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OBJETIVOS: - Conocer la importancia de la Planeacin como funcin administrativa. - Comprender y analizar los diversos tipos de planes.

2. PLANEACIN

2.1. Definicin Al disear un entorno para el eficaz desempeo de individuos que trabajan en grupos, la tarea ms importante de un gerente es comprobar que todos conozcan los propsitos y objetivos del grupo y los mtodos para alcanzarlos. Para ser eficaz, el esfuerzo grupal debe basarse en el conocimiento por parte de las personas de lo que se espera de ellas. sta es la funcin de la planeacin, la funcin administrativa ms bsica de todas. La planeacin implica la seleccin de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos futuros de accin. De este modo, los planes constituyen un mtodo racional para el cumplimiento de objetivos preseleccionados. La planeacin supone asimismo, y en forma destacada, innovacin administrativa. Tiende un puente entre el punto donde se est y aquel otro donde se desea ir. Cabe sealar que planeacin y control son inseparables, los hermanos siameses de la administracin (vase la figura N 3). Todo intento de control sin planes carece de sentido, porque la gente no tendr manera de saber si efectivamente se dirige a donde quiere ir (resultado de la tarea de control) sin antes saber a dnde quiere ir (parte de la tarea de planeacin). As, los planes proporcionan las normas de control.

FIGURA N 3.- Estrecha relacin entre planeacin y control

Nuevos planes

Desviacin indeseable

Planeacin

Instrumentacin de

los planes

Control: comparacin de planes con

resultados

Accin correctiva

Desviaciones de los planes no indeseables

LECCIN N 02

LA PLANEACIN

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2.2. Tipos de Planes Los planes se clasifican en 1) propsitos o misiones, 2) objetivos o metas, 3) estrategias, 4) polticas, 5) procedimientos, 6) reglas, 7) programas y 8) presupuestos. 1. Propsitos o misiones

En la misin o propsito (trminos que suelen usarse indistintamente), se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o institucin o de una parte de sta. Todo establecimiento organizado, sea del tipo que sea, tiene (o al menos debe tener, si se desea que su existencia sea significativa) un propsito o misin. En todo sistema social, las empresas tienen una funcin o tarea bsica que la sociedad les asigna. Por ejemplo, el propsito de una empresa comercial es generalmente la produccin y distribucin de bienes y servicios. El propsito de un departamento estatal de caminos es el diseo, construccin y operacin de un sistema estatal de carreteras. El propsito de los tribunales es la interpretacin de las leyes y su aplicacin. El propsito de una universidad es la enseanza, la investigacin y la prestacin de servicios a la comunidad. A diferencia de nosotros, algunos autores distinguen entre propsitos y misiones. Una empresa, por ejemplo, puede tener el propsito social de producir y distribuir bienes y servicios, y alcanzarlo cumpliendo la misin de producir ciertas lneas de bienes. Las misiones de una compaa petrolera como Exxon son la bsqueda de petrleo y la produccin, refinacin y comercializacin de petrleo y de los numerosos productos derivados de ste, desde diesel hasta productos qumicos. La misin de Du Pont Company ha sido expresada como "mejores cosas mediante la qumica", en tanto que Kimberly-Clark (famosa por su marca Kleenex) entiende su misin empresarial como la produccin y venta de papel y de bienes elaborados con papel. En la dcada de los sesenta la NASA se fij la misin de la presencia humana en la Luna antes que los soviticos. Hallmark, que ha ampliado sus actividades empresariales ms all del terreno de las tarjetas de felicitacin, define su misin como "el negocio de la expresin social". No obstante, el propsito o misin de otras empresas y reas de actividad es generalmente ms vago. Por ejemplo, muchos consorcios conciben su misin como sinergia, la cual se consigue mediante la combinacin de varias compaas.

2. Objetivos o metas Los objetivos o metas (trminos que se usan indistintamente en este mdulo), son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra ndole. Representan no slo el punto terminal de la planeacin, sino tambin el fin que se persigue mediante la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control.

3. Estrategias En el ejrcito se ha empleado tradicionalmente el trmino "estrategias" para designar los grandes planes resultantes de la deduccin de las probables acciones u omisiones del enemigo. Pero a pesar de que el trmino "estrategia" sigue teniendo implicaciones competitivas, los gerentes lo usan cada vez ms para referirse a extensas reas de la operacin de una empresa. Definimos estrategia como la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para su cumplimiento.

4. Polticas Las polticas tambin forman parte de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las polticas son "enunciados"; a menudo se desprenden sencillamente de las acciones de los gerentes. El presidente de una compaa, por

El concepto de sinergia puede formularse sencillamente como una situacin en la que 2 ms 2 es igual a 5, o en la que el todo es mayor a la suma de las partes.

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ejemplo, puede seguir rigurosamente (ms por conveniencia que como una poltica propiamente dicha) la prctica de ascender a empleados de dentro de la empresa; esta prctica puede interpretarse como poltica y ser seguida celosamente por los subordinados. En realidad, uno de los problemas de los gerentes es cerciorarse de que sus subordinados no interpreten como polticas lo que en verdad son decisiones administrativas menores no previstas para fungir como patrones de conducta. En las polticas se define un rea dentro de la cual habr de tomarse una decisin y se garantiza que sta sea consistente con y contribuya a un objetivo. Las polticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven innecesario el anlisis de la misma situacin cada vez que se presenta y unifican otros planes, permitiendo as a los gerentes delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus subordinados. Existen muchos tipos de polticas. Como ejemplo de ellas pueden mencionarse las polticas de contratacin exclusiva de ingenieros con grado universitario, la promocin de sugerencias de los empleados para elevar la cooperacin, el ascenso desde dentro, el estricto apego a un elevado estndar de tica empresarial, la fijacin de precios competitivos y la insistencia en precios fijos, no basados en los costos.

5. Procedimientos Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Es comn que los procedimientos crucen las fronteras departamentales. Por ejemplo, el procedimiento de tramitacin de pedidos de una compaa manufacturera involucrar casi indudablemente al departamento de ventas (a causa del pedido original), el departamento de finanzas (para la confirmacin de la recepcin de fondos y la aprobacin de crdito al cliente), el departamento de contabilidad (para el registro de la transaccin), el departamento de produccin (dado que el pedido implica la produccin de bienes o la autorizacin para extraerlos del almacn) y el departamento de trfico (para la determinacin de los medios y ruta de transporte para su entrega). Bastarn un par de ejemplos para ilustrar la relacin entre procedimientos y polticas. La poltica de una compaa puede conceder vacaciones a los empleados; en los procedimientos establecidos para la instrumentacin de esta poltica se determinar un programa de vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarn mtodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarn los registros para asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones y se explicitarn los medios para solicitar vacaciones.

6. Reglas En las reglas se exponen acciones u omisiones especficas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Son por lo general el tipo de planes ms simples. "No fumar" es una regla que no permite ninguna desviacin respecto del curso de accin estipulado. La esencia de una regla es reflejar una decisin administrativa en cuanto a la obligada realizacin u omisin de una accin. Es preciso distinguir entre reglas y polticas. El propsito de las polticas es orientar la toma de decisiones mediante el sealamiento de las reas en las que los gerentes pueden actuar a discrecin. Las reglas, en cambio, no permiten discrecionalidad alguna en su aplicacin.

7. Programas Los programas son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado; habitualmente se apoyan en presupuestos. Pueden ser tan importantes como el programa de una lnea area para la adquisicin de una flota de aviones por un valor de 400 millones de dlares o un programa quinquenal en favor de mejores condiciones y mayor calidad de sus miles de supervisores, o tan menudos como un programa formulado por un solo supervisor para elevar la moral de los trabajadores del departamento de manufactura

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de partes de una compaa fabricante de maquinaria agrcola.

8. Presupuestos Un presupuesto es una formulacin de resultados esperados expresada en trminos numricos. Podra llamrsele un programa "en cifras". De hecho, al presupuesto financiero operacional se le denomina a menudo "plan de utilidades". Un presupuesto puede expresarse en trminos financieros; en trminos de horas-hombre, unidades de productos u horas-mquina, o en cualesquiera otros trminos numricamente medibles. Puede referirse a las operaciones, como en el caso del presupuesto de egresos; puede reflejar des-embolsos de capital, como el presupuesto de inversiones de capital, o puede indicar el flujo de efectivo, como el presupuesto de efectivo. Sin embargo, la elaboracin de un presupuesto corresponde evidentemente a la planeacin. El presupuesto es el instrumento de planeacin fundamental de muchas compaas. Un presupuesto obliga a una empresa a realizar por adelantado (ya sea con una semana o 5 aos de anticipacin) una recopilacin numrica de sus expectativas de flujo de efectivo, in-gresos y egresos, desembolsos de capital o utilizacin de horas-hombre/ mquina. El presupuesto es necesario para el control, pero ser intil como norma sensible de control si no es un reflejo fiel de los planes.

AUTOEVALUACIN N 02

1. Qu implica la planeacin? 2. Qu relacin existe entre la planeacin y el control?

3. En qu consisten los Propsitos o Misiones como uno de los tipos

de planes?

4. Qu representan los objetivos o metas?

5. Cul es la ventaja de establecer estrategias?

6. Cuales son los aspectos que deben tomarse para establecer polticas?

7. Cul es la relacin que existe entre procedimientos y polticas?

8. Cul es la esencia y propsito de una regla?

9. De qu estn conformados los programas?

10. En qu trminos puede expresarse un presupuesto?