pengumpulan data objektif kualiti 2011
DESCRIPTION
rujukanTRANSCRIPT
Format 2(a)
PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI(A)Memastikan Urusan Pengeluaran Pasport Malaysia bagi permohonan yang lengkap memenuhi kriteria dalam tempoh yang ditetapkan
Permohonan baru Pasport Malaysia dan Gantian dalam tempoh 24 jam dari waktu permohonan diterima
BULAN: JULAI 2010
PEJABAT PENGELUAR
PERMOHONAN PASPORT MALAYSIA BARU / GANTIAN( Tempoh : 24 Jam )
JUMLAH TERCAPAI JUMLAH TIDAK TERCAPAI (%)
KUCHING
SIBU 1,405 1 (0.07%)
BINTULU
MIRI 2,308 -
LIMBANG 923 -
JUMLAH
SEBAB-SEBAB TIDAK TERCAPAI
Sibu - Berlaku masalah sistem
TINDAKAN PENCEGAHAN
Sibu - Log Adukom telah diusahakan
TINDAKAN PEMBETULAN
Sibu - Pegawai teknikal dan BTMR menyelesaikan masalah sistem.
Nota:1. Jika pengeluaran Pasport Malaysia tidak mencapai objektif kualiti, sila nyatakan dengan jelas sebab-sebab tidak tercapai, tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan yang telah diambil.
2. Data yang dikumpulkan perlu dianalisa, dibuat tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan sebelum dihantar ke pihak Urusetia Ibu Pejabat sebelum atau pada 10 haribulan berikutnya bagi tujuan pengumupulan data keseluruhan. (Borang ini untuk diisi oleh pihak Urusetia Negeri)
Format 2bSTATISTIK PASPORT MALAYSIAPENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
Memastikan Kerosakan Pasport Malaysia Tidak Termasuk Kerosakan Chip Tidak Lebih Dari 1% Daripada Jumlah Pengeluaran BulananSARAWAK
BULAN: JULAI 2010
SEBAB ROSAK
Kelemahan Manusia Masalah Teknikal Masalah PembekalJumlah % A B C L D E F G L H I L
Kuching
Sibu 1,405 59 4.19 11 0 0 6 4 0 0 20 6 8 4 0
Bintulu
Miri 2,308 63 2.72 6 0 0 3 0 2 0 26 11 14 0 1Limbang 923 20 2.16 0 0 0 0 5 0 0 9 4 2 0 0Jumlah Besar
*NOTA: Mulai 22 Mac 2010 JIM Sarawak telah mengeluarkan pasport ICAO.
KETERANGAN
KELEMAHAN MANUSIA (KESILAPAN MEMPROSES) MASALAH PEMBEKAL (KELEMAHAN PEMBEKAL)
A : Salah Butiran Pemegang H: Chip Tidak BerfungsiB : Salah Enkod / Laminate I : Buku Pasport Rosak Secara FizikalC : Terbatal Pasport L : Lain-lain (Nyatakan Kerosakan)L : Lain-lain (Nyatakan Kerosakan)
MASALAH TEKNIKAL (KEROSAKAN MESIN)
D : Laminate @ Film Koyak / RosakE : Jaminan Kualiti GagalF : Buku Dicetak 2x / Buku Sangkut / Cetakan tidak sempurnaG : Cetak Gambar Bertindih / Berbayang / Bergaris / Imej kotor / Tidak jelas / Berbintik / Cetakan tidak tepatL : Lain-lain (Nyatakan Kerosakan)/ Nombor cetakan PMA berbeza / Rekod tidak wujud / Gagal jarfalla
PEJABAT SEBAB-SEBAB TIDAK TERCAPAI
KUCHING Masalah Teknikal & Masalah Pembekal
MIRI - sda -
BINTULU - sda -
SIBU - sda -
LIMBANG - sda -
TINDAKAN PEMBETULAN
Sibu - Permohonan yang salah/rosak dicetak/dibuat semula
Miri - memaklumkan kepada Pegawai yang terbabit supaya berhati-hati semasa memasukkan data pemohon & membuat kepada Pihak
ADUKOM, BSMR, dan vendor mesin TOPPAN E 2000.
Kuching - Membuat aduan kepada pihak Adukom, BSMR Kuching dan pihak vendor mesin TOPPAN.
Bintulu - Membersih roller dalam mesin TOPPAN & menghubungi pihak Target Sdn. Bhd dan IRIS untuk nasihat dan tindakan wajar
TINDAKAN PENCEGAHAN
Sibu - Double check data permohonan pada borang dengan Mykad/sijil lahir/pasport lama & Roller dalam mesin TOPPAN kerap dicuci
dengan cleaning kit yang dibekalkan.
Miri - Memastikan mesin dalam keadaan bersih sebelum mencetak.
Kuching - Mencucui mesin setak setiap pagi sebelum tugas cetakan dimulakan.
Bintulu - Pembersihan mesian cetak TOPPAN E2000 setiap minggu & penyelenggaraan mesin cetak TOPPAN E2000 oleh pihak Target
Sdn. Bhd setiap bulan.
NOTA:
1. Jika kerosakan Pasport (tidaktermasukkerosakan chip) tidak mencapai objektif kualiti, sila nyatakan dengan jelas sebab-sebab tidak tercapai, tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan yang telah diambil.
Pejabat Pengeluar
Pasport
Jumlah Pengeluaran
Pasport
Jumlah Pasport Rosak
2. Data yang telah lengkap hendaklah dihantar ke pihak Urusetia Ibu Pejabat sebelum atau pada 10hb berikutnya untuk dianalisa dan dimasukkan ke dalam Laporan Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO Jabatan di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan bagi tujuan auditan
* Diisi oleh Urusetia Negeri
.
Format 2c(ii)NEGERI SARAWAK
PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI ( C )Memastikan 'Downtime' Bagi Sistem Pasport Akan Diambil Tindakan Tidak Melebihi Masa Yang Ditetapkan
BULAN : FEBRUARI 2015
BIL : 'DOWN TIME ' TEMPOH TINDAK BALAS
( SISTEM KAWALAN KELUAR MASUK ) ( RESPONSE TIME )
Server Aplikasi Network Periferal Jumlah 2 Jam
LTA KUCHING 1 3 4 2 6 6
JUMLAH -
TINDAKAN PEMBETULAN
Sepanjang Februari 2015, memastikan capaian talian bagi server - server bagi Sistem Kawalan dan Biometrik dalam keadaan stabil.
TINDAKAN PENCEGAHAN
Senantiasa memastikan server dan talian sistem dalam keadaan baik.
Nota:
1. Jika pengeluaran Pasport Malaysia tidak mencapai objektif kualiti, sila nyatakan dengan jelas sebab-sebab tidak tercapai, tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan yang telah diambil.
2. Data yang dikumpulkan perlu dianalisa, dibuat tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan sebelum dihantar ke pihak Urusetia Ibu Pejabat sebelum atau pada 10 haribulan berikutnya bagi tujuan pengumupulan data keseluruhan. (Borang ini untuk diisi oleh pihak Urusetia Negeri)
PEJABAT PENGELUAR
Sebab-Sebab Tindakan Melebihi
(Response Time)Stesyen
KerjaMelebihi 2 Jam
Peratus Tercapai
Periferal adalah termasuk pencetak (semua jenis), pengimbas biometrik, pencetak FID, passport readerStesyen Kerja adalah monitar rosak, keyboard rosak, data tak boleh disimpan
Format 2dNEGERI SARAWAK
PENCAPAIAN OBJEKTIF (D)MEMASTIKAN ADUAN YANG DITERIMA DIAMBIL TINDAKAN DALAM TEMPOH TIGA (3) HARI
BULAN : JULAI 2010
CAWANGAN
KUCHING ---- T I A D A ----
LTA KUCHING ---- T I A D A -----
MIRI ---- T I A D A ----
BINTULU ---- T I A D A ----
LIMBANG ---- T I A D A ----
SIBU ---- T I A D A ----
SUNGAI TUJUH ---- T I A D A ----
TEDUNGAN ---- T I A D A ----
TEBEDU ---- T I A D A ----
PELABUHAN BINTULU ---- T I A D A ----
JUMLAH ---- T I A D A ----
LANGKAH-LANGKAH YANG DIAMBIL JIKA TINDAKAN TIDAK DAPAT DIBUAT DALAM TEMPOH 3 HARINyatakan dengan jelas dan sertakan bukti-bukti jika ada
CAWANGAN SEBAB-SEBAB TIDAK TERCAPAI
KUCHING ---- T I A D A ----
LTA KUCHING ---- T I A D A ----
MIRI ---- T I A D A ----
BINTULU ---- T I A D A ----
LIMBANG ---- T I A D A ----
SIBU ---- T I A D A ----
SUNGAI TUJUH ---- T I A D A ----
TEDUNGAN ---- T I A D A ----
TEBEDU ---- T I A D A ----
PELABUHAN BINTULU ---- T I A D A ----
JUMLAH ---- T I A D A ----
TINDAKAN PEMBETULAN
TIADA
TINDAKAN PENCEGAHAN
TIADA
Nota
1. Jika aduan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh 3 hari, sila nyatakan dengan jelas sebab-sebab tidak tercapai, tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan yang telah diambil.
BIL. ADUAN YANG
DITERIMA
BIL. ADUAN YANG DIAMBIL TINDAKAN DALAM TEMPOH (3)
HARI
BIL. ADUAN YANG DIAMBIL TINDAKAN
LEBIH DARI (3) HARI
SEBAB TINDAKAN TIDAK DAPAT DIAMBIL
2. Data yang dikumpulkan perlu dianalisa, dibuat tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan sebelum dihantar ke pihak Pasukan Petugas ISO Ibu Pejabat sebelum atau pada 10 haribulan berikutnya bagi tujuan pengumpulan data keseluruhan negeri tersebut.
NEGERI SARAWAKPENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI (E)
Memastikan Pergerakan Masuk / Keluar Warganegara Asing Adalah Direkodkan 100% Dalam SistemBULAN : JULAI 2010
TEMPAT
WARGANEGARA ASING MASUK
SEBAB-SEBAB TIDAK DIREKODKAN
LTA KUCHING -
POS IMM TEBEDU
POS IMM TEDUNGAN
POS IMM SG TUJUH
PELABUHAN BINTULU
JUMLAH
TEMPAT
WARGANEGARA ASING KELUAR
SEBAB-SEBAB TIDAK DIREKODKAN
LTA KUCHING -
POS IMM TEBEDU
POS IMM TEDUNGAN
POS IMM SG TUJUH
PELABUHAN BINTULUJUMLAH
TINDAKAN PEMBETULAN
Tebedu - Terdapat sedikit kelemahan sistem dimana ada data yang dimasukkan gagal disimpan dalam host dan bekalan elektrik yang sering terputus menyebabkan penyimpanan data pelawat ke dalam sistem gagal dibuat
TINDAKAN PENCEGAHAN
Tebedu - Telah membuat aduan kepada pihak ADUKOM tentang masalah sistem dan pegawai akan memasukkan data yang terdapat dalam borang IMM.26 ke dalam sistem setelah bekalan elektrik pulih.
NOTA:
1. Jika kerosakan Pasport (tidak termasuk kerosakan chip) tidak mencapai objektif kualiti, sila nyatakan dengan jelas sebab-sebab tidak tercapai,
tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan yang telah diambil.
2. Data yang telah lengkap hendaklah dihantar ke pihak Urusetia Ibu Pejabat sebelum atau pada 10hb berikutnya untuk dianalisa dan dimasukkan
ke dalam Laporan Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO Jabatan di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan bagi
tujuan audita.
* Diisi oleh Urusetia Negeri
Jumlah Masuk
Bil. Yang Direkodkan
Bil.Yang TIDAK
DirekodkanPeratus Direkod
Jumlah Keluar
Bil. Yang Direkodkan
Bil.Yang TIDAK
DirekodkanPeratus Direkod
NEGERI SARAWAKPENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI (F)
Memastikan Pergerakan Masuk / Keluar Warganegara Adalah Direkodkan 100% Dalam SistemBULAN : JULAI 2010
TEMPAT
WARGANEGARA MASUK
SEBAB-SEBAB TIDAK DIREKODKAN
LTA KUCHING -
POS IMM TEBEDU
POS IMM TEDUNGAN
POS IMM SG TUJUH
PELABUHAN BINTULU
JUMLAH
TEMPAT
WARGANEGARA KELUAR
SEBAB-SEBAB TIDAK DIREKODKAN
LTA KUCHING -
POS IMM TEBEDU
POS IMM TEDUNGAN
POS IMM SG TUJUH
PELABUHAN BINTULU
JUMLAH
TINDAKAN PEMBETULANTebedu - Terdapat sedikit kelemahan sistem dimana ada data yang dimasukkan gagal disimpan dalam host dan bekalan elektrik yang sering terputus menyebabkan penyimpanan data pelawat ke dalam sistem gagal dibuat
TINDAKAN PENCEGAHANTebedu - Telah membuat aduan kepada pihak ADUKOM tentang masalah sistem dan pegawai akan memasukkan data yang terdapat dalam borang IMM.26 ke dalam sistem setelah bekalan elektrik pulih.
NOTA:
1. Jika kerosakan Pasport (tidak termasuk kerosakan chip) tidak mencapai objektif kualiti, sila nyatakan dengan jelas sebab-sebab tidak tercapai,
tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan yang telah diambil.
2. Data yang telah lengkap hendaklah dihantar ke pihak Urusetia Ibu Pejabat sebelum atau pada 10hb berikutnya untuk dianalisa dan dimasuk
kan ke dalam Laporan Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO Jabatan di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan bagi
tujuan audita.
* Diisi oleh Urusetia Negeri
Jumlah Masuk
Bil. Yang Direkodkan
Bil.Yang TIDAK
DirekodkanPeratus Direkod
Jumlah Keluar
Bil. Yang Direkodkan
Bil.Yang TIDAK
DirekodkanPeratus Direkod