perancangan e-document system berbasis web … · dalam pengelolaan dokumen yang dulunya hanya...
TRANSCRIPT
1
Abstrak− Pengelolaan dokumen Jurusan Teknik
Industri ITS sangat penting untuk dilaporkan sebagai bukti
akreditasi Jurusan. Namun masih banyak ditemukan
beberapa permasalahan yaitu semakin menumpuknya
dokumen dan masih belum terintegrasinya antar pengelola
dokumen. Selain itu dokumen seringkali hilang, terselip,
hingga susahnya dalam pencarian data/dokumen. Oleh
karena itu perlu adanya sistem manajemen dokumen yang
terintegrasi dan sistematis. Penelitian ini bertujuan untuk
mengimplementasikan lean administration untuk
mengeliminasi waste yang ada. Proses bisnis saat ini
diidentifikasi masing-masing aktivitasnya sehingga diperoleh
beberapa non value adding activity yang diindikasikan sebagai
waste. Adapun waste yang paling berpengaruh terhadap
efektivitas yaitu waste kategori waiting sebanyak 29%, defect
sebesar 20%t, Excessive Inventory sebesar 17% dan
inappropriate proccessing sebesar 16%. Penyebab utama dari
tiap kategori waste berdasarkan hasil identifikasi Root Cause
Analysis (RCA) yaitu tidak adanya SOP yang jelas dan belum
ada aplikasi yang mengelola dokumen dalam database yang
terintegrasi. Pengelolaan dokumen yang efektif, dilakukan
dengan pembuatan aplikasi database yang terintegrasi
berbasis web. Sistem manajemen dokumen yang sudah
dirancang berdasarkan prinsip pokayoke untuk mencegah
kesalahan dalam menginputkan data. Dari hasil penelitian
ini, e-document system dapat mengeliminasi waste yang ada
seperti defect, waiting dan excessive inventory. Kemudian
dengan didukung pembuatan SOP yang baru dapat
mengeliminasi waste berupa waiting dan inappropriate
processing
Kata Kunci − E-Document system, Lean Administration, Root
Cause Analysis (RCA)
I. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi komputerisasi yang semakin
maju memudahkan manusia dalam melakukan
aktivitasnya terutama di bidang administrasi. Misalnya
dalam pengelolaan dokumen yang dulunya hanya
dimasukkan dalam file holder kini berkembang dalam
sistem manajemen dokumen berbasis digital
Sistem manajemen dokumen yang diterapkan di
Jurusan Teknik Industri ITS sebenarnya sudah mulai
menerapkan penyimpanan dokumen di sebuah database
komputer, namun masih ditemukan beberapa waste.
Proses memasukkan data masih dilakukan dengan cara
manual dan hal itu seringkali membutuhkan waktu yang
lama dan terkadang sangat berisiko salah memasukkan
data karena dokumen yang belum terintegrasi [2].
Gambar 1. Permasalahan Administrasi Dokumen
Adapun waste yang terjadi adalah waiting, di mana staf
administrasi (admin) menunggu data input hingga 2-3
hari. Hal ini terjadi karena belum adanya standardisasi
prosedur yang jelas. Misalnya dalam memasukkan data
diri dosen untuk keperluan dokumen penelitian harus
menunggu lama jika dosen yang sedang mengisikan.
Seharusnya terdapat prosedur penetapan periode waktu
tertentu dalam memperrbaharui dokumen. Begitu juga
dalam menghimpun data diri mahasiswa maupun alumni.
Meskipun sudah bekerjasama dengan himpunan, masih
sering menunggu untuk mendapatkan data yang paling
update. Selain itu dikarenakan penyimpanan dokumen
penelitian misalnya disimpan dalam rak ruang baca
(RBTI), pengelola administrasi harus jauh mengambil
dan mencari terlebih dahulu. Hal ini menyebabkan waktu
yang cukup lama dan juga membuat lelah (fatigue). Di
sisi lain, peluang risiko kesalahan dalam memasukkan
data muncul akibat banyaknya data yang perlu dilaporkan
dalam dokumen. Sementara proses akreditasi menjadi hal
yang penting namun kurang didukung dengan kondisi
yang ada yaitu belum terintegrasi dan belum ada struktur
yang sistematis. Maka dari itu diperlukan sistem yang
mengatur dokumen yang sistematis dan terintegrasi yaitu
dengan perancangan e-document system
II. METODOLOGI PENELITIAN
Dari studi literatur ini, dapat diperoleh teori-teori, data,
dan informasi pendukung yang dibutuhkan dalam
penelitian. Studi literatur dapat diperoleh dari buku,
PERANCANGAN E-DOCUMENT SYSTEM BERBASIS
WEB SEBAGAI UPAYA PENERAPAN LEAN PROSES
DALAM ADMINISTRASI DOKUMEN
(STUDI KASUS : JURUSAN TEKNIK INDUSTRI ITS)
Marissa Alfia Rachmah dan Arief Rahman Jurusan Teknik Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya
Kampus ITS Sukolilo Surabaya 60111
Email : [email protected] dan [email protected]
0%20%40%60%
waitting
input data
Kesalahan
ketik
data hilang dokumen
terselip
delay
searching
document
55%
15% 10% 10% 10%
Tingkat Keseringan Terjadi
Permasalahan Administrasi Dokumen
2
jurnal, tugas akhir, artikel, maupun referensi lainnya.
Penelitian ini membutuhkan studi literatur tentang E-
document system, DFD, ERD, CDM, Lean
Administration, wastes, RCA, FMEA, Poka-yoke, dan
BPR. Sedangkan studi lapangan untuk mengobservasi
bisnis proses konvensional di Jurusan Teknik Industri ITS
kemudian Wawancara permasalahan yang ada dalam
proses administrasi dokumen secara konvensional dan
juga menyebarkan kuesioner pembobtan waste pada staf
administrasi.
Untuk pengumpulan data dibutuhkan data primer dan
data sekunder, adapun yang termasuk data primer adalah
keperluan dokumen untuk borang, keperluan dokumen
untuk selain borang, bisnis proses setiap klasifikasi,
permasalahan pada pengelolaan dokumen, kuesioner
pembobotan waste. Kemudian data sekunder yang
termasuk adalah gambaran umum objek amatan, job
deskripsi, staf administrasi, proses akreditasi (borang).
Kemudian data-data tersebut diolah dalam identifikasi
waste kemudian dihitung nilai RPN dengan FMEA
sehingga ditemukan alternative solusi permasalahan yang
paling berpengaruh.
Dalam perampingan proses diperlukan pembanding
antara proses secara konvensional dengan proses
perbaikan. sub proses yang sekiranya terdapat waste
akan dibuat re-design sehingga bisa memberikan nilai
tambah pada proses bisnis yang baru. Di dalam
merancang arsitektur sistem perlu diidentifikasi terlebih
dahulu entitas-entitas yang terlibat dalam perancangan
sistem. Entitas di dalam penelitian ini didefinisikan
sebagai apapun yang terlibat di dalam sistem. Setelah
menentukan entitas apa saja yang terlibat dalam sistem,
langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi kerangka
umum sistem yang terdiri dari modul input, proses, dan
output
Gambar 2. Konsep rancangan sistem
Setelah merancang gambaran sistem yang baru, dibuat
DFD untuk mengetahui alur data dokumen yang
dibutuhkan, selanjutnya bisa dibuat sistem e-document
yang terintegrasi. Kemudian dilakukan dilakukan analisis
terhadap e-document system yang sudah diuji coba dalam
uji coba sistem. Analisis terdiri dari dua poin utama yakni
analisis hasil perancangan sistem dan analisis hasil
pengujian sistem. Analisis ini akan disertai dengan
interpretasi data sehingga memudahkan pemahaman.
Hasil dari analisis dan interpretasi data ini diharapkan
dapat menghasilkan rekomendasi perbaikan untuk
memperbaiki kelemahan sistem yang diperoleh dari hasil
evaluasi.
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Identifikasi Waste
Berdasarkan hasil dari brainstorming dan
pengamatan pada aliran informasi dan fisik serta
pengamatan pada proses pengelolaan dokumen yang
berlangsung, maka dapat diidentifikasi beberapa hal yang
diindikasikan sebagai waste yaitu yang tergolong pada
non value adding activity (NVAA) rata-rata setiap proses
antara lain pada aktivitas mencari dokumen, memeriksa
kelengkapan dokumen dan menyampaikan dokumen
ketika dibutuhkan. Dalam aktivitas tersebut teridentifikasi
beberapa waste. Berdasarkan penerjemahan konsep Lean
manufaktur menjadi Lean administration maka tabel
berikut ini adalah waste yang terjadi pada objek
penelitian ini : Tabel 2. Identifikasi waste yang terjadi pada objek amatan
3.2 Identifikasi Waste Yang Paling Berpengaruh
Identifikasi waste yang paling berpengaruh menurut
konsep Lean Administration adalah dengan melakukan
wawancara. Wawancara pada staf administrasi dilakukan
untuk mengetahui tingkat keseringan waste yang terjadi
pada proses pengelolaan dokumen dengan menggunakan
metode BORDA yaitu dengan memberikan peringkat
untuk masing-masing jenis waste serta mengalikannya
dengan bobot yang telah sesuai yaitu peringkat 1
mempunyai bobot tertinggi yaitu (n – 1) demikian
seterusnya di mana waste yang mempunyai nilai tertinggi
adalah waste yang paling berpengaruh terhadap efisiensi
[1].
Wawancara dilakukan kepada 6 orang yang
mengurusi bidang administrasi umum, akademik dan
kepegawaian beberapa orang yang berhubungan langsung
dengan proses pengelolaan dokumen. Adapun rekapan
hasil wawancara menunjukkan waste yang paling sering
terjadi pada pengelolaan dokumen di Jurusan Teknik
Industri ITS. Tabel 3. Waste yang paling sering terjadi pada proses pengelolaan
dokumen
3
Kemudian dari tabel tersebut dicari waste yang
prosentase kumulatif dalam 80% meliputi apa saja yang
sering terjadi pada pengelolaan dokumen, hal ini
dinamakan paretto chart seperti pada grafik berikut ini:
Gambar 3. Diagram Pareto untuk waste yang berpengaruh
Berdasarkan hasil pengolahan kuisioner maka
diperoleh waste yang paling sering terjadi pada proses
pengelolaan dokumen dan berpengaruh terhadap efisiensi
adalah waiting dengan bobot sebesar 36 atau 29%, defect
dengan bobot sebesar 25 atau 20%, Excessive Inventory
dengan bobot sebesar 21 atau 17%. dan inappropriate
processing dengan bobot 20 atau 16%.
3.3 Identifikasi Akar Penyebab Waste Berpengaruh
Identifikasi akar penyebab waste berpengaruh
bertujuan untuk mengetahui akar penyebab dari waste.
Alat yang digunakan adalah Root Causes Analysis dengan
penerapan 5 whys dimana akar permasalahan yang
menyebabkan terjadi waste biasa terdapat pada why
terakhir. [3] Tabel 4. Root Causes Analysis (RCA)
3.4 Identifikasi Moda Kegagalan Dan Efeknya Dengan
FMEA
Dengan menggunakan pendekatan FMEA maka
dapat ditetapkan nilai dari severity, occurance, dan
detection yang digunakan untuk mencari nilai RPN
dimana RPN tertinggi ini nantinya digunakan untuk
menentukan alternatif kebijakan perbaikan. Severity
merupakan suatu penilaian tingkat keparahan dari
keseriusan efek yang ditimbulkan dari moda-moda
kegagalan (failure mode) yang berdampak pada pengguna
akhir baik dari segi pelanggan maupun proses
selanjutnya. Kemudian Ocurrance merupakan suatu
penilaian mengenai peluang (probabilitas) frekuensi
penyebab mekanisme kegagalan yang akan terjadi,
sehingga dapat menghasilkan moda kegagalan yang
memberikan akibat tertentu. Terakhir, detection
merupakan suatu penilaian mengenai kemampuan kontrol
dalam mendeteksi kesalahan maupun moda kegagalan
(failure mode) yang menyebabkan terjadinya kegagalan
Berikut ini penetapan severity untuk setiap
waste.berdasarkan hasil brainstorming dari para
pengelola dokumen.
Tabel 5. Penetapan severity untuk setiap waste
Kemudian penetapan occurance untuk setiap waste
menurut Kurniawan (2011).
Tabel 6. Penetapan occurance untuk setiap waste [4]
Selanjutnya penetapan detection untuk setiap waste
menurut Kurniawan (2011).
Ra
nk
(Bo
bo
t)
Pe
rce
nt
(%)
Jenis Waste
Count
20.0 17.0 16.0 13.0 5.0
Cum % 29.0 49.0 66.0 82.0
0.29
95.0 100.0
0.20 0.17 0.16 0.13 0.05
Percent 29.0
Other
Exce
ssive
Mot
ion
Inap
prop
riate
Pro
cess
ing
Ove
r Inv
entory
Defe
ct
Waitin
g
1.0
0.8
0.6
0.4
0.2
0.0
100
80
60
40
20
0
Pareto Chart of Waste
4
Tabel 7. Penetapan detection untuk tiap waste [4]
Berikut ini merupakan nilai RPN dari masing-
masing waste dimana RPN tertinggi diberi lingkaran
berwarna merah. Perhitungan nilai RPN diperoleh dari
perkalian nilai Severity (S) dengan nilai Occurance (O)
dan Detection (D). Berikut merupakan contoh
perhitungan nilai RPN dari salah satu sub waste yaitu
dokumen hilang dalam pelaporan.
Tabel 8. Matriks klasifikasi nilai RPN
X L M H
L L M M
M M M H
H M H H
RPN = Severity ∗ Occurance ∗ Detection….. [6]
RPN dokumen hilang = H x H x M
RPN dokumen hilang = H
Nilai RPN dokumen hilang termasuk bernilai besar
karena tergolong dalam kategori high (H), sehingga perlu
diidentifikasi lebih lanjut.
Tabel 9. Nilai RPN masing-masing waste
5
3.5 Perancangan Sistem
Dalam merancang sistem informasi perlu dibuat
trelebih dahulu data flow diagram (DFD) yang
merupakan gambaran grafis suatu sistem yang
menggunakan sejumlah bentuk-bentuk diagram untuk
menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu
proses yang saling berkaitan [5]. Berikut rancangan alur
data (DFD) untuk level 0 sebagai gambaran grand design
e-document system :
E-document system
Jurusan Teknk Industri ITS
Dosen
Mahasiswa
1 Administrasi Dokumen
Berita acara - presensi
Bukti kegiatan,penghargaan
Perusahaan
LPPM
Biro SDM
HMTI
Kalab
Alumni
Tim KurikulumSilabus dan SAP
Modul
praktik
um
Daftar L
ulusan
dalam lim
a tahun te
rakh
ir Dokum
en Pendukung
Pelayananan kepada M
ahasiswa
Laporan
Penelitian
Laporan
penelitian
dan hibah
Auditor
Silabus dan SAP
Berita acara monitoring
Bukti kegiatan,penghargaanData Prestasi
Laporan penelitiandan hibah
Surat Kerjasama
Dokumen tentang jaminan mutu
Dokum
en kinerja luusan
Panduan Pembim
bingan
Laporan pengabdian masyarakat
Rat
a-ra
ta la
ma
stud
i
Dpkumen tentang
jaminan mutu
Serifikat Tenaga KependidikanProyek penelitian
Lapo
ran
Kegi
atan
Him
puna
n da
n
Kem
ahas
isw
aan
Bukti keikutsertaan organisasi
keilmuan/keprofesian
Laporan Proyek penelitian
Laporan Proyek
penelitian
Dokumen pendukung
kegiatan peninjauan
kurikulum
SK studi
Surat
Kerjasama
Bukti keikutsertaan organisasi
keilmuan/keprofesian
Laporan
Contoh
soal
Form KP G Nilai KP
Form KP F
Publikasi
Ilmiah
Data
Riwayat
RBTI
Laporan Tugas AkhirLaporan Kerja Praktek
Form TA (1)
PHKILaporan penelitian dan PKM
hibah
BAAK
Data Prestasi
Mahasiswa
Dokumen pendukung
kegiatan peninjauan
kurikulum
DP3
buku
jurnal
proceeding
buku
Kemudiann dihubungkan antar entitas ke dalam
rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) dan juga
Conceptual Data Model (CDM) sehingga terbentuk
rancangan hubungan pada database pada microssoft
access:
Gambar 5. hubungan pada database
Dari gambar di atas terlihat entitas yang saling
berhubungan sesuai dengan kebutuhan atributnya, adapun
entitas yang termasuk dalam sistem pengelolaan dokumen
Jurusan Teknik Industri ITS antara lain, hibah, mata
kuliah, prestasi, praktikum, struktur, lab, KP, penelitian,
TA, dosen, dan bahan pustaka.
3.6 Poka-Yoke System
Tujuan dari Poka yoke adalah untuk mencegah
terjadinya defect, karena berkaitan dengan kerja dan
manusia maka tidak lepas dari ilmu kerja yakni dengan
prinsip “fit the task to the man” [1]. Sehingga manajemen
tidak hanya menghabiskan tenaga untuk mengingatkan
dan menyalahkan orang untuk mencegah terulangnya
kesalahan, tapi harus tahu bagaimana cara untuk
memperbaiki proses sehingga kesalahan sama tidak
terulang.
Login Password berdasarkan job desc masing-
masing staf terdiri atas 3 bagian yakni akademik,
kepegawaian dan administrasi umum. Berikut Admin
yang terdaftar dalam sistem
Gambar 6. Sistem Log in
setelah login maka akan memilih database dokumen
sesuai dengan bidang masing-masing pada dashboard
menu.
Gambar 7. Display dashboard menu
Kemudian ada beberapa form yang akan diolah sesuai
kebutuhan, namun masih terdapat 3 fungsi lain seperti
search, edit, dan delete. Adapun kelebihan sistem ini
sudah terintegrasi sehingga antar pengelola dokumen bisa
mengakses kebutuhan dokumen baik dari administrasi,
akademik, maupun kepegawaian, yang salah satu
kegunaannya adalah untuk akreditasi jurusan. Dengan
menggunakan aplikasi ini dimungkinkan laporan
dalam bentuk softcopy, kemudian dalam pencarian
dokumen dapat diketahui letak lokasi dokumen dengan
mudah sehingga Retensi dokumen dapat diketahui secara
otomatis. Kemudahan akses dokumen yang sudah
terintegrasi namun masing-masing admin memiliki
otoritas yang berbeda. Dibuat secara intranet (localhost)
sehingga tidak dimungkinkan bisa diakses dari luar proxy
ITS. Namun sistem ini masih memiliki kekurangan yaitu
display yang masih sederhana dengan rancangan
intterface yang masih minimalis sehingga diharapkan
pengembangannya lebih menarik baik secara fungsi dan
interface.
IV. SIMPULAN
Adapun waste yang ditemukan pada proses bisnis
adminstrasi di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini yaitu
waste kategori waiting sebanyak 29%, deffect sebesar
20%, Excessive Inventory sebesar 17% dan inappropriate
proccessing sebesar 16%.
Adapun permasalahan paling berpengaruh yang
menjadi penyebab waste dalam pengelolaan dokumen di
Jurusan Teknik Industri ITS saat ini yaitu menunggu,
banyak berkas yang sudah tidak dipakai, kesalahan
memasukkan data dan dokumen yang hilang dengan
kategori nilai RPN ke dalam high (H) risk.
Prototype e-document system untuk pengelolaan
administrasi dokumen disimulasikan secara langsung
dengan hasil lebih efektif dalam pengelolaan dokumen.
Hal ini dikarenakan sistem terintegrasi antar pengelola
dokumen.
Gambar 4. DFD level 0
6
V. DAFTAR PUSTAKA
[1] Gaspersz, Vincent. 2007. Lean Six Sigma For
Manufacturing and Service Industries. Jakarta: Penerbit
Pt. Gramedia Pustaka Utama
[2] Inspira. 2010. http://www.ims.web.id/sistem_
kearsipan_dms. htm. Diakses tanggal 28 Maret 2012
[3] Jucan, George. 2005. Root Cause Analysis for IT
Incidents Investigation.
[4] Kurniawan. V. 2011. Implentasi Lean Manufacturing
untuk Meningkatkan Efisiensi pada UD. Kembang jaya.
Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.
[5] McLeod, R. J. 2001. Management Information System,
Casebook. Texas: Pearson.
[6] Susetyo, Joko. 2009. Analisis Pengendalian Kualitas
Dan Efektivitas Dengan Integrasi Konsep Failure Mode
& Effect Analysis Dan Fault Tree Analysis Serta Overall
Equipment Effectiveness. Jurnal Teknologi
Technoscientia, Vol. 2 No. 1. 70-77.
.