¿QUÉ ES UN PLAN DE COMUNICACIÓN?

Proyecto de comunicación es el intercambio de información específica del proyecto con énfasis en la creación de entendimiento entre el emisor y el receptor. La comunicación efectiva es uno de los factores más importantes que contribuyen al éxito de un proyecto.

• Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. (PMBok)

¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN DE PROYECTOS?

Proyecto de Comunicación es la responsabilidad de todos los miembros del equipo en el proyecto. El líder del proyecto, sin embargo, es el responsable de desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto de Comunicación con el aporte de los jefes de proyecto y el Equipo de Desarrollo de Proyectos (PDT).

La administración de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. (PMBok)

DOS TIPOS DE PLANES DE COMUNICACIÓN PARA TU PROYECTO

1. Regular o plan de comunicación en marcha

2. Una sola vez o Plan de Comunicación por Eventos

REGULAR O PLAN DE COMUNICACIÓN EN MARCHA

UNA SOLA VEZ O PLAN DE COMUNICACIÓN POR EVENTOS

¿POR QUÉ LO HACEMOS?

Los lideres de proyectos utilizan la gestión de proyectos de comunicación para:

Desarrollar un plan de comunicación para el proyecto

Distribuir la información a través de los métodos para llegar a los clientes más eficazmente

Tener un archivo de documentos de acuerdo con el departamento de retención de registros.

VISIÓN GENERAL DE LA GESTIÓN DE COMUNICACIÓN DE UN PROYECTO

Identificar a los Interesados

Planificar las Comunicaciones

Distribuir la Información

Gestionar las Expectativas de los Interesados

Informar el Desempeño

¿ENTENDER EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN ES EL PRIMER PASO EN LA PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN?. CONSIDERE LOS SIGUIENTES CINCO FACTORES:

¿Quién participa en el proceso de comunicación? - los grupos de interés identificados, como los miembros del equipo de proyecto, lideres de proyectos y el personal, administración de clientes y el personal, y las partes externas interesadas.

¿Qué se comunica? - el mensaje, la información que se comunica

Cuando se comunica la información?- semanal, mensual, trimestral, según sea necesario

¿Cómo se distribuye la información? - en una reunión, un memorando, un correo electrónico, un boletín, una presentación, etc

¿Quién va a proporcionar la información que se comunica?

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS (STAKEHOLDERS )

Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:

Ejemplo de Matriz de Poder/Interés de los Interesados

Comunicación a los altos ejecutivosDestacar problemas, los riesgos y las excepcionesHerramientas usadas:Reportes de excepcionesReportes de estatus semanalesEspecificación del proyecto Actualizaciones vía correo Revisiones cara-caraPlan de comunicación

Fortalcer el convecimiento de los superiores

Guiar al equipo del proyecto

Destacaras tareas pendientes, tareas programadas, fechas, sesiones informativas con el equipo en general

Herramientas usadas:Intercambio verbalAgendasMinutas CorreoInstrucciones de proyectoPlan del proyectoRegistro de riesgos

Requiere habilidades de delegación

Comunicación a clientes, proveedores y gerentes funcionales. Implica la negociación de los recursos, presupuestos y la asignación de tiempoHerramientas usadas:Plan de comunicaciónDeclaración de trabajoContratos CorreoRequiere diplomacia y tacto

Charvat, J. P. (13 de Noviembre de 2002). Techrepublic. Recuperado el 18 de Septiembre de 2012, de Techrepublic: http://www.techrepublic.com/article/project-communications-a-plan-for-getting-your-message-across/1061894

EJEMPLOS

RBS group Function Name TelephoneStakeholders goals on this

project

Preferred method of

communication

Second preferred method of

communication

Preferred method for rewarding the team

106 Project Management

Lisa Gonzalez

(909) xxxxxxx

Efficient project

Completionemail Cell Phone Team

celebration

140 Capital Outlay Mgmt Fred Carter (909) xxxxxxx Secure funding email Telephone Team

celebration

152 Agreements Jim Black (909) xxxxxxx

Clear and concise

agreementsemail Telephone Team Award

Stakeholders Analysis

WBS Code WBS Trade Sub-Productproduct

Requiered on this project?

Product Produced by

(task Manager

Name)

Product received by

(Name)Method of transmit

Uniform fabing system location

PHP

165.05

Perform environmental

soping and select alternatives for

study

165.05.05 Review projectinitial

environmental project file

setupYes Jane Moore Roose

Wilson mail 421.01 x

165.05.10Public and

Agency Scoping process

Public Participation

PlanYes Sandra

Moore Lisa Gonzalez mail 331.09 x

Stakeholders Analysis

FaseMensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta

Periodicidad¿Qué se comunica?

¿Quién comunica?

¿Cómo se comunica?

¿Cuándo se comunica?

¿A quién se comunica?

¿Cómo se retroalimenta?

Planeación

Políticas y objetivos de

calidad (acuerdos y

normas reglamentarias)

Representate de la dirección

Reunión con el

equipo de gestion de la calidad,

intenet, software

de control

Plan de trabajo del proyecto

Responsables del proyecto

Verificación de la

implementación del SIGCC

Durante la fase de

planeación

Todo el proyecto

Noticias de avance de

proyecto de implementación

del SIGCC

Comité de gestión de

calidad

Pagina web Promulagacion de la norma

Todo el personal de

la corporación y

ciudadania

Buzón de sugerencias

En el desarrollo de

la implementaci

ónCartelones, boletines,

folletoscada mes 1er. Dia hábil

de cada mes

Todo el proyecto

Mensaje de compromiso de la direccion con

la implementación del SIGCC y de

informacion sobre el avance

Representate de la Alta dirección

Correo electronico

, pagina web,

internet

Semestral

Todo el personal de

la corporación y

ciudadania

Buzón de sugerencias

Durante el desarrollo del

SIGCC

INFORMES DE DESEMPEÑO

El análisis del desempeño pasado El estado actual de los riesgos e incidentes El trabajo completado durante el período El trabajo que se completará a continuación El resumen de los cambios aprobados en el

período Otra información relevante que debe ser

revisada y analizada

REQUISICIÓN DE CAMBIOS

PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA

REPORTE DE AVANCE CON CURVA S

REPORTE DE AVANCE CON CURVA S

REPORTE DE AVANCE CON GANTT

REPORTE DE AVANCE CON GANTT