PLANEAPLANEAMIENTO Y CONTROLMIENTO Y CONTROL

Rusvelt Salinas Vásquez, MBA

Rusvelt Salinas

Expositor

• Rusvelt Salinas Vásquez• Ingeniero Industrial: U.N. Federico Villarreal• Maestría en Ing. de Sistemas © : U.N.I.• Magister en Gestión y Dirección de Empresas :

Universidad de Chile• Email: salinas_midas@yahoo.es• Temas: Políticas de empresa, ecomerce,

proyectos de inversion, emprendimiento, Marketing estrategico.

• Asesor y consultor de empresas.

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Las Reglas de Juego

• Asistencia a Clases.-Practicas (Intervenciones, Lecturas) (20%)-Comportamiento adecuado.

• Metodología Educativa-Exposiciones teórico practico.-Asesoria vía email.-Discusión de lecturas y casos.

• Evaluación-Semana 4: Examen Parcial (40%)-Semana 8: Examen Final. (40%)Nota: minimo de asistencia 70%

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CONTENIDO DEL CURSOCONTENIDO DEL CURSO

1.-El proceso administrativo y la planificación

2.-Tipología, pasos y técnicas de la planificación.

3.-La planificación: El presupuesto

4.-La planificación Estratégica

5.-La planificación Estratégica

6.-La planificación Estratégica

7.-La planificación Operativa

8.-El Control de Gestión.

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CONTENIDO: Sesión 1 - 2CONTENIDO: Sesión 1 - 2

1.-Funciones de la administración

2.-La Función planeación

3.-Definición de planeacion

4.-El control

5.-Objetivos de la planeación

6.-Principios de la planeación

7.-Tipos de Planes

8.-Herramientas o elementos de la planeación.

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1.-Funciones de la administración1.-Funciones de la administración

• Henry Fayol, estableció en su teoría cinco funciones administrativas:– la planeación,– la organización,– la coordinación,– la dirección y– el control.Las funciones de la administración están

interrelacionadas y son interdependientes.

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2.-Funciones de la administración2.-Funciones de la administración

Planeación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control

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2.-LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

• La planeación es la función administrativa básica que implica:– el establecimiento de objetivos (metas) y– el planteamiento de las acciones necesarias

para cumplirlos,– apoyando la eficacia en la toma de decisiones

y el manejo adecuado de los recursos organizacionales.

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2.-LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

• La administración sin planeación no tiene razón de ser:– Sin objetivos específicos que lograr y

estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.

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3.-LA PLANEACION3.-LA PLANEACION

• Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera.

• Incluye determinar:– las misiones globales,– identificar los resultados claves y– fijar objetivos específicos,– así como políticas para el desarrollo,

programas y procedimientos para alcanzarlos.

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3.-LA PLANEACION3.-LA PLANEACION

• Son algunas actividades de planeación:– El análisis de las situaciones actuales.– La anticipación al futuro.– La determinación de objetivos.– La decisión del tipo de actividades.– La elección de estrategias corporativas y de

negocio.– La determinación de los recursos necesarios

para lograr las metas de la organización.

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PLANEACION

• Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.

• Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.

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Planeación

• Planeación:• es el proceso sistemático y consciente de tomar

decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán.

• Ejemplo:

-Organizaciones publicas, ONGs, Iglesia, Clubs.

-Empresas publicas y privadas.

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PLANEACION

• En conclusión, la planeación es:

el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por

medio de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados

claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para

alcanzarlos.

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PLANEACIONPLANEACION

• SE OCUPA DE LOS FINES:

¿QUE DEBE HACERSE?

• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:

¿COMO DEBE HACERSE?

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4.-EL CONTROL4.-EL CONTROL

• El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están realizando de acuerdo con lo planeado y en su caso, corregir las desviaciones encontradas.

• Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan.

• Supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios.

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4.-EL CONTROL4.-EL CONTROL

• El control asegura el cumplimiento de las metas.

• Entre las actividades de control se cuentan:– Supervisar el desarrollo de las personas y las

áreas recopilando datos de su desempeño.– Proporcionar retroalimentación.– Identificar problemas de desempeño y

corregirlos.

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ESTRECHA RELACIÓNESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control

PlaneaciónPlaneaciónPlaneaciónPlaneación InstrumentaciónInstrumentaciónde los planesde los planes

InstrumentaciónInstrumentaciónde los planesde los planes ControlControlControlControl

AcciónAccióncorrectivacorrectiva

AcciónAccióncorrectivacorrectiva

Desviación

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LA PLANEACIÓN Y EL CONTROL

• La planeación y el control son inseparables.

• Los planes establecen los estándares de control.

• Cualquier control sin planes carece de sentido.

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5.-OBJETIVOS DE LA PLANEACION5.-OBJETIVOS DE LA PLANEACION

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Importancia de la planeación

PlaneaciónPlaneaciónPlaneaciónPlaneación

Da sentido de dirección

Facilita el control

Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

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Principales objetivos de la Principales objetivos de la planeaciónplaneación

• Facilitar el control:

• Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.

• Sin la planeación no puede haber control.

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Principales objetivos de la planeación

• Reducir la incertidumbre:

• Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas.

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Principales objetivos de la planeación

• Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:

• Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.

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Principales objetivos de la planeación

• Establecer el esfuerzo coordinado:

• Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.

6.-PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de contribución al objetivo.

• Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los objetivos organizacionales.

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de primacía de la planeación.

• Indica que la planeación precede a todas la demás funciones administrativas

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de eficacia de los planes.

• Indica que todos los planes deberán generar más beneficios en su relación con los costos.

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de adhesión al objetivo.

• Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organización.

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de flexibilidad.

• Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de cambio de ruta.

• Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos.

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El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos

Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan.

Partes de la planeación

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7.-TIPOS DE PLANES7.-TIPOS DE PLANES

• Planes por su ámbito de influencia

• Planes por su horizonte temporal

• Planes por su nivel de especificación

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Planes por su ámbito de influencia

• Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente externo e interno, haciendo uso de estrategias.

• Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos. Planes operativos.

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Planificación estratégica y planificación operativaPlanificación estratégica y planificación operativa

Grado de Alcance / Horizonte Principales preguntas Elementos Implicados Documentos

detalle/ nivel Enfasis Temporal

de objetivos

Directrices TODA LA LARGO ¿QUIÉNES SOMOS? MISION Todos los Planlineamientos ORGANIZ. PLAZO -Para que existimos -Proposito niveles de la Estratégicoy objetivos Enfasis -Para quien trabajamos. -Clientes y otros Organización:

generales prioritario en -Que hacemos. -Productos y servicios -Niveles

el ENTORNO -En que creemos. -Valores directivos

¿A QUE ASPIRAMOS? VISIÓN -Unidades

-Donde queremos estar en Situacion futura. operativas:

un plazo de 3 a 10 años Personal

¿DÓNDE ESTAMOS? DIAGNOSTICO Voluntarios

-Caracteristicas de la -Externo -Usuarios

situacion actual. -Interno clientes

¿QUÉ QUEREMOS OBJETIVOS -Otras personas

LOGRAR? implicadas.

¿CÓMO PODEMOS ESTRATEGIAS -Comité de

LLEGAR ALLÍ? Planif icacion

Objetivos AREAS CORTO ¿QUÉ HAREMOS PARA Proyectos, servicios, -Unidades Planesespecificos, UNIDADES, PLAZO LLEGAR? procesos, actividades, etc. operativas operativosmetas, DPTOS, ¿CÓMO SABREMOS SI Indicadores y medios

resultados. SECTORES LO HEMOS LOGRADO? de verif icacion (BSC).

Enfasis ¿CUÁNDO LO HAREMOS? Cronogramas o

prioritario en calendarios de ejecucion

ASPECTOS ¿QUIÉN HARA EL Asignacion de

INTERNOS TRABAJO? responsabilidades

¿QUÉ RECURSOS SE

NECESITAN Y CUANTO Presupuesto.

CUESTAN?

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Planes por su horizonte temporalPlanes por su horizonte temporal

• Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año.

• Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años.

• Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.

• Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.

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Planes por especificidad

• Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no

dan lugar a interpretaciones.Ejemplos: plan de marketing, plan de produccion,

etc.• Planes direccionales. Son flexibles y se

establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.

Ejemplo: Plan director.

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8.HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

• Propósito y misión estratégicos• Visión• Premisas• Objetivos y metas• Estrategias• Reglas y Políticas• Procedimientos • Programas• Presupuestos

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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

• La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa.

• Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido.

• La razón de ser de la empresa.

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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

• El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos.

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PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS

• La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

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VISION

• La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro.

• Como se quiere ver a la empresa en el futuro.

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VISION

• Debe cubrir ciertas características:– ser formuladas por la alta dirección,– conocida y compartida por todos los

colaboradores,– sustentarse en los valores de la organización, – ser positiva y alentadora y, lo más importante, – orientar a todos los miembros de la

organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.

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Premisas

• Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes.

• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes.

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Premisas

• La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:– fortalezas,– oportunidades,– debilidades y– amenazas.

• Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización.

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OBJETIVOS Y METAS

• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.– Deben ser claros, precisos y cuantificables

(verificables).– Los objetivos son el fin determinado.– Son los que permiten alcanzar metas. – Constituyen el plan básico de la empresa.

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OBJETIVOS

• Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos.

• Existen objetivos:– a largo y corto plazo,– generales y específicos.

• Los objetivos deben ser verificables:– se debe determinar si se alcanzan o no en un

período determinado.

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OBJETIVOS Y METAS

• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer.– Son fines a los que se quiere llegar.– Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos

de largo plazo.– Surgen de los objetivos.– Las metas se fijan basados en el desempeño

pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos.

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Objetivos Estrategicos

1.-Penetrar en el mercado andino (Bolivia, Colombia).• PROYECTOS O PLANES.• Recursos, responsables, cronogramas.• Plan de marketing.• Plan de operaciones, finanzas, etc.• Presupuesto de Marketing, etc.2.-Mejorar la Rentabilidad• Aumentar las ventas.• Reducir los costos y capital empleado.• Mejorar la utilizacion de los activos.

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ESTRATEGIAS

• La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla.– Es una guía de acción para la organización y

todos sus miembros.

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REGLAS Y POLÍTICAS

• Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad.– Son normas que dictan la acción o la

abstracción y no permiten la excepción o la elección personal de la empresa.

– Ejemplo: No fumar.– Horario de entrada y salidas.

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REGLAS Y POLÍTICAS

• Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.– La esencia de las políticas es la existencia de

cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.

– Pueden ser escritas o verbales.– Ejemplo: política salarial.

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PROCEDIMIENTOS

• Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas.– A diferencia de las políticas que son guías de

acción y no de pensamiento.– Son los planes que establecen un método o

forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades.

– Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

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PROGRAMAS

• Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.

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PROGRAMAS

• Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.

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PRESUPUESTOS

• Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. – Son una expresiones en términos numéricos.– Obligan a la empresa a prepararse por

adelantado a los recursos que se necesitarán. – Constituyen medios de control.

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PRESUPUESTOS

• Existen varios tipos de presupuestos:– Presupuesto de operación: Es el más

importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa.

– Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa.

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PRESUPUESTOS

– Presupuesto de operaciones: Planea y controla todas las entradas y salidas de dinero provenientes de las operaciones de la empresa.

– Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa.

– Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.

JERARQUIA DE LOS ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

Rusvelt SalinasPresupuestosPresupuestos

ProgramasProgramas

ProcedimientosProcedimientos

Reglas y políticasReglas y políticas

EstrategiasEstrategias

Objetivos y metasObjetivos y metas

PremisasPremisas

VisiónVisión

Propósitoy misión

Propósitoy misión