PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA PT. SIEMENS INDONESIA (KOKSI)

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan oleh

Irma Budi Parastuti

10.11.3796

kepada

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2014

i

ii

SALES INFORMATION SYSTEM DEVELOPMENT

AT PT. SIEMENS INDONESIA (KOKSI)

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. SIEMENS INDONESIA (KOKSI)

Irma Budi Parastuti

Bambang Sudaryatno Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Information needs are currently increasing in line with technological developments, as w ell as the needs of retail information on Cooperative Unit Employees of PT. Siemens Indonesia or can be shortened to KOKSI. However, in practice the system information stores on the unit is still experiencing barriers KOKSI, especially in terms of managing stock items which are not in accordance with the number of reports of stock items. Therefore, the authors are interested in such issues as lifting the title of thesis: "Sales Information System Development at PT. Siemens Indonesia (KOKSI)”. In this thesis research, research methods used by the author is a descriptive method, as an attempt to get an overview and description of the State of the object of research based on the facts it seems. As for the method of data collection the authors using the method of the study field studies, librarianship, and the method of interview.

Implementation and design of the program using the programming language PHP and the MySQL database version 5. Based on the research results can be know n that retail information system on KOKSI still experience problems, because all data processing activities the number of stock items are not always carried out reforms, which will then result in the occurrence of unsynchronized data on a report with data that is in the field. This leads to suboptimal delivery information for the data provided by the system is not the same as the data contained in the field.

In the end the author wished with the built application that is designed for this can help facilitate cooperative in terms of Managers in carrying out his duties as KOKSI information provider to the shops.

Keywords: sales information system, php, KOKSI, computerized

1

1. Pendahuluan

Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin

maju, mendorong sebagian pihak untuk melakukan perubahan dalam penyampaian

informasi secara cepat, akurat, dan mengandung kemudahan. Kecanggihan teknologi

pada era global seperti sekarang ini khususnya teknologi komputer, telah menghasilkan

informasi yang akurat, efektif, efisien dan juga mampu menghasilkan informasi yang

nyata dibandingkan dengan informasi yang dihasilkan secara manual. Inilah masalah

yang mendasari semakin meluasnya peranan komputer, khususnya pada dunia

pertokoan.

Memang tidak semua sistem terkomputerisasi mampu diterapkan seefektif

mungkin, karena masih banyak kita temui beberapa instansi yang kurang memahami

bagaimana penggunaan komputer, serta bagaimana komputer bisa memberikan manfaat

untuk kepentingan instansi/organisasinya. Hal itu disebabkan karena keterbatasan

kemampuan memaksimalkan fungsi dari komputer itu sendiri dan manajemen

pengelolaan yang kurang baik, seperti yang penulis temukan pada pertokoan yang

dikelola oleh Koperasi Karyawan PT. Siemens Indonesia, yang selanjutkan penulis sebut

sebagai KOKSI.

Pertokoan yang dikelola oleh KOKSI memberikan pelayanan kepada karyawan

PT. Siemens Indonesia dan atau pengunjung selain karyawan PT. Siemens Indonesia,

yang mana KOKSI menjual berbagai item. Dimana pertokoan ini tidak hanya memiliki

hubungan langsung dengan konsumen tetapi juga memiliki hubungan dengan para

pemasok barang-barang yang dijual di toko. Untuk itu pengelolahan data pada toko ini

harus dilakukan dengan cepat dan akurat guna menunjang efektifitas dan efisiensi

kinerja sistem. Pada pertokoan yang dikelola oleh KOKSI, dalam proses pengolahan data

telah menggunakan aplikasi yang sudah ada sebelumnya, namun memiliki kendala

dalam pengolahan data yang tidak displin dan kurangnya fitur yang diberikan oleh

aplikasi tersebut, sehingga pengelola memiliki kesulitan dalam melakukan cek jumlah

barang yang tersedia saat itu. Hal ini yang menyebabkan adanya ketidaksamaan antara

data jumlah barang yang terdapat dilapangan dengan jumlah barang yang terdapat

dalam aplikasi tersebut dan atau dalam laporan data-data jumlah barang tersebut.

Dengan latar belakang masalah diatas maka penulis akan mengambil

permasalahan bagaimana mengatasi ketidaksinkronan jumlah data barang pada toko

yang dikelola oleh KOKSI dan memaksimalkan potensi peralatan yang sudah dimiliki,

dengan cara melakukan manajemen ulang dan membangun sebuah sistem yang dapat

melayani dan memenuhi kebutuhan informasi bagi pengelola toko. Dan juga untuk

kelancaran sistem informasi penjualan pada toko ini agar lebih optimal, dilakukan dengan

2

cara mengembangkan sistem informasi penjualan yang telah ada dengan bahasa

pemrograman PHP versi 5 dan MySQL.

Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian

mengenai sistem informasi penjualan yang berjalan di pertokoan yang dikelola oleh

KOKSI dengan mengambil judul “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA KOPERASI KARYAWAN PT. SIEMENS INDONESIA”.

2. Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi Penjualan

Penjualan merupakan bagian terpenting dari pemasaran, karena seseorang

mengasumsikan bahwa penjualan secara tetap dibutuhkan, sedangkan pengertian

penjualan adalah sebagai proses perorangan pembeli untuk membeli barang/jasa untuk

menerapkan perdagangan yang terpenting bagi penjualan (Pederden, 1981).

Konsep dasar penjualan masyarakat bahwa konsumen jika diabaikan biasanya

tidak akan membeli produk organisasi dalam jumlah yang cukup, karena itu organisasi

harus melakukan usaha penjualan yang agresif. Aktifitas penjualan merupakan aktifitas

yang sangat penting dalam suatu perusahaan secara keseluruhan. Karena seiring

dengan meningkatkan volume penjualan akan meningkatkan pula pendapatan

perusahaan.

2.2 DFD

Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan

aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari

masukan menjadi keluaran (Pressman, 2002). DFD dapat digunakan untuk menyajikan

sebuah sistem atau perangkat lunak pada setiap tingkat abstraksi. Kenyataannya, DFD

dapat dipartisi ke dalam tingkat-tingkat yang merepresentasikan aliran informasi yang

bertambah dan fungsi ideal.

2.3 MySQL

MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan

banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai

sumber dan pengelolaan datanya. Kepopuleran MySQL antara lain karena MySQL

menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses database-nya sehingga

mudah untuk digunakan, kinerja query cepat, dan mencukupi untuk kebutuhan database

perusahaan-perusahaan skala menengah-kecil. MySQL merupakan database yang

pertama kali didukung oleh bahasa pemrograman script untuk internet (PHP dan Perl).

MySQL dan PHP dianggap sebagai pasangan software pengembangan aplikasi web

3

yang ideal. MySQL lebih sering digunakan untuk membangun aplikasi berbasis web,

umumnya pengembangan aplikasinya menggunakan pemrograman script PHP. (Arief,

2011)

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum

Koperasi Karyawan PT. Siemens Indonesia atau yang lebih dikenal dengan

nama KOKSI didirikan di Jakarta pada tanggal 13 Mei 1992 dan telah disahkan sebagai

Badan Hukum dengan nomor 2904/ B.H / I.

Pada awal pendirian, KOKSI belum dapat dikatakan sebagai koperasi, sebab

hanya berupa kumpulan orang-orang dalam hal ini karyawan PTD PT. Siemens

Indonesia yang atas dasar nilai kesetiakawanan berinisiatif saling membantu satu

dengan lainnya dalam hal keuangan dengan membentuk suatu wadah perkumpulan yaitu

arisan.karyawan PTD.

Sejalan dengan perkembangan dan makin banyaknya kebutuhan untuk dapat

dipenuhi maka timbullah ide untuk membentuk suatu wadah yang dapat membantu

meningkatkan kesejahteraan ekonomi karyawan dan kemudian terbentuklah sebuah

Koperasi yang beranggotakan karyawan PT. Siemens Indonesia.

Pada awal berdirinya koperasi ini hanya beranggotakan karyawan PT. Siemens

Indonesia saja dan hanya memiliki satu bidang usaha yaitu simpan pinjam yang

memberikan pinjaman jangka pendek maupun pinjaman jangka panjang dengan bunga

yang cukup ringan. Tetapi seiring perkembangan keanggotaan KOKSI sekarang ini

meluas menjadi semua karyawan yang bekerja pada PT. Siemens Indonesia, yaitu PT.

Hardy& KEE, PT. Trikarya Kencana Makmoer, PT NSN (Nokia Siemens Network / dalam

proses). Selanjutnya bidang usaha yang ada dalam KOKSI pun ikut bertambah yaitu unit

usaha toko yang menyediakan kebutuhan sekunder anggota serta unit usaha yang

melayani kebutuhan kantin dan supply air minum untuk PT. Siemens Indonesia di

Pulomas.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1. Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap

analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus

dipecahkan, masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sebuah sistem tidak dapat

dicapai.

4

1. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan mengenai sistem informasi penjualan

pada Koperasi Karyawan PT. Siemens Indonesia, penulis menemukan beberapa

permasalahan, antara lain:

1) Pengolahan data stok barang yang kurang efektif dan efisien dikarenakan

kurangnya fitur dalam software yang digunakan saat ini, serta dalam

menyajikan laporan yang kurang lengkap dan akurat sesuai dengan

kebutuhan koperasi.

2) Pada saat konsumen membeli barang, konsumen tidak menyebutkan

barang yang dibelinya secara spesifik.

3) Pembayaran dilakukan saat konsumen telah mengonsumsi barang yang

dibelinya.

2. Penyebab timbulnya masalah tersebut adalah belum adanya fitur tambahan yang

diberikan oleh software yang digunakan pada saat ini.

Agar sistem informasi penjualan pada KOKSI dapat berjalan sesuai dengan yang

diharapkan dan tanpa harus menimbulkan masalah, maka perlu adanya

perbaikan dan pengembangan sistem yang sudah ada menjadi sistem yang lebih

baik dengan menggunakan media komputerisasi sehingga akan tercipta sebuah

sistem yang lebih efektif dan efisien.

3.2.2. Analisis PIECES

1) Analisis Kinerja (Performance)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam

suatu perusahaan. Kinerja perusahaan sangat tergantung pada sumber daya

manusia dan sumber daya alat atau sarana dan prasarana yang ada dalam

perusahaan. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur

dari throughput dan respons time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang

dapat dilakukan pada suatu sistem tertentu. Respons time adalah rata-rata waktu

yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respons untuk

menangani pekerjaan tersebut.

Dalam penelitian yang dilakukan pada Toko yang dikelola oleh KOKSI ini, kinerja

sistem informasi yang sedang berjalan ditinjau dari dua hal, yaitu sebagai berikut

:

a. Throughput

Dalam kasus ini pekerjaan yang dilakukan oleh admin toko KOKSI dalam

menyusun laporan penjualan dilakukan dengan beberapa tahap serta

menggunakan cara manual seperti pengecekan stok barang ketika barang

datang dari supplier ditambahkan stok barang tersedia, kemudian dikurangi

5

dengan stok barang dalam transaksi penjualan, pembelian, dan po. Dimana

pengecekan stok barang dilakukan dengan data manual yang ada seperti

nota-nota penjualan, pembelian, dan po. Sehingga untuk penyusunan

laporan barang mempunyai keterbatasan dari segi volume waktu. Kemudian

dalam pengolahan dan pemrosesan data sering terjadi keterlambatan

karena melalui beberapa tahapan secara manual.

b. Respons Time

Kegiatan untuk pengecekan data barang yang terjual dan tersedia,

perhitungannya dilakukan sekitar 5 menit. Sedangkan untuk pengecekan

data barang khususnya jumlah barang tersedia bisa dilakukan dalam waktu

sekitar 5 menit dikarenakan diharuskan melakukan pengecekan terhadap

beberapa transaksi.

2) Analisis Informasi (Information)

Informasi merupakan komponen yang sangat penting, karena informasi

digunakan untuk pengambilan keputusan pada manajemen. Pada KOKSI

kekurangan dalam analisis ini dapat dilihat pada proses pengolahan data barang,

dikarenakan pendataan data yang kurang tertata akurat, tepat waktu, dan

relevan.

Kelemahan informasi yang lama yaitu sistem perhitungan jumlah barang yang

tesedia dimana perhitungannya masih secara manual menjadi salah satu faktor

keterlambatan dalam hal pembuatan laporan. Penyajian informasi data barang

terkadang menjadi kurang akurat dikarenakan karyawan harus melakukan

pengecekan secara manual sehingga tidak menutup kemungkinan akan terjadi

kesalahan dalam penghitungan jumlah barang yang tersedia. Sehingga data

menjadi kurang akurat. Tidak hanya itu saja, informasi yang dihasilkan menjadi

kurang relevan, karena masih terdapat data-data yang tidak sesuai dengan data

aslinya.

3) Analisis Ekonomi (Economy)

Yaitu penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan

dari sistem yang dikembangkan. Sistem akan memberikan penghematan

operasional dan meningkatkan keuntungan organisasi. Penghematan didapat

dengan cara mengurangi perlengkapan dan perawatan. Sedangkan keuntungan

didapat dengan meningkatkan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.

Kelemahan dari sistem lama dimana sudah terdapat komputer yang seharusnya

sudah digunakan sebaik dan seoptimal mungkin. Namun, dilapangan ternyata

komputer ini tidak banyak membantu pekerjaan karyawan, sehingga biaya

6

pengadaan komputer dan listrik yang dikeluarkan setiap bulannya kurang

dimanfaatkan secara optimal.

4) Analisis Keamanan Aplikasi (Control)

Analisis ini dilakukan untuk meningkatkan keamanan data dari kerusakan,

misalnya dengan back up data. Selain itu juga digunakan untuk mengamankan

data dari akses yang tidak diijinkan, hal ini dilakukan dengan cara memberikan

password dan username.

Kelemahan dari sistem lama dalam pendataan barang yang masih secara

manual. Hal tersebut akan menimbulkan kesulitan dalam melakukan control data,

sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan

manusia (human error).

5) Analisis Efisiensi (Efficiency)

Merupakan analisis yang berhubungan dengan sumber daya yang ada guna

meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah

dengan pemakaian sumber daya yang tersedia secara maksimal. Sumber daya

itu sendiri meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang, dan

keterlambatan pengolahan data.

Kelemahan sistem lama adalah penggunaan waktu dan personel kerja yang

masih kurang efisien, terjadi pemborosan biaya, computer yang ada hanya

digunakan untuk pengetikan dokumen, pembuatan laporan, dan menjalankan

aplikasi yang belum berjalan secara maksimal. Sedangkan untuk proses stock

taking masih menggunakan cara manual yaitu dengan cara menghitung jumlah

barangnya langsung.

6) Analisis Pelayanan Pelanggan (Service)

Hal yang utama dalam analisis pelayanan adalah sejauh mana kemudahan yang

diberikan oleh sistem untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan memperoleh

data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Komponen

yang terlibat langsung dalam hal ini adalah personel yang mengoperasikan

sistem tersebut, sedangkan komponen tidak langsung adalah pihak-pihak yang

membutuhkan informasi seperti para pembeli yang merupakan karyawan PT.

Siemens Indonesia itu sendiri.

Kelemahan dari sistem lama adalah pelayanan yang diberikan kepada pelanggan

kurang memuaskan dan dapat merugikan pihak pengelola, dikarenakan

transaksi dilakukan pada saat konsumen telah mengambil barang yang

dikonsumsinya, sehingga akan terjadi kemungkinan konsumen lupa dengan apa

saja yang telah diambilnya.

7

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi Program

Setelah melakukan tahapan analisis dan perancangan, maka tahapan

selanjutnya adalah implementasi sistem. Implementasi adalah penerapan hasil analisis

dan perancangan yang telah dilakukan pada tahap-tahap sebelumnya. Implementasi ini

meliputi implementasi perangkat keras dan perangkat lunak, implementasi basis data,

implementasi pembuatan sistem, dan implementasi antar muka atau interface. Setelah

semua implementasi dilakukan, tahap selanjutnya adalah evaluasi untuk mengetahui

kelebihan dan kekurangan dari perancangan yang telah diimplementasikan.

Selain itu, evaluasi juga diperlukan untuk mengetahui sejauh mana sistem yang

dibangun sesuai kebutuhan. Kekurangan sistem yang dihasilkan dari evaluasi dapat

dijadikan acuan untuk pengembangan sistem selanjutnya.

4.2 Proses Uji Coba Program

Tujuan utama dari testing sistem adalah untuk mencari kesalahan-keslahan yang

ada dan untuk memastikan bahwa sistem benar-benar siap untuk dijalankan. Pengujian

ini digunakan untuk menguji setiap modul untuk menjamin setiap modul menjalankan

fungsinya dengan baik. Dalam pengujian sistem ini terdapat dua macam testing yang

dilakukan, yaitu dengan Black Box Testing dan White Box Testing.

1. Pengetesaan White Box Testing

White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk

meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau

tidak. Salah satu contoh white box testing adalah disaat admin langsung menekan tombol

tambah pada form tambah karyawan maka akan muncul pesan “This field is required.”.

untuk mengatasi hal tersebut maka perlu dibuat validasi beberapa kondisi didalam

program yang menentukan layak atau tidaknya validasi data pada kolom tersebut.

8

Gambar 4.26 Pengujian White Box Testing

2. Pengetesan Black Box Testing

Black Box Testing terfokus pada apakah nit program memenuhi kebutuhan

(requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Cara pengujiannya hanya dilakukan

dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil

dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Berikut adalah hasil dari black

box testing yang telah dilakukan :

Tabel 4. 1 Black Box Testing

No Nama Menu Jenis Unit Yang di Tes Hasil Tes

1 Halaman login Proses login Sukses

2 Halaman karyawan Proses tambah, edit, hapus,

tampilan

Sukses

3 Halaman pelanggan Proses tambah, edit, hapus,

tampilan

Sukses

4 Halaman barang Proses tambah, edit, hapus,

tampilan

Sukses

5 Halaman supplier Proses tambah, edit, hapus,

tampilan

Sukses

6 Halaman piutang Proses tambah, edit, hapus, Sukses

9

tampilan

7 Halaman retur Proses tambah, edit, hapus,

tampilan

Sukses

8 Halaman pembelian Proses tambah, edit, hapus,

tampilan

Sukses

9 Halaman penjualan Proses tambah, edit, hapus,

tampilan

Sukses

10 Halaman po Proses tambah, edit, hapus,

tampilan

Sukses

Berikut ini adalah salah satu contoh dari black box testing yang terdapat pada

sistem ini:

Gambar 4.27 Pengujian dengan Black Box

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu

dan pembuatan sistem, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan adanya sistem ini maka manajemen toko koksi akan lebih baik dari

sebelumnya.

2. Dengan adanya sistem ini dapat mempermudah administrasi data, khususnya

untuk data barang.

3. Sistem ini akan memberikan informasi berupa laporan yang akurat dan relevan,

terutama untuk data barang.

4. Dengan adanya sistem ini dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan

karena efektivitas waktu dan pemberian nota pembelian sebagai bukti transaksi.

10

5. Sistem ini memberikan pengolahan data berupa, data barang, supplier,

pelanggan, karyawan, po, penjualan, pembelian, piutang, dan retur. Serta

memberikan laporan-laporan berupa laporan barang, supplier, pelanggan,

karyawan, po, penjualan, pembelian, piutang, dan retur.

5.2 Saran

Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan

pengembangan sistem informasi penjualan barang ini adalah sebagai berikut:

1. Sistem informasi penjualan ini perlu diberikan fitur terintegrasi barcode agar

proses transaksi pembelian, penjualan, dan PO dapat berjalan lebih efektif dan

efisien.

2. Sistem informasi penjualan ini dapat dikembangkan tidak hanya mengunakan

php tetapi dikembangkan dengan bahasa pemrograman yang lain seperti java.

3. Penyusun menyadari dalam pembuatan sistem informasi ini, masih banyak

kekurangan, dari segi penulisan, pembuatan sistem, dan desain yang dibuat,

oleh karena itu diharapkan kritik dan saran.

11

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatah, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta:

Andi Offset.

Arief, M. R. (2011). Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL.

Yogyakarta: Andi Offset.

FitzGerald, J., FitzGerals, A. F., & Stallings, W. D. (1981). Fundamentals of

System Analysis. New York: John Willey & Sons.

Hakim, Lukmanul. (2011). Trik Dahsyat Menguasai Ajax dengan jQuery.

Yogyakarta: Lokomedia

Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur

teori dan praktik aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kadir, & Abdul. (2009). Mastering Ajax dan PHP. Yogyakarta: Andi Offset.

O’Brien. James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Jakarta: Salemba Empat.

Pressman, R. S. (2002). Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi (Buku

I). Yogyakarta: Andi Offset.

Saputra, A. (2012). Web Trik : PHP, HTML5 dan CSS3. Yogyakarta: Jasakom.

Utami, Ema., & Sukrisno. (2005). Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman

Database dengan SQL Server, Mc.Access, dan Ms.Visual Basic.

Yogyakarta: Andi Offset.

http://parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/4393/SI_01_Konsep_Dasar_S

I.pdf . (2013, Oktober 11).