plan de comunicaciones del proyecto · de gestión contratista y director del proyecto - planear...

Plan de Comunicaciones Del Proyecto

Instalación de sistema de riesgo distrito Paicol- Huila Fecha: 11-11-2016

uy

Información del Proyecto

Empresa / Organización Consorcio interriego

Proyecto Contrato 0965

Fecha de preparación 26 Nov 2009

Cliente Municipio de Paicol

Patrocinador principal Gobernación del Huila

Gerente de Proyecto Incoder

Propósito y Alcance

El presente Plan de Comunicaciones proporciona un bosquejo de trabajo para

asegurar la evaluación adecuada del proyecto de sistema de riego en el distrito de

Paicol el cual busca mantener en comunicación a todo los interesados del proyecto

que por medio de la del proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones permitirá

crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la

información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

Restricciones y Premisas

Premisas de Comunicaciones

Todos los involucrados poseen correo electrónico y acceso a Internet.

Todos los entregables del proyecto sociotecnológico se consignarán en el portafolio (electrónico y físico).

Deberán tener un acceso a información clara de datos básicos de todo el personal relacionado con el proyecto. (celular, dirección correo , etc)

Deberán contar con disponibilidad de tiempo para informes que se realizaran en una frecuencia acordada incluye todos los involucrados.

Contar con el apoyo y colaboración de los diferentes gerentes del proyecto en cuanto al acceso y suministro de información.

Establecer vínculos de relaciones interpersonales entre los involucrados para los diferentes niveles del manejo de la información.

Restricciones

Los involucrados del proyecto no acuerden tiempos disponibles para las reuniones de discusión sobre la gestión.

Los miembros del equipo de proyecto se encuentran en ubicaciones físicas distintas.

El manejo de la información es escalable, es decir, varía de gerentes para el suministro de la información requerida.

En uno de los niveles de acceso para obtener información, el gerente o encargado de proporcionarla, se rehúse a colaborar con el equipo.

Que no sea posible establecer comunicación remota con alguno de los involucrados para el manejo de la información.

Inconvenientes con alguien de los interesados.

Llegada después del tiempo estipulado a las reuniones acordadas o ausencia en las mismas.

Roles Involucrados en las Comunicaciones.

Rol Nombre y Apellido

de quien lo realiza

Actividades que

realiza

Comienzo Fin Entregable

generado

Cumplimiento

Del rol

Planificador

del Proyecto

de Gestión

Contratista y director

del proyecto

- Planear las

reuniones y

actividades a

realizarse para la

gestión.

- Planificar la

documentación de los

entregables.

Plan de

Comunicaciones

del Proyecto.

Instrumento de

Validación-

Cuestionario-

Diario de la

obra.

% de

cumplimiento

Matriz de Comunicaciones

Tipo de Comunicación

Objetivo Enviado por Recibido por Formato de la Comunicación

Frecuencia

Reporte Semanal de Avance de Proyecto

Informar el avance del proyecto durante la semana y sus respectivas necesidades.

Coordinador del proyecto/ contratista de obra

Entes regulatorios , designado por la gobernación ,director del proyecto

Herramientas de Office utilizando el formato preestablecido y enviado como anexo por correo electrónico.

Semanal, días viernes

Informe sobre Entregables del Proyecto

Obtener información oportuna sobre la documentación de la Gestión del Proyecto.

Gerentes involucrados en el Proyecto.

Coordinadores de Proyecto.

Herramientas de Office utilizando el formato preestablecido y enviado como anexo por correo electrónico y otros formatos aprobados por la gerencia del proyecto

Semanal una vez por semana

Reuniones sobre actividades y/o entregables del Proyecto.

Discutir y recibir información relacionada con el desarrollo de la gestión.

Directores y Coordinadores.

Información pública e interesados.

Herramientas de Office utilizando el formato preestablecido y enviado como anexo por correo electrónico y otros formatos aprobados por la gerencia del proyecto.

Semanal

Reporte Semanal de Avance de Proyecto

Informar el estado de las actividades del proyecto al culminar una semana de trabajo.

Coordinador del Proyectos.

Interesados , contraloría y entes regulatorio

Herramientas de Office utilizando el formato preestablecido y enviado como anexo por correo electrónico.

Semanal, Todos los viernes.

Informe sobre Entregables del

Obtener información oportuna sobre la documentación de la Gestión del

Gerentes involucrados en el

Coordinadores de Proyecto.

Herramientas de Office utilizando el formato

Semanal, Martes y Miércoles por lo

Proyecto Proyecto. Proyecto. preestablecido y enviado como anexo por correo electrónico y otros formatos elaborados por los gestores u Gerentes de la organización.

general.

Calendario de Eventos.

ACTIVIDADES FECHA

Inicio/Fin

DURACIÓN

EN DÍAS

Acta/Carta de Aprobación de la Gestión DD/MM/AA

8 DD/MM/AA

Levantamiento de Información del Proyecto DD/MM/AA

30 DD/MM/AA

Minuta de Reunión DD/MM/AA

2 DD/MM/AA

Diarios de Campo DD/MM/AA

14 DD/MM/AA

Entrevistas a Usuarios DD/MM/AA

7 DD/MM/AA

Elaboración de Instrumento (Cuestionario) DD/MM/AA

10 DD/MM/AA

Aplicación del Cuestionario DD/MM/AA

3 DD/MM/AA

Matriz de Roles DD/MM/AA

8 DD/MM/AA

Nivel de Escalamiento para Atención de Problemas.

Nivel Empresa o responsable

Cargo Teléfono Tipo de Problema

1 INDER Gestores de proyecto Requerimientos , líneas de transparencia o inconformidades

2 Consorcio de inderriego

Coordinador de proyecto

Aclaratoria de dudas, definición de planificación y informe de financiero y técnico.

3 Consorcio de construcciones y diseños

Contratistas Factibilidad del Proyecto, alcance , informe técnico del proyecto y ejecución

4 Involucrados (CAM , GOBERNACION Y ALCALDIA)

Reguladores Disponibilidad de la comunidad para el proyecto e inspección del proyecto

Requisitos de Comunicaciones de los Interesados

Definir medios de comunicación para informar a la comunidad

Informar oportunamente las novedades presentadas a la línea de

transparencia

Informar sobre los avances del proyecto oportunamente

Dirigir medios de comunicación de manera oportuna.

Tabla de Requerimientos de Comunicación del Proyecto

Comunicación Objetivo Contenido Formato Medio Frecuencia Plazo para

confirmar recepción

Responsable Aprobador Audiencia / Receptores

Actividades del proyecto

Informar a las comunidades en general o partes interesadas sobre actividades a ejecutar.

Informe de actividades

Excel

Informe cronograma

Permanente

3 días

Director de proyecto y entes regulatorios

Gobernación del Huila o inder.

Comunidad partes involucradas.

Avance de las obras

Informar avance de las obras del proyecto

Informe técnico

Excel

Informe

Permanente

5 días

Contratistas y coordinador del proyecto

Director del proyecto

Interesados

Fuente: autoría recuperada.

Interés de las partes de la gerencia de proyectos:

Fuente: Recuperado 12 de Noviembre 2016 de la página web.

https://www.emaze.com/@ACZOOOFT/Gerencia

La Gestión de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que

la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión,

control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

Los directores del proyecto deberán implementar la estrategia para la mejora organizacional de

todo el proyecto frente a todas sus partes interesadas.


Fuente: Autor propio

Fuente: autor propio

10.1 PLANEAR LA

GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES

10.2 GESTIONAR

LAS

COMUNICACIONES

10.3 CONTROLAR

LAS

COMUNICACIONES

Su objetivo son las necesidades

y requisitos de información de los

interesados y de los activos de la

organización disponibles.

1. Entradas

1.1 Plan para la dirección del

proyecto.

1.2 Registro de interesados.

1.3 Factores ambientales de la

empresa.

1.4 Activos de los procesos de

organización.

2. Herramientas y técnicas

2.1 Análisis de requisitos de

comunicación.

2.2 Tecnología de la

comunicación.

2.3 Modelos de la comunicación.

2.4 Métodos de comunicación.

2.5 Reuniones

3. Salidas

3.1 Plan de gestión de las

comunicaciones.

3.2 Actualizaciones a los

documentos del proyecto.

Su objetivo es monitorear y

controlar las comunicaciones

a lo largo de todo el ciclo de

vida del proyecto para

asegurar que se satisfagan las

necesidades de información

de los interesados del

proyecto

1. Entradas

1.1 Plan para la dirección del

proyecto.

1.2 Comunicaciones del

proyecto.

1.3 Registro de incidentes.

1.4 Datos de desempeño del

trabajo.


la organización


2.1 Sistema de gestión de la

información.

2.2 Juicio de expertos.

2.3 Reuniones.

3. Salidas

3.1 Información de

desempeño del trabajo.

3.2 Solicitudes de cambio.

3.3 Actualizaciones al plan

para la dirección del proyecto.


documentos del proyecto.


activos de los procesos de la

organización.

Su objetivo es crear, recopilar,

distribuir, almacenar, recuperar y

realizar la disposición final de la

información del proyecto de

acuerdo con el plan de gestión

de las comunicaciones.

1. Entradas

1.1 Plan de gestión de las

comunicaciones.

1.2 Informes de desempeño del

trabajo.

1.3 Factores ambientales de la

empresa.


organización.


2.1 Tecnología de la

comunicación.

2.2 Modelos de la comunicación.

2.3 Métodos de comunicación.

2.5 Sistemas de gestión de la

información.

2.6 Informes de desempeño.

3. Salidas

3.1 Comunicaciones del

proyecto.

3.2 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.

3.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto.

3.4 Actualizaciones a los activos

de los procesos de la

organización.

Planificar diagrama:





https://www.emaze.com/@ACZOOOFT/Gerenciahttps://www.emaze.com/@ACZOOOFT/Gerencia

Gestionar comunicaciones: Gestionar las comunicaciones es permite ser una clave en el flujo de comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto:






A continuación se mostrara un mapa conceptual donde se muestra de manera más clara las

funciones de la planificación de la gestión de comunicaciones.

Interesados Interés del

proyecto

Evaluación del

impacto

Estrategia

potencial

Frecuencia del

informe

Director de

proyecto

Sostener la

planificación del

proyecto

Alto Reporte ejecutivo

sobre avances del

proyecto

Inicio de cada mes

sobre mes vencido.

ASORNARVAEZ.

Identificar

modificaciones del

proyecto

Alto Información sobre

las nuevas fases del

proyecto.

Una sola vez al mes.

Agencia Agraria de

Desarrollo Rural

anteriormente

(INCODER).

Validar cualquier

modificación de las

fases del proyecto

Alto Aprobar o validar

cualquier

modificación en las

etapas del proyecto


Alcaldías de Tesalia

– Paicol.

Intervenir en

cualquier

modificación del

proyecto

Alto Intervención en las

modificaciones


Gobernación del

Huila.

Socializar cualquier

novedad en el

proyecto

Alto Comunicar

cualquier novedad

en el proyecto


Ministerio de

agricultura.

Modificación de las

fases del proyecto

en temas de interés.

Medio

Información sobre

las nuevas fases del

proyecto.


INAR

ASOCIADOS S.A.

Informar cualquier

novedad en el

proyecto

Medio

Informar cualquier

alteración del

funcionamiento del

proyecto


Municipio de Páez,

inspección de Itaibe,

la plata, Garzón,

Hobo, Gigante,

Campoalegre,

Yaguara y Neiva.

Recibir cualquier

información sobre el

proyecto

Medio

Receptor de

información

divulgada


Empresas

contratistas.

Informar cualquier

novedad del

proyecto

Medio

Información técnica

y financiera

Informe mensual

Project manager Herramienta

evaluadora del

proyecto

Alto

Informar

continuamente del

proyecto

Informe mensual

Factores ambientales:

Factores ambientales del proyecto teniendo en cuenta estrategias de intervención y medio físico

del impacto:

Aspecto o actividad Impacto Estrategia Medio

Flujo vehicular para

transporte de material

Desplazamiento de fauna

nativa de la zona ,

contaminación

atmosférica

Manejo y control de las

fuentes de emisiones de

ruido en las áreas de

influencia

Maquinarias y equipos

informe técnico

Compactación de material

para la construcción de

canales

Sedimentación de las

áreas de terrenos

estables y alteración al

suelo

Programa de restauración

de zonas de uso temporal

y Programas de atención y

protección de los

ecosistemas del área de

influencia

Informe del plan de

compensación

Canalización de aguas Alteración de la calidad

del agua.

Programa de manejo de la

calidad de aguas y

Implementación de

técnicas para el buen

Manejo del recurso

hídrico de las zonas

Informe sobre muestreo y

análisis de la calidad de

agua

Apertura de zanjas Afectación por generación

de residuos de

excavación

Programa ambiental de

manejo de residuos

solidos

Informe sobre generación

de residuos

Servicios domésticos

(alimentación , reparación

y otros)

Generación de residuos

sólidos domésticos e

industriales

Sensibilización a

interesados del proyecto.

Activos de los procesos de la organización: Proceso Documentos Expertos

Política de la empresa Documento público compartido Compartir información vía correo

Procedimientos y procesos Documento impreso y compartido

al personal

Informaciones históricas de lesiones

aprendidas

Herramientas y técnicas: 1. Tecnología de la comunicación: Son

métodos utilizados para transferir información

como cronogramas, bases de datos y sitios web

de alta información o páginas web propias.

2. Modelos de comunicación: Se utilizan para

facilitar las comunicaciones y el intercambio de

información, creando barreras para

interferencias como ruidos.

3. Métodos de comunicación: Comunicación interactiva, de tipo push, de tipo pull.

10.2.2.4 Sistemas de gestión de la información

• Gestión de documentos impresos: cartas, memorandos, informes escritos, registros y

comunicados de prensa entre otros.

• Gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono,

videoconferencias y conferencias web, sitios, revistas en línea o documentos web en línea.

• Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: interfaces web con software de

programación y de gestión de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales,

portales de la internet que facilitan los trabajos.

10.2.2.5 Informar el desempeño

Evaluar el desempeño mediante la recopilación y distribución de la información, incluidos informes

de estado, mediciones del avance y pronósticos, implica el análisis de los datos para evaluar el

avance y el desempeño del proyecto.

Informes a realizar:

• El análisis y comparación de desempeños, análisis de proyecciones del proyecto, análisis del

estado actual de los riesgos e incidentes, trabajos durante el periodo , análisis de cambios y otras

informaciones relevantes.

Sistema de Gestión de la información: Pasos para llevar a cabo el sistema de gestión del proyecto:

Involucrados Plan de comunicación

Gobernación del Huila , alcaldía y otros entes

regulatorios

Informes Técnicos y financieros escrito y divulgados

en juntas directivas

Directores, coordinadores y contratistas del proyecto. Informes juntas directivas y comités

Entidades de control estatal o entes regulatorios (CAM

, contraloría ,auditorias)

Mesas temáticas, reuniones, correo electrónico o visitas

técnicas.

Entidades financieras Informes financieros, ruedas de negocio , páginas web

Trabajadores no calificados (operarios, obreros del

proyecto)

Páginas Web, carteleras, comunicados verbales, correo

corporativo, Boletines, chats en redes sociales o vía

telefónica.

Proveedores o contratistas Líneas telefónicas , pagina web , correo electrónico ,

reuniones.

Organizaciones sociales y comunidad Mesa temática , encuentro comunitarios , información

verbal publica , boletines de noticias, visitas

comunales.

Informe de desempeño:

El plan de comunicación da a conocer la forma como se planificaran, estructuraran, monitorearan y controlaran las comunicaciones relacionadas

con la operatividad de la instalación de riego en el Municipio de Paicol y sus zonas aledañas, por lo cual se deberá recopilar la información de la

estrategia de comunicación y se plasmara de la siguiente manera:

Comunicación Objetivo Contenido Formato Medio Frecuencia Plazo para

confirmar recepción

Responsable Aprobador Audiencia / Receptores

Comunicaciones internas

Informar sobre el avance de los proyectos

Información relevante

Escrito Escrito Periódica (1) día

Designado por el incoder y alcaldía

Designado por el incoder y alcaldía

Representante del incoder , interesados y alcaldía

Comunicaciones Externas

Informar al personal externo de la organización del proyecto

Información relevante y aclaraciones

Escrito Escrito Eventual (1) día

Designado por el incoder , alcaldía y representante de la comunidad


Representante del incoder , interesados, alcaldía representante de la comunidad , cooperativas y resto de interesados.

Informes Informe financiero, técnico y operativo del proyecto.

Información relevante y aclaraciones

Escrito Escrito Eventual (1) día



Representante del incoder, interesados, alcaldía representante de la comunidad, cooperativa y resto de interesados.

Salidas: Salidas

Comunicaciones del proyecto: Las comunicaciones del proyecto incluyen, entre otras, los

informes de desempeño, el estado de los entregables, cronograma de a planificación del proyecto

y análisis del avance del proyecto.

Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto: estas actualizaciones apoyan las

líneas bases del proyecto en los procesos de la gestión de las comunicaciones y la gestión de los

interesados, igual se evalúa la medición del desempeño (PMB).donde se analiza las desviaciones

de lo planificado, donde se observa parámetros operativos, técnicos y financieros.

Actualizaciones a los documentos del proyecto: los siguientes documentos son actualizados:

• Registro de incidentes.

• Cronograma del proyecto.

• Requisitos de financiamiento del proyecto.

Salidas del proyecto:

Proceso ÀREA Grupo

Secuenciar actividades del proyecto ,

sus respectivos recursos, su respectiva

duración con cronograma , presupuesto

, costos , comunicaciones, riesgos

,adquisiciones e interesados en el

proyecto

Project manager

Planificación

Proceso ÀREA Grupo

Dirigir trabajos programados , asegurar

parámetros y procesos de calidad ,

dirigir el equipo de proyectos y sus

medios o métodos de comunicaciones ,

ejecutar adquisiciones

Project manager

Ejecución

Monitorear y controlar el proyecto,

validar y controlar alcance, controlar

costos, presupuesto, calidad,

comunicaciones y riesgos.

Project manager

Monitoreo y control

Controlar comunicaciones:

Controlar las comunicaciones es el proceso de monitorear y controlar asegura la entrega oportuna de la información a todas las

partes interesada en el proyecto durante su desarrollo.

Fuente: Recuperado 12 de Noviembre 2016 de la página web. https://www.emaze.com/@ACZOOOFT/Gerencia




Cuadro de responsables de la comunicación:

Responsable de la

Comunicación

Información a comunicar

Medio de la comunicación

Idioma Destinario Frecuencia

Estado financiero y técnico del proyecto

Informe escrito

Español o ingles

Project board

Mensual


Responsable de la

Comunicación

Información a comunicar

Medio de la comunicación

Idioma Destinario Frecuencia

Project manager

Listado de actividades y recursos

Cronograma MS

Español o ingles

Programa

Semanal

Convocatoria a reuniones

Correo Español o ingles

Componentes del equipo

Frecuente a la necesidad

Interesados del proyecto

Consultas de información o validación de alcances, costos.

Reuniones , formularios y solicitudes

Español o ingles

Componentes del equipo PM

Frecuente a la necesidad

Registro de incidentes:

Matriz para el registro de incidentes:

Procesos

ITL Roles

Comunida

d

Serivic. Disk

Técnico Gestores Coord. Tecno.

N2

Proveed

or

Direct

or.

Notificaciones de

incidentes

R/I I I A I I I

Registro y clasificación

de incidentes

I R R A I

Investigación y

documentación de los

procedimientos

C C C A/I C

Seguimiento y control

de incidentes

C R R A/R C

Cierre de incidentes I I R A/I C

Comunicación y

proceso de revisión

C/I I C C R

Fuente: Recuperado de la pagina web. https://1.bp.blogspot.com/-

fUmIbRiRqpw/VyEl44r64aI/AAAAAAAAAA4/Rg2RiY77vAQr9M3xsybtG6C2kpspJCrnQCLcB/s1600/cunto-cambiaron-las-

certificaciones-pmp-y-capm-del-pmi-18-638.jpg

Activos de la organización:

Requisitos necesarios

https://1.bp.blogspot.com/-fUmIbRiRqpw/VyEl44r64aI/AAAAAAAAAA4/Rg2RiY77vAQr9M3xsybtG6C2kpspJCrnQCLcB/s1600/cunto-cambiaron-las-certificaciones-pmp-y-capm-del-pmi-18-638.jpghttps://1.bp.blogspot.com/-fUmIbRiRqpw/VyEl44r64aI/AAAAAAAAAA4/Rg2RiY77vAQr9M3xsybtG6C2kpspJCrnQCLcB/s1600/cunto-cambiaron-las-certificaciones-pmp-y-capm-del-pmi-18-638.jpghttps://1.bp.blogspot.com/-fUmIbRiRqpw/VyEl44r64aI/AAAAAAAAAA4/Rg2RiY77vAQr9M3xsybtG6C2kpspJCrnQCLcB/s1600/cunto-cambiaron-las-certificaciones-pmp-y-capm-del-pmi-18-638.jpg

Procesos estándar de la

organización.

Guías, instrucciones de

trabajo.

Plantillas (riesgos,

EDT, programación de

proyectos, etc.).

Guías y criterios para

adaptar procesos,

estándar a los

proyectos.

Requisitos de

comunicación.

Guías o

requisitos de

cierre del

proyecto.

Procedimient

os de control

financieros.

Procedimient

os para la

gestión de

polémicas y

defectos.

Procedimi

entos de

control de

cambio.

Procedimi

entos de

control de

riesgos.

Procedimientos

para aprobar y

admitir

autorizaciones del

trabajo.


Sistemas de gestión de la información:

Fuente: https://4.bp.blogspot.com/-QQvN8LMYXU4/VyEm9H9FZ-

I/AAAAAAAAABI/XTSNxPHD8jY1VgevbTsEJI_BDPvfMKHOQCLcB/s1600/SGSI.png

https://4.bp.blogspot.com/-QQvN8LMYXU4/VyEm9H9FZ-I/AAAAAAAAABI/XTSNxPHD8jY1VgevbTsEJI_BDPvfMKHOQCLcB/s1600/SGSI.pnghttps://4.bp.blogspot.com/-QQvN8LMYXU4/VyEm9H9FZ-I/AAAAAAAAABI/XTSNxPHD8jY1VgevbTsEJI_BDPvfMKHOQCLcB/s1600/SGSI.png

Juicio de expertos:

Fuente: Autor propio.

Programa de capacitaciones metodológicas:

FASES Duración

Módulo 1. Cursos de las áreas informáticas y plataformas del proyecto

2 semanas

Módulo 2. Manejo de herramientas informáticas del proyecto

2 semanas

Módulo 3. Alcance de los recursos y del proyecto 2 semanas

Reuniones:

Comunicación Medios

Comunicación Medios

Interesados: Accionistas, directos, empleados, clientes, usuarios o comunidad, segmentos, individuos, proveedores, relaciones públicas entes públicos, directivos.

Asambleas, juntas, comités, comunicaciones, reuniones , prensa , asamblea , declaraciones públicas.

9. Sistemas de gestión de la información: La información del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilización de

diferentes herramientas, entre las que se cuentan:

Fuente: http://es.slideshare.net/SaginfoCo/decreto-2609-hacia-un-gestion-documental-normalizada

Gestión de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados de prensa;

Función:

Medio Clase de

documento

Tipo de

documento

Función Responsable

http://es.slideshare.net/SaginfoCo/decreto-2609-hacia-un-gestion-documental-normalizada

Medio Clase de

documento

Tipo de

documento


Escrito Convocatoria Interno/ externo Comunicado oficial

a un grupo de

personas para tratar

los temas que se

figuren en la

misma.

Encargada RRHH del

proyecto

Escrito Acta Interno Se registra lo

acontecido en las

reuniones

Encargado del comité

correspondiente del

proyecto

Escrito Autorizaciones Interno Petición del

empleado que

realiza a su jefe

inmediato para

trabajar hasta un

determinado

horario

Permiso oficial

formato Gestión

humana del proyecto

Escrito Boletines y

revistas

Interno / externo Información global

de ocio o cultural.

Encargado por el Dr.

Del proyecto.

Escrito Memorandos Interno Declinación de

responsabilidades

de manera escrita

Encargada RRHH del

proyecto

Medio Clase de

documento

Tipo de

documento


Escrito Informes Interno/externo Es un documento

con el propósito de

informar hechos

obtenidos o

verificados.

Interesado en el

proyecto o designado

para tal

responsabilidad

Escrito Comunicado de

prensa

Interno/externo Medio escrito con

el propósito de

interés periodístico

Designado para tal

responsabilidad

Administración de documentos impresos:

Fuente: http://archivos-integrales.com.ar/servicios/digitalizacion/

http://archivos-integrales.com.ar/servicios/digitalizacion/

Gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y conferencias

web, sitios y publicaciones web, y herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: interfaces web con software

de programación y de gestión de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y

herramientas de gestión del trabajo colaborativo.

Un sistema informático en la gestión de documentos electrónicos (GDE) permite intercambiar información física a magnética o digital

sosteniendo la información de una organización, lo cual se desarrolla de la siguiente;

Fuente: http://es.slideshare.net/cidbauniquindio/gestion-electrnica-de-documentos

http://es.slideshare.net/cidbauniquindio/gestion-electrnica-de-documentos

Función:

Medio Clase de documento Tipo de documento Función Responsable

Digital Gestión de imágenes Interno Captar imágenes vía escáner

se conoce como digitalización

grafica

Miembros interesados del

proyecto

Digital

Tecnologías de

reconocimiento óptico

de caracteres

Interno segura para la entrada

automática del contenido

de los documentos

impresos en papel a

soportes electrónicos

Miembros del proyecto

Virtual Bases de datos Interno Su entorno de e-business

en el que las relaciones con

los clientes se realiza a

través de Internet.

(plataformas , redes

virtuales)

Encargado o direccionamiento del

proyecto.

Virtual Redes (correo , fax ,

telefónico)

Interno El usuario puede acceder a

la información que se

encuentra en los

servidores, las redes

pueden ser locales, aunque

también se puede acceder

a la información por

Internet.

Encargado o designado en el

proyecto

Virtual Conferencias Interno El usuario puede acceder

de manera directa a un tipo

de comunicación.

Encargado o designado en el

proyecto

Notas: todas las tablas fueron de autoría propia.

10. Presente el Informe de desempeño: Es el acto de recopilar y distribuir información de desempeño, incluidos informes

de estado, mediciones del avance y pronósticos.

Proporcionan información acerca del estado del proyecto y lo compara con las proyecciones del mismo. Esto le va a

permitir al líder de proyecto identificar las necesidades futuras de recursos, los reconocimientos y recompensas y las

actualizaciones al plan para la dirección de personal.

Fuente: http://es.slideshare.net/rcosta/20120530-el-proyecto-del-coche-electrico-en-espaa-la-gestin-basada-en-pmbok

Los informes de desempeño tiene como objetivo:

Informe de estado: Demuestra avances del proyecto en un tiempo especifico.

Informe de progeso: Desarrollo del equipo del proyecto en el tiempo determinado.

Pronostico: Busca ser la solucion a necesidades futuras, progreso y tendencias

http://es.slideshare.net/rcosta/20120530-el-proyecto-del-coche-electrico-en-espaa-la-gestin-basada-en-pmbok

Informe de desempeño:

El plan de comunicación da a conocer la forma como se planificaran, estructuraran, monitorearan y controlaran las comunicaciones relacionadas

con la operatividad de la instalación de riego en el Municipio de Paicol y sus zonas aledañas, por lo cual se deberá recopilar la información de la

estrategia de comunicación y se plasmara de la siguiente manera:

Actividad Fase o cronograma

Alcance Costos Calidad Validado Revisado Responsable Requiere cambios o ajustes

Proyecciones

Contratación

de servicios Fase 1- 1 semana

Contratar servicios terceros de accesos de comunicación o mantenimientos

$ Alta Encargado de proyecto de comunicaciones

Encargado de proyecto de comunicaciones

Director del proyecto

NO No aplica


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