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Planejamento de materiais com foco na eficiência:
Giro de estoque e planejamento de materiais
15 de Março 2017
Sérgio Henrique Oliveira
Gerente de Logística da Rede Mater Dei de Sáude
Desde a fundação, em 1º de junho de1980, o Mater Dei acompanha os desafiosdo setor crescendo à medida que crescemtambém as demandas dos clientes, corpoclínico e operadoras de saúde por maisserviços.
A primeira expansão ocorreu no ano 2000,com o projeto “Mater Dei 2000 – Maior eMelhor”, com a inauguração do bloco 2 doMater Dei Santo Agostinho.
Assumimos mais um desafio: contribuir paraatender uma demanda maior de serviços econtinuar a ser referência com o Mater DeiContorno.
Rede Mater Dei de Saúde
Rede Mater Dei de Saúde
Um hospital moderno com o que háde mais avançado em arquitetura eengenharia hospitalar, estrutura dosmelhores hospitais do mundo e altatecnologia.
Mater Dei Contorno
Rede Mater Dei de Saúde
Unidades: 2 (Mater Dei Santo Agostinho e
Mater Dei Contorno)
Área construída 102 mil m²
Leitos: 686 leitos
Terapia Intensiva: 179 leitos
C. Cirúrgico / Sala Híbrida (hemod.): 39 salas
Pronto-Socorro: até 3 mil pacientes por dia
Conheça a capacidade da estrutura da Rede:
Rede Mater Dei de Saúde
1980
Fundação do HMD
Pesquisa de Satisfação do
Cliente Externo com retorno ao
médico
2004
Acreditação Nível III da ONA
2008 2009
Acreditação NIAHONational Integrated
Accreditation for Healthcare
Organization
2012
Entrada como Hospital Sentinela
ANVISA
Fundação do
Hospital Mater Dei
Contorno-HMDC e
estabelecimento
da Rede Mater Dei
de Saúde
2014
10 Anos de Acreditação
Acreditação ISO 9001:2008
2016
Acreditação Joint Commission International
HMDC
2003
Planejamento estratégico específico para o Corpo Clínico, inicialmente
integrando 12 equipes, com análise crítica de desempenho trimestral.
Investimento em Qualidade desde sua Fundação
Modelo de Gestão
Diretrizes Gerais
Planejamento Setorial
Semestral
Metas objetivas mensuráveis por indicadoresResultados Obtidos
Base para análises
críticas e ciclos de melhorias
Base para
Participação nos
Resultados
Gerenciamento de Resultados
Planejamento Estratégico
Orientação e Apoio
Setor de Padronização e Garantia da Qualidade -
SPGQ
Análise Crítica
Nível IIIAlta Direção e
Governo
Análise Crítica
Nível IIGerentes e
Superintendentes
Análise Crítica
NíveI IGestores
Planos, indicadores
são desdobrados por perspectiva do
BSC
Existe uma complexa cadeia da saúde envolvendo o ambiente Hospitalar.
É fundamental que a área de Suprimentos entenda e considere estes relacionamentos em suas negociações
Como fazer planejamento de estoque eficiente?
A gestão de Estoque é um aspecto importante para o sucesso da organização, e isso
não é diferente na área hospitalar.
No Brasil, o estoque de medicamento é responsável por 5 a 20% do orçamento dos
hospitais, e um bom gerenciamento desses recursos é imprescindível para diminuir
falhas, reduzir custos e garantir o armazenamento necessário para atendimento dos
pacientes.
Fonte: Site MV – Outubro/2015
Atividades da Gestão de Estoque
A Gestão de estoques pode ser classificada em dois tipos de atividades:
Estratégica – foco nas negociações, buscando uma reposição mais eficiente, através
da análise de dados;
Operacional – foco no controle de movimentações, rastreabilidade de
movimentação, recebimentos, conferências, armazenagens e distribuição.
Fonte: Site MV – Outubro/2015
Problema na gestão de estoques
Os principais problemas na gestão de estoque são:
Elevado nível de estoque;
Divergência física x sistema;
Controle de validade;
Perdas;
Rupturas.
Desafios na gestão de estoques
Os principais desafios na gestão de estoque são:
Variedade de categorias de produtos;
Pressões constantes para a redução dos níveis de estoque;
Baixa previsibilidade da demanda;
Baixa tolerância às faltas;
Incertezas de inventário;
Incerteza de entrega pela ineficiência dos fornecedores.Fonte: Bionexo
Cenário – Estudo da cadeia de Suprimentos
Mapeamento dos processos da
cadeia de suprimentos
Estudo de Ferramentas,
processos manuais e
automatizados
Levantamento das desconexões
X Cadeia Cliente/
Fornecedor
Análise de Plataformas de
Gestão no mercado
Aquisição de plataformas de
Gestão
Consultoria Falconi
Análise, Comparação de
dados e melhoria contínua
Setembro/2015 Fev/16 Set/16 Out/16 Jan/17
Melhorar o Desempenho da Cadeia de Suprimentos, Faturamento e Recebimento da Rede Mater Dei de Saúde
Gerenciar Farmácia
Receber e Armazenar
Realizar Compras
Para o Macro Processo da cadeia de suprimentos, foram definidos indicadores
funcionais que demonstram impacto das melhorias realizadas nos processos.
Indicadores Funcionais
% Recebido / Dispensado
Ciclo Financeiro Inflação
Ciclo FinanceiroInflação% Recebido / Dispensado
Custo Evitado com melhoria no
desempenho de compras.
Ganho financeiro, de acordo com o custo do
capital do HMD ao reduzir sua NCG e o %
de inadimplência.
Ganho direto com redução de glosas.
Indicadores Funcionais
Gerenciar Farmácia
Receber e Armazenar
Realizar Compras
Inflação
Prazo Médio de
Pagamento
Prazo Médio de
Estoque
% Devolução
Para cada Processo, são priorizados indicadores de desempenho
Após a identificação do indicador, é preciso conhecer a lacuna e
estabelecer a meta.
Definir uma meta é estabelecer o objetivo, o valor e o prazo
para se alcançar um novo resultado a partir de uma lacuna.
Lacuna é a diferença
entre a situação atual
e o melhor nível de
desempenho.
NÍV
EL
DE
DE
SE
MP
EN
HO
VALOR ATUAL BENCHMARK LACUNA META
É a referência do melhor
nível de desempenho
existente.
É o novo nível de
desempenho definido.
É uma parcela ou a
totalidade da lacuna.
Melhor
Fonte: Falconi
O primeiro passo é a definição das premissas que, juntamente com as metas
guiarão a revisão dos processos.
Definir escopo e interface dos
processos
Elaborar fluxograma
Validar Desconexões dos Processos
Planejar elaboração dos
padrões e capacitação
Elaborar Plano de Ação para
melhoriasDefinir as Premissas
Baseado nas expectativas e na visão de futuro, foram definidas premissas para
cada processo.
São identificadas as oportunidades em todas as interfaces do processo:
entradas, saídas, suporte e de regulação.
Definir escopo e interface dos
processos
Elaborar fluxograma
Validar Desconexões dos Processos
Planejar elaboração dos
padrões e capacitação
Elaborar Plano de Ação para
melhoriasDefinir as Premissas
SITUAÇÃO ATUAL
REGULAÇÃO
EN
TR
AD
AS
MACRO ETAPAS DO PROCESSO
RE
SU
LT
AD
OS
Comprar Mat/Med e OPME
SUPORTE
Saldo de EstoquePadronização e
desenvolvimento de produtos e fornecedores
Analisar solicitações de
compra
Cotar/negociar compras
Aprovar e efetivar a compra
Acompanhar entrega dos
pedidos
Cadastro de fornecedores homologados
Mat/Med/OPME
entregue
Solicitação de
MAT&MED
Legenda: Análise da “Saúde” das Interfaces
ANVISA
3Recebimento
(CAF)
Comissão
Padronização
7
4
Compras / contabilidade /
OPME
Legislação
Agendamento /
CAF / Medicina
nuclear2
T.I.
8
MV / Bionexo
Direção
15
Políticas de
ANVISA
Registro de produtos e
Carga codificação TUSS
T.I.(própria e terceira)
9
Controlar nível de estoque e ponto de
ressuprimento
Realizar solicitação de
compra
Cotar/negociar compras no
Bionexo
Aprovar e efetivar a compra
Acompanhar entrega dos
pedidos
Itenspadrão
Itens não padrão
Solicitação de OPME
Agendamento /
Hemodinâmica
/ Endoscopia /
Unidades de
internação / CTI
/ Oncologia
1
CAF (estoque)
6
Gerar Ordem de Compra
Vias Enviadas (ordem de compra)
5Recebimento
(CAF)
NovosProdutos Sugeridos
CFTINT (Comissão de farmácia
terapêutica e introdução de
novas tecnologias)
Homologar fornecedor
Planexo
T.I.(própria e terceira)
Contratações
10
RH
Validação do processo de compras e sugestão de
novos fornecedores
11
Auditoria
ANVISA
14
Liberação de
12
Compras
Contratos / Ordens de compra
13
Parametrização
Regras contratuaiscom operadoras
Fonte: Falconi
As etapas de agregação de valor foram avaliadas, confrontadas com um modelo
de referência e foram identificadas oportunidades.
Definir escopo e interface dos
processos
Elaborar fluxograma
Validar Desconexões dos Processos
Planejar elaboração dos
padrões e capacitação
Elaborar Plano de Ação para
melhoriasDefinir as Premissas
Fonte: Falconi
Antes de prosseguir para o detalhamento do Plano de Ação é importante a
validação do que foi mapeado.
Definir escopo e interface dos
processos
Elaborar fluxograma
Validar Desconexões dos Processos
Planejar elaboração dos
padrões e capacitação
Elaborar Plano de Ação para
melhoriasDefinir as Premissas
PremissasDesconexões de fluxo e interface
Validação
Medidas Propostas
Fonte: Falconi
As medidas “amplas” são detalhadas em planos de ações específicos, com
prazos e responsáveis definidos.
Definir escopo e interface dos
processos
Elaborar fluxograma
Validar Desconexões dos Processos
Planejar elaboração dos
padrões e capacitação
Elaborar Plano de Ação para
melhoriasDefinir as Premissas
Medidas Propostas
Desdobramento em Planos de Ação
AÇÕES PROPOSTAS(ação ou contramedida)
Responsável Data de Início Data de Fim
O que fazer?Quem irá
responder pela
ação?
Quando irá começar a
ação?
Quando irá terminar a
ação?
Gerenciamento de Resultados
A fim de garantir a estabilidade do processo, são elaborados padrões e os
colaboradores de cada atividade são treinados e auditados.
Definir escopo e interface dos
processos
Elaborar fluxograma
Validar Desconexões dos Processos
Planejar elaboração dos
padrões e capacitação
Elaborar Plano de Ação para
melhoriasDefinir as Premissas
Criação/Revisão dos Padrões
Capacitação AuditoriaDTO
DTO – Diagnóstico do Trabalho Operacional
Fonte: Falconi
Para cada processo, foram definidas premissas a partir de uma visão de futuro.
PremissasVisãoComprar sistematicamente
abaixo do preço de mercado, obtendo mesmo patamar de
desempenho das principais redes de hospitais,
negociando os maiores prazos de pagamento, e
trabalhando com o estoque exato, sem comprometimento do
processo assistencial;
• Monitoramento sistemático dos preços praticados no mercado;
• Planejamento de Compras de médio/longo prazo alinhado aocrescimento da produção;
• Padronização e redução de complexidade nas compras;
• Formação de parcerias estratégicas;
• Flexibilidade e orientação comercial;
• Busca sistemática de ganhos de escala;
Realizar Compras
Para cada Premissa foram identificadas desconexões e elaboradas Medidas
amplas que são detalhadas em Planos de Ação.
Implantar rotina de comparação de preços com players de referência no
mercado
• Monitoramento sistemático
dos preços praticados nomercado
• Planejamento de Compras de
médio/longo prazo alinhado aocrescimento da produção;
Implantar planejamento de compras automatizado e alinhado com projeção
da produção
Para cada Premissa foram identificadas desconexões e elaboradas Medidas
amplas que são detalhadas em Planos de Ação.
• Busca sistemática de ganhos
de escala
Aumentar quantidade de contratos de fornecimento com volumes projetados
e SLAs
Reduzir uso de distribuidores, com negociação direta com fornecedores
Ampliar compra conjunta com outros Hospitais para itens com baixa margem
de negociação
Receber e Armazenar | Premissas
PremissasVisão
Atender o processo assistencial e financeiro de modo eficaz,
sem rupturas,
com nível adequado de estoque,
dentro dos prazos necessários,
sem erros de dispensação,
com baixo índice de devolução, e
sem perdas de materiais e medicamentos.
• Segurança e controle dos estoques;
• Alinhamento entre o estoque físico e o estoque em sistema;
• Eficácia no atendimento às solicitações de materiais emedicamentos;
• Áreas de negócio responsáveis pelo consumo do materiais;
• Automação do processo, com utilização plena do MV;
• Excelência nas prescrições médicas;
Para cada Premissa foram identificadas desconexões e elaboradas Medidas
amplas que são detalhadas em Planos de Ação.
• Segurança e controle dos
estoques;
Definir pontos de ressuprimento
Implantar rotina de revisão frequente dos kits e revisar processo de kits
Eliminar os estoques intermediários que não são pontos de estoque
Apontamento correto da utilização de materiais e medicamentos na conta;
Para cada Premissa foram identificadas desconexões e elaboradas Medidas
amplas que são detalhadas em Planos de Ação.
• Alinhamento entre o estoque
físico e o estoque em sistema;
Implantar processo de inventário consistente
• Eficácia no atendimento àssolicitações de materiais emedicamentos;
Revisar estrutura de logística interna
• Automação do processo, com
utilização plena do MV;
Implantar dispensação, checagem no recebimento e inventário de forma
eletrônica
Plena utilização dos equipamentos disponíveis
• Excelência nas prescriçõesmédicas
Implementar capacitação, feedback para o corpo clínico
Revisar as telas do sistema de prescrição – parâmetros
Para cada Premissa foram identificadas desconexões e elaboradas Medidas
amplas que são detalhadas em Planos de Ação.
Lições Aprendidas
Envolvimento da Alta Direção;
Liderança do Projeto;
Engajamento dos Envolvidos – Workshop;
Acompanhamento Sistemático Semanal das Ações;
Análise de Fenômeno (Causa de Raiz ).
Obrigado,
Sérgio Henrique Oliveira
Gerente de Logística
Rede Mater Dei de Saúde
31 – 3339-9138