penyimpanan obat rs
DESCRIPTION
SMOGA BERMANFAATTRANSCRIPT
I. PENERIMAAN
Definisi :
Proses serah terima perbekalan farmasi dari rekanan / distributor kepada Tim Penerima Barang untuk selanjutnya diserahkan ke gudang farmasi dalam keadaan baik.
PENERIMAAN OBAT
Tujuan penerimaan :
• Pemeriksaan barang yg dikirim rekanan / distributor sesuai dgn yg diharapkan / dibutuhkan rumah sakit.
• Mencegah selisih jumlah barang
A. ALUR PENERIMAAN BARANG FARMASI
REKANAN / DISTRIBUTOR
TIM PENERIMA BARANG FARMASI
GUDANG TRANSITO IN (KARANTINA)
GUDANG FARMASI
B. PERSYARATAN PENERIMAAN BARANG
• Barang sesuai dgn Surat Pesanan (kemasan, bentuk sediaan, kekuatan,
jumlah barang, dll)• Barang sesuai dgn faktur (harga,
jumlah barang, diskon, bonus dll)• Disertai Sertifikat Analisa (CA) • Disertai Sertifikat Keaslian (CO) • Disertai Material Safety Data Sheet
(MSDS) • Cek waktu kadaluarsa• Cek nomor batch• Cek wadah pengiriman (utk sediaan
termolabil)
Bila perlu
• Sertifikat analisa : Dokumen yg menyatakan bahwa suatu produk
telah memenuhi persyaratan kualitas yang telah ditetapkan untuk produk tersebut melalui uji kimia kualitatif dan kwantitatif.
• Sertifikat keaslian (Certificate of origin) Dokumen yg dikeluarkan oleh produsen alat
kesehatan yg menyatakan keaslian suatu produk.
• Material Safety Data Sheet (MSDS) : Dokumen yg dikeluarkan oleh produsen yg
memuat keterangan penanganan suatu bahan dari bahaya terhadap manusia dan lingkungan.
• Penyimpanan adalah suatu proses kegiatan pengamanan dengan cara menempatkan obat pada tempat yang dinilai aman
• Tujuan dari kegiatan penyimpanan adalah1. Memelihara mutu obat
2. Menghindari penggunaan obat yang tidak bertanggungjawab
3. Menjaga kelangsungan persediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
• Pengaturan tata ruang dan penyusunan stok obat
• Pengamatan mutu obat
• Pencatatan stok obat
• Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik
• Berdasarkan arah arus penerumaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat disusun berdasarkan arus garis lurus, arus U atau arus L
• Disamping faktor arah arus penerimaan dan pengeluaran, perlu pula diperhatikan jenis obat-obatan yang disimpan didalam gudang.
• Semua obat disimpan didalam ruangan, disusun menurut bentuk sediaan dan urutan abjad
LAY OUT GUDANG: SISTEM GARIS LURUS
masuk keluar
SISTEM U
masuk keluar
SESTEM L
masuk
keluar
• Penyusunan stok obat dilakukan denngan tujuan mempermudah pengendalian
• Obat yang berjumlah besar disusun diatas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur
• Obat golongan narkotika dan obat yang harganya sangat mahal disimpan dalam lemari khusus
• Simpan obat pada kondisi penyimpanan yang sesuai (suhu , kelembaban, cahaya)
• Obat disimpan pada rak sesuai dengan jenisnya, pada setiap rak diberi nama dan kode obat dengan rapi, apabila gudang tidak mempunyai rak, maka dus-dus bekas bisa dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan
• Pengeluaran obat dari gudang dilakukan dengan sistem first in firs out, artinga obat yang pertama diterima harus pertama juga digunakan,karena biasanya obat yang diproduksi lebih awal akan kadaluwarsa lebih awal pula.
• Mutu obat yang disimpan digudang dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi.
• Perubahan mutu obat dapat dilakukan secara visual.
Kebutuhan Untuk Penyimpanan
a. Ruangan
b. Peralatan
c. Tenaga terlatih, disiplin, kualifikasi memadai dan kejujuran.
d. Kondisi kerja dan fasilitas baik.
Metoda Penyimpanan
- Alfabetis, bentuk sediaan, kelas terapi- Tingkat penggunaan
(slow moving & fast moving)- Sistem FIFO, FEFO agar mudah diakses- Narkotika dan psikotropika (sesuai
ketentuan regulasi)- Memudahkan kontrol, stok opname &
pengambilan barang
Gudang adalah tempat yg digunakan untuk kegiatan :
Penerimaan
Penyimpanan, terdiri dari
- Gudang mekanis
- Gudang manual
- Ruang penyimpanan
Pendistribusian
Administrasi gudang
Tempat Penyimpanan
Persyaratan Gudang Farmasi
Gudang Farmasi harus memiliki syarat agar dapat melaksanakan fungsinya dgn baik yaitu
A. Persyaratan fasilitas
B. Persyaratan administrasi
C. Persyaratan ruang penyimpanan
Faktor yg perlu diperhatikan dalam perencanaan fasilitas gudang / depo farmasi : - Letak ruang rawat / poli rawat jalan - Letak gudang utama- Ketersediaan tenaga kerja- Ketersediaan tenaga listrik- Ketersediaan air- Fasilitas pengangkutan
A. PERSYARATAN FASILITAS GUDANG
• Aman (dari kehilangan, kerusakan, kadaluarsa dll). Tidak semua orang dapat masuk area gudang, kunci dipegang staf yg bertanggungjawab.
• Kondisi yg sesuai (kelembaban, sinar matahari, temperatur, penerangan, kerapihan, kebersihan, sirkulasi udara)
A. PERSYARATAN FASILITAS GUDANG
• Cukup untuk tempat persediaan barang• Lay out mudah (untuk monitoring,
penempatan dan pendistribusian)• Terhindar dari bahaya kebakaran (alat
pemadam kebakaran, dilarang merokok)• Penanganan bahan berbahaya (tanda
peringatan sesuai dgn standar Tim K3 rumah sakit)
Perawatan / pengamanan gudang
- Kebersihan- Kontrol terhadap serangga dan tikus- Inspeksi rutin : barang rusak, pencurian,
rembesan air / kebocoran- Pemisahan barang rusak / kadaluarsa untuk
segera dimusnahkan- Sampah mudah terbakar, tidak boleh
menumpuk dalam gudang
- Larangan tidak boleh merokok- Detektor api & alat pemadam kebakaran yg
berfungsi sempurna- Pelatihan tehnik memadamkan api dan
tindakan darurat- Penyelia gudang dari ruang kerja dapat
melihat aktivitas di gudang- Hanya petugas berwenang yg dapat masuk
gudang
Perawatan / pengamanan gudang
B. PERSYARATAN ADMINISTRASI GUDANG
• Pencatatan yang akurat secara manual atau terkomputerisasi
• Kartu stok
• Buku mutasi persediaan
• Formulir permintaan dari ruangan / depo.
B. PERSYARATAN ADMINISTRASI GUDANG
• Formulir pengawasan persediaan
• Pengawasan oleh Apoteker :
- Sewaktu-waktu (prioritas barang
berdasarkan analisa ABC).
- Periodik (stok opname).
C. PERSYARATAN RUANG PENYIMPANAN
- Sesuai instruksi dari produsen (brosur obat). Jika tidak tercantum disimpan pada kondisi normal :
- Tempat kering (RH 70-75%) - Suhu terkendali 15-25o C (AC)- Suhu dingin : pharmaceutical refrigerator Digunakan untuk menyimpan produk yg sensitif
terhadap panas, dilengkapi dgn kartu pengontrol suhu. Contoh : produk vaksin, serum, supp, ovula, reagen
- Ruang beku : -20o s/d -10o C- Pencatatan suhu tertinggi (hrs ada termometer)
C. PERSYARATAN RUANG PENYIMPANAN
- Ruang tahan api - Ventilasi cukup - Atap dgn insulator (bahan yg menyerap panas dari glass wool yg dilapis alumunium). - Terpisah dgn gudang biasa - Dapat mencegah penyebaran api - Pintu jeruji
Gudang Tahan Api
Digunakan untuk menyimpan :
• Bahan korosif (asam asetat glasial , ammonia, NaOH, Na Nitrat dll)
• Produk mudah terbakar ( aseton, eter, alkohol)
• Gas medis
ALAT PENYIMPANAN
Rak obat Pallet Trolley Hand truck Fork lift dll
PENYUSUNAN BARANGFIXED LOCATION- Petugas cepat hafal tempat barang- Tidak fleksibel jika terjadi perubahan kuantitas
barang- Ada lokasi kosong, yg baru terisi jika barang
datangFLUID LOCATION- Penentuan kebutuhan tempat disesuaikan dgn jenis
dan jumlah barang yg akan datang - Barang yg ada dapat dipindahkan agar lokasi
cukup SEMI FLUID LOCATION- Berubah sesuai kebutuhan- Ada lokasi tertentu untuk beberapa item barang
yang terpilih
TATA LETAK RAK BARANG
1. Frequent access
2. Frequent and infrequent access
3. Infrequent access
Frequent Access
Frequent and Infrequent Access
Infrequent Access
• Penghapusan adalah serangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan barang/obat-obatan milik kekayaan negara/perusahaan dari pertanggungjawaban berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku
1. Penghapusan pertanggungjawaban petugas terhadap barang/obat-obatan yang diurusnya.
2. Menghindari pembiayaan
3. Menghindari kerugian akibat hancurnya barang tersebut
4. Menjaga keselamatan kerja dan kesehatan lingkungan
5. Sebagai sumber dana
1. Menyusun daftar obat yang dihapus beserta alasannya.
2. Melaporkan kepada atasan mengenai barang yang akan dihapuskan
3. Membentuk panitia pemerikssaan4. Membuat berita acara pemeriksaan barang5. Melaporkan hasil pemeriksaan barang
kepada pihak yang berwenang6. Melaksanakan penghapusan dengan
prosedur yang sesuai.