petunjuk penggunaan aplikasi simbos madrasah dan pesantren · pdf filesetelah madrasah/pondok...

0 |Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren
PETUNJUK PENGGUNAAN
APLIKASI SIMBOS MADRASAH dan PESANTREN
http://bos.kemenag.go.id
untuk
MADRASAH & Pondok Pesantren Buku 1 -Registrasi dan Persyaratan
Administrasi
Kementerian Agama Republik Indonesia
@2012
http://bos.kemenag.go.id/

Petunjuk Penggunaan SIMBOS Madrasah adalah sebuah aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perencanaan,
Monitoring dan Pelaporan Dana BOS untuk Madrasah di Kementerian Agama Republik
Indonesia
Dalam operasionalnya SIMBOS Madrasah memiliki sembilan level menu pada system: 1. Menu Petugas Madrasah
2. Menu Petugas Data Operator Kabupaten/Kota
3. Menu Petugas Data Operator Provinsi
4. Menu Petugas Data Operator Kementerian
5. Menu Eksekutif Kota
6. Menu Eksekutif Provinsi
7. Menu Eksekutif Tingkat Kementerian
8. Menu Admin Kementerian
9. Menu Admin User Sekolah per Kota/Kabupaten
1. Menu Petugas Madrasah
A. Registrasi
Sebelum menggunakan Aplikasi ini Petugas Madrasah harus melakulan Registrasi
terlebih dahulu dengan mengklik Registrasi Madrasah
Petugas melengkapi data seperti NSM, Nama Madrasah, Nama Petugas, Nomor HP
Petugas dan Email Petugas.
Registrasi
Madrasah

Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat email petugas dilengkapi dengan
informasi login.
Petugas harus melakukan login kembali untuk melanjutkan proses Registrasi.
Petugas menggunakan informasi login yang dikirimkan melalui email.
Pada login pertama account Madrasah/PPs belum aktif, sebelum madrasah melengkapi
data madrasah dan pengurus.

Petugas melengkapi seluruh data madrasah/pondok pesantren.
Setelah di SIMPAN sistem akan melanjutkan pada tahap berikutnya untuk melengkapi
data Pengurus pada tahun laporan aktif.
Informasi pengurus ini harus diisi semua tidak boleh ada field yang kosong, karena
semua informasi ini akan digunakan untuk proses berikutnya.
Tahun Laporan Aktif

Setelah melengkapi informasi pengurus dan menyimpannya, sistem akan memberikan
notifikasi :
Pada tahap ini petugas / Admin tingkat Kota/Kabupaten dimana madrasah berdomisili
akan melakukan verifikasi terhadap kebenaran data yang dikirimkan pada tahap
registrasi ini.

Informasi login, Infomasi Madrasah/Pondok Pesantren sedang di verifikasi oleh admin
tingkat Kota/Kabupaten tempat domisili Madrasah/Pondok Pesantren. Silahkan logout
dan mencobanya beberapa saat lagi. Informasi aktifnya Madrasah/Pondok Pesantren
juga akan dikirimkan melalui email kapada petugas Madrasah/Pondok Pesantren.

B. Login
Setelah Madrasah/Pondok Pesantren aktif, maka proses pengiriman data yang berkaitan
dengan Dana BOS dapat dilakukan memalui aplikasi SIMBOS Madrasah ini.
Pada layar awal ini akan dimunculkan riwayat persyaratan yang pernah dikirimkan dan
kegiatan apa yang akan dilakukan serta pengumuman penting dari penyelenggara BOS
tingkat Kota/Kabupaten, Provinsi dan Kementerian.

Pengenalan Menu Menu yang terdapat dalam login Madrasah/Pondok Pesantren adalah
A. Persyaratan Administrasi 1. Entry Profil Sekolah 2. Entry Data Rekap jumlah Siswa 3. Entry Data Rincian jumlah Siswa 4. Entry Data Perjanjian Pemberian Bantuan *) 5. Entry Data Nomor Rekening Bank *) 6. Cetak Pernyataan Jumlah Siswa 7. Cetak Surat Perjanjian Pemberian Bantuan *) 8. Cetak Pernyataan Nomor Rekening Bank *)
B. Perencanaan 1. Entry Rencana Kegiatan Anggaran 2. Cetak Rencana Kegiatan Anggaran 3. Kirim Rencana Kegiatan Anggaran
C. Realisasi 1. Entry Penerimaan Pencairan Dana 2. Entry Penggunaan Dana 3. Cetak Laporan Realisasi Penggunaan Dana 4. Kirim Laporan Realisasi Penggunaan Dana
D. Utilitas 1. Permintaan User Baru 2. Rubah Sandi Pengguna
3. Uraian Fungsi Tugas dan Tangung Jawab Madrasah
*) Khusus untuk Madrasah Swasta
A.1. Entri Profil Sekolah
Menu ini adalah menu untuk memperbaiki profil sekolah dan pengurus, pada
tahapan registrasi menu ini otomatis sudah teriisi. Jadi madrasah tidak perlu
menggunakan menu ini jika tidak ada perubahan profil madrasah.
A.2. Entri Data Rekap Jumlah Siswa
Menu ini adalah pengisian persyaratan tentang berapa jumlah Siswa yang dimiliki
sesuai dengan sebarannya perkelas pada tahun laporan aktif.

Layar ini berisikan informasi pernyataan siswa yang pernah dikirimkan beserta
statusnya. Untuk megisi data tahun laporan aktif klik dan akan menampilkan
layar berikut
Data diisi dengan jumlah siswa perkelas dan jumlah siswa berdasarkan jenis kelamin.
Jumlah siswa perkelas harus sama dengan jumlah siswa per jenis kelamin. Setelah
lengkap kemudian simpan. Sistem akan memunculkan layar

Pada layar ini menjelaskan bahwa anda sudah membuat pernyataan pada tahun 2012 tanggal 3 juli 2012, tahapan berikutnya adalah memasukan rincian siswa perkelas sesuai dengan jumlah siswa yang di entri. Anda bisa meng-klik NEXT atau klik menu Entry Data Rincian jumlah Siswa A.3. Entry Data Rincian jumlah Siswa
Anda dapat menambahkan siswa baru dengan menggunakan dua cara yaitu dengan
entri persiswa atau import menggunakan format ms-excel (format disediakan).
Untuk siswa lama, lakukan proses naik kelas. Data siswa pada tahun laporan sebelumnya
bisa digunakan pada tahun berjalan namun pada kelas yang berbeda (naik kelas).
Rincian Siswa

Entri Persiswa
Atau data siswa di entri dengan cara memasukan data persiswa seperti pada layar
berikut ini.
Entri dengan cara Import melalui MS Excel
Atau petugas madrasah juga bisa melakukan entri data dengan cara import dari file
Microsoft Excel(Format disediakan).

Setelah di entri / import klik tombol selesai
Tahap berikutnya adalah melakukan verifikasi antara data agregat (data jumlah) dengan
rincian yang dimasukan / import.

Jika terdapat selisih gunakan data yang benar.
Jika data yang benar adalah data rekap, maka perbaiki rincian siswa dengan kembali ke
menu rincian siswa atau jika yang benar adalah data rincian siswa, maka perbaiki data
rekap pada layar ini dengan merubah angka yang sesuai dengan data rincian lalu klik
tombol verifikasi.
Setelah anda melakukan verifikasi, anda dapat mencetak surat pernyataan siswa dan
mengirimkannya secara fisik (pos) dan secara sistem (klik tombol kirim) proses
pengiriman ini harus dilakukan dengan dua cara tersebut, karena untuk menvalidasi data
yang anda kirimkan berdasarkan data yang diterima sistem dan dokumen fisik yang
diterima oleh Petugas Bos Kota/Kabupaten.

Contoh Format Surat Pernyataan Jumlah Siswa
PERNYATAAN TENTANG JUMLAH SISWA MADRASAH IBTIDAIYAH
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Muhammad Syanif Jabatan : Kepala Sekolah
Nama Madrasah/PPs : Madrasah Ibtidaiyah 0101 NSM : 01010101 Alamat Madrasah/PPs : Jl. Anugerah Kabupaten/Kota : Kab. Pandeglang Provinsi : BANTEN
Menyatakan dengan sesungguhnya jumlah siswa pada Madrasah Ibtidaiyah 0101 yang saya pimpin sebagai
berikut:
Jumlah Siswa
Jenjang Kelas Jenis
Kelamin Usia
1 2 3 4* 5 6 L P 12 Th
5 5 5 5 5 5 15 15 10 10 10
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Dan saya
dapat mempertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kab. Pandeglang, 27 Desember 2012 Kepala Madrasah/Penjab PPs
Materai 6000
Muhammad Syanif 123.123.123.123
*Untuk PPS Ula sampai jenjang kelas 4
Formulir BOS 02A
Dibuat oleh Madrasah/PPs
Dikirim ke Tim Manajemen BOS Kab/Kota dan Tim Manajemen BOS Provinsi

Petugas BOS Kota/Kabupaten akan menverifikasi permintaan Madrasah berdasarkan
surat Fisik yang dikirimkan oleh Madrasah. Setelah proses verifikasi data Madrasah akan
masuk kedalam tabel Madrasah yang menerima dana BOS pada tahun berjalan.
A.4. Surat Perjanjian Penerimaan Dana Bos (khusus Madrasah Swasta).
Proses ini dilanjutkan dengan Mengentri Surat Perjanjian Penerimaan Dana Bos (SPPB)
dengan mengklik Menu Persyaratan Administrasi, Entri Perjanjian Penerimaan Dana
BOS
Muncul layar seperti dibawah ini:

Untuk menambah SPPB pada tahun berjalan Petugas Madrasah mengklik tombol
TAMBAH

petunjuk penggunaan aplikasi simbos madrasah dan pesantren · pdf filesetelah madrasah/pondok...

Documents