pertemuan 1 -...

Management, by Williams, © 2000, Charlie Cook © Copyright The McGraw-Hill Companies, Inc., 2003. , Robbins et al. dan Copyright © Houghton Mifflin Company. All rights reserved. Managment, by Williams South-Western College Publishing Copyright (c) 2000 …Edited

Pertemuan 1Pertemuan 1Management

Disarikan dari berbagai sumber. Bahan ajar ini dapat didownload di :

staffsite.gunadarma.ac.id/arisbudi

2


M najemen

3


Something Wrong…? Something Wrong…? Detiknews.com, 02/02/2007

Karena Banjir, Bus P20 Angkat Tangan, Penumpang Pusing

Kompas.co.id, Selasa, 19 September 2006. Koordinasi Tidak J alan, Inpres Pelayaran Tersendat

Republika.co.id, Selasa, 04 Maret 2008 19:46:00Partisipasi Masyarakat dalam Pilbup Nganjuk Rendah

4


OrganisasiOrganisasi Organization (organisasi) : dua orang atau

lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran

Manusia selalu menjadi bagian dari organisasi, baik formal maupun informal ada perbedaan dan juga kesamaan.

5


Jenis-jenis KelompokJenis-jenis Kelompok

6


Jenis-jenis KelompokJenis-jenis Kelompok1. Kelompok formal Kelompok perintah/komando, yakni kelompok terdiri dari beberapa bawahan dan

pimpinan, dimana biasanya bawahan memiliki tanggung jawab langsung kepada pimpinannya.

Kelompok kerja/tugas, adalah kelompok formal yang terbentuk karena ada tugas/pekerjaan yang harus dikerjakan secara bersama/tim.

2. Kelompok Informal Kelompok kepentingan, yakni kelompok informal yang terbentuk karena kesamaan

kepentingan individu anggotanya. Kelompok persahabatan, adalah kelompok yang terbentuk karena ada kesamaan

sifat, kesukaan yang sama, sehingga terbentuk kelompok olah raga golf, sepak bola, atau kelompok lain seperti arisan, atau diskusi diantara mereka yang menginginkan kelompok tersebut.

7


Sebab atau Alasan Timbulnya KelompokSebab atau Alasan Timbulnya Kelompok Alasan keamanan, karena dengan berkelompok individu merasa lebih aman. Alasan status dan harga diri, karena setiap individu juga membutuhkan status dan

memiliki harga diri dalam lingkungan masyarakatnya. Alasan kebersamaan, karena manusia pada dasarnya adalah makhluk sosial yang

memiliki kecenderungan berinteraksi dengan manusia lainnya. Alasan kekuatan, karena dengan berkelompok kekuatan yang ditimbulkan untuk

memperjuangkan tujuan dan kepentingan, akan lebih besar dibandingkan jika mereka berusaha mewujudkannya secara sendiri-sendiri

Alasan pencapaian tujuan, karena setiap individu memiliki keinginan, tujuan, dan kepentingan yang menuntut pemuasan, sementara pemuasan itu tidak dapat dicapai secara individu, atau dengan kata lain, membutuhkan bantuan individu lain dan kelompok untuk mewujudkannya.

8


Proses Terbentuknya KelompokProses Terbentuknya Kelompok

• Tahap 1 Pembentukan,

• Tahap 2 Perjuangan,

• Tahap 3 Pengaturan,

• Tahap 4 Pelaksanaan,

• Tahap 5 Penyelesaian,

9


Karakteristik KelompokKarakteristik Kelompok

Menurut Edgar H. Schein ( 1980 ), karakteristik dari kelompok adalah dejumlah orang yang : 1. saling berinteraksi satu sama lain 2. secara psikologis sadar akan adanya orang lain, selain dia 3. menganggap dirinya sebagai suatu kelompok

Pendapat yang lain menyebutkan beberapa karakteristik yang umunya ada dalam sebuah kelompok, yakni [1] :

a. Adanya struktur dan Hirarki. b. Adanya peran c. Adanya norma d. Kepemimpinan e. Adanya kekompakan atau kohesivitas f. Adanya konflik

[1] Gibson, Ivancevict, Donnelly, ibid., hal. 410 - 421

10


Sumber Perbedaan Sumber Perbedaan KonflikKonflik

11


Sumber Perbedaan Sumber Perbedaan Konflik Konflik Contoh Contoh

2008: Projected New Entrants in the U.S. Labor Force

1998 to 2008 Growth Rates for the U.S. Working Population

.0%

.5%

1.0%

1.5%

2.0%

2.5%

3.0%

3.5%

White Black Hispanic

12


Sources of Conflict

13


Kesamaan lain yang ada, diantaranya dalam hal :Kesamaan lain yang ada, diantaranya dalam hal :

1. Adanya tujuan Memenuhi harapan pemilik dan investor ( Mengoptimalkan nilai

perusahaan ) Terus ‘Hidup’ ( Going Concern ) – Nilai Perusahaan Memperoleh Keuntungan, melaui :

• Meminimumkan biaya operasional• Mengurangi produk cacat• Mengurangi komplain konsumen• Mengurangi komplain karyawan/buruh• Memaksimalkan kapasitas produksi• Memaksimalkan kualitas• Memaksimalkan kepuasan karyawan• Memaksimalkan kepuasan konsumen, dst.

2. Adanya rencana3. Adanya pimpinan/manager4. Adanya Manajemen

14


Adanya ManajemenAdanya ManajemenBeishline menggolongkan manajemen berdasarkan caranya memecahkan persoalan :

A. Manajemen konvensional / tradisional / untung-untungan : manajer memecahkan persoalan atas dasar tradisi dan pengalamannya sendiri.B. Manajemen sistematis : manajer memecahkan persoalan berdasarkan pengalaman sendiri dan pengalaman orang lain.C. Manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan : suatu cara yang berdasarkanpemeriksaan dan analisa yang logis yang membawa pada suatu rencana yang efektif, yaitu :

a. pengumpulan datab. penganalisaan datac. pertimbangan tujuan / alternatif keputusan.d. penetapan keputusan dan evaluasi

15


Faktor Penentu Prestasi dan Faktor Penentu Prestasi dan Keberhasilan KelompokKeberhasilan Kelompok

Setiap kelompok menjadi bagian dan dipengaruhi oleh kelompok lain yang lebih besarTergantung dari sumbangan masing-masing anggotanya. Struktur yang membentuk perilaku anggotanya. Setiap kelompok terjadi proses, yang memberi kemampuan kelompok untuk bertindak. Tergantung dari tugas-tugas yang dilakukan kelompok.

16


Groups’ and Teams’ Contributions to Organizational Effectiveness

Mengapa Organisasi / Kelompok Itu Penting ?

17


Mengapa Organisasi / Kelompok Itu Penting ?Mengapa Organisasi / Kelompok Itu Penting ?

Organisasi Melayani Masyarakat

18


Mengapa Organisasi / Kelompok Itu Penting ?Mengapa Organisasi / Kelompok Itu Penting ?

Organisasi Adalah Alat Untuk Mencapai Tujuan Organisasi Melestarikan Ilmu Pengetahuan Organisasi Menciptakan keteraturan Organisai Menyediakan Karir dan Pekerjaan

19


A.A. Kinerja Manajer dan OrganisasiKinerja Manajer dan Organisasi Managerial performance (prestasi kerja manajerial) : ukuran seberapa efisien dan efektif seorang manajer Managerial performance (prestasi kerja manajerial) : ukuran seberapa efisien dan efektif seorang manajer (seberapa baik manajer menetapkan dan mencapai tujuan yang memadai).(seberapa baik manajer menetapkan dan mencapai tujuan yang memadai).Organizational performance (prestasi kerja organisasi) : ukuran seberapa efisien dan efektif sebuah organisasi Organizational performance (prestasi kerja organisasi) : ukuran seberapa efisien dan efektif sebuah organisasi (seberapa baik organisasi mencapai tujuan yang memadai).(seberapa baik organisasi mencapai tujuan yang memadai).Efisien Efisien melakukan sesuatu dengan benar ( konsep ‘masukan-keluaran’) melakukan sesuatu dengan benar ( konsep ‘masukan-keluaran’)Efektif Efektif melakukan sesuatu yang benar (tercapainya sasaran yang tepat) melakukan sesuatu yang benar (tercapainya sasaran yang tepat)

MANAJER EFEKTIF

Memecahkan masalah

Mengelola waktu

Komunikasi verbal

Bekerja dgn baik dalam suatu kelompok

Mengelola konflik

Merancang tujuan

Ketrampilan antar pribadi

20


Pemahaman ManajemenPemahaman Manajemen

Manajemen sebagai suatu proses : (GR Terry) pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dengan mempergunakan kegiatan orang lain.1. adanya tujuan yang ingin dicapai2. tujuan dicapai dengan menggunakan kegiatan orang lain.3. kegiatan orang lain harus dibimbing dan diawasi

b. Manajemen sebagai aktivitas : kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen c. Manajemen sebagai suatu seni dan ilmu : Μanajemen sebagai seni berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata mendatangkan hasil atau

manfaat.Manajemen sebagai ilmu berfungsi menerangkan fenomena / gejala, kejadian, atau keadaan.

Jadi manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan,

pengarahan dan pengawasan dari sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

21


The Evolution of Management Theory

Source:

22


Management Functions (Now)Management Functions (Now)“Old”

PlanningOrganizingLeadingControlling

“New”Making Things

HappenMeeting the

CompetitionOrganizing

People, Projects, and Processes

LeadingAdapted from Figure 1.1

23


Identifiable Identifiable Functions in the Functions in the Management Management ProcessProcess

24


Planning: The Primary Management FunctionPlanning: The Primary Management Function

25


Managerial FunctionsManagerial Functions

PlanningFormulating future courses of action.

Decision makingChoosing among the alternatives for action.

OrganizingDeciding on the HR structure of the organization.

StaffingRecruiting, training, and developing people.

CommunicatingProviding information, direction, and feedback.

26


Managerial Functions Managerial Functions (cont’d)(cont’d)

MotivatingProviding meaningful work and valued rewards to

individuals pursuing collective objectives. LeadingServing as role models and adapting management

styles as the situation demands.ControllingComparing desired results with actual results and

taking corrective action as needed.

27


LatihanLatihan

Perhatikan empat belas butir yang diajukan oleh W Edwards Deming, salah seorang pemimpin utama dalam gerakan mutu, sebagai pedoman bagi manajer puncak. Dapatkah anda mengenali fungsi mana saja (merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, atau mengendalikan) yang mendasari setiap butir dan berikan argumentasinya? 01. Ciptakan tujuan yang mantap untuk perbaikan produk dan jasa.02. Adopsi filosofi baru.03. Hentikan ketergantungan pada inspeksi massal.04. Akhiri kebiasaan memberikan bisnis hanya berdasarkan pada harga.05. Perbaiki system produksi dan jasa secara konstan dan terus menerus.06. Lembagakan metode pelatihan yang modern di tempat kerja.07. Lembagakan kepemimpinan.08. Hilangkan rasa takut.09. Pecahkan hambatan di antara para staf.10. Hilangkan slogan, nasihat, dan target untuk tenaga kerja.11. Hilangkan kuota numeric.12. Hilangkan hambatan terhadap kebanggaan keterampilan kerja.13. Lembagakan program pendidikan dan pelatihan yang kokoh.14. Lakukan tindakan untuk melakukan transformasi.

28


A.A. Jenis-jenis ManajerJenis-jenis Manajer Manager (manajer) : orang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan usaha Manager (manajer) : orang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan usaha yang bertujuan membantu organisasi dalam mencapai sasarannya.yang bertujuan membantu organisasi dalam mencapai sasarannya.

Man. Puncak

Manajer Menengah Puncak

Manajer Lini Pertama Puncak

Karyawan Non.manajer

29


Kaitannya Dengan Fungsi Manajemen

0 20 40 60

Planning

Organizing

Leading

Controlling

First-levelMiddle levelTop level

30


What Companies Look For in What Companies Look For in ManagersManagersTechnical skillsspecialized knowledge

Human Skillsability to work with others

Conceptual Skillability to see the organization as whole

Motivation to Managea desire to be in charge

31


Tingkat Manajemen dan Ketrampilan

Technical skill (ketrampilan teknis) : kemampuan menggunakan prosedur, teknik, dan pengetahuan bidang khusus.

Human skill (ketrampilan manusiawi) : kemampuan untuk bekerja sama, memahami, dan memotivasi orang lain sebagai individu atau dalam kelompok.

Conceptual skill (ketrampilan konseptual) : kemampuan untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan semua kepentingan dan aktivitas organisasi.

Kebutuhan ketrampilan relatif untuk berprestasi secara efektif di tingkat manajemen yang berbeda

Manajemen Puncak ManajemenMenengah ManajemenLini Pertama

KONSEPTUAL

MANUSIAWI

TEKNIS

32


Low Importance High ImportanceTop ManagersMiddle Managers

First-line ManagersTeam Leaders

Human Skills

Technical Skills

Motivation toManage

Conceptual Skills

33


Managerial RolesManagerial RolesInterpersonal

figureheadleaderliaison

Informationalmonitor

disseminatorspokesperson

Decisionalentrepreneur

disturbance handlerresource allocator

negotiator

H. Mintzberg, The Nature of Managerial Work (New York: Harper & Row, 1973)Adapted from Figure 1.3

34


KendalaSebagai Informational

monitordisseminatorspokesperson

a. Kaitannya dgn hub. Antarpribadi Pemimpin simbolis (figurehead) : u/ menjalankan sejumlah kewajiban rutin yg

bersifat legal dan sosial. Contoh : memb. Ucapan selamat datang pada tamu/pengunjung, penandatanganan dokumen Resmi.

35


Peran ManagerPeran Manager Peran manajerial (mintzberg)-the nature of managerial Peran manajerial (mintzberg)-the nature of managerial work, 1973, 93-94.work, 1973, 93-94.

Pemimpin (leader), u/ memotivasi dan mengaktifkan bawahan, mengisi posisi yg kosong, melatih, dll. Contoh : melakukan hampir seluruh keg.yg melibatkan karyawan

Penghubung (liaison), u/ memelihari jaringan kontak luar serta memberikan dukungan dan informasi. Contoh : membalas surat-surat, menjalin kerja sama dgn pihak luar, dll.

36


Peran ManagerPeran ManagerPeran manajerial (mintzberg)-the nature of managerial work, 1973, 93-94.Peran manajerial (mintzberg)-the nature of managerial work, 1973, 93-94.

b. Berkaitan dng informasi Pemantau (monitor), mencari dan menerima berbagai informasi khusus dan

terkini, untuk mengemb. Pemahaman yg menyeluruh ttg organisasi dan lingk.nya, sgh menjadi pusat informasi internal dan eksternal ttg org. Contoh : membaca berbagai media dan laporan priodik, memelihara kontak pribadi, dll.

Penyebar (disseminator), meneruskan informasi dari berbagi sumber kpd. Anggota organisasi. Contoh : mengadakan pertemuan atau menelepon untuk melakukan sosialisasi informasi.

Juru bicara (spokesperson), meneruskan informasi kpd pihak luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan, dan hasil organisasi. Contoh : menyeleng. Rapat dewan, memberikan konf. Pers.

37


Peran ManagerPeran Manager Peran manajerial (mintzberg)-the nature of Peran manajerial (mintzberg)-the nature of managerial work, 1973, 93-94.managerial work, 1973, 93-94.

c. Berhubungan dengan Keputusan Wirausaha (entreprenuer), mencari peluang dan kesempatan2 dalam org.

Dan lingkungan, untuk kemajuan org. Pengendali gangguan (disturbance handler), bertanggung jwb atas

tindakan korektif, bila org. Menghadapi gangguan mendadak dan penting. Contoh : memutuskan menunda atau melanj. Produksi bila tiba2 terjadi guncangan pasar.

Pengalokasi sumber daya (Resource allocated), bertang. Jwb pada keseluruhan alokasi sumber daya pada organisasi. Contoh : membuat jadwal, otorisasi, pembuatan anggaran, dll.

Perunding (negotiator), bertang. Jwb. Mewakili org. Dalam pertemuan2 penting. Aktif dalam perundingan2 penting dengan serikat kerja dan pihak2 lainnya.

38


Mistakes Managers MakeMistakes Managers Make

Insensitive to othersCold, aloof, and/or arrogantBetraying a trustOverly ambitiousPerformance problems with

the business

Adapted from Table 1.1

39


Mistakes Managers Make (cont’d)Mistakes Managers Make (cont’d)

Overmanaging: unable to delegate or build a team

Unable to staff effectivelyUnable to think strategicallyUnable to adapt to boss with different

styleOverdependent on advocate or mentor


40


Managerial Facts of Life:Managerial Facts of Life:What Managers Lose the Right to DoWhat Managers Lose the Right to Do

Lose their temper. Be one of the gang. Bring personal problems

to work. Vent frustrations and

express opinions at work.Resist change. Pass the buck on tough

assignments.

Get even with adversaries.

Play favorites. Put self-interests first. Ask others to do what

they wouldn’t do. Expect to be immediately

recognized and rewarded for doing a good job.

41


Sikap Manajer thd KesalahannyaSikap Manajer thd Kesalahannya

http://valessentia-id.com/imgrub/R16_voyage.jpg

42


First-Year Management TransitionFirst-Year Management Transition


Managers’Initial

Expectations

After SixMonths

as a Manager

After a Yearas a Manager

Be the boss Formal

authority Manage tasks Job is not

managingpeople

Initialexpectationswere wrong

Fast pace Heavy

workload Job is people

development

No longer “doers” Communication,

listening, & positivereinforcement

Job is to beproblem-solverand trouble-shooter forsubordinates.

43


The Transition to ManagementThe Transition to Management

Initial AssumptionsExercise formal

authorityManaging tasks not

peopleHelp employees do

their jobsHire and fire

RealityCannot be “bossy”Manage people not

tasksCoach employee

performanceFast pace, heavy

workload

pertemuan 1 -...

Documents