perkhidmatan utama halaman: 1/12 prasiswazah no....
TRANSCRIPT
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 1/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan cara penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir program pengajian prasiswazah.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi aktiviti pengedaran notis penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, moderasi, penyemakan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, percetakan kertas soalan, penyimpanan kertas soalan peperiksaan akhir pengambilan kertas soalan peperiksaan akhir, dan penyerahan buku jawapan kepada Penyelaras Kursus (PK)/ pensyarah berkaitan.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia
- Quality Management Systems - Requirements MS ISO 9001:2008
- Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan)
PU/PS/GP007 Garis Panduan Peperiksaan
- Kalendar Akademik
4.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN
AKD : Bahagian Akademik JPSSJ : Jawatankuasa Penyemakan Soalan dan Skema Jawapan. Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan
Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar
KJ : Ketua Jabatan di Fakulti KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah Moderator : Pensyarah yang dilantik oleh KJ untuk tujuan moderasi soalan
ujian/peperiksaan akhir Moderasi kertas soalan
: Penetapan tahap tinggi rendah soalan dari aspek kesukaran dan pencapaian hasil pembelajaran (LO) yang telah ditetapkan bagi
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 2/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
peperiksaan akhir
setiap kursus yang lebih dari satu kumpulan agar soalan yang dihasilkan adalah sama dan seragam.
Pengawas : Pegawai yang dilantik untuk mengawal selia ujian/ peperiksaan Pensyarah : Pensyarah yang mengajar kursus berkenaan Peperiksaan : Peperiksaan Akhir Semester PK : Penyelaras Kursus Program Pengajian Prasiswazah
: Program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian
PT : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat
Tanggungjawab PT PTJ : Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab PTJ : Pusat Tanggungjawab TDA : Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang
menguruskan hal Akademik TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia
5.0 TANGGUNGJAWAB
TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan Prosedur Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir ini dilaksanakan.
Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 3/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
6.0 CARTA ALIR
Mula
Edar Notis Penyediaan Kertas Soalan/Skema Jawapan
Sedia Kertas Soalan/Skema Jawapan
Semak Kertas Soalan/ Skema Jawapan
Pinda Kertas Soalan/Skema Jawapan
Pindaan?
Cetak Kertas Soalan
Simpan Kertas Soalan
Soalan Bocor?
Tamat
Tidak
Ya
Sebelum Peperiksaan?
Ya
Laksana Peperiksaan
Tidak
Guna soalan set kedua (2)
Ya Tidak
Ya
Laksana Tindakan Kawalan Ketidakpatuhan Produk
Penyerahan Buku Jawapan
Perlu Moderasi?
Tidak
Laksana ModerasiYa
Periksa Buku Jawapan dan Buat Penilaian
7.1
7.2
7.3
7.4
7.6
7.5
7.87.7
7.9
7.10
7.11 7.12
7.14
7.137.15
7.16
7.17
7.18
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 4/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Edar Notis Penyediaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan Edar notis penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir kepada pensyarah selewat-lewatnya pada minggu kelapan (8) dan hantar salinan kepada Bahagian Akademik UPM.
Ketua PTJ/TDA
7.3 Sedia Kertas Soalan/ Skema Jawapan Sediakan dua set (set pilihan dan set simpanan) kertas soalan/ skema jawapan yang berbeza bagi setiap kursus dengan merujuk silibus kursus berkenaan selewat-lewatnya pada minggu ke 10 (kesepuluh). (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) – Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan).
PK/Pensyarah
7.4 Perlu Moderasi? 7.4.1 Sekiranya kursus melibatkan lebih dari seorang pensyarah
buat moderasi kertas soalan dan skema jawapan
7.4.2 Jika Ya, ikut langkah 7.5 7.4.3 Jika Tidak, ikut langkah 7.6
PK/Pensyarah
7.5 Laksana Moderasi 7.5.1 Lantik moderator bagi kursus yang mempunyai lebih dari
satu kumpulan dan berlainan pensyarah. 7.5.2 Buat moderasi kertas soalan/ skema jawapan melalui
perbincangan dengan pensyarah berkaitan dengan mengambil kira keseimbangan soalan mengikut silibus, kesesuaian dan kejelasan soalan, dan ketepatan skema jawapan.
KJ
KJ/PK
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 5/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
7.5.3 Rekodkan hasil perbincangan dengan menggunakan
Senarai Semak Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS01/PEP) dan serahkan senarai semak berkenaan kepada KJ untuk mendapat pengesahan.
7.5.4 Jika ada perbezaan pendapat yang tidak dapat
diselesaikan antara moderator dengan pensyarah kursus, lantik seorang arbitrator untuk menangani masalah tersebut.
7.5.5 Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan yang telah
dimoderasi kepada KJ. (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan - PU/PS/GP007) Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan))
Moderator/PK
TDA/KJ
PK/Pensyarah
7.6 Semak Kertas Soalan/ Skema Jawapan 7.6.1 Maklum kepada Ketua PTJ, Kertas Soalan/ Skema Jawapan
yang belum diterima dan ambil tindakan susulan. Lengkapkan Log Penerimaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan (PU/PS/LG14/PEP)
7.6.2 Buat semakan soalan/ skema jawapan pada minggu ke 11
(kesebelas). 7.6.3 Rekodkan semakan kertas soalan/ skema jawapan
menggunakan Borang Semakan Soalan/ Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP)
TDA/KJ
JPSSJ
KJ
7.7 Pindaan? Borang Semakan Soalan/ Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP) yang memerlukan pindaan kepada PK/Pensyarah berkenaan. 7.7.1 Jika Ya, ikut langkah 7.8
7.7.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.9
KJ
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 6/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
7.8 Pinda Kertas Soalan/ Skema Jawapan
7.8.1 Pinda Kertas soalan/ Skema Jawapan peperiksaan akhir berdasarkan cadangan JPSSJ.
7.8.2 Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan yang telah dipinda kepada KJ untuk pengesahan (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan - PU/PS/GP007) Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan)
7.8.3 Serah Skema Jawapan kepada TDA. Lengkapkan Log Penerimaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan (PU/PS/LG14/PEP).
7.8.4 Serah Kertas Soalan dan Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) kepada PT PTJ
7.8.5 Rekodkan kertas soalan yang diterima dalam Senarai Semak Penerimaan Kertas Soalan Ujian/ Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS02/PEP).
7.8.6 Simpan dan pastikan keselamatan kertas soalan dan
skema jawapan ujian/ peperiksan akhir. 7.8.7 Maklumkan kepada Ketua Jabatan kertas soalan yang
belum dihantar untuk dicetak.
PK/Pensyarah
PK/Pensyarah
KJ
KJ
PT PTJ
TDA/PT PTJ
PT PTJ
7.9 Cetak Kertas Soalan
7.9.1 Cetak Kertas Soalan mengikut keperluan di Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) .
7.9.2 Pastikan keselamatan kertas soalan semasa proses pencetakan. Lengkapkan Log Percetakan Kertas Soalan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/LG01/PEP) (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) - Para 6.1.3 Percetakan Kertas soalan dan Para 6.1.4 Keselamatan Kertas Soalan)
PT (PTJ)/ PT(P/O) PTJ
PT PTJ/PT (P/O) PTJ
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 7/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
7.10 Simpan Kertas Soalan
Simpan dan susun kertas soalan didalam sampul berlakri mengikut tarikh peperiksaan dalam peti keselamatan di bilik Khas/ Pejabat TDA hingga hari peperiksaan.
PT (PTJ)/KJ
7.11 Soalan Bocor? 7.11.1 Pastikan kertas soalan disimpan dengan selamat supaya
tidak berlaku kebocoran. 7.11.2 Jika Ya, ikut langkah 7.12
7.11.3 Jika Tidak, ikut langkah 7.15
Ketua PTJ
7.12 Sebelum Peperiksaan? 7.12.1 Jika soalan bocor sebelum peperiksaan, ikut langkah 7.14 7.12.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.13
Ketua PTJ
Ketua PTJ
7.13 Laksana Tindakan Kawalan Ketidakpatuhan Produk Sekiranya kebocoran dikesan selepas peperiksaan laksana tindakan kawalan ketidakpatuhan produk (Rujuk: Prosedur Kawalan Ketidakpatuhan Produk (UPM/PGR/P003))
Ketua PTJ
7.14 Guna Soalan Set Kedua (2) 7.14.1 Cetak kertas soalan simpanan dan ikut langkah 7.9
7.14.2 Pastikan Peperiksaan dilaksanakan mengikut jadual yang
ditetapkan.
PT PTJ
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 8/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
7.15 Laksana Peperiksaan
7.15.1 Ambil kertas soalan dan keperluan peperiksaan dalam
tempoh satu (1) jam sebelum peperiksaan bermula. Lengkapkan Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (Rujuk : PU/PS/LG02/PEP).
7.15.2 Laksanakan Peperiksaan mengikut jadual yang
ditetapkan (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) – Para 6.1.7 Tugas Dan Tanggungjawab Pengawas Peperiksaan dan Borang Kehadiran Pengawas (PU/PS/BR12/PEP))
Ketua Pengawas
Ketua Pengawas
7.16 Penyerahan Buku Jawapan 7.16.1 Arahkan pelajar meninggalkan dewan peperiksaan dengan
meletakkan buku jawapan dan soalan ditempat masing-masing atau letak di tempat yang disediakan.
7.16.2 Kumpul dan semak bilangan kertas soalan dan buku
jawapan selaras dengan bilangan calon yang hadir. 7.16.3 Serahkan Buku Jawapan, Kertas Soalan dan Laporan Ketua
Pengawas kepada PT PTJ.
7.16.4 Agihkan Buku Jawapan kepada PK/ Pensyarah. Lengkapkan Log Penyerahan & Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP).
7.16.5 Agihkan Buku Jawapan kepada pensyarah jika terdapat
lebih daripada seorang pensyarah yang mengajar kursus. Lengkapkan Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP).
Ketua Pengawas
Ketua Pengawas/
Pengawas Ketua Pengawas
PT PTJ
PK
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 9/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
7.17 Periksa Buku Jawapan dan Buat Penilaian
7.17.1 Periksa Buku jawapan, beri markah dan rekodkan markah
menggunakan pen berdakwat kekal dan penggunaan pensil adalah tidak dibenarkan (Rujuk : Prosedur pemarkahan dan Penggredan Kursus (UPM/PU/PS/P010)
7.17.2 Simpan buku jawapan yang telah diperiksa dan diberi penilaian dalam tempat berkunci.
Pensyarah
PT PTJ
7.18 Tamat
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 10/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/(Kod PTJ)/600-3/1/5-(Kod Kursus) FAIL KURSUS SEMESTER
Kertas Soalan Peperiksaan Akhir dan Skema Jawapan yang telah dimoderasi/disemak
PT (P/O) PTJ Penyelaras Kursus/
Pensyarah
Pusat Dokumen dan Rekod Jabatan/ Fakulti
3 Tahun
Ketua PTJ
Rincih
2. UPM/(Kod PTJ)/ 600-4/1/14 Keperluan Ujian dan Peperiksaan
Notis Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir
Senarai Semak Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS01/PEP)
Borang Semakan Soalan/Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP)
Log Penerimaan Kertas Soalan/Skema Jawapan (Peperiksaan Akhir) (PU/PS/LG14/PEP)
PT (P/O) PTJ
KJ/Pensyarah/ PT PTJ
Pusat Dokumen dan Rekod Jabatan/ Fakulti
2 Tahun
Ketua PTJ
3. UPM/(Kod PTJ)/600-4/1/2 PENYEDIAAN KERTAS SOALAN
Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan keperluan peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP)
Senarai Semak Penerimaan Kertas Soalan Ujian/Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS02/PEP)
Log Pencetakan Kertas Soalan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG01/PEP)
Log Penyerahan & Penerimaan
PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod
PTJ
2 Tahun
Ketua PTJ
Rincih
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 11/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
Dokumen Peperiksaan & Pemulangan Kertas Jawapan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP)
Surat-surat berkaitan
4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/1/13 PENGENDALIAN PEPERIKSAAN
Perakuan Akta Rahsia Rasmi
Borang Kehadiran Pengawas (PU/PS/BR12/PEP)
Buku Jawapan
Surat-surat berkaitan
PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod
PTJ
1 Tahun
KPPP
Rincih
5.
UPM/600-4/1/2 PENYEDIAAN KERTAS SOALAN
Notis Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir
Surat-surat berkaitan
PT (P/O) AKD PT Pusat Dokumen dan Rekod
5 Tahun
KPPP
Rincih
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008
Halaman: 12/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR
Tarikh: 14/08/2012
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan
Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama TNC (A&A) WP 03/01/2011
02 01 55/2011 Mesyuarat Pengurusan
Akademik 5/2011 TNC (A&A) WP 12/09/2011
02 02 96/2011 Mesyuarat Pengurusan
Akademik 6/2011 TNC (A&A) WP 18/11/2011
02 03 35/2012 Mesyuarat Pengurusan
Akademik 4/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 09/05/2012
02 04 67/2012 Mesyuarat Pengurusan
Akademik 7/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 14/08/2012