pencatatan pendapatan menggunakan aplikasi adempiere di pt
TRANSCRIPT
i
PENCATATAN PENDAPATAN MENGGUNAKAN APLIKASI
ADEMPIERE DI PT. CAHAYA AGUNG CEMERLANG
Oleh :
Tan Lilis A
NIM: 232011080
TUGAS AKHIR
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2016
ii
iii
iv
v
vi
Motto
Doa orang percaya bila dengan yakin didoakan sangat besar kuasanya.
Yakobus 5:16
Diberkatilah orang yang mengandalkan TUHAN, yang menaruh harapannya
pada TUHAN!
Yeremia 17:7
Janganlah hendaknya kamu kuatir tentang apa pun juga, tetapi nyatakanlah
dalam segala hal keinginanmu kepada Allah dalam doa dan permohonan
dengan ucapan syukur.
Filipi 4:6
Karena masa depan sungguh ada, dan harapanmu tidak akan hilang.
Amsal 23:18
Mintalah, maka akan diberikan kepadamu; carilah, maka kamu akan
mendapat; ketoklah, maka pintu akan dibukakan bagimu.
Matius 7:7
Serahkanlah segala kekuatiranmu kepda-Nya, sebab Ia yang memelihara
kamu.
1 Petrus 5:7
vii
Ucapan Terima Kasih
Atas terselesaikannya tugas akhir ini penulis mengucapkan terima kasih
kepada Tuhan Yesus karena berkat, karunia, dan pertolonganNya penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Penulis menyadari bahwa penulisan
tugas akhir ini dapat terselesaikan juga karena bantuan dari berbagai pihak. Oleh
karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Universitas Kristen Satya Wacana yang sudah memberikan kesempatan
penulis untuk belajar.
2. Fakultas Ekonomika dan Bisnis UKSW, Bapak Dekan, Ibu Wakil Dekan,
Bapak Kaprogdi, wali studi, Bapak/Ibu dosen, serta para Staff terima kasih
atas bimbingannya.
3. Ibu Like Soegiono, SE., M.Si, selaku pembimbing yang telah dengan
sabar membimbing dan membantu penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
4. Bapak Budi selaku pemilik perusahaan “PT. Cahaya Agung Cemerlang”
,Bapak Henry, Ibu Yosi, Ibu Marda selaku Manajer perusahaan yang
sudah mengijinkan penulis untuk melakukan pemagangan.
5. Admin, kasir dan Manajer Operasional PT. Cahaya Agung Cemerlang
yang telah membantu penulis saat melakukan pemagangan diperusahaan.
6. Papa, Mama, ooh Wawan, ci Tata, ko Dicky yang selalu menyemangati,
mendukung, mendoakan, dan memberikan kasih sayang kepada penulis.
7. Teman-teman seperjuangan Egoal 2011.
8. Teman-teman KSA periode 2013-2014 Rizka, Amy, dll.
9. Teman-teman guru sekolah minggu di GKI Salatiga yang menyemangati,
mendukung dan mendoakan penulis dalam pengerjaan skrpsi ini.
10. Sahabatku Silva, Linda, kak Jess, kak Vika, kak Aster, kak Vani yang ada
selalu memberikan semangat, menemani, dan mendukung penulis disaat
apapun juga.
11. Agung, Yosia, Koh Indra, Koh Ricky, Arya, Chandra, dan teman-teman
yang lain yang tidak dapat disebut satu per satu, terima kasih telah menjadi
teman-teman yang selalu ada saat senang maupun susah, terima kasih atas
support yang diberikan.
viii
12. Semua pihak yang telah membantu dan mendukung yang tidak dapat
disebutkan satu per satu.
Penulis tidak dapat membalas semua bantuan dan dukungan yang sudah
diberikan kepada penulis dengan sesuatu yang berharga, penulis hanya dapat
membalas dengan doa dan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya.
24 Februari 2016
Penulis
ix
Kata Pengantar
Salah satu faktor penting yang sangat berpengaruh dalam kegiatan bisnis
suatu usaha perusahaan adalah proses pendapatan. Proses pendapatan dalam
perusahaan dapat menjadi suatu kontrol untuk melihat penjualan suatu
perusahaan. Penjualan adalah proses awal dalam suatu kegiatan usaha. Proses
pencatatan pendapatan dalam perusahaan saat berbeda ketika dalam prakteknya.
Dapat dijumpai dinamika dalam proses bisnis suatu perusahaan.
Tugas akhir ini membahas mengenai mengetahui praktek pencatatan
akuntansi pendapatan dengan proses bisnis perusahaan yang sudah menggunakan
aplikasi internal bernama Adempiere. Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk
memberikan informasi dan masukan pemikiran terkait penerapaan pencatatan
pendapatan, serta memberikan saran kepada perusahaan hal-hal apa saja yang
perlu diperbaiki, dan dapat memaksimalkan nilai bagi perusahaan PT. Cahaya
Agung Cemerlang.
Salatiga, 24 Februari 2016
Penulis
x
Abstract
PT. Cahaya Agung Cemerlang is a distribution company that distributes
the products from Unilever. This company has utilized an internal application
called Adempiere. This application is employed by the company to make the data
record of the income transactions such as sale, full payment of sale and making
the balance of the company. The purpose of the training is to share the knowledge
and the experience of the training program which is related to the income cycle
that has been applied by using the advanced technology. recording revenue in the
company's process begins with the receipt of the order. Recording of income at
PT. Cahaya Agung Cemerlang is not much different from existing theories of the
procedure of recording revenue.
Keywords: income cycle, income
xi
Daftar Isi
Halaman Judul ................................................................................................ i
Pernyataan Keaslian Karya Tulis Skripsi ...................................................... ii
Halaman Persetujuan ...................................................................................... iii
Motto ............................................................................................................. iv
Abstract .......................................................................................................... v
Saripati .......................................................................................................... vi
Kata Pengantar .............................................................................................. vii
Ucapan Terima Kasih .................................................................................... viii
Daftar Isi ........................................................................................................ x
Daftar Tabel .................................................................................................. xii
Daftar Gambar ................................................................................................ xiii
Daftar Lampiran ............................................................................................. xiv
Pendahuluan .................................................................................................. 1
Tinjauan Pustaka ........................................................................................... 3
Metode Penelitian........................................................................................... 8
Objek Magang ................................................................................................ 8
Teknik Pengumpulan Data .................................................................... 8
Analisis ........................................................................................................... 10
Aplikasi Adempiere ........................................................................................ 10
Pemprosesan Transaksi Menggunakan Adempiere ............................... 12
Laporan AR Invoice Detail .................................................................... 13
Laporan AR Receipt............................................................................... 15
Laporan Lembar Setor........................................................................... 17
xii
Pencatatan Pendapatan ................................................................................... 19
Dokumen-Dokumen Pendapatan .......................................................... 34
Pembahasan .................................................................................................... 35
Simpulan ........................................................................................................ 37
Saran ............................................................................................................... 38
Daftar Pustaka ................................................................................................ 39
Lampiran-Lampiran ....................................................................................... 53
xiii
Daftar Tabel
Tabel 1. Sales Order Entry (Proses Penerimaan Pesanan) ............................ 19
Tabel 2. Shipping (Pengiriman) ..................................................................... 19
Tabel 3. Cash Collection (Proses Penerimaan Kas)....................................... 21
Tabel 4. Rencana dan Realisasi aktivitas magangan ...................................... 40
Tabel 5. Job Description bagian Financial and Accounting.......................... 43
Tabel 6. Chart Daftar Akun PT. Cahaya Agung Cemerlang......................... 45
xiv
Daftar Gambar
Gambar 1. Tampilan menu-menu aplikasi Adempiere ................................... 11
Gambar 2. Tampilan menu utama untuk login aplikasi Adempiere.. ............. 12
Gambar 3. Tampilan proses mengisikan nomor document ............................ 13
Gambar 4. Business partner aplikasi Adempierre.......................................... 13
Gambar 5.Tampilan Laporan AR Invoice Detail............................................ 14
Gambar 6. Laporan penjualan pada aplikasi Adempiere ................................ 15
Gambar 7. AR receipt .................................................................................... 16
Gambar 8. Tampilan Laporan AR receipt...................................................... 16
Gambar 9. Tampilan lembar setoran .............................................................. 18
Gambar 10. Pencatatan Total Setoran dari Salesman .................................... 22
Gambar 11. Pencatatan Biaya Perjalanan Salesman ...................................... 23
Gambar 12. Pencatatan Kas yang masuk ke rekening perusahaan ................ 24
Gambar 13. Pencatatan Biaya-Biaya.............................................................. 25
Gambar 14. Pencatatan Kas kecil Logam ...................................................... 26
Gambar 15. Pencatatan Biaya Materai ........................................................... 27
Gambar 16. Pencatatan BG Global ................................................................ 28
Gambar 17. Pencatatan Transfer SAT ........................................................... 29
Gambar 18. Pencatatan Biaya SAT ................................................................ 30
Gambar 19. Pencatatan Selisih Pembulatan SAT .......................................... 31
Gambar 20. Pencatatan Retur SAT ................................................................ 33
xv
Daftar Lampiran
Lampiran 1. Flowchart................................................................................... 53
Lampiran 2. Struktur Organisasi PT. Cahaya Agung Cemerlang .................. 54
Lampiran 3. Dokumen-Dokumen pada Transaksi Pendapatan ...................... 55
Lampiran 4. Surat Magang di PT. Cahaya Agung Cemerlang ...................... 59
1
PENCATATAN PENDAPATAN MENGGUNAKAN APLIKASI
ADEMPIERE DI PT. CAHAYA AGUNG CEMERLANG
Tan Lilis Anggreini
Program Studi Akuntansi
Universitas Kristen Satya Wacana
Pendahuluan
PT. Cahaya Agung Cemerlang berdiri sejak 1974 sebagai Perusahaan
Distribusi yang berfokus pada Consumer Goods. PT. Cahaya Agung Cemerlang
mendistribusikan produk-produk Unilever seperti sabun Lux, shampo Sunsilk,
Rinso, Zwitsal, Molto, Citra, Ponds, Pepsodent, Dove, dan lain-lain. PT. Cahaya
Agung Cemerlang Telah memiliki 14.000 registered outlet, 450 karyawan, dan
memiliki beberapa kantor cabang di Jawa Tengah. PT. Cahaya Agung Cemerlang
dalam penggunaan aplikasi internal dapat digunakan untuk semua pencatatan
akuntansi terkait dengan pendapatan dalam proses bisnis perusahaan, dari
penjualan kredit maupun tunai, jurnal-jurnal yang terkait, dan pelunasan yang
terjadi.
Aplikasi internal yang digunakan tersebut adalah aplikasi Adempiere.
Aplikasi Adempiere merupakan salah satu aplikasi yang menggunakan konsep
Enterprise Resource Planning (ERP) untuk membantu mengelola data dalam
proses bisnis perusahaan khususnya data transaksi seperti pencatatan penjualan
kredit, pelunasan dan pembuatan jurnal. Terlebih aplikasi Adempiere ini
merupakan aplikasi tidak berbayar atau open source dan dapat dikustom sesuai
2
dengan proses bisnis perusahaan yang akan digunakan dan sistem yang saling
terintegrasi (Wibisono, 2005).
Adempiere memiliki kelebihan yaitu aplikasi bisnis lengkap yang saling
terintegrasi dalam modul Accounting, Finance, Sales, Purchasing, Customer
Relationships Management, Web Store, dan Business Intelligence. Dengan sistem
yang terintegrasi ini, Adempiere dapat men-sinkronisasi dan mengoordinasi
seluruh proses bisnis di setiap departemen/ cabang sehingga memungkinkan
mereka saling berbagi informasi dan berkomunikasi. Adempiere memiliki
fleksibiltas yang sangat tinggi dalam menyesuaikan proses bisnis perusahaan di
seluruh dunia.
Aplikasi Adempiere yang digunakan oleh PT. Cahaya Agung Cemerlang
sesuai dengan kebutuhan PT. Cahaya Agung Cemerlang yaitu modul accounting,
finance dan sales sehingga dapat membantu PT. Cahaya Agung Cemerlang dalam
otomasi pencatatan pendapatan di perusahaan. Dengan adanya aplikasi
Adempiere, membantu pencatatan lebih akurat dan lebih cepat dibandingkan
pencatatan secara manual, dan dapat meminimalkan kesalahan pencatatan
pendapatan.
Berdasarkan penjabaran tersebut, pemagangan di PT. Cahaya Agung
Cemerlang, dapat menjadi pembelajaran dalam pencatatan pendapatan dalam
siklus pendapatan, menggunakan aplikasi Adempiere. Pemagangan ini, dapat
memberikan manfaat berupa informasi dan masukan terkait dengan pencatatan
pendapatan dalam siklus pendapatan terutama dengan menggunakan aplikasi
Adempiere oleh PT. Cahaya Agung Cemerlang. Bagi pembaca diharapkan
3
menjadi tambahan pengetahuan untuk menambah wawasan dan menambah
referensi bahan perbandingan bagi peneliti selanjutnya, dan juga untuk
memberikan gambaran yang jelas atas pencatatan siklus pendapatan dengan
menggunakan aplikasi Adempiere.
Metode Penelitian
Objek kegiatan magang ini adalah :
1. Nama Instansi Tempat Magang : PT. Cahaya Agung Cemerlang
2. Alamat Tempat Magang : Jl Mlaten Trunggulung 113, Semarang
3. Kegiatan Usaha : Perusahaan Distributor Unilever
4. Periode Waktu Magang : Mei – July 2015
5. Contact Person : Bapak Slamet Widodo
6. No Hp : (024) 7627391
7. Bagian tempat magang : Admin Akuntansi
Rencana dan realisasi kegiatan pemagangan di PT. Cahaya Agung
Cemerlang Semarang disajikan dalam tabel 4 (terlampir). Selama proses
pemagangan, data yang dikumpulkan untuk keperluan penelitian ini adalah data
mengenai alur kerja dari aplikasi Adempiere yang diperoleh dengan cara
wawancara kepada kepala admin terkait. Selain itu, data mengenai proses bisnis
mulai dari pemesanan barang, menginput penjualan, melunasi penjualan dan
menjurnal transaksi, yang diperoleh dengan cara observasi pada saat proses
pemagangan berlangsung, serta data-data yang terdapat dalam dokumen-dokumen
terkait dengan pendapatan, yaitu faktur, lembar setor, slip bank, buku bank, BG (
Bilyet Giro) belum cair, dan bukti setoran team. Untuk dokumen terkait
4
digunakan untuk mempermudah mempelajari dokumen-dokumen yang digunakan
dalam siklus pendapatan dan diperoleh dari bagian admin, kepala admin, dan OM
(Operational Manager).
Data-data yang tersebut kemudian diolah dengan pendekatan deskriptif
kualitatif. Langkah analisis yang telah dilakukan pertama, memahami proses
bisnis terkait pendapatan dan menggambarkan dalam bagan alir atau flowchart
(terlampir). Kedua, menggambarkan setiap tahapan dalam proses siklus
pendapatan menggunakan aplikasi Adempiere. Hasilnya berupa tahapan pengisian
aplikasi dan gambar serta penjelasan untuk penggunaan aplikasi tersebut dalam
pencatatan dan pencatatan pendapatan. Ketiga, menganalisis dokumen-dokumen
yang terkait dengan pendapatan.
ANALISIS
Aplikasi Adempiere
Aplikasi Adempiere yang merupakan aplikasi internal perusahaan PT.
Cahaya Agung Cemerlang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pencatatan
pendapatan pada perusahaan. Menu didalam aplikasi ini terdiri dari AR Invoice,
AP Invoice, Cash Journal, AP Payment, AR Receipt, Payment Allocation View
5
Allocation, GL Journal, dan My Unprocessed documents (Gambar 1).
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 1. Tampilan menu-menu aplikasi Adempiere
Aplikasi Adempiere terdiri dari sub-sub menu seperti: My Profile,
Transaksi, Laporan, dan Master data.Didalam submenu transaksi dibagi menjadi
delapan bagian, yaitu: AR Invoice, AP Invoice, Cash Journal, AP Payment, AR
Receipt, Payment Allocation, View Allocation, GL Journal, dan My Unprocessed
documents. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah langkah pertama,
untuk login admin harus mengisikan user id dan password, lalu mengganti tanggal
sesuai dengan yang dibutuhkan (Gambar 2).Untuk sub menu Laporan terdiri dari
laporan AR Invoice, laporan pelunasan, laporan Aging AR, laporan pelunasan
(New), laporan of accounts, cash journal detaile dan financial report.
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 2. Tampilan menu utama untuk login aplikasi Adempiere
Pemprosesan transaksi menggunakan Adempiere
6
Dalam AR Invoice berisikan organisasi, nomor dokumen, description,
target dokumen, tanggal piutang, Business partner, price list, sales representative,
account date, lokasi partner, payment term, total lines.Langkah kedua, admin
mengisikan nomor document dan business partner di sub menu AR Invoice,
dimanasetelah melakukan langkah tersebut lokasi partner, sales representative
dan total penjualan akan muncul secara otomatis. Semua sumber penginputan
penjualan kredit ini berasal dari IOS Syclla, setelah semua bagian telah terisi klik
complete dan not posted pada aplikasi tersebut. Not posted digunakan supaya
penjualan tersebut langsung dapat akses oleh admin lain, jika tidak mengklik not
posted maka kita harus menunggu untuk mengetahui penjualan yang terjadi.
Tampilan proses mengisikan nomor document dan business partner (Gambar 3
dan Gambar 4).
7
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 3 Tampilan proses mengisikan nomor document
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 4. business partner aplikasi Adempiere
Laporan AR Invoice Detail
Untuk mengecek apakah penjualan itu benar atautidak, admin mengklik
laporan AR Invoice Detail pada laporan untuk membandingkan total penjualan
dengan total penjualan pada IOS Syclla. Langkah berikutnya setelah penginputan
penjualan kredit dan tunai maka hasil output dari proses input tersebut adalah
pembuatan Faktur. Faktur tersebut akan digunakan salesman untuk melakukan
8
penagihan atas penjualan yang dilakukan oleh salesman. Faktur berisikan 3
rangkap nota yaitu nota putih, pink, dan kuning. Nota rangkap 1 putih akan
diberikan kepada pelanggan, nota rangkap 2 pink akan digunakan salesman untuk
memberi tanda pada pelanggan yang sudah membayar maupun yang masih
memiliki piutang, sedangkan nota rangkap 3 kuning akan disimpan oleh
perusahaan sebagai arsip dengan diurutkan sesuai tanggal (Gambar 5 dan
Gambar6).
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 5.Tampilan Laporan AR Invoice Detail
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 6. Laporan penjualan pada aplikasi Adempiere
Laporan AR Receipt
Langkah ketiga setelah menginput penjualan kredit, admin akan langsung
melakukan pelunasan piutang yang telah terbayar dengan menggunakan AR
Receipt yang bersumber dari faktur. Komponen AR Receipt terdiri dari
9
organization, nomor dokumen, document type, tanggal transaksi, business
partner, bank account, invoice, dan payment amount.Tugas Admin adalah
melakukan pengisian pada nomor dokumen. Admin perlu mencocokkan total
input data yang telah dilakukannya dengan total yang ada di faktur.Jika data telah
sesuai, maka admin akan melakukan konfirmasi dengan mengklik complete
kemudian klik not posted (Gambar 7).
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 7.AR receipt
Setelah Pengecekan pelunasan piutang selesai,laporan pelunasan (New) dapat
10
dilihat oleh pihak admin dapat melihatpada laporan AR Receipt (Gambar 8).
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 8. Tampilan LaporanAR receipt
Laporan pelunasan terdiri dari 9 kolom, yaitu: Kolom 1 tim dari salesman,
kolom 2 tanggal transaksi, kolom 3 nama partner / nama toko, nomor pelunasan,
invoice, jumlah, allocated, over/under, kas/bank.Tiap salesman akan mentotal
jumlah pelunasan yang terjadi, setelah pelunasan piutang tiap salesman selesai
maka admin akanmencocokan pelunasan dengan faktur. Jika admin menemukan
ketidaksesuaian data, maka admin perlu melihat kembali apakah terjadi retur, atau
ada biaya-biaya keluar untuk parkir / lain-lainya.
Laporan Lembar Setor
Lembar setoran dibuat dan di print oleh kasir setiap hari. Admin bertugas
melakukan pengisian padalembar setor tersebut. Lembar setor tersebut ditanda
tangani kasir dan admin sebagai pembuat, serta kepala admin, OM dan manager
sebagai pengecek lembar setoran tersebut. Dalam Lembar setor terdapat
kolomteam, tunai penjualan, tunai piutang, tunai logam, BG, jumlah, penjualan
tunai, pemberian kredit, biaya, support, jumlah, kurang, lebih, keterangan.
Perincian kas terdapat kolom TTL penerimaan tunai, biaya konsumsi, biaya
perjalanan, bank, biaya-biaya, bayar KU, logam, piutang, setor tabungan, BG
belum cair, total tunai BG. Pada kolom TTL penerimaan Tunai, biaya konsumsi,
biaya perjalanan, bank, biaya-biaya, logam sudah diisi oleh kasi (Gambar 9)
11
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 9. Tampilan lembar setoran
Kolom tunai penjualan, tunai piutang, BG, dan jumlah dibuat oleh kasir,
atas penjualan kredit yang ditagihkan kepada toko-toko. Admin mengisikan
pembelian kredit, kurang/ lebih, dan keterangan. Semua pengisian tersebut
bersumber darifaktur dan juga bukti setoran setiap team. Jumlah dan pemberian
kredit harus sesuai, jika tidak maka akan masuk ke kolom lebih atau kurang.
Masuk ke kolom kurang jikakolom pemberi kredit- total kolom jumlah hasilnya
minus (-), jika masuk ke kolom lebih maka total kolom pemberi kredit – kolom
jumlah hasilnya plus (+). Setelah semua team lengkap diisi maka langkah
selanjutnya adalah menjumlahkan pemberian kredit, kolom kurang, dan kolom
lebih. Untuk mencocokkan total pemberian kredit bisa dilihat pada menu, lalu
12
pilih kas besar, maka total pemberian kredit akan sama dengan kas besar. Total
kolom kurang akan dikurangi dengan kolom lebih yang hasilnya akan digunakan
untuk mencocokan total tersebut apakah sama atau tidak saat menjurnal dicash
jurnal.
Pencatatan Pendapatan di PT. Cahaya Agung Cemerlang
1. Sales Order Entry (Proses Penerimaan Pesanan)
Dalam Pencatatan pendapatan di PT. Cahaya Agung Cemerlang terdapat
beberapa proses,proses yang pertama adalah sales order entry (proses penerimaan
pesanan). Pada proses ini salesman menerima pesanan dari pelanggan, yang
kemudian dicatat dengan kertas pesanan biasa. Didalam kertas pesanan ini masih
menggunakan kertas biasa dan masih belum terdapat format - format khusus yang
berisi kolom-kolom untuk mencatatnya. Hal ini merupakan salah satu kendala
bagi admin untuk menginput jumlah barang dan nama barang yang dipesan,
karena dapat menyebabkan kesalahan dalam penginputan data pesanan .
Kemudian salesman mengirimkan kertas pesanan tersebut kebagian admin.
Setelah menerima kertas pesanan tersebut, bagian admin akan menginput data
pesanan pelanggan dengan IOS Syclla guna mengecek ketersediaan barang
digudang. Setelah dicek ketersediaan barang bagian admin membuat faktur
dengan program Adempiere dan kemudian menyerahkan faktur tersebut sebagai
bukti kecocokan barang dan penagihan ke salesman.
Tabel 1 Sales Order Entry (Proses Penerimaan Pesanan)
Dokumen Fungsi Rangkap Yang Membuat Distribusi
Kertas pesanan Mencatat semua
pesanan pelanggan
- Sales Admin IOS Syclla
13
2. Shipping (Pengiriman)
Setelah menerima faktur kecocokan barang dan faktur penagihan, salesman
mencocokan kembali barang yang akan dikirim berdasarkan faktur yang ada. Jika
sudah ada kecocokan antara data pesanan barang dengan faktur maka barang akan
dikirimkan ke pelanggan.
Tabel 2 Shipping (Pengiriman)
Dokumen Fungsi Rangkap Yang Membuat Distribusi
Faktur Mencocokan nama
barang dan sebagai
surat tagihan
Tiga Admin Adempiere Bagian pengiriman
3. Billing (Penagihan)
Setelah salesman melakukan pencocokan barang dengan faktur dan barang
sudah terkirim, maka salesman melakukan penagihan ke pelanggan berdasarlan
faktur penagihan yang dibuat oleh bagian admin. Faktur yang digunakan oleh
salesman sebagai penagihan sebagai bukti yang harus dibayar oleh pelanggan
pada saat pelanggan menerima faktur tagihan yang diberikan oleh salesman.
Faktur yang dibawa oleh salesman rangkap tiga yang mana faktur pertama
diserahkan kepelanggan, dan faktur dua dan ketiga dibawa kembali dan
diserahkan ke bagian kasir dan admin.
4. Cash Collection (Proses Penerimaan Kas)
Setelah meyerahkan faktur tagihan ke pelanggan, maka pelanggan akan
membayar berdasarkan tagihan tersebut. Salesman menerima uang pembayaran
dari pelanggan. Penerimaan pembayaran tersebut bisa berupa uang kas, dan BG,
kemudian menyerahkan ke bagian kasir. Setelah kasir menerima uang dari
salesman, bagian kasir akan menghitung kecocokan uang dengan faktur penagihan
14
kemudian membuat bukti setoran team yang ditanda tangani oleh salesman
sebagai tanda terima. Faktur tiga rangkap yang ditanda tangani oleh salesman
selaku pengirim, penerima selaku pelanggan, dan menyetujui selaku OM.
Faktur tersebut yang mana rangkap 1 untuk diserahkan kepelanggan, rangkap
yang kedua diserahkan ke admin untuk dilakukan input data pelunasan dengan
menggunakan aplikasi Adempiere, dan rangkap yang ketiga diarsip kasir.
Selanjutnya bagian kasir akan menyetorkan uang yang telah diterima dari
salesman ke bank, dari transaksi penyetoran ini bank akan memberikan bukti
setoran. Setelah bagian kasir mendapatkan bukti setoran, bagian kasir akan
menyerahkan bukti setoran bank tersebut kepada kepala admin.
Selanjutnya untuk pencatatan yang dilakukan kepala admin dilakukan secara
manual yaitu kepala admin akan mencatat jumlah nominal yang ada di bukti
setoran kedalam buku bank yang sudah dibuat khusus oleh kepala admin. Dengan
sistem mencatat dibuku bank secara manual mengharuskan kepala admin untuk
menjumlahkan dan mentotal nominal pada buku bank tersebut, sehingga tidak
efisen karena membuat atasan harus menunggu beberapa waktu saat pelaporan.
Tabel 3 Cash Collection (Proses Penerimaan Kas)
Dokumen Fungsi Rangkap Yang Membuat Distribusi
Faktur Bukti jumlah yang
Sudah
dibayar/dilunasi
Tiga Admin Rangkap 1 untuk
pelanggan,
rangkap dua
diarsip dan
rangkap tiga ke
bagian admin
BG belum cair Bukti pembayaran
dari pelanggan
Satu Pelanggan Admin
Adempieire
Bukti
Setoran Team
Mencatat
pelunasan
yang sudah
Satu Salesman Kasir + Admin
Adempiere
15
dilunasi
Slip Bank Bukti setoran ke
bank
Dua Bank Kasir
Lembar Setor Mencatat
penerimaan satu Kasir Admin
kas setiap hari dan Adempieire
Biaya - biaya yang
Terjadi
Buku Bank Memasukan data satu Admin Kepala Admin
Setoran bank
Setelah proses penerimaan kas maka admin akan melakukan penjurnalan
didalam aplikasi Adempiere. Penjurnalan dapat dilihat sebagai berikut:
16
Untuk mencatat Total Setoran dari Salesman selama satu hari
a.
Cash journal:
Desription diisi:
Kas setoran + PO
tanggal, setelah itu
klik Cash line
Cash line:
Desription:Kas
setoran+ PO
Charge:Piutang
karyawan
Amount:(Diisi nominal
sesuai kolom TTL
penerimaan dilembar
setoran).
Complete lalu klik not
posted.
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 10. Pencatatan Total Setoran dari Salesman
17
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 11. Pencatatan Biaya Perjalanan Salesman
Untuk mencatat biaya perjalanan tiap salesman
Cash journal:
Descriptiondiisi: Biaya
perjalanan, setelah itu
klik Cash line
Cash line:
Description: Biaya
perjalanan
Cash type : Bank
transfer
Bank account: Kas
kecil
Amount: - (nominal
pada lembar setor pada
perincian kas kolom
biaya perjalanan)
Complete lalu klik not
posted
18
Untuk mencatat kas yang masuk ke rekening perusahaan via bank
Cash journal:
Descriptiondiisi:
Kas transfer
tanggal, setelah
itu klik Cash line
Cash line :
Description:
SetoranMandiri
tanggal
Cash type : Bank
transfer
Bank account :
Mandiri
semarang (CO)
Amount : - (
nominal pada
kolom bank pada
perincian kas
yang ada pada
lembar setor).
Complete lalu
klik not posted.
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 12. Pencatatan Kas yang masuk kerekening perusahaan
19
Untuk mencatat biaya-biaya yang terhadi diperusahaan
Cash journal :
Description diisi:
Biaya-biaya,
setelah itu klik
Cash line
Cash line :
Description :
Biaya-biaya
Cash type: Bank
transfer
Bank account:
Kas kecil
Amount: -
(nominal pada
perincian kas
kecil yang ada
lembar setor)
Complete lalu
klik not posted.
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 13. Pencatatan Biaya-Biaya
20
Untuk mencatat kas kecil berupa logam
Cash journal :
Description diisi:
Logam tanggal,
setelah itu klik
Cash line
Cash line :
Description:
Logam tanggal
Cash type: Bank
transfer
Bank account:
Kas kecil logam
Amount: -(
nominal pada
perincian kas
kecil yang ada
lembar setor)
Complete lalu
klik not posted.
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 14. Pencatatan Kas kecil Logam
21
Untuk mencatat Biaya Materai Perusahaan
Cash journal :
Description diisi:
Biaya Materai,
setelah itu klik
Cash line
Cash line :
Description:
Biaya materai
Cash type: Bank
transfer
Bank account:
Biaya materai
Amount: -(
nominal pada
perincian kas
kecil yang ada
lembar setor)
Complete lalu klik
not posted.
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 15. Pencatatan Biaya Materai
22
Untuk mencatat BG belum cair
Cash journal :
Description diisi :
BG global
tanggal, setelah
itu klik Cash line
Cash line :
Description: BG
global tanggal
Cash type: Bank
transfer
Bank account:
Kas kecil kantor
Amount: - (
nominal pada
perincian kas
kecil yang ada
lembar setor)
Complete lalu
klik not posted.
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 16. Pencatatan BG Global
23
Untuk mencatat Transfer PT Sumber Alfaria Trijaya (SAT)
Journal :
Descriptiondiisi:
Transfer SAT,
setelah itu klik
Line
Line:
Description:
Transfer SAT
Account: 211.422 (
Hutang dari
transfer piutang
dagang )
Debit: ( netto pada
tanda terima faktur
/ kwitansi )
Lalu klik New
record
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 17. Pencatatan Transfer PT. SAT
24
Untuk mencatat Biaya Transfer PT. Sumber Alfaria Trijaya (SAT)
Journal :
Description diisi:
Biaya T. SAT,
setelah itu klik
Line
Line :
Description: Biaya
T. SAT
Charge: 611.604 (
biaya KU )
Amount : - ( biaya
yang ada pada
tanda terima
faktur/ kwitansi )
Complete lalu klik
not posted.
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 18. Pencatatan Biaya PT. SAT
25
Untuk mencatat Selisih Pembulatan PT. Sumber Alfaria Trijaya (SAT)
Journal :
Description
diisi: Selisih
pembulatan
SAT, setelah itu
klik Line
Line:
Account:
111.199 ( kas
besar )
Kredit: + (jika
selisih dari netto
– total pada
laporanAR
receipt =
hasilnya +)
26
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 19. Pencatatan Selisih Pembulatan PT. SAT
Line :
Account:
111.199 ( kas
besar )
Debit: - (jika
selisih dari netto
– total pada
laporanAR =
hasilnya-)
New record
Line:
Account:
711.309 (
Rugi/Laba dari
selisih
pembulatan )
Kredit: - (jika
selisih dari netto
– total pada
laporanAR =
hasilnya-)
Complete lalu
klik not posted
27
Untuk mencatat Retur PT. Sumber Alfaria Trijaya (SAT)
Journal :
Description
diisi: Retur SAT
tanggal, setelah
itu klik Line
Line :
Description
:ReturSAT
tanggal
Account:
112.521 (
piutang dari
selisih piutang
dagang)
Debit: (dilihat
pada lembar
tanda terima
faktur/kwitansi,
jika ada
nominal maka
itu berarti ada
retur yang
terjadi)
New record
28
Line:
Account :
111.199 ( kas
besar )
Kredit: (dilihat
pada lembar
tanda terima
faktur/kwitansi,
jika ada
nominal maka
itu berarti ada
retur yang
terjadi)
Complete lalu
klik not posted Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Gambar 20. Pencatatan Retur PT. SAT
Dokumen-Dokumen Pendapatan
Dokumen pendapatan memuat informasi mengenai keseluruhan kegiatan
yang berhubungan dengan pendapatan perusahaan. Sebagai contohnya adalah
lembar setor yang menunjukkan adanya penyetoran pendapatan perusahaan.
Dokumen pendapatan PT. Cahaya Agung Cemerlang dalam kegiatan pendapatan
perusahaan terbagi dalam beberapa dokumen yaitu Faktur, Lembar Setor, Slip
Bank, Buku Bank, BG belum cair, dan Bukti Setoran Team. Penjelasan dari
masing-masing dokumen pendapatan perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Faktur
Faktur berisikan jumlah nominal penjualan tiap-tiap toko dan nama
tokonya dibuat oleh admin. Faktur ini terdiri dari 3 rangkap, rangkap 1
untuk pembeli, rangkap 2 untuk salesman untuk menagih ke pembeli dan
rangkap 3 akan disimpan diperusahaan diurutkan sesuai tanggal.
2. BG belum cair
29
Berisikan no faktur, outlet, nominal dan keterangan. Sebagai bukti
atas pembayaran/ pelunasan yang dilakukan oleh pelanggan.
3. Bukti Setoran Team
Tanda terima setoran ini berisikan nama toko, nomor faktur, dan
jumlah yang dibuat oleh admin. Digunakan oleh salesman untuk mencatat
pelunasan yang sudah terjadi pada tiap pelanggannya.
4. Slip Bank
Slip bank digunakan sebagai bukti bahwa kasir telah mentrasfer
uang ke bank, lalu diserahkan kepada kepala admin untuk disimpan dan
dicocokan dengan lembar setor tiap harinya. Dalam slip bank terdapat
tanda tangan dari penyetor dan verifikasi.
5. Lembar Setor
Lembar setor ini dibuat setiap hari oleh bagian kasir, admin akan
mengisi semua kolom yang ada, diinput ke aplikasi Adempiere dan akan
dijurnal untuk setiap kolomnya. Dalam lembar setor ada tanda tangan dari
kasir dan admin selaku pembuat, kepala admin, OM dan Manager selaku
orang yang telah mengecek lembar setor tersebut.
6. Buku Bank
Kepala admin mencatat slip bank itu di buku bank ditulis secara
manual dan akan dimasukkan ke aplikasi Adempiere dalam akun bank.
Buku bank ini khusus dibuat oleh kepala admin yang bersifat rahasia.
Pembahasan
Catatan pendapatan PT. Cahaya Agung Cemerlang dimulai dengan adanya
catatan pesanan pelanggan yang ditulis oleh salesman. Untuk penjualan
30
diperusahaan PT. Cahaya Agung Cemerlang menggunakan faktur yang
difungsikan untuk mencocokan nama barang dan sebagai surat tagihan. Catatan
keuangan dimulai dari salesman dengan membawa uang ataupun BG
keperusahaan yang diserahkan ke bagian kasir. Dalam menerima BG perusahaan
akan mengecek terlebih dahulu apakah BG tersebut sudah cair atau belum, jika
sudah maka akan dicetak Tanda terima kwitansi/ faktur dan akan diinput
menggunakan aplikasi Adempiere untuk dilakukan pelunasan.
Sedangkan siklus pencatatan PT. Cahaya Agung Cemerlang menggunakan
dokumen yang memuat informasi mengenai keseluruhan kegiatan yang
berhubungan dengan pendapatan perusahaan. Dokumen tersebut seperti Faktur,
Lembar Setor, Slip Bank, Buku Bank, BG belum cair, dan Bukti Setoran Team.
Catatan pendapatan PT. Cahaya Agung Cemerlang sudah sesuai dengan
kaidah teori yang dikemukaan oleh Rama dan Jones (2009 : 23), siklus
pendapatan merupakan suatu kegiatan yang terjadi dalam perusahaan, dimana
perusahaan melakukan operasinya dari menerima/merespon pesanan pelanggan
hingga memperoleh pembayaran dari pelanggan dan menyusun laporan. Kegiatan
yang terjadi dalam siklus pendapatan seperti: penerimaan pesanan, pembuatan
dokumen pesanan penjualan, penyiapan barang, penagihan pelunasan, penerimaan
pelunasan. Sedangkan menurut Krismiaji (2010), siklus pendapatan adalah
serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan kegiatan pengolahan
informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa kepada
pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa
tersebut.
31
Siklus Catatan pendapatan PT. Cahaya Agung Cemerlang telah
dilaksanakan melalui proses komputerisasi, melibatkan fungsi atau bagian admin
dan kasir dalam setiap transaksi pembayaran, pembayarannya dilakukan dengan
dua cara yaitu secara tunai melalui dana kas kecil dan melalui Bank dengan cek
atau Bilyet Giro (BG), permintaan cek. Prinsip-prinsip pengendalian intern kas
adalah verifikasi dan persetujuan dokumen, sehingga tidak ada penerimaan dan
pengeluaran kas baik secara tunai maupun berupa cek / BG tanpa terlebih dahulu
melewati proses verifikasi dan persetujuan dari pihak yang berwenang. Prinsip
pengendalian intern kas sudah baik karena terdapat pemisahan fungsi antara
pemproses (keuangan) atau kasir dan fungsi pencatatan dan akuntansi, sesuai
dengan teori.
Simpulan dan Saran
Simpulan
Pencatatan pendapatan PT. Cahaya Agung Cemerlang diakui ketika
adanya catatan pesanan pelanggan yang ditulis oleh salesman. PT. Cahaya Agung
Cemerlang akan langsung memasukkan transaksi tersebut ke akun piutang dagang
dan penjualan. Baru setelah adanya pembayaran atau pelunasan dari pelanggan
maka perusahaan akan mencatat pelunasan tersebut sebagai AR Receipt di
Aplikasi tersebut. Aplikasi Adempiere membantu mengelola data dalam proses
bisnis perusahaan khususnya data tranasaksi seperti pencatatan penjualan kredit,
pelunasan, dan penjurnalan. Aplikasi Adempiere ini juga membuat pencatatan
lebih akurat, cepat dibandingkan dengan pencatatan secara manual dan
meminimalkan kesalahan pencatatan pendapatan yang terjadi.
32
Dengan melakukan pemagangan di PT. Cahaya Agung Cemerlang
memberikan manfaat terkait pembelajaran dalam pencatatan pendapatan siklus
pendapatan di suatu perusahaan secara lebih nyata. Dan memberikan informasi
dan masukkan terkait dengan pencatatan pendapatan khusunya untuk data
transaksi seperti penjualan kredit, pelunasan, dan penjurnalan dalam siklus
pendpaatan terutama dengan menggunakan aplikasi Adempiere. Tambahan
pengetahuan untuk menambah wawasan dan menambah referensi bahan
perbandingan bagi peneliti selanjutnya, dan juga untuk memberikan gambaran
yang jelas atas pencatatan siklus pendapatan dengan menggunakan aplikasi
Adempiere.
Saran
1. Adanya form khusus untuk setiap pencatatan pesanan dari pelanggan
kepada salesman. Agar mempermudah proses pencatatan dan
penginputan, sehingga mengurangi adanya resiko kesalahan
penginputan data.
2. Dalam proses penerimaan slip bank sebaiknya diperlukan pencatatan
data dalam bentuk softcopy yang bertujuan untuk efisiien dalam
pelaporan dan bertujuan untuk mengurangi adanya resiko kehilangan
data.
33
DAFTAR PUSTAKA
Bonar, G. H., & Hopwood,W. S. 2010. Accounting Information Systems. US:
Pearson Education.
Boynton,W. C., & Johnson, R. N. 2006. Modern Auditing: Assurance Services
and The Integrity of Financial Reporting. US: John Wiley & Sons. A.
Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J. Dan Terry D. Warfield,. 2007, Akuntansi
Intermediate, Edisi kedua belas, Jilid 2, Erlangga Jakarta.
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi.Yogyakarta: Unit Penerbitan dan
Percetakan sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
Rama, D. V., and F. L. Jones, 2009, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta:
Salemba Empat.
Romney, Marshall B., Steinbart, Paul J., 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi
Sembilan, Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta, hal 3.
Wibisono, 2005, Enterprise Resource Planning. Jurnal Dinamika Teknologi
Informasi Vol.3 No.1. Jakarta.
34
Lampiran
35
36
37
Tabel 5
Job Description bagian Financial and Accounting
Penelitian ini berfokus pada bagian Financial and Accounting di
Semarang, maka penulis hanya menguraikan job description untuk bagian
Financial and Accounting. Berikut ini merupakan uraian pekerjaan untuk masing-
masing bagian :
Jabatan Uraian
Direktur Accounting Mengecek jurnal harian
Mengecek buku kas / buku bank
Mengatur pembayaran ke Supplier
Mengecek piutang , tagihan, saldo
bank harian
Direktur Finance Memonitor biaya, piutang, hutang
Mengecek kerja harian dari kepala
admin dan para admin
Bertanggung jawab atas penyusunan
dan pelaporan Pph pasal 21 dan PPN
Taxation Staff Menyusun SPT masa Pph pasal 21
Menyusun SPT masa PPN
Melaporkan ke KPP (Kantor
Pelayanan Pajak)
Kepala Admin Menginput data di aplikasi
Adempiere
Mengecek piutang, nota, dan tagihan
Mengecek hutang
Mengerjakan kerjaan harian dan
bulanan
38
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Tabel 5. Job Description
Melakukan dan mengecek jurnal
harian
Kasir Menerima setoran uang tunai dan BG
( Bilyet Giro) dari salesman, helper
dan driver
Menghitung semua uang tunai dan
logam, merapikan dan menyetor ke
Bank
Membuat laporan harian kasir
( laporan penerimaan uang )
Admin 1 Menginput data barang masuk
Membuat faktur barang keluar untuk
toko, menyiapkan tagihan toko
Admin 2 Mencetak faktur pajak (harian)
Membuat faktur (barang keluar)
untuk toko menyiapkan tagihan toko
tertentu
Admin 3 Merekap tagihan setiap Supermarket
Merekap tagihan setiap Toko
Merekap nota untuk serah terima
pada salesman
Admin 4 Menginput data di Adempiere
Merekap pelunasan piutang di
Adempiere
Menjurnal harian di Adempiere
39
Tabel 6. Akun-akun pada PT. Cahaya Agung Cemerlang
40
41
42
43
44
45
46
47
SIKLUS PENDAPATAN PT. CAHAYA AGUNG CEMERLANG
BAGIAN KASIRBAGIAN ADMIN
PESANAN
PELANGGAN
INPUT Syclla
MENGECEK
KETERSEDIAN
BARANG
ADA/TIDAK
PESANAN
PELANGGANBARANG
PESANAN
PELANGGAN
INPUT
MEMBUAT
PENJUALAN
SALESMAN
BARAN
G
B
D
32FAKTUR YANG
SUDAH BERISI
TAGIHAN
SLIP
SETORAN
D D
ADA TIDAK ADA
B
32
FAKTUR
MELAKUK
AN
PENGHIT
UNGAN
TAGIHAN
3
2FAKTUR YANG
SUDAH BERISI
TAGIHAN
UANG
INPUT
MELAKUKAN
PENYETORAN
KAS
SLIP
PENYETORAN
D
DARI
PELANGGA
N
PENJUALAN
CETAK
FAKTUR
2
3
1FAKTUR
KAS
PELANGGAN
PELANGGAN
48
Lampiran 2
Struktur Organisasi Perusahaan ( Financial & Accounting Dept )
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Direktur
Finance Direktur
Accounting
Kepala
Admin
Taxation
Staff
Admin 1
Admin
2
Admin
3
Admin
4
Kasir
OM (Operation
Manajer)
49
Lampiran 3
Dokumen-dokumen pada transaksi pendapatan
1. Faktur Penjualan
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
50
2. BG belum cair
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
3. Bukti Setoran Team
51
4. Slip Bank
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
52
5. Lembar Setor
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
6. Buku Bank
Sumber: PT. Cahaya Agung Cemerlang
53
54