012), Recuperado el 24 de mayo del 2014, de http://www.esecentrooriente.gov.co/hco/images/stories/pic/Epidemiologia/2012/vigipoblacional/martires%20agosto%20a%20octubre%202012.pdf
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ubicación geográfica de su unidad de negocio y/o actividad económica. El 93.9% no
cuenta con actividad económica al interior de los hogares.
El índice del porcentaje anterior indica que la distribución del barrio, en lo referente a
ubicación geográfica, tiene aglomeración de residencias o locales que solo ejercen
actividad económica o son utilizados como unidad de negocio.
En el proceso de inspección del sector y de investigación geográfica hecha para este
trabajo, se encontró que la mayor concentración de locales comerciales ejercen la
misma actividad económica y ofrecen el mismo servicio; contrario a lo que podría
pensarse, la unidad de negocio tiene un alto porcentaje de éxito y aceptación,
entendiendo que en la localidad de Santa Isabel, el 90% de los locales que ofrecen
este mismo servicio, se especializan en la comida oriental. Lo anterior se presenta
como una oportunidad a explotar de la unidad de negocio, más aun cuando su servicio
se especializa en la comida tradicional criolla y las comidas rápidas. En este caso la
competencia directa es menor.
En el siguiente plano se observan los resultados de la actividad económica al interior
de los hogares de Los Mártires, por unidad de planeación zonal.
5.2.2. Comportamiento de los establecimientos económicos
•Sector comercio. En la unidad de planeamiento zonal, es ésta la actividad que mayor
cantidad de establecimientos ocupa. En Santa Isabel el 46,0% del total de
establecimientos.
•Sector servicios. La Unidad de Planeamiento Zonal que mayor número de
establecimientos tiene destinados al comercio es Santa Isabel con el 32,4%.4
4 Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos (2009), Recuperado el 24 de mayo del 2014, de http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
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Número y distribución de los establecimientos por actividad económica según en el
barrio Santa Isabel UPZ. 2005.
Tabla 3. Industria, comercio y servicios.
Nota. De “Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos” por secretaria de planeación, 2009, 5, P. 98.
http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
La tabla 3, muestra los porcentajes y valores de participacion economica de la
poblacion en la localidad de los Mártires específicamente en el Barrio Santa Isabel. El
mayor número y porcentaje de participacion está abarcado por la actividad economica
de comercio. lo anterior resalta como fortaleza la pértinencia de la ubicación geografica
de la unida de negocio frente a la acreditacion ya existente del sector ante la
comunidad en general.
5.2.3. Establecimientos económicos según su localización.
Número y distribución de los establecimientos por localización (en vivienda o
independiente) en Santa Isabel según, unidad de planeamiento zonal, 2005.
Tabla 4. Establecimientos asociados a vivienda.
Nota. De “Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos” por secretaria de planeación, 2009, 5, P. 100.
http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
En la tabla 4, se ilustra el numero y el porcentaje de los predios utilizados para
complejos de vivienda y uso de unidades de negocio o actividad economica y tambien
los predios utilizados independiente y exclusivamente para unidades de negocio o
actividad economica. Las unidades independientes (utilizadas unicamnete para
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ejercicio comercial) muestran mayor proporción que los predios utilizaods para ambas
actividades. Lo que permite al campo microempresarial mayor funcionamiento como
independiente, dando una afectación positiva a la unidad de negocio.
Por Unidades de Planeamiento Zonal se observa el siguiente comportamiento:
La UPZ que mayor representatividad tiene al ejecutar su actividad económica al interior
de la vivienda Santa Isabel con el 51,3%.
• Actividad industrial. La principal UPZ es Santa Isabel con 135 establecimientos que
representan el 59,5% de establecimientos que desarrollan sus actividades industriales
en una vivienda, en la localidad.
Número y distribución de los establecimientos asociados a vivienda por actividad
económica en Santa Isabel según unidad de planeamiento zonal. 2005
Tabla 5. Actividad económica con establecimientos asociados a vivienda.
Nota. De “Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos” por secretaria de planeación, 2009, 5, P. 101.
http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
En la tabla 5, muestra el número y el porcentaje de los establecimientos asociados a
vivienda por actividad económica en el barrio Santa Isabel. Estos tienen la mayor
representación en la actividad económica de comercio. Es decir tanto en
establecimientos asociados o independientes de vivienda, por actividad económica, le
predominante para este sector es la producida por actividades comerciales, lo cual,
como se mencionó anteriormente, para unidad de negocio representa una ventaja en
lo referente a la ubicada geográfica y a la acreditación del sector.
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5.2.4. Establecimientos económicos independientes
La UPZ que mayor representatividad tiene al ejecutar su actividad económica en una
unidad independiente, Santa Isabel concentra el 13,2%.
• Actividad industrial. Santa Isabel con 252, el restante 14,7% del total de
establecimientos que desarrollan sus actividades industriales en una unidad
independiente.
• Actividad comercio. Los 10.909 establecimientos dedicados a esta actividad se
distribuyen de la siguiente manera: Santa Isabel 1.181 los cuales equivalen al 10,8%
del total de establecimientos del sector que desarrollan sus actividades en una unidad
independiente.5
Número y distribución de los establecimientos asociados a unidades independientes
por actividad económica en Santa Isabel según unidad de planeamiento zonal. 2005.
Tabla 6. Actividad económica asociados a unidades independientes.
Nota. De “Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos” por secretaria de planeación, 2009, 5, P. 103.
http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
5Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos (2009), Recuperado el 24 de mayo del 2014, de http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
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En la tabla 6, se ilustra el numero y el porcentaje de las unidad inependientes
asociadas a una actividad economica.La mayor proporción en cuanto a número y
distribución esta dada por aquellas unidades que ejercen la actividad económica
basadas en el comercio.
5.2.5. Análisis por estrato socioeconómico
Población por estrato socioeconómico en Santa Isabel según unidad de planeamiento
zonal. 2009.
Tabla 7. Estrato socioeconómico.
Nota. De “Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos” por secretaría de planeación, 2009, 5, P. 124.
http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
En la tabla 7, se detalla el numero de poblacion y su distribucion por estrato. Este
analisi permite identificar de manera clara el nicho de mercado al que se está dirigiendo
la unidad de negocio microempresarial y su servicio. En este caso, la población
predominante, por estrato socioeconómico, se encuentra aglomerada en el estrato
medio bajo. Este indice permite determinar a la unidad de negocio los precios del
producto y servicio a vender conforme a los manejados en el sector para encontrar un
punto de ventaja frente a los demas.
Estrato medio-bajo: De las 84.163 personas que se encuentran en este estrato
Socioeconómico, el 53,5% se ubican en la unidad de planeamiento zonal de Santa
Isabel.6
6 Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos (2009), Recuperado el 24 de mayo del 2014, de http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
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Análisis por unidad planeamiento zonal - UPZ
• Santa Isabel: Esta UPZ concentra el 99,8% del total de su población (45.086
habitantes) en el estrato medio-bajo y el 0,2% corresponde a población sin estratificar.
6. MARCO DE REFERENCIA
6.1. Marco Conceptual
Actividad económica: Se le llama a cualquier proceso donde se adquieren productos,
bienes y los servicios que cubren nuestras necesidades o de los que se obtienen
ganancias.7
Administración. Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de
la organización de manera eficiente y eficaz.8
Cámara De Comercio: es una forma de red de negocios, o sea una organización local
de negocios cuyo objetivo es promover los intereses de los negocios.9
Contabilidad: La contabilidad es el registro sistemático y cronológico de las
operaciones que realiza una empresa con el objetivo de producir información
económica y financiera que permita a los responsables tomar decisiones en cada
momento.10
7 Garzón, R. Rubio, J, Rodríguez A y Puentes, C. (2006) Guía para construir y formalizar una empresa (9ª ed.)Bogotá. Cámara de Comercio de Bogotá. 8 Thompson, I. ”definición de Administración. Extraído el 13 de julio de 2014. En línea http://www.promonegocios.net/administracion/definicion-administracion.html 9 Wikcionario. Extraído el 13 de Julio de 2014. En línea: http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%A1mara_de_comercio Tarodo, C. Y Sánchez, O., (2012). Gestión contable. Ciudad: España. Editorial Paraninfo
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Dofa: La conocida matriz debilidades – oportunidades – fortalezas – Amenazas o
DOFA identifica tanto factores externos (amenazas y oportunidades) como internos
(fortalezas y debilidades). Se define como una herramienta de auditoría de la
organización, para detectar tanto en impacto presente y futuro del entorno, como los
problemas propios de la organización.11
Estrato Socioeconómico: Es la clasificación de los inmuebles residenciales que deben
recibir servicios públicos. Se realiza principalmente para cobrar de manera diferencial
(por estratos) los servicios públicos domiciliarios permitiendo asignar subsidios y cobrar
contribuciones. De esta manera, quienes tienen más capacidad económica pagan más
por los servicios públicos y contribuyen para que los estratos bajos puedan pagar sus
tarifas.12
Libro Diario: El libro diario es un libro principal y obligatorio de contabilidad en el que se
clasifican cronológicamente las operaciones que va realizando la empresa en el mismo
orden el que se producen, expresando la fecha en que acaece y siendo necesario que
en cada anotación en él debe sea igual al haber. El libro diario registra los hechos
contables por orden de fechas y los asientos van numerados correlativamente a partir
del número uno. Se comienza la numeración cada nuevo ejercicio.13
Microempresas: Son aquellas que tienen menos de diez trabajadores.14
ONG: Organización No Gubernamental es “cualquier grupo de ciudadanos voluntarios
sin ánimo de lucro que surge en el ámbito local, nacional o internacional. Son entidades
11 Vidal, E. (2004) Diagnóstico organizacional, (2ª edición) Ciudad: Bogotá D.C.: Editorial Ecoe 12 12 Wikcionario. Extraído el 13 de Julio de 2014. En línea: http://es.wikipedia.org/wiki/Estratificaci%C3%B3n_socioecon%C3%B3mica_en_Colombia 13 Tarodo, C. Y Sánchez, O., (2012). Gestión contable. Ciudad: España. Editorial Paraninfo 14 17 Garzón, R .Rubio, J, Rodríguez A y Puentes, C. (2006) Guía para construir y formalizar una empresa (9ª ed.)Bogotá. Cámara de Comercio de Bogotá.
Planes de acción administrativa y contable
22
de derecho privado, sin ánimo de lucro, con claros objetivos de beneficio social, tienen
trabajo voluntario y reinvierten sus excedentes en su objeto social.15
Persona Natural: Es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a
título personal. Al constituir una empresa como Persona Natural, la persona asume a
título personal todas obligaciones de la empresa. Lo que implica que la persona asume
la responsabilidad y garantiza con todo el patrimonio que posea (los bienes que estén a
su nombre), las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa.16
Registro: Es el dato informativo de hechos que deberá ser anotados en un libro o
documento oficial que debe quedar constancia. 17
Rut: es un mecanismo que permite a la DIAN identificar, ubicar y clasificar a los sujetos
que tienen obligaciones administradas y controladas por ellos; permitiéndole contar con
información veraz, actualizada, clasificada y confiable sobre todos los sujetos obligados
a inscribirse en el mismo, de manera que pueda desarrollar una gestión efectiva en
materia de recaudo, control y servicio que facilite el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción
de costos. 18
Upz: Las unidades de planeamiento zonal (UPZ) son una subdivisión urbana de
Bogotá, capital de Colombia. Su área es menor a la de las localidades, pero puede
agrupar varios barrios en sí.19
15 Wikcionario. Extraído el 13 de Julio de 2014. En línea: http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_no_gubernamental 16 Recuperado el 15 de julio de 2014. En línea: http://www.crecenegocios.com/persona-natural-y-persona-juridica/ 18 Dian, Extraído el 13 de Julio de 2014. En línea: http://www.dian.gov.co/contenidos/servicios/rut_preguntasfrecuentes.html 19 Wikcionario. Extraído el 13 de Julio de 2014. En línea: http://es.wikipedia.org/wiki/Unidades_de_Planeamiento_Zonal
Planes de acción administrativa y contable
23
Unidad De Negocio: Cada parte de una organización empresarial que cuenta con su
propia estrategia, dirección y presupuesto. La división jurídica no es siempre la más
adecuada desde el punto de vista de la organización, especialmente en empresas
multinacionales o grandes grupos. Por esto dentro de una sociedad puede haber varias
unidades, o una unidad puede abarcar varias sociedades.20
Utilidad: En contabilidad es la ganancia o beneficio o excedente entre los ingresos y
los costos expresado en unidad monetaria. Es la satisfacción que obtiene un cliente al
consumir un bien o servicio en función de sus cualidades.21
6.2. Marco Teórico
6.2.1. Microempresa
Arango M, (2003). La economía informal una transformación democrática. Bogotá (1.
ed.) Medellín: Universidad Cooperativa de Colombia.
El DANE clasifica como sector informal aquel que agrupa personas que trabajan en
empresas entre uno y diez trabajadores, excluyendo los consultorios y oficinas de
profesionales independientes, como médicos, odontólogos, abogados, ingenieros,
contadores y otro.
La microempresa Restaurante Luz Dary es atendida por una única persona. Su
propietaria y única trabajadora Luz Dary Ospina es la responsable de la administración
del negocio, así como de todos los procesos y pasos para el correcto funcionamiento
20 DicLib.com. Extraído el 13 de Julio de 2014. En línea: http://www.diclib.com/unidad%20de%20negocio/show/es/alkonaeconomia/6241#.U9CquUBEbpV 21 Garzón, R. Rubio, J, Rodríguez A y Puentes, C. (2006) Guía para construir y formalizar una empresa (9ª ed.)Bogotá. Cámara de Comercio de Bogotá.
Planes de acción administrativa y contable
24
de la actividad económica, que en este caso es la preparación y venta de alimentos
preparados.
La unidad de negocio actual por definición teórica se clasifica como una empresa
unipersonal. Actualmente la microempresa está incluida dentro del sector informal,
principalmente por la carencia de documentos básicos para la legalización de la
empresa ante los entes de control, por la falta de requisitos mínimos de seguridad en
la locación exigidos por la ley, por la ausencia de certificados de operación para la
manipulación de alimentos que se necesitan para ejercer esta actividad y sumado a lo
anterior, por la disposición personal de la propietaria, su desconocimiento y sus
temores, arraigados en la cultura predomínate de la informalidad en Colombia, frente al
proceso de legalización formalización y ordenamiento de las microempresas.
6.2.1.1. Clases de Microempresa
Arango M, (2003). La economía informal una transformación democrática. Bogotá (1.
ed.) Medellín: Universidad Cooperativa de Colombia.
Al igual que en las famiempresas, las clases de microempresa son casi infinitas y están
determinadas por las actividades que realicen en los campos de producción, la
prestación de servicios, la comercialización y el consumo.
Cualquier actividad económica, social, cultural o de servicios, puede realizarse a través
de una microempresa. Todo, depende de la imaginación y creatividad de sus
miembros.
Así por ejemplo en nuestros medios encontramos famiempresas y microempresas
dedicadas a las más variadas actividades productivas: elaboración de productos
alimenticios, con diferentes grados de procesamiento, desde fábrica de arepas y
panaderías hasta productos embotellados o con sofisticados empaques, confecciones,
sastrerías, zapaterías, artesanías, jugueterías., carpinterías, marqueterías, talleres de
Planes de acción administrativa y contable
25
forja y fundición, y en general, la más amplia gama de productos terminados o
semiterminados.
Frente a lo estipulado por la ley y la teoría, hay una ventaja notoria de la unidad de
negocio y es que cualquier actividad económica puede realizarse a través de la figura
de microempresa. En este caso la actividad económica ejercida por la Sra. Luz Dary
Ospina se clasifica como una actividad de servicio; específicamente como actividades
enfatizadas en la elaboración, manipulación y/o preparación de productos alimenticios.
Como se mencionó anteriormente, la clasificación de la actividad económica y la figura
de microempresa no son criterio suficiente para incluirse dentro del sector formal de
microempresas. Es necesario adelantar los requisitos de ley necesarios para ser
avalados por los entes de control pertinentes.
Sin embargo, la clasificación microempresarial, permite, conforme a las características
de la unidad de negocio, abordar un análisis previo de entorno, poblacional y de
mercado que incurran eventualmente en un plan de acción, gestión y estratégico que
aborden necesidades comerciales y económicas:
Tablas de precios: Manejo de precios promedios del sector, manejos de cartas y o
menús para cotizaciones de eventos
Manejo de inventarios: Productos no perecederos necesarios para la producción de
fácil almacenamiento (Aceites, Enlatados, Granos)
Manejo de proveedores: Acreditación con proveedores que manejen precios bajos y
calidad aceptable
Fidelización de clientes: Estrategias de recordación y fidelización. Muestras gratis,
manejos de combos y platos a medida o gusto
Procesos productivos: Estudio y capacitación en proceso de manipulación de
alimentos.
Planes de acción administrativa y contable
26
6.2.1.2. legalización e institucionalización
Arango M, (2003). La economía informal una transformación democrática. Bogotá (1.
ed.) Medellín: Universidad Cooperativa de Colombia.
En general, las famiempresas y microempresas nacen de la informalidad. Es la
reacción de los sectores populares, ante la falta de oportunidades, es la expresión del
‘’rebusque’’.
Existen diferentes presiones para la ‘’ formalización’’ o ‘’legalización’’ de la economía
informal:
1. Consideran algunos, que un fenómeno económico y social de tal magnitud, no
puede permanecer indefinidamente por fuera de la normatividad y control.
2. Hay presión de los comerciantes y empresario formales, porque ven en estas
actividades, una forma de competencia ‘’desleal’’
3. El estado se preocupa por la evasión tributaria.
4. Al crecer y posicionarse las famiempresas y microempresas, se enfrentan a la
necesidad de formalizarse por diferentes razones: evitar la represión oficial,
contratas con proveedores y comercializadores, etc.
Según estadísticas en Colombia la mayoría de las microempresas tienen surgimiento
desde los estratos 1, 2,3 lo cual, por ubicación socioeconómica de sus propietarios, las
ubica en sectores populares del territorio nacional. En este caso específico, la
microempresa Restaurante Luz Dary está ubicada en un sector popular de la cuidad de
Bogotá, el barrio Santa Isabel. Esta estratificación también viene asociada al nivel
educativo y social del sector en donde surge la unidad de negocio.
Estas razones no lejanas unas de las otras convergen casi siempre en la informalidad
de la actividad económica, que generalmente obedece a una tradición familiar o a una
Planes de acción administrativa y contable
27
línea de producción simple que resulta siendo la base de la economía de una o varias
familias.
La disposición de la propietaria, su desconocimiento frente a la ley impositiva y
sus temores, arraigados en la cultura predomínate de la informalidad en
Colombia, han presentado coyuntura frente al proceso de legalización
formalización y ordenamiento de la unidad de negocio.
Es de vital importancia el proceso de formalización, no solo para evitar
sanciones o sellamientos ante los entes de control, si no q a medida que la
acreditación del negocio y los productos se empiecen a dar, esta documentación
será requerida para los diferentes procesos de contratación tanto con
proveedores como con clientes.
6.2.1.3. La economía informal una transformación democrática.
Arango M, (2003). La economía informal una transformación democrática. Bogotá (1.
ed.) Medellín: Universidad Cooperativa de Colombia.
La llamada informalidad es el sistema predominante de la mayoría de la fuerza laboral
colombiana y va en incremento, pues paso de representar un 54% de la misma en la
década de 1980, a más del 61% en el 2002. El hecho de que la tasa de desempeño se
haya mantenido por encima del 10% desde los 80 y que un 20% de la población
empleada se encuentre subempleada, ha contribuido al incremento del trabajo informal
para una alta proporción de la población en edad de trabajar.
Las anteriores estadísticas muestran que el 50% de los trabajadores de la economía
informal, tenían ingresos inferiores al salario mínimo, lo cual lleva a muchos analistas a
restarle importancia a la ‘’informalidad’’ como fuente generadora de ingresos. Sin
embargo es conveniente tener en cuenta que el trabajo informal que el trabajo informal
Planes de acción administrativa y contable
28
y los ingresos que general, no son equitativamente comparables con el trabajo formal y
los salarios que este reconoce, por circunstancias como las siguientes:
a. Las fuentes de trabajo en la economía informal han sido generadas con
inversiones mínimas, como se puede deducir de las estadísticas que llevan las
cámara de comercio el país que indican que, del total de establecimientos que
se inscribieron y renovaron matricula en 1993, el 43% registraba activos totales
inferiores o iguales al millón de pesos.
b. El 83% de las fuentes de trabajo de la economía informal, se generan en
famiempresas y microempresas, en las cuales, el trabajador frecuentemente
tiene menos gastos que un trabajador formal, por cuanto trabaja en su propia
casa o cerca de ella, o trabajan varios miembros de su familia que por su
condición no tendrían otra oportunidad laboral.
Son muchas las causas que promueven la informalidad en Colombia, prácticamente
todas se puede asociar al problema social predominante en nuestro país. Los puntos
críticos de la problemática son el nivel salarial frente al costo de vida, la posibilidad de
obtener empleos mejor remunerados y la baja tasa de acceso a la educación superior o
técnica. Estas limitantes obligan a la personas a utilizar la informalidad como alternativa
económica para subsistir y cumplir con sus obligaciones. Según Estadísticas, más de la
mitad de las personas que devengaban menos de un salario mínimo legal vigente,
decidieron encontrar una salida en el sector informal.
Se evidencia que la informalidad en microempresas tiene una tendencia ascendente y
es un factor común en Colombia. Casos como el de la señora Luz Dary Ospina, quien
paso de ser un empleado formal a ser un empleador informal buscando una alternativa
económica para suplir sus necesidades básicas, son más recurrentes en el territorio
nacional.
Muchas personas, incluida la señora Luz Dary Ospina, prefiere realizar una actividad
económica diferente y ubican su microempresa cerca a la casa, en una esquina del
barrio o en un local sumergiéndose en la informalidad, más aun cuando en la mayoría
Planes de acción administrativa y contable
29
de los casos les representa mayores ingresos, que cualquier empleo formal al que por
su perfil pudiesen acceder.
Inicialmente la unidad de negocio o microempresa colocó un capital de $3.000.000,
gracias a un préstamo no bancario. En corto tiempo la unidad de negocio mostro
recuperación inmediata redimiendo el capital invertido. Lo que nos permite determinar
que la unidad de negocio es sostenible a corto plazo.
Identificar las diferentes causas de la informalidad en microempresas nos permite
determinar el estado Real de la microempresa y sus necesidades financieras y
administrativas.
6.2.1.4. Informalidad empresarial
Vélez F, (2006). Estudio sobre la informalidad y las Mypimes en Colombia: análisis y
propuestas. Bogotá D.C: Andi.
En principio establecemos la informalidad empresarial a partir de aquellas empresas
que no tienen registro mercantil. El universo de empresas formales e informales del
país según este criterio lo construimos con base en la encuesta anual de micro
establecimientos (EAMI) del DANE y los datos de confecámaras.
Tomando únicamente las microempresas, que tienden a ser consideradas como
informales debido a su tamaño, ellas representan el 96% del total. Sectorialmente los
resultados son muy similares.
La informalidad desde la perspectiva del cumplimiento o no de las normas legales es
muy amplia en Colombia y que tienen diversos grados: desde quienes ni siquiera tienen
registro mercantil hasta quienes cumplen solo algunas normas. Esta informalidad
podría favorecer la competencia desleal. La lucha contra la informalidad, en este
contexto, no es, por tanto, una lucha contra el trabajo precario o las actividades con
baja productividad, sino que es una lucha para defender a competencia leal y la
actividad económica en general. Respecto al empleo la lucha de la informalidad puede,
Planes de acción administrativa y contable
30
por el contrario, contribuir a generar, empleos formales y de mejor calidad. Pero si bien
es necesario exigir el cabal cumplimiento de la normatividad, esto no obsta para que se
solicite una revisión de la misma normatividad para que se reoriente a estimular la
actividad productiva y la competitividad de las empresas que producen en el territorio
nacional.
La fundación pasión y vida apoya a las unidades de negocio como en este caso, con
consultoría, asesoramiento y acompañamiento en el proceso de formalización y
legalización de la microempresa. La mayoría de las microempresas vinculadas a la
fundación son empresas informales, aunque es necesario aclarar, que la informalidad
puede darse parcial o completamente. Existen microempresas informales que no
poseen ningún registro, como algunas otras microempresas informales con algunos
registros llevados de manera incompleta. Es importante la motivación que deben tener
los microempresarios informales hacia el proceso de formalización de sus negocios,
que no solo debe obedecer al objetivo de generar competencia leal sino adicionalmente
a crear niveles de empleo formal en nuestro país.
La unidad de negocio, en este caso específico, no contaba con ningún tipo de
documentación básica para el funcionamiento de la misma como Rut, certificación de
manipulación de alimentos, uso de suelo y bomberos. Lo que nos permite accionar
mediante asesoría acerca de los diferentes procesos a gestionar para adquirir la
documentación requerida.
6.2.1.5. Razones y Ventajas de la Informalidad.
Planes de acción administrativa y contable
31
Arango M, (2003). La economía informal una transformación
democrática. Bogotá (1. ed.) Medellín: Universidad Cooperativa de
Colombia.
Sin embargo existen razones para permanecer en la informalidad:
Los costos de la formalización.
Muchas veces, no existen las condiciones mínimas exigidas para obtener la
legalización
Se reducen las márgenes de ganancias por el pago de impuestos y servicios
públicos.
El desconocimiento por parte de los famiempresarios y microempresarios de
muchos procedimientos a seguir para la ‘’formalización’’ o ‘’legalización’’.
La no percepción sobre la utilidad o necesidad de la formalización.
Lo inadecuado de las normas vigentes con relación a las famiempresas y
microempresas, porque fueron concebidas para otros tipos de empresa.
El temor al control estatal, generalizado en los sectores populares.
La disposición de la propietaria de la unidad de negocio para seguir en la
informalidad, se soportan básicamente en la falta de tiempo para realizar los
trámites pertinentes y en la creencia popular de la ley impositiva del país, temor
arraigado y predomínate en casi todas las personas que conforman la informalidad
en Colombia.
Planes de acción administrativa y contable
32
6.2.2. Gestión administrativa y contable
La gestión es el conjunto de actividades y procesos de orientación que permite
guiar la actividad de la microempresa.
Siendo así que el desarrollo de las microempresas dependiente de una excelente
administración y unos excelentes procesos contables, sin dejar de lado la importancia
de los aspectos económicos, sociales, y políticos a tener en cuenta en el proceso de
desarrollo de las microempresas.
6.2.2.1. Gestión Administrativa
La administración es el proceso que permite a una organización planear, organizar,
dirigir y controlar las actividades de la organización y el empleo de todos los demás
recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para
la organización.
La administración tiene un proceso, cuya aplicación es indispensable a fin de
aplicar el método, los principios y las técnicas correctamente.
Figura 2. Procesos Administrativos
PLANIFICACIÓN
DIRECCIÓN
ORGANIZACIÓN
CONTROL
PROCESO
Planes de acción administrativa y contable
33
PLANEACIÓN
Paz, R., Piedrahita, M.,(2007) Gerencia de Territorios aplicando Marketing uno a uno
Ciudad: Bogotá D.C: Editorial Universidad libre Señala que:
Planeación.
Diseño que, siendo exacto y preciso sirve como herramienta principal para la toma
decisiones rápidas y acertadas, proporcionando dirección y enfoque a los esfuerzos
organizacionales.
El proceso de planeación.
1. Diagnóstico donde se encuentra ahora?
2. Pronóstico donde se dirige si no se hacen cambios
3. Objetivos donde debe dirigirse
4. Estrategia cual es la mejor Manera de llegar allá
5. Control: qué medidas deben revisarse, y saber ¿cómo se hace?
La planeación o planificación permite que la empresa se anticipe a los
acontecimientos futuros con base en métodos y procedimientos administrativos que
permitan determinar las diferentes metas y acciones que debe tener la microempresa
para lograr su desarrollo, anticiparnos a posibles contingencias, optimizar los
recursos y posicionarla en el mercado.
Planes de acción administrativa y contable
34
ORGANIZACIÓN
Porter, H.,(2006) Administración, Editorial Pearson Prentice Hall. Señala que:
Organización, implica poner atención a la estructura de relaciones entre los puestos y
los individuos que los ocupan, así como vincular la estructura con la dirección
estratégica general de la organización puesto que el mundo en el que vivimos esta
fundamentalmente lleno de incertidumbres y ambigüedades, la función de organizar
representa un desafío crítico para los administradores. En su nivel más básico, el
propósito de esta función administrativa consiste en intentar poner orden en la
organización. Sin ella, el ambiente seria caótico.
La sistematización metódica y racional de los recursos ya sean humanos o
económicos permiten a las microempresas u organizaciones tenga un excelente
desarrollo a través de una buena estructuración. La secuencia lógica de las
actividades también es de vital importancia logrando minimización de esfuerzo, la
simplificación de procesos innecesarios y la maximización en recurso y tiempo.
DIRECCIÓN
Porter, H., (2006) Administración, Editorial Pearson Prentice Hall. Señala que:
Dirección, El fundamento de dirigir o liderar es el proceso de intentar influir en otras
personas paras alcanzar los objetivos organizacionales. Significa, motivar a los
subalternos, interactuando con ellos de manera eficaz en situaciones colectivas, y
comunicándose de forma estimulante sobre los esfuerzos para cumplir sus tareas y
alcanzar las metas organizacionales.
La dirección es la ejecución de lo que la microempresa u organización ha planeado con
anterioridad lo ideal es lograr aquellos objetivos planeados en el proceso anterior de
planeación en términos de liderazgo.
Planes de acción administrativa y contable
35
CONTROL
Porter, H., (2006) Administración, Editorial Pearson Prentice Hall. Señala que:
Control, consiste en regular el trabajo de quinen un administrador es responsable. La
regulación podría realizarse de distintas formas, incluyendo el establecimiento
anticipado de estándares de desempeño, la supervisión continúa (en tiempo real) del
desempeño y, de manera significativa, la evaluación del desempeño general. Los
resultados de la evaluación se retroalimentan al proceso de planeación. Por
consiguiente, es importante considerar estas 4 funciones administrativas como parte de
un proceso reciproco y recurrente.
conforme al autor, el control es el proceso de vigilancia en el cual se comprueba, se
hacen las correcciones respectivas, y se hacen mejoras a las actividades planificadas,
el mismo que se lo realiza antes, durante y después, de esta forma se asegura la
realización efectiva de los objetivos propuestos.
Vidal, E.(2004) Diagnóstico organizacional, (2ª edición) Ciudad: Bogotá D.C: Editorial
Ecoe ,Señala que:
6.2.2.1.1. Modelo tradicional Dofa
La conocida matriz debilidades – oportunidades – fortalezas – Amenazas o DOFA
identifica tanto factores externos (amenazas y oportunidades) como internos (fortalezas
y debilidades). Se define como una herramienta de auditoria de la organización, para
detectar tanto en impacto presente y futuro del entorno, como los problemas propios de
la organización. En ambos casos plantea un procedimiento inductivo de gestión como
lo veremos más adelante.
Planes de acción administrativa y contable
36
El procedimiento comúnmente usado para construir una matriz DOFA, es el
siguiente:
Auditoría externa
Los miembros de la organización hacen una lista de las amenazas y
oportunidades provenientes del entorno, aquí se analizan las fuerzas políticas,
económicas, sociales, tecnológicas, culturales, medioambientales, etc.
De acuerdo con el sector económico al que pertenece la organización se le
asigna un peso relativo a cada fuerza, para calificar la organización con respecto
a dicho factor.
El resultado de esta evaluación se vierte en una matriz de evaluación de factores
externos o matriz EFE, también llamada por otros autores análisis PEST
(Factores políticos, económicos, Sociales Tecnológicos).
Auditoría interna
Los participantes generalmente efectúan un examen de las fortalezas y
debilidades de la organización por área funcionales. (Área financiera, humana,
planeación, etc.) o en forma general de la organización.
Habitualmente de acuerdo con el sector económico al que pertenece la
organización se le asigna un peso relativo a cada factor interno, para calificarla
con respecto a dicho factor.
El resultado de esta evaluación se vierte en una matriz de evaluación de factores
internos o matriz EFI.
Planes de acción administrativa y contable
37
Diseño de acciones estratégicas
Realizados los exámenes anteriores, se procede a cruzar cada una de las cuatro
variables. De dichos análisis se obtienes las estrategias de la siguiente forma:
Estrategias FO: usar fortalezas para aprovechar oportunidades.
Estrategias FA: Usar las fortalezas para evitar amenazas.
Estrategias DO: Superar las debilidades aprovechando las oportunidades.
Estrategias DA: reducir las debilidades y evitar las amenazas.
El aporte del análisis DOFA tiene que ver principalmente, con que comienza
identificando los PROBLEMAS concebidos estos en su doble aceptación: como
obstáculos evitables (porque de lo contrario forma parte del ‘’paisaje’’) y como
oportunidades. Si no se pierde de vista esta contribución, el análisis DOFA puede
prestar un gran servicio s los directivos que deseen planificar sin mayor complejidad y a
un ritmo de mayor velocidad.
Sin embargo, es necesario insistir, e que la almendra del asunto no es solo identificar
los problemas, es también darles importancia y valor para enfrentarlos en el tiempo
(priorizarlos), pues nada se saca con un listado descriptivo de problemas ( o de
objetivos) a tempore, que vistos independientemente unos de los otros, pueden
obstaculizarse entre sí. En verdad un estratega debe considerar un nivel explicativo o
causa – efecto, superando el nivel descriptivo que ofrece la DOFA en su primer
momento.
Planes de acción administrativa y contable
38
OPORTUNIDADES
1. ___________
2. ___________
3. ___________
4. ___________
AMENAZAS
1. ___________
2. ___________
3. ___________
4. ___________
FORTALEZAS
1. _______________
2. _______________
3. _______________
4. _______________
ESTRATEGIAS (FO)
1. _______________
2. _______________
3. _______________
4. _______________
ESTRATEGIAS (FA)
1. _______________
2. _______________
3. _______________
4. _______________
DEBILIDADES
1. _______________
2. _______________
3. _______________
4. _______________
ESTRATEGIAS (DO)
1. _______________
2. _______________
3. _______________
4. _______________
ESTRATEGIAS (DA)
1. _______________
2. _______________
3. _______________
4. _______________
ANÁLISIS
INTERNO
ANÁLISIS
EXTERNO
FUTURO
P
R
E
S
E
N
T
E
Planes de acción administrativa y contable
39
6.2.2.2. Gestión contable
La gestión contable en una microempresa es de vital importancia ya que le
permite llevar un registro y un control sistemático de todas las operaciones
financieras que se realizan en ella. Con el objeto de realizar, comunicar,
auditar, analizar e interpretar la información financiera suministrada por los
diferentes libros a llevar en este proceso los cuales son soporte esencial para que
dueños y terceras personas puedan tomar decisiones.
Garzón, R., Bedoya, J., Olivos, A. Y Puentes, C., (2006). Guía para constituir y
formalizar una empresa (9.ª ed.). Ciudad: Bogotá D.C: Editorial departamento de
publicaciones cámara de comercio de Bogotá. Señala que: La contabilidad es una
técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de
una empresa, con el fin de interpretar sus resultados y de que los administradores, a
través de ella, puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios, esto facilita
conocer la estabilidad, la solvencia y la capacidad financiera de la empresa.
Tarodo, C. Y Sánchez, O., (2012). Gestión contable. Ciudad: España. Editorial
Paraninfo señala que:
Cualquier tipo de empresa debe conocer y manejar su contabilidad de acuerdo a las
normas y principios de obligado cumplimiento. Llevar adecuadamente la contabilidad va
a suponer para la empresa, por un lado, cumplir con sus obligaciones legales y, por
otro lado conocer en cualquier momento el estado de sus movimientos económicos y
financieros.
La contabilidad recoge el estudio de todos los elementos de la empresa (bienes,
derechos, obligaciones y deudas), es decir, el patrimonio de la empresa, A través del
movimiento de estos elementos, la empresa realiza su contabilidad en una serie de
libros contables (Libro diario y libro mayor), en forma de anotaciones de hechos
económicos que suceden en la empresa compras, ventas, prestamos, etc.).
Planes de acción administrativa y contable
40
Figura 3. Fases contables
El autor permite diferencias cada una de las fases del sistema contable siendo así la
primera etapa la que identifica la operación realizada, con el fin de registrar y
clasificar la información, resumiendo la información en balances y estados
financieros, todo esto con el fin de comunicar la situación de la entidad en términos
monetarios, y poder comparar, analizar y tomar las decisiones necesarias para la
microempresa a través de la interpretación.
Tarodo, C. Y Sánchez, O., (2012). Gestión contable. Ciudad: España. Editorial
Paraninfo señala que:
La contabilidad tiene múltiples objetivos, pero los más importantes son:
La contabilidad presta un servicio a la empresa al registrar todas sus
operaciones.
La contabilidad informa a los siguientes usuarios para que tomen decisiones:
- A los propietarios, para saber los beneficios que van a conseguir.
IDENTIFICACIÓN
RESUMEN
REGISTRO
INTERPRETACIÓN
FASES
COMUNICACIÓN
CLASIFICACIÓN
Planes de acción administrativa y contable
41
- Al estado, para que tenga información de la situación económica, financiera y
contable de la empresa, sobre todo en lo relacionado con el pago puntual de
impuestos
- A los clientes, para tener confianza en sus operaciones.
- A los proveedores, para garantizar las mercancías que envían a la empresa y
para que haya seguridad en los cobros.
- A las instituciones financieras, para la concesión de créditos por parte de
éstas empresas.
La contabilidad sirve para cuidar de los bienes de la empresa, evitando pérdidas
o usos indebidos de los mismos.
Para orientar a los ejecutivos para la toma de decisiones y así lograr los mejores
resultados para la empresa.
La contabilidad nos permite conocer específicamente todas las obligaciones de
la empresa y, en base en ello, planificar las ventas, las compras, los gastos y los
ingresos.
Es una herramienta de vital utilidad en toda empresa ya sea informal, formal, en
proceso de legalización, le permite al propietario principalmente a través de
forma numérica toar diferentes decisiones en cuanto a precio de producto o
simplemente para saber si esta actividad está generando utilidad alguna.
Igualmente si la empresa tiene proyección a mediano o largo plazo son
indispensables los registros exigidos.
6.3. Marco Legal
6.3.1. Político institucional
Mapa de actores que tienen participación activa de diferentes organizaciones públicas y
privadas, comunitarias y ONGS.
Planes de acción administrativa y contable
42
En el Barrio Santa Isabel de la localidad de los Mártires, hacen presencia algunas
entidades estatales de las cuales resaltamos:
Tabla 8. Entidades estatales en el barrio Santa Isabel.
ENTIDADES ESTATALES EN SANTA ISABEL
EDUCACIÓN COLEGIOS OFICIALES 3
EDUCACIÓN INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA 1
SALUD CENTROS DE ATENCIÓN AMBULATORIA 1
SALUD INSTITUCIONES DE NIVEL 1, 6
SALUD INSTITUCIONES DE NIVEL 3 1
SALUD UNIDADES PRIMARIAS DE ATENCIÓN UPA 2
Estos son los vínculos, ayudas, apoyos que están presentes actualmente en la
localidad de los Mártires en la cual se encuentra incluido el barrio Santa Isabel.
Las comisiones de los ediles de los Mártires están conformadas de la siguiente
manera:
Tabla 9. Comisiones de los ediles.
Nota. De “Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.” por secretaria Distrital de gobierno, Alcaldía Local de los Mártires. Recuperado el 5 de
junio del 2014, de http://www.martires.gov.co/index.php/politica-y-normatividad/junta-administradora-local
Las instituciones del Estado no han sido parte presencial. En algunos proyectos las
microempresas se pueden inscribir y pueden participar en programas como, Bogotá
Emprende, el cual es el centro de emprendimiento de la Cámara de Comercio de
Bogotá y la Alcaldía Mayor que ofrece a los emprendedores y empresarios servicios
Planes de acción administrativa y contable
43
para la creación, crecimiento y consolidación de empresas sostenibles que contribuyan
a generar empleo y desarrollo económico para mejorar la calidad de vida de los
bogotanos.22 Lo cual permite a las microempresas contar con un Tutor, metodología de
autogestión aprendizaje, personalizada, a través de la cual la Cámara de Comercio de
Bogotá junto con La Alcaldía Mayor de Bogotá promueve la productividad y
competitividad de microempresas.
Este es uno de los programas con los que la microempresa puede vincularse o
registrarse para crecimiento y consolidación de la misma.
6.3.1.1. Centros de atención empresarial cae.
Las CAE son los centros de atención empresarial que funcionan en las diferentes
sedes de la cámara de comercio de Bogotá, que le permiten al comerciante constituir y
formalizar su empresa directamente, en un único sitio, con un procedimiento sencillo,
ágil y transparente y sin acudir a intermediarios.
En los CAE el empresario encuentra toda la información que requiera para crear su
propia empresa y para la apertura de su establecimiento de comercio.
¿Cómo se crearon las CAE?
Los CAE son el resultado del programa de simplificación de trámites para e sector
empresarial, patrocinado por el banco interamericano de desarrollo, BID, y ejecutado
por la camera de comercio de Bogotá en coordinación con las cámaras de comercio de
Bucaramanga, barranquilla, Cartagena, Cali y Medellín, las alcaldías as entidades
públicas cuyo objetivo es la agilización y facilitación de todos los tramites relacionados
con la creación de empresas.
22
Alcaldía Mayor de Bogotá y cámara de comercio de Bogotá, crean programa Bogotá emprende, Recuperado el 05 de Junio del 2014, de http://www.bogotaemprende.com/contenido/categoria.aspx?catID=739
Planes de acción administrativa y contable
44
Con anterioridad a la puesta en marcha d este programa, crear empresa en Colombia
suponía efectuar 17 tramites, que implicaban relacionarse con 10 entidades distintas,
desplazarse a 35 ventanillas, allegar 35 requisitos y formularios, esperar 55 días, con
un total de cotos directos de un $1.000.000 promedio, para la pequeña y mediana
empresa.
En la actualidad existen en funcionamiento en Bogotá 10 CAE que operan en las
diferentes sedes de la cámara de comercio de Bogotá, las cuales desarrollan un
programa de excelencia, cuyos resultados ya se percibe entre la comunidad
empresarial y que la han permitido a la entidad constituirse e modelo regional digno de
replicar.23
¿Se puede crear empresa a través de los CAE?
A través de los CAE, los comerciantes pueden crear empresa muy fácilmente y
constituirse según una de las siguientes modalidades:
Como persona natural
Como persona jurídica
1. Creación de empresa como persona natural
Consultas previas
Para el diligenciamiento de los formularios y para evitar futuros
inconvenientes, se recomienda hacer las consultas que se relacionan en la
tabla número 10. 1. 24
23 Y 23 Garzón, R., Bedoya, J., Olivos, A. Y Puentes, C., (2006). Guía para constituir y
formalizar una empresa (9.ª ed.). Ciudad: Bogotá D.C: Editorial departamento de
publicaciones cámara de comercio de Bogotá.:
Planes de acción administrativa y contable
45
Tabla 10 Trámites para creación de microempresa.
consulta ¿Dónde se hace? ¿Para qué sirve?
De uso de suelo En las pantallas
terminales de
autoconsulta de las
sedes de cámara y
comercio de Bogotá. En
www.ccb.org.co (menú
CAE).
Con ello se verifica que
la actividad económica
puede desarrollarse en
la ubicación prevista
para la empresa o el
establecimiento de
comercio.
De nombre En las pantallas
terminales de
autoconsulta de las
sedes de cámara y
comercio de Bogotá. En
www.ccb.org.co (menú
CAE).
En las Notarías
autorizadas de la
ciudad. Pregúntale a
nuestro asesor CAE.
Verificar que el nombre
de la empresa
(establecimiento de
comercio) no haya sido
registrado previamente
en esta cámara de
comercio.
De marca En las pantallas
terminales de
autoconsulta de las
sedes de cámara y
comercio de Bogotá. En
www.ccb.org.co (menú
CAE).
Verificar que la marca
elegida para su producto
o servicio no se
encuentre ya registrada.
Planes de acción administrativa y contable
46
De actividad económica En las pantallas
terminales de
autoconsulta de las
sedes de cámara y
comercio de Bogotá. En
www.ccb.org.co (menú
CAE).
Identificar e código que
le corresponde de
acuerdo con la actividad
económica que va a
realizar el empresario,
según el CIIU
(clasificación industrial
internacional uniforme).
Este requisito es
necesario para el
diligenciamiento de los
formularios ante la
cámara de comercio de
Bogotá.
Entidades a las que debe contactar: una vez haya realizado las actividades de creación
y constitución de la empresa en cualquiera de los CAE, ubicados en las sedes de la
cámara de comercio de Bogotá, le sugerimos tener en cuenta la información
relacionada en el cuadro 3, con el fin de verificar la conveniencia de acudir a estas
entidades para que su empresa opere legalmente y proteger así su actividad
comercial.25
25 Garzón, R., Bedoya, J., Olivos, A. Y Puentes, C., (2006). Guía para constituir y
formalizar una empresa (9.ª ed.). Ciudad: Bogotá D.C: Editorial departamento de
publicaciones cámara de comercio de Bogotá.:
Planes de acción administrativa y contable
47
Tabla 11. Entidades a contactar
Entidad Trámites Carácter
Superintendencia de
industria y comercio
Consulta de antecedente
marcario, registro de
marca, registro de
patentes, expedición de
certificado de pesas y
medidas, calibración de
instrumentos de medición.
Voluntario
Si usted desea proteger
su marca, lema, enseña o
patente.
Departamento
administrativo de
planeación distrital, por
intermedio de las
curadurías urbanas.
Solicitud concepto de uso
de suelo.
Permiso de uso de
antejardines y calzadas.
Voluntario
Si desea informase sobre
los usos del suelo
permitidos en su
establecimiento.
Obligatorio para
establecimientos que
funcionen con terrazas o
zonas de anden. Solo en
3 zonas aprobadas por la
alcaldía.
Departamento
administrativo del medio
ambiente DAMA
Permiso de vertimientos;
permiso de concesión de
aguas subterráneas;
permiso de admisiones
atmosféricas para la
Obligatorio
De acuerdo con el
impacto ambiental que
genere su actividad.
Planes de acción administrativa y contable
48
fuentes fijas; solicitud de
registro de libro de
operaciones de empresas
forestales; solicitud de
certificado de
cumplimiento; solicitud de
concesión de aguas
superficiales; licencia
ambiental; registro de
avisos, registro de vallas
y murales artísticos
Instituto nacional de
vigilancia de
medicamentos y
alimentos, INVIMA
Ejecuta las políticas
formuladas por el
ministerio de la protección
social en materia de
vigilancia sanitaria y
control de calidad de
productos señalados en
las normas pertinentes.
Obligatorio
Según la normatividad
sanitaria al respecto de
productos que vigila y
proteja el INVIMA.
Nota. De “Guía para construir y formalizar una empresa.” por secretaria cámara de comercio. (2006).
Planes de acción administrativa y contable
49
6.3.1.2. Sistema De Servicios De Apoyo Empresarial De La Cámara De
Comercio De Bogotá
Apoyo a la creación de empresas
La cámara de comercio de Bogotá comprende que la creación de empresas
legalmente constituidas con proyección competitiva y perdurable en el tiempo,
son un motor de crecimiento y desarrollo de la ciudad y la región. En este
sentido, y basada en su experiencia y trayectoria contribuye y apoya
efectivamente a los emprendedores, en el proceso de creación y puesta en
marcha de nuevas empresas del centro nueva empresa.
El centro nueva empresa apoya paso a paso al emprendedor en su ciclo de vida
a través de servicios de información, orientación, formación, asesoría y
acompañamiento para facilitar la realización del sueño de crear una empresa
con las características necesarias para sostener una posición competitiva en el
mercado local, nacional y/o otros mercados internacionales.
Promoción del emprendimiento temprano:
• Servicios de orientación
• Servicios de formación
• Programa de mentaría
Apoyo para emprendedores y nuevos empresarios:
• Servicio de información para emprendedores
• Servicio de orientación y direccionamiento para emprendedores
• Programa de formación para emprendedores
• Servicio para la estructuración de nuevas empresas.
• Servicio para legalización de la nueva empresa
• Servicio de alistamiento par la aplicación al crédito.
Planes de acción administrativa y contable
50
Para ampliar la información y utilizar estos servicios lo invitamos a visitar los centros de
atención al emprendedor:
NUEVA EMPRESA
Centro: calle 16 # 9-42 local 102.
Teléfono: 3810270 extensión 283 o 3411014.
Correo electrónico: [email protected]
NORTE
Centro empresarial cedritos, avenida 19 #140-29 piso 3
Teléfono. 5927000 extensión 239
Correo electrónico: [email protected]
www.bogotaemprendedora.org.co
Apoyo al desarrollo empresarial.
Con el fin de promover la productividad y competitividad de las empresas
mipymes de la región, se ofrecen servicios especializados de orientación,
diagnósticos de empresas, consultoría especializada, tutoría y soluciones
financieras en diversos campos de la gestión empresarial.
Diagnóstico de consultoría para el mejoramiento productivo y competitivo
de las empresas.
Programa tutor: gestión estratégica-mercadeo y ventas
Apoyo en El uso de nuevas tecnologías de información
Conformación y consolidación de redes empresariales
Apoyo de la consecución de las soluciones financieras para mipymes
Apoyo a la promoción y comercialización
El departamento de promoción del comercio promueve el incremento de los negocios
en la región mediante la generación de espacio de acercamiento de alto potencial
Planes de acción administrativa y contable
51
comercial entre la oferta y la demanda de productos y servicios de nuestras empresas,
a través de eventos como: ruedas de negocios, misiones comerciales y ferias.
Herramientas de apoyo empresarial
La Cámara de comercio de Bogotá cuanta con la base de datos sistematizada
de las empresas formalmente registradas en Bogotá y la región. Con la
información utilizada diariamente, e empresario puede:
Identificar nuevos clientes y segmentos de mercado
Focalizar su negocio para incrementar sus ventas
Calificar cartera y aprobar desembolsos
Actualizar sus propias bases de datos
¿Cómo se realiza el cambio de un nombre de un establecimiento de comercio?
Debe diligenciar el formato ara cambio de nombre, este formato debe ser firmado por el
representante legal o persona natural y sede hacer presentación personal,
reconocimiento de contenido ante un notario; además debe pagar los derechos de
inscripción del documento.
¿Cómo se realiza el cambio de propietario de un establecimiento de comercio?
Con el contrato de compraventa del establecimiento.
Para conocer el procedimiento de registro ante la cámara y los requisitos del contrato,
se sugiere consultar la página de la ccb, en www.ccb.org.co (guías del registro
Planes de acción administrativa y contable
52
mercantil: como realizar la inscripción del contrato de compraventa de un
establecimiento de comercio).26
6.3.1.3. Equipamientos colectivos de bienestar social
Los equipamientos colectivos de bienestar social son las edificaciones y dotaciones
destinadas al desarrollo y a la promoción del bienestar social, a través de actividades
de información, orientación y prestaciones de servicios a grupos sociales específicos
definidos como: familia, infancia, orfandad, tercera edad, discapacitados y grupos
marginales. Agrupa, entre otros, a los hogares para la tercera edad, hogares de paso
para habitantes de la calle, casas vecinales, jardines infantiles, centros de atención
integral al menor en alto riesgo y centros de desarrollo comunitario.
Este sector centra su intervención en la prevención y asistencia a los grupos de
población más vulnerables, pues su acción se orienta hacia grupos que viven en
condiciones de pobreza y miseria.
Número de equipamientos de bienestar social por tipo en Santa Isabel según unidad de
planeamiento zonal.
26 Garzón, R., Bedoya, J., Olivos, A. Y Puentes, C., (2006). Guía para constituir y formalizar
una empresa (9.ª ed.). Ciudad: Bogotá D.C: Editorial departamento de publicaciones
cámara de comercio de Bogotá.:
Planes de acción administrativa y contable
53
Tabla 12. Sedes de bienestar social.
Nota. De “Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos” por secretaria de planeación, 2009, 5, P. 37.
http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
Vemos que la asistencia básica en el barrio Santa Isabel es de 40 establecimientos
donde se encuentran instituciones estatales como los son: jardines infantiles, sociales,
comunitarios entre otros lo que permite identificar a la unidad de negocio también el
tipo de población a la cual dirigirse y que tipo de comida podría fabricar en caso de
querer un convenio con una entidad estatal.
Los equipamientos de bienestar son de bajo impacto nocivo a su entorno inmediato,
por lo generar procesos de transformación urbana. Como figura en el cuadro anterior,
en Los Mártires se localizan 130 equipamientos de bienestar social, dentro de los
cuales se destacan los destinados a la asistencia básica que representan el 92,3%, en
este grupo se encuentran los jardines sociales e infantiles, casas vecinales, hogares
infantiles y comunitarios que atienden a los menores, con edades entre los 0 y 5 años,
clasificados entre los estratos 1 y 2. Como se observa en el cuadro, la UPZ La Sabana
concentra el mayor número de este tipo de equipamientos, con 80, en la unidad de
planeamiento zonal en Santa Isabel se localizan 40.
Planes de acción administrativa y contable
54
6.3.1.4. ONG Pasión y Vida
Esta ONG que actualmente tiene como área de trabajo toda la Cuidad de Bogotá, se
permite actuar en la localidad de los Mártires en el barrio de Santa Isabel para las
microempresas.
Es una organización sin ánimo de lucro, que desde el año 2002 ha venido trabajando
en el fortalecimiento de la familia como principal influyente de transformación social,
contribuyendo así con el mejoramiento de la calidad de vida de las personas
vinculadas, buscando generar procesos que promuevan el cambio desde el
compromiso, la creación y la puesta en marcha de su proyecto de vida.
La labor de esta ONG se desarrolla a partir de proyectos sociales, que están
fundamentados en principios y valores, los cuales desde las diferentes esferas de
influencia de la sociedad sirven de herramienta para la satisfacción de las necesidades
básicas de sus beneficiarios.
Tienen como Misión contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de personas que
se encuentran en condiciones de vulnerabilidad, a través de procesos de
transformación basados en principios y valores, ejecutando programas y proyectos que
aportan a la construcción social del país, utilizando los fundamentos y valores cristianos
como herramientas para la satisfacción de las necesidades básicas y tienen como
visión en 5 años, la Asociación Pasión y Vida será una entidad auto sostenible, que
atenderá el 25% la población vulnerable de la Comunidad Cristiana Manantial de Vida
Eterna en las áreas de salud, educación, emprendimiento, teniendo como base los
principios del Reino para fortalecer los valores cristianos en las familias beneficiadas y
por ende en nuestra sociedad.
Planes de acción administrativa y contable
55
La Universidad de la Salle interviene en este proceso de emprendimiento, ya que los
estudiantes son el recurso para dar soporte a unidad de negocios micro empresariales
con el recurso humano y poder hacer parte de la visión de esta ONG.27 Dicho proceso
es llevado a cabo por facilitadores sociales, los cuales realizan las visitas y
seguimientos de los casos en cada zona de la ciudad y municipios aledaños.
6.3.1.5. Marco Jurídico de las Microempresas.
Es de vital importancia analizar el marco jurídico en el que se encuentran, el sector de
las microempresas en Colombia, así como el deber del estado en la estimulación del
sector empresarial. A continuación encontraremos algunos artículos relacionados al
respecto.
El decreto 0427 dicta las disposiciones sobre los aspectos jurídicos de las Entidades
sin ánimo de lucro, reglamentando el Decreto 2150 de 1995 de la ley 590 de 2000 de
(Julio 10).28
Artículo1°. Objeto de la ley. La presente ley tiene por objeto:
a) Promover el desarrollo integral de las micro, pequeñas y medianas empresas en
consideración a sus aptitudes para la generación de empleo, el desarrollo regional, la
integración entre sectores económicos, el aprovechamiento productivo de pequeños
capitales y teniendo en cuenta la capacidad empresarial de los colombianos;
b) Modificado por el art. 1, Ley 905 de 2004, Modificado por el art. 74, Ley 1151 de
2007. Estimular la formación de mercados altamente competitivos mediante el fomento
27 ONG Pasión y Vida: fundamentos y áreas de trabajo, por asociación Pasión y Vida de
Iglesia Manantial de Vida Eterna.
28 Régimen legal de Bogotá, D.C., Recuperado el 21 de junio del 2014, de
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1333
Planes de acción administrativa y contable
56
a la permanente creación y funcionamiento de la mayor cantidad de micro, pequeñas y
medianas empresas, Mipymes;
c) Inducir el establecimiento de mejores condiciones de entorno institucional para la
creación y operación de micro, pequeñas y medianas empresas;
d) Promover una más favorable dotación de factores para las micro, pequeñas y
medianas empresas, facilitando el acceso a mercados de bienes y servicios, tanto para
la adquisición de materias primas, insumos, bienes de capital y equipos, como para la
realización de sus productos y servicios a nivel nacional e internacional, la formación de
capital humano, la asistencia para el desarrollo tecnológico y el acceso a los mercados
financieros institucionales;
e) Modificado por el art. 74, Ley 1151 de 2007. Promover la permanente formulación,
ejecución y evaluación de políticas públicas favorables al desarrollo y a la
competitividad de las micro, pequeñas y medianas empresas;
f) Señalar criterios que orienten la acción del Estado y fortalezcan la coordinación entre
sus organismos; así como entre estos y el sector privado, en la promoción del
desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresas;
g) Coadyuvar en el desarrollo de las organizaciones empresariales, en la generación de
esquemas de asociatividad empresarial y en alianzas estratégicas entre las entidades
públicas y privadas de apoyo a las micro, pequeñas y medianas empresas;
h) Apoyar a los micro, pequeños y medianos productores asentados en áreas de
economía campesina, estimulando la creación y fortalecimiento de Mipymes rurales,
i) Asegurar la eficacia del derecho a la libre y leal competencia para las Mipymes;
j) Crear las bases de un sistema de incentivos a la capitalización de las micro,
pequeñas y medianas empresas.
Planes de acción administrativa y contable
57
Artículo 2°.Modificado por el art. 2, Ley 905 de 2004, Modificado por el art. 75, Ley
1151 de 2007, Modificado por el art. 43, Ley 1450 de 2011. Definiciones. Para todos los
efectos, se entiende por micro, pequeña y mediana empresa, toda unidad de
explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades
empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana,
que responda a los siguientes parámetros:
Microempresa:
a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores;
b) Activos totales por valor inferior a quinientos uno (501) salarios mínimos mensuales
legales vigentes.
Parágrafo 1°. Para la clasificación de aquellas micro, pequeñas y medianas empresas
que presenten combinaciones de parámetros de planta de personal y activos totales
diferentes a los indicados, el factor determinante para dicho efecto, será el de activos
totales.
Parágrafo 2°. Los estímulos beneficios, planes y programas consagrados en la
presente ley, se aplicarán igualmente a los artesanos colombianos, y favorecerán el
cumplimiento de los preceptos del plan nacional de igualdad de oportunidades para la
mujer.29
Las Microempresas también tendrán otras obligaciones adicionales: No se debe
minimizar el impacto para este grupo de empresas solo por el hecho de ser micros, ya
que deben tener en cuenta lo siguiente: Llevar Contabilidad Simplificada, emitir Estados
Financieros y revelaciones abreviados, Aplicar Aseguramiento de la información de
29
Ley 590 (2000) DEL Congreso de Colombia. C, 1, Recuperado el 24 de mayo del 2014, de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=12672
Planes de acción administrativa y contable
58
nivel moderado y Utilizar las ONI (Otras Normas de Información, soportes, documentos,
reportes)30
6.3.1.6. Registro Único Tributario RUT
En este caso la unidad de negocio debe hacer este trámite ya que actualmente cuenta
con Rut pero ha cambiado de ubicación y también de actividad económica, según lo
reglamentado por la DIAN a continuación se muestra cuando se debe hacer la
actualización de este.
La actualización del RUT tendrá lugar cuando se modifiquen los datos de identificación,
ubicación y clasificación para las personas naturales. Para las personas jurídicas,
además de los anteriores, el estado de la organización, representación legal, junta
directiva, socios, revisoría fiscal o cualquier otro hecho que implique modificación de los
datos inicialmente consignados en el registro.
La actualización es el procedimiento que permite efectuar las modificaciones o
adiciones a la información contenida en el Registro Único Tributario y se adelantará
ante la DIAN y demás entidades autorizadas por ésta, acreditando los documentos
exigidos para la inscripción.
Es responsabilidad de los obligados, actualizar la información contenida en el Registro
Único Tributario, la cual deberá realizarse previamente a la ocurrencia del hecho que
genera el cambio, sin perjuicio de los términos señalados en normas especiales.
Se debe realizar directamente por el interesado o su apoderado, o de oficio por la
DIAN.31
30
Flórez, E. Recuperado de, http://actualicese.com/actualidad/2013/01/04/gobierno-emite-normas-contables-para-microempresas-formales-e-informales-que-quieran-formalizarse/ 31
DIAN, Recuperado de, http://www.dian.gov.co/contenidos/servicios/rut_preguntasfrecuentes.html
Planes de acción administrativa y contable
59
6.3.1.7. Certificado de Manipulación de alimentos:
Es importante que la microempresa que en este caso es un restaurante cuente con
este certificado de manipulación de alimentos, ya que por su actividad laboral tiene
contacto directo con los alimentos durante su preparación, fabricación, transformación y
venta, porque la ley las autoridades sanitarias lo exigen. A continuación se mencionan
algunos aspectos relevantes:
Artículo 1º. Numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y la Ley 9 de 1979-
Ámbito de Aplicación. La salud es un bien de interés público. En consecuencia las
disposiciones contenidas en el presente Decreto son de orden público, regulan todas
las actividades que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos, y
se aplicarán:
a. A todas las fábricas y establecimientos donde se procesan los alimentos; los
equipos y utensilios y el personal manipulador de alimentos;
b. A todas las actividades de fabricación, procesamiento preparación, envase,
almacenamiento, transporte, distribución y comercialización de alimentos en el
territorio nacional;
c. A los alimentos y materias primas para alimentos que se fabriquen, envasen,
expendan, exporten o importen, para el consumo humano;
d. A las actividades de vigilancia y control que ejerzan las autoridades sanitarias
sobre la fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento,
transporte, distribución, importación, exportación y comercialización de
alimentos; sobre los alimentos y materias primas para alimentos. 32
32 Constitución política de Colombia., Recuperado el 21 de junio del 2014, de
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3337
Planes de acción administrativa y contable
60
6.3.1.8. Certificado de bomberos
Es muy importante que el Restaurante cuente con este certificado ya que este le sirve
para dar fe que las instalaciones cumplen con todos los requisitos legales y
reglamentarios orientados hacia la prevención de incendios. A continuación se
nombran algunos aspectos importantes en cuanto al trámite.
Concepto técnico de seguridad humana y protección contra incendios.
El Concepto Técnico de Bomberos es la apreciación técnica emitida por el Cuerpo
Oficial de Bomberos de Bogotá D.C., a través de la cual se revisan las condiciones de
seguridad humana, riesgos de incendio, materiales peligrosos y sistemas de protección
contra incendios que se presentan en un inmueble en el cual funciona o funcionará un
establecimiento comercial.
Requisitos generales mínimos
En la revisión se revisarán los temas de seguridad humana y sistemas de protección
contra incendios, donde se verificará entre otras que su establecimiento cumpla con:
Seguridad humana:
Tenga el plan de emergencia y el personal lo conozca, los medios de evacuación
(escaleras, corredores, pasillos) sean suficientes en cantidad y dimensiones (ancho y
largo) para garantizar una adecuada evacuación, Los medios de evacuación no estén
obstruidos ni obstaculizados, los medios de evacuación estén señalizados y tengan la
suficiente iluminación y ventilación, las escaleras tengan bordes antideslizantes, y sean
materiales no combustibles, el alto y ancho de las puertas sea adecuado, y estas se
encuentren dispuestas para permitir la evacuación.
Planes de acción administrativa y contable
61
Materiales inflamables y combustibles:
El establecimiento almacene, transporte y maneje de forma adecuada los materiales
peligrosos (líquidos inflamables, combustibles, etc.).
Riesgos de incendio:
El establecimiento tenga adecuados procesos y/o instalaciones en el manejo de riesgo
para reducir la posibilidad de generar incendios. Entre los cuales se incluyan:
Garantizar el buen estado de las instalaciones eléctricas, evitando recargar las tomas
eléctricas, conexiones en mal estado, cables dañados e instalaciones eléctricas
recargadas, si tiene cilindros de GLP (Gas Licuado Del Petróleo) deben estar
debidamente instalados, en lugares abiertos y ventilados.
Sistemas de protección contra incendios
El edificio debe contar con extintores con su respectiva señalización, ubicados en sitios
visibles, de fácil acceso y sin obstrucciones, el personal debe conocer el manejo del
extintor, los extintores instalados deben tener respectivo mantenimiento y perfecto
estado. El edificio debe tener los sistemas de protección contra incendios según el
riesgo que maneje, el uso de la edificación, incluyendo, si así lo requiere: extintores,
sistemas de gabinetes contra incendio y rociadores automáticos, detección y alarma.
Los sistemas instalados cuentan con el mantenimiento y pruebas que requieran.33
33
Guía de trámites y servicios, Recuperado de http://portel.bogota.gov.co/guia/interfaz/ciudadano/VIEW_tramite.php?tipo=servicio&cambio=yes&id=216
Planes de acción administrativa y contable
62
6.3.1.9. Certificado Uso del Suelo
Es de vital importancia dar esta información a la unidad de negocio acerca del
certificado de uso del suelo ya que es obligatorio para todo Establecimiento Abierto al
Público, sea para oficinas, almacenes, locales, bodegas, etc., y antes de hacer algún
arreglo a el local tener esto en cuenta para no incurrir en más gastos o estar en peligro
de cierre del establecimiento comercial.
Si bien hay libertad económica y desarrollo de iniciativa privada para ejecutar
actividades mercantiles, todas las actividades están reguladas por el Estado para evitar
proliferación de determinadas actividades en ciertas zonas de la ciudad o por ser
contaminantes o inadecuadas en algunas zonas, contaminantes, etc. (Residencial,
Escolar, Hospitalario, industrial y demás).
De tal manera que para evitar esa proliferación irregular y generando riesgos a la
vecindad, la Ley 232 de 1995 exige la tenencia de unos requisitos de manera general
que son: Concepto de Uso de Suelo, Concepto Favorable de Salud Pública, Pagos por
Derechos de Autor –música y video-, Matrícula Mercantil vigente expedida por la
Cámara de Comercio, sobre la obligatoriedad de dichos requisitos.
El Uso de Suelo está regulado por los Concejos Distritales y Municipales, pues son
ellos los que a través de la creación del Plan de Ordenamiento Territorial –POT-,
determinan el uso y destinación de se le puede dar a cada una de las zonas de la
ciudad, sus calles, zonas de expansión urbana, etc.
De tal manera que es el Concejo, el que determina si en X calle de la ciudad, se
permite el funcionamiento de entidades educativas, establecimientos de preparación o
ventas de comidas, discotecas, ferreterías, parqueaderos, panaderías, fábricas, etc.
Cómo se anotó anteriormente, el Plan de Ordenamiento Territorial –POT- y por ende, la
definición de los Usos de Suelo de una ciudad son elaborados por los Concejos
Municipales o Distritales, pero son las Oficinas de Planeación Municipal o Distrital de
Planes de acción administrativa y contable
63
las Alcaldías, quienes son las encargadas de expedir dicho concepto a quien se lo
solicite, sobre cada calle y carrera y zona exacta de la ciudad.34
6.3.2. Simbólico culturales
Bibliotecas, hemerotecas, archivos, museos y centros de ciencia y tecnología. Al igual
que los anteriores equipamientos culturales, éstos se ven como dotaciones estratégicas
para construir mercados que pueden consolidar centralidades y dirigir el desarrollo
urbano, de acuerdo con los usos del suelo propuestos por el plan de ordenamiento
territorial. El encuentro y la cohesión social se pueden llevar a cabo en los
equipamientos destinados a apoyar la organización social y la expresión colectiva a
escala barrial, de la comunidad en general o de grupos específicos. Estos tipos de
equipamientos de gran valor para la comunidad son: centros cívicos, casas juveniles y
salones comunales.
La localidad de Los Mártires posee un total de 10 equipamientos culturales, dentro de
los cuales 5 pertenecen al grupo que corresponde encuentro y cohesión social, 3
corresponden a espacios de expresión y 2 son de la categoría de memoria y avance
cultural. La UPZ La Sabana figura con el mayor número de equipamientos culturales
con 8 y la UPZ Santa Isabel presenta sólo 2 equipamientos.35
34 Uso de Suelo (2010). documento obligatorio para poder tener un establecimiento abierto
al público, recuperado de, http://actualicese.com/actualidad/2010/01/21/uso-de-suelo-un-
documento-obligatorio-para-poder-tener-un-establecimiento-abierto-al-publico/ 35 Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos (2009), Recuperado el 24 de mayo del 2014, de http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones%20SDP/PublicacionesSDP/14los_martires.pdf
Planes de acción administrativa y contable
64
El barrio Santa Isabel presenta pocos equipamientos culturales lo que afecta la unidad
de negocio de manera negativa ya que no habría concurrencia o fluencia de personas
en estas instituciones culturales, en este caso los clientes se encontrarían en otro
segmento.
7. DISEÑO METODOLÓGICO
7.1. Tipo de investigación.
La investigación cualitativa “es un método de investigación usado principalmente en las
ciencias sociales que se basa en cortes metodológicos basados en principios teóricos
tales como la fenomenología, hermenéutica, la interacción social empleando método de
recolección de datos que son no cuantitativos, con el propósito de explorar las
relaciones y describir la realidad tal como la experimentan los correspondientes” 36 Este
tipo de investigación se utilizo ya que se recolectaron los datos con la persona
involucrada en el proyecto quien fue la fuente principal que aporto la información.
7.2. Fuentes primarias
La fuente principal de de la investigación fue la obtención de información a través de
la unidad de negocio, lo que permitió identificar los problemas y las necesidades
primordiales a nivel contable y administrativo de la microempresa informal.
7.3. Fuentes secundarias
Las herramientas utilizadas para la recolección de información fue consulta de
diferentes libros en cuanto al manejo contable básico y procesos administrativos básicos
en una microempresa, consultas páginas web, tutoría constante, documentación e
información por parte de la fundación involucrada Pasión y vida.
36
RAMIREZ, L. (2004). Investigación. Recuperado el 13 de Septiembre del 2014. http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n
Planes de acción administrativa y contable
65
8. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
8.1. Método de Observación
Este método se empleó con el fin de realizar de forma eficiente la recolección
de datos en el trabajo de campo, lo que nos permitió determinar los
conocimientos administrativos y contables básicos que tenía la unidad de
negocio.
El método fue implementado en la visita constante a la unidad de
negocio identificando así:
El desempeño de la persona involucrada con microempresa
Interacción de la unidad de negocio con el entorno.
Comportamiento con personal a cargo y clientes
Interés por parte de la unidad de negocio por implementar las
diferentes recomendaciones y observaciones hechas.
8.2. Entrevista
Con el fin de identificar las problemáticas de la unidad de negocio se determino el uso
de este instrumento el cual permitió de manera detallada conocer a fondo la situación
actual y real de la unidad de negocio y de la microempresa, en el ámbito económico,
social y laboral; a través de diferentes preguntas abiertas, (ver anexo 1) nos permitió de
manera eficaz, medir y evaluar puntos fuertes y débiles para adoptar una contribución
significativa al asesoramiento e implementación de procesos básicos administrativos y
contables de acuerdo a las necesidades identificadas.
Planes de acción administrativa y contable
66
8.3. Población
La población con la que se llevó a cabo la investigación son todas las personas o
aspirantes vinculadas a una ONG en este caso a la fundación Pasión y Vida con un
objetivo común de recibir apoyo y asesoramiento en aspectos contables y
administrativos.
8.4. Muestra
La muestra con la que se llevo a cabo la investigación fue con 1 persona llamada Luz
Dary Ospina, la cual estaba vinculada a una iglesia Cristiana llamada Manantial de vida
Eterna y esta a su vez a la Fundación Pasión y vida.
9. ANÁLISIS DE RESULTADOS
9.1. Gestión contable
Registros contables:
Se realizó una asesoría en cuanto a cómo llevar un registro contable en un libro
diario, donde se explicó detalladamente la ubicación de ingresos y egresos en
éste (Ver anexo 3). Así como el reclutamiento de cada factura, como un soporte
contable de la organización de los gastos. (Ver anexo 4).
La unidad de negocio pone en práctica los conocimientos adquiridos por parte
de los estudiantes con un resultado favorable, Lo cual se constituye e
institucionaliza como una buena práctica y un hábito para una estructura
contable básica que permita tener una medida real y plausible de entradas y
salidas contables.
Planes de acción administrativa y contable
67
Prorrateo de costos:
COSTEO PARA 35 BANDEJAS CON CHURRASCO
MEDIDA PRECIO U/N
ARROZ 6 Lb 16.800
CHURRASCO 20 Lb 136.000
CONDIMENTO 1/4, Lb 800
CEBOLLA 2 Lb 4.000
PULPA DE FRUTA 5 Lb 5.000
SAL 200
GAS 5.000
MANO DE OBRA 10.000
ACEITE 1/4 Lt 4.000
PAPA 10 Lb 5.000
DESECHABLES 5 U/N 1.000
TOTAL 187.800
COSTEO PARA 35 BANDEJAS CON POLLO
MEDIDA PRECIO U/N
POLLO 35 U/N 49.000
ARROZ 6 Lb 16.800
SAL 1/8, Lb 200
GAS 5.000
CONDIMENTO 5 Lb 800
FRUTA 2 Lb 5.000
CEBOLLA 15 Lt 4.000
AGUA 15 Lb 5.000
PAPA 1/4, Lt 1.500
ACEITE 8 U/N 2.000
MADUROS 4.000
HONORARIOS 10.000
DESECHABLES 5 U/N 10.000
TOTAL 104.000
COSTEO PARA 35 BANDEJAS ARROZ CON POLLO
MEDIDA PRECIO U/N
POLLO 5 Lb 21.000
ARROZ 6 Lb 16.800
SAL 200
GAS 5.000
CONDIMETO 800
FRUTA 5 Lb 5000
ACEITE 1/4 Lt 4.000
MADUROS 10 U/N 5.000
MANO DE OBRA 10.000
DESECHABLES 5 U/N 1.000
VEGETALES ENSALADA 3 Lb 5.000
SALCHICHAS 10 U/N 8.000
ARVEJA 2 Lb 5.000
ZANAHORIA 1 Lb 1.000
TOTAL 87.800
COSTEO PARA 35 ALMUERZOS CON FRIJOL
MEDIDA PRECIO U/N
ARROZ 8 Lb 10.000
FRIJOL 6 Lb 16.800
SAL 8 Lb 200
AGUA 10 Lt 4.000
CONDIMENTOS 7 Lb 800
CEBOLLA 2 Lb 4.000
PULPA DE FRUTA 5 Lb 5.000
GAS 6.000
CARNE 8 Lb 54.400
MADUROS (PLÁTANO) 8 U/N 4.000
VEGETALES ENSALADA 2 Lb 4.000
ACEITE 1/4. Lt 2.000
MANO DE OBRA 10.000
DESECHABLES 5 U/N 1.000
TOTAL 122.200
Planes de acción administrativa y contable
68
Tras de haber aplicado un proceso de prorrateo de costos (Ver anexo 5) en cada
uno de los productos elaborados en el restaurante “LUZ DARY” los resultados
arrojados son favorables para la empresa.
Se ha tomado como base el total de almuerzos producidos diariamente 35
unidades y como referencia del precio de venta por cada unidad $ 5.000.
En el análisis de cada producto se involucra los gastos de arriendo diario el
consumo de servicios públicos por dicha producción y el costo de mano de obra
directa incurrida en esta.
Cada almuerzo incluye un principio (frijoles, garbanzo, lentejas y alverja), arroz
porción de carne (pollo, pescado, sobre barriga carne de res o carne de cerdo),
jugo, tajada de maduro, y porción de ensalada.
La variación del porcentaje encontrado en cada platillo preparado se debe al
cambio de tipo de carne, al aplicar el prorrateo en un platillo con carne de res nos
arroja el porcentaje más favorable de los analizados, el segundo es el arroz con
pollo el tercero bien siendo sobre barriga en salsa y pescado.
Los porcentajes oscilan entre el 40% y el 28% del porcentaje invertido en cada
platillo, esta información obtenida nos permite concluir que los productos
producidos en la empresa poseen una rentabilidad favorable para este.
Otro gran ítem que afecta la rentabilidad obtenida en cada plato es el principio este
afecta en un 15% de la utilidad entre los que más afectan tenemos los garbanzos
con un 21% y frijoles con el 19% del total de los costos incurridos en la producción
de cada plato.
Planes de acción administrativa y contable
69
9.2. Gestión Administrativa
Análisis foda.
La aplicación de esta herramienta permite obtener un diagnóstico detallado
de la microempresa en cuanto a sus debilidades, estas son de carácter
interno, es decir dependen única y exclusivamente de la microempresa,
permite analizar cuáles son los puntos a trabajar con más fuerza y con más
focalización, otras variables de factor interno son las fortalezas, el análisis de
estas nos permite saber en qué se puede apoyar y con que cuenta la
microempresa en el momento. La oportunidades son de carácter externo, es
una variable positiva ya que permite identificar el aprovechamiento de la
empresa con el entorno y por ultimo las amenazas que también son externas
las cuales son necesarias identificarlas con el fin de que la microempresa
esté preparada y tenga herramientas para minimizar el impacto de estas.
FORTALEZAS
DEBILIDADES
ANÁLISIS FODA
La unidad de negocio
cuenta con
conocimiento del
negocio ya que había
trabajado antes en el
sector de alimentos.
Cuenta con los
implementos mínimos
Desconocimientos en
el área contable y
administrativa.
Desorganización al
proveerse de insumos
y materia prima para
la fabricación del
producto.
Inicio del negocio con
Planes de acción administrativa y contable
70
para iniciar la
fabricación de su
producto, como local e
insumos como
maquinaria y equipo
como estufa, mesas,
sillas, cubiertos,
vitrinas, insumos
alimenticios.
Se encuentran
ubicados en un sector
reconocido de la
ciudad donde se
permite desarrollar su
actividad económica.
endeudamiento del
mismo.
Falta de
documentación
mínima y necesaria
para el
funcionamiento de un
Restaurante, como lo
es el certificado de
manipulación de
alimentos, Bomberos
y uso de suelos.
No cuentan con el
personal suficiente
para atender el
número de clientes.
Por el tamaño de la
organización, no se
cuenta con un sistema
de vinculación formal
para los empleados.
OPORTUNIDADES-O ESTRATEGIAS - FO
ESTRATEGIA - DO
Apoyo actual de La
Iglesia Cristiana
Manantial de vida
eterna quien a través
Con al apoyo de la
fundación, aumentar
la inversión permitiría
sacar al mercado
Aprovechamiento e
capital humano de los
estudiantes y de la
ONG permitiendo el
Planes de acción administrativa y contable
71
de la Fundación
Pasión y vida cuenta
con apoyo de capital
en caso de ser
necesitarlo como
donaciones.
Alto potencial del
mercado creciente en
consumo para comidas
rápidas en la Localidad
de los Mártires en el
barrio Santa Isabel.
Excelente ubicación en
parte comercial, que
permite garantizar
venta en volumen del
producto.
La demanda de
alimentos,
especialmente de
comida rápida con
tendencia creciente.
Mejorar el catálogo de
proveedores que
permitan la compra de
insumos a bajo precio
del mercado para la
obtención de
rentabilidad.
variedad de
productos.
Aprovechando la
demanda existente
para captúrala a
través de un factor
diferencial con los
competidores a
través de
establecimiento de
precios y calidad del
producto.
La compra de
insumos en lugares
adecuados en mayor
proporción permitirá
generar más
ganancia y reinvertir
nuevamente en el
mejoramiento del
producto ofrecido.
asesoramiento en
necesidades básicas
de la microempresa.
Focalizar el horario y
días de venta para
lograr identificar
aprovechamiento del
recurso humano en
este caso los
empleados.
Realizar un
cronograma de
actividades que
permitan de manera
organizada dedicar
tiempo al
asesoramiento y
tiempo a la ejecución
de procesos en
cuanto a la
documentación.
Planes de acción administrativa y contable
72
Realización de
cotizaciones a
diferentes academias
de baile con el objetivo
de generar una
demanda fija, que
permita establecer
ingresos.
AMENAZAS-A ESTRATEGIAS-FA ESTRATEGIAS DA
Varios competidores
con el mismo producto,
en el mismo sector.
Inestabilidad económica
del país
Altos precios en
productos cárnicos.
Obligaciones
financieras.
Hacer una encuesta
de precios en el
mercado para estar a
nivel competitivo.
Utilizar los
implementos
adecuados para
manipulación de
alimentos lo que
genere seguridad al
consumidor a la hora
de comprar un
producto.
Realizar
investigación y
cotizaciones con
diferentes
proveedores.
Recibir asesoramiento
contable y
administrativo.
Continúa capacitación
en el manejo de
facturas y registro
contable inicialmente.
Hacer los
procedimientos
necesarios para que
el Restaurante cuente
con la mínima
documentación para
su funcionamiento
como lo es el
certificado de
manipulación de
Planes de acción administrativa y contable
73
Con las ganancias
Obtenidas adelantar
en lo posible
obligaciones
financieras para
reducir interés en la
deuda.
alimentos, Bomberos
y uso de suelos.
La matriz utilizada nos permitió identificar las diferentes estrategias que debemos
utilizar en la microempresa Restaurante Luz Dary.
Planes de acción administrativa y contable
74
Diagnóstico de la microempresa a través de la entrevista: Por medio de
entrevista utilizada como herramienta de recolección de información e
investigativa (Ver Anexo 1), fue posible identificar la situación actual de la unidad
de negocio, sus necesidades primordiales, así como algunos aspectos
económicos y demográficos. Parte fundamental y principio de este trabajo se
soportan en esta sección, pues es el conocimiento a profundidad de todo lo
concerniente a la unidad de negocio y su entorno, lo que permitió identificar y
clasificar completamente las necesidades y falencias en la gestión
administrativa y contable.
Recolección de información e identificación de necesidades a través de la
observación: la información recopilada en el sector, el estudio del entorno
mediante la observación, el análisis del mercado de la localidad, permiten tener
el conocimiento suficiente para el análisis de tendencias con respecto al
producto ofrecido por la unidad de negocio y su ubicación respecto a la
competencia.
Tener conocimiento del entorno demográfico y geográfico de la Localidad de los
Mártires en el barrio Santa Isabel y sumado algunos documentos ya existentes
de la unidad de negocio, pueden ayudar al avance del proceso de formalización
de empresa, respecto a la documentación de ley frente a los entes de control.
(Ver Anexo 2)
Se detectaron algunas necesidades físicas primordiales como: La ubicación
clara y visible del nombre del establecimiento y de sus productos, que no limite
su espectro de venta (actualmente el local aparece como “Cali paisa
empanadas”).
Planes de acción administrativa y contable
75
Revisión de documentación: En esta actividad se revisó la documentación
mínima requerida con la cual contaba la unidad de negocio. Los resultados no
fueron favorables ya que en ésta microempresa no se llevo a cabo el trámite de
ningún documento, por lo cual se realizo el debido proceso para la adquisición
de estos.
Trámite de certificado de manipulación de alimentos:
Se asesora a la unidad de negocio en donde puede hacer el trámite y
diligenciamiento del certificado:
Es un documento que debe obtener toda persona que interviene directamente
en actividades de fabricación, procesamiento, preparación, envase,
almacenamiento, transporte, expendio de alimentos o manipulación, ya sea de
forma ocasional.es necesario realizar el curso que tiene una duración de 6
horas. (Ver anexo 7)
Trámite de certificado de bomberos:
En este aspecto se indica a la unidad de negocio lo correspondiente en cuanto a
pasos e importancia de tener este certificado frente a futuras revisiones e
interventorías. Principalmente el documento es el Concepto Técnico de
Bomberos emitido por el Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá D.C., a través
de la cual SE REVISAN las condiciones de seguridad humana, riesgos de
incendio, materiales peligrosos y sistemas de protección contra incendios que se
presentan en un inmueble en el cual funciona o funcionará un establecimiento
comercial.
Planes de acción administrativa y contable
76
En esta actividad se realizó una debida señalización de rutas de evacuación,
materiales contra incendio y botiquín de primeros auxilios, siendo mínimos pero
de gran relevancia para la seguridad humana en la microempresa. (Ver anexo 6)
Trámite de uso de suelos
En ésta se explica a la unidad de negocio el trámite e importancia y los pasos a
seguir para la realización del trámite. Es un mecanismo de información que
permite al interesado conocer si un uso y/o actividad es viable que se desarrolle
en determinado sector conforme a los usos del suelo asignados según el POT.
Dicho concepto no corresponde a licencia de funcionamiento, permiso para
desarrollar una actividad ya sea comercial, institucional, industrial, etc. Quienes
pretendan iniciar actividad comercial, industrial institucional, etc., deberán
comunicar o solicitar dentro de los 30 días siguientes a la apertura de la misma
al Departamento Administrativo de Planeación Municipal.
Trámite de actualización del Rut: Se explica a la unidad de negocio la
importancia de tener este documento actualizado y para qué sirve, se
despejan las dudas sobre la parte impositiva según la ley y se desarraiga
las creencia populares. Principalmente el documento avala (ante la ley y
el estado) e identifica la actividad económica, ante terceros con quienes
sostenga una relación comercial, laboral o económica en general y ante
los diferentes entes de supervisión y control, a su vez, este documento le
señala sus obligaciones frente al Estado Colombiano según las leyes
vigentes al año gravable.
Planes de acción administrativa y contable
77
10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
N° ACTIVIDAD FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
22 1 8 15 22 29 5 12 19 26 3 10 17 24 31 9 14 21 28 5 12 19
1
RECONOCIMIENTO
DE LA FUNDACIÓN
PASIÓN Y VIDA
3 Horas
2
GESTIÓN EN
MICROEMPRESA
NÚMERO 1
5.5h 6
h
6
h
6
h
6
h
3
GESTIÓN EN
MICROEMPRESA
NÚMERO 2
6
h 6h 6h 6h
4
DIAGNÓSTICO DE
LA
MICROEMPRESA A
TRAVÉS DE LA
ENTREVISTA
5h
5 RECOLECCIÓN DE 5h
Planes de acción administrativa y contable
78
INFORMACIÓN E
IDENTIFICACIÓN
DE NECESIDADES
6
ASESORAMIENTO
CONCEPTOS
BÁSICOS
ADMINISTRATIVOS
3h
7
ASESORAMIENTO
CONCEPTOS
BÁSICOS
CONTABLES
3h
8 REVISIÓN DE
DOCUMENTACIÓN 2h
9
VERIFICAR EL
REGISTROS
CONTABLE
2h
10 REALIZACIÓN DE
COTIZACIONES 4h
11
ENTREGA
INFORME
DIAGNÓSTICO
1h
Planes de acción administrativa y contable
79
12
TRÁMITE DE
CERTIFICADO DE
MANIPULACIÓN
DE ALIMENTOS
4h
13
TRÁMITE DE
CERTIFICADO DE
BOMBREOS
4h
14 TRÁMITE DE USO
DE SUELOS 4h
15
TRÁMITE DE
ACTUALIZACIÓN
DEL RUT
4h
16
ENTREGA
INFORME DE
SEGUIMIENTO
1h
17 ENTREGA
INFORME FINAL 1h
TOTAL 99.5
HORAS
Planes de acción administrativa y contable
80
11. LUGAR
El trabajo de campo se realizó en la localidad de los mártires en el barrio Santa Isabel
en la dirección cra 29 #3-6 esquina, en donde queda ubicado el local de la unidad de
negocio.
El proceso de proyección social, finaliza con la implementación en procesos básicos
administrativos y contables para la microempresa, lo ideal sería cumplir con la
documentación necesaria para el funcionamiento óptimo de la microempresa pero se
depende del querer actuar de la unidad de negocio, se llegara hasta donde la unidad
de negocio permita implementación y asesoramiento en cuanto a documentación de
formalidad para su negocio como de asesoría posible en aspectos administrativos y
contables.
12. RECURSOS HUMANOS
Contar con asesoría continua de parte del administrador y el contador en todo el
proceso de creación de empresa.
Disponibilidad de la unidad de negocio para permitir asesoramiento y trámites en
cuanto al aspecto contable.
El seguimiento de docentes de la universidad de la Salle que se encuentran al
frente de cada una de los proyectos de proyección social.
13. CONCLUSIONES
La falta de conocimiento por parte de la semilla o unidad de negocio en
conceptos básicos contables genera desorganización y desequilibrio a nivel
financiero.
La falta de competitividad en el mercado por parte de la unidad de negocio en
mayor parte dependen del desconocimiento administrativo: falta de planeación,
organización y la dificultad para tomar decisiones acertadas.
Planes de acción administrativa y contable
81
Teniendo en cuenta el crecimiento del empleo informal en el sector
microempresarial se hace cada día más importante e indispensable prestarle
atención y apoyo a todo este tipo de empresas que ha empezado a tener más
peso relevancia dentro de la economía en los últimos tiempos en nuestro país.
A través de la Fundación Pasión y vida y de la Universidad de la Salle quienes
nos permitieron dar un aporte social a una persona escasa de recurso humano
para el funcionamiento de su unidad de negocio y recurso de económico con
una valoración, disposición aceptación y aplicación por parte de la semilla de las
diferentes asesorías brindadas.
Se encontró que la carencia de registros contables mínimos generaban perdidas
económicas a la unidad de negocio, causada por la desorganización en el
manejo del flujo de caja.
Se evidencio que la falta de documentación mínimo requerida para el
funcionamiento del establecimiento Restaurante Luz Dary, no permite hacer
diferentes descuentos con proveedores y contrataciones con grandes clientes.
La falta de señalización en la unidad de negocio representa peligro para los
clientes y para los dueños del negocio ya que no contaban con botiquín y las
respectivas rutas de evacuación.
Planes de acción administrativa y contable
82
14. LOGROS
En cuanto a los aspectos contables se logró que la microempresa manejara el
libro diario contable (ver anexo 3) lo que le permite dar razón de cuánto dinero
sale y cuánto dinero entra, llevando una contabilidad por partida simple, donde
solo se registran los ingresos y los gastos.
Asesoramiento conceptos básicos contables, se realizó el asesoramiento para el
manejo del libro contable. Ubicación de ingresos, egresos y utilidad; explicando
cada uno de los términos relacionados, con el objetivo de llevar un control
contable a la unidad de negocio, estipulando cada uno de los rubros de la
operación y soportando cada registro con la factura correspondiente.
Asesoramiento conceptos básicos administrativos, en este asesoramiento se
destacó la relevancia de conceptos básicos como lo son: Planeación,
Organización Dirección y Control, lo que se busca en la unidad de negocio es
que la microempresa tenga objetivos claros y que especifique, procedimientos y
tareas de acuerdo a lo planeado, analizado y sugerido que consecuentemente
ayuden a implementar buenas prácticas de manufacturación (manipulación de
alimentos) , innovación (incursionar en nuevos mercados), capacitación ( cursos
por medio de entidades estatales como el SENA) y que en general se
institucionalicen las buenas prácticas administrativas (también contables) no solo
para los entes de control si no como control interno.
Se logró que la semilla aprendiera el manejo del libro de costos (ver anexo 5)
con el fin de que pudiera establecer precio real con ganancia estimada por
producto, lo que le permite también calcular y establecer margen de
rentabilidad a obtener.
Planes de acción administrativa y contable
83
A través de la entidad Cámara de comercio, y con acompañamiento por parte
de nosotros se enfoca la enseñanza de los pasos a seguir para tramitar
certificados mínimos para el funcionamiento de la microempresa como los son
Certificado de Bomberos y uso de suelos.
Se logró implementar a través de bomberos la señalización de la microempresa
informal Restaurante luz Dary. (ver anexo 6).
Con el uso de la matriz DOFA se Diseñaron posibles estrategias administrativas
y contables, para el mejoramiento de los procesos internos de la microempresa
informal, estrategias que nacieron de las diferentes debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas de la microempresa.
Se puede concluir que a través de la herramienta de carácter cualitativo como lo
es la entrevista ( ver Anexo 1) se logra Identificar el estado actual contable y
administrativo del Restaurante Luz Dary, a través de esta herramienta se
conoció la situación general de la microempresa informal así como las
necesidades más importantes y significativas, encontrando que la microempresa
no llevaba ningún registro contable y ningún manejo de tipo administrativo lo que
permitió generar un diagnóstico para establecer las medidas a utilizar con la
microempresa.
Con acompañamiento constante se logra dar Asesoría a la microempresa
informal Restaurante Luz Dary enfocada a un manejo en el libro diario( ver
anexo 3) y los diferentes soportes respectivos como facturas (ver anexo 4) que
respaldan los ingresos y egresos en la microempresa, así como el trámite de
documentación necesaria para el funcionamiento como lo es el Rut, Certificado
de Manipulación de Alimentos, Uso de Suelos y Bomberos dándole a la
microempresa la posibilidad de dar los primeros pasos para su formalización.
Planes de acción administrativa y contable
84
15. RECOMENDACIONES
Dar continuidad a procesos contables y administrativos los cuales fueron brindados a través de asesoría por parte de los capacitadores.
Utilizar constantemente y sin interrupciones las herramientas contables implementadas como el libro diario y la hoja de costos.
No interrumpir el proceso de recolección de información (facturas) que permitan dar fe a los soportes contables.
Que se apliquen los conceptos de Organización y planeación en todos los procedimientos de la empresa con el fin de mejorar la toma de decisiones.
Es importante actualizar periódicamente la documentación requerida ya que algunos certificados se renuevan cada año como: el certificado de manipulación de alimentos, bomberos y uso de suelos.
Planes de acción administrativa y contable
85
ANEXOS
1. Entrevista
ENTREVISTA A RESTAURANTE LUZ DARY
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
PERSONA
ENTREVISTADA: Luz Dary Ospina
ENTREVISTADORES: Heidy Saboya y Edison Mogollón
FECHA: 3 DE MAY
DE 2014
MOTIVO: DIAGNÓSTICO
MICROEMPRESA
ACTIVIDAD ECONÓMICA
1- ¿Cuál es la actividad económica de su negocio?
Rta: El negocio consiste en venta de empanadas, desayunos y Almuerzos.
2- ¿Donde está ubicado su negocio?
Rta: carrera 29 #3-6 esquina en el barrio Santa Isabel.
3- ¿Con que servicios públicos cuenta su negocio?
Rta: Luz, Agua y Gas.
4- ¿El sector donde está ubicado su negocio a que estrato pertenece?
Rta: Estrato 3.
5- ¿Cuál es el nombre o razón social de su empresa?
Rta: La empresa no tiene nombre.
6- ¿Su negocio está constituido como empresa familiar?
Rta: No está constituido.
7- ¿Con que documentos cuenta su negocio?
Rta: solo cuenta con el Rut pero se encuentra desactualizado.
8- ¿Cuáles son los activos de su empresa?
Planes de acción administrativa y contable
86
• Estufa Industrial
• Entrepaño en acero inoxidable pegado a la pared.
• Microondas marca Kalley
• Nevera marca Daewoo.
• cafetera
• 1 greca
• 1 repisa
• 2 barras en acero inoxidable
• 2 láminas en acero inoxidable que hacen de división
• 8 sillas azules tipo banca comida rápida
• Platero portátil
9- ¿Ha tenido apoyo económico a través de entidades financieras o
particulares?
Rta: El suegro de la hija presto 1’500.000 y el negocio le fue vendido por un
tercero llamado Liliana Andrea Saldamaya por valor de 3.000.000 a quien le
debe la totalidad del valor del negocio.
10- ¿Cada cuánto paga obligaciones y a qué plazo?
Rta: A diario pide crédito en la tienda del frente para suministro de todos los
insumos de la preparación del producto y paga letras de 200.000 cada 8 días
para cumplir con la deuda de la venta del negocio. 3.000.000
11- ¿Quienes son los proveedores de su negocio?
Rta: La Tienda del frente, un señor Saúl quien le vende a crédito de un
negocio llamado La Placita Rondón.
12- Cuáles son los ingresos que percibe diaria y mensualmente en promedio?
Rta: 100.000 a diario y en promedio 2.000.000 al mes.
Rta: 100.000 a diario y en promedio 2.000.000 al mes.
13- ¿Porque concepto la empresa recibe más ingresos?
Planes de acción administrativa y contable
87
Rta: El Almuerzo y las comidas rápidas.
14- En que están representados los mayores gastos de la empresa?
Rta: En el arriendo ya que se pagan $900.000.
15- En promedio cuanto capital adeuda su empresa actualmente?
Rta: 5.000.000 en promedio.
16- Destina Ud. dinero de la empresa para otros gastos?
RTA: si para necesidades personales o de la casa ya que en este momento
solo cuento con este ingreso.
17- Como cree Ud. que podría mejorar los ingresos de su empresa?
Rta: Enchapando las paredes, con publicidad y otro letrero que Postobon está
por traer al negocio.
18- Cuál es el porcentaje de ganancia que espera Ud. de su negocio?
Rta: No sé, pero desearía ganar 50% libres.
19- ¿Las empresa genera utilidades suficientes para pagar salarios?
RTA: No
20- ¿Cree usted que puede minimizar algunos gastos? ¿Cuáles?
Rta: No ya que en este momento está iniciando el negocio.
PRODUCTO
21- ¿Qué tipo de productos vende?
Rta: • Desayuno
• Almuerzo
• Empanadas
• Comidas rápidas
22- ¿Cómo clasifica Ud. los precios de acuerdo al producto?
Rta: No los clasifico.
23- ¿A qué otras empresas distribuye sus productos o a qué tipo de
población?
Planes de acción administrativa y contable
88
Rta: A las amas de casa y trabajadores de otros locales y compradores
ocasionales.
24- Es visitado por entidades de sanidad o ambientales. ¿cuáles?
Rta: No, Ningana.
NEGOCIO
25- Existen en el sector otros negocios similares?
Rta: Cercanos no.
26- En qué días de la semana hay mayor movimiento comercial en su
negocio?
Rta: el negocio tiene horario de atención De lunes a sábado, pero los lunes
viernes y sábados son los días más representativos en ganancias para el
negocio.
RECURSOS HUMANOS
27- ¿Cuántos empleados tiene?
Rta: Actualmente cuento con 2 empleados: Marion Rodríguez ( hija) y
Sebastián de la torre (yerno).
28- ¿Cuáles son las tareas de sus empleados?
Rta: Sebastián de la Torre asa las carnes
Marion rodríguez ayuda a quehaceres varios, lavar losa, pasar platos, hacer
mandados.
29- ¿Cuál es el promedio de gastos destinados a la nómina?
Rta: No hay.
30- ¿Cuál es el control administrativo y contable con el que su empresa
cuenta actualmente?
Rta: Actualmente no hay nada administrativo ni contable por hasta ahora
estamos empezando.
31- ¿Cuáles son las mayores dificultades que ha tenido la empresa?
Rta: La falta de implementos para iniciar a trabajar como: cubiertos, platos,
vasos, y el negocio actualmente está muy desorganizado, los espacios son
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muy pequeños y toco empezar sin capital.
32- ¿Cree Ud. que su empresa necesita una asesoría administrativa y
contable? ¿Por qué?
Rta: Si claro, ya que se necesita un orden en el negocio para saber si está
generando utilidades y que el negocio en un futuro se pueda proyectar para
que sea más grande.
2. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE
NECESIDADES A TRAVÉS DE LA OBSERVACIÓN
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3. LIBRO DIARIO
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4. FACTURAS
5. HOJA DE COSTOS
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6. SEÑALIZACIÓN
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7. CERTIFICADO DE MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS
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BIBLIOGRAFÍA
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