pengorganisasian

PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN Definisi:

menentukan siapa yang akan mengerjakan dan serta bagaimana orang dan kegiatan berhubungan

Pentingnya pengorganisasian:

- Bila tidak ada kekacauan terjadi, apa dan siapa yg tanggung jawab

- Mencegah duplikasi

- Menghubungkan antara perencanaan dan pelaksanaan

- Hal penting dlm pengorganisasian: Struktur organisasi (sistem hubungan kegiatan dan wewenangnya)

Struktur Organisasi:

- Sistem hubungan kegiatan dan wewenang

- Sistem pengelompokan kegiatan yg diikatkan oleh wewenang

Board of Directors

Presiden CEO

Vice President of Manufacturing

Vice PresidentOf Maintenence

Vice PresidentOf Finance

Stakeholders

memilih

memperkerjakan

Manager

Salah satu contoh struktur organisasi

PENGORGANISASIAN KONSEP DASAR PENGORGANISASIAN:

- Spesialisasi

- Kesatuan komando = satu atasan

- Rentang kendali, artinya banyaknya peg yg dpt dikendalikan

- Wewenang WEWENANG:

Hak yg dimiliki seorang manajer utk pengambilan keputusan dan memberi perintah kepada bawahannya

Wewenang termasuk:

- Hak mengambil keputusan

- Menugaskan bawahan

- Mengharapkan prestasi yg memuaskan dari bawahan

PENGORGANISASIAN

Wewenang terdiri dari:+ LINI (lini autority): Wewenang pengambilan keputusan yang terjadi antara atasan dan bawahan+ STAF: Wewenang utk “membantu” meliputi hak utk memberi nasehat dan membantu+ FUNGSIONAL: Wewenang ini terbatas pada suatu kegiatan tanpa melihat siapa dan dimana kegiatan tersebut dilaksanakan

KEKUASAAN: Kekuatan yg mendukung wewenang TANGGUNG JAWAB: Kewajiban yg harus

dijalankan Tidak dapat didelegasikan

DEPARTEMENTASI

Proses pengelompokan kegiatan dalam unit kerja atau sub-sub pd dasarnya menerapkan prinsip pembagian kerja dan spesialisasi

1. Menurut Fungsi

2. Menurut Produk

3. Menurut Wilayah

4. Menurut Pelanggan

5. Menurut Proses atau Peralatan

6. Menurut Waktu, misalnya menurut shift

7. Campuran: kriterianya bagaimana pembagian tsb. Akan memberikan hasil yg maksimum

DELEGASI

Persoalan yg terpenting adalah berapa banyak wewenang yg harus atau dapat dilimpahkan kepada bawahannya, tergantung:

1. Sifat delegasi

2. Kemampuan bawahan

3. Hasil yg diharapkan

4. Koordinasi:

Dalam situasi dimana pekerjaan-pekerja saling berhubungan dan berpengaruh satu dengan lainnya, maka diperlukan koordinasi yg tinggi

PROSES MANAJEMEN

Planning Directing controlling

PERENCANAAN (PLANNING)

Sebagai usaha untuk menghadapi masa depan yg tidak pasti

Perencanaan: mengubah posisi pada saat ini ke posisi yg diinginkan

Manfaat :

- mengurangi resiko ketidak pastian

- memusatkan perhatian pd sasaran

- dasar manajemen lainnya

PERENCANAAN (PLANNING)

Ciri :

- pengetahuan tentang pekerjaan

- batas toleransi atas penyimpangan

- memperhatikan SDM

- fleksibel

- melihat kemungkinan adaptasi

- memperhatikan kendala

PENGARAHAN (DIRECTING) Pengarahan : fungsinya adalah berusaha membuat karyawan

melaksanakan pekerjaannya sehingga sasaran organisasi tercapai secara efisien

Proses pengarahan : memberi instruksi, memimpin, memotivasi Manager menggunakan asumsi-asumsi dalam

berkomunikasi Asumsi mengenai orang dengan tingkah laku: menurut Douglas

Mc. Gregor digolongkan dalam 2 ekstrim x, y Teori X :

- pada umumnya orang tidak suka bekerja dan jika ada kesempatan akan berusaha menghindari

- karena itu, agar orang mau bekerja maka ia perlu diperintah/ diawasi, dipaksa, bahkan diancam

- rata-rata orang lebih suka diperintah, menghindari tanggung jawab, tidak punya ambisi tinggi dan sangat mementingkan jaminan keamanan

PENGARAHAN (DIRECTING) Teori Y :

Pengarahan tenaga fisik dan mental untuk bekerja pada hakekatnya sama denan waktu bermain dan istirahat

Pengawasan dan ancaman bukan satu-satunya cara untuk mencapai tujuan organisasi. Orang akan mengarahkan dan mengawasi dirinya sendiri dalam mencapai tujuan asalkan ia sudah menyetujuinya

Menyetujui tujuannya merupakan bagian yang erat hubungannya dengan kebutuhan untuk mencapai penghargaan terhadap prestasinya

Dalam kondisi yang cocok, orang bersedia menerima dan bahkan mencari tanggung jawab

Kemampuan imajinasi, kecerdasan dan kreativitas memecahkan masalah tersebut luas pada populasi dan tidak terbatas pada sejumlah kecil orang

Dalam jaman modern ini potensi intelektual orang baru digunakan sebagian

PENGENDALIAN (CONTROLLING)

HINDARI KATA PENGAWASAN ERAT KAITANNYA DGN PERENCANAAN FOKUS KE TINGKAH LAKU ORANG, KRN ORANG YG MENENTUKAN

TERCAPAINYA ATAU TIDAKNYA SASARAN

SITUASI SEKARANG SASARAN

PENYIMPANGAN

KOREKSI

PRESTASI YG DIINGINKAN

LANGKAH-LANGKAH DLM PENGENDALIAN

MENETAPKAN STANDAR DAN CARA PENGUKURAN PRESTASI

MENGUKUR PRESTASI

TINDAKAN KOREKSI

MEMBANDINGKAN HASILDAN STANDARD

TIDAK

YA

PENENTUAN KRITERIAPENGENDALIAN:- ANGGARAN- STANDAR KERJA- JADWAL

CIRI-CIRI PENGENDALIAN YG BAIK:- EKONOMIS- TEPAT WAKTU- BERFOKUS PD HAL YG PENTING- DAPAT DIMENGERTI- DAPAT DITERIMA

KEPEMIMPINAN

Otokratis Partisipatif

Demokratis

GAYA KEPEMIMPINAN

OTOKRATIS:- Cenderung memusatkan kekuasaan dan menjadikan dirinya sbg pusat kekuasaan- Menggunakan wewenang yg ada pd dirinya utk mengatur lingkungan kerja dan kegiatan bawahan-Bawahan hanya mempunyai sedikit kebebasan atau sedikit pengaruh pada pengambilan keputusan- Bawahan hanya bertanggung jawab utk mematuhi perintah dan mengerjakan apa yg disuruh- Komunikasi hanya mengalir dari atas ke bawah

Gaya Kepemimpinan

PARTISIPATIF- Membagi wewenang dan tanggungjawab dengan bawahannya- Kedua belah pihak berperan dalam pengambilan keputusan- Komunikasi dan pengaruh mengalir secara timbal balik

GAYA KEPEMIMPINAN

DEMOKRATIS- Jarang menggunakan wewenang dan tanggungjawab dan mendelegasikan wewenang

- Kebebasan dalam pengambilan keputusan kelompok

- Wewenang dan pengaruh dipusatkan pada kelompok bukan individu

Faktor2 yg mempengaruhi gaya kepemimpinan

IKLIM ORGANISASI KELOMPOK SIFAT PEKERJAAN WAKTU LINGKUNGAN YG MEMPENGARUHI

SIKAP ANGGOTA ORGANISASI

MOTIVASI

McGregor Maslow Heizberg

Motivasi

Motivasi: Kebutuhan yg mendorong perbuatan ke arah suatu tujuan tertentu

Menurut Douglas Mc. Gregor asumsi mengenai orang dengan tingkah laku digolongkan kedalam 2 ekstrim X, Y

Teori X : Pada umumnya orang tidak suka bekerja dan jika ada

kesempatan akan berusaha menghindari Karena itu, agar orang mau bekerja maka ia perlu diperintah/

diawasi, dipaksa, bahkan diancam Rata-rata orang lebih suka diperintah, menghindari tanggung

jawab, tidak punya ambisi tinggi dan sangat mementingkan jaminan keamanan

Motivasi

Teori Y : Pengarahan tenaga fisik dan mental untuk bekerja pada hakekatnya

sama dengan waktu bermain dan istirahat Pengawasan dan ancaman bukan satu-satunya cara untuk mencapai

tujuan organisasi. Orang akan mengarahkan dan mengawasi dirinya sendiri dalam mencapai tujuan asalkan ia sudah menyetujuinya

Menyetujui tujuannya merupakan bagian yang erat hubungannya dengan kebutuhan untuk mencapai penghargaan terhadap prestasinya

Dalam kondisi yang cocok, orang bersedia menerima dan bahkan mencari tanggung jawab

Kemampuan imajinasi, kecerdasan dan kreativitas memecahkan masalah tersebar luas pada populasi dan tidak terbatas pada sejumlah kecil orang

Dalam jaman modern ini potensi intelektual orang baru digunakan sebagian

MOTIVASI

Teori Maslow: terdapat hirarki motivasi- Kebutuhan fisiologis: kebutuhan makanan, air, baju dll

- Kebutuhan akan rasa aman: bahaya fisik dan rasa aman secara ekonomis

- Kebutuhan sosial: kebutuhan dicintai, mencintai, kasih sayang, diterima orang lain, berkumpul dll

- Kebutuhan penghargaan: penghargaan, pengakuan, status, kebebasan

- Kebutuhan realisasi diri: kebutuhan utk memanfaatkan seluruh potensi yg ada dan mengekspresikan diri

MOTIVASI

Teori Motivasi Heizberg : berpusat pd pekerjaan yg membuat orang menjadi puas atau tidak puas

• Asumsi Heizberg: Orang bermotivasi melakukan pekerjaan jika mereka dapat mencapai sasaran dan memenuhi kebutuhan sebagai individu

• Ada faktor kepuasan (satisfiers), terdiri dari achievement, pengakuan pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab dan perkembangan serta kemajuan. Sebaliknya jika faktor-faktor tesebut tidak ada, orang bukan hanya tidak puas saja, tetapi juga tidak berarti (dissatisfiers)

MOTIVASI

• Faktor Dissatisfiers, jika tidak terpenuhi membuat orang tidak puas dan tidak bermotivasi, sehingga berprestasi rendah

• Contoh: Akibat kebijakan gaji, kebijakan perusahaan, supervisi, hubungan antara manusia dan kondisi kerja yang tidak sesuai dg harapan.

PERBEDAAN TEORI MOTIVASI:

MC GREGOR MASLOW HEIZBERG

ASUMSI KEBUTUHAN DISSATISFIER/ SATISFIER

TEORI X Fisiologis

Keamanan

Sosial

- Gaji- Hubungan antar orang- Kondisi kerja- Kebijakan perusahaan- Supervisi

TEORI Y Penghargaan Diri

Realisasi Diri

- Pekerjaan- Achievement- Pengakuan- Tanggung Jawab- Perkembangan

KOMUNIKASI

Orientasi Topik pembicaraan

Proses Komunikasi efektif

KOMUNIKASI

ORIENTASI GAYA

KOMUNIKASI

TOPIK PEMBICARAAN

PROSES KOMUNIKASI

KOMUNIKASI EFEKTIF

TINDAKAN (APA)

- HASIL PRODUKTIVITAS-SASARAN EFISIEN-PENAMPILAN BERGERAK MAJU-TANGGUNG JAWAB, UMPAN BALIK, PENGALAMAN, TANTANGAN, PENCAPAIAN HASIL, PERUBAHAN KEPUTUSAN

-SANGAT PRAGMATIS-LANGSUNG PD SASARAN-TINDAK SASARAN-MEMENTINGKAN KEPUTUSAN2 -CEPAT (MELOMPAT DARI SATU IDE KE IDE LAINNYA)-SANGAT ENERGIK

-Pusatkan pembicaraan

awal ke pd hasil apa yg dpt dicapai (nyatakan kesim pulan ttg topik pembicaraan tsb pd awal diskusi)-Nyatakan rekomendasi yg terbaik (tdk terlalu kaku, berikan alternatif)-Tekankan manfaat praktek-Gunakan alat bantu presentasi (visual)

KOMUNIKASIORIENTASI

GAYA KOMUNIKASI

TOPIK PEMBICARAAN

PROSES KOMUNIKASI

KOMUNIKASI EFEKTIF

PROSES (BAGAIMANA)

-FAKTA-PROSEDUR-PERENCANAAN-PENGORGANISASIAN-PENGENDALIAN-PENGUJIAN-MENCOBA-MENGANALISIS-MENGOBSERVASI-MEMBUKTIKAN-TERPERINCI

-SISTIMATIS-BERPIKIR LOGIS (SEBAB-AKIBAT)-BERBICARA ATAS FAKTA-TIDAK EMOSIONAL-SABAR-DATAR, KURANG MENARIK-HATI-HATI

-Usahakan ringkas, ungkapkan fakta yg penting saja

-Usahakan menyusun pembicaraan tsb secara terstruktur

-Uraikan usulan secara terperinci

-Pertimbangkan alt lain berikan pro dan kontra

-Jangan tergesa-gesa

-Uraikan usulan secara teratur

KOMUNIKASIORIENTASI

GAYA KOMUNIKASI

TOPIK PEMBICARAAN

PROSES KOMUNIKASI

KOMUNIKASI EFEKTIF

ORANG (SIAPA)

-ORANG

-KEBUTUHAN

-MOTIVASI

-KERJA KELOMPOK

-KOMUNIKASI

-PERASAAN

-KEPERCAYAAN

-HARAPAN

-PENGEMBANGAN

-SEMANGAT KELOMPOK

-PENGERTIAN

-KEPEKAAN

-KESADARAN

-KERJASAMA

-NILAI-NILAI

-HUBUNGAN PRIBADI

-SPONTAN-EMPATI-HANGAT-SUBYEKTIF-EMOSIONAL-SENSITIF

-SEDIAKAN CUKUP WAKTU UTK BERBINCANG2 (JGN LANGSUNG PD TOPIK PEMBICARAAN)

-TEKANKAN HUB YG NYATA ANTARA TOPIK PEMBICARAAN KITA DGN ORG2 YG TERLIBAT DIDALAMNYA

-TUNJUKKAN PD HSL YG BAIKYG TELAH DIKUPAS DGN IDE KITA YG LALU

-KEMUKAKAN PULA DUKUNGAN DR BEBERAPA INDIVIDU YG TERPANDANG

-APA BILA KOMUNIKASI TERTULIS, SEBAIKNYA GUNAKAN GAYA PENULISAN INFORMAL

KOMUNIKASIORIENTASI

GAYA KOMUNIKASI

TOPIK PEMBICARAAN PROSES KOMUNIKASI

KOMUNIKASI EFEKTIF

IDE-IDE (MENGAPA)

-KONSEP

-CARA-CARA BARU

-PEMBAHARUAN

-KREATIVITAS

-PELUANG-PELUANG

-PERBAIKAN

-POTENSI

-APA-APA YG BARU

-MEREKA SENDIRI

-IDE YG DIBICARAKAN UTK PERIODA WAKTU YAD

-TULISAN DR PERNYATA-AN UMUM KE YG KHUSUS

-PROPOSAL HRS MEMPER- LIHATKAN SECARA LSG HUB ANTARA KONSEP POKOK YG DIUSULKAN

-IMAGINATIF-KHARISMATIK-SUKAR UTK DIPAHAMI-EGO TERPUSAT-TIDAK REALISTIS-KREATIF-PENUH DGN IDE2 YG BARU-PROVOKATIF

-SEDIAKAN CUKUP WAKTU UTK BERDISKUSI

-TAHAN DIRI JIKA TOPIK MELOMPAT-LOMPAT

-HUBUNGKAN TOPIK YG DIBAHAS DGN SUATU KONSEP YG LEBIH LUAS

-TEGASKAN KEUNIKAN ATAS KEKHASAN TTG TOPIK YG DIBICARAKAN

-PERLIHATKAN MANFAAT

ANALISA SWOT

Strengths Weaknesses Opportunities Threats

ANALISA SWOT(KUALITATIF)

SD INTERNAL

PENINGKATAN KERJA

SD

EKSTERNAL

KEKUATAN (STRENGTHS)1.

2.

KELEMAHAN (WEAKNESSES)1.

2.

PELUANG (OPPORTUNITIES)

1.

2.

STRATEGI SO: MENGANDUNG BERBAGAI ALTERNATIF STRATEGI YG BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG DGN MENDAYA GUNAKAN KELUARAN/ KELEBIHAN YG DIMINTA PERUSAHAAN

STRATEGI WO:

BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG EKSTERNAL UNTUK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN

TANTANGAN (THREATS) STRATEGI ST:

KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI YG MEMANFAAT-KAN ATAU MENDAYAGUNA-KAN KEKUATAN UNTUK MENGATASI ANCAMAN

STRATEGI WT:

KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI SBG SOLUSI DARI ASSESSMENT ATAS KELE-MAHAN PERUSAHAAN DAN ANCAMAN YG DIHADAPI, ATAU USAHA MENGHINDARI ANCAMAN UTK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN

SD : Sumber Daya

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM

KEKUATAN- MEMILIKI DED & MASTER PLAN

-OPERASI LANCAR

-KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT

-KEUNTUNGAN USAHA > 15 %

-TIDAK PUNYA HUTANG

-MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET

KELEMAHAN-RATIO KARYAWAN VS PELANGGAN = 45

-PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT

-KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI

-PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS TERPASANG

-CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %


PELUANG-PELANGGAN BARU = 15 %

-ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK

-ADA BANTUAN PINJAMAN SDM

TANTANGAN-DPR BELUM MENGIJINKAN KENAIKKAN TARIF DASAR AIR

-KEPADATAN PENDUDUK DAERAH PELAYANAN BARU < 50 ORANG/HA

-PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT


STRATEGI SO-MENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN SISTEM YG SEBAGIAN DANA DARI PINJAMAN LUNAK

WO-MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT-MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI

● ST-EKSPOSE KE DPR TTG POTENSI KEUNTUNGAN PERLUASAN SISTEM YG BERMANFAATAN DANA PINJAMAN LUNAK


● WT-PENYESUAIAN STRUKTUR TARIF AIR

pengorganisasian

Documents