peranan anggaran bahan baku
TRANSCRIPT
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Perekonomian global yang sudah ada di depan mata, didukung dengan
kemajuan teknologi yang sudah berkembang pesat, semakin mendorong seleksi
alamiah yang mengarah pada yang terkuat yang bertahan. Perusahaan semakin
dituntut untuk dapat mempertahankan bahkan meningkatkan keunggulan yang
dimilikinya. Oleh sebab itu, segala kegiatan perusahaan hendaknya didahului dengan
perencanaan dan pengendalian yang baik dan tepat sehingga perusahaan dapat
menjalankan kegiatannya dengan efektif dan efisien serta dapat berkembang sesuai
dengan perkembangan jaman.
Proses perencanaan dan pengendalian juga harus dilakukan pada kegiatan
produksi perusahaan supaya kelancarannya dapat terjamin dan produk yang
dihasilkan sesuai dengan mutu yang diinginkan. Salah satu yang mendukung
kelancaran produksi adalah tersedianya bahan baku. Bahan baku yang ada di dalam
perusahaan haruslah tersedia dalam jumlah yang cukup dan sesuai dengan yang
dibutuhkan dalam proses produksi. Bahan baku yang memiliki kualitas baik dapat
meningkatkan kualitas produk sehingga produk tersebut memiliki nilai jual lebih
dibandingkan dengan produk sejenisnya dengan kualitas bahan baku yang kurang
baik. Dengan demikian bahan baku merupakan bagian yang terpenting dalam proses
produksi, oleh karena itu pengadaannya harus sedemikian rupa agar efektif dan
efisien.
Salah satu alat yang dapat digunakan manajemen untuk mengelola bahan baku
agar efektif dan efisien adalah anggaran. Anggaran merupakan perencanaan keuangan
perusahaan yang digunakan sebagai dasar sistem pengendalian keuangan untuk
periode yang akan datang, yaitu meliputi perbandingan terus menerus dan evaluasi
hasil sebenarnya dari progam-progam dan anggaran yang sudah ditetapkan. Dengan
adanya anggaran, manajemen dapat mempunyai penekanan mengenai kegiatan apa
yang akan dilakukan, sasaran yang akan dituju oleh perusahaan, bagaimana mengatur
sumber daya yang tersedia, serta menganalisis sampai sejauh mana rencana yang
dibuat telah tercapai.
Anggaran menjadi masalah yang cukup menarik untuk dibahas, karena
anggaran merupakan perencanaan yang mempunyai kelebihan dari perencanaan yang
lain, yaitu dapat diartikan sebagai pedoman atau tolak ukur sekaligus sebagai alat
bantu untuk mencapai tujuan yang harus dicapai.
Penulis mengkhususkan pada anggaran bahan baku sebagai salah satu alat
pengendalian, karena dengan adanya anggaran bahan baku tersebut, penggunaan dan
pembelian bahan baku dapat terus diawasi sehingga tercipta pengendalian biaya
bahan baku yang efektif dan efisien bagi perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan.
Salah satu industri yang ada di Indonesia adalah PT. Gold Coin Indonesia
yang bergerak di bidang industri pembuatan pakan ternak. Dalam industri ini bahan
baku merupakan salah satu hal yang mendukung kelancaran produksi dalam suatu
perusahaan. Dalam penelitian ini, penulis mencoba mengangkat suatu permasalahan
yang selalu dihadapi PT. Gold Coin Indonesia beberapa tahun ini, yaitu mengenai
besarnya penyimpangan – penyimpangan yang terjadi anatara anggaran bahan baku
dan realisasinya dalam upaya meningkatkan efektifitas pengendalian bahan baku pada
PT. Gold Coin Indonesia.
Bahan baku yang ada di dalam perusahaan haruslah tersedia dalam jumlah
yang cukup dan sesuai dengan yang dibutuhkan dalam suatu proses produksi. Bahan
baku yang memiliki kualitas baik dapat meningkatkan kualitas produk sehingga
produk tersebut memiliki nilai jual lebih dibandingkan dengan produk sejenisnya.
Dengan demikian bahan baku merupakan bagian terpenting dalam proses produksi.
Oleh karena itu pengadaannya harus sedemikian rupa sehingga dapat dicapai suatu
tingkat yang memadai.
Perkembangan dunia industri memberikan sebuah tantangan kepada
perusahaan untuk menjawabnya, khususnya persaingan yang terjadi dalam industri ini
cukup ketat karena masih banyak perusahaan lain yang bergerak dalam bidang ini.
Oleh karena itu industri pakan ternak ini harus melakukan perencanaan dan
pengendalian yang baik dan tepat agar produk mereka lebih unggul, dan dapat
bersaing di pasaran. Salah satunya yaitu dengan membuat anggaran sebagai alat
bantu manajemen guna menunjang efektifitas pengendalian bahan baku.
Setelah melihat pentingnya penyusunan anggaran tersebut bagi perusahaan
industri maka penulis mencoba membahas masalah tersebut ke dalam bentuk
penulisan skripsi dengan judul: “ Peranan Anggaran Bahan Baku Terhadap
Efektifitas Pengendalian Bahan Baku.” (Studi Kasus pada PT. Gold Coin
Indonesia, di Bekasi)
1.2 Identifikasi Masalah
Dari latar belakang penelitian yang telah diuraikan diatas dan penulis
mengidentifikasikan masalah-masalah sebagai berikut :
1. Apakah PT. Gold Coin Indonesia telah menyusun anggaran bahan baku.yang
memadai.
2. Bagaimana efektifitas pengendalian bahan baku pada PT. Gold Coin Indonesia.
3. Sejauh mana peranan anggaran bahan baku terhadap efekifitas pengendalian
bahan baku.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dari penelitian ini dilakukan adalah untuk mengetahui sampai sejauh
mana peranan anggaran bahan baku terhadap efektifitas pengendalian bahan baku.
Atas dasar identifikasi masalah yang telah dikemukakan maka penelitian yang
dilakukan penulis bertujuan untuk :
1. Mengetahui apakah perusahaan telah menyusun anggaran bahan baku yang
memadai.
2. Mengetahui efektifitas pengendalian bahan baku
3. Mengetahui peranan anggaran bahan baku terhadap efektifitas pengendalian bahan
baku.
1.4 Kegunaan Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat baik secara
langsung maupun tidak langsung.
1. Bagi Penulis
Menjadi pengalaman yang sangat berharga karena dapat menambah wawasan dan
membandingkan praktek pada perusahaan dengan teori yang telah diperoleh
selama perkuliahan.
2. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan informasi dan
pemikiran yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan
perbaikan dan peningkatan yang diperlukan untuk menunjang kelancaran operasi
perusahaan guna tercapainya tujuan perusahaan.
3. Bagi Pembaca
Hasil penelitian yang terbatas ini dapat dimanfaatkan untuk menambah
pengetahuan dan informasi sehubungan dengan masalah yang berkaitan peranan
anggaran bahan baku terhadp perencanaan dan pengendalian pembelian dan
pemakaian bahan baku.
1.5 Rerangka Penelitian
Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah ditetapkan, baik perusahaan
yang bertujuan mencari laba maupun yang bersifat non-laba. Perusahaan yang
bertujuan mencari laba akan berusaha mencapai laba dengan optimal, sehingga
perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, meningkatkan
kesejahteraan para karyawannya serta dapat memberikan kontribusi yang memadai
kepada para pemegang saham.
Perusahaan terdiri dari kumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan tersebut. Agar mereka dapat bekerja
secara baik dan terarah, diperlukan suatu perencanaan dan pengendalian yang
mengarah pada tercapainya tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.
Perencanaan dan pengendalian benar-benar saling berhubungan. Perencanaan
adalah pandangan ke depan untuk melihat tindakan apa yang seharusnya dilakukan
agar dapat mewujudkan tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian adalah melihat ke
belakang, memutuskan apakah yang sebenarnya telah terjadi dan membandingkannya
dengan hasil yang direncanakan sebelumnya. Perbandingan ini kemudian dapat
digunakan untuk menyesuaikan anggaran, yaitu melihat ke masa depan kembali.
Tanpa adanya perencanaan segala kegiatan perusahaan tidak dapat bekerja secara
efisien. Demikian juga bila perencanaan tidak disertai dengan pengendalian tidak
akan berjalan dengan efektif, karena pemimpin perusahaan tidak mengetahui apakah
terdapat penyimpangan-penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan.
Agar perencanaan dan pengendalian dapat berjalan dengan lancar, diperlukan
suatu cara dan tekhnik serta prosedur pelaksanaan yang baik sehingga dapat
menyajikan informasi yang sesuai dan bermanfaat bagi pimpinan perusahaan. Salah
satu alat penting digunakan untuk mencapai tujuan tersebut adalah anggaran (budget).
Hal itu diperjelas dengan pernyataan Anthony, Dearden M Bodford (2000;499)
yang menyatakan bahwa : “ A budget is both a planning tool and control tool.”
Menurut M. Munandar (2001;1) mengemukakan bahwa :
“Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit moneter (kesatuan) dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang.” Anggaran juga merupakan suatu rencana kerja jangka pendek yang disusun
berdasarkan rencana kegiatan jangka panjang yang ditetapkan dalam proses
penyusunan progam (programming). Tanpa didasarkan pada rencana kegiatan jangka
panjang yang disusun sebelumnya, anggaran sebenarnya tidak membawa perusahaan
kearah manapun.
Dalam perusahaan industri, unsur biaya bahan baku merupakan salah satu
komponen biaya yang cukup besar dan ada kemungkinan terjadinya penyimpangan
dalam penggunaannya. Dengan alasan inilah pihak manajemen pada umumnya lebih
memperhatikan pengelolaan bahan baku. Dalam pengelolaan bahan baku pihak
manajemen harus memperhatikan pengelolaan bahan baku yang dibutuhkan dalam
setiap proses produksi dalam jumlah yang memadai. Apabila perusahaan tidak dapat
mengelola bahan baku secara efisien, maka akan mengakibatkan kekurangan atau
kehabisan persediaan bahan baku, sehingga akan menyebabkan terhambatnya
kegiatan produksi perusahaan yang akhirnya akan berpengaruh terhadap penjualan.
Tetapi jika perusahaan memiliki persediaan bahan baku yang berlebihan maka akan
mengakibatkan tingginya biaya penyimpanan.oleh karena itu manajer membutuhkan
anggaran bahan baku sebagai alat bantu untuk mengefektifkan pengendalian bahan
baku.
Agar tercapai efektivitas terhadap penetapan anggaran, maka manajemen
dalam penerapannya harus selalu memperhatikan kemampuan dan sumber daya yang
ada, sehingga memberikan kemungkinan bagi perusahaan untuk mencapai target yang
ditetapkan. Sebelum menetapkan anggaran, pada prakteknya perusahaan akan
membuat suatu proyeksi anggaran yang diinginkan dalam suatu periode. Disinilah
pentingnya analisis terhadap anggaran di masa lalu dan keadaan pasar masa kini.
Menurut Mardiasmo (2001;134) efektifitas adalah :
“ Efektifitas adalah ukuran berhasil tidaknya suatu organisasi mencapai
tujuannya.”
Pengelolaan bahan baku yang efektif memiliki arti penting dalam beroperasi dengan
efisiensi semaksimal mungkin, memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan,
dan mengatur kuantitas persediaan pada tingkat-tingkat yang telah ditentukan agar
dana yang tertanam sesuai dengan persediaan yang dibutuhkan.
Anggaran bermanfaat dalam pengendalian. Pengendalian menurut
Welsch,dkk yang dialihbahasakan oleh Purwatiningsih,dkk (2003;3) adalah
sebagai berikut :
“Pengendalian adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja
yang efisien yang memungkinkan tercapainya tujuan perusahaan.”
Untuk mencapai tujuan perusahaan dalam meningkatkan efisiensi biaya bahan
baku maka digunakan suatu alat bantu yaitu anggaran bahan baku sebagai unsur
pokok dalam produksi. Adapun penyusunan anggaran bahan baku menurut Marwan
Asri (1996;214) adalah sebagai berikut :
1. Memperkirakan jumlah kebutuhan bahan baku. 2. Memperkirakan jumlah pembelian bahan baku yang diperlukan. 3. Sebagai dasar untuk memperkirakan jumlah dana yang diperlukan
untuk melaksanakan pembelian bahan baku. 4. Sebagai dasar penyusunan product costing, yakni memperkirakan
komponen harga pokok pabrik karena penggunaan bahan baku di dalam proses produksi.
5. Sebagai dasar melaksanakan fungsi pengawasan bahan.
Tanpa adanya suatu anggaran bahan baku dapat menimbulkan beberapa masalah pada
perusahaan antara lain :
1. Tidak dapatnya menentukan jumlah bahan baku yang diperlukan.
2. Tidak dapatnya menentukan jumlah pebelian bahan baku yang diperlukan.
3. Tidak dapatnya menentukan harga pokok produk secara tepat.
4. Membuka peluang pemborosan dan penggelapan bahan baku yang disebabkan
permintaan kebutuhan bahan baku secara berlebihan karena tidak terdapatnya
suatu patokan atau standar penggunaan bahab baku.
5. Dengan adanya pemborosan bahan baku maka efisiensi produksi tidak tercapai
sehingga harga pokok produk akan tinggi dan memungkinkan perusahaan kalah
dalam persaingan dengan perusahaan sejenis yang lebih efisien biaya produknya.
Dari uraian diatas maka dapat dilihat betapa bergunanya anggaran bahan baku
sebagai alat perencanaan dan pengendalian serta membantu dalam penentuan harga
pokok..
Dengan disusunnya anggaran bahan baku, diharapkan kuantitas bahan baku
dapat direncanakan dan dikendalikan dengan tepat, sehingga kelancaran proses
produksi terjamin dan lebih jauh lagi kelangsungan hidup perusahaan dapat
dipertahankan.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka penulis mencoba merumuskan
hipotesis sebagai berikut :
“Anggaran bahan baku yang memadai berperan terhadap efektifitas
pengendalian bahan baku.”
Penelitian ini pernah dilakukan oleh Devy Kusuma dari Universitas
Padjajaran pada tahun 2005 dengan judul “Peranan Anggaran Biaya Produksi
Terhadap Perencanaan dan Pengendalian Produksi”. Dimana dari judul tersebut dapat
disimpulkan bahwa perencanaan dan pengendalian produksi berperan pada anggaran
produksi dan dapat berjalan dengan baik apabila diikuti penyusunan anggaran yang
baik dan penerapannya yang efektif pula.
1.6 Metodologi Penelitian
Penelitian dilakukan dengan menggunakan studi kasus, yaitu meneliti salah
satu masalah dalam perusahaan kemudian dibandingkan dengan sejumlah teori yang
ada. Sedangkan metode yang digunakan adalah deskriptif yaitu metode yang meneliti
status sekelompok manusia, suatu objek, suatu kondisi, suatu system pemikiran
ataupun suatu kilas peristiwa pada masa sekarang, sedangkan teknik pengumpulan
data meliputi data primer dan data sekunder.
1. Data primer, diperoleh dengan cara penelitian lapangan (field research), yaitu
suatu cara pengumpulan data dengan mengadakan penyelidikan secara langsung
pada perusahaan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara.
a. Wawancara (inquity), yaitu suatu metode untuk mendapatkan data dengan
cara mengadakan wawancara langsung dengan pejabat dan staf yang
berwenang dalam perusahaan untuk memberikan penjelasan mengenai
masalah dari objek penelitian yang dibahas.
b. Pengamatan (observation), yaitu suatu metode untuk mendapatkan data
dengan cara mengamati langsung kegiatan perusahaan yang menjadi objek
penelitian.
c. Kuesioner, yaitu suatu metode pengumpulan data dengan cara mengajukan
daftar pertanyaan kepada para pejabat maupun staf yang berhubungan dengan
permasalahan yang diteliti.
2. Data Sekunder diperoleh dengan cara penelitian kepustakaan (library research)
yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara penelaahan terhadap literature-
literature, catatan-catatan kuliah serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan
masalah yang berkaitan dengan penelitian.
1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini penulis memilih subjek penelitian sebuah
perusahaan yang bergerak dalam bidang industri pakan ternak yaitu PT. Gold Coin
Indonesia yang berlokasi di Jl. Raya Bekasi km 28 Desa Medan Satria Bekasi
Lamanya dari bulan april sampai dengan September 2008.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab II ini akan diuraikan berbagai teori dan konsep dari berbagai
literatur dan text-book yang dianggap relevan dan berhubungan sebagai landasan
teoritis dalam pembahasan skripsi ini.
2.1 Pengertian Peranan
Salah satu alat yang utama bagi pimpinan perusahaan dalam membuat
usahanya jadi produktif adalah akuntansi modern. Oleh karena itu pimpinan
perusahaan memerlukan alat bantu yang mempunyai alat peranan dalam
mengarahkan, mengendalikan, dan melindungi perusahaan.
Konsep peranan yang dikemukakan oleh Soejono Soekamto (2000;268) adalah sebagai berikut :
1. Aspek dinamis dari kedudukan 2. Perangkat hak-hak dan kewajiban 3. Perilaku actual dari pemegang kedudukan 4. Bagian dari aktivitas yang dimainkan oleh seseorang.
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa peranan merupakan aktivitas
dinamis yang diharapkan timbul akibat status atau kedudukan yang melekat padanya.
Jadi peranan merupakan hal yang tidak abstrak.
2.2 Pengertian Anggaran Secara Umum
Setiap perusahaan didirikan dengan tujuan yang ingin dicapai baik perusahaan
yang berorientasi laba, yaitu mencapai laba yang optimal, maupun perusahaan yang
tidak berorientasi laba, yaitu memberikan pelayanan atau jasa untuk masyarakat.
Manajemen harus mengelola sumber daya yang dimiliki perusahaan seoptimal
mungkin agar dapat mencapai tujuannya tersebut. Untuk itu, diperlukan adanya suatu
fungsi manajerial, yaitu planning, organizing, staffing, leading, dan controlling.
Perencanaan (planning) adalah suatu proses menetapkan tujuan perusahaan
dan memilih tindakan – tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan
tersebut. Perencanaan itu dibagi menjadi dua macam, yaitu perencanaan kualitatif
dan perencanaan kuantitatif. Perencanaan secara kuantitatif baik perencanaan harga
maupun unit serta mencakup suatu periode tertentu inilah yang disebut anggaran.
Anggaran (budget) merupakan rencana yang tertuang dalam bentuk kuantitatif
baik nominal maupun unit dan mencakup periode waktu tetentu. Rencana ini dibuat
dengan mempertimbangkan hasil kinerja masa lalu dan faktor – faktor yang akan
mempengaruhi perusahaan di masa yang akan datang. Dengan demikian anggaran
digunakan oleh pihak manajer dalam melaksanakan fungsi perencanaannya bagi
pencapaian tujuan perusahaan.
Melalui anggaran, pihak manajer juga dapat mengetahui penimpangan yang
terjadi dengan membandingkan hasil kinerja aktual dengan data kuantitatif yang
dianggarkan. Hal ini diwujudkan dalam suatu bentuk laporan yang disebut laporan
kinerja. Dengan adanya evaluasi kinerja ini, pihak manajemen akan memperoleh
informasi yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan apakah
sesuai dengan yang direncanakan. Selain itu, informasi ini dapat digunakan oleh
pihak manajemen sebagai umpan balik (feed back) dalam proses penyusunan
anggaran untuk periode berikutnya, oleh karena itu anggaran yang baik haruslah
mudah dimengerti, dan sering ditinjau ulang agar anggaran dapat berfungsi optimal
sebagai alat bantu manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan.
2.2.1 Pengertian Anggaran
Pengertian anggaran terus menerus mengalami perkembangan. Hingga kini
terdapat bermacam – macam definisi yang digunakan untuk menerangkan istilah
anggaran, namun pada dasarnya memiliki pengertian yang hampir sama. Menurut
Supriyono (2001;340) pengertian anggaran adalah :
“ Anggaran adalah suatu rencana terinci yang dinyatakan secara formal dalam ukuran kuantitatif, biasanya dalam satuan uang, untuk menunjukan perolehan dan penggunaan sumber suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu, biasanya satu tahun.” Definisi anggaran menurut Horngren, Foster, dan Datar (2003;6) dapat
didefinisikan sebagai berikut :
“A budget is the quantitative expression of a proposed plan of action by
management and is an aid to coordinating what needs to be done to
implement that plan.”
Sedangkan Hilton (2003;603) mendefinisikan anggaran sebagai berikut :
“A budget is a detailed plan, expressed in quantitative terms, that specifies
how an organization will aquire and use resources during a particular
period of time.”
Anggaran juga didefinisikan oleh Edy Sukarno (2000;144) :
“Anggaran merupakan rencana yang terorganisasi dan menyuluruh,
dinyatakan dalam unit moneter untuk operasi dan sumber daya suatu
perusahaan selama periode tertentu di masa yang akan datang.”
Selain referensi diatas masih banyak referensi lain yang dapat digunakan
sebagai sumber bahasan mengenai definisi anggaran. Sekalipun definisi – definisi
tersebut berbeda dalam penyajian, semuanya memberikan penekanan – penekanan
yang sama atas unsur – unsur utama dalam anggaran. Unsur – unsur utama tersebut
adalah :
1. Anggaran adalah suatu rencana (alat dalam perencanaan).
2. Anggaran tertuang dalam bentuk kuantitatif (unit moneter).
3. Anggaran mencakup periode waktu tertentu.
Jadi secara umum anggaran dapat didefinisikan sebagai rencana perusahaan
yang dituangkan dalam bentuk kuantitatif yaitu biasanya dalam satuan unit moneter
dan mencakup suatu periode waktu tertentu yang umumnya satu tahun (jangka
pendek).
2.2.2 Syarat-syarat Anggaran yang Baik
Syarat-syarat anggaran yang baik menurut Welsch yang diterjemahkan oleh
Purwaningsih dan Maudi (2000;59) yang dapat mendukung penyusunan anggaran
sebagai perencanaan dan pengendalian laba sebagai berikut :
1. Harus ada komitmen dari manajemen puncak terhadap perencanaan dan pengendalian laba serta perlunya pengertian yang baik dari manajemen puncak tentang akibat operasi dari pelaksanaan perencanaan dan pengendalian laba
2. Karakteristik atau ciri khas perusahaan dan lingkungan dimana perusahaan beroperasi harus di identifikasi dan di evaluasi apakah controllable atau un-controllable sehingga dapat dibuat suatu keputusan yang relevan yang berkaitan dengan karakteristik progam perencanaan dan pengendalian laba yang efektif dan praktis. 3. Harus ada evaluasi terhadap struktur organisasi dan pembagian
tanggung jawab manajerial dan penerapan perubahan adalah perlu untuk menjamin terlaksananyaperencanaan dan pengendalian.
4. Harus ada evaluasi dan reorganisasi system akuntansi untuk menjamin bahwa system tersebut sesuai dengan pertanggung jawaban di perusahaan sehingga system itu dapat memberikan data informasi yang berguna untuk perencanaan dan pengendalian.
5. Kebijakan tentang dimensi waktu yang dipergunakan dalam perencanaan dan pengendalian laba harus dapat dibuat.
6. Progam pelatihan anggaran harus dikembangkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen.
2.2.3 Karakteristik Anggaran
Karakteristik anggaran menurut Anthony dan Govindarajan (2003;409)
adalah sebagai berikut :
1. It estimates the profit potensial of the business unit. 2. It is stated in monetary terms, although the monetary amounts (e.g.,
units sold or produced) 3. It generally covers a period of one years. 4. It is a management commitment, managers agree to accept
responsibility for attaining the budgeted objectives. 5. The budget proposal is reviewed and approved by an authority higher
than budgetee. 6. Once approved,that budget can be changed only under specified
conditions. 7. Periodically, actual financial performance is compared to budget, and
variances are analyzed and explained.
Berdasarkan karakteristik anggaran yang telah dikemukakan diatas dapat
dijelaskan bahwa anggaran antara lain berisi tentang perkiraan laba yang dapat
diperoleh unit bisnis serta dinyatakan dalam bentuk moneter, meskipun demikian
dapat juga dinyatakan dalam non-moneter (unit), dan pada umunya anggaran disusun
untuk satu tahun.
Anggaran merupakan komitmen manajemen, dalam hal manajer sanggup
menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Anggaran
sebelum digunakan, harus diusulkan terlebih dahulu kepada pihak yang mempunyai
wewenang lebih tinggi dan pembuat anggaran untuk ditelaah dan disetujui. Anggaran
yang telah disetujui dapat diubah hanya dalam keadaan tertentu dimana anggaran
sudah tidak realistis lagi untuk dicapai. Dengan membandingkan anggaran dengan
realisasi kinerja secara periodik dapat diperoleh varians sehingga dapat diketahui
penyebabnya.
2.2.4 Manfaat Penyusunan Anggaran Bagi Perusahaan
Manfaat anggaran menurut Hansen dan Mowen adalah (Hansen,
Mowen,2005;355) :
1. Memaksa manajer untuk melakukan perencanaan. Anggaran memaksa manajemen untuk merencanakan masa depan. Anggaran mendorong para manajer untuk mengembangkan arah umum bagi organisasi, mengantisipasi masalah dan mengembangkan kebijakan untuk masa depan.
2. Menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk memperbaiki pembuatan keputusan.
Anggaran memperbaiki pembuatan keputusan. Sebagai contoh, jika seorang pemilik dalam suatu perusahaan telah mengetahui perkiraan pendapatan dan biaya perlengkapan, biaya lab, utilitas, gaji, dan hal lainnya, dia mungkin telah menurunkan kenaikan gaji, menghindari peminjaman uang dari perusahaan, dan membatasi pembelian peralatan yang tidak penting. Keputusan-keputusan yang lebih baik ini, pada akhirnya bisa mencegah timbulnya masalah dan menghasilkan status keuangan yang lebih baik bagi bisnisnya maupun pemilik perusahaan tersebut.
3. Menyediakan standar untuk evaluasi kinerja. Anggaran memberikan standar yang dapat mengendalikan penggunaan berbagai sumber daya perusahaan dan memotivasi karyawan. Sebagai bagian terpenting dari system anggaran, pengendalian dicapai dengan membandingkan hasil actual dengan hasil anggaran secara periodic (misalnya, setiap bulan). Perbedaan yang besar antara hasil actual dengan yang direncanakan adalah bentuk umpan balik yang mengungkapkan bahwa system tersebut diluar kendali. Berbagai langkah harusnya diambil untuk mengetahui sebabnya, dan kemudian memperbaiki situasi.
4. Memperbaiki komunikasi dan koordinasi. Anggaran secara formal mengkomunikasikan rencana organisasi pada tiap karyawan. Jadi, semua karyawan dapat menyadari perannya dalam pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Oleh karena anggaran untuk berbagai area dan aktivitas organisasi, koordinasi dianjurkan. Para manajer dapat melihat kebutuhan area lain dan didorong untuk menomorduakan kepentingan pribadinya demi kepentingan organisasi. Peranan komunikasi dan koordinasi menjadi semakin penting seiring dengan meningkatkannya ukuran organisasinya.
Selain itu manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan anggaran tergantung
pada efektifitas dari penerapan dan pelaksanaannya, Hilton (2002;370-371)
menyebutkan bahwa anggaran memiliki 5 kegunaan utama, yaitu :
• Planning The most obvios purpose of a budget is to quantify a plan of action. The budgeting process forces the individuals who wake up an organization to plan ahead. • Facilitating Comunication and Coordination For any organization to be effective, each manager throughout the organization must be aware of the plans made by other managers. The budgeting process pulls together the plans made by other managers. The budgeting process pulls together the plans of each manager in an organization. • Allocating Resources Generally, an organization’s resources are limited, and budgets provide one means of allocating resources among competing uses. • Controlling profit and operations A budget is a plan, are plans are subject to change. Nevertheless, a Budget serves as a useful benchmark with actual results can be compared. • Evaluating Perfomance and providing incentives. Comparing actual results with budgeted results also helps managers to evaluate the performance of individuals, departemens, divisions, or entire companies. Since budgets are used to evaluate performance, they can also be used to provide incentives for people to perfom well.
Menurut Nafarin (2004;15), fungsi anggaran dapat didefinisikan sebagai
berikut :
1. Perencanaan, sebagai alat perencanaan tertulis yang menuntut pemikiran
teliti karena anggaran memberikan gambaran yang lebih nyata/jelas dalam unit atau uang. 2. Pelaksanaan, sebagai pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan
sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan secara selaras dalam mencapai tujuan (laba). Jadi, anggaran penting untuk menyelaraskan (koordinasi) setiap bagian kegiatan, seperti bagian pemasaran, bagian umum, bagian produksi, dan bagian keuangan.
3. Pengawasan, sebagai alat pengendalian /pengawasan (controlling). Pengawasan berarti melakukan evaluasi (menilai) atas pelaksanaan pekerjaan, dengan cara : membandingkan realisasi dengan rencana anggaran dan melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu.
2.2.5 Tujuan Anggaran
Menurut Nafarin (2004:15), tujuan anggaran dapat diuraikan sebagai berikut
1. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan investasi dana.
2. Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan. 3. Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana,
sehingga dapat memudahkan pengawasan. 4. Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil
yang maksimal. 5. menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan
anggaran lebih jelas dan nyata terlihat. 6. Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang
berkaitan dengan keuangan.
2.2.6 Keterbatasan Anggaran
Selain manfaat-manfaat yang diperoleh, manajemen juga perlu mengetahui
bahwa penggunaan anggaran memiliki keterbatasan. Pihak manajemen perlu untuk
mengetahui keterbatasan anggaran agar anggaran dapat digunakan secara tepat sesuai
dengan keunggulan dan kelemahannya.
Beberapa keterbatasan anggaran menurut Gunawan Adisaputro dan
Marwan Asri (2001;50-52) adalah :
1. Dalam bidang perencanaan 1) Mendasarkan kegiatan-kegiatan pada penyelidikan-penyelidikan
studi dan penelitian. 2) Mengerahkan seluruh tenaga dalam menentukan arah/kegiatan
yang paling menguntungkan. 3) Untuk membantu/menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan
perusahaan. 4) Menentukan tujuan-tujuan perusahaan.
5) Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang terjadi. 6) Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisik secara lebih efektif.
2. Dalam bidang koordinasi 1) Membantu mengkoordinasi factor manusia. 2) Menghubungkan aktivitas perusahaan dengan trend dalam dunia
usaha. 3) Menetapkan penggunaan modal pada saluran-saluran yang
menguntungkan perusahaan dalam arti seimbang dengan progam-progam perusahaan.
4) Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi. 3. Dalam bidang pengawasan dan pengendaliaan
1) Untuk mengawasi /mengendalikan kegiatan-kegiatan dan pengeluaran-pengeluaran.
2) Untuk pencegahan secara umum pemborosan-pemborosan. Pencegahan ini sebenarnya adalah tujuan yang paling utama daripada penyusunan anggaran. Pengendalian terhadap pelaksanaan diharapkan dapat mengurangi pemborosan.
Menurut Carter dan Usry (2002;15) menguraikan juga keterbatasan
anggaran dengan lebih lengkap. Mereka menguraikan bukan hanya keterbatasan
tetapi juga kekeliruan-kekeliruan yang mungkin terjadi dengan digunakannya
anggaran. Hal-hal tersebut adalah sebagai berikut :
1. Anggaran didasarkan estimasi, peramalan, taksiran, atau proyeksi atas kegiatan yang akan datang. Ketepatan estimasi ini sangat sangat
bergantung pada pengalaman dan kemampuan estimator. 2. Anggaran harus selalu disesuaikan dengan perubahan kondisi dan
asumsi. Perubahan asumsi dan kondisi yang mendasari penyusunan anggaran mengharuskan adanya revisi atau modifikasi anggaran, sehingga anggaran tersebut tetap dapat digunakan sebagai alat Bantu manajemen.
3. Suatu anggaran dapat menyebabkan perhatian para manajer hanya terfokus pada tujuannya sendiri, sehingga tujuan organisasi secara keseluruhan mungkin tidak tercapai. Oleh karena itu, dalam penyusunan dan pelaksanaan anggaran diperlukan kerjasama dan partisipasi seluruh pihak manajemen agar tujuan yang telah ditetapkan dalam anggaran dapat tercapai.
4. Penggunaan anggaran yang berlebihan sebagai alat pengendalian dapat menyebabkan anggaran tidak berfungsi dengan semestinya.
Misalnya para manajer berusaha untuk memenuhi anggaran dengan biaya yang sangat mahal hanya supaya terlihat baik saat dievaluasi.
5. Anggaran tidak dapat menggantikan posisi dan fungsi manajemen serta administrasi. Pertimbangan-pertimbangan manajemen yang didasarkan pada pengetahuan dan pengalamannya masih diperlukan. Oleh karenanya para pelaksana anggaran tidak boleh merasa dibatasi oleh anggaran yang dibuat. Semua pihak dalam perusahaan harus menyadari bahwa anggaran merupakan alat Bantu manajemen dalam menjalankan proses manajerial dengan cara yang relevan.
6. Anggaran merupakan suatu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu yang panjang. Kadang-kadang pihak manajeman menjadi tidak sabar dan kehilangan minat untuk melaksanakan rencana tersebut.
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa anggaran mengandung
ketidakpastian karena anggaran dibuat berdasarkan ramalan kejadian di masa depan
yang belum pasti. Oleh karena itu, tidak menutup kemungkinan bahwa terjadinya
penyimpangan mungkin disebabkan oleh kesalahan peramalan. Selain itu, karena
anggaran dibuat berdasarkan kondisi dan asumsi tertentu sehingga anggaran harus
dirubah jika kondisi dan asumsi yang mendasarinya berubah.
2.2.7 Jenis-Jenis Anggaran
Dalam suatu organisasi terdapat sejumlah kegiatan yang berjalan dalam waktu
yang bersamaan, kegiatan-kegiatan ini saling berhubungan dan berpengaruh terhadap
pencapaian tujuan organisasi. Agar seluruh kegiatan tersebut dapat terintegrasi
dengan baik, dibuat suatu master budget sebagai pedoman dalam melaksanakan
kegiatan secara keseluruhan.
Hongren, dkk (2003:176) mengemukakan definisi master budget sebagai
berikut :
“The master budget is a comprehensive expression of management’s operating and financial plans for a future time period (usually a year) that
is summarized in a set of budgeted financial statements. It embraces the impact of both operating decisions and financing decisions.”
Sedangkan menurut Hansen dan Mowen (2003:284) definisi master budget adalah :
“The master budget is the comprehensive financial plan for the
organization as a whole. Typically, the master budget is for a one-year
period corresponding to the fiscal year of the company.”
Selanjutnya Hansen dan Mowen membagi master budget menjadi operating
budget dan financial budget. Operating budget berhubungan dengan aktivitas yang
mendatangkan penghasilan bagi perusahaan seperti penjualan, produksi, dan
persediaan barabg jadi. Keputusan operating berpusat pada perolehan dan
penggunaan sumber daya yang terbatas. Hasil dari operating budget adalah budgeted
atau proforma income statement. Hansen and Mowen (2006;331) mengemukakan
bahwa operating budget terdiri dari :
1. Sales budget 2. Production budget 3. Direct material purchases budget 4. Direct labour budget 5. Overhead budget 6. Selling and administrative expenses budget 7. Ending Finished goods inventory budget 8. Cost of good sold budget 9. Research and development expense budget 10. Administrative expense budget 11. Budget income statement
Financial budget berhubungan dengan arus penerimaan dan pengeluaran kas serta
perencanaan pengeluaran untuk perolehan modal. Keputusan financing
mengkonsentrasikan pada bagaimana mendapatkan dana untuk memperoleh sumber
daya. Hansen dan Mowen (2006;338) berpendapat bahwa financial budget meliputi
1. The cash budget 2. The budget balanced sheet
3. The budget for capital expenditures 4. The budgeted for capital expenditure
Berdasarkan fleksibilitasnya, anggaran dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu
static budget dan flexible budget. Kedua jenis angggaran ini didefinisikan oleh
Horngren, dkk (2003;216) sebagai berikut :
“A static budget is based on the level of output planned at the start of the budget period. A flexible budget is developed using budgeted revenues or cost amounts based on the level of output actually achieved in the budget period.”
Perbedaan dasar antara flexible budget dan static budget adalah dalam
penggunaan tingkat output actual dalam flexible budget, sedangkan static budget
merupakan tingkat output yang direncanakan pada permulaan periode anggaran.
Dengan demikian dapat dilihat bahwa penggunaan flexible budget akan
memungkinkan manajer untuk menghitung penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi dengan lebih informatife daripada penggunaan static budget Horngren, Foster,
dan Datar (2003;216).
Sehubungan dengan jangka waktu dalam penyusunan anggaran, dikenal suatu
konsep yang disebut dengan continuos budgeting (revolving budget/rolling budget).,
yaitu (Wareen, dkk, 2002;822) :
”A variation of fiscal-year budgeting, called continuous budgeting, maintains a tweleve-month projection into the future. The tweleve-month budget is continually revised by removing the data for the period just ended and adding estimated budget data for the same period next year.”
2.2.8 Periode Anggaran
Pada umumnya periode waktu anggaran akan sangat tergantung pada
ketidakpastian lingkungan perusahaan dan kebutuhan manajemen akan pengendalian
informasi, selain itu jugs tergantung pada tujuan, penggunaan, dan data anggaran.
Manajemen untuk dapat memilih jangka waktu berlakunya anggaran secara
lebih tepat perlu mempertimbangkan beberapa faktor yang mempengaruhinya, antara
lain seperti yang dikemukakan oleh Shim dan Siegel (2000:13) sebagai berikut :
“….sales, production, manufacturing and operating methods, processing cycle, stability, risk, accuracy of input data, types of product line, seasonality, inventory turnover, financial characteristics, availability of resources (material,labour), and government regulations. The period also depends on the need for evaluation.”
Periode yang dipakai untuk penyusunan anggaran dapat meliputi bulanan
hingga tahunan, namun harus diingat bahwa semakin panjang jangka waktu anggaran,
maka akan semakin kurang akurat. Anggaran jangka pendek lebih akurat dan
menunjukan perencanaan yang lebih terperinci. Sehubungan dengan jangka waktu
dalam penyusunan anggaran, warren, dkk (2002:822) mengatakan :
”The budgetary period for operating activities normally includes the fiscal year of business. A year is short enough that future operations can be estimated fairly accurately, yet long enough that the future can be viewed in broad context. However, to achieve effective control, the annual budgets are usually subdividen into shorter time periods, such as quarters of the years, month, or weeks.”
Carter dan Usry (2002;15 - 4) berpendapat bahwa periode anggaran sebaiknya :
1. Be dividend into months. 2. Be long enough to complete production of products. 3. Cover at least one-entire-seasonal cycle, if the business is seasonal. 4. Be long enough to allow for financing in advance of needs 5. Coincide with the financial accounting period, to allow comparison of
actual results with budget.
Menurut Nafarin (2000;17), ditinjau dari segi waktu, dibedakan
dua jenis anggaran, yaitu : anggaran jangka panjang dan pendek.
Anggaran Jangka Panjang
Anggaran ini disebut juga strategic profit plan dan biasanya dibuat untuk
waktu tiga sampai sepuluh tahun. Anggaran ini berhubungan dengan pengembangan
perusahaan untuk beberapa tahun, dan jarang berubah. Anggaran jangka panjang
harus menggambarkan rencana pencapaian tujuan jangka panjang perusahaan.
Definisi anggaran jangka panjang atau long-rang planning menurut Hammer,
dkk (2002;15-4), sebagai berikut :
Long range planning has been defined as “the continous process of making present decisions systematically and, with the best possible knowledge of their futurity, organizing systematcally the efforts needed to carry out these decision, and measuring the result of these decisions against the expectations through organized, systematic feedback.”
Anggaran Jangka Panjang
Rencana jangka panjang perusahaan hanya dapat dicapai melalui
perkembangan laba perusahaan yang stabil. Rencana jangka panjang ini harus dibagi-
bagi ke dalam anggaran-anggaran jangka pendek untuk memudahkan perencanaan
dan pengendalian bagi manajemen perusahaan.
Anggaran jangka pendek ini disebut juga tactical profit plan dan berhubungan
dengan kondisi sekarang yang pada umumnya meliputi periode kwartalan dan
bulanan. Meskipun periode anggaran jangka pendek umumnya hanya satu tahun,
kadang-kadang bias lebih atau kurang dari satu tahun, tergantung dari sifat
perusahaan. Menurut Hammer, dkk (2002;15-4) periode anggaran harus :
1. Be devided into months. 2. Be long enough to complete production of the various products. 3. Cover at least one entire seasonal cycle for a bisiness of seasonal nature. 4. Be long enough to allow for the financing well in advance of actual needs. 5. Coincide with the financial accounting period to campare actual results with budget estimates.
2.2.9 Prosedur Penyusunan Anggaran
Proses penyusunan anggaran dimulai ketika manajer memperoleh ramalan
keadaan ekonomi, target penjualan serta laba yang ingin dicapai untuk tahun
mendatang yang ditentukan oleh manajemen puncak, hal ini akan menjadi pedoman
bagi manajer tingkat bawah untuk menyusun anggaran.
Secara garis besar menurut M. Munandar (2007:17), tugas mempersiapkan
dan menyusun anggaran tersebut dapat didelegasikan pada :
1. Bagian Administrasi, bagi perusahaan yang kecil. Hal ini disebabkan
karena bagi perusahaan yang kecil, kegiatan-kegiatan perusahaan tidak
terlalu kompleks, sederhana, dengan ruang lingkup yang terbatas,
sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu
bagian saja dari perusahaan yang bersangkutan dan tidak perlu banyak
melibatkan secara aktif seluruh bagian-bagian yang ada di dalam
perusahaan.
2. Panitia Budget, bagi perusahaan besar. Hal ini disebabkan karena bagi
perusahaan besar, kegiatan-kegiatan perusahaan cukup kompleks,
beraneka ragam dengan ruang lingkup yang cukup luas, sehingga Bagian
Administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi untuk menyusun
Budget Sendiri tanpa partisipasi secara aktif bagian-bagian lainya.
Anggaran yang disusun oleh Bagian Administrasi ataupun Panitia Budget
merupakan rancangan anggaran, yang akan diseraahkan kepada pimpinan tertinggi
perusahaan untuk disahkan serta ditetapkan sebagai anggaran yang definitife.
Sebelum disahkan, rancangan anggaran tersebut telah menjadi anggaran yang
definitife, yang akan menjadi pedoman kerja, alat pengkoordinasian dan pengawasan
kerja.
Jika tugas penyusunan rancangan serta anggaran yang definitife telah selesai,
Panitia Budget masih perlu mengadakan pertemuan-pertemuan konsultatif secara
berkala untuk membahas pelaksanaan anggaran tersebut dari waktu ke waktu untuk
meningkatkan kerjasama dan koordinasi, serta mengadakan revisi-revisi terhadap
anggaran yang telah disusun bila emang diperlukan.
Adapun prosedur penyusunan anggaran menurut Supriyono (2001;346)
adalah sebagai berikut :
1. Menganalisis informasi masa lalu dan lingkungan eksternal yang akan mempengaruhi masa depan.
2. Menentukan perencanaan strategik, yaitu penentuan tujuan organisasi dan rencana jangka panjang.
3. Mengkomunikasikan tujuan organisasi dan rencana jangka panjang kepada manajer divisi dan manajer di bawahnya serta komite anggaran agar mereka mengetahui tujuan yang akan dicapai dan cara-cara pokok untuk mencapai tujuan tersebut.
4. Memilih taktik, mengkoordinasi kegiatan dan mengawasi kegiatan (supervision).
5. Menyusun usulan anggaran dari tiap divisi, yang selanjutnya akan diserahkan kepada komite anggaran.
6. Menyarankan revisi usulan anggaran dari setiap divisi agar terdapat sinkronisasi dengan anggaran divisi yang lain agar sesuai dengan rencana jangka panjang dan tujuan organisasiyang telah ditetapkan oleh manajemen puncak.
7. Menyetujui revisi anggaran dari setiap divide dan merakitnya menjadi anggaran perusahaan.
8. Setelah dilakukannya revisi, anggaran tersebut disahkan dan didistribusikan ke setiap divisi dan bagian organisasi di bawahnya sebagai pelaksana kegiatan dan sekaligus sebagai alat pengendalian.
2.2.10 Pendekatan Dalam Proses Penyusunan Anggaran
Dalam menyusun anggaran terdapat tiga macam pendekatan yang umumnya
digunakan oleh perusahaan, yaitu Sofyan Harahap (2001;83} :
1. Otoriter atau Top down approach
2. Demokrasi atau Bottom-up approach
3. Campuran atau Participative approach
Top Down approach merupakan suatu pendekatan dalam proses penyusunan
anggaran di mana anggaran ditentukan oleh manajemen tingkat atas dengan sedikit
atau bahkan tidak ada konsultasi dengan manajemen pada tingkat yang lebih rendah.
Bottom-up approach merupakan suatu pendekatan dalam proses penyusunan
anggaran di mana anggaran disiapkan oleh pihak yang akan melaksanakan anggaran
tersebut, yaitu manajemen pada tingkat yang lebih rendah. Pendekatan ini lebih
menghasilkan komitmen dalam mencapai sasaran anggaran, tetapi bila tidak terdapat
pengendalian yang baik, dapat terjadi kemungkinan ditetapkannya sasaran anggaran
yang terlalu mudah untuk dicapai atau tidak sesuai dengan sasaran perusahaan secara
keseluruhan.
Participative approach merupakan suatu pendekatan dalam proses
penyusunan anggaran yang menggabungkan kedua pendekatan sebelumnya. Menurut
Anthony dan Govindarajan (1998), suatu proses penyusunan anggaran akan
efektive apabila menggabungkan kedua pendekatan tersebut. Dalam menerapkan
Participative approach, diperlukan adanya keterlibatan dari berbagai tingkat
manajemen perusahaan dalam mencapai sasaran anggaran menurut Mc Leod (2001),
manajemen tingkat menengah memegang peranan penting dalam mengintegerasikan
pandangan jangka panjang dari manajemen pada tingkat yang lebih rendah.
2.2.11 Prinsip Penyusunan Anggaran
Agar anggaran dapat berfungsi dengan sempurna, maka ada beberapa prinsip
yang perlu diperhatikan dalam penyusunan dan pelaksanaan suatu aanggaran.
Menurut Hammer, dkk (2005;15) ada beberapa prinsip fundamental yang harus
diperhatikan dalam penyusunan suatu anggaran perusahaan. Prinsip fundamental
tersebut adalah:
1. Adequate guidance should be provided so that all management levels are working on the same assumptions, targeted objectives, and agenda.
2. Participation in the budgeting process should be encouraged at each
level within the organization. 3. The climate of budget preparation shouldnaim to eliminate anxiety and
defensiveness. 4. The preparation of budget should be structures so that there is a
reasonably high probability of successful attainment of objectives. 5. Numerous sets of assumptions should be evaluated in developing the budget.
2.3 Anggaran Pembelian
Anggaran pembelian merupakan anggaran terinci sehingga sebaiknya
anggaran pembelian bahan baku perlu menyediakan informasi berikut Welsch, dkk
(2002;243) :
1. The quantities of each type of material and parts to be purchased. 2. The timing of those purchased, and 3. The estimated cost of material and part purchases (per purchased unit
and in total)
Setelah jadwal produksi diselesaikan anggaran untuk bahan baku langsung,
tenaga kerja langsung, dan overhead dapat dipersiapkan. Anggaran pembelian bahan
baku langsung (direct materials purchase budget), menyatakan jumlah dan biaya
bahan mentah yang dibeli tiap periode jumlahnya tergantung pada perkiraan
pengunaan bahan baku dalam produk dan persediaan bahan mentah yang dibutuhkan
perusahaan. Perusahaan mempersiapkan suatu anggaran pembelian bahan baku
langsung yang terpisah untuk masing-masing bahan mentah yang digunakan.
Untuk menghitung kuantitas pembelian dapat dipakai rumus Hansen dan mowen
(2005;360) :
Pembelian = Bahan baku langsung yang dibutuhkan untuk produksi +
Bahan baku langsung yang diinginkan dalam persediaan akhir – Bahan
baku langsung dalam persediaan awal.
2.4 Anggaran Bahan Baku
Pada perusahaan manufaktur, terdapat tiga kompenen utama yang dibutuhkan
dalam pembuatan produk, yaitu bahan baku, tenaga kerja langsung, dan biaya
overhead pabrik. Biaya bahan baku umumya merupakan biaya yang paling besar
persentasenya dibandingkan dengan biaya produksi lainya. Perencanaan bahan baku
disusun oleh pihak manajemen berdasarkan anggaran produksi, perencanaan yang
baik, akan memberikan sumbangan yang besar terhadap efisiensi dan kemampuan
menghailkan laba. Perencanaan bahan baku disusun oleh pihak manajemen dan
dituangkan dalam anggaran bahan baku yang berdasarkan anggaran produksi.
Bahan baku yang digunakan di dalam proses produksi dapat dibedakan
menjadi bahan langsung (direct material) dan bahan tidak langsung (indirect
material) akan direncanakan di dalam anggaran biaya overhead pabrik.
2.4.1 Pengertian Anggaran Bahan Baku
Bahan yang digunakan untuk proses produksi dapat dibedakan menjadi bahan
langsung dan tidak langsung. Anggaran bahan baku hanya mencakup bahan langsung
yang akan direncanakan dan digunakan dalam proses produksi, sedangkan bahan
tidak langsung akan direncanakan dalam anggaran biaya overhead pabrik.
Dalam anggaran, pihak manajemen dapat melakukan estimasi mengenai
jumlah bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi, sehingga dapat
dibuat rencana pembelian yang tepat. Anggaran ini berpengaruh pada jumlah serta
waktu pembeliaan bahan baku dimana bagian pembelian dapat melakukan pembelian
dengan tepat sehingga bahan baku yang diperlukan untuk produksi cukup tersedia.
Penetapan jumlah yang akan dibeli untuk setiap kali pesan perlu diperhatikan karena
diharapkan perusahaan dapat menghindari biaya penyimpangan, selain itu harus
diperhitungkan faktor biaya yang akan timbul akibat perusahaan kekurangan bahan
baku.
Carter dan Usry (2002;15-4) memberikan penjelasan tentang anggaran
bahan baku sebagai berikut :
The direct material budget specifies the quantity and cost of materials required to produce the needed. It (1) leads to the determining quantities of material needed, (2) permits the purchasing department to create a purchasing schedule that assure delivery of materials whwn needed, and (3) establishes a means by wich the treasure can include in the cash budget the necessary funds for paying suppliers, as well as for all other cash payments.
Sedangkan anggaran pembelian anggaran bahan baku menurut Hansen dan
Mowen 2003;287) adalah :
“The direct material purchases tells the amount and cost of raw materials to
purchased in each time period, it depends on the expected use of materials
in production and the raw materials inventory needs of the firm.”
2.4.2 Tujuan Penyusunan Anggaran Bahan Baku
Tujuan disusunnya anggaran bahan baku menurut Welsch, dkk (2001;241)
dalam bukunya Budgeting Profit and Planning and Control adalah sebagai berikut :
In designing each of materials and parts budgets two basic objectives, in addition to planning are ovveriding : 1. Control. Raw material and part cost are subject to direct control at he
point of usag: therefore, the related activities and cost should be budgeted in terms of responsibility centers, and by interim time periods.
2. Product costing. Direct material and past cost are include in manufacturing cost (product cost), therefore they must be identified by product.
Sedangkan menurut Ellen,dkk (2002;74-75) tujuan penyusunan anggaran
bahan baku adalah sebagai berikut :
1. Memperkirakan jumlah kebutuhan bahan baku. 2. Memperkirakan jumlah pembelian bahan baku yang diperlukan. 3. Sebagai dasar untuk memperkirakan jumlah dana yang diperlukan
untuk melaksanakan pembelian bahan baku.
4. Sebagai dasar penyusunan product costing, yaitu memperkuat komponen harga pokok pabrik karena penggunaan bahan baku dalam proses produksi.
5. Sebagai dasar melaksanakan fungsi pengawasan bahan baku.
2.4.3 Klasifikasi Anggaran Bahan Baku
Anggaran bahan baku dapat dibagi empat bagian, yaitu :
1. Anggaran Kebutuhan Bahan Baku
Disusun sebagai perencanaan kuantitas bahan baku yang dibutuhkan untuk
kebutuhan produksi pada periode mendatang. Kebutuhan bahan baku diperinci
menurut jenisnya, menurut macam barang jadi yang akan dihasilkan, serta
menurut bagian-bagian dalam pabrik yang menggunakan bahan tersebut.
2. Anggaran Pembelian Bahan Baku
Disusun sebagai perencanaan kuantitas bahan baku yang harus dibeli pada
periode mendatang. Bahan baku yang harus dibeli diperhitungkan dengan
mempertimbangkan faktor-faktor persediaan dan kebutuhan bahan baku.
3. Anggaran Persediaan Bahan Baku
Jumlah bahan baku yang dibeli tidak harus sama dengan jumlah bahan baku yang
dibutuhkan, karena adanya faktor persediaan. Budget ini merupakan suatu
perencanaan yang terperinci atas kuantitas bahan baku yang disimpan sebagai
persediaan.
4. Anggaran Bahan Baku yang Habis Digunakan Dalam Produksi.
Sebagian bahan baku disimpan sebagai persediaan dan sebagian dipergunakan
dalam proses produksi, budget ini merupakan suatu perencanaan nilai bahan
mentah yang digunakan dalam satuan uang.
2.4.3.1 Anggaran Kebutuhan Bahan Baku
Secara terinci pada anggaran bahan baku dicantumkan jenis barang jadi yang
akan dihasilkan, jenis bahan baku yang akan dibutuhkan, standar penggunaan bahan
baku, dan waktu pengiriman bahan baku. Jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk
proses produksi dalam suatu periode waktu tertentu dapat ditentukan dengan berbagai
cara, baik dengan taksiran langsung (risikonya tinggi) maupun berdasarkan
perhitungan standar penggunaan bahan. Ada beberapa cara dalam menghitung standar
penggunaan, yaitu :
1. Engineering study, dengan melakukan percobaan-percobaan di laboratorium.
2. Trial run, dengan melakukan percobaan-percobaan khusus didalam pabrik.
3. Mendasarkan diri pada pemakaian nyata waktu yang lalu yang tercatat pada
bill of material.
4. Angka penggunaan rata-rata yang ditentukan secara statistik.
2.4.3.2 Anggaran Pembelian Bahan Baku
Anggaran harus mencantumkan rencana kuantitas dari tiap bahan baku yang
akan dibeli, saat pembelian dilakukan, perkiraan biaya dari bahan baku baik per unit
maupun total. Untuk itu manajer sebelumnya harus menetapkan dulu jumlah yang
akan dibeli setiap kali pemesanan, dan saat dilakukan pemesanan.
Penetapan jumlah pembelian bahan baku menggunakan model jumlah
pemesanan yang ekonomis didasarkan pada pengalaman masa lalu, karena itu
biasanya harus disesuaikan dengan perusahaan, situasi yang terjadi baik didalam
perusahaan maupun diluar perusahaan. Oleh karena itu penggunaan metode ini juga
harus diiringi dengan analisis pasar yang seksama.
Dalam menyusun anggaran pembeliaan bahan baku, faktor jumlah dan faktor
waktu pembeliaan yang memadai memegang peranan penting. Bila jumlah yang
dibeli terlalu besar, maka akan mengakibatkan berlebihnya bahan baku digudang,
yang pada akhirnya dapat mengakibatkan biaya penyimpanan menjadi lebih besar.
Kemungkinan-kemungkinan lainnya adalah bahan baku di gudang menjadi rusak atau
kadaluarsa karena menunggu giliran diproses terlalu lama, penurunan kualitas bahan
baku, penyusutan bahan baku dalam penyimpanan, dan lain-lain. Sebaliknya bila
jumlah yang dibeli terlalu kecil, dapat mengakibatkan kurangnya bahan baku, yang
pada akhirnya dapat menghambat kelancaran proses produksi. Selain itu perlu di
perhatikan timing dalam melakukan pembeliaan, sehingga bahan baku ada pada saat
yang dibutuhkan.
Perencanaan waktu yang tepat akan menghemat biaya, meningkatkan efisiensi
kegiatan, kelancaran proses produksi, koordinasi yang lebih baik dalam rangka
menjaga tingkat persediaan, sehingga dapat diperoleh penghematan biaya.
2.4.3.3 Anggaran Persediaan Bahan Baku
Persediaan bahan baku hendaknya dalam jumlah yang ekonomis, artinya tidak
terlalu besar yang akan berakibat pada pemborosan dan kemungkinan kerusakan
bahan baku yang disimpan, tetapi juga tidak terlalu kecil sehingga ada risiko
kehabisan bahan baku yang akan mengganggu kelancaran proses produksi. Untuk
menjaga agar persediaan bahan baku dalam perusahaan ini tetap berada dalam jumlah
yang ekonomis, maka manajemen perusahaan perlu menentukan kebijakan yang
sesuai.
Perusahaan harus menetapkan terlebih dahulu, metode persediaan mana yang
akan dipilih. Hal ini penting dalam rangka menyusun anggaran persediaan bahan
baku dan anggaran biaya bahan baku yang dipakai, karena adanya factor perbedaan
harga dari waktu ke waktu. Metode persediaan yang biasa digunakan, antara lain
metode FIFO (first in first out), dan metode LIFO (last in first out).
Berdasarkan kepada anggaran persediaan bahan baku, maka dapat dilihat
apakah penggunaan bahan baku dan bahan baku yang tersedia untuk kelancaran
produksi tergantung kepada beberapa faktor seperti Adisaputro dan asri (2002;232-
233) :
1. Volume produksi selama satu periode waktu tertentu. 2. Volume bahan baku minimal yang disebut safety stock 3. Besarnya pembelian yang ekonomis. 4. Estimasi tentang naik turunnya harga bahan baku pada unit-unit
mendatang. 5. Biaya-biaya penyimpanan dan pemeliharaan bahan baku. 6. Tingkat kecepatan bahan baku menjadi rusak.
Hal-hal yang perlu dirinci dalam anggaran persediaan bahan baku adalah :
1. Jenis bahan baku yang digunakan
2. Jumlah masing-masing bahan baku yang tersisa sebagai persediaan
3. Harga per unit masing-masing jenis bahan baku
4. Nilai bahan baku yang disimpan sebagai persediaan
2.4.3.4 Anggaran Biaya Bahan Baku yang Digunakan
Tidak semua bahan baku yang tersedia akan habis digunakan untuk produksi.
Hal ini disebabkan oleh dua hal Adisaputro dan Asri (2002;236) :
1. Perlu adanya persediaan akhir, yang akan menjadi persediaan awal periode berikutnya 2. Perlu adanya persedian bersih (safety stock) agar kelangsungan produksi tidak terganggu akibat kehabisan bahan baku.
Manfaat disusunnya bahan baku adalah :
1. Untuk keperluan product costing, yaitu perhitungan harga pokok barang yang
dihasilkan oleh perusahaan.
2. Untuk keputusan pengawasan penggunaan bahan baku.
2.5 Efektifitas
Menurut Anthony (2003;186) pengertiaan efektifitas adalah sebagai berikut :
“Effectiveness is the relationship between a responsibility center’s output
and it’s objectives”
Berdasarkan pengertian di atas, dapat diketahui bahwa efektifitas merupakan
hubungan antara output suatu pusat pertanggungjawaban dengan sasaran perusahaan
yang harus dicapainya. Jadi, apabila suatu output yang dicapai tidak jauh berbeda
dengan sasaran yang dianggarakan, maka dapat dikatakan unit tersebut semakin
efektif. Sedangkan pengertiaan efektifitas menurut H. Emerson adalah :
“Effectiveness measuring in term of attaining prescribed goal or
objectives.”
Pernyataan tersebut mengandung arti bahwa efektifitas adalah pengukuran
dalam tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2.6 Pengendalian
Anggaran selain sebagai alat perencanaan juga merupakan alat pengendalian
yang digunakan oleh manajemen agar operasi perusahaan berjalan sesuai dengan
yang diharapkan oleh manajemen.
Anggaran digunakan untuk merencanakan hasil operasi dan digunakan
sebagai dasar untuk dibandingkan dengan aktualisasinya, sehingga dalam hal ini
anggaran digunakan sebagai alat pengendalian. Pengendalian baru dapat dilaksanakan
setelah anggaran disusun atau etelah dilakukannya proses perencanaan. Pengendalian
tidak dapat dilaksanakan tanpa adanya perencanaan.
2.6.1 Pengertian Pengendalian
Pengendalian dapat didefinisikan sebagai berikut Supriyono (2000;8) :
“Pengendalian adalah proses untuk memeriksa kembali, menilai, dan selalu memonitor laporan-laporan apakah pelaksanaannya tidak meyimpang dari tujuan yang sudah ditentukan”. Definisi pengendalian lainnya adalah Stoner (2000;9) :
“Controlling function of management it in voices four main elements : 1. Establishing standard of performance 2. Measuring current performance 3. Comparing this performance to the established standards 4. If deviations detected, taking correction action”.
2.6.2 Pengertian Pengendalian Bahan Baku
Menurut Wilson dan Colford (2000;363), pengertian pengendalian bahan
baku adalah :
“Material control is supply the providing of the required quantity and
quality of material at the required time and place in the excessive in amount
and it must be really accunted for and used in the intended.”
Jadi dapat diartikan bahwa pengendaliaan bahan baku adalah penyediaan
bahan dengan kuantitas dan kualitas yang diisyaratkan dan pada waktu dan tempat
yang diperlukan dalam proses produksi. Ini mengandung implikasi bahwa bahan baku
yang diperoleh tidak boleh berlebihan jumlahnya, dan mestinya
dipertanggungjawabkan secara penuh dan dipergunakan sesuai dengan yang
dimaksud. Jadi jelas bahwa pengendalian bahan baku luas lingkupnya mencakup
banyak fase atau bidang pengendalian seperti rencana, spesifikasi, pembeliaan,
penggunaan dan bahan sisa serta pemborosan.
2.6.4 Tujuan Pengendalian Biaya Bahan Baku
Hal yang penting dalam pengendalian adalah tindakan pengarahan aktivitas
perusahaan menuju sasaran yang sudah diterapkan pada saat perencanaan. Dalam
pelaksanaan pembeliaan agar fungsi pengendaliaan dapat berjalan dengan baik, maka
terlebih dahulu harus diketahui tujuan pelaksanaan pengendaliaan itu sendiri.
Menurut Wilson dan Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Fenix Tjendera
(2001;321) :
“Tujuan pengendaliaan biaya bahan baku adalah: 1. Mengurangi penggunaan yang tidak efisien atau pemborosan bahan; 2. Mengurangi atau mencegah penundaan produksi karena kekurangan bahan; 3. Mengurangi resiko kecurian atau kecurangan 4. Mengurangi investasi dalam persediaan; 5. Dapat mengurangi investasi yang diperlukan dalam fasilitas pergudangan; 6. Menyediakan laporan keuangan intern yang lebih cermat; dan 7. Membantu para depatemen pembeliaan melalui progam rencana pembeliaan yang dikoordinasikan dengan lebih baik.” Dari pengendaliaan di atas dapat dikemukakan bahwa tujuan biaya bahan
baku adalah :
1. Untuk mengarahkan pemakaian biaya apakah pelaksanaan biaya dalam kegiatan
yang sedang dijalankan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan biaya kegiatan produksi berjalan efektif.
3. Untuk menetapkan efisiensi biaya bahan baku.
4. Untuk menghasilkan produk yang berkualitas.
2.6.5 Proses Pengendalian
Ada beberapa tahap proses pengendalian, yaitu sebagai berikut Welsch, dkk
(2000;14) :
1. Compare actual performance for the period with the planned goals and standards.
2. Prepare a performance report that shows actuals results, planned results, and any diferrence between two (i.e., variation above or below planned results).
3. Analyze the variations and the related operations to determine the underlying causes odf the variations.
4. Develop alternaife caurses of actions to correct deficiencies and the learn from the success.
5. Make the choice (corrective action) from the set of alternatives and implement it.
6. Follow up to appraise the effectiveness of the correction; follow with feedforward for replanning.
Perbandingan antara anggaran yantg dibuat perusahaan dengan hasil actual
yang diperoleh merupakan bagian dari proses pengendalian. Biasanya, perbandingan
antara hasil actual dengan sasaran dan rencana yang dianggarkan ini terdapat pada
laporan kinerja. Apabila selisih yang terjadi materil, manajemen harus melakukan
penelitian lebih lanjut untuk menentukan dan menganalisis penyebab timbulnya
selisih tersebut. Hal ini sesuai dengan konsep management by exeption. Definisi
variance adalah sebagai berikut Horngren, dkk (2005;5) :
“… variance … refer to difference between the actual resultsang budgeted
amount.”
Terdapat dua macam selisih yang mungkin terjadi, yaitu favorable variance
and unfavorable variance. Favorable variance adalah selisih yang menyebabkan
peningkatan operating income secara relatife terhadap jumlah yang dianggarkan,
sedangkan unfavorable variance adalah selisih yang menyebabkan penurunan
operating income secara relative terhadap jumlah yang dianggarkan Horngren,
Foster, Datar (2003:217). Seperti yang dikemukakan diatas, baik favorable variance
maupun unfavorable variance, apabila keduanya berjumlah materil, maka keduanya
akan diteliti dan dianalisis lebih lanjut.
2.6.6 Selisih Harga
Definisi dari price varians adalah sebagai berikut Horngrsn, dkk (2000;223):
“A price variance is the difference between the actuals price and the
budgeted price multiplied by actual quantity in input question such as direct
material purchased or used.”
Yang dimaksud dengan selisih harga adalah perbedaan antara harga actual
dengan harga yang dianggarkan dikaitkan dengan kualitas bahan baku yang
sebenarnya dibeli atau dipakai.
Rumus umum untuk menghitung selisih harga adalah Horngran, dkk (2002;220) :
Price variance Actual price Budgeted price Actual quantity
of input = of input - of input X of input
Jika selisih yang terjadi hasilnya positif, maka selisih tersebut dikatakan tidak
menguntungkan (unfavorable), demikian pula sebaliknya, jika hasilnya negative
maka selisih tersebut menguntungkan (favorable).
Selisih yang terjadi, terutama yang tidak menguntungkan harus dianalisis agar
dapat diketahui penyebabnya dan dapat diambil tindakan koreksi jika diperlukan.
Kemungkinan-kemungkinan yang dapat menyebabkan terjadinya selisih harga yang
tidak menguntungkan antara lain adalah Homogen, Foster, dan Datar (2002;226) :
1. Purchasing manajer negotiated less skillfully than was assumed in the budget.
2. Purchasing manajer bought in smaller lot sizes than budgeted, even though quantity discounts were available for the large lot sizes.
3. Materials prices unexpectedly increased because of discruplive weather condition.
4. Budgeted purchase prices for materials were set without careful analysis of the market.
Dengan mengetahui penyebab terjadinya selisih, maka dapat dievaluasi
kinerja dan tanggung jawab dari bagian pembelian. Jika penyebabnya diluar kendali
bagian pembelian, maka bagian pembeliaan tidak akan diminta tanggung jawab atas
selisih yang terjadi, dan juga sebaliknya.
2.6.7 Selisih Kuantitas
Definisi dari efficiency variance adalah sebagai berikut Honrngren, dkk
(2000:223) :
“An efficiency variance is the difference between the actual quantity of input used (such as yard of cloth of direct materials) and the budgeted quantity of input that should have been used, multiplied by the budgeted price. Efficiency variances are sometimes called input efficiency variances of usage variances.”
Yang dimaksud selisih kuantitas bahan baku adalah perbedaan antara
kuantitas penggunaan bahan baku yang sebenarnya terjadi dengan kuantitas anggaran
dikalikan dengan harga yang dianggarkan. Selisih kuantitas ini sering disebut juga
selisih efisiensi atau selisih penggunaan.
Rumus umum yang digunakan untuk menghitung efficiency variance adalah
sebagai berikut Horngren, dkk (2000;227) :
Efficiency Actual Budgeted quantity Budgeted
varience = quantity - of input allowed X price of
of input used for actual output input
Jika hasilnya positif maka selisihnya dikatakan tidak menguntungkan (unfavorable),
sedangkan jika hasilnya negatife maka selisihnya dikatakan menguntungkan
(favorable).
Seperti halnya dengan selisih harga, dalam selisih kuantitas yang tidak
menguntungkan, perusahaan harus mengetahui penyebab terjadinya agar dapat
diambil langkah lebih lanjut untuk mencegah terjadinya kembali. Kemungkinan
penyebab terjadinya selisih kuantitas bahan baku yang tidak menguntungkan adalah
sebagai berikut Horngren, dkk (2000;228) :
1. Personal manager hired underskilled wokers. 2. Production scheduler inefficientle scheduled work, resulting in more
direct manufacturing labor time per unit. 3. Maintenance department did not properly maintain machines, resulting
in more direct manufacturing labor time per unit. 4. Budgeted time standards were set without careful analysis of the
operating and the employee.s skill.
2.7 Peranan Anggaran Bahan Baku Terhadap Efektivitas Pengendalian Bahan
Baku
Seperti halnya anggaran lain, anggaran bahan baku, merupakan alat
pengendalian bagi manajemen untuk menilai sejauh mana efektivitas dan efisiensi
aktivitas perusahaan dapat tercapai. Dalam anggaran ini secara terinci dibuat rencana
tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan pembelian, dan pemakaian bahan
baku pada waktu mendatang dalam periode waktu tertentu.
Hal ini penting mengingat kedua hal ini merupakan hal vital dalam
pelaksanaan proses produksi perusahaan dan saling berkaitan satu sama lain.
Anggaran berperan untuk merencanakan berapa kuantitas serta harga bahan baku
yang sesuai untuk dibeli, jangan sampai membeli terlalu banyak ataupun terlalu
sedikit sebab akan mengganggu kelancaran proses produksi. Anggaran juga berperan
pada pemakaian bahan baku, yaitu untuk memastikan agar pemakaian bahan baku
tidak melebihi standar sehingga terjadi pemborosan. Pada akhirnya pengendalian ini
akan sangat menentukan tercapainya tujuan perusahaan.
Sebagai pelengkap fungsi pengendalian, maka disusun laporan kinerja yang
menunjukan perbandingan antara rencana dan realisasi pembelian dan penggunaan
bahan baku.