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FORMATO PRELIMININAR DEL DOCUMENTO
TITULO PINAR
FECHA DE ELABORACION
DICIEMBRE DE 2014
FECHA DE APROBACION
MARZO 4 DE 2015
FECHA DE PUBLICACION
MARZO 6 DE 2015
FECHA DE VIGENCIA
31-12-2015
INSTANCIA DE APROBACION
COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
VERSIÓN DEL DOCUMENTO
Versión 1
RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN
Secretaria General – Grupo de Gestión Documental
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS-PINAR
1. PRESENTACIÓN El PINAR es un instrumento para la Planeación de la función Archivística, el cual se articula con los demás Planes y Proyectos estratégicos previstos por la entidad. Debe ser el resultado de un proceso dinámico en la entidad que requiere cooperación de las áreas para que el documento contenga las necesidades y requerimientos que frente a Gestión Documental la normatividad exige, Ley 594/00 en su artículo 4° “Principios Generales”, La Ley 1712/14 Ley de Trasparencia y derecho de acceso a la información pública Nacional, y el Decreto 2609/12 Art. 8° “Instrumentos archivísticos para la gestión Documental.
1.1. INTRODUCCIÓN
El PINAR se considera una Herramienta con la cual la alta dirección realiza el seguimiento a los planes, programas y proyectos a nivel institucional articulados con la Planeación estratégica, los planes de acción Anual, y los demás que se desarrollen al interior de la entidad para dar cumplimiento a su misión y a su visión con eficacia y eficiencia administrativa, consolidando y modernizando la gestión de archivo de la entidad en el Marco del Archivo general. El Plan de Institucional de Archivo busca contribuir de manera efectiva con la Ley 1712 de 2014, brindando el fortalecimiento Institucional, la transparencia frente al acceso al archivo y a los documentos generados por la entidad como a los que ingresan a la misma dando respuesta oportuna al usuario por los medios tecnológicos que sean solicitados o emitidos bajo la reserva estadística que mantiene la entidad frente a sus documentos.
I. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL PLAN ISNTITUCIONAL DE
ARCHIVOS
Aunados con el Programa de Gestión Documental y como instrumentos de la función Archivística el PINAR resalta su importancia como soporte de la Planeación estratégica en los procesos archivísticos de orden normativo, administrativo , económico, técnico y tecnológico contenidos en el Programa de Gestión Documental. Por tanto sus beneficios radican en la contribución a la eficacia y eficiencia del estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública de la información producida por las diferentes áreas de la entidad, creando sinergias propias de la Gestión Documental con los procesos y procedimientos de la entidad. Beneficios del PINAR:
Contar con un marco de referencia para la planeación y el Desarrollo de la función archivística.
Definir con claridad las metas a corto mediano y largo plazo de la función archivística.
Optimizar el uso de los recursos previstos para la gestión y proceso archivístico en el Plan estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.
Mejorar la eficiencia administrativa e incrementar la producción organizacional. Articular y coordinar los Planes, programas, proyectos y modelos relacionados con
la Gestión Documental y la función archivística. Facilitar el seguimiento, medición y mejora de los planes y proyectos mejorados.i
II. METODOLOGIA PARA LA FORMULACION DEL PINAR
2.1 IDENTIFICACION DE LA SITUACION ACTUAL 2.1.2 Administración Documental – Responsabilidad frente al DANE
El Proceso de Gestión Documental en la actualidad tiene la responsabilidad de controlar toda la estructura documental del DANE Central y territoriales, se encarga de dar lineamientos en el manejo del sistema de gestión Documental bajo 6 Subproceso que son: Control de Registros, Administración y Control Comunicaciones Oficiales y otros envíos postales, Organización de Archivos, Servicio de información y consulta, Disposición Final de Documentos, Administración y Control Comunicaciones Oficiales y otros envíos postales Procedimientos. De igual manera debe velar por el cumplimiento de la legislación archivística emanada por el Archivo General de la Nación.
2.1.2.1 DIAGNOSTICO INTEGRAL DEL ARCHIVO.
2.1.2.1.1 VENTANILLA EXTERNA
Funciones
Recepcionar la documentación de usuarios externos que llegan a la entidad.
Recibir y planillar las valijas que envían las diferentes territoriales las cuales contienen documentación para su respectiva entrega en las diferentes áreas.
Apoyar en la los procesos archivísticos.
Oportunidades de mejora
Actualizar el sistema ORFEO para agilizar, los trámites aquí funcionalmente asignados y capacitar al grupo de trabajo en el manejo del SIPOST, para garantizar un buen servicio.
Propuesta Correctivos
Con el apoyo de la oficina de Sistemas realizar la actualización del sistema ORFEO. 2.1.2.1.2 OFICINA DE GESTIÓN Funciones
Recepcionar y hacer envíos por correo Certificado y Urbano Realizar control en el sistema (SIPOST de 4-72). Radicar correos electrónicos Control de préstamos de documentos Entregar la documentación en las diferentes áreas Servicio de mensajería Actualizar y crear expediente de cada contrato en el sistema Orfeo Radicación y digitalización de cuentas Envíos a las diferentes territoriales y subsedes Ejecución de tablas de retención documental Custodiar documentación en gestión de las diferentes oficinas Capacitar DANE central y Territoriales en procedimientos y aplicación
archivística Realizar seguimiento en la gestión archivística al DANE Central y
territoriales Crear y actualizar el sistema de calidad de Administración Documental
Oportunidades de mejora
Las constantes capacitaciones en Orfeo, no han sido suficientes para que los funcionarios adopten el lineamiento de asociar documentos.
Las TRD tienen errores desde el año 2008, lo cual genero mala interpretación de las mismas en su constante actualización, como resultado de esto deben ser nuevamente revisadas, planteadas y actualizadas en su totalidad DANE Central y Territoriales. (criterio AGN)
Las Oficinas tienen constante cambio de enlaces en TRD, lo que dificulta la articulación de revisión de las mismas.
A las direcciones territoriales solo se les hace seguimiento por Video-conferencia
El material y espacio físico para los Archivos de Gestión es limitado, lo que dificulta la correcta organización documental. Propuesta
Las Tablas de Retención Documental deben ser revisadas y/o actualizadas en su totalidad tanto para el DANE Central, como para las Direcciones territoriales, para lo cual se ajustará un cronograma.
Establecer enlaces por cada Oficina y Territoriales para la gestión Archivística y documental que estén dedicados específicamente a este tema.
Realizar seguimiento a las territoriales para dar cumplimiento a la normatividad que el AGN expide.
Actualizar el software ORFEO. Dar inducción a cada usuario creado en ORFEO de tal forma que se
minimice el riesgo de que las comunicaciones queden represadas. 2.1.2.1.3. ARCHIVO CENTRAL Funciones
Revisar y recibir transferencias Documentales Intervención de procedimientos archivísticos en el Archivo Central. Prestamos de documentos de archivo Aplicación y revisión de tablas de retención documental Intervención de fondo acumulado Actualizar inventario Actualizar el sistema (winisis)
Estado de las transferencias en la Entidad
Oportunidades de mejora
COD DEPENDENCIA SERIE DOCUMENTAL
1.4 Oficina de Control Interno 119 - 02. Requerimientos - A Entes de Control. 2009 - 2013
2.1.3Grupo Interno de trabajo Logistica de
Autodiligenciamiento y Registro046. Educación Formal. 2012
2.1.6Grupo interno de trabajo metodología índices
e indicadores 077. Indice de Precios al Consumidor. 2012
3.1 Área administrativa 110. Programa de Seguros. 2007, 2008 y 2010
3.1.1Grupo interno de trabajo almacén e
inventarios 098. Movimientos Contables de Almacen. 2011
3.2.1 Grupo interno de trabajo presupuesto 020 - 01. Certificados - De Disponibilidad Presupuestal. 2011 Y 2012
113. Registros Presupuestales. 2011 y 2012
081 - 05. Informes - De Ejecución Presupuestal. 2011 y 2012
3.2.2 Grupo interno de trabajo contabilidad 024. Comprobantes. 2011 y 2012
3.2.3 Grupo interno de trabajo tesorería 105 - 03. Ordenes - De Pago. 2011
3.3 Gestión de Talento Humano 120. Resoluciones. 2009 - 2012
3.4 Grupo interno de trabajo servicios personales
y adquisiciones
033- 06. Contratos - De Prestación de Servicios Personales. 2011
033- 06. Contratos - De Prestación de Servicios Personales. 2012 (Del 1 al 502)
3.5 Grupo interno de trabajo Control Interno
Disciplinario
083. Investigaciones Disciplinarias. 2011 y 2013
083. Investigaciones Disciplinarias. 2013
Los tiempos de retención de la documentación que está en custodia son muy extensos en TRD y algunos documentos perdieron su consulta total.
La documentación que ocupa gran espacio en el archivo, pertenece al censo 2005.
El sistema de búsqueda Winisis 1995, es totalmente desactualizado y obsoleto, lo que dificulta la indexación y búsqueda de la información, por desconocimiento del funcionamiento del sistema.
Las transferencias documentales se recibieron hasta el primer ciclo del año 2013, sin procedimientos archivísticos, lo que indica que el archivo no cumple con las especificaciones archivísticas requeridas por el Archivo General de la Nación.
Las transferencias recibidas en el 2014 y 2015 se le ha aplicado la normatividad cumpliendo con las especificaciones archivísticas.
La documentación almacenada en el archivo central se ha intervenido en un 50% el restante 50% no tiene principios archivísticos e intervención en su totalidad:
Aun existe en el archivo Central un Fondo Acumulado, el cual no tiene ningún tipo de identificación e intervención archivística.
Las historias laborales no cuentan con un programa de conservación e inventario.
Propuesta
Se deben consolidar las Tablas de Retención Documental con todos los Directores y Coordinadores de Oficina para valorar la documentación y verificar la pertinencia de los mismos, para luego sacar el acto administrativo adoptando los ajustes realizados.
La documentación que se encuentra en el archivo central debe ser intervenida con procedimientos archivísticos cumpliendo la legislación archivística, esto permitirá eliminación de copias y duplicidad dejando solo la documentación con valor administrativo, jurídico, legal y/o probatorio que aun tenga vigencia.
El sistema de búsqueda y préstamo Winisis para el archivo central debe ser actualizado por uno más avanzado para la sistematización de la información, lo cual permitirá el control, eficiencia y eficacia en el préstamo y consulta de la información custodiada.
Se debe publicar en DANENET las herramientas creadas por Administración documental para la organización de los archivos y transferencias con principios archivísticos.
LOGROS OPTENIDOS
Para Diciembre de 2014 se termino de actualizar todo la estructura documental para la ejecución Archivística: como proceso GDO
• Procedimientos • Guías
• Instructivos • Formatos Se Organizo el archivo de Gestión Centralizado del DANE (diciembre 2014) Se realizaron jornadas de capacitación, para el cambio generado en la
ejecución archivística como proceso transversal. Se han realizado video conferencias de capacitación para las Direcciones
Territoriales y en diciembre de 2014 se trajeron los enlaces territoriales a capacitar al DANE Central.
Se han trabajado con las 60 áreas que tiene tabla creada el ajuste y creación de las TRD con el código de control de registros de la entidad.
Enero 2015 Se empezó a realizar inventarios documentales en el archivo Central.
• Historias Laborales ( traslada al DANE central por ser los documentos de más alta consulta)
• Contratos. Ceso de Población y vivienda 2005 y demás Documentación custodiada por el área de Administración Documental en el archivo central Álamos.
• Documentación en General que se tienen en custodia. 2.2.1.2. MAPA DE RIESGOS El área de Gestión Documental ha dado cumplimiento al seguimiento del mapa de procesos concertado donde su objetivo es “Aplicar y promover el cumplimiento en la entidad de las políticas que regulan la gestión documental para contribuir al adecuado manejo de la documentación institucional”, lo que a permitido realizar seguimiento a los procesos y procedimientos del área ajustando sus procedimientos de acuerdo a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación. 2.2.1.3. PLANES DE MEJORAMIENTOS GENERADOS A PARTIR DE AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS.
Eficiencia Administrativa y cero papel
Objetivo Estratégico
Componente Actividad (2) Nombre de
Producto (3)
No
productos
(4)
Fecha de
Inicio (5)
Fecha de
Finalización
(6)
Responsables
Buenas prácticas para la reducción del consumo de papel
Cumplir disposiciones de Gobierno en Línea y Directiva Presidencial para racionalizar uso y consumo de papel en comunicaciones oficiales y documentos institucionales
Actividades de Sensibilización
Campaña de reciclado de papel
dos 03/03/2015 31/12/2015
Gestión Documental y
Todas las dependencias
del DANE
Simplificación de procesos internos
Revisar y ajustar la Resolución 086 de 2013
Procedimiento Uno 03/03/2015 31/12/2015
Secretaria General, Gestión
Contractual y Gestión
Documental, Control Interno
Disciplinario
Elaboración de documentos electrónicos
Promover la elaboración de documentos electrónicos que puedan existir en ese medio
Ajuste Procedimientos
Actividades de Sensibilización
Dos 03/03/2015 31/12/2015
Gestión Documental y
todas las dependencias
del DANE
2.2.1.4. PLANES DE MEJORAMIENTOS GENERADOS A PARTIR DE LAS AUDITORIAS REALIZADAS POR ORGANOS DE CONTROL
Gestión Documental
Objetivo Estratégico
Componente Actividad (2) Nombre de
Producto (3)
No
productos
(4)
Fecha de
Inicio (5)
Fecha de
Finalización
(6)
Responsables
Tablas de retención documental
Revisar y actualizar las TRD de todos los procesos establecidos en el SIGI
Registros de asistencia / Actas de reunión
61 15/07/2015 20/06/015
DANE Central y Territoriales
/ Gestión Documental
Transferencia documental
Recibir transferencias documentales
Cronograma de
transferencias 1 03/02/2015 30/11/2015
Gestión Documental
Preservación documental
Adecuación y limpieza de depósitos
Cronograma de
adecuación y limpieza de depósitos
1 01/02/2015 31/12/2015 Gestión
Documental/ Administrativa
Valoración documental
Inventario documental Fondo Acumulado
Inventario 1 02/02/2015 31/12/2015 Gestión
Documental
2.2.1.5. FORMULARIO UNICO DE REPORTES DE AVANCE A LA GESTION- FURAG. Gestión documental a diligenciado año a año los reporte al FURAG, donde se pueden ver los avances pero también las debilidades del área frente al proceso en la Entidad, gracias a este reporte se han logrado mejorar algunas de las metas establecidas en el mapa de procesos, pues la Entidad busca la mejora continua y llegar así a un DANE Moderno.
2.2.1.6. PLANES DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO – PMA, GENERADOS A PARTIR DE LAS VISITAS DE INSPECCION VIGILANCIA Y CONTROL REALZIADAS POR EL ARCHIVO GENERAL DELA NACION. La entidad ha realizado el seguimiento y control a los planes de mejoramiento archivístico desde la Secretaria General y Control Interno, quienes buscan que se cumpla con lo suscrito con el AGN.
Item Actividades
1.
Limpieza de las área de trabajo
(DIARIA/SEMANAL) Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
Aspirar o retirar el polvo y particulas de suceidad
de toda el área de trabajo (muebles,
Realizar limpieza a cada uno de los expedientes
y a cada uno de los documentos dentro del
expediente
Desinfeción de infraestructura y mobiliario
contra plagas (ácaros y roedores).
2.
3.
Limpieza expedientes (TRIMESTRAL)
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
(En desarrollo del Plan de Mejoramiento por la visita de inspección y vigilancia del Archivo General de la Nación el 13/09/2013)
PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
(En desarrollo del Plan de Mejoramiento por la visita de inspección y vigilancia del Archivo General de la Nación el 13/09/2013) (En desarrollo del Plan de Mejoramiento por la visita de inspección y vigilancia del Archivo General de la Nación el 13/09/2013) (En desarrollo del Plan de Mejoramiento por la visita de inspección y vigilancia del Archivo General de la Nación el 13/09/2013)
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTOENERO FEBRERO MARZO
Fecha Responsable
Enero
Fecha Responsable
Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto
Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable
DiciembreSeptiembre Octubre Noviembre
Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable
Enero a Marzo
Fecha Responsable
Abril a Junio Julio a Septiembre Octubre a Diciembre
Fecha Responsable Fecha Responsable Fecha Responsable
Limpieza y definfección infraestructura y
mobiliario
2.2. PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS Y EJES ARTICULARES.
2.3. FORMULACION DE LA VISIÓN ESTRATEGICA EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ACCESO A LA INFORMACION PRESERVACION DE LA
INFORMACION
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE
SEGURDIAD
FORTALECIMIENTO ARTICULACION
TOTAL
Gestión Documental y sistemas
actualizaran al versión de la
herramienta ORFEO para agilizar
tramites internos, que involucran la
correspondencia interna y externa
ingresada mediante el SIPOT.
Los servidores tendran acceso a la herramienta
en la medida que los coordinadores y
directivos asi lo requieran, para lo cual Gestión
Documental asignara permisos a los cuales se
les realizara seguimento con el Paz y Salvo.
a informaciónen la
Herramienta ORFEO tramitada
se preservara en medio fisico
pero tambien en medio
análogo, garantizando la
conservación de los mismos.
se seguiran los protocolos de
seguridad informatica para la
preservación de la información
a traves de las diferentes áreas que
realizan control y seguimiento se
mantendran fortalecidos y
articulados los procesos y
procedimientos implementados
para el manejo de la información
interna y externa de a entidad. 5
Se implementar politicas desde
Gestión Humana que integre las
diferentes sedes y subsedes a la sede
central de tal forma que se replique
toda la información desde Gestión
Documental realiando seguimiento no
solo por video conferencia.
Los servidores de la entidad tendran
mecanismos informaticos y presenciales con
lso cuales se mantengan actualziados en las
politicas que frente al tema de gestión
documental la entidad haya implemetado
acorde con los lineamientos del AGN.
Mediante la DANENET y la
intranet se publicara la
información que la entidad
adopte frente a tema de
gestión documental.
Desde SIGI mantendra actualizados
los procesos y procedimientos que
rigen la Gestión Documental al
interior de la Entidad.
Mediante la Capacitación continua a
los enlaces de las diferentes áreas
asi como la difusión de la
información a ellos presentada se
buscara fortelecer y articular el área
de Gestión Documental. 6
Administrativa y Gestión Documental
haran un seguimiento a las diferentes
sedes y subsedes del DANE para
proyectar adecuaciones en espacios
donde se pueda mantener custodiada
la información que producen las
diferentes áreas y que seran la
memoria institucional del DANE.
Dando cumplimiento a la normatividad del
AGN Gestión Documental reglamentará
mediante sus procesos y procedimientos la
accesibildia de la información custodiada de la
entidad.
Se dara el tratamiento
adecuado a la información
que las diferentes áreas del
DANE que sean entregadas
por TRD al área de Gestión
Documental en medio fisico y
en medio analogo con
soporte de sistemas.
Se seguiran losprotocolos indicados
por el MINITICS y el área de sistemas
al interior de la Entidad en cuanto a la
preservación de la documentación
analoga y para la documentación en
medio fisico se seguira la
normatividad del AGN.
Las sedes, Subsdes y el DANE central
mantendran articulados mediante la
actualziaicón en la normatividad de
archivo, y para la conservación del
mismo Administrativa con apoyo de
la Secretaria General buscara
adecuar espacios que permitan la
edecuada custosia de la
docuemetación.
5
Ajustar las TRD de l a entidad acorde
con los lineamientos del AGN.
Las TRD estaran Publicadas en la página Web de
la entidad y en cada proceso de las áreas de tal
forma que su aplicación sea de forma sencilla.
La TRD sera preservada en
fisico en el área de Gestión
Documental y en medios
electronicos de acuerdo a los
protocolos de la entidad.
Se realziará la publicación de las TRD
en la pagina Web de la Entidad como
en los procesos soportes de cada área
para su consulta.
Los enlaces áreas reportara a
Gestión Docuemntal los cambios
realizados a nvel administrativo que
impliquen ajustes en las TRD, de tal
forma qyue se proceda a realizar la
asesoria y posterior aprobación en el
Comité de Desarrollo
Administrativo.
4
Buscar los recursos para actualizar o
cambiar el satfwart en el que se
almacena el invetario documental del
archivo central.
revisar el sistema existente y valorarlo para
tomar deciones de cambio y/o actualización.
Con el animo de preservar la
información que en el archivo
central se encuentra en
custodia se tendran
actualizado el sistema donde
se almacenaran los
inventarios .
Valoración del área de sistemas al
sofwart existente para proyección de
recursoso bien sean economicos o
humanos.
Gestión Documental se articulará
con el área de Sistemas para
verificar las incosistencias del
Winisis y proponer alternativas de
solución.
3
Intervención del FDA que se
encuentra en el archivo central
dando alcalce la normatividad del AGN se
conservara la documentación del FDA de
acuerdo a la valoración dada y la TVD de aquí
adoptada.
Mantener la Documentación
debidamente organizada y
custodiada de acuerdo a la
valoración dada.
Se consolidara la información del FDA
en el inventario del archivo central en
la herramienta tecnologica WINISIS.
EL valoración dela infromación se
articulara con la normatividad
vigente.
2
Traslado de las historias laborales al
DANE central e intervención de las
mismas de acuerdo a la normatividad
expedida por el AGN.
SE organizara la infromación custodiada para
ser utilizada de acuerdo alcontrol deprestamos
establecidos por la entidad.
Darle el trato documental a
las Historias Laborales para su
preservación.
Se incluira el inventario depurado en
la Herramienta Winisis, para efecto
de busquedas de consulta.
Se artiuclara con als áreas que
recurren a las Historias Laborales
para dar respuesta oportuna a los
requerimientos solciiados a la
Entidad.
2
Mejorar la infraestructura informaticaInstalar una Herramienta que permita la
indexación tanto para los diferentes usuarios
que requieren la inforamción dela Entidad.
Instalar una herramienta WAF
en la entidad para preservar
la información.
El soporte informatico de la Oificna
de sistemas realizara la valoración de
la herramienta requerida.
Se articulara con las áres a fines de
acuerdo a lo estipulado en la
valoración.
2
Mejorar la infraestructura informatica
Adecuar herramienta que permita el acceso
a la información desde los diferentes
dispisitivos moviles.
consolidar herramientas que
permitan salvagardar la
información que en medios
analogos se encuentren en la
entidad.
El soporte informatico de la Oificna
de sistemas realizara la valoración de
la herramienta requerida.
Se articulara con las áres a fines de
acuerdo a lo estipulado en la
valoración.
2
Socialización politicas internas del
DANE frente a la politica cero papel.
Mediante la utilización de herramientas
informaticas acceder a lainformación que por
procedimiento interno permita realziar
cambios antes de imprimir el documento final
de tal forma que se baje elconsumo de papel.
Actualizar procesos y
procedemientos para que se
logre preservar los cambios
realiados a los documentos
hasta llegar al documento
final.
Mediante la Intranet y el DANENET se
realziaran estrategias que impliquen
el reconocimiento de la política y l
reinducción e inducción para los
servidores de la entidad frente a la
politica existente.
Se fortalecera la politica existente
articualndolas áreas administrativas
de la entdiad para incentivar a los
funcionarios en eluso de la misma.
2
Mejorar la infraestructura informaticaInstalar una Herramienta que permita la
indexación tanto para los diferentes usuarios
que requieren la inforamción dela Entidad.
Potencializar la información
producida por la entidad.
Valoración porparte del área de
sistemas en su plataforma para
adecuar los requerimientos exigidos
en la infraestructura informatica.
Se articulara con las áres a fines de
acuerdo a lo estipulado en la
valoración.
2
2
EJES ARTICULADORES
Dar cumplimiento a la normatividad
expedida por AGN, al interior de la
Publicar el documento el la Pagina Web de la
Entidad dando cumplimiento a lo estipulado en
Realizar seguimiento durante
el cuatrenio al Programa de
Publicar el PGD en la pagina Web de
la entidad.
El grupo interdisiciplinario y las
áreas trasnversales realizaran
PROPÓSITO SUPERIOR
Contribuimos al desarrollo del país produciendo y difundiendo información confiable, relevante, oportuna y de calidad.ii
MISIÓN
Producir y difundir información estadística de calidad para la toma de decisiones y la investigación en Colombia, así como desarrollar el Sistema Estadístico Nacional.iii
VISIÓN
En el 2018 el DANE se consolidará como una institución moderna, innovadora y generadora de conocimiento y continuará siendo la entidad líder en la producción estadística.iv
OBJETIVOS
El Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, tiene como objetivos garantizar la producción, disponibilidad y calidad de la información estadística estratégica, y dirigir, planear, ejecutar, coordinar, regular y evaluar la producción y difusión de información oficial básica. (Decreto 262 de 2004. Cap.1°/ Art.1°).v
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
1. Orientar el proceso de planeación de la Entidad a resultados integrales, que permita articular lo estratégico, táctico y operativo.
2. Fortalecer la capacidad de los grupos de trabajo para responder a las necesidades en materia de talento humano, recursos físicos y financieros que demande el DANE para coadyuvar al logro de los objetivos misionales.
3. Fortalecer e impulsar la implementación de la Planificación, las Normas, Estándares y Buenas Prácticas Estadísticas.
4. Aumentar el nivel de desagregación territorial y regional en la información estadística.
5. Dirigir, programar, ejecutar, coordinar, regular y evaluar la producción y difusión de las estadísticas oficiales que requiera el país y su georreferenciación según el caso.
6. Elaborar las cuentas nacionales anuales, trimestrales, regionales y satélites, para evaluar el crecimiento económico.
7. Fortalecer las estrategias de difusión, promoviendo la innovación constante, la inclusión y participación ciudadana, el acceso oportuno a la información y las interacciones con los grupos de interés de la entidad.
8. Robustecer las tecnologías de información y comunicaciones, que respondan a las necesidades de la entidad.
9. Actualizar el Sistema de Información Geoestadístico para apoyar los procesos estadísticos.
10. Mejorar, mantener y articular los sistemas de control interno y de gestión de calidad del DANE a través de un sistema integrado de gestión.
11. Fortalecer la cultura de administración de los riesgos del DANE para su identificación, prevención y mitigación permanente.
12. Divulgar los metadatos y resultados de las investigaciones estadísticas, en lenguaje sencillo y diferenciado para cada tipo de usuario de la información estadística.
13. Establecer las políticas, programas y procedimientos necesarios para implementar los estándares, marcos metodológicos y buenas prácticas estadísticas adoptadas por la OCDE, que permita la mejora en la cobertura, comparabilidad, interpretabilidad, oportunidad y transmisión de las estadísticas.
14. Gestionar y fortalecer los diferentes canales de cooperación técnica internacional para el mejoramiento de las actividades misionales y el posicionamiento de la entidad.vi
2.4. FORMULACION DE OBJETIVOS
Ver cronograma del PGD 2015-2018
2.5. FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS
Planificación Estadística
Aspectos generales
Proceso técnico, dinámico, permanente y concertado entre las diferentes entidades del Sistema Estadístico Nacional, para definir, organizar y priorizar las estadísticas que requiere el país para la toma de decisiones.
La planificación estadística provee metodologías e instrumentos para la formulación de planes estadísticos en los siguientes ámbitos de aplicación: nacional, sectorial, territorial e institucional.
Fuente:http://www.dane.gov.co/index.php/sistema-estadistico-nacional-sen/planificacion-estadistica-2/aspectos-generales
BENEFICIOS
o Permite a las entidades del SEN conocer, diagnosticar y organizar la actividad estadística.
o Facilita la identificación y priorización de la información estadística requerida para la formulación y el diseño de políticas, planes, proyectos.
o Mide la necesidad de información estadística y desarrolla un plan para resolver las limitaciones de información.
o Contribuye al uso eficiente de los recursos financieros, tecnológicos y humanos dirigidos hacia la actividad estadística.
o Facilita la toma de decisiones, el seguimiento, monitoreo y evaluación de las políticas, planes y programas orientados al desarrollo del país.
o Favorece la articulación entre instituciones públicas y privadas fortaleciendo su comunicación y coordinación en cuanto a la producción y el manejo de la información estadística.
Fuente:http://www.dane.gov.co/index.php/sistema-estadistico-nacional-sen/planificacion-estadistica-2/aspectos-generales
Planes y proyectos Gestión Documental
o Realizar el Manual de procedimientos de Gestión Documental o Organizar el FDA y levantar su inventario. o Ajustar la Tabla de Retención de la Entidad o Realizar la TVD. o Actualizar la Versión ORFEO. o Articular desde la capacitación a la Entidad en todos los procesos y
procedimientos de Gestión Documental.
2.6. CONSTRUCCION DEL MAPA DE RUTAS
Planificación Estadística
MAPAS DE INFORMACIÓN
Los mapas de información permiten estructurar y representar gráficamente, por tema, los principales atributos de las operaciones estadísticas. Están organizados por entidades responsables de la producción, la normatividad vigente, la forma de obtención, los principales usuarios, la desagregación geográfica y el medio de difusión, entre otros.
Descargue la metodología para la elaboración de los mapas de información, en el siguiente link:
Documento Metodológico
Los mapas se dividen según las siguientes categorías: MAPAS DE INFORMACIÓN ECONÓMICA
Al interior de este mapa se encuentran los siguientes Mapas de Información pueden ser descargar en formato PDF de link http://www.dane.gov.co/index.php/planificacion-
estadistica/planest-mapas-de-informacion/mapa-de-informacion-economica
Agricultura, Ganadería y Pesca
Comercio Construcción y Vivienda Cuentas Económicas Finanzas Públicas y Estadísticas Fiscales Índices de Precios y Costos Industria Minero - Energético Tecnologías de Información y las Comunicaciones Transporte
MAPAS DE INFORMACIÓN SOCIAL
Al interior de este mapa se encuentran los siguientes Mapas de Información pueden ser descargar en formato PDF de link http://www.dane.gov.co/index.php/planificacion-
estadistica/planest-mapas-de-informacion/mapa-de-informacion-social
Actividad Política y Asociativa Educación, Ciencia, Tecnología e Innovación Demografía Justicia Mercado Laboral y Seguridad Social Nivel, Calidad y Condiciones de Vida Salud Seguridad y Defensa Servicios Públicos Domiciliarios
MAPAS DE INFORMACIÓN MEDIO AMBIENTE
Al interior de este mapa se encuentran los siguientes Mapas de Información pueden ser descargar en formato PDF de http://www.dane.gov.co/index.php/planificacion-
estadistica/planest-mapas-de-informacion/mapa-de-informacion-medio-ambiente
Amenazas y desastres naturales Gestión ambiental Recursos Naturales Residuos
FUENTE: HTTP://WWW.DANE.GOV.CO/INDEX.PHP/SISTEMA-ESTADISTICO-NACIONAL-SEN/PLANIFICACION-ESTADISTICA-2/MAPAS-DE-INFORMACION
Servicios al ciudadano Procesamientos especializados
La Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística, se encarga de la distribución y entrega de todas la información estadística que produce la entidad, dentro de la que se incluyen, suscripciones a publicaciones, boletines de prensa y trabajos especiales, entre otras.
De acuerdo con el nivel de complejidad o desagregación solicitada, para el caso de trabajos especiales, pero, cuando se trate de publicaciones las entregas serán inmediatas. El costo depende de la información o publicación solicitada.
FUENTE: HTTP://WWW.DANE.GOV.CO/INDEX.PHP/SISTEMA-ESTADISTICO-NACIONAL-SEN/PLANIFICACION-ESTADISTICA-2/MAPAS-DE-INFORMACION
2.7. CONSTRUCCION DE LA HERRAMIENTO DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL. Remitirse al cronograma del PGD 2015-2018.
Plan o Proyecto Corto Plazo Largo PlazoTiempo 2015 2016 2017 2018
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Implementación política Cero Papel
estrategias para la preservación y conservación
de documentos electrónicos
Adecuación de espacios para los archivos en las
diferentes sedes,subsedes del DANE.
Elaboración del Manual de Gestión
Documental.
Implementación del Manual de Gestión
Identificar una herramienta que permita la
indexación de la información institucional para
usuarios internos y externos.
Contar con una solución que permita a los
usuarios internos, disponer de herramientas de
colaboración para las comunicaciones internas
de la entidad (chat, buzón de correo,
MAPA DE RUTA
Mediano Plazo
Actualizar el sistema ORFEO para agilizar,
los trámites aquí funcionalmente asignados y
capacitar al grupo de trabajo en el manejo
del SIPOST, para garantizar un buen servicio
El material y espacio físico para los Archivos
de Gestión es limitado, lo que dificulta la
correcta organización documental
Aun existe en el archivo Central un Fondo
Acumulado, el cual no tiene ningún tipo de
identificación e intervención archivística
Las historias laborales no cuentan con un
programa de conservación e inventario