perancangan arsitektur -...
TRANSCRIPT
PERANCANGAN ARSITEKTUR
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Studi Kasus: PT. Pos Kanwil V Jabar
TESIS
Karya tulis sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar Magister dari
Institut Teknologi Bandung
Oleh
TEUKU MEURAH MIRZA
NIM : 23506008
Program Studi Magister Informatika
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
2009
PERANCANGAN ARSITEKTUR
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Studi Kasus: PT. Pos Kanwil V Jabar
Oleh
TEUKU MEURAH MIRZA
NIM : 23506008
Program Studi Magister Informatika
Institut Teknologi Bandung
Menyetujui
Pembimbing
Tanggal 15 September 2009
(Dr. Ir. Husni S. Sastramihardja, M. T.)
NIP. 130675823
i
ABSTRAK
PERANCANGAN ARSITEKTUR
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Studi Kasus: PT. Pos Kanwil V Jabar
Oleh
TEUKU MEURAH MIRZA
NIM : 23506008
Program Studi Magister Informatika
Pada era pengetahuan ini, pengetahuan tidak saja hanya dianggap sebagai ilmu
pengetahuan, tetapi pengetahuan telah menjadi strategi penting untuk mencapai
competitive advantage. Saat ini, modal strategi bagi organisasi telah mengalami
pergeseran paradigma, dimana modal strategi organisasi tidak hanya bersumber
pada sumber daya yang bersifat tangible seperti finansial, bangunan, tanah,
teknologi, dan aset-aset lainnya, tetapi strategi yang bersifat intangible (tidak
berwujud) seperti pengetahuan. Pengetahuan telah menjadi modal strategi yang
penting bagi organisasi untuk mencapai keunggulan organisasi.
Konsekuensi dari masuknya pengetahuan sebagai salah satu modal strategi bagi
organisasi yaitu dibutuhkannya manajemen yang handal yang mampu mengelola
pengetahuan tersebut agar menjadi modal strategi yang handal. Knowledge
management (KM) diperkenalkan sebagai manajemen yang bertujuan untuk
mengelola pengetahuan tersebut. Ide dasar dari KM adalah mengakumulasikan
atau mengkolaborasikan pengetahuan-pengetahuan tacit dengan pengetahuan
eksplisit sehingga dapat menciptakan pengetahuan baru atau inovasi. Inovasi
dalam hal ini tidak hanya terbatas pada inovasi produk tetapi juga pada inovasi
proses bisnis atau inovasi-inovasi lainnya.
Pelaksanaan tesis ini ditujukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan penelitian
seperti faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada knowledge management,
ii
arsitektur knowledge management system dan langkah-langkah yang dibutuhkan
untuk menerapkan knowledge management system pada organisasi. Metode studi
literatur digunakan untuk menemukan faktor-faktor apa saja yang berpengaruh
pada knowledge management, selanjutnya faktor-faktor tersebut akan dijadikan
komponen dasar sebagai landasan untuk mengembangkan model knowledge
management, sedangkan untuk menentukan langkah-langkah penerapan
knowledge management system, dilakukan proses analogi antara konsep sistem
informasi dengan konsep knowledge management. Jika dari proses analogi
diperoleh hasil bahwa knowledge management dapat dianalogikan dengan sistem
informasi, maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasikan langkah-langkah
apa saja yang dibutuhkan untuk menerapkan knowledge management berdasarkan
langkah-langkah pengembangan sistem informasi. Tesis ini diakhiri dengan
melakukan proses studi kasus yang bertujuan untuk merancang arsitektur
knowledge management system (KMS). Arsitektur KMS ini berfungsi sebagai
cetak biru bagi organisasi untuk penerapan sistem pengelolaan pengetahuan.
Hasil dari studi kasus menyatakan, untuk membangun KMS melibatkan empat
komponen utama yaitu komponen people, proses pengelolaan pengetahuan,
learning organization serta teknologi informasi pendukung. Dalam membangun
KMS, organisasi perlu melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan secara
sistematis. KMS berkaitan erat dengan budaya organisasi sebagai stimulasi yang
memberikan motivasi kepada anggota organisasinya untuk selalu meningkatkan
kompetensinya dan mau berbagi pengetahuan, karena itu anggota organisasi perlu
didukung dengan disiplin learning organization yang mengarahkan anggota
organisasi untuk mau meningkatkan kompetensinya dan mau berbagi
pengetahuan. Dengan tujuan untuk mempermudah pelaksanaan proses
pengelolaan pengetahuan, teknologi informasi dimanfaatkan, sehingga
pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan menjadi lebih mudah, efektif dan
efisien.
Kata Kunci : knowledge management, people, proses pengelolaan pengetahuan,
learning organization, teknologi informasi
iii
ABSTRACT
ARCHITECTURAL DESIGN OF
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Case Study : PT. Pos Kanwil V Jabar
By
TEUKU MEURAH MIRZA
NIM : 23506008
Program Studi Magister Informatika
At this era of knowledge, knowledge is not only regarded as science, but
knowledge has become important strategies for achieving competitive advantage.
Currently, capital strategies for the organization have experienced the paradigm
shift, where the capital strategy the organization is not only the resources which
are tangible, such as, financial, building, land, technology and other assets, but the
strategies that are existent intangible such as knowledge . Knowledge capital has
become an important strategy for the organization to achieve organizational
excellence.
The consequences of the inclusion of capital as one of the strategies for the
organization that need a reliable management that is capable of managing the
knowledge capital in order to become a reliable strategy. Knowledge management
was introduced as a management which aims to manage knowledge. Basic idea of
KM is to colaborate or accumulate knowledge, tacit knowledge with explicit
knowledge so that the organization can create new knowledge or innovation.
Innovation in this case is not only a product innovation but also to business
process innovation and other innovations.
This thesis is intended to answer questions such as research factors are influential
in knowledge management, knowledge management architecture and the steps
needed to implementation knowledge management in organizations. Methods
used to study literature to find what factors are affecting knowledge management,
iv
the factors will be used as basic components as the basis for developing
knowledge management architecture. Meanwhile, to determine the steps the
application of knowledge management, made the analogy between the concept of
information systems with the concept of knowledge management. If the analogy
of the results found that the results of knowledge management can analogue with
the information system, then the next step is to identify steps what is needed to
implement a knowledge management based on steps of information system
development. This thesis ends with the process of doing a case study that aims to
implemented knowledge management architecture and the implementation of the
steps that have been proposed previously.
Results from the case study states, to build a knowledge management involves 4
main components, namely people, process knowledge management, learning
organization and information technology. In building knowledge management
organizations need to implement the knowledge management process
systematically. Knowledge management relates closely with the organization's
culture as a stimulation to give motivation to the members of its organization to
improve competence and want to share knowledge, because of that reason,
organization members need to be supported with the discipline of learning
organization refers to a member organization would increase the interest and want
to share knowledge. With the purpose to facilitate the implementation process of
knowledge management, information technology is used, so that the
implementation of knowledge management process will become easier, effective
and efficient.
Key word: knowledge management, people, knowledge management process,
learning organization, information technology
ix
DAFTAR ISI
ABSTRAK ................................................................................................................i
ABSTRACT ............................................................................................................iii
PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS ......................................................................v
KATA PENGANTAR............................................................................................vii
DAFTAR ISI ...........................................................................................................ix
DAFTAR LAMPIRAN ..........................................................................................xii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................xiii
DAFTAR TABEL .................................................................................................xiv
DAFTAR SINGKATAN ........................................................................................xv
DAFTAR ISTILAH...............................................................................................xvi
Bab I Pendahuluan .................................................................................................1
I. 1. Latar Belakang ................................................................................................1
I. 2. Rumusan Masalah ...........................................................................................4
I. 3. Tujuan Penelitian ............................................................................................4
I. 4. Batasan Masalah .............................................................................................5
I. 5. Kegunaan Hasil ...............................................................................................6
I. 6. Metodologi .....................................................................................................6
I. 7. Sistematika Penulisan .....................................................................................8
Bab II Tinjauan Pustaka .......................................................................................10
II. 1. Knowledge Management ............................................................................10
II. 1. 1. Pengertian Pengetahuan dan Knowledge Management (KM) ...........10
II. 1. 2. Model Konversi Knowledge ..............................................................14
II. 1. 3. Tujuan Penerapan KM .......................................................................15
II. 2. Proses Pengelolaan Pengetahuan ................................................................16
II. 3. Teknologi Informasi KMS ..........................................................................17
II. 4. Organisasi Pembelajar ...............................................................................19
II. 5. Enabler Conditions .....................................................................................23
II. 5. 1. Kondisi Sosial .....................................................................................24
II. 5. 2. Kondisi Organisasi ..............................................................................25
II. 5. 3. Kondisi Teknologi ..............................................................................26
x
II. 6. Teori Pendukung .........................................................................................27
II. 6. 1. Teori Analogi .....................................................................................27
II. 6. 1. 1. Proses Analogi ..........................................................................27
II. 6. 1. 2. Prasyarat Analogi .......................................................................27
II. 6. 2. Strategi Penelitian ...............................................................................28
II. 6. 3. Metode Delphi ....................................................................................29
II. 6. 4. Rumus Koefisien Kendall ..................................................................30
II. 6. 5. Konsep Sistem Informasi (SI) ............................................................31
II. 6. 5. 1. Pengertian Sistem Informasi (SI) ...............................................31
II. 6. 5. 2. Metode Pengembangan Sistem Informasi (SI) ..........................32
Bab III Analisis Faktor Knowledge Management................................................34
III. 1. Analisis Konsep Sistem Informasi .............................................................35
III. 2. Analisis Faktor Pendukung KM dan Konsep KM .....................................36
III. 3. Analogi Antara Konsep SI dengan Konsep KM .......................................41
III. 3. 1. Kemiripan Antara Konsep SI dengan Konsep KM ...........................41
III. 3. 2. Kesesuaian Struktur Antara Konsep SI dengan Konsep KM ............41
III. 3. 3. Tujuan Analogi Antara Konsep SI dengan Konsep KM ...................43
III. 4. Identifikasi langkah penerapan dan pengembangan KM ...........................43
III. 5. Pengembangan Model KM ........................................................................46
III. 6. Penentuan Objek Studi Kasus ....................................................................51
Bab IV Perancangan Arsitektur Knowledge Management System .....................53
IV. 1. Tahapan Penerapan dan Pengembangan KMS ..........................................54
IV. 2. Gambaran Umum Penelitian .....................................................................56
IV. 2. 1. Pertanyaan Penelitian .......................................................................56
IV. 2. 2. Objek Penelitian Studi Kasus ...........................................................57
IV. 2. 3. Metode Delphi dalam penilaian ........................................................57
IV. 2. 4. Informasi yang akan ditemukan ........................................................58
IV. 2. 5. Teknik Pengumpulan Data ...............................................................59
IV. 2. 6. Format Penyajian Data .....................................................................60
IV. 3. Tahap Penelitian studi Kasus .....................................................................61
IV. 3. 1. Pengumpulan Data ............................................................................61
IV. 3. 2. Pengolahan Data ...............................................................................63
xi
IV. 3. 3. Analisis Data ....................................................................................65
IV. 4. Kesimpulan Penelitian Studi Kasus ...........................................................72
IV. 4. 1. Kesimpulan studi kasus proses pengelolaan pengetahuan ................73
IV. 4. 2. Kesimpulan studi kasus komponen organisasi pembelajar ...............75
IV. 4. 3. Kesimpulan studi kasus komponen teknologi KM ...........................78
IV. 4. 4. Kesimpulan studi kasus secara keseluruhan .....................................82
IV. 5. Usulan Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar ......................................82
IV. 6. Strategi Peningkatan Proses Pengelolaan Pengetahuan .............................88
IV. 6. 1. Strategi peningkatan prioritas pertama .............................................88
IV. 6. 2. Strategi peningkatan prioritas kedua ................................................90
Bab V Kesimpulan dan Saran ................................................................................94
V. 1. Kesimpulan ...................................................................................................94
V. 2. Saran........ .....................................................................................................97
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................98
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................100
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A. Daftar aktivitas Proses Pengelolaan Pengetahuan ..........................100
Lampiran B. Kuesioner A ....................................................................................102
Lampiran C. Kuesioner B ....................................................................................104
Lampiran D. Kuesioner C ....................................................................................107
Lampiran E. Pengolahan Data Putaran II (Kuesioner B) .....................................109
Lampiran F. Pengolahan Data Putaran III (Kuesioner B) ....................................114
Lampiran G. Gambaran Umum Organisasi PT. Pos Kanwil V Jabar ..................119
Lampiran H. Daftar Responden ...........................................................................121
Lampiran I. Teknologi Pendukung Knowledge Management System ................122
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar I 1. Metodologi Penelitian .....................................................................................7
Gambar II 1. Model Konversi Pengetahuan .....................................................................15
Gambar II 2. Lapisan Knowledge Management System ..................................................19
Gambar II 3. Hubungan Antar disiplin Organisasi Pembelajar .........................................23
Gambar II 4. Tahapan Pengembangan SI .........................................................................33
Gambar III 1. Langkah analisis faktor knowledge management .....................................34
Gambar III 2. Langkah Penerapan dan Pengembangan KMS ..........................................46
Gambar III 3. Model Knowledge Management ................................................................48
Gambar IV 1. Langkah Perancangan Arsitektur KMS dan Strategi Peningkatan KM .....53
Gambar IV 2. Format Penyajian data ...............................................................................61
Gambar IV 3. Pemetaan Aktivitas terhadap nilai prioritas dan nilai kinerja ...................72
Gambar IV 4. Mekanisme Proses Pengelolaan Pengetahuan ...........................................73
Gambar IV 5. Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar ..................................................84
Gambar V 1. Tingkat Kematangan Penerapan KM .........................................................95
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel II 1. Situasi-situasi relevan untuk strategi yang berbeda .......................................28
Tabel III 1. Tabel Kajian Sistem Informasi .....................................................................36
Tabel III 2. Hasil Perbandingan komponen KM .............................................................38
Tabel III 3. Hasil Kajian Konsep KM .............................................................................40
Tabel III 4. Tabel Hasil Kesesuaian Konsep SI dengan Konsep KM ..............................42
Tabel IV 1. Data Responden Kuesioner A .......................................................................65
Tabel IV 2. Tingkat Kesepakatan Antar Responden (Putaran II) ....................................66
Tabel IV 3. Tingkat Kesepakatan Antar Responden (Putaran III) ....................................67
Tabel IV 4. Prioritas Aktivitas Proses Akuisisi Pengetahuan ...........................................68
Tabel IV 5. Prioritas Aktivitas Proses Utilisasi Pengetahuan ...........................................68
Tabel IV 6. Prioritas Aktivitas Proses Adaptasi Pengetahuan ..........................................69
Tabel IV 7. Prioritas Aktivitas Proses Distribusi Pengetahuan .........................................69
Tabel IV 8. Prioritas Aktivitas Proses Penciptaan Pengetahuan .......................................70
Tabel IV 9. Data kondisi As is Proses Pengelolaan Pengetahuan ....................................71
xv
DAFTAR SINGKATAN
Singkatan Nama Pemakaian Pertama
Kali Pada Halaman
KM Knowledge Management 2
KMS Knowledge Management System 4
SI Sistem Informasi 6
LO Learning Organization 17
UKAIS The UK Academy Of 31
Information System
xvi
DAFTAR ISTILAH
Istilah Penjelasan Pemakaian pertama kali pada halaman
Arsitektur KMS Menjelaskan aliran mekanisme
pengelolaan pengetahuan. Arsitektur
KMS berfungsi sebagai pedoman
penerapan dan pengembangan KMS.
4
Comunity Of Practice
(CoP)
Kelompok belajar yang diciptakan oleh
organisasi dengan tujuan untuk
mempermudah proses pengelolaan
pengetahuan.
17
Knowledge
Management
Pengelolaan pengetahuan organisasi
yang ditujukan untuk mendapatkan
keuntungan bersaing bagi organisasi
2
Knowledge
Management system
Sistem pengelolaan pengetahuan yang
melibatkan empat komponen yaitu
komponen anggota organisasi,
komponen proses pengelolaan
pengetahuan, komponen disiplin
organisasi pembelajar, dan komponen
teknologi
4
Knowledge Worker Pekerja pengetahuan ini merupakan
seluruh anggota organisasi yang
bertanggung jawab untuk melaksanakan
proses pengelolaan pengetahuan.
24
Model KM Model yang menggambarkan
keterhubungan antar empat komponen
yang membangun KM. Model KM
menjelaskan peranan dari masing-
masing komponen dalam rangka
pengelolaan pengetahuan.
4
17