plan director de archivos...
TRANSCRIPT
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de ArchivosDirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
PLAN DIRECTOR DE ARCHIVOS
2008-2011
Dirección del Sistema Municipal de Archivos
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Órganos y centros
Dirección del Sistema
Municipal de Archivos
Órganos Asesores Centros Órganos Técnicos
Ámbito central Ámbito Territorial
Archivos
centrales
Archivo Municipal
Administrativo
Archivo Histórico
de la Ciudad
Depósito de
Prearchivo
Archivo
Fotográfico
Archivos
Municipales de
Distrito
Ciutat Vella Gràcia
Hortà - Guinardó
Nou Barris
Eixample
Sant Andreu
Sants - Montjuïc
Sant Martí
Les Corts
Sarrià – Sant
Gervasi
Archivo de
Población
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Mapa de Archivos Municipales
1.Ciutat Vella
2.Eixample
7.Horta-Guinardó
3.Sants-Montjuïc
4.Les Corts
5.Sarrià-St. Ger.
6.Gràcia
8.Nou Barris
9.Sant Andreu
14.Prearchivo
10.Sant Martí
11.Histórico
12.Fotográfico
13. Administrativo
4 6
7
2
3 1
5 8
9
12
1311
14
10
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Órganos asesores
Dirección del Sistema
Municipal de Archivos
Órganos Asesores Centros Órganos Técnicos
Comisión de Acceso
y Valoración
Documental
Grupos de Trabajo
Equipo de
Dirección
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Órganos técnicos
Dirección del Sistema
Municipal de Archivos
Órganos Asesores Centros Órganos Técnicos
Área de Gestió
Documental
Área de Coordinación
de Centros
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
ELABORACIÓN DEL PDA
“Lo importante es no dejar de hacerse preguntas”
A. Einstein
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
La planificación estratégica
Proceso global y sistemático por el que la organización
define la manera como se relaciona con el entorno,
garantizando su viabilidad y crecimiento.
Se trata de definir unas líneas de actuación explícitas,
desarrolladas conscientemente, en las que se
enmarquen las decisiones cotidianas y que permitan
definir, en todo momento, la posición de la organización
en su entorno.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Participantes en el proceso
Comité Estratégico: 6 ponencias redactoras:
• P 1 Planificación y dirección estratégica
• P 2 Gestión documental
• P 3 Ingresos, tratamiento y accesibilidad
• P 4 Innovación tecnológica
• P 5 Preservación y equipamentos
• P 6 Comunicación y difusión
Comité de Dirección
Comité de Coordinación
8
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Calendario previsto
9
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Fases del proceso
FASE DE
ANÁLISISFASE DE
DESARROLLOFASE DE
SÍNTESIS
APROBACIÓN
11
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Metodología de trabajo
• Misión, visión y valores
• Objetivos estratégicos
• DAFO
Análisis
• Definir los objetivos operativos:
• Definir planes de actuación con nuevos proyectos y mejora de servicios.
Desarrollo
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Web del PDA
Web de lasponencias
Fórum departicipación
Documentosde trabajo
Enlacesde consulta
Eventos
Presentación del Archivero Jefe
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Web de las ponencias
Objetivosoperativos
Documentosde trabajo
Ponentes
Calendarioy fases
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Fórum de participación
Opina,pregunta,Conoce,Colabora,Participa,Comparte,Difunde,
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
OBTENCIÓN Y APROBACIÓN DEL PDA
1. Misión
2. Visión
3. Valores
4. Análisis DAFO
5. Objetivos estratégicos
6. Objetivos operativos
• Nuevos proyectos
• Mejoras de servicios7. Planes de acción
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
MISIÓN
• Desarrollar las políticas archivísticas e implantar unmétodo de gestión documental para el conjunto delos documentos municipales; así como recoger,conservar, tratar, evaluar, hacer accesible y difundirel patrimonio documental.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
VISIÓN
• Alcanzar un sistema archivístico innovador y dereferencia para los órganos de la administraciónmunicipal que asegure la gestión, protección ytransparencia de los documentos en todo tipo desoporte; y consolidar una red excelente de centros quegarantice la preservación, el acceso y la difusión delpatrimonio documental en beneficio de la eficaciaadministrativa, de los derechos de los ciudadanos y de lasociedad del conocimiento.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
VALORES
Creatividad
Voluntad de servicio público
Eficacia
Trabajo en equipo
Excelencia y calidad
Valorización del patrimonio documental
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
D ebilidades del Archivo Municipal
A menazas del entorno
F ortalezas del Archivo Municipal
O portunidades del entorno
ANÁLISIS DAFO
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
• Normalización del sistema archivístico con centros, órganos y servicios.
• Impulso, normalización y desarrollo de técnicas y métodos.
• Intervención ejemplar y pionera en la valoración y selección de la documentación.
• Integración de una red de centros descentralizados.
• Existencia de recursos humanos con gran rigor profesional.
• Dotación adecuada de algunas instalaciones y equipamientos.
• Existencia de un sistema informático común para la gestión de los centros y los fondos documentales.
• Decidida actuación de recuperación e ingreso de fondos municipales y de otros fondos de interés para la ciudad.
• Gran riqueza de los fondos documentales con valor probatorio, testimonial e histórico.
• Existencia de actividades y programas de difusión cultural.
Fortalezas
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Debilidades
• Gran volumen documental pendiente de tratamiento y recursos insuficientes.
• Poca implantación del sistema AIDA en la administración municipal.
• Despliegue normativo insuficiente o precario.
• Recursos humanos con carencias de formación específica y de reconocimientoprofesional.
• Implementación lenta y desigual del sistema informático de gestión de archivos.
• Instalaciones y equipamientos insuficientes y poco adecuados.
• Falta de servicios comunes en el Sistema Municipal de Archivos: depósito deaislamiento, espacio de tratamiento y desinfección; servicios de reproducción;servicio educativo, etc.
• Inexistencia de una política de comunicación común en el Sistema Municipal deArchivos, ya sea destinada tanto al usuario interno como al externo.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Oportunidades
• Impulso y desarrollo de la administración electrónica.
• Marco normativo nacional e internacional con una clara vocación haciasistemas integrados de gestión documental.
• Normalización y buenas prácticas en gestión de documentos y archivos
• Sensibilización y receptividad de la sociedad civil hacia el patrimoniocultural.
• Expansión de las TIC.
• Nuevo rango y adscripción orgánica de la Dirección del Sistema Municipalde Archivos.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Amenazas
• Gran dimensión y atomización de la administración municipal.
• Deterioro progresivo del patrimonio documental.
• Limitaciones presupuestarias a las administraciones públicas.
• Falta de recursos para hacer frente a los nuevos perfiles de usuarios y alincremento de consultas.
• Desarrollo insuficiente de la normativa estatal y autonómica en materiade acceso a los documentos.
• Impacto de la obsolescencia tecnológica en el tratamiento y lapreservación de los documentos.
• Visión parcial de los archivos como centros de custodia, en detrimento dela gestión documental.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
1. Establecer un modelo de organización que permita, por la vía de cohesión de valores, alcanzar los objetivos del Sistema Municipal de Archivos.
2. Implementar el sistema integral de gestión documental en la administraciónmunicipal para la mejora de procesos, una cultura organizativa común y el desarrollo de la administración electrónica.
3. Incrementar de manera significativa el tratamiento y la descripción de los documentos y los fondos, con el fin de mejorar el acceso y consolidar un programa común de difusión del patrimonio documental municipal.
4. Conocer de forma precisa el estado de conservación de los fondos documentales con el fin de intensificar su restauración y digitalización, según su importancia, así como avanzar en la adecuación y mejora de las instalaciones.
Objetivos estratégicos
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Objetivos operativos y planes de acción
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Ponencia 1. Planificación y dirección estratégica
Descripción Prioridad Calendario
Objetivo operativo 1Elaborar un nuevo reglamento del Sistema
Municipal de Archivos y el despliegue normativo
correspondiente.
Alta 2008-2010
Objetivo operativo 2
Elaborar una propuesta de actualización y
adecuación de los recursos humanos del SMA que
concrete la dimensión y funciones de la plantilla
que trabaja en los diferentes órganos y servicios.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 3Elaborar una nueva estructura de los centros y
servicios del Archivo Municipal con el fin de adecuar
el sistema archivístico a la realidad actual.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 4Establecer la estrategia de comunicación interna y
el desarrollo profesional.Media 2008-2011
Objetivo operativo 5Implantar un método de gestión por objetivos y los
instrumentos de evaluación correspondientes.Media 2008-2009
Objetivo operativo 6Renovar el compromiso por un modelo de gestión
de calidad que tenga en cuenta las necesidades
del ciudadano y de la organización municipal.
Baja 2010-2011
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Ponencia 2. Gestión documental
Descripción Prioridad Calendario
Objetivo operativo 1
Implantar el sistema de gestión documental AIDA con
acuerdo a las prioridades y plazos establecidos en los
planes de acción.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 2
Elaborar los manuales de procedimientos y diseñar los
protocolos para la implantación del sistema de gestión
documental del AIDA.
Alta 2008-2010
Objetivo operativo 3Intensificar la evaluación documental y definir los
criterios de acceso a la documentación.Media 2008-2011
Objetivo operativo 4Organitzar cursos de formación adecuados a cada uno
de los colectivos de usuarios del sistema AIDA.Media 2008-2011
Objetivo operativo 5
Revisar el sistema de gestión documental AIDA y
adecuarlo a los estándares nacionales y
internacionales.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 6
Participar en el desarrollo e implantación del gestor
documental y de los demás sistemas de información
corporativos.
Alta 2008-2011
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Ponencia 3. Ingresos, tratamiento y accesibilidad Descripción Prioridad Calendario
Objetivo operativo 1Detectar, identificar, tratar e ingresar la documentación
actualmente almacenada sin control en los diferentes
depósitos del Ayuntamiento.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 2Definir una política de ingresos por vía ordinaria que permita
regular las transferencias de la administración municipal.Alta 2008-2010
Objetivo operativo 3Definir una política de ingresos por vía extraordinaria, que
permita regular las donaciones, cesiones, compras y cualquier
otra fórmula jurídica reconocida.
Baja 2009-2011
Objetivo operativo 4Avanzar en la clasificación, la descripción y la instalación de
la documentación que quedan pendientes de tratar para
facilitar su consulta.
Media 2008-2011
Objetivo operativo 5
Definir y desarrollar totas las herramientas e instrumentos de
transferencias, descripción, acceso, préstamo y recuperación
de fondos y de los documentos a través de la intranet y los
aplicativos más adecuados.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 6
Acelerar la digitalización de los documentos y sus
instrumentos de descripción, principalmente aquellos que son
de carácter histórico, de conservación permanente para la
institución o con problemas de preservación, para facilitar su
consulta en línea.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 7
Definir las condiciones de acceso y consulta de la
documentación de acuerdo con los recursos disponibles y a
partir de unos estándares comunes para todos los centros del
sistema.
Media 2009-2011
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Ponencia 4. Innovación tecnológica
Descripción Prioridad Calendario
Objetivo operativo 1
Adecuar los centros de archivos y las
herramientas corporativas en función de las
necesidades tecnológicas y de los procesos de
digitalización.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 2Potenciar la automatización de los procesos
archivísticos y de gestión de centros.Alta 2008-2011
Objetivo operativo 3Promover la utilización de las tecnologías de la
información y de la comunicación (TIC) en todos
los servicios de línea.
Alta 2008-2011
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Ponencia 5. Preservación y equipamientosDescripción Prioridad Calendario
Objetivo operativo 1Llevar a cabo la construcción o ampliación de
los equipamientos de archivo previstos y
necesarios.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 2Elaborar planes de actuación frente desastres y
aplicar directrices técnicas de preservación.Media 2008-2011
Objetivo operativo 3
Garantizar el control y mejora de las
condiciones ambientales en los depósitos de los
diferentes centros de archivo para potenciar la
actuación preventiva sobre el patrimonio
documental.
Alta 2009-2011
Objetivo operativo 4Mantener y mejorar el mantenimiento de los
equipamientos y instalaciones de los diferentes
centros de archivo.
Media 2009-2011
Objetivo operativo 5Evaluar el estado de conservación de la
documentación mediante la realización de
revisiones periódicas.
Media 2008-2011
Objetivo operativo 6
Garantizar el control de las condiciones
biológicas de la documentación para potenciar
la actuación preventiva sobre el patrimonio
documental.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 7Impulsar la restauración y los tratamientos
especiales del patrimonio documental con valor
histórico y testimonial.
Alta 2008-2011
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Ponencia 6. Comunicación y difusión
Descripción Prioridad Calendario
Objetivo operativo 1Promover el conocimiento del Archivo
Municipal entre los ciudadanos y dentro de
la organización del Ayuntamiento.
Alta 2008-2011
Objetivo operativo 2
Participar y liderar acciones y promociones
culturales del Ayuntamiento de Barcelona
para integrar el Archivo Municipal en los
programas corporativos.
Baja 2008-2011
Objetivo operativo 3Organizar el programa común y los
servicios de difusión cultural del SMA.Media 2008-2011
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PDA
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Gestión por proyectos:
Mejora continua
Hoja de planificación
Hoja de seguimiento
Dirección por objetivos de los centros:
Hoja de objetivos anuales
Herramientas de gestión
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Seguimiento de los planes de acción
Objectiu operatiu 2.6 Participar en el desenvolupament i la implantació del programari de gestió documental i en els d’altres sistemes d’informació corporatius.
Calendari d'execució 2008-2011
Calendari avaluació Bianual
Persones responsables J. Borràs, G. Bayó, M. Beltran .
Plans d’acció DescripcióPla de millora
Nou projecte
Indicadors d'avaluació
TimingRecursos
addicionalsFactors crítics
d’èxitPressupost Responsables
Pla d’acció 1
Participar en la selecció del programari de gestió documental.
X 2008 Consultora externa
Implicació Gerència de Serves Generals, vicegerència e-administració i IMI
€
Pla d’acció 2
Definir els requeriments de gestió documental al programari d’ECM.
X Requeriments implantats
2008-2009 Equip projecte + Consultora externa
Id. €
Pla d’acció 3
Implantar i aplicar tots els instruments de gestió documental als projectes pilot.
X 2008-2009 Id. €
Pla d’acció 4
Elaborar la proposta d’implantació del gestor documental en nous projectes.
X 2009 Id. €
Pla d’acció 5
Definir i implantar el model d’arxiu electrònic.
X 2009-2011 Projecte + consultora
Id. €
Pla d’acció 6
Participar en els nous projectes de sistema d’informació i de tramitació electrònica dels procediments, per tal d’incloure criteris de gestió documental.
X 2008-2011 Recursos humans
Implicació gerència adjunta e-administració i IMI Implicació clients dels projectes
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Hoja de planificación
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Hoja de seguimiento
Objectiu operatiu 1.1
Pla d’acció 1MES: Abril / ANY: 2008
PROJECTE: Revisar l’esborrany del reglament del Sistema
Municipal d’Arxius
RESPONSABLE: Gemma Bayó, Joaquim Borràs
OBJECTIUS: - Estudiar la proposta anterior
- Analitzar altres reglaments aprovats
- Adequar les diferents seccions i articles
INDICADORS DE
SEGUIMENT
Accions correctores:
Introduir alguns articles relatius a la gestió i preservació dels documents
electrònics
Adaptar la secció de l’accés i el préstec.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
ARXI.net. Web interna de trabajo
• Temas destacados
• Grupos de trabajo
• Documentos
• Indicadores
• Espacio debate
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
ARXI.net. Web interna de trabajo
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos40
Resumen ejecutivo:10 propuestas fundamentales
Líneas estratégicasI. Organización y dirección
estratégica.
I. Gestión y tratamiento de
documentos.
II. Construcción y adecuación de equipamientos.
III. Revalorización del patrimoniodocumental.
Propuestas
1. Nueva normativa
2. Plan de recursos humanos
3. Nueva estructura Sistema Municipal Archivos
4. Sistema de gestión documental (e-administración)
5. Identificación, tratamiento, ingreso de la documentación
6. Digitalización de los documentos
7. Construcción y ampliación de equipamientos
8. Mantenimiento y mejora de los equipamientos
9. Restauración del patrimonio documental
10. Plan de comunicación con un programa común de difusión
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
Línea I: Organización y dirección estratégica.
1. Elaborar un reglamento nuevo del Sistema Municipal de Archivos e iniciar el desarrollo normativo correspondiente.
2. Proponer un plan de recursos humanos que se adapte a las necesidades actuales del sistema municipal de archivos.
3. Elaborar una nueva reestructuración de los centros y los servicios:
Nuevo organigrama de la Dirección Ejecutiva del Sistema Municipal de Archivos.
Reestructuración del Archivo Municipal Administrativo que ha de convertirse en el Archivo Contemporáneo de Barcelona y creación de la sección de archivo intermedio.
Creación de los nuevos archivos centrales, estructuración de los archivos centrales existentes y creación de la figura del archivero responsable de cliente.
Estructuración y adscripción de los archivos municipales de distrito.
Implantar el nuevo organigrama del Archivo Histórico.
Estudiar una nueva estructuración del Archivo Fotográfico.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
4. Implantar progresivamente el sistema de gestión documental y participar en el desarrollo de la e-administración.
4.1 Ámbitos de intervención: Área de Urbanismo y infraestructuras
Área de Acción Social y Ciudadanía
Área de Prevención, Seguridad y Movilidad
Área de Medio Ambiente
Área de Servicios Generales y Coordinación Territorial
Distritos
Organismos autónomos
4.2 Participar en la implantación del programa de gestión documental y en la definición del modelo de archivo electrónico del Ayuntamiento de Barcelona.
Línea II: Gestión y tratamiento de los documentos.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
5. Avanzar en la identificación, el tratamiento y el ingreso de la documentación municipal y otra de interés para la ciudad. Llevar a cabo una auditoría de la documentación que se encuentra sin control y
dispersa, y articulando los mecanismos para ingresarla, si es conveniente, en los archivos correspondientes.
Definir les políticas de ingresos de los fondos y documentos (transferencias, donaciones, compras, etc.).
Intensificar la descripción de la documentación, especialmente las series de interés urbanístico.
Mejorar la automatización de los procesos de transferencias, préstamo y consulta de los documentos.
6. Acelerar la digitalización de los documentos para facilitar su consulta, mediante la creación de un archivo virtual. Elaborar el plan de digitalización común del Sistema Municipal de Archivos.
Elaborar el libro blanco de la digitalización de documentos.
Dotar de la capacidad suficiente los servidores y los sistemas de comunicación municipales.
Línea II: Gestión y tratamiento de los documentos.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
7. Llevar a cabo la construcción y ampliación de los siguientes equipamientos: Ampliar y reformar el actual Archivo Administrativo.
Dotar de espacios nuevos para la documentación del Depósito de Prearchivo.
Ampliar la capacidad de almacenaje del Archivo Histórico de la Ciudad.
Construir los nuevos equipamientos de archivos de distrito (Nou Barris, Eixample, Sants-Montjuïc y Sarrià-Sant Gervasi).
Construir y adecuar los archivos centrales.
8. Mantener y mejorar los equipamientos y las instalaciones actuales que garanticen la seguridad y las condiciones ambientales adecuadas. Establecer un plan de actuación ante siniestros.
Dotar a los centros de sistemas para el control climático de los depósitos y realizar las revisiones periódicas.
Línea III: Construcción y adecuación de equipamientos.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
9. Intensificar la restauración del patrimonio documental, de acuerdo a su estado de conservación, valor histórico, nivel de consulta y singulares.
10. Elaborar un plan de comunicación con un programa común de difusión cultural y de conocimiento del Archivo Municipal entre los ciudadanos.
Participar en la organización y la conmemoración de eventos históricos significados para la ciudad (por ejemplo, Plan Cerdá, Semana Trágica, Juegos Florales, etc.).
Organizar la conmemoración del “XX Aniversario de los Archivos Municipales de Distrito”.
Organizar en espacios propios exposiciones, conferencias y otras actividades de difusión.
Renovar la web del Archivo Municipal.
Línea IV: Revalorización del patrimonio documental.
Dirección Ejecutiva Sistema Municipal de Archivos
No pienso nunca en el futuro porque llega muy pronto.