peringkat kemasukan (1)
TRANSCRIPT
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
1/36
1
1. PENDAHULUAN
Proses konsultasi diibaratkan seperti novel yang baik, ia mempunyai permulaan,
pertengahan dan pengakhirnya. Peringkat permulaan bagi sesuatu proses konsultansi dirujuk
sebagai peringkat kemasukan. Ia merupakan terma khusus konsultansi dan merujuk kepada
sebahagian dari proses konsultansi yang menggambarkan tentang apa yang berlaku antara
konsultan dan konsultee seperti tindakan meneroka masalah dan kemudiannya memutuskan
untuk mengikat kontrak jika konsultansi setuju dilaksanakan. Brown, Pryzwansky dan
Schulte (1987) mencadangkan bahawa salah satu peringkat dalam konsultansi adalah
peringkat kemasukan. Peringkat kemasukan akan berlaku apabila kedua-dua pihak sama ada
konsultan atau konsultee telah bersedia untuk melibatkan diri dalam proses konsultansi.
Konsultan telah kenal pasti masalah yang hendak dibantu dan diselesaikan melalui kaedah
penyelesaian dan kerjasama yang telah dipersetujui bersama. Melalui persepakatan tersebut
segala nilai, keperluan, jangkaan akan dapat diselesaikan dengan baik dan dapat
melaksanakan proses konsultansi secara sepakat.
2. PERBINCANGAN UMUM PERINGKAT-PERINGKAT KEMASUKAN
Pada peringkat kemasukan, ianya boleh berlaku melalui panggilan telefon, mesyuarat
penerokaan, permohonan secara surat mesyurat, dan penawaran dari konsultan itu sendiri.
Pada peringkat ini konsultan dan konsultee yang telah dilantik oleh organisasi cuba
menentukan faedah konsultansi. Walaubagaimana pun konsultan harus ingat bahawa
kejayaan konsultansi itu sebahagiannya adalah bergantung kepada bagaimana aktiviti-aktiviti
permulaan berlaku atau dicapai dalam sesebuah konsultansi. Ia adalah penting untuk
konsultan mengambil perhatian tentang perkara ini kerana konsultan perlu menghadapi
peringkat kemasukan yang sangat kompleks yang terdiri dari empat fasa iaitu meneroka
keperluan organisasi, kontrak, kemasukan secara fizikal dan kemasukan secara psikologi.
Dalam membicarakan bab ini terdapat lima persoalan yang perlu dipertimbangkan :
i. Dalam apa cara, peringkat kemasukan adalah satu proses yang kompleks?
ii. Kenapa peringkat kemasukan dalam konsultansi mempunyai dua tahap yang kritikal
dan halus?
iii.
Bagaimana arahan konsultan perlu dalam membimbing semasa konsultansi di
peringkat kemasukan.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
2/36
2
iv. Ia adalah lebih kepada kontrak dan apa yang dinyatakan secara bertulis, apakah
implikasi yang dinyatakan sebelum sesuatu konsultansi dilaksanakan?
v.
Bagaimana secara psikologinya konsultan dapat menjalankan konsultansi secara
efektif dan berkesan?
Untuk memahami peringkat kemasukan, boleh ikuti situasi berikut :
Contoh I :
Anda seorang profesor khidmat sosial di sebuah universiti negeri. Seorang bekas
pelajar yang sekarang adalah penasihat di kolej komuniti berdekatan telah menelefon untuk
datang dan berbincang dengan anda tentang bagaimana untuk meningkatkan kualiti khidmat
nasihat di kolej komuniti. Anda telah membuat temujanji dan akan berjumpa di pejabat anda.
Semasa temujanji anda membantu penasihat tersebut dalam meneroka keperluan khusus
sebagai seorang penasihat yang berkualiti. Anda bertanya kepada pengarah tentang apa yang
diperlukan untuk merangsang penerokaan awal. Anda mengajukan beberapa persoalan
seperti bertanya apa yang sedang dibuat penambahbaikan dan apa kekurangan yang kurang
memberangsangkan sama ada tentang persekitaran organisasi yang berlaku khidmat nasihat,
dan meminta pandangan penasihat tentang proses perlaksanaan menasihat, ganjaran, tahap
sokongan pentadbiran organisasi.
Sehubungan itu, berdasarkan maklumat tersebut, anda bersetuju untuk menjalankan
dua sesi dengan semua penasihat. Sesi pertama adalah bengkel menasihat secara berkesan
dan kedua adalah mesyuarat penyelesaian masalah dengan penasihat untuk membantu mereka
rasa lebih didengari oleh pihak terlibat dalam menyelaras perkhidmatan memberi nasihat.
Anda dan Pengarah Penasihat menandatangani kontrak yang bermaksud demikian. Justeru
itu, seminggu sebelum bengkel berjalan, anda telah pergi melawat Kolej Komuniti dan
berjumpa dengan semua peserta bengkel. Kemudian anda bertanya apakah yang mereka
inginkan dan apa yang mereka tidak inginkan melalui bengkel tersebut. Seterusnya anda
menguruskan tempat di Kolej Komuniti di mana bengkel ini akan dilaksanakan.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
3/36
3
2.1. Rajah 1 menunjukkan carta alir empat fasa dalam peringkat kemasukan.
3. PERINGKAT-PERINGKAT KEMASUKAN
3.1. Meneroka Keperluan Organisasi
Konsultansi biasanya bermula apabila seseorang wakil dari sesebuah
organisasi memulakan perhubungan dengan konsultan bagi tujuan penerokaan. Ia
bukanlah perkara luar biasa jika sesebuah organisasi menghubungi konsultan tanpa
mengetahui sebab yang tepat dan alasan yang sesuai mengapa konsultansi diperlukan.
Malah aspek yang paling sukar adalah untuk membuat satu penilaian yang cepat
terhadap isu permasalahan organisasi. Sesetengah pengarang (Conoley&Conoley,
1992; Goodstein, 1978) mengatakan bahawa jarang sesebuah organisasi
menggunakan teknik yang halus untuk menentukan keperluan mendapatkan
konsultansi dan sering organisasi silap dalam mengenalpasti masalah tersebut. Oleh
itu konsultan perlu berhati-hati untuk bergerak terlalu cepat dalam membuat
perancangan semasa permulaan proses kemasukan.
Penerokaan keperluan organisasi
Kontrak
Kemasukan secara fizikal
Kemasukan secara psikologi
Diagnosis
Perlaksanaan
Pengunduran
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
4/36
4
Kurpius, Fuqua dan Rozecki menyatakan bahawa, biasanya konsultee akan
cuba menjelaskan dan menyatakan tentang masalah yang mungkin telah cuba
diselesaikan dengan menggunakan berbagai cara. Dan biasanya persoalan pertama
yang akan dikemukan oleh konsultan adalah “Bagaimana saya boleh menbantu?”
Sesetengah Konsultee akan segera menyatakan masalah dan mencadangkan agar ia
diselesaikan. Contohnya “Kami mempunyai konflik dalam organisasi kami, dan kami
ingin tuan terlibat dan membantu kami dalam membangunkan dan membentuk kerja
secara berpasukan”
Schein, 1988 menyatakan terdapat satu pegangan dalam konsultansi iaitu,
apabila sesebuah organisasi menghubungi konsultan, biasanya ia mempunyai atau
merasa kebimbangan terhadap sesuatu perkara yang tidak dapat diselesaikan di dalam
organisasi. Atau terdapat jurang yang tidak dipenuhi dalam organisasi. Sebaliknya
proses ini juga boleh bermula apabila konsultan cuba menjual atau menawarkan
perkhidmatan konsultansi yang berkaitan dengan isu-isu yang menjadi kebimbangan
dalam sesebuah organisasi. Sebelum kemasukan sebenar secara fizikal dan psikologi
ke dalam organisasi berlaku, konsultan mesti menangani isu-isu pra kemasukan
tertentu ( Cherniss, 1976, 1993 ) sebagai contoh sama ada konsultan kelihatan sebagai
orang yang tepat untuk membantu organisasi dan menentukan perkara-perkara yang
memberi tumpuan semasa menjalankan konsultansi. Isu - isu lain termasuk yang
berkaitan dengan perbezaan pendapat, contoh jenis masalah serta isu-isu yang
berkaitan kepentingan siapa yang menyampaikan dan kesan daripada pilihan itu.
(Cherniss, 1993). Proses menimbang isu-isu ini biasanya bermula dengan mesyuarat
penerokaan sebagai permulaan perhubungan.
Permulaan perhubungan boleh dimulakan oleh mana-mana pihak dan
selalunya melibatkan wakil organisasi yang dilantik, mungkin beberapa pihak
pengurusan organisasi (stakeholders) dan pihak konsultan. Sebaik-baiknya mereka
yang terlibat perlu mempunyai pengetahuan tentang konsultan dan menggalakkan ke
arah menggunakan khidmat mereka (Schein, 1988).
Menurut Gallessich , 1982, mesyuarat awal untuk meneroka keperluan
organisasi biasa boleh berlaku sama ada di organisasi atau dalam suasana yang neutral
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
5/36
5
seperti di restoran. Kelebihan bermesyuarat di organisasi ialah ia membolehkan
konsultan membuat pemerhatian di tempat itu dan bagaimana cara kakitangan
berinteraksi. Dengan cara tersebut konsultan menunjukkan sifat serius dan
kesungguhan dalam membina hubungan yang kukuh. Kelebihan mesyuarat secara
neutral adalah ia menjadikan perbincangan tidak terlalu terikat dan menyediakan
suasana yang tidak formal dan mengurangkan tekanan untuk melakukan kontrak
perkhidmatan konsultansi.
3.1.1. Isu-isu Yang Menentukan Sama Ada konsultansi Perlu Dilaksanakan
atau Tidak
Keputusan utama untuk dibuat semasa penerokaan awal keperluan organisasi
ialah samada konsultansi perlu dijalankan atau tidak. Terdapat enam isu yang
berkaitan dengan keputusan ini :
i.
Tahap kongruen di antara konsultan dan sistem konsultee, contohnya ,
berkenaan dengan sistem nilai kedua-dua pihak. (konsultan dan konsultee
melihat penagih dadah sebagai orang yang perlu diberi rawatan)
ii.
Jumlah sumber organisasi yang menunjukkan kesediaan untuk menyumbang
ke arah perubahan. Contohnya , bajet kewangan yang mencukupi dan
bilangan kakitangan yang terlibat dalam proses konsultasi yang dibenarkan
oleh pihak pentadbiran atau pengurusan tertinggi organisasi.
iii. Kesesuaian konsultee itu sendiri atau ciri-ciri organisasi itu sendiri yang
mahukan perubahan (Contohnya, perubahan selepas konsultasi bergantung
kepada fleksibiliti organisasi kerana sesetengah organisasi tidak mudah untuk
menerima perubahan dan bersifat rigid )
iv.
Cara di mana organisasi persepsikan perubahan. Sebagai contoh sejauh mana
bakal konsultee melihat konsultasi sebagai penting dalam memenuhi matlamat
organisasi
v. Saling memahami jangkaan terhadap konsultasi, sebagai contoh konsultan dan
Konsultee dapat bersetuju mengenai bagaimana konsultasi perlu diteruskan
dan hasil yang dijangkakan untuk semua pihak yang terlibat
vi. Perjanjian persetujuan siapa sistem konsultee , sistem pelanggan, dan pihak
berminat contohnya konsultan bersetuju untuk menjalankan konsultasi dengan
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
6/36
6
pasukan intervensi krisis di pusat kesihatan mental mengenai pendekatan
dalam kaunseling kepada pelanggan mereka
Bell & Nadler , 1985 menyatakan bahawa terdapat empat soalan yang boleh
dilihat oleh konsultan dan pihak konsultee dalam menentukan sama ada proses
konsultasi perlu atau tidak dan bernilai kerana jawapan kepada persoalan tersebut
akan menentukan kejayaan penerokaan awal keperluan organisasi. Persoalan tersebut
iaitu : Kenapa saya di sini? Siapa dia atau saya? Apa yang mungkin berlaku? Apa
yang akan menjadi hasilnya. Jawapan kepada soalan ini merupakan keperluan
permulaan untuk tujuan mengenali organisasi, di mana konsultan akan mempelajari
selok belok organisasi seperti sejarah, misi, falsafah, dan prosedur organisasi ( Caplan
& Caplan 1993 , Jarvis & Nelson 1967). Sebahagian daripada tugas ini adalah untuk
menentukan apa yang organisasi telah lakukan setakat ini untuk menyelesaikan
masalah yang dilihat, apa tahap kejayaan aktiviti-aktiviti tersebut, dan apa faktor-
faktor yang menghalang mereka daripada menjadi lebih berjaya ( Mann, 1983)
i. Kenapa saya di sini?
Persoalan kenapa saya di sini, adalah merujuk kepada keperluan yang
dijangkakan oleh kedua-dua pihak sama ada pihak konsultan atau konsultee.
Konsultee akan bertanya, apakah masalah organisasi yang boleh dibantu oleh
konsultan. Konsultan pula bertanya adakah saya orang yang boleh memberi
pertolongan? Persoalan ini adalah penting bagi kedua-dua pihak sama ada konsultan
atau konsultee. Dari perspektif konsultee, ini adalah kebimbangan dan persoalan yang
dirasakan perlu. Dari perspektif konsultan pula, soalan ini membolehkan ia
membantu konsultee dalam menentukan masalah yang sesuai atau kebimbangan dan
menilai sama ada konsultan adalah orang yang tepat untuk membantu.
ii. Siapa Dia atau Saya?
Persoalan siapa dia atau saya? Adalah merujuk kepada peranan konsultan ,
konsultee, dan orang lain yang terlibat dalam konsultan ( Bell & Nadler 1985).
Jawapan kepada soalan ini merujuk kepada mengenal pasti peranan dan
tanggungjawab konsultan dan konsultee. Menurut Cooper & Hodges 1983, dengan
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
7/36
7
membincangkan pandangan, sikap dan persepsi berkaitan dengan keperluan
organisasi , nilai dan gaya kerja, konsultan dan konsultee secara tidak langsung boleh
mengenalpasti keperluan organisasi. Konsultan boleh menawarkan kepakaran
perkhidmatannya mengikut kesesuaian keperluan tersebut. Biasanya Konsultan akan
menerangkan tentang konsep konsultasi yang akan dilaksanakannya apabila bersetuju
untuk meneruskan dan mengikat kontrak konsultansi.
iii. Apa yang mungkin akan berlaku?
Soalan ketiga, Apa yang mungkin berlaku ? Persoalan ini merujuk kepada
jangkaan atau ramalan yang mungkin berlaku apabila membuat konsultansi, cara dan
matlamat serta bagaimana untuk mencapainya. Soalan ini sebetulnya bertanya
tentang cara dan hasil pada penghujung proses konsultasi.
iv. Apa hasilnya?
Persoalan keempat ialah apakah hasilnya? Dari perspektif konsultan , ia adalah
kebimbangan tentang bagaimana hasil konsultansi akan dinilai. Dari perspektif
konsultee, jawapannya bergantung kepada berapa banyak perubahan yang akan
berlaku setelah menjalankan proses konsultansi. Adakah ganjaran atau hasilnya lebih
besar dari kos konsultansi atau sebaliknya.
v. Apakah kesilapan yang mungkin berlaku?
Penerokaan awal keperluan organisasi boleh berlaku kesilapan kerana terdapat
kekurangan pada tingkahlaku kedua-dua pihak sama ada konsultan dan juga
konsultee. Ford, 1979 menyatakan, dari dahulu sehingga ke hari ini masih berpegang
bahawa seseorang konsultan boleh menjejaskan hubungan konsultasi semasa fasa
kemasukan dalam beberapa cara iaitu :
Gagal mengenal pasti masalah yang sebenar yang berlaku dalam organisasi
Berjanji terlalu banyak
Gagal untuk menentukan peranan konsultan secukupnya
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
8/36
8
Gagal mengenali kekurangan kecekapan berkenaan dengan masalah yang
dikenal pasti
Gagal untuk menyesuaikan diri dengan masalah khusus atau permasalahan
yang menjadi kebimbangan organisasi
Konsultan perlu peka terhadap kesulitan dan permasalahan yang mungkin
tidak diduga berlaku dengan melihat dan memantau perjalanan konsultan mereka
sendiri. Dengan cara ini konsultan akan dapat menjimatkan masa dan melancarkan
proses konsultasi dari mengalami kesukaran. Konsultee juga boleh menghalang
peringkat kemasukan dari berjalan lancar. Berikut adalah beberapa daripada banyak
perkara yang konsultee atau wakil organisasi boleh lakukan semasa fasa kemasukan
sehingga boleh menjejaskan hubungan konsultasi :
Gagal untuk menyaring atau memilih konsultan yang betul
Tidak menjelaskan bagaimana konsultan dicadangkan untuk beroperasi
dalam sistem klien
Gagal untuk menjelaskan jangkaan atau ekspektasi peranan dan apa yang
perlu dilakukan oleh konsultan
Gagal untuk mengenal pasti masalah organisasi dengan tepat
Gagal untuk menjelaskan kepada konsultan tentang had atau kekurangan
sumber organisasi yang mungkin memberi kesan kepada perjalanan
konsultasi
Dalam perkara ini konsultan perlu sedar tentang kemungkinan berlaku
kesulitan ini kerana mereka membantu pihak organisasi dalam meneroka keperluan
organisasi, cara terbaik untuk mengelak dari kesulitan itu berlaku adalah dengan
memperuntukan masa yang mencukupi untuk mendapatkan kefahaman, yang
mungkin membawa atau membuka kepada komunikasi dan perbincangan yang
spesifik dan terperinci.
3.1.2. Contoh ringkas Meneroka Keperluan Organisasi
Seorang konsultan kesihatan mental telah didatangi oleh ahli-ahli sebuah
pertubuhan agama untuk membangunkan program bagi meningkatkan penghargaan
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
9/36
9
kendiri (self Esteem) ahli kumpulan belia. Konsultan bertemu dengan tiga orang dari
ahli lembaga yang mentadbir organisasi dan ketua kumpulan belia. Bersama-sama
kumpulan tersebut konsultan meneroka keperluan program dan membandingkan
dengan pengalaman yang ada pada konsultan. Konsultan berpuas hati dan merasakan
dia boleh membantu, konsultee juga percaya bahawa dia boleh dibantu oleh konsultan
tersebut. Sumber yang diperlukan untuk pembangunkan program tersebut dapat
disediakan dan semua orang bersetuju tentang apa yang dikehendaki daripada pihak-
pihak yang terlibat. konsultan bersetuju untuk merangka dan mengemukakan
cadangan dan kontrak kepada lembaga.
Secara ringkasnya, penerokaan awal keperluan organisasi adalah termasuk
memutuskan siapa yang akan menjadi konsultee dan sistem klien, menentukan
peranan konsultan dalam proses perundingan dan menentukan tanggungjawab
organisasi dengan mengambil kira jangkaan mengenai konsultan ( Weisbord 1984).
Jika semua ini telah dicapai dengan baik dan telah menentukan bahawa konsultasi
perlu berlaku , semua maklumat yang dikumpul dalam fasa ini boleh digunakan dalam
kontrak.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
10/36
10
CONTOH ALIRAN KERJA TAHAP KEMASUKAN :
PROSES KERJA BAGI PROGRAM PENGURUSAN EMOSI
OLEH
BERJAYA CONSULTANCY Sdn Bhd
TARIKH TINDAKAN CATATAN /RESPON
7 September
2015
(Khamis)
Berhubung dengan
Pihak konsultee
melalui telefon
(Tuan Haji Abd.
Rahman bin Omar ,
Ketua Penolong
Pengarah )
Pihak Konsultee secara verbal ada
menyatakan masalah yang dihadapinya
adalah untuk mengadakan program yang
bersesuaian untuk kakitangan di
organisasinya.
Pihak konsultan cuba menawarkan program
yang bersesuaian dengan keperluan tersebut.
Pihak konsultee meminta perbincangan
lanjut diadakan antara pegawainya ( wakil
konsultee ) mengenai program yang
bersesuaian tersebut.
Perbincangan
bersemuka antara
wakil Pihak
konsultan ( Encik
Zul Fahmi bin Idrus)
dengan wakil
konsultee iaitu Puan
Nurul binti Yusof
(Pegawai Psikologi )
Tempat : Pejabat
konsultee
Perbincangan permulaan bertujuan antaranya
adalah :
1.
Menyatakan tujuan perundingan
2. Mendapatkan kepastian mengenai
permasalahan dan program yang
diperlukan oleh pihak konsultee.
(Penerokaan Keperluan Organisasi )
3.
Selain itu juga pihak konsultan ingin
mendapatkan maklumat berkaitan dengan
kumpulan sasaran (sistem klien)
4. Pihak konsultee bersetuju secara verbal
dan akan menghantar surat perlantikan
sebagai konsultan mereka secara rasmi
bagi melaksanakan program
Masalah yang dikenalpasti :
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
11/36
11
kakitangan mengalami stres di
tempat kerja
Program : Pengurusan Emosi
14 September
2015
Perjumpaan secara
rasmi antara semua
ahli konsultan
dengan wakil
konsultee (Puan
Nurul Huda binti
Yusof (Pegawai
Psikologi )
Tempat : Pejabat
Consulte
Perbincangan berfokuskan :
1. Tujuan perundingan
2.
Peranan konsultan dan konsultee dalam
program
3. Penerangan berkaitan dengan cadangan
modul bagi program tersebut daripada pihak
konsultan
4.
Mendapatkan maklumbalas daripada pihak
konsultee berkaitan dengan program
5. Perbincangan Penilaian Keberkesanan
Program
6. Penyerahan surat lantikan kepada konsultan
oleh wakil konsultee
18 September
2015
Penyerahan Kontrak Penyerahan Kontrak dan persetujuan antara pihak
konsultee kepada pihak konsultan (Antara wakil
terlibat )
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
12/36
12
3.2. Kontrak
Gallessich , 1982 menjelaskan bahawa apabila keputusan telah dibuat dan
proses konsultasi mahu diteruskan maka kontrak perlu dibuat. Konsultan, konsultee
dan orang yang dilantik oleh organisasi akan mula berbincang tentang syarat-syarat
konsultasi. Dengan aktiviti ini maka bermula fasa berkontrak antara konsultan dan
konsultee. Kontrak tidak hanya menyediakan pemahaman tentang proses konsultansi
dan menjelaskan peranan dan tanggungjawab, tetapi ia juga boleh memberikan
perlindungan undang-undang untuk konsultan.
3.2.1. Sifat-sifat Kontrak
Semua perhubungan adalah berlandaskan kepada jangkaan dan dalam
perhubungan konsultasi ianya dilahirkan dalam bentuk kontrak secara jelas dan
rasmi. Kontrak merupakan satu perjanjian secara lisan atau bertulis antara
konsultan dan organisasi yang diwakili oleh konsultee dan ia menetapkan had-had
dan sifat hubungan dalam konsultansi.
Dalam hubungan konsultansi, kontrak adalah merupakan perjanjian yang
menggariskan tentang ekspektasi atau jangkaan dan tanggungjawab masing-masing
sama ada konsultan maupun pihak organisasi, kekerapan mesyuarat, penjadualan
pelantikan dan perjumpaan dengan kakitangan dalam sistem konsultee, data yang
akan dikumpul, peruntukan untuk semakan atau penilaian semula dan pengubahsuaian
program dan jumlah serta cara pembayaran untuk konsultansi.
Kontrak mencerminkan dan menjelaskan tentang kefahaman yang dikongsi
antara konsultan dan organisasi dalam tiga bidang kritikal:apa yang dijangkakan
daripada hubungan perundingan, berapa banyak masa yang masing-masing akan
peruntukkan serta kos dan siapa yang akan terlibat mengikuti proses konsultansi.
Kontrak yang lengkap menyediakan panduan am bagi proses konsultansi,
menjelaskan peranan dan jangkaan pihak yang terlibat , dan menyediakan satu bentuk
perlindungan bagi konsultan dan konsultee.
Kontrak boleh dilaksanakan secara lisan, pertukaran surat, atau dokumen
rasmi. Walaubagaimana pun konsultan harus ingat bahawa kontrak bertulis secara
terperinci adalah bertujuan untuk memberi tumpuan bagi menilai perkhidmatan
konsultansi. Malah Kirby mencadangkan bahawa apa-apa kontrak secara lisan perlu
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
13/36
13
disusuli dengan surat yang menyatakan apa yang telah dipersetujui dan mengandungi
butir-butir yang jelas. Beberapa penulis mencadangkan, kontrak mesti bertulis secara
rasmi sebagai perlindungan undang-undang untuk konsultan dan juga konsultee.
Kontrak boleh berbentuk spesifik dan menjadi agak jelas, tahap kontrak itu
adalah berstruktur dan khusus seperti dalam perjanjian antara buruh dan pengurusan.
Peranan konsultan akan dapat dijalankan dengan berterusan atau ia boleh menjadi
luas di mana tahap kontrak itu adalah umum dan tidak berstruktur, peranan konsultan
mungkin berbeza. Setiap kontrak yang dibuat perlu dipersetujui semasa kontrak
sedang dirangka ia adalah untuk penting untuk membuat kontrak setepat yang
mungkin.
Menurut Kurpius , Fuqua & Rozecki (1993) peringkat perubahan yang wujud
dalam masalah konsultee menjadi faktor penting dalam pembangunan kontrak yang
sesuai. Biasanya terdapat empat peringkat perubahan dimana konsultee mendapatkan
bantuan pihak konsultan. Konsultan boleh meminta konsultee menggambarkan
peringkat masalah tersebut untuk membantu konsultan merumuskan dan bertanya
soalan yang lebih baik mengenai keperluan untuk bantuan. Empat peringkat
perubahan tersebut adalah :
i. Pembangunan - ada yang memerlukan bantuan di peringkat awal
masalah baru atau program. Campur tangan awal konsultan menunjukkan
tanda-tanda keterbukaan dan wawasan konsultee
ii. Pengekalan - memerlukan bantuan untuk memantap dan
menambahbaik program sedia ada. Ini kmenunjukkan tanda-tanda bahawa
konsultee mempunyai keinginan untuk meningkatkan motivasi
iii. Penurunan - Masalah sedia ada mula menjadi teruk. Konsultee cuba
menolak perkara yang semakin teruk dan konsultee tidak dapat menyelesaikan
masalah tersebut dan mahukan bantuan serta meletakkan harapan yang tinggi
agar konsultan dapat membantu menyelesaikannya. Dalam hal ini biasanya
berlaku perbezaan pendapat mengenai keperluan untuk mendapatkan bantuan
konsultan.
iv. Krisis - suatu keadaan yang teruk dimana konsultee memerlukan
bantuan segera dan mendesak. Konsultee perlu kembali kepada keadaan yang
stabil.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
14/36
14
3.2.2. Aspek Formal Kontrak
Aspek formal dalam kontrak adalah bergantung kepada jenis-jenis kontrak
dan elemen-elemennya. Terdapat beberapa jenis kontrak yang boleh digunakan oleh
konsultan contohnya kontrak mudah atau dokumen teknikal bertulis dan terperinci.
Kontrak boleh jadi berbeza-beza mengikut agensi dimana konsultasi itu berlaku.
Contohnya mungkin sekolah di daerah mempunyai kontrak yang mudah berbanding
sekolah di negeri dan persekutuan yang lebih terperinci.
Menurut Bell & Nadler (1985)aspek formal kontrak meliputi
perkhidmatan yang akan disampaikan , jenis dan jumlah bayaran, dan tempoh
konsultasi manakala aspek psikologi kontrak pula adalah merujuk kepada apa yang
setiap pihak harapkan untuk mendapat manfaat daripada kontrak tersebut. Boss
(1985,1993) mengatakan kontrak psikologi adalah amanah interpersonal , yang
tidak boleh dimasukkan ke dalam bentuk bertulis dan ia mencerminkan usaha
bersama antara konsultan dan pihak konsultee mengenai jangkaan dari proses
konsultasi.
3.2.3.
Unsur-unsur Kontrak
Unsur-unsur kontak adalah membangun dan menetapkan hubungan kerja
yang baik di antara pihak konsultan dan organisasi. Semua isu-isu utama yang
berkaitan dengan konsultan akan di tetapkan dalam kontrak. Matthews 1983,
menyatakan kontrak yang baik akan mengurangkan kemungkinan berlakunya
konflik peranan , hubungan dua peranan, dan rintangan serta perkara yang boleh
mencemarkan hubungan konsultansi. Semua kontrak konsultansi hendaklah
meliputi elemen-elemen seperti berikut :
i.
Matlamat umum konsultan
ii. Tempoh masa tentatif
iii. Tanggungjawab konsultan (termasuk perkhidmatan yang akan disediakan,
kaedah yang akan digunakan, tempoh masa, penilaian tahap mana matlamat
tercapai )
iv.
Tanggungjawab agensi seperti sumbangan kakitangan untuk konsultasi, fiyang hendak dibayar kepada konsultan. Sempadan atau had konsultan
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
15/36
15
termasuk hubungan dengan individu diluar konsultasi, syarat untuk
mendapatkan maklumat atau akses dokumen tertentu jabatan, syarat-syarat
membawa masuk konsultan atau pelatih lain serta kerahsiaan kepada semua
maklumat.
v. Jadual untuk semakan berkala dan penilaian kerja dan kebebasan mana-
mana pihak untuk menamatkan kontrak jika kemajuan konsultasi tidak
memuaskan.
3.2.4. Aspek Psikologi Kontrak
Kontrak mempunyai aspek-aspek psikologi dan juga formal. Aspek
psikologi kontrak merujuk kepada set jangkaan terhadap hubungan dalam
konsultansi yang mencerminkan kerjasama konsultan dan konsultee dalam
melaksanakan tanggungjawab masing-masing untuk membantu sistem klien.
Kontrak psikologi perlu terutama di awal perhubungan seperti jujur, realistik, dan
menjaga sensitiviti interpersonal. Contoh berikut menunjukkan bagaimana psikologi
kontrak boleh dibatalkan :
Contoh I
Seorang perunding telah dibayar oleh agensi khidmat sosial untuk membantu
dalam pembangunan program, konsultan menjangkakan akan disediakan satu pejabat
untuk melaksanakan program tersebut, tetapi sebaliknya. Perkara ini telah
mendatangkan kemarahan kepada konsultan kerana menyukarkannya untuk memberi
tumpuan secara objektif kepada tugas-tugas yang perlu dicapai
Contoh II.
Wakil organisasi mahu dihubungi oleh konsultan setiap kali dia melawat
organisasi. Wakil ini tidak menyatakan tentang perkara tersebut ke dalam kontrak
rasmi .apabila konsultan tidak tahu apa-apa dan menghad komunikasi dengan wakil
tersebut dia merasa ditolak dan secara diam-diam dia memulakan usaha untuk
mensabotaj aktiviti konsultan.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
16/36
16
Contoh Kes
Seorang konsultan telah menjalankan program pengurusan stres untuk
kakitangan sekolah yang mempunyai pelajar bermasalah di sebuah sekolah bagi
tujuan mengurangkan tahap stres. Percubaan untuk mengurangkan tekanan itu tidak
berjaya , jadi konsultan telah dipanggil oleh pentadbir sekolah. Jangkaan konsultansi
dibincangkan secara tertutup bersama wakil pentadbir sekolah tanpa dimaklumkan
kepada kakitangan. Sementara kakitangan menjangkakan proses konsultasi adalah
untuk menguruskan pelajar bermasalah. Ini menunjukkan bahawa kontrak psikologi
hanya dibangunkan bersama wakil pentadbir dan bukan dengan kakitangan. Justeru
dalam proses konsultansi adalah sangat perlu untuk menerangkan proses konsultansi
kepada pihak konsultee dan sistem klien supaya semua tahu dan bersetuju untuk
menjalani proses konsultansi. Untuk mengelakkan kejadian ini berlaku konsultan
perlu jelas tentang matlamat dan jangkaan yang diharapkan dari kedua-duanya dan
konsultan itu sendiri serta tingkahlaku yang akan berlaku dan rasional untuk mereka.
Dengan penjelasan tersebut akan dapat mewujudkan rasa percaya terutamanya
anggota organisasi. Konsultan juga perlu jelaskan bahawa pemerhatian yang
dilaksanakan di organisasi adalah bertujuan untuk memahami dinamik organisasi dan
bukan untuk mengumpul data peribadi seseorang individu.
Secara ringkas, jika konsultan telah berkesan melengkapkan penerokaan awal
keperluan organisasi , maka kontrak psikologi perlu dikurangkan kerana jangkaan
bersama telah pun dipersetujui dan dinyatakan secara lisan. Konsultan perlu memberi
perhatian dalam aspek kontrak psikologi apabila melibatkan wakil organisasi dalam
pembangunan kontrak formal. Penglibatan wakil organisasi sebagai konsultee sudah
pasti memerlukan peruntukan masa yang lebih semasa peringkat kemasukkan bagi
membincangkan tentang kerjasama antara konsultan dan isu-isu yang akan dihadapi
melalui peraturan asas yang dibangunkan. Caplan 1993, mengatakan bahawa, pihak
konsultan perlu ingat bahawa hasil kontrak konsultansi perlu dirunding semula.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
17/36
17
Contoh Kontrak Ringkas
Contoh 1 :
Sebuah Organisasi mengendalikan atlet-atlet sukan di peringkat kementerian
sangat mementingkan kebajikan dan psikologi pemain. Ketua organisasi tersebut telah
menghubungi konsultan untuk mengadakan konsultansi tentang perkara ini. Selepas
itu satu penerokaan awal keperluan organisasi telah dibincangkan. Ketua organisasi
tersebut dan konsultan tersebut telah membangunkan kontrak sebagai panduan
konsultansi. Dalam penerokaan tersebut konsultan telah dipersetujui untuk
menjalankan temubual dan pemerhatian terhadap beberapa orang atlet secara bebas
dan membincangkan isu tersebut di dalam beberapa mesyuarat. Semua maklumat dan
data yang dikumpulkan perlu dirahsiakan dan sulit serta penetapan bayaran untuk kos
konsultansi. Kesemua perkara ini dipersetujui dan ditetapkan dalam kontrak secara
bertulis dan perlu ditandatangan oleh kedua-dua belah pihak.
Contoh 2 :
Pihak Pengurusan Sekolah Menengah Bandar telah menghubungi pihak
konsultan untuk menyediakan latihan atau program kepada guru sekolah dari aspek
pengurusan tekanan. Konsultan bersetuju untuk menjalankan konsultasi mengikut
tarikh yang telah ditetapkan iaitu pada 6, 13, 20, 27 Mac dan 3 April 2015 bermula
jam 9.00 pagi hingga 4.30 petang setiap hari dengan memberi penekanan kepada
pengajaran dari aspek teknik pengurusan tekanan. Konsultan bersetuju untuk
menjalankan penilaian peserta bengkel dengan keizinan peserta dan akan berkongsi
dengan konsultee yang ditetapkan oleh pihak pengurusan sekolah. Pihak konsultan
juga bersetuju dengan perlantikan wakil konsultee yang telah ditetapkan oleh pihak
sekolah sebagai orang perantaraan untuk sebarang perhubungan sepanjang program
berlangsung jika terdapat penambahan dalam perundingan termasuk tenaga
konsultan dan ahli atau peserta bengkel. Pihak konsultan bersetuju dengan bayaran
sebanyak RM5,500 ( Ringgit Malaysia, Lima Ribu Lima Ratus) , bayaran tuntutan
perjalanan dan penyediaan tempat penginapan serta keperluan lain yang akan
disediakan oleh pihak sekolah sehingga tamat konsultansi. Pihak konsultan juga
bersetuju untuk menyediakan peralatan bagi tujuan program tersebut. Melalui
kontrak yang dipersetujui juga kedua-dua pihak bersetuju untuk membuat
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
18/36
18
konsultansi semula dan menamatkan konsultansi jika kemajuan konsultansi tidak
memuaskan. Rujuk lampiran kontrak di LAMPIRAN 1.
3.3. Kemasukan Fizikal
Menurut Gallessich 1982 sistem kemasukan fizikal bermula apabila konsultan
mula berhubung dengan ahli-ahli organisasi, mengetahui di mana penyesuaian dan
membina hubungan antara konsultan-konsultee. Kemasukan fizikal merupakan
peringkat penerimaan oleh ahli-ahli organisasi kepada proses perundingan seterusnya.
Peringkat kemasukan fizikal adalah berbeza daripada peringkat kemasukan psikologi
yang mana peringkat tersebut merupakan peringkat peningkatan penerimaan oleh
ahli-ahli dalam sesuatu organisasi.
3.3.1. Ciri-Ciri Kemasukan Fizikal
Terdapat beberapa ciri penting yang perlu diketahui oleh konsultan pada
peringkat kemasukan fizikal ke dalam sesebuah organisasi antaranya ialah :
i. Ruang Kerja
Satu ciri yang sangat penting dalam kemasukan fizikal adalah tempat atau
ruang kerja konsultan dalam organisasi. Konsultan diberi tempat untuk
perbincangan yang khas atau pejabat yang ditetapkan. Dengan menyediakan
pejabat sementara konsultan, ianya dapat memberi kenyataan secara simbolik
bahawa sesuatu organisasi telah memberi sokongan kuat kepada konsultan dan
salah satu kesediaan yang bersungguh daripada pihak pentadbiran untuk
memperuntukkan perbelanjaan yang diperlukan bagi menyokong proses
perundingan seterusnya. Ini adalah kerana kerjasama dalaman daripada
organisasi menjadikan perundingan dapat berjalan dengan lancar. Contohnya
tempat perlaksanaan program samada indoor ataupun outdoor retreap.
ii. Tindakan Konsultan
Apabila bermula proses kemasukan fizikal, tindakan pertama konsultan adalah
membina hubungan dengan ahli-ahli dalam organisasi tersebut. Dengan ini,
menjadikan konsultee merasa lebih selesa apabila konsultan menampakkan
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
19/36
19
kesungguhan untuk berjumpa mereka atas kehendak pihak konsultan sendiri.
Dengan ini, konsultan mestilah bertindak secepat mungkin dan mencari individu
yang telah dihubungi untuk memudahkan perundingan berlaku seterusnya.
Contoh individu yang boleh dihubungi adalah pegawai sumber manusia,
pegawai psikologi, kaunselor, guru, atau individu yang bertanggungjawab dalam
tugasan yang berkaitan dalam membangunkan organisasi di tempat mereka.
iii. Masa Bersesuaian
Dengan kehadiran konsultan ke tempat organisasi pada masa yang
sesuai boleh membuatkan kehadiran dan pemergian konsultan adalah sesuatu
yang telah dijangkakan oleh konsultee. Contohnya mengadakan temujanji
terlebih dahulu dengan individu yang berkaitan untuk hadir ke organisasi.
Dengan demikian, akan menghasilkan kejayaan awal dalam proses kemasukan
fizikal.
iv. Penyesuaian Diri
Dalam meneruskan tugasan konsultan perlu berhati-hati dan mestilahmelakukan terbaik dalam merealisasikan penyesuaian diri dengan organisasi
pada peringkat kemasukan fizikal. Konsultan perlu tahu menyesuaikan diri
dalam aktiviti semasa mengikut jadual organisasi bagi mengurangkan sebarang
gangguan dalam kerja harian di organisasi tersebut. Contohnya konsultan perlu
berpakaian kemas, penampilan menarik, murah senyuman, menunjukkan sikap
profesional dalam berkomunikasi dan sebagainya.
v. Menyebarkan Maklumat
Konsultan perlu mengingatkan individu yang dihubungi dalam
organisasi itu supaya menyebarkan maklumat kepada ahli-ahli organisasi
tentang faedah yang akan diperolehi daripada konsultan. Menurut (Boss 1985)
ahli-ahli yang terlibat dalam konsultansi perlu diberitahu mengenai peranan dan
fungsi konsultan, mengapa konsultan tersebut dibayar , apa yang akan dicapai
dalam jangka waktu tertentu dan siapa yang akan terlibat.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
20/36
20
Selanjutnya menurut (Schein 1988) perancangan kerja dalam konsultansi
harus diketahui umum seperti pemberitahuan awal boleh memberikan mereka
yang terlibat bersedia untuk menyertai konsultansi yang dirancang.
vi.
Kerahsiaan
Akhir sekali perbincangan terbuka mengenai kerahsiaan dan
batasannya adalah penting kerana menurut (Conoley & Conoley, 1992) kedua-
dua pentadbir iaitu konsultan dan konsultee perlu mengetahui apa yang boleh
mereka dedahkan untuk konsultasi bagi mengelakkan berlaku masalah di
kemudian hari. Contohnya maklumat dan data-data ahli-ahli organisasi yang
akan terlibat dalam konsultasi.
3.4. Kemasukan Psikologi
Antara aspek terpenting dalam proses konsultansi ialah hubungan antara
konsultan dengan konsultee. Perhubungan mestilah sama rata antara konsultan dankonsultee. Ciri-ciri hubungan mestilah terbuka, ikhlas, penuh kerelaan hati, empati
dan ketulenan diri, kesemuanya menjamin hasil yang baik. Ciri-ciri seperti ini hampir
sama dengan manifestasi proses kaunseling. Namun, dalam kaunseling prosesnya
akan bermatlamat ke arah membantu klien mengatasi masalah psikologikal. Dalam
proses konsultansi, konsultan boleh mengenalpasti masalah psikologi klien melalui
konsultee dan memberi saranan cara yang boleh dilaksanakan untuk mengatasinya.
Sehubungan ini, proses konsultansi tidak bertujuan untuk menuju ke arah matlamat
kaunseling secara langsung. Kemasukan psikologi merujuk kepada penerimaan secara
beransur-ansur konsultan oleh ahli-ahli organisasi. Dalam mendapatkan penerimaan
psikologi konsultan harus mengambil kira dua peringkat operasi di mana-mana
organisasi. Menurut Mann 1978, terdapat dua peringkat operasi iaitu :
i.
Mengenai bagaimana sesebuah organisasi melakukan apa yang dilakukan
(Mann 1978), ini adalah peringkat bagaimana ia membuat keputusan utama.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
21/36
21
ii. Melibatkan interaksi peribadi kalangan ahli-ahlinya sebagai contoh bagaimana
rakan-rakan adalah digalakkan memberi sokongan moral antara satu sama lain
di tempat kerja untuk membangunkan organisasi.
Menurut Parson 1996, konsultan yang mencapai kemasukan psikologi cepat
boleh dikatakan “working smarts. Mereka telah mengikut kaedah-kaedah, peraturan
dan saluran komunikasi dan melaksanakan apa yang mereka katakan. Konsultan
haruslah mengelakkan daripada menjadi stereotaip daripada ahli-ahli organisasi
sendiri kerana kesan buruk boleh berlaku. Kemasukan psikologi boleh menjadi lebih
sukar jika konsultan yang bekerja lebih dikenal pasti oleh konsultee contohnya
menggunakan pengaruh paksaan dan lain-lain.
Penerimaan konsultan oleh organisasi dapat ditingkatkan dengan menjaga
perkara-perkara yang berkaitan dengan konsultansi semudah dan sebaik mungkin.
Konsultan hendaklah menerangkan intervensi dari konsultansi secara konkrit dan
khusus serta perubahan dalam struktur organisasi dapat dikurangkan hasil dari
konsultansi. Menurut Kelly 1993, kemasukan psikologi secara berkesan dalam
konsultansi boleh dilihat oleh konsultee, bahawa konsultan mempunyai peranan untuk
memenuhi permintaan konsultee dan mampu mengurangkan tekanan yang dihadapi
dalam organisasi.
3.4.1. Pengaruh Interpersonal Dalam Perundingan
Interaksi interpersonal adalah kesukaan pada orang lain, sikap positif
dan daya tarik seseorang. Dengan adanya daya tarik ini, maka akan
membentuk rasa suka. Jika orang saling menyukai, maka ia akan
mengembangkan komunikasi yang menyenangkan dan efektif. Ia akan merasa
senang dan nyaman jika berada di antara orang-orang yang disukainya.
Sebaliknya, ia akan merasa tegang dan resah jika ia berada di antara orang-
orang yang tidak ia sukai serta ingin menjauh darinya. Hakikat dari hubungan
interpersonal adalah bahwa ketika berkomunikasi, kita tidak hanya
menyampaikan isi mesej, tetapi juga menentukan kadar hubungan
interpersonal. Makin baik hubungan interpersonal, makin terbuka orang untuk
mengungkapkan tentang dirinya, sehingga makin efektiflah komunikasi yang
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
22/36
22
terjalin. Begitu juga interaksi pengaruh dalam perundingan antara konsultan
dengan konsultee yang melibatkan keadaan secara langsung atau tidak
langsung dalam mempengaruhi perubahan kepada konsultee. Oleh itu, terdapat
dua model yang boleh dikaitkan dengan pengaruh interpersonal dalam
konsultansi.
3.4.1.1. Elaboration L ikelihood (Elaborasi Kemungkinan)
Model Kemungkinan Elaborasi merupakan salah satu teori komunikasi
yang membahas aspek model perubahan sikap dalam diri seseorang ketika
individu menerima suatu mesej. Asumsi yang dikemukakan oleh Petty dan
Cacioppo bahwa pada awalnya setiap individu berusaha memiliki sikap yang
tepat terhadap kondisi yang dihadapi, akan tetapi setiap individu
sesungguhnya selalu berusaha merasionalisasi kondisi yang dihadapinya.
Model Kemungkinan Elaborasi ini merupakan teori persuasi yang dapat
dijadikan acuan bagaimana mempengaruhi sikap dan perilaku seseorang dalam
merespons suatu mesej. Teori ini untuk pertama kalinya dibangunkan oleh
Richard E Petty dan John T. Cacioppo, pakar komunikasi persuasif dari Ohio
State University Amerika Syarikat, pada tahun 1980. Selain itu, model ini jugaadalah teori bagaimana orang atau penerima boleh dipengaruhi oleh maksud
dari mesej yang disampaikan oleh penyampai sehingga tujuan yang diinginkan
oleh penyampai dapat direalisasikan secara langsung. Model ini melatih
bagaimana proses berfikir secara kognitif dapat dilakukan oleh para
komunikan.
Model ini mempunyai dua laluan bagaimana penerima boleh menerima
mesej yang disampaikan, iaitu :
i. Sentral / Berpusat:
Laluan sentral melibatkan penghuraian dari mesej. Elaborasi
adalah "sejauh mana seseorang dengan hati-hati berfikir tentang isu
relevan yang terkandung di dalam suatu komunikasi pujukan". Dalam
suatu usaha untuk memproses maklumat baru secara rasional, orang -
orang menggunakan Laluan Sentral untuk mengamati dengan telititentang suatu idea / pemikiran, cuba mencari manfaat serta
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
23/36
23
implikasinya, sama seperti Characterization of Strategic Message
Plans milik Berger , Elaborasi memerlukan tingkatan kognitif yang
tinggi.
Menurut Kotler dan Keller (2008:245), pembentukan atau
perubahan sikap pada laluan sentral merangkumi banyak pemikiran
dan didasarkan pada pertimbangan rasional yang tekun tentang
maklumat produk yang paling penting.
Bagaimana penerima secara kritis menerima mesej dengan
pendapat yang rasional. Contoh kesnya adalah seperti, konsultee
adalah seorang penyelia padang golf sangat prihatin dengan keadaan
rumput di lapangan golf tempat dia bekerja, maka ketika sebuah iklan
produk baru keluar untuk menyembur rumpai yang diterima daripada
konsultan ia akan memberi perhatian, ia akan menganalisis isi mesej
dan apa keperluannya supaya rumput menjadi lebih hijau. Manakala
pada posisi lain pula contoh seorang konsultee yang mempunyai
bangunan bertingkat tidak mempunyai perhatian dengan perniagaan
rumput itu, kerana organisasinya tidak mempunyai laman rumput. Oleh
kerana itu iklan semburan rumpai tidak penting bagi konsultee.
ii. Peripheral
Bagaimana penerima tidak berfikir secara kognitif untuk
menilai mesej dan proses dari maklumat dari mesej tersebut. Contoh
kesnya adalah seperti konsultee yang membeli produk setelah melihat
iklan dari produk tersebut dikendalikan oleh seorang motivator yang
terkenal atau idolanya. Ketika laluan central dalam mepersuasifkan
aktif, maka penerima terlibat dalam elaborasi yang tinggi sedangkan
dalam laluan peripheral maka penerima terlibat dalam elaborasi yang
rendah. Elaborasi yang dimaksudkan adalah "sejauh mana seseorang
dengan hati-hati berfikir tentang issue-relevant argument yang
terkandung didalam suatu komunikasi pujukan"
Terdapat 3 jenis hujah dalam Model Elaborasi Kemungkinan
(Elaboration Likelihood Model):
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
24/36
24
i. Hujah-hujah Yang Kuat (Strong Arguments)
Hujah yang mencipta respon keadaan positif di dalam minda
penerima mesej juga secara positif mempengaruhi keyakinan mereka
dengan pandangan-pandangan dari pemberi hujah atau orang yang
mengajak. Hujah yang kuat dapat menanamkan kepada konsultee
dalam melawan penolakan dan kebanyakan mengubah perilaku jangka
panjang ke arah perilaku yang boleh diramal.
ii. Hujah Neutral (Neutral Arguments)
Hujah yang menghasilkan respon keadaan yang tidak komited/
berpihak / memilih dari penerima mesej atau orang yang diajak.
Dengan kata lain, tidak ada perubahan tingkah laku yang berlaku dan
akibatnya penerima mesej mungkin menjadi beralih ke haluan yang
lain.
iii. Hujah Lemah (Weak Arguments)
Hujah yang menghasilkan respon keadaan negatif terhadap mesej
persuasif. Respon negatif ini akan tidak hanya mencegah perubahan perilaku tapi mungkin menimbulkan kesan bumerang/membalikkan,
kemudian memperkukuhkan perbezaan pandangan antara konsultan dan
konsultee.
3.4.1.2. Model Kuasa Dan Pengaruhnya Dalam Sosial
Istilah kuasa memberikan konotasi yang berbeza kepada setiap
individu. Ada individu yang melihat kuasa daripada sudut positif dan
ada juga melihatnya sebagai negatif. Antaranya ialah Dalton (1969)
yang melihat kuasa daripada sudut positif, menyatakan bahawa kuasa
ialah potensi seseorang individu membimbing, mengarah, mengawal,
atau mengubah tingkah laku individu yang lain. Manakala menurut
French dan Raven (1962), pada dasarnya kuasa ialah kawalan ke atas
tingkah laku orang lain. Schermerhorn (1982) menyatakan bahawakuasa ialah daya yang menjadikan sesuatu itu menjadi kekuatan,
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
25/36
25
manakala Cohen dan Fink (1980) pula menyatakan bahawa kuasa ialah
keupayaan menggunakan pengaruh. Max Weber telah mendefinasikan
kuasa sebagai satu peluang yang akan membolehkan seseorang atau
sebilangan orang untuk menggunakan kelebihan yang ada pada diri
sendiri untuk mereka bertindak sebagaimana yang dikehendaki
walaupun terpaksa menghadapi pertentangan daripada mereka yang
terlibat.
Dari sudut negatif pula kuasa dibayangkan sebagai ugutan
kekuatan yang tidak sah untuk mencapai sesuatu (Lane, Corwin, dan
Manahan, 1967). Secara ringkasnya, kuasa boleh dimaksudkan sebagai
keupayaan dan kebolehan individu untuk mendapatkan seseorang bagi
menyempurnakan sesuatu yang individu itu (orang yang berkuasa)
ingin disempurnakan atau kebolehan melakukan sesuatu mengikut
kehendak individu yang berkuasa.
Dalam satu kajian yang ketara daripada kuasa yang dijalankan
oleh ahli psikologi sosial John RP Perancis dan Bertram Raven pada
tahun 1959, kuasa dibahagikan kepada lima bentuk berasingan dan
berbeza. Menurut Perancis dan Raven, ia adalah kemahiran penting
untuk mengetahui apa asas kuasa atau strategi yang mana kuasa yang
paling mungkin untuk menjadi berkesan, tetapi ia adalah jelas bahawa
tidak ada jawapan yang mudah. Kini terdapat enam asas kuasa dikaji
dalam situasi sosial yang berpengaruh yang sangat penting untuk
diketahui kegunaan mengikut situasi setiap kuasa iaitu
i. Kuasa sah
Merupakan autoriti formal yang wujud apabila konsultee sedia
maklum bahawa konsultan tersebut mempunyai hak secara
perundangan. Konsultan boleh menggunakan pengaruhnya dalam
lingkungan perundangannya untuk mengambil sesuatu tindakan.
Justeru itu, kuasa sah mempunyai perkaitan yang akrab dengan
kedudukan atau jawatan seseorang. Dengan kata lain, konsultan
tersebut mempunyai obligasi untuk menerima kuasa ini. Sebagaicontoh situasi dimana keterangan bagi simbol K bermakna individu
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
26/36
26
yang berkuasa, dan simbol B ialah individu yang dikenakan kuasa
keatasnya. French dan Raven, 1959 mengatakan bahawa kuasa sah
berasal daripada nilai dalaman B dengan mengakui K mempunyai hak
kewajaran atau secara perundangannya boleh menggunakan
pengaruhnya terhadap B dalam lingkungan tugas yang telah diberikan,
dan B perlu menerima arahan atau pengaruh K. Oleh itu, kuasa sah
melibatkan kod atau piawai yang diterima oleh individu secara baik di
mana konsultan dapat menunjukkan kuasanya (French dan Raven,
1959). Ia juga seperti satu autoriti formal.
Manakala menurut (Thaimhain dan Gemmill, 1974). Kuasa sah
merupakan kuasa kedudukan, iaitu kuasa rasmi yang diperoleh oleh
seseorang daripada autoriti pihak atasan melalui penyerahan kuasa
yang memberikan ia satu kedudukan dalam organisasi. Kuasa ini akan
dimiliki oleh beliau sehinggalah beliau meninggalkan perkhidmatan
atau menjawat jawatan lain.
Contoh
Royal Izzah ialah konsultan yang telah dilantik oleh organisasiY secara kontrak dalam tempoh 2 tahun untuk membangun modal
insan dikalangan kakitangan organisasi Y. Oleh itu, kuasa sah yang ada
pada Konsultan Royal Izzah menerima kuasa ini kerana mereka rasa
boleh melakukannya untuk memelihara kekemasan pengendalian
organisasi. Konsultan yang memiliki kuasa sah yang tinggi dapat
mempengaruhi konsultee dengan mudah kerana mereka merasakan
yang ia mempunyai hak untuk berbuat demikian dan bersesuaian
dengan kedudukannya dalam organisasi. Autoriti ditunjukkan melalui
permintaan yang sah adalah sama ada secara lisan atau pun dalam
bentuk tulisan. Penggunaan kuasa sah secara sopan adalah lebih efektif
daripada penggunaan kuasa sah yang angkuh kerana penggunaan
kuasa.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
27/36
27
ii. Kuasa Ganjaran
Merujuk kepada kebolehan yang ada pada konsultan untuk
memberi ganjaran kepada konsultee dengan pandangan dan pujian
kerana telah melaksanakan arahan atau memenuhi kehendak. Asas
utama kuasa ini adalah untuk memberi ganjaran. Kuasa ganjaran ialah
kuasa yang kerap digunakan apabila membuat perjanjian secara
implisit atau pun eksplisit untuk diberikan kepada konsultee yang
meminta permintaan itu. Kuasa ganjaran boleh dianggap sebagai
konsultansi yang boleh memberi keselesaan kepada konsultee baik
dalam bentuk ganjaran kewangan mahu pun bukan kewangan seperti
diskaun bayaran, pujian, tugasan yang lebih baik, hak
istimewa,memberi bantuan yang lebih dengan cara ini, konsultee akan
terasa dihargai.
iii. Kuasa Paksaan
Kuasa paksaan juga melibatkan manipulasi oleh konsultan
dalam memenuhi kepentingan dan kehendaknya di mana konsultan
memaksa konsultee apabila konsultee gagal menurut kehendak dankemahuan konsultan. Paksaan itu mampu melibatkan tugasan diluar
bidang kerja, pemerhatian yang ketat, mungkin juga berbentuk ugutan.
Kuasa ini berasaskan ketakutan di mana konsultee akan menurut
perintah sesuatu arahan kerana takut ketuanya akan menyekat kenaikan
pangkat atau kemungkinan disingkirkan daripada jawatannya.
Sebaiknya kuasa paksaan ini tidak dilaksanakan kecuali apabila
keadaan memerlukan. Kuasa ini adalah kuasa negatif yang dimiliki
oleh seseorang konsultan. Kuasa paksaan ini sukar diaplikasikan dan
cenderung menghasilkan kesan yang tidak diingini. Jika kuasa ini tidak
dikawal penggunaannya dikhuatiri akan menyebabkan berlakunya
pemberontakan, sabotaj, berpura-pura, mengabaikan tanggung jawab,
kesediaan untuk bertindak balas, gelisah, bimbang, marah, rasa geram
dan terpaksa mengiyakan segala arahan dan larangan.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
28/36
28
iv. Kuasa Rujukan
Kuasa rujukan ialah kuasa yang berasaskan B kepada K.
Identifikasi ini berkait dengan perasaan penerimaan peribadi ataupun
persetujuan. Apabila K ialah individu yang menarik perhatian B, maka
B mempunyai keinginan berhubungan lebih rapat dengan K. B
mengikut atau pun mengekalkan apa yang dilakukan oleh K. Ini
termasuklah gelagat, sikap, tingkah laku dan kepercayaannya
walaupun mungkin B tidak menyedari tentang kuasa rujukan ini. Ini
bermakna, lebih kuat indentifikasi B kepada K, maka lebih besarlah
kuasa rujukan K dan B (French dan Raven,1959). Cara yang biasa
digunakan bagi mempraktikkan kuasa rujukan adalah dengan
menanyakan individu sasaran dengan siapakah ia berhubungan dalam
melaksanakan perbuatan. Kadang-kadang perlu memohan daripada
perhubungan dengan rayuan peribadi dengan cara bergantung pada
sokongan individu itu.
Rayuan peribadi berguna apabila dapat menunjukkan
permintaan itu penting kerana permintaan yang penting kepada
konsultee menghasilkan komitmen konsultan. Kuasa rujukan dapat
ditunjukkan melalui model peranan seperti kecantikan, personaliti,
kedudukan, kemasyhuran, dan kegagahan. Seseorang konsultan yang
memiliki ciri kuasa tarikan ini, lazimnya disukai dan disanjungi oleh
pengikut atau surbodinatnya. Oleh kerana konsultee cenderung meniru
atau mencontohi konsultan mereka, ini membuatkan mereka dengan
rela hati mengikut perintah dan terasa senang berurusan untuk
konsultansi. Justeru itu individu ini perlu menyediakan set tingkah laku
dan memainkan peranan yang sesuai. Mereka perlu melaksanakan
tugasan dengan tanggung jawab dan berdedikasi serta mengelakkan
tingkah laku yang tidak wajar (Yukl, 1989).
Contoh :
Selain menjadi konsultan yang terkenal seantero dunia juga
mempunyai wajah yang kacak, mudah mesra tetapi tegas, tidaksombong, professional, mempunyai kepakaran yang tinggi dan suka
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
29/36
29
membantu konsultee tanpa menuntut bayaran yang tinggi. Oleh itu,
konsultan akan memperoleh kuasa rujukan disebabkan oleh
kedudukan,rupa paras, dan juga kemasyhurannya dalam profesion
yang diceburinya.
v. Kuasa Pakar
Kekuatan kuasa pakar K dan B bergantung kepada pengetahuan
atau pun persepsi yang diberikan oleh K kepada B dalam bidang yang
ditetapkan. Mungkin K menilai kepakaran B dari segi pengetahuan
atau pun ilmu peribadi sehingga kepada standard yang dicapai. Apabila
berlakunya pengaruh kepakaran, K memikirkan B memang tahu
perkara itu dan mempercayai B bercakap benar. Kuasa pakar
menghasilkan struktur kognitif baru pada awalnya secara relatif
bergantung pada konsultan Tetapi pengaruh maklumat menghasilkan
lebih struktur yang bebas. Biasanya, kuasa pakar dipraktikkan dalam
bentuk pembujukan rasional. Konsultan memberikan kenyataan logik
dan bukti yang menyokong setiap cadangan, rancangan, atau pun
permintaan. Malah, kejayaan bergantung pada kredibiliti konsultan dan
kemahiran komunikasi pembujukan sebagai tambahan kepada
pengetahuan dan keupayaan logik serta analitik. Kuasa pakar terjadi
disebabkan oleh konsultan itu memiliki kemahiran, kepandaian, dan
penguasaan sesuatu bidang yang telah diceburinya secara mendalam,
yang sukar ditandingi oleh orang lain, atau memungkinkan orang lain
mendapat kepakaran ini daripada beliau. Hal ini boleh terjadi
disebabkan oleh pengalaman lama konsultan itu bekerja yang
membolehkan ia menimba ilmu dan pengalaman, dan menjadi pakar
dalam melakukan kerja atau pun pendedahan di bidang teknikal
melalui pengajian yang formal. Semua ini menjadikan konsultan itu
sebagai pakar rujuk dalam sesebuah organisasi.
vi. Kuasa Maklumat
Maklumat adalah agen keupayaan pengaruh untuk membawa
perubahan melalui sumber maklumat. Raven percaya bahawa kuasa
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
30/36
30
maklumat sebagai pengaruh yang berpotensi secara logik dan
bermakna satu bentuk pengaruh dan kuasa asas sosial.
Kuasa Maklumat adalah disebabkan oleh mempunyai
pengetahuan tentang keperluan atau kemahuan orang lain. Dalam
zaman teknologi maklumat, kuasa maklumat semakin relevan kerana
banyak maklumat boleh diperolehi. Mungkin ada analisis kos-faedah
oleh ejen pengaruh untuk menentukan sama ada kuasa maklumat atau
pengaruh adalah strategi yang terbaik. Kuasa maklumat meliputi
keupayaan untuk mendapatkan maklumat yang kini tidak akan didapati
melainkan mendapatkannya dengan pengurus asas pustakawan atau
data. Tidak semua maklumat mudah didapati dan dikawal rapi oleh
beberapa orang tertentu.
Contoh maklumat yang sensitif atau menghadkan akses:
(i) data keselamatan negara
(ii) maklumat kakitangan kerajaan atau perniagaan
(iii) rahsia perdagangan korporat
(iv) rekod mahkamah anak-anak
(v) banyak dokumen saman diselesaikan secara persendirian
(vi) pemilik akaun bank Switzerland
(x) perbualan telefon peribadi.
Maklumat boleh dan sering digunakan sebagai senjata kerana dalam
perceraian, kes hak penjagaan anak, pembubaran perniagaan, atau di saman
penemuan awam. Maklumat telah digunakan oleh beberapa untuk memeras
tindakan, ucapan, perjanjian, atau penyelesaian oleh orang lain.
Kuasa Maklumat adalah satu bentuk kuasa peribadi atau kolektif yang
berasaskan mengawal maklumat yang diperlukan oleh orang lain untuk
mencapai satu matlamat penting. Masyarakat kita kini bergantung kepada
kuasa maklumat sebagai pengetahuan untuk pengaruh, membuat keputusan,
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
31/36
31
kredibiliti, dan kawalan. Maklumat yang tepat dan relevan menunaikan
permintaan boleh menjadi cara yang paling berpengaruh untuk mengambil alih
kuasa. Maklumat boleh menjadi mudah didapati melalui rekod awam,
penyelidikan, dan tetapi maklumat kadang-kadang dianggap istimewa atau
sulit.
4. KESIMPULAN
Dalam perbincangan peringkat-peringkat kemasukan secara
kesimpulannya kejayaan proses kemasukan adalah bergantung kepada
kemahiran konsultan dan bagaimana kemahiran digunakan sebaik mungkin
untuk mencapai kejayaan pada peringkat kemasukan dalam organisasi.
Kemahiran-kemahiran yang paling kritikal dalam peringkat kemasukan adalah
berkaitan dengan meneroka masalah, kontrak, perhubungan dan
berkomunikasi bahkan konsultan juga tahu bagaimana mengurangkan
penolakan yang mungkin berlaku daripada organisasi ataupun individu
konsultee. Konsultan harus mengelak daripada godaan untuk pergi dengan
cepat dalam meneruskan aktiviti penyelesaian masalah, sebaliknya mampu
meneroka secara berkesan apa keperluan organisasi dan boleh membantu
menentukan keutamaan untuk proses konsultansi dalam organisasi. Kontrak
yang dibuat dengan baik dan jelas boleh mengelakkan salah faham oleh semua
orang yang terlibat mengenai proses konsultansi seterusnya. Kemasukan
fizikal yang berkesan menjadikan konsultan kurang mengganggu aktiviti
dalam organisasi. Dengan mengambil masa yang cukup dalam membina
hubungan menjadikan konsultan semakin diterima oleh orang dalam di
organisasi dan melepasi fasa yang sukar untuk peringkat kemasukan psikologi
seterusnya.
Pengaruh interpersonal dalam konsultansi adalah sangat penting dalam
mempengaruhi perubahan kepada konsultee. Terdapat dua model yang boleh
dikaitkan dengan pengaruh interpersonal dalam konsultansi iaitu Elaboration
Likelihood Model (Elaborasi Kemungkinan) dan Model Kuasa Dan
Pengaruhnya Dalam Sosial. Oleh itu, model tersebut boleh digunakan bagi
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
32/36
32
konsultan sebagai panduan dalam pengaruh interpersonal semasa proses
kemasukan psikologi dalam organisasi.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
33/36
33
RUJUKAN
1. A. Michael Dougherty (2009). Psychological Consultation And Collaboration In
School, And Community Settings, Fifth Edition. Western Carolina University. 52 – 64.
2. De Wayne J. Kurpius, Dale R. Fuqua, and Thaddeus Rozecki (1993). The Consulting
Process: A Multidimensional Approach . Journal Of Counseling & Development, Vol
71, 601.
3. Othman Mohamed (2000) , Prinsip Psikoterapi dan Penguran Dalam Kaunseling ,
Universiti Putra Malaysia.
4. William A. Wallace Donald L. Hall(2009). Psychological Consultation Perspective
and Application. Marshall University. Books/Cole Publishing Company. 55 – 62
5. Thomas Backer., Judith Blanton., Alan Barclay, Robert Golembiewski., DeWayne
Kurpius., Harry Levinson., Robert Perloff., Skipton Leonard (Editor) (1992). What is
Consultation? That's an interesting question!. Consulting Psychology Journal , 18- 23.
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
34/36
34
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
35/36
35
-
8/19/2019 PERINGKAT KEMASUKAN (1)
36/36