plan de classification - immigration-québec · 2015. 8. 27. · plan de classification des...

Plan de classification des documents

Présenté par

La Direction de la sécurité et de la gestion de l'information

(Centre de gestion documentaire)

Juin 2015

2 Juin 2015

TABLES DES MATIERES

1000 COORDINATION ET GESTION DE L'ORGANISATION .................................................................................... 12

1100 ORGANISATION ET GESTION ADMINISTRATIVE ........................................................................................... 12

1110 CONSTITUTION ..................................................................................................................................................... 12

1111 Historique .................................................................................................................................................................... 12

1112 Documents constitutifs ............................................................................................................................................... 12

1120 PLANIFICATION ADMINISTRATIVE ................................................................................................................................ 12

1121 Orientations, objectifs................................................................................................................................................. 12

1122 Planification stratégique et opérationnelle ............................................................................................................... 13

1123 Stratégies et plans gouvernementaux ....................................................................................................................... 13

1130 Architecture d’entreprise et pratiques d’affaires .................................................................................................. 13

1140 ORGANISATION ADMINISTRATIVE ............................................................................................................................... 13

1141 Structure organisationnelle ........................................................................................................................................ 13

1142 Désignation et délégation de pouvoir et de signature .............................................................................................. 14

1143 Plan d'organisation administrative............................................................................................................................. 14

1150 DIRECTION ADMINISTRATIVE ET GOUVERNANCE .............................................................................................................. 14

1151 Politiques et directives gouvernementales ou administratives................................................................................ 14

1152 Politiques, directives, normes et procédures ministérielles ..................................................................................... 14

1153 COMITÉS ET RÉUNIONS ADMINISTRATIVES ............................................................................................................................... 15

1153-01 Réunions de niveau supérieur ............................................................................................................................... 15

1153-02 Réunions de direction ............................................................................................................................................ 15

1153-03 Réunions des unités administratives ..................................................................................................................... 15

1153-04 Réunions des comités ministériels et des groupes de travail internes ................................................................ 15

1154 Coordination des demandes gouvernementales ...................................................................................................... 16

1155 DÉCRETS ET DÉCISIONS ........................................................................................................................................................ 16

1155-01 Décisions du Conseil exécutif ................................................................................................................................. 16

1155-02 Décisions du Conseil du trésor ............................................................................................................................... 16

1155-03 Arrêtés ministériels ................................................................................................................................................ 16

1156 Mémoires ................................................................................................................................................................... 17

1157 Éthique et déontologie ............................................................................................................................................... 17

1158 Formulaires et modèles .............................................................................................................................................. 17

1160 SUIVI ET CONTRÔLE ADMINISTRATIF ............................................................................................................................. 18

1161 Rapports annuels de gestion ...................................................................................................................................... 18

1162 Rapports d’activité ...................................................................................................................................................... 18

3 Juin 2015

1163 Statistiques de gestion ................................................................................................................................................ 18

1164 Suivi de performance .................................................................................................................................................. 18

1165 Reddition de comptes ................................................................................................................................................. 19

1170 VÉRIFICATION DES OPÉRATIONS .................................................................................................................................. 19

1171 Vérification interne ..................................................................................................................................................... 19

1172 Vérification externe .................................................................................................................................................... 19

1173 Rapports d’enquête .................................................................................................................................................... 19

1180 GESTION DU DÉVELOPPEMENT DURABLE....................................................................................................................... 20

1181 Stratégie gouvernementale en développement durable ......................................................................................... 20

1182 Plan d’action en développement durable ................................................................................................................. 20

1183 Gestion environnementale ......................................................................................................................................... 20

1184 Mise en œuvre des directives et politiques en développement durable ................................................................ 20

1200 LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES ......................................................................................................... 21

1210 LÉGISLATION........................................................................................................................................................ 21

1211 Législation directement liée à la compétence du Ministère .................................................................................... 21

1212 Législation québécoise ................................................................................................................................................ 21

1213 Législation canadienne ............................................................................................................................................... 21

1214 Législation étrangère .................................................................................................................................................. 21

1215 Projets de lois et de règlements ................................................................................................................................. 21

1216 Statuts et chartes ........................................................................................................................................................ 22

1220 Dossier de références juridiques ......................................................................................................................... 22

1230 Avis juridiques .................................................................................................................................................. 22

1240 Poursuites pénales, litiges et réclamations .......................................................................................................... 22

1250 ENTENTES ET PROTOCOLES D’ENTENTE ......................................................................................................................... 23

1251 Engagements internationaux ..................................................................................................................................... 23

1252 Ententes intergouvernementales canadiennes ........................................................................................................ 23

1253 Protocoles et ententes ................................................................................................................................................ 24

1260 PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ...................................................................................................................................... 24

1261 Droits d'auteur ............................................................................................................................................................ 24

1262 Dépôt légal .................................................................................................................................................................. 25

1263 Droit à l’image ............................................................................................................................................................. 25

1300 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ......................................................................................................... 26

1310 Planification de la main-d’œuvre ....................................................................................................................... 26

1320 GESTION DES EMPLOIS ET DES EFFECTIFS ........................................................................................................................ 26

1321 Portrait de l’effectif ..................................................................................................................................................... 26

1322 SUIVI DES EFFECTIFS ET DES ETC UTILISÉS ................................................................................................................................ 26

1322-01 Suivi des effectifs .................................................................................................................................................... 26

1322-02 Suivi des ETC utilisés ............................................................................................................................................... 26

4 Juin 2015

1323 ÉVALUATION DES EMPLOIS................................................................................................................................................... 26

1323-01 Classification des emplois ...................................................................................................................................... 26

1323-02 Description des emplois ......................................................................................................................................... 27

1324 Climat organisationnel ................................................................................................................................................ 27

1325 Accueil aux employés.................................................................................................................................................. 27

1326 Égalité en emploi ......................................................................................................................................................... 27

1330 DOTATION .......................................................................................................................................................... 27

1331 DOTATION EN PERSONNEL ................................................................................................................................................... 27

1331-01 Offres de services ................................................................................................................................................... 27

1331-02 Prêt de service ........................................................................................................................................................ 28

1331-03 Dossier de poste ..................................................................................................................................................... 28

1331-04 Concours de recrutement et de promotion ......................................................................................................... 28

1331-05 Promotion sans concours....................................................................................................................................... 28

1331-06 Banque de candidatures des professeurs occasionnels ....................................................................................... 28

1332 Gestion de l’embauche des étudiants et des stagiaires ............................................................................................ 28

1333 Mouvements du personnel ........................................................................................................................................ 28

1340 DOSSIERS DES EMPLOYÉS ......................................................................................................................................... 29

1341 PERMANENT ET OCCASIONNEL ............................................................................................................................................. 29

1341-01 Volet carrière .......................................................................................................................................................... 29

1341-02 Volet assiduité ........................................................................................................................................................ 29

1341-03 Volet rémunération ................................................................................................................................................ 29

1341-04 Volet santé .............................................................................................................................................................. 30

1341-05 Volet CSST ............................................................................................................................................................... 30

1342 Gestion des dossiers des étudiants et des stagiaires rémunérés ............................................................................. 30

1343 Gestion des dossiers des stagiaires non rémunérés ................................................................................................. 31

1344 Gestion de la saisie de l’assiduité ............................................................................................................................... 31

1350 RELATIONS DE TRAVAIL ............................................................................................................................................ 31

1351 Relations avec les syndicats et les associations professionnelles ............................................................................. 31

1352 Convention collective.................................................................................................................................................. 31

1353 Conditions de travail des cadres, du personnel du cabinet et du personnel non syndiqué ................................... 31

1354 Grèves du personnel du Ministère ............................................................................................................................. 31

1355 Appels, griefs et plaintes ............................................................................................................................................. 32

1360 CONDITIONS DE TRAVAIL .......................................................................................................................................... 32

1361 GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL ............................................................................................................................................ 32

1361-01 Assiduité et absentéisme ....................................................................................................................................... 32

1361-02 Gestion de l’horaire variable .................................................................................................................................. 32

1361-03 Aménagement du temps de travail ....................................................................................................................... 32

1361-04 Libération pour activité syndicale .......................................................................................................................... 33

1361-05 Fermeture des bureaux .......................................................................................................................................... 33

5 Juin 2015

1362 RÉMUNÉRATION................................................................................................................................................................ 33

1362-01 Échelles salariale ..................................................................................................................................................... 33

1362-02 Révision des traitements ........................................................................................................................................ 33

1362-03 Heures supplémentaires ........................................................................................................................................ 33

1362-04 Primes et allocations .............................................................................................................................................. 34

1362-05 Transactions de paie ............................................................................................................................................... 34

1362-06 Déduction sur le salaire .......................................................................................................................................... 34

1362-07 Acomptes sur le traitement ................................................................................................................................... 34

1362-08 Équité salariale ........................................................................................................................................................ 35

1362-09 Relevés d’impôts .................................................................................................................................................... 35

1363 AVANTAGES SOCIAUX ......................................................................................................................................................... 35

1363-01 Congé ...................................................................................................................................................................... 35

1363-02 Droits parentaux ..................................................................................................................................................... 35

1363-03 Assurances collectives ............................................................................................................................................ 35

1363-04 Régime de retraite ................................................................................................................................................. 36

1364 SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL ............................................................................................................................................ 36

1364-01 Programme de prévention (premiers soins) ......................................................................................................... 36

1364-02 Santé au travail ....................................................................................................................................................... 36

1364-03 Adaptation des postes de travail (Ergonomie) ..................................................................................................... 37

1364-04 Mesure de santé publique ..................................................................................................................................... 37

1370 DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES .............................................................................................................. 37

1371 Planification du développement des ressources humaines ..................................................................................... 37

1372 Programme de formation et de perfectionnement .................................................................................................. 38

1373 Participation à des activités de formation et de perfectionnement ........................................................................ 38

1374 Programme d’aide aux employés .............................................................................................................................. 38

1375 Remboursement des frais de scolarité ...................................................................................................................... 38

1376 Gestion du changement ............................................................................................................................................. 38

1380 GESTION DU RENDEMENT ........................................................................................................................................ 38

1381 Attentes signifiées ....................................................................................................................................................... 39

1382 Évaluation du rendement ........................................................................................................................................... 39

1383 Période probatoire et permanence ........................................................................................................................... 39

1384 Avancement d’échelon ............................................................................................................................................... 39

1385 Boni au rendement ..................................................................................................................................................... 39

1400 GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES ...................................................................................................... 40

1410 Études des crédits............................................................................................................................................. 40

1420 PLANIFICATION BUDGÉTAIRE..................................................................................................................................... 40

1421 Structure budgétaire ................................................................................................................................................... 40

1422 Cadre financier et revue de programmes .................................................................................................................. 40

1423 Crédits détaillés ........................................................................................................................................................... 40

6 Juin 2015

1424 Suspension de crédits ................................................................................................................................................. 41

1430 ÉTATS FINANCIERS ................................................................................................................................................. 41

1431 États financiers annuels .............................................................................................................................................. 41

1432 Comptes à fin déterminée .......................................................................................................................................... 41

1440 CONTRÔLE ET SUIVI BUDGÉTAIRE ................................................................................................................................ 41

1441 Suivi budgétaire ........................................................................................................................................................... 41

1442 Analyse financière ....................................................................................................................................................... 41

1443 Immobilisation et amortissement .............................................................................................................................. 42

1444 Engagements et virement de crédits ......................................................................................................................... 42

1445 Engagements financiers de 25 000 $ et plus ............................................................................................................. 42

1446 Transactions intersociétées ........................................................................................................................................ 42

1447 Analyse du coût de revient ......................................................................................................................................... 43

1450 DÉPENSES ET DÉBOURSÉS ........................................................................................................................................ 43

1451 Comptes fournisseurs ................................................................................................................................................. 43

1452 Rapport de frais de déplacement ............................................................................................................................... 43

1453 Avance de voyages ...................................................................................................................................................... 43

1454 Gestion des fonds locaux ............................................................................................................................................ 43

1455 Cartes de frais gouvernementales ............................................................................................................................. 43

1456 Frais de fonction des cadres ....................................................................................................................................... 44

1460 REVENUS ET RECETTES ............................................................................................................................................ 44

1461 Transferts fédéraux en vertu de l’Accord Canada-Québec ...................................................................................... 44

1462 Crédits au net .............................................................................................................................................................. 44

1463 Gestion des revenus.................................................................................................................................................... 44

1470 OPÉRATIONS BANCAIRES ......................................................................................................................................... 45

1471 Encaissement, conciliation et dépôt bancaire ........................................................................................................... 45

1472 Autorisation de paiement ........................................................................................................................................... 45

1500 GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES ..................................................................................................... 46

1510 ACQUISITION DE BIENS ET DE SERVICES .......................................................................................................................... 46

1511 Appels d’offres et soumissions ................................................................................................................................... 46

1512 Achat de ressources matérielles et contrats d’acquisition de biens mobiliers ........................................................ 46

1513 Contrats de services .................................................................................................................................................... 46

1520 GESTION DES BIENS MATÉRIELS ........................................................................................................................ 47

1521 Inventaire des biens mobiliers.................................................................................................................................... 47

1522 Utilisation de biens matériels / Prêt d’équipement .................................................................................................. 47

1523 Entretien et réparation des biens mobiliers .............................................................................................................. 47

1524 Disposition des biens matériels .................................................................................................................................. 47

1530 GESTION DES VÉHICULES .................................................................................................................................. 47

1531 Utilisation des véhicules ............................................................................................................................................. 47

1532 Entretien et réparation des véhicules ........................................................................................................................ 47

7 Juin 2015

1540 GESTION IMMOBILIÈRE .................................................................................................................................... 48

1541 Occupation des immeubles ........................................................................................................................................ 48

1542 GESTION DES LOCAUX ......................................................................................................................................................... 48

1542-01 Aménagement et réaménagement ...................................................................................................................... 48

1542-02 Utilisation des locaux .............................................................................................................................................. 48

1542-03 Identification et signalisation des locaux............................................................................................................... 49

1543 Entretien et réparation des biens immobiliers .......................................................................................................... 49

1550 SÉCURITÉ DES LIEUX / DES IMMEUBLES .............................................................................................................. 49

1551 Accessibilité aux édifices ............................................................................................................................................. 49

1552 Mesures d’urgence ..................................................................................................................................................... 49

1553 Intervention de sécurité ............................................................................................................................................. 50

1554 Gestion du matériel et de l’équipement de sécurité ................................................................................................ 50

1555 Gestion du stationnement.......................................................................................................................................... 50

1600 GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES ....................................................................................... 51

1610 SÉCURITÉ DE L'INFORMATION .................................................................................................................................... 51

1611 Inventaire de la sécurité de l’information.................................................................................................................. 51

1612 Incidents relatifs à la sécurité de l’information ......................................................................................................... 51

1613 Catégorisation de l’information ................................................................................................................................. 51

1614 Plan de relève et de continuité................................................................................................................................... 51

1615 Sensibilisation à la sécurité de l’information ............................................................................................................. 51

1616 Gestion intégrée des risques ...................................................................................................................................... 52

1620 ACCÈS À L'INFORMATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ........................................................................... 52

1621 Gestion des demandes d'accès .................................................................................................................................. 52

1622 Protection des renseignements personnels .............................................................................................................. 52

1630 GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS ........................................................................................................................... 53

1631 Gestion des outils de gestion intégrée des documents ............................................................................................ 53

1632 GESTION DU CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ............................................................................................................................ 53

1632-01 Gestion des documents actifs ................................................................................................................................ 53

1632-02 Gestion des documents semi-actifs....................................................................................................................... 53

1632-03 Gestion des documents inactifs ............................................................................................................................. 53

1633 Gestion des documents essentiels ............................................................................................................................. 54

1634 Gestion de la correspondance et du suivi des mandats ........................................................................................... 54

1635 Reproduction et transfert de support d’information ................................................................................................ 54

1636 GESTION DU CENTRE DE DOCUMENTATION ............................................................................................................................. 54

1636-01 Acquisition et abonnement ................................................................................................................................... 54

1636-02 Traitement documentaire ...................................................................................................................................... 54

1636-03 Référence et prêts entre bibliothèques ................................................................................................................ 54

1636-04 Élagage .................................................................................................................................................................... 54

8 Juin 2015

1640 GESTION DES TÉLÉCOMMUNICATIONS .......................................................................................................................... 55

1641 Systèmes de communication ..................................................................................................................................... 55

1642 Répertoires et listes téléphoniques ........................................................................................................................... 55

1650 Gestion du courrier et de la messagerie ............................................................................................................... 55

1660 GESTION DES SYSTÈMES INFORMATIQUES ...................................................................................................................... 55

1661 Orientations et gestion des technologies de l’information ...................................................................................... 55

1662 Gestion des architectures des technologies de l’information .................................................................................. 56

1663 Gestion du développement et implantation des systèmes informatiques ............................................................. 56

1664 Exploitation et entretien des systèmes informatiques ............................................................................................. 56

1665 Pilotage des systèmes informatiques ........................................................................................................................ 57

1666 Demande de soutien et de formation aux utilisateurs ............................................................................................. 57

1667 Sécurité informatique ................................................................................................................................................. 57

1670 Veille technologique ........................................................................................................................................ 57

1700 COMMUNICATIONS ET RELATIONS PUBLIQUES ............................................................................................ 58

1710 COMMUNICATION ET PUBLICITÉ ................................................................................................................................. 58

1711 Planification et organisation des activités de communication ................................................................................. 58

1712 Avis de pertinence....................................................................................................................................................... 58

1713 Promotion et publicité ................................................................................................................................................ 58

1714 Gestion des publications ............................................................................................................................................. 58

1715 Identification visuelle .................................................................................................................................................. 58

1720 Communication interne.................................................................................................................................... 59

1730 RELATIONS PUBLIQUES ............................................................................................................................................ 59

1731 Discours, allocutions, présentations .......................................................................................................................... 59

1732 Congrès, conférences, colloques ................................................................................................................................ 59

1733 Évènements publics .................................................................................................................................................... 59

1734 Événements internes .................................................................................................................................................. 59

1735 Civilités ......................................................................................................................................................................... 60

1736 Sollicitations, campagnes de charité et campagnes de souscription ....................................................................... 60

1740 RELATIONS AVEC LES MÉDIAS ..................................................................................................................................... 60

1741 Intervention dans les médias ..................................................................................................................................... 60

1742 Revues de presse ........................................................................................................................................................ 60

1743 Médias sociaux ............................................................................................................................................................ 60

1750 GESTION DU WEB ................................................................................................................................................. 61

1751 Conception d’un site Web (internet, intranet) .......................................................................................................... 61

1752 Réalisation d’un site Web (internet, intranet) ........................................................................................................... 61

1753 Gestion et administration d’un site web (internet, intranet) ................................................................................... 61

1800 RELATIONS INSTITUTIONNELLES ............................................................................................................................... 62

1810 RELATIONS INTERNATIONALES ................................................................................................................................... 62

9 Juin 2015

1811 Accueil des représentants étrangers ......................................................................................................................... 62

1812 Relations de coopération internationale et activités de liaison ............................................................................... 62

1820 RELATIONS INTERGOUVERNEMENTALES CANADIENNES...................................................................................................... 62

1821 RELATIONS BILATÉRALES (FÉDÉRAL/QUÉBEC) .......................................................................................................................... 62

1821-01 Comité mixte .......................................................................................................................................................... 62

1821-02 Comité d’application .............................................................................................................................................. 62

1821-03 Citoyenneté et Immigration Canada ..................................................................................................................... 62

1822 Relations multilatérales (fédéral/provincial/territorial – FPT) .................................................................................. 62

1823 Relations interprovinciales (Québec/provinces) ....................................................................................................... 63

1830 Relations avec les ministères et organismes du gouvernement du Québec ............................................................. 63

1840 Relations avec les organismes/associations ......................................................................................................... 63

2000 SOUTIEN À LA MISSION ............................................................................................................................... 64

2100 VEILLE, RECHERCHE ET STATISTIQUE .......................................................................................................................... 64

2110 Recherches ...................................................................................................................................................... 64

2120 Statistiques ...................................................................................................................................................... 64

2130 Veille stratégique ............................................................................................................................................. 64

2200 CONCEPTION, MISE EN ŒUVRE ET APPLICATION DES POLITIQUES ................................................................................... 65

2210 Politiques d’immigration ................................................................................................................................... 65

2220 Politiques de francisation .................................................................................................................................. 65

2230 Politiques d’intégration et de relations interculturelles .......................................................................................... 65

2300 CONCEPTION, MISE EN ŒUVRE DES PROGRAMMES ..................................................................................................... 65

2310 PROGRAMMES D’IMMIGRATION ................................................................................................................................ 66

2311 Immigration humanitaire ........................................................................................................................................... 66

2312 Immigration familiale .................................................................................................................................................. 67

2313 Immigration économique permanente ..................................................................................................................... 67

2314 Immigration économique temporaire ....................................................................................................................... 67

2320 PROGRAMMES DE FRANCISATION ET D'AIDE FINANCIÈRE ..................................................................................................... 67

2321 Programmes de francisation à l’étranger .................................................................................................................. 67

2322 Programmes de francisation en ligne ........................................................................................................................ 68

2323 Programmes de francisation au Québec ................................................................................................................... 68

2324 Programmes d’autoapprentissage du français ......................................................................................................... 68

2325 Mesures spéciales de francisation et d’expérimentations pédagogiques ................................................................ 68

2326 Programmes d’aide financière à la francisation ......................................................................................................... 68

2330 PROGRAMMES D’INTÉGRATION ET DE RELATIONS INTERCULTURELLES...................................................................................... 69

2331 Programme Accès aux ordres professionnels ............................................................................................................ 69

2332 Programme Mobilisation-Diversité ............................................................................................................................ 69

2333 Programme Réussir l’intégration ............................................................................................................................... 69

10 Juin 2015

2334 Programme Soutien à la mission ................................................................................................................................ 70

2340 Programmes spéciaux ...................................................................................................................................... 70

2350 Évaluation de programme et de la satisfaction à la clientèle ................................................................................. 70

2360 Gestion de la qualité ......................................................................................................................................... 70

2400 GESTION DE PROJETS ET DE PORTEFEUILLES DE PROJETS ............................................................................................... 71

2410 Méthodologies ................................................................................................................................................ 71

2420 Gestion des projets ........................................................................................................................................... 71

2430 Portefeuilles de projets...................................................................................................................................... 71

3000 SERVICES DE MISSION ................................................................................................................................. 72

3100 ATTIRER LES PERSONNES DÉSIRANT IMMIGRER AU QUÉBEC .......................................................................................... 72

3110 Définition des plans de prospection et de promotion ........................................................................................... 72

3120 Prospection des bassins d’immigration potentiels ................................................................................................ 72

3130 Coordination du développement et de la réalisation de la promotion .................................................................... 72

3140 Évaluation des résultats de promotion et de prospection ..................................................................................... 72

3200 ÊTRE EN CONTACT AVEC LA CLIENTÈLE........................................................................................................................ 73

3210 Renseigner la clientèle ...................................................................................................................................... 73

3220 Traitement et gestion des plaintes ..................................................................................................................... 73

3300 PROCESSUS D’IMMIGRATION .................................................................................................................................. 74

3310 Immigration humanitaire ................................................................................................................................. 74

3320 Immigration familiale ....................................................................................................................................... 74

3330 Immigration économique ................................................................................................................................. 74

3340 Processus de révision administrative .................................................................................................................. 74

3350 Processus d’authentification et d’évaluation comparative .................................................................................... 75

3360 Gestion des bases de connaissance .................................................................................................................... 75

3370 Gestion du Registre québécois des consultants en immigration ............................................................................. 75

3400 SOUTIEN À LA DÉMARCHE DE FRANCISATION DES PERSONNES IMMIGRANTES ................................................................... 76

3410 Information et sensibilisation ............................................................................................................................ 76

3420 SOUTIEN À LA FRANCISATION ..................................................................................................................................... 76

3421 Gestion des demandes d’admission/de soutien ........................................................................................................ 76

3422 Matériel et outils pédagogiques ................................................................................................................................. 76

3500 SOUTIEN À LA DÉMARCHE D’INTÉGRATION DES PERSONNES IMMIGRANTES ..................................................................... 77

3510 Information et sensibilisation ............................................................................................................................. 77

3520 Soutien à l’intégration....................................................................................................................................... 77

3600 AGIR SUR LA SOCIÉTÉ D’ACCUEIL ET LES PERCEPTIONS .................................................................................................. 77

3610 Gestion de la diversité ....................................................................................................................................... 78

11 Juin 2015

3620 Lutte contre le racisme et la discrimination et les droits de la personne .................................................................. 78

3630 Relations interconfessionnelles .......................................................................................................................... 78

3640 Portrait des communautés culturelles et des confessions religieuses ..................................................................... 78

3650 Relations interculturelles .................................................................................................................................... 79

3700 SOUTIEN AUX ORGANISATIONS ET AUX ENTREPRISES ................................................................................................... 79

3800 DÉVELOPPEMENT DE PARTENARIATS ........................................................................................................................ 79

4000 DOSSIERS DES CLIENTS ................................................................................................................................ 80

4100 DOSSIER DE LA PERSONNE .............................................................................................................................. 80

4110 Demandes des travailleurs qualifiés ............................................................................................................... 80

4120 DEMANDES DES GENS D’AFFAIRES .......................................................................................................................... 80

4130 Demandes des étudiants étrangers et du Programme de l’expérience québécoise............................................. 80

4140 Demandes des travailleurs étrangers temporaires .......................................................................................... 81

4150 DEMANDES D’IMMIGRATION FAMILIALE ET HUMANITAIRE .............................................................................................. 81

4160 Demandes de services de francisation ........................................................................................................... 81

4170 Demandes de service d’intégration................................................................................................................ 81

4200 DOSSIER DE L’ENTREPRISE ...................................................................................................................................... 81

4300 DOSSIER DES REPRÉSENTANTS / INTERVENANTS .......................................................................................... 82

4310 Dossier des consultants en immigration .............................................................................................................. 82

4320 Dossier du représentant .................................................................................................................................... 82

4330 Dossier du représentant d’une entreprise ............................................................................................................ 82

4400 DOSSIER DES PARTENAIRES / MANDATAIRES .............................................................................................................. 82

12 Juin 2015

1000 COORDINATION ET GESTION DE L'ORGANISATION

1100 ORGANISATION ET GESTION ADMINISTRATIVE

1110 CONSTITUTION

1111 Historique

Documents relatifs à l’origine du Ministère, de sa création et de son évolution

historique ainsi qu’aux événements spécifiques ponctuant sa croissance. Les

documents issus de cette activité témoignent de son développement et de

ses orientations à travers le temps.

Type de documents : Les chronologies, les notes, rapports, les photographies

et les autres images fixes ou les images animées.

1112 Documents constitutifs

Documents relatifs aux actes qui supportent ou témoignent de la constitution

du Ministère. Les éléments constitutifs sont les types de documents sur

lesquels reposent l’existence et les assises légales du Ministère.

Type de documents : La charte, les lettres patentes, les lois constitutives, les

documents de description du sceau, mandats, mission, règlements et statuts.

1120 PLANIFICATION ADMINISTRATIVE

Documents relatifs aux activités ayant pour objet de créer et d'agencer les éléments

d'une structure, de déterminer leurs relations en vue d'un rendement optimal (compte

tenu de la finalité de cette structure et du comportement des personnes qui en font

partie) et de veiller à l'adaptation et à l'amélioration de la structure par un contrôle

constant.

1121 Orientations, objectifs

Documents relatifs aux orientations, aux objectifs et aux axes de

développement du Ministère ou de ses unités administratives ainsi qu'aux

moyens de les atteindre. Peut contenir les attentes corporatives aux secteurs

ou aux unités administratives.

Type de documents : Orientations internes, objectifs internes, orientations

gouvernementales, objectifs gouvernementaux, document de soutien

13 Juin 2015

1122 Planification stratégique et opérationnelle

Documents relatifs à la planification stratégique des activités du Ministère,

tels que les orientations stratégiques, les priorités et les objectifs visant, à

long terme, à orienter les activités du Ministère. Comprend également les

documents relatifs à la planification des activités regroupant les actions et les

moyens à mettre en œuvre par le Ministère pour atteindre les cibles de

résultats fixés pour chacun des objectifs du plan stratégique ou

gouvernemental.

Type de documents : Planification des activités, les plans d’action, le plan

triennal, le plan directeur, le plan stratégique, le plan annuel et pluriannuel de

l’immigration, les plans d’action sectoriels, le plan d’amélioration de la qualité

des services à la clientèle et le plan d’évaluation de programme.

1123 Stratégies et plans gouvernementaux

Documents relatifs aux engagements du Ministère quant aux dossiers

corporatifs tels que les personnes handicapées, les femmes, l’analyse

différenciée selon les sexes (ADS), l’homosexualité, etc.

Type de documents : Plans d’action, fiche, bilan, faits saillants, documents

nécessaires à la production du plan d’action

1130 Architecture d’entreprise et pratiques d’affaires

Documents relatifs au modèle identifiant et décrivant les grands principes et les grands

processus qui conditionneront l’organisation du travail dans l’ensemble du Ministère. Il

vise, entre autres, à concrétiser les stratégies et les orientations pour ses services de

mission et de soutien à la mission. Il permet également de définir les moyens par

lesquels les ressources informationnelles pourront contribuer et appuyer la

performance du Ministère.

Type de document : Architecture des grands processus, le cadre d’architecture

ministériel et les principes directeurs.

1140 ORGANISATION ADMINISTRATIVE

Documents relatifs à la structure administrative et au fonctionnement du Ministère.

1141 Structure organisationnelle

Documents relatifs à la représentation graphique de la structure hiérarchique

et fonctionnelle du Ministère mettant en évidence ses unités administratives

14 Juin 2015

et les rapports qui les unissent. Contient également les documents relatifs

aux activités liées à la mission, à l’offre de service, aux listes des sigles et aux

mandats des unités administratives.

Types de documents : Organigramme du Ministère, la liste des sigles, les

mandats des unités, l’offre de service.

1142 Désignation et délégation de pouvoir et de signature

Documents relatifs aux actes par lequel un supérieur confie à un subalterne

l'autorité ou le pouvoir de décision pour un objet déterminé. Peut contenir par

exemple les intérims de postes, le plan de délégation de gestion ou les

spécimens de signatures.

Types de documents : Plan de délégation de gestion, spécimens de signature,

délagations de pouvoir

1143 Plan d'organisation administrative

Documents relatifs à l’organisation administrative du Ministère et contient,

entre autres, le plan d’organisation administrative supérieure (POAS) et le

plan d’organisation administrative inférieure (POAI).

Types de documents : Plan d’organisation administrative supérieure (POAS),

plan d’organisation administrative inférieure (POAI)

1150 DIRECTION ADMINISTRATIVE ET GOUVERNANCE

1151 Politiques et directives gouvernementales ou administratives

Documents relatifs aux politiques et aux directives émanant des autorités

gouvernementales et se rapportant à la gestion administrative.

Note d’avertissement : Les politiques ministérielles concernant les dossiers

de soutien à la mission sont classées à la rubrique 2200.

Types de documents : Politiques gouvernementales, directives

gouvernementales

1152 Politiques, directives, normes et procédures ministérielles

Documents relatifs aux politiques, directives, normes et procédures

concernant le fonctionnement administratif du Ministère. Comprend la

Déclaration de services à la clientèle, etc.

Note d’avertissement : Les politiques ministérielles concernant les dossiers

de soutien à la mission sont classées à la rubrique 2200.

15 Juin 2015

Types de documents : Politiques, directives, cadre, déclaration de services à

la clientèle, normes, procédures, documents de soutien et de suivi

1153 COMITÉS ET RÉUNIONS ADMINISTRATIVES

Documents relatifs aux rencontres du Bureau du sous-ministre (BSM) et aux

comités relevant du Ministère.

1153-01 Réunions de niveau supérieur

Documents relatifs aux réunions de niveau supérieur. Les dossiers

peuvent contenir, entre autres, les documents relatifs aux Conseils de

direction, aux réunions du Bureau du sous-ministre, aux réunions du

Comité de gestion, aux réunions du Conseil de la transformation et de

la cohérence ministérielle (CTCM) et aux Colloques des cadres.

Types de documents : Avis de convocation, comptes rendus, ordres du

jour, documents afférents, de soutien et de suivi, procès-verbaux,

résolutions, calendriers des réunions

1153-02 Réunions de direction

Documents relatifs aux réunions des directions générales et de

directions.


jour, documents afférents, de soutien et de suivi, procès-verbaux,

résolutions, calendriers des réunions

1153-03 Réunions des unités administratives

Documents relatifs aux réunions tenues par le personnel des

différentes unités administratives.


jour, procès-verbaux, documents afférents, de soutien et de suivi

1153-04 Réunions des comités ministériels et des groupes de

travail internes

Documents relatifs aux réunions des comités ministériels et des

groupes de travail sur les activités de l’organisme ainsi qu’aux réunions

des comités ad hoc. Les dossiers peuvent contenir, entre autres, les

documents relatifs aux rencontres annuelles des conseillers en

immigration, aux réunions du Groupe action relève (GAR), etc.

16 Juin 2015

Types de documents : documents constitutifs, mandats, documents

relatifs à la nomination des membres, avis de convocation, comptes

rendus, ordres du jour, procès-verbaux, documents afférents, de soutien

et de suivi

1154 Coordination des demandes gouvernementales

Documents relatifs à la coordination des demandes adressées au Ministère

comme les fiches ministérielles et les demandes d’information.

Note d’application : L’utilisateur pourra ouvrir un sous-dossier spécifique au

nom du dossier.

Exemple : Cahier de la ou du ministre (cahier de briefing)

Fiches de la rentrée parlementaire

Types de documents : fiche ministérielle, cahier du ministre responsable,

fiche de la rentrée parlementaire, demande du cabinet, demandes

d’information, correspondance

1155 DÉCRETS ET DÉCISIONS

1155-01 Décisions du Conseil exécutif

Documents relatifs aux décrets du gouvernement du Québec comme

les documents de préparation, d'analyse et de suivi des décrets et des

arrêtés ministériels.

Types de documents : Documents de préparation, analyse et suivi des

décrets, copies de décrets (arrêtés en Conseil), copies de décisions du

Conseil des ministres

1155-02 Décisions du Conseil du trésor

Documents relatifs à la gestion et au suivi des décisions émanant du

Conseil du trésor.

Types de documents : Copies des décisions du Conseil du trésor,

rapports, recommandations, demandes au Conseil du trésor

1155-03 Arrêtés ministériels

Documents relatifs aux arrêtés ministériels comme les documents de

préparation, d'analyse et de suivi.

Types de documents : Arrêtés ministériels, notes, tableaux, etc.

17 Juin 2015

1156 Mémoires

Documents relatifs à la préparation de mémoires au Conseil des ministres et

au ministère du Conseil exécutif présentés par le Ministère ou par d’autres

ministères ou organismes.


nom du mémoire.

Exemple : Mémoires au Conseil des ministres présentés par le Ministère

Mémoires au Conseil des ministres présentés par d’autres

ministères ou organismes

Types de documents : Mémoires, commentaires sur les mémoires allant au

Conseil des ministres, commentaires, projets de mémoires

1157 Éthique et déontologie

Documents relatifs aux principes moraux et de conduite ainsi qu’aux règles et

devoirs régissant le travail des membres du personnel et la gestion des

conflits d’intérêts.

Types de documents : Code de conduite du Ministère, synthèse du code de

conduite, énoncé des valeurs, lignes directrices relatives aux cadeaux et autres

marques d’hospitalité reçus par un employé dans le cadre de ses fonctions,

documents de références ministériels et gouvernementaux, lignes directrices

relatives aux fonctions exercées en dehors du Ministère, guide sur la

transparence et l’éthique en matière de lobbyisme, cadre de gouvernance en

matière d'éthique organisationnelle, dépliants ou brochures, déclarations

d’intérêts

1158 Formulaires et modèles

Documents relatifs aux activités reliées à la création, la mise en forme, la

révision et la mise à jour des formulaires utilisés au ministère de l’Immigration

et des Communautés culturelles.

Types de documents : Formulaires, gabarits, modèles, etc.

18 Juin 2015

1160 SUIVI ET CONTRÔLE ADMINISTRATIF

1161 Rapports annuels de gestion

Documents relatifs aux rapports annuels d’activités produits par le Ministère

et témoignant de sa situation durant l’exercice écoulé. Comprend les

documents relatifs à l'obligation pour le Ministère de répondre de l'exercice de

ses responsabilités notamment en démontrant l'adéquation entre la mission,

le plan stratégique, les obligations législatives, les capacités

organisationnelles et les résultats atteints.

Types de documents : Rapports annuels de gestion, documents de soutien et

de suivi, bilan, lettre de gestion

1162 Rapports d’activité

Documents relatifs aux rapports périodiques et annuels d’activités produits

par les unités administratives. Comprend le rapport bilan annuel.

Types de documents : Rapports périodiques et annuels d’activités, documents

de soutien, rapport bilan annuel, etc.

1163 Statistiques de gestion

Documents relatifs aux rapports statistiques compilés par le Ministère

recensant l’exercice de leurs activités sur une période donnée.

Note d’avertissement : Les statistiques touchant les activités des processus

de mission sont classées sous les rubriques correspondantes en 2120.

Types de documents : Statistiques

1164 Suivi de performance

Documents relatifs à la mesure de performance à l’aide d’indicateurs, de la

réalisation d'un objectif, de mise en œuvre d'une stratégie ou

d'accomplissement d'une activité. Peut comprendre les tableaux de bord, les

analyses de gestion des résultats et le suivi du Plan d’action ministériel. Peut

également contenir les tableaux de bord des différents secteurs du Ministère.

Types de documents : Tableaux de bord, analyses de gestion des résultats,

suivi du plan d’action ministériel, fiche indicateur

19 Juin 2015

1165 Reddition de comptes

Documents relatifs aux opérations qui découlent de l’obligation de répondre

de l’exercice d’une responsabilité conférée au Ministère. Comprend le suivi

des plans et des stratégies gouvernementaux et la gestion des partenariats.

Types de documents : États de reddition de comptes, règles, standards,

indicateurs de gestion, spécifications

1170 VÉRIFICATION DES OPÉRATIONS

1171 Vérification interne

Documents relatifs aux différents types de vérification interne (financière,

informatique, éthique, fiabilité des données de gestion) des activités du

Ministère. Peut contenir, entre autres, les rapports et les synthèses de

vérification interne, les recommandations, les analyses, les mandats et les

suivis.

Note d’application : L’utilisateur pourra ouvrir un sous-dossier spécifique par livrable. Exemple : Normes et procédures ministérielles

Rapports et synthèses Analyses et études

Types de documents : Rapports, synthèses de vérification interne,

recommandations, pièces justificatives, analyses, mandats, suivis, études,

documents de suivi de constatations, documents de soutien

1172 Vérification externe

Documents relatifs aux mandats externes de vérification et aux différents

rapports en découlant. Comprend les documents relatifs au Vérificateur

général, au Contrôleur des finances, au Protecteur du citoyen, etc.

Types de documents : Rapports préliminaires, réponses et commentaires,

mandat, rapports du Vérificateur général du Québec, recommandations,

correspondance, rapports de vérification externe, commentaires.

1173 Rapports d’enquête

Documents relatifs aux rapports d'enquête liés à des dénonciations et à des

cas de fraudes. Peut contenir les documents afférents au suivi de l'enquête,

les enquêtes administratives, etc.

Types de documents : Rapports d’enquête, demandes d’enquête, formulaires de plainte

20 Juin 2015

1180 GESTION DU DÉVELOPPEMENT DURABLE

1181 Stratégie gouvernementale en développement durable

Documents relatifs au cadre de référence de la démarche gouvernementale

de développement durable qui convie à l’action tous les ministères et

organismes, dont le Ministère. Avec l’adoption de la Stratégie, le

gouvernement du Québec met en œuvre un élément clé de la Loi sur le

développement durable adoptée en 2006.

Types de documents : Stratégie

1182 Plan d’action en développement durable

Documents relatifs aux orientations qui guident l’élaboration du plan de

développement durable et le plan d’action du Ministère comme, les guides et

le plan d’action. Comprend les documents d’information et de sensibilisation

liés au plan d’action en développement durable.

Types de documents : Guides, plan d’action en développement durable,

correspondance, documentation d’information et de sensibilisation

1183 Gestion environnementale

Documents relatifs au Cadre et au Plan de gestion environnementale,

incluant la documentation en lien avec le comité de suivi du Plan de gestion

environnemental. Comprend les documents liés à la gestion des émissions

de gaz à effet de serre (GES) générées par les activités du Ministère.

Types de documents : Cadre de gestion environnementale, plan de gestion

environnementale, inventaires des émissions de GES, stratégie de

compensation des GES

1184 Mise en œuvre des directives et politiques en développement

durable

Documents relatifs aux activités de mise en œuvre des différentes directives

et politiques liées au développement durable.

Types de documents : Documentation sur la mise en œuvre des directives et

politiques, reddition de comptes autre que dans le rapport annuel de gestion

21 Juin 2015

1200 LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES

1210 LÉGISLATION

Documents relatifs aux lois et règlements québécois, canadiens et internationaux.

Comprend également la législation directement liée à la compétence du Ministère

ainsi que les documents relatifs à la rédaction de projets de lois et de règlements.

1211 Législation directement liée à la compétence du Ministère

Documents relatifs aux législations directement liée à la compétence du

Ministère.

Types de documents : Textes de loi, règlements, publications

1212 Législation québécoise

Documents relatifs aux lois et règlements du gouvernement du Québec

n’étant pas directement liés à la compétence du Ministère.


1213 Législation canadienne

Documents relatifs aux lois et règlements du gouvernement fédéral ou de ses

provinces et de ses territoires, à l'exception du Québec.


1214 Législation étrangère

Documents relatifs aux activités se rapportant aux lois et aux règlements du

gouvernement d’un pays étranger.


1215 Projets de lois et de règlements

Documents relatifs à l’élaboration et à la rédaction des projets de lois et de

règlements ministériels et privés qui sont déposés à l’Assemblée nationale

pour adoption.

Types de documents : Mémoires déposés au conseil des ministres, mémoires

déposés en commission parlementaire, avis juridiques et documents de

préparation du projet de décret, amendements, version du projet,

commentaires, recherches linguistiques, fiches d’état des dossiers, études,

demande d’avis au MCE

22 Juin 2015

1216 Statuts et chartes

Documents relatifs aux différents statuts, chartes, lettres patentes, résolutions

et autres documents du même type qui n’ont pas fait l’objet d’une loi

spécifique et ne provenant pas du Ministère.

Exemple : la Charte des Nations Unies, la Charte de la langue française, etc.

Types de documents : Chartes, statuts, lettres patentes, résolutions

1220 Dossier de références juridiques

Documents relatifs à la jurisprudence, à la doctrine et aux documents de recherche.

Types de documents : Politiques, jurisprudence, doctrine, monographies, documents

de recherche ou de référence

1230 Avis juridiques

Documents relatifs aux avis, opinions, conseils, études, renseignements, donnés à titre

consultatif par un avocat ou un juriste, en réponse à une question spécifique. Peut

contenir les documents ayant servi à leur rédaction.

Types de documents : Demandes, avis juridiques, résumés d’avis, documentation de

préparation, études, opinions, conseils, renseignements

1240 Poursuites pénales, litiges et réclamations

Documents relatifs aux enquêtes, aux négociations et aux règlements de réclamations

extracontractuelles en vue de recouvrer les sommes dues au Ministère pour

dommages causés par des tiers ou d'en arriver à un règlement avec les tiers à la suite

d'une réclamation de ces derniers. Contient également les documents relatifs aux

poursuites engagées pour ou contre le Ministère, les documents concernant les litiges,

les recours judiciaires et les recours litigieux mettant en cause le Ministère incluant les

responsabilités de celui-ci devant les tribunaux judiciaires ou administratifs.

Types de documents : Négociation, jugements déclaratoires, actions en responsabilité,

recours collectifs, rapports du coroner et correspondance, affidavit, évocations,

mandamus, notes et autorité, mémoires des parties, avis d’appel, injonctions, mémoire

judiciaire (factum), plans d’argumentation, notes au dossier, mises en demeure,

déclarations sous serment, avis, main levées et jugements

23 Juin 2015

1250 ENTENTES ET PROTOCOLES D’ENTENTE

Cette série regroupe les documents relatifs aux ententes, aux protocoles d’ententes,

aux lettres d’entente et aux accords qui lient le Ministère à une autre partie, et ce, peu

importe la nature de ces ententes. Peut comprendre les ententes avec des partenaires

publics, parapublics ou privés.

1251 Engagements internationaux

Documents relatifs à la signature, au dépôt, au renouvellement et à la

modification d’ententes internationales soit des accords qui interviennent

entre, d’une part, le gouvernement du Québec ou l’un de ses ministères et

organismes et, d’autre part, un gouvernement étranger ou l’un de ses

ministères, une organisation internationale ou un organisme de ce

gouvernement ou de cette organisation internationale et documents relatifs à

la participation du Québec à un accord international conclu par le Canada.

Exemple : Entente entre le Québec et la France en matière de

reconnaissance mutuelle des qualifications professionnelles; Projet d’Accord

de libre-échange entre le Canada et l’Union européenne

Types de documents : Ententes internationales, documents afférents

1252 Ententes intergouvernementales canadiennes

Documents relatifs à la signature, au dépôt, au renouvellement et à la

modification d’une entente intergouvernementale canadienne, c’est-à-dire un

accord intervenu entre le gouvernement, l'un de ses ministères ou

organismes gouvernementaux et un autre gouvernement au Canada, l'un de

ses ministères ou organismes gouvernementaux, ou un organisme public

fédéral.

Types de documents : Ententes intergouvernementales, documents afférents

24 Juin 2015

1253 Protocoles et ententes

Documents relatifs à la signature, au renouvellement et à la modification des

protocoles et des ententes interministérielles, administratives, de services et

de partenariats liant le Ministère à une autre partie, et ce, peu importe la

nature de ces ententes.

Exemple : Les ententes avec des partenaires publics et parapublics, les

organismes à but non lucratif (OBNL), les établissements d’enseignement,

les Conférences régionales des élus (CRÉ), les municipalités, etc.

Types de documents : Versions finales des ententes de services et de

partenariats, correspondances, projets d’entente, documents afférents,

commentaires, protocoles, contrats

1260 PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Cette série regroupe les documents relatifs à la gestion de toute création résultant

d’activités scientifiques et techniques réalisée ou autrement acquise, en tout ou en

partie, avec des ressources publiques et qui est susceptible de faire ou fait

effectivement l’objet d’un ou des droits de propriété intellectuelle. Peut comprendre les

droits d’auteur, le droit à l’image et le dépôt légal.

1261 Droits d'auteur

Documents relatifs aux titres conférés par les lois nationales et

internationales, à leur protection et à leur application, y compris la ligne de

conduite de l’entreprise en la matière. Comprend les documents relatifs aux

ententes spécifiques d’utilisation, d’acquisition et de cession de droits

d’auteur.

Types de documents : Correspondance, ententes spécifiques, documents de

cession de droits, licences de droits d’auteur, contrats de services comprenant

des clauses de droits d’auteur

25 Juin 2015

1262 Dépôt légal

Documents relatifs au dépôt légal des publications auprès de Bibliothèque et

Archives nationales du Québec ou de Bibliothèque et Archives Canada.

Comprend les guides sur l’utilisation de l’ISBN, les formulaires de demande

de numéro (s) ISBN, les enregistrements, les accusés de réception de dépôt

à la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et les listes des

publications déposées à la Bibliothèque et Archives Canada.

Types de documents : Guides sur l’utilisation de l’ISBN, formulaires de

demande de numéro(s) ISBN, enregistrements, accusés de réception de dépôt

à la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), listes des

publications déposées à la Bibliothèque et Archives Canada (BAC)

1263 Droit à l’image

Documents produits ou reçus relatifs aux droits à l’image rattachés aux

publications du Ministère qui permettent à une personne de s’opposer à

l’utilisation, commerciale ou non, de son image, au nom du respect de la vie

privée et qui consiste en une demande d’autorisation pour avoir le droit de

diffuser l’image. Cette série comprend, par exemple, la signature des parents

pour l’usage de l’image des enfants dans un but de publication.

Types de documents : Consentement, cession de droit

26 Juin 2015

1300 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

1310 Planification de la main-d’œuvre

Documents relatifs au plan pluriannuel de main-d’œuvre du Ministère, les opportunités

et les risques identifiés en matière de gestion des ressources humaines.

1320 GESTION DES EMPLOIS ET DES EFFECTIFS

1321 Portrait de l’effectif

Documents relatifs au portrait de l’effectif en place, entre autres, le cahier des

effectifs.

Types de documents : Cahier des effectifs

1322 SUIVI DES EFFECTIFS ET DES ETC UTILISÉS

Documents relatifs au suivi et au contrôle de l’effectif régulier et total autorisé,

ainsi qu’aux activités liées au suivi de l’équivalent temps complet utilisé au

Ministère.

1322-01 Suivi des effectifs

Documents relatifs au suivi et au contrôle de l’effectif régulier et total

autorisé du Ministère.

Types de documents : Tableau récapitulatif de l’effectif régulier et total

autorisé

1322-02 Suivi des ETC utilisés

Documents relatifs aux activités liées au suivi de l’équivalent temps

complet utilisés au Ministère.

Types de documents : Listes d’effectifs, rapport de suivi des ETC

(mensuel, synthèse)

1323 ÉVALUATION DES EMPLOIS

Documents relatifs à la classification ainsi qu’à description des emplois du

Ministère.

1323-01 Classification des emplois

Documents relatifs à la classification des emplois du Ministère.

27 Juin 2015

1323-02 Description des emplois

Documents relatifs aux énoncés faisant état des tâches, des

responsabilités et des relations d'autorité inhérentes à un poste

comme la description d’emploi par numéro de poste, la description de

fonctions et des tâches du personnel, l’analyse des emplois,

l’évaluation des postes, la description des tâches et la détermination

du niveau d’emploi.

1324 Climat organisationnel

Documents relatifs à l'organisation du travail ayant comme but d'optimiser

l'efficacité du personnel et d’améliorer le climat de travail du Ministère. Cette

activité regroupe les nouvelles formes d'organisation du travail. Peut contenir

le plan d’amélioration du climat de travail, des sondages organisationnels et

les études de diagnostic.

1325 Accueil aux employés

Documents relatifs aux activités d’accueil des nouveaux employés.

1326 Égalité en emploi

Documents produits ou reçus relatifs aux divers programmes d'égalité en

emploi, dont ceux s’adressant aux femmes, aux personnes handicapées et

aux membres des communautés culturelles. Peut comprendre les

documents relatifs au plan de développement des mesures d’employabilité à

l’intention des personnes handicapées.

1330 DOTATION

1331 DOTATION EN PERSONNEL

Documents relatifs aux processus administratifs relevant de la gestion du

personnel et visant à fournir à une organisation le personnel dont elle a

besoin à court et à long terme comme les employés permanents, les

occasionnels, les étudiants ou les stagiaires.

1331-01 Offres de services

Documents relatifs aux offres de service autres que celles reçues dans

le cadre d’un processus régulier d’embauche.

28 Juin 2015

1331-02 Prêt de service

Documents produits ou reçus relatifs à la dotation d'un poste régulier

ou temporaire par un prêt de service.

1331-03 Dossier de poste

Documents produits ou reçus relatifs aux appels de candidatures, à la

gestion des postes et à l’historique de la dotation.

1331-04 Concours de recrutement et de promotion

Documents produits ou reçus relatifs à la tenue d’un concours de

recrutement dans le but de constituer une banque de candidats.

(Déclarations d’aptitudes LDA)

1331-05 Promotion sans concours

Documents produits ou reçus relatifs à l’application du processus

permettant à un employé d’accéder à une classe d’emplois d’un niveau

de mobilité supérieur à celui de la classe d’emploi à laquelle il

appartient sans avoir recours à un concours de promotion.

1331-06 Banque de candidatures des professeurs occasionnels

Documents produits ou reçus relatifs aux banques de candidatures

des professeurs occasionnels.

1332 Gestion de l’embauche des étudiants et des stagiaires

Documents relatifs au processus de recrutement des étudiants et des

stagiaires, rémunérés ou non.

1333 Mouvements du personnel

Documents relatifs aux mouvements qui ont une influence sur la carrière, tels

que le reclassement, le transfert de poste, la réorientation, la rétrogradation, la

mise en disponibilité, le départ volontaire, la démission, la cessation d’emploi

et le congédiement administratif (mise à pied). Peut comprendre les

documents d’aide à la prise de décision développés par le Ministère pour

soutenir les employés, les documents de supports s’y rattachant, les

documents d’orientation, des statistiques diverses, le bilan annuel et des

règles d’application, l’évaluation des impacts de transfert de poste ou d’unité et

le plan de redéploiement.

29 Juin 2015

1340 DOSSIERS DES EMPLOYÉS

1341 PERMANENT ET OCCASIONNEL

Documents relatifs au d’un employé du Ministère.

Note d’application : Ouvrir une chemise par employé pour chacun des

volets.

1341-01 Volet carrière

Documents relatifs à l’évolution professionnelle des employés

permanents ou occasionnels.

Types de documents : Curriculum vitae, attestations d’études, acte

de nomination, documents de confirmation d‘entrée en fonction,

description d’emploi, attentes signifiées, fiches de notation ou

d’évaluation du rendement, déclaration de discrétion, document relatif à

l’éthique, formulaire d’engagement de confidentialité, demandes de

reclassement, documents relatifs aux mesures administratives ou

disciplinaires, documents relatifs aux prêts de services, avis de mise en

disponibilité, documents relatifs au perfectionnement et à la formation

de l’employé, document informatif sur la date de départ de l’employé.

1341-02 Volet assiduité

Documents relatifs au contrôle des présences et des absences d’un

employé permanent ou occasionnel.

Types de documents : Demandes de report d’heures supplémentaires,

feuilles de présence, historique d’assiduité et état des réserves de

congés.

1341-03 Volet rémunération

Documents relatifs à l’administration de la paie et aux coupures de

salaire d’un employé permanent ou occasionnel.

Types de documents : Demandes d’aménagement du temps de

travail, les avances sur le salaire, les documents relatifs aux droits

parentaux, la confirmation de salaire ou d’emploi, le calcul du salaire

brut ou du salaire net, l’adhésion au dépôt direct (coordonnées

bancaires), indemnités de départ pour le personnel de cabinet,

différentes primes, relevés d’emploi, déductions à la source, bordereaux

d’avancement d’échelon, modifications aux prestations et aux arrérages,

saisies de salaires, documents relatifs aux congés sans traitement,

30 Juin 2015

déduction sur demandes (club social, Centraide, etc.), formulaire

d’adhésion aux assurances collectives, recommandations d’avancement

ou de changement d’échelon salarial, documents relatifs au rachat

d’années de service, les documents relatifs au départ à la retraite.

1341-04 Volet santé

Documents relatifs aux renseignements médicaux d’un employé

permanent ou occasionnel, à l’exception de ceux associés aux

différents programmes administrés par la Commission de la santé et

de la sécurité du travail (CSST) et la Société de l'assurance automobile

du Québec (SAAQ).

Types de documents : Documents relatifs à l’application de l’assurance

traitement, les certificats et rapports médicaux, les convocations aux

expertises médicales et l’autorisation de divulgation des pièces

médicales.

1341-05 Volet CSST

Documents relatifs à l’application des différents programmes

administrés par la Commission de la santé et de la sécurité du travail

(CSST), notamment lors d’une réclamation à la suite d’un accident du

travail ou pour un retrait préventif.

Types de documents : Avis d’accidents de travail, les réclamations de

travailleurs, certificats et rapports médicaux, avis de l’employeur et les

demandes de remboursement à la CSST, rapports d’enquête, décisions

de la CSST en matière d’admissibilité et d’imputabilité, assignations

temporaires, documents d’appel auprès de la Commission des lésions

professionnelles (CLP) et ententes.

1342 Gestion des dossiers des étudiants et des stagiaires rémunérés

Documents relatifs aux dossiers des employés étudiants et des stagiaires

rémunérés par le Ministère. Peut contenir les demandes d’emploi (ou

curriculum vitæ), les relevés de notes, les attestations d’études, les actes de

nomination, les permis d’absence, preuve d’inscription, etc.

Note d’application : Le dossier est divisé en deux volets, soit un volet

carrière et un volet rémunération.

31 Juin 2015

1343 Gestion des dossiers des stagiaires non rémunérés

Documents relatifs aux dossiers des stagiaires non rémunérés. Peut contenir

le curriculum vitæ, le relevé de notes, les attestations d’études, le plan et le

rapport de stage et les documents d’évaluation.

1344 Gestion de la saisie de l’assiduité

Documents relatifs à la tenue de dossier de saisie des autorisations

d’absence, les gains déclaratoires et les documents relatifs à la paie variable

des employés du Ministère.

Note d’application : L’assiduité est classée par journée de saisie. Tandis

que les gains déclaratoires et les documents relatifs à la paie variable sont

classés par période de paie.

1350 RELATIONS DE TRAVAIL

1351 Relations avec les syndicats et les associations professionnelles

Documents relatifs aux rapports qu’entretient le Ministère avec les syndicats

ou les associations professionnelles et l’employeur. Comprend les comptes

rendus des comités mixtes professionnels.

1352 Convention collective

Documents relatifs aux textes officiels des conventions collectives négociées

entre les représentants du gouvernement et les employés syndiqués.

1353 Conditions de travail des cadres, du personnel du cabinet et du

personnel non syndiqué

Documents relatifs à l’ensemble des clauses ou des dispositions régissant les

conditions de travail des cadres et du personnel du cabinet, du personnel non

syndiqué du Ministère.

1354 Grèves du personnel du Ministère

Documents relatifs aux arrêts de travail du Ministère, tels que les grèves.

Types de documents : Liste des services essentiels, des mesures à prendre en

cas de grève, des communiqués divers, des rapports de synthèse des

évènements, etc.

32 Juin 2015

1355 Appels, griefs et plaintes

Documents relatifs aux plaintes et aux griefs officiellement formulés dans le but

de faire reconnaître un droit en vertu des conventions collectives ou des

conditions de travail en vigueur afin d’obtenir réparation, s’il y a lieu, ainsi

qu’aux recours intentés pour faire réviser une décision

1360 CONDITIONS DE TRAVAIL

1361 GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL

1361-01 Assiduité et absentéisme

Documents relatifs au contrôle des présences et des absences des

employés du Ministère.

Note d’avertissement : Les documents concernant un employé

sont classés à son dossier.

Types de documents : Extraits de convention collective, des rapports

de présence au travail, fiche d’information, des rapports d’absentéisme,

statistique ou des rapports de synthèse.

1361-02 Gestion de l’horaire variable

Documents relatifs à la gestion et au suivi des horaires variables et

des horaires particuliers en vigueur au Ministère.



Types de documents : Régime d’horaire variable applicable, document

de gestion et suivi des horaires variables et le registre quotidien des

présences, correspondances diverses.

1361-03 Aménagement du temps de travail

Documents relatifs au contrôle et au suivi de la répartition des heures

de travail des employés du Ministère.



Types de documents : Régime d’aménagement et de réduction du

temps de travail, le travail à temps partiel et tous les formulaires

pertinents à la gestion, documents d’élaboration des programmes,

33 Juin 2015

correspondances diverses, documents de gestion et de suivi des congés

dans le cadre du programme d’aménagement du temps de travail

1361-04 Libération pour activité syndicale

Documents relatifs aux absences des employés qui participent à des

activités syndicales.



1361-05 Fermeture des bureaux

Documents relatifs à la fermeture des bureaux du Ministère.

1362 RÉMUNÉRATION

Documents relatifs à l’ensemble des compensations pécuniaires et des

avantages divers que l'on accorde à une personne en contrepartie de son

travail ou de la prestation d'un service, administration de la paie.

1362-01 Échelles salariales

Documents relatifs aux échelles salariales des employés du Ministère,

c’est-à-dire l’ensemble des taux de salaire ou des traitements annuels

attachés à un emploi et qui progressent d'un minimum jusqu'à un

maximum, ainsi qu’à la modification des taux et échelles de salaire en

vertu des programmes d’équité et de relativité salariales.

1362-02 Révision des traitements

Documents relatifs à l’ajustement des taux et échelles de traitement de

certaines catégories d’emploi telles que celles des cadres et des

conseillers en gestion des ressources humaines par rapport à leur

cote d’évaluation.

1362-03 Heures supplémentaires

Documents relatifs à la gestion et au suivi des heures supplémentaires

effectuées par le personnel du Ministère.



34 Juin 2015

Types de documents : Extraits des conventions collectives ou des

listes des taux horaires, tableau et fiches d’informations

1362-04 Primes et allocations

Documents relatifs aux sommes d’argent versées en plus du salaire à

certains employés du Ministère. Peut contenir des documents comme

des listes d’employés, des extraits des différentes conventions

collectives, des documents relatifs à l’évaluation des primes et des

allocations.

1362-05 Transactions de paie

Documents relatifs au contrôle des opérations liées à la paie, par

l’entremise du système de paie.

Types de documents : Documents de transactions liées à la paie, des

sommaires de traitement, des états de conciliation de comptes en

fidéicommis, des documents d’analyse, des chèques encaissés, des

relevés bancaires et des bordereaux de paie

1362-06 Déduction sur le salaire

Documents relatifs aux retenues à la source effectuées par

l'employeur et aux déductions optionnelles sur le salaire, telles les

déductions ayant trait aux campagnes de souscription et les

cotisations syndicales.



Types de documents : Liste des employés qui cotisent, listes relatives

aux coupures de paie, correspondance

1362-07 Acomptes sur le traitement

Documents relatifs aux diverses transactions effectuées lors du

paiement avant terme d’une partie du salaire d’un employé. Peut

contenir des documents comme la réglementation applicable et les

tableaux de dégagement des masses.



35 Juin 2015

1362-08 Équité salariale

Documents relatifs aux programmes d’équité salariale en vigueur au

Ministère.

1362-09 Relevés d’impôts

Documents relatifs au cumul des gains et des déductions pour fins

d’impôts (relevés T4).

1363 AVANTAGES SOCIAUX

Documents relatifs à l’ensemble des avantages dont bénéficie le salarié en sus

du salaire.

1363-01 Congé

Documents relatifs aux divers congés (congé sans traitement, congé

différé), aux vacances et aux régimes collectifs accordés aux

employés autres que ceux se rapportant aux droits parentaux. Peut

contenir, des calendriers de vacances, des rapports de synthèse et

des documents relatifs au report des vacances.



1363-02 Droits parentaux

Documents relatifs aux congés et autres privilèges liés aux droits

parentaux accordés aux employés.



1363-03 Assurances collectives

Documents relatifs à l’application des régimes d’assurances

collectives en vigueur (assurance vie, assurance invalidité, assurance

maladie, etc.).

36 Juin 2015

1363-04 Régime de retraite

Documents relatifs à l’application des différents régimes de retraite

offerts aux employés et transmis par la Commission administrative des

régimes de retraite et d’assurances (CARRA). Peut contenir les

rapports annuels destinés à la CARRA, les rapports de validation de la

CARRA, les factures de la CARRA, la correspondance, les formations

de préparation à la retraite, le trop-perçu, les insuffisances et les

déclarations annuelles.

Note d’avertissement : Les documents relatifs à un employé

doivent être classifiés à son dossier personnel au code de

classification spécifique sous 1341.

1364 SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL

Documents relatifs au développement et à l’application des programmes de

santé et sécurité destinés à prévenir les accidents de travail, les maladies

professionnelles, ainsi qu’à assurer la sécurité des employés du Ministère.

1364-01 Programme de prévention (premiers soins)

Documents relatifs au développement et à l’application des

programmes de santé et sécurité destinés à prévenir et à diminuer les

accidents de travail, les maladies professionnelles, ainsi qu’à assurer

la sécurité des employés.

Types de documents : Programmes de prévention, pochettes

d’information, les documents de support s’y rattachant, les documents

d’organisation des activités, les études, les documents sur le secourisme

et les premiers soins, les listes des répondants et/ou secouristes, les

demandes et la correspondance.

1364-02 Santé au travail

Documents relatifs aux programmes et aux activités se rapportant à la

santé, l’environnement et à la qualité de vie des employés conçus et

mis en œuvre afin de sensibiliser les employés à l’importance

d’investir sur leur santé physique et psychologique. Peut comprendre

les documents relatifs à la prévention en matière de harcèlement

psychologique, des documents sur le stress, sur la santé mentale,

37 Juin 2015

l’alimentation, le tabagisme, la vaccination antigrippale, la conciliation

travail-famille et la reconnaissance des employés, etc.

Types de documents : Guide en matière de reconnaissance, les

documents relatifs aux activités, aux aspects logistiques (réservations,

invitations, etc.), les documents de support, d’évaluation, les notes

exécutives, la correspondance et les rapports.

1364-03 Adaptation des postes de travail (Ergonomie)

Documents relatifs à la recherche d'une meilleure adaptation entre

une fonction et le matériel utilisé au poste de travail de l’employé en

vue de faciliter son travail ou d'assurer sa sécurité et son confort. Peut

comprendre les demandes, les évaluations et les rapports ou des

articles d’information.

Note d’avertissement : Les documents relatifs à un employé doivent

être classifiés à son dossier personnel au code de classification

spécifique sous 1341.

1364-04 Mesure de santé publique

Documents produits ou reçus relatifs aux différentes mesures de santé

publique du Ministère, tel que le plan de pandémie.

1370 DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES

Documents relatifs aux interventions de gestion auprès des employés afin qu'ils

acquièrent, maintiennent ou améliorent les connaissances, les habiletés et les attitudes

en relation avec l'exercice de leur emploi actuel ou d'un autre emploi éventuel.

1371 Planification du développement des ressources humaines

Documents relatifs à la planification et à l’organisation des activités de

formation et de perfectionnement des ressources humaines du Ministère afin

de permettre aux employés d’acquérir, de maintenir ou d’améliorer leurs

connaissances, leurs habiletés, etc.

Types de documents : Plan de développement des ressources humaines

(PDRH), documents d’élaboration du PDRH, plan de relève, documents

d’orientation, cartographie des domaines de connaissances, suivi du budget de

formation, documents faisant état des besoins en matière de développement des

ressources humaines, rapports de synthèse, bilans, plan de formation

38 Juin 2015

1372 Programme de formation et de perfectionnement

Documents relatifs à l’organisation, l’élaboration et l’évaluation des activités

internes de formation et de perfectionnement offertes aux employés.

Types de documents : les documents relatifs aux programmes ministériels de

congé pour études, le fichier des ressources disponibles pour le développement,

le Réseau des IFD (Intervenants en formation-développement), le Programme

de transfert des connaissances ou de transfert d’expertise, les documents

d’élaboration de l’activité, Programme gouvernemental de mentorat, plans de

cours, matériel didactique, invitations, listes des participants, listes des

fournisseurs, évaluations d’activités

1373 Participation à des activités de formation et de perfectionnement

Documents relatifs aux activités de formation et de perfectionnement

auxquelles prennent part les employés du Ministère.

1374 Programme d’aide aux employés

Documents relatifs aux activités offertes aux employés afin de les aider à

prévenir ou à résoudre des difficultés personnelles ou liées au travail pouvant

avoir des répercussions sur l’efficacité au travail.

1375 Remboursement des frais de scolarité

Documents relatifs à l'octroi de remboursements des frais de scolarité des


1376 Gestion du changement

Documents relatifs à la démarche ministérielle en gestion du changement, à la

conception d’une demande et à la réalisation d’activités pour susciter

l’engagement des personnes et dégager leur plein potentiel afin de retirer les

bénéfices escomptés du changement.

1380 GESTION DU RENDEMENT

Documents relatifs au processus de mesure du rendement d'un employé ou d'une

solution technique ou administrative au moyen de critères qualitatifs et quantitatifs

déterminés.

39 Juin 2015

1381 Attentes signifiées

Documents relatifs aux attentes signifiées aux employés du Ministère.

Types de documents : Liste d’attentes signifiées types

1382 Évaluation du rendement

Documents relatifs à l’évaluation qualitative et quantitative du rendement des

employés au moyen de critères déterminés.

Types de documents : Guides relatifs à l’évaluation, la liste des employés à

évaluer, les critères d’évaluation, le formulaire d’appréciation des résultats et des

habiletés.

1383 Période probatoire et permanence

Documents relatifs à la période probatoire et à l’octroi du statut d’employé

régulier du Ministère.

Types de documents : Lettres et formulaires modèles, listes des fins de

probation et d’attente de la permanence

1384 Avancement d’échelon

Documents relatifs à l’avancement d’échelon des employés du Ministère,

c’est-à-dire le passage à un niveau supérieur de rémunération sans

augmentation de responsabilités.

Types de documents : Tables d’équivalence des expériences, les listes

d’employés et le dossier de calcul pour l’avancement d’échelon, la politique de

rémunération variable, lettres types

1385 Boni au rendement

Documents relatifs au versement de boni pour rendement exceptionnel des


Types de documents : Tableaux de calcul des sommes

40 Juin 2015

1400 GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES

1410 Études des crédits

Documents relatifs à la défense des crédits du Ministère devant l’Assemblée nationale.

Note d’application : L’utilisateur pourra ouvrir un sous-dossier spécifique au nom du

cahier.

Exemple : Cahier laïcité Cahier thématique Cahier explicatif

Types de documents : Cahier explicatif des crédits, les questions de l’opposition

officielle, le cahier de la ou du ministre, fiche de l’étude des crédits, cahier de

recommandations au ministre (fiches synthèses et fiches d’information), défense des

crédits, documents préparatoires

1420 PLANIFICATION BUDGÉTAIRE

Documents relatifs à l’ensemble des décisions prises en vue d'organiser, de diriger et

de coordonner les opérations financières futures et d'atteindre les objectifs généraux

du Ministère.

1421 Structure budgétaire

Documents relatifs aux structures de gestion financière interne.

Types de documents : Structure des centres de gestion, la structure

d’engagement, les combinaisons comptables, la charte de comptes, les listes

produites par les applications informatiques (SAGIR, Virtuo, SAP)

1422 Cadre financier et revue de programmes

Documents relatifs au portrait contextuel des enjeux à considérer en matière

budgétaire et financière ainsi qu’à la problématique budgétaire ainsi que les

documents relatifs à la revue des programmes, notamment en référence à la

ventilation de l’enveloppe proposée par le Secrétariat du Conseil du trésor.

Types de documents : Plan de réduction des dépenses et des effectifs,

documents relatifs aux compressions budgétaires, les demandes additionnelles

de crédits, documents relatifs aux virements de fonds, documents relatifs au

réaménagement budgétaire

1423 Crédits détaillés

Documents relatifs au partage des crédits, à l’élaboration des crédits détaillés

entre les unités administratives ainsi qu’à la saisie des renseignements.

41 Juin 2015

Types de documents : Enveloppes de dépenses, les enveloppes finales et

sectorielles, les prévisions officielles de l’organisation par programme et par

catégorie de dépenses, les gels de crédits, les crédits de transfert, la ventilation

des crédits, la programmation des ETC et de la masse salariale, documents

préparatoires

1424 Suspension de crédits

Documents relatifs aux demandes du Secrétariat du Conseil du trésor au

Ministère de suspendre l’engagement de crédits en cours d’exercice.

1430 ÉTATS FINANCIERS

1431 États financiers annuels

Documents relatifs aux bilans, états des résultats, états de l'évolution de la

situation financière (ou tableau de financement) et autres documents de

synthèse sur lesquels figurent des données financières ou comptables

propres au Ministère et présentées d'une façon organisée.

1432 Comptes à fin déterminée

Documents relatifs aux budgets obtenus au regard d’ententes intervenues

entre le Ministère et un partenaire extérieur et donnant droit à la création de

comptes à fin déterminée.

1440 CONTRÔLE ET SUIVI BUDGÉTAIRE

Documents relatifs à la gestion budgétaire dont le principe consiste en la comparaison

régulière des prévisions reprises dans le budget et des réalisations effectives de la

période considérée.

1441 Suivi budgétaire

Documents relatifs au suivi budgétaire régulier, au suivi des dépassements et

des crédits budgétaires périmés et aux modifications budgétaires.

1442 Analyse financière

Documents relatifs aux méthodes qui permettent d'examiner la situation

financière du Ministère et ses résultats d'exploitation, de déterminer la mesure

dans laquelle elle a maintenu son équilibre financier et de porter un jugement

sur ses perspectives d'avenir.

42 Juin 2015

Types de documents : Analyses financières, avis et commentaires de la

Direction des ressources financières sur différents projets ministériels.

1443 Immobilisation et amortissement

Documents relatifs aux enveloppes d’investissements destinées au

financement des projets d'immobilisations qui sont par la suite financés par le

Ministère en service de dette.

Types de documents : Analyses et les décisions du Secrétariat du Conseil du

trésor, les documents concernant le plan quinquennal des infrastructures du

Ministère, le plan annuel d’immobilisations, registre des immobilisations,

amortissement, documents préparatoires

1444 Engagements et virement de crédits

Documents relatifs aux achats et aux bons de commande enregistrés au

système SAGIR.

Types de documents : Documents concernant les dépenses courantes de

fonctionnement, documents concernant les dépenses en immobilisations et les

dépenses de transfert, listes produites par les applications informations (SAGIR,

Virtuo, SAP), formulaires demande de certification de crédits et d’imputation

d’engagement

1445 Engagements financiers de 25 000 $ et plus

Documents relatifs aux engagements financiers de 25 000 $ et plus.

Types de documents : Documents concernant la présentation des

engagements financiers au ministère des Finances pour les Commissions

permanentes de l’Assemblée nationale, les listes mensuelles transmises au

ministère des Finances et les documents de support préparés pour la défense de

ceux-ci, listes produites par les applications informations (SAGIR, Virtuo, SAP)

1446 Transactions intersociétés

Documents relatifs au transfert de dépenses ou de budgets entre deux

ministères ou organismes suite à une entente, un avis de pertinence ou un

CT entre les deux parties.

43 Juin 2015

1447 Analyse du coût de revient

Documents relatifs au calcul du coût déterminé pour fournir un bien ou un

service en calculant l'ensemble des coûts nécessaires pour le concevoir et les

profits escomptés.

1450 DÉPENSES ET DÉBOURSÉS

1451 Comptes fournisseurs

Documents relatifs aux demandes de paiement en lien avec les différents

comptes fournisseurs (compte à payer) de biens ou de services, ainsi qu’au

paiement des comptes de cartes de crédit.

Types de documents : Factures des fournisseurs, les bons de commande, les

bons de livraison, les notes de crédit, les documents relatifs à la gestion des

cartes de crédit, les demandes de paiement, les dépenses en période électorale

et les relevés mensuels de carte, copie de contrat, listes produites par les

applications informations (SAGIR, Virtuo, SAP)

1452 Rapport de frais de déplacement

Documents relatifs aux frais de déplacements, aux comptes de dépenses et

aux pièces justificatives, aux frais de représentation et aux frais de fonction

des employés du Ministère.

1453 Avance de voyages

Documents relatifs aux avances temporaires ainsi qu'au suivi des avances de

plus de soixante (60) jours.

Types de documents : Formulaires de demandes d’avances de voyage

1454 Gestion des fonds locaux

Documents relatifs aux comptes en fidéicommis, aux demandes d’ouverture

et de fermeture du fonds, à la reddition annuelle, aux certificats de transfert et

à la petite caisse.

1455 Cartes de frais gouvernementales

Documents relatifs à la gestion des demandes d’adhésion des cartes de frais

gouvernementales utilisées par un membre du personnel dans l’exercice de

ses fonctions.

44 Juin 2015

1456 Frais de fonction des cadres

Documents relatifs aux frais de fonction des cadres du Ministère.

1460 REVENUS ET RECETTES

1461 Transferts fédéraux en vertu de l’Accord Canada-Québec

Documents produits ou reçus relatifs aux revenus déposés au fond consolidé

du gouvernement du Québec.

1462 Crédits au net

Documents relatifs à la gestion du mécanisme du crédit au net permettant au

Ministère de conserver une partie de ses revenus de tarification pour financer

ses activités. Ainsi, pendant l’année, le Ministère reçoit des crédits

supplémentaires basés sur ses revenus de tarification des demandes

d’immigration permanente et temporaire.

1463 Gestion des revenus

Documents relatifs à la gestion des différents revenus du Ministère, tels que

les comptes de tiers dans lesquels sont enregistrées les sommes à recouvrer

des clients d'une entreprise pour des marchandises, des produits vendus ou

des services rendus à crédit au cours d'un cycle d'exploitation.

Note d’application : L’utilisateur pourra ouvrir un sous-dossier spécifique si

besoin.

Exemple : Revenus de tarification

Revenus de TPS/TVQ

Comptes à recevoir

Mauvaises créances

Types de documents : Factures émises, les demandes de paiement et pièces

justificatives, listes produites par les applications informations (SAGIR, Virtuo,

SAP), comptes à recevoir, les états sommaires de la provision pour créances

douteuses et comptes avec d’autres ministères et organismes du gouvernement

pour l’obtention de certains services (comptes ministériels). Contient également

les documents relatifs à la récupération des taxes perçues (TVQ et TPS).

45 Juin 2015

1470 OPÉRATIONS BANCAIRES

1471 Encaissement, conciliation et dépôt bancaire

Documents relatifs aux dépôts et aux conciliations bancaires des comptes du

Ministère.

Types de documents : Copies de chèques, les relevés de compte, les

demandes de chèques et les demandes d’annulation et de remplacement de

chèques, listes produites par les applications informations (SAGIR, Virtuo, SAP)

1472 Autorisation de paiement

Documents relatifs à la gestion des formulaires d’autorisation de paiement

par carte de crédit.

46 Juin 2015

1500 GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES

1510 ACQUISITION DE BIENS ET DE SERVICES

1511 Appels d’offres et soumissions

Documents relatifs à la procédure d'appel à la concurrence qui consiste, pour

l'élaboration d'un projet, à inviter des fournisseurs de biens, des prestataires

de services ou des entrepreneurs en construction, à présenter une offre

précise en vue de l'attribution d'un marché.

Types de documents : Texte de l’appel d’offres, la confirmation de dépôt, les

documents d’information remis aux fournisseurs, les preuves de dépôt de

soumission, les avis de qualification des prestataires de services qualifiés, les

propositions de prix, les résultats du comité de sélection, les lettres aux

fournisseurs et les documents des fournisseurs qui n’ont pas soumissionné, les

résultats de l’ouverture publique des soumissions, soumissions retenues et non

retenues, listes des prestataires de services qualifiés

1512 Achat de ressources matérielles et contrats d’acquisition de

biens mobiliers

Documents relatifs à l'acquisition de matériel, d'équipements et de fournitures

au Ministère.

Types de documents : Les commandes, les réquisitions, les engagements, les

acquisitions d’articles de bureau, les commandes de carte professionnelle et

l’inventaire des fournitures. Comprend également les documents relatifs à la

gestion des contrats ayant pour but l’achat de biens mobiliers selon des

conditions déterminées, les contrats d’approvisionnement.

1513 Contrats de services

Documents relatifs à la signature, au renouvellement et à la modification des

contrats de services conclus entre un organisme et une personne physique

ou morale qui permettent de réaliser un ouvrage intellectuel ou de fournir un

service moyennant un prix que le Ministère s’engage à payer.

Types de documents : Contrats, les annexes et l’addenda

47 Juin 2015

1520 GESTION DES BIENS MATÉRIELS

1521 Inventaire des biens mobiliers

Documents relatifs aux activités de planification, de direction et de contrôle

pour connaître les inventaires du matériel du Ministère.

1522 Utilisation de biens matériels / Prêt d’équipement

Documents relatifs à l’attribution et à la circulation des biens matériels de

l’organisation. Cette activité comprend aussi le prêt de matériel ou

d’équipement (ex. : portable, cellulaire, etc.) la location d’œuvre d’art.

1523 Entretien et réparation des biens mobiliers

Documents produits ou reçus relatifs à l’entretien, à la réparation et à la

maintenance des biens mobiliers.

1524 Disposition des biens matériels

Documents relatifs à l’ensemble des procédés mis en œuvre pour se départir

de biens excédentaires.

1530 GESTION DES VÉHICULES

1531 Utilisation des véhicules

Documents relatifs aux conditions d’utilisation des véhicules achetés ou loués

par le Ministère et mis à la disposition de certains employés.

Types de documents : Certificats d’immatriculation, les contrats de location,

les certificats d’assurances, documents de renouvellement, carnets de bord,

registre de réservations, permis d’utilisation, demandes d’indemnisation,

contrats et avenants, polices d’assurance

1532 Entretien et réparation des véhicules

Documents relatifs aux mesures prises pour maintenir la flotte de véhicule en

bon état.

48 Juin 2015

1540 GESTION IMMOBILIÈRE

1541 Occupation des immeubles

Documents relatifs à la location d'immeubles gérés par la Société immobilière

du Québec (SIQ) tels que les normes, les ententes d'occupation et les baux.

1542 GESTION DES LOCAUX

Documents relatifs à l’utilisation des espaces, à leur aménagement et à leur

signalisation ainsi qu’à la relocalisation ou au déménagement des unités

administratives du Ministère.

1542-01 Aménagement et réaménagement

Documents relatifs à l'aménagement, au réaménagement, à

l'agrandissement ou à la relocalisation des unités administratives du

Ministère.

Note d’application : L’utilisateur pourra ouvrir un sous-dossier

spécifique à chaque établissement du Ministère.

Exemple : 360 McGill

285 Notre-Dame

Types de documents : Plans d'aménagement, les devis techniques et

demandes de services

1542-02 Utilisation des locaux

Documents relatifs à l’utilisation et à la réservation des locaux occupés

par le Ministère.

Note d’application : L’utilisateur pourra ouvrir un sous-dossier

spécifique à chaque établissement du Ministère.

Exemple : 360 McGill

285 Notre-Dame

Types de documents : Registres des réservations de salles de

conférence ou de réunions, horaires d’utilisation des locaux, feuilles de

réservation, listes de salles

49 Juin 2015

1542-03 Identification et signalisation des locaux

Documents relatifs aux mesures pour identifier et signaler les locaux

dans les immeubles du Ministère, incluant les normes d’accessibilité

universelle.

1543 Entretien et réparation des biens immobiliers

Documents relatifs à l’entretien et à la réparation des immeubles occupés par

le Ministère.

1550 SÉCURITÉ DES LIEUX / DES IMMEUBLES

1551 Accessibilité aux édifices

Documents relatifs à l'accessibilité, au gardiennage (agents de sécurité), ainsi

qu'à l'ensemble des moyens de protection et de sécurité mis en place dans

les espaces occupés par le Ministère.

Types de documents : Registres journaliers des visiteurs, les rapports

d'incidents, les registres d’appels de services, les journaux d’événements et les

rapports de tournées

1552 Mesures d’urgence

Documents relatifs à la mise sur pied et l’application des mesures d’urgence et

aux opérations d’urgence telles que l’évacuation des lieux, les opérations de

sinistre ou d’incendie.

Types de documents : Plans des mesures d’urgence, le plan de continuité

(services essentiels), procédure applicable en cas de menaces qualifiées de

mineures ou graves et d’agressions, consignes de sécurité, liste des personnes à

contacter, plan d’évacuation, documents relatifs aux exercices d’évacuation,

documents relatifs aux correctifs à la suite d’exercices, liste des membres de

l’équipe d’urgence

50 Juin 2015

1553 Intervention de sécurité

Documents relatifs aux interventions réalisées à la suite d’une infraction, d’un

crime, d’un vol, d’un acte de vandalisme, d’un accident, d’une alerte à la

bombe, d’un déclenchement de système d’alarme (intrusion, incendie) et

d’autres problèmes de sécurité survenus dans les locaux du Ministère.

Types de documents : Rapports d’enquêtes, de vol, de police, d’inspection,

d’incendie, les rapports d’inspection d’appareils, les étiquettes de contrôle des

extincteurs, les plaintes ou avis pour pertes et vols et le registre d’évènements.

1554 Gestion du matériel et de l’équipement de sécurité

Documents relatifs à la gestion du matériel et de l’équipement utilisés dans le

cadre des activités de prévention et de sécurité de l’organisation.

Types de documents : Cartes d’accès, listes, registres des cartes d’accès,

enregistrements d’image en mouvement

1555 Gestion du stationnement

Documents relatifs à la gestion des espaces du stationnement du Ministère.

51 Juin 2015

1600 GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES

1610 SÉCURITÉ DE L'INFORMATION

Documents relatifs aux mesures prises pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la

protection des données et des systèmes informatiques du Ministère.

Note d’avertissement : Les documents concernant la sécurité informatique sont

classés sous la rubrique 1667.

1611 Inventaire de la sécurité de l’information

Documents relatifs au cadre de gouvernance de la sécurité de l’information,

tels que les normes, les guides et/ou les processus.

1612 Incidents relatifs à la sécurité de l’information

Documents relatifs aux incidents de la sécurité de l’information, tels que les

déclarations de l’incident, l’analyse et l’intervention de l’incident.

1613 Catégorisation de l’information

Documents relatifs à la catégorisation de l’information : le registre d’autorité, la

matrice de catégorisation, la liste des définitions et les descriptions des

impacts.


nom du livrable

Exemple : Analyse de risque

Registre d’autorité

Matrice de catégorisation

1614 Plan de relève et de continuité

Documents relatifs aux plans de relève informatique et de continuité des

services : le plan de relève des systèmes d’information et de la plate-forme

technologique du Ministère et la continuité des activités ministérielles en cas

de désastre.

1615 Sensibilisation à la sécurité de l’information

Documents relatifs à la formation sur la sécurité de l’information et la

protection des renseignements personnels.

52 Juin 2015

1616 Gestion intégrée des risques

Documents relatifs à l’évaluation et à la gestion des risques reliés à la sécurité

de l’information.

Types de documents : Comptes-rendus d’exercices d’évaluation de risques,

des grilles de risques documentés, des plans de gestion des risques ainsi que

divers outils et documents de références

1620 ACCÈS À L'INFORMATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1621 Gestion des demandes d'accès

Documents relatifs à l’accessibilité aux documents détenus par le ministère et

à des renseignements personnels. Les demandes d’accès sont traitées à

l’aide de deux systèmes soient, le logiciel SDLAI et SyGED.


nom de l’activité.

Exemple : Demandes d’accès à l’information

Analyses, recommandations et documents de références

Types de documents : Les demandes d’accès aux documents ou à des

renseignements personnels, accusé de réception, demande d’assistance au

secteur ou à la direction concernée, réponse du secteur ou de la direction

concernée, tableau de suivi des demandes d’accès, réponses du responsable de

l’accès aux documents, statistiques, registre de la demande d’accès, décision de

la Commission d’accès à l’information (CAI), les avis de recours en révision de

la Commission d’accès à l’information (CAI) accompagnée de la demande de

révision du client, le cas échéant, les avis de convocation à l’audience

concernant le recours et les documents de référence de la Commission d’accès

à l’information.

1622 Protection des renseignements personnels

Documents relatifs à la protection des renseignements personnels ainsi qu’à

la gestion des fichiers de renseignements personnels du Ministère.

Types de documents : Déclarations de fichiers de renseignements nominatifs,

guides de mesures de protection des renseignements personnels, registres de

communication de renseignements personnels, inventaires de fichiers de

renseignements personnels

53 Juin 2015

1630 GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS

1631 Gestion des outils de gestion intégrée des documents

Documents relatifs à la création, à la diffusion et à la mise à jour des différents

outils de gestion documentaire.

Types de documents : Plan de classification, calendrier de conservation, les

rapports, les études, les procédures, les guides et les lignes directrices sur la

gestion des courriels

1632 GESTION DU CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS

Documents produits ou reçus relatifs aux différents systèmes liés à la gestion

des documents actifs, semi-actifs et inactifs tels que la classification, au

classement, le repérage, la circulation, la consultation, le déclassement, le

transfert, la conservation, la destruction, le tri et le versement. Les activités

sont gérées à l'aide des systèmes informatiques suivants: SyGED et Intimm.

1632-01 Gestion des documents actifs

Documents relatifs à la classification, au classement, au repérage et à

la circulation des documents actifs utilisés au Ministère.

Types de documents : Liste de documents actifs, liste de

déclassement

1632-02 Gestion des documents semi-actifs

Documents relatifs au repérage des documents devenus semi-actifs

ainsi qu'au déclassement, au transfert et à l'entreposage de ces

documents.

Types de documents : Bordereaux de déclassement ou de transfert

des documents, les listes de disposition du Centre de documents semi-

actifs (CCD)

1632-03 Gestion des documents inactifs

Documents relatifs au traitement des dossiers dont le stade de vie

semi-actif est terminé et qui sont voués soit à la conservation

permanente soit à la destruction.

Types de documents : Attestations de destruction, autorisation de

destruction, certificats de destruction des documents, bordereaux de

versement

54 Juin 2015

1633 Gestion des documents essentiels

Documents relatifs aux activités visant à assurer la protection des documents

essentiels au fonctionnement d'un organisme et dont la perte entraverait

gravement la bonne marche des affaires.

Types de documents : Plan de protection des documents essentiels, listes de

documents essentiels, programme ou plan de mesures de protection et de

sécurités

1634 Gestion de la correspondance et du suivi des mandats

Documents relatifs au processus du suivi des mandats.

Types de documents : Guides sur le processus et guides de référence

1635 Reproduction et transfert de support d’information

Documents relatifs à la méthodologie, aux procédures visant à transférer

l’information d’un support vers un autre, notamment par le processus de

numérisation, de microfiche ou de microfilms.

Types de documents : Processus normalisés, les procédures, plans,

programmes, demandes des clients internes et externes, guides de

numérisation, analyses, dossiers d’élaboration de projets, listes de projets,

rapports

1636 GESTION DU CENTRE DE DOCUMENTATION

Documents relatifs aux activités de planification, de direction et de contrôle de

l'unité administrative chargée de sélectionner, d'acquérir, d'indexer, de

diffuser et de conserver les documents pour l'information spécialisée qu'ils

contiennent.

1636-01 Acquisition et abonnement

1636-02 Traitement documentaire

1636-03 Référence et prêts entre bibliothèques

1636-04 Élagage

55 Juin 2015

1640 GESTION DES TÉLÉCOMMUNICATIONS

1641 Systèmes de communication

Documents relatifs à l’installation, à l’utilisation et au contrôle de la téléphonie,

des réseaux téléphoniques, des systèmes de radiocommunication, de la

visioconférence et de la câblodistribution en usage au Ministère.

Types de documents : Relevés d'appels interurbains, les sommaires des

relevés d'appels interurbains et les relevés de compte, les documents relatifs

aux plans de relève de continuité relatifs à la téléphonie, les listes d’utilisateurs

des différents appareils et systèmes, documents relatifs à l’installation des

systèmes, demandes de services, analyses de besoins, inventaires des

systèmes en place, guides d’utilisation des appareils et des systèmes de

télécommunication

1642 Répertoires et listes téléphoniques

Documents relatifs à l'élaboration et à la mise à jour des informations

contenues dans les répertoires et les annuaires téléphoniques comme

l’inscription aux pages bleues, les répertoires et listes téléphoniques, les

relevés des systèmes téléphoniques, les listes des cartes d’appel ou les

demandes d’inscriptions et de modifications.

1650 Gestion du courrier et de la messagerie

Documents relatifs à la réception, à la distribution et à l’expédition du courrier interne,

externe et de la messagerie gouvernementale.

AVERTISSEMENT : Les documents reliés à la gestion du système de courriel ou

messagerie électronique sont classés à 1662. Les lignes directrices sur la gestion des

courriels sont classées à 1631.

Types de documents : Horaires, les circuits de livraison, listes d’adresses, bordereaux

de messagerie et les listes des services

1660 GESTION DES SYSTÈMES INFORMATIQUES

1661 Orientations et gestion des technologies de l’information

Documents relatifs aux orientations technologiques ministérielles et

gouvernementales.

Types de documents : Plans directeurs des ressources informationnelles,

bilans annuels de réalisation en ressources informationnelles, planifications

annuelles et triennales des ressources informationnelles, les cadres normatifs de

56 Juin 2015

développement et d’entretien des systèmes d’information, les cadres de gestion

ou de gouvernance des technologies de l’information, les bénéfices et les

avantages des projets informatiques

1662 Gestion des architectures des technologies de l’information

Documents relatifs à la production et à la gestion des architectures

fonctionnelles des systèmes existants ou en développement, aux

modélisations conceptuelles et logiques des données, et à l’administration

des bases de données.

Types de documents : Outils de gestion et d’administration des systèmes

d’information, les processus, architectures de traitements de données,

référentiels des objets, des tables et des champs de données, la documentation

sur les systèmes d’information développés et les logiciels acquis, les documents

relatifs à l’architecture technologique

1663 Gestion du développement et implantation des systèmes

informatiques

Documents relatifs au développement, à l’intégration et à l’implantation des

systèmes informatiques ou bases de données en fonction des activités du

Ministère.

Types de documents : Études d'opportunité, les analyses préliminaires,

référentiels des objets, des tables et des champs de données, études

comparatives et de choix de technologies et outils de développement, dossiers

fonctionnels, schémas d’architectures des systèmes, registres des bénéfices et

des risques, stratégies d’implantation et plans de contigence, stratégie de

formation et calendrier d’implantation.

1664 Exploitation et entretien des systèmes informatiques

Documents relatifs à l’entretien et à l’évolution des systèmes d’information

ainsi qu’au traitement des données informatiques du Ministère comme les

guides d’entretien et aux améliorations nécessitant des changements

graduels aux ressources et aux processus d'un système d'information

existant.

Types de documents : Licences et la documentation système, les documents

relatifs à l’arrimage physique données/traitement, les guides d’implantation et

d’exploitation des systèmes, code programmation, documents relatifs à

l’exécution des traitements selon une fréquence (quotidien, hebdomadaire,

mensuel et annuel), les documents sur le réseau des intervenants de premier

niveau et les pilotes des systèmes, procédures de travail

57 Juin 2015

1665 Pilotage des systèmes informatiques

Documents relatifs aux activités de contrôle qualité en fonction desquelles les

besoins sont définis et la solution proposée est validée. Comprend également

les activités relatives à l'implantation d'un système d'information en

production et à la mise en place du contrôle de production et de l'exploitation.

1666 Demande de soutien et de formation aux utilisateurs

Documents relatifs à l’assistance et la formation aux utilisateurs en matière

de technologies de l’information comme les demandes de dépannage et les

documents de formation.


nom de la demande.

Exemple : Demandes de soutien

Demandes d’extraction de donnée et/ou de listes

Demandes d’installation d’équipements et de logiciels

Demandes de formations

1667 Sécurité informatique

Documents relatifs à la gestion de sécurité informatique, à la gestion des

accès (données, systèmes d’information, d’équipements informatiques, etc.),

à la gestion des copies de sécurité (calendrier de sauvegarde, liste des

fichiers, rubans, etc.), à la gestion de l’infrastructure technologique et

télécommunication (schémas, coupe-feu, etc.).

AVERTISSEMENT : Les documents sur la sécurité de l’information sont

classés sous la rubrique 1610.

1670 Veille technologique

Documents relatifs à la façon de s’informer de façon systématique sur les

méthodologies de développement, les nouvelles technologies, les techniques les plus

récentes et surtout sur leur mise à disposition commerciale.

58 Juin 2015

1700 COMMUNICATIONS ET RELATIONS PUBLIQUES

1710 COMMUNICATION ET PUBLICITÉ

1711 Planification et organisation des activités de communication

Documents relatifs à l’activité administrative consistant à prévoir les activités

au niveau des communications pour une période donnée, et qui se traduit

généralement par un plan de communication.

Types de documents : Plan de communication, l’agenda des activités

publiques de la ou du ministre, la planification des événements, la

méthodologie, les stratégies de communication

1712 Avis de pertinence

Documents relatifs à la mise en œuvre et à la cohérence de l’action

gouvernementale en matière de publicité, de partenariat, de commandites

d’événements et d’activités de communication destinées à l’étranger. Les

avis de pertinence sont soumis au Secrétariat à la communication

gouvernementale qui émet ensuite un avis permettant de poursuivre les

mandats de communication concernés.

Types de documents : Documents relatifs à la coordination des

communications gouvernementales, l’agenda des activités gouvernementales et

les avis de pertinence

1713 Promotion et publicité

Documents relatifs à l’ensemble des moyens qui sont mis en œuvre pour

promouvoir un service ou un événement offert par le Ministère et pouvant se

traduire par un programme de publicité, des placements médias, une

campagne d’information ou une campagne promotionnelle. Peut contenir les

messages de la ou du ministre.

1714 Gestion des publications

Documents relatifs à la conception, à la rédaction, à la traduction, à la

révision, à la réalisation et à la distribution des publications internes et

externes du Ministère. Cette série comprend également les productions

graphiques et audiovisuelles.

1715 Identification visuelle

Documents relatifs à l’ensemble de normes graphiques et esthétiques

régissant les différentes illustrations et applications d'une signature ou d'un

59 Juin 2015

symbole institutionnel, dans le cadre de la communication imprimée,

électronique, multimédia et administrative en vigueur au Ministère.

1720 Communication interne

Documents relatifs aux communiqués internes concernant les diverses activités et

événements du Ministère et de ses unités administratives.

Note d’application : L’utilisateur pourra ouvrir un sous-dossier spécifique par type de

communication interne.

Exemple : Communiqués internes

Relations entre les unités administratives

Suggestions des employés

Types de documents : Communiqués internes et externes, les bulletins et les journaux

internes

1730 RELATIONS PUBLIQUES

1731 Discours, allocutions, présentations

Documents relatifs aux discours, aux allocutions, aux lignes de discours, aux

motions et aux présentations préparés dans le cadre de tous événements

publics ou activités internes de l’organisation.

1732 Congrès, conférences, colloques

Documents relatifs aux congrès, aux colloques ou aux conférences ayant un

rayonnement externe et qui sont organisés partiellement ou exclusivement

par l’organisation, de même qu’aux salons et aux forums auxquels celui-ci

participe dans un contexte autre que celui de la formation et du

perfectionnement.

1733 Évènements publics

Documents relatifs aux événements publics de l’organisation. Comprend les

inaugurations, les événements officiels, les cérémonies officielles, les

réceptions, les lancements, les visites, les annonces de la ou du ministre, les

annonces de signature d’entente, les tournées de la ou du ministre, les

célébrations organisés par l’organisation et les conférences de presse.

1734 Événements internes

Documents relatifs aux activités internes et aux activités sociales. Peut

contenir, entre autres, les documents relatifs à l’organisation du party de Noël,

60 Juin 2015

à la cérémonie de reconnaissance des 25 années de service des employés,

l’Hommage aux retraités et au Club social. Contient également les documents

relatifs aux activités organisées à l’interne pour les employés, telles que : la

Journée mondiale du réfugié, Mois de l’Histoire des Noirs, etc.

1735 Civilités

Documents relatifs aux invitations, condoléances, vœux, félicitations et

remerciements reçus ou transmis par l’organisation.

1736 Sollicitations, campagnes de charité et campagnes de

souscription

Documents relatifs aux sollicitations, aux collectes de sang, aux campagnes

de charité et aux campagnes de souscription auprès de l’organisation ou de

ses employés.

1740 RELATIONS AVEC LES MÉDIAS

1741 Intervention dans les médias

Documents produits afin d’informer les intervenants concernés des

demandes d’information provenant de la presse ainsi que des réponses

formulées à celle-ci par le porte-parole du Ministère. Cette série comprend les

documents produits afin de répondre aux demandes d’information des

journalistes sur un sujet donné, lequel est lié directement aux activités du

Ministère : la ligne de communication, les fiches d’actualité, les demandes

médias, les listes des médias, les fiches médias et les lettres ouvertes.

1742 Revues de presse

Documents relatifs au montage, commenté ou non, de citations de presse ou,

parfois, d'articles reproduits intégralement. Peut contenir, entre autres, les

commentaires sur un article de presse, la veille médiatique et les

transcriptions d’entrevues (verbatim).

1743 Médias sociaux

Documents relatifs à la planification, à l’analyse, à la veille et à la création de

contenus pour le Web social et ce, quel qu’en soit le support (ex : Internet,

téléphone intelligent ou tablette numérique).

Exemples de médias sociaux : Facebook, Twitter, etc.

61 Juin 2015

Type de documents :

Politique éditoriale, politique de gestion des commentaires, rapport de veille

du Web et des médias sociaux, calendrier éditorial, productions graphiques et

audiovisuelles, documents relatifs à la conception, à la rédaction, à la

traduction, à la révision et à la mise en ligne de contenus.

1750 GESTION DU WEB

1751 Conception d’un site Web (internet, intranet)

Documents relatifs à la conception de sites internet et intranet à leurs

spécifications techniques et graphiques tels que les orientations

institutionnelles, les cahiers de charges, devis, dossiers de projet, les

organigrammes d’arborescence, etc. Cette série concerne autant les refontes

que les modifications majeures apportées à un site.

1752 Réalisation d’un site Web (internet, intranet)

Documents relatifs à la réalisation (production) et l’implantation de sites

internet et intranet ou d’une section de ceux-ci.

1753 Gestion et administration d’un site Web (internet, intranet)

Documents relatifs à la gestion et à l’administration quotidienne des sites

internet et intranet et à leur fonctionnement. Cette série vise l’ensemble des

sites réalisés par ou pour le Ministère, tant les sites principaux que les sites

temporaires liés à des programmes ou des actions sporadiques.

Note d’application : Ouvrir un dossier pour la gestion administrative du site

internet et un autre pour celle du site intranet.

Type de documents : Statistiques et documents synthèses de consultation et

de fréquentation du site, les demandes des usagers relatives au site, journaux

des interventions et les contrats d’hébergement (copie).

62 Juin 2015

1800 RELATIONS INSTITUTIONNELLES

Documents relatifs aux relations extérieures qu’entretient le Ministère avec des

ministères et des organismes québécois, canadiens et internationaux tant du domaine

public que privé. Note : Classer les documents relatifs aux activités de coopération aux

types de relations institutionnelles.

1810 RELATIONS INTERNATIONALES

Documents relatifs aux relations internationales et aux activités de liaison qu’entretient

le Ministère avec des ministères et des organismes internationaux tant du domaine

public que privé. Comprend également les dossiers relatifs à l’accueil des

représentants étrangers.

1811 Accueil des représentants étrangers

Documents relatifs à l’accueil des représentants étrangers.

1812 Relations de coopération internationale et activités de liaison

Documents relatifs aux relations de coopération internationale et aux activités

de liaison qu’entretient le Ministère avec des ministères et des organismes

internationaux tant du domaine public que privé.

1820 RELATIONS INTERGOUVERNEMENTALES CANADIENNES

Documents relatifs aux relations extérieures qu’entretient le Ministère avec des

ministères et des organismes québécois, canadiens provinciaux tant du domaine

public que privé.

1821 RELATIONS BILATÉRALES (FÉDÉRAL/QUÉBEC)

1821-01 Comité mixte

1821-02 Comité d’application

1821-03 Citoyenneté et Immigration Canada

Comprend tous les documents relatifs aux rencontres des ministres de

l’immigration, des sous-ministres et aux rencontres statutaires ou

d’échanges entre les représentants des deux ministères.

1822 Relations multilatérales (fédéral/provincial/territorial – FPT)

Comprend tous les documents de rencontre de la structure de gouvernance

FPT.

63 Juin 2015

1823 Relations interprovinciales (Québec/provinces)


nom de la province.

Exemple : Secrétariat des provinces et territoires (SPT)

Conseil de la fédération

Relations interprovinciales (classer par province)

1830 Relations avec les ministères et organismes du gouvernement du Québec

Documents relatifs aux relations interministérielles et aux activités de liaison

qu’entretient le Ministère avec des ministères et des organismes du gouvernement du

Québec. Comprend également les dossiers relatifs à la coordination des relations, des

rencontres et des différents comités interministériels.

Note d’application : Classer les dossiers par ministère, organismes ou comités

interministériels.

1840 Relations avec les organismes/associations

Documents relatifs à l’ensemble des activités ayant lieu entre le Ministère et les autres

organismes tels que les municipalités, les associations professionnelles, les partis

politiques, et les différents organismes québécois ne faisant pas partie du

gouvernement du Québec. Comprend également les documents relatifs aux activités

de partenariat entre des organismes qui pilotent des projets d’insertion en emploi et

des actions en faveur de la diversité.

Note d’application : Classer les dossiers par association, municipalité, organisme ou

comités externes, table de concertation, etc.

Exemple : Comité consultatif national des organismes au service des nouveaux

arrivants.

64 Juin 2015

2000 SOUTIEN À LA MISSION

Documents relatifs à l’ensemble du processus permettant d’élaborer les principes généraux, les

processus d’affaires, les politiques et les programmes en lien avec l’immigration, la francisation,

l’intégration et les mesures en vue d'atteindre les objectifs stratégiques déterminés par le Ministère.

2100 VEILLE, RECHERCHE ET STATISTIQUE

Avertissement : Aucune classification ou classement à ce niveau hiérarchique.

2110 Recherches

Documents relatifs aux activités de recherche, de cueillette d’information visant à

répondre aux besoins du Ministère en termes de connaissances, d’informations

alignées sur les priorités du Ministère.

Note d’application : L’utilisateur pourra ouvrir un sous-dossier spécifique au nom de

l’étude ou de la recherche.

Exemple : Études et recherches touchant les activités du Ministère

Études et recherches externes

Types de documents : Sondages, études, recherches, programme ministériel de

recherche

2120 Statistiques

Documents relatifs à la cueillette de données statistiques alignées sur les activités

spécifiques et les priorités du Ministère.

Note d’application : L’utilisateur pourra ouvrir un sous-dossier spécifique au besoin.

Exemple : Statistiques et tableaux du Ministère

Statistiques et tableaux du gouvernement fédéral

2130 Veille stratégique

Documents relatifs au mécanisme permanent d’écoute opérationnelle de traitement,

de transmission et de diffusion des informations au regard des nouvelles pratiques et

des nouveaux problèmes observables dans le domaine. Comprend les documents

relatifs aux activités de cueillette d’information en lien avec la promotion de

l’immigration, de l’intégration et de la francisation.

Types de documents : Politiques et programmes en matière d'immigration ou

d’intégration du gouvernement fédéral ou d’autres pays, à toutes fins utiles, les analyses

65 Juin 2015

de tendances, les comparaisons entre différents pays ou d’autres provinces, les résumés

de recherche, bulletin de veille

2200 CONCEPTION, MISE EN ŒUVRE ET APPLICATION DES POLITIQUES

Documents relatifs à l’ensemble des fonctions d’élaboration des politiques spécifiques à la

mission du Ministère. Comprend entre autres les politiques d’immigration, de francisation,

d’intégration et de relation interculturelle telle que la Politique gouvernementale: La

diversité : une valeur ajoutée et son plan d’action.


Note d’application : L’utilisateur pourra ouvrir un sous-dossier spécifique au nom de la politique

sous le dossier pertinent.

2210 Politiques d’immigration

Documents relatifs à l’ensemble des fonctions d’élaboration des politiques

d’immigration.

2220 Politiques de francisation

Documents relatifs à l’ensemble des fonctions d’élaboration des politiques de

francisation.

2230 Politiques d’intégration et de relations interculturelles

Documents relatifs à l’ensemble des fonctions d’élaboration des politiques

d’intégration et de relations interculturelles.

Ex. : Politique gouvernementale pour favoriser la participation de tous à l’essor

du Québec. La diversité : une valeur ajoutée

2300 CONCEPTION, MISE EN ŒUVRE DES PROGRAMMES

Documents relatifs à l’ensemble des fonctions d’élaboration, de mise en œuvre et de révision

des programmes spécifiques à la mission du Ministère. Comprend entre autres les programmes

d’immigration (humanitaire, familiale, économique permanent et temporaire), les programmes

d’intégration et de relations interculturelles, les programmes de francisation des personnes

immigrantes au Québec et à l’étranger ainsi que les programmes d’aide financière et les

programmes spéciaux.


Note d’application : Les utilisateurs peuvent ouvrir un dossier pour chaque programme et/ou

processus comme la conception, la mise en œuvre, si pertinent.

66 Juin 2015

Note d’avertissement : Les outils de mise en œuvre, tels les critères servant au

contrôle qualité appliqué pour les tâches d’analyse et de sélection, les directives

servant à l’analyse de conformité et d’authenticité des documents, les critères servant

à l’évaluation des études ou des diplômes sont classés dans les différents

programmes.

Types de documents : Grille de sélection, canevas unique pour la consignation des

notes d'évaluation, liste des domaines de formation prioritaire (liste 12/16), analyse et

grille d’analyse, note, paramètres de financement, documents de suivi des

programmes, documents relatifs à la conception, la mise en œuvre et la révision des

cours de français en ligne (FEL), bilan, liste des professions en demande aux fins du

processus simplifié, guide des procédures en immigration, descriptif des programmes,

exemple de protocole d’entente et de lettre type, fiche d’information, documents relatifs

à la conception, la mise en œuvre et la révision des programmes d’aide financière,

documents sur les programmes de cours (réguliers, temps complet, temps partiel,

spécialisé, en milieu de travail, etc.).

2310 PROGRAMMES D’IMMIGRATION

Documents relatifs aux activités de conception, de mise en œuvre et de révision des

programmes qui permettent le recrutement et la sélection des candidats à l'immigration

permanente et temporaire.


Note d’avertissement : La demande d’aide financière est classée au dossier client.

2311 Immigration humanitaire

Comprend les documents relatifs :

aux programmes de sélection des réfugiés à l’étranger (pris en

charge par l’État et parrainés);

à la sélection des personnes en situation de détresse (pouvoir

discrétionnaire) ;

au programme de parrainage collectif, des réfugiés à l’étranger ;

à la délivrance de CSQ aux personnes protégées au Canada et aux

membres de leur famille à l’étranger;

aux engagements discrétionnaires visant des personnes en situation

de détresse (ex Programme Haïti).

67 Juin 2015

2312 Immigration familiale

Comprend les documents relatifs aux programmes de regroupement familial.

2313 Immigration économique permanente

Comprend les documents relatifs aux programmes des travailleurs qualifiés et

des gens d’affaires, tels que les investisseurs, les entrepreneurs et les

travailleurs autonomes.

Notes d’application : Les dossiers peuvent contenir, entre autres, sur le

Programme pour les travailleurs qualifiés et le Programme de l'expérience

québécoise (PEQ).

2314 Immigration économique temporaire

Comprend les documents relatifs aux programmes pour les étudiants

étrangers, le Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) et le

Programme des travailleurs agricoles saisonniers (PTAS)

2320 PROGRAMMES DE FRANCISATION ET D'AIDE FINANCIÈRE


programmes de francisation des personnes immigrantes au Québec et à l’étranger,

ainsi que leur participation active et éclairée à la vie sociale, économique et culturelle

de la société québécoise en leur offrant notamment des cours de français et du soutien

financier.


Note d’application : Les dossiers peuvent contenir, entre autres, les documents

descriptifs sur les programmes d’aide financière, tels que le Programme d’intégration

linguistique pour les immigrants (PILI), le Programme d’aide financière pour

l’intégration linguistique des immigrants (PAFILI), le référentiel commun en matière de

francisation, l’Échelle québécoise des niveaux de compétence en français et le

Programme-cadre de français pour personnes immigrantes adultes au Québec.


2321 Programmes de francisation à l’étranger

Documents relatifs à la conception, la mise en œuvre et la révision

des programmes de francisation s’appuyant sur un réseau de

partenaires en mesure d’offrir des cours de français aux personnes

68 Juin 2015

désirant entreprendre leur apprentissage ou d’améliorer leur maîtrise

de la langue avant leur arrivée au Québec. (Ex. : Cours donnés par

des partenaires à l’étranger)

2322 Programmes de francisation en ligne

Documents relatifs à la conception, la mise en œuvre et la révision des

différents programmes de francisation offerts en ligne.

Ex. : Cours de français en ligne (FEL)

Banque d’exercices en ligne

2323 Programmes de francisation au Québec


différents programmes offerts par le Ministère aux personnes désirant suivre

des cours de français au Québec.

Ex. : Cours réguliers à temps complet

Cours réguliers à temps partiel

Cours spécialisé à temps partiel

Cours en milieu de travail à temps partiel

2324 Programmes d’autoapprentissage du français


programmes d’autoapprentissage du français au Québec permettant aux

travailleurs immigrants de perfectionner leur français.

2325 Mesures spéciales de francisation et d’expérimentations

pédagogiques


mesures spéciales de francisation et d’expérimentations pédagogiques, par

exemple la Stratégie commune d’intervention pour Montréal 2008-2013, le

projet pilote Lis-moi tout Limoilou pour la clientèle peu alphabétisée, etc.

2326 Programmes d’aide financière à la francisation


programmes d’aide financière qui soutiennent la participation, la

persévérance et la réussite des personnes immigrantes en francisation.

69 Juin 2015

2330 PROGRAMMES D’INTÉGRATION ET DE RELATIONS INTERCULTURELLES


programmes pour agir auprès des personnes immigrantes afin de faciliter leur

intégration, pour agir auprès des collectivités afin d’encourager l’ouverture à la

diversité, pour favoriser des relations interculturelles harmonieuses et l’attraction et

l’établissement durable des personnes immigrantes ainsi que pour soutenir la mission

globale des organismes communautaires autonomes.


Note d’application : Les dossiers peuvent contenir, entre autres, les documents sur

les programmes de subvention, tels que le Programme Réussir l’intégration, le

Programme Mobilisation-Diversité incluant Valorisation jeunesse et Défi Montréal, le

Programme Soutien à la mission ou le Programme Accès aux ordres professionnels,

ainsi que les documents d’orientation, les appels de propositions, les consignes

relatives aux programmes et les notes d’information aux partenaires. Les documents

relatifs à l’aide financière versée aux personnes réfugiées en vertu du Programme

Réussir l’intégration s’y retrouvent aussi.

Note d’avertissement : La demande de subvention est classée au dossier client.

2331 Programme Accès aux ordres professionnels

Documents relatifs à la conception, la mise en œuvre et la révision du

programme de subventions destiné à l’intégration économique des personnes

immigrantes formées à l’étranger au Québec.

2332 Programme Mobilisation-Diversité


programme visant à accroître l’attraction des personnes immigrantes dans les

régions, la prise en compte de la diversité ethnoculturelle par l’ensemble des

acteurs de la société et à favoriser la concertation à cet égard dans le but de

renforcer la convergence et la complémentarité des actions du Ministère et de

ses partenaires.

2333 Programme Réussir l’intégration


programme destiné à subventionner les organismes qui souhaitent apporter

leur contribution à l’intégration des personnes immigrantes à la société

70 Juin 2015

québécoise ou encore qui offrent des services de soutien à l’établissement et

à l’intégration.

2334 Programme Soutien à la mission


programmes de subventions aux organismes ayant des activités qui

s’inscrivent dans les champs de mission du Ministère.

2340 Programmes spéciaux


programmes touchant des situations particulières, des candidats aux séjours

temporaires tels que les cas médicaux et les candidats médicalement inadmissibles

(qui pour des causes de circonstances exceptionnelles, pourraient obtenir un permis

ministériel).


Note d’application : Les dossiers peuvent contenir, entre autres, les documents sur la

situation des réfugiés, sur les immigrants illégaux ou clandestins, sur les programmes

spéciaux fédéraux permettant aux requérants, originaires des pays affectés par des

événements politiques, de déposer leur demande de résidence permanente sans

quitter le Canada (demandeurs d’asile).

2350 Évaluation de programme et de la satisfaction à la clientèle

Documents relatifs aux activités reliées à l’examen et à l’appréciation de la pertinence

d’un programme gouvernemental ou ministériel, de son efficacité, de son efficience, de

sa rentabilité et de ses impacts. Comprend également les documents relatifs à la

qualité des services offerts à la clientèle et à la mesure de satisfaction de la clientèle.

Types de documents : Rapports, questionnaires, enquêtes, sondages, rapports

d’évaluation des programmes, mandats d’évaluation, cadres d’évaluation, les documents

de recommandations, le cadre de référence en évaluation de programme

2360 Gestion de la qualité

Documents relatifs à la mise en place de différents mécanismes d’assurance qualité

de la prestation de services rendus par le Ministère.

Types de documents : Cadre de gestion de la qualité ministériel, les principes

directeurs de gestion de la qualité, les grands processus de gestion de la qualité,

rapports, bilans, tableau de bord du Comité d’amélioration continue

71 Juin 2015

2400 GESTION DE PROJETS ET DE PORTEFEUILLES DE PROJETS

2410 Méthodologies

Documents produits ou reçus relatifs à la méthodologie utilisée dans la gestion de

projet.

2420 Gestion des projets

Documents produits ou reçus relatifs à la gestion des différents projets du Ministère.

2430 Portefeuilles de projets

Documents relatifs au portrait global des projets du Ministère.

Types de documents : Liste des projets, planification annuelle et pluriannuelle,

structure de gouvernance des projets, fiches de projets

72 Juin 2015

3000 SERVICES DE MISSION

3100 ATTIRER LES PERSONNES DÉSIRANT IMMIGRER AU QUÉBEC

Documents relatifs à la fonction de prospection et de promotion visant à attirer les personnes

immigrantes au Québec, selon des besoins prédéterminés en positionnant le Québec comme

terre d’accueil.


3110 Définition des plans de prospection et de promotion

Documents relatifs aux activités d’élaboration des plans d’action en vue d’atteindre les

objectifs ministériels en immigration et de la coordination des activités de promotion

des intervenants ministériels au Québec et à l’étranger. Comprend les plans d’action

de la Direction de la prospection et de la promotion ainsi que ceux des bureaux

régionaux à l’étranger.

3120 Prospection des bassins d’immigration potentiels

Documents relatifs aux activités de recensement d’information en lien avec les

territoires et les clientèles ciblées pour l’immigration québécoise afin de constituer une

cartographie des pôles de compétences. Cette base de connaissances permet par le

fait même de cibler les bassins de promotion et d’appuyer l’offre de service aux

entreprises en soutien aux démarches de recrutement à l’étranger. Peut contenir des

analyses de tendances, des statistiques démographiques et l’état du marché de

l’emploi.

3130 Coordination du développement et de la réalisation de la promotion

Documents relatifs aux activités de coordination et de suivi des projets et aux activités

de promotion à l’étranger, au Québec, dans les réseaux des bureaux d’immigration du

Québec à l’étranger (BIQ) et dans les différentes unités du Ministère.

3140 Évaluation des résultats de promotion et de prospection

Documents relatifs à la mesure des efforts investis en prospection et en promotion de

l’immigration au Québec et à l’étranger afin de vérifier l’atteinte des objectifs et de

diriger les actions futures.

73 Juin 2015

3200 ÊTRE EN CONTACT AVEC LA CLIENTÈLE

Documents relatifs au développement et à la disponibilité des renseignements offerts à la

clientèle du Ministère, qu’elle soit statique, proactive ou à la demande.


3210 Renseigner la clientèle

Documents relatifs aux demandes de toutes les clientèles (la personne immigrante,

l’entreprise, le citoyen, etc.) sur les politiques, les programmes, les services et les

activités du Ministère. Comprend les représentations des citoyens auprès du ou de la

ministre.

3220 Traitement et gestion des plaintes

Documents relatifs aux plaintes reçues portant sur la qualité des services offerts par le

Ministère. Comprend aussi les documents relatifs aux échanges avec le Protecteur du

citoyen.

74 Juin 2015

3300 PROCESSUS D’IMMIGRATION


3310 Immigration humanitaire

Documents produits ou reçus relatifs aux processus de traitement des demandes

d’immigration humanitaire

Types de documents : Processus de traitement des demandes d’immigration

humanitaire, y compris les demandes de parrainage collectif, manuel de procédures, du

cahier de formation, des outils de travail, procédures, directives aux conseillers, notes,

guides, aide-mémoire, instructions de travail et consignes

3320 Immigration familiale


d’immigration familiale.

Types de documents : Processus de traitement des demandes d’engagement de

regroupement familial, de manuel de procédures, du cahier de formation, des outils de

travail, procédures, directives aux conseillers, notes, guides, aide-mémoire, instructions

de travail et consignes

3330 Immigration économique


d’immigration

Types de documents : Processus de traitement des demandes d’immigration

économique, du manuel de procédures, du cahier de formation, des outils de travail,

procédures, directives aux conseillers, notes, guides, aide-mémoire, instructions de

travail et consignes

3340 Processus de révision administrative

Documents produits ou reçus relatifs aux processus de révision administrative.

Types de documents : Documents relatifs au processus de révision des demandes

d’immigration

75 Juin 2015

3350 Processus d’authentification et d’évaluation comparative

Documents relatifs au processus d’authentification et au processus d’évaluation

comparative utilisés au Ministère.

3360 Gestion des bases de connaissance

Documents relatifs au développement d’outils permettant de fournir des pistes de

détection des documents frauduleux et ainsi faciliter le processus d’authentification

des pièces nécessaires à l’analyse des dossiers. On y retrouve également les

informations servant à évaluer et comparer les formations académiques.

3370 Gestion du Registre québécois des consultants en immigration

Documents relatifs à la gestion et au suivi du Registre québécois des consultants en

immigration reconnus ou dont la reconnaissance est suspendue ou révoquée.

76 Juin 2015

3400 SOUTIEN À LA DÉMARCHE DE FRANCISATION DES PERSONNES IMMIGRANTES

Documents relatifs au processus de francisation qui visent à initier les démarches dès l’étranger

afin de combler les besoins de la personne immigrante durant tout son processus de

francisation au Québec.


3410 Information et sensibilisation

Documents relatifs aux activités qui visent à informer et à orienter la personne sur son

apprentissage du français à l’étranger ou au Québec.

Note d’avertissement : Les documents relatifs aux relations publiques sont classés à

1733.

3420 SOUTIEN À LA FRANCISATION

Documents relatifs aux outils développés par le Ministère et ses partenaires pour

amorcer la francisation de la personne immigrante.

3421 Gestion des demandes d’admission/de soutien

Documents produits ou reçus relatifs à la gestion administrative des

demandes d’admission et de soutien à la francisation.

Note d’application : Comprend les documents administratifs relatifs, entre

autres, aux activités suivantes :

Demande d’admission en ligne aux cours de français (DACF)

Demande d’admission en ligne aux cours de français en ligne

Demande de remboursement des cours de français chez les partenaires à l’étranger

Programmation des cours de français offerts par les mandataires du Ministère au Québec

3422 Matériel et outils pédagogiques

Documents relatifs aux matériels et outils pédagogiques développés par le

Ministère et ses partenaires pour amorcer la francisation de la personne

immigrante.

Note d’application : Cette rubrique peut contenir les documents relatifs aux

activités suivantes :

Formation et information

Évaluation des compétences langagières

Positionnement sur l'échelle des compétences

Organisation pédagogique

Matériel pédagogique

77 Juin 2015

Enregistreur numérique

Tableau blanc interactif

3500 SOUTIEN À LA DÉMARCHE D’INTÉGRATION DES PERSONNES IMMIGRANTES

Documents relatifs au processus d’intégration qui visent à initier les démarches dès l’étranger

afin de combler les besoins de la personne immigrante durant tout son processus d’intégration

au Québec.


3510 Information et sensibilisation

Documents relatifs aux activités qui visent à informer et à sensibiliser les personnes

immigrantes pour qu’elles participent activement à leur processus d’intégration.

Note d’application : Les dossiers peuvent contenir, entre autres, le guide Apprendre

le Québec et les documents d’information sur les valeurs communes.

Note d’avertissement : Les documents relatifs aux relations publiques sont classés à

1733.

3520 Soutien à l’intégration

Documents relatifs aux activités qui visent à informer et à orienter la personne

immigrante dans ses premières démarches d’installation dès l’étranger et sa

compréhension des valeurs communes de la société. Comprend également les

documents relatifs aux outils développés par le Ministère pour l’intégration de la

personne immigrante.

Note d’application : Comprend les documents relatifs aux sessions et aux activités

suivantes :

Services d’intégration en ligne (SIEL)

Premières démarches d’installation (PDI)

S’adapter au monde du travail québécois - Vivre ensemble au Québec (AMTQ - VEQ)

Plan d’action personnalisé (PAP)

3600 AGIR SUR LA SOCIÉTÉ D’ACCUEIL ET LES PERCEPTIONS

Documents relatifs aux activités qui visent à informer et à sensibiliser les milieux d’accueil sur

des sujets comme : l’apport de l’immigration à la société québécoise, culturelle, la lutte à

l’exclusion et au racisme, etc., dans le but de permettre l’ouverture de la société à la diversité.


78 Juin 2015

3610 Gestion de la diversité

Documents concernant la promotion de l’ouverture à la diversité, l’expertise-conseil en

gestion de la diversité et la question des accommodements raisonnables

Comprend les documents relatifs aux activités suivantes :

Mérite Maurice-Pollack

Prix Charles-Biddle

Autres prix ou distinctions pour encourager et reconnaître l’engagement des personnes, des organismes et des entreprises en matière de gestion de la diversité

3620 Lutte contre le racisme et la discrimination et les droits de la personne

Documents permettant de renforcer la compréhension des situations, des besoins et

de la discrimination croisée qui affectent notamment les femmes, les minorités

sexuelles, les jeunes et les aînés des communautés culturelles et de proposer des

priorités d’action adaptées à leurs besoins ainsi que d’apporter un soutien-conseil aux

intervenants pour favoriser une pleine participation en toute égalité et sans

discrimination.


Semaine d’actions contre le racisme

Mois de l’histoire des Noirs

Lutte contre l’homophobie

Égalité entre les femmes et les hommes

Lutte contre la discrimination envers les personnes aînées

Lutte contre l’exclusion, la discrimination et le racisme

Problématiques jeunesse

Prévention de l’adhésion des jeunes à des gangs de rue

3630 Relations interconfessionnelles

Documents concernant les groupes religieux et les relations entre les citoyens de

confession ou de spiritualité différentes, ainsi que les documents sur la laïcité.

3640 Portrait des communautés culturelles et des confessions religieuses

Documents relatifs à la connaissance de la réalité des communautés culturelles et des

différentes confessions religieuses, à leur contribution à la société québécoise, aux

besoins et aux problématiques particulières auxquelles elles font face.

79 Juin 2015

3650 Relations interculturelles

Documents relatifs aux activités qui visent à informer et à sensibiliser les milieux

d’accueil sur les relations interculturelles.


Semaine québécoise des rencontres interculturelles

3700 SOUTIEN AUX ORGANISATIONS ET AUX ENTREPRISES

Documents relatifs aux principaux processus d’affaires et aux concepts qui soutiennent l’offre de

service ministérielle dans le but de répondre aux besoins des entreprises en matière de

recrutement, d’intégration et de francisation des personnes immigrantes et de gestion de la

diversité.


Journées Québec

Recrutement à l’international (par ex. : Guide pratique de l’entreprise : Les clés d’une embauche réussie à l’international)

Gestion de la diversité en entreprise (par ex. : Cadre de référence en gestion de la diversité ethnoculturelle en entreprise, napperon sur l’offre de service aux entreprises)

3800 DÉVELOPPEMENT DE PARTENARIATS

Documents relatifs à la mise en place de processus structurés et d’efforts concertés par le

Ministère avec des organismes québécois et étrangers permettant d'attirer les personnes

désirant émigrer au Québec, de soutenir les processus d'immigration, être en contact avec la

clientèle, soutenir la démarche de francisation des personnes immigrantes, soutenir la

démarche d'intégration des personnes immigrantes, d'agir sur la société d'accueil et les

perceptions et soutenir les entreprises et organismes.

Types de documents : Cadre gouvernemental pour le recrutement à l’étranger, notes aux

partenaires, copie d’entente avec les partenaires, mandats de négociation, portraits régionaux,

répertoire des organismes communautaires, cadre de gestion des partenariats

80 Juin 2015

4000 DOSSIERS DES CLIENTS

Documents relatifs à la fonction visant à traiter les demandes couvrant l’ensemble des services offerts

par le Ministère ou ses partenaires dans son champ de mission, à toutes les personnes physiques ou

morales. Ces activités visent à soutenir la personne physique ou morale qui se prévaut des services

du gouvernement offerts directement par le Ministère ou offerts par ses partenaires.


4100 DOSSIER DE LA PERSONNE

Documents relatifs à toute personne faisant une demande d’immigration qu’elle soit de nature

économique, humanitaire ou familiale, qu’il s’agisse d’une demande d’engagement

(regroupement familial, parrainage collectif, engagement discrétionnaire) ou d’une demande

d’immigration temporaire (travailleur, étudiant). Comprend également l’ensemble de l’information

relative au cheminement d’une personne en démarche d’intégration et de francisation.


4110 Demandes des travailleurs qualifiés

Documents relatifs aux demandes d’immigration des travailleurs qualifiés.

4120 DEMANDES DES GENS D’AFFAIRES

4121 Demandes des entrepreneurs et des travailleurs autonomes

Documents relatifs aux demandes d’immigration des entrepreneurs qu’ils

soient admis avec ou sans condition, ainsi qu’aux demandes des travailleurs

autonomes.

4122 Demandes des investisseurs

Documents relatifs aux demandes d’immigration des investisseurs.

4130 Demandes des étudiants étrangers et du Programme de l’expérience

québécoise

Documents relatifs aux demandes d’immigration des étudiants étrangers et de ceux

qui participent au programme de l’expérience québécoise (PEQ).

81 Juin 2015

4140 Demandes des travailleurs étrangers temporaires

Documents relatifs aux demandes d’immigration des travailleurs étrangers

temporaires.

4150 DEMANDES D’IMMIGRATION FAMILIALE ET HUMANITAIRE

4151 Demandes des réfugiés et des cas humanitaires

Documents relatifs aux demandes d’immigration des réfugiés, qu’ils soient à

l’étranger ou reconnus sur place ainsi que des cas humanitaires sur place.

4152 Demandes de parrainage collectif

Documents relatifs aux demandes de parrainage collectif, que ce soit pour une

personne morale, un groupe de 2 à 5 personnes ou à un groupe mixte.

4153 Demandes d’immigration familiale

Documents relatifs aux demandes d’immigration familiale.

4160 Demandes de services de francisation

Documents relatifs aux demandes de services de francisation.

4170 Demandes de service d’intégration

Documents relatifs aux demandes de services d’intégration.

4200 DOSSIER DE L’ENTREPRISE

Documents relatifs aux différentes informations permettant de constituer le profil de l’entreprise

ainsi qu’à l’établissement d’un portrait complet de l’ensemble des demandes qui ont été

formulées par celle-ci. Comprend l’information permettant d’identifier l’entreprise, l’information

concernant la nature, l’objet et l’état d’avancement de la demande, les liens avec les unités

concernées par la demande, ainsi que l’information concernant le suivi de la demande.

82 Juin 2015

4300 DOSSIER DES REPRÉSENTANTS / INTERVENANTS

Documents relatifs à tout intervenant impliqué dans un dossier-personne. Cette personne peut

être un consultant, un avocat ou une entreprise qui sert d’intermédiaire avec le Ministère,

moyennant une procuration.


4310 Dossier des consultants en immigration

Documents relatifs à la consultation des consultants aux fins de détermination du statut

auprès du Ministère.

Type de documents : Formulaires à l’appui de la demande, documents requis à l’appui

de la demande, correspondance

4320 Dossier du représentant

Documents relatifs à tout intervenant impliqué dans un dossier-personne. Cette

personne peut être un avocat, un notaire, un parrain ou une entreprise qui sert

d’intermédiaire avec le Ministère, moyennant une procuration.

4330 Dossier du représentant d’une entreprise

Documents relatifs aux représentants qui agissent pour le compte d’une entreprise. Il

est assujetti à une procuration et un dossier unique est créé pour lui, afin de recueillir

les informations permettant de l’identifier (nom du représentant, son titre, son

numéro de téléphone, etc.) Par ailleurs, le représentant est également mis en

relation avec l’ensemble des demandes de service pour lesquelles il a joué ce rôle.

4400 DOSSIER DES PARTENAIRES / MANDATAIRES

Documents relatifs à tout partenaire ou mandataire impliqué dans la prestation d’un service. Le

partenaire représente une personne physique ou morale participant à un processus de

prestation de services en partenariat avec le gouvernement. Les partenaires peuvent être les

organismes à but non lucratif, les conférences régionales des élus, les municipalités et autres

M/O.

Note d’avertissement : Les ententes et protocoles d’entente sont classés sous la

rubrique 1250. La copie se retrouve dans le dossier du partenaire.