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Pianificazione della spesa complessiva del sistema PAT Presentazione dell’iniziativa di raccolta fabbisogni

Trento, 26 Settembre 2013

2 Deloitte PowerPoint timesaver – March 2011

Obiettivi dell’iniziativa

© 2013 Deloitte Touche Tohmatsu Limited 3

Il conseguimento degli obiettivi di riduzione di spesa previsti dal piano di

miglioramento richiede di porre in essere alcune azioni prioritarie.

Obiettivo piano di miglioramento per il quinquennio 2013-2017

Attivazione di un processo integrato e centralizzato per

la pianificazione, esecuzione e controllo degli acquisti

per PAT, Enti locali e strumentali

Rafforzamento del ruolo e dell’ambito di operatività

dell’Agenzia Provinciale per gli appalti e i contratti

(APAC), attraverso un'adeguata riorganizzazione

Ampliamento delle tipologie di Beni e Servizi

acquistabili mediante il rilancio del mercato

elettronico e l’attivazione di nuove convenzioni

provinciali

Azioni di intervento per la riduzione della

spesa pubblica provinciale

• Definizione del nuovo modello operativo per

pianificazione, esecuzione e controllo degli acquisti,

finalizzato all'attivazione di un processo di governo della

spesa pubblica

• Attivazione del processo integrato di pianificazione e

raccolta dei fabbisogni d'acquisto per l’anno 2013 per la

PAT e gli Enti strumentali e avvio progressivo dell'operatività

del nuovo modello sulle altre entità provinciali

• Utilizzo esteso delle piattaforme applicative Mercurio e

Ciclo Passivo SAP

Linee guida di intervento

Risparmi sull’acquisto di beni e

servizi pari a circa l’8% in

relazione all’attivazione delle

iniziative sinergiche

di acquisto e razionalizzazione

della spesa nonché della

riduzione dei

fabbisogni connessa al processo

di riorganizzazione.

Linee guida di definizione del nuovo modello

© 2013 Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Una iniziativa prioritaria in tale direzione, è rappresentata dall’attivazione di

un processo strutturato di aggregazione dei fabbisogni, finalizzato a favorire

l’identificazione di strategie di acquisto sinergiche sull’intero territorio PAT

4

Relazioni di governo della

spesa

Relazioni con il mercato

Legenda

Direzione

Generale

c

Società di sistema

Trentino

Network

…

InfoTN

Altre entità richiedenti

…

APSS

Università

PAT

Dipartimento

Affari Finanziari e

Programmazione

Agenzia

Provinciale per

gli Acquisti e i

Contratti

Dipartimento 1

Dipartimento 2

Dipartimento 3

Giunta Provinciale

PAT

Relazioni gestionali per la

soddisfazione dei fabbisogni

Professionisti Ditte appaltatrici

Dipartimento 4

Dipartimento …

Dipartimento …

Sistema di gestione acquisti e appalti provinciale

Enti strumentali

Musei

…

Fondaz.


Dipartimento Affari Finanziari

e Programmazione

Direzione Generale

…

…

….

Società

Ente

strumentale

…

APSS

…

c Università

Piano di fabbisogni

Dipartimento 2

Dipartimento 1

…

Piano di fabbisogni

Piano di fabbisogni

Piano di fabbisogni

Piano di fabbisogni locale

• Il Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione ha il ruolo di collettore dei fabbisogni di acquisto di beni e servizi degli

enti pubblici provinciali

• Sulla base dei fabbisogni di acquisto di beni e servizi, Dirigenza Generale, Dip. Affari Finanziari e APAC definiranno le strategie di

sourcing funzionali al contenimento della spesa pubblica e alla valorizzazione del mercato locale.

Definizione del piano

gare e coinvolgimento

mercato nelle

procedure di gara

Strategic sourcing sulla base dei

fabbisogni e dello storico

Mercato di fornitura locale

Agenzia

Provinciale per

gli Appalti e i

Contratti

Strategie coerenti con lo

sviluppo del mercato locale e

con le politiche PAT

Piano gare

Aggregazione dei fabbisogni e pianificazione delle iniziative d'acquisto

Il Dip.to Aff. Finanz. e Progr. ha un ruolo centrale nel processo di

aggregazione e analisi dei fabbisogni, piano che sarà utilizzato dall'APAC

per definire le iniziative d'acquisto.


Governo della spesa

dipartimentale

Report di spesa

Report di spesa

Dipartimento 2

Dipartimento 1

…

6

Il Dip.to Aff. Finanz. e Progr. avrà un ruolo di controllo nel processo di

monitoraggio dei consumi, supportando le verifiche su eventuali

scostamenti tra pianificato e consuntivato

• L’azione di controllo e governo della spesa dovrà essere accompagnata dalla progressiva raccolta, valutazione e monitoraggio

della spesa all’interno di un sistema di controllo della spesa governato dai singoli Dipartimenti PAT.

Gli esiti di tali sistemi di controllo saranno evidenti anche al Dip. Aff. Finanz. e Programmazione.

Direzione Generale

Fondaz. x

Museo x

…

Università

…

c APSS

Report di spesa

Report di spesa

Governo della spesa

complessivo

Report di spesa

Dipartimento Affari Finanziari

e Programmazione

Sistema di Spend management

Controllo, monitoraggio

e valutazione della

spesa

Agenzia

Provinciale per

gli Appalti e i

Contratti

Sistema di controllo, monitoraggio e valutazione della spesa


La pianificazione della spesa 2014 estende il perimetro dell’iniziativa pilota

condotta nel 2013

1a Fase

2a Fase

3a Fase

Dipartimenti Dipartimenti

Dipartimenti Agenzie Dipartimenti Società di

Sistema

Dipartimenti Musei prov.

Dipartimenti Parchi Dipartimenti Comuni (*)

Dipartimenti Comunità di

Valle (*)

APSS

Università

Dipartimenti Scuole

• Estensione del perimetro di raccolta dei fabbisogni con l’aggiunta degli enti strumentali

della PAT

• Conduzione dell’iniziativa per mettere a disposizione da inizio 2014 le strategie di

acquisto

• Estensione delle categorie merceologiche per garantire una visibilità più ampia sulla

spesa

PIANIFICAZIONE

DELLA SPESA

2014

A B A B 1 1 2 3

Dipartimenti Fondazioni

Dipartimenti Altri enti…

2

Perimetro pianificazione fabbisogni di spesa 2014

Perimetro pianificazione fabbisogni di

spesa 2013

Piano di diffusione del processo di pianificazione e aggregazione dei fabbisogni

8 Deloitte PowerPoint timesaver – March 2011

Il processo di riferimento


Principali fasi del processo di raccolta, aggregazione e pianificazione degli acquisti

Il processo di raccolta e aggregazione dei fabbisogni e pianificazione delle

iniziative d'acquisto può essere scomposto in 3 principali fasi

Raccolta fabbisogni, e consolidamento

Analisi fabbisogni e allineamento/revisione

della spesa

Aggregazione della spesa ed elaborazione

strategie d'acquisto

1 2 3

Dipartimento Altri enti

strumentali

Dip.to Affari

finanz. e progr.

Manifestazione e raccolta fabbisogni

Comunicazione linee guida di

pianificazione della spesa

Servizio Servizi

Servizio Agenzie

Centri di

competenza

Analisi dei fabb. complessivi rispetto

agli obiettivi di riduzione della spesa

Richiesta di adeguamento per assicurare

compatibilità finanziaria e recepire

indicazioni specifiche della Giunta

Dip. Enti e

società

Allineamento fabbisogni a

disponibilità finanziarie

Piano Iniziative

d'acquisto

Dip.to Affari

finanz. e progr. APAC

Aggregazione fabbisogni e definizione

del piano di iniziative d'acquisto

L'output finale di tale processo sarà preso

in carico da APAC per la definizione del

piano gare complessivo

Dip.to Affari

finanz. e progr.

Società


Contenuti informativi gestiti nella raccolta dei fabbisogni

• (T) Entità richiedente:

• (P) Cat. Merc.: navigabile in funzione della struttura gerarchica dell’albero di

classificazione, con inserimento del fabbisogno al 3° livello della gerarchia

• (P) Descrizione del fabbisogno come nota di testo

• (P) Quantità

• (P) Unità di Misura: campo calcolato associato alla cat. merc.

• (P) Importo totale (*): spesa complessiva prevista per la soddisfazione del

fabbisogno per la categoria merceologica ed il periodo indicato

• (P) Prezzo medio unitario: campo calcolato come rapporto tra importo totale e

quantità

• (P) Periodo di disponibilità (OPZIONALE): mese di riferimento per la

disponibilità del fabbisogno inserito

Contenuto

informativo

raccolta

fabbisogni

10

Le informazioni necessarie alla raccolta dei fabbisogni saranno articolate in

un corredo informativo di base

(*) NOTA: Nel caso di fabbisogni riferiti ad esigenze pluriennali, sarà necessario imputare

l'importo complessivo nel solo anno durante il quale si dovrà procedere alla stipula del

contratto per l'aggiudicazione della fornitura.


La raccolta sarà attivata su tutte le categorie merceologiche rilevanti ai fini

della pianificazione della spesa, sfruttando l'albero merceologico PAT

Ambito di riferimento merceologico

• Estensione della raccolta dei fabbisogni a tutte le categorie merceologiche di Beni/Servizi per garantire

la visibilità completa sulla spesa previsionale

• Strutturazione gerarchica dell'albero di classificazione merceologica, con gestione dei fabbisogni al 3°

livello ritenuto adeguato per l'obiettivo di raccolta ed aggregazione

• Opportunità di revisione successiva dell'albero di classificazione merceologica in termini di

razionalizzazione delle categorie e funzionalità rispetto agli obiettivi di pianificazione dei fabbisogni

Ambito della

raccolta

fabbisogni

Beni Servizi

Albero di classificazione merceologica

Circa 400 cat. merc. di

3° livello

rilevanti per la raccolta

Circa 170 cat. merc. di

3° livello

rilevanti per la raccolta

1 °livello

2 °livello

3 °livello La dichiarazione dei

fabbisogni va effettuata

esclusivamente al 3 livello


Alcuni esempi di categoria merceologica rilevante ai fini della raccolta dei

fabbisogni: beni

Livello 1 Livello 2 Livello 3

Mobili Arredi per ufficio Armadi, librerie ed espositori

Cassettiere

…

Sedute, sedie, poltrone e divani Sedie fisse

Poltroncine per ufficio e sala riunioni

…

Materiali per

ufficio Materiali e supporti per scrittura Materiali vari di cancelleria

Cartucce toner

…

Pubblicazioni Quotidiani, periodici Quotidiani Locali - cartacei

Altri quotidiani - cartacei

Quotidiani Locali – formato elettronico

Altri quotidiani – formato elettronico

…


Alcuni esempi di categoria merceologica rilevante ai fini della raccolta dei

fabbisogni: servizi

Livello 1 Livello 2 Livello 3

Servizi agli

immobili e utenze Servizi di manutenzione Manutenzione ascensori

Sgombero neve

…

Servizi di pulizia e vigilanza Servizi di pulizia

Servizi di vigilanza

…

Servizi alle

persone Servizi per la formazione Formazione informatica

Formazione in materia di sicurezza

…

Servizi ICT Servizi su software Servizi di sviluppo e manut. portali/siti internet

Servizi di sviluppo nuovo software

…

Servizi su hardware Manutenzione hardware individuale

…


Modalità di coinvolgimento strutture per raccolta

Nella fase di riallineamento dei fabbisogni saranno coinvolti i referenti delle

singole entità che hanno manifestato i fabbisogni

PAT Consolidamento a

livello di

Provincia

Servizio Servizi

Servizio Agenzie

Servizio Servizi

Dipartimento Entistrum.

Dip.to Affari finanz. e progr.

Servizio Uffici

Servizio Uffici

I referenti dei singoli entri

strumentali saranno contattati

dal Dipartimento per

concordare eventuali revisioni

e riallineamenti sui fabbisogni

di spesa che sono stati

dichiarati

• Il consolidamento dei dati ad opera del Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione sarà effettuato sui

fabbisogni complessivamente raccolti mediante un’apposita applicazione informatica

• Eventuali revisioni e variazioni ai fabbisogni saranno concordate con le strutture richiedenti

Società

strum.


A partire dall'aggregazione dei fabbisogni sarà definito il piano gare, la cui

gestione prevede un ruolo progressivamente esteso di APAC

Flusso di riferimento per la pianificazione della spesa

Affidamento

diretto

Confronti

concorrenziali

Dipartimento

Pianificazione

dei fabbisogni

e manifestaz.

esigenza

Gestione Ciclo

Passivo

Dipartimento

Affidamento

diretto

Dipartimento

Pianificazione

dei fabbisogni

e manifestaz.

esigenza

Gestione Ciclo

Passivo

Dipartimento

Reponsabilità

Macro-fase

processo

d'acquisto

Reponsabilità

Macro-fase

processo

d'acquisto

Scenario attuale

• Assegnazione progressiva ad APAC di tutte le procedure di

gara tramite confr. concorrenziale, a partire dalle esigenze

sulle cat. merc. più generiche

• Indicazione da parte dei Dip.ti dei fornitori preferenziali, con

eventuale integrazione di APAC sulla base di conoscenze

specifiche del mercato di riferimento

Aspetti evolutivi

Gare ad evidenza

pubblica

APAC

APAC

Gare ad evidenza

pubblica

Confronti

concorrenziali

Scenario obiettivo


Alcune note operative

Si richiede a ciascuna entità richiedente della Provincia di indicare entro il 30

settembre 2013 un referente per l’iniziativa mediante comunicazione al seguente

indirizzo: [email protected]

Referenti per

l’iniziativa

Si evidenzia inoltre che è stato attivato, per tutto il periodo della raccolta fabbisogni,

un team di supporto al quale potranno essere richiesti chiarimenti mediante

invio di email all’indirizzo dedicato: [email protected]

Supporto

Il file, senza variazioni di formato su quello di partenza, compilato da ciascuna

entità richiedente deve essere trasmesso al seguente indirizzo:

[email protected].

Si prevede di raccogliere un unico modulo per ciascuna entità richiedente che

dovrà pertanto consolidare al proprio interno i fabbisogni sulle singole categorie

merceologiche.

Invio dei fabbisogni

1

2

3

mailto:[email protected]


Prossime scadenze e attività

Scadenza Attività Responsabilità

26 settembre

- 15 ottobre

• Inserimento dei fabbisogni, consolidamento ed

invio dei dati al Dip. Affari Finanziari e

Programmazione

SINGOLE ENTITA’ PAT

16 ottobre

– 27 ottobre

• Raccolta, elaborazione e consolidamento dei file in

un unico database.

Informatica Trentina

con eventuali richieste

alle Entità richiedenti

28 ottobre

- 22 novembre

• Analisi dei dati con il supporto dei centri di

competenza e comunicazione delle richieste di

adeguamento e revisione dei fabbisogni rispetto

alle risorse economiche effettive

Dipartimento Affari

Fin. e Progr.

Entro il 31

dicembre

• Definizione delle strategie di acquisto per il 2014 e

predisposizione del piano gare di massima

Dipartimento Affari

Fin. e Progr.

e APAC

Entro il 20 gennaio

2014

• Comunicazione delle strategie d’acquisto

individuate

Dipartimento Affari

Fin. e Progr.

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