perancangan aktiviti plsp politeknik pmm-pk-plsp-01 perancangan aktivi… · jabatan/unit untuk...

PMM-PK-PLSP-01

NO. KELUARAN 05

TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013

DISEDIAKAN OLEH

DILULUSKAN OLEH

NAMA Mohd As’ri bin Chik Mejar (K) Zolkarnain bin Hj. Jobshi AMP

JAWATAN

Wakil Pengurusan

Pengarah

TARIKH 03 Jun 2013 04 Jun 2013

PERANCANGAN AKTIVITI PLSP POLITEKNIK

KAWALAN DOKUMEN

Rekod Pindaan

Tajuk Prosedur

Perancangan Aktiviti PLSP Politeknik

No. Prosedur

PMM-PK-PLSP-01

Bil Penerangan Pindaan M/Surat No Pindaan

Baru

Tarikh

Kuatkuasa

1

Menggantikan :

a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah b) Nama Wakil Pengurusan

-

0

01 Julai 2011

2.

Menukar perkataan: Tindakan 1

Asal: Sektor Pengurusan Politeknik.

Cadangan Pindaan: Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia

Tindakan 3 Asal:

Minggu terakhir bulan November. Cadangan Pindaan: Minggu pertama bulan November.

Tindakan 13 Asal:

Seminggu sebelum tahun berikutnya. Cadangan Pindaan: Minggu pertama tahun berikutnya.

Tindakan 15 i) Asal: Setiap 3 bulan Cadangan Pindaan: Sebulan sekali

ii) Asal:

Pemantauan hanya kepada aktiviti-aktiviti terkandung dalam aktiviti takwim PMM (Lampiran 2)

Cadangan Pindaan: Pemantauan terbahagi dua bahagian iaitu

Bahagian A: Aktiviti Terkandung Dalam Aktiviti Takwim PMM dan Bahagian B: Aktiviti-Aktiviti Lain (Lampiran 2)

-

0

01 Julai 2011

PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti

PLSP Politeknik ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk merancang dan menyediakan Takwim Aktiviti

Tahunan Politeknik Merlimau dan diedarkan seminggu sebelum tahun berikutnya

untuk tindakan.Pelaksanaan Aktiviti Tahunan mestilah dilaksanakan sekurang-

kurangnya 80% daripada jumlah keseluruhan aktiviti yang dirancang.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Politeknik Merlimau dalam menetapkan

dasar pelan tindakan yang meliputi aktiviti Pemberian Latihan Separa Profesional

untuk dilaksanakan pada tahun berikutnya.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti : 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1, 8.2.3, 8.2.4

3.2 Standard SPK ISO 9001:2008

3.3 Takwim Aktiviti Tahunan JPP, Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau.

3.4 Visi dan Misi Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi.

3.5 Keputusan Dasar Kementerian Pengajian Tinggi yang berkaitan.

1

PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti

PLSP Politeknik ISO 9001:2000

Keluaran 05

Pindaan 00


4.0 DEFINISI

AJK Ahli Jawatankuasa iaitu pegawai yang dipilih untuk

menganggotai sesuatu Jawatankuasa yang dibentuk.

Jawatankuasa Induk Satu badan yang dipertanggungjawabkan di peringkat

induk untuk melaksanakan sesuatu tugas yang

ditentukan oleh Pengurusan Politeknik. Ahlinya terdiri

daripada pegawai-pegawai politeknik.

Pengurusan Politeknik Kumpulan pengurusan di Politeknik Merlimau terdiri

daripada Pengarah, Timbalan Pengarah (Akademik),

Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik), Ketua

Jabatan dan Ketua Unit.

Halatuju Arah atau matlamat yang dipilih untuk mencapai

sesuatu dasar.

Pelan tindakan Proses tindakan untuk melaksanakan sesuatu

perancangan bagi menyelesaikan masalah.

Takwim Aktiviti Tahunan

Politeknik Merlimau

Jadual yang mengandungi aktiviti-aktiviti penting

sepanjang tahun bagi Politeknik Merlimau yang

digunapakai sebagai panduan melaksanakan semua

aktiviti

Penyelaras Takwim Pegawai yang dilantik untuk menyelaras aktiviti

penyediaan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik

Merlimau.

Penyelaras Takwim

Jabatan

Pegawai yang dilantik untuk menyelaras aktiviti

perancangan dan pemantauan di peringkat jabatan /

unit berdasarkan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik.

Ketua Program Pegawai yang dilantik untuk mengetuai suatu program

yang ditawarkan.

2

PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti PLSP

Politeknik ISO 9001:2008

Keluaran 04

Pindaan 00


5.0 PROSEDUR KERJA

A. Perancangan Takwim Tahunan Politeknik

Tanggungjawab

Tindakan

Pengarah

1. Menerima keputusan dasar dari Jabatan Pengajian

Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia berkaitan

dengan dasar, fokus, halatuju, kepentingan dan

keutamaan untuk dilaksanakan di politeknik (sekiraya

ada).

2. Mengadakan perbincangan dengan Timbalan Pengarah

(Akademik)/ Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

/Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Unit untuk :

a. Memberi taklimat mengenai keputusan dasar,

fokus, halatuju mengikut kepentingan dan

keutamaan bagi tahun berikutnya (sekiranya ada).

b. Membincangkan tentang strategi, program dan

pelan tindakan mengikut kepentingan dan

keutamaan untuk melaksanakan aktiviti PLSP.

3. Memastikan Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Unit

merangka pelan aktiviti Pemberian Latihan Separa

Profesional (PLSP) peringkat Jabatan / Unit untuk tahun

berikutnya selewat-lewatnya pada minggu

pertama bulan November.

3



Keluaran 05

Pindaan 00


Tanggungjawab

Tindakan

KJ/KU

Penyelaras Takwim

Jabatan / KU

4. Mengadakan perbincangan dengan Ketua-ketua

Program/Pegawai-pegawai di Jabatan/Unit bagi

merangka program dan aktiviti Jabatan/Unit pada tahun

berikutnya yang di antaranya merangkumi :

a. Keperluan Sumber

b. Peperiksaan

c. Kokurikulum

d. Latihan Industri

e. Latihan Staf

f. Kurikulum

g. Hal Ehwal Pelajar

h. Disiplin

i. Pelaksanaan Sistem Kualiti

5. Menyediakan deraf program dan aktiviti peringkat

Jabatan/Unit untuk dibincangkan dalam Mesyuarat

Pengurusan / Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kualiti.

6. Menyerahkan draf program dan aktiviti peringkat

Jabatan/Unit kepada Penyelaras Takwim selewat-

lewatnya pada minggu pertama bulan Disember.

4



Keluaran 05

Pindaan 00


Tanggungjawab

Tindakan

Penyelaras Takwim

Pengarah

7. Menyediakan deraf cadangan Takwim Aktiviti Tahunan

Politeknik berdasarkan keputusan Mesyuarat

Pengurusan, Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kualiti dan

Kalendar Akademik yang disediakan oleh JPP. Deraf

tersebut perlu meliputi perkara-perkara seperti :

a. Cuti

b. Pendaftaran Pelajar

c. Minggu Suaikenal

d. Peperiksaan

e. Keputusan Rasmi Peperiksaan

f. Aktiviti-aktiviti Akademik lain

g. Sukan Tahunan

h. Mesyuarat Pengurusan

i. Kajian Semula Pengurusan

j. Mesyuarat Jawatankuasa Panel Penilai

k. Konvokesyen

l. Aktiviti-aktiviti Kokurikulum

m. Audit Dalaman

8. Menyerahkan deraf cadangan Takwim Aktiviti Tahunan

Politeknik Merlimau kepada Pengarah untuk kelulusan.

9. Meneliti deraf cadangan Takwim Aktiviti Tahunan

Politeknik untuk memastikan ianya selaras dengan

keputusan mesyuarat dan Kalendar Akademik.

10. Memastikan Penyelaras Takwim membuat pindaan

sekiranya terdapat ketidakselarasan.

5



Keluaran 05

Pindaan 00


Tanggungjawab

Tindakan

Penyelaras Takwim

KJ/KU

Penyelaras Takwim

Jabatan / KU

Penyelaras Takwim

11. Meluluskan dan menandatangani deraf cadangan

Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau setelah

bersetuju dan mengarahkan Penyelaras Takwim untuk

menguruskan percetakan.

12. Mendokumenkan dan mencetak Takwim Aktiviti

Tahunan Politeknik Merlimau. 13. Mengedar Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau

kepada semua Ketua Jabatan / Ketua Unit serta

mendapatkan Pengesahan Penerimaan (Lampiran 1)

minggu pertama tahun berikutnya.

14. Memantau dan mengkaji keberkesanan semua aktiviti

yang dilaksanakan oleh jabatan / unit berdasarkan

Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau.

15. Melaporkan pelaksanaan dan keberkesanan aktiviti

yang dilaksanakan oleh jabatan / unit berdasarkan

Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau setiap

sebulan sekali kepada Penyelaras Takwim dengan

menggunakan Borang Pemantauan Pelaksanaan

Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau (Lampiran 2).

16. Mengumpul dan menyelaraskan semua laporan

pelaksanaan aktiviti oleh jabatan / unit berdasarkan

Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau dan

menyerahkannya kepada Pengarah.

6



Keluaran 05

Pindaan 00


B. Penubuhan Jawatankuasa Induk

Tanggungjawab

Tindakan

Pengarah

Pengurus Kualiti

17. Memastikan penubuhan Jawatankuasa Induk yang

terlibat dalam menjayakan aktiviti Pemberian Latihan

Separa Profesional seperti berikut:

a. Jawatankuasa Pengurusan

b. Jawatankuasa Kerja Kualiti

c. Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar

d. Jawatankuasa Disiplin

e. Jawatankuasa Jadual Waktu

f. Jawatankuasa Minggu Suaikenal

g. Jawatankuasa Sebutharga

h. Jawatankuasa Peperiksaan

i. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

j. Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan

18. Mengedarkan senarai Jawatankuasa Induk kepada

semua Jabatan / Unit pada awal tahun dan setiap kali

berlaku pindaan AJK.

7



Keluaran 05

Pindaan 00


6.0 REKOD KUALITI

Bil.

Jenis Rekod Tempoh

Simpanan

Lokasi

Lampiran

1.


Politeknik Merlimau

1 Tahun

Pejabat

Pentadbiran

2.

Minit Mesyuarat Pengurusan

5 Tahun

Pejabat

Pentadbiran

3.

Salinan Surat Perlantikan

5 Tahun

Pejabat

Pentadbiran

4.

Pengesahan Penerimaan


Politeknik Merlimau

1 Tahun

Bilik Penyelaras

Takwim

1

5.

Minit Mesyuarat Pengarah

Politeknik KPT

5 Tahun

Pejabat

Pentadbiran

6.

Pemantauan Pelaksanaan

Dan Keberkesanan Aktiviti

Tahunan Politeknik Merlimau

1 Tahun

Bilik Penyelaras

Takwim

2

7.

Catatan Perbincangan Dengan

Ketua-Ketua Program

1 Tahun

Pejabat Ketua

Jabatan/ Ketua

Unit

8

LAMPIRAN 1

Pengesahan Penerimaan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau

Bil

Nama

Jabatan / Unit

Tandatangan

Tarikh

LAMPIRAN 2

PEMANTAUAN PELAKSANAAN DAN KEBERKSANAN AKTIVITI TAHUNAN POLITEKNIK MERLIMAU TAHUN______________ BULAN______________ JABATAN / UNIT :_______________________________ (BAHAGIAN A: AKTIVITI TERKANDUNG DALAM TAKWIM POLITEKNIK MERLIMAU)

BIL AKTIVITI TARIKH

RANCANG TARIKH

PELAKSANAAN STATUS*

BUKTI* (Disertakan)

ULASAN KEBERKESANAN

CATATAN / ALASAN

1

2

3

*Status : Laksana / Tidak Laksana / Tangguh / Digugurkan * Bukti : Laporan / Memo/ Kertas Kerja/ Gambar/ Brosur/ Pamplet dsb. ** Gunakan Lampiran Jika Ruang Tidak Mencukupi.

Jumlah Aktiviti Dirancang : Jumlah Aktiviti Dilaksanakan:

Peratus Pelaksanaan : %

Disediakan Oleh : ....................................... Disahkan Oleh : .......................................... Tarikh : Tarikh :

(BAHAGIAN B: AKTIVITI-AKTIVITI LAIN)

BIL AKTIVITI CATATAN

1 Mesy. Peringkat Jabatan/Unit

Peringkat Bil. Tarikh

Jabatan/Unit .....................

2 Usaha kolaborasi dengan pihak industri/badan kerajaan

2.1 Hubungan Antarabangsa

Organisasi Tarikh Catatan

Gambar: 2.2 Lawatan Kolaborasi/Industri

Peringkat Tarikh Industri / Badan kerajaan

Skop

Ketua Jabatan/ Ketua Unit

Pensyarah/Staf Sokongan

Pelajar

Gambar:

2.3 Kolaborasi Akademik

Peringkat Industri / Agensi Kerajaan

Tarikh Perkara

Gambar: 2.4 Kolaborasi Aktiviti Pelajar

Peringkat Tarikh Industri / Agensi Kerajaan

Perkara

Gambar:

3

Penyertaan pelajar dan pensyarah dalam aktiviti / pertandingan

Kategori Tarikh Nama Pertandingan Anjuran Pencapaian

Sukan

Akademik

Persatuan/Kelab

Gambar:

4

Program ”Finishing School”

Nama Program Anjuran Tarikh Bilangan peserta (orang)

Pelajar Politeknik

Orang Luar

Jumlah

Gambar:

5

Program Khidmat Masyarakat (CSR)

Nama Program

Anjuran Tarikh Bilangan peserta (orang) Butiran Program

Pelajar Politeknik

Kakitangan Orang Luar

Gambar:

6

Kursus Dalaman

Nama Kursus Anjuran Tarikh Jum. Peserta Pelajar

Jum. Peserta Kakitangan

Gambar:

7

Lawatan Penandaarasan Ke PMM

Nama Agensi Pelawat Tujuan Tarikh Jum. Pelawat

Gambar:

8

Peningkatan silaturrahim bersama staf

Nama Program Tarikh Tujuan Impak

Gambar:

9

Liputan Media/Akhbar

Nama Akhbar Tajuk Tarikh

Keratan Yang Diimbas (scan):

LAMPIRAN 3

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA

1. Jawatankuasa Pengurusan

a. Menjadi Badan Tertinggi dalam organisasi.

b. Mengadakan Mesyuarat Pengurusan dan Perancangan setiap bulan.

c. Merancang semua pengurusan di Politeknik.

d. Merancang pelaksanaan arahan-arahan dari Sektor Pengurusan Politeknik.

e. Membincang dan mempertimbangkan keputusan Jawatankuasa Induk untuk

diluluskan.

f. Berperanan di dalam menentukan objektif dan halatuju pengurusan.

g. Memutuskan tindakan Kajian Semula Pengurusan di peringkat Politeknik.

h. Memutuskan supaya isu yang tidak dapat diputuskan di dalam Mesyuarat Pengurusan Politeknik dibawa ke peringkat Kajian Semula Pengurusan Pusat.

i. Menyelesaikan semua masalah yang timbul di Politeknik.

2. Jawatankuasa Kerja Kualiti

a. Bertanggungjawab kepada Timbalan Wakil Pengurusan.

b. Melaksana dan menyelenggarakan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

c. Melaporkan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti dan keperluan

penambahbaikan di jabatan / unit kepada Pengarah / Pengurus Kualiti.

d. Memastikan setiap anggota di jabatan / unit mendapat pendedahan dan latihan

yang secukupnya dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti.

e. Memastikan kesedaran terhadap kehendak pelanggan sentiasa dipelihara

disetiap peringkat jabatan dan unit.

f. Mewujud dan menyenggara rekod kualiti yang dihasilkan di dalam Sistem

Pengurusan Kualiti.

g. Melaksanakan tugas-tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.

3. Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar

a. Mengadakan mesyuarat pendaftaran

b. Menyemak dokumen-dokumen yang dikemukakan oleh calon semasa pendaftaran.

c. Menyediakan kad pelajar

4. Jawatankuasa Disiplin

a. Membuat perancangan aktiviti kawalan disiplin

b. Membuka fail kes berhubung dengan perkara-perkara berikut:

i. Laporan daripada warden dan pegawai keselamatan

ii. Laporan saksi dan pengadu

iii. Senarai bahan bukti

c. Membuat siasatan

d. Membuat laporan prima facie

e. Menghantar notis perbicaraan tindakan tatatertib

f. Menyediakan surat keputusan perbicaraan dan hukuman kesalahan tatatertib

5. Jawatankuasa Jadual Waktu

Mengadakan mesyuarat penyelarasan mengenai perkara berikut:

a. Pengagihan bilik kuliah

b. Pengagihan slot waktu bagi bilik-bilik kuliah yang diguna bersama

c. Menyemak deraf jadual waktu induk jabatan

6. Jawatankuasa Minggu Suaikenal

Jawatankuasa ini bertanggungjawab dalam perkara berikut:

a. Mengadakan mesyuarat jawatankuasa minggu suaikenal

b. Menyediakan program-program minggu suaikenal

c. Memastikan program berjalan mengikut agenda yang telah ditetapkan

7. Jawatankuasa Sebut Harga

a. Membuat analisa sebutharga

b. Mengesyorkan dan memutuskan pembekal yang layak

8. Jawatankuasa Peperiksaan

a. Bertanggungjawab memastikan kelicinan perjalanan peperiksaan

b. Mengadakan perbincangan dan menentukan keputusan

peperiksaan di peringkat politeknik.

9. Jawatankuasa Kewangan dan Akaun

a. Mematuhi arahan-arahan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan

10. Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan

Jawatankuasa ini bertanggungjawab :

a. Memastikan Pengurusan dibuat secara menyeluruh dan sistematik. Justeru,

dapat mencegah berlakunya gejala rasuah dan penyelewengan di kalangan

pegawai

CARTA ALIRAN KERJA Addendum 1

PROSES KERJA : PERANCANGAN AKTIVITI PLSP POLITEKNIK

Mula

Pengarah

KJ /KU

Menerima keputusan dasar dari JPP Mengadakan perbincangan dengan TP(A), TP(SA), Ketua-Ketua Jabatan dan Ketua-Ketua Unit selewat- lewatnya minggu terakhir bulan November. Mengadakan perbincangan dengan Ketua-Ketua Program / Pegawai-Pegawai di Jabatan / Unit bagi merangka program dan aktiviti Jabatan / Unit.

Penyelaras Takwim Jabatan / KU

Penyelaras Takwim

Pengarah

Penyelaras Takwim

KJ/ KU Penyelaras

Takwim Jabatan / KU

Penyelaras Takwim

KELULUSAN

YA

TIDAK

Menyediakan dan menyerahkan deraf program dan aktiviti peringkat Jabatan / Unit kepada Penyelaras Takwim selewat-lewatnya minggu pertama bulan Disember.

Menyedia dan menyerahkan deraf cadangan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik kepada Pengarah untuk kelulusan. Meneliti dan memastikan ianya selaras dengan keputusan mesyuarat dan kalender akademik. Meluluskan dan menandatangani deraf cadangan takwim Politeknik Merlimau. Mendokumen, mencetak dan mengedarkan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau kepada KJ/KU serta mendapat pengesahan penerimaan seminggu sebelum tahun berikutnya. *minggu pertama tahun berikutnya. Memantau dan mengkaji keberkesanan aktiviti yang dilaksanakan oleh Jabatan / Unit. Melaporkan pelaksanaan dan keberkesanan aktiviti Jabatan / Unit berdasarkan Takwim Aktiviti Tahunan setiap 3 bulan kepada Penyelaras Takwim menggunakan Borang (Lampiran 2) Mengumpul dan menyelaraskan semua laporan oleh

Jabatan / Unit dan menyerahkannya kepada Pengarah.

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA Addendum 2

PROSES KERJA : PENUBUHAN JAWATANKUASA INDUK

Mula

Pengarah Memastikan penubuhan J/Kuasa Induk yang terlibat dalam menjayakan aktiviti PLSP

Mengedarkan senaraiJawatankuasa Induk kepada Jabatan / Unit pada awal tahun setiap kali berlaku pindaan.

Tamat

perancangan aktiviti plsp politeknik pmm-pk-plsp-01 perancangan aktivi… · jabatan/unit untuk...

Documents