phần ii mỘt sỐ thỦ tỤc hÀnh chÍnh – quy trÌnh...

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

HÖ thèng v¨n b¶n quy ph¹m

vμ mét sè thñ tôc hμnh chÝnh

ë §¹i häc quèc gia hμ néi

Phần II. MỘT SỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH – QUY TRÌNH ISO

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

HỆ THỐNG VĂN BẢN QUY PHẠM VÀ MỘT SỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Ở ĐHQGHN

2


3

MỤC LỤC

CÔNG TÁC ĐÀO TẠO

Quy trình thẩm định đề án mở ngành đào tạo đại học (QT.ĐT.01) .........................7 Quy trình và xuất bản giáo trình (QT.ĐT.02)..............................................................24 Quy định cấp phát văn bằng, phôi bằng đại học (QT.ĐT.03) ..................................31

CÔNG TÁC KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Quy trình xét chọn đề tài, dự án khoa học công nghệ (QT.KHCN.01) ..................47 Quy trình thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư ở ĐHQGHN (QT.KHCN.02).......57 Quy trình quản lý cấp phát phôi bằng sau đại học (QT.KHCN.03)........................68

CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁN BỘ Quy trình tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ viên chức,

(QT.TCCB.01) ....................................................................................................................83

Quy trình tổ chức và quản lý khoá đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn trong nước (QT.TCCB.02) ..................................................................................................................125

Quy trình quản lý cán bộ, viên chức đi công tác học tập nước ngoài (QT.TCCB.03) ..................................................................................................................145

Quy trình nâng bậc lương (QT.TCCB.04) ..................................................................153

Quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý (QT.TCCB.05) ..............................................171

Quy trình thành lập đơn vị trực thuộc ĐHQGHN (QT.TCCB.06)........................219

CÔNG TÁC QUAN HỆ QUỐC TẾ Quy trình tổ chức và quản lý đoàn ra, đoàn vào (QT.QHQT.01)..........................235

DANH MỤC MỘT SỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH – QUY TRÌNH ISO CỦA ĐHQGHN

THEO CÁC LĨNH VỰC CÔNG TÁC


4

Quy trình tổ chức và quản lý hội thảo, hội nghị quốc tế (QT.QHQT.02) ............266

CÔNG TÁC CHÍNH TRỊ VÀ HSSV Quy trình thi đua khen thưởng (QT.HSSV.01).........................................................289

Quy trình xét học bổng ngoài ngân sách cho sinh viên ĐHQGHN (QT.HSSV.02) ..................................................................................................................306

Quy trình trao học bổng cho sinh viên (QT.HSSV.03) ............................................321

CÔNG TÁC KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH Quy trình xét duyệt, thẩm định, tổng hợp, báo cáo quyết toán tài chính hàng

năm của ĐHQGHN (QT.KHTC.01) ............................................................................331

Quy trình xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách (QT.KHTC.02)....................363

Quy trình xây dựng kế hoạch nhiệm vụ năm học (QT.KHTC.03) ........................379

Quy trình phê duyệt đấu thầu (QT.KHTC.04)..........................................................386

Quy trình xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của các đơn vị sự nghiệp thuộc ĐHQGHN (QT.KHTC.05) ............................................................................................533

CÔNG TÁC XÂY DỰNG Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình (QT.XD.01) ......................541

CÔNG TÁC THANH TRA Quy trình thanh tra thường xuyên (QT.TT.01).........................................................571

Quy trình giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo (QT.TT.02) ....................................584

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Quy trình quản lý công văn (QT.VP.01) ....................................................................637

Quy trình quản lý tài liệu (QT.HT.01) ........................................................................660

Quy trình quản lý hồ sơ (QT.HT.02)...........................................................................671


5

CÔNG TÁC ĐÀO TẠO


6


7


QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH ĐỀ ÁN MỞ

NGÀNH ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC

QT.ĐT.01

Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên TS. Trần Thị Hoài PGS. Nguyễn Văn Nhã PGS. Phạm Trọng Quát


8

NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận rồi đánh dấu X ô bên cạnh)

□ Ban chỉ đạo ISO □ □

□ Ban Đào tạo □ □

□ Trung tâm TT và QHCC □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với bản trước đó) Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi


9

I. MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định thống nhất cách thức tổ chức và quá trình thẩm định đề án mở ngành đào tạo đại học mới ở ĐHQGHN.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này được áp dụng đối với việc thẩm định đề án mở ngành đào tạo đại học mới ở cấp ĐHQGHN.

III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Hướng dẫn xây dựng đề án mở ngành đào tạo đại học, công văn số 2323/ĐT ngày 12/12/2006.

- Hướng dẫn tiếp tục thực hiện lộ trình đào tạo theo tín chỉ ở ĐHQGHN, công văn số 2132/HD-ĐT ngày 16/6/2009 của ĐHQGHN.

IV. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

4.1. Một số khái niệm và thuật ngữ

4.1.1. Tín chỉ (credit)

Tín chỉ là đại lượng đo khối lượng lao động học tập trung bình của người học, tức là toàn bộ thời gian mà một người học bình thường phải sử dụng để học một môn học, bao gồm: 1) thời gian học tập trên lớp; 2) thời gian học tập trong phòng thí nghiệm, thực tập hoặc làm các phần việc khác đã được quy định ở đề cương môn học; và 3) thời gian dành cho việc tự học ngoài lớp như đọc sách, nghiên cứu, giải quyết vấn đề hoặc chuẩn bị bài... Tín chỉ còn được hiểu là khối lượng kiến thức và kỹ năng theo yêu cầu của môn học mà người học cần phải tích luỹ được trong một khoảng thời gian nhất định.

4.1.2. Một tín chỉ (credit unit)

Một tín chỉ là một trong các giá trị sau đây:

a. Một giờ học lý thuyết trên lớp với 2 giờ chuẩn bị bài trong 1 tuần kéo dài trong 1 học kỳ 15 tuần (tương đương với 15 tiết lý thuyết và 30 tiết chuẩn bị ở nhà/học kỳ);

b. Hai giờ thực hành, thực tập (gọi tắt là thực hành) ở studio hay trong phòng thí nghiệm với 1 giờ chuẩn bị bài trong 1 tuần kéo dài trong 1 học kỳ 15 tuần (tương đương với 30 tiết thực hành và 15 tiết chuẩn bị ở nhà/học kỳ);

c. Ba giờ tự học, tự nghiên cứu được đánh giá và tích luỹ vào kết quả cuối cùng của môn học trong 1 tuần kéo dài trong 1 học kỳ 15 tuần (tương đương với 45 tiết tự học, tự nghiên cứu/học kỳ).

Một giờ ở đây là 50 phút. Môn học có số tín chỉ là một số nguyên.

Mỗi môn học có từ 2 – 5 tín chỉ, trừ trường hợp môn học thật đặc biệt do Giám đốc ĐHQGHN quyết định.


10

4.1.3. Giờ tín chỉ (credit hour)

Giờ tín chỉ là một trong các giá trị sau đây:

a. 1 giờ học trên lớp và 2 giờ chuẩn bị bài / 1 tuần

b. 2 giờ thực hành và 1 giờ chuẩn bị bài/ 1 tuần

c. 3 giờ tự học, tự nghiên cứu / 1 tuần

Tuỳ theo tính chất đặc thù của mục tiêu và nội dung môn học, hình thức tổ chức dạy học, giờ tín chỉ có thể thay đổi, song thời gian tuyệt đối cho 1 giờ tín chỉ không nhỏ hơn 3, trong đó giờ học lý thuyết hoặc các giờ thực hành, thảo luận... được bố trí vào thời khoá biểu.

4.1.4. Hình thức tổ chức giờ tín chỉ

Hình thức tổ chức giờ tín chỉ là cách thức tổ chức thực hiện các hoạt động của giảng viên và sinh viên ứng với cách tổ chức chương trình môn học/bài học, trong đó coi trọng khâu tự học, năng lực nghiên cứu, thực tập, thực hành, thực tế nhằm tích luỹ đủ khối lượng kiến thức theo yêu cầu của phương thức đào tạo theo tín chỉ.

Có các hình thức tổ chức giờ tín chỉ như sau:

a. Dạy, học trên lớp: Thường là dạy, học giờ lý thuyết gồm nghe thuyết trình, ghi bài giảng, làm và chữa bài tập, thảo luận và các hoạt động khác do giảng viên yêu cầu;

b. Dạy, học trong phòng thí nghiệm, studio, hiện trường...: Làm thí nghiệm, thực hành, thực tập, điền dã (gọi chung là dạy, học thực hành, thực tập);

c. Ngoài lớp, ngoài phòng thí nghiệm: Tự học, tự nghiên cứu, các hoạt động theo nhóm để hỗ trợ thảo luận, thực hành, thực tập...

4.1.5. Các loại môn học

Có 3 loại môn học thường gặp:

a. Môn học lý thuyết: là môn học giảng viên và sinh viên làm việc trên lớp, bao gồm thuyết trình, chữa bài tập, thảo luận, làm việc theo nhóm có thầy hướng dẫn...

b. Môn học thực hành: là môn học sinh viên làm thực hành, thí nghiệm, khảo sát thực địa, làm việc trong phòng thí nghiệm, studio, điền dã...

c. Môn học kết hợp lý thuyết và thực hành: là môn học có một phần giảng lý thuyết hoặc thuyết trình của giảng viên; một phần sinh viên làm thực hành, thí nghiệm, khảo sát thực địa, làm việc trong phòng thí nghiệm, studio...

4.2. Chữ viết tắt

- CV: Chuyên viên

- ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội

- ĐT: Đào tạo

- GĐ: Giám đốc


11

- GD&ĐT: Giáo dục và đào tạo

- HS: Hồ sơ

- HĐ: Hội đồng

- NN: Nhà nước

V. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Lưu đồ quá trình

Người thực hiện Trình tự thực hiện Mô tả và biểu mẫu

CV chuyên trách 5.2.1

CV chuyên trách 5.2.2 BM.ĐT.01.01 BM.ĐT.01.02

CV chuyên trách P.GĐ phụ trách đào tạo đại học Văn phòng

5.2.3

CV chuyên trách

5.2.4

Hội đồng thẩm định

5.2.5 BM.ĐT.01.03




Giám đốc 5.2.9

Văn phòng, Ban Đào tạo

5.2.10

Thành lập Hội đồng

Tiếp nhận hồ sơ

Gửi phản biện

Lưu hồ sơ

Họp hội đồng

Biên bản HĐ

Nhận đề án đã sửa chữa

Kiểm tra

Phê duyệt

Kiểm tra hồ sơ


12

5.2. Mô tả quá trình

5.2.1. Tiếp nhận hồ sơ

Hàng năm, các đơn vị đào tạo phát triển thêm một số ngành đào tạo đáp ứng nhu cầu của xã hội. Để mở được một mã ngành đào tạo mới đơn vị đào tạo phải tuân thủ một số bước theo quy định của ĐHQGHN hướng dẫn tại công văn số ngày.

Nhận hồ sơ gồm:

- 10 bản Đề án mở ngành đào tạo (theo Biểu mẫu BM.ĐT.01.01);

- Tờ trình xin mở ngành đào tạo;

- Biên bản Hội thảo về Đề án;

- Biên bản cuộc họp Hội đồng Khoa học và Đào tạo cấp khoa;

- Các bản nhận xét của các phản biện tại Hội đồng Khoa học và Đào tạo cấp khoa;

- Danh sách giới thiệu 10 thành viên tham gia Hội đồng thẩm định cấp ĐHQGHN.

5.2.2. Kiểm tra hồ sơ

Kiểm tra nội dung Đề án mở ngành đào tạo

- Chương trình đào tạo cần được xây dựng dựa trên một chương trình đào tạo của một trường đại học nước ngoài có uy tín (Có thể tham khảo danh mục các trường đại học tốt nhất thế giới, xem trang web http://ed.sjtu.edu.cn hoặc http://www.webometrics.info), được điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của ĐHQGHN; có cấu trúc, khối lượng kiến thức, kỹ năng tương đương với chương trình đào tạo trên; có nội dung kiến thức cập nhật trình độ phát triển khoa học – công nghệ của thế giới, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội, khoa học – công nghệ của Việt Nam;

- Chương trình đào tạo thiết kế theo phương thức tích luỹ tín chỉ. Số tín chỉ cho một học phần tối thiểu là 2, tối đa là 5;

- Tuỳ theo ngành đào tạo, tổng số tín chỉ của một chương trình đào tạo chuẩn (chưa tính Giáo dục thể chất và Giáo dục quốc phòng) từ 120 đến 140 tín chỉ đối với chương trình chuẩn 4 năm; từ 140 đến 155 tín chỉ đối với chương trình chất lượng cao; từ 160 đến 170 tín chỉ đối với chương trình tài năng.

- Cơ cấu các khối kiến thức phù hợp với Quy chế đào tạo đại học ở ĐHQGHN hiện hành và chương trình khung của Bộ GD&ĐT.

Kiểm tra 5 hồ sơ còn lại

- Tờ trình xin mở ngành đào tạo: do thủ trưởng đơn vị đào tạo ký;

- Biên bản Hội thảo về Đề án;

- Biên bản cuộc họp Hội đồng Khoa học và Đào tạo cấp khoa: có ghi rõ kết quả kiểm phiếu;

- Các bản nhận xét của các phản biện tại Hội đồng Khoa học và Đào tạo cấp khoa;


13

- Giới thiệu 10 thành viên (chưa tham gia Hội đồng thẩm định cấp cơ sở) tham gia Hội đồng thẩm định cấp ĐHQGHN trong đó có ít nhất 5 thành viên ngoài ĐHQGHN theo phụ lục 2.

5.2.3. Thành lập hội đồng

Dựa vào các nguồn chuyên gia sau để chọn thành viên hội đồng thẩm định:

- Danh sách giới thiệu của các đơn vị

- Những người do chuyên gia trong danh sách các đơn vị gửi lên giới thiệu

- Những người do lãnh đạo các trường đại học đã đào tạo ngành đó giới thiệu

- …

Hội đồng nghiệm thu bao gồm 9 thành viên gồm 1 chủ tịch hội đồng, 1 phó chủ tịch hội đồng, 2 phản biện, 4 ủy viên và 1 ủy viên thư ký. 2 phản biện và 4 ủy viên chủ yếu là những người công tác ngoài ĐHQGHN.

Chủ tịch hội đồng là phó giám đốc ĐHQGHN phụ trách đào tạo, phó chủ tịch hội đồng là lãnh đạo Ban Đào tạo phụ trách chương trình đào tạo, 1 ủy viên là chuyên viên Ban Đào tạo phụ trách chương trình đào tạo, hai phản biện và 2 ủy viên hội đồng là những người có chức danh, học vị cao, có nhiều kinh nghiệm về lĩnh vực chuyên môn, 2 ủy viên hội đồng còn lại là đại diện cơ sở sử dụng sản phẩm đào tạo có cùng chuyên môn với ngành đào tạo. Đối với những ngành đào tạo chưa có chuyên gia tại Việt Nam có thể mời những người có chuyên môn phù hợp với ngành đào tạo.

Sau khi lập xong danh sách các thành viên hội đồng dự kiến, chuyên viên chuyển cho lãnh đạo phụ trách chương trình đào tạo duyệt trước khi trình phó giám đốc phụ trách đào tạo để xin ý kiến chỉ đạo.

Sau khi được sự đồng ý của lãnh đạo Ban Đào tạo và Phó giám đốc ĐHQGHN về thành viên hội đồng chuyên viên sẽ mời các thành viên hội đồng tham gia hội đồng. Nếu các thành viên hội đồng đều đồng ý thì trình quyết định để phó giám đốc ký. Nếu có thành viên không đồng ý thì giới thiệu thành viên khác và trình lại. Quy trình giới thiệu thành viên khác được lặp lại tương tự như trên.

Lịch họp của Hội đồng cũng được thông qua luôn cùng lúc với việc mời chuyên gia tham gia hội đồng. Lịch họp ưu tiên xếp theo lịch của chủ tịch hội đồng, phó chủ tịch hội đồng, ủy viên thư ký, tiếp theo là lịch của 2 phản biện, cuối cùng là lịch của 4 ủy viên hội đồng.

5.2.4. Gửi phản biện

Hồ sơ gửi phản biện gồm:

a. Giấy mời họp thẩm định

b. Bản “Những yêu cầu viết nhận xét chương trình”

c. Quyết định thành lập hội đồng thẩm định

d. Cuốn Đề án mở ngành đào tạo

Hồ sơ gửi cho hội đồng thẩm định trước ngày họp thẩm định ít nhất 1 tuần.


14

5.2.5. Họp hội đồng

Hội đồng thẩm định không được họp để thẩm định nếu xảy ra một trong những trường hợp sau:

- Vắng mặt cả chủ tịch và phó chủ tịch hội đồng.

- Vắng mặt thư ký hội đồng

- Vắng mặt người phản biện không tán thành đề án.

- Vắng mặt cả hai phản biện

- Vắng mặt từ ba thành viên trở lên

Trình tự buổi họp thẩm định

Thư ký hội đồng đọc quyết định thành lập hội đồng thẩm định và đề nghị chủ tịch hội đồng điều khiển phiên họp.

1. Ban soạn thảo đề án trình bày đề án từ 15 đến 20 phút

2. Đại diện cơ sở đào tạo phát biểu 5 phút (nếu có)

3. Các phản biện đọc bản nhận xét

4. Các thành viên khác của hội đồng góp ý cho đề án

5. Ban soạn thảo, đại diện đơn vị đào tạo trả lời câu hỏi của các thành viên hội đồng

6. Thảo luận

7. Hội đồng thẩm định đánh giá đề án theo 4 loại: Tốt, khá, đạt, không đạt và kết luận theo 3 loại: Thông qua, thông qua có sửa chữa, không thông qua.

8. Thư ký kiểm phiếu

9. Chủ tịch hội đồng kết luận

5.2.6. Lập biên bản hội đồng

Thư ký hội đồng soạn kết luận của hội đồng thẩm định đề án trong đó ghi rõ những ưu điểm của đề án, những vấn đề cần sửa chữa, và thời hạn cho đơn vị đào tạo sửa chữa, lấy số công văn của ĐHQGHN.

Thư ký gửi cho đơn vị đào tạo: Các bản photocopy nhận xét của các thành viên hội đồng, bản kết luận của hội đồng.

5.2.7. Nhận đề án đã sửa chữa

Sau khi hoàn thành việc sửa chữa đề án, đơn vị đào tạo nộp cho ĐHQGHN bản đề án và CD ghi nội dung đề án.

Chuyên viên phụ trách chương trình đào tạo nhận đề án đã sửa chữa.

5.2.8. Kiểm tra

Chuyên viên phụ trách chương trình đào tạo kiểm tra đề án theo theo kết luận của Hội đồng thẩm định. Nếu đề án chưa đạt yêu cầu thì gửi lại đơn vị đào tạo và yêu cầu sửa chữa tiếp.


15

5.2.9. Phê duyệt

Chuyên viên phụ trách chương trình đào tạo soạn quyết định ban hành chương trình đào tạo và trình lãnh đạo ban đào tạo phụ trách chương trình đào tạo. Sau khi được sự đồng ý của lãnh đạo Ban Đào tạo, chuyên viên tiếp tục trình quyết định lên phó giám đốc phụ trách đào tạo. Sau khi được sự đồng ý của phó giám đốc phụ trách đào tạo, chuyên viên soạn tờ trình giám đốc về quá trình thẩm định đề án và ý kiến của Ban Đào tạo về việc mở ngành mới sau đó tiếp tục trình quyết định (kèm theo tờ trình) lên giám đốc.

Sau khi giám đốc ký quyết định ban hành chương trình, Ban Đào tạo gửi hồ sơ.

5.2.10. Lưu hồ sơ

Đơn vị đào tạo nộp cho ĐHQGHN Đề án đã sửa chữa gồm 2 bản in và 1 đĩa compact (CD) ghi nội dung Đề án;

Giám đốc ĐHQGHN ban hành chương trình đào tạo và giao nhiệm vụ cho đơn vị tổ chức đào tạo (đối với ngành học đã có trong danh mục Nhà nước) hoặc thí điểm đào tạo (đối với ngành học chưa có trong danh mục Nhà nước);

Đối với chương trình thí điểm đào tạo, đơn vị đào tạo báo cáo Đại học Quốc gia Hà Nội kết quả thực hiện sau một khoá đào tạo thí điểm. ĐHQGHN xem xét báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo đăng ký vào danh mục Nhà nước và cho phép đơn vị đào tạo tổ chức đào tạo chính thức.

VI. HỒ SƠ

Stt Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu

1 Công văn xin mở ngành đào tạo của

đơn vị đào tạo

Văn phòng

Ban Đào tạo

Theo quy định

của NN

2 Biên bản Hội thảo về Đề án của cơ

sở đào tạo

Ban Đào tạo 10 năm

3 Biên bản cuộc họp HĐ Khoa học và

Đào tạo cấp khoa: có ghi rõ kết quả

kiểm phiếu của cơ sở đào tạo


4 Các bản nhận xét của các phản biện

tại HĐ Khoa học và Đào tạo cấp

khoa của cơ sở đào tạo


5 Đề án mở ngành BM.ĐT.01.01 Ban Đào tạo 10 năm

6 Danh sách đề cử thành viên tham gia

HĐ thẩm định cấp ĐHQGHN

BM.ĐT.01.02 Ban Đào tạo 3 năm (mỗi năm

cập nhật lại)

7 QĐ thành lập HĐ thẩm định cấp

ĐHQGHN

Văn phòng

Ban Đào tạo

Theo quy định

của NN


16

8 Kết luận của HĐ thẩm định cấp

ĐHQGHN

Văn phòng

Ban Đào tạo

Theo quy định

của NN

9 Phiếu đánh giá đề án mở ngành của

HĐ thẩm định cấp ĐHQGHN

BM.ĐT.01.03 Ban Đào tạo 10 năm

10 Bản nhận xét đề án mở ngành của

các thành viên hội đồng


11 QĐ phê duyệt chương trình đào tạo Văn phòng

Ban Đào tạo

Theo quy định

của NN

12 QĐ cho phép triển khai đào tạo Văn phòng

Ban Đào tạo

Theo quy định

của NN

VII. PHỤ LỤC

- BM.ĐT.01.01: Mẫu đề án mở ngành đào tạo

- BM.ĐT.01.02: Danh sách đề cử thành viên tham gia Hội đồng thẩm định cấp ĐHQGHN

- BM.ĐT.01.03: Phiếu đánh giá chương trình đào tạo


17

(BM.ĐT.01.01)

MẪU ĐỀ ÁN MỞ NGÀNH ĐÀO TẠO

1. Luận cứ mở ngành đào tạo

- Nhu cầu về nhân lực của ngành đào tạo đối với sự phát triển kinh tế - xã hội, khoa học - công nghệ ở Việt Nam và trên thế giới;

- Vai trò, ý nghĩa của ngành đào tạo đối với sự phát triển của 3 lĩnh vực: phát triển nguồn nhân lực, phát triển khoa học - công nghệ, phát triển kinh tế - xã hội;

- Các luận cứ khác.

2. Tình hình đào tạo trên thế giới và ở Việt Nam của ngành đào tạo

- Thế giới:

a. Lịch sử, mức độ phổ biến, quy mô của ngành dự kiến mở.

b. Sưu tập, đánh giá một số khung chương trình đào tạo của các trường đại học thuộc 500 trường đại học tốt nhất thế giới về ngành dự kiến mở. Giới thiệu mục tiêu, nội dung, phương pháp đào tạo, điều kiện đảm bảo chất lượng, sự phối hợp với cơ sở sử dụng... Thống kê khoảng 10 chương trình đào tạo của ngành (theo đúng tên ngành dự kiến mở) đang được áp dụng trên thế giới như sau:

Danh mục cơ sở đào tạo nước ngoài đang đào tạo ngành...

TT Tên nước Cơ sở đào tạo Địa chỉ trang Web Danh hiệu tốt nghiệp

(cử nhân, kỹ sư...) 1 2 3 ...

- Việt Nam:

a. Lịch sử, mức độ phổ biến, quy mô của ngành dự kiến mở.

b. Sưu tập, đánh giá các khung chương trình đào tạo của ngành dự kiến mở hoặc các ngành gần với ngành dự kiến mở. Giới thiệu mục tiêu, nội dung, phương pháp đào tạo, điều kiện đảm bảo chất lượng, phối hợp với cơ sở sử dụng... Thống kê số chương trình đào tạo của ngành (theo đúng tên ngành đề nghị mở) đang được áp dụng ở Việt Nam như sau:

Danh mục cơ sở đào tạo trong nước đang đào tạo ngành...

TT Cơ sở đào tạo Danh hiệu tốt nghiệp

(cử nhân, kỹ sư...) Năm tuyển sinh

đầu tiên Số lượng tuyển sinh

hàng năm 1 2 3 ...


18

3. Tuyển sinh

- Đối tượng dự thi;

- Khối thi;

- Kế hoạch tuyển sinh.

4. Điều kiện tổ chức đào tạo của đơn vị

- Đội ngũ cán bộ tham gia giảng dạy chương trình: Số giảng viên cơ hữu, thỉnh giảng, số GS, PGS, TSKH, TS, ThS, CN;

- Cơ sở vật chất: Giảng đường (số lượng, diện tích), phòng thí nghiệm (tên, diện tích, trang thiết bị...), các cơ sở thực tập, thực tế, thư viện, học liệu, trang thiết bị, phương tiện giảng dạy v.v...;

- Các hợp tác, liên kết về đào tạo, nghiên cứu khoa học liên quan.

5. Khung chương trình đào tạo đại học

5.1. Tên ngành (tiếng Việt, tiếng Anh)

5.2. Hệ đào tạo

5.3. Danh hiệu tốt nghiệp (cử nhân/kỹ sư)

5.4. Thời gian đào tạo

5.5. Đơn vị đào tạo: Khoa................... Trường...........................

5.6. Mục tiêu đào tạo

- Về kiến thức: Sinh viên được trang bị những kiến thức gì, đạt trình độ nào?

- Về kỹ năng: Sinh viên được trang bị những kỹ năng gì, đạt trình độ nào?

- Về năng lực: Các năng lực cần thiết trang bị cho người học, các vị trí công tác người học có thể đảm nhận sau khi tốt nghiệp.

- Về thái độ: Thái độ của người học đối với cộng đồng, Tổ quốc; tinh thần trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp...

5.7. Nội dung đào tạo

Tóm tắt yêu cầu chương trình đào tạo

Tổng số tín chỉ phải tích luỹ: . . . . . . . tín chỉ

Trong đó:

- Khối kiến thức chung . . . . . . . tín chỉ

+ Bắt buộc . . . . . . . tín chỉ

+ Tự chọn . . . . . . . tín chỉ

- Khối kiến thức Toán và KHTN hoặc


19

- Khối kiến thức KHXH-NV . . . . . . . tín chỉ


+ Tự chọn . . . . . . . tín chỉ

- Khối kiến thức cơ bản chung của nhóm ngành . . . . . . . tín chỉ


+ Tự chọn . . . . . . . tín chỉ

- Khối kiến thức cơ sở của ngành . . . . . . . tín chỉ


+ Tự chọn . . . . . . . tín chỉ

- Khối kiến thức chuyên ngành . . . . . . . tín chỉ


+ Tự chọn . . . . . . . tín chỉ

Khung chương trình

Số tín chỉ

Loại giờ tín chỉ

Lên lớp Số TT

Môn học

Từn

g m

ôn học

Lý

thuyết

Bài

tập

Thả

o luận

Thự

c hà

nh,

thí n

ghiệ

m,

điền

dã,

stu

dio

Tự

học,

tự

ngh

iên

cứu

Môn học tiên quyết (ghi số thứ tự của môn

học)

I Khối kiến thức chung

1

2

3

...

II

Khối kiến thức Toán và Khoa học tự nhiên hoặc Khối kiến thức Khoa học xã hội và nhân văn

...

18

19

20

...


20

III Khối kiến thức cơ bản chung của nhóm ngành

...

26

...

IV Khối kiến thức cơ sở của ngành

...

34

35 25; 31 *

…

V Khối kiến thức chuyên ngành

...

52

53

...

Ghi chú: * môn học số 25 và môn học số 31 là môn học tiên quyết của môn học số 35

6. Khung chương trình đào tạo (cả mục 5) bằng tiếng Anh

7. Hướng dẫn thực hiện chương trình đào tạo

Các chú thích hoặc các khuyến cáo (nếu có) về:

- Hướng dẫn bố trí lịch trình dạy, học;

- Định hướng xây dựng và phát triển chương trình đào tạo;

- Phương pháp giảng dạy;

- Kiểm tra - đánh giá;

- Giáo trình, tài liệu tham khảo;

- Ngôn ngữ giảng dạy;

- Giảng viên,...

8. Tóm tắt nội dung môn học **

Mỗi môn học được tóm tắt theo mẫu sau:

- Tên môn học bằng tiếng Việt, số tín chỉ;

- Điều kiện và môn học tiên quyết;

- Tóm tắt nội dung (khoảng 120 từ).


21

9. Danh sách cán bộ giảng dạy

Cán bộ giảng dạy TT Môn học **

Số tín chỉ Họ và

tên Học hàm,

học vị Chuyên ngành

Đơn vị công tác

1

2

...

10. Bảng so sánh, đối chiếu chương trình đào tạo đã xây dựng với chương trình đào tạo tiên tiến của nước ngoài (đã sử dụng để điều chỉnh thành chương trình đào tạo của ngành dự kiến mở) theo mẫu sau:

TT Môn học **

(Tiếng Anh, tiếng Việt)

Tên môn học trong khung chương trình đào tạo của nước ngoài đã sử dụng để xây dựng môn học ở cột 2

(tiếng Anh)

Phần trăm nội dung giống nhau

(1) (2) (3) (4)

1

2

...

11. Tài liệu tham khảo

- Khung chương trình đào tạo của trường đại học nước ngoài được sử dụng để xây dựng khung chương trình đào tạo của đơn vị gồm tên môn học, thời lượng, tóm tắt nội dung môn học;

- Khung chương trình đào tạo hiện hành của ngành đào tạo dự kiến mở ở trong nước và nước ngoài (khoảng 5 khung);

- Các tài liệu liên quan khác.

Ghi chú: ** theo thứ tự trong khung chương trình đào tạo dự kiến mở ở mục 5.7


22

(BM.ĐT.01.02)

DANH SÁCH ĐỀ CỬ THÀNH VIÊN THAM GIA HỘI ĐỒNG THẨM ĐỊNH CẤP ĐHQGHN

TT Họ và tên Học hàm,

học vị Chuyên ngành


Điện thoại liên hệ

1

2

...

10


23

(BM.ĐT.01.03)


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC

Ngành. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Họ và tên người đánh giá:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chức danh, học vị: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Đơn vị công tác: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1. Xếp loại chương trình đào tạo

- Tốt

- Khá

- Đạt

- Chưa đạt

2. Kết luận

- Thông qua

- Thông qua có sửa chữa

- Không thông qua

Hà Nội, ngày tháng năm

Người nhận xét

(ký và ghi rõ họ tên)


24


QUY TRÌNH XUẤT BẢN GIÁO TRÌNH

QT.ĐT.02


Họ và tên TS. Trần Thị Hoài PGS. Nguyễn Văn Nhã PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


25





□ □ □

□ □ □

□ □ □

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)

Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi


26

I. MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định thống nhất công tác xuất bản giáo trình do ĐHQGHN quản lý.


Quy trình này được áp dụng đối với việc xuất bản giáo trình do ĐHQGHN quản lý.


Quy định về xuất bản giáo trình của ĐHQGHN, công văn số 376/ĐT ngày 06/9/2002


4.1. Thuật ngữ

- Không có


- CV: Chuyên viên


- ĐT: Đào tạo

- GT: Giáo trình

- HS: Hồ sơ

- PGĐ: Phó Giám đốc


1. Lưu đồ quá trình


CV

CV 5.2.1

CV Lãnh đạo ban ĐT phụ trách Giáo trình Phó GĐ phụ trách ĐTĐH

5.2.2

CV Văn Phòng

5.2.3


Gửi phản biện

Tiếp nhận HS

Kiểm tra hồ sơ


27

Thành viên hội đồng thẩm định

5.2.4 BM.ĐT.02.01

CV

5.2.5

CV

5.2.6

CV Lãnh đạo ban ĐT phụ trách GT Nhà Xuất bản Nhà In

5.2.7

CV

5.2.8

5.2. Mô tả lưu đồ

5.2.1. Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra

Các giáo trình của các môn học do ĐHQGHN quản lý sẽ do ĐHQGHN ký hợp đồng biên soạn và thẩm định. Chuyên viên phụ trách giáo trình soạn thảo văn bản hợp đồng biên soạn giáo trình và tổ chức ký hợp đồng, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.

Chuyên viên phụ trách giáo trình nhận bản thảo và công văn đề nghị xuất bản (có thể từ tác giả hoặc cán bộ phòng đào tạo – công văn đề nghị ghi rõ số lượng dự kiến xuất bản và các yêu cầu cụ thể khác).

5.2.2. Thành lập hội đồng

Hội đồng nghiệm thu bao gồm 7 thành viên gồm 1 chủ tịch hội đồng, 2 phản biện, 3 ủy viên và 1 ủy viên thư ký. Phản biện và ủy viên hội đồng chủ yếu là những người công tác ngoài ĐHQGHN.

Chủ tịch hội đồng là lãnh đạo Ban Đào tạo phụ trách giáo trình, ủy viên thư ký là chuyên viên Ban Đào tạo phụ trách giáo trình; phản biện và ủy viên hội đồng là những người có chức danh, học vị cao, có nhiều kinh nghiệm về lĩnh vực chuyên môn. Đối với những ngành đào tạo chưa có chuyên gia tại Việt Nam có thể mời những người có chuyên môn phù hợp với ngành đào tạo.

Sau khi lập xong danh sách các thành viên hội đồng dự kiến, chuyên viên chuyển cho lãnh đạo phụ trách chương trình đào tạo duyệt trước khi trình phó giám đốc phụ trách đào tạo để xin ý kiến chỉ đạo.

HĐ thẩm định

Gửi bản thảo & Ký hợp đồng

Tiếp nhận nộp lưu chiểu/ Kiểm tra

Nhận giáo trình đã sửa chữa

Kiểm tra giáo trình


28

Sau khi được sự đống ý của lãnh đạo Ban Đào tạo và phó giám đốc ĐHQGHN về thành viên hội đồng chuyên viên sẽ mời các thành viên hội đồng tham gia hội đồng. Nếu các thành viên hội đồng đều đồng ý thì trình quyết định để phó giám đốc ký. Nếu có thành viên không đồng ý thì giới thiệu thành viên khác và trình lại. Quy trình giới thiệu thành viên khác được lặp lại tương tự như trên.

Lịch họp của Hội đồng cũng được thông qua luôn cùng lúc với việc mời chuyên gia tham gia hội đồng. Lịch họp ưu tiên xếp theo lịch của Chủ tịch hội đồng, ủy viên thư ký, tiếp theo là lịch của 2 phản biện, cuối cùng là lịch của 3 ủy viên hội đồng.

5.2.3. Gửi phản biện

Hồ sơ gửi phản biện gồm:

a. Giấy mời họp thẩm định

b. Quyết định thành lập hội đồng thẩm định

c. Bản thảo giáo trình

Hồ sơ gửi cho hội đồng thẩm định trước ngày họp thẩm định ít nhất 1 tuần.

5.2.4. Họp thẩm định

Hội đồng thẩm định không được họp để thẩm định nếu xảy ra một trong những trường hợp sau:

- Vắng mặt chủ tịch hội đồng

- Vắng mặt thư ký hội đồng

- Vắng mặt người phản biện không tán thành giáo trình

- Vắng mặt từ hai thành viên trở lên

Trình tự buổi họp thẩm định

Thư ký hội đồng đọc quyết định thành lập hội đồng thẩm định và đề nghị chủ tịch hội đồng điều khiển phiên họp.

1. Tác giả trình bày từ 15 đến 20 phút

2. Các phản biện đọc bản nhận xét

3. Các thành viên khác của hội đồng góp ý cho bản thảo giáo trình

4. Tác giả trả lời câu hỏi của các thành viên hội đồng

5. Thảo luận

6. Hội đồng thẩm định đánh giá giáo trình theo 4 loại: Tốt, khá, đạt, không đạt và kết luận theo 3 loại: Thông qua, thông qua có sửa chữa, không thông qua.

7. Thư ký kiểm phiếu

8. Chủ tịch hội đồng kết luận


29

Soạn kết luận của hội đồng thẩm định

Thư ký hội đồng soạn kết luận của hội đồng thẩm định trong đó ghi rõ những ưu điểm của đề án, những vấn đề cần sửa chữa, và thời hạn cho tác giả sửa chữa, lấy số công văn của ĐHQGHN cho bản kết luận của hội đồng.

Thư ký gửi cho tác giả: Các bản photocopy nhận xét của các thành viên hội đồng, bản kết luận của hội đồng.

5.2.5. Nhận giáo trình đã sửa chữa

Sau khi hoàn thành việc sửa chữa giáo trình, tác giả nộp cho ĐHQGHN giáo trình đã sửa chữa và CD ghi nội dung giáo trình.

Chuyên viên phụ trách giáo trình nhận giáo trình đã sửa chữa (2 bản: lưu 1 bản và gửi NXB 1 bản)

5.2.6. Kiểm tra giáo trình

Chuyên viên phụ trách giáo trình kiểm tra đề án theo theo kết luận của Hội đồng thẩm định. Nếu đề án chưa đạt yêu cầu thì gửi lại đơn vị đào tạo và yêu cầu sửa chữa tiếp.

5.2.7. Gửi bản thảo và Ký hợp đồng

Chuyên viên phụ trách giáo trình soạn thảo hợp đồng với Nhà Xuất bản và Nhà In với số lượng bản theo kế hoặc định trước.

5.2.8. Tiếp nhận, nộp lưu chiểu/ Kiểm tra

Chuyên viên kiểm tra việc chuyển giáo trình tới các địa chỉ sử dụng và địa chỉ lưu chiểu theo kế hoạch.

VI. HỒ SƠ

Stt Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu

1 Bản thảo giáo trình nộp để thẩm định Ban ĐT 5 năm

2 Bản thảo giáo trình nộp sau khi thẩm định Ban ĐT 5 năm

3 Quyết định thành lập hội đồng thẩm định giáo trình VP/ Ban ĐT 10 năm

4 Phiếu đánh giá của HĐ thẩm định đồng ý cho xuất bản Ban ĐT 5 năm

5 Kết luận của Hội đồng thẩm định VP/ Ban ĐT 10 năm

6 Giáo trình Ban ĐT 5 năm

VII. PHỤ LỤC

- BM.ĐT.02.01: Phiếu đánh giá cho phép xuất bản giáo trình


30

(BM.ĐT.02.01)



PHIẾU ĐÁNH GIÁ XUẤT BẢN GIÁO TRÌNH ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC

Ngành. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Họ và tên người đánh giá:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chức danh, học vị: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Đơn vị công tác: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1. Xếp loại bản thảo giáo trình

- Tốt

- Khá

- Đạt

- Chưa đạt

2. Kết luận cho phép xuất bản

- Đồng ý

- Yêu cầu có sửa chữa

- Không đồng ý xuất bản


Người nhận xét



31


QUY TRÌNH CẤP PHÁT VĂN BẰNG, PHÔI BẰNG ĐẠI HỌC

QT.ĐT.03


Họ và tên ThS. Thẩm Thị Thu Mỹ ThS. Cấn Thị Thanh Hương ThS. Vương Thị Phương Thảo

PGS. Nguyễn Văn Nhã PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


32





□ □ □

□ □ □

□ □ □




33

I. MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định thống nhất việc quản lý, cấp phát phôi bằng, văn bằng cử nhân, kỹ sư, kỹ thuật viên ở ĐHQGHN.


Quy trình này được áp dụng đối với việc quản lý, cấp phát phôi bằng, văn bằng bậc đào tạo đại học (gồm phôi bằng, văn bằng cử nhân do Giám đốc ĐHQGHN ký, phôi bằng cử nhân, kỹ sư, kỹ thuật viên do Hiệu trưởng trường ĐH trực thuộc ký) đối với các đơn vị trong ĐHQGHN.


- Quy định về tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN (ban hành theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN)

- Quy chế đào tạo đại học ở ĐHQGHN (ban hành theo Quyết định số 3413/ĐT ngày 10/9/2009 của Giám đốc ĐHQGHN)

- Quy chế đào tạo đại học ở ĐHQGHN (ban hành theo Quyết định số 10/ĐT ngày 04/02/2004 của Giám đốc ĐHQGHN)

- Quy chế đào tạo đại học ở ĐHQGHN (ban hành theo Quyết định số 3079/QĐ-ĐHQGHN ngày 26/10/2010 của Giám đốc ĐHQGHN)

- Quy định về căn bằng, chứng chỉ của ĐHQGHN (ban hành theo quyết định số 1011/ĐT ngày 12/3/2008 của Giám đốc ĐHQGHN)

- Quyết định số 3055/QĐ-ĐT ngày 09/9/2009 của Giám đốc ĐHQGHN về việc sửa đổi và bổ sung quy định về hệ tại chức và chuyên tu.


4.1. Thuật ngữ

- Các đơn vị là các trường đại học thành viên, các khoa trực thuộc ĐHQGHN.


- Ban ĐT: Ban Đào tạo.

- Ban KHCN: Ban Khoa học – Công nghệ


- ĐHTV: trường đại học thành viên

- GĐ: Giám đốc ĐHQGHN

- QĐ: Quyết định

- SV: Sinh viên

- TT: trực thuộc

- VP: Văn phòng ĐHQGHN


34



- Lưu đồ quá trình cấp phôi bằng cho các trường đại học

Trách nhiệm Trình tự thực hiện Mô tả và biểu mẫu

Ban ĐT, Ban KHCN, VP

5.2.1 - Tờ trình, kế hoạch

GĐ

5.2.2 Phê duyệt số lượng phôi bằng được in trong năm

Ban ĐT, VP

5.2.3 - In phôi bằng

Cán bộ chuyên trách Ban ĐT

5.2.4 - BM.ĐT.03.01 - BM.ĐT.03.02 - BM.ĐT.03.03


5.2.5 Kiểm tra hồ sơ

Cán bộ chuyên trách, Phó trưởng ban

5.2.8 Phê duyệt cấp phôi bằng - BM.ĐT.03.04

Cán bộ chuyên trách của Ban ĐT và trường ĐHTV

5.2.9 Biên bản bàn giao phôi bằng - BM.ĐT.03.05 - BM.ĐT.03.06

Lập kế hoạch

Phê duyệt

In phôi bằng

Phê duyệt cấp phôi bằng

Cấp phôi bằng

Kiểm tra hồ sơ

Tiếp nhận đề nghị cấp phôi bằng


35

- Lưu đồ quá trình cấp văn bằng cho các khoa trực thuộc

Trách nhiệm Trình tự thực hiện Mô tả và biểu mẫu

Ban ĐT, Ban KHCN, VP

5.2.1 - Tờ trình, kế hoạch

GĐ

5.2.2 Phê duyệt số lượng phôi bằng được in trong năm

Ban ĐT, VP

5.2.3 - In phôi bằng


5.2.4 - BM.ĐT.03.01 - BM.ĐT.03.02 - BM.ĐT.03.03

Cán bộ chuyên trách, Ban ĐT

5.2.5 Kiểm tra hồ sơ

Cán bộ chuyên trách, Ban ĐT

5.2.6 Quyết định công nhận tốt nghiệp trình GĐ phê duyệt

Phó trưởng ban, Phó GĐ

5.2.7 Phê duyệt QĐ công nhận tốt nghiệp cho khoa trực thuộc

Cán bộ chuyên trách của Ban ĐT, Phó trưởng ban

5.2.8 Duyệt cấp phôi bằng - BM.ĐT.03.04

Cán bộ chuyên trách của khoa TT, Ban ĐT

5.2.9 Biên bản bàn giao phôi bằng - BM.ĐT.03.05 - BM.ĐT.03.06

Cán bộ chuyên trách của khoa TT, Cán bộ chuyên trách của Ban ĐT

5.2.10 - Phôi bằng đã được Chủ nhiệm khoa ký

Cán bộ chuyên trách của Ban ĐT, VP, GĐ

5.2.11 Bằng đã được GĐ ký

Cán bộ chuyên trách của Ban ĐT, khoa TT

5.2.12 Bàn giao bằng cho khoa TT

Lập kế hoạch

Phê duyệt

In phôi bằng

Dự thảo QĐ

Phê duyệt cấp phôi

Tiếp nhận phôi bằng đã được Chủ nhiệm khoa ký

Trình Giám đốc ký bằng

Bàn giao bằng

Kiểm tra hồ sơ


Cấp phôi bằng

Phê duyệt QĐ


36

5.2. Mô tả chi tiết

5.2.1. Lập kế hoạch

Hàng năm, Ban ĐT, Ban KHCN và VP thống kê số lượng phôi bằng đã phát, số lượng còn tồn kho, dự kiến số phôi bằng cần sử dụng trong năm, xác định số lượng phôi bằng cần in, trình GĐ phê duyệt

5.2.2. Phê duyệt số lượng phôi bằng in hàng năm

Ban GĐ xem xét tờ trình của Ban ĐT, phê duyệt số lượng phôi bằng mỗi loại được phép in trong năm.

5.2.3. In phôi bằng

Ban ĐT phối hợp với VP ký hợp đồng in phôi bằng với Nhà in Ngân hàng theo mẫu đã được phê duyệt. Ban ĐT quản lý seri và số lượng phôi bằng, VP tạm ứng kinh phí theo hợp đồng in phôi bằng. Sau khi in xong phôi bằng, Ban ĐT tiếp nhận và phân loại phôi bằng (cử nhân, kỹ sư, kỹ thuật viên), nhập kho, sắp xếp theo thứ tự. Ban KHCN tiếp nhận phôi bằng sau đại học. Văn phòng thanh toán nốt phần kinh phí còn lại cho Nhà in Ngân hàng.

5.2.4. Tiếp nhận hồ sơ

Hàng năm, Ban ĐT tiếp nhận hồ sơ đề nghị công nhận và cấp phôi bằng tốt nghiệp của các khoa trực thuộc hoặc đề nghị cấp phôi bằng của các trường Đại học thành viên vào 4 đợt (vào tháng 3, 6, 9, 12). Văn phòng tiếp nhận công văn đề nghị, Ban ĐT tiếp nhận các loại hồ sơ khác theo quy định (BM.ĐT.03.01, BM.ĐT.03.02, BM.ĐT.03.03. Đối với trường hợp đề nghị đổi phôi bằng, Văn phòng tiếp nhận công văn đề nghị đổi phôi bằng, Ban ĐT tiếp nhận các quyết định sửa đổi quyết định sai, các giấy tờ minh chứng việc quyết định sai (giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp THPT,…).

5.2.5. Kiểm tra hồ sơ

Chuyên viên chuyên trách kiểm tra hồ sơ theo đúng quy chế đào tạo, quy định văn bằng, chứng chỉ. Đối với những trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu, đề nghị đơn vị đào tạo bổ sung hoặc giải trình bằng công văn.

5.2.6. Dự thảo quyết định

Dự thảo quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng đối với các khoa trực thuộc.

5.2.7. Phê duyệt quyết định

Đối với các khoa trực thuộc, Ban ĐT trình Phó GĐ ký QĐ công nhận và cấp bằng tốt nghiệp.

Phó GĐ phê duyệt danh sách SV được công nhận tốt nghiệp và cấp bằng.


37

5.2.8. Duyệt cấp phôi bằng

Chuyên viên chuyên trách lập bảng kiểm tra hồ sơ (BM.ĐT.03.04) và đề nghị lãnh đạo Ban ĐT cấp phôi bằng đối với các trường thành viên hoặc đối với các khoa trực thuộc sau khi đã ban hành QĐ.

BM.ĐT.03.04 làm thành 3 bản, chuyên viên chuyên trách giữ 01 bản, chuyên viên giữ kho giữ 01 bản và phòng Tài vụ giữ 01 bản.

5.2.9. Cấp phôi

Đơn vị cử cán bộ tiếp nhận phôi bằng (có giấy giới thiệu), nộp kinh phí tại VP theo số lượng phôi bằng đã được lãnh đạo Ban ĐT phê duyệt, nhận phôi bằng tại Ban ĐT, ký nhận vào sổ cấp phát phôi bằng và biên bản bàn giao BM.ĐT.03.05. Biên bản bàn giao làm thành 02 bản, Ban ĐT lưu 01 bản và đơn vị đào tạo lưu 01 bản.

Đối với trường hợp đổi phôi bằng, đơn vị và Ban ĐT lập biên bản đổi phôi bằng (BM.ĐT.03.06). Biên bản này làm thành 03 bản, Ban ĐT lưu 01 bản, đơn vị lưu 01 bản và phòng Tài vụ giữ 01 bản. Đơn vị ký nhận vào sổ cấp phát phôi bằng và biên bản bàn giao BM.ĐT.03.05.

5.2.10. Tiếp nhận bằng

Ban ĐT tiếp nhận phôi bằng in đầy đủ thông tin về SV tốt nghiệp, ảnh SV, đã được Chủ nhiệm khoa ký (không đóng dấu), xếp theo đúng thứ tự danh sách tại Quyết định công nhận tốt nghiệp đã ban hành.

5.2.11. Trình giám đốc ký

Ban ĐT trình GĐ ký phôi bằng đã được Chủ nhiệm khoa TT ký kèm Quyết định công nhận tốt nghiệp do Phó GĐ ký (qua VP). Sau khi GĐ ký, VP đóng dấu đỏ chữ ký của GĐ và dấu nổi vào ảnh của SV.

5.2.12. Bàn giao

Ban ĐT nhận lại bằng đã đóng dấu ở VP, bàn giao cho cán bộ chuyên trách ở khoa trực thuộc.

Tháng 9 hàng năm, Ban ĐT thống kê số lượng phôi bằng bị hỏng. Ban ĐT phối hợp với Ban Thanh tra lập biên bản và hủy phôi bằng hỏng. Việc hủy phôi bằng hỏng phải có sự chứng kiến của ít nhất 03 người, trong đó có 01 lãnh đạo Ban ĐT.

Tháng 12 hàng năm, Ban ĐT phối hợp với VP thống kê số lượng phôi bằng đã phát, số phôi bằng còn tồn kho, số kinh phí các đơn vị đã nộp, lập bản kiểm kê.


38

V. HỒ SƠ

Stt Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu

1 Công văn đề nghị cấp phôi bằng

VP

2 Công văn đề nghị thành lập Hội đồng xét tốt nghiệp

VP

3 Công văn đề nghị ra quyết định công nhận tốt nghiệp

VP

4 Công văn đề nghị đổi phôi bằng VP

5 Bản kiểm tra hồ sơ cấp phôi bằng

Ban ĐT, Phòng Tài vụ

Vĩnh viễn

6 Quyết định công nhận tốt nghiệp của khoa trực thuộc

VP, Ban ĐT Vĩnh viễn

7 Quyết định công nhận tốt nghiệp của trường thành viên

Ban ĐT Vĩnh viễn

8 Sổ bàn giao phôi bằng Ban ĐT Vĩnh viễn

9 Biên bản đổi phôi bằng Ban ĐT, Phòng Tài vụ, đơn vị

1 năm

10 Biên bản bàn giao phôi bằng Ban ĐT, đơn vị đào tạo

11 Bản kiểm kê phôi bằng hàng năm

Ban ĐT, Ban KHCH, Phòng Tài vụ

12 Hợp đồng in ấn phôi bằng VP, Ban ĐT

13 Biên bản hủy phôi bằng Ban ĐT Vĩnh viễn

14 Phôi bằng hỏng Ban ĐT 1 năm

VII. PHỤ LỤC

- BM.ĐT.03.01: Danh sách thí sinh trúng tuyển

- BM.ĐT.03.02: Danh sách sinh viên vào học năm thứ nhất

- BM.ĐT.03.03: Danh sách sinh viên được công nhận tốt nghiệp

- BM.ĐT.03.04: Bảng kiểm tra hồ sơ cấp phất phôi bằng

- BM.ĐT.03.05: Biên bản bàn giao phôi bằng

- BM.ĐT.03.06: Biên bản đổi phôi bằng


39

(BM.ĐT.03.01)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (tên đơn vị đào tạo)

DANH SÁCH THÍ SINH TRÚNG TUYỂN

(theo Quyết định số …/… ngày … tháng … năm …)

Ngành tuyển: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mã ngành: . . . . . . . . . . . . . .

Hệ: . . . . . . . . . . . . . . .

S TT

Số báo

danh

Họ và tên

Ngày sinh

Giới tính

Khối thi

Khu vực

Đối tượng

(*)

Điểm thi

Điểm ưu tiên

Điểm tổng tuyển sinh

Hình thức tuyển (**)

1

2

Danh sách gồm ….. sinh viên

(*) Đối với hệ tại chức, ghi nhóm ưu tiên 1 hoặc 2 hoặc bỏ trống nếu không thuộc một trong hai nhóm trên.

(**) Hình thức tuyển: tuyển thẳng ghi (TT), cử tuyển ghi (CT), thi tại ĐHQGHN ghi (T), không thi tại ĐHQGHN ghi (KT), bảo lưu ghi (BL).


CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH

(ký tên và đóng dấu)

Ghi chú:

Danh sách thí sinh cần sắp xếp theo vần A, B, C của tên thí sinh.


40

(BM.ĐT.03.02)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (tên đơn vị đào tạo)

DANH SÁCH SINH VIÊN VÀO HỌC NĂM THỨ NHẤT

Khoá . . . . . . . . Ngành . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Hệ đào tạo: (chính quy, tại chức, từ xa, chuyên tu, đào tạo tài năng, đào tạo chất lượng cao) . . . . .

S TT

Mã số sinh viên

Họ và tên Ngày sinh Giới tính Nơi sinh Đối tượng

(*) Ghi chú

1

2

Danh sách gồm sinh viên


Thủ trưởng đơn vị đào tạo


Ghi chú:

- Danh sách sinh viên cần sắp xếp theo vần A, B, C của tên sinh viên.

- (*) Đối với hệ tại chức, ghi nhóm ưu tiên 1 hoặc 2 hoặc bỏ trống nếu không thuộc một trong hai

nhóm trên.


41

(BM.ĐT.03.03)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (tên đơn vị đào tạo)

DANH SÁCH SINH VIÊN ĐƯỢC CÔNG NHẬN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN/KỸ SƯ

(theo Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng cử nhân/kỹ sư số … ngày … tháng … năm…..)

Khoá : ........................................................................................................................

Hệ đào tạo: ................................................................................................................

Đơn vị đào tạo:..........................................................................................................

Ngành đào tạo: ………………….. Mã ngành đào tạo: ............................................

S TT

Mã số sinh viên

Họ và tên Ngày sinh

Giới tính

Nơi sinh

Điểm trung bình

chung học tập

toàn khoá

Xếp loại tốt

nghiệp Ghi chú

1

2

Danh sách gồm sinh viên


Thủ trưởng đơn vị đào tạo


Ghi chú:

- Danh sách sinh viên cần sắp xếp theo vần A, B, C của tên sinh viên.


42

(BM.ĐT.03.04)

ĐỀ NGHỊ CẤP PHÔI BẰNG TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ …

Cho . . . . . . . . . . .

Số TT

Ngành Địa điểm mở lớp

Quyết định trúng tuyển

Quyết định công nhận TN

Số lượng phôi bằng đề nghị cấp

1

Đề nghị cấp … phôi bằng tốt nghiệp đại học cho ….


Ý kiến của lãnh đạo Ban Đào tạo Người đề nghị


43

(BM.ĐT.03.05)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BAN ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


GIẤY BIÊN NHẬN

Họ và tên: (Người nhận) Đơn vị: (Đơn vị nhận) Đã nhận phôi bằng loại: Hệ: Từ seri: Đến seri: Số lượng: Thành tiền: đồng

Người nhận bằng Người giao bằng (Ký tên) (Ký tên)


44

(BM.ĐT.03.06)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


BIÊN BẢN ĐỔI PHÔI BẰNG

Giữa Đại học Quốc gia Hà Nội và ...........................................................................

...................................................................................................................................

Hôm nay, chúng tôi gồm:

1. Đại diện Ban Đào tạo: …......... - chuyên viên ban Đào tạo.

2. Đại diện đơn vị đào tạo: .......................................................................................

cùng thống nhất lập biên bản đổi phôi bằng loại: ...................................................

Cho:.. .........................................................................................................................

Số lượng: … (bằng chữ: … phôi bằng)

Lý do đổi: ................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Ban Đào tạo đã thu lại phôi bằng gồm các số seri sau: ............................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Đơn vị đào tạo đã nhận phôi bằng gồm các số seri sau: .........................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Đại diện đơn vị đào tạo Đại diện Ban Đào tạo

Xác nhận của lãnh đạo Ban Đào tạo


45

CÔNG TÁC KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ


46


47


QUY TRÌNH XÉT CHỌN ĐỀ TÀI,

DỰ ÁN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ

QT.KHCN.01


Họ và tên Vũ Thị Mai Phương GS.TS. Nguyễn Cao Huần PGS.TS. Phạm Trọng Quát

Ký


48


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục sửa

đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi


49

I. MỤC LỤC

Quy trình này quy định thống nhất quá trình xét chọn đề tài, dự án khoa học công nghệ của Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động khoa học công nghệ của Đại học Quốc gia Hà Nội.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho các đề tài, dự án khoa học công nghệ do Đại học Quốc gia Hà Nội xét chọn và phê duyệt.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Hướng dẫn tạm thời số 31/KHCN ngày 07/01/2010 của Giám đốc ĐHQGHN về xây dựng, xét duyệt và giao các nhiệm vụ KHCN ở ĐHQGHN.

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

4.1.Thuật ngữ

- Các đơn vị: là các trường đại học thành viên, các khoa, các viện nghiên cứu các trung tâm... thuộc ĐHQGHN.





- Ban ĐT: Ban Đào tạo


- HVCH: Học viên cao học

- NCS: Nghiên cứu sinh

- Đơn vị: Văn phòng, các ban chức năng và các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN.

- TMĐC: Thuyết minh đề cương


50

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Lưu đồ


Các cá nhân Tổ chức Ban KHCN

5.2.1 BM.KHCN.01.01

Hội đồng ngành/Liên ngành Ban KHCN

5.2.2. BM.KHCN.01.02

Ban KHCN

5.2.3 BM.KHCN.01.02

Các cá nhân Tổ chức

5. 2.4 BM.KHCN.01.03 BM.KHCN.01.04

Ban KHCN

5.2.5

Chuyên gia, Ban KHCN

5.2.6

BM.KHCN.01.05

Ban KHCN

5.2.7

Hội đồng ngành/liên ngành Ban KHCN và Ban Giám đốc

5.2.8 BM.KHCN.01.06

ĐHQGHN Ban KHCN

5.2.9

Cá nhân, tổ chức được lựa chọn.

5.2.10

Tổng hợp, thẩm định sơ bộ thuyết minh đề cương

Đề xuất chủ đề nghiên cứu

Thông báo kết quả

Phản biện kín

Thành lập và thống nhất danh sách các chủ đề nghiên cứu

Xét chọn

Thông báo các chủ đề nghiên cứu tới đơn vị và cá nhân

Chỉnh sửa, bổ sung thuyết minh đề cương theo góp ý của Hội đồng

ngành/liên ngành

Lập thuyết minh đề cương

Tổng hợp các nhận xét của phản biện kín


51

ĐHQGHN, các đơn vị thành viên, Hội đồng thẩm định

5.2.11 BM.KHCN.01.07 BM.KHCN.01.08

Ban KHCN, Ban KHTC, Phòng Tài vụ, Tổ thẩm định tài chính

5.2.12

Cá nhân, tổ chức được lựa chọn.

5.2.13

Giám đốc 5.2.14

Cá nhân, tổ chức được lựa chọn. Ban KHCN

5.2.15

5.2. Mô tả

Stt Nội dung công việc

Người/đơn vị thực hiện

Sản phẩm Tiêu chuẩn, tài liệu

hướng dẫn, thời gian hoàn thành

5.2.1 Đề xuất chủ đề nghiên cứu

Lập đề xuất chủ đề nghiên cứu

Cá nhân và tổ chức, Ban KHCN

Phiếu đề xuất theo mẫu BM.KHCN.01.01

Hướng dẫn 31/KHCN ngày 07/01/2010

5.2.2 Thành lập và thống nhất danh sách các chủ đề nghiên cứu

- Tiến hành xét chọn các chủ đề nghiên cứu theo đề xuất của các cá nhân, tổ chức.

- Đề xuất các chủ đề nghiên cứu bổ sung (nếu có).

Hội đồng ngành/liên ngành, Ban KHCN

Danh sách các đề tài, dự án KHCN của năm

BM.KHCN.01.02

- Quy chế hoạt động của hội đồng ngành, liên ngành theo Quyết định số 2721/QĐ-KHCN ngày 06/8/2009 của Giám đốc ĐHQGHN;

- Hướng dẫn 31/KHCN ngày 07/01/2010

Đề tài/dự án nhóm A

Đề tài/dự án nhóm B

Thẩm định thuyết minh đề cương theo Hội đồng thẩm định

Thẩm định tài chính

Triển khai và lưu hồ sơ

Phê duyệt đề tài/dự án

Chỉnh sửa


52





5.2.3 Thông báo các chủ đề nghiên cứu tới các đơn vị và cá nhân

- Lập công văn thông báo danh sách các chủ đề nghiên cứu tới các đơn vị, cá nhân trong ĐHQGHN làm đề cương chi tiết

Ban KHCN, các đơn vị

Danh sách các đề tài/dự án KHCN được lựa chọn để viết thuyết minh đề cương BM.KHCN.01.02


5.2.4 Lập thuyết minh đề cương

Lập thuyết minh đề cương căn cứ vào đề bài của hội đồng ngành/liên ngành.

Cá nhân, tổ chức. Thuyết minh đề cương BM.KHCN.01.0; BM.KHCN.01.04

- Hướng dẫn 31/KHCN ngày 07/01/2010 - Thông tư liên tịch số 44/2007/TTLT-BTC-BKHCN ngày 07/5/2007 của Bộ Tài chính và Bộ KHCN về Hướng dẫn định mức xây dựng và phân bổ dự toán kinh phí đối với các đề tài, dự án khoa học và công nghệ có sử dụng ngân sách nhà nước - Công văn thông báo ở mục 5.2.3

5.2.5 Tổng hợp, thẩm định sơ bộ thuyết minh đề cương

Tổng hợp, thẩm định sơ bộ và xin ý kiến Chủ tịch hội đồng ngành/liên ngành giới thiệu phản biện kín đề tài

Ban KHCN - Danh mục đề tài/ dự án và phản biện kín dự kiến

5.2.6 Phản biện kín

Trên cơ sở tư vấn, giới thiệu của Chủ tịch Hội đồng ngành/liên ngành, Ban KHCN gửi thuyết minh đề cương xin ý kiến phản biện kín

- Chủ tịch Hội đồng ngành/liên ngành

- Các nhà khoa học được giới thiệu làm phản biện kín

- Ban KHCN

- Nhận xét của các nhà khoa học có uy tín về thuyết minh đề cương theo BM.KHCN.01.05

- Quy chế hoạt động của hội đồng ngành, liên ngành theo Quyết định số 2721/QĐ-KHCN ngày 06/8/2009 của Giám đốc ĐHQGHN; - Hướng dẫn 31/KHCN ngày 07/01/2010


53





5.2.7 Tổng hợp các nhận xét của phản biện kín

Tổng hợp, thẩm định sơ bộ phản biện đề cương theo từng hội đồng ngành/liên ngành

Ban KHCN (chuyên viên chuyên trách)

Bản nhận xét của các chuyên gia phản biện BM.KHCN.01.05

5.2.8 Xét chọn

Hội đồng ngành/liên ngành họp, xem xét tuyển chọn bằng chấm điểm các thuyết minh đề cương chi tiết và xếp theo thứ tự ưu tiên.

- Hội đồng ngành/liên ngành họp. - Ban KHCN

- Bảng kết quả chấm điểm các thuyết minh đề cương theo BM.KHCN.01.06 - Góp ý, chỉnh sửa các thuyết minh đề cương chi tiết.


5.2.9 Thông báo kết quả

- Căn cứ đề xuất của Hội đồng ngành/liên ngành, Giám đốc ĐHQGHN lựa chọn những đề tài đủ tiêu chuẩn để thông báo cho chủ trì đề tài chỉnh sửa thuyết minh đề cương theo góp ý của Hội đồng

- Giám đốc - Ban KHCN, các đơn vị

- Công văn thông báo các tổ chức, cá nhân được lựa chọn hoàn chỉnh thuyết minh đề cương đề tài/dự án KHCN


5.2.10 Chỉnh sửa, bổ sung thuyết minh đề cương theo góp ý của hội đồng ngành/liên ngành

- Các tổ chức, cá nhân chỉnh sửa thuyết minh đề cương theo góp ý của Hội đồng ngành/liên ngành (xem biên bản họp Hội đồng ngành/liên ngành tại Ban KHCN)

- Ban KHCN, các tổ chức, cá nhân theo thông báo.

- Thuyết minh đề cương được chỉnh sửa theo góp ý của Hội đồng ngành/liên ngành


- Công văn thông báo ở mục 5.2.9

5.2.11 Thẩm định thuyết minh đề cương ở hội đồng thẩm định

- Đối với đề tài/dự án nhóm A: ĐHQGHN thành lập Hội đồng thẩm định TMĐC.

Hội đồng thẩm định, Ban KHCN, các đơn vị chủ trì.

- Biên bản họp Hội đồng thẩm định. BM.KHCN.01.07;



54





- Đối với đề tài/dự án nhóm B: ĐHQGHN ủy quyền cho thủ trưởng đơn vị chủ trì thành lập Hội đồng thẩm định TMĐC.

BM.KHCN.01.08;

5.2.12 Thẩm định tài chính

ĐHQGHN thành lập Tổ thẩm định tài chính các đề tài/dự án.

Tổ thẩm định tài chính, Ban KHCN, Ban KHTC, VP

- Biên bản họp Tổ thẩm định tài chính


5.2.13 Chỉnh sửa

- Căn cứ vào kết quả họp Hội đồng thẩm định và Tổ thẩm định tài chính, Ban KHCN trình Giám đốc danh sách các đề tài/dự án được hoàn chỉnh để phê duyệt và thông báo đến các tổ chức, cá nhân chủ trì. - Các tổ chức, cá nhân hoàn thiện TMĐC theo kết luận của Hội đồng thẩm định và Tổ thẩm định tài chính

- Ban KHCN, các đơn vị chủ trì, các tổ chức, cá nhân

- Tờ trình - TMĐC hoàn chỉnh - Công văn thông báo


5.2.14 Phê duyệt đề tài/dự án

Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt các đề tài/ dự án.

- Giám đốc ĐHQGHN - Ban KHCN - Chủ trì đề tài/ dự án

Quyết định + TMĐC được phê duyệt


5.2.15 Triển khai và lưu hồ sơ

- Các chủ trì triển khai đề tài/dự án theo quyết định và đề cương đã được phê duyệt - ĐHQGHN trực tiếp quản lý các đề tài/dự án nhóm A. - ĐHQGHN ủy quyền cho đơn vị chủ trì quản lý trực tiếp các đề tài/dự án nhóm B.

- Ban KHCN, các đơn vị chủ trì, các chủ trì đề tài/dự án

Hồ sơ đề tài/ dự án


55

6. HỒ SƠ

STT Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu

1 Danh sách các chủ đề nghiên cứu do các tổ chức, cá nhân trong ĐHQGHN đề xuất

Ban KHCN 5 năm

2 Biên bản họp thành lập và thống nhất danh sách các chủ đề nghiên cứu của Hội đồng ngành/liên ngành.

Ban KHCN 5 năm

3 Công văn thông báo các chủ đề nghiên cứu để viết thuyết minh đề cương

Ban KHCN 5 năm

4

- Giới thiệu phản biện kín của Chủ tịch Hội đồng ngành/liên ngành. - Phiếu nhận xét thuyết minh đề cương của phản biện kín. - Biên bản họp Hội đồng ngành/liên ngành thẩm định thuyết minh đề cương. - Bảng điểm chấm thuyết minh đề cương của Hội đồng ngành/liên ngành - Công văn thông báo hoàn chỉnh đề cương đề tài.

Ban KHCN

5 năm

5

- Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định (đánh giá, xét duyệt) thuyết minh đề cương đề tài loại A/B. - Biên bản họp Hội đồng thẩm định thuyết minh đề cương đề tài loại A/B. - Biên bản họp Tổ thẩm định tài chính các đề tài nhóm A/B - Tờ trình xin phê duyệt danh sách các đề tài nhóm A/B được hoàn thiện để trình Giám đốc phê duyệt. - Công văn thông báo danh sách các đề tài nhóm A/B được hoàn thiện để trình Giám đốc phê duyệt. - Quyết định thành lập và bổ nhiệm chủ nhiệm đề tài nhóm A/B.

Ban KHCN

5 năm

Hồ sơ lưu tại Ban trong vòng 1 năm trước khi chuyển sang Lưu trữ cơ quan.

7. PHỤ LỤC

- BM.KHCN.01.01: Phiếu đăng ký đề tài NCKH cấp ĐHQGHN – Mẫu 01/KHCN (Kèm theo Hướng dẫn số 31/KHCN ngày 07/01/2010).

- BM.KHCN.01.02: Danh mục đề tài dự án KHCN cấp ĐHQGHN ngành... để viết thuyết minh đề cương thực hiện trong năm.... - Mẫu 02/KHCN (Kèm theo Hướng dẫn số 31/KHCN ngày 07/01/2010).

- BM.KHCN.01.03: Thuyết minh đề cương đề tài nghiên cứu KHCN cấp ĐHQGHN - Mẫu 03A/KHCN (Kèm theo Hướng dẫn số 31/KHCN ngày 07/01/2010).

- BM.KHCN.01.04: Lý lịch khoa học – Mẫu 03B/KHCN (Kèm theo Hướng dẫn số 31/KHCN ngày 07/01/2010).


56

- BM.KHCN.01.05: Ý kiến nhận xét TMĐC đăng ký tuyển chọn, xét chọn tổ chức/cá nhân chủ trì đề tài KHCN cấp ĐHQGHN (dành cho phản biện kín) - Mẫu 04A/KHCN (Kèm theo Hướng dẫn số 31/KHCN ngày 07/01/2010).

- BM.KHCN.01.06: Phiếu chấm điểm đề cương đề tài KHCN cấp ĐHQGHN năm.... - Mẫu 04B/KHCN (Kèm theo Hướng dẫn số 31/KHCN ngày 07/01/2010).

- BM.KHCN.01.07: Ý kiến nhận xét TMĐC đăng ký tuyển chọn, xét chọn tổ chức/cá nhân chủ trì đề tài KHCN cấp ĐHQGHN (dành cho ủy viên phản biện và ủy viên của Hội đồng khoa học) - Mẫu 05A/KHCN (Kèm theo Hướng dẫn số 31/KHCN ngày 07/01/2010).

- BM.KHCN.01.08: Phiếu đánh giá TMĐC đăng ký tuyển chọn, xét chọn tổ chức/cá nhân chủ trì đề tài KHCN cấp ĐHQGHN (dành cho chuyên gia và ủy viên của Hội đồng khoa học) - Mẫu 05B/KHCN (Kèm theo Hướng dẫn số 31/KHCN ngày 07/01/2010).


57


QUY TRÌNH

THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT DỰ ÁN ĐẦU TƯ Ở ĐHQGHN

QT.KHCN.02


Họ và tên Vũ Thị Mai Phương PGS.TS. Nguyễn Thế Bình PGS.TS. Phạm Trọng Quát

Ký


58


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục sửa đổi

Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi


59

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất quá trình thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư trang thiết bị ở Đại học Quốc gia Hà Nội.


Áp dụng cho tất cả các dự án đầu tư ở Đại học Quốc gia Hà Nội.


- Hướng dẫn số 1658/HD-KHCN-KHTC ngày 04/6/2010 của Giám đốc ĐHQGHN về Xây dựng và thực hiện dự án đầu tư ở ĐHQGHN;


- Đại học Quốc gia Hà Nội: ĐHQGHN

- Ban Khoa học Công nghệ: Ban KHCN

- VP: Văn phòng

- Ban Quản lý và Phát triển dự án: Ban QL&PTDA

- Đơn vị: Văn phòng, các ban chức năng và các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN.


60


5. 1. Lưu đồ


Các đơn vị

5.2.1

BM.KHCN.03.01

Ban KHCN

5.2.2

Ban Giám đốc 5.2.3

Ban Giám đốc,

Ban KHCN

5.2.4

BM.KHCN.03.02

Hội đồng thẩm định dự án

5.2.5 BM.KHCN.03.03 BM.KHCN.03.04

Các đơn vị được lựa chọn

5.2.6

Ban Giám đốc

5.2.7

BM.KHCN.03.05

BM.KHCN.03.06

Đơn vị thụ hưởng,

Ban KHCN,

Ban QL&PTDA

- 5.2.8

5.2. Mô tả

Stt Nội dung công việc Người/đơn vị thực hiện



5.2.1 Đề xuất dự án đầu tư

Các đơn vị đề xuất dự án từ nhu cầu thực tiễn của công tác đào tạo, NCKH, phát triển đội ngũ cán bộ, hiện đại hóa cơ sở vật chất,...

Các đơn vị thuộc ĐHQGHN; Ban QL&PTDA

Dự án đầu tư theo BM.KHCN.03.01

- Hướng dẫn số 1658/HD-KHCN-KHTC ngày 04/6/2010;

Triển khai dự án, lưu hồ sơ

Thông qua

Đề xuất dự án đầu tư

Phê duyệt

Thẩm định dự án

Tổng hợp

Hoàn thiện dự án theo góp ý của Hội đồng

Ra quyết định thành lập Hội đồng thẩm định dự án


61




5.2.2 Tổng hợp

Trên cơ sở các đề xuất của đơn vị, Ban KHCN tổng hợp, thẩm định sơ bộ (nếu cần có thể tổ chức hội thảo lấy ý kiến đóng góp xây dựng dự án hoặc thuê chuyên gia đánh giá sơ bộ) và trình Giám đốc phương án lựa chọn các dự án để đưa vào thẩm định.

Ban KHCN Tờ trình phương án lựa chọn các dự án được thành lập hội đồng thẩm định.

5.2.3 Thông qua

Giám đốc xem xét, thông qua các dự án được tiến hành thẩm định

Ban Giám đốc

Danh sách các dự án được chỉ định thành lập Hội đồng thẩm định.

5.2.4 Ra quyết định thành lập Hội đồng thẩm định dự án

Ban KHCN dự thảo quyết định thành lập Hội đồng thẩm định các dự án trình Giám đốc phê duyệt

Ban KHCN Giám đốc

Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định theo BM.KHCN.03.02


5.2.5 Thẩm định dự án

- Ban KHCN tổ chức họp hội đồng thẩm định dự án: Thẩm định chuyên môn; thẩm định tài chính

Ban KHCN Hội đồng thẩm định

- Biên bản họp hội đồng theo BM.KHCN.03.03 - Phiếu đánh giá dự án đầu tư BM.KHCN.03.04

5.2.6 Hoàn thiện dự án theo góp ý của Hội đồng

- Những dự án được Hội đồng thông qua có sửa chữa hoặc thông qua hoàn thiện lại dự án theo góp ý của Hội đồng để trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt. - Những dự án Hội đồng không thông qua sẽ bị loại.

Ban KHCN Dự án hoàn thiện.

5.2.7 Phê duyệt

- Kiểm tra lại dự án, xem xét những chỉnh sửa về mặt tài chính của dự án. - Kiểm tra lại dự án theo góp ý của Hội đồng

Ban KHTC Ban KHCN

Quyết định phê duyệt dự án theo BM.KHCN.03.05;



62




- Làm Tờ trình và Quyết định trình Giám đốc xem xét, phê duyệt dự án

Ban KHCN

5.2.8 Triển khai dự án, lưu hồ sơ

- Triển khai dự án - Lưu hồ sơ

Đơn vị Ban KHCN, Ban KHTC Ban QL&PTDA

6. HỒ SƠ


1 Công văn xin phê duyệt dự án, Quyển dự án Ban KHCN 5 năm

2 Tờ trình của Ban KHCN về việc thẩm định sơ bộ các dự án. Phương án phê duyệt của Giám đốc

Ban KHCN 5 năm

3 Quyết định thành lập Hội đồng Ban KHCN 5 năm

4 Biên bản họp Hội đồng thẩm định dự án Ban KHCN 5 năm

5 Quyết định phê duyệt dự án Ban KHCN, Ban KHTC, đơn vị thụ hưởng dự án

5 năm

Hồ sơ được lưu tại Ban KHCN trong vòng 1 năm trước khi chuyển Lưu trữ cơ quan.

7. PHỤ LỤC

- BM.KHCN.03.01: Mẫu dự án đầu tư trang thiết bị - Phụ lục 3 (Kèm theo Hướng dẫn số 1658/HD-KHCN-KHTC ngày 04/6/2010).

- BM.KHCN.03.02: Mẫu quyết định thành lập hội đồng thẩm định dự án đầu tư trang thiết bị.

- BM.KHCN.03.03: Mẫu biên bản họp hội đồng thẩm định dự án

- BM.KHCN.03.04: Mẫu phiếu đánh giá dự án đầu tư trang thiết bị

- BM.KHCN.03.05: Mẫu quyết định phê duyệt dự án - Phụ lục 5 (Kèm theo Hướng dẫn số 1658/HD-KHCN-KHTC ngày 04/6/2010).


63

(BM.KHCN.02.02)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ-KHCN

Hà Nội, ngày tháng năm 20…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Hội đồng thẩm định dự án

GIÁM ĐỐC ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Căn cứ Nghị định số 07/2001/NĐ-CP ngày 1 tháng 2 năm 2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia;

Căn cứ vào Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia được ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12 tháng 2 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Xét Công văn số ................ ngày 19/5/2010 của .............. về việc đề nghị phê duyệt dự án;

Xét đề nghị của ông Trưởng ban Khoa học Công nghệ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Thành lập Hội đồng khoa học thẩm định dự án “....................”. Hội đồng gồm 07 thành viên (có danh sách kèm theo).

Điều 2. Hội đồng có trách nhiệm thẩm định dự án nói trên để trình Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội phê duyệt và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng Ban Khoa học Công nghệ, ….. (Thủ trưởng đơn vị đề xuất dự án) và các thành viên trong Hội đồng có trách nhiệm thi hành quyết định này./.

KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT, KHCN, P9.


64

DANH SÁCH

Thành viên Hội đồng thẩm định dự án

(Kèm theo Quyết định số /KHCN, ngày tháng …. năm 20…)

1. GS. Nguyễn Văn A, Trường ……………… Chủ tịch HĐ

2. ……………… Ủy viên Thư ký

3. ………………. Phản biện 1

4. ………………. Phản biện 2

5. ………………. Uỷ viên

6. ……………….. Uỷ viên

7. ………………. Uỷ viên

(Danh sách gồm có 07 người)


65

(BM.KHCN.03.03)


BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG KHOA HỌC THẨM ĐỊNH DỰ ÁN

1. Tên dự án

2. Nơi đề xuất

3. Quyết định thành lập Hội đồng: ………/QĐ-KHCN ngày …/…/20….

4. Ngày họp Hội đồng: …/…./…. tại Phòng …………………

5. Danh sách thành viên Hội đồng:

1. GS. Nguyễn Văn A, Trường ……………….. Chủ tịch HĐ

2. ………………… Ủy viên Thư ký

3. ………………… Phản biện 1

4. ………………. Phản biện 2

5. ………………. Uỷ viên

6. ……………….. Uỷ viên

7. …………………… Uỷ viên

a. Có mặt: người

b. Vắng mặt: người

................................................................................................................................

................................................................................................................................

6. Khách mời: cùng dự với Hội đồng có

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

7. Người trình bày dự án:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................


66

8. Phần thảo luận:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

9. Kết quả bỏ phiếu:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

10. Kết luận của Chủ tịch Hội đồng:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Thư ký Hội đồng Chủ tịch Hội đồng


67

(BM.KHCN.03.04)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU ĐÁNH GIÁ THẨM ĐỊNH DỰ ÁN

(Hội đồng thành lập ngày ../../20.. theo Quyết định thành lập số …/QĐ-KHCN ngày ../../20..)

Tên dự án: …………………………

Đơn vị đề xuất: ………………….

Đồng ý thông qua dự án

Đồng ý thông qua dự án có sửa chữa

Không đồng ý thông qua dự án

(Ghi chú: gạch bỏ phần không thích hợp)

Ý KIẾN NHẬN XÉT KHÁC:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Hà Nội, ngày…tháng ….năm 20..

Người đánh giá


68


QUY TRÌNH QUẢN LÝ, CẤP PHÁT PHÔI BẰNG

SAU ĐẠI HỌC

QT.KHCN.03


Họ và tên Lê Nữ Quỳnh Nga Vũ Văn Đạt

GS. Nguyễn Cao Huần PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


69


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □




70

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất quá trình quản lý, cấp phát phôi bằng sau đại học của Đại học Quốc gia Hà Nội.


Quy trình này được áp dụng đối với việc quản lý cấp phát phôi bằng bậc đào tạo sau đại học bao gồm:

- Phôi bằng tiến sỹ do Giám đốc ĐHQGHN ký.

- Phôi bằng thạc sỹ do Giám đốc ký.

- Phôi bằng thạc sỹ do Hiệu trưởng các trường đại học trực thuộc ký.

3.TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Quy định về tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN (ban hành theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN);

- Quy chế đào tạo sau đại học ở Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 3810/KHCN ngày 10 tháng 10 năm 2007 của Giám đốc ĐHQGHN;

- Quy định về văn bằng chứng chỉ của ĐHQGHN (ban hành theo Quyết định số 1011/ĐT ngày 12/3/2008 của Giám đốc ĐHQGHN);


4.1.Thuật ngữ:

- Các đơn vị: là các trường đại học thành viên, các khoa, các viện nghiên cứu các trung tâm... trực thuộc ĐHQGHN.

4.2. Chữ viết tắt:




- Ban ĐT: Ban Đào tạo


- HVCH: Học viên cao học

- NCS: Nghiên cứu sinh

- Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN.


71


5.1 Quá trình tiếp nhận và quản lý phôi bằng sau đại học.

5.1.1. Lưu đồ


Ban KHCN, VP, Ban ĐT

5.1.2.1 - Tờ trình đề nghị in số lượng phôi bằng theo từng chủng loại

Giám đốc 5. 1.2.2

Ban ĐT, KHCN, VP

5.1.2.3.

Ban KHCN (Cán bộ được phân công)

Ban KHCN (Lãnh đạo)

Ban KHCN (Cán bộ được phân công)

5.1.2.4 Biên bản giao hàng theo mẫu của nhà in

Ban KHCN 5.1.2.5 BM.KHCN.03.01 BM.KHCN.03.05

Ban KHCN 5.1.2.6 5.1.2.7

Giám đốc Ban KHCN, Ban thanh tra

5.1.2.8 BM.KHCN.03.02

Giám đốc 5.1.2.9

Ban KHCN Ban thanh tra

5.1.2.10 BM.KHCN.03.03

Ban KHCN 5.1.2.11

In phôi bằng

Lập kế hoạch

Phê duyệt in

Kiểm tra

Nhập kho

Tiếp nhận phôi bằng

Kiểm kê định kỳ

Lưu hồ sơ

Thành lập Tổ công tác hủy phôi bằng

Phôi bằng sai hỏng

Phôi bằng tốt

Hủy phôi bằng

Phê duyệt huỷ


72

5.1.2. Mô tả quá trình tiếp nhận và quản lý phôi bằng sau đại học

5.1.2.1. Lập kế hoạch

Hàng năm, Ban KHCN phối hợp với Ban ĐT và VP thống kê số lượng phôi bằng đã phát, số lượng còn tồn kho, dự kiến số phôi bằng cần sử dụng trong năm, xác định số lượng phôi bằng cần in ( số Seri và số lượng phôi bằng), VP lo kinh phí, lập tờ trình GĐ phê duyệt.

5.1.2.2. Phê duyệt in phôi bằng

GĐ phê duyệt kế hoạch in phôi bằng.

5.1.2.3. In phôi bằng

Ban ĐT phối hợp với VP ký hợp đồng in phôi bằng với Nhà in Ngân hàng.

5.1.2.4. Tiếp nhận phôi bằng

Ban KHCN tiếp nhận các loại phôi bằng: thạc sỹ, tiến sỹ sau khi in phôi. Cán bộ được phân công và lãnh đạo ban kiểm tra chất lượng phôi bằng, ký nhận biên bản bàn giao theo mẫu của nhà in giữa đại diện Nhà in và đại diện lãnh đạo Ban KHCN, nhập kho vào két tại Ban KHCN.

5.1.2.5. Kiểm kê định kỳ

Tháng 12 hàng năm, Ban KHCN kiểm kê, đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế:

+ Số lượng các phôi bằng tốt

+ Số lượng các phôi bằng sai hỏng

Biểu mẫu BM.KHCN.03.01.


5.1.2.6. Phôi bằng tốt

Phôi bằng tốt là phôi bằng đảm bảo chất lượng sau khi đã loại bỏ những phôi bằng sai hỏng. Nhập kho trở lại

5.1.2.7. Phôi bằng sai hỏng

Phôi bằng sai hỏng có thể do quá trình in ấn, phê duyệt... tại các đơn vị xin cấp phát - đã gửi về ban KHCN để xin bổ sung, hỏng do quá trình bảo quản (mối mọt, ẩm ướt...) sau đó thành lập tổ công tác huỷ phôi bằng cần hủy bỏ.

5.1.2.8. Thành lập tổ công tác huỷ phôi bằng

Căn cứ vào số phôi bằng sai hỏng Ban KHCN phối hợp với Ban Thanh tra dự thảo quyết định thành lập tổ công tác hủy phôi bằng (kèm theo số liệu kiểm kê phôi bằng sai hỏng xin được huỷ) trình GĐ ĐHQGHN phê duyệt.

Thành phần tổ công tác huỷ phôi bằng bao gồm:


73

- Đại diện lãnh đạo Ban KHCN

- Chuyên viên phụ trách SĐH

- Đại diện Ban Thanh tra


5.1.2.9. Phê duyệt huỷ phôi bằng

GĐ phê duyệt kế hoạch huỷ phôi bằng.

5.1.2.10. Huỷ phôi bằng

“Tổ công tác hủy phôi bằng” căn cứ vào số lượng phôi bằng sai hỏng thực tế và tiến hành hủy phôi bằng theo ý kiến chỉ đạo của GĐ ĐHQGHN, lập biên bản hủy phôi bằng theo mẫu BM.KHCN.03.03.

5.1.2.11. Lưu hồ sơ

Hồ sơ (như mục 6) huỷ phôi bằng lưu tại tủ hồ sơ Ban KHCN.

5.2. Quá trình cấp phát phôi bằng

5.2.1. Lưu đồ


Ban KHCN (Cán bộ phụ trách)

5.2.2.1



5.2.2.2 BM.KHCN.03.03

Lãnh đạo Ban KHCN

5.2.2.3

Ban KHCN Các đơn vị

5.2.2.4 BM.KHCN.03.04

Ban KHCN -

5.2.2.5 Lưu hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ xin cấp phát phôi bằng

Cấp phát cho các đơn vị

Kiểm tra và tổng hợp hồ sơ

Phê duyệt

Lập phiếu cấp phát phôi bằng sau đại học


74

5.2.2. Mô tả Quá trình cấp phát phôi bằng

5.2.2.1. Tiếp nhận hồ sơ xin cấp phát phôi bằng

Hàng năm, Ban KHCN tiến hành 2 đợt tiếp nhận hồ sơ xin cấp phát phôi bằng từ các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN gửi lên ( tháng 4 và tháng 9), những trường hợp khác do Trưởng Ban KHCN quyết định.

5.2.2.2. Kiểm tra và tổng hợp hồ sơ

Chuyên viên chuyên trách kiểm tra hồ sơ xin cấp phôi bằng theo đúng quy chế đào tạo SĐH gồm:

- Công văn đề nghị của đơn vị xin cấp phôi bằng

- Quyết định công nhận học vị và cấp bằng thạc sỹ, tiến sỹ

- Quyết định trúng tuyển của học viên.

- Danh sách học viên năm thứ nhất.

- Giấy nộp tiền BM.KHCN.03.06.

Sau khi kiểm tra đầy đủ các thông tin, chuyên viên tổng hợp và ghi vào phiếu cấp phát phôi bằng SĐH theo mẫu BM.KHCN.03.03 và trình Trưởng ban KHCN

5.2.2.3. Phê duyệt

Trưởng Ban KHCN xem xét “phiếu cấp phát phôi bằng” và ký duyệt.

5.2.2.4. Cấp phát cho các đơn vị

Cán bộ phụ trách thực hiện cấp phát “Phôi bằng” cho các đơn vị theo ý kiến phê duyệt của Trưởng ban, cập nhật vào Sổ theo dõi cấp phát phôi bằng theo mẫu BM.KHCN.03.04.

5.2.2.5. Lưu hồ sơ

Hồ sơ (như mục 6) lưu tại tủ hồ sơ (két sắt) Ban KHCN.

5.3. Tổng kết, rút kinh nghiệm

Cuối năm (tháng 12) cán bộ phụ trách có trách nhiệm tổng hợp kiểm tra số liệu phôi bằng còn tồn lại, đã cấp, sai hỏng BM.KHCN.03.01, BM.KHCN.03.05 và kinh phí các đơn vị đã nộp, lập báo cáo trình trưởng Ban KHCN để làm số liệu giao ban khi cần.


75

6. HỒ SƠ

TT Hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu

1 Công văn xin cấp phôi bằng sau đại học Tủ Hồ sơ – Ban KHCN

05 năm

2 Quyết định công nhận học vị và cấp Bằng thạc sỹ

Tủ Hồ sơ – Ban KHCN

05 năm

3 Quyết định công nhận học viên cao học Tủ Hồ sơ – Ban KHCN

05 năm

4 Danh sách học viên năm đầu Tủ Hồ sơ – Ban KHCN

05 năm

5 Phôi bằng in hỏng Tủ Hồ sơ – Ban KHCN

01 năm

6 Giấy nộp tiền Tủ Hồ sơ – Ban KHCN

05 năm

7 Biên bản kiểm kê phôi bằng Tủ Hồ sơ – Ban KHCN

05 năm

8 Quyết định thành lập tổ công tác huỷ phôi bằng sau đại học in hỏng năm….. của ĐHQGHN.


05 năm

9 Biên bản huỷ phôi bằng


05 năm

10 PhiÕu cÊp ph¸t ph«i b»ng sau ®¹i häc


05 năm

11 Sổ theo dõi cấp phát phôi bằng


05 năm

Hồ sơ gốc lưu 01 năm tại Ban KHCN và được chuyển về bộ phận Văn thư – Lưu trữ bắt đầu từ năm thứ 2 trở đi.

7. PHỤ LỤC


76

(BM,KHCN.03.01)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số……………./KHCN

Hà Nội, ngày ............tháng...........năm...................

BIÊN BẢN KIỂM KẾ PHÔI BẰNG

1. Phôi bằng tốt

Phôi bằng thạc sỹ Phôi bằng tiến sỹ

Giám đốc ký Hiệu trưởng ký

Số lượng Từ Seri đến Seri Năm nhập Số lượng Từ Seri đến Seri Năm nhập Số lượng Từ Seri đến Seri Năm nhập

2. Phôi bằng sai hỏng

STT Loại bằng Số Seri Đơn vị gây ra hỏng Ngày nộp lại Ban KHCN Nguyên nhân hỏng

Tổng số …………………..

Biên bản làm thành 03 bản (01 bản trưởng ban lưu, 01 chuyên viên lưu, 01 phó trưởng ban phụ trách SĐH lưu).

Người kiểm kê Lãnh đạo Ban KHCN (Ký, ghi rõ họ và tên) (Ký, ghi rõ họ và tên)


77

(BM.KHCN.03.02)


Số: /KHCN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày tháng năm 20….

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Tổ Công tác huỷ phôi bằng sau đại học in hỏng năm 20… của Đại học Quốc gia Hà Nội



Căn cứ vào Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia được ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12 tháng 02 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy chế đào tạo sau đại học ở Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành theo Quyết định số 3810/KHCN ngày 10 tháng 10 năm 2007 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội;

Căn cứ ………………………

Theo đề nghị của Ông Trưởng ban Khoa học - Công nghệ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Thành lập Tổ Công tác huỷ phôi bằng sau đại học in hỏng năm 20…. của Đại học Quốc gia Hà Nội gồm các ông bà có tên sau:

1. …………………….., Trưởng ban Khoa học - Công nghệ Tổ trưởng

2. ……………………..., Phó trưởng ban Khoa học - Công nghệ Tổ viên

3. ………………………., Phó trưởng ban Thanh tra Tổ viên

4. ………………………, chuyên viên Ban Khoa học - Công nghệ Thư ký

Điều 2. Hội đồng có nhiệm vụ huỷ các phôi bằng sau đại học của Đại học Quốc gia Hà Nội đã in hỏng (có danh sách kèm theo) và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng, Trưởng Ban Khoa học - Công nghệ, Trưởng Ban Thanh tra và các thành viên Tổ Công tác nói trên có trách nhiệm thi hành quyết định này.

KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu VP, KHCN


78

(BM.KHCN.03.03)

BIÊN BẢN HỦY PHÔI BẰNG

Hà Nội, ngày ............tháng...........năm...............

Thời gian: ................................................................................................................................................................................... Địa điểm: ................................................................................................................................................................................... Thành phần:................................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................................................... Quyết định thành lập tổ hủy phôi bằng: ..................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................... Danh mục các phôi bằng SĐH được hủy trong năm ................................................. (theo mẫu đính kèm)

Thông tin in trên bằng Lý do hỏng STT Số CV đề nghị Đơn vị Số hiệu bằng

Họ và tên Ngày tháng

năm sinh

Tổng cộng:

Số phôi bằng thạc sỹ do Giám đốc ký.......................................................................

Số phôi bằng thạc sỹ do Hiệu trưởng ký..................................................................

Tổ trưởng Thư ký (Ký, ghi rõ họ và tên) (Ký, ghi rõ họ và tên)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Sè ……….. /KHCN


79

(BM.KHCN.03.04)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Số ……….. /KHCN

Ngày ……. tháng...... năm………..

PHIẾU CẤP PHÁT PHÔI BẰNG SAU ĐẠI HỌC

Đơn vị xin cấp phôi bằng: ………………………………………

Ngành học Loại bằng

xin cấp

Số lượng học

viên/NCS

Quyết định đầu vào

Quyết định công nhận tốt nghiệp

Danh sách năm đầu

Danh sách năm cuối

CV xin cấp phôi bằng

Ghi chú

Tổng

Ghi chú: Phiếu này không thay thế thủ tục ký nhận phôi bằng lưu trong sổ gốc cấp phát phôi bằng.

Kết luận: Đã kiểm tra hồ sơ xin cấp phôi bằng của đơn vị theo quy định hiện hành

Đề nghị lãnh đạo Ban xem xét và cấp cho đơn vị ....................................................

- ………………………… phôi bằng thạc sỹ.

- ………………………… phôi bằng tiến sỹ.

Ý kiến duyệt cấp của lãnh đạo Người cấp phôi bằng Người nhận Người thẩm định Hồ sơ (Ghi rõ số lượng và loại phôi bằng duyệt cấp) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)


80

(BM.KHCN.03.06)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ban Khoa học Công nghệ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY NỘP TIỀN

Ban Khoa học Công nghệ đề nghị Văn phòng thu của

Ông (bà): ……………………..

Đơn vị : ………………………………..

Lý do: Thu lệ phí cấp phát phôi bằng (theo tờ trình Giám đốc ngày …………….)

Số lượng bằng: ……………

Số tiền: ………. phôi bằng ThS x ……………đ = …………..00 (đồng)

………. phôi bằng TS x ……………..đ = …………..00 (đồng

Bằng chữ: …………… .

Hà Nội, ngày … tháng … năm 20…

Ý kiến lãnh đạo Ban Người nộp tiền Người đề nghị

(BM.KHCN.03.05)


Ban Khoa học Công nghệ

SỔ THEO DÕI CẤP PHÁT PHÔI BẰNG

STT Ngày cấp phát Đơn vị Số

lượng Seri

Người nhận

Người cấp phát

Ghi chú


81

STT Ngày cấp phát Đơn vị Số

lượng Seri

Người nhận

Người cấp phát

Ghi chú


82


83

CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁN BỘ


84


85


QUY TRÌNH

TUYỂN DỤNG, TIẾP NHẬN

CÁN BỘ, VIÊN CHỨC

QT.TCCB.01


Họ và tên Phạm Hùng Hiệp

TS. Trịnh Ngọc Thạch PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


86


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □





87

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định cách thức quản lý và thực hiện công tác tuyển dụng cán bộ tại Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, cung cấp đúng, đủ nguồn nhân lực cho Đại học Quốc gia Hà Nội.

2. PHẠM VI

Quy trình áp dụng cho việc quản lý và thực hiện công tác tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ, viên chức tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội và quản lý công tác tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ tại các đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.


- Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;

- Nghị định số 121/2006/NĐ-CP ngày 23/10/2006 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;

- Thông tư số 10/2004/2004/TT-BNV ngày 19/2/2004 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 116/2003/NĐ-CP của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;

- Thông tư số 74/2005/TT-BNV ngày 26/7/2005 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn một số Điều của Nghị định số 115/2003/NĐ-CP, Nghị định số 116/2003/NĐ-CP, Nghị định số 117/2003/NĐ-CP của Chính phủ về chế độ công chức dự bị, về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước; về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước;

- Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ về việc thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp;

- Thông tư số 15/2001/TT-BTCCBCP ngày 11/4/2001 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính, nhà nước, đơn vị sự nghiệp;

- Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức (Nghị định 24/2010/NĐ-CP);

- Quy định về tuyển dụng và đào tạo, bồi dưỡng giảng viên ở ĐHQGHN ban hành theo Quyết định số 1955/QĐ - TCCB ngày 16/11/2006 của Giám đốc ĐHQGHN (Quyết định 1955/QĐ - TCCB);

- Công văn số 1563/TCCB ngày 28/4/2008 của ĐHQGHN Hướng dẫn bổ sung một số điểm trong Quyết định số 1955/QĐ-TCCB (Công văn 1563/TCCB);


88

- Quy định về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế đối với các trường đại học thành viên ĐHQGHN ban hành kèm theo Quyết định số 426 /QĐ-TCCB ngày 28 tháng 01 năm 2010 của Giám đốc ĐHQGHN (Quyết định 426/QĐ-TCCB);

- Hướng dẫn công tác định biên, tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong ĐHQGHN số 1660 ngày 15/12/2005 của ĐHQGHN;

- Hướng dẫn tính định biên nhân lực ở các đơn vị được giao nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học ở ĐHQGHN số 1923/HD-ĐHQGHN ngày 28/6/2010 của ĐHQGHN;

- Hướng dẫn tuyển dụng viên chức trong ĐHQGHN số 1815/HD-ĐHQGHN ngày 18/6/2010 của ĐHQGHN.


ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội

VP: Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội

Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc, Văn phòng và các ban chức năng;

GĐ: Giám đốc


5.1. Quy trình điều chỉnh chỉ tiêu nhân lực

5.1.1. Lưu đồ

Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc/ Tài liệu

Đơn vị

5.1.2.1 BM.TCCB.01.01 Hướng dẫn 1923/HD-ĐHQGHN

Đơn vị, Ban TCCB, Ban ĐT, Ban KHTC, Ban KHCN, Khoa SĐH

5.1.2.2

Ban TCCB, Ban GĐ

5.2.2

Chuyên viên chuyên trách Ban TCCB

5.2.5 BM.TCCB.01.02

Làm công văn đề nghị

Trình Ban GĐ và Phê duyệt

Triển khai Quyết định và lưu hồ sơ

Xem xét và thẩm định


89

5.1.2 Mô tả





5.1.2.1 Làm công văn đề nghị

Làm công văn đề nghị ĐHQGHN điều chỉnh chỉ tiêu nhân lực khi đơn vị phát sinh nhu cầu công việc mới hoặc khi đơn vị cần tinh giản nhân lực.

Đơn vị Công văn của đơn vị BM.TCCB.01.01

Hướng dẫn tính định biên nhân lực ở các đơn vị được giao nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học ở ĐHQGHN số 1923/HD-ĐHQGHN ngày 28/6/2010 của ĐHQGHN

5.1.2.2 Xem xét và thẩm định

Xem xét và thẩm định công văn đề nghị của đơn vị. Trong trường hợp cần thiết, tổ chức họp với lãnh đạo đơn vị để thống nhất phương án.

Ban TCCB đầu mối,

Ban ĐT,

Khoa SĐH,

Ban KHTC,

Ban KHCN phối hợp

Công văn xác nhận có chữ ký của lãnh đạo các bộ phận liên quan

Trong vòng 15 ngày làm việc sau khi nhận được công văn.

5.1.2.3 Trình Ban Giám đốc và Phê duyệt

Trên cơ sở thống nhất giữa Ban TCCB, Ban ĐT, Khoa SĐH, Ban KHTC, Ban KHCN và đơn vị. Ban TCCB trình Ban GĐ Quyết định phê duyệt chỉ tiêu nhân lực.

Ban TCCB đầu mối,

Ban ĐT,

Khoa SĐH,

Ban KHTC,

Ban KHCN phối hợp

Dự thảo Quyết định có chữ ký tắt của lãnh đạo Ban

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi đã thống nhất với đơn vị.

Ban GĐ phê duyệt hoặc trao đổi lại với Ban TCCB khi cần thiết.

Ban GĐ, Ban TCCB, các đơn vị liên quan khác

Quyết định được ký hoặc Dự thảo Quyết định có bút phê trực tiếp của Ban GĐ yêu cầu phương hướng, cách thức triển khai tính lại nhu cầu nhân lực.

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi nhận được dự thảo quyết định của Ban TCCB.

5.1.2.4 Triển khai Quyết định và Lưu hồ sơ



Quyết định đựoc triển khai; hồ sơ được cập nhật.

BM.TCCB.01.02


90

5.2. Quy trình tuyển dụng cán bộ viên chức

5.2.1. Lưu đồ

Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc/

Tài liệu

Đơn vị

5.2.2.1 BM.TCCB.01.03 BM.TCCB.01.04 HD.TCCB.01.01

Ban TCCB, đơn vị 5.2.2.2

GĐ, Ban TCCB

5.2.2.3

Đơn vị 5.2.2.4 BM.TCCB.01.05 BM.TCCB.01.06 BM.TCCB.01.07 BM.TCCB.01.08 BM.TCCB.01.09 BM.TCCB.01.10 BM.TCCB.01.11

Đơn vị, Ban TCCB, GĐ 5.2.2.5

Đơn vị, Ban TCCB, GĐ, các bộ phận liên quan

5.2.2.6 BM.TCCB.01.12 BM.TCCB.01.13 BM.TCCB.01.14


5.2.2.7 BM.TCCB.01.15

Làm công văn xin phê duyệt kế hoạch tuyển dụng

Phê duyệt kế hoạch

Triển khai quyết định và

lưu hồ sơ

Xem xét và thẩm định

Triển khai theo kế hoạch đã được phê duyệt

Công nhận kết quả tuyển dụng

Ký hợp đồng và làm các thủ tục đối với cán bộ, viên

chức mới


91

5.2.2. Mô tả





5.2.2.1 Làm công văn xin phê duyệt kế hoạch

Làm công văn đề nghị văn xin phê duyệt kế hoạch tuyển dụng.

Đơn vị Công văn của đơn vị Kèm theo Bản mô tả công việc của từng vị trí được tuyển dụng

BM.TCCB.01.03 BM.TCCB.01.04 HD.TCCB.01.01 Chuyên viên chuyên trách Ban TCCB hướng dẫn đơn vị làm công văn đề nghị trong các trường hợp cần thiết

5.1.2.2 Xem xét và thẩm định

Xem xét và thẩm định công văn đề nghị của đơn vị. Trong trường hợp cần thiết, tổ chức họp với lãnh đạo đơn vị để thống nhất phương án.

Ban TCCB Biên bản cuộc họp giữa Ban TCCB và đơn vị hoặc công văn/email/ điện thoại trả lời.

Trong vòng 15 ngày làm việc sau khi nhận được công văn.

5.1.2.3 Trình Ban Giám đốc và Phê duyệt

Trên cơ sở thống nhất giữa Ban TCCB và đơn vị, Ban TCCB trình GĐ phê duyệt kế hoạch tuyển dụng.

Ban TCCB Kế hoạch tuyển dụng Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi đã thống nhất với đơn vị.

Ban GĐ phê duyệt hoặc trao đổi lại với Ban TCCB khi cần thiết.

Ban GĐ, Ban TCCB

Kế hoạch được GĐ phê duyệt trực tiếp.

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi Ban TCCB trình.

5.2.2.4 Triển khai theo kế hoạch đã được phê duyệt

Triển khai kế hoạch đã được phê duyệt, các nội dung chính bao gồm:

- Quyết định thành lập HĐ tuyển dụng;

- Thông báo trên website của đơn vị và trên phương tiện thông tin đại chúng.

- Tiếp nhận hồ sơ ứng viên.

Đơn vị/ Ban TCCB, VP và các ban chức năng đối với tuyển dụng tại CQ ĐHQGHN

Theo như nội dung của công văn đề nghị kế hoạch tuyển dụng đã được Giám đốc phê duyệt.

Theo như nội dung của công văn đề nghị kế hoạch tuyển dụng đã được Giám đốc phê duyệt.

BM.TCCB.01.05 (QĐ)

BM.TCCB.01.06

(Sổ nhận hồ sơ)

BM.TCCB.01.07

(biên bản thẩm định hồ sơ)


92





- Trình ĐHQGHN thẩm định danh sách ứng viên.

- Hoàn thiện hồ sơ các ứng viên và các thủ tục liên quan khác theo yêu cầu của ĐHQGHN.

- Tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển

- Họp hội đồng tuyển dụng và ra kết luận.

BM.TCCB.01.08

(mẫu cho điểm của người chấm thi)

BM.TCCB.01.09

(kết luận của hội đồng)

BM.TCCB.01.10

(kết quả thi)

BM.TCCB.01.11

(kết quả trúng tuyển)

5.2.2.5 Công nhận kết quả tuyển dụng

Gửi toàn bộ hồ sơ và kết quả tuyển dụng tới ĐHQGHN

Đơn vị Tất cả hồ sơ của bước 5.2.2.4 được gửi tới Ban TCCB.

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi kết thúc tuyển dụng

Phê duyệt kết quả tuyển dụng

Ban TCCB, GĐ

Quyết định công nhận kết quả tuyển dụng

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi Ban TCCB trình

5.2.2.6 Ký hợp đồng và làm các thủ tục đối với cán bộ, viên chức mới

Thông báo tới người trúng tuyển bằng điện thoại, email, thư

Chuyên viên phụ trách tuyển dụng hoặc thư ký hội đồng

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi có quyết định công nhận kết quả tuyển dụng

- Ký hợp đồng với cán bộ.

- Lưu hồ sơ.

Đơn vị/ Ban TCCB đối với trường hợp tuyển dụng tại cơ quan, cán bộ mới

Hợp đồng được ký. Hồ sơ được lưu.

BM.TCCB.01.12

BM.TCCB.01.13

Không được quá 30 ngày sau khi nhận được thông báo

Làm quyết định cử cán bộ hướng dẫn viên chức mới.

Đơn vị/ Ban TCCB. Lãnh đạo trực tiếp sử dụng đơn vị (để cử cán bộ hướng dẫn)

Quyết định cử cán bộ hướng dẫn viên chức mới.

BM.TCCB.01.14

Hướng dẫn 1815/HD-ĐHQGHN


93





- Làm các thủ tục về bảo hiểm và chế độ chính sách khác.

Bộ phận phụ trách chế độ, chính sách

Theo các quy định về chế độ, chính sách đối với cán bộ, viên chức của Nhà nước và của ĐHQGHN

- Lập hòm thư công vụ của vnu.

Đơn vị, cán bộ viên chức mới

Hòm thư công vụ mới.

Trong tuần đầu tiên cán bộ đi làm. Theo quy định của Trung tâm quản trị mạng vnu.net

- Lập tài khoản trong mạng nội bộ của đơn vị (nếu có).

Lãnh đạo trực tiếp phụ trách cán bộ/ bộ phận quản lý mạng nội bộ.

Tài khoản mạng nội bộ mới.

Trong tuần đầu tiên cán bộ đi làm. Theo quy định của đơn vị.

- Giới thiệu cán bộ với các phòng/ ban liên quan.

Lãnh đạo trực tiếp sử dụng cán bộ.

Cán bộ được giới thiệu tới các phòng/ ban liên quan.

Trong tuần đầu tiên cán bộ đi làm.

- Giới thiệu cán bộ trên trang web của ĐHQGHN (đối với cán bộ của Văn phòng ĐHQGHN); trên trang web của đơn vị (đối với cán bộ của đơn vị).

- Lãnh đạo trực tiếp sử dụng cán bộ.

- Bộ phận phụ trách website của đơn vị, Trung tâm TT&QHCC (đối với cán bộ mới của Văn phòng ĐHQGHN)

Cán bộ được giới thiệu trên mạng của đơn vị hoặc của ĐHQGHN.

Trong tuần đầu tiên cán bộ đi làm.


94

5.3. Quy trình tiếp nhận công chức, viên chức

5.3.1. Lưu đồ


Đơn vị, Hội đồng tuyển dụng, Ứng viên đã là công chức, viên chức

5.3.2.1 Hồ sơ ứng viên

Đơn vị, Ban TCCB/ Hội đồng tuyển dụng/ Hiệu trưởng các trường

5.3.2.2

Ban TCCB/Ban GĐ/Đơn vị

5.3.2.3

Ban TCCB/Đơn vị 5.3.2.4


Đơn vị, Ban TCCB, GĐ, các bộ phận liên quan

5.3.2.6


5.3.2.7

Làm công văn đề nghị

Làm công văn xin tiếp nhận cán bộ

Lưu hồ sơ

Xem xét, thẩm định và đánh giá ứng viên

Tiếp nhận Quyết định đồng ý của đơn vị bạn

Làm Quyết định thu nhận cán bộ

Ký hợp đồng và làm các thủ tục đối với cán bộ, viên

chức mới


95

5.3.2. Mô tả





5.3.2.1 Làm công văn đề nghị Khi đơn vị còn chỉ

tiêu nhân lực, và tìm được ứng viên phù hợp đã là công chức, viên chức (cả trong và ngoài ĐHQGHN), đơn vị làm công văn đề nghị ĐHQGHN theo quy định về phân cấp tại Quyết định 426/QĐ-TCCB

Đơn vị Công văn đề nghị, Hồ sơ ứng viên

Quyết định 426/QĐ-TCCB

5.3.2.2 Xem xét, thẩm định và đánh giá ứng viên Xem xét, thẩm định

và đánh giá ứng viên. Tổ chức Hội đồng đánh giá, nếu cần thiết.

Đơn vị/Ban TCCB/ Hội đồng tuyển dụng

Như đối với tuyển dụng ứng viên thông thường, có thể bỏ bớt một số bước (do chủ tịch Hội đồng quyết định).

5.3.2.3 Làm công văn xin tiếp nhận cán bộ Làm công văn xin tiếp

nhận cán bộ, gửi tới đơn vị ứng viên đang làm việc

Ban TCCB/Đơn vị

Công văn xin tiếp nhận cán bộ

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi đánh giá ứng viên. Theo quy định tại Quyết định 426/QĐ-TCCB

5.3.2.4 Nhận quyết định đồng ý của đơn vị bạn Tiếp nhận quyết định

đồng ý của đơn vị bạn Ban TCCB/Đơn vị

Quyết định đồng ý của đơn vị bạn, giấy thôi trả lương của cán bộ mới

5.3.2.5 Làm quyết định thu nhận cán bộ Làm quyết định thu

nhận cán bộ Ban TCCB/đơn vị

Quyết định thu nhận cán bộ

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi nhận được quyết định đồng ý của đơn vị bạn

5.3.2.6 Ký hợp đồng và làm các thủ tục đối với cán bộ, viên chức mới Ký hợp đồng và làm

các thủ tục đối với cán bộ, viên chức mới

Ban TCCB/ đơn vị

Như mục 5.2.2.6 Như mục 5.2.2.6

5.3.2.7 Lưu hồ sơ Lưu hồ sơ Chuyên viên

chuyên trách của Ban TCCB/ Đơn vị

Hồ sơ được lưu BM.TCCB.01.15


96

5.4. Đánh giá cán bộ hết hợp đồng, xem xét ký tiếp hợp đồng

5.4.1. Lưu đồ

Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc/

Tài liệu

Chuyên viên chuyên trách

5.4.2.1 BM.TCCB.01.16 BM.TCCB.01.17

Chuyên viên chuyên trách, Ban TCCB/ Đơn vị

5.4.2.2

Hội đồng 5.4.2.3 BM.TCCB.01.18 BM.TCCB.01.19



5.4.2.5


Hoàn thiện các thủ tục liên

quan và Lưu hồ sơ

Thông báo tới các đơn vị/ cá nhân liên quan

Ký HĐ Mới

Họp Hội đồng

Thanh lý Hợp đồng


97

5.4.2. Mô tả

* Ghi chú: Quy trình này áp dụng bắt buộc đối với cán bộ hợp đồng làm việc; đối với cán bộ hợp đồng lao động/hợp đồng vụ việc, tùy từng trường hợp, thủ trưởng đơn vị có thể bỏ qua một số bước để xem xét ký tiếp hoặc thôi ký hợp đồn với cán bộ.





5.3.2.1 Thông báo tới các đơn vị, cá nhân liên quan

Thông báo tới cán bộ, viên chức sắp hết thời gian hợp đồng, lãnh đạo đơn vị có cán bộ sắp hết thời gian hợp đồng, cán bộ hướng dẫn cán bộ thử việc. Hướng dẫn viết báo tự đánh giá và báo cáo nhận xét.

Chuyên viên chuyên trách Ban TCCB/Phòng TCCB/Bộ phận TCCB

Thông báo trực tiếp/điện thoại/email/văn bản

Ít nhất 10 ngày làm việc trước khi hợp đồng kết thúc. BM.TCCB.01.16 BM.TCCB.01.17

5.3.2.2 Thành lập Hội đồng đánh giá cán bộ hết hợp đồng, xem xét ký hợp đồng tiếp theo

Thành lập Hội đồng đánh giá cán bộ hết hợp đồng, xem xét ký hợp đồng tiếp theo đối với cán bộ

Ban TCCB/Lãnh đạo đơn vị

Quyết định thành lập Hội đồng

Theo quy định Hội đồng tuyển dụng cán bộ, viên chức

5.3.2.3 Họp hội đồng

Họp hội đồng đánh giá cán bộ hết hợp đồng, xem xét ký hợp đồng tiếp theo; làm việc theo nguyên tắc tập thể, biểu quyết theo đa số.

Hội đồng Phiếu biểu quyết, Biên bản họp hội đồng.

BM.TCCB.01.18 BM.TCCB.01.19 Muộn nhất trong vòng 10 ngày làm việc sau khi Hợp đồng kết thúc. Đánh giá cán bộ theo các tiêu chí: i) Chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; ii) Ý thức chấp hành kỷ luật, nội quy, quy chế của cơ quan, đoàn thể; iii) Phẩm chất đạo đức, nghề nghiệp; iv) Năng lực, trình độ chuyên môn và kết quả làm việc (đối chiếu theo bảng phân công công việc)


98





5.3.2.4 Thực hiện theo kết luận của Hội đồng

Ký hợp đồng mới với cán bộ, viên chức hoặc thanh lý hợp đồng theo kết luận của Hội đồng

Ban TCCB/Đơn vị

Hợp đồng mới/Thanh lý hợp đồng

Trong vòng 05 ngày làm việc sau khi họp Hội đồng

5.3.2.5 Hoàn thiện các thủ tục liên quan và lưu hồ sơ

Hoàn thiện các thủ tục liên quan (bổ nhiệm ngạch viên chức, điều chỉnh lương...) và lưu hồ sơ (đối với trường hợp thanh lý hợp đồng)

Ban TCCB/đơn vị và các bộ phận/cá nhân liên quan

Quyết định thu nhận cán bộ

HD.TCCB.01.01 Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi nhận được quyết định đồng ý của đơn vị bạn. Theo quy định

6. HỒ SƠ

STT Tên hồ sơ Mã hiệu Thời gian

lưu Nơi lưu

1 Công văn đề nghị thay đổi chỉ tiêu nhân lực

BM.TCCB.01.01 10 năm Văn phòng, Ban TCCB

2 Sổ theo dõi chỉ tiêu nhân lực của đơn vị


3 Công văn xin phê duyệt kế hoạch tuyển dụng


4 Bản mô tả công việc của cán bộ, viên chức

BM.TCCB.01.04 Cho đến khi có Bản mô tả công việc mới

Ban TCCB

5 Quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng

BM.TCCB.01.05 10 năm Đơn vị, Ban TCCB

6 Hồ sơ đăng ký dự tuyển viên chức

BM.TCCB.01.06 10 năm

Đơn vị, Ban TCCB (đối với tuyển dụng tại Cơ quan ĐHQGHN)

7 Biên bản thẩm định hồ sơ


8 Mẫu chấm điểm BM.TCCB.01.08 10 năm

Đơn vị, Ban TCCB (đối với tuyển dụng tại Cơ quan ĐHQGHN)


99

STT Tên hồ sơ Mã hiệu Thời gian

lưu Nơi lưu

9 Kết luận của Hội đồng


10 Kết quả tuyển dụng BM.TCCB.01.10 10 năm Đơn vị, Ban TCCB

11 Danh sách trúng tuyển


12 Hợp đồng làm việc BM.TCCB.01.12 Vĩnh viễn

Đơn vị, Ban TCCB (đối với tuyển dụng tại Cơ quan ĐHQGHN) Cán bộ, Lãnh đạo trực tiếp sử dụng cán bộ, Phòng/bộ phận Tài vụ

13 Sổ theo dõi tuyển dụng tại ĐHQGHN

BM.TCCB.01.13 10 năm Ban TCCB

14 Quyết định cử cán bộ hướng dẫn viên chức mới

BM.TCCB.01.14 10 năm

Đơn vị; Văn phòng, Ban TCCB (đối với cán bộ tại Cơ quan ĐHQGHN).

15 Sổ theo dõi tiếp nhận cán bộ, viên chức

BM.TCCB.01.15 10 năm Ban/phòng/bộ phận TCCB

16 Bảng tự đánh giá thời gian thực hiện hợp đồng


17 Bản đánh giá của cán bộ hướng dẫn


18 Phiếu biểu quyết BM.TCCB.01.18 10 năm Ban/phòng/bộ phận TCCB

19 Biên bản Họp Hội đồng


* Ghi chú: Lưu tại Ban TCCB hoặc bộ phận TCCB của đơn vị trong năm đầu tiên, chuyển về bộ phận Lưu trữ của ĐHQGHN hoặc của đơn vị kể từ năm tiếp theo.

7. PHỤ LỤC

Công văn đề nghị thay đổi chỉ tiêu nhân lực: BM.TCCB.01.01

Sổ theo dõi chỉ tiêu nhân lực của đơn vị: BM.TCCB.01.02

Công văn xin phê duyệt kế hoạch tuyển dụng: BM.TCCB.01.03


100

Bảng mô tả công việc của cán bộ, viên chức: BM.TCCB.01.04

Quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng: BM.TCCB.01.05

Hồ sơ đăng ký dự tuyển viên chức: BM.TCCB.01.06

Biên bản thẩm định hồ sơ: BM.TCCB.01.07

Mẫu chấm điểm: BM.TCCB.01.08

Kết luận của Hội đồng: BM.TCCB.01.09

Kết quả tuyển dụng: BM.TCCB.01.10

Danh sách trúng tuyển: BM.TCCB.01.11

Hợp đồng làm việc: BM.TCCB.01.12

Sổ theo dõi tuyển dụng tại ĐHQGHN: BM.TCCB.01.13

Quyết định cử cán bộ hướng dẫn viên chức mới: BM.TCCB.01.14

Sổ theo dõi tiếp nhận cán bộ, viên chức: BM.TCCB.01.15

Bảng tự đánh giá thời gian thực hiện hợp đồng: BM.TCCB.01.16

Bản đánh giá của cán bộ hướng dẫn: BM.TCCB.01.17

Phiếu biểu quyết: BM.TCCB.01.18

Biên bản Họp Hội đồng: BM.TCCB.01.19


101

(BM.TCCB.01.01)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày tháng năm 20

Kính gửi: Đại học Quốc gia Hà Nội (qua Ban Tổ chức Cán bộ)

Công văn nêu rõ được các nội dung sau đây:

1. Lý do dẫn đến nhu cầu điều chỉnh lại chỉ tiêu nhân lực.

2. Tóm tắt mô tả công việc, yêu cầu công việc đối với các vị trí nhân lực xin thêm (đối với trường hợp xin thêm chỉ tiêu nhân lực).

3. Tóm tắt kế hoạch tuyển dụng cán bộ mới (đối với trường hợp xin thêm chỉ tiêu nhân lực) hoặc kế hoạch tinh giản biên chế (đối với trường hợp xin bớt chỉ tiêu nhân lực)

LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ

(ký, đóng dấu)


102

(BM.TCCB.01.02)


SỔ THEO DÕI CHỈ TIÊU NHÂN LỰC TẠI CÁC ĐƠN VỊ

Năm:......

CTNL năm trước Điều chỉnh CTNL năm

hiện tại CTNL năm hiện tại

TT Đơn

vị Tổng số

Ngân sách

Đơn vị trả

Tổng số

Ngân sách

Đơn vị trả

Quyết định

Tổng số

Ngân sách

Đơn vị trả

Ghi chú

1

2

3

4

5

6

7


103

(BM.TCCB.01.03)


V/v: Xin phê duyệt kế hoạch tuyển dụng



Kính gửi: Đại học Quốc gia Hà Nội (qua Ban Tổ chức Cán bộ)

1. Số lượng, tên vị trí và hình thức tuyển dụng

STT Vị trí Yêu cầu (tiêu

chuẩn) của vị trí tuyển dụng

Số lượng

Nguồn tài chính để trả thu nhập

Hình thức tuyển dụng

Thời gian dự kiến tổ chức tuyển dụng

A B 1 2 3 4 5

Liệt kê các nguồn tài chính chi trả cho cán bộ

2. Bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí tuyển dụng (theo phụ lục 2)

3. Tóm tắt nội dung thi của từng môn thi (hoặc xét tuyển)

STT Vị trí Chuyên

môn Tin học

Ngoại ngữ

Quản lý hành chính nhà nước

Hiểu biết về ĐHQGHN và

đơn vị A B 1 2 3 4 5

1 Vị trí số 1

2 Vị trí số 2

Ghi chú: Đối với từng vị trí, tóm tắt nội dung thi, hình thức thi (thi viết hoặc thi phỏng vấn) và hệ số của môn thi

4. Nguồn tuyển dụng và cách thức tiếp cận nguồn

5. Danh sách Hội đồng đề nghị

6. Tóm tắt kế hoạch chi tiết từ khi quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng cho đến khi có kết quả tuyển dụng trình lãnh đạo ĐHQGHN phê duyệt



Sản phẩm

Thời gian hoàn thành

Ghi chú

PHÊ DUYỆT CỦA ĐHQGHN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(ký, đóng dấu)


104

(BM.TCCB.01.04)

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Thông tin chung:

Vị trí: Tổ trưởng Tổ thư ký Giám đốc (thư ký 1)

Đơn vị: Văn phòng ĐHQGHN

Loại Hợp đồng: HĐLV/Biên chế/HĐLĐ có đóng BHXH tùy kết luận của HĐ tuyển chọn và tùy thuộc vào lịch sử công tác của ứng viên trúng tuyển

Lãnh đạo trực tiếp: Giám đốc và Chánh Văn phòng

2. Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc

2.1. Nhiệm vụ, yêu cầu chung

- Check e-mail thường xuyên (hộp thư cá nhân và công vụ) nhiều lần trong ngày. Công việc do lãnh đạo Ban giao qua e-mail được coi là phân công chính thức. Cần có phản hồi khẳng định đã nhận e-mail;

- Sử dụng hệ thống văn bản điều hành tác nghiệp (112);

- Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ (ít nhất một lần/tháng);

- Đảm bảo phòng làm việc ngăn nắp, gọn gàng;

- Trao đổi thông tin thường xuyên với lãnh đạo và hỗ trợ đồng nghiệp để giải quyết công việc gấp và khó khăn;

2.2. Nhiệm vụ, yêu cầu công việc

Nội dung công việc Mô tả chi tiết Yêu cầu sản phẩm đầu ra

Chuẩn bị lịch công tác tuần cho Giám đốc (chịu trách nhiệm chính, phối hợp chỉ đạo thư ký 2)

- Tiếp nhận yêu cầu từ VP, Ban chức năng, đối tác, trực tiếp của Giám đốc về lịch làm việc tuần tiếp theo - Gửi lãnh đạo VP phụ trách hành chính để ban hành - Thông tin tới các đối tác liên quan qua email/điện thoại

11h30 ngày thứ sáu hàng tuần theo biểu mẫu quy định

Đầu mối chuẩn bị các cuộc họp của GĐ (làm thay thư ký 2 trong các trường hợp cần thiết hoặc theo yêu cầu của GĐ, Chánh VP)

Trước cuộc họp: - Tiếp nhận yêu cầu và nội dung cuộc họp từ GĐ - Liên hệ với VP, các ban chức năng, đối tác để thu thập, tổng hợp, biên tập, dự thảo số liệu, bài phát biểu, báo cáo liên quan, - Xác nhận lại lịch làm việc của

Trước cuộc họp: Tài liệu, hiện vật liên quan được gửi tới GĐ trước 1 ngày làm việc


105

Nội dung công việc Mô tả chi tiết Yêu cầu sản phẩm đầu ra GĐ với đối tác trước cuộc họp trong vòng 2 ngày làm việc trước cuộc họp - Chuẩn bị hoặc phối hợp (với các đơn vị) chuẩn bị quà tặng của GĐ cho đối tác và các điều kiện cần thiết cho GĐ đi công tác (vé máy bay, visa, hộ chiếu…). Trong cuộc họp: - Tháp tùng GĐ đến các cuộc họp theo yêu cầu; ngồi sau chếch bên trái của GĐ trong các cuộc họp lớn; bên trái trong vòng 2 ghế ngồi trong các cuộc họp nội bộ; - Tổng hợp nội dung cuộc họp; ghi và ghi âm đầy đủ ý kiến KL của GĐ - Chủ động tiếp nhận, thu thập tài liệu liên quan đến cuộc họp - Biên bản cuộc họp , dự thảo kết luận của GĐ; - Hỗ trợ GĐ khi có yêu cầu - Lấy thông tin của đối tác Sau cuộc họp: - Hoàn thiện biên bản cuộc họp/kết luận của GĐ, trình GĐ xem xét, và ban hành. Thông tin tới đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện

Trong cuộc họp: - Tuyệt tập trung phục vụ cuộc họp. - Cơ bản hoàn thành biên bản cuộc họp, dự thảo kết luận sau khi kết thúc cuộc họp. Sau cuộc họp Biên bản cuộc họp, Kết luận cuộc họp được Ban hành trong 02 ngày làm việc đối với các cuộc họp thông thường; trong 05 ngày làm việc đối với các cuộc họp quan trọng

Đôn đốc thực hiện các kế hoạch, kết luận của Giám đốc (chịu trách nhiệm chính, phối hợp, chỉ đạo Thư ký 2)

- Căn cứ các kế hoạch nhiệm vụ, kết luận, chủ động phối hợp với Phòng HCTH, Ban Thanh tra đôn đốc các đơn vị, cá nhân liên quan; - Tổng hợp kết quả trình GĐ xem xét để ra các ý kiến chỉ đạo kịp thời

Định kỳ báo cáo GĐ 2 lần/tuần đối với các việc có thời hoàn thành trong vòng 2 tuần; 1 tuần/lần với các việc có thời hạn hoàn thành trong vòng 1 tháng và 1 tháng/lần với những việc có thời hạn hoàn thành dài

Đầu mối trình ký văn bản (chịu trách nhiệm chính, phối hợp, chỉ đạo Thư ký 2)

- Tiếp nhận văn bản từ văn phòng và các ban chức năng; - Giao cho lãnh đạo VP phụ trách HC kiểm tra thể thức văn bản; - Phối hợp với chuyên viên chuyên trách trình Ban GĐ ký - Trả văn bản lại cho đơn vị phát hành văn bản

- Định kỳ 2 ngày 10h00 và 15h00; - Lưu biểu theo dõi theo quy định.

Các công việc khác Do GĐ và Chánh VP trực tiếp phân công


106

2.3. Tiêu chuẩn, yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm

2.3.1. Yêu cầu về bằng cấp chứng chỉ:

a. Bắt buộc

- Có bằng Thạc sỹ trở lên các ngành/chuyên ngành: khoa học tự nhiên, công nghệ, quản lý, kinh tế, quản trị….

- Có chứng chỉ QLNN chương trình chuyên viên (có thể cho nợ đối với 1 trong vòng 2 năm sau khi ký HĐ).

b. Khuyến khích

- Có bằng cấp, chứng chỉ do 1 tổ chức uy tín nước ngoài cấp

2.3.2. Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, ngoại ngữ

a. Bắt buộc

- Hiểu biết về hệ thống quản lý hành chính nhà nước.

- Hiểu biết về hệ thống giáo dục đại học trên thế giới và ở Việt Nam.

- Sử dụng thành thạo word, excel, powerpoint thể hiện qua kiểm tra trực tiếp.

- Sử dụng thành thạo tiếng Anh qua điểm TOEFL, TOEIC, IELTS hoặc bài kiểm tra của Hội đồng.

- Có kỹ năng quản lý thời gian, quản lý dự án.

b. Khuyến khích

- Sử dụng được ngoại ngữ khác, ngoài tiếng Anh.

- Có kiến thức về Luật.

2.3.3. Yêu cầu về kinh nghiệm, tuổi đời, giới tính, hoàn cảnh gia đình

a. Bắt buộc

- Ít nhất 5 năm kinh nghiệm công tác quản lý/hành chính (tính cả thời gian thực tập).

b. Khuyến khích

- Đã làm công việc tương tự.

- Gia đình (bố, mẹ, anh, chị, em) có người hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đại học.

2.3.4. Tố chất nghề nghiệp

a. Bắt buộc

- Trung thành tuyệt đối.

- Sắc sảo, tháo vát.

- Bền bỉ, dẻo dai.

- Cẩn thận.


107

- Giao tiếp tốt.

- Biết cách ăn mặc lịch sự, chỉn chu.

- Ngoại hình khá.

- Trí nhớ tốt.

b. Khuyến khích: không có

3. Chế độ, chính sách, điều kiện làm việc

- 85% 2,67 đối với ứng viên mới trúng tuyển có trình độ ThS; 85% 3,00 đối với ứng viên mới trúng tuyển có trình độ TS; mức lương theo giấy thôi trả lương đối với ứng viên trúng tuyển đã là viên chức, công chức tại cơ quan nhà nước khác.

- Phụ cấp 0,5 hàm trưởng phòng.

- Thu nhập tăng thêm theo quy định của Cơ quan ĐHQGHN.

- Thu nhập tăng thêm khác phụ thuộc vào đàm phán giữa 2 bên và phụ thuộc vào từng việc cụ thể.

- Phương tiện đi lại hàng ngày: tự túc; phương tiện đi lại khi thực hiện công vụ: ô tô cơ quan.

- Có laptop, máy ghi âm riêng.


108

(BM.TCCB.01.05)


Số:



QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Hội đồng tuyển dụng viên chức (tên đơn vị) đợt năm


Căn cứ Nghị định số 07/2001/NĐ-CP, ngày 01 tháng 02 năm 2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia;

Căn cứ Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia được ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg, ngày 12/2/2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy định về Tổ chức và Hoạt động của ĐHQGHN được ban hành theo Quyết định số 600/TCCB, ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN;

…

QUYẾT ĐỊNH:

Đ iều 1 . Thành lập Hội đồng tuyển dụng viên chức (tên đơn vị) đợt năm gồm các ông, bà có tên sau đây:

Theo danh sách đã được duyệt

Điều 2. Hội đồng tuyển dụng viên chức (tên đơn vị) có nhiệm vụ tổ chức tuyển dụng theo đúng các văn bản hiện hành của Nhà nước và của ĐHQGHN.

Đ iều 3 . Các ông (bà) … có liên quan và các ông, bà có tên ở Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Nơi nhận: - Như Điều 3. - Lưu:…


109

(BM.TCCB.01.06)


HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ TUYỂN VIÊN CHỨC

Tên đơn vị:………………………..

Ngày sinh Chuyên môn Hồ sơ

TT Họ và tên Nam Nữ

Trình độ

Trường Năm TN

Loại Đơn Lý lịch

Bằng Bảng điểm

Ngoại ngữ

Tin học

Giấy khai sinh

Giấy khám

sức khoẻ

2 ảnh

Yêu cầu

khác

Ưu tiên

Vị trí ứng

tuyển

Ký nhận

A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19


110

(BM.TCCB.01.07)




BIÊN BẢN

Thẩm định hồ sơ đăng ký tuyển dụng viên chức Tên đơn vị….đợt….năm

I. Thành phần

- Đại diện ĐHQGHN: (họ tên cán bộ thẩm định hồ sơ)

- Đại diện đơn vị: (đại diện Hội đồng tuyển dụng đơn vị)

II. Thẩm định hồ sơ đăng ký tuyển dụng

- Số chỉ tiêu cần tuyển:

- Số hồ sơ đăng ký:

Kết quả thẩm định: (đối chiếu với quy định tại Hướng dẫn 1815/HD-ĐHQGHN và BM.TCCB.01.06)

III. Kết luận:

CB thẩm định hồ sơ Đại diện Hội đồng tuyển dụng đơn vị


111

(BM.TCCB.01.08)


PHIẾU CHẤM ĐIỂM Tên đơn vị….…đợt…..năm…….

Họ và tên cán bộ chấm thi:

Họ và tên ứng viên:

Ngày thi: Địa điểm:

Môn thi: Hình thức thi:

NỘI DUNG

1. Nhận xét tóm tắt về ứng viên

1.1. Những điểm phù hợp với vị trí cần tuyển

1.2. Những điểm không phù hợp với vị trí cần tuyển

2. Điểm thi

Cán bộ chấm thi


112

(BM.TCCB.01.09)




BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG Tên đơn vị…đợt…năm

1. Thời gian

2. Địa điểm

3. Thành phần

4. Nội dung

5. Kết luận

Thư ký

Chủ tịch Hội đồng


113

(BM.TCCB.01.10)


KẾT QUẢ TUYỂN DỤNG VIÊN CHỨC (TÊN ĐƠN VỊ) ĐỢT NĂM

(Kèm theo Quyết định số /QĐ-TCCB ngày tháng năm 200 của Giám đốc ĐHQGHN)

Năm sinh Trình độ học vấn Điểm thi

tuyển Điểm thi ĐK

Cử nhân Thạc sỹ STT Họ và tên

Nam Nữ Năm TN

Loại Năm TN

Điểm TBT

Tiến sỹ

Viết Phỏng

vấn Tiếng Anh

Tin học

Điểm ưu tiên

Tổng điểm thi

tuyển

Kết quả thi

tuyển

Ngạch viên chức thi

tuyển

Vị trí dự

tuyển

Ghi chú

A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17


114

(BM.TCCB.01.11)


DANH SÁCH TRÚNG TUYỂN VIÊN CHỨC (TÊN ĐƠN VỊ) ĐỢT NĂM

(Kèm theo Quyết định số: /QĐ-TCCB, ngày tháng năm 2009)

Năm sinh Trình độ học vấn Điểm thi

tuyển Điểm thi ĐK

Mức lương hiện hưởng Mức lương được duyệt

Cử nhân Thạc sỹ

TT Họ và tên Nam Nữ Năm

TN Loại

Năm TN

Điểm TBT

Tiến sỹ

Viết Phỏng

vấn Tiếng Anh

Tin học

Điểm ưu tiên

Tổng điểm thi

tuyển

Ngạch VC thi

tuyển

Vị trí dự

tuyển

Năm có

đóng BHXH

Mã ngạch

Hệ số

Ngày hưởng

Mã ngạch

Hệ số

Ngày hưởng

Thời gian xemxét

nâng bậc

lương lần sau

A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23


115

(BM.TCCB.01.12)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số: / Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


HỢP ĐỒNG LÀM VIỆC

Căn cứ Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước (hoặc Nghị định mới thay thế cho Nghị định nói trên - nếu có);

Căn cứ khác

Chúng tôi, một bên là:

Chức vụ:

Và một bên là:

Sinh ngày tại:

Trình độ chuyên môn :

Chuyên ngành được đào tạo:

Nơi đào tạo:

Hộ khẩu thường trú:

Cư trú tại:

Giấy CMTND số: cấp ngày tháng năm tại

Thoả thuận ký kết Hợp đồng làm việc và cam kết làm đúng những điều khoản sau đây:

Điều 1. Thời hạn và nhiệm vụ hợp đồng

- Loại hợp đồng làm việc:

- Từ ngày tháng năm

- Địa điểm làm việc:

- Chức danh chuyên môn:

- Nhiệm vụ:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................


116

Điều 2. Chế độ làm việc

1. Giờ làm việc:

2. Điều kiện làm việc:

Điều 3. Nghĩa vụ và quyền lợi của người ký kết hợp đồng làm việc

1. Nghĩa vụ:

- Hoàn thành những nhiệm vụ cam kết trong Bản mô tả công việc.

- Có trách nhiệm bảo vệ tài sản của cơ quan.

- Chấp hành nội quy, quy chế của đơn vị, kỷ luật làm việc và các quy định của Pháp lệnh cán bộ, công chức.

- Chấp hành việc xử lý kỷ luật và bồi thường thiệt hại theo quy định của Pháp luật.

- Chấp hành việc điều động khi đơn vị có nhu cầu.

- Tích cực học tập, rèn luyện để nâng cao trình độ nghề nghiệp.

2. Quyền lợi:

- Được hưởng các quyền lợi quy định tại Pháp lệnh Cán bộ, công chức.

- Tự túc phương tiện đi lại làm việc

- Ngạch được bổ nhiệm: , mã ngạch: ,bậc: , hệ số lương: hưởng từ ngày, do trả (Mốc xét NBL kỳ sau: / / ).

- Được hưởng các khoản phụ cấp theo quy định hiện hành của Nhà nước và Cơ quan.

- Được nâng bậc lương theo quy định hiện hành của Nhà nước và theo đề nghị của thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp.

- Được đóng bảo hiểm xã hội và y tế từ ngày:

- Được hưởng chế độ phúc lợi theo quy định của (tên đơn vị sử dụng cán bộ).

- Được hưởng chế độ thôi việc, trợ cấp thôi việc, bồi thường theo quy định của Pháp luật.

- Có quyền đề xuất, khiếu nại, thay đổi, đề nghị chấm dứt Hợp đồng làm việc theo quy định của pháp luật.

- Được các khoản thưởng, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện nhiệm vụ hợp tác khoa học, công nghệ với các đơn vị trong hoặc ngoài nước theo quy định của Pháp luật.

Điều 4. Nghĩa vụ và quyền hạn của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp

1. Nghĩa vụ:

- Đảm bảo cơ sở vật chất để tiến hành công việc và đảm bảo chế độ an toàn cho người thực hiện hợp đồng.


117

- Bảo đảm việc làm cho người lao động, sắp xếp công việc phù hợp với ngạch cán bộ, viên chức của người lao động được tuyển dụng.

- Bảo đảm thực hiện đầy đủ, đúng thời hạn các chế độ và quyền lợi của người lao động đã ghi tại Điều 3 của bản Hợp đồng làm việc này.

2. Quyền hạn:

- Điều hành người ký kết hợp đồng làm việc hoàn thành nhiệm vụ theo hợp đồng (bố trí, điều động, tạm đình chỉ công tác… )

- Chấm dứt hợp đồng, kỷ luật người ký hợp đồng làm việc theo quy định của Pháp lệnh Cán bộ, công chức.

Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày tháng năm . Nếu vi phạm những điều thoả thuận ở trên thì Cơ quan sẽ chấm dứt hợp đồng làm việc tại thời điểm vi phạm đó.

Điều 5: Hợp đồng này được làm tại (tên đơn vị sử dụng lao động) gồm 5 bản: 1 bản cho Thủ trưởng quản lý trực tiếp người sử dụng lao động; 1 bản cho người sử dụng lao động; 1 bản cho người lao động; 1 bản cho Ban Tổ chức Cán bộ; 1 bản cho phòng Tài vụ Cơ quan để trả lương.

NGƯỜI KÝ HĐ LÀM VIỆC THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ


118

(BM.TCCB.01.13)

SỔ THEO DÕI TUYỂN DỤNG CÁN BỘ VIÊN CHỨC

Kết quả tuyển QĐ công nhận của

ĐHQGHN STT Đơn vị

Số lượng cần tuyển

Số lượng đăng ký Tổng

số GV NCV CV

Ngạch khác

Số Ngày Ghi chú

1

2

3

4

5

6

7


119

(BM.TCCB.01.14)


Số: /QĐ-TCCB



QUYẾT ĐỊNH

Về việc hướng dẫn thử việc viên chức



Căn cứ Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia đựơc ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg, ngày 12/2/2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy định về Tổ chức và Hoạt động của ĐHQGHN được ban hành theo Quyết định số 600/TCCB, ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN;

Căn cứ Thông tư số 10/2004/TT-BNV, ngày 19 tháng 02 năm 2004 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn một số điều của Nghị định 116/2003/NĐ-CP của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;

.....

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Cử Ông/Bà ........ hướng dẫn Ông/Bà ............. trong thời gian thử việc.

Điều 2. Ông/Bà....... có trách nhiệm hướng dẫn người thử việc theo Thông tư số 10/2004/TT-BNV, ngày 19 tháng 02 năm 2004 của Bộ Nội vụ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước.

Điều 3. Bà ................. được hưởng phụ cấp trách nhiệm mỗi tháng bằng 30% mức lương tối thiểu trong thời gian ....... tháng kể từ ngày ... tháng ..... năm ........

Phụ cấp trách nhiệm này không được tính để nộp bảo hiểm xã hội.

Điều 4. Các ông Chánh văn phòng, Trưởng ban Tổ chức Cán bộ, Ông Trưởng ban Đào tạo, Ông/Bà........ và Ông/Bà.... chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 4;. THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ - Phòng Tài vụ; (đã ký) - Lưu: ....


120

(BM.TCCB.01.15)

BẢNG THEO DÕI THU NHẬN CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VỀ ĐHQGHN

Quyết định STT Họ và tên Chức danh Đơn vị cũ Đơn vị

chuyển đến Số Ngày ban hànhGhi chú


121

(BM.TCCB.01.16)


BẢN BÁO CÁO TỰ ĐÁNH GIÁ CỦA CÁN BỘ, VIÊN CHỨC SAU KHI KẾT THÚC HỢP ĐỒNG LÀM VIỆC

1. Họ và tên:

2. Đơn vị:

3. Ngạch:

4. Mã số:

5. Thời gian Hợp đồng:

NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ

1. Về chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước (nêu rõ các thành tích đạt được, nếu có)

2. Về ý thức tổ chức, chấp hành kỷ luật, nội quy, quy chế của cơ quan, Đoàn thể (nêu rõ các thành tích đạt được, nếu có)

3. Về phẩm chất đạo đức, quan hệ với đồng nghiệp (nêu rõ các thành tích đạt được, nếu có)

4. Về năng lực, trình độ chuyên môn và kết quả làm việc trong thời gian thực hiện Hợp đồng

4.1. Nhiệm vụ được giao

4.2. Đánh giá mức độ hoàn thành

4.3. Đánh giá các mặt mạnh, yếu của bản thân (nêu rõ các thành tích đạt được, nếu có)

4.4. Phương hướng khắc phục, phát triển chuyên môn

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị về bản tự nhận xét

Người tự nhận xét


122

(BM.TCCB.01.17)


BẢN BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ CÁN BỘ, VIÊN CHỨC CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN SAU KHI KẾT THÚC HỢP ĐỒNG LÀM VIỆC

1. Họ và tên:

2. Đơn vị:

3. Chức vụ:

4. Họ và tên người được hướng dẫn:



1. Về chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước (nêu rõ các thành tích đạt được, nếu có)

2. Về ý thức tổ chức, chấp hành kỷ luật, nội quy, quy chế của cơ quan, Đoàn thể (nêu rõ các thành tích đạt được, nếu có)

3. Về phẩm chất đạo đức, quan hệ với đồng nghiệp (nêu rõ các thành tích đạt được, nếu có)

4. Về năng lực, trình độ chuyên môn và kết quả làm việc trong thời gian thực hiện Hợp đồng

4.1. Nhiệm vụ được giao

4.2. Đánh giá mức độ hoàn thành

4.3. Đánh giá các mặt mạnh, yếu của bản thân (nêu rõ các thành tích đạt được, nếu có)

Người tự nhận xét


123

(BM.TCCB.01.18)


PHIẾU ĐÁNH GIÁ CỦA UỶ VIÊN HỘI ĐỒNG

1. Họ và tên uỷ viên Hội đồng:

2. Đơn vị:

3. Chức vụ:

4. Họ và tên người được đánh giá:


6. Ngày đánh giá:

NỘI DUNG

1. Nhận xét tóm tắt về người được đánh giá:

Ưu điểm:

Nhược điểm:

2. Ý kiến biểu quyết

Ký tiếp HĐLV 12 tháng



Ký tiếp HĐLV không thời hạn

Không ký tiếp HĐLV

Uỷ viên hội đồng


124

(BM.TCCB.01.19)


Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


BIÊN BẢN

HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ HẾT THỜI HẠN HỢP ĐỒNG LÀM VIỆC, XEM XÉT KÝ TIẾP HỢP ĐỒNG LÀM VIỆC

ĐỐI VỚI ÔNG NGUYỄN TRỌNG THỨC, KỸ SƯ BAN XÂY DỰNG

Thời gian:

Địa điểm:

Thành phần tham dự:

Nội dung cuộc họp:

Kết quả biểu quyết:

Ủy viên thư ký

Chủ tịch Hội đồng

Lãnh đạo Ban Xây dựng


125


QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ KHOÁ

ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG

NGẮN HẠN TRONG NƯỚC

QT.TCCB.02


Họ và tên Phạm Hùng Hiệp TS. Trịnh Ngọc Thạch PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


126


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □





127

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất quá trình tổ chức, quản lý các khoá đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn trong nước dành cho cán bộ, viên chức thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.


Quy trình này áp dụng cho toàn bộ cán bộ, viên chức thuộc ĐHQGHN tham dự các khoá đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn trong nước do ĐHQGHN và các đơn vị trực thuộc tổ chức hoặc cử cán bộ, viên chức tham dự các khoá đào tạo, bồi dưỡng do các đơn vị ngoài ĐHQGHN tổ chức.


- Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp Nhà nước và các văn bản hướng dẫn, điều chỉnh, bổ sung của Chính phủ và các Bộ, Ngành liên quan;

- Quy chế đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức ban hành kèm theo Quyết định số 161/2003/QĐ-TTg ngày 04/8/2003 của Thủ tướng Chính phủ;

- Thông tư số 51/2008/TT-BTC của Bộ Tài chính Hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Nhà nước;

- Văn bản số 1660/TCCB ngày 15/12/2005 của Giám đốc ĐHQGHN về việc hướng dẫn công tác định biên, tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức ở ĐHQGHN;

- Quy định về tuyển dụng và đào tạo, bồi dưỡng giảng viên ở ĐHQGHN ban hành kèm theo Quyết định số 1955/TCCB ngày 16/11/2006 của Giám đốc ĐHQGHN và các văn bản, điều chỉnh, bổ sung.



- Ban Tổ chức Cán bộ: Ban TCCB

- Ban Kế hoạch Tài chính: Ban KHTC

- Đơn vị: Văn phòng, các Ban chức năng và các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN

- Cán bộ, công chức, viên chức: CBCCVC


128


5.1. Quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn trong nước

5.1.1. Lưu đồ


Ban TCCB

5.1.2.1

Ban TCCB Giám đốc

5.1.2.2 BM.TCCB.02.01 BM.TCCB.02.02

Các đơn vị

5.1.2.3 BM.TCCB.02.02

Ban TCCB

5.1.2.3 BM.TCCB.02.03

Ban TCCB Ban KHTC Giám đốc

5.1.2.4

Ban TCCB -

5.1.2.5 BM.TCCB.02.04

Lưu hồ sơ theo dõi

Tiếp nhận công văn phân bổ kinh phí, xây dựng định hướng chung, trình

Giám đốc

Phê duyệt kế hoạch

Thông báo kế hoạch đào tạo bồi dưỡng trong năm tới các đơn vị

Tổng hợp, chỉnh sửa kế hoạch đào tạo bồi dưỡng tổng thể của năm

Xây dựng kế hoạch


129

5.1.2. Mô tả

STT Nội dung công việc

Người/ đơn vị

thực hiện

Sản phẩm Tiêu chuẩn, tài liệu hướng dẫn, thời gian hoàn thành

5.1.2.1 - Tiếp nhận công văn phân bổ kinh phí của Văn phòng - Trên cơ sở kế hoạch, nhiệm vụ chung của năm học, làm Tờ trình (hoặc trao báo cáo trực tiếp) Giám đốc để xây dựng định hướng chung về đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn trong nuớc.

Ban TCCB Giám đốc

Chủ trương được Giám đốc thông qua (về chính sách, về các đơn vị được hưởng chính sách)

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi nhận được công văn của Văn phòng

5.1.2.2 Gửi công văn chủ trương đào tạo bồi dưỡng trong năm tới các đơn vị trên cơ sở chủ trương đã được Giám đốc thông qua kèm biểu mẫu đề án đào tạo bồi dưỡng của đơn vị.

Ban TCCB

Công văn tới các đơn vị. BM.TCCB.02.01 (mẫu thông báo kế hoạch) BM.TCCB.02.02 (mẫu đề án đào tạo bồi dưỡng của đơn vị)

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi được Giám đốc thông qua chủ trương

5.1.2.3 Xây dựng đăng ký kế hoạch đào tạo theo mẫu BM.TCCB.02.02 căn cứ trên kế hoạch, nhiệm vụ năm của đơn vị và hướng dẫn của ĐHQGHN

Đơn vị Bản đăng ký kế hoạch đào tạo BM.TCCB.02.02 (mẫu đề án đào tạo bồi dưỡng của đơn vị)

5.1.2.3 Phối hợp với Ban KHTC để tổng hợp kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trong cả năm căn cứ trên đăng ký kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của các đơn vị.

Ban TCCB Ban KHTC

Kế hoạch đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn trong nước tổng thể của ĐHQGHN BM.TCCB.02.03 (mẫu tổng hợp kế hoạch đào tạo bồi dưỡng)

Trong vòng 10 ngày làm việc sau khi hết hạn nhận kế hoạch của đơn vị

5.1.2.4 Trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch. Ban hành các Quyết định phê duyệt.

Ban TCCB Ban KHTC Giám đốc

Kế hoạch được phê duyệt Các quyết định liên quan đến tài chính

Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi kế hoạch được phê duyệt

5.1.2.5 Lưu hồ sơ để theo dõi Ban TCCB

Hồ sơ được lưu BM.TCCB.02.04 (biểu mẫu kiểm soát) Ngay sau khi kế hoạch được phê duyệt

Lưu ý: Quy trình này áp dụng đối với cả kế hoạch đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn trong nước từ các nguồn khác ngoài ngân sách thường xuyên của nhà nước


130

5.2. Quy trình tổ chức khoá đào tạo bồi dưỡng trong nước

5.2.1. Lưu đồ


Đơn vị

5.2.2.1 BM.TCCB.02.05

Đơn vị

5.2.2.2

Đơn vị

5.2.2.3 BM.TCCB.02.06

Đơn vị

5.2.2.4

BM.TCCB.02.07

Đơn vị Đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo/giảng viên

5.2.2.5

Đơn vị

5.2.2.6 BM.TCCB.02.08

Đơn vị Ban TCCB

-

5.2.2.7 BM.TCCB.02.04

Lưu hồ sơ theo dõi

Lên kế hoạch chi tiết

Chọn hoặc xác nhận lại kế hoạch với đơn vị cung cấp dịch vụ đào

tạo/giảng viên

Thông báo đến các đơn vị/ học viên

Tổng hợp danh sách học viên và hoàn tất các khâu chuẩn bị

Tổ chức khoá đào tạo, bồi dưỡng

Hoàn tất các thủ tục hành chính, tài chính, chuyên môn sau khóa

đào tạo bồi dưỡng


131

5.2.2. Mô tả



thực hiện Sản phẩm

Tiêu chuẩn, tài liệu hướng dẫn, thời gian hoàn thành

5.2.2.1 Lên kế hoạch chi tiết:

- Phân công công việc theo biểu mẫu

- Nếu có thay đổi về mặt kinh phí so với kế hoạch đã được phê duyệt thì phải làm Tờ trình ĐHQGHN để xin phê duyệt lại.

Đơn vị tổ chức

Công việc được phân công/tờ trình xin phê duyệt lại

BM.TCCB.02.05 (bản phân công công việc)

Được phép chậm hơn so với kế hoạch 2 tháng nhưng không được quá ngày 31/12 của năm

5.2.2.2 - Chọn hoặc xác nhận lại kế hoạch với đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo/giảng viên/phiên dịch theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt

- Xây dựng bài giảng theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt

- Ký hợp đồng với các bên liên quan

Ban TCCB Công văn tới các đơn vị

Hoàn thành trước 10 ngày làm việc tính đến thời điểm khai giảng khoá đào tạo bồi dưỡng

5.2.2.3 Thông báo đến các đơn vị/học viên qua công văn và qua website của đơn vị/ĐHQGHN (Trung tâm Truyền thông và Quan hệ Công chúng)


Công văn và thông báo trên website

BM.TCCB.02.06 (mẫu thông báo)

Hoàn thành trước 10 ngày làm việc tính đến thời điểm khai giảng khoá đào tạo bồi dưỡng

5.2.2.4 - Tổng hợp danh sách học viên

- Hoàn thành nốt các khâu chuẩn bị: Đặt phòng học, liên hệ để lấy và photo tài liệu, slide bài giảng, mua văn phòng phẩm, viết bài phát biểu của lãnh đạo... theo bản phân công công việc BM.TCCB.02.05


Danh sách học viên, sản phẩm theo bản phân công công việc

BM.TCCB.02.07

(mẫu bảng hỏi)

Hoàn thành trước 2 ngày làm việc tính đến thời điểm khai giảng khoá đào tạo, bồi dưỡng.

Tài liệu phát cho học viên bao gồm: Tóm tắt nội dung chương trình, bài giảng/slide bài giảng, văn phòng phẩm, phiếu bảng hỏi (nếu có)....


132





5.2.2.5 Tổ chức khoá đào tạo, bồi dưỡng

Đơn vị Đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo/giảng viên Học viên

Khoá đào tạo, bồi dưỡng

Đúng theo kế hoạch đã được phê duyệt

5.2.2.6 Hoàn tất các thủ tục theo kế hoạch.

Đơn vị Các thủ tục được hoàn tất BM.TCCB.02.08 (mẫu báo cáo tổng kết)

Trong vòng 20 ngày làm việc sau khi kết thúc khoá đào tạo, bồi dưỡng

5.2.2.7 Lưu hồ sơ theo dõi Đơn vị Ban TCCB

Hồ sơ được lưu BM.TCCB.02.04

6. HỒ SƠ

STT Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Thời gian

lưu

1 Công văn thông báo kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trong năm

BM.TCCB.02.01 Ban TCCB 10 năm

2 Đăng ký kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của các đơn vị


3 Tổng hợp kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của ĐHQGHN trong năm

BM.TCCB.02.03 Ban TCCB, Ban KHTC

10 năm

4 Tờ trình được Giám đốc phê duyệt kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của ĐHQGHN trong năm

Ban TCCB, Ban KHTC

10 năm

5 Các quyết định phê duyệt về tài chính

Ban TCCB, Ban KHTC

10 năm

6 Biểu mẫu theo dõi kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng

BM.TCCB.02.04 Ban TCCB Vĩnh viễn

7 Bản phân công công việc thực hiện khoá đào tạo, bồi dưỡng


8 Công văn thông báo tổ chức khoá đào tạo, bồi dưỡng


9 Kết quả bảng hỏi của học viên BM.TCCB.02.07 Ban TCCB 10 năm

10 Báo cáo tổng kết khoá đào tạo, bồi dưỡng


* Lưu ý: định kỳ hàng năm, chuyển toàn bộ hồ sơ gốc về Bộ phận lưu trữ, Văn phòng theo hướng dẫn của Văn phòng.


133

7. PHỤ LỤC

- Công văn thông báo kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trong năm: BM.TCCB.02,01

- Đăng ký kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của các đơn vị: BM.TCCB.02.02

- Tổng hợp kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của ĐHQGHN trong năm: BM.TCCB.02.03

- Biểu mẫu theo dõi kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng: BM.TCCB.02.04

- Bản phân công công việc thực hiện khoá đào tạo, bồi dưỡng: BM.TCCB.02.05

- Công văn thông báo tổ chức khoá đào tạo, bồi dưỡng : BM.TCCB.02.06

- Kết quả bảng hỏi của học viên: BM.TCCB.02.07

- Báo cáo tổng kết khoá đào tạo, bồi dưỡng: BM.TCCB.02.08


134

(BM.TCCB.02.01)


Số: /TCCB

V/v: Thông báo kế hoạch đào tạo bồi dưỡng năm ...

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM



Kính gửi: Liệt kê danh sách các đơn vị được hưởng chính sách đào tạo bồi dưỡng

trong năm đã được Giám đốc thông qua chủ trương

Thông báo chính sách đào tạo bồi dưỡng trong năm của ĐHQGHN đã được Giám đốc thông qua chủ trương trong đó ghi rõ thời hạn để các đơn vị nộp đề án, thông tin của cán bộ chuyên trách

TL. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ

Nơi nhận:

- Như trên

- Lưu


135

(BM.TCCB.02.02)

ĐỀ ÁN ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ

Tên đơn vị:………

(chỉ áp dụng đối với các khóa ngắn hạn cho cán bộ trong ĐHQGHN hoặc để hỗ trợ cán bộ của ĐHQGHN tham dự các khóa đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn trong nước).

1. Tính cấp thiết:

- Tóm tắt kế hoạch, nhiệm vụ năm học của đơn vị đặc biệt là về mảng công tác tổ chức cán bộ

- Tóm tắt công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trong các năm qua.

- Nêu được tính cấp thiết của việc triển khai đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.

2. Mục đích:

Nêu rõ mục đích cụ thể của từng lớp đào tạo bồi dưỡng.

3. Hiệu quả:

Nêu rõ hiệu quả cụ thể của từng lớp đào tạo bồi dưỡng đối với cán bộ tham dự và đối với đơn vị nói chung.

4. Nội dung:

Tóm tắt nội dung, tên từng lớp đào tạo, bồi dưỡng, từng mođun (chuyên đề), cách thức tổ chức đào tạo bồi dưỡng (e-learning hay thông thường) đối với từng bài giảng.

Đối tượng học viên dự kiến.

5. Thông tin về giảng viên/nhà cung cấp dịch vụ đào tạo:

Đối với trường hợp đã xác định được giảng viên/nhà cung cấp dịch vụ đào tạo: giới thiệu thông tin tóm tắt về giảng viên/nhà cung cấp dịch vụ đào tạo (học hàm, học vị, chức danh, kinh nghiệm…).

Đối với trường hợp chưa xác định được giảng viên/nhà cung cấp dịch vụ đào tạo: nêu rõ yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ của giảng viên/ nhà cung cấp dịch vụ đào tạo.

6. Kết quả, sản phẩm:

Nêu rõ kết quả, sản phẩm của từng lớp đào tạo, bồi dưỡng (ví dụ: 60 học viên tham dự, được nhận chứng chỉ; 01 bộ tài liệu bài giảng, 60 kết quả bảng hỏi của học viên, 01 báo cáo tổng kết lớp học….)


136

7. Dự toán kinh phí:

Xem hướng dẫn tại Thông tư số 51/2008/TT-BTC của Bộ Tài chính Hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Nhà nước

STT Nội dung Đơn giá (1000đ) Số lượng Thành tiền

(1000đ)

1 Kinh phí báo cáo viên

1.1 Giảng dạy

1.2 Xây dựng bài giảng

1.3 Phiên dịch

2 Kinh phí tổ chức

2.1 Quản lý, tổ chức lớp

2.2 Trực và chuẩn bị thiết bị dạy học

2.3 Nước uống

2.4 Văn phòng phẩm

2.5 In ấn, tài liệu

2.6 Hỗ trợ nghiên cứu tài liệu

2.7 Xây dựng bảng hỏi

2.8 Điều tra và viết tổng kết

2.9 ...

Tổng


137

(BM.TCCB.02.03)

BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ

KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG NGẮN HẠN TRONG NƯỚC NĂM...

Stt Nội dung Đơn vị chủ trì

Đơn vị/chuyên gia

phối hợp thực hiện

Đối

tượng tham

dự

Số lượng người tham

dự

Thời gian dự kiến tổ

chức

Số buổi

Địa điểm

Hình thức Đào tạo

Dự kiến kinh phí

Ghi chú

A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


138

(BM.TCCB.02.04)

BẢNG THEO DÕI KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG ĐHQGHN NĂM...

Đơn vị chủ trì

Đơn vị/chuyên gia phối hợp

thực hiện

Đối tượng tham dự

Số lượng người tham

dự Số buổi Địa điểm

Hình thức đào

tạo Kinh phí

Stt Nội dung

KH TT KH TT KH TT KH TT KH TT KH TT KH TT KH TT

Ghi chú


139

(BM.TCCB.02.05)

BẢN PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TỔ CHỨC KHOÁ ĐÀO TẠO - BỒI DƯỠNG CÁN BỘ

Tên khoá tập huấn:

Thời gian tổ chức:

Đơn vị chủ trì:

Đơn vị phối hợp:

STT Nội dung Người/bộ phận thực

hiện

Người/ bộ phận phối hợp

Sản phẩm

Thời hạn hoàn thành

Ghi chú

A Công tác chuẩn bị trước khoá đào tạo - bồi dưỡng diễn ra

1 Xây dựng nội dung, làm powerpoint

Dựa trên kế hoạch ĐT - BD đã được lãnh đạo ĐHQGHN phê duyệt

2 Làm thủ tục tạm ứng

3 Chuẩn bị các bộ hợp đồng

4 Viết thông báo/ giấy mời/ giấy triệu tập

Người ký theo quy định của ĐHQGHN

5 Lập danh sách tham dự

6 Xây dựng bảng hỏi

7 Đặt phòng và viết giấy đề nghị gửi VP

8 Chuẩn bị, photo tài liệu

9 Mua văn phòng phẩm

10 Mua đồ ăn nhẹ phục vụ nghỉ giải lao

11 Liên hệ nhà hàng để mời cơm khách

12 Viết bài phát biểu cho lãnh đạo ĐHQGHN


140

STT Nội dung Người/bộ phận thực

hiện

Người/ bộ phận phối hợp

Sản phẩm

Thời hạn hoàn thành

Ghi chú

13 Chuẩn bị quà cho khách

14 Các công việc khác

B Nội dung công việc trong khi khoá đào tạo - bồi dưỡng diễn ra

15 Phát tài liệu, xin chữ ký nhận tài liệu…

16 Trực âm thanh, ánh sáng, máy chiếu

17 Trực micro

18 Thư ký chuyên môn

19 Phục vụ tiệc trà nghỉ giải lao

20 Tặng quà cho khách

21 Thu bảng hỏi

22 Dọn dẹp


C Nội dung công việc sau khi khoá đào tạo - bồi dưỡng kết thúc

24 Tham dự tiệc đãi khách

25 Đưa khách về

26 Viết thư cảm ơn giảng viên, khách mời và các học viên

27 Thu thập bài kiểm tra của học viên và làm tổng kết

28 Làm báo cáo tổng kết, bảng hỏi

29 Làm các thủ tục quyết toán


CHỮ KÝ CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ HOẶC

NGƯỜI ĐƯỢC UỶ QUYỀN


141

(BM.TCCB.02.07)

PHIẾU ĐIỀU TRA ĐÁNH GIÁ KHÓA TẬP HUẤN

Tên khoá tập huấn (mẫu để tham khảo)

Ghi chú : - Phiếu điều tra này bao gồm 02 trang;

- Đối với các câu hỏi trong phần II, xin hãy khoanh tròn vào ô gần nhất với suy nghĩ của ông/bà (mức độ giảm dần từ trái - số 4 sang phải - số 0) ;

- Nếu có điều gì thắc mắc, xin vui lòng liên hệ với cán bộ phụ trách khóa tập huấn để được hướng dẫn chi tiết;

- Sau khi điền xong phiếu điều tra, xin ông/bà vui lòng gửi lại cho cán bộ phụ trách khóa tập huấn hoặc gửi về Ban Tổ chức cán bộ, ĐHQGHN, phòng 601A, nhà điều hành, 144 Xuân Thủy - Cầu Giấy, Hà Nội.

I. Thông tin cá nhân

1. Đơn vị :

2. Chuyên ngành :

3. Học hàm, học vị (GS, PGS; TSKH,TS, ThS, CN) :

4. Số năm công tác tại ĐHQGHN :

II. Thông tin về khóa tập huấn

1 Về khóa tập huấn

1.1 Nội dung Hấp dẫn 4 3 2 1 0 Không hấp dẫn

1.2 Tổng quan về toàn bộ khóa tập huấn

Hứng thú 4 3 2 1 0 Không hứng thú

1.3 Sự giải thích về các chủ đề Dễ hiểu 4 3 2 1 0 Không rõ

1.4 Tính thực tiễn Tốt 4 3 2 1 0 Không tốt

1.5 Tốc độ bài giảng Hợp lý 4 3 2 1 0 Không hợp lý

1.6 Các ví dụ, tình huống Có liên quan 4 3 2 1 0 Không liên quan

Logo đơn vị


142

1.7 Khối lượng thời gian khóa tập huấn

Phù hợp 4 3 2 1 0 Không phù hợp

1.8 Thời điểm tổ chức khóa tập huấn

Phù hợp 4 3 2 1 0 Không phù hợp

1.9 Quá trình làm thủ tục đăng ký tham gia khóa tập huấn

Thuận lợi 4 3 2 1 0 Không thuận lợi

1.10 Điều kiện cơ sở vật chất Phù hợp 4 3 2 1 0 Không phù hợp

1.11 Chất lượng tài liệu Hữu ích 4 3 2 1 0 Không hữu ích

1.12 Phục vụ lớp học Tốt 4 3 2 1 0 Không tốt

2 Về giảng viên

2.1 Chuẩn bị cho khóa học Chuẩn bị tốt 4 3 2 1 0 Không chuẩn bị

2.2 Năng lực chuyên môn Tốt 4 3 2 1 0 Không tốt

2.3 Thấu hiểu về nội dung Hiểu biết 4 3 2 1 0 Không hiểu biết

2.4 Sự nhiệt tình Cao 4 3 2 1 0 Thấp

2.5 Tôi thích phương pháp sư phạm của giảng viên

Rất nhiều 4 3 2 1 0 Không

2.6 Tôi cảm thấy thoải mái khi tham dự lớp học với giảng viên

Rất nhiều 4 3 2 1 0 Không

2.7 Tôi không ngần ngại tiếp xúc với giảng viên để hỏi bài

Không do dự 4 3 2 1 0 Rất ngại

3 Về cảm nhận cá nhân

3.1 Tôi cảm thấy rằng tôi học được nhiều

Nhiều 4 3 2 1 0 Không gì hết

3.2 Tôi cảm thấy mạnh dạn, tự tin hơn với những chủ đề được học

Nhiều 4 3 2 1 0 Không gì hết

3.3 Tôi sẽ giới thiệu với đồng nghiệp để họ tham dự khóa học này

Chắc chắn 4 3 2 1 0 Không bao giờ

3.4 Khóa học này liên quan, phù hợp với việc hoàn thiện công việc của tôi hiện nay

Rất nhiều 4 3 2 1 0 Hoàn toàn không

3.5 Tôi sẽ áp dụng những điều học được vào công việc của tôi

Rất nhiều 4 3 2 1 0 Hoàn toàn không


143

III. Thông tin, ý kiến khác

Xin ông/bà vui lòng cho biết nhu cầu đào tạo bồi dưỡng của mình (nội dung, hình thức, thời gian…) để phục vụ tốt cho công việc tại đơn vị?

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Nếu ông/bà có ý kiến, góp ý cho khóa tập huấn này, hoặc cho các khóa tập huấn nói chung do Đại học Quốc gia tổ chức, xin vui lòng cho biết tại đây:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của ông/bà!


144

(BM.TCCB.02.08)

BÁO CÁO TỔNG KẾT KHÓA ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG

Tên đơn vị:…….

1. Thông tin chung

Tên khóa đào tạo bồi dưỡng

Công văn/quyết định phê duyệt của ĐHQGHN

Thông tin về nội dung khóa ĐT BD:

- Thời gian tổ chức: ghi rõ thời gian trong kế hoạch và thời gian thực tế

- Danh sách điểm danh học viên: ghi rõ số lượng trong kế hoạch và số lượng thực tế

- Thông tin về giảng viên/phiên dịch: ghi rõ thông tin (tên, học hàm, học vị, vị trí, chức vụ của giảng viên/phiên dịch và các thông tin tóm tắt khác) trong kế hoạch và trong thực tế.

- Nội dung bài giảng: gửi kèm theo nội dung bài giảng của giảng viên

2. Kết quả bảng hỏi (nếu có)

Tổng kết bảng hỏi (nếu có).

3. Tóm tắt các ý kiến thảo luận


145


QUY TRÌNH

QUẢN LÝ

CÁN BỘ, VIÊN CHỨC ĐI CÔNG TÁC, HỌC TẬP Ở NƯỚC NGOÀI

QT.TCCB.03


Họ và tên Nguyễn Thiện Chí

TS. Trịnh Ngọc Thạch TS. Nguyễn Văn Thông

PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


146


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục

sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi


147

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định cách thức quản lý cán bộ viên chức của Đại học Quốc gia Hà Nội đi công tác, học tập, làm việc riêng ở nước ngoài; đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật và của Đại học Quốc gia Hà Nội.

2. PHẠM VI

Quy trình này áp dụng cho việc trực tiếp quản lý cán bộ, viên chức đi nước ngoài tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội và theo dõi, kiểm tra công tác quản lý cán bộ đi nước ngoài của các đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.


- Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;

- Nghị định số 121/2006/NĐ-CP ngày 23/10/2006 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;

- Thông tư số 10/2004/2004/TT-BNV ngày 19/2/2004 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 116/2003/NĐ-CP của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;

- Thông tư số 74/2005/TT-BNV ngày 26/7/2005 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn một số Điều của Nghị định số 115/2003/NĐ-CP, Nghị định số 116/2003/NĐ-CP, Nghị định số 117/2003/NĐ-CP của Chính phủ về chế độ công chức dự bị, về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước; về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước.

- Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

- Chỉ thị số 29/2007/CT-TTg ngày 11/12/2007 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện cải cách hành chính trong quản lý xuất cảnh, nhập cảnh của cán bộ, công chức, công dân.

- Thông tư số 02/2008/TT-BNG ngày 04/02/2008 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước và ở nước ngoài theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

- Thông tư số 27/2007/TT-BCA(A11) ngày 29/11/2007 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn việc cấp, sửa đổi hộ chiếu phổ thông ở trong nước.

- Quy định tạm thời về quản lý công tác hợp tác quốc tế của ĐHQGHN ban hành theo quyết định số 4632/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 25/8/2008 của Giám đốc ĐHQGHN.

- Công văn số 1300/TCCB ngày 19/7/2005 về việc quản lý cán bộ đi nước ngoài.


148



GĐ: Giám đốc ĐHQGHN


Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc, Văn phòng và các Ban chức năng;


5.1. Quy trình quản lý cán bộ, viên chức trong thời gian ở nước ngoài

Mô tả:

5.1.1. Quy định chung:

Phối hợp với Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước sở tại (nơi cán bộ, viên chức của ĐHQGHN đến học tập, công tác) để quản lý cán bộ: về thực hiện nhiệm vụ, thái độ chấp hành các quy định của nước ta và pháp luật nước sở tại.

Phối hợp với Cơ quan cấp học bổng, kinh phí hoặc đài thọ cho chuyến công tác, học tập về mức độ hoàn thành nhiệm vụ, thái độ ứng xử, mức độ chấp hành các quy định của nơi công tác, học tập.

Đối với cán bộ, viên chức được cử đi công tác, học tập trong thời gian từ 30 ngày trở lên, đơn vị làm thủ tục cắt 60% lương hiện hưởng trong thời gian cán bộ ở nước ngoài.

Cán bộ viên chức đi công tác, học tập dài ngày ở nước ngoài, nếu hoàn thành nhiệm vụ thì được nâng bậc lương theo quy định hiện hành.

Quy trình này ĐHQGHN uỷ quyền cho đơn vị trực thuộc (quản lý trực tiếp cán bộ viên chức) thực hiện, báo cáo ĐHQGHN để theo dõi.

Chuyên viên Ban Tổ chức Cán bộ trực tiếp thực hiện quy trình, tham mưu cho Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ, Giám đốc ĐHQGHN quản lý cán bộ viên chức thuộc Cơ quan ĐHQGHN.

Hằng năm, đơn vị tổng hợp, định kỳ báo cáo danh sách, nội dung đi công tác, học tập ở nước ngoài của cán bộ, viên chức đơn vị mình về ĐHQGHN, qua Ban Tổ chức Cán bộ theo Biểu mẫu: BM.TCCB.03.01 trước ngày 31/12 hằng năm.

Chuyên viên Ban TCCB tổng hợp toàn bộ danh sách để theo dõi, quản lý; báo cáo lãnh đạo khi có yêu cầu.

5.1.2. Gia hạn thời gian công tác, học tập ở nước ngoài của cán bộ, viên chức

Cán bộ viên chức được cử đi nước ngoài, nếu có nhu cầu ở lại để tiếp tục công tác, học tập, phải làm thủ tục xin gia hạn. Giám đốc ĐHQGHN quyết định việc gia hạn thời gian công tác, học tập ở nước ngoài của cán bộ, viên chức.


149

5.1.2.1. Hồ sơ xin gia hạn gồm:

Đơn xin gia hạn của đương sự nêu rõ mục đích, lý do, thời gian xin gia hạn (văn bản giấy và văn bản điện tử) kèm theo báo cáo kết quả công tác đến thời điểm xin gia hạn, dự kiến kế hoạch công tác trong thời gian gia hạn có xác nhận của tổ chức/cá nhân mời;

Văn bản đề nghị hoặc chấp thuận cho gia hạn của tổ chức/cá nhân nước ngoài (kèm theo bản dịch có công chứng, trừ các thứ tiếng Anh, Nga, Pháp);

Cam kết, xác nhận về trách nhiệm tài chính của tổ chức/cá nhân tài trợ;

Công văn của đơn vị quản lý nhân sự đề nghị gia hạn;

Bản sao quyết định cử đi nước ngoài và quyết định gia hạn lần trước đó (nếu có).

5.1.2.2. Đơn vị quản lý nhân sự gửi hồ sơ đề nghị gia hạn đến ĐHQGHN qua Ban Tổ chức Cán bộ.

5.1.2.3. Ban Tổ chức Cán bộ làm đầu mối, phối hợp với Ban Quan hệ Quốc tế và Ban Kế hoạch Tài chính giải quyết các vấn đề có liên quan đến hồ sơ đề nghị gia hạn:

- Ban Quan hệ Quốc tế thẩm định tính chính xác của nội dung thư mời, các giấy tờ có liên quan của phía nước ngoài.

- Ban Kế hoạch Tài chính thẩm định nguồn kinh phí (nếu đi bằng ngân sách do ĐHQGHN đài thọ).

Sau khi có ý kiến của các Ban về các vấn đề có liên quan, chuyên viên Ban Tổ chức Cán bộ dự thảo Quyết định trình Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ thông qua (ký tắt), sau đó trình Giám đốc ký. Thời gian giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ.

5.1.2.4. Sau khi Giám đốc ký, Quyết định được chuyển xuống Văn phòng ĐHQGHN để đóng dấu ban hành, gửi như nơi nhận.

5.1.2.5. Chuyên viên Ban Tổ chức Cán bộ lưu Quyết định gia hạn kèm Hồ sơ.

5.1.2.6. Quyết định được vào sổ để theo dõi trong BM.TCCB.03.01.

5.2. Thu nhận cán bộ, viên chức đi công tác, học tập ở nước ngoài về nước

Cán bộ, viên chức được cử đi công tác, học tập ở nước ngoài trong thời hạn từ 30 ngày trở lên, khi về nước phải làm thủ tục thu nhận về đơn vị tiếp tục công tác.

5.2.1. Hồ sơ đề nghị thu nhận gồm:

5.2.1.1. Báo cáo kết quả, sản phẩm thu được từ chuyến đi công tác, học tập ở nước ngoài, báo cáo phải được nộp chậm nhất là 10 ngày sau khi hết hạn, trở về nước

Trường hợp cán bộ, viên chức đi công tác nước ngoài bằng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn viện trợ, vốn vay hoặc nguồn thu sự nghiệp của đơn vị phải nộp các sản phẩm:

- Tư liệu bằng hình ảnh (băng video, ảnh chụp) về kiến trúc, cảnh quan nơi đến công tác;

- Báo cáo khoa học/luận văn tốt nghiệp (nếu có), bài giảng, tài liệu, ấn phẩm thuộc nội dung chuyến công tác;


150

- Báo cáo kinh nghiệm, thế mạnh về các lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, quản lý của trường/tổ chức tiếp nhận;

- Các đề xuất, kiến nghị đối với đơn vị, đối với ĐHQGHN để cải tiến, hoàn thiện việc quản lý đào tạo, nghiên cứu khoa học, phương pháp giảng dạy, kiểm tra đánh giá và các vấn đề khác liên quan đến chuyến công tác;

- Báo cáo, sản phẩm trình bày ở dạng văn bản giấy và văn bản điện tử và nộp 02 bộ cho ĐHQGHN (01 bộ lưu tại Ban Quan hệ Quốc tế và 01 bộ lưu tại Trung tâm Thông tin Thư viện để cán bộ, sinh viên tham khảo).

Báo cáo kết quả và các sản phẩm là căn cứ để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, viên chức nói chung và là cơ sở làm thủ tục thanh toán kinh phí của chuyến công tác nói riêng đối với đoàn ra bằng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn viện trợ, vốn vay, nguồn thu sự nghiệp của các đơn vị.

5.2.1.2. Bản sao quyết định cử đi nước ngoài, quyết định gia hạn (nếu có);

5.2.1.3. Các hồ sơ khác theo yêu cầu của cơ quan cấp học bổng hoặc tài trợ.

5.2.1.4. Các chứng từ thanh quyết toán tài chính (nếu có).

5.2.2. Hồ sơ đề nghị thu nhận gửi thủ trưởng đơn vị trực thuộc ĐHQGHN có thẩm quyền quản lý cán bộ, viên chức đó chậm nhất là sau 15 ngày kể từ khi hết hạn, về nước.

5.2.3. Giám đốc ĐHQGHN ký Quyết định thu nhận thủ trưởng đơn vị trực thuộc.

5.2.4. Giám đốc ĐHQGHN ủy quyền cho thủ trưởng đơn vị trực thuộc ký quyết định thu nhận các phó thủ trưởng và cán bộ, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị, báo cáo ĐHQGHN (qua Ban Tổ chức Cán bộ).

5.2.5. Chuyên viên Ban TCCB lưu quyết định thu nhận cùng hồ sơ. Vào sổ Quyết định Thu nhận để theo dõi: BM.TCCB.03.01.


151

6. HỒ SƠ

TT Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu

1 Danh sách quản lý CB đi nước ngoài theo năm (bản mềm)

BM.TCCB.03.01 Bộ phận TCCB Không quá 07 năm

2 Quyết định cử đi Bộ phận TCCB, VP; Ban QHQT

Hết hạn công tác, học tập của cán bộ

3 Quyết định gia hạn kèm hồ sơ

Bộ phận TCCB Hết hạn công tác, học tập của cán bộ

4 Các văn bản theo dõi Quá trình công tác, học tập (báo cáo định kỳ công tác, học tập, thông báo của bên nước ngoài)

Bộ phận TCCB Hết hạn công tác, học tập của cán bộ

5 Báo cáo kết quả công tác, học tập ở nước ngoài

Ban QHQT, Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN

Lâu dài

6 Quyết định thu nhận kèm Hồ sơ thu nhận

Bộ phận TCCB

7 Hoá đơn, chứng từ tài chính Bộ phận Tài vụ

7. PHỤ LỤC

Tất cả các biểu mẫu, giấy tờ kèm theo để các cấp có thẩm quyền theo dõi.


152

(BM.TCCB.03.01)


QUẢN LÝ CÁN BỘ ĐI NƯỚC NGOÀI NĂM ……………..

Quyết định đi Quyết định gia hạn Quyết định thu nhận

STT

Họ tên, chức danh,

chức vụ (nếu có)


Lý do đi Nước đến

Thời gian đi

(ở nước

ngoài)

Kinhphí

Số Ngày Số Ngày Thời gian

Số Ngày

Ghi chú


153


QUY TRÌNH NÂNG BẬC LƯƠNG

QT.TCCB.04


Họ và tên Nguyễn Thị Nam Phương ThS. Lê Yến Dung PGS.Phạm Trọng Quát

Ký


154


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □





155

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất quá trình tổ chức nâng bậc lương và phụ cấp thâm niên vượt khung đối với cán bộ, viên chức của Đại học Quốc gia Hà Nội.


Quy trình này áp dụng cho công tác nâng bậc lương cho Cơ quan ĐHQGHN và chung cho toàn Đại học Quốc gia Hà Nội.

Áp dụng cho các đối tượng:

- Cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng thuộc Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội;

- Cán bộ, viên chức các đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội


- Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang;

- Thông tư số 03/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng bậc lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức;

- Thông tư số 04/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên vượt khung đối với cán bộ, công chức, viên chức;

- Quy định nâng bậc lương và phụ cấp thâm niên vượt khung của các đơn vị.



- Ban Tổ chức Cán bộ: Ban TCCB

- Đơn vị: Văn phòng, các Ban chức năng và các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN

- Cán bộ, công chức viên chức: CBCCVC

- Hội đồng lương cơ quan: Hội đồng xét nâng bậc lương và phụ cấp thâm niên vượt khung hàng năm; được thành lập theo quyết định của Giám đốc ĐHQGHN

- Nâng bậc lương (viết tắt NBL): CBCCVC nếu chưa xếp bậc lương cuối cùng trong ngạch CCVC hiện giữ, thì được xét nâng bậc lương thường xuyên khi có đủ điều kiện thời gian giữ bậc trong ngạch và đạt đủ tiêu chuẩn nâng bậc lương thường xuyên trong suốt thời gian giữ bậc lương cũ

- Nâng bậc lương trước thời hạn đối với CBCCVC lập thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ (viết tắt NBL TTH): CBCCVC lập thành tích xuất sắc đã được cấp có thẩm quyền quyết định công nhận (bằng văn bản), nếu chưa xếp bậc lương cuối cùng trong ngạch và còn thiếu từ 1 đến 12 tháng để được nâng bậc lương thường xuyên thì được xét nâng một bậc lương trước thời hạn tối đa là 12 tháng so với thời gian quy định.


156

- Phụ cấp thâm niên vượt khung (viết tắt PC TNVK): CBCCVC nếu đã được xếp bậc lương cuối cùng trong ngạch CCVC hiện giữ, thì được xét hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung khi có đủ điều kiện thời gian giữ bậc lương cuối cùng trong ngạch và đạt đủ tiêu chuẩn hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung

- Chuyên viên và tương đương trở xuống (viết tắt CV và TĐ): CBCCVC được bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên và các ngạch tương đương với ngạch chuyên viên; các ngạch thấp hơn ngạch chuyên viên:

+ Công chức, viên chức loại A1: kế toán viên, giảng viên, thư viện viên, nghiên cứu viên, biên tập viên....;

+ Công chức, viên chức loại A0: chuyên viên cao đẳng, kế toán viên cao đẳng...;

+ Công chức loại B: cán sự, kế toán viên trung cấp, kỹ thuật viên...;

+ Công chức loại C: thủ quỹ cơ quan, kế toán viên sơ cấp...;

+ Nhân viên thừa hành, phục vụ: lái xe cơ quan, nhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ, nhân viên kỹ thuật...

- Chuyên viên chính và tương đương (viết tắt CVC và TĐ): CBCCVC được bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên chính và các ngạch tương đương với ngạch chuyên viên chính (công chức, viên chức loại A2) gồm có:

+ Nhóm 1 A2.1: giảng viên chính, nghiên cứu viên chính, kỹ sư chính, biên tập viên chính....

+ Nhóm 2 A2.2: kế toán viên chính, thư viện viên chính, lưu trữ viên chính, giáo viên trung học cao cấp...

- Chuyên viên cao cấp và tương đương (viết tắt CVCC và TĐ): CBCCVC được bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên cao cấp và các ngạch tương đương với ngạch chuyên viên cao cấp (công chức, viên chức loại A3) gồm có:

+ Nhóm 1 (A3.1): giảng viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, kỹ sư cao cấp, biên tập viên cao cấp....

+ Nhóm 2 (A3.2): kế toán viên cao cấp, thư viện viên cao cấp, lưu trữ viên cao cấp...


5.1. Quy trình tổ chức xét nâng bậc lương thường xuyên, trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc tại cơ sở (Cơ quan ĐHQGHN)


157

5.1.1. Lưu đồ


Ban TCCB

5.1.2.1. - BM.TCCB.04.01 - BM.TCCB.04.02 - Định kỳ trước 01/11 hàng năm

Ban TCCB, Hội đồng lương Cơ quan

5.1.2.2.

Hội đồng lương Cơ quan

5.1.2.3.

Ban TCCB 5.1.2.4.

5 ngày làm việc

Chánh văn Phòng

5.1.2.5.

BM.TCCB.04.03 (Mẫu số 1 Thông tư 03/2005/TT-BNV) BM.TCCB.04.04 (Mẫu 1 Thông tư 04/2005/TT-BNV)

Giám đốc (Phó GĐ)

5.1.2.6. Quyết định thành lập

Ban TCCB, Phòng TCCB đơn vị

5.1.2.7. Danh sách cán bộ

Hội đồng lương ĐHQG HN

5.1.2.8.

Ban TCCB

5.1.2.9. BM.TCCB.04.05 (Trường hợp CVCC và TĐ NBL trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc)

Bộ Nội vụ 5.1.2.10.

(Trường hợp CVCC và TĐ)

Ban TCCB 5.1.2.11.

Công văn đồng ý Quyết định NBL, PC TNVK

Lãnh đạo Ban TCCB

- 5.1.2.12.

Tổng hợp, lưu hồ sơ

Niêm yết danh sách đề nghị NBL, PC TNVK

Tiếp nhận đề nghị NBL, PC TNVK của các đơn vị

Thẩm định kết quả xét của đơn vị

Phê duyệt danh sách

Họp Hội đồng lương Cơ quan

Thành lập Hội đồng lương ĐHQGHN

Thông qua danh sách

Phê duyệt danh sách

Quyết định, Báo cáo kết quả

Công văn đề nghị

Công văn đồng ý


158

5.1.2. Mô tả





A Thực hiện NBL và PC TNVK tại Cơ quan ĐHQGHN (thực hiện 1 năm – 1 lần)

5.1.2.1 Tiếp nhận Danh sách đề nghị NBL, PC TNVK và quyết định thành tích đạt được trong thời gian giữ bậc lương của cá nhân thuộc các đơn vị

Văn phòng, VP Đảng – Đoàn thể và các Ban chức năng

Danh sách đề nghị NBL, PC TNVK

- Thông tư 03/2005/TT-BNV, -- Thông tư 04/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ - Công văn hướng dẫn 1508 ngày 02/11/2005 của ĐHQGHN - BM.TCCB.04.01. - BM.TCCB.04.02 - Trước ngày 01/11 hàng năm

5.1.2.2 Tổng hợp Danh sách đề nghị NBL, PC TNVK của Cơ quan ĐHQGHN và trình Hội đồng lương Cơ quan

Ban TCCB chủ trì Hội đồng lương CQ

Danh sách đề nghị NBL, PC TNVK; NBL TTH do lập thành tích xuất sắc

5.1.2.3 Thông qua danh sách NBL thường xuyên, NBL TTH do lập thành tích xuất sắc (Tỷ lệ CBCCVC được NBL TTH do lập thành tích xuất sắc trong một năm không quá 5% tổng số CBVC, LĐHĐ trong chỉ tiêu biên chế của Cơ quan); PC TNVK

Hội đồng lương Cơ quan; Chánh VP

Thông qua danh sách NBL, PC TNVK của Cơ quan

- BM.TCCB.04.03 (Mẫu số 1 Thông tư 03/2005/TT-BNV) - BM.TCCB.04.04 (Mẫu 01 Thông tư 04/2005/TT-BNV)

5.1.2.4 Niêm yết danh sách nâng bậc lương thường xuyên, NBL TTH do lập thành tích xuất sắc; PC TNVK

Ban TCCB Danh sách NBL, PC TNVK của Cơ quan

5 ngày làm việc

5.1.2.5 Duyệt danh sách nâng bậc lương thường xuyên, NBL TTH do lập thành tích xuất sắc; PC TNVK

Chánh Văn phòng

Ký duyệt danh sách NBL, PC TNVK của Cơ quan

- BM.TCCB.04.03 (Mẫu số 1 Thông tư 03/2005/TT-BNV)

- BM.TCCB.04.04

(Mẫu 01 Thông tư 04/2005/TT-BNV) - - Trước ngày 01/12 hàng năm


159





B Thực hiện NBL và PC TNVK đối với CBVC ĐHQGHN (thực hiện 1 năm – 1 lần)

5.1.2.6 Soạn thảo quyết định thành lập Hội đồng xét NBL và PC TNVK trình Ban Giám đốc phê duyệt

Ban TCCB chủ trì

Quyết định được ban hành

Trước 10/12 hàng năm

5.1.2.7 - Tiếp nhận CV, DS đề nghị NBL và PC TNVK và các hồ sơ liên quan

Văn phòng, Ban TCCB

Danh sách đề nghị NBL, PC TNVK; NBL TTH do lập thành tích xuất sắc

- Trước ngày 01/12 hàng năm - BM.TCCB.04.03 (Mẫu số 1 Thông tư 03/2005/TT-BNV) - BM.TCCB.04.04 (Mẫu 1 Thông tư 04/2005/TT-BNV) -

- Thẩm định DS đề nghị NBL và PC TNVK và trình Hội đồng lương ĐHQGHN

Ban TCCB chủ trì, phòng TCCB đơn vị phối hợp

5.1.2.8 Xét duyệt Hội đồng lương ĐHQGHN

Thông qua DS NBL và PC TNVK của các đơn vị.

Công văn gửi các đơn vị (Nếu còn chỉ tiêu NBL TTH do lập thành tích xuất sắc trong toàn ĐHQGHN)

Ban TCCB chủ trì

Công văn đề nghị đơn vị gửi DS CBVC xét đề nghị NBL TTH bổ sung

Xét duyệt Hội đồng lương ĐHQGHN

Thông qua DS NBL TTH bổ sung của các đơn vị.

5.1.2.9 Công văn đề nghị Bộ Nội vụ phê duyệt

Ban TCCB chủ trì

DS đề nghị NBL TTH do lập thành tích xuất sắc (ngạch CVCC và TĐ)

BM.TCCB.04.05

5.1.2.10 Bộ Nội vụ Công văn đồng ý của Bộ Nội vụ

5.1.2.11 Phê duyệt Ban TCCB chuẩn bị trình Ban Giám đốc ký

- QĐ NBL và PC TNVK ngạch CVC và TĐ; ngạch CVCC và TĐ - NBL TTH do lập thành tích xuất sắc ngạch CVCC và TĐ, QĐ sau khi có công văn đồng ý của Bộ Nội vụ

Trước ngày 28/2 năm sau


160





Ban TCCB chủ trì

- Công văn đồng ý NBL và PC TNVK ngạch CV và TĐ trở xuống của các đơn vị trực thuộc - QĐ NBL và PC TNVK đối với CBVC, LĐHĐ thuộc Cơ quan ĐHQGHN ngạch CV và TĐ trở xuống

Trước ngày 28/2 năm sau

Công văn báo cáo Bộ Nội vụ kết quả nâng bậc lương và PC TNVK

Ban TCCB, Ban Giám đốc

Công văn và DS NBL và PC TNVK ngạch CVCC và TĐ

BM.TCCB.04.06 (Mẫu số 2 Thông tư 03/2005/TT-BNV) BM.TCCB.04.07 (Mẫu 2 Thông tư 04/2005/TT-BNV) Trước 31/3 năm sau

5.1.2.12 Lưu hồ sơ Ban TCCB Trước 31/3 năm sau

5.2. Quy trình nâng bậc lương trước thời hạn để nghỉ hưu; phụ cấp thâm niên vượt khung đối với cán bộ, viên chức trước khi nghỉ hưu

- Thời gian thực hiện: từ 01/01 đến 31/12 hàng năm

- Thứ tự thực hiện theo các bước như sau:

+ Mục 5.1.2.8

+ Mục 5.1.2.10

+ Mục 5.1.2.11

+ Mục 5.1.2.12

+ Mục 5.1.2.13

6. HỒ SƠ


lưu

1 Danh sách cán bộ, viên chức đề nghị NBL

BM.TCCB.04.01

Ban TCCB Bao lâu???

2 Danh sách cán bộ, viên chức đề nghị tính hưởng PC TNVK

BM.TCCB.04.02

Ban TCCB


161


lưu

3 Danh sách cán bộ, viên chức đề nghị NBL

BM.TCCB.04.03 (Mẫu số 1 Thông tư 03/2005/TT-BNV)

Ban TCCB

4 Danh sách cán bộ, viên chức đề nghị tính hưởng PC TNVK


Ban TCCB

5 Báo cáo danh sách cán bộ, viên chức NBL ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương


Ban TCCB

6 Báo cáo danh sách cán bộ, viên chức đề nghị tính hưởng PC TNVK ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương

BM.TCCB.04.06 (Mẫu số 2 Thông tư 04/2005/TT- BNV)

Ban TCCB

7

7. PHỤ LỤC

- Danh sách cán bộ, viên chức đề nghị NBL: BM.TCCB.04.01

- Danh sách cán bộ, viên chức đề nghị tính hưởng PC TNVK: BM.TCCB.04.02

- Danh sách cán bộ, viên chức đề nghị NBL: BM.TCCB.04.03 (Mẫu số 1 Thông tư 03/2005/TT-BNV)

- Danh sách cán bộ, viên chức đề nghị tính hưởng PC TNVK: BM.TCCB.04.04 (Mẫu số 1 Thông tư 04/2005/TT-BNV)

- Báo cáo danh sách cán bộ, viên chức NBL ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương: BM.TCCB.04.05 (Mẫu số 2 Thông tư 03/2005/TT-BNV)

- Báo cáo danh sách cán bộ, viên chức đề nghị tính hưởng PC TNVK ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương: BM.TCCB.04.06 (Mẫu số 2 Thông tư 04/2005/TT-BNV)


162

(BM.TCCB.04.01) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐƠN VỊ:……………………………

DANH SÁCH CÁN BỘ, VIÊN CHỨC, LAO ĐỘNG HỢP ĐỒNG ĐƯỢC ĐỀ NGHỊ NÂNG BẬC LƯƠNG NĂM ........

STT Họ và tên Lương trước khi được nâng bậc Đề nghị nâng bậc lương

Ngạch (mã số)

Bậc trong ngạch

Hệ số lương hiện giữ

Thời điểm xếp

Ngạch (mã số)

Bậc lương

sau nâng bậc

Hệ số lương mới được

nâng bậc

Thời gian tính nâng bậc lương

lần sau

Thành tích đã đạt được trong thời gian giữ bậc lương

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

I Cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng được đề nghị nâng bậc lương thường xuyên

1

2

II Cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng được đề nghị nâng bậc lương trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ

1

2

Ghi chú:

- Đơn vị nộp về Ban TCCB trước ngày 01/11 hàng năm - Kê khai và gửi kèm văn bản về thành tích đã đạt được trong thời gian giữ bậc lương đối với CBVC mục II

Hà Nội, ngày ....... tháng ....... năm 200... THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ tên)


163

(BM.TCCB.04.02)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐƠN VỊ:……………………………

DANH SÁCH CÁN BỘ, VIÊN CHỨC, LAO ĐỘNG HỢP ĐỒNG ĐƯỢC ĐỀ NGHỊ HƯỞNG PHỤ CẤP THÂM NIÊN VƯỢT KHUNG NĂM ........

Lương và PC TNVK đang hưởng Đề nghị hưởng PC TNVK

STT Họ và tên

Ngạch (mã số)

Bậc cuối cùng trong ngạch

Hệ số lương của bậc cuối

cùng

Thời điểm xếp

% PC TNVK đã

hưởng

Thời điểm tính hưởng PC TNVK

lần sau

Hệ số chênh

lệch bảo lưu (nếu

có)

% PC TNVK được

hưởng

Thời gian tính hưởng PC TNVK

lần sau

Hệ số chênh


có)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Hà Nội, ngày ....... tháng ....... năm 200... THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ



164

(BM.TCCB.04.03)


VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN NÂNG BẬC LƯƠNG ĐỐI VỚI CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC NĂM 20...

(Ban hành kèm theo Thông tư số: 03/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ)

Tổng số cán bộ, công chức, viên chức ở cơ quan, đơn vị có mặt tại thời điểm báo cáo: …... người

Trong đó:

1. Số người được nâng bậc lương thường xuyên ở cơ quan đơn vị trong năm: ….. người

2. Số người được nâng bậc lương trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ ở cơ quan, đơn vị trong năm: ….. người

3. Số người đã có thông báo nghỉ hưu được nâng bậc lương trước thời hạn ở cơ quan, đơn vị trong năm: ….. người

Ngày, tháng,

năm sinh Ngạch, bậc, hệ số lương trước khi được nâng bậc Kết quả nâng bậc lương trong năm 20…

STT Họ và

tên

Nam Nữ

Trình độ chuyên

môn nghiệp vụ được đào tạo

Chức danh hoặc ngạch (mã

số)

Bậc trong ngạch hoặc trong chức

danh hiện giữ

Hệ số lương ở bậc hiện giữ

Thời điểm được xếp

Hệ số chênh lệch

bảo lưu (nếu có)

Chức danh hoặc ngạch (mã

số)

Bậc lương

sau nâng bậc

Hệ số lương mới được nâng

bậc

Thời gian tính

nâng bậc

lương lần sau



Tiền lương tăng thêm do nâng bậc trong năm

(1.000đ)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

I Cán bộ, công chức, viên chức được nâng bậc lương thường xuyên 1

2


165

II Cán bộ, công chức, viên chức được nâng bậc lương trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ

1

2

III Cán bộ, công chức, viên chức đã có thông báo nghỉ hưu được nâng bậc lương trước thời hạn

1

2

Cộng -

Hà Nội, ngày ……. tháng …… năm 20… Hà Nội, ngày ……. tháng …… năm 20…

XÉT DUYỆT CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CHÁNH VĂN PHÒNG


166

(BM.TCCB.04.04)


VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ PHỤ CẤP THÂM NIÊN VƯỢT KHUNG ĐỐI VỚI CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC NĂM 20...

(Ban hành kèm theo Thông tư số 04/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ)

Tổng số cán bộ, công chức, viên chức ở cơ quan, đơn vị có mặt tại thời điểm báo cáo: ….. người

Trong đó: Số người được hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung ở cơ quan, đơn vị trong năm 2008: …. người

Ngày tháng

năm sinh

Ngạch, bậc, hệ số lương và % phụ cấp thâm niên vượt khung đang hưởng

Kết quả thực hiện phụ cấp TNVK năm 20…

STT Họ và tên

Nam Nữ

Trình độ

chuyên môn

nghiệp vụ được đào tạo

Chức danh hoặc ngạch

(mã số)

Bậc cuối cùng trong ngạch

hoặc chức danh

Hệ số lương

của bậc cuối cùng


% phụ cấp

TNVK đã

hưởng

Thời điểm tính hưởng PCTNVK

lần sau

Hệ số chênh


có)

% phụ cấp

TNVK được

hưởng

Thời điểm tính hưởng PCTNVK

lần sau

Hệ số chênh


có)

Tiền lương tăng thêm do thực

hiện PCTNVK trong năm

(1.000đ)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1

2

3

Cộng

Hà Nội, ngày ……. tháng …… năm 200… Hà Nội, ngày ……. tháng …… năm 20….

XÉT DUYỆT CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CHÁNH VĂN PHÒNG

(BM.TCCB.04.05)


167


BÁO CÁO DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ NÂNG BẬC LƯƠNG TRƯỚC THỜI HẠN ĐỐI VỚI CÁN BỘ, VIÊN CHỨC LẬP THÀNH TÍCH XUẤT SẮC

TRONG THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NĂM 20…..

NGẠCH CHUYÊN VIÊN CAO CẤP VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG (LOẠI A3) (Kèm theo Công văn số /TCCB ngày / /20…. của Đại học Quốc gia Hà Nội)

Ngày, tháng, năm sinh

Ngạch, bậc, hệ số lương trước khi được nâng

bậc Đề nghị nâng bậc lương trước thời hạn năm 20….

STT Họ và tên

Nam Nữ

Trình độ

chuyên môn

nghiệp vụ được đào tạo

Đơn vị

công tác

Chức danh hoặc

ngạch

Bậc trong ngạch

Hệ số lương ở bậc hiện giữ


Chức danh hoặc

ngạch

Bậc lương

sau khi

nâng bậc

Hệ số lương mới được nâng bậc

Thời gian xét nâng bậc lương lần sau

Thành tích đạt được trong thời gian giữ bậc

lương

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 2

Hà Nội, ngày tháng năm 20…… GIÁM ĐỐC


168

(BM.TCCB.04.06)


BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN NÂNG BẬC LƯƠNG ĐỐI VỚI CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

NGẠCH CHUYÊN VIÊN CAO CẤP VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG (LOẠI A3) NĂM 20… (Ban hành kèm theo Thông tư số: 03/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ)

Tổng số cán bộ, công chức, viên chức thuộc ĐHQGHN có mặt tại thời điểm báo cáo: ……... người

Trong đó:

1. Số người ở ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương (loại A3) được nâng bậc lương thường xuyên ở ĐHQGHN trong năm: …. người

2. Tổng số người được nâng bậc lương trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ ở ĐHQGHN trong năm: …... người

3. Số người ở ngạch CVCC và tương đương (loại A3) được nâng bậc lương trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ trong năm:…... người

Ngày tháng năm sinh

Ngạch, bậc, hệ số lương trước khi được nâng bậc

Kết quả nâng bậc lương trong năm ….

STT Họ và

tên

Nam Nữ

Trình độ chuyên môn nghiệp vụ được đào

tạo

Chức danh hoặc

ngạch (loại A3)

Bậc trong ngạch hiện giữ

Hệ số lương ở bậc hiện

giữ




Chức danh hoặc

ngạch (loại A3)

Bậc trong ngạch hiện giữ

Hệ số lương ở bậc hiện

giữ




Tiền lương tăng thêm do

nâng bậc trong năm (1000 đ)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

I. Cán bộ, công chức, viên chức ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương (loại A3) được nâng bậc lương thường xuyên

1


169

2

3

II. Cán bộ, công chức, viên chức ngạch CVCC và tương đương (loại A3) được nâng bậc lương trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ

1

2

III. Cán bộ, công chức, viên chức ngạch CVCC và tương đương (loại A3) đã có thông báo nghỉ hưu được nâng bậc lương trước thời hạn

1

2

Cộng I+II+ III -

Hà Nội, ngày tháng năm 20……

GIÁM ĐỐC


170

(BM.TCCB.04.07)


BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ PHỤ CẤP THÂM NIÊN VƯỢT KHUNG ĐỐI VỚI CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

NGẠCH CHUYÊN VIÊN CAO CẤP VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG (LOẠI A3) NĂM 20….

(Ban hành kèm theo Thông tư số: 04/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ)

Tổng số cán bộ, công chức, viên chức thuộc ĐHQGHN có mặt tại thời điểm báo cáo: …….. người

Trong đó: Số người ở ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương đương (loại A3) được hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung ở ĐHQGHN trong năm 20...: ...…... người

Ngày, tháng, năm sinh

Ngạch, bậc, hệ số lương và % phụ cấp TNVK đang hưởng

Kết quả thực hiện phụ cấp thâm niên năm 20….

STT Họ và tên Nam Nữ

Trình độ chuyên

môn nghiệp vụ được đào

tạo

Chức danh hoặc

ngạch (mã số)

Bậc cuối cùng trong ngạch hoặc trong chức

danh hiện giữ

Hệ số lương của bậc cuối cùng


% phụ cấp

thâm niên vượt

khung đã

hưởng

Thời điểm tính

hưởng PC

TNVK lần sau

Hệ số chênh

lệch bảo lưu

(nếu có)

% phụ cấp thâm niên vượt

khung được

hưởng

Thời gian tính

hưởng PCTNVK

lần sau

Hệ số chênh


có)

Tiền lương tăng

thêm do thực hiện PCTNVK trong năm

(1.000đ)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Hà Nội, ngày tháng năm 20……

GIÁM ĐỐC


171


QUY TRÌNH

BỔ NHIỆM, BỔ NHIỆM LẠI, ĐIỀU ĐỘNG, LUÂN CHUYỂN,

TỪ CHỨC, MIỄN NHIỆM CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

QT.TCCB.05


Họ và tên Đoàn Văn Cường TS. Trịnh Ngọc Thạch PGS.TS Phạm Trọng Quát

Ký


172


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục



173

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm CBLĐQL trong ĐHQGHN nhằm đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước, của pháp luật, đáp ứng đủ nhu cầu nguồn nhân lực CBLĐQL trong ĐHQGHN.

2. PHẠM VI

Quy trình áp dụng cho việc quản lý và thực hiện công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm CBLĐQL của Cơ quan ĐHQGHN (Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng, Phó Ban chức năng) và của các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN (Trưởng, phó đơn vị trực thuộc); quản lý công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm CBLĐQL tại các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN.


- Nghị định số 07/2001/NĐ-CP ngày 01/02/2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia;

- Quy chế Tổ chức và hoạt động của Đại học Quốc gia ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12/02/2001 của Thủ tướng Chính phủ;

- Quy định về Tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN ban hành theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN;

- Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm cán bộ, công chức lãnh đạo ban hành theo Quyết định số 27/2003/QĐ-TTg ngày 19/02/2003 của Thủ tướng Chính phủ;

- Quy định về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm CBLĐQL trong ĐHQGHN ban hành theo Quyết định số 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008 của Giám đốc ĐHQGHN;

- Nghị quyết số 291/NQ-ĐU ngày 29/5/2008 của Đảng ủy ĐHQGHN về công tác điều động, luân chuyển cán bộ lãnh đạo, quản lý trong ĐHQGHN;

- Các văn bản quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước;

...


- ĐHQGHN : Đại học Quốc gia Hà Nội

- VP : Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội

- Đơn vị : Các đơn vị thành viên và trực thuộc, Văn phòng và các Ban chức năng Đại học Quốc gia Hà Nội


174

- GĐ : Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội

- CBLĐQL : Cán bộ lãnh đạo, quản lý

- Lãnh đạo ĐHQGHN : Thường vụ Đảng ủy và Ban Giám đốc ĐHQGHN

- Lãnh đạo đơn vị trực thuộc: Ban Thường vụ Đảng uỷ hoặc Đảng uỷ hoặc Chi uỷ hoặc Bí thư, Phó Bí thư chi bộ trực thuộc và Trưởng, Phó đơn vị trực thuộc

- Thường trực Đảng ủy: Bí thư và các Phó Bí thư Đảng ủy ĐHQGHN.

- Cán bộ chủ chốt (CBCC) của ĐHQGHN : Đảng ủy, Ban Giám đốc, Thường vụ Công đoàn, Bí thư, Phó Bí thư Đoàn TNCSHCM, Chủ tịch Hội sinh viên, Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng, Phó Ban chức năng, Chánh Văn phòng Đảng ủy, Trưởng, Phó các Ban của Đảng ủy ĐHQGHN; Đảng ủy hoặc Chi ủy hoặc Bí thư, Phó Bí thư chi bộ trực thuộc, Trưởng, Phó đơn vị, Chủ tịch Công đoàn, Bí thư Đoàn TNCSHCM các đơn vị trực thuộc; Giáo sư, phó giáo sư, tiến sỹ khoa học, nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú.

- Cán bộ chủ chốt (CBCC) của đơn vị trực thuộc : Cấp ủy, Trưởng, Phó đơn vị, Ban Thường vụ hoặc Chủ tịch, Phó Chủ tịch Công đoàn (đối với đơn vị không có Ban Thường vụ Công đoàn), Bí thư, Phó Bí thư Đoàn TNCSHCM, Chủ tịch Hội sinh viên, Chi uỷ hoặc Bí thư, Phó Bí thư chi bộ, Trưởng, Phó Phòng, Ban chức năng, Phòng thí nghiệm, Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Khoa, Bộ môn trực thuộc và Trưởng, Phó đơn vị trực thuộc khác; Giáo sư, phó giáo sư, tiến sỹ khoa học, nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú, tiến sỹ, giảng viên chính và tương đương.


175


5.1. Quy trình bổ nhiệm Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng, Phó Ban chức năng của Cơ quan ĐHQGHN

5.1.1. Lưu đồ


Đơn vị

5.1.2.1. Tiêu chuẩn bổ nhiệm theo Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008

GĐ, Ban TCCB 5.1.2.2. Ý kiến đồng ý của GĐ

Đơn vị, Ban TCCB 5.1.2.3. BM.TCCB.05.01 BM.TCCB.05.02

Lãnh đạo đơn vị, Ban TCCB

5.1.2.4. BM.TCCB.05.03 BM.TCCB.05.04

Ban TCCB 5.1.2.5.

Đảng ủy Cơ quan ĐHQGHN, Ban TCCB

5.1.2.6.

Ban TCCB 5.1.2.7. Hồ sơ bổ nhiệm theo Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008

Lãnh đạo ĐHQGHN /Ban Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN, GĐ

5.1.2.8.


5.1.2.9. BM.TCCB.05.05 BM.TCCB.05.06

Làm Tờ trình xin chủ trương; dự kiến nhân sự

Nhận xét, biểu quyết nhân sự để GĐ ra

quyết định bổ nhiệm


Xem xét, phê duyệt chủ trương và phương án nhân sự

Trao đổi, nhận xét và lấy phiếu tín nhiệm nhân sự

Nhận xét và lấy phiếu tín nhiệm nhân sự

Nhận xét và biểu quyết về nhân sự

Tổng hợp quy trình nhân sự, hồ sơ bổ nhiệm

Báo cáo kết quả với GĐ; lấy ý kiến nhận xét và biểu quyết

nhân sự


176

5.1.2. Mô tả

Ghi chú: Quy trình này được áp dụng đối với nguồn nhân sự dự kiến bổ nhiệm trong đơn vị; đối với nguồn nhân sự bên ngoài đơn vị, thực hiện quy trình riêng theo quy định tại Điều 11 Quy định số 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008.





5.1.2.1 Làm Tờ trình xin chủ trương

Làm Tờ trình xin chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm nhân sự khi đơn vị có nhu cầu, trong đó có dự kiến phương án nhân sự.

Đơn vị Tờ trình của đơn vị Tiêu chuẩn bổ nhiệm theo Chương II, Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008

5.1.2.2 Xem xét, phê duyệt chủ trương và phương án nhân sự

Ban TCCB xem xét Tờ trình, báo cáo GĐ phê duyệt: đồng ý chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm và phương án nhân sự của đơn vị.

GĐ, Ban TCCB

Ý kiến đồng ý của GĐ bằng văn bản hoặc phê trực tiếp vào Tờ trình

5.1.2.3 Trao đổi, nhận xét và lấy phiếu tín nhiệm nhân sự

Họp CBVC của đơn vị để trao đổi, nhận xét về nhân sự; Ban TCCB lấy phiếu tín nhiệm nhân sự

Đơn vị, Ban TCCB

Kết quả tín nhiệm nhân sự của CBVC đơn vị

BM.TCCB.05.01

BM.TCCB.05.02

5.1.2.4 Nhận xét và lấy phiếu tín nhiệm nhân sự

Họp lãnh đạo đơn vị để nhận xét về nhân sự; Ban TCCB lấy phiếu tín nhiệm nhân sự


Kết quả tín nhiệm nhân sự của lãnh đạo đơn vị

BM.TCCB.05.03

BM.TCCB.05.04

5.1.2.5 Báo cáo kết quả với GĐ; lấy ý kiến nhận xét và biểu quyết nhân sự

Ban TCCB báo cáo kết quả tín nhiệm nhân sự với GĐ; đồng thời làm công văn xin ý kiến nhận xét và biểu quyết về nhân sự của Đảng ủy Cơ quan

Ban TCCB Công văn xin ý kiến


177





5.1.2.6 Nhận xét và biểu quyết về nhân sự

Họp Đảng ủy Cơ quan để nhận xét và biểu quyết về nhân sự

Đảng ủy Cơ quan, Ban TCCB

Công văn trả lời

5.1.2.7 Tổng hợp quy trình nhân sự, hồ sơ bổ nhiệm

Ban TCCB yêu cầu đơn vị, nhân sự hoàn thiện hồ sơ bổ nhiệm; tổng hợp các bước thực hiện quy trình bổ nhiệm để báo cáo lãnh đạo ĐHQGHN/ Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN

Ban TCCB, đơn vị, nhân sự

Văn bản báo cáo kết quả thực hiện quy trình, hồ sơ bổ nhiệm của nhân sự

Hồ sơ bổ nhiệm theo Điều 33, Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008

BM.TCCB.05.02

BM.TCCB.05.04

5.1.2.8 Nhận xét, biểu quyết nhân sự; GĐ ra quyết định bổ nhiệm

Họp lãnh đạo ĐHQGHN (đối với bổ nhiệm cấp trưởng)/Thường vụ Đảng ủy (đối với cấp phó) thẩm định hồ sơ, nhận xét và biểu quyết nhân sự để GĐ ra quyết định bổ nhiệm

Lãnh đạo ĐHQGHN /Ban Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN

Kết quả biểu quyết đồng ý về nhân sự

Dự thảo quyết định bổ nhiệm có chữ ký tắt của lãnh đạo Ban, trình GĐ ký bổ nhiệm cán bộ

GĐ, Ban TCCB

Quyết định bổ nhiệm được ký và ban hành

BM.TCCB.05.05

5.1.2.9 Triển khai Quyết định và lưu hồ sơ



Quyết định được triển khai; hồ sơ được cập nhật.

BM.TCCB.05.06


178

5.2. Quy trình bổ nhiệm thủ trưởng đơn vị trực thuộc ĐHQGHN

5.2.1. Lưu đồ


Đơn vị, GĐ

5.2.2.1.

Bộ GD&ĐT, GĐ, Ban TCCB

5.2.2.2. Ý kiến đồng ý của Bộ GD&ĐT, GĐ

GĐ, Ban TCCB 5.2.2.3. BM.TCCB.05.07

Lãnh đạo đơn vị, Tổ công tác


Đơn vị, Tổ công tác, nhân sự

5.2.2.5. BM.TCCB.05.01 BM.TCCB.05.02

Thường trực Đảng ủy, GĐ, Tổ công tác

5.2.2.6.


5.2.2.7. BM.TCCB.05.03 BM.TCCB.05.04

Tổ công tác 5.2.2.8. Hồ sơ bổ nhiệm theo Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008

Lãnh đạo ĐHQGHN /Ban Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN, GĐ, Bộ GD&ĐT

5.2.2.9.


5.2.2.10. BM.TCCB.05.05 BM.TCCB.05.06

Làm Tờ trình xin chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm

Nhận xét, biểu quyết nhân sự để GĐ ra QĐ bổ nhiệm, hoặc đề nghị

cấp có thẩm quyền bổ nhiệm


Xem xét, phê duyệt chủ trương

Thành lập Tổ công tác thực hiện quy trình bổ nhiệm

Nghe và thảo luận về chương trình công tác của nhân sự; nhận xét và lấy phiếu

tín nhiệm nhân sự



Lựa chọn nhân sự để lấy ý kiến nhận xét và tín nhiệm nhân sự

Đề xuất phương án nhân sự và kế hoạch thực hiện quy trình bổ nhiệm


179

5.2.2. Mô tả

Ghi chú: Quy trình này được áp dụng đối với nguồn nhân sự dự kiến bổ nhiệm trong đơn vị; đối với nguồn nhân sự bên ngoài đơn vị, thực hiện quy trình riêng theo quy định tại Điều 12, Điều 13 Quy định số 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008





5.2.2.1 Làm Tờ trình xin chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm

Làm Tờ trình xin chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm nhân sự khi đơn vị có nhu cầu

Đơn vị Tờ trình của đơn vị

Đối với bổ nhiệm hiệu trưởng/viện trưởng: GĐ báo cáo Bộ GD&ĐT xin chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm

GĐ, Ban TCCB

Công văn của ĐHQGHN

5.2.2.2 Xem xét, phê duyệt chủ trương

Ban TCCB xem xét Tờ trình, báo cáo GĐ phê duyệt: đồng ý chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm

GĐ, Ban TCCB


Bộ GD&ĐT xem xét, đồng ý về chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm hiệu trưởng/viện trưởng

Bộ GD&ĐT Ý kiến đồng ý của Bộ GD&ĐT bằng văn bản

5.2.2.3 Thành lập Tổ công tác thực hiện quy trình bổ nhiệm

GĐ ra quyết định thành lập Tổ công tác thực hiện quy trình bổ nhiệm

GĐ, Ban TCCB

Quyết định thành lập Tổ công tác

BM.TCCB.05.07

5.2.2.4 Đề xuất phương án nhân sự và kế hoạch thực hiện quy trình bổ nhiệm

Họp lãnh đạo đơn vị để đề xuất phương án nhân sự, kế hoạch thực hiện quy trình bổ nhiệm. Thủ trưởng đơn vị báo cáo GĐ kết quả hội nghị.


Văn bản báo cáo phương án nhân sự, kế hoạch thực hiện quy trình bổ nhiệm

Tiêu chuẩn bổ nhiệm theo Chương II, Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008


180





5.2.2.5 Nghe và thảo luận về chương trình công tác của nhân sự; nhận xét và lấy phiếu tín nhiệm nhân sự

Họp CBVC đơn vị để thông báo chủ trương, kế hoạch thực hiện, tiêu chuẩn nhân sự; nghe và thảo luận về chương trình công tác của nhân sự và những vấn đề liên quan; Tổ công tác lấy phiếu tín nhiệm nhân sự và báo cáo kết quả với GĐ

Đơn vị, Tổ công tác, nhân sự

Kết quả tín nhiệm nhân sự của CBVC đơn vị

BM.TCCB.05.01

BM.TCCB.05.02

5.2.2.6 Lựa chọn nhân sự để lấy ý kiến nhận xét và tín nhiệm nhân sự

GĐ trao đổi và thống nhất với Thường trực Đảng uỷ và lựa chọn 01 hoặc 02 nhân sự được tín nhiệm cao để lấy ý kiến nhận xét của lãnh đạo đơn vị

Thường trực Đảng ủy, GĐ, Tổ công tác

Danh sách cán bộ được lựa chọn


Họp lãnh đạo đơn vị để nhận xét về các nhân sự mà GĐ giới thiệu; Tổ công tác lấy phiếu tín nhiệm đối với các nhân sự và báo cáo GĐ kết quả



BM.TCCB.05.03

BM.TCCB.05.04


Tổ công tác yêu cầu đơn vị, nhân sự hoàn thiện hồ sơ bổ nhiệm; tổng hợp các bước thực hiện quy trình bổ nhiệm để báo cáo lãnh đạo ĐHQGHN /Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN

Tổ công tác, đơn vị, nhân sự

Văn bản báo cáo kết quả thực hiện quy trình, hồ sơ bổ nhiệm của nhân sự

Hồ sơ bổ nhiệm theo Điều 33, Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008

BM.TCCB.05.02

BM.TCCB.05.04

BM.TCCB.05.07


181





5.2.2.9 Nhận xét, biểu quyết nhân sự để GĐ ra quyết định bổ nhiệm, hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền bổ nhiệm

Họp lãnh đạo ĐHQGHN để xem xét kết quả quy trình nhân sự; nhận xét và biểu quyết về nhân sự để GĐ ra quyết định bổ nhiệm cán bộ hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, bổ nhiệm cán bộ (đối với hiệu trưởng/viện trưởng).

Lãnh đạo ĐHQGHN, Tổ công tác



GĐ, Ban TCCB


BM.TCCB.05.05

Làm công văn kèm theo hồ sơ bổ nhiệm báo cáo và đề nghị Bộ trưởng Bộ GD&ĐT xem xét, bổ nhiệm đối với hiệu trưởng/viện trưởng

GĐ, Ban TCCB

Công văn đề nghị, hồ sơ bổ nhiệm nhân sự

Bộ trưởng Bộ GD&ĐT xem xét, ra quyết định bổ nhiệm hiệu trưởng/viện trưởng

Bộ GD&ĐT Quyết định bổ nhiệm được ký và ban hành





BM.TCCB.05.06


182

5.3. Quy trình bổ nhiệm phó thủ trưởng đơn vị trực thuộc ĐHQGHN

5.3.1. Lưu đồ


Đơn vị

5.3.2.1.

GĐ, Ban TCCB 5.3.2.2. Ý kiến đồng ý của GĐ



Đơn vị, Ban TCCB, nhân sự

5.3.2.4. BM.TCCB.05.08 BM.TCCB.05.09

Thủ trưởng đơn vị 5.3.2.5.


5.3.2.6. BM.TCCB.05.10 BM.TCCB.05.11


5.3.2.7. Hồ sơ bổ nhiệm theo Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008

Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN, GĐ

5.3.2.9.


5.2.2.10. BM.TCCB.05.05 BM.TCCB.05.06

Làm Tờ trình xin chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm

Nhận xét, biểu quyết nhân sự để GĐ ra

quyết định bổ nhiệm


Xem xét, phê duyệt chủ trương

Nghe và thảo luận về chương trình công tác của nhân sự; nhận xét và lấy

phiếu tín nhiệm nhân sự



Lựa chọn nhân sự để lấy ý kiến nhận xét và tín nhiệm nhân sự

Đề xuất phương án nhân sự và kế hoạch thực hiện quy trình bổ nhiệm


183

5.3.2. Mô tả

Ghi chú: Quy trình này được áp dụng đối với nguồn nhân sự dự kiến bổ nhiệm trong đơn vị; đối với nguồn nhân sự bên ngoài đơn vị, thực hiện quy trình riêng theo quy định tại Mục b, Điểm 2, Điều 14 Quy định số 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008.





5.3.2.1 Làm Tờ trình xin chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm

Làm Tờ trình xin chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm nhân sự khi đơn vị có nhu cầu, trong đó nêu rõ số lượng cần bổ nhiệm; dự kiến phân công công tác đối với từng người.

Đơn vị Tờ trình của đơn vị

5.3.2.2 Xem xét, phê duyệt chủ trương

Ban TCCB xem xét Tờ trình, báo cáo GĐ phê duyệt: đồng ý chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm

GĐ, Ban TCCB


5.3.2.3 Đề xuất phương án nhân sự và kế hoạch thực hiện quy trình bổ nhiệm

Họp lãnh đạo đơn vị để đề xuất phương án nhân sự, kế hoạch thực hiện quy trình bổ nhiệm. Thủ trưởng đơn vị báo cáo GĐ kết quả hội nghị.


Văn bản báo cáo phương án nhân sự, kế hoạch thực hiện quy trình bổ nhiệm

Tiêu chuẩn bổ nhiệm theo Chương II, Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008

5.3.2.4 Nghe và thảo luận về chương trình công tác của nhân sự; nhận xét và lấy phiếu tín nhiệm nhân sự

Họp CBCC đơn vị để thông báo chủ trương, kế hoạch thực hiện, tiêu chuẩn nhân sự; nghe và thảo luận về chương trình công tác của nhân sự và những vấn đề liên quan; đơn vị lấy phiếu tín nhiệm nhân sự theo mẫu của ĐHQGHN và báo cáo kết quả với GĐ. Ban TCCB dự, chứng kiến kiểm phiếu tại chỗ


Kết quả tín nhiệm nhân sự của CBCC đơn vị

BM.TCCB.05.08 BM.TCCB.05.09


184





5.3.2.5 Lựa chọn nhân sự để lấy ý kiến nhận xét và tín nhiệm nhân sự

Thủ trưởng đơn vị lựa chọn các nhân sự được tín nhiệm cao nhất để lấy ý kiến nhận xét của lãnh đạo đơn vị

Thủ trưởng đơn vị

Danh sách cán bộ được lựa chọn


Họp lãnh đạo đơn vị để nhận xét về các nhân sự mà thủ trưởng đơn vị giới thiệu; đơn vị lấy phiếu tín nhiệm đối với các nhân sự theo mẫu của ĐHQGHN và báo cáo kết quả với GĐ. Ban TCCB dự, chứng kiến kiểm phiếu tại chỗ





Đơn vị và nhân sự hoàn thiện hồ sơ bổ nhiệm, báo cáo GĐ (qua Ban TCCB). Ban TCCB tổng hợp các bước thực hiện quy trình bổ nhiệm để báo cáo Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN

Ban TCCB, đơn vị, nhân sự

Hồ sơ bổ nhiệm nhân sự của đơn vị; văn bản báo cáo kết quả thực hiện quy trình của Ban TCCB

Hồ sơ bổ nhiệm theo Điều 33, Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008 BM.TCCB.05.08 BM.TCCB.05.09 BM.TCCB.05.10 BM.TCCB.05.11

5.3.2.8 Nhận xét, biểu quyết nhân sự để GĐ ra quyết định bổ nhiệm

Họp Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN để xem xét kết quả quy trình nhân sự; nhận xét và biểu quyết về nhân sự để GĐ ra quyết định bổ nhiệm cán bộ

Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN, Ban TCCB



GĐ, Ban TCCB


BM.TCCB.05.05





BM.TCCB.05.06


185

5.4. Quy trình đánh giá nhiệm kỳ công tác và bổ nhiệm lại thủ trưởng, phó thủ trưởng đơn vị trực thuộc ĐHQGHN

5.4.1. Lưu đồ


Đơn vị, GĐ, Ban TCCB

5.4.2.1.

Ban TCCB, cán bộ 5.4.2.2. BM.TCCB.05.12

Đơn vị, Ban TCCB, cán bộ

5.4.2.3. BM.TCCB.05.13 BM.TCCB.05.14

Lãnh đạo đơn vị, Ban TCCB, cán bộ

5.4.2.4. BM.TCCB.05.15 BM.TCCB.05.16

Đơn vị, cán bộ 5.4.2.5. Hồ sơ đánh giá cán bộ; điều kiện xem xét bổ nhiệm lại theo Quy định 4031/2008/QĐ -ĐHQGHN ngày 02/7/2008 BM.TCCB.05.14 BM.TCCB.05.16

GĐ, Ban TCCB 5.4.2.6. Ý kiến đồng ý của GĐ BM.TCCB.05.07


5.4.2.7. BM.TCCB.05.17 BM.TCCB.05.18 BM.TCCB.05.19 BM.TCCB.05.20


5.4.2.8. BM.TCCB.05.21 BM.TCCB.05.22 BM.TCCB.05.23 BM.TCCB.05.24

Báo cáo xin ý kiến chỉ đạo đánh giá cán bộ

Làm báo cáo tự đánh giá việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ trong thời gian giữ

chức vụ

Nhận xét và lấy phiếu đánh giá cán bộ

Hoàn thiện hồ sơ đánh giá cán bộ và báo cáo GĐ xin chủ trương thực hiện quy

trình bổ nhiệm lại cán bộ

Nghe và thảo luận về báo cáo tự đánh giá của cán bộ; lấy phiếu đánh giá cán bộ

Xem xét, phê duyệt chủ trương và thành lập Tổ công tác thực hiện quy trình bổ

nhiệm lại cán bộ

Nhận xét và lấy phiếu tín nhiệm cán bộ

Nghe và thảo luận về chương trình công tác của cán bộ; nhận xét và lấy phiếu tín

nhiệm cán bộ


186


5.4.2.9. Hồ sơ bổ nhiệm lại theo Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008

Lãnh đạo ĐHQGHN /Ban Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN, GĐ, Bộ GD&ĐT

5.4.2.10.


5.4.2.11. BM.TCCB.05.21 BM.TCCB.05.22

5.4.2. Mô tả





5.4.2.1 Báo cáo xin ý kiến chỉ đạo đánh giá cán bộ

Đơn vị làm công văn báo cáo GĐ xin ý kiến chỉ đạo thực hiện công tác đánh giá cán bộ

Đơn vị Công văn của đơn vị Chậm nhất 2 tháng trước khi hết thời hạn bổ nhiệm

Đối với bổ nhiệm lại hiệu trưởng/viện trưởng: GĐ báo cáo Bộ GD&ĐT xin chủ trương thực hiện quy trình đánh giá nhiệm kỳ công tác và bổ nhiệm lại

GĐ, Ban TCCB Công văn của ĐHQGHN

5.4.2.2 Làm báo cáo tự đánh giá việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ trong thời gian giữ chức vụ

Cán bộ làm báo cáo tự nhận xét, đánh giá việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ trong thời gian giữ chức vụ và gửi thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp

Ban TCCB, cán bộ Bản tự nhận xét, đánh giá của cán bộ

BM.TCCB.05.12

Tổng hợp quy trình nhân sự, hồ sơ bổ nhiệm lại

Nhận xét, biểu quyết nhân sự để GĐ ra QĐ

bổ nhiệm, hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền bổ nhiệm



187





5.4.2.3 Nghe và thảo luận về báo cáo tự đánh giá của cán bộ; lấy phiếu đánh giá cán bộ Họp CBCC (đối với

trường đại học) hoặc CBVC (đối với các đơn vị còn lại) nghe và thảo luận về báo cáo tự đánh giá của cán bộ; đơn vị lấy phiếu đánh giá cán bộ theo mẫu của ĐHQGHN. Ban TCCB dự, chứng kiến kiểm phiếu đánh giá. (Đối với cán bộ là cấp trưởng, đơn vị mời đại diện BGĐ, lãnh đạo VP, Ban chức năng dự hội nghị)

Đơn vị, Ban TCCB, đại diện BGĐ, lãnh đạo VP, các Ban chức năng, cán bộ

Kết quả đánh giá của CBVC/CBCC đơn vị đối với cán bộ

BM.TCCB.05.13 BM.TCCB.05.14 BM.TCCB.05.15 BM.TCCB.05.16

5.4.2.4 Nhận xét và lấy phiếu đánh giá cán bộ Họp lãnh đạo đơn vị

để đánh giá, nhận xét cán bộ; đơn vị lấy phiếu đánh giá cán bộ. Ban TCCB dự, chứng kiến kiểm phiếu đánh giá.

Lãnh đạo đơn vị, Ban TCCB, cán bộ

Kết quả đánh giá của lãnh đạo đơn vị đối với cán bộ

BM.TCCB.05.17 BM.TCCB.05.18 BM.TCCB.05.19 BM.TCCB.05.20

5.4.2.5 Hoàn thiện hồ sơ đánh giá cán bộ và báo cáo GĐ xin chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm lại cán bộ

Đơn vị làm Tờ trình kèm theo hồ sơ đánh giá cán bộ và báo cáo GĐ xin chủ trương thực hiện quy trình bổ nhiệm lại

Đơn vị, cán bộ Tờ trình và hồ sơ đánh giá cán bộ của đơn vị

Hồ sơ đánh giá cán bộ theo Mục 5 Điều 19, Quy định 4031/ 2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008 BM.TCCB.05.14 BM.TCCB.05.16 BM.TCCB.05.18 BM.TCCB.05.20

5.4.2.6 Xem xét, phê duyệt chủ trương và thành lập Tổ công tác thực hiện quy trình bổ nhiệm lại cán bộ Ban TCCB tổng hợp

các bước thực hiện quy trình đánh giá cán bộ, xem xét Tờ trình của đơn vị, báo cáo GĐ phê duyệt: đồng ý chủ trương

GĐ, Ban TCCB Ý kiến đồng ý của GĐ bằng văn bản hoặc phê trực tiếp vào Tờ trình; Quyết định thành lập Tổ công tác (đối với bổ nhiệm lại cấp trưởng)

BM.TCCB.05.07


188





thực hiện quy trình bổ nhiệm lại. Đối với bổ nhiệm lại cấp trưởng, GĐ ra quyết định thành lập Tổ công tác để thực hiện quy trình

5.4.2.7 Nghe và thảo luận về chương trình công tác của cán bộ; nhận xét và lấy phiếu tín nhiệm cán bộ Đối với cấp trưởng:

Họp CBVC đơn vị để nghe và thảo luận về chương trình công tác của cán bộ. Tổ công tác lấy phiếu tín nhiệm cán bộ

Đơn vị, Tổ công tác, cán bộ

Kết quả tín nhiệm của CBVC đơn vị đối với cán bộ


Đối với cấp phó: Họp CBCC đơn vị để nghe và thảo luận về chương trình công tác của cán bộ. Đơn vị lấy phiếu tín nhiệm cán bộ theo mẫu của ĐHQGHN. Ban TCCB dự, chứng kiến kiểm phiếu tại chỗ


Kết quả tín nhiệm của CBCC đơn vị đối với cán bộ


5.4.2.8 Nhận xét và lấy phiếu tín nhiệm cán bộ Họp lãnh đạo đơn vị

để nhận xét về cán bộ. Tổ công tác lấy phiếu tín nhiệm cán bộ


Kết quả tín nhiệm cán bộ của lãnh đạo đơn vị


Họp lãnh đạo đơn vị để nhận xét cán bộ. Đơn vị lấy phiếu tín nhiệm cán bộ theo mẫu của ĐHQGHN. Ban TCCB dự, chứng kiến kiểm phiếu tại chỗ


Kết quả tín nhiệm cán bộ của lãnh đạo đơn vị


5.4.2.9 Tổng hợp quy trình nhân sự, hồ sơ bổ nhiệm lại

Tổ công tác/Ban TCCB yêu cầu đơn vị, cán bộ hoàn thiện hồ sơ đánh giá, hồ sơ bổ nhiệm lại; tổng hợp các bước thực hiện

Tổ công tác/Ban TCCB, đơn vị, cán bộ

Văn bản báo cáo kết quả thực hiện quy trình, hồ sơ bổ nhiệm lại của nhân sự

Hồ sơ bổ nhiệm lại theo Điều 34, Quy định 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008 BM.TCCB.05.18


189





quy trình đánh giá, bổ nhiệm lại để báo cáo lãnh đạo ĐHQGHN /Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN

BM.TCCB.05.20 BM.TCCB.05.22 BM.TCCB.05.24

5.4.2.10 Nhận xét, biểu quyết nhân sự để GĐ ra QĐ bổ nhiệm, hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền bổ nhiệm Họp lãnh đạo

ĐHQGHN (đối với cấp trưởng)/Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN (đối với cấp phó) để xem xét kết quả đánh giá cán bộ, kết quả tín nhiệm cán bộ và các quy trình; nhận xét và biểu quyết về nhân sự để GĐ ra quyết định bổ nhiệm lại cán bộ hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, bổ nhiệm lại cán bộ (đối với hiệu trưởng/viện trưởng).

Lãnh đạo ĐHQGHN/Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN, Tổ công tác/Ban TCCB


Dự thảo quyết định bổ nhiệm lại có chữ ký tắt của lãnh đạo Ban, trình GĐ ký bổ nhiệm lại cán bộ

GĐ, Ban TCCB Quyết định bổ nhiệm lại được ký và ban hành

BM.TCCB.05.25

Làm công văn kèm theo hồ sơ đánh giá, hồ sơ bổ nhiệm lại báo cáo và đề nghị Bộ trưởng Bộ GD&ĐT xem xét, bổ nhiệm lại đối với hiệu trưởng/viện trưởng

GĐ, Ban TCCB Công văn đề nghị, hồ sơ đánh giá, hồ sơ bổ nhiệm lại cán bộ

Bộ trưởng Bộ GD&ĐT xem xét, ra quyết định bổ nhiệm lại hiệu trưởng/viện trưởng

Bộ GD&ĐT Quyết định bổ nhiệm lại được ký và ban hành





BM.TCCB.05.26


190

5.5. Quy trình điều động, luân chuyển, chấp nhận đơn từ chức, miễn nhiệm CBLĐQL thực hiện theo Chương V, Chương VI; Hồ sơ xin từ chức, hồ sơ miễn nhiệm theo Điều 35, Điều 36, Quy định số 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 02/7/2008 của ĐHQGHN.

6. HỒ SƠ

TT Tên hồ sơ Mã hiệu T.g lưu Nơi lưu

Phiếu tín nhiệm nhân sự (đối với Trưởng, phó VP, Ban chức năng; cấp trưởng đơn vị khác)


Biên bản kiểm phiếu tín nhiệm nhân sự (đối với Trưởng, phó VP, Ban chức năng; cấp trưởng đơn vị khác)


Phiếu nhận xét và tín nhiệm tín nhiệm nhân sự (đối với Trưởng, phó VP, Ban chức năng; cấp trưởng đơn vị khác)


Biên bản kiểm phiếu nhận xét và tín nhiệm tín nhiệm nhân sự (đối với Trưởng, phó VP, Ban chức năng; cấp trưởng đơn vị khác)


Quyết định bổ nhiệm cán bộ BM.TCCB.05.05 Vĩnh viễn

Ban/phòng/bộ phận TCCB

Sổ danh sách bổ nhiệm (hoặc trên file mềm) BM.TCCB.05.06 10 năm Ban/phòng/bộ phận TCCB

Quyết định thành lập Tổ công tác thực hiện quy trình bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại nhân sự (áp dụng với cấp trưởng)

BM.TCCB.05.07 Xong quy trình

Đơn vị, Ban TCCB

Phiếu tín nhiệm nhân sự (đối với cấp phó) BM.TCCB.05.08 10 năm Ban TCCB

Biên bản kiểm phiếu tín nhiệm nhân sự (đối với cấp phó)


Phiếu nhận xét và tín nhiệm tín nhiệm nhân sự (đối với cấp phó)


Biên bản kiểm phiếu nhận xét và tín nhiệm tín nhiệm nhân sự (đối với cấp phó)


Báo cáo tự nhận xét, đánh giá việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ trong thời gian giữ chức vụ


Phiếu đánh giá cán bộ tại hội nghị CBVC BM.TCCB.05.13 10 năm Ban TCCB

Biên bản kiểm phiếu đánh giá cán bộ tại hội nghị CBVC


Phiếu đánh giá cán bộ tại hội nghị lãnh đạo đơn vị BM.TCCB.05.15 10 năm Ban TCCB

Biên bản kiểm phiếu đánh giá cán bộ tại hội nghị lãnh đạo đơn vị


Phiếu tín nhiệm bổ nhiệm lại cán bộ (đối với cấp trưởng) BM.TCCB.05.17 10 năm Ban TCCB


191


Biên bản kiểm phiếu tín nhiệm bổ nhiệm lại cán bộ (đối với cấp trưởng)


Phiếu tín nhiệm bổ nhiệm lại cán bộ (đối với cấp phó)


Biên bản kiểm phiếu tín nhiệm bổ nhiệm lại cán bộ (đối với cấp phó)


Phiếu nhận xét và tín nhiệm bổ nhiệm lại cán bộ (đối với cấp trưởng)


Biên bản kiểm phiếu nhận xét và tín nhiệm bổ nhiệm lại cán bộ (đối với cấp trưởng)


Phiếu nhận xét và tín nhiệm bổ nhiệm lại cán bộ (đối với cấp phó)


Biên bản kiểm phiếu nhận xét và tín nhiệm bổ nhiệm lại cán bộ (đối với cấp phó)


Quyết định bổ nhiệm lại cán bộ BM.TCCB.05.25 Vĩnh viễn

Ban/phòng/bộ phận TCCB

Sổ danh sách bổ nhiệm lại cán bộ (hoặc trên file mềm)


7. PHỤ LỤC


192

(BM.TCCB.05.01)



PHIẾU TÍN NHIỆM NHÂN SỰ

BỔ NHIỆM .................................................................

(tại Hội nghị cán bộ ......................................... ngày / / )

1. Căn cứ ..............................; được sự đồng ý về chủ trương của .............................., Giám đốc/Ban TCCB dự kiến báo cáo ................................................ xem xét, đề nghị .......................................... bổ nhiệm đồng chí ..................................................... giữ chức ...............................................

Đề nghị đồng chí cho biết ý kiến tín nhiệm về đồng chí.............................:

- Đồng ý:

- Không đồng ý:

2. Ý kiến khác (nếu có):

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Ghi chú: - Nếu đồng ý hoặc không đồng ý thì đánh dấu X vào ô tương ứng.

- Nếu giới thiệu người khác thì ghi rõ họ tên, chức vụ người được giới thiệu.


193

(BM.TCCB.05.02)


CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM


BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU TÍN NHIỆM NHÂN SỰ

BỔ NHIỆM ..........................................................................................

(tại Hội nghị cán bộ......................................................... ngày / / )

Vào hồi giờ , ngày / / tại .........................................................................., Tổ kiểm phiếu đã tiến hành kiểm phiếu tín nhiệm nhân sự bổ nhiệm ............................................ tại Hội nghị cán bộ ................................. ngày / / .

I. Tổ kiểm phiếu gồm

1. Đ/c ................................, ............................. Tổ trưởng

2. Đ/c ................................, ................................ Thành viên

3. Đ/c ................................, ................................ Thành viên

II. Thành phần hội nghị

- Tổng số cán bộ được triệu tập: cán bộ

- Tổng số cán bộ có mặt: cán bộ (đạt %).

III. Kết quả kiểm phiếu

- Số phiếu phát ra: phiếu. - Số phiếu thu vào: phiếu.

Kết quả cụ thể như sau:

1. Đ/c ..................................................: đạt / phiếu tín nhiệm ( %).


..................................................................................................................................

Biên bản này lập thành 02 bản và có giá trị như nhau.

TỔ KIỂM PHIẾU KÝ TÊN

TỔ TRƯỞNG THÀNH VIÊN THÀNH VIÊN


194

(BM.TCCB.05.03)




PHIẾU NHẬN XÉT VÀ TÍN NHIỆM NHÂN SỰ

BỔ NHIỆM ..............................................................................

(Tại Hội nghị lãnh đạo ....................................... ngày / / )

1. Căn cứ kết quả các bước trong quy trình nhân sự bổ nhiệm.................; để có cơ sở báo cáo ...................... xem xét, đề nghị.....................bổ nhiệm đồng chí ........................ giữ chức ......................... Đề nghị đồng chí nhận xét về đồng chí .......................:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

2. Ý kiến tín nhiệm của đồng chí về việc bổ nhiệm đồng chí ..................... giữ chức ..................................:

- Đồng ý:


Ký và ghi rõ họ tên

Ghi chú: Nếu đồng ý hoặc không đồng ý thì đánh dấu X vào ô tương ứng.


195

(BM.TCCB.05.04)




BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU NHẬN XÉT VÀ TÍN NHIỆM NHÂN SỰ

BỔ NHIỆM ..........................................................................

(tại Hội nghị lãnh đạo ............................. ngày / / )

Vào hồi giờ , ngày / / tại ..................................................................., Tổ kiểm phiếu đã tiến hành kiểm phiếu nhận xét và tín nhiệm nhân sự bổ nhiệm .............................................. tại Hội nghị lãnh đạo ........................... ngày / / .


1. Đ/c ................................, ................................ Tổ trưởng

2. Đ/c ................................, ................................ Thành viên

3. Đ/c ................................, ................................ Thành viên









..................................................................................................................................





196

(BM.TCCB.05.05)


Số: /QĐ-TCCB


Hà Nội, ngày tháng năm……

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm cán bộ


Căn cứ Nghị định số 07/2001/NĐ-CP ngày 01/02/2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia;

Căn cứ Quy định về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg, ngày 12/02/2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy định về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý trong Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) ban hành theo Quyết định số 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN, ngày 02/7/2008 của Giám đốc ĐHQGHN;

Xét Tờ trình số ....... ngày ........ của ........................................;

Theo đề nghị của Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Bổ nhiệm ông/bà …........................................ giáo sư/phó giáo sư, tiến sỹ/thạc sỹ, …..........................., giữ chức ….....................................................................

Điều 2. Ông/bà ................................... hưởng lương và phụ cấp chức vụ theo quy định hiện hành của Nhà nước và của ĐHQGHN.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng, Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ, ....................................... và ông/bà ........................................ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - ..............................; - Lưu: VP, TCCB.

GIÁM ĐỐC


197

(BM.TCCB.05.06)


DANH SÁCH CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ ĐƯỢC BỔ NHIỆM NĂM ..........

Năm sinh


Năm vào Đảng

Trình độ

LLCT

Học hàm, học vị

Chuyên ngành

Chức vụ được bổ nhiệm, đơn vị

công tác

Số QĐ bổ

nhiệm

Ngày tháng năm bổ nhiệm

Ghi chú


198

(BM.TCCB.05.07) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ-TCCB

Hà Nội, ngày tháng năm………

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Tổ công tác thực hiện quy trình nhân sự bổ nhiệm/bổ nhiệm lại .............................................................


Căn cứ Quy chế về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12/02/2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy định về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) ban hành theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN;

Căn cứ Quy định về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý trong ĐHQGHN ban hành theo Quyết định số 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN, ngày 02/7/2008 của Giám đốc ĐHQGHN;


QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Thành lập Tổ công tác thực hiện quy trình nhân sự bổ nhiệm/bổ nhiệm lại...................................................................... gồm các ông/bà có tên sau đây:

1. ..............................................., .............................................. Tổ trưởng 2. ..............................................., .............................................. Tổ phó 3. ..............................................., ........................................... Thành viên 4. ..............................................., .............................................. Thành viên 5. ..............................................., .............................................. Thành viên Điều 2. Tổ công tác có trách nhiệm triển khai thực hiện quy trình nhân sự bổ

nhiệm/bổ nhiệm lại .................................................................... theo quy định hiện hành và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 3. Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ, ............................................ và các ông/bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

GIÁM ĐỐC

Nơi nhận: - Như Điều 3; - .......................; - Lưu: VP, TCCB.


199

(BM.TCCB.05.08) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ...............................



BỔ NHIỆM PHÓ.................................................................

(tại Hội nghị cán bộ chủ chốt...................................... ngày / / )

1. Được sự đồng ý về chủ trương của Giám đốc ĐHQGHN; trên cơ sở thống nhất trong lãnh đạo đơn vị, (thủ trưởng đơn vị) dự kiến báo cáo Giám đốc ĐHQGHN xem xét, bổ nhiệm đồng chí ................................giữ chức Phó ...............................

Đề nghị đồng chí cho biết ý kiến tín nhiệm về đồng chí.............................:

- Đồng ý:



...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Ghi chú: - Nếu đồng ý hoặc không đồng ý thì đánh dấu X vào ô tương ứng.

- Nếu giới thiệu người khác thì ghi rõ họ tên, chức vụ người được giới thiệu.


200

(BM.TCCB.05.09)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ...............................




BỔ NHIỆM PHÓ.................................................................

(tại Hội nghị cán bộ chủ chốt...................................... ngày / / )

Vào hồi giờ , ngày / / tại ..................................................................., Tổ kiểm phiếu đã tiến hành kiểm phiếu tín nhiệm nhân sự bổ nhiệm phó .................................... tại Hội nghị cán bộ chủ chốt........................ ngày / / .


1. Đ/c ................................, ................................ Tổ trưởng

2. Đ/c ................................, ................................ Thành viên

3. Đ/c ................................, ................................ Thành viên









..................................................................................................................................



TỔ TRƯỞNG THÀNH VIÊN

THÀNH VIÊN


201

(BM.TCCB.05.10) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ.............................



BỔ NHIỆM PHÓ..............................................................................

(Tại Hội nghị lãnh đạo ....................................... ngày / / )

1. Căn cứ kết quả các bước trong quy trình nhân sự bổ nhiệm Phó.........................; để có cơ sở báo cáo Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN xem xét, đề nghị Giám đốc ĐHQGHN bổ nhiệm đồng chí .......................... giữ chức Phó ....................................... Đề nghị đồng chí nhận xét về đồng chí ...............................:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

2. Ý kiến tín nhiệm của đồng chí về việc bổ nhiệm đồng chí ..................... giữ chức Phó ..................................:

- Đồng ý:





202

(BM.TCCB.05.11)




BỔ NHIỆM PHÓ..........................................................................

(tại Hội nghị lãnh đạo ............................. ngày / / )

Vào hồi giờ , ngày / / tại ..................................................................., Tổ kiểm phiếu đã tiến hành kiểm phiếu nhận xét và tín nhiệm nhân sự bổ nhiệm Phó ..................................... tại Hội nghị lãnh đạo ........................... ngày / / .


1. Đ/c ................................, ................................ Tổ trưởng

2. Đ/c ................................, ................................ Thành viên

3. Đ/c ................................, ................................ Thành viên









..................................................................................................................................



TỔ TRƯỞNG THÀNH VIÊN

THÀNH VIÊN


203

(BM.TCCB.05.12)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ ……………………


BÁO CÁO TỰ ĐÁNH GIÁ NHIỆM KỲ CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

(Mẫu do ĐHQGHN ban hành)

Họ và tên: .................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ............................................................................................

Đơn vị công tác: .......................................................................................................

Chức vụ lãnh đạo: ....................................................................................................

Ngày quyết định bổ nhiệm: ......................................................................................

Lĩnh vực công tác được phân công phụ trách: ........................................................


1. Chức năng, nhiệm vụ được giao:

2. Kế hoạch và chương trình hành động:

3. Phân tích những điều kiện để thực hiện (mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội, thách thức)

4. Đánh giá kết quả công tác trong thời giữ chức vụ

4.1. Những mặt mạnh và thành tích đạt được

- Đối với cấp trưởng, báo cáo cụ thể những kết quả đạt được trong các lĩnh vực công tác của đơn vị qua số liệu thống kê, có so sánh với nhiệm kỳ trước (công tác chính trị, tư tưởng; sự ổn định, đoàn kết nội bộ; công tác chuyên môn: đào tạo, NCKH, sản xuất, dịch vụ, phục vụ, kế hoạch - tài chính, tổ chức, cán bộ...); phân tích làm rõ vai trò, trách nhiệm của cá nhân, tập thể lãnh đạo đối với công tác lãnh đạo, quản lý đơn vị;

- Đối với cấp phó, báo cáo những kết quả đạt được trong lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.

4.2. Những mặt hạn chế, tồn tại cần khắc phục

5. Những bài học kinh nghiệm rút ra trong công tác quản lý


204

6. Tự đánh giá

6.1. Mặt mạnh

6.2. Mặt yếu

6.3. Tự xếp loại

- Hoàn thành tốt nhiệm vụ

- Hoàn thành nhiệm vụ

- Không hoàn thành nhiệm vụ

Hà nội, ngày tháng năm



205

(BM.TCCB.05.13)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ…………......….


PHIẾU ĐÁNH GIÁ CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

đối với GS.TS..........................., Giám đốc/Phó Giám đốc ............................... (tại Hội nghị CBVC ........................................... ngày / / )

Không hoàn thành nhiệm vụ

Hoàn thành nhiệm vụ

Hoàn thành tốt nhiệm vụ

Ý kiến nhận xét (nếu có): .........................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................


206

(BM.TCCB.05.14) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ…………………


BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU ĐÁNH GIÁ CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

đối với GS.TS..........................., Giám đốc/Phó Giám đốc ...............................

(tại Hội nghị CBVC ........................................... ngày / / )

Vào hồi giờ , ngày / / tại ..................................................................., Tổ kiểm phiếu đã tiến hành kiểm phiếu đánh giá cán bộ lãnh đạo, quản lý đối với GS.TS......................................, Giám đốc/Phó Giám đốc .................................... tại Hội nghị CBVC .................................. ngày / / .


1. Đ/c …............……………………………………………… Tổ trưởng

2. Đ/c …............……………………………………………… Thành viên

3. Đ/c …............……………………………………………… Thành viên






Kết quả đánh giá về GS.TS...................................... như sau:

1. Không hoàn thành nhiệm vụ: / phiếu ( %)

2. Hoàn thành nhiệm vụ: / phiếu ( %)

3. Hoàn thành tốt nhiệm vụ: / phiếu ( %)

4. Ý kiến khác: ................................................................................................................................... ...................................................................................................................................





207

(BM.TCCB.05.15)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ………………….


PHIẾU ĐÁNH GIÁ CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

Đối với GS.TS..........................., Giám đốc/Phó Giám đốc ............................... (tại Hội nghị lãnh đạo ........................................... ngày / / )

Không hoàn thành nhiệm vụ

Hoàn thành nhiệm vụ

Hoàn thành tốt nhiệm vụ

Ý kiến nhận xét (nếu có): .........................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................


208

(BM.TCCB.05.16) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ….……………


BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU ĐÁNH GIÁ CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

đối với GS.TS…........................, Giám đốc/Phó Giám đốc …............................ (tại Hội nghị lãnh đạo …........................................ ngày / / )

Vào hồi giờ , ngày / / tại …................................................................, Tổ kiểm phiếu đã tiến hành kiểm phiếu đánh giá cán bộ lãnh đạo, quản lý đối với GS.TS…..................................., Giám đốc/Phó Giám đốc …................................. tại Hội nghị lãnh đạo …............................... ngày / / .


1. Đ/c …….........……………………………………………… Tổ trưởng

2. Đ/c …….........……………………………………………… Thành viên

3. Đ/c …….........……………………………………………… Thành viên






Kết quả đánh giá về GS.TS...................................... như sau: 1. Không hoàn thành nhiệm vụ: / phiếu ( %)

2. Hoàn thành nhiệm vụ: / phiếu ( %)

3. Hoàn thành tốt nhiệm vụ: / phiếu ( %)

4. Ý kiến khác: ...................................................................................................................................

...................................................................................................................................





209

(BM.TCCB.05.17) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI


PHIẾU TÍN NHIỆM NHÂN SỰ BỔ NHIỆM LẠI .................................................................

(tại Hội nghị CBVC......................................... ngày / / )

1. Căn cứ kết quả đánh giá cán bộ; xét đề nghị của lãnh đạo đơn vị; được sự nhất trí về chủ trương của ...................................., Giám đốc/Ban TCCB dự kiến báo cáo lãnh đạo ĐHQGHN xem xét, đề nghị.................................bổ nhiệm lại đồng chí .............................................. tiếp tục giữ chức ...................................................

Đề nghị đồng chí cho biết ý kiến tín nhiệm về đồng chí.................................:

- Đồng ý:



...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................



210

(BM.TCCB.05.18)





BỔ NHIỆM LẠI .......................................................................................... (tại Hội nghị CBVC......................................................... ngày / / )

Vào hồi giờ , ngày / / tại ..................................................................., Tổ kiểm phiếu đã tiến hành kiểm phiếu tín nhiệm nhân sự bổ nhiệm lại ............................................ tại Hội nghị CBVC ................................ ngày / / .


1. Đ/c ................................, ................................ Tổ trưởng

2. Đ/c ................................, ................................ Thành viên

3. Đ/c ................................, ................................ Thành viên









..................................................................................................................................



TỔ TRƯỞNG

THÀNH VIÊN

THÀNH VIÊN


211

(BM.TCCB.05.19)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ.............................



BỔ NHIỆM LẠI PHÓ ................................................................. (tại Hội nghị CBCC......................................... ngày / / )

1. Căn cứ kết quả đánh giá cán bộ; được sự nhất trí về chủ trương của Giám đốc ĐHQGHN, (thủ trưởng đơn vị) dự kiến báo cáo Giám đốc ĐHQGHN xem xét, bổ nhiệm lại đồng chí .............................................. tiếp tục giữ chức Phó .............................................

Đề nghị đồng chí cho biết ý kiến tín nhiệm về đồng chí.................................:

- Đồng ý:



...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................



212

(BM.TCCB.05.20)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ…............................



BỔ NHIỆM LẠI PHÓ…............................................................................... (tại Hội nghị CBCC…...................................................... ngày / / )

Vào hồi giờ , ngày / / tại …................................................................, Tổ kiểm phiếu đã tiến hành kiểm phiếu tín nhiệm nhân sự bổ nhiệm lại Phó …......................................... tại Hội nghị CBCC …............................. ngày / / .


1. Đ/c …............................., …............................. Tổ trưởng

2. Đ/c …............................., …............................. Thành viên

3. Đ/c …............................., …............................. Thành viên









..................................................................................................................................



TỔ TRƯỞNG

THÀNH VIÊN

THÀNH VIÊN


213

(BM.TCCB.05.21)




BỔ NHIỆM LẠI ................................................................. (tại Hội nghị lãnh đạo......................................... ngày / / )

1. Căn cứ kết quả các bước trong quy trình nhân sự bổ nhiệm lại ...............; để có cơ sở báo cáo lãnh đạo ĐHQGHN xem xét, đề nghị ..................... bổ nhiệm lại đồng chí .......................... tiếp tục giữ chức .................................. Đề nghị đồng chí nhận xét về đồng chí ..................................:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

2. Ý kiến tín nhiệm của đồng chí về việc bổ nhiệm lại đồng chí ........................... tiếp tục giữ chức ..................................:

- Đồng ý:

- Không đồng ý: Ký và ghi rõ họ tên

Ghi chú: Nếu đồng ý hoặc không đồng ý thì đánh dấu X vào ô tương ứng


214

(BM.TCCB.05.22)





BỔ NHIỆM LẠI .......................................................................................... (tại Hội nghị lãnh đạo .................................................... ngày / / )

Vào hồi giờ , ngày / / tại ..................................................................., Tổ kiểm phiếu đã tiến hành kiểm phiếu nhận xét và tín nhiệm nhân sự bổ nhiệm lại .......................................... tại Hội nghị lãnh đạo ............................... ngày / / .


1. Đ/c ................................, ................................ Tổ trưởng

2. Đ/c ................................, ................................ Thành viên

3. Đ/c ................................, ................................ Thành viên









..................................................................................................................................





215

(BM.TCCB.05.23)




BỔ NHIỆM LẠI PHÓ ................................................................. (tại Hội nghị lãnh đạo......................................... ngày / / )

1. Căn cứ kết quả các bước trong quy trình nhân sự bổ nhiệm lại Phó.........................; để có cơ sở báo cáo Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN xem xét, đề nghị Giám đốc ĐHQGHN bổ nhiệm lại đồng chí ............................. tiếp tục giữ chức Phó ....................................... Đề nghị đồng chí nhận xét về đồng chí ...............................:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

2. Ý kiến tín nhiệm của đồng chí về việc bổ nhiệm lại đồng chí ........................... tiếp tục giữ chức Phó..................................:

- Đồng ý:

- Không đồng ý: Ký và ghi rõ họ tên

Ghi chú: Nếu đồng ý hoặc không đồng ý thì đánh dấu X vào ô tương ứng


216

(BM.TCCB.05.24) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ..............................



BỔ NHIỆM LẠI PHÓ..................................................................................... (tại Hội nghị lãnh đạo ..................................................... ngày / / )

Vào hồi giờ , ngày / / tại ..................................................................., Tổ kiểm phiếu đã tiến hành kiểm phiếu nhận xét và tín nhiệm nhân sự bổ nhiệm lại Phó .................................... tại Hội nghị lãnh đạo ............................. ngày / / .


1. Đ/c ................................, ................................ Tổ trưởng

2. Đ/c ................................, ................................ Thành viên

3. Đ/c ................................, ................................ Thành viên









..................................................................................................................................





217

(BM.TCCB.05.25)


Số: /QĐ-TCCB



QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm lại cán bộ



Căn cứ Quy định về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg, ngày 12/02/2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy định về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý trong Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) ban hành theo Quyết định số 4031/2008/QĐ-ĐHQGHN, ngày 02/7/2008 của Giám đốc ĐHQGHN;

Xét Tờ trình số ....... ngày ........ của ........................................;


QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Bổ nhiệm lại GS.TS. .......................... giữ chức ........................................


Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ, ........................................... và ông/bà ........................................ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - .........................; - Lưu: VP, TCCB.

GIÁM ĐỐC


218

(BM.TCCB.05.26)


DANH SÁCH CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ ĐƯỢC BỔ NHIỆM LẠI NĂM ...............

Năm sinh


Năm vào Đảng

Trình độ

LLCT

Học hàm, học vị

Chuyên ngành

Chức vụ được bổ nhiệm lại, đơn vị

công tác

Số QĐ bổ

nhiệm lại

Ngày tháng năm bổ

nhiệm lại

Ghi chú


219


QUY TRÌNH

THÀNH LẬP ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC


QT.TCCB.06


Họ và tên Đoàn Văn Cường TS. Trịnh Ngọc Thạch PGS.TS Phạm Trọng Quát

Ký


220


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục



221

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định về trình tự, thủ tục thành lập các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN nhằm đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước, của pháp luật và của ĐHQGHN, đáp ứng tính đa ngành, đa lĩnh vực, định hướng đại học nghiên cứu của ĐHQGHN.

2. PHẠM VI

Quy trình áp dụng cho việc quản lý và thực hiện công tác thành lập các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN, bao gồm: các đơn vị đào tạo, nghiên cứu khoa học và công nghệ (như: trường đại học, viện nghiên cứu, khoa trực thuộc, trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học và công nghệ...); các đơn vị dịch vụ và phục vụ công tác đào tạo và NCKH.


- Nghị định số 07/2001/NĐ-CP ngày 01/02/2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia;

- Nghị định số 83/2006/NĐ-CP ngày 17/8/2006 của Chính phủ quy định trình tự, thủ tục thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức hành chính, tổ chức sự nghiệp nhà nước;

- Quy chế Tổ chức và hoạt động của Đại học Quốc gia ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12/02/2001 của Thủ tướng Chính phủ;

- Quy định về Tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN ban hành theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN;

- Các văn bản quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước;

...


- ĐHQGHN : Đại học Quốc gia Hà Nội

- GĐ : Giám đốc ĐHQGHN

- Lãnh đạo ĐHQGHN : Thường vụ Đảng ủy và Ban Giám đốc ĐHQGHN

- VP : Văn phòng ĐHQGHN

- Đơn vị : Các đơn vị trực thuộc, Văn phòng và các Ban chức năng ĐHQGHN

- Đơn vị ĐT, NCKH&CN : là các đơn vị đào tạo, nghiên cứu khoa học và công nghệ trực thuộc ĐHQGHN, thực hiện chức năng đào tạo đại học, sau đại học, nghiên cứu và chuyển giao khoa học và công nghệ.

- Đơn vị dịch vụ và phục vụ : là các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN, thực hiện chức năng cung cấp các dịch vụ và phục vụ công tác đào tạo và NCKH trong ĐHQGHN.

- Đề án thành lập : Đề án thành lập đơn vị mới.


222


5.1. Quy trình thành lập đơn vị trực thuộc (trừ trường đại học, viện nghiên cứu)

5.1.1. Lưu đồ


Đơn vị/cá nhân

5.1.2.1. BM.TCCB.06.01

Ban TCCB, đơn vị/cá nhân, VP, các Ban chức năng và đơn vị có liên quan

5.1.2.2.

Ban TCCB, đơn vị/cá nhân

5.1.2.3. BM.TCCB.06.02

Lãnh đạo ĐHQGHN, GĐ, Ban TCCB

5.1.2.4.


5.1.2.5.

Hội đồng ĐHQGHN/ Lãnh đạo ĐHQGHN, GĐ, Ban TCCB

5.1.2.6. BM.TCCB.06.03


5.1.2.7. BM.TCCB.06.04

Xây dựng Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và

hoạt động

Thẩm định Hồ sơ thành lập và biểu

quyết để GĐ ra quyết định thành lập đơn vị

Lấy ý kiến góp ý về Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế

Tổ chức và hoạt động

Xin chủ trương thành lập đơn vị mới

Xem xét, phê duyệt chủ trương thành lập đơn vị mới

Hoàn thiện Tờ trình, Đề án thành lập, Dự thảo Quy chế Tổ

chức và hoạt động và Hồ sơ thành lập đơn vị



223

5.1.2. Mô tả





5.1.2.1 Xây dựng Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động

Căn cứ quy hoạch, kế hoạch nhiệm vụ năm học hoặc ý kiến chỉ đạo của GĐ, đơn vị/cá nhân (người đề nghị thành lập đơn vị mới) xây dựng Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động của đơn vị dự kiến thành lập và báo cáo ĐHQGHN.

Đơn vị/cá nhân

Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động

BM.TCCB.06.01

5.1.2.2 Lấy ý kiến góp ý về Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động

Ban TCCB phối hợp với đơn vị/cá nhân xem xét, lấy ý kiến góp ý của VP, các Ban chức năng và các đơn vị có liên quan về Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động.

Ban TCCB, đơn vị/cá nhân, VP, các Ban chức năng và đơn vị có liên quan

Ý kiến góp ý của VP, các Ban chức năng và đơn vị có liên quan bằng văn bản hoặc ghi trực tiếp vào Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động

5.1.2.3 Xin chủ trương thành lập đơn vị mới

Ban TCCB, đơn vị/cá nhân tiếp thu các ý kiến góp ý, sửa chữa Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động; làm Tờ trình xin phê duyệt chủ trương thành lập đơn vị


Tờ trình, Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động

BM.TCCB.06.02

5.1.2.4 Xem xét, phê duyệt chủ trương thành lập đơn vị mới

Họp lãnh đạo ĐHQGHN để xem xét, góp ý về Dự thảo Đề án thành lập và Quy chế Tổ chức và hoạt động của đơn vị; biểu quyết đồng ý chủ trương thành lập đơn vị mới


Kết quả biểu quyết đồng ý chủ trương thành lập và các ý kiến chỉ đạo, góp ý về Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động của đơn vị ghi trực tiếp vào văn bản.


224





5.1.2.5 Hoàn thiện Tờ trình, Đề án thành lập, Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động và Hồ sơ thành lập đơn vị

Ban TCCB phối hợp với đơn vị/cá nhân tiếp thu ý kiến chỉ đạo, góp ý của lãnh đạo ĐHQGHN, sửa chữa Tờ trình, Đề án thành lập và Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động của đơn vị. Hoàn thiện Hồ sơ thành lập đơn vị, báo cáo ĐHQGHN xem xét thẩm định và biểu quyết thành lập đơn vị.


Hồ sơ thành lập đơn vị Hồ sơ thành lập đơn vị gồm: 1. Tờ trình xin thành lập; 2. Đề án thành lập; 3. Dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động; 4. Các ý kiến chỉ đạo, góp ý của các đơn vị có liên quan; 5. Báo cáo giải trình việc tiếp thu ý kiến chỉ đạo, góp ý của các đơn vị có liên quan (nếu có).

5.1.2.6 Thẩm định Hồ sơ thành lập và biểu quyết để GĐ ra quyết định thành lập đơn vị

Họp Hội đồng ĐHQGHN (đối với thành lập các đơn vị ĐT, NCKH&CN) để xem xét, thẩm định Hồ sơ thành lập và Quyết nghị để GĐ ra quyết định thành lập đơn vị.

Hội đồng ĐHQGHN, GĐ, Ban TCCB

Kết quả quyết nghị đồng ý thành lập đơn vị

Họp lãnh đạo ĐHQGHN (đối với thành lập các đơn vị dịch vụ và phục vụ) để xem xét, thẩm định Hồ sơ thành lập và biểu quyết để GĐ ra quyết định thành lập đơn vị.


Kết quả biểu quyết đồng ý thành lập đơn vị

Dự thảo quyết định thành lập đơn vị có chữ ký tắt của lãnh đạo Ban, trình GĐ ký quyết định thành lập đơn vị.

GĐ, Ban TCCB

Quyết định thành lập đơn vị được ký và ban hành

BM.TCCB.06.03





BM.TCCB.06.04


225

5.2. Quy trình thành lập trường đại học, viện nghiên cứu thuộc ĐHQGHN thực hiện theo các quy định hiện hành của Chính phủ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Khoa học và Công nghệ và của ĐHQGHN.

6. HỒ SƠ


Đề án thành lập đơn vị BM.TCCB.06.01 10 năm Ban TCCB/ đơn vị/cá nhân

Tờ trình xin thành lập đơn vị BM.TCCB.06.02 10 năm Ban TCCB

Quyết định thành lập đơn vị BM.TCCB.06.03 Vĩnh viễn

Ban TCCB/ đơn vị/cá nhân

Sổ danh sách thành lập đơn vị mới (hoặc trên file mềm)

BM.TCCB.06.04 Vĩnh viễn

Ban TCCB

7. PHỤ LỤC


226

(BM.TCCB.06.01)

Đề án thành lập đơn vị do đơn vị/cá nhân đề nghị thành lập đơn vị xây dựng để trình Đại học Quốc gia Hà Nội quyết định thành lập.

Phần mở đầu

Chương I

SỰ CẦN THIẾT THÀNH LẬP

1.1. Nhu cầu ngoài nước về đào tạo, nghiên cứu, triển khai về lĩnh vực liên quan

1.1.1. Bối cảnh quốc tế về lĩnh vực liên quan

1.1.2. Hiện trạng đào tạo, nghiên cứu, triển khai trên thế giới

1.1.3. Dự báo xu hướng, nhu cầu đào tạo, nghiên cứu, triển khai trên thế giới

1.2. Nhu cầu thực tiễn Việt Nam về đào tạo, nghiên cứu, triển khai về lĩnh vực liên quan

1.2.1. Khái quát tình hình đào tạo, nghiên cứu, triển khai về lĩnh vực liên quan ở Việt Nam

1.2.2. Chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước về lĩnh vực liên quan

1.2.3. Nhu cầu hiện tại

1.2.4. Dự báo nhu cầu tương lai

1.2.5. Các vấn đề khác liên quan

1.3. Nhu cầu, yêu cầu đào tạo, nghiên cứu, triển khai về lĩnh vực liên quan ở ĐHQGHN

1.3.1. Nhu cầu, yêu cầu của ĐHQGHN

1.3.2. Nhu cầu, yêu cầu của đơn vị hiện tại, đơn vị mới cần thành lập

Chương II

NHỮNG CĂN CỨ VÀ TIỀN ĐỀ THÀNH LẬP

2.1. Căn cứ pháp lý

2.1.1. Các chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

2.1.2. Các Nghị định, quy định Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ

2.1.3. Chủ trương, quy định của ĐHQGHN

2.1.4. Các căn cứ pháp lý khác


227

2.2. Tiền đề thành lập

2.2.1. Thành tựu, truyền thống, giá trị, văn hóa

2.2.2. Tiền đề về tổ chức và bộ

2.2.3. Tiền đề về tài chính

2.2.4. Tiền đề về cơ sở vật chất, môi trường, điều kiện đảm bảo cho đơn vị hoạt động hiệu quả, chất lượng cao

2.2.5. Tiền đề về hợp tác trong và ngoài nước

2.3. Các căn cứ và tiền đề khác

Chương III

GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ MỚI CẦN THÀNH LẬP

3.1. Mục tiêu thành lập

3.2. Tên gọi

- Tên tiếng Việt

- Tên tiếng Anh

3.3. Chức năng

3.4. Nhiệm vụ (về đào tạo: bậc, ngành nghề, dự kiến quy mô; nghiên cứu khoa học; dịch vụ; phục vụ; tư vấn,...)

3.5. Loại hình, cơ cấu tổ chức (tổ chức, nhân sự,...)

3.6. Tài chính (các nguồn thu chủ yếu...)

3.7. Cơ sở vật chất (hiện có và kế hoạch)

3.8. Quan hệ với các cơ quan, tổ chức trong ĐHQGHN, cơ quan, tổ chức ngoài ĐHQGHN (trong và ngoài nước)

3.9. Các vấn đề khác

Chương IV

KẾ HOẠCH VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

4.1. Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ giảng dạy, nghiên cứu khoa học, quản lý


228

4.2. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động

4.3. Xây dựng và phát triển cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, hệ thống công nghệ thông tin và truyền thông

4.4. Các nguồn tài chính

4.5. Phát triển hợp tác, liên thông, liên kết với các đơn vị trong ĐHQGHN, trong và ngoài nước

4.6. Các giải pháp khác đảm bảo chất lượng

Chương V

HIỆU QUẢ KINH TẾ - XÃ HỘI CỦA VIỆC THÀNH LẬP ĐƠN VỊ MỚI

5.1. Hiệu quả giáo dục, đào tạo, khoa học - công nghệ

5.2. Hiệu quả kinh tế - xã hội

5.3. Hiệu quả khác

Chương VI

TÍNH BỀN VỮNG

6.1. Các rủi ro và biện pháp khắc phục

6.2. Tính bền vững (các giải pháp đảm bảo duy trì và phát triển đơn vị,...)

PHẦN KẾT LUẬN (kiến nghị của đơn vị xây dựng Đề án thành lập)

TÀI LIỆU THAM KHẢO

CÁC PHỤ LỤC KÈM THEO (Trong đó có danh mục: tên, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, địa chỉ liên hệ... của các đơn vị tương tự ở Việt Nam và trên thế giới, nhất là của các trường đại học, viện nghiên cứu có uy tín lớn).


229

(BM.TCCB.06.02)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TÊN ĐƠN VỊ............................... Số: - TTr/


TỜ TRÌNH

Về việc thành lập đơn vị ..........................................

Kính gửi: Đại học Quốc gia Hà Nội

Tờ trình thành lập đơn vị do đơn vị/cá nhân đề nghị thành lập đơn vị xây dựng để trình Đại học Quốc gia Hà Nội quyết định thành lập.

Tờ trình phải đảm bảo các nội dung sau:

- Sự cần thiết và cơ sở pháp lý của việc thành lập đơn vị;

- Những nội dung chính của đề án thành lập đơn vị;

- Những vấn đề còn có ý kiến khác nhau và những vấn đề cần xin ý kiến của cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập đơn vị.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: ..................




230

(BM.TCCB.06.03)


Số: /QĐ-TCCB



QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập đơn vị .....................................


Căn cứ Nghị định số 07/2001/NĐ-CP, ngày 01/02/2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia;

Căn cứ Quy chế về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12/02/2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy định về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) ban hành theo Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc ĐHQGHN;

Căn cứ Quyết nghị số..... /Kết luận của Hội đồng ĐHQGHN/Ban Thường vụ Đảng ủy ĐHQGHN ngày / / ;


QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Thành lập ..............................................trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.

Điều 2. Đơn vị ...................... (loại hình đơn vị, tư cách pháp nhân, cơ chế tài chính).

Điều 3. Đơn vị .................................................. có chức năng, nhiệm vụ chính sau đây:

1. Chức năng

...................................................................................................................................

2. Nhiệm vụ

...................................................................................................................................

Điều 4. Giao Thủ trưởng đơn vị ...................... xây dựng Quy chế Tổ chức và hoạt động của đơn vị ................. , trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt.


231


Điều 6. Chánh Văn phòng, Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ, Trưởng Ban chức năng, thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan và ................................................. chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - ..............................; - Lưu: VP, TCCB.

GIÁM ĐỐC

(BM.TCCB.06.04)


DANH SÁCH THÀNH LẬP ĐƠN VỊ MỚI TRỰC THUỘC ĐHQGHN

TT Tên đơn vị được

thành lập Tư cách pháp

nhân Loại hình đơn vị

Cơ chế tài chính

Số QĐ

thành lập

Ngày tháng năm

thành lập

Ghi chú


232


233

CÔNG TÁC QUAN HỆ QUỐC TẾ


234


235


QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO

QT.QHQT.01


Họ và tên An Thùy Linh TS. Nguyễn Thị Anh Thu PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


236


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục



237

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình quy định quá trình tổ chức và quản lý đoàn ra, đoàn vào của Đại học Quốc gia Hà Nội.


Áp dụng cho công tác tổ chức và quản lý đoàn ra, đoàn vào tại Đại học Quốc gia Hà Nội.


- Nghị định của Chính phủ số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

- Thông tư liên tịch số 07/2009/TTLT-BGDĐT-BNV ngày 15/4/2009 hướng dẫn thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế đối với đơn vị sự nghiệp công lập giáo dục và đào tạo.

- Công văn hướng dẫn số 43/QHQT, ngày 26/01/2000 của Đại học Quốc gia Hà Nội (về việc hướng dẫn làm thủ tục đoàn ra, đoàn vào, tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế).

- Công văn số 452/QHQT, ngày 13/6/2005 của Đại học Quốc gia Hà Nội về việc làm hộ chiếu công vụ.

- Công văn số 218/QHQT, ngày 07/4/2006 của Đại học Quốc gia Hà Nội về việc hướng dẫn thủ tục hồ sơ đối với cán bộ đi nước ngoài.

- Công văn số 1734/QHQT, ngày 16/5/2008 của Đại học Quốc gia Hà Nội về việc nâng cao hiệu quả việc đi công tác nước ngoài.

- Quy định tạm thời về quản lý công tác hợp tác quốc tế của Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành theo Quyết định số 4632/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 25/08/2008 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội.

4. ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT

4.1. Thuật ngữ

- Đơn vị: Văn phòng, các Ban chức năng hoặc các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN.

- Đoàn ra: Một hoặc nhiều cán bộ, sinh viên của ĐHQGHN được cử đi công tác, học tập ở nước ngoài từ nguồn ngân sách nhà nước cấp, tự túc hoặc được tài trợ từ nguồn bên ngoài.

- Đoàn vào: Một hoặc nhiều cán bộ, sinh viên là người nước ngoài tới công tác, học tập tại ĐHQGHN.

- Sinh viên: Sinh viên được hiểu là học sinh phổ thông trung học, sinh viên đại học, học viên cao học và nghiên cứu sinh của Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Cán bộ chuyên trách: cán bộ hoặc sinh viên là thành viên của đoàn ra hoặc đoàn vào chịu trách nhiệm làm thủ tục, hồ sơ đoàn ra, đoàn vào.


238




Ban QHQT: Ban Quan hệ Quốc tế

Ban KHTC: Ban Kế hoạch Tài chính

Ban TCCB: Ban Tổ chức Cán bộ

Đơn vị: Văn phòng, các Ban chức năng hoặc các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN


5.1. Quy trình tổ chức và quản lý đoàn ra

5.1.1 Lưu đồ

5.1.1a. Lưu đồ quy trình tổ chức đoàn ra sử dụng ngân sách do ĐHQGHN quản lý


Ban QHQT, VP, Ban KHTC, các đơn vị, cán bộ chuyên trách

5.1.2.1 - BM.QHQT.01.01 - BM.QHQT.01.02 - HD.QHQT.01.01 Kế hoạch đoàn ra hàng năm: Trước 15/07

Cán bộ chuyên trách, Ban QHQT

5.1.2.2

Cán bộ chuyên trách đoàn ra

5.1.2.3 BM.QHQT.01.03 BM.QHQT.01.04 BM.QHQT.01.05

Ban QHQT, Ban TCCB, Ban KHTC, Ban Giám đốc

5.1.2.4 Trong vòng 05 - 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn xin đi nước ngoài


5.1.2.5

Đoàn ra 5.1.2.6

Cán bộ chuyên trách đoàn ra, Ban QHQT, TCCB

5.1.2.7

Lập kế hoạch đoàn ra

Liên hệ để lấy thư mời hoặc công văn mời

Nộp hồ sơ đoàn ra

Lấy ý kiến của các Ban liên quan và ra

quyết định

Làm hộ chiếu, công hàm và visa

Cập nhật hồ sơ, thu nhận, nộp báo cáo, tổng kết đoàn

ra hàng năm

Tổ chức đoàn ra


239

5.1.1b. Lưu đồ quy trình tổ chức đoàn ra không sử dụng ngân sách do ĐHQGHN quản lý


Cán bộ chuyên trách, Ban QHQT

5.1.2.2


5.1.2.3 BM.QHQT.01.03 BM.QHQT.01.04 BM.QHQT.01.05

Ban QHQT, Ban TCCB, Ban Giám đốc

5.1.2.4 Trong vòng 05 - 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn xin đi nước ngoài


5.1.2.5

Đoàn ra 5.1.2.6

Cán bộ chuyên trách đoàn ra, Ban QHQT, TCCB

5.1.2.7

Liên hệ để lấy thư mời hoặc công văn mời

Nộp hồ sơ đoàn ra

Lấy ý kiến của các Ban liên quan và ra

quyết định

Làm hộ chiếu, công hàm và visa

Cập nhật hồ sơ, thu nhận, nộp báo cáo, tổng kết đoàn ra hàng năm

Tổ chức đoàn ra


240

5.1.2. Mô tả





5.1.2.1 Lập kế hoạch đoàn ra

a Lập kế hoạch hàng năm

Gửi kế hoạch đoàn ra năm học tới Ban QHQT.

Riêng đối với các Trường thành viên, các Trường gửi 02 kế hoạch đoàn ra: 01 kế hoạch từ nguồn thu sự nghiệp, nguồn viện trợ, tài trợ, quà tặng và các nguồn thu hợp pháp khác để báo cáo; 01 kế hoạch từ nguồn ngân sách để phê duyệt.

Tất cả các đơn vị

Kế hoạch đoàn ra của các đơn vị

BM.QHQT.01.01

Trước ngày 15/06

Tổng hợp kế hoạch các đơn vị và kế hoạch của ĐHQGHN, trình Ban Giám đốc phê duyệt

Ban QHQT chủ trì, Văn phòng, Ban KHTC phối hợp

Dự thảo kế hoạch đoàn ra của ĐHQGHN

BM.QHQT.01.01

Trước 30/06

Ban Giám đốc duyệt Ban Giám đốc Kế hoạch đoàn ra của ĐHQGHN

BM.QHQT.01.01

Trước 15/07

b Kế hoạch đoàn ra cụ thể

Đối với các trường thành viên, Hiệu trưởng ký và chịu trách nhiệm đối với từng đoàn ra.

Các trường thành viên

Theo quy định của các trường thành viên.

Lập kế hoạch đoàn ra sử dụng nguồn kinh phí do ĐHQGHN quản lý

(nếu có thay đổi so với kế hoạch đã được phê duyệt, thì cần phải có sự đồng ý của ĐHQGHN).

Đơn vị, cá nhân, cán bộ chuyên trách

Kế hoạch đoàn ra BM.QHQT.01.02

Lập kế hoạch đoàn ra cho Ban Giám đốc

Ban QHQT chủ trì, phối hợp với VP và các Ban chức năng

Kế hoạch đoàn ra HD.QHQT.01.01


241





5.1.2.2 Liên hệ để lấy thư mời hoặc công văn mời

Liên hệ với cơ quan chức năng của quốc gia mà đoàn ra sẽ đến thăm

Đơn vị, cá nhân, cán bộ chuyên trách. Trong trường hợp cần thiết, có thể đề nghị/liên hệ Ban QHQT

Công văn mời/ thư mời

Công văn mời/ thư mời ghi rõ thời gian tiếp đón, nội dung làm việc và điều kiện tài chính

5.1.2.3 Nộp hồ sơ đoàn ra

Nộp hồ sơ đoàn ra tới Ban QHQT

Đơn vị, cá nhân, cán bộ chuyên trách

Hồ sơ đoàn ra Yêu cầu của hồ sơ đoàn ra theo HD.QHQT.01.02.

Biểu mẫu đơn xin đi nước ngoài đối với cán bộ theo BM.QHQT.01.03; đối với sinh viên theo BM.QHQT.01.04

Vào sổ để theo dõi Ban QHQT Nội dung hồ sơ ghi vào sổ theo dõi

BM.QHQT.01.05

5.1.2.4 Lấy ý kiến của các Ban liên quan và ra quyết định

Gửi toàn bộ hồ sơ tới Ban TCCB (đối với đoàn ra là cán bộ)

Chuyên viên chuyên trách Ban QHQT

Hồ sơ đầy đủ Ngay sau khi nhận hồ sơ đầy đủ

Gửi hồ sơ đã được duyệt tới Ban QHQT


Hồ sơ đã được lãnh đạo Ban TCCB duyệt

Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hoặc nhanh nhất có thể trong trường hợp cần thiết

Gửi hồ sơ tới Ban KHTC (đối với đoàn ra sử dụng nguồn kinh phí do ĐHQGHN quản lý)

Chuyên viên chuyên trách Ban QHQT

Hồ sơ đã được lãnh đạo Ban TCCB duyệt

Ngay sau khi nhận được hồ sơ đã được Ban TCCB duyệt

Gửi lại hồ sơ đã được phê duyệt tới Ban QHQT

Chuyên viên chuyên trách Ban KHTC

Hồ sơ đã được lãnh đạo Ban KHTC phê duyệt

Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hoặc nhanh nhất có thể trong trường hợp cần thiết


242





Soạn thảo quyết định cử cán

bộ, học sinh, sinh viên đi

nước ngoài trình Ban Giám

đốc phê duyệt. (Đối với

trường hợp đoàn ra để giải

quyết việc riêng, Ban QHQT

soạn thảo công văn gửi Cục

Quản lý xuất nhập cảnh)

Ban Giám

đốc, chuyên

viên chuyên

trách Ban

QHQT

Quyết định có ký

tắt của lãnh đạo

Ban QHQT, chữ

ký của Ban Giám

đốc, đóng dấu

Trong vòng 02 - 03 ngày

làm việc kể từ khi nhận

được hồ sơ từ Ban

KHTC hoặc nhanh nhất

trong trường hợp cần

thiết

5.1.2.5 Làm hộ chiếu, công hàm, visa

Làm thủ tục xuất cảnh theo

quy định của Bộ Công an

(với hộ chiếu phổ thông)

hoặc của Bộ Ngoại giao (với

hộ chiếu công vụ và công

hàm) và theo quy định của

đại diện cơ quan ngoại giao

của nước đến tại Việt Nam

(để lấy visa)

Cán bộ

chuyên trách

đoàn ra

5.1.2.6 Tổ chức đoàn ra

Chấp hành nghiêm túc các

luật lệ, quy định của nước sở

tại và thực hiện đúng theo

nội dung và nhiệm vụ đã

được phê duyệt

Đoàn ra

5.1.2.7 Cập nhật hồ sơ và nộp báo cáo

Nộp sản phẩm, báo cáo (bản

cứng và mềm) tới Phòng/Bộ

phận QHQT (đối với các

Trường thành viên) và Ban

QHQT (đối với các đơn vị

khác) và Trung tâm Thông

tin thư viện

Đoàn ra Sản phẩm, báo

cáo, bản cứng và

bản mềm

10 ngày làm việc sau

khi về nước.


243





Đối với đoàn ra đi nước ngoài từ 30 ngày trở lên, nộp sản phẩm, báo cáo (bản cứng và mềm), bản sao quyết định/ công văn đi nước ngoài, quyết định gia hạn (nếu có) tới Ban TCCB (đối với cán bộ Cơ quan ĐHQGHN), tới Phòng TCCB/ bộ phận TCCB (đối với cán bộ tại đơn vị), tới bộ phận phụ trách CT&CTHSSV (đối với sinh viên).

Đoàn ra Sản phẩm, báo cáo, bản cứng và bản mềm và các hồ sơ liên quan

15 ngày làm việc sau khi về nước. Nộp thêm các tài liệu khác nếu được các bộ phận chức năng yêu cầu.

Tổng kết đoàn ra năm học trình Ban Giám đốc

Ban QHQT Trước 30/6 hàng năm

5.2. Quy trình tổ chức và quản lý đoàn vào

5.2.1. Lưu đồ


Ban QHQT, VP, các ban chức năng, các đơn vị

5.2.2.1 BM.QHQT.01.06 BM.QHQT.01.07 Kế hoạch đoàn vào năm học: trước 15/07

Ban QHQT, VP, các ban chức năng, các đơn vị

5.2.2.2 BM.QHQT.01.08 BM.QHQT.01.09

Ban QHQT, VP Các Ban chức năng, Các đơn vị

5.2.2.3 HD.QHQT.01.03

Ban QHQT Các Ban chức năng, các đơn vị

5.2.2.4

Nộp hồ sơ đoàn vào vào hoặc nộp hồ sơ gia hạn,

công tác, học tập

Lập kế hoạch đoàn vào

Tiếp đón, làm việc

Cập nhật hồ sơ


244

5.2.2. Mô tả




Tiêu chuẩn, tài liệu hướng dẫn, thời gian

hoàn thành

5.2.2.1 Lập kế hoạch đoàn ra


Gửi kế hoạch đoàn vào năm học tới Ban QHQT. Riêng đối với các Trường thành viên, các Trường gửi 2 kế hoạch đoàn vào: 01 kế hoạch từ nguồn thu sự nghiệp, nguồn viện trợ, tài trợ, quà tặng và các nguồn thu hợp pháp khác để báo cáo; 01 từ nguồn ngân sách để phê duyệt.

Tất cả các đơn vị

Kế hoạch đoàn vào của các đơn vị

BM.QHQT.01.06 Trước ngày 15/06

Tổng hợp kế hoạch các đơn vị và kế hoạch của ĐHQGHN, trình Ban Giám đốc phê duyệt

Ban QHQT chủ trì, Văn phòng, Ban KHTC phối hợp

Dự thảo kế hoạch đoàn vào của ĐHQGHN

BM.QHQT.01.06 Trước 30/06

Ban Giám đốc duyệt Ban Giám đốc

Kế hoạch đoàn vào của ĐHQGHN

BM.QHQT.01.06 Trước 15/07

b Kế hoạch đoàn vào cụ thể

Đối với các trường thành viên, Hiệu trưởng ký và chịu trách nhiệm đối với từng đoàn vào.

Các trường thành viên

Theo quy định của các trường thành viên.

Lập kế hoạch đoàn vào do đơn vị, tổ chức cá nhân từ nguồn không do ĐHQGHN quản lý. (nếu có thay đổi so với kế hoạch đã được phê duyệt, thì cần phải có sự đồng ý của ĐHQGHN).

Đơn vị, cá nhân, cán bộ chuyên trách (không tính các trường thành viên)

Kế hoạch đoàn vào

Theo quy định tại đơn vị hoặc tổ chức tài trợ kinh phí

Lập kế hoạch đoàn vào sử dụng nguồn kinh phí do ĐHQGHN quản lý (nếu có thay đổi so với kế hoạch đã được phê duyệt, thì cần phải có sự đồng ý của ĐHQGHN).

Đơn vị, cá nhân, cán bộ chuyên trách (không tính các trường thành viên)

Kế hoạch đoàn ra BM.QHQT.01.07


245





hoàn thành

5.2.2.2 Làm thủ tục đoàn vào hoặc gia hạn, công tác học tập của người nước ngoài

a Đối với khách mời của ĐHQGHN

Làm công văn gửi Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an

Ban QHQT hoặc Ban chức năng chủ trì

Công văn gửi Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an, gửi trực tiếp hoặc qua đường thư bảo đảm

BM.QHQT.01.08

b Đối với khách mời của đơn vị trực thuộc

Làm công văn xin phê duyệt của ĐHQGHN

Đơn vị trực thuộc

Công văn xin phê duyệt của ĐHQGHN

BM.QHQT.01.09

Làm công văn gửi Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an

Ban QHQT

Công văn gửi Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an, gửi trực tiếp hoặc qua đường thư bảo đảm

BM.QHQT.01.08 Trong vòng 05 ngày làm việc sau khi nhận được công văn của đơn vị hoặc nhanh nhất có thể trong các trường hợp gấp

c Làm thủ tục đối với người nước ngoài cần gia hạn công tác học tập tại ĐHQGHN

Làm 02 đơn, 01 đơn gửi Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an TP Hà Nội, 01 gửi Ban QHQT (đối với cán bộ do ĐHQGHN quản lý) hoặc bộ phận phụ trách QHQT tại đơn vị (đối với cán bộ do đơn vị quản lý)

Cán bộ Ban QHQT hoặc bộ phận phụ trách QHQT xử lý trong vòng không quá 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn.

Yêu cầu đương sự bổ sung giấy cam đoan và các giấy tờ khác nếu cần thiết

Ban QHQT, bộ phận phụ trách QHQT tại đơn vị

5.2.2.3 Tiếp đón và làm việc với đoàn vào

Tổ chức tiếp đón và làm việc với đoàn vào

Ban QHQT hoặc đơn vị chủ trì đón khách

HD.QHQT.01.03

5.2.2.4 Cập nhật hồ sơ

Soạn thảo báo cáo kết quả làm việc gửi tới các đơn vị, cá nhân liên quan

Đơn vị chủ trì đón khách

Báo cáo Trong vòng 15 ngày làm việc


246

6. HỒ SƠ

STT Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu

1 Kế hoạch đoàn ra năm học BM.QHQT.01.01 Ban QHQT 10 năm

2 Kế hoạch đoàn ra sử dụng kinh phí do ĐHQGHN quản lý

BM.QHQT.01.02 Ban QHQT 10 năm

3 Đơn xin đi nước ngoài của cán bộ


4 Đơn xin đi nước ngoài của học sinh, sinh viên


5 Sổ theo dõi đoàn ra BM.QHQT.01.05 Ban QHQT 10 năm

6 Sản phẩm, báo cáo của đoàn ra Ban QHQT, Ban/ Phòng/ Bộ phận TCCB

10 năm

7 Kế hoạch đoàn vào năm học BM.QHQT.01.06 Ban QHQT 10 năm

8 Kế hoạch đoàn vào sử dụng nguồn kinh phí do ĐHQGHN quản lý


Công văn gửi Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an

BM.QHQT.01.08 Ban QHQT/ Đơn vị chủ trì

10 năm

7. PHỤ LỤC

- BM.QHQT.01.01: Kế hoạch đoàn ra năm học.

- BM.QHQT.01.02: Kế hoạch đoàn ra.

- BM.QHQT.01.03: Đơn xin đi nước ngoài của cán bộ

- BM.QHQT.01.04: Đơn xin đi nước ngoài của học sinh, sinh viên.

- BM.QHQT.01.05: Sổ theo dõi đoàn ra.

- BM.QHQT.01.06: Kế hoạch đoàn vào năm học.

- BM.QHQT.01.07: Kế hoạch đoàn vào.

- BM.QHQT.01.08: Công văn của ĐHQGHN gửi Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an về việc xin phê duyệt đoàn vào.

- BM.QHQT.01.09: Công văn của đơn vị gửi ĐHQGHN về việc xin phê duyệt đoàn vào.

- HD.QHQT.01.01: Hướng dẫn chuẩn bị cho Ban Giám đốc đi công tác nước ngoài.

- HD.QHQT.01.02: Hướng dẫn hồ sơ đoàn ra đối với cán bộ, học sinh, sinh viên.

- HD.QHQT.01.03: Hướng dẫn thủ tục đón tiếp đoàn vào.


247

(BM.QHQT.01.01)

TÊN ĐƠN VỊ

KẾ HOẠCH ĐOÀN RA NĂM HỌC…

STT Thành phần đoàn ra Nơi đến Thời gian Mục đích Nguồn kinh phí Sản phẩm, kết quả

dự kiến Ghi chú

Ghi chú: Thành phần đoàn ra ghi rõ số tên đoàn, lượng người, học hàm, học vị, vị trí công tác, trình độ ngoại ngữ (ví dụ: nhóm nghiên cứu đề án ABC, 6 người: 3 TS ngành Sinh học, 1 chuyên viên Phòng KHCN, 1 chuyên gia tư vấn bên ngoài, 1 Phó Chủ nhiệm Khoa Sinh, cả 6 đều có trình độ tiếng Anh tốt).


248

(BM.QHQT.01.02)


Số:….



KẾ HOẠCH ĐOÀN RA

(Sử dụng nguồn kinh phí do ĐHQGHN quản lý)

Kính gửi: Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội

1. Đơn vị chủ trì đoàn ra:

2. Danh sách đoàn ra:

Ngày sinh STT Họ và tên

Nam Nữ Đơn vị Chức vụ

1

2

3

3. Nước đến:

4. Cơ quan đến:

5. Thời gian: ngày đêm, từ ngày / / đến ngày / /

6. Lý do:

7. Mục đích (nêu rõ tính cần thiết của việc cử đoàn ra):

8. Nhiệm vụ: ............................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

9. Kế hoạch công tác dự kiến (nội dung kế hoạch theo thứ tự thời gian): ............

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

10. Sản phẩm dự kiến: ...........................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................


249

11. Dự toán kinh phí:

STT Nội dung Số tiền (USD)

Số người Số

lượt/ngày Thành tiền

Nguồn kinh phí

Vé máy bay

Tiền tiêu vặt

Tổng

Quy đổi tiền Việt


Người lập kế hoạch

(Ký và ghi rõ họ tên)

Ý kiến của đơn vị chủ trì đoàn ra

Ý kiến của Ban Kế hoạch Tài chính

Lưu ý: Trong một số trường hợp đặc biệt, ý kiến hoặc phê duyệt của các cơ quan hữu quan trong biểu mẫu này có thể thay thế bằng công văn hoặc quyết định.


250

(BM.QHQT.01.03) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TÊN ĐƠN VỊ


Đơn xin đi công tác, học tập nước ngoài

Kính gửi : Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội

1. Họ và tên: 2. Nam/Nữ:

3. Ngày tháng năm sinh: 4. Nơi sinh:

5. Địa chỉ:

6. Số điện thoại: 7. Email:

8. Chức vụ, học hàm, học vị (nếu là công chức, viên chức ghi rõ mã, ngạch, loại, chức vụ của

công chức, viên chức; cán bộ công chức do bầu cử thì ghi rõ thời hạn nhiệm kỳ được bầu; cán bộ công chức mới

được tuyển dụng ghi rõ thời hạn dự bị hay thử việc):

9. Đơn vị công tác:

10. Xin đi nước:

11. Tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mời :

12. Mục đích:

13. Thời gian công tác từ ngày đến ngày

(theo thư mời, nếu đi trước hoặc kéo dài phải giải trình lý do và cung cấp căn cứ cần thiết)

14. Kinh phí: (Đánh dấu vào ô và ( ), nếu có nhiều nguồn khác nhau cần ghi cụ thể)

Phía mời tài trợ:

( ) Vé máy bay ( ) ăn ở, sinh hoạt phí

Kinh phí của cơ quan, tổ chức, đề tài, dự án: (Ghi rõ nguồn nào, chi cho khoản

nào? và gửi kèm theo bản dự trù kinh phí được cấp có thẩm quyền phê duyệt) kinh phí thuộc Đề án PUF 08.01

( ) Vé máy bay ( ) ăn ở, sinh hoạt phí (ghi rõ số ngày, số đêm)

Số ngày : Số đêm :

Cá nhân tự túc:



251

15. Sản phẩm dự kiến nộp sau chuyến công tác (kèm theo biên bản giao nhiệm vụ của thủ trưởng đơn vị đối với cán bộ được cử đi nước ngoài)

Tôi xin chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, quy định của Nhà nước và ĐHQGHN đối với cán bộ đi công tác, học tập ở nước ngoài.


Đơn vị: Người làm đơn

Số :.. (ký và ghi rõ họ, tên)

Đơn vị…. đồng ý và trân trọng đề nghị

Giám đốc ĐHQGHN xem xét, quyết định.

Hà Nội, ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị (ký tên, đóng dấu)

Ý kiến của Ban Tổ chức Cán bộ, ĐHQGHN (về nhân sự) Ý kiến của Ban Kế hoạch Tài chính, ĐHQGHN

(về dự toán kinh phí từ nguồn ngân sách, nếu có)


252

(BM.QHQT.01.04)



Đơn xin đi công tác, học tập nước ngoài

(dành cho học sinh, sinh viên)

Kính gửi : Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội

1. Họ và tên: 2. Nam/Nữ:

3. Ngày tháng năm sinh: 4. Nơi sinh:

5. Địa chỉ:

6. Số điện thoại: 7. Email:

7. Khoa:

8. Xin đi nước:

9. Tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mời :

10. Mục đích:

11. Thời gian công tác từ ngày .../..../ đến ngày / ../ (theo thư mời, nếu đi trước

hoặc kéo dài phải giải trình lý do và cung cấp căn cứ cần thiết)

12. Kinh phí: (Đánh dấu vào ô và ( ), nếu có nhiều nguồn khác nhau cần ghi cụ thể)

Phía mời tài trợ:


Kinh phí của cơ quan, tổ chức, đề tài, dự án: (Ghi rõ nguồn nào, chi cho khoản

nào? và gửi kèm theo bản dự trù kinh phí được cấp có thẩm quyền phê duyệt)

( ) Vé máy bay ( ) ăn ở, sinh hoạt phí (ghi rõ số ngày, số đêm)

Số ngày : Số đêm :

Cá nhân tự túc:



253

13. Sản phẩm dự kiến nộp sau chuyến công tác (kèm theo biên bản giao nhiệm vụ của thủ trưởng đơn vị đối với sinh viên được cử đi nước ngoài):

Tôi xin chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, quy định của Nhà nước và ĐHQGHN đối với sinh viên đi công tác, học tập ở nước ngoài.


Đơn vị: Người làm đơn

Số :.., (ký và ghi rõ họ, tên)

Đơn vị... đồng ý và trân trọng đề nghị

Giám đốc ĐHQGHN xem xét, quyết định.



(ký tên, đóng dấu)

Ý kiến của Ban Kế hoạch Tài chính, ĐHQGHN

(về dự toán kinh phí từ nguồn ngân sách, nếu có)


254

(BM.QHQT.01.05)

SỔ NHẬN HỒ SƠ ĐOÀN RA

STT Họ và tên Đơn vị Ngày nộp

hồ sơ Chữ ký người

nộp hồ sơ Ngày trả

hồ sơ Chữ ký người

nhận hồ sơ Ghi chú


255

(BM.QHQT.01.06)

KẾ HOẠCH ĐOÀN VÀO NĂM HỌC …

STT Thành phần đòan vào

Đơn vị/ người chịu

trách nhiệm đón tiếp

Thời gian Mục đích Nguồn kinh phí Sản phẩm,

kết quả dự kiến Ghi chú


256

(BM.QHQT.01.07)

KẾ HOẠCH ĐOÀN VÀO


1. Đơn vị chủ trì đoàn vào:

2. Danh sách đoàn vào:

Ngày sinh STT Họ và tên

Nam Nữ Quốc tịch Đơn vị Chức vụ

1

2

3

3. Thời gian: ngày đêm, từ ngày / / đến ngày / /

4. Địa chỉ tạm trú dự kiến:

5. Đơn vị/người chịu trách nhiệm:

6. Mục đích (nêu rõ tính cần thiết của việc mời đoàn vào):.....................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

7. Kế hoạch công tác dự kiến (nội dung kế hoạch theo thứ tự thời gian): .............

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

8. Kết quả dự kiến:..................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................





257

9. Dự toán phí:

STT Nội dung Số tiền (USD)

Số người Số

lượt/ngày Thành tiền

Nguồn kinh phí

Vé máy bay

Tiền tiêu vặt

Tổng

Quy đổi tiền Việt


Người lập kế hoạch

Ý kiến của đơn vị chủ trì đoàn vào

Ý kiến của Ban Kế hoạch Tài chính


258

(BM.QHQT.01.08)


144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội Đt:..............

Số: /ĐHQGHN-QHQT V/v nhập cảnh của khách nước ngoài


Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


Kính gửi: Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an)

Đại học Quốc gia Hà Nội đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh xem xét việc nhập cảnh của …. khách nước ngoài, cụ thể như sau:

Quốc tịch Số TT

Họ, tên (in hoa)

Giới tính

Ngày sinh Gốc

Hiện nay

Số, loại hộ chiếu

Chức vụ, nghề nghiệp

Được xuất nhập cảnh Việt Nam: Một lần (nhiều lần), từ ngày … đến ngày …

Mục đích:

Chương trình hoạt động tại các địa phương:

Dự kiến địa chỉ tạm trú tại:

Cơ quan, tổ chức đón tiếp, quản lý:

Đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam tại …. để cấp thị thực cho khách.

Xin trân trọng cảm ơn./.

Nơi nhận: - Như trên; - A83; - Lưu: VT, QHQT.

TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG BAN QUAN HỆ QUỐC TẾ


259

(BM.QHQT.01.09)


Số: …. V/v: Nhập cảnh của người nước ngoài



Kính gửi: Đại học Quốc gia Hà Nội

(Tên đơn vị) đề nghị Đại học Quốc gia Hà Nội xem xét việc nhập cảnh của … khách nước ngoài, cụ thể như sau:

Quốc tịch

Số TT

Họ, tên (in hoa)

Giới tính

Ngày sinh Gốc

Hiện nay

Số, loại hộ chiếu

Nghề nghiệp

Được xuất nhập cảnh Việt Nam: Một lần (nhiều lần), từ ngày … đến ngày …

Mục đích:

Chương trình hoạt động tại các địa phương:

Dự kiến địa chỉ tạm trú tại:

Cơ quan, tổ chức đón tiếp, quản lý:

Nơi nhận thị thực: Cơ quan đại diện Việt Nam tại ……

Xin trân trọng cảm ơn.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: …

Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu)


260

(HD.QHQT.01.01)

HƯỚNG DẪN ĐỐI VỚI BAN QUAN HỆ QUỐC TẾ, VĂN PHÒNG, CÁC BAN CHỨC NĂNG VÀ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

TRONG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH CHO BAN GIÁM ĐỐC ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI

1. Trách nhiệm của Ban Quan hệ Quốc tế, Văn phòng, các Ban chức năng và các đơn vị trực thuộc

- Trách nhiệm của Ban QHQT hoặc đơn vị chủ trì đoàn ra:

+ Là đầu mối chính, chịu trách nhiệm chung cho việc lập kế hoạch cho Ban Giám đốc đi công tác nước ngoài;

+ Chuẩn bị kế hoạch, nội dung, chương trình làm việc chi tiết, tài liệu, thông tin về nội dung, đối tác và nước đến công tác (bao gồm cả thông tin về điều kiện thời tiết, sinh hoạt, đi lại, đón tiếp…) ;

+ Hoàn thành các thủ tục xuất cảnh (Quyết định cử Giám đốc đi nước ngoài do Thủ tướng Chính phủ ký, Ban QHQT làm thủ tục theo quy định của Chính phủ; Quyết định cử các Phó Giám đốc đi nước ngòai do Giám đốc ký, theo các quy định của ĐHQGHN).

+ Đặt và mua vé máy bay;

+ Chuẩn bị quà lưu niệm tặng đối tác;

+ Tạm ứng, thanh toán kinh phí đi công tác nước ngoài của Ban Giám đốc.

- Trách nhiệm của Văn phòng hoặc đơn vị chủ trì đoàn ra:

+ Thông báo về kế hoạch đi công tác nước ngoài của Ban Giám đốc;

+ Cấp và quyết toán kinh phí liên quan đến chuyến công tác của Ban Giám đốc.

- Trách nhiệm của Trung tâm Truyền thông và Quan hệ công chúng: Phối hợp với cán bộ đi cùng Ban Giám đốc để đưa tin, bài và ảnh nếu có yêu cầu.

- Trách nhiệm của các Ban chức năng khác và của các đơn vị trực thuộc: Phối hợp với Ban QHQT chuẩn bị tài liệu, nội dung; làm việc liên quan đến đơn vị mình và cử nhân sự tham gia đoàn công tác nếu có yêu cầu của Ban Giám đốc.

- Trách nhiệm của cán bộ đi cùng Ban Giám đốc đi công tác nước ngòai (nếu có):

+ Phối hợp với Ban QHQT, Văn phòng và các đơn vị liên quan trong việc lập kế hoạch cho Ban Giám đốc đi nước ngoài;


261

+ Phối hợp với Ban QHQT, Văn phòng và các đơn vị liên quan để thu thập toàn bộ thông tin, hồ sơ, quà tặng, máy ghi âm... mang theo chuyến công tác cùng với Ban Giám đốc;

+ Phối hợp với Ban QHQT, Văn phòng và các đơn vị liên quan để giải quyết các vụ việc đột xuất trong quá trình đi công tác cùng Ban Giám đốc;

+ Phối hợp với Trung tâm Truyền thông và Quan hệ công chúng để đưa tin, bài, ảnh về chuyến công tác của Ban Giám đốc (nếu có yêu cầu).

2. Thời hạn hoàn thành công tác chuẩn bị

Thời hạn hoàn thành công tác chuẩn bị là 07 ngày làm việc trước khi Ban Giám đốc bắt đầu chuyến công tác trong các trường hợp thông thường và nhanh nhất trong các trường hợp gấp.


262

(HD.QHQT.01.02)

HỒ SƠ ĐOÀN RA CỦA CÁN BỘ, HỌC SINH, SINH VIÊN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1. Đối với cán bộ

- Đơn xin đi nước ngoài của cán bộ có xác nhận và đóng dấu của đơn vị chủ quản theo mẫu BM.QHQT.01.03;

- Giấy mời, công văn mời hoặc quyết định (của các Bộ và cơ quan liên quan) bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng Pháp (đối với các ngôn ngữ khác, phải có bản dịch công chứng hoặc xác nhận của đơn vị);

- Dự toán kinh phí, bản kế hoạch công tác cá nhân trong thời gian làm việc tại nước ngoài, biên bản giao việc của thủ trưởng đơn vị cho cán bộ hoặc hợp đồng đào tạo cán bộ tại nước ngoài (trong trường hợp sử dụng nguồn kinh phí do ĐHQGHN quản lý);

- Đối với cán bộ hợp đồng (làm việc tại ĐHQGHN trên 06 tháng), hồ sơ phải bao gồm bản hợp đồng lao động (bản sao y bản chính);

- Báo cáo kết quả (nộp sau khi đi công tác về).

2. Đối với học sinh, sinh viên

- Đơn xin đi nước ngoài của đương sự có xác nhận và đóng dấu của đơn vị chủ quản theo mẫu BM.QHQT.01.04;

- Giấy mời, công văn mời hoặc quyết định (của các Bộ và cơ quan liên quan) bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng Pháp (đối với các ngôn ngữ khác, phải có bản dịch công chứng hoặc xác nhận của đơn vị);

- Dự toán kinh phí, bản kế hoạch công tác cá nhân trong thời gian làm việc tại nước ngoài, biên bản giao việc của thủ trưởng đơn vị cho đương sự hoặc hợp đồng đào tạo tại nước ngoài (trong trường hợp sử dụng nguồn kinh phí do ĐHQGHN quản lý);

- Báo cáo kết quả (sau khi đi công tác, học về).


263

(HD.QHQT.01.03)

HƯỚNG DẪN

TIẾP ĐÓN KHÁCH QUỐC TẾ ĐẾN THĂM VÀ LÀM VIỆC VÀ QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ KHEN THƯỞNG ĐỐI VỚI TỔ CHỨC,

CÁ NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1. Đón tiếp và làm việc với các đoàn khách chính thức của ĐHQGHN

1.1. Ban Quan hệ Quốc tế hoặc đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm:

- Dự trù và thanh quyết toán kinh phí đón tiếp khách;

- Trao đổi thông tin, lập kế hoạch làm việc với khách;

- Chuẩn bị nội dung làm việc (tài liệu, thông tin về đối tác; đề xuất hợp tác);

- Chủ trì nghi lễ đón, tiễn khách;

- Bố trí chỗ ở, đi lại, sinh hoạt cho khách;

- Trình Giám đốc quyết định thành phần tham gia đón tiếp, làm việc với khách;

- Mời các đơn vị liên quan tham gia đón tiếp, làm việc với khách theo yêu cầu của Giám đốc;

- Bố trí phiên dịch làm việc với khách;

- Ghi biên bản làm việc và tổng hợp nội dung làm việc thành bản ghi nhớ;

- Đề xuất kế hoạch (nội dung, đơn vị/cá nhân chủ trì/tham gia, nguồn lực huy động, sản phẩm cần đạt, thời gian hoàn thành) triển khai các thỏa thuận theo nội dung làm việc để trình Giám đốc quyết định;

- Đôn đốc, giám sát việc thực hiện các kế hoạch nói trên.

1.2. Văn phòng phối hợp với các ban, các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm:

- Bố trí lịch của Ban Giám đốc;

- Mời báo chí, truyền hình (nếu cần);

- Chuẩn bị phòng họp, trang thiết bị, trang trí (tiêu đề hội đàm, cờ, khẩu hiệu trong và ngoài phòng họp, biển tên, biển thông báo) và lễ tân trong phòng họp.

1.3. Trung tâm Truyền thông và Quan hệ công chúng chịu trách nhiệm:

- Thu thập, tổng hợp, lưu giữ thông tin và đưa tin (lên website và lên Bản tin ĐHQGHN) về buổi làm việc với khách;

- Chuyển tài liệu và thông tin (bản cứng và mềm) cho Trung tâm Thông tin Thư viện lưu trữ trong vòng 10 ngày sau buổi tiếp đón khách.

1.4. Các đơn vị liên quan có trách nhiệm:


264

- Cử cán bộ tham gia đón tiếp và làm việc với khách đúng thành phần theo triệu tập của Giám đốc ĐHQGHN.

2. Đón tiếp và làm việc với các đoàn khách của đơn vị trực thuộc

2.1. Đối với đoàn khách làm việc trực tiếp với đơn vị trực thuộc, thủ trưởng đơn vị thực hiện các quy định về quản lý nhập, xuất cảnh đối với khách nước ngoài và chịu trách nhiệm trước Giám đốc ĐHQGHN về nội dung các buổi tiếp khách.

2.2. Đối với đoàn khách của đơn vị có nhu cầu đề nghị lãnh đạo ĐHQGHN tiếp, đơn vị gửi báo cáo chi tiết các vấn đề liên quan ít nhất 05 ngày làm việc trước thời điểm dự kiến tiếp khách. Ban Quan hệ Quốc tế chịu trách nhiệm thẩm định mục đích, nội dung, thành phần trình Giám đốc.

2.3. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm quản lý khách nước ngoài trong thời gian khách công tác tại Việt Nam.

3. Tổ chức tham quan, khảo sát

3.1. Ban Quan hệ Quốc tế hoặc đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm tổ chức tham quan, khảo sát cho khách của ĐHQGHN khi có yêu cầu.

3.2. Thủ trưởng đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước Giám đốc ĐHQGHN về việc tham quan, khảo sát của khách thuộc đơn vị mình quản lý.

3.3. Đảm bảo các quy định về bảo vệ bí mật quốc gia và các quy định khác của Nhà nước và địa phương khi tổ chức tham quan, khảo sát cho khách.

4. Tổ chức chiêu đãi, quà tặng

4.1. Đối với các đoàn khách của ĐHQGHN, Ban Quan hệ Quốc tế chủ trì, phối hợp với Văn phòng báo cáo Giám đốc về tổ chức chiêu đãi, tặng quà cho khách.

4.2. Đối với khách của các đơn vị, thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì đón khách, tổ chức chiêu đãi, tặng quà cho khách.

4.3. Việc tổ chức chiêu đãi và tặng quà thực hiện theo các quy định của Nhà nước.

5. Thẩm quyền tổ chức tiếp khách

5.1. Lãnh đạo ĐHQGHN tiếp các đoàn cấp tương đương và các đoàn do Chính phủ, các bộ/ ngành yêu cầu.

5.2. Lãnh đạo các đơn vị tiếp các đoàn cấp tương đương, các đoàn trong phạm vi dự án, chương trình hợp tác của đơn vị mình và theo nhiệm vụ đã được Giám đốc ĐHQGHN phân công.

6. Khen thưởng tổ chức, cá nhân người nước ngoài có đóng góp xuất sắc cho sự nghiệp xây dựng và phát triển ĐHQGHN


265

6.1. Đối với những tập thể, cá nhân người nước ngoài có thành tích, đóng góp quan trọng trong hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, góp phần nâng cao uy tín, vị thế của ĐHQGHN, căn cứ vào thành tích đạt được có thể đề nghị khen thưởng:

6.2. Cấp Nhà nước: Huân chương, Huy chương Hữu nghị, Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp giáo dục”, Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

6.3. Cấp ĐHQGHN: Bằng Tiến sỹ Danh dự, Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp phát triển ĐHQGHN”.

6.4. Các đơn vị trực tiếp quản lý hoặc có quan hệ hợp tác trực tiếp với các tổ chức, cá nhân có đủ tiêu chuẩn làm công văn gửi ĐHQGHN đề nghị khen thưởng kèm theo hồ sơ theo quy định hiện hành.

6.5. Ban Chính trị và Công tác Học sinh - Sinh viên chủ trì, phối hợp với Ban Quan hệ Quốc tế xử lý công văn, hồ sơ; báo cáo Giám đốc ĐHQGHN và phối hợp với các đơn vị liên quan để hoàn thiện các thủ tục đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng.

6.6. Ban Quan hệ Quốc tế chủ trì, phối hợp với Ban Chính trị và Công tác Học sinh - Sinh viên, các đơn vị liên quan tổ chức lễ trao tặng danh hiệu phù hợp với lễ nghi và quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN.


266


QUY TRÌNH

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

HỘI THẢO, HỘI NGHỊ QUỐC TẾ

QT.QHQT.02


Họ và tên Bùi Thị Hồng Lâm TS. Nguyễn Thị Anh Thu PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


267


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục



268

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của Đại học Quốc gia Hà Nội.


Áp dụng cho các hội nghị, hội thảo quốc tế do Đại học Quốc gia Hà Nội hoặc các đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội chủ trì.


- Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 6/7/2010 của Bộ Tài chính về quy định chế độ công tác phí, chế độ tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

- Thông tư số 01/2010/TT-BTC ngày 6/1/2010 của Bộ Tài chính về việc quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu khách trong nước.

- Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

- Quy định tạm thời về quản lý công tác hợp tác quốc tế của Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành theo Quyết định số 4632/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 25/08/2008 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội.



- Ban Quan hệ Quốc tế: Ban QHQT

- VP: Văn phòng

- Đơn vị: Văn phòng, các Ban chức năng và các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN.

- Hội nghị, hội thảo quốc tế là hội nghị, hội thảo có sự tham gia hoặc tài trợ của tổ chức, cá nhân nước ngoài do ĐHQGHN hoặc các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN tổ chức.


269


5.1. Quy trình tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế do ĐHQGHN tổ chức

5.1.1. Lưu đồ


Ban QHQT, đơn vị chủ trì, Ban Giám đốc

5.1.2.1 - Kế hoạch hàng năm (BM.QHQT.02.01) Trước 15/07 hàng năm - Kế hoạch cụ thể (BM.QHQT.02.02)

Ban Giám đốc

5.1.2.2. BM.QHQT.02.03

Ban QHQT, đơn vị chủ trì

5.1.2.3. BM.QHQT.02.04

Trưởng ban tổ chức hội nghị, hội thảo

5.1.2.4

Ban Tổ chức

5.1.2.5

Cán bộ được phân công

5.1.2.6

HD.QHQT.02.01

Cán bộ được phân công

5.1.2.7

Lãnh đạo đơn vị chủ trì/ Ban QHQT

-

5.1.2.8. BM.QHQT.02.05 Cho từng hội nghị, hội thảo cụ thể: trong vòng 15 ngày sau khi hội nghị, hội thảo kết thúc; Cho cả năm: Trước 30/06 hàng năm.

Tổng hợp, báo cáo

Lập dự toán chi tiết

Lập và phê duyệt kế hoạch tổ chức hội

nghị/hội thảo

Tổ chức thực hiện

Lập báo cáo và thực hiện quyết toán

Phê duyệt KH

Thành lập Ban Tổ chức hội nghị/hội thảo

Liên hệ với các cơ quan liên quan để chuẩn bị tổ chức Hội nghị, hội thảo


270

5.1.2. Mô tả





5.1.2.1 Lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo


Gửi kế hoạch tổ chức hội

nghị, hội thảo quốc tế hàng

năm hàng năm của Văn

phòng, các Ban chức năng

Văn phòng và

các Ban chức

năng

Kế hoạch tổ chức

hội nghị, hội thảo

của Văn phòng/

Ban chức năng

Căn cứ thông tư

01/2010/TT-BTC,

thông tư 97/2010/TT-

BTC của Bộ Tài chính.

BM.QHQT.02.01.

Trước ngày 15/06 hàng

năm

Tổng hợp kế hoạch tổ chức

hội nghị, hội thảo của Văn

phòng và Ban chức năng,

của Ban QHQT trình Ban

Giám đốc phê duyệt

Ban QHQT

chủ trì, VP,

Ban KHCN,

Ban KHTC

phối hợp

Kế hoạch tổ chức


do ĐHQGHN tổ

chức.

Căn cứ thông tư

01/2010/TT-BTC,

thông tư 97/2010/TT-

BTC của Bộ Tài chính.

BM.QHQT.02.01.


năm

Ban Giám đốc phê duyệt Ban Giám đốc Kế hoạch được

ban hành


năm

b Lập kế hoạch tổ chức cho từng hội nghị, hội thảo cụ thể

Lập kế hoạch tổ chức hội

nghị, hội thảo cụ thể trình

ĐHQGHN phê duyệt.

Đơn vị chủ trì Đơn xin tổ chức


quốc tế của đơn vị

BM.QHQT.02.02

Phê duyệt của các Ban liên

quan và Ban Giám đốc

Các Ban liên

quan, Ban

Giám đốc (Ban

QHQT đầu

mối tổng hợp)

Phê duyệt của các

Ban liên quan và

Ban Giám đốc

trực tiếp lên đơn

xin tổ chức hội

nghị, hội thảo

quốc tế

BM.QHQT.02.02

Trong vòng 07 ngày

làm việc kể từ khi

nhận được kế hoạch

xin phép của đơn vị

Đối với 1 số hội nghị, hội

thảo đặc biệt, Ban QHQT

là đầu mối làm Tờ trình xin

ý kiến phê duyệt của Thủ

tướng


271





5.1.2.2 Thành lập Ban Tổ chức hội nghị, hội thảo

Tiếp nhận phê duyệt của Ban Giám đốc

Ban QHQT hoặc đơn vị chủ trì

Đơn xin đã được phê duyệt

Soạn thảo quyết định thành lập Ban Tổ chức hội nghị, hội thảo trình Ban Giám đốc phê duyệt

Ban QHQT hoặc đơn vị chủ trì

Quyết định thành lập Ban Tổ chức

BM.QHQT.02.03

Trong một số trường hợp cần xin phép Thủ tướng theo quy định 122/2001/QĐ-TTg, soạn thảo công văn trình Ban Giám đốc ký để gửi xin phép Thủ tướng

Ban QHQT Công văn xin phép Thủ tướng

5.1.2.3 Lập dự toán chi tiết

Lập dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo trình Ban Giám đốc phê duyệt

Đơn vị chủ trì phối hợp với VP

Bản kế hoạch có chữ ký của lãnh đạo đơn vị chủ trì

BM.QHQT.02.04

5.1.2.4 Phê duyệt kế hoạch

Phê duyệt Ban Giám đốc Trưởng Ban Tổ chức

Bản kế hoạch có phê duyệt của Ban Giám đốc và Trưởng Ban Tổ chức

Dựa theo kế hoạch năm học và dự trù chi tiết của đơn vị

5.1.2.5 Liên hệ với cơ quan liên quan

Soạn thảo công văn, giấy mời gửi các cơ quan liên quan như Ngoại giao, Truyền thông, Báo chí...

Ban Tổ chức Giấy mời

5.1.2.6 Tổ chức thực hiện

a Nội dung chuyên môn

Lên khung chương trình Ban Tổ chức Khung chương trình

HD.QHQT.02.01

Phân chia và phân trách nhiệm các tiểu ban, lựa chọn trưởng tiểu ban, thư ký, biên tập viên...

Ban Tổ chức Danh sách các tiểu ban trong đó ghi rõ tên của Trưởng các tiểu ban, Thư ký các tiểu ban và biên tập viên

HD.QHQT.02.01


272





Mời báo cáo viên và đại biểu tham dự

Ban Tổ chức hoặc các Tiểu ban

Giấy mời của Ban Tổ chức hoặc email, điện thoại trực tiếp cho báo cáo viên

HD.QHQT.02.01

Thu thập và biên tập báo cáo

Biên tập viên đã được Ban tổ chức lựa chọn

Các báo cáo đã được biên tập

HD.QHQT.02.01

Lên chương trình chi tiết Ban Tổ chức Chương trình chi tiết đã được Trưởng Ban Tổ chức phê duyệt

HD.QHQT.02.01

Tổ chức in tài liệu hoặc kỷ yếu

Ban Tổ chức Tài liệu, kỷ yếu được in

HD.QHQT.02.01

b Nội dung lễ tân và hậu cần

Lên kế hoạch chi tiết các công việc và trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân liên quan

Ban tổ chức Kế hoạch chi tiết trong đó ghi rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân liên quan

HD.QHQT.02.01

Thực hiện theo kế hoạch chi tiết

Các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ

HD.QHQT.02.01

Kiểm tra sự phối hợp của các đơn vị, cá nhân

Ban Tổ chức

5.1.2.7 Lập báo cáo quyết toán và thực hiện quyết tóan

Lập báo cáo và thực hiện quyết toán

Ban Tổ chức, đơn vị chủ trì

Hồ sơ quyết toán Theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của nhà tài trợ

Kiểm tra báo cáo quyết toán, phê duyệt quyết toán

Văn phòng, (Phòng Tài vụ)

Hồ sơ quyết toán

5.1.2.8 Tổng hợp và báo cáo

a Tổng hợp, báo cáo cho từng hội nghị, hội thảo cụ thể

Viết báo cáo tổng kết trình Ban Giám đốc ĐHQGHN

Ban Tổ chức Báo cáo tổng kết Trong vòng 15 ngày sau khi hội nghị, hội thảo kết thúc

Gửi ảnh, thư cảm ơn tới các đơn vị, cá nhân có liên quan

Ban Tổ chức Ảnh, thư cảm ơn Trong một số trường hợp cần thiết


273





Cập nhật danh sách hội nghị, hội thảo

Chuyên viên Ban QHQT

Danh sách hội nghị, hội thảo được cập nhật

BM.QHQT.02.05 Trong vòng 15 ngày sau khi hội nghị, hội thảo kết thúc

b Tổng hợp báo cáo cả năm

Tổng hợp hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo báo cáo Ban Giám đốc ĐHQGHN

Ban QHQT Báo cáo cả năm Trước 30/06 hàng năm

5.2. Quy trình tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế do các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN tổ chức

5.2.1. Lưu đồ


Đơn vị, Ban QHQT, Văn phòng và các Ban chức năng, Ban Giám đốc

5.2.2.1 BM.QHQT.02.01: Kế hoạch tổ chức cả năm (trước 15/07 hàng năm) BM.QHQT.02.02: Kế hoạch tổ chức từng hội nghị, hội thảo cụ thể

Đơn vị, Ban QHQT, VP và các ban liên quan

5.2.2.2 Cử cán bộ tham dự

Đơn vị

5.2.2.3

Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo

- 5.2.2.4

Tổng hợp, báo cáo

Theo dõi, giám sát

Lập và phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị/hội thảo

Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế


274

5.2.2. Mô tả





5.2.2.1 Lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo


Gửi kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hàng năm

Các đơn vị trực thuộc

Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo của đơn vị

Căn cứ thông tư 01/2010/TT-BTC, thông tư 97/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. BM.QHQT.02.01. Trước ngày 15/06 hàng năm

Tổng hợp kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo của các đơn vị trình Ban Giám đốc phê duyệt

Ban QHQT chủ trì, VP, Ban KHTC phối hợp

Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo do ĐHQGHN tổ chức.

Căn cứ thông tư 01/2010/TT-BTC, thông tư 97/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. BM.QHQT.02.01. Trước ngày 30/06 hàng năm

Ban Giám đốc phê duyệt Ban Giám đốc Kế hoạch được ban hành

Trước ngày 15/07 hàng năm

b Lập kế hoạch tổ chức cho từng hội nghị, hội thảo cụ thể

Gửi công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế xin phép ĐHQGHN (qua Ban QHQT)

Các đơn vị Công văn xin phép

BM.QHQT.02.02

Phê duyệt của ĐHQGHN Ban Giám đốc, Ban QHQT

Viết công văn cho phép tổ chức hoặc phê duyệt trực tiếp vào công văn đề nghị của đơn vị.

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được kế hoạch xin phép của đơn vị

5.2.2.2 Theo dõi, giám sát, mời đại diện lãnh đạo ĐHQGHN tham dự

Tùy vào từng hội nghị, hội thảo, Ban QHQT cử đại diện của ĐHQGHN tham dự để theo dõi, giám sát

Ban QHQT

Gửi giấy mời lãnh đạo ĐHQGHN tham dự trong trường hợp có sự tham gia của lãnh đạo các cơ quan cấp Bộ, ngang Bộ trở lên

Đơn vị hoặc Ban Tổ chức

Giấy mời của đơn vị

Trước 05 ngày làm việc


275





5.2.2.3 Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Đơn vị Theo các quy định của đơn vị

5.1.2.4 Tổng hợp và báo cáo

Viết báo cáo tổng kết trình Ban Giám đốc ĐHQGHN

Ban Tổ chức Báo cáo tổng kết có chữ ký của lãnh đạo đơn vị và đã được đóng dấu

15 ngày sau khi hội thảo, hội nghị kết thúc

Tiến hành tổng kết, in kỷ yếu, quyết toán

Ban Tổ chức Kỷ yếu, hồ sơ quyết toán

Theo quy định của đơn vị và theo quy định của nhà tài trợ (nếu có)

Gửi ảnh, thư cảm ơn tới các đơn vị, cá nhân có liên quan

Ban Tổ chức Ảnh, thư cảm ơn qua đường bưu điện hoặc email

Trong một số trường hợp cần thiết

Cập nhật danh sách hội nghị, hội thảo

Chuyên viên Ban QHQT

Danh sách được cập nhật

BM.QHQT.02.05

6. HỒ SƠ


1 Kế hoạch tổ chức hội nghị,

hội thảo quốc tế hàng năm


2 Đơn xin tổ chức hội nghị, hội

thảo của đơn vị


3 Quyết định thành lập Ban Tổ

chức hội nghị, hội thảo


4 Công văn xin phép Thủ tướng

tổ chức hội nghị, hội thảo quốc

tế (trong trường hợp cần thiết)

Ban QHQT 10 năm

5 Công văn đồng ý tổ chức hội

nghị, hội thảo của Thủ tướng

(trong trường hợp cần thiết)

Ban QHQT 10 năm

6 Dự trù kinh phí tổ chức hội

nghị, hội thảo quốc tế


7 Danh sách hội nghị, hội thảo

quốc tế

BM.QHQT.02.05 Ban QHQT Vô thời hạn


276

7. PHỤ LỤC

Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hằng năm : BM.QHQT.02.01

Đơn xin tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của đơn vị : BM.QHQT.02.02

Quyết định thành lập Ban Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế: BM.QHQT.02.03

Dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế: BM.QHQT.02.04.

Danh sách hội nghị, hội thảo quốc tế: BM.QHQT.02.05

Kế hoạch chi tiết và bản phân công công việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế : HD.QHQT.02.01.


277

(BM.QHQT.02.01)

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ NĂM HỌC…

Thời gian

Nguồn kinh phí STT

Tên hội thảo/ nội dung dự kiến


Số ngày Từ

ngày Đến ngày

Kinh phí dự kiến

Việt Nam Quốc tế

Kết quả dự kiến

Ghi chú


278

(BM.QHQT.02.02) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TÊN ĐƠN VỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM



KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ


1. Đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo quốc tế:

2. Tên hội nghị, hội thảo quốc tế:

3. Thời gian: từ ngày / / đến ngày / /

4. Địa điểm:

5. Mục đích (nêu rõ tính cần thiết của việc tổ chức hội nghị, hội thảo):

6. Nội dung dự kiến (nội dung chương trình cụ thể, thành phần Ban Tổ chức, tên các bài báo cáo, đặc biệt các báo cáo nước ngoài):

7. Thành phần tham dự: (thành phần tham dự người Việt Nam, nước ngoài (danh sách đại biểu nước ngoài))

8. Dự toán và nguồn kinh phí:


(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Ý kiến của các Ban liên quan

Phê duyệt của Giám đốc ĐHQGHN

Lưu ý: Trong một số trường hợp, ý kiến hoặc phê duyệt của các cơ quan hữu quan trong biểu mẫu này có

thể thay thế bằng công văn hoặc quyết định phê duyệt, đồng ý của cơ quan đó.


279

(BM.QHQT.02.03)


Số:…

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGIÃ VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


QUYẾT ĐỊNH

Về việc Thành lập Ban Tổ chức, Ban Chuyên môn, Ban Thư ký cho Hội thảo…



Căn cứ Quy chế về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia được ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12 tháng 02 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ;

...

Theo đề nghị của Trưởng Ban Quan hệ Quốc tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Thành lập Ban Tổ chức, Ban Chuyên môn và Ban Thư ký cho (tên hội nghị, hội thảo) gồm các ông (bà) có tên sau đây:

Ban Tổ chức

STT Họ và tên Chức danh tại đơn vị Chức danh tại Ban Tổ chức

Ban Chuyên môn

STT Họ và tên Chức danh tại đơn vị Chức danh tại Ban Chuyên môn


280

Ban Thư ký

STT Họ và tên Chức danh tại đơn vị Chức danh tại Ban Thư ký

Điều 2. Các Ban trên có nhiệm vụ phối hợp với các đơn vị để tổ chức (tên hội nghị, hội thảo) và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng Ban Quan hệ Quốc tế… và các ông (bà) có tên trong Điều 1 có trách nhiệm thi hành quyết định này.

GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như điều 3 - Lưu VT, QHQT


281

(BM.QHQT.02.04)




DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Tên hội thảo:…………………………………………


1. Đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo quốc tế:

2. Thời gian: từ ngày / / đến ngày / /

3. Dự trù kinh phí:

STT Các mục chi Chi tiết các mục

Nguồn kinh phí

Tổng chi Ghi chú

I Tài trợ đại biểu nước ngoài

1 Vé máy bay

2 Khách sạn cho đại biểu VIP

3 Đưa đón sân bay

…

Tổng

II Đại biểu trong nước

Vé máy bay

Khách sạn

Đưa đón sân bay

…

Tổng

III Tài liệu

1 Báo cáo mời

2 Thù lao viết báo cáo

3 Báo cáo được chọn in kỷ yếu

4 Biên tập báo cáo


282

5 Dịch báo cáo

6 Photo tài liệu

7 Tài liệu trước hội nghị

…

Tổng

IV Văn phòng phẩm, truyền thông

1 Văn phòng phẩm

2 Cặp tài liệu, bút, sổ

3 Biển tên hội thảo, giấy mời

4 Truyền hình, báo chí

5 Băng rôn, khẩu hiệu

6 Ảnh

…

Tổng

V Tiệc

1 Ăn tối

2 Ăn trưa

3 Tiệc trà

4 Chiêu đãi

…

Tổng

VI Chi phí Ban Tổ chức

1 Chỉ đạo, giám sát công tác tổ chức

2 Điều hành công tác tổ chức

3 Chủ trì diễn đàn

4 Thư ký diễn đàn

5 Cố vấn khoa học

…

Tổng

VII Tham quan, văn nghệ

…

VIII Các chi phí khác

1 Quà lưu niệm

2 Hoa trang trí

3 Thuê xe đưa đón khách


283

4 Xe phục vụ Ban Tổ chức

5 Bồi dưỡng lái xe

6 In kỷ yếu

7 Thuê phòng hội thảo

8 Trang trí phòng họp

9 Thuê thiết bị, âm thanh, ánh sáng

10 Nhân viên phục vụ

Tổng

IX Chi phí dự phòng (5%)

TỔNG CỘNG


Người lập dự trù

Ý kiến của Trưởng Ban tổ chức hội nghị, hội thảo

Phê duyệt của ĐHQGHN

Lưu ý: Trong một số trường hợp đặc biệt, ý kiến hoặc phê duyệt của các cơ quan hữu quan trong biểu mẫu này có thể thay thế bằng công văn hoặc quyết định phê duyệt, đồng ý của cơ quan đó.


284

(BM.QHQT.02.05)

DANH SÁCH HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Thời gian Nguồn kinh phí

STT Tên hội nghị,

hội thảo quốc tế Từ ngày

Đến ngày


Địa điểm

Kinh phí

Việt Nam Quốc tế

Kết quả Ghi chú


285

(HD.QHQT.02.01)

BẢN PHÂN CÔNG TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Tên hội nghị, hội thảo:

Thời gian: Từ đến

STT NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHỦ TRÌPHỐI HỢP

SẢN PHẨM

THỜI HẠN

I Đại biểu

1 Lập danh sách đại biểu quốc tế

2 Gửi thư thông báo lần 1 cho đại biểu quốc tế

3 Gửi thư thông báo lần 2 cho đại biểu quốc tế

4 Gửi thư mời chính thức cho đại biểu quốc tế

5 Lập danh sách đại biểu VN

6 Gửi thư thông báo cho đại biểu VN

7 Gửi thư mời cho đại biểu VN

II Khách VIP

1 Quan chức cao cấp nước ngoài

2 Quan chức cao cấp Việt Nam

III Nội dung

1 Lên chương trình chi tiết

2 Sắp xếp báo cáo mời

3 Nhận bài và biên tập Proceedings

4 In Proceedings

5 Chuẩn bị giấy mời cho khách dự khai mạc và tiệc

6 Chuẩn bị diễn văn khai mạc

7 Chuẩn bị bài phát biểu của VIP

8 Mời các báo, truyền hình, thông cáo báo chí

9 Phóng viên đưa tin, chụp ảnh

10 Huy động và tổ chức cho sinh viên tham gia phục vụ


286

IV Lễ tân

1 Đón tiếp khách quốc tế

- Đón khách ở sân bay (tặng hoa khách VIP…)

- Hướng dẫn các thông tin liên quan đến hội thảo

2 Đón tiếp khách trong nước

- Đón khách ở sân bay (hoặc khách tự lo việc đi lại)

- Hướng dẫn các thông tin liên quan đến hội thảo

3 Chuẩn bị phòng họp và trang thiết bị (banner, hoa, nước, biển tên để bàn, micro, thiết bị dịch…)

4 Đăng ký đại biểu (khách VIP, khách quốc tế, khách trong nước)

5 Đặt tiệc chiêu đãi

6 Chương trình tham quan + văn nghệ

7 Các phương tiện đi lại cho Ban Tổ chức

8 Chuẩn bị tài liệu, in ấn, văn phòng phẩm

9 Dự trù tài chính và thanh toán


287

CÔNG TÁC CHÍNH TRỊ VÀ HỌC SINH SINH VIÊN


288


289


QUY TRÌNH THI ĐUA KHEN THƯỞNG

QT.HSSV.01


Họ và tên Nguyễn Thị Thanh Tâm TS. Nguyễn Thị Tuyết PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


290


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục



291

1. MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định thống nhất nội dung trình tự, trách nhiệm thực hiện công tác thi đua khen thưởng đối với tập thể, cá nhân trong toàn ĐHQGHN.


Quy trình này được áp dụng đối với công tác thi đua khen thưởng tại các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN.


Căn cứ Luật Thi đua, Khen thưởng ngày 26 tháng 11 năm 2003 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng ngày 14 tháng 6 năm 2005;

Căn cứ Nghị định 121/2005/NĐ-CP ngày 30 tháng 9 năm 2005 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng;

Căn cứ Quy chế về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội được ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg, ngày 12 tháng 2 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy định về Tiêu chuẩn và Quy trình xét duyệt Thi đua - Khen thưởng của Đại học Quốc gia Hà Nội được ban hành theo Quyết định số 55/CT-HSSV ngày 23 tháng 5 năm 2005 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội;


4.1. Thuật ngữ

- Các đơn vị là các Ban chức năng thuộc cơ quan ĐHQGHN.

4.2. Viết tắt

- B. CT& CTHSSV: Ban Chính trị & Công tác Học sinh Sinh viên.

- CBCC: Cán bộ, Công chức.

- HĐ: Hội đồng

- HĐ TĐKT: Hội đồng Thi đua Khen thưởng

- TT HĐ: Thường trực Hội đồng


292


5.1. Lưu đồ Quy trình xét thi đua khen thưởng tại ĐHQGHN

Người thực hiện

Trình tự thực hiện Mô tả

và biểu mẫu

Các ĐV

5.2.1

CV được phân công

5.2.2

HĐ/ TT HĐ/ GĐ

5.2.3

TB/ UVTK 5.2.4

5.3.5

5.2.6


5.2.1. Hội đồng cấp cơ sở đề xuất

Quy định các bước tiến hành xét duyệt

1. Hàng năm, ngay từ đầu năm học, căn cứ vào tiêu chuẩn, đơn vị tổ chức cho các tập thể, cá nhân đăng ký thi đua (phấn đấu đạt danh hiệu thi đua) báo cáo về Thường trực Hội đồng TĐKT ĐHQGHN. BM. HSSV 01.01

2. Cuối năm học tập thể, cá nhân đã đăng ký danh hiệu thi đua hoặc được đề nghị khen thưởng viết báo cáo thành tích và tự đánh giá xếp loại. BM. HSSV 01.02

3. Tập thể CBCC đơn vị dưới cấp đơn vị trực thuộc (khoa, bộ môn trực thuộc trường; bộ môn thuộc khoa trực thuộc, các phân xưởng, tổ, đội...) đóng góp ý kiến cho báo cáo thành tích, sau đó bình chọn theo phương thức bỏ phiếu tín nhiệm. Tập thể, cá

Trình Ban TĐKT TW

Thông báo Kết quả

Họp HĐ TĐKT ĐHQGHN

Nhận Quyết định và Thông báo

Hội đồng cấp cơ sở đề xuất

Tiếp nhận và Kiểm tra HS

Họp TT HĐ TĐKT ĐHQGHN

Quyết định


293

nhân đạt số phiếu tín nhiệm từ 2/3 tổng số người tham gia bỏ phiếu trở lên thì đủ điều kiện chuyển lên Hội đồng TĐKT cấp cơ sở.

4. Hội đồng TĐKT cấp cơ sở xét chọn bằng cách bỏ phiếu kín. Phải có ít nhất 2/3 tổng số uỷ viên của Hội đồng dự họp. Tập thể, cá nhân đạt 2/3 số phiếu tán thành trở lên so với tổng số thành viên Hội đồng sẽ được Thủ trưởng đơn vị xem xét chuyển lên Hội đồng TĐKT ĐHQGHN. Trước đó, Hội đồng TĐKT cấp cơ sở cần thông báo công khai kết quả xét chọn trong toàn đơn vị để mọi người biết. Cán bộ, viên chức có quyền đề nghị Hội đồng xem xét lại, nếu những lý do đưa ra là xác đáng.

5.2.2. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

BM. HSSV 01.03; BM. HSSV 01.01. 04; BM. HSSV 01.05; BM. HSSV 01.06, BM. HSSV 01.07, BM. HSSV 01.08 (bao gồm biên bản, tờ trình, danh sách, trích ngang, báo cáo thành tích cá nhân, báo cáo thành tích tập thể)

5.2.3. Họp Hội đồng hoặc Thường trực Hội đồng

5.2.3.1. Kế hoạch họp Hội đồng Thi đua Khen thưởng Đại học Quốc gia Hà Nội

- Hội đồng TĐ-KT ĐHQGHN họp một năm 2 đợt để bình xét các hình thức khen thưởng cấp Nhà nước.

- Trước phiên họp của Hội đồng Thường trực Hội đồng TĐ-KT ĐHQGHN sẽ tiến hành họp chuẩn bị trước nội dung trình Hội đồng và tiến hành xét một số danh hiệu và hình thức khen thưởng theo thẩm quyền.

5.2.3.2. Nội dung và thời gian các phiên họp của Thường trực Hội đồng và Hội đồng Thi đua Khen thưởng Đại học Quốc gia Hà Nội

Phiên họp đợt 1

- Thường trực Hội đồng TĐ - KT họp vào tháng 2 hàng năm, với các nội dung: Xét Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp phát triển ĐHQGHN”; Xét các đề nghị tặng Bằng khen của Giám đốc ĐHQGHN cho các tập thể và thủ trưởng đơn vị nhân dịp kỷ niệm năm chẵn thành lập (dự kiến tổ chức kỷ niệm trong khoảng từ tháng 3 đến tháng 9 hàng năm).

- Hội đồng TĐ-KT ĐHQGHN họp vào tháng 3 hàng năm xét đề nghị các hình thức khen thưởng cấp Nhà nước (trừ Cờ thi đua của Chính phủ, Chiến sỹ thi đua toàn quốc, Anh hùng Lao động).

- Thời gian nộp hồ sơ: Các đơn vị gửi Hồ sơ đề nghị xét thi đua khen thưởng về Thường trực Hội đồng TĐ-KT trước ngày 31/1 hàng năm.

Phiên họp đợt 2

- Thường trực Hội đồng TĐ-KT họp trước ngày 10/8 hàng năm với các nội dung:

+ Xét các danh hiệu thi đua của ĐHQGHN năm học;

+ Xét Cờ thi đua ĐHQGHN năm học;


294

+ Xét tặng Bằng khen của Giám đốc ĐHQGHN cho các đối tượng sau: Các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong năm học; Các tập thể và thủ trưởng đơn vị được đề nghị khen thưởng nhân dịp kỷ niệm năm chẵn thành lập (dự kiến kỷ niệm trong khoảng từ tháng 10 đến tháng 2 của năm); Xét danh sách giới thiệu CSTĐ cấp Bộ GD-ĐT và Cờ thi đua của Bộ GD-ĐT trong năm học.

- Hội đồng TĐ-KT ĐHQGHN họp trước ngày 20/8 hàng năm, xét các hình thức khen thưởng cấp Nhà nước.

- Thời gian nộp hồ sơ: Các đơn vị gửi hồ sơ đề nghị xét thi đua khen thưởng về Thường trực Hội đồng TĐ-KT trước ngày 1/7 hàng năm (đối với đề nghị xét cấp ĐHQGHN) và trước ngày 30/7 hàng năm (đối với đề nghị xét cấp Nhà nước).

5.2.4. Thông báo kết quả

Căn cứ vào danh sách đề nghị của đơn vị trực thuộc, Thường trực Hội đồng TĐKT ĐHQGHN hoặc Hội đồng TĐKT ĐHQGHN tiến hành xét chọn và biểu quyết (riêng đối với phiên họp của Hội đồng TĐKT ĐHQGHN áp dụng hình thức bỏ phiếu kín). Phải có từ 2/3 trở lên số thành viên Thường trực Hội đồng TĐKT hoặc Hội đồng TĐKT dự họp. Tập thể, cá nhân đủ điều kiện để Giám đốc ĐHQGHN xem xét công nhận danh hiệu thi đua, quyết định khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền công nhận danh hiệu thi đua, quyết định khen thưởng nếu đạt từ 2/3 số phiếu tán thành trở lên so với tổng số thành viên của Thường trực Hội đồng TĐKT ĐHQGHN hoặc Hội đồng TĐKT ĐHQGHN.

Đối với các đề nghị khen thưởng cấp Bộ và cấp Nhà nước, Thường trực Hội đồng sẽ gửi thông báo kết quả về các đơn vị có liên quan trước khi trình cấp cao xem xét.

5.2.5. Trình Ban Thi đua Khen thưởng Trung ương

Căn cứ vào kết quả bỏ phiếu, Hội đồng ĐHQGHN sẽ có Tờ trình đề nghị khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân đủ tiêu chuẩn theo đúng quy định của Luật TĐKT.

5.2.6. Nhận Quyết định và Thông báo

ĐHQGHN có trách nhiệm gửi kết quả về các đơn vị trực thuộc theo đường công văn.

6. HỒ SƠ


1 Hướng dẫn thực hiện công tác thi đua, khen thưởng năm học

Ban CT-HSSV

1 năm sau đó chuyển bộ phận lưu trữ

2 Hướng dẫn tổng kết công tác thi đua khen thưởng năm học

Ban CT-HSSV


3 Sổ đăng ký TĐKT Ban CT-HSSV



295


4 Biên bản các cuộc họp của Hội đồng và Thường trực HĐ

Ban CT-HSSV


5 Hồ sơ của các tập thể, cá nhân đề nghị khen Ban CT-HSSV


7. PHỤ LỤC

- BM.HSSV.01.01: Báo cáo thành tích cá nhân đề nghị khen thưởng cấp Bộ hoặc cấp Nhà nước

- BM.HSSV.01.02: Báo cáo thành tích tập thể đề nghị khen thưởng cấp Bộ hoặc cấp Nhà nước

- BM.HSSV.01.03: Báo cáo tóm tắt thành tích cá nhân đề nghị khen thưởng cấp Bộ hoặc cấp Nhà nước

- BM.HSSV.01.04: Báo cáo tóm tắt thành tích tập thể đề nghị khen thưởng cấp Bộ hoặc cấp Nhà nước

- BM.HSSV.01.05: Trích ngang đề nghị khen thưởng cho tập thể, cá nhân cấp Bộ hoặc cấp Nhà nước

- BM.HSSV.01.06: Trích ngang đề nghị khen thưởng cho tập thể, cá nhân cấp ĐHQGHN

- BM.HSSV.01.07: Danh sách chiến sỹ thi đua cấp ĐHQGHN, cấp Bộ

- BM.HSSV.01.08: Biểu mẫu kiểm soát khen thưởng cấp Nhà nước

- BM HSSV 01 09: Biểu mẫu kiểm soát khen thưởng cấp Bộ, cấp ĐHQGHN


296

Đề nghị tặng thưởng Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Huân chương Lao động các hạng, Chiến sỹ thi đua toàn quốc, Anh hùng Lao động, Chiến sỹ thi đua cấp Bộ GD ĐT (cho cá nhân).

(BM.HSSV.01.01) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM


BÁO CÁO THÀNH TÍCH CÁ NHÂN Đề nghị tặng thưởng ……………

I. Sơ yếu lý lịch

- Họ và tên: Nam, nữ:

- Ngày tháng năm sinh:

- Quê quán:

- Nơi thường trú:

- Đơn vị công tác:

- Chức vụ hiện nay:

- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ:

- Ngày vào Đảng chính thức:

- Quá trình công tác:

II. Thành tích đạt được

1. Sơ lược thành tích của đơn vị

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

2. Thành tích đạt được của cá nhân

- Quyền hạn, nhiệm vụ được giao hoặc đảm nhận:

+ Chính quyền:

+ Về Đảng:

+ Về Đoàn thể:


297

- Thành tích đạt được:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

III. Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận

+ Bằng khen: ghi rõ số quyết định, ngày tháng năm ký quyết định khen thưởng

+ Danh hiệu thi đua: ghi rõ số quyết định, ngày tháng năm ký quyết định

Thủ trưởng đơn vị xác nhận đề nghị Người báo cáo thành tích

(ký tªn, ®ãng dÊu)

Xác nhận của cấp trình khen


298

Đề nghị tặng thưởng Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Huân chương Lao động các hạng, Cờ thi đua của Chính phủ, Cờ thi đua của Bộ GD ĐT (cho tập thể).

(BM.HSSV.01.02)



BÁO CÁO THÀNH TÍCH TẬP THỂ Đề nghị tặng thưởng .....................

I. SƠ LƯỢC ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH ĐƠN VỊ

1. Đặc điểm tình hình:

- Tên đơn vị:

- Cơ cấu tổ chức:

2. Chức năng, nhiệm vụ:

II. THÀNH TÍCH ĐẠT ĐƯỢC

Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận



Thủ trưởng đơn vị cấp trên trực tiếp Thủ trưởng đơn vị xác nhận, đề nghị


Xác nhận của cấp trình khen


299

Đề nghị tặng thưởng Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Huân chương Lao động các hạng, Chiến sỹ thi đua toàn quốc, Anh hùng Lao động, Chiến sỹ thi đua cấp Bộ GD ĐT (cho cá nhân).

(BM.HSSV.01.03)


BÁO CÁO TÓM TẮT THÀNH TÍCH CÁ NHÂN Đề nghị tặng thưởng ……………

I. Sơ yếu lý lịch

- Họ và tên: Nam, nữ:

- Ngày tháng năm sinh:

- Quê quán:

- Nơi thường trú:

- Đơn vị công tác:

- Chức vụ hiện nay:

- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ:

- Ngày vào Đảng chính thức:

- Quá trình công tác:

II. Tóm tắt thành tích

- Quyền hạn, nhiệm vụ được giao hoặc đảm nhận:

+ Chính quyền:

+ Về Đảng:

+ Về Đoàn thể:

- Thành tích đạt được:

III. Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận






300

Đề nghị tặng thưởng Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Huân chương Lao động các hạng, Cờ thi đua của Chính phủ, Cờ thi đua của Bộ GD ĐT (cho tập thể).

(BM.HSSV.01.04) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM


BÁO CÁO TÓM TẮT THÀNH TÍCH TẬP THỂ Đề nghị tặng thưởng ……………

I. SƠ LƯỢC ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH ĐƠN VỊ

1. Đặc điểm tình hình

- Tên đơn vị:

- Cơ cấu tổ chức

2. Chức năng, nhiệm vụ

II. THÀNH TÍCH ĐẠT ĐƯỢC

Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận



Thủ trưởng đơn vị (ký tªn, ®ãng dÊu)


301

(BM.HSSV.01.05)

DANH SÁCH TRÍCH NGANG CÁC TẬP THỂ ĐỀ NGHỊ XÉT TẶNG HUÂN CHƯƠNG, BẰNG KHEN CỦA TTCP,

CỜ THI ĐUA CỦA CHÍNH PHỦ NĂM …..

(kèm theo Tờ trình số....)

STT Tên tập thể Thành tích Mức đề

nghị khen Số phiếu

HĐ đơn vị

1. - Tập thể Lao động xuất sắc: (ghi rõ năm ) - Bằng khen các cấp : (ghi rõ năm ) - Huân, huy chương : (ghi rõ năm) - Các thành tích khác: (ghi rõ năm )


( Ký tên, đóng dấu)

DANH SÁCH TRÍCH NGANG CÁC CÁ NHÂN ĐỀ NGHỊ XÉT TẶNG HUÂN CHƯƠNG, BẰNG KHEN CỦA TTCP,

CHIẾN Sỹ THI ĐUA TOÀN QUỐC NĂM ….


STT Họ và tên/ Năm sinh

Học hàm,

Học vị

Chức vụ

Thành tích

Mức đề nghị khen

thưởng

Số phiếu HĐ

đơn vị

1. Danh hiệu thi đua (ghi rõ năm) - CSTĐ cấp cơ sở: - CSTĐ cấp ĐHQGHN: - CSTĐ cấp Bộ ngành: - CSTĐ toàn quốc: Khen thưởng (ghi rõ năm) - Bằng khen các cấp: - Huân, huy chương: - Các thành tích khác:


(Ký tên, đóng dấu)


302

(BM.HSSV.01.06)

DANH SÁCH TRÍCH NGANG ĐỀ NGHỊ XÉT TẶNG BẰNG KHEN CỦA GIÁM ĐỐC ĐHQGHN NĂM HỌC ..


1. TẬP THỂ

STT Tên tập thể Thành tích Số phiếu

HĐ Đơn vị

Ghi chú

1 - Tập thể Lao động xuất sắc: (ghi rõ năm) - Bằng khen của Giám đốc ĐHQGHN: (ghi rõ năm) - Thành tích nổi bật trong năm:

2. CÁ NHÂN

STT Họ và tên Đơn vị Thành tích Số phiếu

HĐ Đơn vị

Ghi chú

1. - CSTĐ các cấp: (ghi rõ năm) - Bằng khen của Giám đốc ĐHQGHN: (ghi rõ năm) - Thành tích nổi bật trong năm:


DANH SÁCH TRÍCH NGANG ĐỀ NGHỊ XÉT TẶNG BẰNG KHEN CỦA GIÁM ĐỐC ĐHQGHN NĂM HỌC ..


Xếp theo thứ tự số phiếu bầu từ cao xuống thấp

STT Tên tập thể Thành tích năm học Xếp loại năm học Số phiếu HĐ

đơn vị

1 + Tóm tắt thành tích nổi bật trong năm

+ Xếp loại các tổ chức: - Đảng - Công đoàn - Đoàn TN + Tổng điểm kế hoạch nhiệm vụ được giao:



303

(BM.HSSV.01.07)

DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ XÉT DANH HIỆU CSTĐ CẤP ĐHQGHN NĂM HỌC ....


- Tổng số CBCC:... người

- Tổng số CSTĐ cấp ĐHQGHN:.... người (chiếm ...%/tổng số CBCC)


STT Họ và tên Đơn vị Số phiếu

HĐ Đơn vị

Ghi chú

1

2



DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ XÉT DANH HIỆU CSTĐ CẤP BỘ GD-ĐT NĂM HỌC ....


- Tổng số CBCC:... người

- Tổng số CSTĐ cấp Bộ GD-ĐT:.... người (chiếm ...%/tổng số CBCC)


STT Họ và tên Đơn vị Danh hiệu thi đua (trong 3 năm gần

nhất)

Số phiếu HĐ

đơn vị Ghi chú

1. - CSTĐ cấp Cơ sở: (ghi rõ năm) - CSTĐ cấp ĐHQGHN: (ghi rõ năm) - Các thành tích khác



304

(BM.HSSV.01.08)

ĐƠN VỊ…..

TỔNG HỢP CÁC HÌNH THỨC KHEN THƯỞNG CẤP NHÀ NƯỚC

CSTĐ Toàn quốc

Anh hùng Lao động

Huân chương Lao động Huân chương Độc lập Huân

chương Sao vàng

Huân chương Hồ Chí Minh

Bằng khen

TTCP

Nhất Nhì Ba Nhất Nhì Ba Năm

Số

Quyết định

CBQL GV TT CN TT CN TT CN TT CN TT CN TT CN TT CN

TT CN TT CN TT CN

Cờ thi đua CP

Huân chương

Hữu nghị

Huy chương

Hữu nghị

NGND NGƯT

Tổng cộng

Ghi chú: - CBQL: Cán bộ quản lý - GV: Giảng viên - TT: Tập thể - CN: Cá nhân




305

(BM.HSSV.01.09)

ĐƠN VỊ….

TỔNG HỢP CÁC HÌNH THỨC KHEN THƯỞNG CẤP ĐHQGHN, CẤP BỘ NGÀNH

Chiến sỹ thi đua Bằng khen

của Giám đốc Bằng TSDD

Bằng khen

cấp bộ ngành

Cờ thi đua Kỷ niệm chương

Gương mặt trẻ tiêu biểu

CN Năm

Số QĐ

Cấp CS

Cấp ĐHQG

Cấp Bộ GD

TT HSSV

CBGVTrong nước

Nước ngoài

TT CN ĐHQGBộ/

ngành

TT LĐ xuất sắc ĐH

QGBộ/

ngànhCấp CS

Cấp ĐHQG

Tổng cộng




306


QUY TRÌNH XÉT HỌC BỔNG NGOÀI NGÂN SÁCH

CHO SINH VIÊN ĐHQGHN

QT.HSSV.02


Họ và tên Nguyễn Quốc Tú TS. Nguyễn Thị Tuyết PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


307


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □





308

1. MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định thống nhất cách thức xét cấp học bổng ngoài ngân sách cho học sinh, sinh viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.


Quy trình này được áp dụng đối với hoạt động xét và cấp học bổng ngoài ngân sách cho học sinh sinh viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội. Ban Chính trị và Công tác Học sinh Sinh viên là đầu mối chỉ đạo chính.


- Quyết định số 597 /QĐ-CT-HSSV, ngày 28/01/2008 của Giám đốc ĐHQGHN về việc ban hành "Quy định tạm thời về quản lý và sử dụng học bổng tại ĐHQGHN”.

- Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan ĐHQGHN.


4.1. Thuật ngữ

- Các đơn vị là các trường đại học, các khoa trực thuộc ĐHQGHN có sinh viên được thụ hưởng chương trình học bổng.


- B. CT& CTHSSV: Ban Chính trị và Công tác Học sinh Sinh viên.

- CBCC: Cán bộ, công chức.

- ĐHQGHN: Đại học Quốc gia Hà Nội.

- HB: Học bổng.


309




ĐHQGHN (Các cá nhân và tổ chức)

5.2.1

ĐHQGHN cùng với Nhà tài trợ (cá nhân hoặc tổ chức)

5.2.2

ĐHQGHN

5.2.3

ĐHQGHN 5.3.5

ĐHQGHN 5.2.6

ĐHQGHN cùng với Nhà tài trợ

5.2.7

ĐHQGHN

5.2.8

ĐHQGHN 5.2.9


5.2.1. Khai thác học bổng

ĐHQGHN (các cá nhân và tổ chức) vận động Nhà tài trợ (cá nhân hoặc tổ chức) trong và ngoài nước đồng ý cấp học bổng cho sinh viên của ĐHQGHN.

5.2.2. Xây dựng tiêu chuẩn

ĐHQGHN cùng Nhà tài trợ thống nhất các tiêu chuẩn đối với sinh viên được cấp học bổng phù hợp với yêu cầu của cả 2 bên, phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành (BM.HSSV.02.01).

5.2.3. Thông báo

ĐHQGHN gửi công văn thông báo đến các đơn vị thuộc ĐHQGHN để tuyển chọn sinh viên (phù hợp với tiêu chuẩn đã nêu) làm các hồ sơ gửi về ĐHQGHN tham gia xét tuyển để nhận học bổng (BM.HSSV.02.02, BM.HSSV.02.03 và BM.HSSV.02.04).

Thẩm định hồ sơ

Nhận công văn & hồ sơ

Họp hội đồng

Ra quyết định

Thông báo cấp HB

Khai thác học bổng

Xây dựng tiêu chuẩn

Ra thông báo


310

5.2.4. Tiếp nhận công văn & hồ sơ Các đơn vị gửi công văn kèm danh sách và hồ sơ sinh viên tham gia xét tuyển nhận

học bổng về ĐHQGHN. ĐHQGHN tiếp nhận và tổng hợp danh sách và hồ sơ sinh viên tham gia xét tuyển của toàn ĐHQGHN.

5.2.5. Thẩm định hồ sơ Lãnh đạo và chuyên viên ĐHQGHN kiểm tra, thẩm định các hồ sơ tham gia xét

tuyển về tính hợp pháp, phù hợp với tiêu chuẩn đã nêu.

5.2.6. Họp hội đồng

ĐHQGHN cùng với Nhà tài trợ lập hội đồng xét duyệt các hồ sơ học bổng đã nhận được để lựa chọn đủ số lượng sinh viên đáp ứng tốt nhất các yêu cầu so với tiêu chuẩn đã nêu. Đối với những học bổng cá biệt thì Nhà tài trợ xét duyệt trực tiếp mà không thành lập hội đồng xét duyệt.

5.2.7. Ra quyết định

ĐHQGHN (thay mặt Nhà tài trợ) ra quyết định cấp học bổng cho các sinh viên đã được lựa chọn. Chuyên viên Ban CT-CTHSSV dự thảo quyết định cấp học bổng (có danh sách sinh viên được nhận học bổng kèm theo) trình Lãnh đạo ĐHQGHN phê duyệt (BM.HSSV.02.05 và BM.HSSV.02.06).

5.2.8. Thông báo

ĐHQGHN (thay mặt Nhà tài trợ) gửi giấy mời nhận học bổng cho các sinh viên đã được quyết định nhận học bổng đến dự Lễ trao học bổng để dự Lễ và nhận học bổng từ Nhà tài trợ trao.

6. HỒ SƠ


1

Thỏa thuận (bản ghi nhớ) giữa Nhà tài trợ và ĐHQGHN về việc cấp học bổng cho sinh viên

BM.HSSV.02.01 Ban CT-CTHSSV

2

Công văn của ĐHQGHN gửi các đơn vị về việc tuyển chọn sinh viên tham gia chương trình học bổng

Văn phòng, B.CT-CTHSSV, các đơn vị

3

Công văn của đơn vị gửi ĐHQGHN danh sách và hồ sơ sinh viên tham gia chương trình học bổng

BM.HSSV.02.02, BM.HSSV.02.03, BM.HSSV.02.04

Văn phòng, B.CT-CTHSSV

4 Danh sách và hồ sơ học bổng đã được lựa chọn để cấp học bổng

BM.HSSV.02.06 Nhà tài trợ (hoặc B.CT-CTHSSV)

5 Quyết định cấp học bổng BM.HSSV.02.05, BM.HSSV.02.06

Nhà tài trợ, Văn phòng, B.CT-CTHSSV

1 năm, sau đó chuyển bộ phận lưu trữ


311

7. PHỤ LỤC

- Thỏa thuận (bản ghi nhớ) giữa Nhà tài trợ và ĐHQGHN về việc cấp học bổng cho sinh viên;

- Công văn của ĐHQGHN gửi các đơn vị về việc tuyển chọn sinh viên tham gia chương trình học bổng;

- Công văn của đơn vị gửi ĐHQGHN danh sách và hồ sơ sinh viên tham gia chương trình học bổng;

- Danh sách và hồ sơ học bổng đã được lựa chọn để cấp học bổng;

- Quyết định cấp học bổng (kèm danh sách).


312

(BM.HSSV.02.01)

Phụ lục 5.2.2.1

BẢN GHI NHỚ HỢP TÁC VỀ VIỆC TRAO HỌC BỔNG

GIỮA TỔ CHỨC . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

VÀ


Bản ghi nhớ này được thỏa thuận và ký kết giữa một bên là Tổ chức . . . . . . . . . . . . . và một bên là Đại học Quốc gia Hà Nội (sau đây gọi tắt là “ĐHQGHN”) về các nội dung của chương trình Học bổng . . . . . . . . . của Tổ chức . . . . . . . . . . . . .cho học sinh và sinh viên của ĐHQGHN như sau:

Điều 1. Mục đích của chương trình học bổng

Mục đích của Học bổng . . . . . . . . . là cấp học bổng cho học sinh, sinh viên có hoàn cảnh khó khăn của ĐHQGHN có ý thức phấn đấu vươn lên và đạt thành tích tốt trong học tập.

Điều 2. Tên học bổng

Học bổng này gọi là: "Học bổng . . . . . . . . . tại ĐHQGHN".

Điều 3. Đối tượng nhận học bổng, số lượng học bổng, thời gian và trị giá suất học bổng được nhận

Hàng năm, Tổ chức . . . . . . . . . sẽ tổ chức Lễ trao học bổng cho học sinh, sinh viên của ĐHQGHN theo những nội dung sau:

1. Đối tượng nhận học bổng lần đầu tiên: Học sinh lớp 10 các khối Trung học phổ thông (THPT) chuyên và sinh viên năm thứ nhất có kết quả học tập và rèn luyện tốt, hoàn cảnh gia đình khó khăn.

2. Số lượng học bổng cấp lần đầu tiên: 70 suất cho học sinh lớp 10 khối THPT chuyên và 50 suất cho sinh viên năm thứ nhất.

3. Thời gian được nhận học bổng: 3 năm đối với học sinh khối THPT chuyên (từ lớp 10 đến hết lớp 12); 4 năm đối với sinh viên (từ năm thứ nhất đến hết năm thứ tư) nếu những học sinh, sinh viên này vẫn duy trì được các điều kiện của việc nhận học bổng. Trong trường hợp học sinh, sinh viên đã nhận học bổng mà không đạt tiêu chuẩn để nhận học bổng cho các năm tiếp theo thì số học bổng đó sẽ được chuyển cho học sinh, sinh viên khác cùng đơn vị đào tạo có đủ tiêu chuẩn nhận học bổng.

4. Trị giá mỗi suất học bổng:

- Học bổng dành cho học sinh: 80 USD/1 học sinh/năm học

- Học bổng dành cho sinh viên: 120 USD/sinh viên/năm học


313

5. Thời gian trao học bổng: Hàng năm, ĐHQGHN và Tổ chức . . . . . . . . . sẽ tổ chức trao học bổng làm 2 đợt:

- Đợt 1: Trong khoảng thời gian từ tháng 10 đến tháng 11 cho 70 suất học bổng học sinh và 25 suất học bổng sinh viên dựa trên kết quả thi đầu vào THPT (học sinh) và đại học (sinh viên).

- Đợt 2: Trong khoảng thời gian từ tháng 2 đến tháng 3 cho 25 suất học bổng sinh viên dựa trên kết quả học tập của học kỳ trước đó.

Điều 4. Phương thức lựa chọn học sinh và sinh viên nhận học bổng

Căn cứ vào tiêu chuẩn học sinh và sinh viên đủ tiêu chuẩn nhận học bổng lần đầu tiên cũng như học sinh, sinh viên nhận học bổng của các năm tiếp theo, ĐHQGHN lên danh sách học sinh, sinh viên và gửi danh sách về Tổ chức. . . . . . . . ..

Điều 5. Cách thức trao học bổng

Tổ chức . . . . . . . . . sẽ chuyển tiền (theo số lượng học bổng hàng năm) về tài khoản ngoại tệ của ĐHQGHN theo những thông tin dưới đây:

- Tên tài khoản: Đại học Quốc gia Hà Nội

- Số tài khoản: 001.1.37.0084864

- Tại: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam -198, Trần Quang Khải, Hà Nội, Việt Nam

- Số điện thoại của Ngân hàng: 84.4.8248281.

Tổ chức . . ........ . . . . . . sẽ trực tiếp trao học bổng cho học sinh, sinh viên tại Lễ trao học bổng.

Điều 6. Hiệu lực của Bản ghi nhớ

Bản ghi nhớ này có hiệu lực kể từ ngày ký kết.

Nội dung của Bản ghi nhớ này sẽ được điều chỉnh trong quá trình thực hiện nếu một trong hai bên có nhu cầu thay đổi và được bên kia chấp thuận. Việc thay đổi sẽ được thực hiện bằng việc ký kết Bản phụ lục ghi nhớ.

Bản ghi nhớ này được làm thành hai (02) bản tiếng Anh và hai (02) bản tiếng Việt và có giá trị ngang nhau, trong đó mỗi bên giữ một (01) bản tiếng Anh và một (01) bản tiếng Việt.

ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC . . . . . . . . . ĐẠI DIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Giám đốc

Mai Trọng Nhuận

Giám đốc

Ngày: _____________ Ngày: _____________


314

(BM.HSSV.02.02) Phụ lục 5.2.3-1



BẢN TỰ GIỚI THIỆU CỦA HỌC SINH-SINH VIÊN ĐƯỢC NHẬN HỌC BỔNG ..............................

(của .............................. - năm học..............)

¶ nh

1. Họ và tên: ..............................................................................................................

2. Giới tính: ...............................................................................................................

3. Ngày, tháng, năm sinh:. ........................................................................................

4. Nơi ở hiện tại: ......................................................................................................

5. Khóa, lớp, ngành, trường học: .............................................................................

...............................................................................................................................

6. Điện thoại và mail để liên lạc: ............................................................................

..............................................................................................................................

7. Quê quán: ..............................................................................................................

...................................................................................................................................

8. Họ tên bố: ................................................. Nghề nghiệp :................................;

Địa chỉ và ĐT: ......................................................................................................

9. Họ tên mẹ: ................................................ Nghề nghiệp: ............................... ;

Địa chỉ và ĐT: ............................................ ...................... ...............................

10. Điểm trung bình/thành tích năm học 20 - 20: ............ ........................................

11. Xếp loại rèn luyện/đạo đức 20 - 20: . ............. .....................................................

12. Tóm tắt thành tích (điểm) học tập, rèn luyện và các hoạt động khác trong 2 năm học gần nhất: .....................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................


315

13. Lý do xin học bổng: ............................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

14. Lời cam đoan: Em xin cam đoan những lời khai trên đây hoàn toàn đúng sự thật, nếu sai em sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày tháng năm 20 Người khai

(ký và ghi rõ họ, tên)


316

(BM.HSSV.02.03.)

Phụ lục 5.2.3-2


ảnh

BẢN TỰ GIỚI THIỆU CỦA HỌC VIÊN-NGHIÊN CỨU SINH ĐƯỢC NHẬN HỌC BỔNG . . . . . . . . . . . . . . . .

NĂM 20 . . . .

1. Họ và tên: ..............................................................................................................

2. Giới tính: ............................................................................................................

3. Ngày, tháng, năm sinh: ........................................................................................

4. Nơi ở hiện tại: ......................................................................................................

5. Nơi công tác hiện tại: ...........................................................................................

6. Khóa, ngành, trường học: .....................................................................................

...................................................................................................................................

7. Điện thoại và Email để liên lạc: ..........................................................................

8. Quê quán: .............................................................................................................

9. Họ tên bố: ......................................Nghề nghiệp: .................................................

Địa chỉ và ĐT:........................................................................................................

10. Họ tên mẹ: ............................................... Nghề nghiệp: ....................................

Địa chỉ và ĐT:........................................................................................................

11. Tự đánh giá tiến độ học tập theo chương trình khoá học: ..................................

12. Tự đánh giá tư cách đạo đức và ý thức tham gia các hoạt động xã hội: ...........

..............................................................................................................................

13. Tóm tắt thành tích học tập và kết quả NCKH:....................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................


317

14. Lý do xin học bổng: ..........................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

15. Lời cam đoan: Em xin cam đoan bản tự khai trên đây hoàn toàn đúng sự thật, nếu sai em sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm.


Người khai

(ký và ghi rõ họ, tên)


318

(BM.HSSV. 02.04)

Phụ lục 5.2.3-3 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐƠN VỊ: . . . .. . . . . . . . . . . . .

DANH SÁCH SINH VIÊN ĐỀ NGHỊ ĐƯỢC NHẬN HỌC BỔNG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(Đính kèm theo công văn số ngày tháng năm 200 của . . . . . . . . . . . . )

STT Họ và tên Ngày sinh

Lớp, ngành, khóa học

ĐTBC HT

Học kỳ (Năm)

Điểm rèn

luyện Học kỳ

(Năm)

Địa chỉ liên lạc - Điện thoại -

Email

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Tổng số danh sách này có . . . . . . sinh viên.


319

BM.HSSV.02.05

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ-CT-HSSV


QUYẾT ĐỊNH

Về việc cấp học bổng năm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

____________



Căn cứ Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia được ban hành kèm theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg, ngày 12 tháng 02 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy định về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 600/TCCB, ngày 01 tháng 10 năm 2001 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội;

Xét đề nghị của Trưởng ban Chính trị và Công tác Học sinh Sinh viên,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Cấp . . . . suất học bổng, mỗi suất trị giá . . . . USD cho . . . . sinh viên của Đại học Quốc gia Hà Nội có thành tích học tập cao và đạo đức tốt từ Quỹ học bổng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . năm 20. . . . (có danh sách kèm theo).

Điều 2. Các ông, bà Chánh Văn phòng, Trưởng ban Chính trị và Công tác Học sinh Sinh viên và các sinh viên có tên ở Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như Điều 2; - Lưu: VP, Ban CT-CTHSSV.


320

BM.HSSV.02.06.


DANH SÁCH SINH VIÊN ĐƯỢC NHẬN HỌC BỔNG NĂM 20. . . . TỪ QUỸ HỌC BỔNG

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(Ban hành kèm theo Quyết định số . . . . /QĐ-CT-HSSV ngày . . . . / . . . . /20. . . . của Giám đốc ĐHQGHN)

STT Họ và tên Ngày sinh Khoá học ĐTBC HT

năm 20 - 20 Điểm rèn luyện

20 - 20 Ghi chú

Tên đơn vị

1.

2.

Tên đơn vị

Ấn định danh sách này gồm .... sinh viên./.


321


QUY TRÌNH TRAO HỌC BỔNG CHO SINH VIÊN

QT.HSSV.03


Họ và tên Nguyễn Quốc Tú TS. Nguyễn Thị Tuyết PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


322


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục



323

1. MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định thống nhất cách thức trao học bổng ngoài ngân sách cho học sinh, sinh viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.


Quy trình này được áp dụng đối với hoạt động trao học bổng ngoài ngân sách cho học sinh sinh viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội. Ban Chính trị và Công tác Học sinh Sinh viên là đầu mối chỉ đạo chính.


- Quyết định số 597 /QĐ-CT-HSSV, ngày 28/01/2008 của Giám đốc ĐHQGHN về việc ban hành "Quy định tạm thời về quản lý và sử dụng học bổng tại ĐHQGHN”.


4.1. Thuật ngữ

- Các đơn vị là các Trường đại học, các khoa trực thuộc ĐHQGHN có sinh viên được thụ hưởng chương trình học bổng.


- B. CT& CTHSSV: Ban Chính trị và Công tác Học sinh Sinh viên.

- CBCC: Cán bộ, công chức.


- HB: Học bổng.


324




ĐHQGHN

5.2.1


5.2.2


5.2.3

5.2.4


5.2.3. Thông báo

ĐHQGHN (thay mặt Nhà tài trợ) gửi giấy mời dự Lễ đến các đại biểu và giấy mời nhận học bổng đến các sinh viên đã được quyết định nhận học bổng (các sinh viên đến nhận học bổng ăn mặc chỉnh tề).

5.2.4. Chuẩn bị

- Thành lập Ban Tổ chức : ĐHQGHN cùng Nhà tài trợ thành lập một Ban Tổ chức Lễ trao học bổng (sau đây gọi tắt là Ban Tổ chức) gồm đại diện Nhà tài trợ và đại diện ĐHQGHN (bao gồm đại diện Lãnh đạo ĐHQGHN, Ban CT-CTHSSV và một số phòng, ban chức năng nếu cần thiết; trong đó Ban CT-CTHSSV chịu trách nhiệm chính về công tác này).

- Chuẩn bị Hội trường:

+ Lễ đài: có bục cho người dẫn chương trình và đại biểu đứng phát biểu. Trên phông (Baner) trang trí như BM.HSSV.03.01 gồm:

. Hàng trên: Hai bên có tên + Logo của ĐHQGHN và đơn vị tài trợ.

. Hàng giữa: Tên của Lễ trao học bổng.

. Hàng dưới cùng: Địa điểm và thời gian trao học bổng.

+ Hội trường:

. Chuẩn bị các tiện nghi cần thiết như: ánh sáng, âm thanh, thông gió, nước uống, hoa, quả (nếu có) . . . .

Kết thúc

Thông báo

Chuẩn bị

Tổ chức trao HB


325

. Dành các hàng ghế đầu cho đại diện Nhà tài trợ, đại diện ĐHQGHN, các đại biểu.

. Tiếp theo là các hàng ghế sinh viên nhận HB theo thứ tự sắp xếp của Ban Tổ chức.

5.2.5. Tổ chức trao học bổng

- Ngay trước buổi Lễ :

+ Yêu cầu sinh viên nhận HB ký vào danh sách nhận tiền HB.

+ Sắp xếp và hướng dẫn sinh viên nhận HB lên nhận theo thứ tự quy định của Ban Tổ chức.

+ Bố trí 2 khay phủ vải đỏ, hoa và ít nhất 2 nữ sinh mặc áo dài để bưng khay.

- Lễ trao HB :

+ Người điều khiển chương trình (MC) thực hiện các thủ tục khai mạc (tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chương trình).

+ Chương trình gồm các thủ tục như biểu BM.HSSV.03.02.

5.2.6. Kết thúc

MC tuyên bố kết thúc buổi Lễ.

6. HỒ SƠ


1 Công văn của ĐHQGHN gửi các đơn vị về việc danh sách sinh viên được nhận học bổng

Ban CT-CTHSSV

2 Danh sách sinh viên đã ký nhận tiền học bổng

Nhà tài trợ và Ban CT-CTHSSV

3 Danh sách đại biểu (có chữ ký) đến dự Lễ trao học bổng

Ban CT-CTHSSV

7. PHỤ LỤC


326

(BM.HSSV.03.01)

Logo Logo Tên tổ chức trao học bổng Vietnam National University, Hanoi

TÊN HỌC BỔNG

Địa điểm, Ngày, tháng, năm (tiếng Anh)


327

(BM.HSSV.03.02)

Chương trình Lễ trao học bổng . . . . . . . (tên của HB) cho sinh viên của ĐHQGHN


TT Nội dung Thời gian

Đại diện phát biểu

1 Khai mạc buổi lễ Từ 15 h 00 MC

2 Giới thiệu đại biểu MC

3 Đại diện Nhà tài trợ phát biểu Ngài . . . . . .

4 Công bố quyết định cấp học bổng

Đại diện Ban CT-CT HSSV-ĐHQGHN

5 Trao học bổng cho sinh viên Mời đại diện Nhà tài trợ trao HB, Đại diện ĐHQGHN tặng hoa

6 Đại diện Đại học Quốc gia Hà Nội phát biểu

Đại diện Lãnh đạo ĐHQGHN

7 Đại diện sinh viên phát biểu Sinh viên Trường . . . . . .

8 Bế mạc MC

9 Chụp ảnh kỷ niệm, giao lưu giữa Nhà tài trợ và sinh viên

Nhà tài trợ và sinh viên ĐHQGHN

Ghi chú:

Giờ đón khách: . . . . . .

Giờ khai mạc: . . . . . . .

Địa điểm: Phòng . . . . ., Tầng . . . ., Toà nhà Điều hành Đại học Quốc gia Hà Nội 144 đường Xuân Thuỷ, quận Cầu Giấy, Hà Nội


328


329


330

CÔNG TÁC KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH


331


332


QUY TRÌNH

XÉT DUYỆT, THẨM ĐỊNH, TỔNG HỢP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN TÀI CHÍNH HÀNG NĂM

CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

QT.KHTC.01


Họ và tên Nguyễn Thị Oanh - PGS. Vũ Đức Minh

- Nguyễn Thu Hương


Ký


333


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □




334

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất các bước tổ chức xét duyệt, thẩm định và tổng hợp Báo cáo quyết toán tài chính của Đại học Quốc gia Hà Nội.


- Tất cả các đơn vị thành viên và trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.


- Luật Ngân sách nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16 tháng 12 năm 2002;

- Luật Kế toán số 03/2003/QH11ngày 17/6/2003;

- Nghị định 60/2003/NĐ-CP ngày 6 tháng 6 năm 2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành luật NS;

- Thông tư 59/2003/TT-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện nghị định 60/2003/NĐ-CP;

- Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn xét duyệt thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành chính, sự nghiệp, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ và ngân sách các cấp;

- Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp;

- Quyết định 214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư

- Các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, của Đại học Quốc gia Hà Nội.


- Bộ Tài chính: BTC



- Ban Xây dựng: Ban XD

- Văn phòng: VP

- Đơn vị: các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN

- Ngân sách Nhà nước: NSNN

- Báo cáo quyết toán tài chính năm: Báo cáo


Quy trình tổ chức xét duyệt, thẩm định và tổng hợp Báo cáo quyết toán tài chính của Đại học Quốc gia Hà Nội.


335

5.1. Lưu đồ

Trách nhiệm thực hiện

Lưu đồ Biểu mẫu/Mô tả

Cán bộ theo dõi tổng hợp quyết toán

-

5.2.1 - Trước 15/12 hàng năm

Cán bộ theo dõi tổng hợp quyết toán/ Ban KHTC


Cán bộ phụ trách đơn vị/ Ban KHTC



5.2.4 - 07 ngày làm việc sau khi nhận Báo cáo của đơn vị

Đơn vị

5.2.6 - 07 ngày làm việc sau khi có yêu cầu của ĐHQGHN

Cán bộ theo dõi tổng hợp quyết toán

5.2.8 - 07 ngày trước khi xét duyệt Báo cáo tại đơn vị

Ban KHTC, Ban XD



5.2.10 - 10 ngày sau khi tổ chức xét duyệt Báo cáo tại đơn vị

Cán bộ phụ trách đơn vị

5.2.11 - 15 ngày sau khi có Biên bản xét duyệt quyết toán

Cán bộ phụ trách đơn vị, Văn thư

5.2.12 - 10 ngày sau nhận Báo cáo đã chỉnh sửa

Ban KHTC


Hướng dẫn khóa sổ và lập Báo cáo năm

Tổ chức xét duyệt Báo cáo tại đơn vị

Lập kế hoạch xét duyệt Báo cáo tại đơn vị

Tổng hợp Báo cáo của ĐHQGHN

Thông báo số liệu quyết toán tài chính năm cho đơn vị

Lập biên bản xét duyệt Báo cáo năm cho đơn vị

Thông báo kế hoạch duyệt quyết toán tài chính năm

Nhận Báo cáo của đơn vị

Xem xét Báo cáo của đơn vị

Điều chỉnh, bổ sung (nếu có) và gửi báo cáo về ĐHQGHN

Nhận Báo cáo đã chỉnh sửa theo Biên bản xét duyệt của ĐHQGHN, đối chiếu số liệu


336

Trách nhiệm thực hiện


Ban Giám đốc, Ban KHTC, văn thư

5.2.14 03 ngày

ĐHQGHN, Ban KHTC

-

5.2.15

Cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư

5.2.16 - 30 ngày sau khi có ý kiến thẩm định của Bộ Tài chính

Ban KHTC

- 5.2.17 - 30 ngày sau khi có thông báo chỉnh sửa theo ý kiến thẩm định của Bộ Tài chính

5.2. Mô tả

STT Nội dung công việc Người/ đơn vị


Tiêu chuẩn, thời gian hoàn thành

5.2.1 Hướng dẫn khóa sổ, lập Báo cáo năm

Đơn vị / Cán bộ phụ trách đơn vị

Công văn thông báo

- Theo quy định của Bộ Tài chính

- Trước 15/12 hàng năm

5.2.2 Thông báo kế hoạch xét duyệt quyết toán năm



- Trước 15/03 hàng năm

5.2.3 Nhận Báo cáo quyết toán tài chính năm của đơn vị

- Nhận Báo cáo từ đơn vị

Ban KHTC Báo cáo của đơn vị

Trước ngày 31/03 hàng năm

- Đăng ký vào sổ theo dõi xét duyệt

5.2.4 Xem xét Báo cáo quyết toán tài chính năm của đơn vị

Nhận Báo cáo của đơn vị điều chỉnh số liệu quyết toán tài chính năm (theo thông báo của ĐHQGHN)

Ban Giám đốc phê duyệt Báo cáo của

ĐHQGHN

Nhận Thẩm định, phê duyệt của Bộ Tài chính

Thông báo điều chỉnh số liệu quyết toántài chính năm theo ý kiến thẩm định của

Bộ Tài chính)


337




1/ Kiểm tra danh mục biểu mẫu theo quy định, kiểm tra số liệu theo thông báo số liệu quyết toán năm trước của ĐHQGHN, bao gồm: - Thuyết minh báo cáo tài chính (BM. KHTC.01.01) - Báo cáo thu- chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh (BM.KHTC.01.02) - Báo cáo tinh hình thực hiện kiến nghị của Kiểm toán, thanh tra, cơ quan tài chính (BM.KHTC.01.03) - Báo cáo chi tiết kinh phí dự án (BM.KHTC.01.04) - Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động (BM.KHTC.01.05) - Biểu Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng (BM.KHTC.01.06) - Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN (BM.KHTC.01.07) - Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN (BM.KHTC.01.08) - Biểu xác nhận số dư dự toán và tạm ứng đến thời điểm 31/01/2010 (BM.KHTC.01.09) - Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang (BM.KHTC.01.10) - Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (BM.KHTC.01.11) - Bảng cân đối tài khoản (BM.KHTC.01.12) 2/ Thông báo cho đơn vị gửi bổ sung, chỉnh sửa (nếu có)


Báo cáo theo quy định

- 07 ngày làm việc sau khi nhận Báo cáo của đơn vị

5.2.5 Đơn vị điều chỉnh, bổ sung Báo cáo (nếu có)

Đơn vị Báo cáo theo quy định

- 07 ngày làm việc sau khi có yêu cầu bổ sung, điều chỉnh của ĐHQGHN

5.2.6 Đơn vị gửi lại ĐHQGHN Báo cáo đã bổ sung, chỉnh sửa



- 07 ngày làm việc sau khi có yêu cầu bổ sung, điều chỉnh của ĐHQGHN


338




5.2.7 Gửi cán bộ phụ trách tổng hợp quyết toán Báo cáo quyết toán tài chính để lập kế hoạch xét duyệt.

Cán bộ phụ trách đơn vị/ Cán bộ phụ trách tổng hợp quyết toán


Sau khi có Báo cáo chỉnh sửa của đơn vị

5.2.8 Lập kế hoạch xét duyệt Báo cáo quyết toán tài chính năm tại đơn vị Lập kế hoạch xét duyệt Báo cáo tại

đơn vị Cán bộ theo dõi tổng hợp quyết toán


- 07 ngày trước khi xét duyệt Báo cáo tại đơn vị

5.2.9 Tổ chức xét duyệt Báo cáo quyết toán tài chính năm tại đơn vị

Xét duyệt Báo cáo tại đơn vị cụ thể: - Kiểm tra danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán năm quy định - Kiểm tra từng chứng từ thu phí, lệ phí và các khoản thu khác được giao quản lý, thu nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật (nếu có); - Kiểm tra tính chính xác và pháp lý của dự toán chi ngân sách được giao, bảo đảm khớp đúng với dự toán được cấp có thẩm quyền giao về tổng mức và chi tiết theo từng lĩnh vực chi (kể cả dự toán bổ sung, điều chỉnh trong năm). Riêng đối với dự toán chi từ nguồn viện trợ thực hiện theo quy định hiện hành về chế độ quản lý tài chính Nhà nước đối với nguồn viện trợ không hoàn lại. - Kiểm tra tính hợp pháp của từng khoản chi, bảo đảm khoản chi phải có trong dự toán ngân sách nhà nước được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định hoặc mức chi theo Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và đã được Thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền quyết định chi; - Kiểm tra việc mua sắm, quản lý và xử lý tài sản; việc tổ chức đấu thầu, thẩm định giá đối với những khoản chi mua sắm, sửa chữa lớn; bảo đảm việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản theo đúng các quy định của pháp luật;

- Ban KHTC đầu mối - Ban Xây dựng phối hợp

- Các ý kiến nhận xét của từng thành viên

- Tổ chức xét duyệt Báo cáo tại đơn vị theo kế hoạch được duyệt - Ý kiến nhận xét của các thành viên 03 ngày sau khi Xét duyệt Báo cáo tại đơn vị


339




- Kiểm tra việc hạch toán, kế toán các khoản thu, chi, bảo đảm theo đúng chế độ kế toán, năm ngân sách, cấp ngân sách và Mục lục Ngân sách nhà nước; - Kiểm tra tính khớp đúng của số liệu trên các chứng từ thu, chi, sổ kế toán và báo cáo quyết toán; - Kiểm tra số dư kinh phí được chuyển sang năm sau sử dụng và thanh toán gồm: Số dư kinh phí đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản và số dư kinh phí đương nhiên được sử dụng và thanh toán theo chế độ quy định. Đối với số dư kinh phí không được chuyển sang năm sau sử dụng và thanh toán thì phải thu hồi nộp ngân sách nhà nước; - Kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị của cơ quan nhà nước có thẩm quyền qua công tác kiểm toán, thanh tra, xét duyệt hoặc thẩm định quyết toán.

5.2.10 Lập Biên bản xét duyệt Báo cáo quyết toán tài chính năm tại đơn vị

Lập biên bản xét duyệt quyết toán cho đơn vị


Dự thảo Biên bản xét duyệt

- BM.KHTC.03.13 - 15 ngày sau khi tổ chức xét duyệt Báo cáo tại đơn vị

5.2.11 Nhận Báo cáo quyết toán tài chính năm đã chỉnh sửa của đơn vị

- Nhận Báo cáo đã chỉnh sửa theo Biên bản xét duyệt của ĐHQGHN - Đối chiếu số liệu theo Biên bản xét duyệt


- Báo cáo đã chỉnh sửa (02 bộ) - Đĩa mềm kèm theo)

- 15 ngày sau khi có Biên bản xét duyệt quyết toán

5.2.12 Thông báo số liệu quyết toán tài chính năm cho đơn vị

Thông báo số liệu quyết toán tài chính năm cho đơn vị

Cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư

Công văn thông báo số liệu quyết toán

- BM.KHTC.01.14 - 10 ngày sau khi nhận Báo cáo đã chỉnh sửa

5.2.13 Tổng hợp và lập Báo cáo quyết toán tài chính năm của ĐHQGHN

- Tổng hợp Báo cáo của ĐHQGHN trên cơ sở các Báo cáo đã chỉnh sửa của các đơn vị trình Ban Giám đốc phê duyệt

Ban KHTC Dự thảo Báo cáo của ĐHQGHN

Trước 01/10 hàng năm


340




5.2.14 Trình Ban Giám đốc phê duyệt Báo cáo quyết toán tài chính năm của ĐHQGHN

- Ban Giám đốc phê duyệt Báo cáo của ĐHQGHN

Ban Giám đốc, Ban KHTC, văn thư

Báo cáo của ĐHQGHN được phê duyệt

- 03 ngày

5.2.15 Bộ Tài chính xem xét, thẩm định, phê duyệt Báo cáo quyết toán tài chính năm của ĐHQGHN

Bộ Tài chính xem xét, thẩm định phê duyệt Báo cáo của ĐHQGHN

Thông báo thẩm định

5.2.16 Thông báo số liệu quyết toán tài chính năm cho đơn vị sau khi có ý kiến của Bộ Tài chính

- Thông báo, điều chỉnh số liệu xét duyệt quyết toán theo ý kiến thẩm định của Bộ Tài chính (nếu có)


Thông báo 30 ngày sau khi có ý kiến thẩm định của Bộ TC

5.2.17 Nhận Báo cáo của đơn vị (nếu có chỉnh sửa theo ý kiến của Bộ Tài chính)

Nhận Báo cáo của đơn vị (nếu có chỉnh sửa theo thông báo của ĐHQGHN)


Báo cáo đã chỉnh sửa (02 bộ)

30 ngày sau khi có thông báo chỉnh sửa theo ý kiến thẩm định của Bộ Tài chính

6. HỒ SƠ


1 Báo cáo đã chỉnh sửa của đơn vị sau khi có ý kiến thẩm định của Bộ Tài chính

Ban KHTC 10 năm

2 Kế hoạch xét duyệt Báo cáo Ban KHTC, văn thư

10 năm

3 Biên bản xét duyệt Báo cáo của đơn vị Ban KHTC 10 năm

4 Thông báo số liệu quyết toán cho đơn vị Ban KHTC, văn thư

10 năm

5 Báo cáo của ĐHQGHN Ban KHTC 10 năm

4 Thông báo, điều chỉnh số liệu quyết toán cho đơn vị theo ý kiến thẩm định của Bộ Tài chính

Ban KHTC, văn thư

10 năm

* Ghi chú: Lưu ở Ban KHTC trong năm đầu tiên và chuyển bộ phận lưu trữ văn phòng vào các năm tiếp theo.


341

7. PHỤ LỤC

- BM.KHTC.01.01: Thuyết minh báo cáo quyết toán

- BM.KHTC.01.02: Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp

- BM.KHTC.01.03: Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của thanh tra, kiểm toán NN

- BM.KHTC.01.04: Báo cáo chi tiết dự án

- BM.KHTC.01.05: Báo cáo chi tiết hoạt động

- BM.KHTC.01.06: Tổng hợp kinh phí đề nghị quyết toán

- BM.KHTC.01.07: Bảng đối chiếu tại kho bạc

- BM.KHTC.01.08: Bảng đối chiếu tạm ứng

- BM.KHTC.01.09: Biểu xác nhận số dư dự toán và tạm ứng đến thời điểm 31/01 năm sau

- BM.KHTC.01.10: Báo cáo kinh phí chưa sử dụng năm trước chuyển sang

- BM.KHTC.01.11: Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ

- BM.KHTC.01.12: Bảng cân đối kế toán

- BM.KHTC.01.13: Biên bản xét duyệt quyết toán

- BM.KHTC.01.14: Thông báo số liệu quyết toán


342

Mã chương: ............................ BM.KHTC.01.01 Đơn vị báo cáo: ....................... (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ/BTC Mã đơn vị SDNS: .................... Ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

THUYẾT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Năm .......

I - TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP TRONG NĂM

1/ Tình hình biên chế, lao động, quỹ lương

- Số CNVC có mặt đến ngày 31/12: ................................... Người

- Trong đó: Hợp đồng, thử việc: ......................................... Người

- Tăng trong năm: .............................................................. Người

- Giảm trong năm: .............................................................. Người

- Tổng quỹ lương thực hiện cả năm: .................................. Đồng

- Trong đó: Lương hợp đồng: ............................................. Đồng

2/ Thực hiện các chỉ tiêu của nhiệm vụ cơ bản

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

II - CÁC CHỈ TIÊU CHI TIẾT Đơn vị tính:....................

STT CHỈ TIÊU Mã số Số dư

đầu năm Số dư

cuối năm

A B C 1 2

I - Tiền 01 - Tiền mặt tồn quỹ 02 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 03 II - Vật tư tồn kho 11 - - III - Nợ phải thu 21 - - IV - Nợ phải trả 31 -

-


343

III- TÌNH HÌNH TĂNG, GIẢM CÁC QUỸ

STT CHỈ TIÊU Quỹ khent hưởng Quỹ phúc lợi Quỹ.... Tổng số

A B 1 2 3 4

1 Số dư đầu năm

2 Số tăng trong năm

3 Số giảm trong năm

4 Số dư cuối năm

IV- TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NỘP NGÂN SÁCH VÀ NỘP CẤP TRÊN

STT CHỈ TIÊU Số phải nộp Số đã nộp Số còn phải nộp

A B 1 2 3

I Nộp ngân sách

- Thuế môn bài

- Thuế GTGT

- Thuế TNDN

- Thuế thu nhập cá nhân

-.............

II Nộp cấp trên

-

- ..........

Cộng


344

Mã chương:.................................... BM.KHTC.01.02 Đơn vị báo cáo:............................... (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ/BTC Mã đơn vị SDNS:........................... Ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

BÁO CÁO THU, CHI HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP

VÀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT, KINH DOANH

Quý......Năm.......

Đơn vị tính:.....................

Chia ra Số TT

CHỈ TIÊU Mã số

Tổng cộng Hoạt

động... Hoạt động...

Hoạt động...

A B C 1 2 3 4

1 Số chênh lệch thu lớn hơn chi chưa phân phối kỳ trước chuyển sang (*)

01

2 Thu trong kỳ 02 Luỹ kế từ đầu năm 03

3 Chi trong kỳ 04

Trong đó:

- Giá vốn hàng bán 05

- Chi phí bán hàng, chi phí quản lý 06

- Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 07

Luỹ kế từ đầu năm 08

4 Chênh lệch thu lớn hơn chi kỳ này (09= 01 + 02 - 04) (*)

09


5 Nộp NSNN kỳ này 11


6 Nộp cấp trên kỳ này 13


7 Bổ sung nguồn kinh phí kỳ này 15


8 Trích lập các quỹ kỳ này 17


9 Số chênh lệch thu lớn hơn chi chưa phân phối đến cuối kỳ này (*) (19=09-11-13-15-17)

19

(*) Nếu chi lớn hơn thu thì ghi số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn (....).

Ngày .... tháng .... năm...Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)


345

Mã chương: …. Đơn vị báo cáo: ……

BÁO CÁO THỰC HIỆN XỬ LÝ KIẾN NGHỊ CỦA KIỂM TOÁN, THANH TRA, TÀI CHÍNH

Năm ….. (BM.KHTC.01.03) (Dùng cho đơn vị dự toán: Cấp I, cấp II và cấp III)

Số kiến nghị của Số đã xử lý trong năm nay Số còn phải xử lý

Số TT Nội dung Tổng số

Kiểm toán nhà

nước

Cơ quan Tài

chính …. Tổng số

Kiểm toán nhà

nước

Cơ quan Tài

chính

…. Tổng

số

Kiểm toán nhà

nước

Cơ quan Tài

chính ….

A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10=2-6 11=3-7 12=4-8

I Kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, cơ quan tài chính các năm trước chưa xử lý

1 Các khoản thu phải nộp NSNN

2 Các khoản ghi thu, ghi chi vào NSNN

3 Nộp trả ngân sách nhà nước:

- Số chi sai chế độ phải xuất toán

- Số dư kinh phí chưa quyết toán

4 Cơ quan tài chính giảm trừ cấp phát

Ghi chú: Trong từng nội dung xử lý phải tổng hợp số liệu chi tiết theo Loại-Khoản của Mục lục NSNN

5 Bổ sung quyết toán ngân sách năm nay

6 ………………………..

II Kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, cơ quan quan tài chính năm nay

1 Các khoản thu phải nộp NSNN

2 Các khoản ghi thu, ghi chi vào NSNN

3 Nộp trả ngân sách nhà nước:

- Số chi sai chế độ phải xuất toán

- Số dư kinh phí chưa quyết toán

4 Cơ quan tài chính giảm trừ cấp phát

5 Chuyển quyết toán ngân sách năm sau

6 …………………….

Ngày tháng năm Người lập biểu Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)


346

Mã chương:....................................................... BM.KHTC.01.04 Đơn vị báo cáo:................................................. (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ/BTC Mã đơn vị SDNS:............................................. ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

BÁO CÁO CHI TIẾT KINH PHÍ DỰ ÁN

Quý............năm..........

Tên dự án:............mã số................thuộc chương trình...............khởi đầu..............kết thúc..............................

Cơ quan thực hiện dự án ................................................................................................

Tổng số kinh phí được duyệt toàn dự án............................................số kinh phí được duyệt kỳ này................................

Loại........................Khoản...........................

I- TÌNH HÌNH KINH PHÍ

Đơn vị tính:....................

STT Chỉ tiêu Mã số

Kỳ này

Luỹ kế từ đầu năm

Luỹ kế từ khi khởi đầu

A B C 1 2 3

1 Kinh phí chưa sử dụng kỳ trước chuyển sang 01

2 Kinh phí thực nhận 02

3 Tổng kinh phí được sử dụng (03= 01 + 02) 03

4 Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán 04

5 Kinh phí giảm 05

6 Kinh phí chưa sử dụng chuyển kỳ sau (06 = 03- 04- 05)

06

II- CHI TIẾT KINH PHÍ DỰ ÁN ĐÃ SỬ DỤNG ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN

STT Mục Tiểu mục Chỉ tiêu Kỳ này Luỹ kế từ đầu năm

Luỹ kế từ khi khởi đầu

A B C D 1 2 3


347

III- THUYẾT MINH

Mục tiêu, nội dung nghiên cứu theo tiến độ đã quy định: .............................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

Khối lượng công việc dự án đã hoàn thành: ..................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

Ngày.............tháng.............năm..........

Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)


348

Mã chương:...................................................... BM.KHTC.01.05 Đơn vị báo cáo:................................................ Mã đơn vị SDNS:............................................

BÁO CÁO CHI TIẾT KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG

Quý.........năm.......................... Nguồn kinh phí: ...............................

Đơn vị tính:........................

Kinh phí được sử dụng kỳ này KP đã sử dụng đề nghị quyết toán

Kinh phí giảm kỳ này

Số thực nhận Loại Khoản Nhóm mục chi

Chỉ tiêu Kỳ trước

chuyển sang

Kỳ này


Tổng số kinh phí được sử dụng kỳ này

Kỳ này Luỹ kế từ đầu

năm

Kỳ

này

Luỹ kế từ đầu

năm

Kinh phí chưa sử

dụng chuyển kỳ sau

A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Cộng

Ngày ......... tháng .........năm .....

Người lập biểu

( Ký, họ tên )

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên )


(Ký, họ tên, đóng dấu )


349

Mã chương:....................................... BM.KHTC.01.06

Đơn vị báo cáo:................................. (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ/BTC

Mã đơn vị SDNS:............................. ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

TỔNG HỢP TÌNH HÌNH KINH PHÍ VÀ QUYẾT TOÁN KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG

Năm...

PHẦN I- TỔNG HỢP TÌNH HÌNH KINH PHÍ

Ngân sách nhà nước

STT

NGUỒN KINH PHÍ

CHỈ TIÊU

Mã

số

TỔNG

SỐ Tổng số

NSNN giao

Phí, lệ phí để lại

Viện trợ

Nguồn

khác

A B C 1 2 3 4 5 6

I KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG

Loại...................Khoản.....................

A Kinh phí thường xuyên


2 Kinh phí thực nhận kỳ này 02

3 Luỹ kế từ đầu năm 03

4 Tổng kinh phí được sử dụng kỳ này (04= 01 + 02) 04


6 Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán kỳ này 06


8 Kinh phí giảm kỳ này 08



350


STT

NGUỒN KINH PHÍ

CHỈ TIÊU

Mã

số

TỔNG

SỐ Tổng số

NSNN giao


Viện trợ

Nguồn

khác

A B C 1 2 3 4 5 6

10 Kinh phí chưa sử dụng chuyển kỳ sau (10=04-06-08) 10

B Kinh phí không thường xuyên










10 Kinh phí chưa sử dụng chuyển kỳ sau (20=14-16-18) 20

Loại...................Khoản.....................

...................................

II KINH PHÍ THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG CỦA NHÀ NƯỚC

Loại...................Khoản.....................




4 Tổng kinh phí được sử dụng kỳ này (24=21 + 22) 24




351


STT

NGUỒN KINH PHÍ

CHỈ TIÊU

Mã

số

TỔNG

SỐ Tổng số

NSNN giao


Viện trợ

Nguồn

khác

A B C 1 2 3 4 5 6




10 Kinh phí chưa sử dụng chuyển kỳ sau (30=24 – 26 – 28) 30

Loại...................Khoản.....................

......................................

III KINH PHÍ DỰ ÁN

Loại...................Khoản.....................










10 Kinh phí chưa sử dụng chuyển kỳ sau (40= 34 – 36 - 38) 40

Loại...................Khoản.....................

......................................


352


STT

NGUỒN KINH PHÍ

CHỈ TIÊU

Mã

số

TỔNG

SỐ Tổng số

NSNN giao


Viện trợ

Nguồn

khác

A B C 1 2 3 4 5 6

IV KINH PHÍ ĐẦU TƯ XDCB

Loại...................Khoản.....................




4 Tổng kinh phí được sử dụng kỳ này (44 = 41 + 42) 44






10 Kinh phí chưa sử dụng chuyển kỳ sau (50 = 44 – 46- 48) 50

Loại...................Khoản.....................

..........................................................


353

PHẦN II- KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN


Loại Khoản Nhóm mục chi

Mục Tiểu mục

Nội dung chi

Mã số

Tổng số Tổng

số NSNN giao


Viện trợ

Nguồn khác

A B C D E G H 1 2 3 4 5 6

I- Chi hoạt động 100 1- Chi thường xuyên 101 2- Chi không thường xuyên 102 II- Chi theo đơn đặt hàng

của Nhà nước 200

..................... III- Chi dự án 300 1- Chi quản lý dự án 301 2- Chi thực hiện dự án 302 IV- Chi đầu tư XDCB 400 1- Chi xây lắp 401 2- Chi thiết bị 402 3- Chi phí khác 403 Cộng

Ngày .... tháng .... năm…



354


BẢNG ĐỐI CHIẾU DỰ TOÁN KINH PHÍ NGÂN SÁCH TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC

Năm:............

Dự toán đã rút Nộp khôi phục dự toán

Loại Khoản Nhóm mục chi

Dự toán năm trước còn lại

Dự toán giao trong năm (Kể cả bổ

sung)

Dự toán được sử dụng trong

năm Trong

kỳ Luỹ kế từ đầu năm

Trong kỳ


Dự toán

bị huỷ

Dự toán còn lại ở Kho bạc

A B C 1 2 3 = 1 + 2 4 5 6 7 8 9=3-5+7-8

Cộng

Xác nhận của kho bạc Đơn vị sử dụng ngân sách

Kế toán Kế toán trưởng Ngày....tháng.....năm.....

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)


355


BẢNG ĐỐI CHIẾU TÌNH HÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN TẠM ỨNG KINH PHÍ NGÂN SÁCH TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC

Quý ....năm .... Đơn vị tính:..............

Rút tạm ứng tại KB Thanh toán tạm ứng Tạm ứng nộp trảLoại Khoản

Nhómmục

NỘI DUNG Tạm ứng

còn lại đầu kỳ Trong kỳ Lũy kế từ

đầu nămTrong

kỳ Lũy kế từ đầu năm

Trong kỳ

Lũy kế từ đầu năm

Tạm ứng còn lại cuối

kỳ

A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8=1+3-5-7

I- Tạm ứng khi chưa giao dự toán

II- Tạm ứng khi chưa đủ điều kiện thanh toán

1- Kinh phí hoạt động 1.1- Kinh phí thường xuyên 1.2- Kinh phí không thường

xuyên

2- Kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước

3- Kinh phí dự án 4- Kinh phí đầu tư XDCB

Xác nhận của Kho bạc Đơn vị sử dụng ngân sách Kế toán Kế toán trưởng Ngày....tháng.....năm.....

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)


356

Mã chương:........................... BM.KHTC.01.10 Đơn vị báo cáo:..................... (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ/BTC Mã đơn vị SDNS................... ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

BÁO CÁO SỐ KINH PHÍ CHƯA SỬ DỤNG ĐÃ QUYẾT TOÁN NĂM TRƯỚC CHUYỂN SANG

Năm .......

Đơn vị tính:...................

STT CHỈ TIÊU MÃ SỐ SỐ TIỀN

A B C 1

I Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

1 Số dư năm trước chuyển sang 01

2 Số phát sinh tăng trong năm 02

3 Số đã sử dụng trong năm 03

4 Số dư còn lại cuối năm (01+ 02 – 03) 04

II Giá trị khối lượng SCL TSCĐ



3 Số đã hoàn thành bàn giao trong năm 07

4 Số dư còn lại cuối năm (05+ 06- 07) 08

III Giá trị khối lượng XDCB



3 Số đã hoàn thành bàn giao trong năm 11

4 Số dư còn lại cuối năm (09 + 10 – 11) 12

Ngày... tháng... năm ...

Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị



357

Mã chương............................ BM.KHTC.01.11 Đơn vị báo cáo...................... (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ/BTC Mã đơn vị SDNS................... ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

BÁO CÁO TÌNH HÌNH TĂNG, GIẢM TSCĐ Năm................

Đơn vị tính:..............

Số đầu năm

Tăng trong năm

Giảm trong năm

Số cuối năm STT

- Loại tài sản cố định

- Nhóm tài sản cố định

Đơn v tính số lượng SL GT SL GT SL GT SL GT

A B C 1 2 3 4 5 6 7 8

I TSCĐ hữu hình

1.1 Nhà cửa, vật kiến trúc

- Nhà ở

- Nhà làm việc

-.....

1.2 Máy móc, thiết bị

...........

1.3 Phương tiện vận tải, truyền dẫn

...........

1.4 Thiết bị, dụng cụ quản lý

...........

TSCĐ khác

II TSCĐ vô hình

2.1 ........................

........................

2.2 ........................

........................

Cộng x x x x x


Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị



358

Mã chương......................... .... BM.KHTC.01.12 Đơn vị báo cáo......................... Mã đơn vị SDNS:.....................

BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Năm................

Đơn vị tính:..............

SỐ DƯ ĐẦU KỲ

SỐ PHÁT SINH

Kỳ này Luỹ kế từ đầu năm

SỐ DƯ

CUỐI KỲ (*)

Số hiệu

TK TÊN TÀI KHOẢN

Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có

A B 1 2 3 4 5 6 7 8

A - Các TK trong Bảng

-

-

-

-

-------

--------------------------

------- ------- ----- ----- ------- -------- -------

-------

Cộng

B - Các TK ngoài Bảng

-

-

(*) Nếu là báo cáo tài chính quý IV (năm) thì ghi là “Số dư cuối năm”




359


——————————— ...., ngày .... tháng ....năm ...

BIÊN BẢN Xét duyệt (hoặc thẩm định) quyết toán ngân sách năm ...

(BM.KHTC.01.13)

Đơn vị được xét duyệt (hoặc thẩm định): ...

Mã chương: ...

I. Thành phần xét duyệt (hoặc thẩm định):

1. Đại diện đơn vị dự toán được xét duyệt (hoặc thẩm định):

Ông, bà ................ Chức vụ ......

2. Đại diện cơ quan, đơn vị xét duyệt (hoặc thẩm định):

Ông, bà ................ Chức vụ .......

3. .................................................

II. Nội dung xét duyệt (hoặc thẩm định):

1. Phạm vi xét duyệt (hoặc thẩm định):

Quyết toán ngân sách năm ...... (không bao gồm quyết toán vốn ............).

2. Số liệu quyết toán:

a) Thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh:

- Tổng số thu trong năm: ......................... đồng

- Tổng số chi trong năm: …………………đồng

(Số liệu chi tiết theo Phụ lục 3.1 đính kèm)

b) Quyết toán chi ngân sách:

- Tổng dự toán được giao trong năm: .………………… đồng

- Tổng số kinh phí quyết toán: ............................ đồng


c) Tình hình thực hiện kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, cơ quan tài chính (lập theo Biểu 01 kèm theo Thông tư này).

.......


360

3. Thuyết minh số liệu quyết toán:

Nêu rõ nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu xét duyệt, hoặc thẩm định với số liệu báo cáo của đơn vị được xét duyệt hoặc thẩm định (nếu có).

III. Nhận xét và kiến nghị:

1. Nhận xét: .......

2. Kiến nghị: ......

............................................................................................................

Biên bản này được lập thành ... bản: ... ./.

Đại diện đơn vị được xét duyệt (hoặc thẩm định)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu )

Đại diện .... (tên cơ quan tài chính, hoặc đơn vị dự toán cấp trên) (Ký, ghi rõ họ tên )


361

Tên cơ quan tài chính, hoặc đơn vị dự toán cấp trên


Số: /TB-.... ...., ngày .... tháng ....năm ...

THÔNG BÁO Xét duyệt (hoặc thẩm định) quyết toán ngân sách năm .....

(BM.KHTC.01.14)

Đơn vị được thông báo: ....

Mã chương: ....

Căn cứ báo cáo quyết toán ngân sách năm .... của ......(tên đơn vị được thông báo) và biên bản xét duyệt (hoặc thẩm định) quyết toán ngày .../.../... giữa .... (tên đơn vị) và ..... (tên đơn vị);

.............(tên cơ quan, đơn vị thông báo) thông báo xét duyệt (hoặc thẩm định) quyết toán ngân sách năm .... (không bao gồm .................) của .... (tên đơn vị được thông báo) như sau:

I. Phần số liệu quyết toán:

1. Thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh:

- Tổng số thu trong năm: ......................... đồng

- Tổng số chi trong năm: …………………đồng


2. Quyết toán chi ngân sách:

- Tổng dự toán được giao trong năm: .………………… đồng

- Tổng số kinh phí quyết toán: ............................ đồng


3. Tình hình thực hiện kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, cơ quan tài chính (lập theo Biểu 01 kèm theo Thông tư này).

.......

Phần thuyết minh số liệu quyết toán: Nêu rõ nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu xét duyệt, hoặc thẩm định với số liệu báo cáo của đơn vị được xét duyệt, hoặc thẩm định (nếu có).

II. Nhận xét và kiến nghị:

1. Nhận xét:


362

- Về chấp hành thời hạn nộp báo cáo quyết toán:

- Về các mẫu biểu báo cáo quyết toán:

......

2. Kiến nghị:

................

Nơi nhận:

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN TÀI CHÍNH, HOẶC ĐƠN VỊ DỰ TOÁN CẤP TRÊN

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)


363


QUY TRÌNH

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

QT.KHTC.02


Họ và tên Nguyễn Thu Hương PGS. Vũ Đức Minh PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


364


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □




365

1. MỤC ĐÍCH

Quy định quy trình tổng thể các bước, thời gian xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách nhà nước ở Đại học Quốc gia Hà Nội.


Áp dụng cho việc hướng dẫn, tổng hợp và xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách nhà nước của Đại học Quốc gia Hà Nội.

3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN

- Luật Ngân sách năm 2003.

- Nghị định 60/2003/NĐ-CP ngày 6 tháng 6 năm 2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách.

- Thông tư 59/2003/TT-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định 60/2003/NĐ-CP.

- Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hàng năm.

- Các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch & Đầu tư và Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Kế hoạch chiến lược phát triển của Đại học Quốc gia Hà Nội và các đơn vị.

- Kế hoạch nhiệm vụ năm học của Đại học Quốc gia Hà Nội và các đơn vị.


- Bộ Tài chính: BTC

- Bộ Kế hoạch và Đầu tư: BKH&ĐT



- Văn phòng ĐHQGHN: VP

- Đơn vị: các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN/ các ban chức năng.

- Ngân sách Nhà nước: NSNN.

- Kế hoạch và Dự toán ngân sách: KH& DTNS


366


5.1.Lưu đồ


Ban Giám đốc

Ban KHTC

5.1.1 - Văn bản hướng dẫn Trước 15/05 hàng năm - Các biểu mẫu kèm theo (BM.KHTC.02.01 - BM.KHTC.02.09)

Văn phòng ĐHQGHN

5.1.2 Trong ngày

Các đơn vị

5.1.3. - KH&DT NS của đơn vị - Gửi ĐHQGHN trước 15/6 hàng năm - Biểu mẫu: theo hướng dẫn (BM.KHTC.02.01- BM.KHTC.02.09) của đơn vị

Ban KHTC

5.1.4 - Dự thảo KH&DT NS của ĐHQGHN Trước ngày 1/7 hàng năm - Biểu mẫu : (BM.KHTC.02.01- BM.KHTC.02.09 ) của ĐHQGHN

Ban Giám đốc

5.1.5 Trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận được bản dự thảo

Ban KHTC

5.1.6 Trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận lại bản dự thảo đã được thẩm định

Các đơn vị thành viên và trực thuộc xây dựng KH & DT NS của đơn vị;

các ban chức năng xây dựng KH&DTNS cho các nhiệm vụ chung của ĐHQGHN thuộc lĩnh vực được

phân công và gửi ĐHQGHN (Ban KHTC)

Chỉnh sửa, bổ sung

Trình ký và ban hành gửi các đơn vị

Xem xét, thẩm định và cho ý kiến

Tiếp nhận và tổng hợp KH&DT NS của ĐHQGHN

Chỉ đạo xây dựng KH &DT NS

Soạn thảo văn bản hướng dẫn các đơn vị thành viên và trực

thuộc; yêu cầu đối với các ban chức năng


367


Ban Giám đốc

5.1.7 Trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận được bản dự thảo đã chỉnh sửa

Giám đốc (PGĐ), Ban KHTC

-

5.1.8 Từ 25/7 đến 31/8 hàng năm

Ban KHTC

5.1.9 Từ 1/9 đến 15/9 hàng năm

Văn phòng ĐHQGHN

5.1.10 Trong vòng 2 ngày

5.1.2. Mô tả




5.1.2.1 Soạn thảo văn bản hướng dẫn các đơn vị trực thuộc; yêu cầu các ban chức năng Soạn thảo hướng

dẫn xây dựng KH&DT NS cho các đơn vị thành viên và trực thuộc; yêu cầu đối với các ban chức năng

Ban KHTC Bản thảo hướng dẫn xây dựng KH&DT NS

- Căn cứ Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật; chỉ thị của TTCP; TTHD của BTC, BKHĐT; KHCLPT, KHNV năm học của ĐHQGHN. - Trước 15/05 hàng năm - Các biểu mẫu kèm theo (BM.KHTC.02.01- BM.KHTC.02.09)

5.1.2.2 Trình ký và ban hành Tiếp nhận bản thảo

trình GĐ ký duyệt và ban hành văn bản gửi các đơn vị.

Văn phòng ĐHQGHN

Văn bản ký, ban hành

- Văn bản được ban hành và gửi trong ngày

5.1.2.3. Xây dựng kế hoạch ngân sách của đơn vị Tổ chức xây dựng

KH&DT NSNN theo hướng dẫn của ĐHQGHN

Các đơn vị/ ban chức năng

Bản KH&DT NS của đơn vị gửi ĐHQGHN (Ban KHTC)

Theo quy định của NN và hướng dẫn của ĐHQGHN Các biểu mẫu BM.KHTC.02.01- BM.KHTC.02.09) của đơn vị Gửi trước ngày 15/6 hàng năm

Chỉnh sửa, bổ sung theo kết quả thảo luận với BTC,

BKH&ĐT

Thảo luận KH&DT NS với BTC, BKH&ĐT

Trình ký và gửi văn bản cho BTC,

BKH&ĐT

Phê duyệt


368




5.1.2.4 Tổng hợp KH&DT NSNN của ĐHQGHN

Tiếp nhận và tổng hợp, soạn thảo KH&DT NSNN của ĐHQGHN

Ban KHTC Bản dự thảo KH&DT NSNN của ĐHQGHN

- Theo quy định của NN; KHCLPT, KHNV năm học của ĐHQGHN. - Các biểu mẫu M.KHTC.02.01- BM.KHTC.02.09) của ĐHQGHN - Trước ngày 1/7 hàng năm

5.1.2.5 Xem xét, thẩm định cho ý kiến

Ban Giám đốc xem xét, thẩm định và cho ý kiến về dự thảo KH&DT NSNN của ĐHQGHN

Ban Giám đốc Ý kiến thẩm định

Trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận được bản dự thảo

5.1.2.6 Chỉnh sửa, bổ sung

Tổng hợp ý kiến thẩm định và chỉnh sửa, bổ sung KH&DTNS theo các ý kiến thẩm định của Ban Giám đốc

Ban KHTC Bản KH&DTNS của ĐHQGHN được chỉnh sửa, bổ sung (lần 1)

Trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận lại bản dự thảo đã được thẩm định

5.1.2.7 Phê duyệt

Phê duyệt Ban Giám đốc Bản KH &DT NS của ĐHQGHN được duyệt

Trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận lại bản dự thảo đã được chỉnh sửa bổ sung.

5.1.2.8 Thảo luận với BTC, BKH&ĐT

Làm việc với BTC, BKH&ĐT thảo luận về KH&DTNS của ĐHQGHN

GĐ (PGĐ)/ Ban KHTC

Kết quả thảo luận

Từ 25/7 đến 31/8 hàng năm

5.1.2.9 Chỉnh sửa, bổ sung theo kết quả thảo luận với BTC, BKH&ĐT Chỉnh sửa, bổ sung

KH&DTNS của ĐHQGHN theo kết quả thảo luận

Ban KHTC Bản KH&DT NS của ĐHQGHN được chỉnh sửa (lần 2)

Từ 1/9 đến 15/9 hàng năm

5.1.2.10 Trình ký và gửi văn bản

Tiếp nhận bản thảo lần 2 trình GĐ ký duyệt và ban hành gửi BTC, BKH&ĐT

Văn phòng KH&DT NS của ĐHQGHN được ban hành và gửi BTC, BKH&ĐT

Trong vòng 2 ngày


369

* Ghi chú:

Các mốc thời gian tại quy trình này có thể thay đổi theo thực tế của từng năm. Tuy nhiên, bắt buộc đến 31/8 hàng năm, ĐHQGHN (đầu mối là Ban Kế hoạch Tài chính) phải hoàn thiện Bản kế hoạch dự toán ngân sách để trình Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch Đầu tư.

6. HỒ SƠ


1 Hướng dẫn xây dựng KH&DT NS (BM.KHTC.02.01 BM.KHTC.02.09)

Ban KHTC, VP

Theo quy định

2

KH&DT NS của các đơn vị

(BM.KHTC.02.01 BM.KHTC.02.09) của đơn vị

Ban KHTC Theo quy định

3 Dự thảo KH&DT NS của ĐHQGHN

(BM.KHTC.02.01- BM.KHTC.02.09) của ĐHQGHN

Ban KHTC, VP

Theo quy định

4 Ý kiến xem xét, thẩm định của Ban Giám đốc

Ban KHTC

5 Ý kiến thảo luận của BTC, BKH&ĐT (nếu có)

Ban KHTC

6 KH&DT NS của ĐHQGHN được ban hành

Ban KHTC, VP

Theo quy định

7. PHỤ LỤC


370

§¹I HäC QUèC GIA Hµ NéI BM.KHTC.02.01

Tên đơn vị: ..........................

Chương: .............................. Phụ lục số 2 - Biểu số 01

TỔNG HỢP DỰ TOÁN THU, CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC NĂM …

(Dùng cho đơn vị dự toán cấp trên tổng hợp dự toán của đơn vị sử dụng ngân sách; dùng cho đơn vị dự toán cấp I báo cáo cơ quan tài chính, cơ quan kế hoạch và đầu tư

cùng cấp)

Đơn vị: Triệu đồng

Năm ...(năm hiện hành) STT

Các khoản chi

Thực hiện năm ...(năm

trước) Dự toán Ước TH Dự toán

A Phần thu:

1 Tổng số thu từ phí, lệ phí; thu khác

(chi tiết theo từng khoản thu)

2 Số thu được để lại chi


3 Số thu nộp NSNN


B Phần chi: (1)

I Chi đầu tư phát triển

Trong đó:

- Chi giáo dục - đào tạo và dạy nghề

- Chi khoa học, công nghệ

1 Chi đầu tư XDCB

2 Chi đầu tư và hỗ trợ các doanh nghiệp theo chế độ quy định

3 Chi dự trữ nhà nước

4 Chi đầu tư phát triển khác

II Chi thường xuyên

1 Chi quốc phòng, an ninh, đặc biệt

2 Chi sự nghiệp kinh tế

Trong đó chi tiền lương (2)

3 Chi SN khoa học, công nghệ



371

Năm ...(năm hiện hành) STT

Các khoản chi

Thực hiện năm ...(năm

trước) Dự toán Ước TH Dự toán

4 Chi sự nghiệp giáo dục - đào tạo và dạy nghề


5 Chi sự nghiệp y tế


6 Chi sự nghiệp phát thanh truyền hình


7 Chi sự nghiệp văn hoá thông tin


8 Chi sự nghiệp thể dục thể thao


9 Chi quản lý hành chính


10 Chi trợ giá các mặt hàng chính sách

11 Chi khác

III Chi chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình 135, dự án trồng mới 5 triệu ha rừng

Ghi chú:

(1) Đối với từng lĩnh vực chi trên, yêu cầu phải thuyết minh cụ thể theo các biểu mẫu kèm theo các cơ sở tính toán dự toán chi.

(2) Chi tiền lương của những đối tượng NSNN trực tiếp đảm bảo.

Ngày ..... tháng .... năm …


(Ký tên và đóng dấu)

BM.KHTC.02.01


372

§¹I HäC QUèC GIA Hµ NéI

Tên đơn vị: .......................... BM.KHTC.02.02

Chương: .............................. Phụ lục số 2 - Biểu số 01

DỰ TOÁN THU, CHI NSNN NĂM…

(Dùng cho đơn vị sự nghiệp thực hiện theo Nghị định 10/2002/NĐ-CP ngày 16/01/2002 của Chính phủ báo cáo cơ quan quản lý cấp trên để báo cáo cơ quan tài chính, cơ quan

kế hoạch và đầu tư cùng cấp)


Năm...(năm hiện hành) STT Loại Khoản Nội dung

Thực hiện năm...(năm

trước) Dự toán Ước TH

Dự toán năm...

(năm kế hoạch)

1 2 3 4 5

A – Tổng số thu của đơn vị

I Tổng số thu từ phí, lệ phí, thu khác 1 Thu phí, lệ phí

(Chi tiết theo từng khoản phí, lệ phí)

2 Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ

(Chi tiết theo từng loại hoạt động dịch vụ)

3 Thu sự nghiệp khác

(Chi tiết theo từng khoản thu)

II Số thu nộp ngân sách nhà nước 1 Phí, lệ phí

(Chi tiết theo từng loại phí, lệ phí)

2 Hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ


3 Hoạt động sự nghiệp khác

(Chi tiết theo từng loại thu)

III Số thu được để lại đơn vị sử dụng theo chế độ quy định:

1 Phí, lệ phí

(Chi tiết theo từng loại phí, lệ phí)

2 Hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ


3 Hoạt động sự nghiệp khác

(Chi tiết theo từng loại thu)

IV Kinh phí ngân sách nhà nước cấp (1) 1 Dự toán chi thường xuyên (nếu có)


373

Năm...(năm hiện hành) STT Loại Khoản Nội dung

Thực hiện năm...(năm


Dự toán năm...

(năm kế hoạch)

2 Dự toán chi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, ngành

3

Dự toán chi thực hiện nhiệm vụ Nhà nước đặt hàng

4 Chương trình mục tiêu quốc gia

5 Chi đầu tư phát triển

6 Chi khác (nếu có)

b – Tổng số chi của đơn vị (III+ IV) (1)

1 Chi thường xuyên

a Chi cho người lao động

b Chi quản lý

c Chi hoạt động nghiệp vụ

d Chi tổ chức thu phí, lệ phí

đ Chi sản xuất, cung ứng dịch vụ

e

Chi mua sắm, sửa chữa thường xuyên TSCĐ

g Chi hoạt động thường xuyên khác

2 Chi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, ngành

3 Chi thực hiện nhiệm vụ Nhà nước đặt hàng

4

Chi thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia

5 Chi thực hiện tinh giản biên chế

6 Chi đầu tư phát triển

7 Chi khác (nếu có)

Ghi chú:

(1) Chi tiết theo từng nội dung chi và chi tiết theo mục lục NSNN.

Ngày ...tháng ...năm …



BM.KHTC.02.02


374


TỔNG HỢP THU, CHI TỪ NGUỒN VIỆN TRỢ VÀ VỐN ĐỐI ỨNG NĂM ...

(Dùng cho đơn vị sử dụng ngân sách báo cáo đơn vị dự toán cấp trên; dùng cho đơn vị dự toán cấp I báo cáo cơ quan tài chính, cơ quan kế hoạch và đầu tư cùng cấp)

Đơn vị: USD Tổng số vốn viện trợ chuyển

cho VN nhận, sử dụng và vốn đối ứng cam kết

Luỹ kế thực hiện đến 31/12/... (năm trước)

Đánh giá thực hiện năm...(năm hiện hành)

Dự toán năm...(năm kế hoạch)

Trong đó Trong đó Trong đó Trong đó

XDCB (1) Sự nghiệp

(1) XDCB (1)

Sự nghiệp (1)

XDCB (1)

Sự nghiệp

(1)

XDCB (1)

Sự nghiệp

(1)

STT

TÊN NƯỚC,

TỔ CHỨC QUỐC TẾ/DỰ

ÁN

Thời gian thực hiện

Dự án

Tổng số

vốn ký kết

hoặc cam kết viện trợ

Tổng số

Bằng tiền cho cân đối

ngân sách

Vốn viện trợ

Vốn đối ứng

Vốn viện trợ

Vốn đối ứng

Tổng số


ngân sách

Vốn viện trợ

Vốn đối ứng

Vốn viện trợ

Vốn đối ứng

Tổng số


ngân sách

Vốn viện trợ

Vốn đối ứng

Vốn viện trợ

Vốn đối ứng

Tổng số


ngân sách

Vốn viện trợ

Vốn đối ứng

Vốn viện trợ

Vốn đối ứng

TỔNG SỐ

I ADB

1 Dự án A

2 Dự án B

...

II WB

1 Dự án C

2 Dự án D

...

Ghi chú: (1) Chi tiết theo từng lĩnh vực chi NSNN: Giáo dục - đào tạo, y tế, khoa học, .... ..., ngày ... tháng ... năm ...

BM.KHTC. 02.03 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên đóng dấu)


375

®¹i häc quèc gia hµ néi Phụ lục số 2 - Biểu số 09- Tên đơn vị: .................

- Chương:......................

DỰ TOÁN CHI ĐẦU TƯ NĂM ......



Tổng dự toán được duyệt Đã thanh toán từ khởi công đến 31/12/...Kế hoạch vốn đầu tư năm...(năm kế

hoạch)

Trong đó Trong đó Trong đó

Vốn trong nước Vốn ngoài nước

Tổng số Vốn trong nước Vốn ngoài nước

Tổng số Vốn trong nước

Vốn ngoài nước

Loại

Khoản

Tên dự án, công

trình

Địa điểm xây

dựng

Năng lực

thiết kế

Thời gian KC-HT

Tổng số

Tổng Tr.đó

vốn đối ứng

Tổng Tr.đó vốn vay

Giá trị khối

lượng TH từ

KC đến

31/12/...

Tổng Tr.đó

vốn đối ứng

Tổng Tr.đó

vốn vay Tổng

Tr.đó vốn đối ứng

Tổng Tr.đó vốn vay

Tổng số:

A. Dự án nhóm A

I. Dự án chuyển tiếp

1. Dự án ...

...

II. Dự án khởi công mới

...

B. Dự án


376

nhóm B


1. Dự án ...

...


C. Dự án nhóm C


1. Dự án ...

...


...

BM.KHTC.02.04 Ngày... tháng... năm ......


(Ký tên và đóng dấu)


377

®¹i häc quèc gia hµ néi

Tên đơn vị...... Phụ lục số 2 - Biểu số 11

DỰ TOÁN CHI CÁC CHƯƠNG TRÌNH QUỐC GIA, CHƯƠNG TRÌNH 135, DỰ ÁN TRỒNG MỚI 5 TRIỆU HA RỪNG NĂM ......

(Dùng cho đơn vị sử dụng ngân sách báo cáo đơn vị dự toán cấp trên; dùng cho đơn vị dự toán cấp I báo cáo cơ quan tài chính, cơ quan kế hoạch và đầu tư, cơ quan quản lý chương trình mục tiêu quốc gia cùng cấp)

Đơn vị: triệu đồng

Thực hiện năm...(năm trước) Dự toán năm...(năm hiện hành) Ước TH năm...(năm hiện hành) Dự toán năm...(năm kế hoạch)

Gồm Gồm Gồm Gồm

Tên chương trình mục tiêu, dự án

Tổng số

Vốn ĐTPT Vốn SNTổng số

Vốn ĐTPT Vốn SN Tổng số

Vốn ĐTPT Vốn SN Tổng số

Vốn ĐTPT Vốn SN

Tổng số:

1. Chi chương trình mục tiêu quốc gia (1)

- Chương trình xoá đói giảm nghèo và việc làm

- Chương trình nước sạch và vệ sinh môi trường nông thôn

- Chương trình dân số và kế hoạch hoá gia đình

- Chương trình phòng chống một số bệnh xã hội, bệnh dịch nguy hiểm và HIV/AIDS

- Chương trình văn hoá

- Chương trình giáo dục đào tạo

2. Chương trình 135 (1)

3. Dự án trồng mới 5 triệu ha rừng

Ghi chú: (1) Chi tiết theo từng dự án, trong đó chia ra vốn trong nước, vốn ngoài nước

BM.KHTC.02.05 Ngày... tháng. .. năm ......


(Ký tên đóng dấu)


378

®¹i häc quèc gia hµ néi Phụ lục số 2 - Biểu số 12 Tên đơn vị......

Chương....

CƠ SỞ TÍNH CHI SỰ NGHIỆP KINH TẾ NĂM ......

(Dùng cho đơn vị sử dụng ngân sách báo cáo đơn vị dự toán cấp trên; dùng cho đơn vị dự toán cấp I; báo cáo cơ quan tài chính, cơ quan kế hoạch và đầu tư cùng cấp)

Đơn vị: triệu đồng

Năm...(năm hiện hành) Nội dung Thực hiện năm...(năm


Dự toán năm...

(năm kế hoạch)

Tổng số chi (1+2):

1 Chi hoạt động nghiệp vụ (nếu có)

a, - Điều tra cơ bản, quy hoạch khảo sát (1):

Trong đó:

Dự án A

Dự án B

(ghi rõ từng dự án)

b, - Vốn đối ứng phía Việt Nam (1):

Trong đó:

Dự án A

Dự án B

(ghi rõ từng dự án)

c, - Chi bảo quản dự trữ nhà nước (1)L

Trong đó:

Mặt hàng A

Mặt hàng B

(ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá)

d, - Chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn khác (chi tiết từng hoạt động) (2)

+ Chi duy tu, sửa chữa cầu đường bộ, đường sắt, đường sông, đê điều

+ Chi sự nghiệp nông, lâm, ngư, diêm nghiệp

+ Chi xúc tiến thương mại


379

Năm...(năm hiện hành) Nội dung Thực hiện năm...(năm


Dự toán năm...

(năm kế hoạch)

+ Chi sự nghiệp đất đai, địa chính, khí tượng thuỷ văn

+ Chi kiến thiết thị chính

+ ...

2 Chi hoạt động bộ máy quản lý (3)

Ghi chú: (1) Báo cáo nhiệm vụ và khối lượng thực hiện từng nhiệm vụ của đơn vị, ngành cơ quan được cấp có thẩm quyền giao (tổng mức phê duyệt, đã thực hiện, còn phải thực hiện).

(2) Thuyết minh rõ số lượng, chủng loại, độ dài, đơn giá,...

(3) Thuyết minh biên chế, hoạt động

Ngày... tháng. .. năm ......


(Ký tên đóng dấu)

BM.KHTC.02.06


380


Tên đơn vị … Phụ lục số 2 - Biểu số 13 Chương …

CƠ SỞ TÍNH CHI SỰ NGHIỆP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC NĂM …


Năm...(năm hiện hành)

STT Nội dung Đơn vị

tính

Thực hiện

năm... (năm trước)

Dự toán Ước TH

Dự toán năm...

(năm kế hoạch)

Số biên chế NCKH được duyệt

I Tổng số chi

1 - Các nhiệm vụ NCKH cấp Nhà nước

- Các đề tài, dự án thuộc các Chương trình KHCN, KHXH trọng điểm cấp Nhà nước.

- Các đề tài độc lập cấp Nhà nước

- Các nhiệm vụ NCKH cơ bản

- Đề tài, dự án NCKH bảo vệ môi trường

- Dự án sản xuất thử nghiệm độc lập cấp Nhà nước

+ Bố trí từ ngân sách

+ Bố trí từ nguồn kinh phí thu hồi

- . . .

2 - Nhiệm vụ NCKH cấp Bộ, cấp cơ sở

- Các chương trình, đề tài, dự án NCKH cấp Bộ

- Các đề tài, dự án NCKH cấp cơ sở

- Dự án sản xuất thử nghiệm độc lập cấp Bộ, cơ sở

+ Bố trí từ ngân sách

+ Bố trí từ nguồn kinh phí thu hồi

- Chi khác

3 - Chi hoạt động

- Tổng quỹ lương


381


STT Nội dung Đơn vị

tính

Thực hiện

năm... (năm trước)

Dự toán Ước TH

Dự toán năm...

(năm kế hoạch)

- Mua sắm, sửa chữa (thuyết minh chi tiết theo công việc)

- Đoàn ra, đóng niên liễm…(lập chi tiết theo từng đoàn, thành phần, đi nước nào …)

II Tổng số thu

1 Thu phí, lệ phí

2 Thu từ các dự án thử nghiệm (cấp Nhà nước, cấp Bộ, cơ sở,…)

3 Thu từ vật tư, thiết bị còn lại của các đề tài, dự án NCKH đã kết thúc

4 Thu khác

Ngày … tháng … năm …



BM.KHTC.02.07


382


Tên đơn vị … Phụ lục số 2 - Biểu số 14 Chương …

THUYẾT MINH CHI CÁC ĐỀ TÀI, DỰ ÁN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC NĂM …


Thời gian Kinh phí (triệu đồng) Tên đề tài, dự án nghiên cứu khoa học

STT (Nêu cụ thể tên từng đề tài, dự án khoa học

thuộc các nhóm nhiệm vụ)


thực hiệnBắt đầu

Kết thúc

Tổng kinh phí được

duyệt

KP đã được bố trí đến

năm...(năm hiện hành)

KP đã thực hiện đến thời điểm báo cáo

Dự kiến bố trí KP năm...(năm kế hoạch)

Kinh phí thu hồi (triệu đồng)

Thời gian thu

hồi

1 - Nhiệm vụ NCKH cấp Nhà nước - Đề tài, dự án thuộc các Chương trình KHCN, KHXH

trọng điểm cấp Nhà nước

- Đề tài độc lập cấp Nhà nước - Nhiệm vụ NCKH cơ bản - Đề tài, dự án NCKH bảo vệ môi trường

- Dự án sản xuất thử nghiệm độc lập cấp Nhà nước

+ Dự án bố trí từ ngân sách

+ Dự án bố trí từ nguồn kinh phí thu hồi - . . .

2 - Nhiệm vụ KH cấp Bộ, cấp cơ sở - Các đề tài, dự án NCKH cấp Bộ - Các đề tài, dự án NCKH cấp cơ sở - Dự án sản xuất thử nghiệm độc lập cấp Bộ, cơ sở + Dự án bố trí từ ngân sách + Dự án bố trí từ nguồn kinh phí thu hồi

Ngày … tháng … năm …

BM.KHTC.02.08 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu)


383


Tên đơn vị...... Phụ lục số 2 - Biểu số 16 Chương....

CƠ SỞ TÍNH CHI SỰ NGHIỆP ĐÀO TẠO VÀ DẠY NGHỀ NĂM...



STT

Nội dung

Đơn vị

tính

Thực hiện năm... (năm trước) Dự toán

Ước thực hiện

Dự toán năm...

(năm kế hoạch)

I Tổng số chi

a Đại học, cao đẳng

- Số trường

- Số biên chế

- Số học sinh có mặt ngày 01 tháng 01

- Số học sinh ra trường (1)

- Số học sinh tuyển mới (1)

- Số học sinh bình quân (1) - Mức chi

- Tổng số chi

b Trung học chuyên nghiệp

- Số trường

- Số biên chế

- Số học sinh có mặt ngày 01 tháng 01 (2)




- Tổng số chi

c Dạy nghề

- Số trường

- Số biên chế - Số học sinh có mặt ngày 01 tháng 01 (3)




- Tổng số chi

d Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công chức


384

Nhà nước - Đào tạo, bồi dưỡng ở trong nước

+ Số chỉ tiêu

+ Mức chi

+ Tổng số chi - Đào tạo, bồi dưỡng ở nước ngoài

+ Số cán bộ (chi tiết thời gian, địa điểm đào tạo, bồi dưỡng)

+ Tổng số chi (chi tiết nội dung, mức chi)

e Đào tạo sau đại học - Nghiên cứu sinh:

+ Số NCS có mặt ngày 01 tháng 01 + Số NCS ra trường

+ Số NCS tuyển mới

+ Số NCS bình quân + Mức chi

+ Tổng số chi

- Cao học

+ Số học viên có mặt ngày 01 tháng 01 + Số học viên ra trường

+ Số học viên tuyển mới

+ Số học viên bình quân + Mức chi

+ Tổng số chi

Các khoản chi khác f (Thuyết minh chi tiết từng khoản chi).

II Tổng số thu - Thu học phí

- Thu khác

Ghi chú: Ngày... tháng. .. năm...

(1) Thuyết minh rõ theo học sinh chính quy và không chính quy. Thủ trưởng đơn vị

(2) Thuyết minh rõ theo học sinh chính quy và không chính quy. (Ký tên đóng dấu)

(3) Thuyết minh rõ theo học sinh dài hạn và ngắn hạn.

BM.KHTC.02.09


385


QUY TRÌNH

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NHIỆM VỤ NĂM HỌC

QT.KHTC.03


Họ và tên Nguyễn Thu Hương PGS. Vũ Đức Minh PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


386


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □




387

1. MỤC ĐÍCH

Quy định quy trình tổng thể các bước, thời gian xây dựng kế hoạch nhiệm vụ năm học ở Đại học Quốc gia Hà Nội.


Áp dụng cho việc hướng dẫn, tổng hợp, xây dựng kế hoạch nhiệm vụ năm học của Đại học Quốc gia Hà Nội.


- Chỉ thị của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT về nhiệm vụ năm học.

- Các Nghị quyết của Đảng uỷ ĐHQGHN; kết luận của Giám đốc ĐHQGHN liên quan đến kế hoạch nhiệm vụ năm học; kết luận của Hội đồng ĐHQGHN về định hướng kế hoạch nhiệm vụ năm học.

- Kế hoạch chiến lược phát triển của ĐHQGHN và các đơn vị.



- Văn phòng ĐHQGHN: VP

- Ban Thanh tra: Ban TTr

- Đơn vị : các đơn vị thành viên và trực thuộc/ các ban chức năng của ĐHQGHN

- KHNV: kế hoạch nhiệm vụ


5.1. Lưu đồ


Trình tự thực hiện Mô tả và biểu mẫu

Ban KHTC Ban GĐ

5.2.1 Văn bản hướng dẫn Trước 1/05 hàng năm. HD.KHTC.03.01

VP ĐHQGHN 5.2.2 Trong ngày

Các đơn vị

5.2.3. - KHNV năm học của đơn vị Gửi ĐHQGHN (Ban KHTC) trước 30/5 hàng năm

Các đơn vị xây dựng KHNV năm học của đơn vị và gửi ĐHQGHN

(Ban KHTC)

Trình ký và ban hành gửi các đơn vị

Soạn thảo văn bản hướng dẫn các đơn vị thành viên, trực thuộc, yêu

cầu đối với các ban chức năng


388


Trình tự thực hiện Mô tả và biểu mẫu

Ban KHTC

5.2.4 - Dự thảo KHNV năm học của ĐHQGHN - Trước ngày 15/6 hàng năm

Ban Giám đốc 5.2.5 Trong vòng 5 ngày kể từ khi nhận được bản dự thảo

Ban KHTC

5.2.6 Trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận lại bản dự thảo đã được thẩm định

Ban Giám đốc

5.2.7 Trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận được bản KHNV năm học đã chỉnh sửa, bổ sung

Ban GĐ, Ban KHTC

-

5.2.8 Tháng 7 (tháng 8) hàng năm

Ban KHTC

5.2.9 7 ngày sau khi có kết luận Hội nghị

Ban GĐ

5.2.10 Trong vòng 5 ngày kể từ khi nhận được bản KHNV năm học đã chỉnh sửa, bổ sung

VP ĐHQGHN

5.2.11 Trong ngày

Ban KHTC, Ban Thanh tra

5.2.12 Trong năm học

Thông qua tại Hội nghị cấp ĐHQGHN

Chỉnh sửa, bổ sung

Phê duyệt

Xem xét, thẩm định cho ý kiến

Tiếp nhận, soạn thảo và tổng hợp KHNV năm học

của ĐHQGHN

Chỉnh sửa, bổ sung theo Kết luận Hội nghị

Trình ký và gửi văn bản

Giám sát quá trình thực hiện

Phê duyệt


389

5.2. Mô tả

STT Nội dung công việc Người/đơn vị thực hiện


5.2.1 Soạn thảo văn bản hướng dẫn các đơn vị trực thuộc; yêu cầu các ban chức năng

Soạn thảo hướng dẫn xây dựng KH năm học theo các định hướng nhiệm vụ trọng tâm của ĐHQGHN, theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc gửi các đơn vị và các ban chức năng

Ban KHTC

Bản thảo hướng dẫn xây dựng KHNV năm học

Chỉ thị của Bộ trưởng BGD&ĐT; KHCLPT của ĐHQGHN ; Nghị quyết của Đảng uỷ, Kết luận của GĐ ĐHQGHN ; Kết luận của Hội đồng ĐHQGHN.

HD.KHTC.03.01

- Trước 1/05 hàng năm.

5.2.2 Trình ký và ban hành

Tiếp nhận bản thảo trình GĐ ký duyệt và ban hành văn bản gửi các đơn vị.

Văn phòng ĐHQGHN

Văn bản ký, ban hành

- Văn bản được ban hành trong ngày

5.2.3 Xây dựng KHNV năm học của đơn vị

Tổ chức xây dựng KHNV năm học của các đơn vị thành viên và trực thuộc; các ban chức năng xây dựng KHNV đối với các nhiệm vụ chung cấp ĐHQGHN

Các đơn vị/ ban chức năng

Bản KHNV năm học của đơn vị gửi ĐHQGHN (Ban KHTC)

- Theo hướng dẫn của ĐHQGHN

- Gửi trước ngày 30/5 hàng năm

5.2.4 Tổng hợp kế hoạch năm học của ĐHQGHN

Tiếp nhận, soạn thảo và tổng hợp, soạn thảo KHNV năm học của ĐHQGHN

Ban KHTC Bản dự thảo KHNV năm học của ĐHQGHN

Theo chỉ thị của Bộ trưởng BGD&ĐT; KHCLPT, Nghị quyết Đảng uỷ, KL của GĐ ĐHQGHN; Kết luận của Hội đồng ĐHQGHN.

- Trước ngày 15/6 hàng năm

5.2.5 Xem xét, thẩm định cho ý kiến

Ban Giám đốc xem xét, thẩm định và cho ý kiến về dự thảo KHNV năm học của ĐHQGHN

Ban Giám đốc

Ý kiến thẩm định

Trong vòng 5 ngày kể từ khi nhận được bản dự thảo

5.2.6 Chỉnh sửa, bổ sung

Tổng hợp ý kiến thẩm định và chỉnh sửa, bổ sung KHNV năm học theo các ý kiến thẩm định của Ban Giám đốc

Ban KHTC Bản KHNV năm học của ĐHQGHN được chỉnh sửa, bổ sung

Trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận lại bản dự thảo đã được thẩm định


390



5.2.7 Phê duyệt

Phê duyệt Ban GĐ Bản KH năm học của ĐHQGHN được duyệt (lần 1)

Trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận được bản dự thảo đã được chỉnh sửa bổ sung

5.2.8 Thông qua tại Hội nghị cấp ĐHQGHN

Ban KHTC đầu mối thông qua bản KHNV năm học tại Hội nghị của ĐHQGHN (HN tổng kết năm học)

GĐ (PGĐ)/ Ban KHTC

Kết luận Hội nghị

Tháng 7 (tháng 8) hàng năm

5.2.9 Chỉnh sửa, bổ sung theo kết luận Hội nghị

Chỉnh sửa, bổ sung KHNV năm học của ĐHQGHN theo kết luận Hội nghị

Ban KHTC Bản KHNV năm học của ĐHQGHN được chỉnh sửa (lần 2)

7 ngày sau khi có kết luận Hội nghị

5.2.10 Phê duyệt KHNV năm học của ĐHQGHN

Phê duyệt KHNV năm học của ĐHQGHN đã được chỉnh sửa, bổ sung (lần 2)

Ban GĐ Bản KH năm học của ĐHQGHN được duyệt (lần 2)

Trong vòng 5 ngày kể từ khi nhận được bản KHNV năm học đã chỉnh sửa, bổ sung

5.2.11 Trình ký và gửi văn bản

Tiếp nhận bản thảo đã ký duyệt và ban hành gửi văn bản

Văn phòng KHNV năm học của ĐHQGHN được ban hành

Trong vòng 2 ngày

5.2.12 Giám sát quá trình thực hiện

Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu, nhiệm vụ đã đề ra trong KHNV năm học của các đơn vị, ĐHQGHN

Ban KHTC, Ban TTr

Báo cáo.

Trong năm học, 2 lần/năm.


391

6. HỒ SƠ

STT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu Thời gian lưu

1 Hướng dẫn xây dựng KHNV năm học

HD.KHTC.03.01Ban KHTC, VP Theo quy định

2 KHNV năm học của các đơn vị Ban KHTC Theo quy định

3 Dự thảo KHNV năm học của ĐHQGHN

Ban KHTC, VP Theo quy định

4 Ý kiến xem xét, thẩm định của Ban GĐ

Ban KHTC

5 Kết luận Hội nghị thông qua KHNV năm học


6 KHNV năm học của ĐHQGHN được ban hành


7. PHỤ LỤC

Hướng dẫn xây dựng Kế hoạch nhiệm vụ năm học: BM.KHTC.03.01.

Báo cáo đánh giá tình hình thực hiện Kế hoạch nhiệm vụ năm học của các đơn vị: BM.KHTC.03.02


392


Trường Đại học………………….

Số: /

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


KẾ HOẠCH NHIỆM VỤ NĂM HỌC 20…. – 20…..

I. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1.1. Công tác đào tạo đại học, sau đại học; NCKH – công nghệ - dịch vụ;

1.2. Đổi mới quản trị đại học và phát triển đội ngũ cán bộ;

1.3. Phát triển nguồn lực tài chính, CSVC;

II. CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH NĂM HỌC

2.1. Đào tạo;

2.2. Nghiên cứu khoa học – công nghệ;

2.3. Tổ chức cán bộ;

2.4. Chính trị tư tưởng và công tác học sinh sinh viên;

2.5. Quan hệ quốc tế;

2.6. Kiểm định chất lượng và xây dựng văn hóa chất lượng;

2.7. Xây dựng CSVC;

2.8. Kế hoạch – tài chính;

2.9. Phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thông;

2.10. Cải cách hành chính, hoàn thiện quản trị đại học tiên tiến;

2.11. Các lĩnh vực khác.

III. NỘI DUNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU

IV. NGUỒN LỰC THỰC HIỆN

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

VI. CÁC PHỤ LỤC MINH HỌA


393


BẢNG THEO DÕI CHỈ TIÊU NĂM HỌC 2009 - 2010

Chi tiết các đơn vị trực thuộc TT

NHIỆM VỤ/ CHỈ TIÊU

Đơn vị A Đơn vị B ... ...

I Đào tạo

II Nghiên cứu khoa học

III Tổ chức Cán bộ

IV Chính trị tư tưởng và công tác HSSV

V Hợp tác quốc tế

VI Kiểm định chất lượng

VII Cơ sở vật chất

VIII Kế hoạch tài chính

IX Công tác hành chính

BM.KHTC.03.02


394


QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT ĐẤU THẦU

QT.KHTC.04


Họ và tên Nguyễn Đức Thụ Trưởng Ban KHTC Ban Giám đốc

Ký


395


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □




396

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất quá trình soạn thảo, phê duyệt, ban hành, quản lý hoạt động đấu thầu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Đại học Quốc gia Hà Nội.

2. PHẠM VI

Quy trình áp dụng để kiểm soát hoạt động đấu thầu tại tất cả Các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN, Văn phòng ĐHQGHN.


- Luật Đấu thầu 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005;

- Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 05/5/2008 hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng;

- Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước;

- Thông tư số 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Thông tư số 63/2007/TT-BTC;

- Thông tư 02/2009/TT-BKH ngày 17/02/2009 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn lập kế hoạch đấu thầu;

- Quyết định số 1118/2008/QĐ-BKH ngày 03/9/2008 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa;

- Quyết định số 1121/2008/QĐ-BKH ngày 03/9/2008 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành mẫu báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp.


- TN và HT: Tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ

- VPCQ: Văn phòng Cơ quan ĐHQGHN


- KHCN: Khoa học Công nghệ

- KHTC: Kế hoạch Tài chính

- Bộ phận thẩm định: là các Ban liên quan thẩm định như Ban KHCN, KHTC


397


5.1. Lưu đồ quá trình phê duyệt Kế hoạch đấu thầu

Người chịu trách nhiệm Lưu đồ Mô tả và biểu mẫu

Tổ TN và HT hồ sơ của VP ĐHQGHN

5.2.2.1 BM.KHTC.04.01 BM.KHTC.04.02

Ban Kế hoạch - Tài chính (Bộ phận thẩm định)

Bộ phận thẩm định (Chủ trì: Ban KHTC; phối hợp: Ban KHCN)

5.2.2.2 BM.KHTC.04.01 BM.KHTC.04.02

Lãnh đạo Ban KHTC, Ban KHCN

5.2.2.3 BM.KHTC.04.01 BM.KHTC.04.02 BM.KHTC.04.03

Văn phòng ĐHQGHN


Ban Giám đốc


Văn thư

5.2.2.6 BM.KHTC.04.03

Văn thư Ban KHTC, VP ĐHQGHN

5.2.2.7 BM.KHTC.04.03

5.2. Mô tả quá trình phê duyệt Kế hoạch đấu thầu

5.2.1. Hồ sơ của đơn vị

- Tờ trình xin phê duyệt kế hoạch đấu thầu (theo mẫu ĐHQGHN ban hành, xem phụ lục 1, 2 đính kèm): 01 bản hardcopy và 01 file điện tử gửi kèm theo.


Xem xét

Phê duyệt

Phát hành hồ sơ

Cập nhật danh mục tài liệu và hồ sơ

Trình ký

Thụ lý HS

Kiểm tra và soạn thảo VB trả lời/Báo cáo thẩm định/Quyết định


398

- Quyết định phê duyệt dự án và dự án được duyệt kèm theo (các lần điều chỉnh nếu có);

- Quyết định phê duyệt tổng dự toán, tổng dự toán chi tiết, thiết kế (nếu có);

- Quyết định phê duyệt kéo dài thời gian thực hiện dự án (nếu có);

- Quyết định phê duyệt kế hoạch vốn chi tiết dự án phân bổ theo năm kế hoạch được giao kinh phí;

- Điều ước quốc tế hoặc văn bản thỏa thuận quốc tế đối với các dự án sử dụng vốn ODA.

- Các văn bản pháp lý và tài liệu khác có liên quan (nếu có).

5.2.2. Quy trình chi tiết

STT Trách nhiệm thực hiện

Nội dung công việc Thời gian

Hồ sơ liên quan

5.2.2.1

Tổ TN và HT hồ sơ (Văn phòng ĐHQGHN)

- Tiếp nhận và xem xét hồ sơ theo quy định thành phần hồ sơ. - Nhập thông tin hồ sơ vào chương trình.- Lập phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13 - Lập biên nhận hồ sơ theo mẫu BM.KHTC.04.14 - Chuyển giao hồ sơ cho bộ phận (chuyênviên) thẩm định Ban KHTC.

Trong ngày

Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13 Biên nhận hồ sơ theo mẫu BM.KHTC.04.14

5.2.2.2 Bộ phận thẩm định

Thụ lý hồ sơ + Không đồng ý: • Về thành phần hồ sơ không đầy đủ: Lập văn bản trả lời cho đơn vị. • Về nội dung hồ sơ chưa hợp lý: soạn văn bản góp ý chỉnh sửa. + Đồng ý: Dự thảo báo cáo thẩm định kế hoạch đấu thầu; quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu.

09 ngày làm việc

Hồ sơ của đơn vị: Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.13 Văn bản trả lời/ góp ý chỉnh sửa Báo cáo thẩm định kế hoạch đấu thầu Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu

5.2.2.3 Lãnh đạo Ban KHTC, Ban KHCN

Xem xét hồ sơ, nếu: + Đồng ý: ký duyệt báo cáo kết quả thẩm định kế hoạch đấu thầu, ký tắt vào quyết định,… chuyển hồ sơ cho chuyên viên để trình Ban Giám đốc. + Không đồng ý: yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa, bổ sung. Trường hợp ký các văn bản trả lời cho đơn vị thì sẽ do Lãnh đạo Ban ký ban hành gửi đơn vị.


Hồ sơ của đơn vị: Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13 Văn bản trả lời/ góp ý chỉnh sửa/ Báo cáo thẩm định kế hoạch đấu thầu Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu


399



Hồ sơ liên quan

5.2.2.4 Văn phòng

ĐHQGHN Trình ký

Trong

ngày

Hồ sơ của đơn vị:

Phiếu nhật ký công

việc theo mẫu

BM.KHTC.04.13

Văn bản trả lời/ góp ý

chỉnh sửa/ Báo cáo

thẩm định kế hoạch

đấu thầu

Quyết định phê duyệt

kế hoạch đấu thầu

5.2.2.5

Ban Giám

đốc

Lãnh đạo

Ban KHTC

Xem xét hồ sơ, nếu:

+ Đồng ý: ký duyệt quyết định kế

hoạch đấu thầu, chuyển hồ sơ cho Ban

KHTC đến văn phòng cơ quan cho số,

đóng dấu.

+ Không đồng ý: yêu cầu bộ phận

thẩm định chỉnh sửa, bổ sung và trình

Lãnh đạo Ban xem xét và ký văn bản

trả lời đơn vị.

02

ngày



việc theo mẫu

BM.KHTC.04.13


chỉnh sửa / Báo cáo

thẩm định kế hoạch

đấu thầu

Quyết định phê duyệt

kế hoạch đấu thầu

5.2.2.6

Văn thư

(Văn phòng

ĐHQGHN)

Ban hành Quyết định phê duyệt kế

hoạch đấu thầu hoặc văn bản trả lời/

chỉnh sửa.

01

ngày

làm

việc


việc theo mẫu

BM.KHTC.04.13


chỉnh sửa/ Quyết định

phê duyệt kế hoạch

đấu thầu

5.2.2.7

Tổ TN và HT

hồ sơ

(Văn phòng

ĐHQGHN)

Trả kết quả kế hoạch đấu thầu hoặc văn

bản trả lời/ chỉnh sửa cho đơn vị.

Theo

ngày

hẹn


việc theo mẫu

BM.KHTC.04.13


chỉnh sửa/ Quyết định

phê duyệt kế hoạch

đấu thầu


400

5.3 Lưu đồ quá trình phê duyệt Hồ sơ mời thầu



5.2.1 BM.KHTC.04.01 BM.KHTC.04.04 BM.KHTC.04.05


5.2.1 BM.KHTC.04.01 BM.KHTC.04.04 BM.KHTC.04.05


5.2.1

BM.KHTC.04.01 BM.KHTC.04.04 BM.KHTC.04.05

Lãnh đạo Ban KHTC

5.2.1 BM.KHTC.04.01 BM.KHTC.04.04 BM.KHTC.04.05 BM.KHTC.04.06

Văn phòng ĐHQGHN


Ban Giám đốc


Văn thư

BM.KHTC.04.06

Văn thư Ban KHTC, Văn phòng ĐHQGHN

BM.KHTC.04.06


Thụ lý HS

Kiểm tra và soạn thảo VB trả lời/Báo cáo thẩm

định/Quyết định

Xem xét

Phê duyệt



Trình ký


401

5.4 Mô tả quá trình Phê duyệt Hồ sơ mời thầu

5.4.1. Hồ sơ của đơn vị

- Tờ trình thẩm định, phê duyệt HSMT;

- Quyết định phê duyệt kế hoạch thực hiện/đấu thầu;

- Văn bản thẩm định kỹ thuật và dự toán gói thầu (nếu có);

- Văn bản thẩm định chuyên ngành (nếu có);

- Hồ sơ mời thầu (05 bộ);

- Các văn bản pháp lý khác liên quan (nếu có);

- Bảng, biểu và tài liệu khác đính kèm văn bản trình duyệt (nếu có).

Ghi chú:

*) Trường hợp chủ đầu tư không đủ điều kiện lập HSMT, chủ đầu tư lựa chọn tư vấn lập HSMT thì đơn vị tư vấn phải có năng lực như sau:

- Giấy đăng ký kinh doanh phù hợp với lĩnh vực tư vấn lập HSMT;

- Giấy phép hoạt động của đơn vị tư vấn.

*) Hồ sơ mời thầu phải bao gồm cả tiên lượng mời thầu, được lập theo quy định của Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

*) Đối với các đơn vị được ủy quyền: Áp dụng theo quy trình này, tuy nhiên đơn vị thay đổi tên các bộ phận tham gia thực hiện quy trình và số ngày cho phù hợp.

5.4.2. Quy trình chi tiết

STT Trách nhiệm

thực hiện Nội dung công việc

Thời gian

Hồ sơ liên quan

1


- Tiếp nhận và xem xét hồ sơ theo quy định thành phần hồ sơ; - Nhập thông tin hồ sơ vào chương trình; - Lập phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13; - Lập biên nhận hồ sơ theo mẫu BM.KHTC.04.14; - Chuyển giao hồ sơ cho bộ phận thẩm định của Ban KHTC.

01 ngày

- Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13 - Biên nhận hồ sơ theo mẫu BM.KHTC.04.14

2 Bộ phận thẩm định

Thụ lý hồ sơ + Không đồng ý: • Về thành phần hồ sơ không đầy đủ: Lập văn bản trả lời cho đơn vị. • Về nội dung hồ sơ chưa hợp lý: soạn


Hồ sơ của đơn vị: - Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13 - Văn bản trả lời/ góp ý chỉnh sửa/ Báo cáo


402

STT Trách nhiệm

thực hiện Nội dung công việc

Thời gian

Hồ sơ liên quan

văn bản góp ý chỉnh sửa. + Đồng ý: Dự thảo báo cáo thẩm định HSMT; quyết định phê duyệt HSMT.

thẩm định HSMT/ Quyết định phê duyệt HSMT

3 Lãnh đạo Ban KHTC, Ban KHCN

- Xem xét hồ sơ, nếu: + Đồng ý: ký duyệt báo cáo kết quả thẩm định HSMT, ký tắt vào quyết định,... chuyển hồ sơ cho chuyên viên để trình Ban Giám đốc. + Không đồng ý: yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa, bổ sung. Trường hợp ký các văn bản trả lời cho đơn vị thì sẽ do Lãnh đạo Ban ký ban hành gửi đơn vị.


Hồ sơ của đơn vị: - Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13 - Văn bản trả lời/ góp ý chỉnh sửa/ Báo cáo thẩm định HSMT/ Quyết định phê duyệt HSMT

4 Văn phòng ĐHQGHN

Trình ký Trong ngày


5

Ban Giám đốc Lãnh đạo Ban KHTC

Xem xét hồ sơ, nếu: + Đồng ý: ký duyệt quyết định phê duyệt HSMT, chuyển hồ sơ cho Ban KHTC đến văn phòng cơ quan cho số, đóng dấu. + Không đồng ý: yêu cầu bộ phận thẩm định chỉnh sửa, bổ sung và trình Lãnh đạo Ban xem xét và ký văn bản trả lời đơn vị.

02 ngày


6 Văn thư (Văn phòng ĐHQGHN)

Ban hành Quyết định phê duyệt hoặc văn bản trả lời/ chỉnh sửa.


- Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13 - Văn bản trả lời/ góp ý chỉnh sửa/ Quyết định phê duyệt HSMT

7


Trả kết quả về phê duyệt HSMT (Quyết định phê duyệt, HSMT kèm theo) hoặc văn bản trả lời/ chỉnh sửa cho đơn vị.

Theo ngày hẹn

- Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13 - Văn bản trả lời/ góp ý chỉnh sửa/ Quyết định phê duyệt HSMT


403

5.3. Phê duyệt kết quả đấu thầu

5.3.1 Lưu đồ Người chịu trách nhiệm Lưu đồ Mô tả và biểu mẫu


5.2.1 BM.KHTC.04.07 BM.KHTC.04.08 BM.KHTC.04.09 BM.KHTC.04.10 BM.KHTC.04.11





Lãnh đạo Ban KHCN, Ban KHTC

5.2.1 BM.KHTC.04.07 BM.KHTC.04.08 BM.KHTC.04.09 BM.KHTC.04.10 BM.KHTC.04.11 BM.KHTC.04.12

Văn phòng ĐHQGHN


Ban Giám đốc



Thụ lý HS

Kiểm tra và soạn thảo VB trả lời/Báo cáo thẩm

định/Quyết định

Xem xét

Phê duyệt

Trình ký


404


Văn thư

BM.KHTC.04.12

Văn thư Ban KHTC, VP ĐHQGHN

BM.KHTC.04.12

5.3.2. Mô tả 5.3.2.1. Hồ sơ của đơn vị

- Tờ trình xin phê duyệt kết quả đấu thầu;

- Biên bản đóng thầu;

- Biên bản mở thầu;

- Báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu;

- Báo cáo đánh giá Hồ sơ dự thầu;

- Hồ sơ dự thầu của các nhà thầu;

- Các văn bản pháp lý khác liên quan (nếu có);

- Bảng, biểu và tài liệu khác đính kèm văn bản trình duyệt (nếu có).

5.3.2.2. Quy trình chi tiết



Hồ sơ liên quan

8


- Tiếp nhận và xem xét hồ sơ theo quy định thành phần hồ sơ; - Nhập thông tin hồ sơ vào chương trình; - Lập phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13; - Lập biên nhận hồ sơ theo mẫu BM.KHTC.04.14; - Chuyển giao hồ sơ cho bộ phận thẩm định của Ban KHTC.

01 ngày

- Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13 - Biên nhận hồ sơ theo mẫu BM.KHTC.04.14

9 Bộ phận thẩm định

Thụ lý hồ sơ + Không đồng ý: • Về thành phần hồ sơ không đầy đủ: Lập văn bản trả lời cho đơn vị. • Về nội dung hồ sơ chưa hợp lý: soạn văn bản góp ý chỉnh sửa. + Đồng ý: Dự thảo báo cáo thẩm định HSMT; quyết định phê duyệt HSMT.






405



Hồ sơ liên quan

10 Lãnh đạo

Ban KHTC


+ Đồng ý: ký duyệt báo cáo kết quả thẩm định HSMT, ký tắt vào quyết định,... chuyển hồ sơ cho chuyên viên để trình Ban Giám đốc.

+ Không đồng ý: yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa, bổ sung. Trường hợp ký các văn bản trả lời cho đơn vị thì sẽ do Lãnh đạo Ban ký ban hành gửi đơn vị.

02 ngày

làm việc


- Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13

- Văn bản trả lời/ góp ý chỉnh sửa/ Báo cáo thẩm định HSMT/ Quyết định phê duyệt HSMT

11

Ban Giám đốc

Lãnh đạo

Ban KHTC


+ Đồng ý: ký duyệt quyết định phê duyệt HSMT, chuyển hồ sơ cho Ban KHTC đến văn phòng cơ quan cho số, đóng dấu.

+ Không đồng ý: yêu cầu bộ phận thẩm định chỉnh sửa, bổ sung và trình Lãnh đạo Ban xem xét và ký văn bản trả lời đơn vị.

02 ngày



- Văn bản trả lời/ góp ý chỉnh sửa/ Báo cáo thẩm định HSMT/ Quyết định phê duyệt HSMT

12 Văn thư

(Văn phòng Cơ quan)

Cho số, đóng dấu Quyết định phê duyệt hoặc văn bản trả lời/ chỉnh sửa.

01 ngày

làm việc


- Văn bản trả lời/ góp ý chỉnh sửa/ Quyết định phê duyệt HSMT

13

Tổ TN và HT hồ sơ

(Văn phòng ĐHQGHN)

Trả kết quả về phê duyệt HSMT (Quyết định phê duyệt, HSMT kèm theo) hoặc văn bản trả lời/ chỉnh sửa cho đơn vị.

Theo

ngày hẹn


- Văn bản trả lời/ góp ý chỉnh sửa/ Quyết định phê duyệt HSMT


406

6. HỒ SƠ LƯU TRỮ

STT Tên biểu mẫu/ hồ sơ

Số bảnlưu trữ

Phân loại Bộ phận / người lưu trữ

Thời gian lưu trữ tối đa tại Ban KHTC

1 Phiếu nhật ký công việc theo mẫu BM.KHTC.04.13

01 Bản chính 01 năm

2 Văn bản trả lời / chỉnh sửa


3 Báo cáo thống kê công việc theo mẫu BM.KHTC.04.15


4 Hồ sơ liên quan về kế hoạch đấu thầu

01 Bản chính

Bộ phận thẩm định liên quan

02 năm

7. PHỤ LỤC

Các biểu mẫu được sử dụng trong quy trình:

1. BM.KHTC.04.01: Mẫu Tờ trình phê duyệt kế hoạch đấu thầu

2. BM.KHTC.04.02: Mẫu Danh sách cán bộ, viên chức và tổ chức bộ máy tham gia đấu thầu

3. BM.KHTC.04.03: Mẫu Quyết định phê duyệt kế hoạch thực hiện/đấu thầu

4. BM.KHTC.04.04: Mẫu Tờ trình phê duyệt Hồ sơ mời thầu

5. BM.KHTC.04.05: Mẫu Hồ sơ mời thầu

6. BM.KHTC.04.06: Mẫu Quyết định phê duyệt Hồ sơ mời thầu

7. BM.KHTC.04.07: Mẫu Tờ trình xin phê duyệt kết quả đấu thầu

8. BM.KHTC.04.08: Mẫu Biên bản đóng thầu

9. BM.KHTC.04.09: Mẫu Biên bản mở thầu

10 BM.KHTC.04.10: Mẫu Báo cáo thẩm định

11. BM.KHTC.04.11: Mẫu Báo cáo đánh giá Hồ sơ dự thầu

12. BM.KHTC.04.12: Mẫu Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu

13. BM.KHTC.04.13: Mẫu Phiếu nhật ký công việc

14. BM.KHTC.04.14: Mẫu Giấy biên nhận Hồ sơ

15. BM.KHTC.04.15: Mẫu Báo cáo thống kê công việc


407

(BM.KHTC.04.01)


[TÊN CHỦ ĐẦU TƯ] CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM


Số: /TTr-… Hà Nội, ngày….. tháng….. năm…..

TỜ TRÌNH Phê duyệt kế hoạch đấu thầu [Tên dự án hoặc tên gói thầu]

Kính gửi: [Tên người có thẩm quyền]

Căn cứ quyết định đầu tư hoặc quyết định phê duyệt dự án [Ghi rõ số quyết định và ngày tháng năm] của [Tên người quyết định đầu tư hoặc người quyết định phê duyệt dự án] về việc phê duyệt dự án [Tên dự án được phê duyệt], [Tên chủ đầu tư] trình [Tên người có thẩm quyền] xem xét, phê duyệt KHĐT trên cơ sở những nội dung dưới đây:

I. MÔ TẢ TÓM TẮT DỰ ÁN

- Tên dự án;

- Tổng mức đầu tư hoặc tổng vốn đầu tư;

- Tên chủ đầu tư hoặc chủ dự án;

- Nguồn vốn;

- Thời gian thực hiện dự án;

- Địa điểm, quy mô dự án;

- Các thông tin khác (nếu có).

II. PHẦN CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN

Phần công việc đã thực hiện bao gồm những gói thầu hoặc công việc đã thực hiện trước do chưa đủ điều kiện để lập KHĐT cho toàn bộ dự án mà chỉ lập KHĐT riêng cho từng gói thầu.

Biểu 1: Phần công việc đã thực hiện (1)

STT Nội dung công việc hoặc tên

gói thầu

Đơn vị thực hiện

Giá trị thực hiện / giá hợp đồng hoặc

giá trúng thầu

Hình thức hợp đồng

Thời gian thực hiện hợp đồng

Văn bản phê duyệt (nếu có)

1 2

… Tổng cộng giá trị thực hiện: Tổng cộng giá hợp đồng: Tổng cộng giá trúng thầu:

Ghi chú:


408

(1) Trường hợp có nhiều gói thầu hoặc công việc đã thực hiện trước khi có quyết định đầu tư thì có thể đưa biểu 1 vào phần Phụ lục.

III. PHẦN CÔNG VIỆC KHÔNG ÁP DỤNG HÌNH THỨC LỰA CHỌN NHÀ THẦU

Biểu 2: Phần công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu

STT Nội dung công việc Đơn vị thực hiện Giá trị thực hiện

1

2

…

Tổng cộng giá trị thực hiện:

IV. PHẦN KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU

1. Biểu Kế hoạch đấu thầu

Kế hoạch đấu thầu (KHĐT) bao gồm việc xác định số lượng các gói thầu và nội dung của từng gói thầu. KHĐT được lập thành biểu như sau:

Biểu 3: Tổng hợp KHĐT(1)

STT Tên gói

thầu Giá gói thầu(2)

Nguồn vốn

Hình thức lựa chọn nhà thầu

Phương thức đấu thầu

Thời gian lựa chọn nhà

thầu



1

2

…

Tổng cộng giá trị thực hiện của KHĐT:

Ghi chú:

(1) Trường hợp có nhiều gói thầu thì có thể đưa biểu 3 vào phần Phụ lục, các gói thầu được xếp theo từng lĩnh vực, theo thứ tự thời gian và trình tự công việc thực hiện.

(2) Trường hợp giá gói thầu bao gồm cả dự phòng thì ghi rõ giá trị dự phòng.

Tổng giá trị các phần công việc đã thực hiện, phần công việc không áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu và phần công việc thuộc KHĐT không được vượt quá tổng mức đầu tư của dự án.

2. Giải trình nội dung Kế hoạch đấu thầu


409

a) Tên gói thầu và cơ sở phân chia các gói thầu

- Tên gói thầu

Tên gói thầu thể hiện khái quát tính chất, nội dung và phạm vi công việc của gói thầu, phù hợp với nội dung công việc nêu trong dự án.

Trường hợp gói thầu bao gồm nhiều phần riêng biệt (nhiều lô), tên gói thầu cần nêu tên của từng phần và tên từng phần phải thể hiện nội dung cơ bản của phần đó.

- Với mỗi gói thầu cần phải ghi đầy đủ danh mục các đầu thiết bị (có các thông số kỹ thuật chính).

- Cơ sở phân chia các gói thầu.

Việc phân chia dự án thành các gói thầu phải căn cứ vào nội dung dự án, tính chất của công việc, trình tự thực hiện theo thời gian và theo các nguyên tắc sau:

+ Đảm bảo tính đồng bộ về mặt kỹ thuật và công nghệ của dự án, không được chia những công việc của dự án thành các gói thầu quá nhỏ, làm mất sự thống nhất, đồng bộ yêu cầu về kỹ thuật và công nghệ.

+ Đảm bảo tiến độ thực hiện dự án.

+ Đảm bảo quy mô hợp lý (phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của dự án, năng lực của nhà thầu hiện tại và phù hợp với sự phát triển của thị trường trong nước…).

+ Mỗi gói thầu chỉ có một hồ sơ mời thầu hoặc một hồ sơ yêu cầu và được tiến hành đấu thầu một lần.

Việc chia dự án thành các gói thầu trái với quy định để thực hiện chỉ định thầu hoặc tạo cơ hội cho số ít nhà thầu tham gia là không phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu.

b) Giá gói thầu

Gửi kèm theo tờ trình này chứng nhận thẩm định giá của đơn vị có tư cách pháp nhân hợp pháp.

Giá gói thầu là toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu (bao gồm cả chi phí dự phòng) được xác định trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán, dự toán được duyệt (nếu có) và các quy định hiện hành.

Đối với dự án sử dụng vốn ODA, giá gói thầu còn phải được xác định trên cơ sở của điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận quốc tế đã được cơ quan có thẩm quyền của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ký kết với nhà tài trợ.

Trong trường hợp gói thầu gồm nhiều phần riêng biệt thì giá gói thầu trong KHĐT cần nêu rõ giá ước tính cho từng phần.

Đối với những gói thầu lớn, phức tạp, thời gian thực hiện kéo dài, tại thời điểm lập KHĐT chưa lường trước các công việc, chi phí phát sinh thì trong giá gói thầu cần bao


410

gồm cả dự phòng. Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa thông thường, áp dụng hình thức hợp đồng trọn gói thì giá gói thầu không cần thiết có dự phòng.

Trường hợp giá gói thầu có dự phòng thì trong KHĐT cần phải thể hiện rõ chi phí dự phòng trong giá gói thầu. Việc xác định chi phí dự phòng và nội dung công việc cần có dự phòng căn cứ vào các quy định pháp luật có liên quan.

Khi tham dự thầu, nhà thầu tính giá dự thầu dựa trên khối lượng công việc cần thực hiện của gói thầu. Vì vậy trường hợp giá gói thầu có dự phòng, việc đánh giá và xác định giá đề nghị trúng thầu cần căn cứ vào giá gói thầu không kể phần dự phòng.

Dự phòng trong giá gói thầu để giải quyết đối với những công việc phát sinh, trượt giá trong quá trình thực hiện hợp đồng và tạo thuận lợi khi điều chỉnh hợp đồng (nếu có).

Chú ý: Chi phí dự phòng chưa phân bổ nêu ở phần III (là tổng chi phí dự phòng của dự án trừ đi chi phí dự phòng đã phân bổ trong các gói thầu) để bổ sung cho chi phí tăng thêm khi dự toán được duyệt lớn hơn giá gói thầu được duyệt.

c) Nguồn vốn

Ghi rõ: vốn đầu tư xây dựng cơ bản, sự nghiệp khoa học công nghệ, kinh phí chi thường xuyên, nguồn thu bổ sung, tài trợ, viện trợ,…

Đối với mỗi gói thầu phải nêu rõ nguồn vốn hoặc phương thức thu xếp vốn để thanh toán cho nhà thầu.

Xác định rõ nguồn vốn để thanh toán cho nhà thầu là yêu cầu bắt buộc khi lập KHĐT, tránh việc không có vốn thanh toán khi nhà thầu đã thực hiện hợp đồng.

Trường hợp sử dụng vốn ODA thì phải nêu rõ tên nhà tài trợ vốn và cơ cấu nguồn vốn (trong nước, ngoài nước).

d) Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu - Hình thức lựa chọn nhà thầu

Tùy theo tính chất, đặc điểm của gói thầu mà xác định hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu hiện hành. Khi áp dụng hình thức khác với hình thức đấu thầu rộng rãi thì phải giải trình lý do cụ thể.

Khi lựa chọn hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cần nêu rõ là đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế trong nước hoặc quốc tế hoặc có sơ tuyển.

Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, gói thầu EPC có giá trị ≥ 300 tỷ đồng theo quy định thì phải thực hiện sơ tuyển. Trường hợp những gói thầu trên có yêu cầu kỹ thuật cao, kỹ thuật có tính chất đặc thù, có tính chất nghiên cứu, thử nghiệm mà trong thực tế chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng yêu cầu thì có thể áp dụng đấu thầu hạn chế mà không cần thiết phải tiến hành sơ tuyển.

- Phương thức đấu thầu

Phương thức đấu thầu một túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, gói thầu EPC.


411

Phương thức đấu thầu hai túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn.

Phương thức đấu thầu hai giai đoạn được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, gói thầu EPC có kỹ thuật, công nghệ mới, phức tạp, đa dạng, chủ đầu tư chưa hiểu rõ về gói thầu nên không có khả năng xác định rõ các yêu cầu về kỹ thuật.

đ) Thời gian lựa chọn nhà thầu

Thời gian lựa chọn nhà thầu là khoảng thời gian để thực hiện các công việc như sơ tuyển nhà thầu (nếu có), lập hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu, phát hành hồ sơ mời thầu, chuẩn bị hồ sơ dự thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, trình thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, thương thảo hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Thời gian lựa chọn nhà thầu phải tiến hành trước thời điểm thực hiện hợp đồng một khoảng thời gian vừa đủ để thực hiện các công việc trên.

e) Hình thức hợp đồng

Tùy theo tính chất, yêu cầu công việc của gói thầu mà xác định hình thức hợp đồng phù hợp theo quy định để tránh việc áp dụng hợp đồng không khả thi dẫn đến phải điều chỉnh, bổ sung trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Trường hợp trong một gói thầu có nhiều công việc tương ứng với nhiều hình thức hợp đồng thì hợp đồng đối với gói thầu đó có thể bao gồm nhiều hình thức hợp đồng.

Trường hợp gói thầu bao gồm những phần công việc được xác định rõ về số lượng, khối lượng và khi thực hiện không có phát sinh, không có biến động về giá thì áp dụng hình thức hợp đồng trọn gói.

g) Thời gian thực hiện hợp đồng

Thời gian thực hiện hợp đồng đối với từng gói thầu được xác định cụ thể, phù hợp với tiến độ thực hiện toàn bộ dự án, là thời gian kể từ khi hợp đồng có hiệu lực cho đến khi nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.

V. PHẦN CÔNG VIỆC CHƯA ĐỦ ĐIỀU KIỆN LẬP KHĐT (NẾU CÓ)

Trường hợp tại thời điểm lập KHĐT, dự án có những phần công việc chưa đủ điều kiện hình thành nên gói thầu (dự án chưa phân bổ hết nguồn vốn đầu tư) thì phải nêu nội dung công việc và giá trị phần công việc còn lại trong KHĐT.

VI. KIẾN NGHỊ

Trên cơ sở những nội dung phân tích nêu trên, [Tên chủ đầu tư] kính trình Đại học Quốc gia Hà Nội xem xét, phê duyệt KHĐT như đã nêu ở Biểu 3, mục IV.



412

Nơi nhận: - Như trên; -…………;

- Lưu:…...

[THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ] (Ký, ghi họ tên, chức danh và đóng dấu)


413


(Đơn vị:........................) (BM.KHTC.04.02)

DANH SÁCH CÁN BỘ, VIÊN CHỨC VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY THAM GIA ĐẤU THẦU

(Kèm theo Quyết định số: /QĐ-KHTC ngày / /2009)

Stt Họ và tên Đơn vị công tác Chức vụ Đã có chứng chỉ về

nghiệp vụ đấu thầu (1) Số năm kinh nghiệm trong

hoạt động đấu thầu Ghi chú

1

2

…

Ghi chú:

+) (1) - Ghi rõ ngày, tháng, năm và đơn vị cấp chứng chỉ.

+) Lần đầu tiên làm hồ sơ thì gửi kèm các bản phô tô (có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị) chứng chỉ về nghiệp vụ đấu thầu của cá nhân. Với các lần tiếp theo chỉ gửi bản phô tô (có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị) chứng chỉ về nghiệp vụ đấu thầu của các cá nhân mới tham gia lần đầu.


414

(BM.KHTC.04.03) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ-KHTC


QUYẾT ĐỊNH

V/v: Phê duyệt Kế hoạch thực hiện / đấu thầu Gói thầu:…………………………………… Dự án:………………………………………


Căn cứ Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 07/2001/NĐ-CP ngày 01 tháng 02 năm 2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia Hà Nội;

Căn cứ Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 05/5/2008 của Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng;

Căn cứ Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12 tháng 12 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ Ban hành quy chế về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia;

Căn cứ Quyết định số 600/TCCB ngày 01 tháng 10 năm 2001 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội về việc quy định về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội;

Xét đề nghị tại Tờ trình số…/TTr-…ngày…/…/…. của (Tên đơn vị) về việc xin phê duyệt KHĐT cung cấp trang, thiết bị;

Theo đề nghị của các ông Trưởng ban Kế hoạch Tài chính và Trưởng ban Khoa học Công nghệ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kế hoạch thực hiện / đấu thầu gói thầu (Tên gói thầu) thuộc dự án (Tên dự án) của (Tên đơn vị) (Phụ lục chi tiết kèm theo).

Điều 2. (Tên đơn vị) có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch đấu thầu theo đúng nội dung và tiến độ đã được phê duyệt tại Điều 1.

Điều 3. Các Ông Chánh Văn phòng, Trưởng ban Kế hoạch Tài chính, Trưởng ban Khoa học Công nghệ và Thủ trưởng (Tên đơn vị) chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như điều 3;

- Lưu: VP, KHTC.

GIÁM ĐỐC


415

(BM.KHTC.04.03) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Phụ lục

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN / ĐẤU THẦU

(kèm theo Quyết định số:……/QĐ-KHTC ngày …/…/…)

Stt Tên gói thầu

Giá gói thầu

(đồng)

Nguồn vốn

Phương thức đấu thầu

Hình thức lựa chọn nhà

thầu

Thời gian lựa chọn nhà thầu


Thời gian thực hiện hợp

đồng

01

Tổng cộng giá trị thực hiện của KHĐT:

Bằng chữ: ….


416

(BM.KHTC.04.04)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI[Tên chủ đầu tư] Số: / TTr


Hà Nội, ngày tháng năm ……

TỜ TRÌNH

Về việc trình duyệt hồ sơ mời thầu Gói thầu …………………………….

Dự án: ……………………………….

Kính gửi: Đại học Quốc gia Hà Nội (Qua Ban Kế hoạch Tài chính)

Theo kế hoạch đấu thầu đã được phê duyệt, … (Tên chủ đầu tư) kính trình Đại học Quốc gia Hà Nội phê duyệt Hồ sơ mời thầu gói thầu:… (Tên gói thầu)…. thuộc dự án (Tên dự án) ….. với các nội dung chính như sau:

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU





Căn cứ Quyết định số …/… ngày ……. của Đại học Quốc gia Hà Nội về việc phê duyệt dự án (Tên dự án)………;

Căn cứ Quyết định số …/… ngày ……. của Đại học Quốc gia Hà Nội về việc phê duyệt tổng dự toán / tổng dự toán chi tiết dự án (Tên dự án)…;

Căn cứ Quyết định số …/… ngày ……. của Đại học Quốc gia Hà Nội về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu dự án ………;

Căn cứ các văn bản pháp lý liên quan khác (nếu có),


417

II. NỘI DUNG HỒ SO MỜI THẦU

1. Biên chế hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu được biên chế thành ... tập với các phần như sau:

....

2. Nội dung hồ sơ mời thầu

- Hồ sơ mời thầu của gói thầu... (Tên gói thầu) thuộc Dự án... (Tên dự án)

- Hình thức lựa chọn nhà thầu:..............

- Phương thức đấu thầu:.........................

- Loại hợp đồng:.....................................

- Thời gian thực hiện hợp đồng:.............

- Địa điểm thực hiện:.............................

- Ngôn ngữ sử dụng:..............................

- Đồng tiền chào thầu:............................

- Thông số kỹ thuật và các vấn đề khác: Xem chi tiết ở phần … của hồ sơ mời thầu.

… [Tên chủ đầu tư] kính trình Đại học Quốc gia Hà Nội xem xét và phê duyệt Hồ sơ mời thầu.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu : ...

[THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ] (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Ghi chú: Đối với các đơn vị được ủy quyền chỉ cần thay tên:

+) Đơn vị phê duyệt (ĐHQGHN) Tên của Chủ đầu tư ;

+) Tên chủ đầu tư Tên Phòng trình duyệt ;

+) Thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng Phòng trình duyệt.


418

(BM.KHTC.04.05) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

(TÊN CHỦ ĐẦU TƯ)

HỒ SƠ MỜI THẦU

(tên gói thầu) (tên dự án)

(tên chủ đầu tư)

Năm ....


419


Duyệt (đối với các đơn vị không ủy quyền)

…, ngày … tháng … năm … Đại diện hợp pháp của bên mời thầu

(Ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu)

MỤC LỤC

Trang

Các từ viết tắt

PHẦN I. YÊU CẦU VỀ THỦ TỤC ĐẤU THẦU

Chương I. Chỉ dẫn đối với nhà thầu

A. Tổng quát

B. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu

C. Nộp hồ sơ dự thầu

D. Mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu

E. Trúng thầu

Chương II. Bảng dữ liệu đấu thầu

Chương III. Tiêu chuẩn đánh giá và nội dung xác định giá đánh giá

Chương IV. Biểu mẫu dự thầu

Mẫu số 1. Đơn dự thầu

Mẫu số 2. Giấy ủy quyền

Mẫu số 3. Thỏa thuận liên danh

Mẫu số 4. Biểu giá chào cho hàng hóa sản xuất, gia công trong nước

Mẫu số 5. Biểu giá chào cho hàng hóa sản xuất, gia công ngoài nước

Mẫu số 6. Biểu giá chào cho hàng hóa sản xuất, gia công ngoài nước đã nhập khẩu và đang được chào bán tại Việt Nam

Mẫu số 7. Kê khai các hợp đồng đang thực hiện của nhà thầu

Mẫu số 8. Hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện

Mẫu số 9. Kê khai năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính

Mẫu số 10. Kê khai năng lực tài chính của nhà thầu


420

Mẫu số 11. Bảo lãnh dự thầu

Mẫu số 12. Giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất

PHẦN II. YÊU CẦU VỀ CUNG CẤP

Chương V. Phạm vi cung cấp

Chương VI. Tiến độ cung cấp

Chương VII. Yêu cầu về mặt kỹ thuật

PHẦN III. YÊU CẦU VỀ HỢP ĐỒNG

Chương VIII. Điều kiện chung của hợp đồng

Chương IX. Điều kiện cụ thể của hợp đồng

Chương X. Mẫu hợp đồng

Mẫu số 13. Hợp đồng

Mẫu số 14. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Mẫu số 15. Bảo lãnh tiền tạm ứng


421

CÁC TỪ VIẾT TẮT

BDL Bảng dữ liệu đấu thầu

HSMT Hồ sơ mời thầu

HSDT Hồ sơ dự thầu

ĐKC Điều kiện chung của hợp đồng

ĐKCT Điều kiện cụ thể của hợp đồng

TCĐG Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu

Incoterms Quy tắc chính thức của Phòng Thương mại quốc tế giải thích các điều kiện thương mại

Giá CIF, CIP, EXW… Giá của hàng hóa được xác định dựa trên điều kiện giao hàng tương ứng theo giải thích của Incoterms

Gói thầu ODA Là gói thầu thuộc dự án sử dụng vốn vay ODA từ các nhà tài trợ (Ngân hàng Thế giới - WB, Ngân hàng Phát triển châu Á - ADB, Ngân hàng Hợp tác Quốc tế Nhật Bản - JBIC, Ngân hàng Tái thiết Đức - KfW, Cơ quan Phát triển Pháp - AFD...)

Nghị định 58/CP Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 05/5/2008 của Chính phủ về hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng

VND Đồng Việt Nam

USD Đồng đô la Mỹ


422

Phần I

YÊU CẦU VỀ THỦ TỤC ĐẤU THẦU

Chương I CHỈ DẪN ĐỐI VỚI NHÀ THẦU

A. TỔNG QUÁT

Mục 1. Nội dung đấu thầu

1. Bên mời thầu mời nhà thầu tham gia đấu thầu để cung cấp hàng hóa (bao gồm cả phụ tùng thay thế, tài liệu kỹ thuật và dịch vụ kỹ thuật kèm theo nếu có) cho gói thầu thuộc dự án nêu tại BDL. Tên gói thầu và nội dung cung cấp chủ yếu được mô tả trong BDL.

2. Thời gian thực hiện hợp đồng được quy định trong BDL.

Mục 2. Nguồn vốn

Nguồn vốn để thực hiện gói thầu được quy định trong BDL.

Mục 3. Điều kiện tham gia đấu thầu

1. Có tư cách hợp lệ như quy định trong BDL;

2. Chỉ được tham gia trong một HSDT với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc là nhà thầu liên danh. Trường hợp liên danh phải có văn bản thỏa thuận giữa các thành viên theo Mẫu số 3 Chương IV, trong đó quy định rõ thành viên đứng đầu liên danh, trách nhiệm chung và trách nhiệm riêng của từng thành viên đối với công việc thuộc gói thầu;

3. Đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu nêu trong thông báo mời thầu (trường hợp đấu thầu rộng rãi) hoặc thư mời thầu (trường hợp đấu thầu hạn chế hoặc đấu thầu rộng rãi có sơ tuyển);

4. Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu như quy định trong BDL.

Mục 4. Tính hợp lệ của hàng hóa

1. Tất cả các hàng hóa được coi là hợp lệ nếu có xuất xứ rõ ràng, hợp pháp và theo những yêu cầu khác nêu tại BDL.

2. Xuất xứ của hàng hóa được hiểu là quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà hàng hóa được khai thác, trồng, canh tác, sản xuất, chế tạo hoặc tại đó thông qua việc chế biến, lắp ráp, chế tạo bổ sung để tạo thành một sản phẩm được công nhận về mặt thương mại nhưng có sự khác biệt đáng kể về bản chất so với các chi tiết cấu thành nó.


423

Mục 5. Chi phí dự thầu

Nhà thầu phải chịu mọi chi phí liên quan đến quá trình tham gia đấu thầu, kể từ khi nhận HSMT cho đến khi thông báo kết quả đấu thầu, riêng đối với nhà thầu trúng thầu tính đến khi ký hợp đồng.

Mục 6. HSMT và giải thích làm rõ HSMT

1. HSMT bao gồm các nội dung được liệt kê tại Mục lục của HSMT này. Việc kiểm tra, nghiên cứu các nội dung của HSMT để chuẩn bị HSDT thuộc trách nhiệm của nhà thầu.

2. Trường hợp nhà thầu muốn được giải thích làm rõ HSMT thì phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu theo địa chỉ và thời gian ghi trong BDL (nhà thầu có thể thông báo trước cho bên mời thầu qua fax, e-mail…). Sau khi nhận được văn bản yêu cầu làm rõ HSMT theo thời gian quy định trong BDL, bên mời thầu sẽ có văn bản trả lời và gửi cho tất cả các nhà thầu nhận HSMT.

Trong trường hợp cần thiết, bên mời thầu tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong HSMT mà các nhà thầu thấy chưa rõ. Nội dung trao đổi sẽ được bên mời thầu ghi lại thành văn bản làm rõ HSMT gửi cho tất cả nhà thầu nhận HSMT.

Mục 7. Sửa đổi HSMT

Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh phạm vi cung cấp hoặc điều chỉnh yêu cầu nào đó, bên mời thầu sẽ tiến hành sửa đổi HSMT (bao gồm cả việc gia hạn thời hạn nộp HSDT nếu cần thiết) bằng cách gửi văn bản sửa đổi HSMT tới tất cả các nhà thầu nhận HSMT trước thời điểm đóng thầu theo thời gian được quy định trong BDL. Tài liệu này là một phần của HSMT. Nhà thầu phải thông báo cho bên mời thầu là đã nhận được các tài liệu sửa đổi đó bằng cách gửi văn bản trực tiếp, theo đường bưu điện, fax hoặc email.

B. CHUẨN BỊ HỒ SƠ DỰ THẦU

Mục 8. Ngôn ngữ sử dụng

HSDT cũng như tất cả văn bản và tài liệu trao đổi giữa bên mời thầu và nhà thầu liên quan đến việc đấu thầu phải được viết bằng ngôn ngữ như quy định trong BDL.

Mục 9. Nội dung HSDT

HSDT do nhà thầu chuẩn bị phải bao gồm những nội dung sau:

1. Đơn dự thầu theo quy định tại Mục 11 Chương này;

2. Giá dự thầu và biểu giá theo quy định tại Mục 12 Chương này;

3. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo quy định tại Mục 14 Chương này;

4. Tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp (đáp ứng) của hàng hóa theo quy định tại Mục 15 Chương này;


424

5. Bảo đảm dự thầu theo quy định tại Mục 16 Chương này;

6. Các nội dung khác quy định tại BDL.

Mục 10. Thay đổi tư cách tham gia đấu thầu

Trường hợp nhà thầu cần thay đổi tư cách (tên) tham gia đấu thầu so với khi mua HSMT thì thực hiện theo quy định tại BDL.

Mục 11. Đơn dự thầu

Đơn dự thầu do nhà thầu chuẩn bị và được điền đầy đủ theo Mẫu số 1 Chương IV có chữ ký của người đại diện hợp pháp của nhà thầu (là người đại diện theo pháp luật của nhà thầu hoặc người được ủy quyền kèm theo giấy ủy quyền hợp lệ theo Mẫu số 2 Chương IV). Trường hợp ủy quyền, nhà thầu gửi kèm theo các tài liệu, giấy tờ theo quy định trong BDL để chứng minh tư cách hợp lệ của người được ủy quyền. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký, trừ trường hợp trong văn bản thỏa thuận liên danh có quy định các thành viên trong liên danh ủy quyền cho người đại diện hợp pháp của thành viên đứng đầu liên danh ký đơn dự thầu. Trường hợp từng thành viên liên danh có ủy quyền thì thực hiện như đối với nhà thầu độc lập.

Mục 12. Giá dự thầu và biểu giá

1. Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn dự thầu thuộc HSDT sau khi trừ phần giảm giá (nếu có). Giá dự thầu của nhà thầu phải bao gồm toàn bộ các chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu trên cơ sở yêu cầu về cung cấp nêu tại Phần II của HSMT này.

2. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì có thể nộp cùng với HSDT hoặc nộp riêng song phải đảm bảo nộp trước thời điểm đóng thầu. Trường hợp thư giảm giá nộp cùng với HSDT thì nhà thầu phải thông báo cho bên mời thầu trước hoặc tại thời điểm đóng thầu hoặc phải có bảng kê thành phần HSDT trong đó có thư giảm giá. Trong thư giảm giá cần nêu rõ nội dung và cách thức giảm giá vào các hạng mục cụ thể trong biểu giá. Trường hợp không nêu rõ cách thức giảm giá thì được hiểu là giảm đều theo tỷ lệ cho tất cả hạng mục trong biểu giá.

3. Trường hợp gói thầu được chia thành nhiều phần và cho phép dự thầu theo từng phần như quy định trong BDL thì nhà thầu có thể chào cho một hoặc nhiều phần của gói thầu. Nhà thầu cần chào đủ các hạng mục trong một hoặc nhiều phần của gói thầu mà mình tham dự.

4. Nhà thầu phải điền đầy đủ các thông tin phù hợp vào biểu giá như đơn giá, giá trị cho từng hạng mục hàng hóa và tổng giá dự thầu (lập theo Mẫu số 4, số 5 và số 6 Chương IV). Trong mỗi biểu giá, nhà thầu phải ghi rõ các yếu tố cấu thành giá chào theo quy định trong BDL.

5. Các thuật ngữ EXW, CIP, CIF và các thuật ngữ tương tự khác được hiểu theo giải thích của Incoterms ban hành vào thời gian như được quy định trong BDL.


425

Mục 13. Đồng tiền dự thầu

Giá dự thầu sẽ được chào bằng đồng tiền được quy định trong BDL.

Mục 14. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu

1. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu:

a) Đối với nhà thầu độc lập, phải cung cấp các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của mình như quy định trong BDL.

b) Đối với nhà thầu liên danh, phải cung cấp các tài liệu sau đây:

- Các tài liệu nêu tại điểm a khoản này đối với từng thành viên trong liên danh;

- Văn bản thỏa thuận liên danh giữa các thành viên theo quy định tại khoản 2 Mục 3 Chương này.

2. Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu:

a) Các hợp đồng đang thực hiện và các hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện được liệt kê theo Mẫu số 7 và Mẫu số 8 Chương IV; năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính được liệt kê theo Mẫu số 9 Chương IV, năng lực tài chính của nhà thầu được liệt kê theo Mẫu số 10 Chương IV. Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu liên danh là tổng năng lực và kinh nghiệm của các thành viên trên cơ sở phạm vi công việc mà mỗi thành viên đảm nhận; trong đó từng thành viên phải chứng minh kinh nghiệm và năng lực của mình là đáp ứng yêu cầu của HSMT cho phần việc được phân công thực hiện trong liên danh.

b) Các tài liệu khác được quy định trong BDL.

Mục 15. Tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp (đáp ứng) của hàng hóa

1. Nhà thầu phải nêu rõ xuất xứ của hàng hóa (theo quy định tại Mục 4 Chương này), ký mã hiệu, nhãn mác của sản phẩm và các tài liệu kèm theo để chứng minh tính hợp lệ của hàng hóa.

2. Nhà thầu phải cung cấp các tài liệu theo quy định trong BDL để chứng minh hàng hóa được cung cấp là phù hợp (đáp ứng) yêu cầu của HSMT.

Mục 16. Bảo đảm dự thầu

1. Khi tham gia đấu thầu, nhà thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu theo quy định trong BDL. Trường hợp liên danh thì phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu theo một trong hai cách sau:

a) Từng thành viên trong liên danh sẽ thực hiện riêng rẽ bảo đảm dự thầu nhưng bảo đảm tổng giá trị không thấp hơn mức yêu cầu nêu tại khoản 1 Mục 16 BDL; nếu bảo đảm dự thầu của một thành viên trong liên danh được xác định là không hợp lệ thì hồ sơ dự thầu của liên danh đó sẽ bị loại theo điều kiện tiên quyết.


426

b) Các thành viên trong liên danh thoả thuận để một thành viên chịu trách nhiệm thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu cho cả liên danh. Trong trường hợp này, bảo đảm dự thầu có thể bao gồm tên của liên danh hoặc tên của thành viên chịu trách nhiệm thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu cho cả liên danh nhưng bảo đảm tổng giá trị không thấp hơn mức yêu cầu nêu tại khoản 1 Mục 16 BDL.

2. Bảo đảm dự thầu được coi là không hợp lệ khi thuộc một trong các trường hợp sau đây: có giá trị thấp hơn, không đúng đồng tiền quy định, thời gian hiệu lực ngắn hơn, không nộp theo địa chỉ và thời gian quy định trong HSMT, không đúng tên nhà thầu (đối với nhà thầu liên danh thì theo quy định tại khoản 1 Mục này), không phải là bản gốc và không có chữ ký hợp lệ (đối với thư bảo lãnh của ngân hàng, tổ chức tài chính).

3. Nhà thầu không trúng thầu sẽ được hoàn trả bảo đảm dự thầu trong thời gian quy định trong BDL. Đối với nhà thầu trúng thầu, bảo đảm dự thầu được hoàn trả sau khi nhà thầu thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng.

4. Bên mời thầu sẽ tịch thu bảo đảm dự thầu và xử lý theo quy định của pháp luật trong các trường hợp sau đây:

a) Rút HSDT sau khi đóng thầu mà HSDT vẫn còn hiệu lực;

b) Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu mà không tiến hành hoặc từ chối tiến hành thương thảo, hoàn thiện hợp đồng hoặc đã thương thảo, hoàn thiện xong nhưng từ chối ký hợp đồng mà không có lý do chính đáng;

c) Không thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng trước khi ký hợp đồng hoặc trước khi hợp đồng có hiệu lực.

Mục 17. Thời gian có hiệu lực của HSDT

1. Thời gian có hiệu lực của HSDT phải đảm bảo như quy định trong BDL và được tính từ thời điểm đóng thầu; HSDT có thời gian hiệu lực ngắn hơn bị coi là không hợp lệ và bị loại.

2. Bên mời thầu có thể gửi văn bản yêu cầu nhà thầu gia hạn thời gian có hiệu lực của HSDT một hoặc nhiều lần nhưng đảm bảo không quá 30 ngày, kèm theo việc yêu cầu nhà thầu gia hạn tương ứng thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu. Nếu nhà thầu không chấp nhận việc gia hạn thì HSDT của nhà thầu này không được xem xét tiếp và trong trường hợp này nhà thầu được nhận lại bảo đảm dự thầu.

Mục 18. Quy cách của HSDT và chữ ký trong HSDT

1. Nhà thầu phải chuẩn bị một bản gốc và một số bản chụp HSDT được quy định trong BDL và ghi rõ "bản gốc" và "bản chụp" tương ứng. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và phù hợp giữa bản chụp và bản gốc. Trong quá trình đánh giá, nếu bên mời thầu phát hiện bản chụp có lỗi kỹ thuật như chụp nhòe, không rõ chữ, chụp thiếu trang… thì lấy nội dung của bản gốc làm cơ sở. Trường hợp bản chụp có nội dung sai khác so với bản gốc thì tùy theo mức độ sai khác, bên mời thầu sẽ quyết định xử lý cho phù hợp, chẳng hạn sai khác đó là không cơ bản, không làm thay đổi bản chất của HSDT


427

thì được coi là lỗi chấp nhận được; nhưng nếu sai khác đó làm thay đổi nội dung cơ bản của HSDT so với bản gốc thì bị coi là gian lận, HSDT sẽ bị loại, đồng thời nhà thầu sẽ bị xử lý theo quy định tại Mục 39 Chương này.

2. HSDT phải được đánh máy, in bằng mực không tẩy được, đánh số trang theo thứ tự liên tục. Đơn dự thầu, thư giảm giá, biểu giá chào và các văn bản bổ sung làm rõ HSDT của nhà thầu phải được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký.

3. Những chữ viết chen giữa, tẩy xoá hoặc viết đè lên bản đánh máy chỉ có giá trị khi có chữ ký ở bên cạnh của người ký đơn dự thầu và được đóng dấu (nếu có).

C. NỘP HỒ SƠ DỰ THẦU

Mục 19. Niêm phong và cách ghi trên túi đựng HSDT

1. HSDT bao gồm các nội dung nêu tại Mục 9 Chương này. HSDT phải được đựng trong túi có niêm phong bên ngoài (cách đánh dấu niêm phong do nhà thầu tự quy định). Cách trình bày các thông tin trên túi đựng HSDT được quy định trong BDL.

2. Trong trường hợp HSDT gồm nhiều tài liệu, nhà thầu cần thực hiện việc đóng gói toàn bộ tài liệu sao cho việc tiếp nhận và bảo quản HSDT của bên mời thầu được thuận tiện, đảm bảo sự toàn vẹn của HSDT, tránh thất lạc, mất mát. Trường hợp có thể, nhà thầu nên đóng gói tất cả các tài liệu của HSDT vào cùng một túi. Trường hợp cần đóng gói thành nhiều túi nhỏ để dễ vận chuyển thì trên mỗi túi nhỏ phải ghi rõ số thứ tự từng túi trên tổng số túi nhỏ để đảm bảo tính thống nhất và từng túi nhỏ cũng phải được đóng gói, niêm phong và ghi theo đúng quy định tại Mục này.

Mục 20. Thời hạn nộp HSDT

1. HSDT do nhà thầu nộp trực tiếp hoặc gửi đến địa chỉ của bên mời thầu nhưng phải đảm bảo bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu quy định trong BDL.

2. Bên mời thầu có thể gia hạn thời hạn nộp HSDT (thời điểm đóng thầu) trong trường hợp cần tăng thêm số lượng HSDT hoặc khi sửa đổi HSMT theo quy định tại Mục 7 Chương này hoặc theo yêu cầu của nhà thầu khi bên mời thầu xét thấy cần thiết.

3. Khi gia hạn thời hạn nộp HSDT, bên mời thầu phải thông báo bằng văn bản cho các nhà thầu đã mua HSMT, đồng thời thông báo gia hạn thời hạn nộp HSDT phải được đăng tải trên Báo Đấu thầu tối thiểu 1 kỳ và đăng trên trang thông tin điện tử về đấu thầu (trừ trường hợp không thuộc diện bắt buộc); đối với đấu thầu quốc tế còn phải đăng tải đồng thời trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rộng rãi. Khi thông báo, bên mời thầu sẽ ghi rõ thời điểm đóng thầu mới để nhà thầu sửa lại thời gian có hiệu lực của HSDT nếu thấy cần thiết. Nhà thầu đã nộp HSDT có thể nhận lại và chỉnh sửa HSDT của mình. Trường hợp nhà thầu chưa nhận lại hoặc không nhận lại HSDT thì bên mời thầu quản lý HSDT đó theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”.


428

Mục 21. HSDT nộp muộn

Bất kỳ tài liệu nào thuộc HSDT kể cả thư giảm giá (nếu có) mà bên mời thầu nhận được sau thời điểm đóng thầu đều được coi là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng, trừ tài liệu làm rõ HSDT theo yêu cầu của bên mời thầu.

Mục 22. Sửa đổi hoặc rút HSDT

Khi muốn sửa đổi hoặc rút HSDT đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị và bên mời thầu chỉ chấp thuận nếu nhận được văn bản đề nghị của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu; văn bản đề nghị rút HSDT phải được gửi riêng biệt với HSDT.

D. MỞ THẦU VÀ ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ DỰ THẦU

Mục 23. Mở thầu

1. Việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu theo thời gian và địa điểm quy định trong BDL trước sự chứng kiến của những người có mặt và không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu được mời. Bên mời thầu có thể mời đại diện của các cơ quan có liên quan đến tham dự lễ mở thầu.

2. Bên mời thầu tiến hành mở lần lượt HSDT của từng nhà thầu có tên trong danh sách mua HSMT (bao gồm cả nhà thầu thay đôi tư cách tham dự thầu) và nộp HSDT trước thời điểm đóng thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về hậu quả hoặc sự bất lợi nếu không tuân theo quy định trong HSMT như: nhà thầu không niêm phong hoặc làm mất niêm phong HSDT trong quá trình chuyển tới bên mời thầu, không ghi đúng các thông tin trên túi đựng HSDT theo hướng dẫn. HSDT của nhà thầu có văn bản xin rút HSDT đã nộp (nộp riêng biệt với HSDT và bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu) và HSDT của nhà thầu nộp sau thời điểm đóng thầu sẽ không được mở và được trả lại nguyên trạng cho nhà thầu.

3. Việc mở HSDT của từng nhà thầu được thực hiện theo trình tự như sau:

a) Kiểm tra niêm phong HSDT;

b) Mở HSDT;

c) Đọc và ghi vào biên bản các thông tin chủ yếu:

- Tên nhà thầu;

- Số lượng bản gốc, bản chụp HSDT;

- Thời gian có hiệu lực của HSDT;

- Giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu;

- Thư giảm giá (nếu có);

- Giá trị, thời hạn hiệu lực và biện pháp bảo đảm dự thầu;

- Văn bản đề nghị sửa đổi HSDT (nếu có) theo quy định tại Mục 22 Chương này;

- Các thông tin khác có liên quan.


429

4. Biên bản mở thầu cần được đại diện bên mời thầu, đại diện của từng nhà thầu có mặt và đại diện các cơ quan liên quan tham dự ký xác nhận. Bản chụp của biên bản mở thầu có thể gửi cho tất cả nhà thầu nộp HSDT.

5. Sau khi mở thầu, bên mời thầu phải ký xác nhận vào từng trang bản gốc của tất cả HSDT và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”. Việc đánh giá HSDT được tiến hành theo bản chụp.

Mục 24. Làm rõ HSDT

Trong quá trình đánh giá HSDT, bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu làm rõ nội dung của HSDT (kể cả việc làm rõ đơn giá khác thường). Việc làm rõ HSDT chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có HSDT cần phải làm rõ và được thực hiện dưới hình thức trao đổi trực tiếp (bên mời thầu mời nhà thầu đến gặp trực tiếp để trao đổi, những nội dung hỏi và trả lời phải lập thành văn bản) hoặc gián tiếp (bên mời thầu gửi văn bản yêu cầu làm rõ và nhà thầu phải trả lời bằng văn bản). Trong văn bản yêu cầu làm rõ cần quy định thời hạn làm rõ của nhà thầu. Nội dung làm rõ HSDT thể hiện bằng văn bản được bên mời thầu bảo quản như một phần của HSDT. Trường hợp quá thời hạn làm rõ mà nhà thầu không trả lời hoặc bên mời thầu không nhận được văn bản làm rõ, hoặc nhà thầu có văn bản làm rõ nhưng không đáp ứng được yêu cầu làm rõ của bên mời thầu thì bên mời thầu căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật để xem xét, xử lý.

Việc làm rõ HSDT không làm thay đổi nội dung cơ bản của HSDT đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.

Mục 25. Đánh giá sơ bộ HSDT

1. Kiểm tra tính hợp lệ và sự đầy đủ của HSDT, gồm:

a) Tính hợp lệ của đơn dự thầu (Mẫu số 1 Chương IV) theo quy định tại Mục 11 Chương này;

b) Tính hợp lệ của thỏa thuận liên danh theo quy định tại khoản 2 Mục 3 Chương này (nếu có);

c) Tư cách hợp lệ của nhà thầu theo Mục 3 và khoản 1 Mục 14 Chương này;

d) Tính hợp lệ, sự đáp ứng của hàng hóa nêu tại Mục 4 và Mục 15 Chương này;

đ) Số lượng bản gốc, bản chụp HSDT theo quy định tại khoản 1 Mục 18 Chương này;

e) Bảo đảm dự thầu theo quy định tại Mục 16 Chương này;

g) Biểu giá chào theo quy định tại Mục 12 Chương này;

h) Các yêu cầu khác được quy định trong BDL.

2. HSDT của nhà thầu không đáp ứng một trong những điều kiện tiên quyết nêu trong BDL thì bị loại và không được xem xét tiếp.


430

3. Đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm được quy định tại Mục 1 Chương III (1).

Mục 26. Đánh giá về mặt kỹ thuật

Bên mời thầu tiến hành đánh giá về mặt kỹ thuật các HSDT đã vượt qua đánh giá sơ bộ trên cơ sở các yêu cầu của HSMT và TCĐG nêu tại Mục 2 Chương III. Những HSDT đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật được chủ đầu tư phê duyệt mới được xác định giá đánh giá.

Mục 27. Xác định giá đánh giá

Bên mời thầu xác định giá đánh giá của các HSDT theo trình tự sau đây: xác định giá dự thầu; sửa lỗi; hiệu chỉnh các sai lệch; chuyển đổi giá đề nghị trúng thầu sang một đồng tiền chung (nếu có); đưa các chi phí về một mặt bằng để xác định giá đánh giá như nêu tại Mục 3 Chương III.

Mục 28. Sửa lỗi

1. Sửa lỗi là việc sửa lại những sai sót trong HSDT bao gồm lỗi số học, lỗi khác và được tiến hành theo nguyên tắc sau đây:

a) Đối với lỗi số học bao gồm những lỗi do thực hiện các phép tính cộng, trừ, nhân, chia không chính xác:

- Trường hợp không nhất quán giữa đơn giá và thành tiền thì lấy đơn giá làm cơ sở pháp lý cho việc sửa lỗi;

- Trường hợp không nhất quán giữa bảng giá tổng hợp và bảng giá chi tiết thì lấy bảng giá chi tiết làm cơ sở pháp lý cho việc sửa lỗi.

b) Đối với các lỗi khác:

- Cột thành tiền được điền vào mà không có đơn giá tương ứng thì đơn giá được xác định bổ sung bằng cách chia thành tiền cho số lượng;

- Khi có đơn giá nhưng cột thành tiền bỏ trống thì thành tiền sẽ được xác định bổ sung bằng cách nhân số lượng với đơn giá;

- Nếu một nội dung nào đó có điền đơn giá và thành tiền nhưng bỏ trống số lượng thì số lượng bỏ trống được xác định bổ sung bằng cách chia thành tiền cho đơn giá của nội dung đó. Trường hợp số lượng được xác định bổ sung nêu trên khác với số lượng nêu trong HSMT thì được coi là sai lệch về phạm vi cung cấp và được hiệu chỉnh theo quy định tại điểm a khoản 1 Mục 29 Chương này.

- Lỗi nhầm đơn vị: sử dụng dấu "," (dấu phẩy) thay cho dấu "." (dấu chấm) và ngược lại thì được sửa lại cho phù hợp theo cách viết của Việt Nam.

(1) Trường hợp đánh giá năng lực và kinh nghiệm sau khi xác định giá đánh giá thì chuyển khoản này xuống sau

Mục 27.


431

2. Sau khi sửa lỗi theo nguyên tắc trên, bên mời thầu sẽ thông báo bằng văn bản cho nhà thầu. Nhà thầu phải có văn bản thông báo cho bên mời thầu về việc chấp nhận sửa lỗi nêu trên. Nếu nhà thầu không chấp nhận việc sửa lỗi thì HSDT của nhà thầu đó sẽ bị loại. Trường hợp HSDT có lỗi số học với tổng giá trị tuyệt đối lớn hơn 10% giá dự thầu cũng sẽ bị loại. Lỗi số học được tính theo tổng giá trị tuyệt đối, không phụ thuộc vào việc giá dự thầu tăng lên hay giảm đi sau khi sửa.

Mục 29. Hiệu chỉnh các sai lệch

1. Hiệu chỉnh các sai lệch là việc điều chỉnh những nội dung thiếu hoặc thừa trong HSDT so với yêu cầu của HSMT cũng như điều chỉnh những khác biệt giữa các phần của HSDT; giữa đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính; giữa con số và chữ viết; giữa nội dung trong đơn dự thầu và các phần khác của HSDT. Việc hiệu chỉnh các sai lệch được thực hiện như sau:

a) Trường hợp có những sai lệch về phạm vi cung cấp thì phần chào thiếu sẽ được cộng thêm vào, phần chào thừa sẽ được trừ đi theo nguyên tắc nếu không thể tách ra trong giá dự thầu của nhà thầu đang tiến hành sửa sai lệch thì lấy mức giá chào cao nhất đối với nội dung này (nếu chào thiếu) và lấy mức giá chào thấp nhất (nếu chào thừa) trong số các HSDT khác vượt qua bước đánh giá về mặt kỹ thuật. Trong trường hợp chỉ có một nhà thầu duy nhất vượt qua bước đánh giá về mặt kỹ thuật thì tiến hành sửa sai lệch trên cơ sở lấy mức giá của nhà thầu này (nếu có) hoặc trong dự toán của gói thầu;

b) Trường hợp có sai lệch giữa những nội dung thuộc đề xuất kỹ thuật và nội dung thuộc đề xuất tài chính thì nội dung thuộc đề xuất kỹ thuật sẽ là cơ sở pháp lý cho việc hiệu chỉnh sai lệch;

c) Trường hợp không nhất quán giữa con số và chữ viết thì lấy chữ viết làm cơ sở pháp lý cho việc hiệu chỉnh sai lệch;

d) Trường hợp có sự sai khác giữa giá ghi trong đơn dự thầu (không kể giảm giá) và giá trong biểu giá tổng hợp thì được coi đây là sai lệch và việc hiệu chỉnh sai lệch này được căn cứ vào giá ghi trong biểu giá tổng hợp sau khi được hiệu chỉnh và sửa lỗi theo biểu giá chi tiết.

2. HSDT có sai lệch với tổng giá trị tuyệt đối lớn hơn 10% giá dự thầu sẽ bị loại. Giá trị các sai lệch được tính theo tổng giá trị tuyệt đối, không phụ thuộc vào việc giá dự thầu tăng lên hay giảm đi sau khi hiệu chỉnh sai lệch.

Mục 30. Chuyển đổi sang một đồng tiền chung

Trường hợp cho phép các nhà thầu chào giá bằng nhiều đồng tiền khác nhau theo quy định tại Mục 13 Chương này, để có cơ sở cho việc đánh giá và so sánh các HSDT, bên mời thầu quy đổi giá dự thầu về cùng một đồng tiền căn cứ vào tỷ giá giữa đồng Việt Nam và đồng tiền nước ngoài theo quy định trong BDL.


432

Mục 31. Mặt bằng để so sánh HSDT

Mặt bằng để so sánh HSDT bao gồm mặt bằng kỹ thuật, thương mại, tài chính và các nội dung khác. Các yếu tố để đưa giá dự thầu về cùng một mặt bằng so sánh được nêu tại Mục 3 Chương III.

Mục 32. Tiếp xúc với bên mời thầu

Trừ trường hợp được yêu cầu làm rõ HSDT theo quy định tại Mục 24 Chương này, không nhà thầu nào được phép tiếp xúc với bên mời thầu về các vấn đề liên quan đến HSDT của mình cũng như liên quan đến gói thầu trong suốt thời gian kể từ thời điểm mở thầu đến khi thông báo kết quả đấu thầu.

E. TRÚNG THẦU

Mục 33. Điều kiện được xem xét đề nghị trúng thầu

Nhà thầu được xem xét đề nghị trúng thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

1. Có HSDT hợp lệ;

2. Được đánh giá là đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm theo quy định tại Mục 1 Chương III;

3. Có đề xuất về mặt kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Mục 2 Chương III;

4. Có giá đánh giá thấp nhất theo quy định tại Mục 3 Chương III;

5. Có giá đề nghị trúng thầu không vượt giá gói thầu được duyệt.

Mục 34. Quyền của bên mời thầu được chấp nhận, loại bỏ bất kỳ hoặc tất cả các HSDT

Bên mời thầu được quyền chấp nhận hoặc loại bỏ bất kỳ HSDT hoặc hủy đấu thầu vào bất kỳ thời điểm nào trong quá trình đấu thầu trên cơ sở tuân thủ Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện.

Mục 35. Thông báo kết quả đấu thầu

1. Ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, bên mời thầu gửi văn bản thông báo kết quả đấu thầu cho các nhà thầu tham dự thầu (bao gồm cả nhà thầu trúng thầu và nhà thầu không trúng thầu). Trong thông báo kết quả đấu thầu, bên mời thầu không giải thích lý do đối với nhà thầu không trúng thầu.

2. Bên mời thầu gửi thông báo trúng thầu bằng văn bản tới nhà thầu trúng thầu kèm theo dự thảo hợp đồng theo Mẫu số 13 Chương X đã được điền các thông tin cụ thể của gói thầu và kế hoạch thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, trong đó nêu rõ những vấn đề cần trao đổi khi thương thảo, hoàn thiện hợp đồng.


433

Mục 36. Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng thực hiện như sau:

1. Việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng để ký kết hợp đồng căn cứ theo các nội dung sau:

- Kết quả đấu thầu được duyệt;

- Dự thảo hợp đồng theo Mẫu (Mẫu số 13 Chương X) đã được điền đầy đủ thông tin cụ thể của gói thầu;

- Các yêu cầu nêu trong HSMT;

- Các nội dung nêu trong HSDT và giải thích làm rõ HSDT của nhà thầu trúng thầu (nếu có);

- Các nội dung cần được thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu.

2. Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, trong thời hạn quy định tại BDL, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thư chấp thuận vào thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Quá thời hạn nêu trên, nếu bên mời thầu không nhận được thư chấp thuận hoặc nhà thầu từ chối vào thương thảo, hoàn thiện hợp đồng thì bảo đảm dự thầu của nhà thầu này sẽ bị xử lý theo quy định tại Mục 16 của Chương này. Đồng thời, chủ đầu tư sẽ báo cáo để người quyết định đầu tư quyết định hủy kết quả đấu thầu trước đó và xem xét, quyết định nhà thầu xếp hạng tiếp theo trúng thầu để mời vào thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Trong trường hợp đó, nhà thầu sẽ được bên mời thầu yêu cầu gia hạn hiệu lực HSDT và bảo đảm dự thầu nếu cần thiết.

3. Nội dung thương thảo, hoàn thiện hợp đồng bao gồm các vấn đề còn tồn tại, chưa hoàn chỉnh, đặc biệt là việc áp giá đối với những sai lệch trong HSDT trên nguyên tắc đảm bảo giá ký hợp đồng không vượt giá trúng thầu được duyệt (giá ký hợp đồng chỉ được vượt giá trúng thầu trong các trường hợp do pháp luật về đấu thầu quy định và phải được người có thẩm quyền chấp thuận). Việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng cũng bao gồm cả việc nghiên cứu các sáng kiến, giải pháp do nhà thầu đề xuất, phương án thay thế (nếu có yêu cầu), chi tiết hoá các nội dung còn chưa cụ thể...

4. Sau khi đạt được kết quả thương thảo, hoàn thiện, chủ đầu tư và nhà thầu sẽ tiến hành ký hợp đồng. Trong trường hợp liên danh, hợp đồng được ký kết phải bao gồm chữ ký của tất cả các thành viên trong liên danh.

Mục 37. Bảo đảm thực hiện hợp đồng

Nhà thầu trúng thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định tại Điều 5 Chương VIII (Điều kiện chung của hợp đồng) để đảm bảo nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện hợp đồng. Nhà thầu không được nhận lại bảo đảm thực hiện hợp đồng trong trường hợp từ chối thực hiện hợp đồng sau khi hợp đồng có hiệu lực.


434

Mục 38. Kiến nghị trong đấu thầu

1. Nhà thầu tham dự thầu có quyền kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu và những vấn đề khác trong quá trình đấu thầu khi thấy quyền, lợi ích của mình bị ảnh hưởng.

2. Kiến nghị về những vấn đề trong quá trình đấu thầu mà không phải về kết quả đấu thầu được giải quyết như sau:

a) Nhà thầu kiến nghị bằng văn bản trong khoảng thời gian từ khi xảy ra sự việc đến trước khi có thông báo kết quả đấu thầu;

b) Đơn kiến nghị phải được gửi trước tiên tới bên mời thầu theo địa chỉ nêu tại BDL. Bên mời thầu có trách nhiệm trả lời bằng văn bản tới nhà thầu có kiến nghị trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn kiến nghị;

c) Trường hợp bên mời thầu không giải quyết được hoặc nhà thầu không đồng ý với giải quyết của bên mời thầu thì nhà thầu được quyền gửi đơn kiến nghị đến chủ đầu tư nêu tại BDL để xem xét, giải quyết. Chủ đầu tư có trách nhiệm giải quyết kiến nghị bằng văn bản trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn kiến nghị;

d) Trường hợp chủ đầu tư không giải quyết được hoặc nhà thầu không đồng ý với giải quyết của chủ đầu tư thì nhà thầu được quyền gửi đơn kiến nghị đến người có thẩm quyền nêu tại BDL để xem xét, giải quyết. Người có thẩm quyền có trách nhiệm giải quyết trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn kiến nghị.

3. Kiến nghị về kết quả đấu thầu được giải quyết như sau:

a) Nhà thầu kiến nghị bằng văn bản trong vòng tối đa 10 ngày kể từ ngày thông báo kết quả đấu thầu;

b) Theo trình tự quy định tại điểm b và điểm c khoản 2 Mục này;

c) Trường hợp chủ đầu tư không giải quyết được hoặc nhà thầu không đồng ý với giải quyết của chủ đầu tư thì nhà thầu được quyền gửi đơn kiến nghị đồng thời tới người có thẩm quyền và Chủ tịch Hội đồng tư vấn về giải quyết kiến nghị để xem xét, giải quyết. Nhà thầu phải nộp một khoản chi phí là 0,01% giá dự thầu nhưng tối thiểu là 2.000.000 đồng và tối đa là 30.000.000 đồng cho bộ phận thường trực giúp việc của Hội đồng tư vấn nêu tại BDL. Trường hợp nhà thầu có kiến nghị được kết luận là đúng thì chi phí do nhà thầu nộp sẽ được hoàn trả bởi cá nhân, tổ chức có trách nhiệm liên đới.

d) Hội đồng tư vấn phải có báo cáo kết quả làm việc gửi người có thẩm quyền trong thời gian tối đa 20 ngày kể từ khi nhận được kiến nghị của nhà thầu. Trong thời gian tối đa là 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo kết quả của Hội đồng tư vấn, người có thẩm quyền phải ra quyết định giải quyết kiến nghị của nhà thầu.

4. Khi có kiến nghị, nhà thầu có quyền khởi kiện ngay ra tòa án. Trường hợp nhà thầu lựa chọn cách giải quyết không khởi kiện ra tòa án thì thực hiện kiến nghị theo quy định tại Mục này.


435

Mục 39. Xử lý vi phạm trong đấu thầu

1. Trường hợp nhà thầu có các hành vi vi phạm pháp luật về đấu thầu thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý căn cứ quy định của Luật Đấu thầu, Nghị định 58/CP và các quy định pháp luật khác có liên quan.

2. Quyết định xử lý vi phạm được gửi cho tổ chức, cá nhân bị xử phạt; gửi cho các cơ quan, tổ chức liên quan và Bộ Kế hoạch và Đầu tư để đăng tải trên Báo Đấu thầu và trang thông tin điện tử về đấu thầu.

3. Quyết định xử lý vi phạm được thực hiện ở bất kỳ địa phương, ngành nào đều có hiệu lực thi hành trên phạm vi cả nước và trong tất cả các ngành.

4. Nhà thầu bị xử lý vi phạm pháp luật về đấu thầu có quyền khởi kiện ra tòa án về quyết định xử lý vi phạm.

Chương II BẢNG DỮ LIỆU ĐẤU THẦU

Bảng dữ liệu đấu thầu bao gồm các nội dung chi tiết của gói thầu theo một số mục tương ứng trong Chương I (Chỉ dẫn đối với nhà thầu). Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào so với các nội dung tương ứng trong Chương I thì căn cứ vào các nội dung trong Chương này.

Mục Khoản Nội dung

1 1 - Tên gói thầu: __________ [Nêu tên gói thầu theo kế hoạch đấu thầu được duyệt]

- Tên dự án: __________ [Nêu tên dự án được duyệt]

- Nội dung cung cấp chủ yếu: _______ [Nêu nội dung yêu cầu]

2 Thời gian thực hiện hợp đồng: _______________

[Nêu cụ thể thời gian theo kế hoạch đấu thầu được duyệt]

2 Nguồn vốn để thực hiện gói thầu: ____________

[Nêu rõ nguồn vốn hoặc phương thức thu xếp vốn để thanh toán cho nhà thầu; trường hợp sử dụng vốn ODA thì phải nêu rõ tên nhà tài trợ vốn và cơ cấu nguồn vốn (ngoài nước, trong nước)]

3 1 Tư cách hợp lệ của nhà thầu: __________________

[Tùy theo tính chất của gói thầu mà nêu yêu cầu về tư cách hợp lệ của nhà thầu trên cơ sở tuân thủ quy định tại Điều 7 của Luật Đấu thầu, chẳng hạn yêu cầu nhà thầu phải cung cấp một trong các loại văn bản pháp lý sau: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư, Quyết định thành lập hoặc Giấy đăng ký hoạt động hợp pháp... Đối với gói thầu ODA nêu yêu cầu theo quy định của nhà tài trợ]

4 Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu: __________________

[Tùy theo tính chất của gói thầu mà nêu yêu cầu trên cơ sở tuân thủ nội dung về bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu theo quy định tại Điều 11 của Luật Đấu thầu và Điều 3 Nghị định 58/CP]


436


4 1 Yêu cầu khác về tính hợp lệ của hàng hóa: _________________ [Nêu yêu cầu khác về tính hợp lệ của hàng hóa (nếu có). Đối với gói thầu ODA nêu yêu cầu theo quy định của nhà tài trợ]

6 2 - Địa chỉ bên mời thầu: ______ [Nêu địa chỉ bên mời thầu] - Thời gian nhận được văn bản yêu cầu giải thích làm rõ HSMT không muộn hơn ____ ngày trước thời điểm đóng thầu. [Tùy theo tính chất của gói thầu mà ghi số ngày cụ thể cho phù hợp]

7 Tài liệu sửa đổi HSMT (nếu có) sẽ được bên mời thầu gửi đến tất cả các nhà thầu nhận HSMT trước thời điểm đóng thầu tối thiểu ______ ngày. [Ghi số ngày cụ thể, nhưng phải đảm bảo đủ thời gian để nhà thầu hoàn chỉnh HSDT và không được quy định ít hơn 10 ngày]

8 Ngôn ngữ sử dụng: _______________________ [Nêu cụ thể ngôn ngữ sử dụng. Đối với đấu thầu trong nước là tiếng Việt. Đối với đấu thầu quốc tế, HSMT có thể được lập bằng tiếng Anh hoặc bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Trường hợp HSMT bằng tiếng Anh thì cần quy định HSDT phải bằng tiếng Anh. Trường hợp HSMT bằng tiếng Việt và tiếng Anh thì cần quy định nhà thầu có thể lựa chọn một trong hai thứ tiếng (tiếng Việt hoặc tiếng Anh) để lập HSDT. Đối với các tài liệu khác có liên quan như catalô, bản vẽ kỹ thuật... thì cần yêu cầu giới hạn trong một số loại ngôn ngữ thông dụng, nếu nhà thầu sử dụng ngôn ngữ khác thì tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu mà yêu cầu phải có bản dịch sang ngôn ngữ cùng với ngôn ngữ của HSDT. Đối với gói thầu ODA nêu yêu cầu theo quy định của nhà tài trợ]

9 6 Các nội dung khác:__________________ [Nêu các nội dung khác (nếu có)]

10 Thay đổi tư cách tham dự thầu:__________________ [Nêu quy định về thay đổi tư cách (tên) tham gia đấu thầu so với khi phê duyệt danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu hoặc khi mua HSMT trên cơ sở quy định sau: Đối với đấu thầu rộng rãi không sơ tuyển thì trong Mục này quy định “Nhà thầu chỉ cần gửi văn bản thông báo về việc thay đổi tư cách tham gia đấu thầu đến bên mời thầu với điều kiện bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu”. Đối với đấu thầu rộng rãi có sơ tuyển hoặc đấu thầu hạn chế thì trong Mục này cần quy định: “Nhà thầu cần gửi văn bản thông báo về việc thay đổi tư cách tham gia đấu thầu đến bên mời thầu và bên mời thầu chỉ xem xét khi nhận được văn bản thông báo của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu. Việc thay đổi tư cách tham gia đấu thầu là hợp lệ khi có chấp thuận của bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu bằng văn bản. Trường hợp cần thiết, bên mời thầu gửi văn bản chấp thuận bằng fax, e-mail trước, bản gốc được gửi theo đường bưu điện. Trường hợp không chấp thuận việc thay đổi tư cách tham gia đấu thầu của nhà thầu thì bên mời thầu sẽ nêu rõ lý do phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu”]

11 Tài liệu, giấy tờ để chứng minh tư cách hợp lệ của người được ủy quyền: _______________________ [Nêu cụ thể văn bản pháp lý mà nhà thầu cần phải gửi để chứng minh tư cách hợp lệ của người được ủy quyền như bản sao Điều lệ công ty, Quyết định thành lập chi nhánh, Quyết định bổ nhiệm…]


437


12 3 Các phần của gói thầu: __________________ [Trường hợp gói thầu được chia thành nhiều phần thì nêu rõ danh mục, nội dung công việc của từng phần và điều kiện dự thầu theo từng phần hoặc nhiều phần. Trong mục này cũng quy định rõ cách chào giá riêng cho từng phần hoặc nhiều phần, giá trị bảo đảm dự thầu cho từng phần và nguyên tắc xét duyệt trúng thầu cho một hoặc nhiều phần của gói thầu. Việc đánh giá HSDT và xét duyệt trúng thầu sẽ được thực hiện theo từng phần và kết hợp giữa các phần với nhau trên cơ sở bảo đảm nguyên tắc tổng giá đánh giá của gói thầu là thấp nhất và giá trúng thầu của cả gói thầu không vượt giá gói thầu được duyệt mà không so sánh với ước tính chi phí của từng phần. Các trường hợp đề xuất giảm giá với điều kiện nhà thầu trúng thầu một hoặc nhiều phần của gói thầu mà bên mời thầu xét thấy phù hợp, có lợi sẽ được xem xét, đánh giá tại bước đánh giá HSDT].

4 Trong biểu giá, nhà thầu phải phân tích các nội dung cấu thành của giá chào theo các yêu cầu sau: ______________________ [Tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu mà quy định cụ thể nội dung này, đảm bảo thuận tiện cho việc đánh giá, so sánh và xếp hạng HSDT. Theo đó, cần yêu cầu làm rõ các yếu tố cấu thành giá chào để nhà thầu đáp ứng, cụ thể như sau: a) Đối với hàng hóa sản xuất, gia công trong nước (thực hiện theo Mẫu số 4 Chương IV), cần yêu cầu nhà thầu tách rõ các khoản mục chi phí như: - Liệt kê đầy đủ các loại thuế và phí theo quy định của pháp luật. Khi yêu cầu nhà thầu chào giá hàng hóa theo giá EXW, cần quy định rõ nếu phải nhập khẩu các bộ phận, linh kiện, nguyên liệu… để sản xuất hoặc lắp ráp hàng hóa cung cấp cho gói thầu thì nhà thầu tách rõ thuế nhập khẩu, lệ phí hải quan và thuế giá trị gia tăng (VAT) phải trả cho phần nhập khẩu đó; - Chào đầy đủ các chi phí cho vận chuyển, bảo hiểm và chi phí khác có liên quan đến vận chuyển; - Chào đầy đủ các chi phí cho dịch vụ kỹ thuật kèm theo để thực hiện gói thầu. b) Đối với hàng hóa sản xuất, gia công ngoài nước (thực hiện theo Mẫu số 5 Chương IV), cần yêu cầu nhà thầu tách rõ các khoản mục chi phí như: - Chào giá theo giá CIF hoặc CIP… (theo quy định của Incoterms cùng với các sửa đổi phù hợp nếu cần thiết); - Liệt kê đầy đủ các loại thuế và phí theo quy định của pháp luật; - Chào đầy đủ các chi phí cho vận chuyển, bảo hiểm và chi phí khác có liên quan đến vận chuyển; - Chào đầy đủ các chi phí cho dịch vụ kỹ thuật kèm theo để thực hiện gói thầu. c) Đối với hàng hóa sản xuất, gia công ngoài nước đã nhập khẩu và đang được chào bán tại Việt Nam (thực hiện theo Mẫu số 6 Chương IV), cần yêu cầu nhà thầu tách rõ các khoản mục chi phí như: - Liệt kê đầy đủ các loại thuế và phí theo quy định của pháp luật; Khi yêu cầu nhà thầu chào giá hàng hóa theo giá EXW thì cần quy định nhà thầu tách rõ thuế nhập khẩu, lệ phí hải quan và thuế giá trị gia tăng (VAT) phải trả đối với hàng hóa đã nhập khẩu đó; - Chào đầy đủ các chi phí cho vận chuyển, bảo hiểm và chi phí khác có liên quan đến vận chuyển; - Chào đầy đủ các chi phí cho dịch vụ kỹ thuật kèm theo để thực hiện gói thầu.]


438


5 Incoterms năm __________________________________

[Ghi năm ban hành, chẳng hạn “Incoterms 1990” hoặc “Incoterms 2000”]

13 Đồng tiền dự thầu: __________________________________

[Nêu cụ thể yêu cầu về đồng tiền dự thầu. Tùy theo yêu cầu của gói thầu mà quy định việc cho phép và điều kiện áp dụng để nhà thầu chào theo một hoặc một số đồng tiền khác nhau, ví dụ: VND, USD… Trường hợp cho phép chào bằng ngoại tệ thì phải yêu cầu nhà thầu chứng minh được nội dung công việc sử dụng ngoại tệ kèm theo bản liệt kê chi tiết nội dung công việc và giá trị ngoại tệ tương ứng. Tuy nhiên phải đảm bảo nguyên tắc một đồng tiền cho một khối lượng cụ thể; các loại chi phí trong nước phải được chào thầu bằng đồng Việt Nam]

14 1 a) Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu: ________

[Nêu yêu cầu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu trên cơ sở phù hợp với yêu cầu tại Mục 3 của BDL này, ví dụ như bản chụp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh…]

2 b) Các tài liệu khác chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu: _______________________________________

[Nêu yêu cầu tài liệu chứng minh khác (nếu có)]

15 2 Tài liệu chứng minh sự đáp ứng của hàng hóa: __________

[Tùy theo tính chất của gói thầu mà yêu cầu nhà thầu cung cấp các tài liệu chứng minh sự đáp ứng của hàng hóa dưới hình thức văn bản, bản vẽ và số liệu, chẳng hạn:

a) Bảng liệt kê chi tiết danh mục hàng hóa phù hợp với yêu cầu về phạm vi cung cấp nêu tại Chương V.

b) Biểu tiến độ cung cấp phù hợp với yêu cầu nêu tại Chương VI.

c) Tài liệu về mặt kỹ thuật như tiêu chuẩn hàng hóa, tính năng, thông số kỹ thuật, thông số bảo hành của từng loại hàng hóa (kèm theo bản vẽ để mô tả nếu cần), giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất theo Mẫu số 12 Chương IV (chỉ áp dụng trong trường hợp hàng hóa là đặc chủng, phức tạp; trong trường hợp cần thiết, đối với những hàng hóa thông thường bên mời thầu có thể yêu cầu giấy ủy quyền bán hàng của đại lý phân phối) và các nội dung khác như yêu cầu nêu tại Chương VII;

d) Các nội dung yêu cầu khác (nếu có)]

16 1 Nội dung yêu cầu về bảo đảm dự thầu:

- Hình thức bảo đảm dự thầu: ___________________________

[Tùy theo yêu cầu của gói thầu mà nêu cụ thể hình thức bảo đảm dự thầu theo một trong các biện pháp: đặt cọc, ký quỹ hoặc thư bảo lãnh của ngân hàng, tổ chức tài chính. Nếu yêu cầu nộp thư bảo lãnh của ngân hàng, tổ chức tài chính thì sử dụng Mẫu số 11 Chương IV do một ngân hàng, tổ chức tài chính hoạt động hợp pháp phát hành. Trường hợp bảo lãnh do một ngân hàng, tổ chức tài chính ở nước ngoài phát hành thì phải phát hành thông qua chi nhánh tại Việt Nam hoặc phải được một ngân hàng của Việt Nam có quan hệ đại lý với ngân hàng, tổ chức tài chính phát hành xác nhận trước khi gửi bên mời thầu. Nếu cho phép nhà thầu được thực hiện bảo đảm dự thầu theo biện pháp đặt cọc, ký quỹ thì nêu rõ cách thực hiện.


439


Trường hợp quy định thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu theo hình thức nộp thư bảo lãnh của ngân hàng, tổ chức tài chính thì cần quy định tính hợp lệ của thư bảo lãnh được xem xét theo quy định về phân cấp ký và phát hành thư bảo lãnh của từng ngân hàng hoặc tổ chức tài chính] - Giá trị và đồng tiền bảo đảm dự thầu: __________________ [Nêu cụ thể giá trị và đồng tiền bảo đảm dự thầu. Tùy theo điều kiện cụ thể của gói thầu mà quy định giá trị bảo đảm dự thầu nhưng không vượt quá 3% giá gói thầu. Trường hợp gói thầu chia thành nhiều phần độc lập, cần quy định rõ giá trị bảo đảm dự thầu cho từng phần theo khoản 3 Mục 12 BDL] - Thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu: _____ ngày kể từ thời điểm đóng thầu. [Ghi rõ số ngày, được xác định bằng toàn bộ thời gian có hiệu lực của HSDT quy định trong Mục 17 Chương này cộng thêm 30 ngày] Đối với gói thầu ODA, các nội dung nêu trên ghi theo quy định của nhà tài trợ

3 Thời gian hoàn trả bảo đảm dự thầu cho nhà thầu không trúng thầu: Trong vòng ___ ngày kể từ ngày thông báo kết quả đấu thầu. [Ghi rõ số ngày, nhưng không quá 30 ngày. Đối với gói thầu ODA ghi theo quy định của nhà tài trợ]

17 1 Thời gian có hiệu lực của HSDT là _____ ngày kể từ thời điểm đóng thầu. [Ghi rõ số ngày tùy thuộc mức độ phức tạp, quy mô của gói thầu, nhưng không được quy định quá 180 ngày]

18 1 Số lượng HSDT phải nộp: - 01 bản gốc; và - ____ bản chụp [Ghi rõ số lượng yêu cầu nhưng không quá 5 bản]

19 1 Cách trình bày các thông tin trên túi đựng HSDT: _______ [Nêu cụ thể cách trình bày, ví dụ: Nhà thầu phải ghi rõ các thông tin sau trên túi đựng HSDT: - Tên, địa chỉ, điện thoại của nhà thầu: ______________ - Địa chỉ nộp HSDT (tên, địa chỉ của bên mời thầu): __________ - Tên gói thầu: _________________________ - Không được mở trước ___ giờ, ngày ___ tháng ___ năm ___ (ghi theo thời điểm mở thầu) Trường hợp sửa đổi HSDT, ngoài các nội dung nêu trên còn phải ghi thêm dòng chữ "Hồ sơ dự thầu sửa đổi "]

20 1 Thời điểm đóng thầu: ___ giờ, ngày ___ tháng ___ năm ____ [Nêu cụ thể thời điểm đóng thầu tùy theo yêu cầu của từng gói thầu cho phù hợp, đảm bảo quy định thời gian từ khi phát hành HSMT đến thời điểm đóng thầu tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu trong nước, 30 ngày đối với đấu thầu quốc tế, đối với gói thầu ODA nêu theo quy định của nhà tài trợ]

23 1 Việc mở thầu sẽ được tiến hành công khai vào lúc ___ giờ, ngày ___ tháng ___ năm ___, tại __________ [Ghi rõ ngày, giờ và địa điểm tiến hành việc mở thầu, trong đó cần lưu ý quy định thời điểm mở thầu sao cho bảo đảm việc mở thầu phải tiến hành ngay sau thời điểm đóng thầu]


440


25 1 h) Các yêu cầu khác: ______________ [Nêu các yêu cầu khác nếu có tùy theo từng gói thầu về tính hợp lệ và đầy đủ của HSDT. Đối với gói thầu ODA nêu yêu cầu theo quy định của nhà tài trợ]

2 HSDT của nhà thầu sẽ bị loại bỏ nếu không đáp ứng được một trong các điều kiện tiên quyết sau: _____________ a) Nhà thầu không có tên trong danh sách mua HSMT, trừ trường hợp thay đổi tư cách tham dự thầu quy định tại Mục 10 Chương I; b) Nhà thầu không bảo đảm tư cách hợp lệ theo yêu cầu nêu tại Mục 3 và khoản 1 Mục 14 Chương I, chẳng hạn: không có bản chụp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, không hạch toán kinh tế độc lập...; c) Không có bảo đảm dự thầu hoặc có bảo đảm dự thầu nhưng không hợp lệ theo quy định tại khoản 2 Mục 16 Chương I; d) Không có bản gốc HSDT; đ) Đơn dự thầu không hợp lệ theo quy định tại Mục 11 Chương I; e) Hiệu lực của HSDT không bảo đảm yêu cầu theo quy định trong HSMT; g) HSDT có tổng giá dự thầu không cố định, chào thầu theo nhiều mức giá hoặc giá có kèm điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư; h) Nhà thầu có tên trong hai hoặc nhiều HSDT với tư cách là nhà thầu chính (nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh); i) Nhà thầu vi phạm một trong các hành vi bị cấm trong đấu thầu theo quy định tại Điều 12 của Luật Đấu thầu; [Tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu có thể quy định thêm các điều kiện tiên quyết khác có tính đặc thù của gói thầu. Đối với gói thầu ODA nêu các điều kiện tiên quyết theo quy định của nhà tài trợ]

30 Đồng tiền quy đổi là đồng Việt Nam theo tỷ giá do ngân hàng ______ công bố vào ngày ______. [Ghi tên ngân hàng cụ thể mà căn cứ vào tỷ giá do ngân hàng đó công bố để quy đổi; ghi ngày để căn cứ tỷ giá quy đổi của ngày đó]

36 2 Nhà thầu phải gửi văn bản chấp thuận vào thương thảo, hoàn thiện hợp đồng trong vòng ___ ngày kể từ ngày nhận được thông báo trúng thầu. [Ghi rõ số ngày nhưng không quá 30 ngày]

38 2 Địa chỉ nhận đơn kiến nghị: b) Địa chỉ của bên mời thầu: __________ [Nêu địa chỉ nhận đơn, số fax, điện thoại liên hệ] c) Địa chỉ của chủ đầu tư: __________ [Nêu địa chỉ nhận đơn, số fax, điện thoại liên hệ] d) Địa chỉ của người quyết định đầu tư: ___________ [Nêu địa chỉ nhận đơn, số fax, điện thoại liên hệ]

3 c) Bộ phận thường trực Hội đồng tư vấn:_______________ [Nêu địa chỉ nhận đơn, số fax, điện thoại liên hệ]

39 5 Quy định khác: ______ [Đối với gói thầu ODA nêu theo quy định của nhà tài trợ]


441

Chương III TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ

VÀ NỘI DUNG XÁC ĐỊNH GIÁ ĐÁNH GIÁ

Chương này bao gồm TCĐG về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu (trường hợp không áp dụng sơ tuyển), TCĐG về mặt kỹ thuật, nội dung xác định giá đánh giá. Trường hợp gói thầu đã thực hiện sơ tuyển, bên mời thầu cần yêu cầu nhà thầu khẳng định lại các thông tin về năng lực, kinh nghiệm mà nhà thầu đã kê khai trong hồ sơ dự sơ tuyển.

TCĐG và nội dung xác định giá đánh giá dưới đây chỉ mang tính hướng dẫn, khi soạn thảo nội dung này cần căn cứ theo tính chất của gói thầu mà quy định cho phù hợp.

TCĐG phải công khai trong HSMT. Trong quá trình đánh giá HSDT phải tuân thủ TCĐG nêu trong HSMT, không được thay đổi, bổ sung bất kỳ nội dung nào.

Mục 1. TCĐG về kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu (1)

Các TCĐG về kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu được sử dụng theo tiêu chí “đạt”, “không đạt”. Nhà thầu phải “đạt” cả 3 nội dung nêu tại các điểm 1, 2 và 3 trong bảng dưới đây thì được đánh giá là đáp ứng yêu cầu về kinh nghiệm và năng lực.

TCĐG kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu bao gồm các nội dung cơ bản sau:

TT Nội dung (2) Mức yêu cầu tối thiểu để được đánh giá là đáp ứng (đạt)

1 Kinh nghiệm: - Số lượng các hợp đồng tương tự như hợp đồng của gói thầu này đã và đang thực hiện với tư cách là nhà thầu chính hoặc một thành viên của liên danh tại Việt Nam và nước ngoài trong thời gian ___ (3) năm gần đây. - Đối với nhà thầu liên danh, các thành viên liên danh phải có ___ hợp đồng(4) tương tự với phần công việc đảm nhận trong liên danh. - Số năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính - Các nội dung khác (nếu có)

2 Năng lực sản xuất và kinh doanh: - Số lượng, chủng loại, doanh thu đối với các sản phẩm sản xuất, kinh doanh chính trong thời gian ____ (3) năm gần đây - Cơ sở vật chất kỹ thuật - Tổng số lao động, trong đó số lượng cán bộ chuyên môn hiện có - Các nội dung khác (nếu có)

3 Năng lực tài chính 3.1 Doanh thu Doanh thu trung bình hàng năm trong ... (ghi số năm) năm

gần đây (5)


442

TT Nội dung (2) Mức yêu cầu tối thiểu để được đánh giá là đáp ứng (đạt)

Trong trường hợp liên danh, doanh thu trung bình hàng năm của cả liên danh được tính bằng tổng doanh thu trung bình hàng năm của các thành viên trong liên danh, trong đó:

(a) Doanh thu trung bình hàng năm trong… (ghi số năm) năm qua của thành viên đứng đầu liên danh

(thông thường không thấp hơn 40% mức quy định của cả liên danh)

(b) Doanh thu trung bình hàng năm trong… (ghi số năm) năm qua của từng thành viên khác trong liên danh

(thông thường không thấp hơn 25% mức quy định của cả liên danh)

3.2 Tình hình tài chính lành mạnh Nhà thầu phải đáp ứng yêu cầu về tình hình tài chính lành

mạnh (chọn một hoặc một số chỉ tiêu tài chính phù hợp)(6). Trong trường hợp liên danh, từng thành viên trong liên danh phải đáp ứng yêu cầu về tình hình tài chính lành mạnh.

(a) số năm nhà thầu hoạt động không bị lỗ trong thời gian yêu cầu báo cáo về tình hình tài chính theo khoản 3.1 Mục này

từ … năm trở lên

(b) tỉ suất thanh toán hiện hành đạt mức … (c) giá trị ròng đạt mức … 3.3 Lưu lượng tiền mặt (7) Nhà thầu phải đảm bảo lưu lượng tiền mặt nhằm đáp ứng

yêu cầu của gói thầu đạt mức__ trong__tháng

Trong trường hợp liên danh, lưu lượng tiền mặt của cả liên danh được tính bằng tổng lưu lượng tiền mặt của mỗi thành viên trong liên danh, trong đó:

(a) Lưu lượng tiền mặt của thành viên đứng đầu liên danh

đạt mức__ trong__tháng (thông thường không thấp hơn 40% mức quy định tại khoản 3.3 Mục này)

(b) Lưu lượng tiền mặt nhằm đáp ứng yêu cầu của từng thành viên khác trong liên danh

đạt mức ___ trong ____ tháng (thông thường không thấp hơn 25% mức quy định tại khoản 3.3 Mục này)

4 Các yêu cầu khác (nếu có)

Ghi chú:

(1) Chỉ áp dụng mục này đối với gói thầu không tiến hành sơ tuyển. Tùy theo điều kiện của gói thầu mà nêu rõ việc đánh giá năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu có thể được thực hiện tại bước đánh giá sơ bộ đối với tất cả nhà thầu có HSDT hợp lệ, không vi phạm điều kiện tiên quyết hoặc việc đánh giá năng lực, kinh nghiệm được thực hiện sau khi xác định giá đánh giá.

(2) Tùy theo yêu cầu của gói thầu mà quy định nội dung yêu cầu chi tiết về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu cho phù hợp. Đối với các chỉ tiêu như tỷ suất thanh toán hiện hành, giá trị ròng và lưu lượng tiền mặt chỉ áp dụng trong trường hợp gói thầu có


443

nội dung mua sắm phức tạp, có giá trị lớn; quá trình sản xuất, gia công, lắp ráp...với thời gian dài hoặc theo nhiều giai đoạn.

Đối với gói thầu ODA thực hiện theo quy định của nhà tài trợ.

(3) Ghi số năm cụ thể tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu (thông thường từ 3 đến 5 năm; đối với gói thầu quy mô nhỏ thì có thể quy định ít hơn 3 năm trên cơ sở phù hợp với tình hình thực tế của dự án).

(4) Thông thường là từ 1 đến 3 hợp đồng tương tự tuỳ theo tính chất và yêu cầu của gói thầu. Đối với nhà thầu liên danh thì kinh nghiệm của liên danh được tính là tổng kinh nghiệm của các thành viên liên danh, tuy nhiên kinh nghiệm của mỗi thành viên chỉ xét theo phạm vi công việc mà mỗi thành viên đảm nhận trong liên danh.

(5) Đối với yêu cầu về doanh thu:

- Thời gian yêu cầu thông thường là 3 năm. Trong một số trường hợp có thể quy định số năm ít hơn để khuyến khích sự tham gia của các nhà thầu mới thành lập.

- Cách tính toán thông thường về mức yêu cầu doanh thu trung bình hàng năm:

Yêu cầu về mức doanh thu trung bình hàng năm = [Giá gói thầu/ thời gian thực hiện hợp đồng tính theo năm] x k;

Thông thường yêu cầu hệ số k trong công thức này là từ 2 đến 2,5; trong trường hợp đặc biệt thì có thể giảm xuống mức 1,5.

(6) Đối với yêu cầu về tình hình tài chính:

Có thể quy định một số chỉ tiêu cho thấy tình hình tài chính của nhà thầu với cách tính cụ thể như sau:

- Tùy theo thực tế gói thầu mà yêu cầu nhà thầu hoạt động không bị lỗ trong 1 đến 3 năm trong thời gian yêu cầu báo cáo về tình hình tài chính.

- Tỉ suất thanh toán hiện hành cho biết khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của nhà thầu, tính bằng công thức:

Tỉ suất thanh toán hiện hành = tài sản ngắn hạn / nợ ngắn hạn Tỉ suất thanh toán hiện hành lớn hơn 1 cho biết doanh nghiệp có khả năng thanh toán

nợ đến hạn (có hơn 1 đồng tài sản bảo đảm cho 1 đồng nợ).

- Giá trị ròng (vốn chủ sở hữu) cho biết khả năng tăng trưởng của một doanh nghiệp, tính bằng công thức:

Giá trị ròng = Tổng tài sản - tổng nợ phải trả

Thường quy định mức tối thiểu là giá trị ròng phải không âm.

(7) Đối với yêu cầu về lưu lượng tiền mặt:

Lưu lượng tiền mặt (dòng tiền) mà nhà thầu có được qua tài sản có thể chuyển thành tiền mặt, nguồn vốn tín dụng và những phương tiện tài chính khác, trừ đi lượng tiền mặt sử


444

dụng cho các hợp đồng đang thực hiện, phải đảm bảo đáp ứng nhu cầu về tiền mặt trong quá trình thực hiện gói thầu;

Cách tính thông thường đối với mức yêu cầu về lưu lượng tiền mặt:

Lưu lượng tiền mặt yêu cầu = Giá gói thầu theo trung bình tháng x t;

trong đó t là khoảng thời gian trung bình dự kiến cần thiết kể từ khi nhà thầu phát hành hóa đơn đến khi chủ đầu tư thanh toán theo hóa đơn đó.

Mục 2. TCĐG về mặt kỹ thuật

Tùy theo tính chất, yêu cầu của gói thầu mà sử dụng phương pháp chấm điểm hoặc phương pháp đánh giá theo tiêu chí "đạt", "không đạt" theo các ví dụ dưới đây. Đối với gói thầu quy mô nhỏ áp dụng phương pháp đánh giá theo tiêu chí "đạt", "không đạt". Đối với gói thầu ODA thì áp dụng theo phương pháp đánh giá do nhà tài trợ quy định.

1. TCĐG theo phương pháp chấm điểm

Ví dụ 1:

TT Nội dung yêu cầu Mức điểm

tối đa Mức điểm yêu cầu tối thiểu

(1) (2) (3) (4)

Về phạm vi cung cấp 20 18

Chủng loại hàng hóa 10

1

Số lượng của từng chủng loại 10

Về đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa, tiêu chuẩn sản xuất

23 20

Công suất, hiệu suất của máy móc, thiết bị 13

2

Mức tiêu hao điện năng, nguyên nhiên vật liệu 10

Về giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp hàng hóa

7 5

Giải pháp kỹ thuật 3

3

Biện pháp tổ chức cung cấp hàng hóa 4

Về khả năng lắp đặt thiết bị và năng lực cán bộ kỹ thuật 6 4

Khả năng lắp đặt thiết bị 4

4

Bố trí cán bộ kỹ thuật 2

Về mức độ đáp ứng các yêu cầu về bảo hành 6 4

Bảo hành thiết bị 4

5

Bảo hành lắp đặt 2


445

TT Nội dung yêu cầu Mức điểm

tối đa Mức điểm yêu cầu tối thiểu

Về khả năng thích ứng về mặt địa lý 6 4 6

Sự thích ứng về mặt địa lý (môi trường, khí hậu...) 6

Về khả năng cung cấp tài chính 15 12

Giá trị cho vay 10

7

Điều kiện cho vay (lãi suất, thời gian cho vay) 5

Về thời gian thực hiện 10 6

Thời gian giao hàng 5

8

Thời gian lắp đặt 5

Về đào tạo chuyển giao công nghệ 7 4

Kế hoạch đào tạo 3

9

Nội dung đào tạo 4

Tổng hợp 100 77

HSDT có tổng số điểm (cũng như số điểm của từng nội dung nếu có yêu cầu) đạt bằng hoặc vượt mức điểm yêu cầu tối thiểu sẽ được đánh giá là đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật, được chuyển sang xác định giá đánh giá.

Ghi chú:

- Cột (2): Tùy theo tính chất của gói thầu mà xác định số lượng các nội dung yêu cầu trong TCĐG cho phù hợp (các nội dung trong Bảng chỉ là ví dụ để minh họa).

- Cột (3): Mức điểm tối đa theo thang điểm 100 hoặc 1000 được chi tiết theo từng TCĐG.

- Cột (4): Mức điểm yêu cầu tối thiểu. Tùy theo tính chất của từng gói thầu mà có thể quy định mức điểm yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật nhưng phải bảo đảm không thấp hơn 70% tổng số điểm về mặt kỹ thuật; đối với gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao, mức quy định này không thấp hơn 80% tổng số điểm về mặt kỹ thuật.

2. TCĐG theo tiêu chí "đạt", "không đạt"

Ví dụ 2:

Mức độ đáp ứng TT Nội dung yêu cầu

Đạt Chấp nhận được Không đạt (1) (2) (3) (4) (5)

Về phạm vi cung cấp


446


Đạt Chấp nhận được Không đạt (1) (2) (3) (4) (5) 1 Chủng loại cung cấp Máy tính xách tay Không đúng chủng

loại 2 Số lượng máy 30 chiếc < 30 chiếc 3 Tài liệu hướng dẫn

sử dụng 30 bộ song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh

30 bộ đơn ngữ tiếng Việt hoặc tiếng Anh

Không có tài liệu hướng dẫn sử dụng

Về đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa 4 Hệ điều hành Windows Vista Home

Premium hoặc tương đương

Sử dụng Windows đời thấp hơn hoặc hệ điều hành không tương đương

5 Bảng mạch chủ (mainboard)

Hỗ trợ công nghệ Core Duo 2MB Cache và tốc độ truyền dữ liệu của bảng mạch chủ ≥ FBS 880/553

Không hỗ trợ công nghệ Core Duo hoặc Cache <2 MB hoặc tốc độ truyền dữ liệu của bảng mạch chủ < FBS 880/553

6 Bộ vi xử lý (CHIP) Sử dụng công nghệ Centrino Core Duo, xung nhịp ≥ 2,00 GHz

Không sử dụng công nghệ Centrino Core Duo hoặc xung nhịp < 2,00 GHz

7 Ổ cứng Dung lượng ≥ 100 GB và tốc độ quay ≥ 7.200 vòng/phút

Dung lượng < 100GB hoặc tốc độ quay < 7.200 vòng/phút

8 Bộ nhớ trong (RAM) Chủng loại DDRAM và dung lượng ≥ 1GB

Không đúng chủng loại DDRAM hoặc dung lượng < 1GB

9 Màn hình Độ rộng ≥ 15 inch và áp dụng công nghệ màn hình gương

Độ rộng < 15 inch hoặc không áp dụng công nghệ màn hình gương

10 Ổ đĩa DVD Đọc, ghi đĩa DVD Không có ổ DVD hoặc không đảm bảo cả chức năng đọc và ghi DVD

11 Card màn hình, âm thanh, mạng

Có card cho màn hình, âm thanh, mạng riêng hoặc được tích hợp trên mainboard

Không có các loại card màn hình, âm thanh, mạng riêng mà không được tích hợp trên mainboard

12 Cổng cắm USB ≥ 3 cổng 2 cổng < 2 cổng 13 Khe cắm thẻ nhớ Có khe cắm, đọc

được tối thiểu 5 loại thẻ nhớ

Không có khe cắm hoặc đọc ít hơn 5 loại thẻ nhớ

14 Trọng lượng ≤ 2,2 kg >2,2 kg > 2,5 kg


447


Đạt Chấp nhận được Không đạt (1) (2) (3) (4) (5)

vµ ≤ 2,5 kg

15 Dung lượng pin Đảm bảo duy trì máy ở chế độ làm việc ≥ 3 giờ

Duy trì máy ở chế độ làm việc < 3 giờ

16 Kết nối mạng nội bộ không dây (Wireless)

Có Wireless Không có Wireless

17 Camera Có webcam được lắp tích hợp trên máy

Có webcam riêng biệt với máy tính

Không có webcam

18 Bluetooth Có bluetooth Không có bluetooth 19 Thiết bị kèm theo Túi da, chuột quang

và bộ nạp điện Không đủ 3 loại: túi

da, chuột quang và bộ nạp điện

Về mức độ đáp ứng các yêu cầu về bảo hành 20 Bảo hành Bảo hành của nhà

sản xuất hoặc đại lý phân phối được ủy quyền với thời gian bảo hành 36 tháng

Không có bảo hành của nhà sản xuất hoặc đại lý phân phối được ủy quyền hoặc thời gian bảo hành < 36 tháng

Về thời gian thực hiện 21 Thời gian giao hàng ≤ 2 tuần kể từ ngày

ký hợp đồng > 2 tuần kể từ ngày ký

hợp đồng 22 Thời gian lắp đặt Cùng ngày với ngày

giao hàng 1 ngày sau ngày giao hàng

> 1 ngày sau ngày giao hàng

Đánh giá Đáp ứng

Đạt hoặc chấp nhận được tất cả (22) nội dung trên

Không đáp ứng

Không đạt bất kỳ nội dung nào nêu trên

HSDT được đánh giá là đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật khi có tất cả nội dung yêu cầu cơ bản đều được đánh giá là “đạt”, các nội dung yêu cầu không cơ bản được đánh giá là “đạt” hoặc “chấp nhận được”.

Ghi chú:

- Cột (2): Tùy theo tính chất của gói thầu mà xác định số lượng nội dung yêu cầu trong TCĐG cho phù hợp (các nội dung trong Bảng chỉ là ví dụ để minh họa).

- Cột (3), (4) và (5): Tùy theo tính chất của gói thầu mà mà xác định mức độ yêu cầu đối với từng nội dung. Đối với các nội dung được coi là yêu cầu cơ bản của HSMT, TCĐG chỉ sử dụng tiêu chí “đạt”, “không đạt”. Đối với các nội dung yêu cầu không cơ


448

bản, ngoài tiêu chí “đạt”, “không đạt” được áp dụng thêm tiêu chí “chấp nhận được” nhưng không được vượt quá 30% tổng số các nội dung yêu cầu trong TCĐG.

Mục 3. Nội dung xác định giá đánh giá

TT Nội dung (1) Căn cứ xác định

1 Xác định giá dự thầu Theo Mục 12 Chương I

2 Sửa lỗi Theo Mục 28 Chương I

3 Hiệu chỉnh các sai lệch Theo Mục 29 Chương I

4 Giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch (giá đề nghị trúng thầu)

Tổng của giá trị các nội dung (1)+(2)+(3)

5 Chuyển đổi giá đề nghị trúng thầu sang một đồng tiền chung (nếu có)

Theo Mục 30 Chương I

6 Các yếu tố đưa về một mặt bằng so sánh để xác định giá đánh giá (2): _____

[Tùy theo tính chất của gói thầu mà quy định các yếu tố (3) để xác định giá đánh giá cho phù hợp, ví dụ xác định sự khác nhau của các HSDT:

a) Các điều kiện về mặt kỹ thuật:

- Tiến độ thực hiện

- Công suất, hiệu suất của máy móc, thiết bị

- Mức tiêu hao điện năng, nhiên vật liệu

- Chi phí vận hành, duy tu bảo dưỡng, tuổi thọ

b) Điều kiện tài chính, thương mại

c) Ưu đãi trong đấu thầu quốc tế (nếu có)

d) Các yếu tố khác]

Theo Mục 31 Chương I

7 Giá đánh giá (2) Giá trị nội dung (4) hoặc giá trị nội dung (5) (trường hợp cần chuyển đổi giá đề nghị trúng thầu về một đồng tiền chung) + giá trị nội dung (6)

Ghi chú: (1) Đối với gói thầu ODA thực hiện theo quy định của nhà tài trợ. (2) Đối với gói thầu quy mô nhỏ có thể không áp dụng nội dung này. (3) Các yếu tố tại khoản này phải được quy đổi thành tiền để xác định giá đánh giá

và phải nêu rõ cách tính. Tùy theo từng gói thầu mà lựa chọn các yếu tố đưa về một mặt bằng cho phù hợp. Trường hợp không có các yếu tố cần thiết để quy về một mặt bằng thì ghi rõ giá đánh giá chính là giá dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch.


449

Chương IV BIỂU MẪU DỰ THẦU

Mẫu số 1

ĐƠN DỰ THẦU

________, ngày ____ tháng ____ năm ____

Kính gửi: __________________[ghi tên bên mời thầu]

(sau đây gọi là bên mời thầu)

Sau khi nghiên cứu HSMT và văn bản sửa đổi HSMT số [ghi số của văn bản bổ sung nếu có] mà chúng tôi đã nhận được, chúng tôi, [ghi tên nhà thầu], cam kết cung cấp [ghi tên hàng hóa] theo đúng yêu cầu của HSMT với tổng số tiền là [ghi giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền dự thầu]

(1).

Nếu HSDT của chúng tôi được chấp nhận, chúng tôi sẽ thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định tại Mục 37 Chương I và Điều 5 ĐKC trong HSMT.

HSDT này có hiệu lực trong thời gian ____ ngày, kể từ ___ giờ, ngày ____ tháng ____ năm ____ [ghi thời điểm đóng thầu].

Đại diện hợp pháp của nhà thầu (2)

[Ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu]

Ghi chú: (1) Trường hợp trong HSMT cho phép chào theo một số đồng tiền khác nhau thì nhà

thầu cần ghi rõ giá trị bằng số và bằng chữ của từng đồng tiền do nhà thầu chào. (2) Trường hợp đại diện theo pháp luật của nhà thầu ủy quyền cho cấp dưới ký đơn

dự thầu thì phải gửi kèm theo Giấy ủy quyền theo Mẫu số 2 Chương này; trường hợp tại điều lệ công ty hoặc tại các tài liệu khác liên quan có phân công trách nhiệm cho cấp dưới ký đơn dự thầu thì phải gửi kèm theo bản chụp các văn bản này (không cần lập Giấy ủy quyền theo Mẫu số 2 Chương này)


450

Mẫu số 2

GIẤY ỦY QUYỀN (1)

Hôm nay, ngày ____ tháng ____ năm ____, tại ____

Tôi là [ghi tên, số CMND hoặc số hộ chiếu, chức danh của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu], là người đại diện theo pháp luật của [ghi tên nhà thầu] có địa chỉ tại [ghi địa chỉ của nhà thầu] bằng văn bản này ủy quyền cho [ghi tên, số CMND hoặc số hộ chiếu, chức danh của người được ủy quyền] thực hiện các công việc sau đây trong quá trình tham gia đấu thầu gói thầu [ghi tên gói thầu] thuộc dự án [ghi tên dự án] do [ghi tên bên mời thầu] tổ chức:

[- Ký đơn dự thầu;

- Ký các văn bản, tài liệu để giao dịch với bên mời thầu trong quá trình tham gia đấu thầu, kể cả văn bản đề nghị làm rõ HSMT và văn bản giải trình, làm rõ HSDT;

- Tham gia quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng;

- Ký đơn kiến nghị trong trường hợp nhà thầu có kiến nghị;

- Ký hợp đồng với chủ đầu tư nếu được lựa chọn.] (2)

Người được ủy quyền nêu trên chỉ thực hiện các công việc trong phạm vi ủy quyền với tư cách là đại diện hợp pháp của [ghi tên nhà thầu]. [Ghi tên nhà thầu] chịu trách nhiệm hoàn toàn về những công việc do [ghi tên người được ủy quyền] thực hiện trong phạm vi ủy quyền.

Giấy ủy quyền có hiệu lực kể từ ngày ____ đến ngày ____(3). Giấy ủy quyền này được lập thành ____ bản có giá trị pháp lý như nhau, người ủy quyền giữ ____ bản, người được ủy quyền giữ ____ bản.

Người được ủy quyền [Ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu

nếu có]

Người ủy quyền [Ghi tên người đại diện theo pháp luật của nhà

thầu, chức danh, ký tên và đóng dấu]

Ghi chú: Trường hợp ủy quyền thì bản gốc giấy ủy quyền phải được gửi cho bên mời thầu

cùng với đơn dự thầu theo quy định tại Mục 11 Chương 1. Việc ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu cho cấp phó, cấp dưới, giám đốc chi nhánh, người đứng đầu văn phòng đại diện của nhà thầu để thay mặt cho người đại diện theo pháp luật của nhà thầu thực hiện một hoặc các nội dung công việc nêu trên đây. Việc sử dụng con dấu (nếu có) trong trường hợp được ủy quyền có thể là dấu của nhà thầu hoặc dấu của đơn vị mà cá nhân liên quan được ủy quyền.

(2) Phạm vi ủy quyền bao gồm một hoặc nhiều công việc nêu trên.


451

(3) Ghi ngày có hiệu lực và ngày hết hiệu lực của giấy ủy quyền phù hợp với quá trình tham gia đấu thầu.

Mẫu số 3

THỎA THUẬN LIÊN DANH (1)

, ngày tháng năm

Gói thầu: [ghi tên gói thầu]

Thuộc dự án: [ghi tên dự án]

- Căn cứ (2) [Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc

hội];

- Căn cứ (2) [Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 5/5/2008 của Chính

phủ về hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng];

- Căn cứ hồ sơ mời thầu gói thầu _______ [ghi tên gói thầu] ngày ___ tháng ____ năm ____;

Chúng tôi, đại diện cho các bên ký thỏa thuận liên danh, gồm có:

Tên thành viên liên danh [ghi tên từng thành viên liên danh]

Đại diện là ông/bà: .........................................................................................................

Chức vụ: ........................................................................................................................

Địa chỉ: ...........................................................................................................................

Điện thoại: .....................................................................................................................

Fax:.................................................................................................................................

E-mail:............................................................................................................................

Tài khoản: .....................................................................................................................

Mã số thuế:.....................................................................................................................

Giấy ủy quyền số ngày __tháng ____năm __ (trường hợp được ủy quyền).

(1) Tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu, nội dung thỏa thuận liên danh theo mẫu này có thể được sửa đổi,

bổ sung cho phù hợp. (2) Cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật theo quy định hiện hành. Đối với gói thầu ODA ghi theo quy định

của nhà tài trợ.


452

Các bên (sau đây gọi là thành viên) thống nhất ký kết thỏa thuận liên danh với các nội dung sau:

Điều 1. Nguyên tắc chung

1. Các thành viên tự nguyện hình thành liên danh để tham gia gói thầu [ghi tên gói thầu] thuộc dự án [ghi tên dự án].

2. Các thành viên thống nhất tên gọi của liên danh cho mọi giao dịch liên quan đến gói thầu này là: [ghi tên của liên danh theo thỏa thuận].

3. Các thành viên cam kết không thành viên nào được tự ý tham gia độc lập hoặc liên danh với thành viên khác để tham gia gói thầu này. Trường hợp trúng thầu, không thành viên nào có quyền từ chối thực hiện các trách nhiệm và nghĩa vụ đã quy định trong hợp đồng trừ khi được sự đồng ý bằng văn bản của các thành viên trong liên danh. Trường hợp thành viên của liên danh từ chối hoàn thành trách nhiệm riêng của mình như đã thỏa thuận thì thành viên đó bị xử lý như sau:

- Bồi thường thiệt hại cho các bên trong liên danh

- Bồi thường thiệt hại cho chủ đầu tư theo quy định nêu trong hợp đồng

- Hình thức xử lý khác [nêu rõ hình thức xử lý khác].

Điều 2. Phân công trách nhiệm

Các thành viên thống nhất phân công trách nhiệm để thực hiện gói thầu [ghi tên gói thầu] thuộc dự án [ghi tên dự án] đối với từng thành viên như sau:

1. Thành viên đứng đầu liên danh

Các bên nhất trí phân công cho [ghi tên một bên] làm thành viên đứng đầu liên danh, đại diện cho liên danh trong những phần việc sau (1):

[- Ký đơn dự thầu;

- Ký các văn bản, tài liệu để giao dịch với bên mời thầu trong quá trình tham gia đấu thầu, kể cả văn bản đề nghị làm rõ HSMT và văn bản giải trình, làm rõ HSDT;

- Tham gia quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng;

- Ký đơn kiến nghị trong trường hợp nhà thầu có kiến nghị;

- Các công việc khác trừ việc ký kết hợp đồng [ghi rõ nội dung các công việc khác (nếu có)].

2. Các thành viên trong liên danh [ghi cụ thể phần công việc, trách nhiệm của từng thành viên, kể cả thành viên đứng đầu liên danh và nếu có thể ghi tỷ lệ phần trăm giá trị tương ứng].

Điều 3. Hiệu lực của thỏa thuận liên danh

(1) Phạm vi ủy quyền bao gồm một hoặc nhiều công việc nêu trên.


453

1. Thỏa thuận liên danh có hiệu lực kể từ ngày ký.

2. Thỏa thuận liên danh chấm dứt hiệu lực trong các trường hợp sau:

- Các bên hoàn thành trách nhiệm, nghĩa vụ của mình và tiến hành thanh lý hợp đồng;

- Các bên cùng thỏa thuận chấm dứt;

- Hủy đấu thầu gói thầu [ghi tên gói thầu] thuộc dự án [ghi tên dự án] theo thông báo của bên mời thầu.

Thỏa thuận liên danh được lập thành __________ bản, mỗi bên giữ ___________ bản, các bản thỏa thuận có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA THÀNH VIÊN ĐỨNG ĐẦU LIÊN DANH

[ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu]

ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA THÀNH VIÊN LIÊN DANH

[ghi tên từng thành viên, chức danh, ký tên và đóng dấu]


454

Mẫu số 4

BIỂU GIÁ CHÀO CHO HÀNG HÓA

SẢN XUẤT, GIA CÔNG TRONG NƯỚC

TT

Tên hàng hóa Ký mã hiệu, nhãn

mác sản phẩm

Số

lượng

Xuất xứ từ: (quốc gia hoặc vùng

lãnh thổ...)

Đơn giá (EXW)

Thành tiền (46)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1 2 3

...

Hạng mục A ..... Hạng mục B ..... Hạng mục C ..... ..... .....

............ ............ ............ ............

Cộng .............

Thuế và phí các loại (1) .............

Chi phí vận chuyển, bảo hiểm và chi phí khác liên quan đến vận chuyển tới địa điểm theo yêu cầu của HSMT

.............

Tổng cộng ............

Đại diện hợp pháp của nhà thầu


Ghi chú: (1) Trường hợp cần thiết, chẳng hạn thực hiện ưu đãi trong đấu thầu quốc tế thì cần

yêu cầu nhà thầu tách rõ thuế nhập khẩu, lệ phí hải quan và thuế giá trị gia tăng (VAT) phải trả cho các bộ phận, linh kiện, nguyên liệu… để sản xuất hoặc lắp ráp hàng hóa.


455

Mẫu số 5

BIỂU GIÁ CHÀO CHO HÀNG HÓA SẢN XUẤT, GIA CÔNG NGOÀI NƯỚC

TT Tên hàng hóa Ký mã hiệu, nhãn

mác sản phẩm

Số lượng

Xuất xứ từ: (quốc gia hoặc vùng

lãnh thổ...)

Đơn giá (CIF,

CIP...)

Thành tiền

(46)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1 2 3 ...

Hạng mục A ....... Hạng mục B ..... Hạng mục C ..... ..... .....

............ ............ ............ ............

Cộng ............

Thuế và phí các loại .............


.............

Tổng cộng ............




456

Mẫu số 6

BIỂU GIÁ CHÀO CHO HÀNG HÓA SẢN XUẤT, GIA CÔNG NGOÀI NƯỚC

ĐÃ NHẬP KHẨU VÀ ĐANG ĐƯỢC CHÀO BÁN TẠI VIỆT NAM

TT Tên hàng hóa

Ký mã hiệu, nhãn

mác sản phẩm

Số lượng

Xuất xứ từ: (quốc gia hoặc

vùng lãnh thổ...)

Đơn giá

EXW

Đơn giá EXW đã

trừ thuế và phí các loại

Thành tiền

(46)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

1 2 3

...

Hạng mục A ....... Hạng mục B ..... Hạng mục C ..... ..... .....

.......... .......... .......... ..........

Cộng ..........

Thuế và phí các loại (1) ..........


..........

Tổng cộng ..........



Ghi chú: (1) Trường hợp cần thiết, chẳng hạn thực hiện ưu đãi trong đấu thầu quốc tế thì cần

yêu cầu nhà thầu tách rõ thuế nhập khẩu, lệ phí hải quan và thuế giá trị gia tăng (VAT) phải trả đối với hàng hóa đã nhập khẩu.


457

Mẫu số 7

KÊ KHAI CÁC HỢP ĐỒNG ĐANG THỰC HIỆN CỦA NHÀ THẦU

________, ngày ____ tháng ____ năm ____

Tên nhà thầu: ________________________ (ghi tên đầy đủ của nhà thầu)

TT Tên hợp đồng

Tên dự án

Tên chủ

đầu tư

Giá hợp đồng (hoặc giá trị

được giao thực hiện)

Giá trị phần công việc chưa

hoàn thành

Ngày hợp đồng có hiệu lực

Ngày kết thúc hợp đồng

1

2

3

...

Nhà thầu phải gửi kèm theo bản chụp các văn bản, tài liệu có liên quan đến các hợp đồng đó (xác nhận của chủ đầu tư về hợp đồng đang thực hiện theo các nội dung liên quan trong bảng trên...).

Đại diện hợp pháp của nhà thầu (Ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu)

Ghi chú:

Trong trường hợp liên danh, yêu cầu từng thành viên trong liên danh kê khai theo mẫu này.


458

Mẫu số 8

HỢP ĐỒNG TƯƠNG TỰ DO NHÀ THẦU THỰC HIỆN (1)

________, ngày ____ tháng ____ năm ____

Tên nhà thầu: ________________________ [ghi tên đầy đủ của nhà thầu]

Thông tin về từng hợp đồng, mỗi hợp đồng cần đảm bảo các thông tin sau đây:

Tên và số hợp đồng [điền tên đầy đủ của hợp đồng, số ký hiệu]

Ngày ký hợp đồng [điền ngày, tháng, năm]

Ngày hoàn thành [điền ngày, tháng, năm]

Giá hợp đồng [điền tổng giá hợp đồng bằng số tiền và đồng tiền đã ký]

Tương đương _____ VND hoặc USD [điền số tiền quy đổi ra VND hoặc USD]

Trong trường hợp là thành viên trong liên danh hoặc nhà thầu phụ, ghi giá trị phần hợp đồng mà nhà thầu đảm nhiệm

[điền phần trăm giá hợp đồng trong tổng giá hợp đồng]

[điền số tiền và đồng tiền đã ký]

Tương đương _____ VND hoặc USD [điền số tiền quy đổi ra VND hoặc USD]

Tên dự án: [điền tên đầy đủ của dự án có hợp đồng đang kê khai]

Tên chủ đầu tư: [điền tên đầy đủ của chủ đầu tư trong hợp đồng đang kê khai]

Địa chỉ: Điện thoại/fax: E-mail:

[điền đầy đủ địa chỉ hiện tại của chủ đầu tư] [điền số điện thoại, số fax kể cả mã quốc gia, mã vùng, địa chỉ e-mail][điền địa chỉ e-mail đầy đủ, nếu có]

Mô tả tính chất tương tự theo quy định tại Mục 1 Chương III (2)

1. Loại hàng hóa [điền thông tin phù hợp]

2. Về giá trị [điền số tiền quy đổi ra VND hoặc USD]

3. Về quy mô thực hiện [điền quy mô theo hợp đồng]

Nhà thầu phải gửi kèm theo bản chụp các văn bản, tài liệu có liên quan.

Ghi chú: (1) Nhà thầu kê khai theo mẫu này cho từng hợp đồng tương tự đã và đang thực hiện.


(2) Nhà thầu chỉ kê khai nội dung tương tự với yêu cầu của gói thầu.


459

Mẫu số 9

KÊ KHAI NĂNG LỰC VÀ KINH NGHIỆM CỦA NHÀ THẦU TRONG LĨNH VỰC SẢN XUẤT, KINH DOANH CHÍNH(1)

1. Tên nhà thầu: ____________________________ Địa chỉ: _________________________________

2. Kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính a) Sản xuất:

- ____________(2)

từ năm: _______ đến năm: ____

- ____________ từ năm: _______ đến năm: ______

... _____________________________

b) Kinh doanh:

- ____________ (3)

từ năm: _______ đến năm: ____

- ____________ từ năm: _______ đến năm: ______

... _____________________________

3. Số lượng, chủng loại, doanh thu đối với các sản phẩm sản xuất, kinh doanh

chính trong ____(4)

năm gần đây:

a) Sản xuất: ______________________

b) Kinh doanh: ______________________

4. Tổng số lao động hiện có:

a) Trong lĩnh vực sản xuất: _________________________

Trong đó, cán bộ chuyên môn: (5) ___________________

b) Trong lĩnh vực kinh doanh: _________________________

Trong đó, cán bộ chuyên môn: (5) __________________

____, ngày ____ tháng ____ năm ____

Đại diện nhà thầu


Ghi chú: (1) Trường hợp gói thầu có tiến hành sơ tuyển, thì cần yêu cầu nhà thầu cập nhật các

thông tin vào biểu này. (2) Ghi lĩnh vực sản xuất chính (3) Ghi lĩnh vực kinh doanh chính (4) Ghi số năm cụ thể tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu (thông thường từ 3

đến 5 năm; đối với gói thầu quy mô nhỏ thì có thể quy định ít hơn 3 năm trên cơ sở phù hợp với tình hình thực tế của dự án).


460

(5) Tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu mà nêu yêu cầu cụ thể về cán bộ chuyên môn như: số lượng cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, trình độ chuyên môn...

Mẫu số 10

KÊ KHAI NĂNG LỰC TÀI CHÍNH CỦA NHÀ THẦU(1)

Tên nhà thầu: _______________________________

Địa chỉ: ____________________________________

A. Tóm tắt các số liệu về tài chính trong _____ năm tài chính gần đây [ghi số năm theo quy định tại khoản 3 Mục 1 Chương III].

Đơn vị tính: ____ (VND, USD..

TT Năm ____ Năm ____ Năm ____ 1 Tổng tài sản 2 Tổng nợ phải trả 3 Tài sản ngắn hạn 4 Nợ ngắn hạn 5 Doanh thu 6 Lợi nhuận trước thuế 7 Lợi nhuận sau thuế 8 Các nội dung khác (nếu có yêu cầu)

B. Cam kết về lưu lượng tiền mặt sử dụng cho gói thầu:

1. Tài sản có thể chuyển thành tiền mặt: ____________________________ (kèm theo tài liệu chứng minh)

2. Nguồn vốn tín dụng: _________________________________________ (kèm theo văn bản xác nhận của tổ chức cung cấp tín dụng)

3. Những phương tiện tài chính khác: ______________________________ (kèm theo tài liệu chứng minh)

C. Tài liệu gửi đính kèm nhằm đối chứng với các số liệu mà nhà thầu kê khai gồm (nhà thầu chỉ cần nộp bản chụp được công chứng, chứng thực của một trong các tài liệu này):

1. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc được cơ quan có thẩm quyền xác nhận theo quy định của pháp luật trong _____ năm tài chính gần đây [ghi số năm theo quy định tại khoản 3 Mục 1 Chương III];

2. Tờ khai tự quyết toán thuế hàng năm theo quy định của pháp luật về thuế (có xác nhận của cơ quan thuế là nhà thầu đã nộp Tờ khai) trong _____ năm tài chính gần đây [ghi số năm theo quy định tại khoản 3 Mục 1 Chương III];

3. Biên bản kiểm tra quyết toán thuế của nhà thầu (nếu có) trong _____ năm tài chính gần đây [ghi số năm theo quy định tại khoản 3 Mục 1 Chương III].


(Ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu)

Ghi chú:


461


Mẫu số 11

BẢO LÃNH DỰ THẦU (1)

________, ngày ____ tháng ____ năm ____

Kính gửi: ____________________ [ghi tên bên mời thầu]


Căn cứ vào việc [ghi tên nhà thầu tham dự thầu], sau đây gọi là “nhà thầu”, sẽ tham dự đấu thầu gói thầu [ghi tên gói thầu] thuộc dự án [ghi tên dự án],

Chúng tôi [ghi tên ngân hàng, tổ chức tài chính] có trụ sở đăng ký tại [ghi địa chỉ của ngân hàng, tổ chức tài chính] xin cam kết với bên mời thầu bảo lãnh cho nhà thầu tham dự đấu thầu gói thầu này bằng một khoản tiền là [ghi rõ giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền sử dụng].

Chúng tôi cam kết sẽ chuyển ngay cho bên mời thầu khoản tiền nêu trên khi bên mời thầu có văn bản thông báo nhà thầu vi phạm các quy định về đấu thầu nêu trong HSMT.(2)

Bảo lãnh này có hiệu lực trong _______(3) ngày kể từ ngày _______(4). Bất cứ yêu cầu nào của bên mời thầu liên quan đến bảo lãnh này thì [ghi tên ngân hàng, tổ chức tài chính] phải nhận được trước khi kết thúc thời hạn nói trên.

Đại diện hợp pháp của ngân hàng


Ghi chú: (1)Chỉ áp dụng trong trường hợp biện pháp bảo đảm dự thầu là thư bảo lãnh của

ngân hàng hoặc tổ chức tài chính. (2) Trường hợp nhà thầu liên danh dự thầu và các thành viên trong liên danh thực

hiện riêng rẽ bảo đảm dự thầu hoặc một thành viên thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu cho cả liên danh thì thay thế quy định này như sau: “Chúng tôi cam kết sẽ chuyển ngay cho bên mời thầu khoản tiền nêu trên khi bên mời thầu có văn bản thông báo nhà thầu hoặc bất kỳ thành viên nào trong liên danh dự thầu vi phạm các quy định về đấu thầu nêu trong HSMT.”

(3) Ghi theo quy định tại khoản 1 Mục 16 của BDL. (4) Ghi theo quy định tại khoản 1 Mục 20 của BDL.


462

Mẫu số 12

GIẤY PHÉP BÁN HÀNG THUỘC BẢN QUYỀN CỦA NHÀ SẢN XUẤT (1)

_______, ngày ____ tháng ____ năm ____

Kính gửi: ________________[ghi tên bên mời thầu]


Theo đề nghị của [ghi tên nhà thầu tham dự thầu] (sau đây gọi là “nhà thầu”) sẽ tham dự đấu thầu cung cấp [ghi tên hàng hóa] cho gói thầu [ghi tên gói thầu] thuộc Dự án [ghi tên dự án],

Chúng tôi [ghi tên nhà sản xuất] được thành lập và hoạt động từ ngày ___ tháng ____ năm ____, sản xuất các loại hàng hóa [ghi tên hàng hóa cung cấp] và có địa chỉ tại [ghi địa chỉ của nhà sản xuất]. Bằng văn bản này, chúng tôi cho phép nhà thầu được sử dụng hàng hóa do chúng tôi sản xuất để chào trong HSDT của nhà thầu.

Chúng tôi xin cam đoan sẽ cung cấp đầy đủ các loại hàng hóa nêu trên cho nhà thầu để cung cấp cho bên mời thầu và đảm bảo việc bảo hành hàng hóa theo hợp đồng cung cấp được ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu.

Đại diện hợp pháp của nhà sản xuất

[Ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu nếu có]

Ghi chú: (1) Giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất chỉ áp dụng trong trường

hợp hàng hóa là đặc chủng, phức tạp theo yêu cầu nêu tại Mục 3 Chương VII; trong trường hợp cần thiết, đối với những hàng hóa thông thường bên mời thầu có thể yêu cầu giấy ủy quyền bán hàng của đại lý phân phối.


463

Phần II YÊU CẦU VỀ CUNG CẤP

Chương V PHẠM VI CUNG CẤP

Trong Chương này, bên mời thầu liệt kê chi tiết danh mục các hàng hóa yêu cầu cung cấp. Trong đó cần nêu rõ danh mục hàng hóa với số lượng, chủng loại yêu cầu và các mô tả, diễn giải chi tiết (nếu thấy cần thiết).

Biểu phạm vi cung cấp hàng hóa

TT Danh mục hàng hóa Ký mã hiệu Đơn vị Số lượng Mô tả (1) Ghi chú

1 2 3 ...

Ghi chú: (1) Nêu đặc điểm của hàng hóa (ví dụ: cơ chế vận hành, kích thước tối đa…)

Chương VI TIẾN ĐỘ CUNG CẤP

Tiến độ yêu cầu cung cấp cần được bên mời thầu lập thành biểu, trong đó nêu rõ tên hàng hóa với số lượng yêu cầu, địa điểm và tiến độ cung cấp cụ thể. Hàng hóa có thể được yêu cầu cung cấp thành một hoặc nhiều đợt khác nhau tùy theo yêu cầu của gói thầu.

Biểu tiến độ cung cấp

TT Danh mục hàng hóa Đơn vị Số lượng Tiến độ cung cấp (1) Địa điểm cung cấp

Ghi chú: (1) Tùy theo tính chất, yêu cầu của gói thầu cũng như loại hàng hóa cụ thể mà quy

định, chẳng hạn yêu cầu cung cấp vào một thời điểm cụ thể (ngày tháng cụ thể), sau một số tuần nhất định kể từ khi hợp đồng có hiệu lực hoặc quy định trong một khoảng thời gian (từ tuần thứ ____ đến tuần thứ ____ kể từ khi hợp đồng có hiệu lực).


464

Chương VII YÊU CẦU VỀ MẶT KỸ THUẬT

Yêu cầu về mặt kỹ thuật bao gồm yêu cầu kỹ thuật (mang tính kỹ thuật thuần túy) và các yêu cầu khác liên quan đến việc cung cấp hàng hóa (trừ giá). Yêu cầu về mặt kỹ thuật phải được nêu đầy đủ, rõ ràng và cụ thể để làm cơ sở cho nhà thầu lập HSDT.

Để đảm bảo mục tiêu cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế trong đấu thầu, toàn bộ các yêu cầu về mặt kỹ thuật phải được xây dựng dựa trên cơ sở quyết định đầu tư, kế hoạch đấu thầu và các tài liệu hướng dẫn kèm theo, các quy định pháp luật về đấu thầu. Trong yêu cầu về mặt kỹ thuật không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng, đồng thời cũng không đưa ra các yêu cầu quá cao dẫn đến làm tăng giá dự thầu, không được nêu yêu cầu về nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể của hàng hóa.

Trường hợp đặc biệt cần thiết phải nêu nhãn hiệu, catalô của một nhà sản xuất nào đó, hoặc hàng hóa từ một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nào đó để tham khảo, minh họa cho yêu cầu về mặt kỹ thuật của hàng hóa thì phải ghi kèm theo cụm từ “hoặc tương đương” sau nhãn hiệu, catalô hoặc xuất xứ nêu ra và quy định rõ khái niệm tương đương nghĩa là có đặc tính kỹ thuật tương tự, có tính năng sử dụng là tương đương với các hàng hóa đã nêu để không tạo định hướng cho một sản phẩm hoặc cho một nhà thầu nào đó.

Yêu cầu về mặt kỹ thuật bao gồm các nội dung cơ bản như sau:

1. Giới thiệu chung về dự án và gói thầu

Mục này nêu thông tin tóm tắt về dự án và về gói thầu như địa điểm thực hiện dự án, quy mô của dự án, yêu cầu về cung cấp hàng hóa thuộc gói thầu, thời gian thực hiện gói thầu và những thông tin khác tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu.

2. Yêu cầu kỹ thuật

Yêu cầu kỹ thuật bao gồm yêu cầu kỹ thuật chung và yêu cầu kỹ thuật chi tiết đối với hàng hóa thuộc phạm vi cung cấp của gói thầu.

Yêu cầu kỹ thuật chung là các yêu cầu về chủng loại, tiêu chuẩn hàng hóa (quốc gia và quốc tế được công nhận), các yêu cầu về kiểm tra, thử nghiệm, đóng gói, vận chuyển, các điều kiện khí hậu tại nơi hàng hóa được sử dụng. Tùy thuộc vào sự phức tạp của hàng hóa, các yêu cầu kỹ thuật chung được nêu cho tất cả các hàng hóa hoặc cho từng loại hàng hóa riêng biệt.

Yêu cầu kỹ thuật cụ thể như tính năng, thông số kỹ thuật, các bản vẽ, catalô, các thông số bảo hành… được nêu cho từng loại hàng hóa. Khi nêu yêu cầu, các thông số kỹ thuật có thể được mô tả dưới hình thức bảng biểu, chẳng hạn ví dụ minh họa dưới đây:


465

Ví dụ 3:

STT Tên hàng hóa Đơn vị Yêu cầu

Máy in khổ A4

Tốc độ in trang/phút ≥ 16

Chất lượng in dpi 1.200 x 1.200

Bộ nhớ MB RAM ≥ 8

Giao diện compliant parallel

Kết nối với máy tính Chuẩn IEEE 1284 - cổng song song và tương thích với USB 2.0

1

Khổ giấy A4

Máy quét khổ A4

Mật độ quét chuẩn dpi 2.400 x 2.400

Độ sâu ảnh bit màu ≥ 42

Tốc độ quét giây/trang ≥ 45

Kích thước hình quét A4

2

Kết nối với máy tính Tương thích với USB 2.0

...

3. Các yêu cầu khác

Các yêu cầu khác về mặt kỹ thuật bao gồm yêu cầu về phạm vi cung cấp, yêu cầu về tiến độ thực hiện (được nêu tại Chương V và Chương VI), yêu cầu về giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất đối với một số loại hàng hóa phức tạp, đặc chủng (kèm theo danh mục) khi nhà thầu cung cấp không phải là nhà sản xuất, yêu cầu về phương thức thanh toán, yêu cầu về cung cấp tài chính (nếu có) và điều kiện tín dụng kèm theo, yêu cầu về dịch vụ kỹ thuật kèm theo như tổ chức lắp đặt máy móc, thiết bị, vận hành chạy thử, đào tạo chuyển giao công nghệ... cũng như yêu cầu về phụ tùng thay thế và dịch vụ sau bán hàng (nếu có). Các yêu cầu này phải được nêu chi tiết để nhà thầu chuẩn bị HSDT.

Ngoài ra, tùy theo từng gói thầu có thể yêu cầu nhà thầu chào phương án thay thế ngoài phương án chính theo yêu cầu của HSMT, trong đó cần quy định rõ phương án thay thế của nhà thầu chỉ được xem xét trong quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng khi nhà thầu được đề xuất trúng thầu theo phương án chính hoặc quy định trong trường hợp kết quả đánh giá các HSDT theo phương án chính không có nhà thầu nào đáp ứng yêu cầu của HSMT thì mới xem xét phương án thay thế của các nhà thầu.


466

Phần III YÊU CẦU VỀ HỢP ĐỒNG

Chương VIII ĐIỀU KIỆN CHUNG CỦA HỢP ĐỒNG

Điều 1. Giải thích từ ngữ

Trong hợp đồng này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Hợp đồng” là sự thỏa thuận giữa chủ đầu tư và nhà thầu, thể hiện bằng văn bản, được hai bên ký kết, bao gồm cả phụ lục và tài liệu kèm theo.

2. “Giá hợp đồng” là tổng số tiền mà chủ đầu tư đã thỏa thuận với nhà thầu theo hợp đồng.

3. “Hàng hóa” là máy móc, phương tiện vận chuyển, thiết bị (toàn bộ, đồng bộ hoặc thiết bị lẻ), bản quyền sở hữu công nghiệp, bản quyền sở hữu công nghệ, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng (thành phẩm, bán thành phẩm), cùng với phụ tùng thay thế, tài liệu kỹ thuật và dịch vụ kỹ thuật kèm theo (lắp đặt, chạy thử máy móc, thiết bị, hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo chuyển giao công nghệ...) mà nhà thầu phải cung cấp cho chủ đầu tư theo hợp đồng.

4. “Chủ đầu tư” là tổ chức được nêu trong ĐKCT.

5. “Nhà thầu” là nhà thầu trúng thầu (độc lập hoặc liên danh) được nêu trong ĐKCT.

6. “Nhà thầu phụ” là nhà thầu thỏa thuận hoặc ký kết hợp đồng với nhà thầu chính để thực hiện một phần công việc mua sắm đã được dự kiến trong HSDT.

7. “Ngày” là ngày dương lịch, được tính liên tục, kể cả ngày lễ và ngày nghỉ cuối tuần.

8. “Ngày hợp đồng có hiệu lực” là ngày được quy định trong ĐKCT.

9. Giá EXW, giá CIF, giá CIP... được hiểu theo giải thích của Incoterms ban hành vào thời gian như nêu trong ĐKCT.

Điều 2. Nguyên tắc áp dụng

ĐKC sẽ được áp dụng đầy đủ, trừ khi có quy định khác nêu tại ĐKCT và biên bản thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa hai bên.

Điều 3. Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng

Hợp đồng và các tài liệu giao dịch liên quan đến hợp đồng được viết bằng ngôn ngữ như quy định tại Mục 8 Chương I.


467

Điều 4. Luật áp dụng

Hợp đồng được hiểu và áp dụng theo đúng pháp luật hiện hành của Việt Nam, trừ khi có quy định khác trong ĐKCT.

Điều 5. Bảo đảm thực hiện hợp đồng

1. Nhà thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo nội dung yêu cầu nêu trong ĐKCT để đảm bảo nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện hợp đồng.

2. Bảo đảm thực hiện hợp đồng sẽ được trả cho chủ đầu tư như một khoản bồi thường cho bất cứ thiệt hại nào phát sinh do lỗi của nhà thầu khi nhà thầu không hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm của mình theo hợp đồng.

3. Chủ đầu tư phải hoàn trả bảo đảm thực hiện hợp đồng cho nhà thầu trong thời hạn quy định tại ĐKCT.

Điều 6. Hình thức hợp đồng

Hình thức hợp đồng theo quy định tại ĐKCT.

Điều 7. Nhà thầu phụ

1. Nhà thầu được ký kết hợp đồng với các nhà thầu phụ trong danh sách các nhà thầu phụ nêu trong ĐKCT để thực hiện một phần công việc nêu trong HSDT. Việc sử dụng nhà thầu phụ sẽ không làm thay đổi các nghĩa vụ của nhà thầu. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về số lượng, chất lượng, tiến độ cung cấp hàng hóa và các nghĩa vụ khác đối với phần việc do nhà thầu phụ thực hiện.

Việc thay thế, bổ sung nhà thầu phụ ngoài danh sách các nhà thầu phụ sẽ chỉ được thực hiện khi có sự chấp thuận của chủ đầu tư.

2. Giá trị công việc mà các nhà thầu phụ thực hiện được quy định tại khoản 1 Điều này thực hiện không được vượt quá tỷ lệ phần trăm theo giá hợp đồng quy định tại ĐKCT.

3. Nhà thầu không được sử dụng thầu phụ cho các công việc khác ngoài công việc kê khai sử dụng nhà thầu phụ trong HSDT.

4. Yêu cầu khác về nhà thầu phụ quy định tại ĐKCT.

Điều 8. Danh mục hàng hóa theo hợp đồng

Danh mục hàng hóa theo hợp đồng nêu tại Phụ lục là một bộ phận không tách rời của hợp đồng này, bao gồm các loại hàng hóa mà nhà thầu phải cung cấp và đơn giá của các loại hàng hóa đó (1).

(1) Trường hợp áp dụng hình thức hợp đồng trọn gói, cần quy định thêm: “Số lượng hàng hóa mà nhà thầu phải

cung cấp để hoàn thành theo yêu cầu nhiều hơn hoặc ít hơn số lượng hàng hóa nêu trong danh mục hàng hóa theo hợp đồng (nếu có) không làm thay đổi giá hợp đồng”.


468

Điều 9. Giá hợp đồng

Giá hợp đồng được nhà thầu và chủ đầu tư thống nhất thông qua thương thảo, hoàn thiện hợp đồng trên cơ sở phù hợp với giá trúng thầu được duyệt và được ghi cụ thể trong hợp đồng (Điều 5 của hợp đồng theo Mẫu số 13 Chương X).

Điều 10. Thuế

Các yêu cầu về thuế quy định tại ĐKCT.

Điều 11. Điều chỉnh giá hợp đồng

Điều chỉnh giá hợp đồng được áp dụng cho phần công việc áp dụng hình thức đơn giá. Nội dung điều chỉnh, phương pháp và thời gian tính điều chỉnh, cơ sở dữ liệu đầu vào để tính điều chỉnh giá được quy định tại ĐKCT.

Điều 12. Tạm ứng

1. Chủ đầu tư tạm ứng cho nhà thầu theo các nội dung quy định trong ĐKCT.

2. Việc hoàn trả tiền tạm ứng được thực hiện như quy định tại ĐKCT.

Điều 13. Thanh toán

Chủ đầu tư thanh toán cho nhà thầu theo các nội dung quy định trong ĐKCT.

Điều 14. Hiệu chỉnh, bổ sung hợp đồng

1. Việc hiệu chỉnh, bổ sung hợp đồng có thể được thực hiện trong các trường hợp sau:

a) Thay đổi bản vẽ, thiết kế công nghệ hoặc yêu cầu kỹ thuật đối với trường hợp hàng hóa cung cấp theo hợp đồng mang tính đặc chủng được đặt hàng sản xuất cho riêng chủ đầu tư;

b) Bổ sung hạng mục công việc, hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết ngoài phạm vi công việc quy định trong hợp đồng;

c) Thay đổi phương thức vận chuyển hoặc đóng gói;

d) Thay đổi địa điểm giao hàng;

đ) Thay đổi thời gian thực hiện hợp đồng;

e) Các nội dung khác nêu tại ĐKCT.

2. Chủ đầu tư và nhà thầu sẽ tiến hành thương thảo để làm cơ sở ký kết phụ lục bổ sung hợp đồng trong trường hợp hiệu chỉnh, bổ sung hợp đồng.

Điều 15. Thay đổi thời gian thực hiện hợp đồng

1. Chủ đầu tư và nhà thầu sẽ thương thảo về việc gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng trong những trường hợp sau đây:


469

a) Chủ đầu tư không chấp thuận nhà thầu phụ ngoài danh sách nhà thầu phụ nêu tại khoản 1 Điều 7 mà không có lý do chính đáng;

b) Nhà thầu gặp khó khăn gây chậm chễ trong việc thực hiện hợp đồng;

c) Các trường hợp khác được mô tả trong ĐKCT.

2. Trường hợp cần rút ngắn thời gian thực hiện hợp đồng, chủ đầu tư phải tiến hành thương thảo với nhà thầu về các nội dung liên quan.

Điều 16. Bồi thường thiệt hại và phạt do vi phạm hợp đồng

Trừ trường hợp bất khả kháng theo Điều 18 ĐKC, nếu nhà thầu không thực hiện một phần hay toàn bộ nội dung công việc theo hợp đồng trong thời hạn đã nêu trong hợp đồng hoặc trong khoảng thời gian đã được chủ đầu tư gia hạn thì chủ đầu tư có thể khấu trừ vào giá hợp đồng một khoản tiền bồi thường thiệt hại (nếu có) hoặc một khoản tiền phạt tương ứng với giá trị phần trăm nội dung công việc tính cho mỗi tuần lễ bị chậm hoặc một khoảng thời gian nào đó cho đến khi nội dung công việc trong hợp đồng được thực hiện như quy định trong ĐKCT. ĐKCT sẽ quy định mức tối đa của khoản khấu trừ này. Khi đạt đến mức tối đa, chủ đầu tư có thể xem xét chấm dứt hợp đồng theo Điều 17 ĐKC.

Điều 17. Chấm dứt hợp đồng

1. Chủ đầu tư có thể chấm dứt hợp đồng nếu nhà thầu có vi phạm cơ bản về hợp đồng như sau:

a) Nhà thầu không thực hiện một phần hoặc toàn bộ nội dung công việc theo hợp đồng trong thời hạn đã nêu trong hợp đồng hoặc trong khoảng thời gian đã được chủ đầu tư gia hạn;

b) Nhà thầu bị phá sản, giải thể;

c) Các hành vi khác nêu tại ĐKCT.

2. Trong trường hợp chủ đầu tư chấm dứt việc thực hiện một phần hay toàn bộ hợp đồng theo điểm a khoản 1 Điều này, chủ đầu tư có thể ký hợp đồng với nhà cung cấp khác để thực hiện phần hợp đồng bị chấm dứt đó. Nhà thầu sẽ chịu trách nhiệm bồi thường cho chủ đầu tư những chi phí vượt trội cho việc thực hiện phần hợp đồng bị chấm dứt này. Tuy nhiên, nhà thầu vẫn phải tiếp tục thực hiện phần hợp đồng không bị chấm dứt và chịu trách nhiệm bảo hành phần hợp đồng do mình thực hiện.

3. Trong trường hợp chủ đầu tư chấm dứt hợp đồng theo điểm b khoản 1 Điều này, chủ đầu tư không phải chịu bất cứ chi phí đền bù nào. Việc chấm dứt hợp đồng này không làm mất đi quyền lợi của chủ đầu tư được hưởng theo quy định của hợp đồng và pháp luật.

Điều 18. Trường hợp bất khả kháng

1. Nhà thầu sẽ không bị thu bảo đảm thực hiện hợp đồng, không phải bồi thường thiệt hại hoặc không bị phạt, bị chấm dứt hợp đồng trong những trường hợp bất khả kháng.

2. Trong hợp đồng này, trường hợp bất khả kháng được hiểu là những sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát và khả năng lường trước của nhà thầu, không liên quan đến sai phạm


470

hoặc sơ xuất của nhà thầu, chẳng hạn: chiến tranh, bạo loạn, đình công, hỏa hoạn, lũ lụt, dịch bệnh, cách lý do kiểm dịch, cấm vận…

3. Khi xảy ra trường hợp bất khả kháng, nhà thầu phải kịp thời thông báo bằng văn bản cho chủ đầu tư về sự kiện đó và nguyên nhân gây ra sự kiện. Đồng thời, nhà thầu chuyển cho chủ đầu tư giấy xác nhận về sự kiện bất khả kháng đó được cấp bởi một tổ chức có thẩm quyền hoặc phòng thương mại tại nước sở tại nơi xảy ra sự kiện bất khả kháng. Trừ khi có ý kiến của chủ đầu tư bằng văn bản, nhà thầu vẫn phải tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng của mình theo hoàn cảnh thực tế cho phép và phải tìm mọi biện pháp hợp lý để thực hiện các phần việc không bị ảnh hưởng của trường hợp bất khả kháng.

Điều 19. Sử dụng các tài liệu và thông tin liên quan đến hợp đồng

1. Nếu không có sự đồng ý trước bằng văn bản của chủ đầu tư, nhà thầu không được tiết lộ nội dung của hợp đồng cũng như đặc tính kỹ thuật, sơ đồ, bản vẽ, kiểu dáng, mẫu mã, thông tin do chủ đầu tư hoặc đại diện của chủ đầu tư đưa ra cho bất cứ ai không phải là người có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng. Việc nhà thầu cung cấp các thông tin cho người có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng được thực hiện theo chế độ bảo mật và trong phạm vi cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng đó.

2. Nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của chủ đầu tư, nhà thầu không được lợi dụng bất cứ thông tin hoặc tài liệu nào nêu trong khoản 1 Điều này vào mục đích khác trừ khi vì mục đích thực hiện hợp đồng.

3. Các tài liệu nêu tại khoản 1 Điều này thuộc quyền sở hữu của chủ đầu tư. Khi chủ đầu tư có yêu cầu, nhà thầu phải trả lại cho chủ đầu tư các tài liệu này (bao gồm cả các bản chụp) sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng.

Điều 20. Xuất xứ của hàng hóa

Xuất xứ của hàng hóa được cung cấp theo hợp đồng phải rõ ràng, hợp pháp, phù hợp với yêu cầu của HSMT.

Điều 21. Tiêu chuẩn hàng hóa

Hàng hóa cung cấp theo hợp đồng này phải tuân thủ các quy định về tiêu chuẩn được nêu trong ĐKCT.

Điều 22. Bản quyền

Nhà thầu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại phát sinh do việc khiếu nại của bên thứ ba về việc vi phạm bản quyền sở hữu trí tuệ liên quan tới hàng hóa mà nhà thầu đã cung cấp cho chủ đầu tư.

Điều 23. Kiểm tra và thử nghiệm hàng hóa

1. Chủ đầu tư hoặc đại diện của chủ đầu tư có quyền kiểm tra, thử nghiệm hàng hóa được cung cấp để khẳng định hàng hóa đó có đặc tính kỹ thuật phù hợp với yêu cầu của


471

hợp đồng. Nội dung, địa điểm và cách thức tiến hành kiểm tra, thử nghiệm được quy định trong ĐKCT.

2. Bất kỳ hàng hóa nào qua kiểm tra, thử nghiệm mà không phù hợp với đặc tính kỹ thuật theo hợp đồng thì chủ đầu tư có quyền từ chối và nhà thầu phải có trách nhiệm thay thế bằng hàng hóa khác hoặc tiến hành những điều chỉnh cần thiết để đáp ứng đúng các yêu cầu về đặc tính kỹ thuật. Trường hợp nhà thầu không có khả năng thay thế hay điều chỉnh các hàng hóa không phù hợp, chủ đầu tư có quyền tổ chức việc thay thế hay điều chỉnh đó nếu thấy cần thiết, mọi rủi ro và chi phí liên quan do nhà thầu chịu.

3. Khi thực hiện các nội dung nêu tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, nhà thầu không được miễn trừ nghĩa vụ bảo hành hay các nghĩa vụ khác theo hợp đồng.

Điều 24. Đóng gói hàng hóa

Nhà thầu sẽ phải đóng gói hàng hóa đúng yêu cầu nêu tại ĐKCT phù hợp với từng loại phương tiện vận chuyển để chuyển hàng hóa từ nơi xuất hàng tới địa điểm giao hàng quy định. Việc đóng gói phải đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng do va chạm trong khi bốc dỡ vận chuyển và các tác động khác của môi trường. Kích thước và trọng lượng của mỗi kiện hàng phải tính đến điều kiện vận chuyển như khoảng cách, phương tiện vận chuyển, điều kiện cơ sở hạ tầng... từ nơi xuất hàng tới địa điểm giao hàng quy định.

Điều 25. Cung cấp hàng hóa và giao các tài liệu, chứng từ kèm theo

Việc cung cấp hàng hóa và giao các tài liệu, chứng từ kèm theo phải được tiến hành theo tiến độ nêu trong HSMT. Các nội dung cụ thể về cung cấp hàng hóa và giao các tài liệu, chứng từ kèm theo được nêu trong ĐKCT.

Điều 26. Bảo hiểm

Hàng hóa cung cấp theo hợp đồng phải được bảo hiểm đầy đủ bằng đồng tiền có thể tự do chuyển đổi để bù đắp những mất mát, tổn thất bất thường trong quá trình sản xuất, vận chuyển, lưu kho và giao hàng theo những nội dung được quy định trong ĐKCT.

Điều 27. Vận chuyển hàng hóa và các yêu cầu khác

Yêu cầu về vận chuyển hàng hóa và các yêu cầu khác được nêu trong ĐKCT.

Điều 28. Bảo hành

1. Nhà thầu bảo đảm rằng hàng hóa được cung cấp theo hợp đồng là mới, chưa sử dụng, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn chế tạo, trừ khi có quy định khác trong ĐKCT. Ngoài ra, nhà thầu cũng phải bảo đảm rằng hàng hóa được cung cấp theo hợp đồng sẽ không có các khuyết tật nảy sinh có thể dẫn đến những bất lợi trong quá trình sử dụng bình thường của hàng hóa.

2. Yêu cầu về bảo hành đối với hàng hóa được nêu trong ĐKCT.

Điều 29. Giải quyết tranh chấp

1. Nhà thầu và chủ đầu tư có trách nhiệm giải quyết các tranh chấp phát sinh giữa hai bên thông qua thương lượng, hòa giải.


472

2. Nếu tranh chấp không thể giải quyết được bằng thương lượng, hòa giải trong thời gian quy định trong ĐKCT kể từ ngày phát sinh tranh chấp thì bất kỳ bên nào cũng đều có thể yêu cầu đưa việc tranh chấp ra giải quyết theo cơ chế được xác định trong ĐKCT.

Điều 30. Thông báo

1. Bất cứ thông báo nào của một bên gửi cho bên kia liên quan đến hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản, theo địa chỉ được ghi trong ĐKCT.

2. Thông báo của một bên sẽ được coi là có hiệu lực kể từ ngày bên kia nhận được hoặc theo ngày hiệu lực nêu trong thông báo, tùy theo ngày nào đến muộn hơn.

Chương IX ĐIỀU KIỆN CỤ THỂ CỦA HỢP ĐỒNG

Điều Khoản Nội dung

4 Chủ đầu tư: ________________ [Ghi tên chủ đầu tư]

5 Nhà thầu: ___________ [Ghi tên nhà thầu trúng thầu]

1

8 Ngày hợp đồng có hiệu lực: _______________ [Tùy theo tính chất của gói thầu mà quy định cụ thể, ví dụ: Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày hai bên ký hợp đồng, hoặc hợp đồng có hiệu lực khi chủ đầu tư nhận được bảo đảm thực hiện hợp đồng của nhà thầu...]

9 Incoterms năm _____ [Ghi năm ban hành của Incoterms phù hợp với quy định tại khoản 5 Mục 12 của BDL]

2 Nguyên tắc áp dụng khác: ________________ [Ghi cụ thể nội dung nguyên tắc áp dụng khác nếu có]

4 Luật áp dụng: ____________________________ [Nêu cụ thể nếu có quy định khác]

5 1 Nội dung yêu cầu đối với bảo đảm thực hiện hợp đồng: - Thời hạn nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng: ___________ [Tùy theo tính chất của gói thầu mà nêu cụ thể thời hạn yêu cầu, ví dụ: Thời hạn nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng là___ ngày trước khi ký hợp đồng, hoặc sau khi ký hợp đồng nhưng trước ngày hợp đồng có hiệu lực...] - Hình thức bảo đảm thực hiện hợp đồng: ___________ [Nêu cụ thể hình thức bảo đảm thực hiện hợp đồng. Tùy theo yêu cầu của gói thầu mà quy định việc áp dụng một hoặc các hình thức bảo đảm như: đặt cọc, ký quỹ hoặc thư bảo lãnh của ngân hàng, tổ chức tài chính. Ví dụ, việc yêu cầu bảo đảm thực hiện hợp đồng bằng hình thức nộp thư bảo lãnh của ngân hàng: Trường hợp nhà thầu phải nộp bảo lãnh thì phải do một ngân hàng, tổ chức tài chính hoạt động hợp pháp tại Việt Nam hoặc một ngân hàng, tổ chức tài chính ở nước ngoài (được chủ đầu tư chấp thuận) phát hành, theo Mẫu số 14 Chương X hoặc một mẫu khác được chủ đầu tư chấp thuận. Trường hợp bảo lãnh do một ngân hàng, tổ chức tài chính ở nước ngoài phát hành thì phải phát hành thông qua chi nhánh tại Việt Nam hoặc phải được một ngân hàng của


473


Việt Nam có quan hệ đại lý với ngân hàng phát hành xác nhận trước khi gửi tới chủ đầu tư]. - Giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng: ____ % giá hợp đồng. [Nêu giá trị cụ thể tùy theo yêu cầu của gói thầu và tối đa là 10% giá hợp đồng; trường hợp để phòng ngừa rủi ro cao thì giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng phải cao hơn nhưng không quá 30% giá hợp đồng và phải được người quyết định đầu tư hoặc người được ủy quyền cho phép). - Hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng: Bảo đảm thực hiện hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực cho đến hết ngày ____ tháng ____ năm ____. [Tùy theo tính chất, yêu cầu của gói thầu mà quy định thời hạn này, ví dụ: Bảo đảm thực hiện hợp đồng phải có hiệu lực cho đến khi toàn bộ hàng hóa được bàn giao, hai bên ký biên bản nghiệm thu và nhà thầu chuyển sang nghĩa vụ bảo hành theo quy định]

3 Thời hạn hoàn trả bảo đảm thực hiện hợp đồng: _____ [Ghi cụ thể thời hạn hoàn trả bảo đảm thực hiện hợp đồng tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu, Ví dụ: Chủ đầu tư phải hoàn trả bảo đảm thực hiện hợp đồng cho nhà thầu ngay sau khi hoặc không chậm hơn ____ ngày kể từ khi hàng hóa được bàn giao, nghiệm thu, đồng thời nhà thầu đã chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo hành theo quy định].

6 Hình thức hợp đồng :_________________ [Nêu 1 hoặc các hình thức hợp đồng phù hợp và nguyên tắc thanh toán đối với từng hình thức. Đối với hợp đồng trọn gói, giá hợp đồng không được điều chỉnh trong quá trình thực hiện hợp đồng, trừ trường hợp bất khả kháng. Đối với hợp đồng theo đơn giá, nhà thầu được thanh toán trên cơ sở khối lượng hàng hóa thực tế đã cung cấp].

7 1 Danh sách nhà thầu phụ :__________ [Nêu danh sách nhà thầu phụ phù hợp với danh sách nhà thầu phụ nêu trong HSDT].

2 Giá trị công việc mà nhà thầu phụ thực hiện không vượt quá: ________ giá hợp đồng [Tùy theo tính chất, quy mô của gói thầu mà ghi phần trăm cho phù hợp].

4 Yêu cầu khác về nhà thầu phụ :______________ [Nêu yêu cầu khác về thầu phụ nếu có… ]..

10 Yêu cầu về thuế:____________ [Trong Mục này nêu các nội dung yêu cầu về thuế, chẳng hạn đơn giá và giá hợp đồng đã bao gồm các loại thuế, phí các loại… Đối với hợp đồng theo đơn giá, cần quy định thêm cách thức xử lý khi Nhà nước có sự thay đổi về chính sách thuế trong quá trình thực hiện hợp đồng.].

11 Điều chỉnh giá hợp đồng:_____________ [Việc điều chỉnh giá hợp đồng áp dụng đối với hình thức theo đơn giá. Trong Mục này cần phải quy định rõ nội dung điều chỉnh, phương pháp và thời gian tính điều chỉnh, cơ sở dữ liệu đầu vào để tính điều chỉnh giá. Cần quy định sử dụng báo giá, hoặc chỉ số giá của các cơ quan có thẩm quyền tại địa phương,


474


trung ương hoặc cơ quan chuyên ngành độc lập của nước ngoài ban hành đối với các chi phí có nguồn gốc từ nước ngoài. Có thể áp dụng công thức điều chỉnh giá hợp đồng do trượt giá. Trong Mục này cũng cần quy định việc điều chỉnh giá được thực hiện thông qua điều chỉnh đơn giá hoặc điều chỉnh giá hợp đồng do trượt giá.].

12 1 Tạm ứng:_______________ [Nêu số tiền tạm ứng, các chứng từ để tạm ứng, phương thức tạm ứng… phù hợp quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết, có thể yêu cầu nhà thầu xuất trình bảo lãnh tiền tạm ứng theo Mẫu số 15 Chương XII].

2 Hoàn trả tiền tạm ứng:____________________ [Nêu cách thức hoàn trả tiền tạm ứng phù hợp quy định của pháp luật. Ví dụ tiền tạm ứng sẽ được hoàn trả bằng cách khấu trừ đi số tiền theo tỉ lệ nhất định trong các khoản thanh toán khác đến hạn cho nhà thầu trên cơ sở theo tiến độ cung cấp hàng hóa...].

13 Phương thức thanh toán:___________ [Tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu mà quy định cụ thể nội dung này. Việc thanh toán cho nhà thầu có thể quy định bằng tiền mặt, thanh toán bằng thư tín dụng, chuyển khoản… Số lần thanh toán có thể quy định theo giai đoạn, theo phần công việc đã hoàn thành hoặc thanh toán một lần khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng. Thời hạn thanh toán có thể quy định thanh toán ngay hoặc trong vòng không quá một số ngày nhất định kể từ khi nhà thầu xuất trình đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu. Đồng thời, cần quy định cụ thể về chứng từ thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật].

14 1 e) Các nội dung khác về hiệu chỉnh, bổ sung hợp đồng: _____ [Nêu cụ thể các nội dung khác nếu có]

15 1 c) Các yếu tố khác:__________________

16 Bồi thường thiệt hại, phạt do vi phạm hợp đồng: ________ [Nêu cụ thể quy định về bồi thường thiệt hại, phạt do vi phạm hợp đồng tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu].

17 1 c) Các hành vi khác:___________[nêu hành vi khác nếu có].

21 Tiêu chuẩn hàng hóa: ____________________ [Nêu cụ thể yêu cầu về tiêu chuẩn hàng hóa trên cơ sở phù hợp với yêu cầu nêu tại Chương VII. Nếu trong Chương VII không nêu rõ các tiêu chuẩn áp dụng thì được hiểu là hàng hóa phải tuân thủ theo các quy định về tiêu chuẩn hiện hành tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà hàng hóa có xuất xứ].

23 1 Kiểm tra, thử nghiệm hàng hóa: ________________ [Tùy theo tính chất của gói thầu mà quy định cụ thể việc kiểm tra, thử nghiệm của nhà thầu trên cơ sở phù hợp với yêu cầu nêu tại Chương VII. Việc kiểm tra, thử nghiệm có thể quy định theo từng giai đoạn như: trước khi giao hàng, khi hàng đến... Trong các quy định về kiểm tra, thử nghiệm cần nêu được các nội dung cơ bản như: thời gian, địa điểm, cách thức tiến hành, chi phí cho việc kiểm tra, thử nghiệm... cũng như quy định về cách thức xử lý đối với các hàng hóa không đạt yêu cầu qua kiểm tra, thử nghiệm].


475


24 Đóng gói hàng hóa: _____________________ [Tùy theo yêu cầu và tính chất của từng loại hàng hóa cũng như phương thức vận chuyển mà quy định cụ thể việc đóng gói. Trong đó cần nêu rõ quy định về cách thức đóng gói, vật liệu đóng gói, thông tin về hàng hóa ghi trên bao kiện đóng gói, các chỉ dẫn cho việc bốc dỡ, vận chuyển...].

25 Cung cấp hàng hóa và giao các tài liệu, chứng từ kèm theo: [Tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu mà nêu cụ thể về việc giao hàng và các tài liệu, chứng từ kèm theo].

26 Nội dung bảo hiểm: _______________________ [Tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu mà quy định cụ thể nội dung này trên cơ sở đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật cũng như phù hợp với các điều kiện thương mại được áp dụng].

27 - Yêu cầu về vận chuyển hàng hóa: ___________________ [Nêu yêu cầu về vận chuyển hàng hóa, bao gồm cả địa điểm giao hàng tùy theo yêu cầu và tính chất của gói thầu]. - Các yêu cầu khác: _________________________ [Tùy theo yêu cầu và tính chất của gói thầu mà quy định cho nội dung này, chẳng hạn yêu cầu về phụ tùng thay thế, dịch vụ kỹ thuật kèm theo đối với máy móc, thiết bị,… + Phụ tùng thay thế: Trường hợp có yêu cầu về phụ tùng thay thế thì nêu rõ nội dung này trên cơ sở phù hợp với yêu cầu nêu tại Phần II của HSMT. + Dịch vụ kỹ thuật: Trường hợp có yêu cầu về dịch vụ kỹ thuật thì nêu rõ nội dung này trên cơ sở phù hợp với Phần II của HSMT, ví dụ: a) Thực hiện việc lắp đặt hoặc giám sát việc lắp đặt tại hiện trường, chạy thử các máy móc, thiết bị đã cung cấp; b) Cung cấp các dụng cụ cần thiết để lắp ráp, bảo dưỡng máy móc, thiết bị được cung cấp; c) Cung cấp các tài liệu chỉ dẫn chi tiết về vận hành và bảo dưỡng cho mỗi loại thiết bị được cung cấp; d) Thực hiện hoặc giám sát việc bảo dưỡng, sửa chữa các máy móc, thiết bị đã cung cấp; đ) Đào tạo nhân sự cho chủ đầu tư về việc lắp đặt, chạy thử, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa các máy móc, thiết bị được cung cấp; e) Các nội dung khác (nếu có)]

28 1 Nội dung yêu cầu đảm bảo khác đối với hàng hóa: _______ [Nêu nội dung yêu cầu đảm bảo khác đối với hàng hóa nếu có. Ví dụ: Hàng hóa đã qua sử dụng phải đảm bảo còn trên _____ (70%) giá trị sử dụng]

2 Yêu cầu về bảo hành: _________________________ [ Nêu yêu cầu về bảo hành (nếu có) trên cơ sở quy định một số nội dung sau: - Thời hạn bảo hành: Thời hạn bảo hành được tính kể từ khi hàng hóa được bàn giao, nghiệm thu. Tùy theo tính chất, yêu cầu của hàng hóa mà có thể quy định thời hạn bảo hành cho toàn bộ hàng hóa hoặc quy định riêng cho từng loại hàng hóa. - Bảo hành: Tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu mà quy định cụ thể. Đối với các loại hàng hóa đơn giản thì yêu cầu nhà thầu có phiếu bảo hành kèm theo, trong đó nêu rõ thời gian và trách nhiệm bảo hành của nhà thầu. Đối với các loại hàng hóa phức tạp thì ngoài việc có phiếu bảo hành kèm theo


476


còn phải quy định chủ đầu tư giữ lại một phần giá trị của hợp đồng để đảm bảo nghĩa vụ bảo hành hoặc nộp dưới dạng một bảo lãnh của ngân hàng. Trong trường hợp này, cần quy định cụ thể giá trị khoản tiền giữ lại và thời hạn hoàn trả cho nhà thầu (ví dụ sẽ hoàn trả lại cho nhà thầu khi hai bên thanh lý hợp đồng) - Cơ chế giải quyết các hư hỏng, khuyết tật phát sinh trong quá trình sử dụng hàng hóa trong thời hạn bảo hành: Cần nêu thời gian chủ đầu tư thông báo cho nhà thầu về các hư hỏng, khuyết tật phát sinh; thời hạn nhà thầu phải tiến hành khắc phục các hư hỏng, khuyết tật sau khi nhận được thông báo của chủ đầu tư; chi phí cho việc khắc phục các hư hỏng, khuyết tật…]

29 2 Thời gian để tiến hành hòa giải:_____________ Giải quyết tranh chấp: _______________________ [Nêu cụ thể thời gian và cơ chế xử lý tranh chấp tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu. Trong đó cần nêu rõ thời gian gửi yêu cầu giải quyết tranh chấp, cơ quan xử lý tranh chấp, chi phí cho việc giải quyết tranh chấp...].

30 1 Địa chỉ để hai bên thông báo cho nhau những thông tin theo quy định: - Địa chỉ liên lạc của chủ đầu tư: _________ Điện thoại: ______________________ Fax: ____________________________ E-mail: __________________________ - Địa chỉ liên lạc của nhà thầu: ___________ Điện thoại: ______________________ Fax: ____________________________ E-mail: __________________________

Chương X MẪU HỢP ĐỒNG

Mẫu số 13


.............., ngày....... tháng........ năm 200…

HỢP ĐỒNG CUNG CẤP HÀNG HÓA

Hợp đồng số:.......................

Gói thầu:.............................

Thuộc dự án:.......................

Căn cứ ký hợp đồng:

- Căn cứ Bộ Luật Dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14/6/2005 của Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;

- Căn cứ Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;


477

- Căn cứ Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước; Thông tư số 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007;

- Căn cứ Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 05/5/2008 của Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng;

- Căn cứ Quyết định số....ngày....tháng ....năm 200…của (Tên đơn vị phê duyệt) về việc phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu (Tên gói thầu) thuộc Dự án (Tên dự án);

- Căn cứ Biên bản thương thảo Hợp đồng hợp đồng ngày…tháng…năm 200….

Chủ đầu tư (Bên A) .....................................................................................................

(Tên Chủ đầu tư ............................................................................................................

Địa chỉ: ..........................................................................................................................

Điện thoại: .....................................................................................................................

Số tài khoản: ............................... Tại Kho bạc NN: .....................................................

Đại diện: ........................................................................................................................

Chức vụ: ........................................................................................................................

Nhà thầu (Bên B)...............................................................................................................

Công ty ...............................................................................................................................

Địa chỉ: ..........................................................................................................................

Điện thoại:......................................................................................................................

E-mail:............................................................................................................................

Số tài khoản:...................................................................................................................

Mở tại: .................................................. Ngân hàng. ......................................................

Mã số thuế ......................................................................................................................

Đại diện:.........................................................................................................................

Chức vụ: .........................................................................................................................

Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá với các điều khoản sau:

Điều 1. Nội dung hợp đồng

Bên B cam kết chịu trách nhiệm cung cấp cho bên A đầy đủ các loại hàng hoá được nêu chi tiết......... (tên hàng, số lượng, đặc tính kỹ thuật,...) theo phụ lục số... đính kèm hợp đồng này.

Bên A cử cán bộ kỹ thuật tiếp nhận hàng hoá và thanh toán đầy đủ cho bên B kinh phí đã được hai bên thoả thuận nêu tại Điều 2 hợp đồng này.


478

Điều 2. Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán

1. Giá trị hợp đồng:

Tổng giá trị hợp đồng là: .......................VNĐ (Đã bao gồm thuế VAT)

Bằng chữ: ................................................................................................

2. Phương thức thanh toán: Bên A thanh toán cho bên B theo 3 đợt:

- Đợt 1: Sau khi hợp đồng có hiệu lực và bên A nhận được Thư bảo đảm thực hiện hợp đồng của bên B, Bên A sẽ chuyển cho bên B....% tổng giá trị hợp đồng trong vòng 5 ngày kể từ ngày bên A nhận được Thư bảo đảm thực hiện hợp đồng của bên B.

- Đợt 2: Bên A sẽ chuyển cho bên B....% tổng giá trị của hợp đồng trong vòng 5 ngày kể từ ngày bên B giao đủ hàng và lắp đặt, vận hành đúng kỹ thuật, có xác nhận của đơn vị sử dụng.

- Đợt 3: Số tiền còn lại (.....% tổng giá trị hợp đồng) sẽ được thanh toán ngay sau khi hai bên đã nghiệm thu chính thức, bên B cung cấp đầy đủ các giấy tờ hợp lệ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ và chất lượng hàng hoá (như Điều 1) đồng thời phát hành hóa đơn tài chính hợp pháp cho bên A và hai bên cùng thanh lý hợp đồng.

3. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản, tiền mặt, ngân phiếu.

Điều 3. Hình thức hợp đồng: ...(trọn gói hay theo từng giai đoạn).

Điều 4. Quy cách chất lượng hàng hóa

Chất lượng hàng: Mới 100%, đúng tiêu chuẩn xuất khẩu của nhà sản xuất và các tiêu chuẩn về nguồn gốc, xuất xứ, thông số kỹ thuật và chất lượng (như Điều 1).

Điều 5. Thời gian thực hiện hợp đồng

- Hai bên sẽ thực hiện Hợp đồng trong vòng..... kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực.

- Thời gian giao hàng:

+ Bên B giao hàng cho bên A trong vòng... (ghi rõ số ngày) kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực.

+ Địa điểm giao hàng:...................................................................................

- Bên A và Bên B phải thống nhất bằng văn bản kế hoạch, thời gian bàn giao, lắp đặt, vận hành, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.

Điều 6. Điều kiện bảo hành

- Bảo hành: Toàn bộ các thiết bị trên được bên B bảo hành trong vòng..... kể từ ngày ký biên bản nghiệm thu kỹ thuật hàng hóa.

- Bên B có trách nhiệm hướng dẫn cho người sử dụng của bên A nắm được các nguyên tắc vận hành cơ bản để có thể sử dụng và khai thác hiệu quả thiết bị.


479

- Khi có sự cố kỹ thuật, bên A sẽ thông báo ngay cho bên B, trong vòng 24h bên B có trách nhiệm cử cán bộ kỹ thuật đến lập biên bản trong đó xác định rõ nguyên nhân sự cố, nếu do lỗi của nhà sản xuất bên B sẽ bảo hành miễn phí. Nếu nguyên nhân do người sử dụng gây ra như rơi vỡ, va đập mạnh, cắm sai điện nguồn,.... bên B sẽ vẫn tiến hành sửa chữa, thay thế khắc phục nhưng chi phí do bên A chịu.

- Bảo trì: Sau thời gian bảo hành, bên B có trách nhiệm bảo trì các thiết bị nếu bên A yêu cầu. Mọi chi phí sau thời gian bảo hành đều do bên A chịu.

Điều 7. Bảo đảm thực hiện hợp đồng và bảo lãnh bảo hành

- Bên B phải nộp giấy bảo đảm thực hiện hợp đồng bằng ....% giá trị hợp đồng dưới hình thức thư bảo đảm của một ngân hàng tại Hà Nội hoặc chuyển tiền mặt vào tài khoản của Bên A (tên bên mua). Bên A sẽ hoàn trả số tiền này cho bên B sau khi có biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.

- Bên B phải nộp giấy bảo lãnh bảo hành bằng ....% giá trị hợp đồng dưới hình thức thư bảo đảm của một ngân hàng tại Hà Nội hoặc chuyển tiền mặt vào tài khoản của Bên A (tên bên mua). Bên A sẽ hoàn trả số tiền này cho bên B sau khi kết thúc thời gian bảo hành.

Điều 8. Thưởng, phạt trong quá trình thực hiện hợp đồng

- Nếu bên B vi phạm thời hạn thực hiện hợp đồng sẽ bị phạt ....% giá trị phần hợp đồng kinh tế bị vi phạm thời hạn thực hiện cho 10 ngày đầu tiên; phạt thêm từ ....% đến ....% cho mỗi đợt 10 ngày tiếp theo cho đến mức tổng số các lần phạt không quá .....% giá trị phần hợp đồng kinh tế bị vi phạm ở thời điểm 10 ngày đầu tiên; nếu hoàn toàn không thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký thì bị phạt đến mức .....% giá trị hợp đồng.

- Nếu bên A vi phạm nghĩa vụ tiếp nhận thiết bị đã hoàn thành theo đúng hợp đồng sẽ bị phạt ....% giá trị phần hợp đồng kinh tế đã hoàn thành mà không được tiếp nhận cho 10 ngày đầu tiên và phạt thêm .....% cho mỗi đợt 10 ngày tiếp theo cho đến mức tổng số các lần phạt không quá .....% giá trị phần hợp đồng hoàn thành và không được tiếp nhận ở thời điểm 10 ngày đầu tiên.

Điều 9. Hiệu lực của hợp đồng

Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng, nếu có gì vướng mắc trong quá trình thực hiện, hai bên sẽ bàn bạc giải quyết. Nếu không giải quyết được sẽ đưa ra Toà án Kinh tế thành phố Hà Nội. Phán quyết của Toà án Kinh tế thành phố Hà Nội có giá trị bắt buộc đối với cả hai bên.

Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và kéo dài trong vòng ........ngày. Hợp đồng này được lập thành 06 bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ 03 bản, bên B giữ 03 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Đại diện hợp pháp của đơn vị)

ĐẠI DIỆN BÊN B (Đại diện hợp pháp của công ty)


480

Phụ lục

DANH MỤC HÀNG HÓA THEO HỢP ĐỒNG

(Kèm theo hợp đồng số _____, ngày ____ tháng ____ năm ____)

(Phụ lục này được lập trên cơ sở yêu cầu của HSMT, HSDT và những thỏa thuận đã đạt được trong quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, bao gồm danh mục hàng hóa được cung cấp).

Danh mục hàng hóa:

1....

2....

3....

...


481

Mẫu số 14

BẢO LÃNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG (1)

________, ngày ____ tháng ____ năm ____

Kính gửi: _______________[ghi tên chủ đầu tư]

(sau đây gọi là chủ đầu tư)

Theo đề nghị của [ghi tên nhà thầu] (sau đây gọi là nhà thầu) là nhà thầu đã trúng thầu gói thầu [ghi tên gói thầu] và đã ký hoặc cam kết sẽ ký kết hợp đồng cung cấp hàng

hóa [mô tả hàng hóa] cho gói thầu trên (sau đây gọi là hợp đồng); (2)

Theo quy định trong HSMT (hoặc hợp đồng), nhà thầu phải nộp cho chủ đầu tư bảo lãnh của một ngân hàng với một khoản tiền xác định để bảo đảm nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện hợp đồng;

Chúng tôi, [ghi tên của ngân hàng] ở [ghi tên quốc gia hoặc vùng lãnh thổ] có trụ

sở đăng ký tại [ghi địa chỉ của ngân hàng (3)

] (sau đây gọi là “ngân hàng”), xin cam kết bảo lãnh cho việc thực hiện hợp đồng của nhà thầu với số tiền là [ghi rõ số tiền bằng số, bằng chữ và đồng tiền sử dụng]. Chúng tôi cam kết thanh toán vô điều kiện, không hủy ngang cho chủ đầu tư bất cứ khoản tiền nào trong giới hạn [ghi số tiền bảo lãnh] như đã nêu trên, khi có văn bản của chủ đầu tư thông báo nhà thầu vi phạm hợp đồng trong thời hạn hiệu lực của bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

Bảo lãnh này có hiệu lực kể từ ngày phát hành cho đến hết ngày ____ tháng ____ năm

____. (4)



Ghi chú:

(1) Chỉ áp dụng trong trường hợp biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng là thư bảo lãnh của ngân hàng hoặc tổ chức tài chính

(2) Nếu ngân hàng bảo lãnh yêu cầu phải có hợp đồng đã ký mới cấp giấy bảo lãnh, thì bên mời thầu phải báo cáo người quyết định đầu tư hoặc người được ủy quyền xem xét, quyết định. Trong trường hợp này, đoạn trên có thể sửa lại như sau:

“Theo đề nghị của [ghi tên nhà thầu] (sau đây gọi là nhà thầu) là nhà thầu trúng thầu gói thầu [ghi tên gói thầu] đã ký hợp đồng số [ghi số hợp đồng] ngày ____ tháng ____ năm ____ về việc cung cấp [mô tả hàng hóa] (sau đây gọi là hợp đồng).”

(3) Địa chỉ ngân hàng: Ghi rõ địa chỉ, số điện thoại, số fax, e-mail.

(4) Ghi thời hạn phù hợp với yêu cầu nêu tại khoản 1 Điều 7 ĐKCT.


482

Mẫu số 15

BẢO LÃNH TIỀN TẠM ỨNG (1)

________, ngày ____ tháng ____ năm ____

Kính gửi: _____________[ghi tên chủ đầu tư]

(sau đây gọi là chủ đầu tư)

[ghi tên hợp đồng, số hợp đồng]

Theo điều khoản về tạm ứng nêu trong điều kiện cụ thể của hợp đồng, [ghi tên và địa chỉ của nhà thầu] (sau đây gọi là nhà thầu) phải nộp cho chủ đầu tư một bảo lãnh ngân hàng để bảo đảm nhà thầu sử dụng đúng mục đích khoản tiền tạm ứng [ghi rõ giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền sử dụng] cho việc thực hiện hợp đồng;

Chúng tôi, [ghi tên của ngân hàng] ở [ghi tên quốc gia hoặc vùng lãnh thổ] có trụ sở

đăng ký tại [ghi địa chỉ của ngân hàng(2)] (sau đây gọi là “ngân hàng”), theo yêu cầu của

nhà thầu, đồng ý vô điều kiện, không hủy ngang và không yêu cầu nhà thầu phải xem xét trước, thanh toán cho chủ đầu tư khi chủ đầu tư có yêu cầu với một khoản tiền không vượt quá [ghi rõ giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền sử dụng].

Ngoài ra, chúng tôi đồng ý rằng các thay đổi, bổ sung hoặc điều chỉnh các điều kiện của hợp đồng hoặc của bất kỳ tài liệu nào liên quan tới hợp đồng được ký giữa chủ đầu tư và nhà thầu sẽ không làm thay đổi bất kỳ nghĩa vụ nào của chúng tôi theo bảo lãnh này.

Bảo lãnh này có giá trị kể từ ngày nhà thầu nhận được khoản tạm ứng theo hợp đồng

cho tới hết ngày ____ tháng ____ năm ____ (3) hoặc khi chủ đầu tư thu hồi hết số tiền tạm

ứng, tùy theo ngày nào đến sớm hơn.



Ghi chú:

(1) Tùy theo điều kiện cụ thể của gói thầu mà quy định phù hợp với yêu cầu nêu tại Điều 12 ĐKCT (thông thường áp dụng đối với gói thầu đấu thầu quốc tế).

(2) Địa chỉ ngân hàng: Ghi rõ địa chỉ, số điện thoại, số fax, e-mail để liên hệ.

(3) Ngày giao hàng quy định trong hợp đồng. Nếu giao hàng theo từng phần thì có thể quy định bảo lãnh tiền tạm ứng hết hiệu lực khi giá trị hàng hóa được giao và nghiệm thu lớn hơn hoặc bằng số tiền được tạm ứng. Trong trường hợp cần gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng thì yêu cầu gia hạn thời gian có hiệu lực của bảo lãnh tiền tạm ứng.


483

(BM.KHTC.04.06) ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ-KHTC


QUYẾT ĐỊNH V/v: Phê duyệt hồ sơ mời thầu

Gói thầu:………………………

Dự án:…………………………






Căn cứ Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12 tháng 12 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế về Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia;

Căn cứ Quyết định số ……/QĐ-KHTC ngày …./…./…. của Đại học Quốc gia Hà Nội về việc phê duyệt kế hoạch thực hiện/đấu thầu cung cấp thiết bị cho Dự án (Tên dự án);

Xét đề nghị tại Tờ trình số …/TTr-… ngày …/…/… của (Tên đơn vị) về việc xin phê duyệt hồ sơ mời thầu cung cấp thiết bị;


QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Hồ sơ mời thầu gói thầu (Tên gói thầu) thuộc Dự án (Tên dự án) của (Tên đơn vị), ĐHQGHN (Hồ sơ mời thầu kèm theo).

Điều 2. Giao cho (Tên đơn vị) chịu trách nhiệm tổ chức đấu thầu theo kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu được phê duyệt tại Điều 1 và các quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 3. Các ông Chánh Văn phòng, Trưởng ban Kế hoạch Tài chính, Trưởng ban Khoa học Công nghệ và Thủ trưởng (Tên đơn vị) có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như điều 3; - Lưu: VP, KHTC.

GIÁM ĐỐC


484


TÊN CƠ QUAN CHỦ ĐẦU TƯ


Số: / TTr- ... Hà nội, ngày tháng năm........

TỜ TRÌNH XIN PHÊ DUYỆT KẾT QUẢ ĐẤU THẦU

Dự án ............

Kính gửi:.............................................................





Căn cứ Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước; Thông tư số 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007;

Quyết định số /QĐ-…… ngày / /200… của Đại học Quốc gia Hà Nội về việc phân cấp quyết định đầu tư, uỷ quyền quyết định đầu tư và phân công giám định đầu tư cho (Tên chủ đầu tư) (nếu có);

Căn cứ Quyết định số ... ngày ....tháng ... năm ......của ... (ghi tên cơ quan phê duyệt)... về việc phê duyệt dự án… (tên dự án)....

... (Tên Chủ đầu tư)... trình ..( ghi tên cơ quan phê duyệt)...... thẩm định và phê duyệt Kết quả đấu thầu gói thầu ... thuộc dự án .... như sau :

1. Cơ sở pháp lý của việc tổ chức đấu thầu:

a. Kế hoạch đấu thầu được phê duyệt tại Quyết định số ....ngày … tháng năm … của ..... với nội dung chủ yếu sau:

- Tên gói thầu :

- Nội dung gói thầu (ghi các hạng mục của gói thầu)

- Hình thức lựa chọn nhà thầu :................................................................


485

- Giá gói thầu :.........................................................................................

- Phương thức áp dụng:............................................................................

- Loại hợp đồng:.......................................................................................

- Thời gian thực hiện hợp đồng của các gói thầu :...................................

b. Giá gói thầu: Đã được...(ghi tên cơ quan phê duyệt)… phê duyệt dự toán tại quyết định số:… ngày...tháng .... năm ..., với giá trị là: .............

c. Các nội dung khác của quá trình đấu thầu đã được phê duyệt :

- Hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu đã được… (tên cơ quan phê duyệt) ......phê duyệt tại quyết định số....... ngày.........tháng.......... năm.............

- Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu đã được..(ghi tên cơ quan phê duyệt)....phê duyệt tại Quyết định số:.........ngày........ tháng.......... năm.........

d. Kế hoạch vốn đầu tư cho dự án đã được…. (tên cơ quan giao kế hoạch vốn)… giao kế hoạch tại quyết định số : ... ngày......tháng ....năm ...với số vốn đấu tư là........... triệu đồng.

2. Quá trình tổ chức đấu thầu :

- Thông báo mời thầu được thông tin trên .....(phương tiện thông tin đại chúng) vào các ngày .........tháng ...năm....

- Bán hồ sơ mời thầu : Ngày ......

- Số đơn vị tham gia dự thầu: (đối với từng gói thầu)

- Thời gian đóng thầu: Ngày .......

- Thời gian mở thầu: Ngày ........

- Thời gian xét thầu: Từ ngày .... đến ngày ....

3. Kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu:

- Kết quả đánh giá sơ bộ,

- Kết quả đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu,

+ Đánh giá về mặt kỹ thuật,

+ Đánh giá về mặt tài chính thương mại và giá đánh giá,

- Kết quả đề nghị đơn vị trúng thầu các gói thầu …

4. Đề nghị phê duyệt kết quả đấu thầu:

Gói thầu 1:

- Đơn vị trúng thầu : (ghi cả tên nhà thầu liên danh hoặc nhà thầu phụ nếu có)

- Giá đề nghị trúng thầu :


486

- Loại hợp đồng:

- Thời gian hoàn thành :

Gói thầu 2: (ghi tương tự như gói thầu 1)

Đề nghị…… (tên cấp phê duyệt)…. thẩm định và phê duyệt

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu:.....

CHỦ ĐẦU TƯ

(Ký tên , đóng dấu)


487

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI (TÊN CHỦ ĐẦU TƯ)



Hà Nội, ngày ...... tháng ...... năm 200…

BIÊN BẢN ĐÓNG THẦU

Dự án:

Gói thầu:

(Tên dự án)

(Tên gói thầu)

Hôm nay, vào lúc …..giờ ngày tháng năm 200… tại (địa điểm), chúng tôi:

ĐẠI DIỆN (Tên chủ đầu tư):

Ông \ bà:………………………. Chức vụ:…………………..

Ông \ bà:………………………. Chức vụ:…………………..

ĐẠI DIỆN (Tên các nhà thầu):

Ông \ bà:………………………. Chức vụ:…………………..

Ông \ bà:………………………. Chức vụ:…………………..

Ông \ bà:………………………. Chức vụ:…………………..

….

Các bên cùng ghi nhận vào thời điểm đóng thầu (….giờ…. ngày tháng năm 200…) danh sách các Nhà thầu đã nộp Hồ sơ dự thầu gói thầu nêu trên, bao gồm các Nhà thầu sau:

STT Tên nhà thầu Tên người đại diện Số CMTND Chữ ký

1 Công ty

2 Công ty

… …

Biên bản này được lập thành (số bản) bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN (chủ đầu tư)

Ghi chú: Đối với các đơn vị được ủy quyền chỉ cần thay tên:

- Đại học Quốc gia Hà Nội Tên của Chủ đầu tư ;

- Tên chủ đầu tư Tên Phòng (nếu có).


488

Phần phụ lục

CÁC MẪU

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI (Tên Chủ đầu tư)

Số: … … /…………




BIÊN BẢN MỞ THẦU

TÊN DỰ ÁN: ...........................................................................................................

GÓI THẦU: ..............................................................................................................

ĐỊA ĐIỂM: ...............................................................................................................

Cuộc họp mở thầu bắt đầu vào lúc …giờ… ngày… tháng… năm 200… tại………

A. CÁC THÔNG TIN CHUNG

I. Tên dự án:

II. Tên gói thầu:

III. Bên mời thầu và các nhà thầu nộp HSDT:

1. Chủ đầu tư:

Tư vấn đấu thầu (nếu có):

2. Các nhà thầu mua HSMT

TT Tên đơn vị Giờ mua HSMT Ngày mua HSMT

1 Công ty ….. /200…

2 …. /200…

3 …. /200…

3. Các nhà thầu nộp HSDT theo đúng quy định

TT Tên đơn vị Địa chỉ các nhà thầu

nộp HSDT Thời gian nộp

HSDT Văn bản khác

kèm theo (nếu có)

1

2

3

4. Các nhà thầu nộp HSDT sau thời điểm đóng thầu:


489

+)…..

IV. Thành phần tham dự lễ mở thầu:

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN CHỦ QUẢN:

Stt Họ và Tên Đơn vị Chức vụ

1 Ông/ bà….

2 ….

ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƯ:


1 Ông/ bà….

2 ….

ĐẠI DIỆN TƯ VẤN ĐẤU THẦU (nếu có):


1 Ông/ bà….

2 ….

ĐẠI DIỆN CÁC NHÀ THẦU THAM DỰ:

Stt Họ và tên Tên Công ty Số CMTND Chữ ký

1 Ông/ bà….

2 ….

B. NỘI DUNG CUỘC HỌP

1. Chủ đầu tư tuyên bố mở thầu.

2. Đại diện Chủ đầu tư trình bày các điều kiện pháp lý và các thủ tục để tiến hành mở thầu, bao gồm:

2.1. Các điều kiện pháp lý:

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) phê duyệt dự án (Tên dự án);

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) phê duyệt tổng dự toán dự án (Tên dự án);

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) về việc giao chỉ tiêu kế hoạch đầu tư phát triển thuộc NSNN năm 200… cho dự án (Tên dự án);

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) về việc phê duyệt kế hoạch vốn chi tiết năm 200… cho dự án (Tên dự án);


490

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu gói thầu (Tên gói thầu);

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) về việc phê duyệt hồ sơ mời thầu gói thầu (Tên gói thầu);

- Các căn cứ pháp lý có liên quan khác (nếu có)…

2.2. Các thủ tục để tiến hành họp mở thầu:

Quá trình thông báo mời thầu, phát hành Hồ sơ mời thầu:

- Thông báo mời thầu: Trên Tờ thông tin đấu thầu các số…..

- Phát hành Hồ sơ mời thầu: Từ …giờ…. ngày đến trước …giờ… ngày / /200… tại…..

- Nộp Hồ sơ dự thầu: Trước …giờ…. ngày / /200… tại …

- Mở thầu: Lúc …giờ… ngày / /200… tại ...

3. Kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

4. Các ý kiến liên quan đến Hồ sơ dự thầu trước và trong quá trình mở các hồ sơ dự thầu:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

5. Đại diện (Tên Chủ đầu tư) hoặc (Tên đơn vị tư vấn (nếu có)) mở các hồ sơ dự thầu. Các thông tin chủ yếu trong lễ mở thầu:


491

BẢNG TÓM TẮT NỘI DUNG CHỦ YẾU KHI MỞ CÁC HỒ SƠ DỰ THẦU

TÊN DỰ ÁN: ...........................................................................................................

TÊN GÓI THẦU: .....................................................................................................

ĐỊA ĐIỂM MỞ THẦU: ...........................................................................................

TT

Tên Nhà thầu Hồ sơ gồm

Công ty… Công ty…. …..

1 Tình trạng niêm phong của HSDT trước khi mở

2 Số bản gốc - bản chụp ...…………….... bản gốc ………………. bản chụp

..……………. bản gốc ……………. bản chụp

..………………. bản gốc ………………. bản chụp

3 Thời gian hiệu lực HSDT

4 Giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu (chưa giảm giá)

5 Giảm giá (nếu có) 6 Chữ ký trong Đơn dự thầu

7 Đại diện liên danh, thỏa thuận liên danh (nếu có)

8

Bảo đảm dự thầu: - Hình thức: - Giá trị: - Thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu

- _____________________ - _____________________ - _____________________

- ________________________ - ________________________ - ________________________

- ______________________________ - ______________________________ - ______________________________

9 Thời gian thực hiện hợp đồng (trong HSDT):

10 Bảng giải trình giá dự thầu Có ( không có ): Có ( không có ): Có ( không có ):

11 Văn bản đề nghị sửa đổi HSDT (nếu có)

12 Các thông tin khác (nếu có)


492

6. Sau khi mở thầu, các thành viên đã xem xét và ghi nhận biên bản mở thầu này là đúng, các phát biểu ý kiến khác:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

7. Ký xác nhận:

Lễ mở thầu kết thúc vào: giờ ngày ... năm 200...

Chữ ký của các bên liên quan tham dự lễ mở thầu:

Đại diện… (Tên Chủ đầu tư)…

Đại diện Công ty…



Đại diện tư vấn đấu thầu (nếu có) Đại diện … (Tên Chủ quản đầu tư)…


493

MẪU BÁO CÁO THẨM ĐỊNH KẾT QUẢ ĐẤU THẦU

Mẫu báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu này áp dụng cho việc lập báo cáo thẩm định của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thẩm định kết quả đấu thầu (gọi tắt là cơ quan/tổ chức thẩm định) đối với gói thầu dịch vụ tư vấn (trường hợp nhà thầu là tổ chức), mua sắm hàng hóa của các dự án thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Đấu thầu khi thực hiện đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế trong nước và quốc tế. Đối với các hình thức lựa chọn nhà thầu khác, cơ quan/tổ chức thẩm định có thể sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Mẫu này để áp dụng cho phù hợp.

Việc thẩm định không phải là đánh giá lại hồ sơ dự thầu. Khi tiến hành thẩm định, cơ quan/tổ chức thẩm định cần căn cứ vào các tài liệu do chủ đầu tư, bên mời thầu cung cấp, báo cáo đánh giá của tổ chuyên gia đấu thầu hoặc tổ chức, đơn vị trực tiếp thực hiện việc đánh giá hồ sơ dự thầu (tư vấn đấu thầu, tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp,...), ý kiến đánh giá của từng thành viên trực tiếp tham gia đánh giá hồ sơ dự thầu và các tài liệu liên quan nhằm đảm bảo tính trung thực, khách quan trong việc thẩm định về kết quả đấu thầu.

Trong Mẫu này, những chữ in nghiêng là nội dung mang tính gợi ý, hướng dẫn về cách trình bày và nội dung của báo cáo thẩm định sẽ được người sử dụng cụ thể hóa theo từng gói thầu. Mẫu báo cáo thẩm định này bao gồm các nội dung sau:

I. Khái quát về dự án và gói thầu

II. Tóm tắt quá trình đấu thầu và đề nghị của chủ đầu tư về kết quả đấu thầu

III. Tổng hợp kết quả kiểm tra, đánh giá của cơ quan/tổ chức thẩm định

IV. Nhận xét và kiến nghị

PHỤ LỤC


494

[TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC THẨM ĐỊNH]

Số:……/.........



..….., ngày …. tháng …. năm ….

BÁO CÁO THẨM ĐỊNH

(Về kết quả đấu thầu gói thầu [điền tên gói thầu])

Kính gửi: [Điền tên người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền phê duyệt kết quả đấu thầu]

Căn cứ văn bản trình duyệt số [điền số hiệu văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu] ngày [điền ngày tháng năm văn bản trình duyệt] của [điền tên chủ đầu tư] về kết quả đấu thầu gói thầu [điền tên gói thầu] thuộc dự án [điền tên dự án];

Căn cứ cuộc họp thẩm định (nếu có) ngày [điền ngày tháng năm họp thẩm định] và văn bản giải trình (nếu có) của [điền tên chủ đầu tư];

[Điền tên cơ quan/tổ chức thẩm định] đã tiến hành thẩm định kết quả đấu thầu gói thầu nêu trên theo đúng quy định của pháp luật về đấu thầu từ ngày .... tháng .... năm ..... đến ngày .... tháng .... năm .... [Điền tên cơ quan/tổ chức thẩm định] báo cáo [điền tên người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền] về kết quả thẩm định kết quả đấu thầu gói thầu nêu trên như sau:

I. KHÁI QUÁT VỀ DỰ ÁN VÀ GÓI THẦU

Phần này nêu các văn bản là cơ sở pháp lý để tổ chức đấu thầu như văn bản phê duyệt dự án, văn bản phê duyệt kế hoạch đấu thầu/kế hoạch đấu thầu điều chỉnh, văn bản phê duyệt thiết kế, dự toán (đối với gói thầu xây lắp),...

Ngoài ra, phần này cần nêu khái quát về nội dung chính của dự án, gói thầu bao gồm các nội dung đã được phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu về gói thầu này như tên gói thầu, giá gói thầu, hình thức đấu thầu, phương thức đấu thầu, hình thức hợp đồng... và phạm vi công việc của gói thầu.

II. TÓM TẮT QUÁ TRÌNH ĐẤU THẦU VÀ ĐỀ NGHỊ CỦA CHỦ ĐẦU TƯ VỀ KẾT QUẢ ĐẤU THẦU

1. Tóm tắt quá trình đấu thầu

Phần này tóm tắt quá trình tổ chức thực hiện việc đấu thầu theo trình tự các bước từ chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu. Trong đó cần nêu được


495

quy trình và thời gian liên quan đến việc tổ chức đấu thầu như thời gian đăng tải thông tin trong đấu thầu, phát hành hồ sơ mời sơ tuyển (nếu có), hồ sơ mời quan tâm (nếu có), hồ sơ mời thầu, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu, thời điểm đóng thầu, thời điểm mở thầu, thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu, danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu (nếu có), hội nghị tiền đấu thầu (nếu có)...

Đối với quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu cần phải tóm tắt kết quả đánh giá sơ bộ, đánh giá về mặt kỹ thuật, đánh giá về mặt tài chính, xác định giá đánh giá của các nhà thầu và kết quả xếp hạng nhà thầu.

Trường hợp là gói thầu tư vấn không yêu cầu kỹ thuật cao cần tóm tắt kết quả đánh giá sơ bộ, đánh giá về mặt kỹ thuật, điểm tổng hợp, kết quả xếp hạng nhà thầu và kết quả đàm phán hợp đồng. Trường hợp là gói thầu tư vấn có yêu cầu kỹ thuật cao cần tóm tắt kết quả đánh giá sơ bộ, đánh giá về mặt kỹ thuật, kết quả xếp hạng nhà thầu về mặt kỹ thuật và kết quả đàm phán hợp đồng.

Đối với trường hợp có tình huống xảy ra trong quá trình đấu thầu thì phải nêu rõ tại phần này và nêu cách thức và kết quả giải quyết.

2. Tóm tắt đề nghị kết quả đấu thầu của [điền tên chủ đầu tư]

Phần này nêu tóm tắt về đề nghị của chủ đầu tư về kết quả đấu thầu tại văn bản trình duyệt và ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có).

III. TỔNG HỢP KẾT QUẢ KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ CỦA CƠ QUAN/TỔ CHỨC THẨM ĐỊNH

1. Về căn cứ pháp lý để tổ chức đấu thầu

a) Tổng hợp kết quả kiểm tra về căn cứ pháp lý

Kết quả kiểm tra của cơ quan/tổ chức thẩm định về căn cứ pháp lý của việc tổ chức đấu thầu được tổng hợp theo Bảng số 1 dưới đây:

Bảng số 1

Kết quả kiểm tra của cơ quan/tổ chức thẩm định

TT Nội dung kiểm tra Tuân thủ Không tuân thủ(*)

(1) (2) (3)

1 Văn bản phê duyệt dự án hoặc dự toán (đối với mua sắm thường xuyên)

2 Văn bản phê duyệt kế hoạch đấu thầu/kế hoạch đấu thầu điều chỉnh

3 Văn bản phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển, kết quả sơ tuyển (nếu có)

4 Văn bản phê duyệt hồ sơ mời quan tâm, danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu (nếu có)


496


TT Nội dung kiểm tra Tuân thủ Không tuân thủ(*)

5 Văn bản phê duyệt danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế (nếu có)

6 Văn bản phê duyệt hồ sơ mời thầu

7 Văn bản thành lập tổ chuyên gia đấu thầu hoặc văn bản hợp đồng thuê tổ chức, đơn vị đánh giá hồ sơ dự thầu (**)

8 Văn bản phê duyệt danh sách nhà thầu đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật

9 Văn bản phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu

10 Các văn bản pháp lý khác có liên quan bao gồm cả các văn bản về xử lý tình huống trong đấu thầu

Ghi chú:

- (*): Không tuân thủ được hiểu là một trong các văn bản nêu tại cột (1) không có hoặc có văn bản nhưng tuân thủ không đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành mà kết quả của việc không tuân thủ đó ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình đấu thầu, kết quả đấu thầu.

- (**): Đối với nội dung này cơ quan/tổ chức thẩm định phải kiểm tra cả sự tuân thủ hay không tuân thủ quy định về chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về đấu thầu của các thành viên trực tiếp tham gia đánh giá hồ sơ dự thầu.

- Cột (2) đánh dấu "X" vào các ô tương ứng đối với từng nội dung nêu tại cột (1) nếu kết quả kiểm tra về nội dung đó là tuân thủ.

- Cột (3) đánh dấu “X” vào các ô tương ứng đối với từng nội dung nêu tại cột (1) nếu kết quả kiểm tra về nội dung đó là không tuân thủ. Đối với trường hợp này phải nêu rõ lý do không tuân thủ điều, khoản, điểm nào theo quy định của pháp luật về đấu thầu tại phần b dưới đây.

b) Đánh giá của cơ quan/tổ chức thẩm định về cơ sở pháp lý

Căn cứ các tài liệu chủ đầu tư trình, kết quả kiểm tra được tổng hợp tại Bảng số 1, cơ quan/tổ chức thẩm định đưa ra ý kiến nhận xét về cơ sở pháp lý để tổ chức đấu thầu và những lưu ý cần thiết.

2. Về quá trình tổ chức thực hiện

Cơ quan/tổ chức thẩm định nhận xét về quá trình tổ chức thực hiện theo các nội dung dưới đây:

2.1. Về thời gian trong đấu thầu

a) Tổng hợp kết quả kiểm tra về thời gian trong đấu thầu

Kết quả kiểm tra của cơ quan/tổ chức thẩm định về thời gian trong đấu thầu được tổng hợp tại Bảng số 2 dưới đây:


497

Bảng số 2


TT Nội dung kiểm tra Thời gian thực tế thực hiện

Tuân thủ Không

tuân thủ

(1) (2) (3) (4)

1 Sơ tuyển (nếu có)

2 Mời nộp hồ sơ quan tâm (đối với gói thầu tư vấn, nếu có)

3 Thông báo mời thầu

4 Phát hành hồ sơ mời thầu

5 Thời điểm đóng thầu, mở thầu

6 Chuẩn bị hồ sơ dự thầu

7 Đánh giá hồ sơ dự thầu

Ghi chú:

- Cột (2) điền khoảng thời gian thực tế thực hiện các nội dung tương ứng nêu tại cột (1) bao gồm tổng số ngày, từ thời thời điểm bắt đầu đến thời điểm kết thúc hoặc thời điểm thực hiện nội dung tương ứng.

- Cột (3) đánh dấu "X" vào các ô tương ứng đối với từng nội dung nêu tại cột (1) nếu kết quả kiểm tra về nội dung đó là tuân thủ quy định về thời gian trong đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu.

- Cột (4) đánh dấu “X” vào các ô tương ứng đối với từng nội dung nêu tại cột (1) nếu kết quả kiểm tra về nội dung đó được đánh giá là không tuân thủ quy định về thời gian trong đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Đối với trường hợp này phải nêu rõ lý do không tuân thủ điều, khoản, điểm nào theo quy định của pháp luật về đấu thầu tại phần b dưới đây.

b) Đánh giá của cơ quan/tổ chức thẩm định về thời gian trong đấu thầu

Căn cứ các tài liệu chủ đầu tư trình, kết quả kiểm tra được tổng hợp tại Bảng số 2,

cơ quan/tổ chức thẩm định đưa ra ý kiến nhận xét về thời gian trong đấu thầu và những

lưu ý cần thiết.

2.2. Về đăng tải thông tin trong đấu thầu

a) Tổng hợp kết quả kiểm tra về đăng tải thông tin trong đấu thầu

Kết quả kiểm tra của cơ quan/tổ chức thẩm định về đăng tải thông tin trong đấu thầu

được tổng hợp tại Bảng số 3 dưới đây:


498

Bảng số 3

Trên Báo Đấu thầu Kết quả kiểm tra của cơ quan/tổ chức

thẩm định

TT Nội dung kiểm tra

Số báo Thời gian phát hành

Trên phương tiện thông tin đại chúng khác

(nếu có) Tuân thủ

Không tuân thủ

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1 Kế hoạch đấu thầu

2 Thông báo mời sơ tuyển (nếu có)

3 Kết quả sơ tuyển (nếu có)

4 Thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm (đối với gói thầu tư vấn, nếu có)

5 Danh sách nhà thầu được mời tham gia đấu thầu (*)

6 Thông báo mời thầu

Ghi chú: - (*): Danh sách nhà thầu được mời tham gia đấu thầu là danh sách nhà thầu trúng sơ tuyển, danh sách

nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế, danh sách nhà thầu đáp ứng hồ sơ mời quan tâm. - Cột (2) điền số báo đăng tải tương ứng của từng nội dung nêu tại cột (1) trên Báo Đấu thầu. - Cột (3) điền thời gian phát hành số báo tương ứng tại cột (2) đối với từng nội dung nêu tại cột

(1) trên Báo Đấu thầu. - Cột (4) điền tên phương tiện thông tin đại chúng khác và ngày đăng tải đối với từng nội dung

tương ứng nêu tại cột (1). - Cột (5) đánh dấu "X" vào các ô tương ứng đối với từng nội dung nêu tại cột (1) nếu kết quả

kiểm tra về nội dung đó là tuân thủ quy định về việc đăng tải thông tin trong đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu.

- Cột (6) đánh dấu “X” vào các ô tương ứng đối với từng nội dung nêu tại cột (1) nếu kết quả kiểm tra về nội dung đó được đánh giá là không tuân thủ quy định về đăng tải thông tin trong đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Đối với trường hợp này phải nêu rõ lý do không tuân thủ điều, khoản, điểm nào theo quy định của pháp luật về đấu thầu tại phần b dưới đây.

a) Đánh giá của cơ quan/tổ chức thẩm định về đăng tải thông tin trong đấu thầu

Căn cứ các tài liệu chủ đầu tư trình, kết quả kiểm tra được tổng hợp tại Bảng số 3, cơ quan/tổ chức thẩm định đưa ra ý kiến nhận xét về đăng tải thông tin trong đấu thầu và những lưu ý cần thiết.

2.3. Về nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu

a) Tổng hợp kết quả kiểm tra về nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu

Kết quả kiểm tra của cơ quan/tổ chức thẩm định về nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu được tổng hợp tại Bảng số 4.A (đối với gói thầu mua sắm hàng hóa) hoặc Bảng số 4.B (đối với gói thầu tư vấn không yêu cầu kỹ thuật cao) hoặc Bảng số 4.C (đối với gói thầu tư vấn có yêu cầu kỹ thuật cao) dưới đây:


499

* Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa

Bảng số 4.A


TT Nội dung kiểm tra Tuân thủ

Không tuân thủ

(1) (2) (3) 1 Tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu và đáp ứng điều kiện tiên quyết 2 Đánh giá về năng lực và kinh nghiệm 3 Đánh giá về mặt kỹ thuật 4 Xác định giá đánh giá

* Đối với gói thầu tư vấn không yêu cầu kỹ thuật cao

Bảng số 4.B



Không tuân thủ

(1) (2) (3) 1 Tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu và đáp ứng điều kiện tiên quyết 2 Đánh giá về mặt kỹ thuật 3 Đánh giá về mặt tài chính 4 Đánh giá tổng hợp và đàm phán hợp đồng

* Đối với gói thầu tư vấn có yêu cầu kỹ thuật cao

Bảng số 4.C

Kết quả kiểm tra của cơ quan/ tổ chức thẩm định


Không tuân thủ

(1) (2) (3) 1 Tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu và đáp ứng điều kiện tiên quyết 2 Đánh giá về mặt kỹ thuật 3 Đánh giá về mặt tài chính đối với nhà thầu có điểm kỹ thuật

cao nhất và đàm phán hợp đồng

Hướng dẫn chung về cách điền tại Bảng 4.A, 4.B và 4.C:

- Cột (2) đánh dấu "X" vào các ô tương ứng đối với từng nội dung nêu tại cột (1) nếu kết quả kiểm tra việc đánh giá hồ sơ dự thầu đối với từng nội dung tương ứng của tổ chuyên gia đấu thầu/ tổ chức đơn vị trực tiếp thực hiện công tác đánh giá hồ sơ dự thầu là tuân thủ yêu cầu của hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá được duyệt.

- Cột (3) đánh dấu “X” vào các ô tương ứng đối với từng nội dung nêu tại cột (1) nếu kết quả kiểm tra việc đánh giá hồ sơ dự thầu đối với từng nội dung tương ứng của tổ chuyên


500

gia đấu thầu/ tổ chức đơn vị trực tiếp thực hiện công tác đánh giá hồ sơ dự thầu là không tuân thủ yêu cầu của hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá được duyệt. Đối với trường hợp này phải nêu rõ lý do không tuân thủ điều, khoản, điểm nào theo quy định của pháp luật về đấu thầu, yêu cầu, tiêu chuẩn nào nêu trong hồ sơ mời thầu tại phần b dưới đây.

Trong trường hợp cần thiết (chẳng hạn như nội dung đánh giá về mặt tài chính hay đánh giá về quá trình đàm phán hợp đồng đối với gói thầu dịch vụ tư vấn), cơ quan/tổ chức thẩm định có thể tách thành một số bảng riêng để kiểm tra, xem xét về các chi phí dự thầu và các nội dung cần thiết khác.

b) Đánh giá của cơ quan/tổ chức thẩm định về nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu

Căn cứ các tài liệu chủ đầu tư trình, kết quả kiểm tra được tổng hợp tại Bảng số 4.A (đối với gói thầu mua sắm hàng hóa) hoặc Bảng số 4.B (đối với gói thầu tư vấn không yêu cầu kỹ thuật cao) hoặc Bảng số 4.C (đối với gói thầu tư vấn có yêu cầu kỹ thuật cao), cơ quan/tổ chức thẩm định đưa ra ý kiến về nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu và những lưu ý cần thiết.

2.4. Về ý kiến khác nhau (nếu có) giữa các thành viên tổ chuyên gia đấu thầu, giữa tổ chức/đơn vị trực tiếp đánh giá hồ sơ dự thầu với bên mời thầu hoặc chủ đầu tư đối với nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu

a) Tổng hợp các ý kiến khác nhau về nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu

Kết quả kiểm tra của cơ quan/tổ chức thẩm định về các ý kiến khác nhau được tổng hợp tại Bảng số 5 dưới đây:

Bảng số 5

TT Nội dung đánh giá có

ý kiến khác nhau

Ý kiến bảo lưu của thành viên trực tiếp đánh giá hồ sơ dự

thầu

Ý kiến của tổ chuyên gia đấu thầu/đơn vị

trực tiếp đánh giá hồ sơ dự thầu

Ý kiến của bên mời thầu, chủ đầu

tư

(1) (2) (3) (4)

1

2

3

...

n

Ghi chú: - Cột (1) điền tóm tắt nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu mà còn có những ý kiến khác nhau.

- Cột (2) điền ý kiến bảo lưu của thành viên trực tiếp đánh giá hồ sơ dự thầu đối với nội dung tương ứng nêu tại cột (1)

- Cột (3) điền ý kiến của tổ chuyên gia đấu thầu/đơn vị trực tiếp đánh giá hồ sơ dự thầu đối với nội dung tương ứng nêu tại cột (1).

- Cột (4) điền ý kiến giải quyết của bên mời thầu, chủ đầu tư đối với nội dung tương ứng nêu tại cột (1).


501

b) Đánh giá của cơ quan/tổ chức thẩm định về nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu có ý kiến khác nhau

Căn cứ các ý kiến của các bên có liên quan về nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu được tổng hợp tại Bảng số 5, cơ quan/tổ chức thẩm định đưa ra ý kiến nhận xét về các ý kiến khác nhau về nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu nêu trên và những lưu ý cần thiết.

2.5. Về các nội dung khác (nếu có)

Căn cứ tài liệu chủ đầu tư trình, cơ quan/tổ chức thẩm định kiểm tra và có ý kiến về các nội dung khác phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện mà chưa được nêu tại các phần trên, chẳng hạn như kiến nghị của nhà thầu và việc xử lý kiến nghị của bên mời thầu, chủ đầu tư và những nội dung khác.

3. Về kết quả đấu thầu do [điền tên chủ đầu tư] đề nghị

Ý kiến của cơ quan/tổ chức thẩm định về kết quả đấu thầu do chủ đầu tư đề nghị được tổng hợp tại Bảng số 6 dưới đây:

Bảng số 6

Ý kiến của cơ quan/tổ chức thẩm định

TT Nội dung Đề nghị của chủ đầu tư

Thống nhất Không

thống nhất

(1) (2) (3) (4)

1 Nhà thầu được đề nghị trúng thầu

2 Giá đề nghị trúng thầu

3 Hình thức hợp đồng

4 Thời gian thực hiện hợp đồng

5 Các nội dung khác

Ghi chú: - Cột (2) điền đề nghị của chủ đầu tư về kết quả đấu thầu theo các nội dung tương ứng nêu tại

cột (1). - Cột (3) đánh dấu "X" vào các ô tương ứng đối với từng nội dung nêu tại cột (1) nếu ý kiến của

cơ quan/tổ chức thẩm định thống nhất với đề nghị của chủ đầu tư. - Cột (4) đánh dấu "X" vào các ô tương ứng đối với từng nội dung nêu tại cột (1) nếu ý kiến của cơ

quan/tổ chức thẩm định không thống nhất với đề nghị của chủ đầu tư. - Khi đánh dấu "X" vào cột (3) hay (4) đều phải nêu lý do của việc thống nhất hay không thống

nhất này ngay dưới Bảng số 6.

IV. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

1. Nhận xét về kết quả đấu thầu

Trên cơ sở các nhận xét về kết quả đấu thầu theo từng nội dung nêu trên, cơ quan/tổ chức thẩm định đưa ra nhận xét chung về kết quả đấu thầu. Trong phần này cần đưa ra ý


502

kiến thống nhất hay không thống nhất đối với đề nghị của chủ đầu tư về kết quả đấu thầu. Trường hợp không thống nhất phải đưa ra lý do cụ thể.

2. Kiến nghị

* Trường hợp có nhà thầu trúng thầu cơ quan/tổ chức thẩm định kiến nghị người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền phê duyệt theo nội dung dưới đây:

Trên cơ sở đề nghị của chủ đầu tư về kết quả đấu thầu và kết quả đánh giá, phân tích ở các phần trên, [điền tên cơ quan/tổ chức thẩm định] kiến nghị [ điền tên người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền] phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu [điền tên gói thầu] thuộc dự án [điền tên dự án] theo các nội dung sau:

1) Tên nhà thầu được đề nghị trúng thầu (kể cả tên nhà thầu phụ nếu cần thiết). Trường hợp là nhà thầu liên danh phải nêu tên tất cả các thành viên trong liên danh;

2) Giá đề nghị trúng thầu (ghi rõ cơ cấu loại tiền, có bao gồm thuế hay không, dự phòng...);

3) Hình thức hợp đồng;

4) Thời gian thực hiện hợp đồng;

5) Những nội dung cần lưu ý (nếu có).

* Trường hợp cơ quan/tổ chức thẩm định không thống nhất với đề nghị của chủ đầu tư hoặc chưa có đủ cơ sở kết luận về kết quả đấu thầu thì cần đề xuất biện pháp giải quyết tại phần này để trình người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền xem xét, quyết định.

Nơi nhận:

- Như trên; - Chủ đầu tư; - Bên mời thầu; - Lưu.

[NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN/TỔ CHỨC THẨM ĐỊNH]

(Ký, ghi họ tên, chức danh và đóng dấu)


503

PHỤ LỤC

Khi trình báo cáo thẩm định lên người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền xem xét, quyết định về kết quả đấu thầu, cơ quan/tổ chức thẩm định cần đính kèm bản chụp các tài liệu sau đây:

1. Báo cáo kết quả đấu thầu của chủ đầu tư;

2. Văn bản của cơ quan/tổ chức thẩm định đề nghị chủ đầu tư bổ sung tài liệu, giải trình (nếu có);

3. Văn bản giải trình, bổ sung tài liệu của chủ đầu tư (nếu có);

4. Ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có);

5. Biên bản họp thẩm định của cơ quan/tổ chức thẩm định (nếu có);

6. Ý kiến bảo lưu của cá nhân thuộc cơ quan/tổ chức thẩm định (nếu có)


504

(BM.KHTC.04.11)

MẪU BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ DỰ THẦU ĐỐI VỚI GÓI THẦU MUA SẮM HÀNG HÓA

Mẫu báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu này áp dụng cho việc lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia đấu thầu hoặc tổ chức, đơn vị trực tiếp thực hiện công tác đánh giá hồ sơ dự thầu (tư vấn đấu thầu, tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp,...) đối với gói thầu mua sắm hàng hóa của các dự án thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Đấu thầu khi thực hiện hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế trong nước và quốc tế. Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu là căn cứ để chủ đầu tư lập báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu trình người quyết định đầu tư hoặc người được ủy quyền xem xét, quyết định việc lựa chọn nhà thầu trúng thầu.

Khi áp dụng Mẫu này cần căn cứ vào hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, văn bản yêu cầu và giải thích làm rõ hồ sơ mời thầu, văn bản yêu cầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu, ý kiến của các thành viên trực tiếp tham gia đánh giá hồ sơ dự thầu và các tài liệu liên quan nhằm đảm bảo tính trung thực, khách quan về kết quả đấu thầu.

Trong Mẫu này, những chữ in nghiêng là nội dung mang tính gợi ý, hướng dẫn và sẽ được người sử dụng cụ thể hóa tuỳ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Khi lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, nội dung báo cáo đánh giá cần được điền đầy đủ thông tin, trường hợp không có thông tin hoặc thông tin không đầy đủ cũng phải ghi rõ. Mẫu báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm các phần sau:

Phần thứ nhất: Nội dung báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu

I. Thông tin cơ bản

II. Tóm tắt quá trình đấu thầu

III. Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu

IV. Kết quả đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu

V. Kết quả đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu

VI. Làm rõ hồ sơ dự thầu

VII. Kết luận và kiến nghị

VIII. Chữ ký xác nhận của các thành viên tổ chuyên gia đấu thầu

Phần thứ hai: Các văn bản đính kèm

Phần phụ lục: Các mẫu


505

(BM.KHTC.04.11)


(TÊN CHỦ ĐẦU TƯ)

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ DỰ THẦU

(tên gói thầu) (tên dự án)

Hà Nội, /200...


506

MỤC LỤC

Các từ viết tắt 04

Phần thứ nhất: Nội dung Báo cáo Đánh giá Hồ sơ dự thầu 05

I. Thông tin cơ bản 05

1. Giới thiệu chung về dự án và gói thầu 05

2. Tổ chuyên gia đấu thầu 05

II. Tóm tắt quá trình đấu thầu 06

1. Chuẩn bị đấu thầu 06

2. Mở thầu 07

III. Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu 07

IV. Kết quả Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu 07

1. Danh sách nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu 07

2. Kết quả đánh giá về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu và đáp ứng các điều kiện tiên quyết

07

3. Kết quả đánh giá về năng lực và kinh nghiệm (trường hợp không áp dụng sơ tuyển)

08

4. Kết luận trong bước đánh giá sơ bộ 08

V. Kết quả Đánh giá chi tiết Hồ sơ dự thầu 09

1. Kết quả đánh giá về mặt kỹ thuật 09

2. Kết quả xác định giá đánh giá 09

VI. Làm rõ Hồ sơ dự thầu 12

VII. Kết luận và kiến nghị 12

VIII. Chữ ký xác nhận của các thành viên tổ chuyên gia đấu thầu 12

Phần thứ hai: Các văn bản đính kèm 14

Phần Phụ lục: Các mẫu 15


507

Các từ viết tắt

- Kế hoạch đấu thầu KHĐT

- Hồ sơ mời thầu HSMT

- Hồ sơ dự thầu HSDT

- Tổ chuyên gia đấu thầu hoặc tổ chức, đơn vị đánh giá Hồ sơ dự thầu

Tổ chuyên gia đấu thầu


508

Phần thứ nhất

NỘI DUNG BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ HSDT

I. THÔNG TIN CƠ BẢN

1. Giới thiệu chung về dự án và gói thầu

- Tên bên mời thầu, chủ đầu tư;

- Tên dự án và tóm tắt về dự án;

- Tên gói thầu và tóm tắt về gói thầu;

- Nội dung các công việc chính của gói thầu được phê duyệt trong KHĐT.

Các văn bản pháp lý được liệt kê theo bảng dưới đây:

TT Nội dung Số, ký hiệu

và ngày, tháng văn bản

(1) (2)

1. Văn bản phê duyệt dự án hoặc dự toán (đối với mua sắm thường xuyên)

2. Văn bản phê duyệt KHĐT/KHĐT điều chỉnh

3. Văn bản phê duyệt hồ sơ mời sơ tuyển, kết quả sơ tuyển (nếu có)

4. Văn bản phê duyệt danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế (nếu có)

5. Văn bản phê duyệt HSMT

6. Văn bản thành lập tổ chuyên gia đấu thầu hoặc văn bản hợp đồng thuê tổ chức, đơn vị đánh giá HSDT

7. Văn bản phê duyệt danh sách nhà thầu đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật

8. Các văn bản pháp lý khác có liên quan

Tại Phần thứ hai của báo cáo cần đính kèm bản chụp các văn bản này.

2. Tổ chuyên gia đấu thầu

Trong phần này cần mô tả về số lượng, họ và tên, chức vụ cụ thể của các cá nhân tham gia tổ chuyên gia đấu thầu (đối với tổ chức, đơn vị trực tiếp đánh giá HSDT cũng cần mô tả về số lượng, họ tên, chức vụ cụ thể của các cá nhân tham gia đánh giá HSDT), thời gian và cách thức làm việc của tổ chuyên gia đấu thầu (nêu rõ cách thức làm việc theo nhóm hay độc lập trong quá trình đánh giá).


509

Phần thứ hai của báo cáo cần đính kèm bản chụp chứng chỉ về đấu thầu của từng cá nhân liên quan và văn bản quy định cách thức đánh giá HSDT đối với trường hợp trong tổ chuyên gia đấu thầu có một hoặc một số thành viên có sự đánh giá khác biệt so với đa số các thành viên còn lại.

II. TÓM TẮT QUÁ TRÌNH ĐẤU THẦU

1. Chuẩn bị đấu thầu

1.1 Sơ tuyển nhà thầu (nếu có)

- Số báo và thời gian đăng tải thông báo mời sơ tuyển trên Báo Đấu thầu. Trường hợp đăng tải trên phương tiện thông tin đại chúng khác thì phải nêu rõ phương tiện và thời gian đăng tải;

- Thời gian cung cấp hồ sơ mời sơ tuyển cho các nhà thầu;

- Thời điểm đóng sơ tuyển;

- Gia hạn thời điểm đóng sơ tuyển (nếu có);

- Số lượng nhà thầu nộp hồ sơ dự sơ tuyển tại thời điểm đóng sơ tuyển;

- Thời gian đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển;

- Thời gian và số văn bản thông báo kết quả sơ tuyển;

- Danh sách nhà thầu vượt qua bước sơ tuyển;

- Số báo và thời gian đăng tải danh sách nhà thầu vượt qua bước sơ tuyển trên Báo Đấu thầu.

Trong Phần thứ hai của báo cáo cần đính kèm số báo đã đăng tải thông báo mời sơ tuyển và kết quả sơ tuyển nêu trên, bản chụp văn bản cho phép gia hạn thời điểm đóng sơ tuyển và số báo đăng tải thông báo gia hạn thời điểm đóng sơ tuyển (nếu có).

1.2 Mời thầu

1.2.1 Trường hợp đấu thầu rộng rãi không tiến hành sơ tuyển, trong báo cáo cần nêu các nội dung sau:

- Số báo và thời gian đăng tải KHĐT, thông báo mời thầu trên Báo Đấu thầu. Trường hợp đăng tải trên phương tiện thông tin đại chúng khác thì phải nêu rõ phương tiện và thời gian đăng tải;

- Thời gian bán HSMT;

- Thời gian tổ chức hội nghị tiền đấu thầu (nếu có);

- Sửa đổi và làm rõ HSMT (nếu có);

- Thời điểm đóng thầu;

- Gia hạn thời điểm đóng thầu (nếu có);

- Danh sách nhà thầu mua HSMT và danh sách nhà thầu nộp HSDT đến thời điểm đóng thầu.


510

Phần thứ hai của báo cáo cần đính kèm số báo đã đăng tải KHĐT, thông báo mời thầu nêu trên, văn bản sửa đổi, làm rõ HSMT (nếu có), bản chụp văn bản cho phép gia hạn thời hạn đóng thầu và số báo đăng tải thông báo gia hạn thời điểm đóng thầu (nếu có).

1.2.2 Trường hợp tổ chức sơ tuyển hoặc đấu thầu hạn chế, trong báo cáo cần nêu các nội dung sau:

- Số báo và thời gian đăng tải KHĐT trên Báo Đấu thầu;

- Thời gian gửi thư mời thầu tới các nhà thầu trong danh sách trúng sơ tuyển, danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế;

- Số báo và thời gian đăng tải danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế trên Báo Đấu thầu;

- Thời gian bán HSMT;

- Thời gian tổ chức hội nghị tiền đấu thầu (nếu có);

- Sửa đổi, làm rõ HSMT (nếu có);

- Thời điểm đóng thầu;

- Gia hạn thời điểm đóng thầu (nếu có);

- Danh sách nhà thầu mua HSDT và danh sách nhà thầu nộp HSDT đến thời điểm đóng thầu.

Trong Phần thứ hai của báo cáo cần đính kèm số báo đăng tải KHĐT, danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu hạn chế nêu trên, văn bản sửa đổi, làm rõ HSMT (nếu có), bản chụp văn bản cho phép gia hạn thời hạn đóng thầu và số báo đăng tải thông báo gia hạn thời điểm đóng thầu (nếu có).

2. Mở thầu

- Thời gian và địa điểm mở thầu;

- Thành phần và đại biểu tham dự buổi mở thầu;

- Tên nhà thầu nộp HSDT sau thời điểm đóng thầu (nếu có);

- Tình trạng niêm phong của các HSDT trước khi mở;

- Các thông tin được đọc công khai và ghi vào biên bản mở thầu (tên nhà thầu, giá dự thầu, thư giảm giá (nếu có), số lượng bản gốc, bản chụp, giá trị và thời hạn của bảo đảm dự thầu...).

Biên bản mở thầu lập theo Mẫu số 1 và được đính kèm tại Phần thứ hai của báo cáo.

III. PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ HSDT

Phần này cần nêu tóm tắt phương pháp đánh giá (đánh giá về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu; đánh giá về mặt kỹ thuật; xác định giá đánh giá) nêu trong HSMT được sử dụng để đánh giá HSDT và cần ghi rõ tiêu chuẩn đánh giá được quy định tại phần, chương, mục nào trong HSMT.


511

IV. KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ SƠ BỘ HSDT

1. Danh sách nhà thầu nộp HSDT

Liệt kê tên nhà thầu đã nộp và được mở HSDT theo biên bản mở thầu.

2. Kết quả đánh giá về tính hợp lệ của HSDT và đáp ứng các điều kiện tiên quyết

Nội dung chi tiết của phần này lập theo Mẫu số 2 và được đính kèm tại Phần thứ hai của báo cáo. Trên cơ sở đó, kết quả đánh giá được tổng hợp theo nội dung dưới đây:

2.1 Danh sách nhà thầu có HSDT hợp lệ, đáp ứng điều kiện tiên quyết

Liệt kê tên nhà thầu có HSDT đáp ứng điều kiện tiên quyết nêu trong HSMT.

2.2 Danh sách nhà thầu có HSDT không hợp lệ, không đáp ứng điều kiện tiên quyết

Liệt kê tên nhà thầu có HSDT không đáp ứng điều kiện tiên quyết nêu trong HSMT và kèm theo thuyết minh chi tiết về việc không đáp ứng đó.

3. Kết quả đánh giá về năng lực và kinh nghiệm (trường hợp không áp dụng sơ tuyển)

Phần này cần tóm tắt kết quả đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, trong đó cần nêu rõ nhà thầu đáp ứng và không đáp ứng yêu cầu của HSMT và lý do nhà thầu không đáp ứng yêu cầu. Nội dung chi tiết của phần này lập theo Mẫu số 3 được đính kèm tại Phần thứ hai của báo cáo. Trên cơ sở đó, kết quả đánh giá được tổng hợp tại Biểu số 1 dưới đây:

Biểu số 1 Nội dung đánh giá

Tên nhà thầu

Kinh nghiệm Năng lực sản

xuất kinh doanh

Năng lực tài chính

Yêu cầu khác (nếu

có)

Kết luận

Nhà thầu A

Nhà thầu B .................................

Nhà thầu X

Ghi chú: Trường hợp trong HSMT quy định việc đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu thực hiện sau khi xác định giá đánh giá thì nội dung đánh giá về năng lực và kinh nghiệm được chuyển xuống sau điểm 2.6 khoản 2 Mục V Phần thứ nhất (tổng hợp giá đánh giá và xếp hạng). Việc đánh giá về năng lực và kinh nghiệm chỉ cần thực hiện đối với nhà thầu được xếp hạng thứ nhất. Trường hợp nhà thầu xếp hạng thứ nhất không đáp ứng về năng lực và kinh nghiệm thì đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu xếp hạng tiếp theo.

4. Kết luận trong bước đánh giá sơ bộ

Phần này tổng hợp những nhà thầu đáp ứng yêu cầu hoặc bị loại trong bước đánh giá sơ bộ và được lập theo Biểu số 2 dưới đây:


512

Biểu số 2

TT Nội dung đánh giá Nhà thầu

A Nhà thầu

B

................. Nhà thầu

X

Kết quả đánh giá về tính hợp lệ và đáp ứng các điều kiện tiên quyết (1)

Kết quả đánh giá năng lực và kinh nghiệm nhà thầu (2)

Kết luận (3)

Ghi chú:

(1) Nội dung này ghi theo khoản 2 Mục IV Phần thứ nhất (Kết quả kiểm tra tính hợp lệ của HSDT và đáp ứng các điều kiện tiên quyết).

(2) Nội dung này ghi theo Biểu số 1. Trường hợp thông qua sơ tuyển thì cần cập nhật các thông tin về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu đã kê khai tại bước sơ tuyển. Trường hợp HSMT quy định đánh giá về năng lực và kinh nghiệm sau khi xác định giá đánh giá thì bỏ nội dung về kết quả đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu trong phần này và chuyển xuống sau điểm 2.6 khoản 2 Mục V Phần thứ nhất (tổng hợp giá đánh giá và xếp hạng).

(3) Kết luận nhà thầu là đáp ứng hay không đáp ứng trong bước đánh giá sơ bộ căn cứ vào: nội dung đánh giá tính hợp lệ của HSDT và đáp ứng các điều kiện tiên quyết và đánh giá năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu (trường hợp HSMT quy định đánh giá năng lực và kinh nghiệm tại bước này). Đối với nhà thầu bị loại trong bước đánh giá này thì ghi “Không đáp ứng” (viết tắt là KĐƯ) vào cột tương ứng của nhà thầu đó. Đối với nhà thầu đáp ứng yêu cầu trong bước đánh giá này thì ghi “Đáp ứng” (viết tắt là ĐƯ) vào cột tương ứng của nhà thầu đó.

V. KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CHI TIẾT HSDT

1. Kết quả đánh giá về mặt kỹ thuật

Phần này cần giải trình rõ về kết quả đánh giá HSDT về mặt kỹ thuật căn cứ các yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá nêu trong HSMT. Nội dung chi tiết đánh giá về mặt kỹ thuật lập theo các Mẫu số 4, 5 được đính kèm tại Phần thứ hai của báo cáo. Trên cơ sở đó, kết quả đánh giá được tổng hợp theo nội dung dưới đây:

1.1 Danh sách nhà thầu có HSDT đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật

Liệt kê tên nhà thầu có HSDT đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật.

1.2 Danh sách nhà thầu có HSDT không đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật

Liệt kê tên nhà thầu có HSDT không đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật và kèm theo nội dung thuyết minh chi tiết về việc không đáp ứng đó.

Văn bản phê duyệt của chủ đầu tư đối với những HSDT đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật được đính kèm tại Phần thứ hai của báo cáo.

2. Kết quả xác định giá đánh giá

Trong phần này chỉ xác định giá đánh giá của các nhà thầu vượt qua bước đánh giá về mặt kỹ thuật nhằm so sánh, xếp hạng các HSDT trên cơ sở các quy định trong HSMT. Nội dung của phần này được lập theo trình tự sau:


513

2.1 Xác định giá dự thầu

Phần này chỉ tổng hợp giá dự thầu của các nhà thầu vượt qua bước đánh giá về mặt kỹ thuật và được lập theo Biểu số 3 dưới đây:

Biểu số 3

Tên nhà thầu Giá trong đơn dự thầu

(chưa tính giảm giá) Giảm giá (nếu có)

Giá dự thầu

Nhà thầu A

Nhà thầu B

.................................

Nhà thầu X

Ghi chú: Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá, trong quá trình đánh giá HSDT, việc xác định giá dự thầu sẽ được thực hiện trên cơ sở giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch trừ đi giá trị giảm giá theo thư giảm giá.

2.2 Sửa lỗi

Phần này cần tổng hợp các lỗi của từng HSDT (nếu có) và việc sửa các sai sót đó. Nội dung chi tiết sửa lỗi số học lập theo Mẫu số 6 và được đính kèm tại Phần thứ hai của báo cáo. Kết quả việc sửa lỗi được tổng hợp theo Biểu số 4 dưới đây:

Biểu số 4

Tên nhà thầu Tổng giá trị

lỗi số học

Giá dự thầu (trong đơn dự thầu) sau

sửa lỗi

Tổng giá trị tuyệt đối lỗi số

học

% tổng giá trị tuyệt đối lỗi số học so với giá dự

thầu (trong đơn dự thầu)

Nhà thầu A

Nhà thầu B .................................

Nhà thầu X

Ghi chú: Đối với lỗi khác và lỗi nhầm đơn vị cũng được nêu rõ trong phần này của báo cáo.

2.3 Hiệu chỉnh sai lệch

Những nội dung thiếu hoặc thừa trong HSDT so với yêu cầu của HSMT; khác biệt giữa các phần của HSDT; giữa đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính; giữa con số và chữ viết; giữa nội dung trong đơn dự thầu và các phần khác của HSDT cần phải hiệu chỉnh sai lệch. Việc hiệu chỉnh sai lệch này cần được diễn giải, thuyết minh chi tiết và được đính kèm tại Phần thứ hai của báo cáo. Kết quả về hiệu chỉnh sai lệch được tổng hợp theo Biểu số 5 dưới đây:


514

Biểu số 5

TT Kết quả hiệu chỉnh sai lệch Nhà

thầu A Nhà thầu

B .................. Nhà thầu

X

1 Hiệu chỉnh sai lệch về những nội dung thừa và thiếu trong HSDT so với yêu cầu của HSMT

2 Hiệu chỉnh sai lệch giữa các phần của HSDT Giữa đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính Giữa con số và chữ viết Giữa nội dung trong đơn dự thầu và các phần khác của HSDT Những sai lệch khác

3 Hiệu chỉnh sai lệch khác

4 Tổng giá trị hiệu chỉnh sai lệch

5 Tổng giá trị tuyệt đối hiệu chỉnh sai lệch

6 % tổng giá trị tuyệt đối hiệu chỉnh sai lệch so với giá dự thầu (trong đơn dự thầu)

Ghi chú: Trường hợp trong HSMT quy định nhà thầu được đề xuất biện pháp thi công khác với

biện pháp thi công nêu trong HSMT, phần sai khác giữa khối lượng công việc theo biện pháp thi công

nêu trong HSMT và khối lượng công việc theo biện pháp thi công do nhà thầu đề xuất sẽ không bị hiệu

chỉnh theo quy định tại Điều 30 Nghị định 58/CP. Phần sai khác này cũng không bị tính vào sai lệch

để loại bỏ HSDT.

2.4 Chuyển đổi giá đề nghị trúng thầu sang một đồng tiền chung (nếu có)

Trường hợp trong HSMT cho phép nhà thầu chào nhiều đồng tiền khác nhau thì trong báo cáo cần chuyển đổi giá đề nghị trúng thầu (giá dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch) sang một đồng tiền chung theo tỷ giá quy đổi quy định trong HSMT để làm căn cứ xác định giá đánh giá.

2.5 Đưa các chi phí về một mặt bằng

Phần này cần liệt kê các nội dung đưa về một mặt bằng để xác định giá đánh giá theo quy định trong HSMT và các chi phí tương ứng được quy đổi về cùng một mặt bằng. Nội dung cần chuyển đổi các chi phí về một mặt bằng bao gồm: điều kiện về mặt kỹ thuật; điều kiện về tài chính, thương mại; ưu đãi trong đấu thầu quốc tế (nếu có); các yếu tố khác được xác định theo nội dung trong HSMT.

Ghi chú: Đối với gói thầu quy mô nhỏ không cần phải thực hiện nội dung đưa chi phí về cùng một mặt bằng để xác định giá đánh giá.

2.6 Tổng hợp giá đánh giá và xếp hạng

Căn cứ theo các kết quả đánh giá từ mục 2.1 đến 2.5 trong khoản 2 Mục V Phần này (Kết quả xác định giá đánh giá), việc tổng hợp giá đánh giá và xếp hạng được thực hiện theo Biểu số 6 dưới đây:


515

Biểu số 6

HSDT TT Chỉ tiêu Nhà

thầu A Nhà thầu

B ...

Nhà thầu X

1. Giá dự thầu (sau giảm giá)

2. Sửa lỗi

3. Hiệu chỉnh sai lệch

4. Giá dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch (4 = 1 + 2 + 3)

5. Chuyển sang đồng tiền chung (nếu có) (1)

6. Đưa các chi phí về một mặt bằng

- Các điều kiện về mặt kỹ thuật: + Tiến độ thực hiện + Chi phí quản lý, vận hành, duy tu, bảo dưỡng, tuổi thọ công trình + Các yếu tố kỹ thuật khác

- Điều kiện tài chính và thương mại - Ưu đãi trong đấu thầu quốc tế - Các yếu tố khác

7. Giá đánh giá (7 = 4 + 6) hoặc (7 = 5 + 6)

8. Xếp hạng các HSDT

Ghi chú: (1) Tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam (VNĐ) được quy định trong HSMT

Đối với nhà thầu vượt qua bước đánh giá về mặt kỹ thuật nhưng không được xếp hạng do có lỗi số học hoặc sai lệch với tổng giá trị tuyệt đối >10% giá dự thầu hoặc do không chấp nhận lỗi do bên mời thầu phát hiện thì cần phải giải trình chi tiết.

VI. LÀM RÕ HSDT

Những nội dung làm rõ giữa bên mời thầu và nhà thầu được yêu cầu làm rõ (nếu có) cần được giải trình, tổng hợp tại phần này. Các văn bản yêu cầu và giải thích làm rõ HSDT được đính kèm tại Phần thứ hai của báo cáo này.

VII. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Trên cơ sở so sánh và xếp hạng các HSDT, tổ chuyên gia đấu thầu phải đưa ra kết luận và đề nghị về kết quả đấu thầu. Trường hợp có nhà thầu trúng thầu, nội dung đề nghị cần bao gồm:

1- Tên nhà thầu được đề nghị trúng thầu (kể cả tên nhà thầu phụ nếu cần thiết). Trường hợp là nhà thầu liên danh phải nêu tên tất cả các thành viên trong liên danh.


516

2- Giá đề nghị trúng thầu (ghi rõ cơ cấu loại tiền, có bao gồm thuế hay không, dự phòng...).

3- Hình thức hợp đồng.

4- Thời gian thực hiện hợp đồng.

5- Những nội dung cần lưu ý (nếu có).

Trường hợp không lựa chọn được nhà thầu trúng thầu phải nêu rõ lý do và đề xuất phương án xử lý tiếp theo.

VIII. CHỮ KÝ XÁC NHẬN CỦA CÁC THÀNH VIÊN TỔ CHUYÊN GIA ĐẤU THẦU

- Tại phần này, người đứng đầu và tất cả các thành viên của tổ chuyên gia đấu thầu ký và ghi rõ họ tên.

- Trường hợp có ý kiến bảo lưu thì phải nêu rõ họ tên và nội dung bảo lưu (kèm theo chữ ký xác nhận) của các cá nhân liên quan.


517

Phần thứ hai

CÁC VĂN BẢN ĐÍNH KÈM

Phần này cần đính kèm các văn bản được nêu tại một số nội dung liên quan thuộc Phần thứ nhất của báo cáo.


518

Phần phụ lục

CÁC MẪU

Mẫu số 1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI (Tên Chủ đầu tư)

Số: … … /…………




BIÊN BẢN MỞ THẦU

TÊN DỰ ÁN: ...........................................................................................................

GÓI THẦU: ..............................................................................................................

ĐỊA ĐIỂM: ...............................................................................................................

Cuộc họp mở thầu bắt đầu vào lúc …giờ… ngày tháng năm 200… tại………

A. CÁC THÔNG TIN CHUNG

I. Tên dự án:

II. Tên gói thầu:

III. Bên mời thầu và các nhà thầu nộp HSDT:

1. Chủ đầu tư:

Tư vấn đấu thầu (nếu có):

2. Các nhà thầu mua HSMT

TT Tên đơn vị Giờ mua HSMT Ngày mua HSMT

1 Công ty ….. /200…

2 …. /200…

3 …. /200…

3. Các nhà thầu nộp HSDT theo đúng quy định

TT Tên đơn vị Địa chỉ các nhà thầu

nộp HSDT Thời gian nộp

HSDT Văn bản khác

kèm theo (nếu có)

1

2

3


519

4. Các nhà thầu nộp HSDT sau thời điểm đóng thầu:

+)…..

IV. Thành phần tham dự lễ mở thầu:

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN CHỦ QUẢN:


1 Ông/ bà….

2 ….

ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƯ:


1 Ông/ bà….

2 ….

ĐẠI DIỆN TƯ VẤN ĐẤU THẦU (nếu có):


1 Ông/ bà….

2 ….

ĐẠI DIỆN CÁC NHÀ THẦU THAM DỰ:

Stt Họ và tên Tên Công ty Số CMTND Chữ ký

1 Ông/ bà….

2 ….

B. NỘI DUNG CUỘC HỌP:

1. Chủ đầu tư tuyên bố mở thầu.

2. Đại diện Chủ đầu tư trình bày các điều kiện pháp lý và các thủ tục để tiến hành mở thầu, bao gồm:

2.1. Các điều kiện pháp lý:

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) phê duyệt dự án (Tên dự án);

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) phê duyệt tổng dự toán dự án (Tên dự án);

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) về việc giao chỉ tiêu kế hoạch đầu tư phát triển thuộc NSNN năm 200… cho dự án (Tên dự án);

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) về việc phê duyệt kế hoạch vốn chi tiết năm 200… cho dự án (Tên dự án);


520

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu gói thầu (Tên gói thầu);

- Căn cứ Quyết định số ngày / /200… của (Tên cơ quan phê duyệt) về việc phê duyệt hồ sơ mời thầu gói thầu (Tên gói thầu);

- Các căn cứ pháp lý có liên quan khác (nếu có)…

2.2. Các thủ tục để tiến hành họp mở thầu:

Quá trình thông báo mời thầu, phát hành Hồ sơ mời thầu:

- Thông báo mời thầu: Trên Tờ thông tin đấu thầu các số…..

- Phát hành Hồ sơ mời thầu: Từ …giờ…. ngày đến trước …giờ… ngày / /200… tại…..

- Nộp Hồ sơ dự thầu: Trước …giờ…. ngày / /200… tại …

- Mở thầu: Lúc …giờ… ngày / /200… tại ...

3. Kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

4. Các ý kiến liên quan đến Hồ sơ dự thầu trước và trong quá trình mở các hồ sơ dự thầu:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

5. Đại diện (Tên Chủ đầu tư) hoặc (Tên đơn vị tư vấn (nếu có)) mở các hồ sơ dự thầu. Các thông tin chủ yếu trong lễ mở thầu:


521

BẢNG TÓM TẮT NỘI DUNG CHỦ YẾU KHI MỞ CÁC HỒ SƠ DỰ THẦU

TÊN DỰ ÁN: ...........................................................................................................

TÊN GÓI THẦU: .....................................................................................................

ĐỊA ĐIỂM MỞ THẦU: ...........................................................................................

TT

Tên Nhà thầuHồ sơ gồm

Công ty… Công ty…. …..

1 Tình trạng niêm phong của HSDT trước khi mở

2 Số bản gốc - bản chụp ...…………….... bản gốc ………………. bản chụp

..……………. bản gốc ……………. bản chụp

..………………. bản gốc ………………. bản chụp

3 Thời gian hiệu lực HSDT

4 Giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu (chưa giảm giá)

5 Giảm giá (nếu có)

6 Chữ ký trong Đơn dự thầu

7 Đại diện liên danh, thỏa thuận liên danh (nếu có)

8

Bảo đảm dự thầu: - Hình thức: - Giá trị: - Thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu

- ____________________ - ____________________ - ____________________

- ____________________ - ____________________ - ____________________

- ____________________ - ____________________ - ____________________

9 Thời gian thực hiện hợp đồng (trong HSDT):

10 Bảng giải trình giá dự thầu Có ( không có ): Có ( không có ): Có ( không có ):

11 Văn bản đề nghị sửa đổi HSDT (nếu có)

12 Các thông tin khác (nếu có)


522

6. Sau khi mở thầu, các thành viên đã xem xét và ghi nhận biên bản mở thầu này là đúng, các phát biểu ý kiến khác:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

7. Ký xác nhận:

Lễ mở thầu kết thúc vào: giờ ngày năm 200...

Chữ ký của các bên liên quan tham dự lễ mở thầu:

Đại diện… (Tên Chủ đầu tư)…




Đại diện tư vấn đấu thầu (nếu có) Đại diện … (Tên Chủ quản đầu tư)…


523

Mẫu số 2

ĐÁNH GIÁ VỀ TÍNH HỢP LỆ CỦA HSDT VÀ ĐÁP ỨNG CÁC ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT

HSDT của nhà thầu ........................

KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ (1)

STT NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ ĐÁP ỨNG

KHÔNG ĐÁP ỨNG

GHI CHÚ

1 Có tên trong danh sách mua HSMT 2 Có bản gốc HSDT 3 Tư cách hợp lệ của Nhà thầu 4 Tính hợp lệ của thỏa thuận liên danh 5 Đơn dự thầu hợp lệ 6 Bảo đảm dự thầu hợp lệ 7 Hiệu lực của HSDT đảm bảo yêu cầu

8

HSDT có tổng giá dự thầu cố định, không chào thầu theo nhiều mức giá hoặc không có giá kèm điều gây bất lợi cho Chủ đầu tư

9 Không có tên trong hai hoặc nhiều HSDT với tư cách là nhà thầu chính

10 Vi phạm một trong các hành vi bị cấm trong đấu thầu theo quy định tại Điều 12 của Luật Đấu thầu

11 Phụ lục, tài liệu kèm theo 12 Các yêu cầu quan trọng khác (2)

KẾT LUẬN (3)

Ghi chú: - (1) Đối với từng nội dung đánh giá, nếu được đánh giá là “đạt” thì đánh dấu “X” vào vào ô tương ứng của phần Đáp ứng, nếu được đánh giá là “không đạt” thì đánh dấu “X” vào ô tương ứng của phần Không đáp ứng trong cột Kết quả đánh giá và nêu rõ lý do không đạt tại cột Ghi chú tương ứng.

- (2) Ghi các yêu cầu quan trọng khác nêu trong HSMT. - (3) Nhà thầu được kết luận là ĐẠT khi tất cả nội dung được đánh giá là “đạt”, nhà

thầu được kết luận là KHÔNG ĐẠT khi có ít nhất một nội dung được đánh giá là “không đạt”.


524

Mẫu số 3

ĐÁNH GIÁ VỀ NĂNG LỰC VÀ KINH NGHIỆM CỦA NHÀ THẦU

HSDT của nhà thầu ........................

STT NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ (1)

MỨC YÊU CẦU ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ LÀ ĐẠT

THEO YÊU CẦU CỦA HSMT

KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ

GHI CHÚ

1. Kinh nghiệm: Số lượng các Hợp đồng tương tự (về tính chất, quy mô, giá trị,…) như hợp đồng của gói thầu này đã và đang thực hiện tại Việt Nam và ở nước ngoài trong thời gian___(2) năm gần đây Số năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính Các nội dung khác (nếu có)

2. Năng lực sản xuất và kinh doanh: Số lượng, chủng loại, doanh thu đối với các sản phẩm sản xuất, kinh doanh chính trong thời gian ____ (2) năm gần đây Cơ sở vật chất kỹ thuật Tổng số lao động, trong đó số lượng cán bộ chuyên môn hiện có Các nội dung khác (nếu có)

3. Năng lực tài chính

3.1 Doanh thu

3.2 Tình hình tài chính lành mạnh

3.3 Lưu lượng tiền mặt

4. Các yêu cầu khác (nếu có)

KẾT LUẬN (3)

Ghi chú: - (1) Nội dung đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo các tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu nêu trong HSMT.

- (2) Ghi số năm cụ thể theo yêu cầu nêu trong HSMT - (3) Nhà thầu được kết luận là ĐẠT khi tất cả nội dung được đánh giá là “đạt”, nhà

thầu được kết luận là KHÔNG ĐẠT khi có ít nhất một nội dung được đánh giá là “không đạt”.


525

Mẫu số 4

ĐÁNH GIÁ VỀ MẶT KỸ THUẬT ĐỐI VỚI ĐẤU THẦU MUA SẮM HÀNG HÓA

(Sử dụng phương pháp chấm điểm)

HSDT của nhà thầu. .......................

Mức điểm theo yêu cầu của HSMT TT Nội dung yêu cầu

Điểm tối đa Điểm tối thiểu

Điểm đánh giá (1)

Ghi chú

1. Phạm vi cung cấp 2. Đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa, tiêu chuẩn sản xuất 3. Giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp hàng hóa 4. Khả năng lắp đặt thiết bị và năng lực cán bộ kỹ thuật 5. Mức độ đáp ứng các yêu cầu về bảo hành 6. Khả năng thích ứng về mặt địa lý 7. Tác động đối với môi trường và biện pháp giải quyết 8. Khả năng cung cấp tài chính 9. Thời gian thực hiện 10. Đào tạo chuyển giao công nghệ 11. Các nội dung khác Tổng cộng

KẾT LUẬN (2)

Ghi chú: - (1) Điểm được xác định là điểm trung bình cộng của các thành viên tham gia đánh giá HSDT; khi thực hiện chấm điểm, trường hợp điểm của một thành viên tham gia chấm thầu cho nhà thầu quá cao hoặc quá thấp so với các thành viên khác cần thảo luận để: (i) đề nghị thành viên đó chấm lại; (ii) nếu thành viên đó bảo lưu ý kiến thì có thể không sử dụng kết quả chấm điểm của thành viên đó để tính trung bình cộng.

- (2) Nhà thầu được kết luận là ĐẠT khi số điểm đánh giá không thấp hơn mức điểm yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật, nhà thầu được kết luận là KHÔNG ĐẠT khi số điểm đánh giá thấp hơn mức điểm yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật.

- Đối với gói thầu quy mô nhỏ không sử dụng phương pháp chấm điểm để đánh giá về mặt kỹ thuật.


526

Mẫu số 5

ĐÁNH GIÁ VỀ MẶT KỸ THUẬT ĐỐI VỚI ĐẤU THẦU MUA SẮM HÀNG HÓA

(Áp dụng tiêu chí “đạt”, “không đạt”)

HSDT của nhà thầu ........................

Mức độ đáp ứng theo yêu cầu HSMT

TT Nội dung yêu cầu

Đạt Không đạt

Kết quả đánh giá

Ghi chú

1. Phạm vi cung cấp

2. Đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa, tiêu chuẩn sản xuất

3. Giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung cấp hàng hóa

4. Khả năng lắp đặt thiết bị và năng lực cán bộ kỹ thuật

5. Mức độ đáp ứng các yêu cầu về bảo hành

6. Khả năng thích ứng về mặt địa lý

7. Tác động đối với môi trường và biện pháp giải quyết

8. Khả năng cung cấp tài chính

9. Thời gian thực hiện

10. Đào tạo chuyển giao công nghệ

11. Các nội dung khác

KẾT LUẬN (1)

Ghi chú: - (1) HSDT được kết luận là ĐẠT khi có tất cả nội dung yêu cầu cơ bản theo yêu cầu của HSMT đều được đánh giá là “đạt”, các nội dung yêu cầu không cơ bản theo yêu cầu của HSMT được đánh giá là “đạt” hoặc “chấp nhận được”. Nhà thầu bị kết luận là KHÔNG ĐẠT khi có ít nhất một nội dung được đánh giá là “không đạt”.


527

Mẫu số 6

SỬA LỖI SỐ HỌC

HSDT của nhà thầu ........................

TT Nội dung cần sửa lỗi (1) Cách thức sửa lỗi

Giá trị lỗi số học Giá trị tuyệt đối

lỗi số học

1.

2.

.....

n.

TỔNG CỘNG

Ghi chú: (1) Phần này nêu những mục cần sửa lỗi và nội dung tương ứng nêu trong HSDT


528


Số: /QĐ-KHTC


Hà Nội, ngày tháng năm 200...

QUYẾT ĐỊNH

V/v: Phê duyệt kết quả đấu thầu

Gói thầu:.........................................

Dự án:..............................................


Căn cứ Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;





Xét đề nghị tại Tờ trình số .../TTr-... ngày .../.../... của (Tên đơn vị) về việc xin phê duyệt kết quả đấu thầu cung cấp thiết bị cho dự án;


QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu (Tên gói thầu) thuộc Dự án (Tên dự án) của (Tên đơn vị), ĐHQGHN với các nội dung chính như sau:

1/ Tên gói thầu:

2/ Đơn vị trúng thầu:

Địa chỉ:


529

3/ Giá trúng thầu (đã bao gồm thuế VAT):

(Bằng chữ:...) ...........................................................................................................

4/ Thời gian thực hiện hợp đồng: .... ngày (kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực).

Điều 2. Giao cho Thủ trưởng (Tên đơn vị) chịu trách nhiệm thông báo kết quả trúng thầu và tổ chức thương thảo, ký kết hợp đồng với đơn vị trúng thầu theo phê duyệt tại điều 1 và các quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 3. Các ông Chánh Văn phòng, Trưởng ban Kế hoạch Tài chính, Trưởng ban Khoa học Công nghệ và Thủ trưởng (Tên đơn vị) chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận:

- Như Điều 3; - Lưu: VP, KHTC.

GIÁM ĐỐC


530


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày …. tháng …. năm…

PHIẾU NHẬT KÝ CÔNG VIỆC

Họ và tên: ………………………………

Đơn vị/Bộ phận công tác: ……………...

Lãnh đạo phụ trách trực tiếp: …….……..

STT Nội dung công việc Thời gian:

Từ… - đến… Nội dung - Kết quả Ghi chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …


531

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

Số:.........../.............


GIẤY BIÊN NHẬN HỒ SƠ

Nhận của ông (bà): ...................................................................................................

Địa chỉ: .....................................................................................................................

ĐT: ...........................................................................................................................

Về loại công việc: ....................................................................................................

Hồ sơ của ông (bà) gồm có các loại: ........................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Nhận lúc:……giờ..…., ngày………/……./..............................................................

Thời gian trả kết quả:……giờ……, ngày……./……/...........................................

Nếu cần liên hệ, đề nghị ông (bà) vui lòng gọi số ĐT:………...… gặp ông (bà)

...................................................................................................................................

Người nộp hồ sơ (Ký và ghi rõ họ tên)

Bộ phận tiếp nhận (Ký và ghi rõ họ tên)

Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn ngày …/…/….

Ký nhận:


532

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI(Tên đơn vị/Bộ phận)


Hà Nội, ngày …. tháng …. năm…

BÁO CÁO THÔNG KÊ CÔNG VIỆC

Ước thực hiện

STT Nội dung công việc Chưa hoàn thành

Hoàn thành

Kế hoạch quý…, (6 tháng, năm) tiếp theo

Ghi chú

A B 1 2 3 5

1

2

3

4

5

…

Người lập báo cáo (Ký và ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên)


533


QUY TRÌNH XÂY DỰNG QUY CHẾ CHI TIÊU NỘI BỘ CỦA CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC


QT.KHTC.05


Họ và tên Nguyễn Thị Oanh - PGS. Vũ Đức Minh

- Nguyễn Thu Hương


Ký


534


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □




535

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất các bước xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của các đơn vị thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.


Các đơn vị sự nghiệp thuộc ĐHQGHN bao gồm các trường đại học thành viên; các khoa, các trung tâm; đơn vị trực thuộc có chức năng đào tạo và phục vụ đào tạo, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thành lập (đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán) thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ.


- Căn cứ Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập;

- Căn cứ Thông tư số 71/2006-TT-BTC ngày 9/8/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ;

- Công văn số 2100/KHTC ngày 29/11/2006 của Đại học Quốc gia Hà Nội về hướng dẫn xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ đối với đơn vị sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN thực hiện quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm về tài chính;

- Các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, của ĐHQGHN.



- Ban KHTC: Ban Kế hoạch Tài chính.

- Ban TCCB : Ban Tổ chức Cán bộ.

- Đơn vị: các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ.

- Quy chế: Quy chế chi tiêu nội bộ.

- Nghị định 43: Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

- Thông tư 71: Thông tư số 71/2006-TT-BTC ngày 9/8/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ.

- Công văn 2100: Công văn số 2100/KHTC ngày 29/11/2006 của Đại học Quốc gia Hà Nội về hướng dẫn xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ đối với đơn vị sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN thực hiện quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm về tài chính.


536


Quy trình xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của các đơn vị thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.

5.1. Lưu đồ

Trách nhiệm

thực hiện


Đơn vị

5.2.1

Ban soạn thảo

5.2.2 -Theo nội dung tại công văn 2100, Thông tư 71 - 30 ngày kể từ khi ban hành Quyết định thành lập Ban soạn thảo

Đơn vị

5.2.3 - 15 ngày

Ban soạn thảo

5.2.4 - 10 ngày

Đơn vị

5.2.5 - 05 ngày sau khi hoàn chỉnh dự thảo Quy chế

ĐHQGHN 5.2.6 - 15 ngày kể từ khi nhận được báo cáo Bản dự thảo Quy chế

Đơn vị

5.2.7 15 ngày

Đơn vị

5.2.8 - 15 ngày từ khi có ý kiến của ĐHQGHN

Đơn vị

5.2.9 - 05 ngày từ khi ban hành Quy chế chính thức

Thành lập Ban soạn thảo Quy chế

Thảo luận, góp ý công khai, thông qua Quy chế dự thảo

Gửi Quy chế báo cáo ĐHQGHN xem xét, thẩm định

Hoàn chỉnh Quy chế thông qua kết luận củaHội nghị (đại biểu) cán bộ, công chức

Tổ chức biên soạn Quy chế

Ban hành Quy chế chính thức

Gửi ĐHQGHN, Kho bạc giao dịch bản Quy chế chính thức

Hoàn thiện, chỉnh sửa Quy chế theo ý kiến thẩm định của ĐHQGHN

Xem xét, thẩm định


537

5.2. Mô tả


Sản phẩm Tiêu chuẩn, thời gian hoàn thành

5.2.1 Thành lập Ban soạn thảo

Đơn vị thành lập Ban soạn thảo Quy chế, thành phần bắt buộc gồm có đại diện lãnh đạo đơn vị, đại diện lãnh đạo các phòng ban, đơn vị, bộ phận trực thuộc và đại diện Ban Chấp hành Công đoàn của đơn vị.

Đơn vị Quyết định thành lập ban soạn thảo

5.2.2 Tổ chức soạn thảo Quy chế

Ban soạn thảo tổ chức biên soạn Quy chế

Ban soạn thảo Quy chế dự thảo lần 1

- 30 ngày kể từ khi ban hành Quyết định thành lập Ban Soạn thảo

- Theo các nội dung tại công văn 2100/KHTC và Thông tư 71

5.2.3 Thảo luận, góp ý công khai, thông qua Quy chế dự thảo

Tổ chức các thảo luận, góp ý công khai và thông qua dự thảo Quy chế chi tiêu nội bộ, với các nội dung sau: +) Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo đơn vị, của Ban Chấp hành Công đoàn và của các khoa, phòng, đơn vị, bộ phận trực thuộc đối với các trường đại học thành viên; của các bộ môn, phòng, đơn vị, bộ phận trực thuộc đối với các khoa, trung tâm, đơn vị trực thuộc đặc biệt về các mức chi dự kiến cao hơn mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định (đối với các mức chi được tự chủ); +) Tổ chức Hội nghị (đại biểu) cán bộ công chức để báo cáo và thông qua quy chế chi tiêu nội bộ, có sự tham gia của các ban chức năng hữu quan của ĐHQGHN. Trong đó, một số tiêu chuẩn, định mức quan trọng phải được lấy ý kiến biểu quyết riêng, trước khi thông qua toàn bộ bản quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

Đơn vị Ý kiến góp ý cho Quy chế dự thảo lần 1

- 15 ngày


538


Sản phẩm Tiêu chuẩn, thời gian hoàn thành

5.2.4 Hoàn chỉnh Quy chế thông qua kết luận của Hội nghị (đại biểu) cán bộ, công chức Hoàn chỉnh Quy chế chi tiêu nội bộ

theo kết luận của Hội nghị (đại biểu) cán bộ công chức

Ban soạn thảo Quy chế dự thảo lần 2

10 ngày

5.2.5 Gửi Quy chế báo cáo ĐHQGHN xem xét, thẩm định - Gửi báo cáo ĐHQGHN bản Quy

chế đã được đơn vị thông qua, để xem xét, cho ý kiến.

Đơn vị Công văn kèm Quy chế dự thảo lần 2, Biên bản thông qua Hội nghị (đại biểu) cán bộ công chức

05 ngày sau khi hoàn chỉnh Bản Quy chế dự thảo lần 2

5.2.6 ĐHQGHN xem xét, thẩm định Ban KHTC là đầu mối, phối hợp

với Ban TCCB và các ban chức năng có liên quan xem xét, thẩm định Quy chế của đơn vị

ĐHQGHN Ý kiến bằng văn bản

15 ngày kể từ khi nhận được Báo cáo Quy chế của đơn vị

5.2.7 Đơn vị hoàn thiện, chỉnh sửa theo ý kiến thẩm định của ĐHQGHN

Đơn vị Quy chế hoàn chỉnh

15 ngày kể từ khi có ý kiến thẩm định của ĐHQGHN

5.2.8 Ban hành Quy chế chính thức - Ban hành chính thức Quy chế chi

tiêu nội bộ sau khi có ý kiến thống nhất của ĐHQGHN

Đơn vị Bản Quy chế chính thức

- 15 ngày sau khi có ý kiến thẩm định của ĐHQGHN

5.2.9 Ban hành Quy chế chính thức Gửi bản Quy chế chính thức báo

cáo ĐHQGHN, Kho bạc giao dịch Đơn vị Bản Quy chế

chính thức 05 ngày kể thừ khi ban hành bản Quy chế chính thức

6. HỒ SƠ


1 Quyết định thành lập Ban soạn thảo Đơn vị 10 năm 2 Công văn kèm Quy chế dự thảo báo cáo

ĐHQGHN - Đơn vị - Văn thư ĐHQGHN

10 năm

3 Biên bản thông qua Hội nghị cán bộ công chức - Đơn vị - Ban KHTC

10 năm

4 Công văn ĐHQGHN xem xét, thẩm định - Văn thư đơn vị - Văn thư ĐHQGHN

10 năm

5 Bản Quy chế chính thức - Đơn vị - Ban KHTC

10 năm


539

CÔNG TÁC XÂY DỰNG


540


541


QUY TRÌNH

QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

QT.XD.01


Họ và tên Nguyễn Trọng Thức PGS.TSKH

Trần Mạnh Liểu PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


542


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □




543

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất quá trình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Đại học Quốc gia Hà Nội nhằm đảm bảo đúng các thủ tục quy định của nhà nước về đầu tư xây dựng, đảm bảo sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn đầu tư.


Áp dụng cho các dự án đầu tư xây dựng công trình do Đại học Quốc gia Hà Nội hoặc các đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội quản lý có giá trị lớn hơn giá trị ủy quyền cho các đơn vị.


- Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003 của Quốc hội khoá IX;

- Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005;

- Nghị số 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo Luật Xây dựng;

- Nghị định định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Nghị định số 83/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về Quản lý chất lượng công trình;

- Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;

- Thông tư 05/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007 của Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;

- Thông tư 16/2008/TT-BXD ngày 11/9/2008 của Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn kiểm tra, chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận dự phù hợp về chất lượng công trình xây dựng;

- Thông tư 06/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007 của Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng;

- Thông tư 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn thi hành Nghị định 158/ NĐ-CP ngày 12/10/2003 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật thuế giá trị gia tăng và luật sửa đổi bổ sung một số điều của luật thuế giá trị gia tăng;

- Thông tư 27/2009/TT-BXD ngày 31/7/2009 của Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn một số nội dung về Quản lý chất lượng công trình xây dựng;


544

- Thông tư 27/2007/TT-BTC, ngày 03 tháng 04 năm 2007 Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước;

- Thông tư 88/2009/TT-BTC, ngày 29/4/2009 của Bộ Tài chính về việc Sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 27/2007/TT-BTC ngày 03/4/2007 và Thông tư số 130/2007/TT-BTC ngày 02/11/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước;

- Thông tư 03/2009/TT-BXD ngày 26/3/2009 của Bộ Xây dựng về việc quy định chi tiết một số nội dung của số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Thông tư 02/2009/TT-BKH ngày 17/2/2009 của Bộ kế hoạch và đầu tư về việc hướng dẫn lập kế hoạch đấu thầu;

- Quyết định số 957/QĐ-BXD ngày 29/9/2009 của Bộ Xây dựng về việc công bố Định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng công trình;

- Thông tư 05/2009/TT-BXD ngày 15/4/2009 của Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn lập điều chỉnh dự toán xây dựng công trình;



- Ban Xây dựng: Ban XD

- VP: Văn phòng

- Đơn vị: Văn phòng, các Ban chức năng và các đơn vị trực thuộc ĐHQGHN.


5.1 Lưu đồ


Các đơn vị

Ban KHTC Các đơn vị

Ban Xây dựng Ban KHTC

5.2.1 - Kế hoạch BM.XD.01.01 Theo các thông tư, hướng dẫn hiện hành của nhà nước

Thẩm định

Xin chủ trương đầu tư

Lập kế hoạch

Kế hoạch năm Kế hoạch đột xuất

Phương án phân bổ nguồn vốn

Tổng hợp


545


Giám đốc

Các đơn vị Tư vấn thiết kế

Ban Xây dựng

Giám đốc

5.2.2

Các đơn vị Tư vấn thiết kế

5.2.3 5.2.4

Các đơn vị Tư vấn thẩm tra

-

Ban xây dựng

Giám đốc

5.2.5 BM.XD.01.02

Các đơn vị

Ban xây dựng

Giám đốc

5.2.6 BM.XD.01.03

Các đơn vị

Ban xây dựng

5.2.7 BM.XD.01.04

Thiết kế kỹ thuật thi công

Lập báo cáo kinh tế kỹ thuật

A

Phê duyệt

> 15 tỉ

< 15 tỉ

Lập dự án đầu tư

Phê duyệt

Thẩm định

Phê duyệt

Thẩm tra hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công

Thẩm định

Xây dựng kế hoạch đấu thầu

Thẩm định

Phê duyệt

Lập hồ sơ mời thầu

Thẩm định


546


Giám đốc

Các đơn vị

Ban xây dựng

Giám đốc

5.2.8

BM.XD.01.05

Các đơn vị

Ban xây dựng

Ban xây dựng

5.2.9

Các đơn vị

5.2.27

Ban xây dựng

5.2.28

Giám đốc

5.2.29

BM.XD.01.06

Các đơn vị

Ban xây dựng

5.2.30

Lập hồ sơ quyết toán

Thẩm định

Phê duyệt

Lưu hồ sơ hoàn công quyết toán

Phê duyệt

Tổ chức đấu thầu

Thẩm định

Phê duyệt

Triển khai thực hiện đầu tư

Phối hợp kiểm tra, giám sát

Phối hợp xử lý phát sinh


547

5.2. Mô tả

STT Nội dung công việc Người/đơn vị



5.2.1 Lập kế hoạch năm và kế hoạch đột xuất

a Lập kế hoạch năm

Xây dựng kế hoạch năm

Các đơn vị Kế hoạch năm của các đơn vị BM.XD.01.01

Trước tháng 7 hàng năm

Tổng hợp kế hoạch Ban Xây dựng – Ban Kế hoạch Tài chính

Bảng Tổng hợp BM.XD.01.02

Lập phương án phân bổ nguồn vốn

Ban Kế hoạch Tài chính Bảng phân bổ BM.XD.01.03

b Lập kế hoạch đột xuất

Xin chủ trương đầu tư

Các đơn vị

Thẩm định Ban Xây dựng – Ban Kế hoạch Tài chính

Phê duyệt chủ trương

Ban Giám đốc Chủ trương được duyệt

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được kế hoạch xin phép của đơn vị

5.2.2 Lập dự án đầu tư xây dựng (công trình có tổng mức đầu tư > 15 tỷ)

Lập dự án đầu tư xây dựng

Đơn vị thuê tư vấn có năng lực thực hiện (thông qua hợp đồng)

Thuyết minh dự án Hồ sơ thiết kế kỹ thuật Dự toán

Thẩm định dự án đầu tư xây dựng

Ban Xây dựng thẩm định về thiết kế + dự toán. Ban Kế hoạch tài chính thẩm định về nguồn vốn đầu tư, hiệu quả đầu tư.

Báo cáo thẩm định dự án

Phê duyệt Ban Giám đốc Quyết định phê duyệt

Luật xây dựng Nghị định 12/2009/ NĐ-CP ngày 12/2/2009 Nghị định 83/2009/ NĐ-CP ngày 15/10/2009 Các thông tư hiện hành

5.2.3 Thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán (công trình có tổng mức đầu tư > 15 tỷ).

Thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán.


Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán

Thẩm tra hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán.


Báo cáo thẩm tra

Luật xây dựng Nghị định 12/2009/ NĐ-CP ngày 12/2/2009 Nghị định 83/2009/ NĐ-CP ngày


548




Trình thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán.

Ban Xây dựng thẩm định

Báo cáo thẩm định

Phê duyệt của Ban Giám đốc

Ban Giám đốc Quyết định đã được phê duyệt

15/10/2009 Các thông tư hiện hành

5.2.4 Lập báo cáo Kinh kế - Kỹ thuật (công trình có tổng mức đầu tư < 15 tỷ)

Lập báo cáo Kinh tế - Kỹ thuật


Báo cáo kinh tế kỹ thuật. Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán

Luật xây dựng Nghị định 12/2009/ NĐ-CP ngày 12/2/2009 Nghị định 83/2009/ NĐ-CP ngày 15/10/2009 Các Thông tư kèm theo.

5.2.5 Thẩm tra hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công

Thẩm tra hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán.



Trình thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán.


Báo cáo thẩm định Dự thảo quyết định



Luật xây dựng Nghị định 12/2009/ NĐ-CP ngày 12/2/2009 Nghị định 83/2009/ NĐ-CP ngày 15/10/2009 Các thông tư kèm theo.

5.2.6 Kế hoạch đấu thầu

Xây dựng kế hoạch đấu thầu

Các đơn vị tự xây dựng hoặc thông qua tư vấn

Kế hoạch đấu thầu

Thẩm định kế hoạch đấu thầu


Dự thảo quyết định



Luật đấu thầu Nghị định 85/2009/NĐ- CP ngày 15/10/2009. Các Thông tư kèm theo.

5.2.7 Hồ sơ mời thầu

Lập hồ sơ mời thầu Các đơn vị tự lập hoặc thông qua tư vấn có đủ năng lực thực hiện.

Hồ sơ mời thầu

Thẩm định hồ sơ mời thầu

Ban Xây dựng Dự thảo quyết định


Ban Giám đốc Quyết định phê duyệt



549




5.2.8 Tổ chức đấu thầu

Tổ chức đấu thầu Đơn vị thuê tư vấn có đủ năng lực tổ chức thực hiện

Báo cáo kết quả đấu thầu

Đơn vị báo cáo kết quả đấu thầu


Dự thảo quyết định trình Giám đốc




5.2.9 Tổ chức thực hiện thi công

Ký kết hợp đồng thi công

Đơn vị + nhà thầu thi công

Giám sát tiến độ thi công, chất lượng công trình, an toàn lao động, vệ sinh môi trường

Đơn vị tự thực hiện (nếu đủ năng lực) hoặc thuê tư vấn giám sát. Ban Xây dựng giám sát đột xuất.

Các công việc phát sinh do thay đổi qui mô xây dựng

Ban xây dựng kết hợp chủ đầu tư + nhà thầu thi công + tư vấn giám sát.

Biên bản xác nhận của các bên liên quan


5.2.10 Kết thúc giai đoạn đầu tư

Lập hồ sơ hoàn công + quyết toán

Đơn vị + nhà thầu thi công

Hồ sơ quyết toán

Thẩm định Hồ sơ hoàn công + quyết toán


Dự thảo quyết định




6. HỒ SƠ


5.2.1 Xây dựng kế hoạch năm Các đơn vị

Tổng hợp kế hoạch Ban KHTC; Ban XD; 01 năm; hoặc sau khi QT

Lập phương án phân bổ nguồn vốn Ban KHTC;

Lập kế hoạch đột xuất Xin chủ trương đầu tư

Các đơn vị; Ban KHTC; Ban XD

01 năm; hoặc sau khi QT

Thẩm định Ban XD 01 năm; hoặc sau khi QT


550


Phê duyệt chủ trương

Đơn vị;

VT cơ quan; Ban XD;


5.2.2 Thuyết minh dự án

Hồ sơ thiết kế kỹ thuật

Dự toán

Ban XD; 01 năm; hoặc sau khi QT

Thẩm định dự án đầu tư xây dựng

Báo cáo thẩm định dự án

Ban XD; 01 năm; hoặc sau khi QT

Quyết định phê duyệt Đơn vị;



5.2.3 Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán


Đơn vị;

Ban XD;


Kết quả thẩm định Ban XD; 01 năm; hoặc sau khi QT




5.2.4 Báo cáo Kinh tế kỹ thuật.

Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán

Đơn vị;

Ban XD;


5.2.5 Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công + dự toán

Báo cáo thẩm tra.

Đơn vị;

Ban XD;


Kết quả thẩm định Ban XD; 01 năm; hoặc sau khi QT

5.2.6 Xây dựng kế hoạch đấu thầu Đơn vị;

Ban XD


Thẩm định kế hoạch đấu thầu

Quyết định phê duyệt; Đơn vị;



5.2.7 Lập hồ sơ mời thầu Đơn vị;

Ban XD


Thẩm định hồ sơ mời thầu Ban XD 01 năm; hoặc sau khi QT




5.2.8 Tổ chức đấu thầu

Đơn vị báo cáo kết quả đấu thầu Đơn vị;

Ban XD






551


5.2.9 Ký kết hợp đồng thi công Đơn vị; 01 năm; hoặc sau khi QT

Biên bản trong quá trình thi công. Ban xây dựng; Chủ đầu tư Nhà thầu thi công Tư vấn giám sát.


5.2.10 Hồ sơ hoàn công + quyết toán Đơn vị; Ban XD


Thẩm định Hồ sơ hoàn công + quyết toán

Ban XD 01 năm; hoặc sau khi QT

Quyết định phê duyệt Đơn vị; VT cơ quan; Ban XD;


Hồ sơ lưu tại đơn vị trong vòng 1 năm trước khi chuyển lưu trữ bộ phận văn thư lưu trữ.

7. PHỤ LỤC

Biểu mẫu theo các thông tư, hướng dẫn hiện hành của nhà nước.


552

BM.XD.01.01 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Tên đơn vị …………………. Số:……………


V/v: Xin phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư cải tạo, nâng cấp công trình:………



- Căn cứ Quy định tạm thời của Đại học Quốc gia Hà Nội về Quản lý dự án đầu tư xây dựng cải tạo, nâng cấp công trình (Ban hành kèm theo Quyết định số /XD ngày / /2010 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội);

- Căn cứ quy hoạch xây dựng, kế hoạch đầu tư dự án được duyệt;

- Căn cứ điều kiện, năng lực của đơn vị;

- Căn cứ nhu cầu thực tiễn nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao,

Thủ trưởng đơn vị xin kính trình Giám đốc ĐHQGHN xem xét, phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư dự án (kèm theo đề cương chuẩn bị đầu tư dự án):……………………....

1. Tên dự án.

2. Tên chủ đầu tư.

3. Địa điểm xây dựng công trình (thuyết minh sơ bộ hiện trạng khu đất), sự phù hợp với quy hoạch xây dựng được duyệt.

4. Sự cần thiết đầu tư (Phân tích hiệu quả khai thác sản phẩm hoàn thành, khả năng thu hồi vốn).

5. Mục tiêu đầu tư.

6. Dự kiến quy mô đầu tư.

7. Hình thức đầu tư.

8. Khái toán tổng mức đầu tư.

9. Nguồn vốn đầu tư (trong đó có ước chi phí bồi thường GPMB, phương án tái định cư nếu có, chi phí nghiên cứu lập dự án).

10. Phương thức quản lý thực hiện dự án.

11. Dự kiến thời gian thực hiện dự án.

12. Nội dung công tác chuẩn bị đầu tư, kinh phí, nguồn vốn và dự kiến thời gian hoàn thành công tác chuẩn bị đầu tư.

Kính trình Giám đốc xem xét, phê duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư cải tạo, nâng cấp công trình để đơn vị triển khai các bước tiếp theo.


Nơi nhận: - Như trên; - Lưu……(1)

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ ( Ký tên, đóng dấu)


553

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Tên đơn vị ………………….

Số:……………




TỜ TRÌNH

V/v: Xin phê duyệt Báo cáo kinh tế - kỹ thuật hoặc Dự án đầu tư xây dựng công trình:……………………


- Căn cứ Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003 của Quốc hội khóa IX;

- Căn cứ Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Căn cứ Nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 11/12/2009 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;

- Căn cứ công văn số……ngày……tháng……năm……của Giám đốc ĐHQGHN về việc đồng ý chủ trương cải tạo, nâng cấp công trình:……………………

Đơn vị xin kính trình Giám đốc ĐHQGHN xem xét, phê duyệt Báo cáo kinh tế - kỹ thuật (hoặc Dự án đầu tư) xây dựng công trình với các nội dung sau:

1. Tên dự án

2. Chủ đầu tư

3. Tổ chức tư vấn lập dự án

4. Chủ nhiệm lập dự án

5. Mục tiêu đầu tư cải tạo, nâng cấp công trình

6. Nội dung, quy mô dự án

7. Địa điểm xây dựng

8. Diện tích xây dựng

9. Diện tích sàn

10. Phương án xây dựng (kiến trúc, kết cấu, điện, nước, PCCC…)

11. Thiết bị (nếu có)

12. Phương án giải phóng mặt bằng (nếu có)


554

13. Tổng mức đầu tư

14. Nguồn vốn đầu tư (nêu giá trị cụ thể từng nguồn vốn)

15. Hình thức quản lý dự án



18. Kết luận

Kính trình Giám đốc xem xét, phê duyệt Báo cáo kinh tế - kỹ thuật (hoặc Dự án đầu tư) xây dựng công trình để đơn vị triển khai các bước tiếp theo.




Nơi nhận:

- Như trên; - Lưu…… (6)

(1) BM.XD.01.02


555

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Tên đơn vị ………………….

Số:……………




TỜ TRÌNH

V/v: Xin phê duyệt điều chỉnh, bổ sung (nếu có) thiết kế và dự toán công trình:……………………




- Căn cứ Nghị định số 83/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Căn cứ Nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 11/12/2009 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;

- Căn cứ Quyết định số………ngày……tháng……năm…… của Giám đốc ĐHQGHN về việc phê duyệt Báo cáo kinh tế - kỹ thuật (hoặc Dự án đầu tư) xây dựng công trình:……………………

- Căn cứ ý kiến chấp thuận của ĐHQGHN về việc điều chỉnh, bổ sung thiết kế và dự toán công trình (trên cơ sở đề xuất bằng văn bản của đơn vị xin chủ trương về việc điều chỉnh, bổ sung thiết kế và dự toán công trình);

- Căn cứ hồ sơ điều chỉnh, bổ sung thiết kế và dự toán công trình.

Đơn vị xin kính trình Giám đốc ĐHQGHN xem xét, phê duyệt điều chỉnh, bổ sung thiết kế và dự toán công trình với các nội dung sau:

1. Tên dự án

2. Chủ đầu tư

3. Tổ chức tư vấn lập dự án

4. Chủ nhiệm lập dự án

5. Mục tiêu đầu tư cải tạo, nâng cấp công trình (không thay đổi)

6. Nội dung, quy mô dự án (có thay đổi không và thay đổi cụ thể như thế nào)


556


8. Diện tích xây dựng

9. Diện tích sàn

10. Phương án xây dựng (kiến trúc, kết cấu, điện, nước, PCCC…)

11. Thiết bị (nếu có)

12. Phương án giải phóng mặt bằng (nếu có)

13. Tổng mức đầu tư

14. Nguồn vốn đầu tư (nêu giá trị cụ thể từng nguồn vốn)

15. Hình thức quản lý dự án



18. Kết luận

Kính trình Giám đốc xem xét, phê duyệt điều chỉnh, bổ sung thiết kế và dự toán công công trình để đơn vị triển khai các bước tiếp theo.




Nơi nhận: - Như trên; - Lưu…… (7)

(1) BM.XD.01.02A


557

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Tên đơn vị chủ đầu tư

Số: /TTr-




TỜ TRÌNH

Phê duyệt kế hoạch đấu thầu (Tên dự án hoặc tên gói thầu)


- Căn cứ Luật Xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003 của Quốc hội khoá IX;

- Căn cứ Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005;

- Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo Luật Xây dựng;

- Căn cứ Quyết định phê duyệt dự án (tên dự án được phê duyệt) của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội, đơn vị trình Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội xem xét, phê duyệt kế hoạch đấu thầu (KHĐT) với những nội dung sau :

I. MÔ TẢ TÓM TẮT DỰ ÁN

Phần này giới thiệu khái quát thông tin về dự án như sau:

- Tên dự án;

- Tổng mức đầu tư;

- Tên chủ đầu tư;

- Nguồn vốn;

- Thời gian thực hiện dự án;

- Địa điểm, quy mô dự án;

- Các thông tin khác (nếu có).

II. PHẦN CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN

Phần công việc này bao gồm các gói thầu hoặc công việc đã thực hiện trong quá trình chuẩn bị dự án như lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (Báo cáo đầu tư), Báo cáo nghiên cứu khả thi (Dự án đầu tư) và một số công việc khác (nếu có).

Phần công việc đã thực hiện cũng bao gồm những gói thầu thực hiện trước do chưa đủ điều kiện để lập KHĐT cho toàn bộ dự án mà chỉ lậpKHĐT riêng cho từng gói thầu.


558

Đối với từng gói thầu hoặc công việc đã thực hiện cần nêu rõ: Tên đơn vị thực hiện; tên công việc hoặc tên gói thầu; giá trị thực hiện, giá hợp đồng hoặc giá trúng thầu; hình thức hợp đồng; thời gian thực hiện hợp đồng.

Biểu 1: Phần công việc đã thực hiện (1)

STT Nội dung công việc hoặc tên

gói thầu

Đơn vị thực hiện

Giá trị thực hiện, giá hợp đồng hoặc

giá trúng thầu



Văn bản phê duyệt (nếu có)(2)

1

2

..

Tổng giá trị thực hiện, giá hợp đồng hoặc giá trúng thầu

Ghi chú:

(1) Trường hợp có nhiều gói thầu hoặc công việc đã thực hiện trước khi có quyết định đầu tư thì đưa biểu vào phần Phụ lục.

(2) Đối với các gói thầu đã thực hiện trước cần nêu tên các văn bản phê duyệt (phê duyệt KHĐT, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu).

III. PHẦN CÔNG VIỆC KHÔNG ÁP DỤNG HÌNH THỨC LỰA CHỌN NHÀ THẦU

Phần này bao gồm nội dung và giá trị các công việc không thể tiến hành lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu như: Chi phí cho Ban QLDA; chi phí đền bù GPMB (nếu có); dự phòng phí (phần chưa phân bổ cho từng gói thầu) và những khoản chi phí khác (nếu có).

Biểu 2. Phần công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu

STT Nội dung công việc Đơn vị thực hiện Giá trị thực hiện

1

2

...

Tổng cộng giá trị thực hiện

IV. PHẦN KHĐT

Phần KHĐT bao gồm những công việc hình thành các gói thầu được thực hiện theo một trong bảy hình thức lựa chọn nhà thầu quy định trong Luật Đấu thầu. Các công việc như rà phá bom, mìn, vật nổ; xây dựng khu tái định cư; chuẩn bị mặt bằng xây dựng; bảo hiểm công trình; đào tạo; công việc tư vấn đấu thầu; tư vấn khảo sát, lập thiết kế xây


559

dựng; tư vấn giám sát thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị… phải được thể hiện rõ trong KHĐT.

1. Biểu KHĐT

KHĐT bao gồm việc xác định số lượng các gói thầu và nội dung của từng gói thầu (tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn hoặc phương thức thu xếp vốn; hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng). KHĐT được lập thành biểu như sau :

Biểu 3 : Tổng hợp KHĐT(1)

STT Tên gói thầu

Giá gói thầu(2)

Nguồn vốn

Hình thức lựa chọn nhà thầu

Phương thức đấu

thầu

Thời gian lựa chọn nhà thầu



1

2

...

Tổng cộng giá gói thầu

Ghi chú:

(1) Trường hợp có nhiều gói thầu thì đưa Biểu KHĐT vào phần Phụ lục. KHĐT của các gói thầu được xếp theo từng lĩnh vực, theo thứ tự thời gian và trình tự công việc thực hiện.

(2) Trường hợp giá gói thầu bao gồm cả dự phòng thì ghi rõ giá trị dự phòng.

Tổng giá trị các phần việc đã thực hiện, phần công việc không áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu và phần công việc thuộc KHĐT không được vượt tổng mức đầu tư của dự án.

2. Giải trình nội dung KHĐT8

a) Tên gói thầu và cơ sở phân chia các gói thầu

- Tên gói thầu

Tên gói thầu thể hiện khái quát tính chất, nội dung và phạm vi công việc của gói thầu, phù hợp với nội dung công việc nêu trong dự án.

Trường hợp gói thầu bao gồm nhiều phần riêng biệt (nhiều lô), tên gói thầu cần nêu tên của từng phần và tên từng phần phải thể hiện nội dung cơ bản của phần đó.

- Cơ sở phân chia các gói thầu

8 Giải trình những nội dung trong Biểu KHĐT. Trường hợp có những nội dung đã rõ ràng (tên gói thầu hoặc hình

thức đấu thầu rộng rãi…) thì không cần phải giải trình.


560

Việc phân chia dự án thành các gói thầu phải căn cứ vào nội dung dự án, tính chất của công việc, trình tự thực hiện theo thời gian và theo các nguyên tắc sau:

+ Đảm bảo tính đồng bộ về mặt kỹ thuật và công nghệ của dự án, không được chia những công việc của dự án thành các gói thầu quá nhỏ, làm mất sự thống nhất, đồng bộ yêu cầu về kỹ thuật và công nghệ;

+ Đảm bảo tiến độ thực hiện dự án;

+ Đảm bảo quy mô hợp lý (phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của dự án, năng lực của nhà thầu hiện tại và phù hợp với sự phát triển của thị trường trong nước,...).

+ Mỗi gói thầu chỉ có một hồ sơ mời thầu hoặc một hồ sơ yêu cầu và được tiến hành đấu thầu một lần.

Việc chia dự án thành các gói thầu trái với quy định để thực hiện chỉ định thầu hoặc tạo cơ hội cho số ít nhà thầu tham gia là không phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu.

b) Giá gói thầu

Giá gói thầu là toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu (bao gồm cả chi phí dự phòng) được xác định trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán, dự toán được duyệt (nếu có) và các quy định hiện hành.

Đối với dự án sử dụng vốn ODA, giá gói thầu còn phải được xác định trên cơ sở của điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận quốc tế đã được cơ quan có thẩm quyền của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ký kết với nhà tài trợ.

Trong trường hợp gói thầu gồm nhiều phần riêng biệt thì giá gói thầu trong KHĐT cần nêu rõ giá ước tính cho từng phần.

Đối với những gói thầu lớn, phức tạp, thời gian thực hiện kéo dài, tại thời điểm lập KHĐT chưa lường hết trước các công việc, chi phí phát sinh thì trong giá gói thầu cần bao gồm cả dự phòng. Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa thông thường, áp dụng hình thức hợp đồng trọn gói thì giá gói thầu không cần thiết có dự phòng.

Trường hợp giá gói thầu có dự phòng thì trong KHĐT cần phải thể hiện rõ chi phí dự phòng trong giá gói thầu. Việc xác định chi phí dự phòng và nội dung công việc cần có dự phòng căn cứ vào các quy định của pháp luật có liên quan. Đối với gói thầu xây lắp cần căn cứ vào quy định của pháp luật về xây dựng.

Khi tham dự thầu, nhà thầu tính giá dự thầu dựa trên khối lượng công việc cần thực hiện của gói thầu. Vì vậy trường hợp giá gói thầu có dự phòng, việc đánh giá và xác định giá đề nghị trúng thầu cần căn cứ vào giá gói thầu không kể phần dự phòng.

Dự phòng trong giá gói thầu để giải quyết đối với những công việc phát sinh, trượt giá trong quá trình thực hiện hợp đồng và tạo thuận lợi khi điều chỉnh hợp đồng (nếu có).

Khi lập KHĐT, trường hợp đã có thiết kế chi tiết, dự toán cho hạng mục công việc xây lắp được phê duyệt thì giá gói thầu được xác định trên cơ sở dự toán cho hạng mục công việc xây lắp tương ứng với gói thầu.


561

Chú ý: Chi phí dự phòng chưa phân bổ nêu ở phần III (là tổng chi phí dự phòng của dự án trừ đi chi phí dự phòng đã phân bổ trong các gói thầu) để bổ sung cho chi phí tăng thêm khi dự toán được duyệt lớn hơn giá gói thầu được duyệt.

c) Nguồn vốn

Đối với mỗi gói thầu phải nêu rõ nguồn vốn hoặc phương thức thu xếp vốn để thanh toán cho nhà thầu.

Xác định rõ nguồn vốn để thanh toán cho nhà thầu là yêu cầu bắt buộc khi lập KHĐT, tránh việc không có vốn thanh toán khi nhà thầu đã thực hiện hợp đồng.

Trường hợp sử dụng vốn ODA thì phải nêu rõ tên nhà tài trợ vốn và cơ cấu nguồn vốn (trong nước, ngoài nước).

d) Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu

- Hình thức lựa chọn nhà thầu

Tùy theo tính chất, đặc điểm của gói thầu mà xác định hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu hiện hành. Khi áp dụng hình thức khác với hình thức đấu thầu rộng rãi thì phải giải trình lý do cụ thể.

Khi lựa chọn hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cần nêu rõ là đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế trong nước hoặc quốc tế hoặc có sơ tuyển.

Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, gói thầu EPC có giá trị ≥ 300 tỷ đồng và gói thầu xây lắp có giá trị ≥ 200 tỷ đồng theo quy định thì phải thực hiện sơ tuyển. Trường hợp nhưng gói thầu trên có yêu cầu kỹ thuật cao, kỹ thuật có tính đặc thù, có tính chất nghiên cứu, thử nghiệm mà trong thực tế chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng yêu cầu thì có thể áp dụng đấu thầu hạn chế mà không cần thiết phải tiến hành sơ tuyển.

- Phương thức đấu thầu

Phương thức đấu thầu một túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC.

Phương ứng đấu thầu hai túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn.

Phương thức đấu thầu hai giai đoạn được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC có kỹ thuật, công nghệ mới, phức tạp, đa dạng, chủ đầu tư chưa hiểu rõ về gói thầu nên không có khả năng xác định rõ các yêu cầu về kỹ thuật.

đ) Thời gian lựa chọn nhà thầu

Thời gian lựa chọn nhà thầu là khoảng thời gian để thực hiện các công việc như sơ tuyển nhà thầu (nếu có), lập hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu, phát hành hồ sơ mời thầu, chuẩn bị hồ sơ dự thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, trình thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, thương thảo hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Thời gian lựa chọn


562

nhà thầu phải tiến hành trước thời điểm thực hiện hợp đồng một khoảng thời gian vừa đủ để thực hiện các công việc trên.

e) Hình thức hợp đồng

Tùy theo tính chất, yêu cầu công việc của gói thầu mà xác định hình thức hợp đồng phù hợp theo quy định để tránh việc áp dụng hợp đồng không khả thi dẫn đến phải điều chỉnh, bổ sung trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Trường hợp trong một gói thầu có nhiều công việc tương ứng với nhiều hình thức hợp đồng thì hợp đồng đối với gói thầu đó có thể bao gồm nhiều hình thức hợp đồng.

Trường hợp gói thầu bao gồm những phần công việc được xác định rõ về số lượng, khối lượng và khi thực hiện không có phát sinh, không có biến động về giá thì áp dụng hình thức hợp đồng trọn gói. Đối với gói thầu xây lắp xét thấy sẽ có phát sinh khối lượng trong quá trình thực hiện và thị trường biến động (giá cả nguyên, nhiên, vật liệu xây dựng biến động không lường trước được) chứa đựng nhiều rủi ro với chủ đầu tư và nhà thầu thì phải áp dụng hình thức hợp đồng theo đơn giá.

g) Thời gian thực hiện hợp đồng

Thời gian thực hiện hợp đồng đối với từng gói thầu được xác định cụ thể, phù hợp với tiến độ thực hiện toàn bộ dự án.

V. PHẦN CÔNG VIỆC CHƯA ĐỦ ĐIỀU KIỆN LẬP KHĐT (NẾU CÓ)

Trường hợp tại thời điểm lập KHĐT, dự án có những phần công việc chưa đủ điều kiện hình thành nên gói thầu (dự án chưa phân bổ hết nguồn vốn đầu tư) thì phải nêu nội dung công việc và giá trị phần công việc còn lại trong KHĐT.

VI. KIẾN NGHỊ

Trên cơ sở những nội dung phân tích nêu trên, chủ đầu tư kính trình Giám đốc ĐHQGHN xem xét, phê duyệt KHĐT gói thầu (tên gói thầu hoặc dự án).

Trong trường hợp cần thiết, chủ đầu tư có thể đề nghị Giám đốc ĐHQGHN xem xét việc ủy quyền cho chủ đầu tư phê duyệt một số nội dung cụ thể như: Hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu đối với những gói thầu đơn giản, quy mô nhỏ.

Kính trình Giám đốc ĐHQGHN xem xét, quyết định.

Nơi nhận: - Như trên;

- Lưu:…… (9)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu)

(1) BM.XD.01.03


563

B. PHỤ LỤC

Phụ lục 1. Tài liệu pháp lý đính kèm văn bản trình duyệt

Khi trình duyệt KHĐT, chủ đầu tư phải gửi kèm theo bản chụp các tài liệu làm căn cứ lập KHĐT, bao gồm :

- Quyết định đầu tư và các tài liệu để ra quyết định đầu tư ;

Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc các tài liệu tương đương là một trong những tài liệu làm cơ sở để phê duyệt dự án, trong đó bao gồm toàn bộ các nội dung của dự án như các công việc phải thực hiện, nguồn vốn cho dự án, hiệu quả tính toán đem lại của dự án... Vì vậy, báo cáo nghiên cứu khả thi là tài liệu đầu tiên và quan trọng để làm cơ sở cho việc lập KHĐT.

- Điều ước quốc tế hoặc văn bản thỏa thuận quốc tế đối với các dự án sử dụng vốn ODA.

- Thiết kế, dự toán được duyệt (nếu có) ;

- Nguồn vốn cho dự án.

- Các văn bản pháp lý khác liên quan (nếu có).

- Điều ước quốc tế hoặc văn bản thoả thuận quốc tế đối với các dự án sử dụng vốn ODA.


564


Số: /TTr-




TỜ TRÌNH

V/v: Xin phê duyệt Hồ sơ mời thầu công trình:…………………





- Căn cứ Quyết định số………ngày……tháng……năm…… của Giám đốc ĐHQGHN về việc phê duyệt Kế hoạch đấu thầu công trình:……………………

Đơn vị xin kính trình Giám đốc ĐHQGHN xem xét, phê duyệt Hồ sơ mời thầu công trình bao gồm:

Tập 1 ( trang )

Tập 2 ( bản vẽ )

(kèm theo Hồ sơ mời thầu).


Lưu ý: Hồ sơ gửi kèm theo Tờ trình gồm có:

- Hồ sơ mời thầu;

- Hồ sơ năng lực của đơn vị tư vấn;

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu:…… (10)


(1) BM.XD.01.04


565


Số: /TTr-




TỜ TRÌNH

V/v: Xin phê duyệt kết quả đấu thầu công trình:…………………





- Căn cứ Quyết định số………ngày……tháng……năm…… của Giám đốc ĐHQGHN về việc phê duyệt Kế hoạch đấu thầu công trình:……………………

- Căn cứ Báo cáo phân tích, đánh giá hồ sơ dự thầu của Tổ chuyên gia đấu thầu công trình.

Đơn vị xin kính trình Giám đốc ĐHQGHN xem xét, phê duyệt kết quả đấu thầu công trình với các nội dung như sau:

1. Quá trình tổ chức đấu thầu

2. Nhà thầu được đề nghị trúng thầu

3. Giá trúng thầu

4. Tiến độ thi công

Lưu ý: Hồ sơ gửi kèm theo Tờ trình gồm có:

- Hồ sơ dự thầu của các nhà thầu;

- Biên bản mở thầu;

- Quyết định thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu (yêu cầu các thành viên Tổ chuyên gia có chứng chỉ đấu thầu theo quy định có chứng thực kèm theo);

- Bản đánh giá hồ sơ dự thầu của từng chuyên gia đấu thầu;

- Hồ sơ hiệu chỉnh các sai lệch (nếu có);


566

- Biên bản đánh giá sơ bộ, đánh giá kỹ thuật, tài chính thương mại của Tổ chuyên gia đấu thầu.

- Báo cáo của chủ đầu tư về quá trình tổ chức đấu thầu và kết quả đấu thầu công trình.

Kính trình Giám đốc xem xét, phê duyệt kết quả đấu thầu công trình để đơn vị triển khai các bước tiếp theo.




(1) BM.XD.01.05


567


Tên đơn vị chủ đầu tư

Số: /TTr-




TỜ TRÌNH

V/v: Xin phê duyệt quyết toán giá trị xây lắp hoàn thành công trình:………




- Căn cứ Quyết định số………ngày……tháng……năm…… của Giám đốc ĐHQGHN về việc phê duyệt Báo cáo kinh tế - kỹ thuật (hoặc Dự án đầu tư) công trình:………………………………

- Căn cứ hồ sơ hoàn công và quyết toán công trình của Nhà thầu thi công xây lắp.

Đơn vị xin kính trình Giám đốc ĐHQGHN xem xét, phê duyệt quyết toán giá trị xây lắp công trình với các nội dung như sau:

1. Tên công trình


3. Giá trị quyết toán

Trong đó: - Giá trị quyết toán theo hồ sơ trúng thầu

- Giá trị quyết toán phát sinh tăng giảm (nếu có)

4. Nguồn vốn thanh toán



(1) BM.XD.01.06


568


569

CÔNG TÁC THANH TRA


570


571


QUY TRÌNH THANH TRA THƯỜNG XUYÊN

QT.TT.01


Họ và tên Đặng Đình Cường PGS. Lê Danh Tốn PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


572



□ Ban Thanh tra □ □

□ Trung tâm TT&QHCC □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □





573

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình quy định quá trình tổ chức hoạt động thanh tra, kiểm tra thường xuyên của Ban Thanh tra Đại học Quốc gia Hà Nội.


Áp dụng trong Đại học Quốc gia Hà Nội.


- Luật Thanh tra số 22/2004/QH10 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 5 (từ ngày 11 tháng 5 đến ngày 15 tháng 6 năm 2004);

- Nghị định số 41/2005/NĐ-CP ngày 25 tháng 3 năm 2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thanh tra;

- Quyết định 1131/2008/QĐ-TTCP ngày 18/6/2008 về việc ban hành mẫu văn bản trong hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24/10/2007 của Thanh tra Chính phủ về việc ban hành Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo;

- Nghị định số 85/2006/NĐ-CP ngày 18 tháng 8 năm 2006 của Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động của Thanh tra giáo dục;

- Nghị định số 07/2001/NĐ-CP ngày 01 tháng 02 năm 2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia;

- Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12 tháng 02 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ;

- Quy định về tổ chức và hoạt động của thanh tra ĐHQGHN ban hành theo Quyết định số 1755/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 19 tháng 5 năm 2008 của Giám đốc ĐHQGHN;


4.1. Thuật ngữ

Cán bộ thanh tra: Lãnh đạo, chuyên viên làm công tác thanh tra ở các cấp



ĐHQGHN : Đại học Quốc gia Hà Nội

Đơn vị: Đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc ĐHQGHN

Ban Thanh tra: Ban Thanh tra, Đoàn (Tổ) Thanh tra cấp ĐHQGHN

Giám đốc: Giám đốc ĐHQGHN


574


Ban QHQT : Ban Quan hệ Quốc tế

Ban KHTC: Ban Kế hoạch Tài chính

Ban TCCB: Ban Tổ chức Cán bộ


575


5.1. Lưu đồ


Ban Thanh tra

Giám đốc

5.2.1 BM.TT.01.01 BM.TT.01.02

Ban Thanh tra

Ban Thanh tra

5.2.2 BM.TT.01.03

Ban Thanh tra

5.2.3 BM.TT.01.04

Ban Thanh tra

Ban Thanh tra

5.2.4 BM.TT.01.05

5.2. Mô tả

5.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch thanh tra

Trưởng ban Thanh tra có trách nhiệm xây dựng chương trình, kế hoạch thanh tra năm học (BM.TT.01.01) trình Giám đốc phê duyệt (BM.TT.01.02). Chương trình, kế hoạch thanh tra được xây dựng căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ công tác trong phạm vi quản lý, điều hành của Giám đốc; yêu cầu công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và hướng dẫn của cơ quan thanh tra cấp trên.

Tiến hành thanh tra, kiểm tra

Cập nhật hồ sơ và theo dõi kết quả xử lý sau

thanh tra

Xây dựng chương trình, kế hoạch thanh tra

Phê duyệt kế hoạch thanh tra

Chuẩn bị thanh tra

Thông báo kế hoạch thanh tra

Báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra


576

Trong trường hợp cần điều chỉnh, bổ sung chương trình, kế hoạch thanh tra, Trưởng ban Thanh tra phải có văn bản đề nghị gửi Giám đốc xem xét và quyết định.

5.2.2. Chuẩn bị thanh tra

Căn cứ chương trình, kế hoạch thanh tra đã được phê duyệt, Ban Thanh tra xây dựng chương trình hoạt động cụ thể cho mỗi đợt thanh tra và tổ chức thực hiện hoạt động thanh tra như sau:

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, đối tượng, thời gian và các vấn đề cần tập trung thanh tra; bố trí lực lượng thanh tra, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ; thu thập thông tin, tìm hiểu, nắm vững các chế độ, chính sách, pháp luật có liên quan đến cuộc thanh tra; xây dựng kế hoạch tiến hành thanh tra, phương thức thanh tra; chuẩn bị các điều kiện về thủ tục hành chính, vật chất phục vụ cho cuộc thanh tra.

- Thông báo kế hoạch, nội dung thanh tra, kiểm tra tới đối tượng thanh tra (BM.TT.01.03).

5.2.3. Tiến hành thanh tra

Các nội dung chính cần thực hiện khi tiến hành thanh tra gồm:

- Thông báo kế hoạch thanh tra, kiểm tra tại đơn vị;

- Nghe đơn vị báo cáo, trình bày về những vấn đề liên quan đến các nội dung của cuộc thanh tra, kiểm tra;

- Tiến hành kiểm tra thực tế;

- Ghi biên bản về những nội dung đã làm việc (BM.TT.01.04);

- Ngoài ra, tổ chức thanh tra có thể tiến hành những nội dung khác nhằm phục vụ cho hoạt động thanh tra được thực hiện có hiệu quả.

5.2.4. Kết thúc thanh tra

Các nội dung chính cần thực hiện gồm:

- Thông báo kết thúc thanh tra, kiểm tra tại đơn vị.

- Soạn thảo Báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra trong thời hạn 10 ngày sau khi kết thúc thanh tra, kiểm tra xong (đối với những vụ việc phức tạp, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 20 ngày) (BM.TT.01.05).

- Thông báo kết quả thanh tra, kiểm tra với thủ trưởng đơn vị và tổ chức, cá nhân có liên quan;

- Hoàn thiện, lưu giữ hồ sơ cuộc thanh tra;

- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các kiến nghị thanh tra, kiểm tra.

6. HỒ SƠ

Hồ sơ lập và quản lý theo Quy định của ĐHQGHN. Sau đây là một số hồ sơ cơ bản của một cuộc thanh tra, kiểm tra thường xuyên:


577

STT TÊN HỒ SƠ NƠI LƯU THỜI GIAN LƯU

1 Công văn thông báo kế hoạch thanh tra, kiểm tra

2 Các biên bản làm việc trong quá trình thanh tra, kiểm tra

3 Báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra

4 Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến quá trình thanh tra, kiểm tra (nếu có)

Ban Thanh tra Theo Quy định của ĐHQGHN

7. PHỤ LỤC

- BM.TT.01.01: Kế hoạch thanh tra, kiểm tra năm học

- BM.TT.01.02: Quyết định phê duyệt kế hoạch thanh tra, kiểm tra

- BM.TT.01.03: Thông báo kế hoạch thanh tra

- BM.TT.01.04: Biên bản làm việc

- BM.TT.01.05: Báo cáo kết quả thanh tra, kiểm tra


578



Hà Nội, ngày ........... tháng ........... năm ...........

KẾ HOẠCH THANH TRA NĂM HỌC ..................................

(BM.TT.01.01)

1. CĂN CỨ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH.................................................

2. KẾ HOẠCH THANH TRA NĂM HỌC..................................

2.1. Thanh tra việc thực hiện các quy định về tổ chức và hoạt động của các đơn vị trong ĐHQGHN

TT NỘI DUNG THANH TRA THỜI GIAN THỰC HIỆN ĐƠN VỊ PHỐI HỢP

01

02

...

2.2. Thanh tra hoạt động đào tạo, quản lý đào tào

2.2.1. Đào tạo đại học hệ chính quy


01

02

...

2.2.2. Hoạt động đào tạo sau đại học


01

02

...

2.2.3. Hoạt động liên kết đào tạo


01

02

...


579

2.3. Công tác quản lý đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị


01

...

TRƯỞNG BAN THANH TRA



580


Số: ............... /QĐ-TTr


Hà Nội, ngày .......... tháng .......... năm ..........

QUYẾT ĐỊNH Về việc phê duyệt kế hoạch thanh tra năm học .........................



Căn cứ Quy định về Tổ chức và hoạt động của Đại học Quốc gia ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12/02/2001 của Thủ tướng Chính phủ;

Căn cứ Quy định về Tổ chức và Hoạt động của ĐHQGHN ban hành kèm theo Quyết định số 600/TCCB ngày 1 tháng 10 năm 2001 của Giám đốc ĐHQGHN;

Quy định về tổ chức và hoạt động của thanh tra ĐHQGHN ban hành theo Quyết định số 1755/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 19 tháng 5 năm 2008 của Giám đốc ĐHQGHN;

Xét đề nghị của ông Trưởng ban Thanh tra Đại học Quốc gia Hà Nội,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kế hoạch thanh tra thường xuyên năm học ......................... của Ban Thanh tra Đại học Quốc gia Hà Nội (văn bản kèm theo).

Điều 2. Giao cho Trưởng ban Thanh tra Đại học Quốc gia Hà Nội xây dựng chương trình hoạt động cụ thể cho mỗi đợt thanh tra và tổ chức thực hiện hoạt động thanh tra theo Quy định về tổ chức và hoạt động của thanh tra Đại học Quốc gia Hà Nội và các quy định khác có liên quan.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng, Trưởng ban chức năng, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội và các cá nhân, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VP, Ban Thanh tra.

GIÁM ĐỐC



581

BM.TT.01.03


Số: /ĐHQGHN-TTr

V/v thông báo kế hoạch thanh tra, kiểm tra…


Hà Nội, ngày ........... tháng ........... năm ...........

Kính gửi: ...................................................................................................

Thực hiện kế hoạch thanh tra thường xuyên năm học……….., Đại học Quốc gia Hà Nội tiến hành thanh tra, kiểm tra tại...........................

Kế hoạch thanh tra, kiểm tra: (nêu rõ thời gian, địa điểm kiểm tra)

Nội dung thanh tra, kiểm tra: (nêu rõ từng nội dung kiểm tra, những nội dung cần chuẩn bị của đơn vị)

- ........................................................................


Nơi nhận: - Như trên; - GĐ, PGĐ phụ trách thanh tra (để b/c); - Lưu: VT, Ban TTr, X9.

TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG BAN THANH TRA



582



Hà Nội, ngày............. tháng...........năm 200…

BIÊN BẢN LÀM VIỆC

Thời gian: Hồi………giờ……..phút, ngày…….tháng…...........năm 200…....

Địa điểm:

Thành phần:

I. Đại học Quốc gia Hà Nội:

............................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................

II. Đơn vị:

............................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................

Nội dung:

............................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................................

Buổi làm việc kết thúc hồi……..giờ…….phút, ngày…….tháng……năm 20.…

ĐẠI DIỆN BAN THANH TRA


ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ


BM.TT.01.04


583


Số: /BC-ĐHQGHN



BÁO CÁO Về kết quả thanh tra, kiểm tra …………………………

Thực hiện nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra thường xuyên năm học ……… của Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN), Ban Thanh tra đã tiến hành thanh tra, kiểm tra việc thực hiện ………………… tại …………………… ………...

Kết quả như sau:

1. Kết quả

1.1…………………………………………………………………………………

1.2…………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

2. Nhận xét đánh giá của Đoàn Thanh tra, kiểm tra

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

3. Kiến nghị của đơn vị và của Đoàn Thanh tra, kiểm tra (nếu có)

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

Nơi nhận: - Giám đốc (để báo cáo); - Các đơn vị có liên quan; - Lưu: VT, TTr, Cx. BM.TT,01.05

TL. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG BAN THANH TRA

(ký tên, đóng dấu)


584


QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

QT.TT.02


Họ và tên Đoàn Thị Thái PGS. Lê Danh Tốn PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


585

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình quy định trình tự và phương pháp thống nhất trong việc tiếp nhận và giải quyết đơn khiếu nại và tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền của Đại học Quốc gia Hà Nội. Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.


Áp dụng cho công tác tiếp nhận, xem xét giải quyết đơn khiếu nại tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền của Đại học Quốc gia Hà Nội.


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □




586


- Luật Khiếu nại, tố cáo năm 1998; Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật KNTC năm 2004, Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật KNTC năm 2005

- Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo;

- Quyết định 1131/2008/QĐ-TTCP ngày 18/6/2008 về việc ban hành mẫu văn bản trong hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

- Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo Ban hành kèm theo Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24/10/2007.

- Luật Thanh tra năm 2004;

- Nghị định số 41/2005/NĐ-CP ngày 25/3/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thanh tra;

- Nghị định số 85/2006/NĐ-CP ngày 18 tháng 8 năm 2006 của Chính phủ quy định về tổ chức và hoạt động của Thanh tra giáo dục;

- Nghị định số 07/2001/NĐ-CP ngày 01 tháng 02 năm 2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia;

- Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Đại học Quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg ngày 12 tháng 02 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ;

- Quy định về tổ chức và hoạt động của thanh tra ĐHQGHN ban hành theo Quyết định số 1755/2008/QĐ-ĐHQGHN ngày 19 tháng 5 năm 2008 của Giám đốc ĐHQGHN;


4.1. Thuật ngữ

Cán bộ thanh tra: Lãnh đạo, chuyên viên làm công tác thanh tra ở các cấp



ĐHQGHN : Đại học Quốc gia Hà Nội

Đơn vị: Đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc ĐHQGHN

Ban Thanh tra: Ban Thanh tra, Đoàn (Tổ) thanh tra cấp ĐHQGHN, Ban Thanh tra (Trợ lý thanh tra), Đoàn (Tổ) thanh tra cấp đơn vị

VP : Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội

Cán bộ XLĐT: Cán bộ xử lý đơn thư thuộc Ban Thanh tra


5.1. Lưu đồ


587

5.2.1.Tiếp nhận đơn thư

Không thụ lý

Thụ lý

Chuyển cho CQ có thẩm quyền

Trả lại đơn, giải thích, hướng dẫn

Khiếu nại Tố cáo

5.2.2.1. Phân công nhiệm vụ

5.2.2.2. Lập đề cương, kế hoạch xác minh

5.2.2.4. Tiến hành xác minh

5.2.2.6. Hoàn chỉnh Báo cáo kết quả

xác minh


5.2.3.2. Lập đề cương, kế hoạch xác minh


5.2.3.4. Xây dựng Dự thảo Báo cáo kết quả

xác minh

5.2.2.7. Ra Quyết định giải quyết

khiếu nại

5.2.3.6. Ra Quyết định giải quyết tố cáo

5.2.4. Lập, bàn giao hồ sơ

5.2.2.3. Tổ chức đối thoại với người viết đơn, cá nhân đơn vị

có liên quan.

5.2.2.5. Xây dựng Dự thảo Báo cáo kết quả

xác minh

5.2.3.5. Hoàn chỉnh Báo cáo kết quả

xác minh


588

5.2. Mô tả

5.2.1. Tiếp nhận đơn thư Cán bộ phụ trách công tác văn thư của Ban Thanh tra khi nhận được đơn thư do Văn

phòng chuyển đến tiến hành vào sổ theo dõi xử lý đơn thư. Trình Lãnh đạo Ban Thanh tra xem xét, xử lý.

Lãnh đạo Ban sau khi xem xét nội dung đơn thư, tiến hành phân công cho cán bộ nghiên cứu, xử lý đơn (Cán bộ XLĐT) (thời gian không quá 01 ngày).

Căn cứ vào các quy định của pháp luật, cán bộ XLĐT nghiên cứu và xem xét xác định, phân loại đơn, đề xuất phương hướng xử lý đơn với Lãnh đạo Ban Thanh tra (thời gian không quá 01 ngày). Cụ thể như sau:

Đối với loại đơn khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn khiếu nại về vụ việc đã có quyết định giải quyết lần hai, thì cơ quan nhận được không có trách nhiệm thụ lý mà thông báo trả lời và chỉ dẫn cho người khiếu nại bằng văn bản, chỉ trả lời một lần đối với 1 vụ việc. Trường hợp khiếu nại gửi kèm theo tài liệu là bản gốc.

Đơn tố cáo không đủ điều kiện xử lý bao gồm: đơn tố cáo nặc danh, mạo danh, đơn tố cáo không có chữ ký trực tiếp, mà sao chụp chữ ký và đơn tố cáo đã được cơ quan có thẩm quyền giải quyết, nay tố cáo lại nhưng không có tình tiết gì mới. Đối với loại đơn tố cáo này pháp luật quy định không xem xét giải quyết, cán bộ tiếp nhận đơn thư thực hiện việc lưu đơn. Đối với đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan đơn vị mình: thì cán bộ xử lý phải chuyển đơn tố cáo và các tài liệu chứng cứ liên quan nếu có cho người có thẩm quyền giải quyết tố cáo: Việc chuyển đơn bằng "phiếu chuyển đơn" đồng thời dùng mẫu "giấy báo tin" để thông báo cho người tố cáo biết việc chuyển đơn tên địa chỉ của cơ quan có thẩm quyền giải quyết, việc chuyển đơn trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đơn.

Ngoài quy trình thao tác nghiệp vụ nói trên cần chú ý đơn khiếu nại, tố cáo do các cơ quan, tổ chức cá nhân có thẩm quyền giám sát (Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, đại biểu quốc hội, đại biểu HĐND...) và các cơ quan báo chí chuyển đến. Đối với loại đơn thư này nếu thuộc thẩm quyền ngoài việc báo tin cho đương sự còn phải báo tin cho các cơ quan, đại biểu chuyển đến biết. Nếu vụ việc không thuộc thẩm quyền thì ngoài việc chuyển, hướng dẫn cũng cần phải thông báo cho các cơ quan, tổ chức chuyển đến biết để phối hợp thống nhất trả lời cho người khiếu nại, tố cáo.

Sau khi cán bộ XLĐT nghiên cứu, đề xuất hướng xử lý đơn, thư KN,TC của cácnhân, tổ chức theo các trình tự và biểu mẫu quy định; Trưởng Ban thanh tra xem xét các đề xuất về hướng xử lý đơn thư, chỉnh sửa các nội dung cần thiết, kiểm tra xét duyệt và ký hoặc trình Giám đốc ký ban hành các văn bản (Phiếu hướng dẫn, Phiếu chuyển đơn, Giấy báo tin...) theo quy định của Thanh tra Chính phủ.

5.2.2. Trình tự giải quyết đơn khiếu nại

Thời hạn giải quyết lần đầu không quá 30 ngày-lần 1 (45 ngày lần 2), kể từ ngày thụ lý để giải quyết, đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết khiếu nại có thể kéo dài hơn nhưng không quá 45 ngày lần 1 (60 ngày lần 2), kể từ ngày thụ lý giải quyết.


589


Khi được Giám đốc giao nhiệm vụ, Trưởng Ban thanh tra sẽ phân công cho cán bộ trong Ban chuẩn bị thẩm tra xác minh vụ việc (phiếu giao việc và các hồ sơ tài liệu có liên quan). Thời gian thực hiện không quá 01 ngày.

5.2.2.2. Lập đề cương, kế hoạch làm việc của Đoàn thanh tra (tổ công tác)

Sau khi nhận được phiếu giao việc và các hồ sơ, tài liệu liên quan vụ việc, Trưởng Ban thanh tra dự kiến Cán bộ thanh tra nghiên cứu nội dung đơn, liên hệ với cơ quan đã giải quyết trước đó thu thập hồ sơ tài liệu về việc giải quyết vụ việc, chủ động sưu tầm, nghiên cứu các văn bản pháp luật có liên quan đến nội dung vụ việc; tham mưu dự thảo Quyết định, đề cương kế hoạch trình Giám đốc.

Thời gian thực hiện không quá 02 ngày (kể từ ngày nhận được nhiệm vụ do Lãnh đạo ĐHQGHN giao).

Trưởng Ban thanh tra trình Giám đốc (kèm theo dự thảo quyết định thành lập đoàn để xác minh nội dung khiếu nại) và đề cương kế hoạch thẩm tra xác minh.

Thời gian thực hiện không quá 01 ngày (kể từ ngày nhận được các văn bản dự thảo của Cán bộ được giao).


Sau khi có Quyết định thụ lý giải quyết và quyết định thành lập đoàn thanh tra để tiến hành thẩm tra, xác minh đơn khiếu nại, Đoàn Thanh tra hoặc tổ công tác được giao nhiệm vụ (sau đây gọi tắt là Đoàn) tiến hành thu thập tài liệu, hồ sơ, chứng cứ, các văn bản pháp luật có liên quan đến nội dung vụ việc, trực tiếp làm việc, đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức đã giải quyết trước đó để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại, diễn biến vụ việc, quá trình đã giải quyết, tiến hành xác minh thực tế nơi xảy ra vụ việc, xác minh ở các cơ quan, đơn vị có liên quan, cần thiết có thể trưng cầu giám định những vấn đề chưa rõ và ngoài khả năng chuyên môn của Đoàn để kết luận rõ (các nội dung làm việc với đối tượng phải lập biên bản xác nhận kết quả công việc để làm căn cứ kết luận vụ việc); đề xuất biện pháp giải quyết đúng pháp luật; thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

Thời gian thực hiện không quá 20 ngày (kể từ ngày Công bố quyết định xác minh khiếu nại).

Trên cơ sở các biên bản làm việc; Báo cáo kết quả của thành viên Đoàn thanh tra; hồ sơ, tài liệu chứng cứ của vụ việc; căn cứ quy định của pháp luật có liên quan nội dung vụ việc, Trưởng đoàn tiến hành dự thảo báo cáo kết quả xác minh. Dự thảo báo cáo kết quả xác minh phải có các nội dung, hình thức theo mẫu 42 ban hành kèm theo QĐ số 1131/2008/QĐ-TTCP ngày 18/6/2008 của Tổng Thanh tra.

Dự thảo báo cáo kết quả xác minh phải được thảo luận trong Đoàn, việc thảo luận phải được lập thành biên bản; Nếu có ý kiến khác nhau và khác ý kiến của trưởng đoàn phải được ghi vào biên bản; ý kiến của trưởng đoàn là ý kiến cuối cùng được đưa vào dự thảo báo cáo kết quả xác minh và phải được lưu hồ sơ Đoàn thanh tra.


590

Thời gian thực hiện không quá 03 ngày (kể từ ngày kết thúc xác minh).

5.2.2.4. Báo cáo kết quả xác minh

Trưởng đoàn có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu dự thảo gửi trước cho Lãnh đạo ĐHQGHN, các thành viên dự họp.

Sau khi được Lãnh đạo ĐHQGHN nghe và cho ý kiến chỉ đạo, Trưởng đoàn hoàn chỉnh lại văn bản và công bố trước người khiếu nại, người bị khiếu nại và các đối tượng có liên quan.

Thời gian thực hiện không quá 01 ngày.

Trưởng đoàn thanh tra chủ động công bố dự thảo Báo cáo kết quả xác minh nhằm tranh thủ các ý kiến của người bị khiếu nại, người khiếu nại và các tổ chức, cá nhân có liên quan để tiếp nhận các thông tin về vụ việc khách quan.

Trên cơ sở dự thảo báo cáo kết quả xác minh, thu thập các ý kiến của người bị khiếu nại, người khiếu nại và các tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu thấy phù hợp), Trưởng đoàn thanh tra hoàn thiện Báo cáo kết quả xác minh khiếu nại báo cáo Giám đốc về dự thảo Quyết định giải quyết khiếu nại.


5.2.2.5. Ra Quyết định giải quyết khiếu nại

Đoàn thanh tra có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc dự thảo Quyết định giải quyết khiếu nại (kèm theo Báo cáo của Đoàn thanh tra), theo mẫu 42, 43, 44 ban hành theo QĐ số 1131/2008/QĐ-TTCP ngày 18/6/2008 của Tổng Thanh tra.

a- Quyết định giải quyết lần đầu phải có các nội dung sau:

- Ngày, tháng, năm ra quyết định;

- Tên, địa chỉ của người khiếu nại, người bị khiếu nại;

- Nội dung khiếu nại;

- Kết quả xác minh nội dung khiếu nại; căn cứ pháp luật để giải quyết khiếu nại;

- Kết luận nội dung khiếu nại là đúng, đúng một phần hoặc sai toàn bộ;

- Giữ nguyên, sửa đổi hoặc hủy bỏ một phần hay toàn bộ quyết định hành chính, chấm dứt hành vi hành chính bị khiếu nại; giải quyết các vấn đề cụ thể trong nội dung khiếu nại;

- Việc bồi thường cho người bị thiệt hại (nếu có);

- Quyền khiếu nại tiếp, quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Toà án.

Thời gian thực hiện không quá 02 ngày (kể từ khi có báo cáo kết quả thanh tra được ban hành).

b- Quyết định giải quyết lần hai phải có các nội dung sau:

- Ngày, tháng, năm ra quyết định;


591

- Tên, địa chỉ của người khiếu nại, người bị khiếu nại;

- Nội dung khiếu nại;

- Kết luận về việc giải quyết của người giải quyết khiếu nại lần đầu;

- Kết quả thẩm tra, xác minh;

- Căn cứ pháp luật để giải quyết khiếu nại;

- Kết luận nội dung khiếu nại là đúng, đúng một phần hoặc sai toàn bộ. Trong trường hợp khiếu nại là đúng hoặc đúng một phần thì yêu cầu người có quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại sửa đổi, hủy bỏ một phần hay toàn bộ quyết định hành chính, chấm dứt hành vi hành chính bị khiếu nại;

- Việc bồi thường thiệt hại (nếu có);

- Quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Toà án.

Quyết định giải quyết khiếu nại lần hai phải được gửi cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, người giải quyết khiếu nại lần đầu, người có quyền, lợi ích liên quan, người đã chuyển đơn đến trong thời hạn chậm nhất là 7 ngày, kể từ ngày có quyết định giải quyết.

Quyết định giải quyết khiếu nại lần hai phải được công bố công khai.

Thời gian thực hiện không quá 02 ngày (kể từ khi có báo cáo kết quả thanh tra được ban hành).

5.2.3. Trình tự giải quyết đơn tố cáo


Trưởng Ban Thanh tra khi nhận được đơn tố cáo của công dân hoặc văn bản giao nhiệm vụ của Giám đốc; căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ phân công cho cán bộ thanh tra tiến hành nghiên cứu đơn.

Thời gian giao nhiệm vụ cho cán bộ thanh tra trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được văn bản giao nhiệm vụ.

5.2.3.2. Lập đề cương, kế hoạch làm việc của Đoàn thanh tra (tổ công tác)

Trưởng Ban thanh tra, Cán bộ thanh tra được giao làm Trưởng đoàn có trách nhiệm tham mưu giải quyết, nghiên cứu nội dung đơn, liên hệ với cơ quan đã giải quyết trước đó thu thập hồ sơ tài liệu về việc giải quyết vụ việc, chủ động sưu tầm, nghiên cứu các văn bản pháp luật có liên quan đến nội dung vụ việc, báo cáo Giám đốc để quyết định việc thành lập tổ công tác hoặc đoàn thanh tra.

Nếu vụ việc phức tạp, cần thiết phải thành lập đoàn thanh tra, báo cáo Giám đốc ra quyết định thành lập đoàn và hoạt động theo quy chế Đoàn thanh tra.

Thời gian thực hiện công việc này trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được nhiệm vụ do Giám đốc giao.


592

Trưởng Ban thanh tra đề nghị Giám đốc ban hành Quyết định thành lập Đoàn thanh tra.

Thời gian thực hiện không quá 05 ngày (kể từ ngày nhận được các văn bản dự thảo của Cán bộ được giao làm trưởng ĐTT, Tổ xác minh).

5.2.3.3. Tiến hành thẩm tra, xác minh

Chậm nhất sau 15 ngày kể từ khi ký quyết định thành lập Đoàn thanh tra phải tiến hành công bố quyết định thanh tra.

Thời gian tiến hành thanh tra, xác minh được thực hiện trong 30 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết (ngày ban hành quyết định thanh tra, xác minh).

Đoàn thanh tra làm việc với cơ quan tổ chức, cá nhân có liên quan tại công sở hoặc nơi tiến hành kiểm tra, xác minh theo sự phân công của Trưởng đoàn thanh tra; thời gian làm việc trong giờ hành chính và phải có ít nhất từ 2 người trở lên (trường hợp có yêu cầu cấp thiết hoặc do điều kiện đặc biệt thì có thể làm việc tại những địa điểm phù hợp hoặc ngoài giờ hành chính nhưng phải được sự đồng ý của Trưởng đoàn thanh tra và lãnh đạo phụ trách).

Trong quá trình xác minh tố cáo, khi phát sinh những sự không phù hợp về tiến độ và thời gian thực hiện giải quyết Trưởng đoàn phải cập nhật Bảng theo dõi tiến độ Giải quyết đơn tố cáo và trình Giám đốc xem xét, cho phương hướng giải quyết, đồng thời cập nhật ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm cập nhật vào Bảng theo dõi tiến độ Giải quyết đơn tố cáo để theo dõi thực hiện.

Khi kết thúc việc xác minh, Trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân là đối tượng thanh tra được biết.

Trên cơ sở báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của thành viên Đoàn thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm xây dựng dự thảo Báo cáo kết quả thanh tra, tổ chức lấy ý kiến của các thành viên Đoàn thanh tra vào dự thảo Báo cáo kết quả thanh tra.

Dự thảo báo cáo kết quả xác minh phải được thảo luận trong Đoàn, việc thảo luận phải được lập thành biên bản; nếu có ý kiến khác nhau và khác ý kiến của trưởng đoàn phải được ghi vào biên bản, ý kiến của trưởng đoàn là ý kiến cuối cùng được đưa vào dự thảo báo cáo kết quả xác minh.

Thời gian thực hiện không quá 03 ngày (kể từ ngày kết thúc xác minh).

5.2.3.4. Báo cáo kết quả kiểm tra xác minh

Trưởng đoàn có trách nhiệm chuẩn bị, gửi trước dự thảo 2-3 ngày cho Giám đốc và báo cáo toàn văn dự thảo, trả lời các ý kiến cần làm rõ thêm, ghi chép đầy đủ các ý kiến tham gia bổ sung, chỉnh sửa vào dự thảo báo cáo kết quả xác minh và hoàn chỉnh báo cáo (văn bản dự thảo).


593


Đoàn thanh tra Công bố dự thảo báo cáo kết quả kiểm tra, xác minh tại đơn vị có đối tượng bị tố cáo và lấy ý kiến tại đơn vị được kiểm tra, ý kiến giải trình của đơn vị, cá nhân có liên quan (thành phần mời tham dự do Trưởng đoàn quyết định); Kết quả họp phải có biên bản ghi ý kiến của các thành viên tham gia, làm cơ sở xem xét để hoàn chỉnh văn bản báo cáo chính thức.

Trên cơ sở dự thảo báo cáo kết quả xác minh, thu thập các ý kiến sau khi công bố văn bản dự thảo, Trưởng đoàn thanh tra hoàn thiện Báo cáo kết quả xác minh báo cáo Giám đốc để ban hành Quyết định giải quyết tố cáo.

Thời gian thực hiện công việc trong 05 ngày.

5.2.3.5. Ra Quyết định giải quyết tố cáo

Khi được giao xây dựng dự thảo Quyết định giải quyết tố cáo, Trưởng đoàn thanh tra căn cứ vào báo cáo kết quả xác minh, sự chỉ đạo của Người ra quyết định thanh tra để xây dựng dự thảo Quyết định giải quyết tố cáo. Trưởng đoàn thanh tra trình Người ra quyết định thanh tra ký ban hành. Sau khi Quyết định giải quyết tố cáo được ban hành, Trưởng Đoàn thanh tra gửi Quyết định giải quyết tố cáo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Thời gian thực hiện công việc trong 05 ngày.

5.2.4. Lập, bàn giao hồ sơ

Thực hiện như sau: Sau khi có Quyết định giải quyết khiếu nại, Quyết định giải quyết tố cáo của Giám đốc đã ban hành, Trưởng đoàn thanh tra phải xây dựng hồ sơ giải quyết khiếu nại theo quy định tại khoản 20, điều 1 Luật Khiếu nại, tố cáo sửa đổi, bổ sung 2005; điều 7, mục II chương 2 của Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo được ban hành kèm theo Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24/10/2007 của Thanh tra Chính phủ để bàn giao lưu giữ, bảo quản, sử dụng theo quy định. Việc bàn giao hồ sơ lưu giữ được lập thành biên bản có chữ ký của cán bộ giao, nhận hồ sơ và xác nhận của Lãnh đạo Ban Thanh tra, Lãnh đạo Văn phòng.

Thời gian thực hiện không quá 30 ngày (kể từ ngày có Quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo của Giám đốc).

6. HỒ SƠ

Theo Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo Ban hành kèm theo Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24/10/2007.

Một số loại hồ sơ cơ bản:


594

STT TÊN HỒ SƠ NƠI LƯU THỜI GIAN

LƯU

1 Đơn khiếu nại, tố cáo

2 Sổ tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo

3 Phiếu giao việc hoặc văn bản giao việc; Các tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình xác minh đơn khiếu nại, tố cáo

4 Các biên bản làm việc, xác minh và các chứng cứ khác có liên quan đến quá trình xác minh đơn khiếu nại, tố cáo

5 Báo cáo kết quả xác minh, khiếu nại tố cáo

6 Quyết định xác minh khiếu nại, tố cáo

7 Quyết định thành lập đoàn thanh tra (tổ công tác)

8 Báo cáo của đoàn thanh tra

9 Quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo;

10 Bảng theo dõi tiến độ giải quyết đơn tố cáo

Ban Thanh tra, Văn phòng ĐHQGHN

Theo Quy định của Văn phòng ĐHQGHN

7. PHỤ LỤC

Các mẫu văn bản tương ứng với công tác thanh tra theo quy định tại Quyết định 1131/2008/QĐ-TTCP ngày 18/6/2008 về việc ban hành mẫu văn bản trong hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo.


595

THANH TRA CHÍNH PHỦ

Số: 2278/2007/TT-TTCP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 24 tháng 10 năm 2007

QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại,

hồ sơ giải quyết tố cáo

TỔNG THANH TRA

- Căn cứ Luật Thanh tra năm 2004;

- Căn cứ Luật khiếu nại, tố cáo năm 1998, Luật KNTC sửa đổi năm 2004 và 2005;

- Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001;

- Căn cứ Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

- Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

- Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Thanh tra Chính phủ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo”.

Điều 2. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo./.

Nơi nhận:

- Như Điều 3; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Lãnh đạo TTCP; - Cục Văn thư - Lưu trữ NN; - Công báo (2); - Lưu: VT (1).

TỔNG THANH TRA

Trần Văn Truyền – Đã ký


596



QUY CHẾ Lập, quản lý hồ sơ thanh tra,

hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo

(Ban hành kèm theo Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24/10/2007)

Chương 1

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng

1. Quy chế này quy định việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo theo quy định của Luật Thanh tra, Luật Khiếu nại, tố cáo.

2. Trưởng Đoàn thanh tra, thanh tra viên, người được giao nhiệm vụ khi tiến hành thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo phải lập “hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo” (sau đây gọi tắt là hồ sơ);

3. Người có thẩm quyền quyết định thanh tra, quyết định thụ lý giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo phải chỉ đạo, kiểm tra người được giao tiến hành thanh tra, người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo về việc lập và quản lý hồ sơ.

4. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao y bản chính (những tài liệu, hóa đơn, chứng từ thu thập từ đối tượng thanh tra và từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, được sử dụng làm chứng cứ kết luận thanh tra, là bản chính, bản sao, bản chụp “photocopy” có ký tên xác nhận, đóng dấu treo của đơn vị cung cấp).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Lập hồ sơ” là việc thu thập, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo;

2. “Hồ sơ thanh tra” là tập hợp những văn bản, tài liệu, hiện vật có liên quan đến nội dung, đánh giá, nhận xét, báo cáo kết quả thanh tra của đoàn thanh tra, được thu thập, hình thành trong quá trình thanh tra; kết luận, kiến nghị của người ra quyết định thanh tra; kết luận quyết định xử lý, chỉ đạo xử lý của cấp có thẩm quyền;

3. “Hồ sơ giải quyết khiếu nại” là tập hợp những văn bản, tài liệu, hiện vật có liên quan đến nội dung khiếu nại, kết quả xem xét, kết luận được thu thập, hình thành trong quá trình thụ lý, giải quyết khiếu nại;


597

4. “Hồ sơ giải quyết tố cáo” là tập hợp những văn bản, tài liệu, hiện vật có liên quan đến nội dung tố cáo, kết quả xác minh, xem xét, kết luận kiến nghị, quyết định xử lý tố cáo được thu thập, hình thành trong quá trình thụ lý, giải quyết tố cáo;

5. “Bản thảo văn bản” là bản được viết tay hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản;

6. “Bản gốc văn bản” là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt, trước khi ký ban hành;

7. “Bản chính văn bản” là bản đã được hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;

8. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

9. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

10. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

Chương 2

LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ THANH TRA, HỒ SƠ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI VÀ HỒ SƠ GIẢI QUYẾT TỐ CÁO

Mục I LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ THANH TRA

Điều 3. Trình tự lập hồ sơ thanh tra

1. Mở hồ sơ

Thời điểm mở hồ sơ là ngày người có thẩm quyền ký ban hành Quyết định thanh tra.

2. Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý.

3. Đóng hồ sơ

Thời điểm đóng hồ sơ thanh tra là ngày người có thẩm quyền ra văn bản chỉ đạo hoặc quyết định về việc xử lý kết quả thanh tra.

Điều 4. Hồ sơ thanh tra

Hồ sơ thanh tra gồm:

1. Quyết định thanh tra, quyết định gia hạn thời gian thanh tra, quyết định bổ sung hoặc thay đổi thành viên đoàn thanh tra (nếu có);

2. Kế hoạch thanh tra;


598

3. Các văn bản, chỉ thị của cấp có thẩm quyền là căn cứ ra quyết định thanh tra;

4. Các văn bản, đề cương của Đoàn thanh tra yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo về những nội dung thanh tra;

5. Các văn bản, tài liệu của đối tượng báo cáo theo đề cương, yêu cầu của đoàn thanh tra;

6. Các biên bản thanh tra do Trưởng đoàn, thành viên đoàn thanh tra lập khi làm việc với đối tượng thanh tra và những người có liên quan đến nội dung thanh tra;

7. Các báo cáo của Đoàn thanh tra về tiến độ, tình hình thực hiện thanh tra với người ra quyết định thanh tra;

8. Các văn bản, quyết định xử lý trong quá trình thanh tra;

9. Các văn bản, báo cáo xác minh, kết luận các nội dung thanh tra của Đoàn, của các thành viên Đoàn thanh tra;

10. Nhật ký Đoàn thanh tra, lịch làm việc, giấy mời họp, làm việc của đoàn thanh tra;

11. Báo cáo kết quả thanh tra của Đoàn thanh tra;

12. Biên bản các buổi họp, làm việc của Đoàn thanh tra về báo cáo kết quả thanh tra;

13. Biên bản các cuộc họp, làm việc của Lãnh đạo cơ quan quyết định thanh tra, người quyết định thanh tra với Đoàn thanh tra và thông báo ý kiến kết luận của người chủ trì họp, làm việc (nếu có);

14. Các văn bản, tài liệu của đối tượng thanh tra giải trình về các nội dung kết luận thanh tra (nếu có);

15. Kết luận thanh tra, Báo cáo kết quả thanh tra của Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thanh tra với cấp trên (nếu có);

16. Các văn bản kết luận, chỉ đạo xử lý, quyết định xử lý của người ra quyết định thanh tra hoặc người có thẩm quyền;

17. Tài liệu, văn bản xin ý kiến, văn bản trả lời, kết luận giám định của các cơ quan chức năng (nếu có);

18. Các văn bản, tài liệu khác có liên quan đến nội dung thanh tra được thu thập trong quá trình thanh tra, theo quy định tại khoản 2, Điều 2 của Quy chế này.

Điều 5. Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thanh tra

Hồ sơ thanh tra phải được sắp xếp theo nội dung và theo nhóm, đảm bảo khai thác sử dụng thuận tiện, nhanh chóng

Nhóm 1. Các văn bản chủ yếu, gồm:

1. Quyết định thanh tra, quyết định gia hạn thời gian thanh tra, quyết định bổ sung, thay đổi thành viên đoàn thanh tra (nếu có);

2. Kế hoạch thanh tra;


599

3. Các văn bản, chỉ thị của cấp có thẩm quyền là căn cứ ra quyết định thanh tra;

4. Kết luận thanh tra, Báo cáo kết quả thanh tra của Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thanh tra với cấp trên (nếu có);

5. Các văn bản kết luận, chỉ đạo xử lý, quyết định xử lý của người ra quyết định thanh tra hoặc cấp có thẩm quyền.

Nhóm 2. Các văn bản, tài liệu do Đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc người được giao nhiệm vụ soạn thảo, ban hành trong quá trình thanh tra, gồm:

1. Báo cáo khảo sát, nắm tình hình hoạt động của đối tượng thanh tra, trước khi tiến hành thanh tra;

2. Văn bản, đề cương của Đoàn thanh tra yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo về những nội dung thanh tra;

3. Các biên bản thanh tra do Trưởng đoàn, thành viên đoàn thanh tra lập khi làm việc với đối tượng thanh tra và những người có liên quan đến nội dung thanh tra;

4. Các báo cáo về tiến độ, tình hình thực hiện nhiệm vụ thanh tra với người ra quyết định thanh tra;

5. Các văn bản, quyết định xử lý trong quá trình thanh tra;

6. Các văn bản, báo cáo xác minh các nội dung thanh tra của Đoàn hoặc của các thành viên Đoàn thanh tra.

7. Báo cáo kết quả thanh tra của Đoàn thanh tra (gồm Báo cáo chính thức và các bản dự thảo);

8. Biên bản ghi nội dung các buổi họp, làm việc của Đoàn thanh tra về báo cáo kết quả thanh tra;

9. Biên bản ghi nội dung các cuộc họp, làm việc của Lãnh đạo cơ quan quyết định thanh tra hoặc người quyết định thanh tra với Đoàn thanh tra và thông báo ý kiến kết luận của người chủ trì họp, làm việc (nếu có);

10. Văn bản, tài liệu của đối tượng thanh tra giải trình về các nội dung kết luận thanh tra (nếu có);

11. Nhật ký Đoàn thanh tra, lịch làm việc, giấy mời họp, làm việc của đoàn thanh tra;

Nhóm 3. Văn bản, tài liệu thu thập từ đối tượng thanh tra, là chứng cứ phục vụ kết luận thanh tra, gồm:

1. Văn bản, báo cáo của đối tượng thanh tra theo đề cương, yêu cầu của Đoàn thanh tra;

2. Văn bản, báo cáo của đối tượng thanh tra cung cấp có liên quan đến nội dung thanh tra;

Nhóm 4. Văn bản, tài liệu khác phục vụ cho hoạt động thanh tra, gồm:

1. Các loại đơn, thư phản ánh có liên quan đến các nội dung thanh tra.

2. Các tài liệu khác có liên quan đến cuộc thanh tra;


600

Mục II LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI

Điều 6. Trình tự lập hồ sơ giải quyết khiếu nại

1. Mở hồ sơ

Thời điểm mở hồ sơ giải quyết khiếu nại là ngày người có thẩm quyền ký, ban hành quyết định hoặc văn bản thụ lý giải quyết khiếu nại.


3. Đóng hồ sơ

Thời điểm đóng hồ sơ giải quyết khiếu nại là ngày người có thẩm quyền ra quyết định giải quyết khiếu nại.

Điều 7. Hồ sơ giải quyết khiếu nại

Hồ sơ giải quyết khiếu nại gồm:

1. Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại, giấy ủy quyền khiếu nại (nếu có);

2. Văn bản giao việc của cấp có thẩm quyền;

3. Quyết định thụ lý hoặc quyết định thành lập đoàn thanh tra, tổ công tác, văn bản giao cán bộ thụ lý giải quyết khiếu nại;

4. Văn bản, tài liệu, báo cáo, trả lời, tường trình, giải trình của người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại (nếu có);

5. Các biên bản thẩm tra, xác minh, biên bản làm việc, đối thoại của Đoàn thanh tra, tổ công tác hoặc người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại với người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại;

6. Tài liệu trưng cầu, giám định, kết luận, kết quả giám định của cơ quan chức năng (nếu có);

7. Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh, kết luận các nội dung khiếu nại của đoàn thanh tra, tổ công tác hoặc người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại;

8. Văn bản kết luận, kết quả thẩm tra, xác minh chỉ đạo xử lý khiếu nại của cấp có thẩm quyền (nếu có);

9. Quyết định giải quyết khiếu nại;

10. Các văn bản, tài liệu, hiện vật khác có liên quan đến nội dung khiếu nại, được thu thập trong quá trình thụ lý, kết luận, giải quyết vụ việc.

Điều 8. Ghi số hồ sơ khiếu nại

1. Hồ sơ giải quyết khiếu nại của công dân phải được đánh số theo 02 dãy số liên tiếp và cách nhau bằng dấu “-“, gồm: dãy số Mã số đơn vị hành chính (ban hành kèm theo


601

Quyết định số: 124/2004/QĐ-TTg ngày 08 tháng 7 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ), ghi theo địa chỉ của người khiếu nại (mã số từ cấp xã, phường, thị trấn) và dãy số thứ tự hồ sơ vụ việc phát sinh.

2. Hồ sơ giải quyết khiếu nại của cơ quan, tổ chức, đơn vị đánh số tương tự như quy định tại khoản 1, điều này, ghi theo mã số hành chính, nơi đăng ký địa chỉ trụ sở chính của cơ quan, đơn vị, tổ chức và số thứ tự phát sinh.

Điều 9. Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ khiếu nại

Hồ sơ giải quyết khiếu nại được sắp xếp theo 2 nhóm.

Nhóm 1: Gồm các văn bản, tài liệu sau:

1. Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại, giấy ủy quyền khiếu nại (nếu có);

2. Văn bản giao việc của cấp có thẩm quyền;

3. Quyết định thụ lý hoặc quyết định thành lập đoàn thanh tra, tổ công tác, văn bản giao cán bộ thụ lý giải quyết khiếu nại;

4. Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh, kết luận các nội dung khiếu nại của đoàn thanh tra, tổ công tác hoặc người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại;

5. Văn bản kết luận về kết quả thẩm tra, xác minh, chỉ đạo xử lý của cấp có thẩm quyền (nếu có);

6. Quyết định giải quyết khiếu nại.


1. Văn bản, tài liệu, báo cáo, trả lời, tường trình, giải trình của người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại (nếu có);

2. Các biên bản thẩm tra, xác minh, biên bản làm việc, đối thoại của Đoàn thanh tra, tổ công tác hoặc người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại với người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại;

3. Tài liệu trưng cầu, giám định, kết luận, kết quả giám định của cơ quan chức năng (nếu có);

4. Các văn bản, tài liệu, hiện vật khác có liên quan đến nội dung khiếu nại, được thu thập trong quá trình thụ lý, kết luận, giải quyết vụ việc.

Mục III LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẢI QUYẾT TỐ CÁO

Điều 10. Trình tự lập hồ sơ giải quyết tố cáo

1. Mở hồ sơ

Thời điểm mở hồ sơ giải quyết tố cáo là ngày người có thẩm quyền ký, ban hành quyết định thụ lý giải quyết tố cáo.


602


3. Đóng hồ sơ

Thời điểm đóng hồ sơ giải quyết tố cáo là ngày người có thẩm quyền ra quyết định xử lý tố cáo.

Điều 11. Hồ sơ giải quyết tố cáo

Hồ sơ giải quyết tố cáo gồm:

1. Đơn tố cáo hoặc bản ghi lời tố cáo;

2. Văn bản giao việc của cấp trên có thẩm quyền (nếu có);

3. Quyết định thụ lý giải quyết hoặc quyết định thành lập đoàn thanh tra, tổ công tác, văn bản cử cán bộ thụ lý giải quyết tố cáo;

4. Kế hoạch thanh tra, thẩm tra, xác minh tố cáo;

5. Biên bản thanh tra, thẩm tra, xác minh của đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc của người được giao thẩm tra xác minh lập trong quá trình thụ lý giải quyết tố cáo;

6. Văn bản về trưng cầu, giám định và kết quả giám định (nếu có);

7. Văn bản, tài liệu, hiện vật thu thập được trong quá trình thụ lý giải quyết tố cáo;

8. Văn bản giải trình của người bị tố cáo (nếu có);

9. Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh nội dung tố cáo;

10. Kết luận về nội dung tố cáo;

11. Quyết định xử lý tố cáo;

12. Các tài liệu khác có liên quan đến nội dung tố cáo được thu thập trong quá trình thụ lý, giải quyết tố cáo.

Điều 12. Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ giải quyết tố cáo

Hồ sơ giải quyết tố cáo phải được sắp xếp theo nội dung tố cáo (theo nhóm), đảm bảo khai thác sử dụng thuận tiện, nhanh chóng. Cụ thể như sau:


1. Đơn tố cáo hoặc bản ghi lời tố cáo;

2. Văn bản chỉ đạo, giao việc của cấp trên có thẩm quyền (nếu có);

3. Quyết định thụ lý giải quyết hoặc quyết định thành lập đoàn thanh tra, tổ công tác, văn bản cử cán bộ thụ lý giải quyết tố cáo;

4. Kế hoạch thanh tra, thẩm tra, xác minh tố cáo;

5. Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh nội dung tố cáo;

6. Kết luận về nội dung tố cáo;

7. Quyết định xử lý tố cáo;


603


1. Biên bản thanh tra, thẩm tra, xác minh của đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc của người được giao thẩm tra xác minh lập trong quá trình thụ lý giải quyết tố cáo;

2. Văn bản về trưng cầu, giám định và kết quả giám định (nếu có);

3. Văn bản, tài liệu, hiện vật thu thập được trong quá trình thụ lý giải quyết tố cáo;

4. Văn bản giải trình của người bị tố cáo (nếu có);

5. Các tài liệu khác có liên quan đến nội dung tố cáo được thu thập trong quá trình thụ lý, giải quyết tố cáo.

Mục IV

LẬP HỒ SƠ XỬ LÝ SAU THANH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, GIẢI QUYẾT TỐ CÁO

Điều 13. Hồ sơ sau thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo

Văn bản, tài liệu hình thành sau khi đóng hồ sơ theo quy định tại khoản 3, các điều 3, 6 và 10 của Quy định này liên quan đến việc chỉ đạo, xử lý và thực hiện kết luận, kiến nghị thanh tra, quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định xử lý tố cáo được lập thành tập hồ sơ riêng.

Sau khi kết thúc việc thực hiện, đơn vị hoặc người được phân công theo dõi việc xử lý phải bàn giao hồ sơ cho lưu trữ cơ quan để lưu cùng với hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo.

Chương 3

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG, NỘP LƯU TRỮ HỒ SƠ THANH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, GIẢI QUYẾT TỐ CÁO

Điều 14. Quản lý và sử dụng hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo

1. Trong quá trình thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo, Trưởng đoàn thanh tra, thành viên đoàn thanh tra hoặc người được giao nhiệm vụ xác minh, kết luận, kiến nghị giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo có trách nhiệm lập, quản lý, sử dụng và đảm bảo an toàn tuyệt đối hồ sơ tài liệu được thu thập.

2. Thủ trưởng cơ quan quản lý, lưu trữ hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo quy định việc khai thác sử dụng hồ sơ của cơ quan, đơn vị mình.

3. Trong trường hợp người khiếu nại khởi kiện vụ án hành chính ra Tòa án thì hồ sơ đó phải được chuyển (bàn giao) cho Tòa án khi có yêu cầu.


604

4. Khi Đoàn thanh tra phát hiện đối tượng thanh tra có dấu hiệu tội phạm, việc bàn giao hồ sơ cho cơ quan điều tra thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số: 03/2006/TTLT-VKSNDTC-TTrCP-BCA-BQP ngày 23/5/2006 về quan hệ phối hợp trong việc phát hiện, điều tra, xử lý các vụ việc có dấu hiệu tội phạm do cơ quan Thanh tra kiến nghị khởi tố.

Điều 15. Nộp lưu trữ hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo

1. Trong thời gian 30 ngày, kể từ thời điểm đóng hồ sơ, Trưởng đoàn thanh tra, người được giao giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo phải hoàn chỉnh việc sắp xếp, lập mục lục và bàn giao hồ sơ cho bộ phận Lưu trữ của cơ quan để quản lý, sử dụng.

2. Việc quản lý, sử dụng hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo, lưu trữ và quy định của cơ quan quản lý hồ sơ.

Chương 4

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 16. Khen thưởng, xử lý vi phạm

1. Khen thưởng

Trưởng Đoàn thanh tra, thanh tra viên, người được giao thực hiện nhiệm vụ giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo thực hiện tốt Quy chế này sẽ được khen, thưởng. Việc đề nghị khen, thưởng do Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý Đoàn thanh tra, thanh tra viên xem xét đề nghị, theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng.

2. Xử lý vi phạm

Trong quá trình thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo Trưởng đoàn thanh tra, người được giao nhiệm vụ không chấp hành đúng Quy chế này, làm thất lạc, mất hồ sơ, tài liệu, thì tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật về hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước.

TỔNG THANH TRA

Trần Văn Truyền – Đã ký


605


Số: 1131/2008/QĐ-TTCP


Hà Nội, ngày 18 tháng 6 năm 2008

QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Mẫu văn bản trong hoạt động thanh tra,

giải quyết khiếu nại, tố cáo

TỔNG THANH TRA

- Căn cứ Luật Thanh tra ngày 15 tháng 6 năm 2004

- Căn cứ Luật Khiếu nại, tố cáo năm 1998; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo năm 2004 và năm 2005;

- Căn cứ Nghị định số 41/2005/NĐ-CP ngày 25 tháng 3 năm 2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thanh tra;

- Căn cứ Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Khiếu nại, tố cáo năm và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo;

- Căn cứ Nghị định số 65/2008/NĐ-CP ngày 20 tháng 5 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thanh tra Chính phủ;

- Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Pháp chế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Mẫu văn bản trong hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Quyết định này thay thế Quyết định số 1277/QĐ-TTNN ngày 24 tháng 10 năm 1998 của Tổng Thanh tra Nhà nước.

Điều 3. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thủ trưởng cơ quan nhà nước có liên quan; Chánh Thanh tra các cấp, các ngành; Thủ trưởng các Cục, Vụ, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

TỔNG THANH TRA

Trần Văn Truyền

MẪU VĂN BẢN GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI


606

Mẫu số: 32 (Ban hành kèm theo Quyết định số 1131/2008/QĐ - TTCP ngày 18 tháng 6 năm 2008 của Tổng thanh tra)


......., ngày....tháng .....năm...

ĐƠN KHIẾU NẠI

Kính gửi:................................................(1)

Họ và tên: ................................................(2);Mã số hồ sơ .....................................................(3)

Địa chỉ: ....................................................................................................................................

Khiếu nại: ................................................................................................................................(4)

Nội dung khiếu nại: .................................................................................................................(5)

.................................................................................................................................................

(Tài liệu, chứng cứ kèm theo – nếu có)

Người khiếu nại


(1) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết khiếu nại. (2) Họ tên của người khiếu nại, - Nếu là đại diện khiếu nại cho cơ quan, tổ chức thì ghi rõ chức danh, tên cơ quan, tổ chức mà mình đại diện. - Nếu là người được uỷ quyền khiếu nại thì ghi rõ theo uỷ quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân nào. (3) Nội dung này do cơ quan giải quyết khiếu nại ghi. (4) Khiếu nại lần đầu (hoặc lần hai) đối với quyết định, hành vi hành chính của ai? (5) Nội dung khiếu nại - Ghi tóm tắt sự việc dẫn đến khiếu nại; - Yêu cầu (đề nghị) của người khiếu nại (nếu có);


607


(1)…………….……... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (2)………………..….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /........ (3) , ngày.....….tháng......….năm ......

(V/v trả đơn khiếu nại của công dân do không đủ điều kiện thụ lý giải quyết)

PHIẾU TRẢ ĐƠN KHIẾU NẠI

Kính gửi: …........................................................ (4)

Ngày.......tháng.......năm...................................................................(2) nhận được đơn khiếu nại của………………………………………………………………………………….....(4)

Địa chỉ: ....................................................................................................................................

Căn cứ nội dung đơn khiếu nại; theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo;........................(2) thấy đơn khiếu nại của ông (bà) không đủ điều kiện thụ lý giải quyết vì……………………………………………….……….(5).

Vậy …………….…..(2) trả lại đơn để......………………(4) biết.

..……………………………(6)

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu )

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu … (1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan, đơn vị gửi phiếu trả đơn. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị gửi phiếu trả đơn. (4) Họ tên người khiếu nại. (5) Nêu lý do không thụ lý giải quyết. (6) Chức danh thủ trưởng cơ quan, đơn vị gửi phiếu trả đơn.


608



Số: /........ (3) , ngày.........tháng........năm ......

(V/v không thụ lý giải quyết khiếu nại do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chuyển đến)

THÔNG BÁO Không thụ lý giải quyết khiếu nại

Kính gửi: …........................................................ (4)

Ngày.....tháng.....năm.......................................................................(2) nhận được đơn khiếu nại của.................................................................................................................................(5)

Địa chỉ: ....................................................................................................................................

Do (4) chuyển đến.

Căn cứ nội dung đơn khiếu nại; theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo;........................(2) thấy đơn khiếu nại của ...................(5) không thuộc thẩm quyền giải quyết của …………..(2)......……….(6).

Vậy thông báo để............………………………………(4) biết.

..……………………………(7) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu )

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu...

(1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan, đơn vị gửi thông báo. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị gửi thông báo. (4) Họ tên người chuyển đơn hoặc tên cơ quan, tổ chức chuyển đơn (5) Họ tên người khiếu nại (6) Nêu lý do không thụ lý giải quyết. (7) Chức danh thủ trưởng cơ quan, đơn vị gửi thông báo.


609



Số: /........ (3) , ngày........tháng.........năm .......

(V/v thụ lý giải quyết khiếu nại do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chuyển đến)

THÔNG BÁO Về việc thụ lý giải quyết khiếu nại

Kính gửi: …........................................................ (4)

Ngày........tháng…....năm.......................(2) nhận được đơn khiếu nại của .............................(5)

Địa chỉ: ....................................................................................................................................

Do (4) chuyển đến.

Căn cứ nội dung đơn khiếu nại; theo quy định của tại Điều 7 Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo;........................(2) thấy đơn khiếu nại của .........................(5) thuộc thẩm quyền giải quyết của……………………(2).

Vậy ………………….(2) thông báo để.........………………(4) biết.

..……………………………(6)

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu )

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu … (1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan, đơn vị gửi thông báo. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị gửi thông báo.


610

(4) Họ tên người chuyển đơn hoặc tên cơ quan, tổ chức chuyển đơn. (5) Họ tên người khiếu nại. (6) Chức danh Thủ trưởng cơ quan, đơn vị gửi thông báo.


611


(1)…………….…… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (2)……….....…..….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /......(3) , ngày.......tháng.......năm ......

(V/v hướng dẫn gửi đơn khiếu nại

đến cơ quan, tổ chức, cá nhân

có thẩm quyền giải quyết )

PHIẾU HƯỚNG DẪN

Kính gửi:.....................................................................(4)

Ngày…....tháng…...năm .......…,………………….…………….(2) nhận được đơn khiếu nại của ông(bà)........................................................................................................................(4)

Địa chỉ: ....................................................................................................................................

Căn cứ nội dung đơn khiếu nại; theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo...................(2) nhận thấy đơn khiếu nại của ông/bà không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan ……………..………..(2).

Đề nghị ông (bà) gửi đơn khiếu nại đến..........................(5) để được giải quyết theo quy định của pháp luật.

(Tài liệu gửi trả lại kèm theo - nếu có).

…………………………………….(6)


Nơi nhận: - Như trên;

- Lưu...

(1) Tên cơ quan cấp trên(nếu có). (2) Tên cơ quan, đơn vị ra văn bản hướng dẫn.


612

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị hướng dẫn. (4) Họ tên người khiếu nại.. (5) Chức danh Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết khiếu nại. (6) Chức danh Thủ trưởng cơ quan, đơn vị gửi phiếu hướng dẫn.


613


(1)……………..….…… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (2) …………………….. Độc lập – tự do – hạnh phúc

Số: / .........(3) ., ngày........tháng.......năm ......

(V/v thụ lý giải quyết đơn khiếu nại của công dân)

THÔNG BÁO Về việc thụ lý giải quyết khiếu nại

Kính gửi:.................................................................(4)

Ngày…....tháng…….năm..........................(2) đã nhận được đơn của ....................................(4)

Địa chỉ: ....................................................................................................................................

Khiếu nại về việc.....................................................................................................................(5):

.................................................................................................................................................

Sau khi xem xét nội dung đơn khiếu nại, căn cứ Điều 32 Luật Khiếu nại, tố cáo đã được sửa đổi, bổ sung và Điều 2, Điều 32 Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo ..............................(2) nhận thấy đơn của …………………(4) đủ điều kiện thụ lý để giải quyết.

Vậy….......................(2) thông báo để ông (bà).......………..…(4) biết.

……………………………(6)

Nơi nhận: (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

- Như trên;

- Lưu …

(1) Tên cơ quan cấp trên. (2) Tên cơ quan, đơn vị thông báo việc thụ lý giải quyết khiếu nại.


614

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị thông báo. (4) Họ tên người khiếu nại. (5) Tóm tắt sự việc khiếu nại (6) Chức danh Thủ trưởng đơn vị gửi thông báo.


615


(1)…………….………... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

(2)………………..……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

, ngày.......tháng.......năm.......

PHIẾU ĐỀ XUẤT XỬ LÝ ĐƠN

Kính gửi:………………………………………(3)

Ngày…….tháng…….năm...….,...............(2)...nhận được đơn...................................(4) của ông(bà) ....................................................................................................................................5)

Địa chỉ: ....................................................................................................................................

Tóm tắt nội dung đơn:.............................................................................................................

Đơn đã được ..................................................(6) giải quyết (nếu có) ngày…....../........./ .......

- Căn cứ nội dung đơn và thẩm quyền giải quyết, đề xuất ............................................(7)

PHÊ DUYỆT CỦA THỦ TRƯỞNG

CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CÁN BỘ ĐỀ XUẤT

…………………………………………… (Ký, ghi rõ họ tên)

……………………………………………

……………………………………………

Ngày…..tháng…..năm ....…



616

(1) Tên cơ quan cấp trên(nếu có). ( 2) Tên cơ quan, đơn vị xử lý đơn. (3) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xử lý đơn. (4) Loại đơn: khiếu nại, tố cáo, phản ánh, đề nghị. (5) Họ tên người khiếu nại, tố cáo hoặc phản ánh, đề nghị. (6) Họ tên chức vụ của người có thẩm quyền giải quyết. (7) Nội dung đề xuất.


617


(1)……….…………. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

(2) …………………. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: / QĐ-……. (3) , ngày.......tháng........năm.......

QUYẾT ĐỊNH

Về việc xác minh nội dung khiếu nại

……………………………………..(4)

- Căn cứ Luật Khiếu nại, tố cáo ngày 02 tháng 12 năm 1998;

- Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo ngày 15 tháng 6 năm 2004;

- Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo ngày 29 tháng 11 năm 2005;

- Căn cứ Luật Thanh tra ngày 15 tháng 6 năm 2004;

- Căn cứ Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo;

- Căn cứ ..........................................................................................................................5);

Xét đề nghị của ..............................................................................................................6),

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Xác minh nội dung khiếu nại của ....................……(7) khiếu nại đối với ............................................(8) về…………………………(9)...............................................

Thời gian xác minh là......ngày làm việc kể từ ngày...../...../....đến ngày...../...../...

Điều 2. Thành lập Đoàn thanh tra để xác minh nội dung khiếu nại gồm:

1. Ông (bà)………………….chức vụ ……………………..…Trưởng đoàn;

2. Ông (bà)………….………chức vụ ….……....…Phó trưởng đoàn (nếu có);


618

3. Ông (bà)……………….....chức vụ ……………...…………….Thành viên;

4. Ông (bà)………………….chức vụ …………………..…..........Thành viên.

Điều 3. Đoàn thanh tra có trách nhiệm xác minh các nội dung khiếu nại sau:.............

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

Điều 4. Ông (bà).......................(10), các ông (bà) có tên tại Điều 2 và.................. (11) chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận: …....................………….(4)

- Như Điều 4; (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) - Lưu …. (1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan ra quyết định. (3 Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ra quyết định. (4) Chức danh của người có thẩm quyền ra quyết định. (5) Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ra quyết định (6) Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân có chức năng tham mưu đề xuất tiến hành xác minh. (7) Họ tên của cá nhân, cơ quan, tổ chức khiếu nại. (8) Quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính. (9) Nội dung sự việc bị khiếu nại (ví dụ: về việc buộc thôi việc đối với cán bộ). (10) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị liên quan trong việc thực hiện quyết định xác minh. (11) Cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan đến nội dung khiếu nại (nếu có).


619


(1)…………….………. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

(2)………..…………… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: / ......(3) .........., ngày........tháng......năm......

(V/v gặp gỡ, đối thoại)

GIẤY MỜI

Kính gửi: ………………………………………(4)

Để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại,……………..………(5) kính mời ông (bà)…………………..………….. (4) Đúng..........giờ.......ngày.......tháng........năm............ có mặt tại …………………………để tiến hành gặp gỡ, đối thoại về những nội dung sau:

1......................................................................................................................................

2......................................................................................................................................

3......................................................................................................................................

Đề nghị ông(bà) đến đúng thời gian, địa điểm nêu trên; khi đến mang theo giấy mời.

…………..………..(6)

Nơi nhận: (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) - Như trên;

- Lưu: …

(1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan, đơn vị gửi giấy mời. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị gửi giấy mời. (4) Họ tên người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền,

lợi ích liên quan hoặc đại diện tổ chức chính trị - xã hội (nếu có).


620

(5) Chức danh của người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại; (6) Chức danh của người gửi giấy mời.



......., ngày ....tháng..….năm ....…

GIẤY UỶ QUYỀN KHIẾU NẠI

Họ và tên người uỷ quyền:.............................................................................................(1)

Địa chỉ: ...........................................................................................................................(2)

Số CMND:…………………….Cấp ngày…...tháng…...năm.......

Nơi cấp:..........................................................................................................................

Họ và tên người được uỷ quyền:...................................................................................

Địa chỉ: ...........................................................................................................................

Số CMND:……………………….Cấp ngày......tháng…..năm............

Nơi cấp:..........................................................................................................................

Nội dung uỷ quyền:........................................................................................................(3)

Trong quá trình giải quyết khiếu nại, người được uỷ quyền có trách nhiệm thực hiện đúng nội dung uỷ quyền.

Xác nhận của UBND xã, phường, thị trấn nơi người uỷ quyền cư trú


Người uỷ quyền (Ký và ghi rõ họ tên)

(1) Nếu người uỷ quyền là người đại diện cho cơ quan,

tổ chức uỷ quyền cho người khác để khiếu nại thì phải ghi rõ chức vụ của người uỷ quyền. (2) Nơi người uỷ quyền khiếu nại cư trú, trường hợp là cơ quan,

tổ chức uỷ quyền thì phải ghi rõ địa chỉ của cơ quan, tổ chức đó. (3) Uỷ quyền toàn bộ để khiếu nại hay uỷ quyền một số nội dung

(Trường hợp uỷ quyền một số nội dung thì phải ghi rõ nội dung uỷ quyền)


621


(1)…………….……… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (2)……………………. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:........./ .....(3) ……, ngày…....tháng...….năm ...

BÁO CÁO Kết quả xác minh nội dung khiếu nại

Kính gửi:……………………………………(1)

Thực hiện Quyết định số:..........ngày….../…../…...của……………….(4) về việc xác minh nội dung khiếu nại.

Từ ngày…../...../...........đến ngày…../…../......,.................. (5) đã tiến hành xác minh nội dung khiếu nại của......................…………………. (6) khiếu nại ngày…../…../… , đối với……………….........(7) về ................................(8).

Sau đây là kết quả xác minh:

1. Kết quả xác minh: ...........................................................................................(9)

........................................................................................................................................

2. Kiến nghị:..................................................................................................................

.............................................................................................................................(10)

Trên đây là báo cáo kết quả xác minh nội dung khiếu nại, …………………….(5) báo cáo để……………….(1) xem xét, quyết định.

……………………….....(11)

Nơi nhận: (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu - nếu có)

- .........(1);

- Lưu:. …...

(1) Tên cơ quan quyết định xác minh. (2) Tên cơ quan,đơn vị báo cáo kết quả xác minh. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị gửi phiếu trả đơn. (4) Chức danh người có thẩm quyền ra Quyết định xác minh. (5) Tên đơn vị hoặc Đoàn thanh tra được giao nhiệm vụ xác minh. (6) Họ tên, địa chỉ của người khiếu nại. (7) Quyết định hành chính, hành vi hành chính. (8) Tóm tắt nội dung khiếu nại. (9) Nêu kết quả xác minh nội dung khiếu nại, kết luận từng nội dung khiếu nại là đúng, đúng một phần hoặc sai

toàn bộ; xác định trách nhiệm của tập thể, cá nhân liên quan đến từng nội dung khiếu nại nêu trên. (10) Kiến nghị hình thức xử lý hành chính, kinh tế, hình sự và các biện pháp khắc phục hậu quả, bồi thường, bồi

hoàn thiệt hại cho người bị thiệt hại (nếu có). (11) Chức danh của người báo cáo (nếu người báo cáo có chức danh Nhà nước và được đóng dấu chữ ký thì đóng dấu theo quy định).


622


(1)….……….. ........ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

(2) ........................... Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /QĐ- ....(3) ……, ngày…...tháng..….năm .....…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc giải quyết khiếu nại ……(4) (lần đầu)

…….……….……………….……………(5)

- Căn cứ Luật Khiếu nại, tố cáo ngày 02 tháng 12 năm 1998; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo ngày 15 tháng 6 năm 2004; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo ngày 29 tháng 11 năm 2005;


- Căn cứ .....................................................................................................................................,

Xét đơn khiếu nại ngày...../...../……. của ................................................................. (6)

Địa chỉ: ...........................................................................................................................

Khiếu nại đối với ……………..…… . (7) của ........................................................(8);

Nội dung khiếu nại:........................................................................................................

........................................................................................................................................

Kết quả xác minh nội dung khiếu nại: ...........................................................................

........................................................................................................................................

Căn cứ: ...................................................................................................................... (9)

Kết luận:.................................................................................................................. (10)

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. ……………………………………(11) (hoặc12)

Điều 2……………………………….(13)


623

Điều 3. Trong thời hạn…….ngày, kể từ ngày nhận được quyết định này nếu không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại................(6) có quyền khiếu nại đến….……..(14) ………… , hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Toà án.

Điều 4. Các ông (bà) (8), (14) và (6) chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận: ……………..…..…..…….(5) - Như Điều 4; (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu ) - Lưu … (1) Tên cơ quan cấp trên của cơ quan ra quyết định giải quyết khiếu nại. (2) Tên cơ quan, đơn vị ra quyết định giải quyết khiếu nại. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ra quyết định giải quyết khiếu nại. (4) Tên vụ việc khiếu nại? đối với ai… (5) Chức danh người ra quyết định giải quyết khiếu nại. (6) Họ tên người khiếu nại. (7) Tên quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại (số quyết định, ngày, tháng, năm của quyết định

và trích yếu nội dung quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính). (8) Chức danh, đơn vị của người có quyết định hành chính bị khiếu nại, trường hợp khiếu nại đối với hành vi

hành chính thì ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị của người có hành vi hành chính bị khiếu nại. (9) Các căn cứ pháp luật để giải quyết khiếu nại. Ví dụ: giải quyết khiếu nại về đất đai thì viện dẫn điều, khoản

pháp luật về đất đai có liên quan trực tiếp đến nội dung khiếu nại. (10) Kết luận rõ nội dung khiếu nại là đúng, đúng một phần hay sai toàn bộ (Nếu đúng một phần thì ghi cụ thể

những nội dung đúng trong quyết định giải quyết khiếu nại). (11) Giữ nguyên, sửa đổi hoặc huỷ bỏ một phần hay toàn bộ quyết định hành chính bị khiếu nại. (12) Giữ nguyên hành vi hành chính nếu đúng hoặc chấm dứt hành vi hành chính nếu sai. (13) Giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung khiếu nại. (14) Người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần 2.


624

MẪU VĂN BẢN GIẢI QUYẾT TỐ CÁO



……..., ngày..….tháng....….năm ......…

ĐƠN TỐ CÁO

Kính gửi: .......................................................(1)

Tên tôi là: .......................................................................................................................

Địa chỉ: ...........................................................................................................................

Tôi làm đơn này tố cáo hành vi vi phạm pháp luật của: ................................................

................................................................................................................................... (2)

Nay tôi đề nghị:......................................................................................................... (3)

........................................................................................................................................

Tôi xin cam đoan những nội dung tố cáo trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu cố tình tố cáo sai.

Người tố cáo


(1) Tên cơ quan tiếp nhận tố cáo. (2) Họ tên, chức vụ và hành vi vi phạm pháp luật của người bị tố cáo. (3) Người, cơ quan có thẩm quyền giải quyết tố cáo xác minh, kết luận

và xử lý người có hành vi vi phạm theo quy định của pháp luật.


625


(1)…………….……….. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (2)…………………..…. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số /…..(3) ………..., ngày..….tháng....….năm ......… (V/v chuyển đơn tố cáo sang cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết )

GIẤY CHUYỂN ĐƠN TỐ CÁO

Kính gửi: ………………………………………………………(4)

Ngày……tháng……năm…....…,…………..…………............…(2) đã nhận được đơn tố cáo của ông (bà) ..........................................................................................................(5);

Địa chỉ: ...........................................................................................................................

Sau khi xem xét đơn, căn cứ Điều 59, Điều 60 và Điều 66 Luật Khiếu nại, tố cáo .......................................(2) xin chuyển đơn tố cáo của ông (bà)………………….(5) đến...........................(4) để giải quyết theo quy định của pháp luật.

Nơi nhận: ……………………………………(6)

- Như trên; (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

- Lưu: .......

(1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan chuyển đơn tố cáo. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan chuyển đơn. (4) Cơ quan có thẩm quyền giải quyết. (5) Họ tên người tố cáo. (6) Chức danh Thủ trưởng cơ quan chuyển đơn tố cáo.


626


(1)…………….……….……. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (2).…………..………….….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /…….(3) ……..., ngày..….tháng....….năm ......

THÔNG BÁO Về việc chuyển đơn tố cáo

Kính gửi: ………………………………………………………(4)

Ngày……tháng……năm…....…,…..…………............…(2) đã nhận được đơn tố cáo của ông (bà) đối với…........................................................(5) về ....................................(6)

Sau khi xem xét đơn, căn cứ các Điều 59, Điều 60 và Điều 66 Luật Khiếu nại, tố cáo thì nội dung tố cáo của ông (bà) thuộc thẩm quyền giải quyết của ........................................(7)

nên............................(2) đã chuyển đơn tố cáo nêu trên đến .................................................(7)

để giải quyết theo quy định của pháp luật.

Vậy……………(2) thông báo để ông (bà) biết.

Nơi nhận: …………………………………(8)


- Lưu: ......

(1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan chuyển đơn tố cáo. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan thông báo chuyển đơn tố cáo. (4) Họ tên người tố cáo. (5) Họ tên, chức vụ của người bị tố cáo. (6) Hành vi của người bị tố cáo. (7) Tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền giải quyết tố cáo. (8) Chức danh Thủ trưởng cơ quan gửi thông báo.


627


(1)…………….………. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (2)…………………….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……..., ngày..….tháng....….năm ......…

GIẤY BIÊN NHẬN Tài liệu, chứng cứ do … ………….(3) cung cấp

Vào hồi........giờ........ngày...........tháng.........năm............,tại .........................................(4)

Tôi là..................................................chức vụ ...............................................................

Đã nhận của ông (bà):....................................................là .............................................(5)

Địa chỉ: ...........................................................................................................................

các tài liệu, chứng cứ sau: ....................................................................................................... (6)

1......................................................................................................................................

2.......................................................................................................................................

3......................................................................................................................................

Giấy biên nhận được lập thành 02 bản và giao cho người cung cấp tài liệu, chứng cứ 01 bản.

Người cung cấp tài liệu, chứng cứ (ký, ghi rõ họ tên)

Người nhận (ký, ghi rõ họ tên)

(1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan tiếp nhận tài liệu, chứng cứ. (3) Người khiếu nại, tố cáo, người bị khiếu nại, tố cáo, người liên quan đến vụ việc khiếu nại, tố cáo. (4) Địa điểm tiếp nhận các tài liệu, chứng cứ. (5) Là người tố cáo, người bị tố cáo; người khiếu nại, người bị khiếu nại;

người có liên quan đến vụ việc khiếu nại, tố cáo. (6) Ghi rõ tên tài liệu, số trang, tình trạng của các tài liệu, chứng cứ.


628


(1)…………….……….. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

(2).……………..……… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: / ..…(3) …, ngày…....tháng...….năm .....… (V/v thụ lý giải quyết tố cáo của công dân )

THÔNG BÁO

Thụ lý giải quyết tố cáo

Kính gửi: …………………………………………………(4)

Ngày……tháng…….năm,………….............…(2) đã nhận được đơn tố cáo của ông (bà) đối với………………………………(5)

Những vấn đề ông (bà) đề nghị giải quyết gồm:...........................................................

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

Sau khi xem xét nội dung đơn tố cáo, căn cứ Điều 66 Luật Khiếu nại, tố cáo và điểm a, khoản 1 Điều 38 Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo ..............................(2) nhận thấy đơn của …………………(4) đủ điều kiện thụ lý để giải quyết.

Vậy ……………………..(2) thông báo để ông (bà) biết.

Nơi nhận: ………………………………(6)


- Lưu: .......

(1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có).


629

(2) Tên cơ quan có thẩm quyền giải quyết tố cáo. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan có thẩm quyền giải quyết tố cáo. (4) Họ tên người tố cáo. (5) Họ tên, chức vụ của người bị tố cáo. (6) Chức danh Thủ trưởng cơ quan gửi thông báo.


630


(1)…………….……….… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

(2)……………..………… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /QĐ- ……..(3) ………, ngày…....tháng...….năm .....…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc xác minh nội dung tố cáo

……………………………………..(4)

- Căn cứ Luật Khiếu nại, tố cáo ngày 02 tháng 12 năm 1998;

- Căn cứ Luật Thanh tra ngày 15 tháng 6 năm 2004;


- Căn cứ .........................................................................................(5);

- Căn cứ .........................................................................................(6);

Xét nội dung đơn tố cáo của ông (bà)…………................……(7) ngày.… /… ./……,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Xác minh nội dung tố cáo của ông (bà)…………..…..…............(7) đối với ……………………………(8) về .........................................................(9).

Nội dung xác minh:........................................................................................................

........................................................................................................................................

Thời hạn xác minh:…...…ngày, kể từ ngày ……tháng……năm..…

Điều 2. Thành lập Đoàn xác minh nội dung tố cáo gồm:

1. Ông (bà)……………..…………..chức vụ................................Trưởng đoàn;

2. Ông (bà)………………………….chức vụ...............................Thành viên;

Điều 3. Các ông(bà) (10), các ông (bà) có tên tại Điều 2, (8) và (11) chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.


631

Nơi nhận: …………………………….(4)

- Như Điều 3; (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) - Lưu: …….

(1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan ra quyết định. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan ra quyết định. (4) Chức danh của người có thẩm quyền ra quyết định. (5) Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ra quyết định. (6) Việc giao nhiệm vụ xác minh, nội dung tố cáo của thủ trưởng

cơ quan có thẩm quyền giải quyết (nếu có) (7) Họ tên người tố cáo. (8) Họ tên, chức vụ của người bị tố cáo. (9) Hành vi của người bị tố cáo. (10) Thủ trưởng đơn vị có chức năng tổ chức thực hiện việc xác minh

(Ví dụ: Chánh văn phòng, Vụ trưởng Vụ TCCB) (11) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có).


632



(2)…………………..…… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số……./ ….(3)

………, ngày…....tháng...….năm .....…

BÁO CÁO Kết quả xác minh nội dung tố cáo

Kính gửi: ………………………………………….(4)

Thực hiện Quyết định số..........ngày…../..../............của ...............(4)

về việc xác minh, kết luận nội dung tố cáo.

Từ ngày…../….../...........đến ngày….../….../....... (5) đã tiến hành xác minh nội dung đơn tố cáo của………………(6),ngày……../….../……..…..đối với……………………(7) về việc……………………….(8)

Sau đây là báo cáo kết quả xác minh: ............................................................................

1. Kết quả xác minh ......................................................................(9)

2. Kết luận:...................................................................................(10)

3. Kiến nghị:..................................................................................(11)

........................................................................................................................................

Trên đây là báo cáo kết quả xác minh nội dung tố cáo của ………..……(6), xin ý kiến chỉ đạo của......................................................................................(4).

Nơi nhận: ………………………........(12)


- Lưu: ….

(1) Tên cơ quan quyết định xác minh tố cáo. (2) Tên cơ quan, đơn vị báo cáo kết quả xác minh, kết luận nội dung tố cáo. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị báo cáo kết quả xác minh, kết luận nội dung tố cáo. (4) Chức danh người ra Quyết định xác minh nội dung tố cáo. (5) Tên Đoàn được giao nhiệm vụ xác minh nội dung tố cáo. (6) Họ tên người tố cáo. (7) Họ tên, chức vụ của người bị tố cáo. (8) Nội dung tố cáo. (9) Nêu cụ thể nội dung tố cáo và kết quả xác minh, thu thập tài liệu chứng cứ.


633

(10) Kết luận nội dung tố cáo là đúng, đúng một phần hoặc sai toàn bộ; xác định trách nhiệm của từng cá nhân về những nội dung tố cáo đúng hoặc đúng một phần.

(11) Kiến nghị hình thức xử lý hành chính, kỷ luật đối với người bị tố cáo, cá nhân liên quan đến những nội dung tố cáo đúng, đúng một phần hoặc chuyển cơ quan điều tra xem xét về trách nhiệm hình sự; việc khắc phục hậu quả, bồi thường, bồi hoàn thiệt hại cho người bị thiệt hại (nếu có). - Nếu là tố cáo sai: Kiến nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét, xử lý người tố cáo sai theo quy định của pháp luật.

(12) Chức danh thủ trưởng cơ quan đơn vị xác minh.



(2)……………..…………. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /……..(3) ………, ngày…....tháng...….năm .....…

THÔNG BÁO

Kết quả giải quyết tố cáo

Kính gửi: …………………………………………(4)

………….......(2) đã giải quyết tố cáo đối với………………(5) về......................... (6)

Kết quả như sau: ............................................................................................................

1................................................................................................................................. (7)

2................................................................................................................................. (8)

Vậy…………………….(2) thông báo để ………………………(4) biết.

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu….

…………………………… (9)

( Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

(1) Tên cơ quan cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan có thẩm quyền giải quyết tố cáo.


634

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan có thẩm quyền giải quyết tố cáo. (4) Họ tên người tố cáo; cơ quan, tổ chức có liên quan. (5) Họ tên, chức vụ người bị tố cáo. (6) Hành vi của người bị tố cáo. (7) Tóm tắt kết luận về nội dung tố cáo. (8) Nêu kết quả xử lý tố cáo. (9) Chức danh Thủ trưởng cơ quan gửi Thông báo.


635

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG


636


637


QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN

QT.VP.01


Họ và tên Đinh Thị Thanh Thủy Nguyễn Thị Hiền

TS. Phạm Tất Thắng PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


638


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục



639

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình quản lý công văn nhằm quy định thống nhất về tổ chức, quản lý và các nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN);


Quy trình quản lý công văn được áp dụng đối với ĐHQGHN và các đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc (sau đây gọi là đơn vị).

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.


- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2010 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội;

- Nghị định 07/2001/NĐ-CP ngày 01/02/2001 của Chính phủ về Đại học Quốc gia;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

- Quyết định 16/2001/QĐ-TTg ngày 12/02/2001 của Thủ tướng Chính phủ về Ban hành quy chế về Tổ chức và hoạt động của Đại học Quốc gia;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 111/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Quyết định số 600/TCCB ngày 01/10/2001 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội quy định về tổ chức và hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội ;

- Quyết định của GĐ ĐHQGHN 686/QĐ-VP ngày 25/5/2010 về việc ban hành quy định về công tác văn thư, Lưu trữ ở ĐHQGHN.

4. ĐỊNH NGHĨA VÀ VIẾT TẮT

4.1. Định nghĩa

- Các đơn vị được dùng trong tài liệu này là Văn phòng, các Ban chức năng và các trường, các khoa, các trung tâm trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Chuyên viên xử lý là chuyên viên của Các đơn vị được Lãnh đạo đơn vị phân công xử lý văn bản hoặc công việc cụ thể.

- Văn thư ĐHQGHN: là bộ phận văn thư thuộc Văn phòng – ĐHQGHN


640

- Văn thư 1: là cán bộ tiếp nhận, phân luồng công văn đi, đến trong và ngoài ĐHQGHN

- Văn thư 2: là cán bộ giải quyết công văn đến và đưa công văn lên mạng 112

- Văn thư 3: là cán bộ giải quyết công văn đi và đưa công văn lên mạng 112

- Văn thư 4 (Lưu trữ viên): là cán bộ phụ trách phòng kho lưu trữ cơ quan

- Văn thư, lưu trữ viên đơn vị là chuyên viên hoặc cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách được giao nhiệm vụ làm văn thư, lưu trữ của đơn vị.



- GĐ : Giám đốc

- CVP: Chánh Văn phòng

- VB: Văn bản

- CV: Công văn

- VBQPPL: Văn bản quy phạm pháp luật

- LĐ: Lãnh đạo

- VP: Văn phòng

- HCTH : Phòng Hành chính Tổng hợp


641

5. NỘI DUNG

5.1. Quy trình xử lý văn bản đến và lập hồ sơ công việc:

5.1.1. Lưu đồ

Người thực hiện Quá trình thực hiện Mô tả/ Biểu mẫu

Văn thư 2

5.1.1.1 Phân loại CV, đóng dấu đến, vào số, trình CV

LĐ VP xử lý Công văn, Ban Giám đốc ĐHQGHN

5.1.1.2 Trình CV 02 lần trong ngày vào 10h00 và 15h00; Ngay lập tức đối với CV khẩn, mật. Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt, phân luồng giải quyết công văn.

Văn thư 2

5.1.1.3 Đăng nhập CV lên mạng ngay trong ngày, chuyển CV bản gốc cho đơn vị xử lý. Lưu bản phô tô để theo dõi..

Văn thư 1

5.1.1.4 Nhận CV đã có phê duyệt, chuyển và nhận CV từ cán bộ phô tô CV, gửi CV tới đơn vị xử lý chính và bản phô tô tới đơn vị có liên quan: vào sổ giao nhận CV, ký nhận theo biểu mẫu BM. VP. 01.01

Các đơn vị nhận

5.1.1.5 Ký nhận bản gốc (đối với đơn vị trực tiếp xử lý) hoặc bản phô tô (đơn vị phối hợp) tại văn thư 2

Văn phòng và các Ban chức năng

5.1.1.6. Văn thư, lưu trữ đơn vị vào sổ theo dõi tình hình xử lý vụ việc theo mẫu BM.VP.01.02 Hồ sơ công việc được lưu trữ 1 năm tại đơn vị

Lưu trữ viên Văn thư 4

5.1.1.7 Nhận Hồ sơ công việc của các Ban, phân loại, lưu Hồ sơ tại Kho Lưu trữ thuộc Phòng Lưu trữ cơ quan để quản lý và khai thác tài liệu phục vụ công việc

Tiếp nhận, phân loại hồ sơ vào sổ, trình phê duyệt CV

Lập Hồ sơ công việc và lưu trữ tại đơn vị 1 năm

Nhận CV, phân công xử lý văn bản và báo cáo

ĐHQGHN

Chỉ đạo giải quyết CV quan trọng

Xem xét và phân luồng CV

Tiếp nhận CV đã được phê duyệt, scan CV, đăng nhập lên mạng

Nhận CV, chuyển phô tô CV, ban hành CV

Tiếp nhận Hồ sơ công việc, phân loại và lưu hồ sơ vào

Kho Lưu trữ


642

5.1.2. Mô tả





hoàn thành

5.1.1.1 Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, vào sổ, trình phê duyệt CV

Tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra số và ký hiệu công văn ghi trên phong bì phải đúng với sổ giao nhận. Trả lại hồ sơ, công văn trong trường hợp hồ sơ, công văn gửi nhầm hoặc không đạt yêu cầu.

Văn thư 1 Hồ sơ, tài liệu, công văn đến đúng địa chỉ; thư/ văn bản phải đúng thẩm quyền, thủ tục (không nhàu nát, rách, mờ, có dấu đỏ, có chữ ký, có địa chỉ rõ ràng, đúng thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước và của ĐHQGHN

Theo Thông tư liên tịch 55/2005/TTLB-BNV-VPCP. Quyết định 686/ QĐ-ĐHQGHN ngày 25/02/2010 của GĐ ĐHQGHN. Quy định về thể thức văn bản không áp dụng đối với các văn bản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài.

Ký nhận văn bản Văn thư 2 Bóc bì hồ sơ tài liệu gửi đến, phân loại, xử lý văn bản đến ...). Phân loại CV, đóng dấu đến, vào số, trình CV kèm Phiếu yêu cầu xử lý VB

Ngay sau khi đã kiểm tra, đối chiếu xong.

Chuyển nguyên bì thư (không bóc) tới địa chỉ ghi trên bì thư đối với các trường hợp thư gửi tới Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên hoặc đích danh người nhận. Khi cần thiết, yêu cầu nơi nhận ký vào sổ giao nhận.

Văn thư 1 Hồ sơ, tài liệu nguyên trạng (không bóc) được chuyển đến đúng địa chỉ đơn vị, cá nhân.

Các ban chức năng, các cá nhân khi nhận được hồ sơ, công văn trực tiếp từ cơ quan ngoài, đơn vị ngoài hoặc từ cá nhân gửi đến phải chuyển về Văn phòng và ký vào sổ giao nhận hồ sơ, công văn.

Các đơn vị cá nhân

Hồ sơ, tài liệu nguyên trạng như khi nhận trực tiếp từ cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài.

Ngay trong ngày

5.1.1.2 Xem xét và phân luồng văn bản

CV được vào sổ “Công văn đến”

Văn thư 2 Văn bản có số, đóng dấu “Công văn đến”


643





hoàn thành

Trình Chánh Văn phòng (đối với những văn bản mật, quan trọng), Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp (đối với các văn bản thường) để duyệt và phân văn bản đến các các đơn vị, cá nhân liên quan. Đối với điện mật hoặc văn bản đặc biệt quan trọng, Chánh Văn phòng trình Ban Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo, xử lý.

- Văn thư 2,

- Lãnh đạo Văn phòng được phân công

- Ban Giám đốc

Văn bản đã được Lãnh đạo Văn phòng phân luồng.

Những văn bản quan trọng đã được Ban Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo xử lý

CV đến được trình phê duyệt 02 lần trong ngày vào lúc 10h00 và 15h00. Ngay lập tức trong các trường hợp khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hoặc mật.

Công văn mật phải được xử lý theo quy định của Nhà nước và quy định 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25/02/2010 về công tác bảo mật.

5.1.1.3. Tiếp nhận CV đã được phân luồng xử lý, scan CV, đăng nhập lên mạng

Nhận văn bản đã được duyệt từ Lãnh đạo Văn phòng, scan, đưa lên mạng. Chuyển CV gốc đã được phân luồng cho đơn vị xử lý chính, bản phô tô cho đơn vị phối hợp và 01 bản lưu tại văn thư.

Văn thư 2 Văn bản được đưa lên mạng và gửi trực tiếp tới các đơn vị liên quan và qua hệ thống mạng “Hỗ trợ điều hành tác nghiệp”

Đăng nhập CV đã được phê duyệt xử lý lên mạng ngay trong ngày, văn bản gốc được chuyển đến đơn vị xử lý chính.

5.1.1.4. Tiếp nhận CV, chuyển phô tô CV, ban hành CV

Nhận CV đã có phê duyệt, chuyển CV gốc cho Phòng Phô tô CV và nhận lại CV gốc và CV phô tô, gửi CV: vào sổ giao nhận CV, ký nhận vào sổ theo dõi công văn phô tô BM.VP.01.03

Văn thư 1 Gửi và nhận lại CV từ Phòng Phô tô CV ngay lập tức đối với công văn khẩn, kỏa tốc, thượng khẩn.

CV mật được quản lý, phô tô và gửi đi theo chế độ mật

CV được chuyển đi ngay trong ngày.

Các đơn vị trả lại Văn thư 1 trong trường hợp chuyển nhầm, đơn vị đóng gói cả CV, phong bì vào phong bì mới

Đơn vị, cá nhân nhận hồ sơ, văn bản, sai địa chỉ

Hồ sơ, văn bản gửi trả lại Văn phòng

Ngay trong ngày


644





hoàn thành

5.1.2.5 Các đơn vị nhận CV, phân công xử lý văn bản và báo cáo ĐHQGHN

Ký nhận bản gốc ( đối với đơn vị trực tiếp xử lý) hoặc bản phô tô (đơn vị phối hợp) tại văn thư 1 Khi nhận được văn bản, lãnh đạo đơn vị trực tiếp giải quyết hoặc giao cho chuyên viên xử lý.

Lãnh đạo đơn vị, chuyên viên đơn vị

Văn bản được chuyển đến đúng đơn vị xử lý chính và các đơn vị phối hợp giải quyết văn bản

Vào sổ theo dõi tình hình xử lý vụ việc BM.VP.01.02 Nhanh nhất trong các trường hợp gấp. Không quá 05 ngày làm việc trong trường hợp thông thường. Không quá 07 ngày làm việc trong các trường hợp cần phối hợp với các đơn vị khác. Đối với các đơn vị tham gia phối hợp, thời gian xử lý là không quá 02 ngày làm việc đối với các văn bản nghiệp vụ, không quá 05 ngày đối với các đề án, báo cáo (theo Thông báo 5099/TB-VP ngày 02/10/2008)

5.1.1.6 Lập hồ sơ công việc và lưu trữ 1 năm tại đơn vị

Tập hợp các văn bản giải quyết công việc có liên quan thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh (Gồm: Văn bản gốc, chỉ đạo của Lãnh đạo ĐHQGHN hoặc các ban, bản thảo do lãnh đạo các ban sửa lần cuối cùng, văn bản ban hành mới)

Chuyên viên được phân công trong Văn phòng và các Ban chức năng

Các Hồ sơ công việc được lưu theo quy định

Lập Hồ sơ danh mục ngay sau khi nhận được phân công xử lý của lãnh đạo đơn vị

5.1.1.7 Tiếp nhận Hồ sơ công việc, phân loại và lưu hồ sơ vào Kho lưu trữ - Nhận Hồ sơ công việc

được lưu tại các Ban 1 năm, phân loại, chỉnh lý tài liệu, đánh số thứ tự Hồ sơ, vào sổ quản lý - Giao nộp Hồ sơ lưu vào Kho Lưu trữ cơ quan để quản lý và khai thác tài liệu phục vụ công việc của các đơn vị vào ngày 31/12 hàng năm. - Các đơn vị đề nghị sao y, khai thác tài liệu lưu trữ phải có giấy đề nghị do lãnh đạo đơn vị ký

Văn thư 2 hoặc lưu trữ viên

Hồ sơ công việc được lưu trữ và bảo quản theo quy định của Nhà nước và của ĐHQGHN

Cuối năm (31/12 hàng năm)


645

5.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đi – Ban Giám đốc ký

5.2.1. Lưu đồ

Người thực hiện Quá trình thực hiện Mô tả, biểu mẫu

Lãnh đạo đơn vị, chuyên viên được phân công

5.2.2.1 Văn bản, hồ sơ công việc


5.2.2.2 Dự thảo văn bản đi; tài liệu đính kèm. Dự thảo VB của các đv, gửi về VP chậm nhất 05 ngày trước khi trình BGĐ ký ban hành Trình duyệt bản thảo văn bản theo mẫu tờ trình. BM.VP.01.03

Lãnh đạo đơn vị

5.2.2.3 Ký nháy đối với quyết định, tờ trình, công văn vào sau dấu chấm hết ./.

Văn thư 2 5.2.2.4. Nếu sai gửi trả các ban, ký nhận vào sổ ký nhận văn bản đến của các ban

Bộ phận Pháp chế Lãnh đạo Văn phòng

5.2.2.5 Kiểm soát nội dung trước khi trình Ban Giám đốc ký; ký nháy vào bên phải sát với chức danh người ký VB

Lãnh đạo Văn phòng

5.2.2.6 Kiểm soát nội dung đối với những VB quan trọng, phạm vi điều chỉnh chung trong toàn ĐHQGHN; ký nháy vào bên phải cạnh “Nơi nhận"

Tổ thư ký

5.2.2.7. Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản trước khi trình ký

Tiếp nhận yêu cầu

Nghiên cứu và soạn thảo văn bản

Ký nháy Trình VB

Kiểm tra / ký nháy, thẩm định nội dung trong trường

hợp cần thiết

Kiểm tra / ký nháy

Trình ký Ban Giám đốc

Kiểm tra thể thức VB, nhận VB


646

GĐ, các Phó Giám đốc được ủy quyền

5.2.2.8. Ký duyệt văn bản

5.2.2.9. Chuyển lại VB cho văn thư 1

Văn thư 1 5.3.2.1 Chuyển cho văn thư 3 lấy số, vào sổ và nhận lại để chuyển cán bộ phô tô nhân sao theo lượng bản cần gửi được ghi trong công văn.

Các đơn vị

5.2.3.2 Tự kiểm tra đối chiếu nội dung, thể thức với bản gốc đã ký.

Văn thư 3

5.2.3.3. Nhận công văn từ Ban Thư ký, Kiểm tra và hoàn tất quy trình đăng nhập vào mạng Hệ thống hỗ trợ điều hành, tác nghiệp, lấy số, chuyển yêu cầu (qua văn thư 1) nhân bản, đóng dấu,

Văn thư 1

5.2.3.4 ghi bì CV, chuyển văn bản đến các đơn vị trong ĐHQGHN , ký nhận vào sổ giao nhận CV tại phòng HCTH, chuyển tới các đơn vị ngoài ĐHQGHN qua Bưu điện

Chuyên viên được phân công, lãnh đạo đơn vị

5.2.3.5 Hồ sơ công việc (được lưu trữ trong vòng 1 năm tại đơn vị đối với văn bản thường hoặc lâu hơn nếu cần thiết)

Ký VB

Kiểm tra

Ban hành VB

Triển khai CV; Lập hồ sơ công việc

Chuyển bản mềm qua mạng

Nhận CV đã ký, chuyển giao VB

Tiếp nhận, phân tích


647

5.2.2. Mô tả





hoàn thành

5.2.2.1 Tiếp nhận yêu cầu soạn thảo văn bản

Tiếp nhận yêu cầu soạn thảo văn bản kèm theo các hồ sơ liên quan từ lãnh đạo đơn vị hoặc từ thực tế công việc.

Chuyên viên đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản và đơn vị phối hợp (nếu có)

Các văn bản, tài liệu có liên quan phục vụ yêu cầu soạn thảo

Theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị

5.2.2.2 Nghiên cứu và soạn thảo văn bản

Tiến hành nghiên cứu và soạn thảo văn bản


Văn bản dự thảo Theo Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLB-BNV.VPCP;QĐ số 686/ĐHQGHN ngày 25/2/2010 Chính xác theo nội dung đề nghị giải quyết công việc trong văn bản đến. Thể hiện đúng ý kiến chỉ đạo. Thể hiện tính hợp pháp, thống nhất của văn bản trong hệ thống văn bản hiện hành. Đúng thời hạn cần trả lời theo yêu cầu (bao gồm cả thời gian in ấn, trình bày văn bản). Lấy ý kiến của các đơn vị liên quan (nếu có).

5.2.2.3 Trình, ký văn bản

Trình văn bản tới lãnh đạo đơn vị.

Chuyên viên

Kèm theo hồ sơ liên quan.

Phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Ký văn bản hoặc ký nháy vào phần cuối nội dung văn bản, sau dấu chấm hết "./.".trước khi trình lãnh đạo ĐHQGHN ký chính thức


Văn bản đã được ký hoặc đã được ký nháy

Theo Quyết định 686 /QĐ-ĐHQGHN ngày 25/5/2010. Không ký bằng bút chì, bút mực đỏ hoặc bút dễ phai mực. Yêu cầu soạn lại văn bản trong trường hợp văn bản không đạt yêu cầu


648





hoàn thành

Văn bản đã được ký nháy của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên chuyển văn bản tới Văn phòng để văn thư, Bộ phận Pháp chế và Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra hình thức, nội dung, thể thức của văn bản.

Chuyên viên

Văn bản đã có chữ ký tắt của lãnh đạo đơn vị.

Chữ ký nháy cần nhỏ, gọn.

Kiểm tra văn bản về mặt hình thức, thể thức, nội dung, tính pháp lý. Trao đổi lại với các đơn vị liên quan để thống nhất ý kiến hoặc sửa lại. Ký nháy vào văn bản chính thức, bên phải sát với chức danh người ký văn bản, chuyển tới Phòng Thư ký để trình Ban Giám đốc ký

Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính tổng hợp, cán bộ pháp chế (đối với các văn bản quan trọng)

Văn bản hoàn chỉnh về thể thức, hình thức và nội dung. Văn bản có chữ ký tắt của lãnh đạo đơn vị và lãnh đạo Văn phòng, cán bộ pháp lý.

Yêu cầu viết lại văn bản trong trường hợp văn bản không đạt yêu cầu

Ký văn bản Ban Giám đốc

Văn bản đã có chữ ký của Ban Giám đốc.

Không ký bằng bút chì, bút dạ, bút mực đỏ, hoặc bút dễ phai mực.

5.2.2.4 Kiểm tra lần cuối và ban hành văn bản Kiểm tra văn bản lần cuối. Văn thư 3 - Văn bản hoàn chỉnh

về thể thức, nội dung, hình thức có chữ ký của lãnh đạo đơn vị . - Văn bản hoàn chỉnh về thể thức, nội dung, hình thức có đầy đủ chữ ký nháy của lãnh đạo đơn vị và Lãnh đạo Văn phòng và chữ ký của Ban Giám đốc.

Ngay trong ngày

Chuyển văn bản tới bộ phận văn thư để vào sổ, lấy số. Đưa văn bản lên “Hệ thống hỗ trợ điều hành tác nghiệp”.

Chuyên viên đơn vị soạn thảo văn bản và văn thư 1, văn thư 3

Văn bản đưa tới văn thư 3 đã có chữ ký nháy của lãnh đạo đơn vị hoặc Ban Giám đốc. - Văn bản đã được đưa lên “Hệ thống hỗ trợ điều hành tác nghiệp”

Các chuyên viên soạn thảo văn bản gửi bản mềm CV qua hệ thống mạng về Văn phòng ngay sau khi CV đã được ký chính thức


649





hoàn thành

Lấy số, vào sổ, chuyển sang bộ phận photo để photo văn bản theo yêu cầu của đơn vị soạn thảo văn bản.

Văn thư 3, bộ phận photo

Văn bản đã được lấy số, được photo đúng, đủ số lượng theo địa chỉ nơi nhận của văn bản.

Trong vòng 8h làm việc kể từ khi văn thư vào sổ. Hoàn thành ngay trong các trường hợp khẩn cấp.

Ký sổ đề nghị photo tại Phòng Tư liệu Nhận Văn bản đã phô tô, Đóng dấu, chuyển sang bộ phận chuyển giao văn bản.

Chuyên viên đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản Văn thư 1

Sổ đề nghị photo có chữ ký của chuyên viên soạn thảo văn bản Văn bản được ban hành

Ngay sau khi văn thư cấp số văn bản. Theo mẫu sổ: theo dõi tài liệu phô tô BM.VP.01.04

Vào sổ, ký nhận văn bản, ban hành văn bản, trả lại đơn vị số lượng văn bản lưu khi có yêu cầu.

Văn thư 1, Văn thư đơn vị

Văn bản được ban hành

Ngay sau khi phát hành văn bản

Vào sổ theo dõi tình hình xử lý vụ việc để lập hồ sơ công việc trong đơn vị theo biểu mẫu . Lập hồ sơ và lưu hồ sơ công việc trong đơn vị

Chuyên viên được phân công, lãnh đạo đơn vị

Hồ sơ công việc (được lưu trữ trong vòng 1 năm tại đơn vị đối với VB thường hoặc lâu hơn nếu cần thiết)

Biểu mẫu BM.VP.01.03


650

5.3. Quy trình giải quyết văn bản đi do Lãnh đạo Văn phòng, Ban chức năng ký

5.3.1. Lưu đồ

Người thực hiện Quá trình thực hiện Mô tả, biểu mẫu


5.3.1.2 Văn bản, hồ sơ công việc


5.3.1.3 Dự thảo văn bản đi; tài liệu đính kèm.

Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo đơn vị, chuyên viên được phân công

5.3.1.4. Ký đúng thẩm quyền Không ký bằng bút chì, bút mực đỏ hoặc bút dễ phai mực. Yêu cầu soạn lại văn bản nếu văn bản không đạt yêu cầu 5.3.1.5. Gửi bản mềm qua hệ thống hỗ trợ điều hành tác nghiệp đến địa chỉ Văn phòng

Trưởng phòng HCTH 5.3.1.6. Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản, ký nháy vào bên phải sát với chức danh thủ trưởng đơn vị.

Văn thư 3

5.3.1.7. Kiểm tra thể thức, đối chiếu bản mềm và văn bản chính thức của lãnh đạo đơn vị; vào sổ, lấy số, ngày tháng ban hành; đăng nhập VB lên mạng

Phòng Phô tô tài liệu

5.3.1.8. Phòng Phô tô tài liệu phô tô đúng đủ số lượng theo nội dung nơi nhận của VB Phô tô thêm theo yêu cầu lưu hồ sơ công việc của các ban

Văn thư 3

5.3.1.9. Nhận lại Văn bản đã được phô tô, đóng dấu và chuyển toàn bộ VB cho văn thư 1

Văn thư 1

5.3.2.1. Vào sổ, ký nhận văn bản đến các đơn vị trong ĐHQGHN

Bưu điện

5.2.3.1. Vào sổ theo dõi, ký nhận văn bản đến các đơn vị ngoài ĐHQGHN

Đơn vị nhận

5.2.3.2 Ký nhận văn bản vào sổ, tổ chức thực hiện

Tiếp nhận yêu cầu

Nghiên cứu và soạn thảo văn bản

Ký VB

Đóng dấu

Ký nhận VB

Chuyển bản mềm qua mạng

Phô tô copy VB

Phát văn bản đến các đơn vị

Kiểm tra thể thức VB, nhận VB

Chuyển VB tới các đơn vị ngoài ĐHQGHN

Kiểm tra thể thức, nội dung VB, ký nháy VB


651

5.3.2. Mô tả





hoàn thành

5.3.2.1 Tiếp nhận yêu cầu soạn thảo văn bản

Tiếp nhận yêu cầu soạn thảo văn bản kèm theo các hồ sơ liên quan từ lãnh đạo đơn vị hoặc từ thực tế công việc.


Các văn bản, tài liệu có liên quan phục vụ yêu cầu soạn thảo

Theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị

5.3.2.2 Nghiên cứu và soạn thảo văn bản

Tiến hành nghiên cứu và soạn thảo văn bản


Văn bản dự thảo Theo Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLB BNV.VPCP; QĐ số 686/ĐHQGHN ngày 25/2/2010 Chính xác theo nội dung đề nghị giải quyết công việc trong văn bản đến. Thể hiện đúng ý kiến chỉ đạo. Thể hiện tính hợp pháp, thống nhất của văn bản trong hệ thống văn bản hiện hành. Đúng thời hạn cần trả lời theo yêu cầu (bao gồm cả thời gian in ấn, trình bày văn bản). Lấy ý kiến của các đơn vị liên quan (nếu có).

5.3.2.3. Ký văn bản

Trình văn bản tới lãnh đạo đơn vị.

Chuyên viên

Kèm theo hồ sơ liên quan.

Phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Ký văn bản


Văn bản đã được ký Theo đúng thẩm quyền được giao. Không ký bằng bút chì, bút mực đỏ hoặc bút dễ phai mực. Yêu cầu soạn lại văn bản trong trường hợp văn bản không đạt yêu cầu.


652





hoàn thành

Văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên chuyển văn bản tới Văn phòng để kiểm tra hình thức, nội dung, thể thức của văn bản.

Chuyên viên

Văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo đơn vị

Kiểm tra văn bản về mặt hình thức, thể thức, nội dung. Trao đổi lại với các đơn vị liên quan để thống nhất ý kiến hoặc sửa lại. Ký nháy vào văn bản chính thức, bên phải sát với chức danh người ký văn bản.

Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp

Văn bản hoàn chỉnh về thể thức, hình thức và nội dung. Văn bản có chữ ký tắt của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp và chữ ký chính thức của lãnh đạo đơn vị

Yêu cầu soạn lại văn bản nếu văn bản chưa đạt yêu cầu Chữ ký nháy cần nhỏ, gọn.

5.3.2.4 Kiểm tra lần cuối và ban hành văn bản

Kiểm tra văn bản lần cuối. Văn thư 3 - Văn bản hoàn chỉnh về thể thức, nội dung, hình thức có chữ ký của lãnh đạo đơn vị. - Văn bản hoàn chỉnh về thể thức, nội dung, hình thức có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo đơn vị và chữ ký nháy của Trưởng phòng HCTH.

Ngay trong ngày

Văn bản được chuyển tới bộ phận văn thư để vào sổ, lấy số. Đưa văn bản lên “Hệ thống hỗ trợ điều hành tác nghiệp”.

Văn thư 3 Văn bản đã có chữ ký nháy của lãnh đạo đơn vị và chữ ký nháy của Trưởng phòng HCTH. - Văn bản đã được đưa lên “Hệ thống hỗ trợ điều hành tác nghiệp”

Kiểm tra văn bản đã được gửi bản mềm CV qua hệ thống mạng về Văn phòng ngay sau khi CV đã được ký chính thức

Lấy số, vào sổ, chuyển sang bộ phận photo để photo văn bản theo yêu cầu của đơn vị soạn thảo văn bản.

Văn thư 3, bộ phận photo

Văn bản đã được lấy số, được photo đúng, đủ số lượng theo địa chỉ nơi nhận của văn bản.

Trong vòng 8h làm việc kể từ khi văn thư 3 vào sổ. Hoàn thành ngay trong các trường hợp khẩn cấp.

Nhận văn bản đã photo, Đóng dấu, chuyển sang bộ phận chuyển giao văn bản.

Văn thư 3 Văn bản gốc và văn bản phô tô chính thức được ban hành

Ngay sau khi văn thư 3 cấp số văn bản.


653





hoàn thành

Vào sổ, ký nhận văn bản, ban hành văn bản, trả lại đơn vị số lượng văn bản lưu khi có yêu cầu.

Văn thư 1, văn thư đơn vị

Văn bản được ban hành Phát hành văn bản ngay trong ngày

Vào sổ, ký nhận, gửi văn bản ra ngoài ĐHQGHN

Văn thư 2, bưu điện

Gửi đến đúng địa chỉ nơi nhận, có ký nhận vào sổ giao nhận

Phát hành ngay trong ngày

5. HỒ SƠ

STT Tên hồ sơ Mã hiệu Thời gian lưu Nơi lưu

1 Sổ công văn đến Lâu dài Văn phòng

2 Sổ công văn đi

Theo Mẫu quy định của Nhà nước. Lâu dài Văn phòng

3 Sổ giao nhận văn bản BM.VP.01.02 Lâu dài Văn phòng

4 Sổ theo dõi tình hình xử lý vụ việc BM.VP.01.03 Lâu dài Tất cả cán bộ

5 Sổ theo dõi tài liệu phô tô BM VP.01.04 2 năm Văn phòng

7. PHỤ LỤC

- Sổ đăng ký văn bản đến (theo mẫu quy định của Nhà nước)

- Sổ đăng ký văn bản đi (theo mẫu quy định của Nhà nước)

- BM.VP.01.01: Sổ giao nhận công văn

- BM.VP.01.02: Sổ theo dõi tình hình xử lý vụ việc

- BM.VP.01.03: Tờ trình

- BM.VP.01.04: Sổ theo dõi tài liệu phô tô.


654

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

(theo Mẫu quy định của Nhà nước)

Ngày đến

Số đến

Đơn vị ban hành văn

bản

Số, ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản đến

Trích yếu nội dung văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận Ghi chú


655

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

(theo Mẫu quy định của Nhà nước)

Số ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký Nơi nhận văn

bản Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản Ghi chú


656

(BM.VP.01.01)

SỔ GIAO NHẬN CÔNG VĂN

STT Số và Ký hiệu Trích yếu nội dung

Đơn vị nhận hoặc người nhận

Số lượng bì CV, văn bản

Ngày nhận Ký nhận Ghi chú


657

(BM.VP.01.02)

SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH THỰC HIỆN XỬ LÝ VỤ VIỆC

Đơn vị:………………………….

STT

Trích yếu nội dung vụ việc (nếu có văn bản đến thì ghi rõ số

mã hiệu)

Ngày nhận

Đơn vị/ cán bộ

thực hiện/ phối hợp

Thời hạn thực hiện

Tình hình thực hiện xử lý vụ việc (liệt kê văn bản, công việc, thời gian đã

thực hiện) Ghi chú


658

(BM.VP.01.03)


BAN………………..




TỜ TRÌNH


Vấn đề trình: ......................................................................................................................

Tóm tắt vấn đề trình:

Tài liệu đính kèm:

Kiến nghị của chuyên viên theo dõi giải quyết:

Ý kiến lãnh đạo đơn vị:

Kính trình lãnh đạo ĐHQGHN quyết định

TRƯỞNG BAN…………..

(Ký tên, họ và tên)

Ý kiến của lãnh đạo ĐHQGHN


659

(BM.VP.01.04)

SỔ THEO DÕI TÀI LIỆU PHÔ TÔ

STT Số và

ký hiệu Tên loại và trích yếu nội

dung văn bản

Đơn vị ban hành

VB

Số lượng bản

Phô tô Ngày nhận Ngày trả Ký nhận Ghi chú

Giấy mời Quyết định Biên bản Sao y bản chính


660


QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU

QT.HT.01


Họ và tên Phạm Hùng Hiệp TS. Trịnh Ngọc Thạch PGS. Phạm Trọng Quát

Ký


661


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □


Trang Hạng mục



662

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất quá trình biên soạn/ soạn thảo, phê duyệt, ban hành, quản lý và cập nhật các văn bản thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Đại học Quốc gia Hà Nội.

2. PHẠM VI

Quy trình áp dụng để kiểm soát tất cả các tài liệu hệ thống chất lượng do Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành và tài liệu bên ngoài mà Đại học Quốc gia Hà Nội phải áp dụng.

- Tài liệu do Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành (tài liệu nội bộ): chính sách, mục tiêu chất lượng, Sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn, kế hoạch chất lượng, biểu mẫu, quy định nội bộ, các văn bản khác nhằm định hướng và kiểm soát các hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội

- Tài liệu bên ngoài: Văn bản pháp quy của cơ quan có thẩm quyền; tiêu chuẩn và tài liệu tham khảo, tài liệu nước ngoài phục vụ cho công tác chuyên môn....


- Tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

- Tiêu chuẩn ISO/TR 10013:2001.



- Các tài liệu được kiểm soát: là các tài liệu có chữ ký của Lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội được đóng dấu và đang có hiệu lực

- Sử dụng các từ viết tắt trong Sổ tay chất lượng

- GĐ: Giám đốc

- QMR: Đại diện lãnh đạo về chất lượng

- VP: Văn phòng

- QHQT: Ban Quan hệ Quốc tế

- TCCB: Tổ chức Cán bộ

- XD: Xây dựng

- ĐT: Đào tạo

- TT: Thanh tra

- CT&CTHSSV: Chính trị và Công tác Học sinh Sinh viên

- KHCN: Khoa học Công nghệ

- KHTC: Kế hoạch Tài chính


663


5.1. Lưu đồ


- CBVC, học sinh, sinh viên trong ĐHQGHN

5.2.4.1 BM.HT.01.01

- Lãnh đạo ĐHQGHN - Lãnh đạo đơn vị đề nghị

5.2.4.2 BM.HT.01.01

- Lãnh đạo đơn vị - Cán bộ được phân công viết

5.2.4.3 BM.HT.01.02

Lãnh đạo đơn vị hoặc CVP, Ban Thanh tra

5.2.4.4 BM.HT.01.02

Lãnh đạo ĐHQGHN

5.2.4.5

Văn thư

5.2.4.6

Văn thư đơn vị, ĐHQGHN

5.2.4.7

5.2. Mô tả

5.2.1 Hình thức của Tài liệu nội bộ

Hình thức của Sổ tay chất lượng, quy trình, biểu mẫu và các hướng dẫn cần được trình bày theo hình thức của quy trình này.

Phông chữ: Times New Roman phông chữ 12, 13 hoặc 14

Dãn dòng: từ 1 – 1,5 dòng

- Header và Footer: Từ trang hai trở đi

Đề nghị xây dựng văn bản

Phê duyệt

Xây dựng và góp ý

Kiểm tra và xem xét

Phê duyệt

Phân phối



664

+ Phần Header:

Ngày ban hành: Lần sửa đổi:

(Font chữ 12, in nghiêng,

Ngày ban hành canh lề trái, Lần sửa đổi canh lề phải)

+ Phần Footer: số trang in nghiêng, font chữ 12 ở giữa

Mã tài liệu Trang/tổng số trang

(Font chữ 12, in nghiêng,

Mã tài liệu canh lề trái, Trang/tổng số trang canh lề phải)

- Trang 2: Ghi thông tin về văn bản, nơi nhận và theo dõi tình trạng văn bản

+ Thông tin về quy trình:

+ Nơi nhận và theo dõi tình trạng văn bản: như tại trang 2 của quy trình này

Lưu đồ:

+ Thứ tự các bước công việc trong quy trình.

+ Trách nhiệm thực hiện trong mỗi bước.

+ Các biểu mẫu thực hiện trong từng bước công việc.

+ Ký hiệu trong lưu đồ: Sử dụng các ký hiệu dưới đây. Trường hợp có nhu cầu sử dụng các ký hiệu khác, tác giả phải giải thích ký hiệu trong lưu đồ của mình.

TT Biểu tượng Ý nghĩa

Bắt đầu hoặc kết thúc quá trình

Các bước công việc cụ thể

Ra quyết định

Mũi tên chỉ bước tiếp theo của quy trình

Nối với nhánh khác (nhánh A)

Mô tả: mô tả theo thứ tự thời gian công việc, tương ứng với lưu đồ, có thể chọn một trong 2 cách diễn giải hoặc kẻ bảng trong đó đối với mỗi bước nêu rõ số thứ tự các bước, nội dung công việc, người/đơn vị chịu trách nhiệm thi hành, sản phẩm đầu ra của bước đó, các quy định, tiêu chuẩn về chất lượng, thời gian...và các biểu mẫu, hướng dẫn liên quan.

A


665

5.2.2 Quy định về hệ thống ký mã hiệu

- Các tài liệu nội bộ được quy định mã số để thuận tiện cho việc sử dụng và kiểm soát.

TT Ký hiệu Loại văn bản

1 QC Quy chế

2 QT Quy trình

3 QĐ Quy định

4 HD Hướng dẫn

5 STCL Sổ tay chất lượng

6 BM Biểu mẫu

- Mã số của các tài liệu cụ thể được quy định như sau:

a) Sổ tay chất lượng: STCL

b) Quy trình có mã hiệu: QT.xx.yy (xx - Mã đơn vị; với các quy trình hệ thống sẽ có mã hiệu: QT.HT.yy; với Văn phòng có mã hiệu QT.VP.yy; với Ban có mã: QT.QHQT.yy, yy - Số thứ tự của quy trình, từ 01-->99 được đánh theo đơn vị xây dựng văn bản).

c) Biểu mẫu có mã hiệu: BM.xx.yy.zz (BM- Biểu mẫu; xx- Mã đơn vị, yy - số thứ tự quy trình; zz số thứ tự của biểu mẫu, từ 01--> 99)

(Riêng đối với các Biểu mẫu đã được, bộ, ban ngành ban hành có thể sử dụng mã hiệu do bộ, ban ngành quy định)

e) Hướng dẫn có mã hiệu: HD.xx.yy.zz, (HD - Hướng dẫn; xx- Mã đơn vị, yy - số thứ tự quy trình zz - Số thứ tự của hướng dẫn trong quy trình từ 01--> 99).

5.2.3 Qui định về trình bày nội dung tài liệu

5.2.3.1 Nội dung Sổ tay chất lượng được trình bày theo hướng dẫn của ISO/TR 10013:2001 và các quy định của Điều 4.2.2 – Tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

5.2.3.2 Quy trình và hướng dẫn được trình bày thống nhất gồm các nội dung theo trình tự sau:

1. MỤC ĐÍCH



4. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA

5. NỘI DUNG

6. HỒ SƠ

7. PHỤ LỤC

5.2.3.3 Một số hướng dẫn đặc biệt có thể được trình bày luôn nội dung cụ thể chứ không nhất thiết cần có đủ các mục như 5.3.2. Các tài liệu khác được trình bày theo yêu cầu cụ thể của từng tài liệu.


666

5.2.4 Xây dựng tài liệu





5.2.4.1 Đề nghị xây dựng văn bản

Lập phiếu yêu cầu đề nghị lãnh đạo đơn vị xem xét

Toàn thể CBVC hoặc học sinh, sinh viên hoặc những người có liên quan

Phiếu yêu cầu BM.HT.01.01 Khi thấy có nhu cầu cần thiết

Nếu thấy yêu cầu là phù hợp, phê duyệt để trình Ban Giám đốc ĐHQGHN


Phiếu yêu cầu có ý kiến của lãnh đạo đơn vị

BM.HT.01.01 Trong vòng 02 ngày làm việc

Nếu thấy không cần thiết, giải thích để người đề nghị hiểu rõ


Trong vòng 02 ngày làm việc


Xem xét nhu cầu và tình hình thực tế

Ban Giám đốc

Phê duyệt trực tiếp vào đơn đề nghị trong đó phân công rõ đơn vị nào sẽ soạn thảo quy trình

Ban Giám đốc Đơn đề nghị có phê duyệt của Ban Giám đốc

BM.HT.01.01 Trong vòng 02 ngày làm việc

Điền mã tài liệu và thông báo với đơn vị được phân công viết

Thư ký ISO Trong vòng 02 ngày làm việc

Trong trường hợp không phê duyệt, giải thích với lãnh đạo đơn vị

Ban Giám đốc

5.2.4.3 Xây dựng và góp ý

Phân công cán bộ tiến hành xây dựng tài liệu



Xây dựng và chỉnh sửa tài liệu, ra bản dự thảo lần 1

Cán bộ được phân công, lãnh đạo đơn vị

Bản dự thảo lần 1 Trong vòng 15 ngày làm việc

Đưa các đơn vị liên quan để góp ý (trong đó có Thư ký ISO)


5.2.4.4 Kiểm tra

Trả lại bản góp ý cho đơn vị soạn thảo văn bản

Thư ký ISO, các đơn vị góp ý

Bản góp ý trực tiếp trên dự thảo lần 1



667





Tổng hợp các góp ý và trình Ban Giám đốc


Bản dự thảo lần 2 Trong vòng 02 ngày làm việc


Phê duyệt Ban Giám đốc Trực tiếp vào BM.HT.01.01


Nếu cần sửa đổi, bổ sung, quay lại thực hiện theo 5.2.4.4

Ban Giám đốc, đơn vị soạn thảo

5.2.4.6 Ban hành và phân phối tài liệu

Thực hiện các thủ tục hành chính để ban hành và phân phối tài liệu

Đơn vị soạn thảo, Văn phòng

Theo QT.VP.01

5.2.4.7 Cập nhật danh mục

Cập nhật danh mục Các đơn vị liên quan, Thư ký ISO

Danh mục được cập nhật

BM.HT.01.02 Trong vòng 02 ngày làm việc sau khi văn bản được ban hành

5.2.5 Kiểm soát tài liệu

- Thẩm quyền phê duyệt tài liệu: Lãnh đạo ĐHQGHN.

- Tài liệu phải được xem xét phê duyệt và phân phối lại khi có cập nhật mới theo các bước 5.2.4.5 --> 5.2.4.7; Tài liệu sửa đổi phải được cập nhật trong Bảng theo dõi sửa đổi. Phần sửa đổi sẽ được gạch II bên lề trái trong văn bản.

- Khi số lượng sửa đổi nhiều ( >1/3 – tính tổng các lần sửa đổi) có thể xây dựng lại tài liệu.

- Các đơn vị lập danh mục tài liệu theo mảng công việc được phân công theo BM.HT.01.02 và cập nhật đầy đủ kịp thời.

- Các tài liệu được áp dụng trong ĐHQGHN được đóng dấu của ĐHQGHN, hoặc chữ ký chính của người có thẩm quyền phê duyệt.

- Các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được đóng dấu công văn đến và phân phối theo QT.VP.01

- Tài liệu có thể được lưu trữ dưới dạng bản mềm (dưới định dạng file không sửa được (file *.pdf hoặc *.jpg) tại website của ĐHQGHN và tại trang web quản lý hồ sơ công việc của ĐHQGHN (riêng các Biểu mẫu có thể được lưu trữ dưới dạng file sửa được đuôi *.doc).


668

Văn phòng và Trung tâm Truyền thông và Quan hệ Công chúng có trách nhiệm phối hợp với Ban chỉ đạo ISO quản lý thư mục tài liệu này, đồng thời cập nhật vào file danh mục tài liệu trong thư mục.

- Các tài liệu lỗi thời sẽ được gạch chéo.

5.2.6 Kiểm soát hồ sơ

- Các hồ sơ được lưu giữ theo quy định mục 6 của các Quy trình ISO, và các yêu cầu công việc cụ thể.

- Tất cả bản gốc hồ sơ được định kỳ chuyển về phòng lưu trữ thuộc Văn phòng ĐHQGHN 1 năm/lần.

- Lãnh đạo các đơn vị chịu trách nhiệm phân công cán bộ sắp xếp và bảo quản hồ sơ để thuận tiện cho quá trình sử dụng, lưu trữ.

- Thời gian lưu hồ sơ theo quy định của Nhà nước (áp dụng với các hồ sơ Nhà nước qui định lưu trữ) hoặc theo quy định trong mục 6 của Quy trình này. Các hồ sơ khác được lưu trữ ít nhất là 3 năm.

- Hồ sơ chỉ được xem xét hủy bỏ khi đã hết hạn quy định lưu trữ. Khi hủy bỏ hồ sơ phải lập biên bản và được Ban Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt.

6. HỒ SƠ


1 Phiếu yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu BM.HT.01.01 10 năm Ban chỉ đạo ISO

2 Danh mục tài liệu hiện hành BM.HT.01.02 10 năm Ban chỉ đạo ISO

7. PHỤ LỤC

- BM.HT.01.01 Phiếu yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu

- BM.HT.01.02 Danh mục tài liệu


669

(BM.HT.01.01)

PHIẾU YÊU CẦU VIẾT, SỬA ĐỔI TÀI LIỆU CỦA HTQLCL

Phần 1: Đề nghị sửa đổi/ban hành tài liệu

- Tên tài liệu: Mã tài liệu:

- Sửa đổi/ ban hành mới: Ban hành mới Sửa đổi

- Tóm tắt đề nghị:

- Dự thảo tài liệu kèm/ nội dung sửa đổi kèm theo: Có Không

- Những bộ phận liên quan đến việc sửa đổi/ ban hành:

Người yêu cầu: Ký: Ngày: / /

Phần 2: Phê duyệt đề nghị

BCĐ ISO xem xét/ thẩm xét đề nghị: Đồng ý Không đồng ý

Lý do không đồng ý:

Ký: Ngày: / /

BCĐ ISO phê duyệt:

Ký: Ngày: / /

Phần 3: (Do QMR hoặc Thư ký ISO điền)

Mã hiệu tài liệu mới:

Phần 4: Phê duyệt ban hành

Phê duyệt: Đồng ý Không đồng ý

Lý do không đồng ý:

BCĐ ISO phê duyệt :

Ký: Ngày: / /


670

(BM.HT.01.02)

Danh mục tài liệu

Đơn vị …………. Ngày lập……….........

Stt Tên tài liệu Ký, mã hiệu

Ngày ban hành

Lần ban hành

Ghi chú


671


QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ

QT.HT.02


Họ và tên Phạm Hùng Hiệp TS Trịnh Ngọc Thạch PGS Phạm Trọng Quát

Ký


672


□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □

□ □ □





673

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định trách nhiệm trong việc lập, lưu trữ, bảo quản hồ sơ.


- Phạm vi áp dụng: quản lý các loại hồ sơ lưu tại các đơn vị thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Đối tượng áp dụng: các cán bộ công chức tại Cơ quan.

3. CĂN CỨ PHÁP LÝ

- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.

- Quy định về Công tác văn thư, lưu trữ ở ĐHQGHN ban hành kèm theo Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25/02/2010 của Giám đốc ĐHQGHN.


- Hồ sơ: là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một nội dung, sự việc, vấn đề, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, vấn đề đó. Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những điểm giống nhau như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả, cùng thời gian ban hành, cùng một khu vực, lãnh thổ.

- Lập hồ sơ: là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học.

- Biên mục hồ sơ: là công việc bao gồm viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.


674

5. NỘI DUNG

5.1. Lưu đồ

Người thực hiện Quá trình thực hiện Mô tả/ biểu mẫu

Cán bộ liên quan 5.2.1

Cán bộ liên quan 5.2.2 BM.HT.02.01

Cán bộ lưu trữ 5.2.3 BM.VP.01.01

5.2. Mô tả




hoàn thành

5.2.1 Thu thập, sắp xếp văn bản hồ sơ

Lập hồ sơ công việc phải tiến hành thu thập đủ công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc.

Tất cả cán bộ viên chức

Hồ sơ công việc

Các văn bản trong hồ sơ cần được sắp xếp theo một trình tự thời gian.

5.2.2 Biên mục hồ sơ

Biên mục hồ sơ theo biểu mẫu (BM.HT.02.01) bao gồm: ghi số thứ tự, số/ ký hiệu, ngày tháng, tác giả văn bản (tên cơ quan ban hành văn bản), trích yếu nội dung văn bản, số tờ và viết tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ.


Hồ sơ công việc hoàn chỉnh

BM.HT.02.01

5.2.3 Tổ chức khoa học, bảo quản tài liệu lưu giữ, cho mượn hồ sơ

Chỉnh lý tài liệu là sắp xếp, hệ thống hoá tài liệu theo một phương pháp khoa học, chỉnh lý tài liệu gắn liền với yêu cầu xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu, bổ sung lưu trữ và làm các công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu để việc tra tìm được nhanh chóng, chính xác.


Hồ sơ công việc được bảo quản, bổ sung thường xuyên, khoa học.

Thu thập, sắp xếp hồ sơ

Biên mục hồ sơ

Tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu lưu trữ


675




hoàn thành

Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.


Trong trường hợp cho mượn hồ sơ: Đối với hồ sơ quan trọng thì đơn vị hoặc người quản lý sẽ lập sổ giao nhận văn bản theo Biểu mẫu của quy trình quản lý công văn đi đến nếu thấy cần thiết (BM.VP.01.01).


Sổ giao nhận hồ sơ có chữ ký của các bên liên quan.

BM.VP.01.01

6. HỒ SƠ


1 Danh mục hồ sơ BM.HT.02.01 Theo hồ sơ Các đơn vị

2 Sổ giao nhận văn bản BM.VP.01.01 Lưu lâu dài Các đơn vị

7. PHỤ LỤC

- Danh mục hồ sơ: BM.HT.02.01


676

(BM.VP.01.01)

SỔ GIAO NHẬN VĂN BẢN

TT Số và

Ký hiệu Trích yếu nội dung

Nơi nhận Số lượng bản Ngày nhận Ký nhận Ghi chú


677

(BM.VP.02.01)

MỤC LỤC HỒ SƠ

Tên vụ việc:......................................................................

Danh sách tài liệu

TT Số ký hiệu

Ngày tháng năm

Cơ quan ban hành Trích yếu văn bản Số tờ Ghi chú

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15


678

phần ii mỘt sỐ thỦ tỤc hÀnh chÍnh – quy trÌnh...

Documents