Ramdan Kurniawan061323035IT 4 – Quiz Pertemuan 3

1. Studi kasus yang dibahas adalah mengenai keberhasilan penerapan Enterprise System di PT Semen Gresik yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri pada tahun 1957. Dengan terus berkembangnya perusahaan ini, maka dibutuhkan pula suatu resource yang menunjang kinerja, strategi serta untuk pengolahan data yang semakin bertambah. Perusahaan ini menggunakan sistem yang dibuat sendiri (in-house development) yang berbasis Foxbase dan database Sybase. Namun seiring berjalannya waktu sistem yang mereka gunakan tidak dapat mengakomodasi kebutuhan perusahaan yang khususnya para user yang terus berkembang karena memiliki cabang di beberapa tempat. Sistem ini tidak dapat mengakomodasi perusahaan untuk integrasi data karena hanya mampu menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian saja, dan belum terintegrasi antara satu dan yang lainnya. Sehingga memungkinkan adanya kesalahan data, duplikasi data, dan sebagainya. Untuk itu PT Semen Gresik memutuskan untuk mencari solusi baru yang lebih powerfull dan terintegrasi dari pusat sampai ke cabang dengan membentuk Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik pada tahun 2000 untuk melakukan penelitian untuk pemilihan sistem yang baru yang akan digunakan.Setelah menyusun rencana proyek, melakukan tahap-tahap pengembangan, pemilihan konsultan, merencanakan anggaran, melakukan pengadaan barang untuk penunjang sistem, dan membuat laporan manajemen secara berkala. Akhirnya setelah lebih kurang 1,5 tahun PT Semen Gresik memutuskan untuk menggunakan Solusi ERP JD Edwards (ERP JD Edwards SolutionOnes) untuk sistem yang baru.Dengan menerapkan sistem yang baru tidak mungkin suatu perusahaan dapat langsung menjalankan sistem buatan eksternal sesuai dengan keinginan perusahaan, ada beberapa kendala yang dialami PT Semen Gresik pada saat penerapan sistem ERP yang baru, di antaranya:a. Teknis, di antaranya bahasa, dan perubahan dari model hard copy menjadi model

softcopy (Display). Pengguanan software ERP menuntut PT Semen Gresik untuk mengubah penggunaan istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain sesuai dengan istilah ERP dalam bahasa inggris;

b. Budaya, penerapan ERP menuntut karyawan untuk selalu aware terhadap perubahan-perubahan data dalam menggunakan software tersebut (contoh: selalu update data);

c. Politik, kendala yang berasal dari departemen IT dan dari luar departemen di antaranya:

Karyawan IT akan merasa pekerjaannya akan hilang kareng digantikan oleh sistem ERP, yang pada awalnya bagian IT yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user;

Dengan alasan politis tertentu, pengurangan unit kerja yang sebenarnya bisa dilakukan setelah penerapan ERP menjadi tidak bisa;

Users atau departemen lain akan merasa enggan terhadap IT selaku administrator karena ketakutan bahwa data-data dan laporan-laporan rahasia mereka diketahui.

Dengan adanya kendala-kendala tersebut, ada beberapa hal yang dilakukan PT Semen Gresik untuk mengatasinya, di antaranya:a. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-

perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP;b. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalu presentasi-

presentasi yang menunjukkan kelebihan implementasi ERP;c. Pengambangan sistem Recovery dalam implementasi ERP.

Setelah melakukan penelitian lebih jauh mengenai tanggapan dan apresiasi calon user, melakukan pembelian hardware dan melakukan proses implementasi secara bertahap dengan berbagai kendala, diperoleh hasil implementasi ERP di PT Semen Gresik di antaranya:a. Mempercepat proses order dari distributor yang membantu meningkatkan hasil

penjualan semen;b. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan yang sebelumnya terlambat

menjadi lebih awal;c. Meningkatkan keakuratan informasi;d. Proses bisnis yang berlangsung lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai

departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat;e. Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei

internal, dan setelah 6 bulan implementasi berjalan, makan baru go to live sehingga memudahkan user di berbagai cabang dan pada umumnya user merasa puas.

Kesimpulan: (Argumen)

Sebuah perusahaan besar yang sudah berjalan lama tidaklah mudah untuk melakukan perubahan dalam penggunaan software ataupun sistematis kerja yang sudah menjadi SOP mereka sendiri yang sudah menjadi kebiasaan atau membudaya. Meskipun sistem yang lama prosesnya lebih lama dan manual, akan tetapi penyesuaian terhadap sistem yang baru akan lebih susah karena harus belajar kembali dari nol. Mau tidak mau karyawan atau perusahaan harus mengikuti alur sistem yang ada pada proses ERP atau sebaliknya, jika tidak maka penerapan ERP akan gagal. Penerapan sistem ERP membutuhkan dana yang tidak sedikit, mulai dari pembelian software, pengadaan hardware, pemilihan konsultan, dan lain-lain. Sehingga perlu dilakukan penelitian terhadap sistem yang berjalan dan sistem yang akan digunakan sebelum memilih sistem baru yang akan digunakan, karena jika tidak ketidaksesuaian proses sistem yang berjalan dan sistem baru yang akan lebih banyak dan akan mempersulit penerapannya yang akan membuat perusahaan kewalahan baik dari segi produksi, manajemen, dan lain-lain dan yang lebih buruknya mengalami kerugian yang sangat besar hingga kebangkrutan. Faktor keberhasilan peneran ERP di PT Semen Gresik di antaranya:

a. Proses bisnis yang matang;b. Perubahan manajemen yang baik;c. Komitmen yang dimiliki mulai dari level manajemen sampai ke level user yang kuat;d. Dan melakukan perubahan budaya organisasi dan bisnis.

Keberhasilan PT Semen Gresik dalam perubahan dan mengimplementasikan sistem ERP yaitu dengan mempertimbangkan proses bisnis, karyawan, dan IT.

2. Referensi 3. Karena sistem yang digunakan berlisensi saya tidak dapat mendapatkan gambaran

aplikasi yang digunakan perusahaan PT Semen Gresik, oleh karena itu saya lampirkan gambaran sistem yang sejeni dengan ERP yang digunakan PT Semen Gresik, yang membedakan mungkin dari versi dan berbasis Cloud atau modul-modul yang baru untuk yang saya lampirkan.

Gambar di atas saya ambil dari demo produk Enterprise Resource Planning (ERP) Solutions.

Link: Oracle Demo QuickTour ERP Cloud