pisanje sl dopisa - tehnika d.d. – dioničko društvo za ... · pdf filetehnika...
TRANSCRIPT
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 1/15
U svrhu standardizacije i poštivanja dobivenih ISO standarda, razvijena je aplikacija, jedinstvena za cijelu Tehniku, kojom se omogućuje izrada i pisanje standardnih dopisa putem računala i njihovo arhiviranje na računalnom sustavu TEHNIKA d.d. Radi se o internet aplikaciji što znači da je dostupna sa bilo koje lokacije koja ima internet vezu.
1. Pokretanje aplikacije Aplikacija se nalazi u sklopu standardnih aplikacija Tehnike i poziva se sa adrese www.tehnika.hr/place. Zavisno od tipa korisnika može se nalaziti na glavnom izborniku pod nazivom:
ili na mjestu evidencije (pod tehničko – administrativnim poslovima – na izborniku poslova na mjestu evidencije pod nazivom:
2. Rad sa programom Kada se program pokrene (na prvi način) pojavljuje se ekran na kojem je porebno odabrati
mjesto troška na kojem pišete dopis: odabrano mjesto troška označeno je strelicom. Možete odabrati samo ona mjesta troška za koja ste autorizirani. U drugom slučaju pojavljuje se ekran sa napisanom dopisima:
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 2/15
U gornjem dijelu ovog ekrana nalazi se izbornik poslova koje možete obavljati. Poslovi su predstavljeni sličicama. Njihovo značenje je:
Pisanje novog dopisa
Pisanje nove faks poruke
Pretraživanje napisanih dopisa prema upisanom kriteriju (kriterij može biti bilo koji od evidentiranih pojmova : naziv (ili dio naziva) poslovnog partnera; broj dopisa; datum dopisa; predmet dopisa
Godina na koju se dopis odnosi.
Kopiranje napisanog dopisa u NOVI (vidi KOPIRANJE DOPISA)
Prelazak na NAREDNU stranicu popisa dopisa na mjestu troška
Povratak na PREDHODNU stranicu popisa dopisa
Komande NAREDNA I PREDHODNA stranica se pojavljuju na popisu ako imate evidentirano više od 18 dopisa
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 3/15
2.1. Pisanje novog dopisa
Pritiskom na sličicu pojavljuje se ekran za unos novog dopisa:
Od programa možemo tražiti samo dodjelu broja novog dopisa (za slučaj da dopis pišete ručno
– na pisaćem stroju) pritiskom na tipku nakon čega se pojavljuje ispisani broj novog dopisa na ekranu:
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 4/15
Za pisanje dopisa putem predviñenog programa potrebno je na gornjem ekranu ispuniti neke podatke: Naziv poslovnog partnera Upišite naziv poslovnog partnera ili ga
odaberite pritiskom na gumb (vidi traženje poslovnog partnera iz zajedničke baze)
Na ruke Upišite: n/r Ime i prezime osobe kojoj je adresiran dopis
Grad Upišite: Poštanski broj i grad (vidi traženje poslovnog partnera iz zajedničke baze)
Ulica i broj Upišite: ulicu i broj (vidi traženje poslovnog partnera iz zajedničke baze)
Vaš broj (poziv na broj) Upišite: Broj dopisa poslovnog partnera – ako se pozivate na njega
Mjesto troška Program Vam nudi naziv mjesta troška na kojem pišete dopis. Ovaj naziv možete po potrebi ispraviti i on će kao takav (ispravljen) biti memoriran do sljedeće ispravke.
Telefon na mjestu troška Ako je potrebno u predviñeno polje upišite broj telefona na mjestu troška (nije potrebno pisati 385 (1)). Broj telefona će biti memoriran do sljedeće promjene. Upisani broj telefona pojavljuje se u zaglavlju memoranduma – u nastavku obaveznih brojeva telefona
Telefaks na mjestu troška Ako je potrebno u predviñeno polje upišite broj telefaksa na mjestu troška (nije potrebno pisati 385 (1)). Broj telefaksa će biti memoriran do sljedeće promjene. Upisani broj telefaksa pojavljuje se u zaglavlju memoranduma – u nastavku obaveznih brojeva telefaksa
Predmet Upišite: predmet dopisa Datum Odaberite datum dopisa iz kalendara:
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 5/15
PREDLOŽAK ZA IZRADU DOPISA Odaberite vrstu predloška od unaprijed
pripremljenih predložaka za Vaše mjesto troška.
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 6/15
Pošto ste popunili gore navedene podatke pritisnite gumb nakon čega će se na ekranu pojaviti službeni dopis popunjen sa upisanim podacima:
Ako ste popunili podatke sa ekrana za unos novog dopisa, nije potrebno ništa mjenjati na zaglavlju dopisa. Promjene na zaglavlju – kod eventualnih ispravki podataka možete obaviti dvostrukim klikom miša na zaglavlje dopisa. Dopis pohranjujete na centralno računalo Tehnika d.d. pritiskom na tipku SAVE (Ctrl+S). Ako želite spremiti dokument na Vaše lokalno računalo pritisnite tipku SAVE AS – te potom odaberite pretinac gdje će dokument biti spremljen. Dokument je napravljen sa opcijom AUTO SAVE koja se aktivira svakih 10 minuta. Kako bi osigurali da dokument bude stvarno spremljen na centarlno računalo obavezni ste po izlazu iz WORD-a pritisnuti tipku SAVE. Osiguran je prelazak na novu stranicu (insert new page: CTRL+ENTER). Samo naslovna stranica ima formu dopisa – sve ostale imaju samo numeraciju u dnu stranice.
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 7/15
Traženje poslovnog partnera u zajedničkoj bazi podataka
Pritiskom na tipku na ekranu za unos podataka o dopisu pretražujete zajedničku bazu poslovnih partnera Tehnika d.d. Pri tome se pojavljuje ekran:
U predviñeno polje možete upisati:
- do tri znaka : poslovni partner počinje sa upisanim znakovima - preko tri znaka : poslovni partner sadrži upisani pojam - nekoliko brojeva : šifra počinje sa upisanim brojevima
Nakon upisa prtisnite tipku TRAŽI (ENTER) pri ćemu se pojavljuje spisak poslovnih partnera koji zadovoljavaju upisani kriterij:
Odabirete poslovnog partnera pritiskom na NAZIV pri ćemu se popunjavaju polja na ekranu za unos: Naziv, Grad, Ulica i broj.
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 8/15
KOPIRANJE DOPISA
Već napisani dopis možete kopirati u novi ako pritisnete sličicu ispred broja dopisa na popisu dopisa. Pojavljuje se ekran na kojem možete promjeniti upisane podatke:
Sadržaj odabranog dopisa će biti kopiran u novi s tim da će se uvažiti promjene podataka koje ste unjeli na gornjem ekranu. Kopirati možete SAMO dopise koji su napravljeni uz pomoć univerzalnog (praznog) predloška.
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 9/15
2.2. Pisanje Faks poruke
Pritiskom na sličicu pojavljuje se ekran za unos podataka o telefaks poruci:
Popunite odnosno ispravite polja za koja smatrate da nisu točna i pritisnite tipku PRIHVATI. Prigram će sastaviti novu telefaks poruku:
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 10/15
Potrebno je popuniti polja označena uglatim zagradama: [ZA], [TELEFAKS], [PREDMET], [STRANICA] i [PORUKA] Za razliku od dopisa, telefaks poruke se NE evidentiraju niti se odbrojavaju – pa se u skladu sa time ne arhiviraju na centralno računalo. Pretraživanje baze podataka službenih dopisa Pretraživanje vršimo upisom traženog pojma u pretraživač (koji se nalazi u gornjem dijelu popisa dopisa). Kao pojam za pretraživanje možemo upisati bilo koji upisani pojam (broj dopisa, Datum dopisa, Naziv poslovnog partnera, Grad, Ulicu ili Predmet) pritiskom na
tipku (TRAŽI) dobivamo odabrane dopise.
Pritiskom na tipku možemo pregledati odnosno dopuniti tekst odabranog dopisa.
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 11/15
KAKO POSTAVITI INTERNET EXPLORER UKOLIKO SE WORD NE OTVARA? NAPOMENA: Prije svega, Uninstall-irati AdWatch (ukoliko je enable-an,
njegova ikonica je vidljiva u donjem, desnom uglu monitira – kod sata) kroz Control Panel / Add or Remove Programs.
Nakon što otvorite Internet Explorer, kliknite na Tools te Internet Options...
Na novootvorenom prozoru kliknite na Security, Trusted sites, na gumb Sites... (slika dolje):
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 12/15
Otvori se forma:
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 13/15
Na formi se pod Web sites mora nalaziti http://*.tehnika.hr (uz to, može biti i drugih site-ova). Ukoliko se http://*.tehnika.hr tu ne nalazi, otkvačite kvačicu kod Require server verification (https) for all sites in this zone, upišite http://*.tehnika.hr pod Add this Web site to the zone: i kliknite Add. Forma mora izgledati ovako:
Nakon toga, kliknite OK. Zatvori se Trusted sites prozor. Sada na prozoru Internet Options kliknite na Custom Level... Otvara vam se novi prozor u kojem postavke trebaju biti podešene kao na slikama dolje:
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 14/15
TEHNIKA d.d. Zagreb – odjel INFORMATIKE UPUTE ZA RAD SA APLIKACIJOM – PISANJE SLUŽBENIH DOPISA
Stranica 15/15
Kliknite na OK. Ukoliko vam se nakon toga pojavi prozor koji vas obavještava da ćete promjeniti postavke, potvrdite sa YES. Zatvorite Internet Explorer. To bi trebalo biti to!