phẦn i : khẢo sÁt thỰc tẾ vÀ thu th p thÔng tin · 2014-10-10 · phẦn i : khẢo sÁt...
TRANSCRIPT
PHẦN I : KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU
THẬP THÔNG TIN
1.KHẢO SÁT THỰC TẾ
- MEMORY acoustic ,
L thông tin v nh p xu t hàng hoá, v thu chi cần nhi u
lo i gi y t nên cồng k t hi u qu
+ C p nh t các thông tin hằng ngày t n nhi u th i gian và khó
c th c hi n báo cáo th ng kê, nh t là khi có s vi c
t xu t.
- t ra là xây d ng m t h th ng thông tin
m i hoàn thi c các yêu cầ n sau:
+ Gi m kh ng ghi chép nhằ thông tin.
+ C p nh t d li u nhanh chóng, chính xác và k p th i.
+ Th c s ng hàng hoá nh p xu t,thu chi và tình hình
doanh thu c a cửa hàng.
+ T ần thi u yêu cầu nh p hàng, hoá
p hàng, phi u thu, phi u chi.
+ Có kh m b o truy v n nhanh khi cần
thi t .
2.BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN VÀ
CÁC BẢNG PHỎNG VẤN CỤ THỂ TỪNG CHỦ ĐỀ.
• Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:
Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống H th ng: Qu n lý Quán café
N i l p : Nhóm 3 Ngày l p:05/03/2013 STT
ầ N ầ N
1 Qu n lý
nhân viên. tổ ch c phân
công , công vi c
cho nhân viên.
18/09/2014 18/09/2014
2 Qu n lý quy
trình xu t
nh p hàng
N m b c quá
trình nh p s li u
và xu
19/09/2014 19/09/2014
3 Qu n lý thu
chi sổ sách.
Hi u rõ v quá
trình nh p xu t d
li
hang,tổng k t thu
chi.
20/09/2014 20/09/2014
4 Qu n lý quy N m v c 21/09/2014 21/09/2014
trình xử lý s
c trong quá
trình bán
hàng.
cách gi i quy t s
c x y ra trong
quá trình bán
hàng. • Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1:
Kế hoạch phỏng vấn:
Kế hoạch phỏng vấn.
N c hỏi: M M . N i phỏng v n: L N
a chỉ.
Th i gian hẹn: 21/09/2014
Th m b ầu: 7h sáng
Th m k 45’
i
ng.
L u rõ quá trình
phân công tổ ch c nhân viên.
ỏ
Trình
+ Gi i thi u.
+ Tổng quan v d án.
+ Tổng quan v phỏng v n:
ch c p.
+ Ch 1:Câu hỏi và tr l i.
+ Ch 2:Câu hỏi và tr l i.
+ Tổng h p các n i dung
chính.
+ Ý ki n c c hỏi.
+ K t thúc.
Ước lượng thời gian:
2 phút.
3 phút.
2 phút.
10 phút.
20 phút.
2 phút.
2 phút.
1 phút.
(D ki n tổng c ng: 40 phút)
Phiếu phỏng vấn:
Phiếu phỏng vấn
D án: Qu n lý quán café Ti u d án: qu n lý nhân viên
N c hỏi: M M N i phỏng v
Câu hỏi:
+ Câu hỏ 1 u tổ ch c
nhân viên c
nào,có theo khuôn mẫu chung
hay không?
Trả lời:
+ Có.chúng tôi tổ ch c qu n lý nhân viên
theo m u gầ t phổ bi n
hi n nay.tổ ch c chia làm 4 b ph n b c
th bao gồm b ph n k toán hay còn gọi
là thu ngân, b ph n ph c v ,b ph n pha
ch ( ồng th i là b ph n qu n lí hàng
hóa),b ph n b o v .làm vi c theo ca.
Câu hỏ 2 A n
học v n và chuyên môn
c a t ng b phân nhân viên c a
mình không ?
t cần thi t nó giúp tôi qu n
lý m t cách có hi u qu
ph n riêng bi t s nh m t trình
nh nh ví d ph n k toán
( ) c tuy n d ng ph i có
bằng ho c ch ng chỉ v ngành k toán
và có kinh ngi m làm vi 1
ph ũ nh riêng .
Câu hỏi 3: V y trong quá trình
làm vi c n u nhân viên có công
vi ỉ t xu t ,anh
s xử i
tr
ũ
viên làm vi c theo ca .n u xét th y nhân
ần nghỉ
chúng tôi s a mình
ĩ liên h v i ca làm vi c
không? ù n bổ
Câu hỏi 4: Ch ti
ti ởng c a quán và ch
nào?
i v ph n s có m t m c
ti ởng và
ch m t phần ph thu c vào doanh thu
c a quán và v làm vi c c
ũ
chúng tôi s
ởng khác nhau.
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2:
Kế hoạch phỏng vấn:
Kế hoạch phỏng vấn.
N c hỏi: M M N i phỏng v n: Trần Minh Mẫn
a
chỉ .
21 24 11
6 tphcm.
Th i gian hẹn: 25/09/2014
Th m b ầu: 9h sáng
Th m k t thúc: 10h sang
i
ng.
L i hi u rõ v qu n lí
hàng hóa
ổ sách, nh p
hàng
ỏ i phỏng v n
L p
thông tin PTTKHT
CNTT
Kinh nghi 2 e ọc
t ng
Trình
+ Gi i thi u.
+ Tổng quan v d án.
+ Tổng quan v phỏng v n:
ch c p.
+ Ch 1:Câu hỏi và tr l i.
+ Ch 2:Câu hỏi và tr l i.
+ Tổng h p các n i dung
chính.
+ Ý ki n c c hỏi.
+ K t thúc.
Ước lượng thời gian:
2 phút.
3 phút.
2 phút.
15 phút.
20 phút.
2 phút.
2 phút.
1 phút.
(D ki n tổng c ng: 45 phút)
Phiếu phỏng vấn:
Phiếu phỏng vấn
N c hỏi: M M
nhân viên pha ch
N i phỏng v n: Trần Minh Mẫn
Câu hỏi:
+ Câu hỏi 1: Menu c a quán có
ng nhu cầu c a
khách không ?
Trả lời:
+ Có.Ngoài ph c v các lo ồ u ng
c ngọ …
tôi còn ph c v các lo u, bia, cocktail
e ẹ cho khách. Vì
v y chúng tôi tìn rằ ng nhu cầu
cho khách
Câu hỏi 2: Ngoài công vi c pha
ch anh còn ph trách nhi m v
gì n a không ?
+ Vâng. T t nhiên ngoài công vi c pha
ch m nh n vi c xu t nh p
hàng hóa cho quầy bar, ki m tra ch t
ng hàng, rồi order các m t
quán bổ sung.
Câu hỏi 3: Anh có th cho bi t
quá trình làm nh ng nhi m v
ra sao không ?
+ Vi c nh p xu i lý
e m v ph i
ki m hàng rồi ghi chép l i s ng nh ng
m t hàng c l i
+ Vi c order hàng: Tôi th ng kê l i các
m t hàng, n u có m t hàng gần h t ho c
s p h t thì tôi order cho quán nh p vào
Kế Hoạch Phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3:
Kế hoạch phỏng vấn:
Kế hoạch phỏng vấn.
N c hỏi: M K N i phỏng v n:
Khanh
a
chỉ .
19 21 11
6 tphcm.
Th i gian hẹn: 27/09/2014
Th m b ầu: 8h sáng
Th m k t thúc: 9h sáng
Yêu
cầ i
Hi u và n m rõ thông tin v
vi c nh p s li u và in hóa
ỏ
ởng nhóm thu th p thông
ng n sau khi nh n
order. Vi c tổng k t doanh thu
bán hàng sau khi làm vi c.
tin PTTKHT
N
Kinh nghi 2 e ọc t i
ng.
Trình
+ Gi i thi u.
+ Tổng quan v d án.
+ Tổng quan v phỏng v n:
ch c p.
+ Ch 1:Câu hỏi và tr l i.
+ Ch 2:Câu hỏi và tr l i.
+ Tổng h p các n i dung
chính.
+ Ý ki n c c hỏi.
+ K t thúc.
Ước lượng thời gian:
2 phút.
3 phút.
2 phút.
10 phút.
15 phút.
2 phút.
2 phút.
1 phút.
(D ki n tổng c ng: 35 phút)
Phiếu phỏng vấn:
Phiếu phỏng vấn
ồ án: qu n lý quán cà phê B Ph n: thu chi sổ sách
N c hỏi: Mai K N i phỏng v L
Câu hỏi:
+ Câu hỏi 1: d li u c a quán s
ki m tra
khi nào ?
Trả lời:
+ Sổ sách s 1
và hàng tháng ch s n ki m tra và yêu
cầu tôi ph i l p báo cáo tổng k t
Câu hỏi 2: trong quá trình thanh + Có.t t c c gi l
l i hay không
?
ki m tra hàng và nhân viên khi g p sai sót
s l i chi u
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 4:
Kế hoạch phỏng vấn:
Kế hoạch phỏng vấn.
N c hỏi: M Nọ N i phỏng v ù M i
a
chỉ .
3 p chi
Bình Tân tphcm.
Th i gian hẹn: 28/09/2014
Th m b ầu: 8h sáng
Th m k t thúc: 9h sáng
Yêu
cầ i
ng
Nhanh nhẹn trong vi c
kh c ph c s c
Cách xử lí nhân viên khi
x y ra s c
ỏ
p thông tin
PTTKHT
N
Kinh nghi 2 e ọc t i
ng.
Trình
+ Gi i thi u.
+ Tổng quan v d án.
+ Tổng quan v phỏng v n:
ch c p.
+ Ch 1:Câu hỏi và tr l i.
Ước lượng thời gian:
2 phút.
3 phút.
2 phút.
15 phút.
+ Ch 2:Câu hỏi và tr l i.
+ Tổng h p các n i dung
chính.
+ Ý ki n c c hỏi.
+ K t thúc.
10 phút.
5 phút.
2 phút.
1 phút.
(D ki n tổng c ng: 40 phút)
Phiếu phỏng vấn:
Phiếu phỏng vấn
ồ án: qu n lý quán cà phê B Ph n: qu n lí kh c ph c s c
N c hỏi M Nọ N i phỏng v ù M i
Câu hỏi:
+ Câu hỏi 1: Quán do anh qu n lý
ng g p s c ?
ỏ 2 K ọ
Trả lời:
+ Có. Nh ng s c e ầ ồ
u ồ u ng c a
khách ồ
+ Tôi ổ
ầ
3.MÔ TẢ TỔNG QUÁT QUÁ TRÌNH NHẬP HÀNG VÀ
BÁN HÀNG.
1.Nhập Hàng
Quán s i lí khác nhau cung c p các m t hàng khác
nhau theo order c a quán do b ph n pha ch yêu cầu.Cácm t
hàng nh p v c b ph n pha ch ki e t ch t
ầu hay không - n t thì m t hàng s c
nh i chi u phi u yêu cầu mua hàng v i các m t hàng, b
ph n pha ch s ti chuy n
cho b ph ồng th i ghi vào sổ xu t, nh p hàng và
b ph n pha ch s ch u trách nhi m b o qu n. N u hàng hóa
t yêu cầu thì ph n hồi l i v i lí .Khi b ph n thu
ngân thanh toán s ph i viêt phi u chi.
2. Bán hàng
Khi khách vào quán s c b ph n ph c v gử Me
khách l a chọ ồ u ng.S có 2 phi u yêu cầu khác nhau 1
phi u chuy n cho quầy pha ch 1 chuy n xu ng quầy thu ngân
nh vào phi u yêu cầu c a khách,b ph n
pha ch s ồu ng cho khách và b ph n ph c v có trách
nhi m chuy ồ u ng cho khách.Khi xét th y m
s p h t b ph n pha ch ng các hàng cần thi t và yêu
cầu ch cửa hàng nh p hàng v . Lúc nào khách có yêu cầu thanh
toán s nh vào
ng th c t ù thanh toán v i b ph n thu
ngân.B ph n thungân s in phi
d li theo dõi hằng ngày.
BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ:
MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG :
+ Yêu cầu nhập hàng: bộ phận pha chế dựa vào Menu
HÊ THỐNG QUẢN
LY
Quản lý
nhập hàng
và pha chế
Quản lý bộ
phận phục
vụ &
Quản lý giải
quyết sự cố
Quản lý thu
chi sổ sách
Kiểm tra hàng
Lưu vào sổ
Yêu cầu đồ
uống
Phục vụ đồ
uống
In hóa đơn
thanh toán
Lưu dữ liệu
vào máy tính
Xác định sự cố
Lập biên bản
Xử lý sự cố
Nhập số liệu
vào máy tính
Xuất hóa đơn
bán hàng
Lập báo cáo
tổng kết
doanh thu
Yêu cầu nhập
hàng
của cửa hàng, từ đó sẽ yêu cầu mua các mặt hàng cần
thiết. Hoặc khi hết các mặt hàng thì sẽ báo để cửa
hàng nhập hàng về.
+ Kiểm tra hàng :hàng nhập về sẽ được bộ phận pha
chế kiểm ta xem có đạt tiêu chuẩn về số lượng và chất
lượng hay không. Nếu đạt thì nhập kho,ngược lại sẽ
gửi thông báo phản hồi cho đại lí.
+ Nhập hàng vào kho: hàng được các đại lí chuyển đến sẽ
được bộ phận pha chế tiếp nhận và bảo quản.
+ Tạo hoá đơn nhập: Dựa vào số hàng mà các đại lí cung
cấp thì bộ phận pha chế sẽ viết hoá đơn nhập hàng cho các
đại lí để các đại lí yêu cầu bộ phận kế toán thanh toán tiền
hàng.
+ Lưu vào sổ nhập, xuất hàng :Hàng nhập về sẽ lưu vào sổ
theo dõi hàng để tiện cho việc theo dõi hàng hóa
+ Viết phiếu chi: khi nhận được yêu cầu thanh toán tiền
hàng cho các đại lí thì bộ phận kế toán sẽ xác nhận, thanh
toán và viết phiếu chi.
+ Ghi sổ thu chi: sau khi thanh toán xong ,bộ phận kế toán
sẽ lưu sổ thu chi của cửa hàng để dễ dàng cho việc tổng kết
doanh thu của cửa hàng.
+ Yêu cầu đồ uống:dựa vào Menu của nhà hàng,khách sẽ
gọI đồ uống theo nhu cầu của mình và được bộ phận phục
vụ ghi lại vào phiếu yêu cầu.
Phục vụ đồ uống :từ phiếu yêu cầu của khách bộ phận
pha chế sẽ pha đồ uống cho khách và được phục vụ chuyển
tới cho khách.
+ Viết hoá đơn: nhận được yêu cầu thanh toán của khách,bộ
phận kế toán sẽ tính tiền dựa vào phiếu yêu cầu mà khách
đã yêu cầu.
+ Viết phiếu thu: căn cứ vào số lượng thực tế mà khách đã
dùng,bộ phận kế toán viết phiếu thu số tiền thực tế mà
khách phải trả.
+ Lưu vào sổ theo dõi hàng: hết một ngày,bộ phận pha chế
sẽ kiểm tra để thống kê
số hàng còn lại.Từ đó sẽ yêu cầu nhập hàng nếu cần thiết.
+ Xác định sự cố: khi xảy ra sự cố không mong muốn bộ
phaanjquanr lý sẽ xác định tầm ngiêm trọng của sự cố để
tiến hành lập biên bản xử lý.
+ Lập biên bản sự cố:Sau khi xác định sự cố ví dụ như vỡ
cốc,hoặc làm hỏng đồ dùng của quán hay làm mất đồ của
khách thì quản lí cửa hàng sẽ tiến hành lập biên bản.
+ Xử lí sự cố : Xem xét đối tượng gây ra sự cố thì sẽ tiến
hành bồi thường cho khách nếu lỗi do cửa hàng hay yêu
cầu khách bồi thường nếu lỗi do khách .
+ Nhập số liệu vào máy tính: sau khi nhận được phiếu oder
của khách hàng nhân viên thu ngân sẽ tiến hành nhập liệu
vào máy tính để in ra hóa đơn khi khach hàng yêu cầu
thanh toán.
+ Xuất hóa đơn biên lai bán hàng: sau khi có yêu cầu thanh
toán của khách hàng thu ngân sẽ tiến hành in hóa đơn giao
cho bộ phận oder tính tiền.
+ Lập báo cáo tổng kết doanh thu: chủ cửa hàng sẽ yêu cầu
tổng kết tình hình kinh doanh của cửa hàng theo từng ngày,
tùng tuần,từng tháng hoặc theo quý,năm,và bộ phận thu
ngân có trách nhiêm tổng kết các số liệu đã có tiến hành
lập báo cáo doanh thu.
4.MÔ TẢ -PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ CÁC BIỂU MẪU
Các phiếu biểu mẫu:
PHẦN II : THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1.MÔ TẢ HỆ THỐNG LƯU TRỮ
Qua khảo sát thực tế tại quán cafe Memory và một số quán
cafee khác trên địa bàn thành phố, chúng tôi đã thu thập
được một số dữ liệu sau đây:
-Nhân viên được sự chỉ đạo của người quản lý liên hệ với các
nhà cung cấp để nhập các mặt hàng đồ uống cần thiết theo
thực đơn của quán do đó hệ thống lưu trữ dữ liệu về nhiều
nhà cung cấp khác nhau nên hệ thống cần lưu trữ : mã
NCC,tên NCC,địa chỉ ,số điện thoại.
-Ứng với mỗi lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin
về các đơn đặt hàng bao gồm:số DH,ngày lập
-Mỗi lần nhập hàng về đều phải có Phiếu Nhập để lưu trữ
thông tin nhập gồm: số phiếu nhập, mã NCC, ngày nhập.
-Và ứng với số lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin
về hàng hóa được nhập bao gồm:mã HH,tên HH,Đơn vị tính.
-Để tiện cho việc quản lý nhân viên hệ thống cũng lưu trữ
thông tin nhân viên bao gồm :mã nhân viên,tên nhân viên,địa
chỉ,ngày vào làm
-Tương tự quán cũng có nhiều loại đồ uống khác nhau nên ta
cũng phải có một kho dữ liệu Loại nước dùng để chứa danh
mục các loại nước gồm : loại nước và tên nước.
-Khi khách đến quán sẽ được nhân viên của quán sẽ dẫn họ
đến một bàn nào đó theo yêu cầu ,và để tiện cho việc quản lý
chúng ta cũng cần kho dữ liệu lưu trữ về các bàn gồm: Mã số
bàn ,số chổ(sức chứa) , ứng với mỗi khách hàng hệ thống cũng
lưu trữ thong tin bao gồm: mã KH,số bàn.
-Khi khách hàng sử dụng một loại đồ uống nào đó và muốn
t nh tiền ta lập Hóa Đơn trong đó bao gồm: số hóa đơn, ngày
lập.
2.LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ ERD