pdp - arsip universitas...
TRANSCRIPT
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 1
PDP : PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
00. PENERIMAAN MAHASISWA
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penerimaan mahasiswa di lingkungan
Universitas Indonesia seperti: seleksi, registrasi, dan transfer/alih kredit.
00.00 SELEKSI MAHASISWA
Dokumen yang berhubungan dengan penyelenggaraan beberapa jenis seleksi
penerimaan mahasiswa baru seperti : SNMPTN, SIMAK, KSDI, Jalur
Undangan, bipa, dan sejenisnya termasuk daya tampung mahasiswa.
Dokumen yang berkaitan meliputi: Surat Keputusan, pembentukan panitia,
pembagian tugas, jadwal pelaksanaan kegiatan, sampai dengan pembubaran
panitia, seperti:
a. Formulir pendaftaran e. Kartu peserta ujian masuk
b. Daftar hadir f. Soal-soal ujian masuk
c. Berita acara, g. Daftar nilai
d. Pengumuman hasil ujian h. Notulen rapat
00.01 REGISTRASI MAHASISWA
Dokumen yang berhubungan dengan pendaftaran ulang mahasiswa baru dan
daftar ulang mahasiswa lama, dokumen yang berkaitan meliputi: pengisian
SIAK NG, Formulir Rencana Studi (FRS)/ IRS dan sebagainya.
00.02. TRANSFER/ALIH KREDIT
Dokumen yang berhubungan dengan perpindahan mahasiswa, seperti: pindah
program studi dan/ atau pindah universitas. Dokumen transfer pendidikan
meliputi berkas permohonan/ pengajuan, persetujuan/ penolakan dan
pelaporannya.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 2
01. PERKULIAHAN
Dokumen yang berisi kegiatan belajar mengajar mahasiswa meliputi: daftar hadir/
absensi, kalender akademik/ jadwal, kurikulum, bahan ajar, pernyataan kuliah, cuti
kuliah, berhenti kuliah, tugas akhir, daftar nilai, dan transkrip.
01.00 DAFTAR HADIR MAHASISWA
Dokumen yang berisi tentang daftar kehadiran dosen dan mahasiswa dalam
kegiatan perkuliahan antara dosen dengan mahasiswanya, termasuk surat
tidak mengikuti perkuliahan, surat keterangan sakit dan sejenisnya.
01.01 KALENDER AKADEMIK/ JADWAL
Dokumen yang berisi tentang jadwal kegiatan akademik selama satu tahun
(semester ganjil dan genap), mulai dari registrasi sampai dengan ujian akhir.
Jadwal akademik berisi dokumen yang berhubungan dengan waktu
perkuliahan, bobot SKS, ruangan dan dosen yang mengajar mata kuliah yang
bersangkutan.
01.02 KURIKULUM
Dokumen yang berhubungan dengan garis-garis besar materi perkuliahan atau
Satuan Acara Pengajaran (SAP) yang berlaku di setiap departemen, jurusan,
program studi, bobot satuan kredit semester, prasyarat mata kuliah, kriteria
penilaian evaluasi (EDOM), bahan ajar wajib, buku pedoman serta
pendukung lainnya yang berasal dari terbitan fakultas atau lembaga penerbit
lain.
01.03 PERNYATAAN KULIAH
Dokumen yang berhubungan dengan surat keterangan mahasiswa, seperti:
status mahasiswa terdaftar, lintas fakultas, pertukaran pelajar, KITAS, SKLD,
STM, surat pengantar dan sejenisnya. Mulai dari surat permohonan, sampai
surat pernyataan kuliah diterbitkan.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 3
01.04 CUTI KULIAH
Dokumen yang berhubungan dengan cuti kuliah mahasiswa, mulai
permohonan, persetujuan dari koordinator program studi, penolakan, sampai
dengan surat cuti diterbitkan.
01.05 BERHENTI KULIAH
Dokumen yang berhubungan dengan pemberhentian kuliah, mulai dari
pemrosesan usulan dan pertimbangan dari jurusan/ program studi sampai
dengan surat keputusan fakultas, termasuk yang terkena drop out (DO)
diterbitkan.
01.06 TUGAS AKHIR
Dokumen yang berhubungan dengan tugas akhir sebagai salah satu
persyaratan akademik, meliputi praktik kerja lapangan/ magang, KKN,
(program diploma/ vokasi dan sarjana), skripsi (program sarjana), tesis dan
disertasi (program pascasarjana). Mulai dari penentuan dosen pembimbing,
usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan
pelaksanaan presentasi/ seminar/ ujian.
01.07 DAFTAR NILAI
Dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan ujian tengah dan akhir
semester, meliputi: jadwal ujian, soal-soal ujian, berita acara, hasil ujian,
daftar peserta ujian, tata tertib, dispensasi, ruangan, waktu dan pengawas,
dan sebagainya.
01.08 TRANSKRIP
Dokumen yang berisi tentang pemrosesan transkrip nilai mahasiswa mulai
dari permohonan sampai dengan transkrip nilai mahasiswa diterbitkan.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 4
02. KESEJAHTERAAN DAN FASILITAS
Dokumen yang berhubungan dengan kesejahteraan mahasiswa di lingkungan fakultas
seperti : beasiswa, keringanan spp/ dpkp, bimbingan dan konseling bursa kerja, dan
fasilitas mahasiswa.
02.00 BEASISWA
Dokumen yang berkenaan dengan dana bantuan bagi mahasiswa, meliputi:
surat penawaran, persyaratan, permohonan usulan, seleksi, hasil keputusan,
pengumuman, pencairan dana, sampai dangan pelaporannya.
02.01 KERINGANAN
Dokumen yang berhubungan dengan keringanan/ cicilan/ pembebasan spp/
dpkp mahasiswa di lingkungan fakultas, meliputi: surat permohonan,
persetujuan/ penolakan, sampai hasil akhir/ pelaporan.
02.02 BIMBINGAN DAN KONSELING
Dokumen yang berkenaan dengan proses pemberian bimbingan dan
konseling kepada mahasiswa.
02.03 BURSA KERJA
Dokumen yang berkenaan dengan peluang kerja untuk mahasiswa, informasi
kesempatan kerja yang ditawarkan oleh berbagai perusahaan atau lembaga
pemerintahan.
02.04 FASILITAS MAHASISWA
Dokumen yang berhubungan dengan sarana dan fasiltas mahasiswa, seperti:
asrama, kesehatan, fasilitas transportasi dalam kampus (bis kampus), anggota
perpustakaan, dan asuransi. Berkas fasilitas mahasiswa mulai dari
permohonan, persetujuan/ penolakan, sampai pelaporannya
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 5
03. SARANA PERKULIAHAN
Dokumen yang berhubungan dengan sarana penunjang dengan proses belajar
mengajar seperti: laboratorium dan perpustakaan.
03.00 LABORATORIUM
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan laboratorium, mulai dari
pengadaan barang sampai dengan operasional penggunaan peralatan
laboratorium, seperti: jadwal, berkas peminjaman alat dan lain sebagainya.
03.01 PERPUSTAKAAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan mulai dari
pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan sampai dengan kerja sama
dalam maupun luar negeri, meliputi surat permohonan, pelaksanaan kegiatan
sampai laporannya.
04. EKSTRAKURIKULER MAHASISWA
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan
fakultas, meliputi: organisasi kemahasiswaan, mahasiswa berprestasi, karya tulis
ilmiah, pelatihan, studi banding, bakat dan minat dari permohonan, pemrosesan
hingga hasil akhir/ pelaporannya.
04.00 KEORGANISASIAN MAHASISWA
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan organisasi kemahasiswaan di
lingkungan Fakultas, seperti: Senat Mahasiswa (SM), dan Badan Perwakilan
Mahasiswa (BPM), meliputi : Surat keputusan pendirian keorganisasian, AD/
ART, program kerja dan lain sebagaianya.
04.01 MAHASISWA BERPRESTASI
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemilihan mahasiswa berprestasi,
meliputi: berkas pengumuman, persyratan, pendaftaran, seleksi, dan hasil
pemilihan (laporan).
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 6
04.02 KARYA TULIS ILMIAH MAHASISWA
Dokumen yang berkenaan dengan karya tulis ilmiah yang diikuti mahasiswa,
seperti: lomba karya ilmiah antar mahasiswa, dan lomba-lomba lainnya,
meliputi pengumuman, persyaratan, pelaksnaan dan laporan kegiatan.
04.03 PELATIHAN
Dokumen yang berkaitan dengan pelatihan mahasiswa, meliputi: berkas
permohonan, pembentukan kepanitiaan, makalah, pertanggungjawaban
keuangan dan laporan kegiatan.
04.04 STUDI BANDING
Dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan studi banding mahasiswa,
mulai dari surat izin instansi sampai dengan pelaporan kegiatan.
04.05 BAKAT/ MINAT MAHASISWA
Dokumen yang berhubungan dengan berbagai kegiatan ekstrakurikuler
mahasiswa, mulai dari surat permohonan, pelaksanaan, sampai dengan
pelaporannya.
05. PENYERAHAN IJAZAH/ SERTIFIKAT
Dokumen yang berhubungan dengan proses wisuda dan pembuatan ijzah/ sertifikat.
05.00 WISUDA
Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan upacara wisuda, mulai dari
pembentukan panitia sampai dengan laporan pelaksanaan wisuda, termasuk
persyaratan dan pendaftaran peserta wisuda, undangan, waktu, tempat, dan
susunan acara.
05.01 IJAZAH/ SERTIFIKAT
Dokumen yang berhubungan dengan permohonan ijazah dan sertifikat, mulai
dari proses permohonan sampai dengan pembuatan ijasah hingga ijazah/
sertifikat diterbitkan.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 7
06. DATA DAN ALUMNI
Dokumen yang berisi tentang biodata lengkap para lulusan di masing-masing jurusan
dan program studi, termasuk nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan, termasuk yang
berhenti kuliah, DO dan pemutakhiran data mahasiswa dan persatuan orang tua
mahasiswa.
06.00 DATA DAN ALUMNI
Dokumen yang berisi tentang biodata lengkap para lulusan di masing-masing
jurusan dan program studi, termasuk nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan,
termasuk yang berhenti kuliah, DO dan pemutakhiran data mahasiswa.
06.01 PERSATUAN ORANG TUA MAHASISWA
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan persatuan orang tua mahasiswa,
mahasiswa dan alumni.
07. PERSONAL FILE MAHASISWA (STUDENT RECORDS)
Dokumen yang berkenaan dengan personil file mahasiswa meliputi :
a. Berkas pendaftaran (terdiri: foto copi ijazah SMU, kartu ujian, dst)
b. Isian Rencana Studi (IRS) dan atau Form Rencana Studi (FRS)
c. Permohonan (keringanan, beasiswa dan seterusnya)
d. Surat keterangan
e. Daftar nilai semester (DNS)
f. Fotocopy transkrip akademik
g. Fotocopy ijasah akademik, dan sejenisnya.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 8
PPM : PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAAT
00. PENELITIAN
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penelitian , meliputi peraturan yang
berlaku dalam kontrak/ perjanjian dalam pelaksanaaan penelitian, usulan penelitian,
pelaksanaan penelitian, sampai dengan evaluasi dan laporan hasil penelitian baik
secara materi, maupun keuangan serta hasil yang telah dipublikasikan maupun tidak.
01. PENGABDIAN/ PELAYANAN PADA MASYARAKAT
Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan program pengabdian pada
masyarakat, meliputi: kelembagaan (pendirian lembaga kajian atau pusat studi),
pendidikan pada masyarakat (kursus atau pelatihan mulai dari: penyebaran brosur;
pendaftaran peserta; jadwal acara; penentuan instruktur; kumpulan makalah;
pelaksanaan kursus sampai dengan evaluasi dan pelaporan), pelayanan pada
masyarakat (misalnya: pelayanan konsultasi ilmiah bagi masyarakat atau lembaga,
termasuk penyuluhan, penerangan, dan bakti sosial bagi masyarakat), penerapan hasil
penelitian teknologi, seni dan budaya, serta pengembangan wilayah terpadu.
Termasuk juga kuliah kerja nyata dan kerjasama dengan lembaga lain baik dalam
maupun luar negeri, misalnya: dengan lembaga profesi, seperti: Masyarakat
Linguistik Indonesia, Himpunan Sarjana Kesusastraan Indonesia, dan sebagainya.
01.00 KELEMBAGAAN
Dokumen yang berkaitan dengan pendirian lembaga kajian atau pusat studi,
laporan kegiatan operasional, dan sejenisnya.
01.01 PELATIHAN/ SEMINAR
Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan kursus atau pelatihan,
mulai dari penyebaran brosur, pendaftaran peserta, jadwal acara, penentuan
pembicara/ instruktur, kumpulan makalah, pelaksanaan kursus sampai dengan
evaluasi dan pelaporan.
01.02 KONSULTASI
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan operasional para konsultan atau
pengajar yang memberikan pelayanan konsultasi ilmiah bagi masyarakat atau
lembaga, termasuk permintaan lembaga pendidikan lain untuk memberikan
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 9
konsultasi dan pengajaran tentang keahlian tertentu, meliputi : berkas
permohonan, pelaksanaan sampai dengan pelaporan.
01.03 PENYULUHAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyuluhan, penerangan dan bakti
sosial kepada masyarakat, mulai dari surat izin, surat tugas, undangan
pelaksanaan kegiatan sampai dengan pelaporan dan sertifikat.
01.04 KERJA SAMA
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kerjasama dengan lembaga lain
baik dalam maupun luar negeri, termasuk dengan lembaga profesi.
01.05 BANTUAN SOSIAL
Dokumen yang berkaitan dengan bantuan kepada atau dari pihak lain,
misalnya: bantuan tenaga ahli, keuangan, sumbangan, dan lain-lain.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 10
KEU : KEUANGAN
00. RENCANA ANGGARAN BELANJA
Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan rencana anggaran, antara lain daftar
usulan kegiatan (DUK) dan daftar usulan proyek (DUK), meliputi: usulan program
masing-masing unit kerja, dan lembar kerja, sedangkan daftar usulan projek (DUP)
meliputi: petunjuk penyusunan DUP, usulan program kerja masing-masing unit kerja,
usulan projek lembar kerja TOR, revisi DUP dan petunjuk pelaksanaan DUP.
01. PENERIMAAN
Dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dana dari masyarakat, meliputi:
registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan registrasi ulang bagi mahasiswa lama
antara lain: Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), Dana
Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa (DKFM), Dana Peningkatan Kualitas
Pendidikan (DPKP), denda keterlambatan, ijazah, uang wisuda, dan sumber lain
(bukti penerimaan dari usaha atau bantuan pihak lain, termasuk biaya pembuatan dan
penerjemahan transkrip maupun ijazah, dana titipan bantuan dalam dan luar negeri,
sewa tempat fotokopi, keuntungan kantin, koperasi, hasil kerjasama, dan bunga
bank).
01.00 PENDAFTARAN MAHASISWA/ REGISTRASI
Dokumen yang berhubungan dengan registrasi (pendaftaran mahasiswa baru
dan pendaftaran ulang bagi mahasiswa lama), mulai dari surat permohonan,
pelaksanaan sampai pelaporannya.
01.01 BIAYA KULIAH
Dokumen yang berkaitan dengan slip pembayaran uang sumbangan
pembinaan pendidikan (SPP)/ biaya operasional pendidikan (BOP), dana
kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa (DKFM), dana peningkatan kualitas
pendidikan (DPKP), keringanan biaya kuliah, penundaan pembayaran dan
kembalian uang kuliah mahasiswa.
01.02 BIAYA WISUDA
Dokumen yang berkaitan dengan slip bukti pembayaran wisuda.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 11
01.03 SUMBER LAIN
Dokumen yang berkaitan dengan bukti penerimaan dari usaha atau bantuan
pihak lain, termasuk hasil kerjasama dan bunga bank.
02. REALISASI ANGGARAN
Dokumen yang berkenaan dengan pelaksanaan anggaran antara lain: Daftar Isian
Kegiatan (DIK) dan Daftar Isian Projek/ Petunjuk Operasional (DIP/ PO). DIK
meliputi: konsep DIK, NET DIK, Revisi DIK. Sedangkan DIP/ PO meliputi:
petunjuk penyusunan DIP, konsep DIP, hasil pembahasan, NET DIP/ PO, dan revisi
DIP/ PO.
02.00 BELANJA PEGAWAI
Dokumen yang berhubungan dengan belanja pegawai meliputi : bukti
pengeluaran gaji/ remunerasi, insentif, tunjangan jabatan, dan tunjangan hari
raya/ THR.
02.01 BELANJA PERJALANAN
Dokumen yang berhubungan dengan realisasi anggaran dan bukti pengeluaran
untuk operasional di bidang akademik, penelitian, pengabdian pada
masyarakat dan kemahasiswaan, mulai dari berkas permohonan/ pengajuan,
pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporannya, termasuk surat perintah
perjalanan dinas (SPPD), pembuatan paspor atau visa serta pembebasan biaya
viskal dan sejenisnya.
02.02 BELANJA BARANG
Dokumen yang berhubungan dengan realisasi anggaran dan bukti pengeluaran
untuk pembelian barang, seperti:
a. kendaraan bermotor, g. komputer,
b. sound system, h. OHP,
c. recording, i. kamera,
d. fotokopi, j. AC,
e. konsumsi rapat, termasuk air minum k. Biaya percetakan
f. ATK,
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 12
02.03 BELANJA PEMELIHARAAN
Dokumen yang berhubungan dengan rancangan anggaran dan bukti
pengeluaran untuk pengadaan sarana dan prasarana, seperti: pembangunan
gedung dan ruangan, pembelian kendaraan, pembelian komputer, ATK, atap
bocor, servis kendaraan, dan lain-lain.
02.04 PEMELIHARAAN SARANA
Dokumen yang berhubungan dengan rancangan anggaran dan bukti
pengeluaran untuk pemeliharaan sarana dan prasarana, termasuk pengadaan
dan pengembangan sarana dan prasarana, seperti: rehabilitasi gedung dan
ruangan, penambahan ruang kuliah, dan lain-lain.
02.05 PAJAK
Dokumen yang berhubungan dengan pembayaran restribusi dan penyetoran
pajak, meliputi: bantuan pajak, pajak penghasilan, pajak bumi dan bangunan,
dan lain-lain.
03. LAPORAN KEUANGAN
Dokumen yang berkaitan dengan laporan dan hasil evaluasi keuangan, baik yang
dilakukan secara internal maupun akuntan publik, termasuk rekening koran dari
bank.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 13
SDM : SUMBERDAYA MANUSIA
00. PENGADAAN PEGAWAI
00.00 ANALISA/ PERENCANAAN KEBUTUHAN
Dokumen yang berkaitan dengan analisa kebutuhan pegawai (dosen dan
karyawan), mulai dari perencanaan sampai dengan pengangkatan (pegawai
tetap, tidak tetap, honorer, dsb).
00.01 PENERIMAAN
Dokumen yang berkaitan dengan proses penerimaan pegawai, mulai dari
pengumuman, surat lamaran dan pemanggilan peserta tes, pelaksanaan ujian
tertulis/ lisan, keputusan hasil ujian, usul pengangkatan dari unit kerja, nota
usul ke BAKN/ Presiden, dan SK Presiden.
a. Surat lamaran dan panggilan
b. Surat pernyataan presetujuan (SPP/ lolos butuh)
c. Usul pengangkatan dari unit kerja
d. Nota usul ke BAKN/ Presiden
e. SK Presiden
00.02 PENGANGKATAN
Dokumen yang berkaitan dengan proses pengangkatan pegawai, mulai dari
usulan permohonan pengangkatan pegawai, usul pengangkatan calon pegawai
negeri sipil (CPNS) atau pegawai negeri sipil (PNS), surat keterangan hasil
penelitian khusus/ litsus/ screening, perintah pemeriksaan kesehatan, SK
pengangkatan CPNS, kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat golongan atau
jabatan.
a. Usul permohonan pengangkatan pegawai
b. Usul permohonan pengangkatan CPNS
c. Penelitian khusus/ litsus/ screening
d. Perintah pemeriksaan kesehatan
e. SK pengangkatan CPNS
f. Kenaikan gaji berkala
g. Kenaikan pangkat/ golongan/ jabatan
h. Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural/ fungsional.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 14
01. PENEMPATAN PEGAWAI
Dokumen berkenaan dengan penempatan pegawai, pemindahan/ mutasi pegawai dan
sejenisnya.
01.00 PENEMPATAN PEGAWAI
Dokumen yang berkaitan dengan proses penempatan pegawai di lingkungan
Universitas Indonesia.
01.01 PEMINDAH/ MUTASI
Dokumen yang berkaitan dengan proses pemindahan tugas jabatan antar unit
kerja, termasuk tenaga yang diperbantukan atau dipekerjakan dari atau keluar
organisasi, baik bersifat tetap maupun sementara, mulai dari usulan/
permohonan, persetujuan, pelantikan, sampai surat keputusan diterbitkan/
dikeluarkan. Termasuk mutasi keluarga, seperti: nikah , anak, dan cerai dan
lain sejenisnya.
02. PEMBINAAN
Dokumen yang berkenaan dengan pembinaan bagi pegawai fakultas, meliputi:
peninjauan masa kerja, disiplin pegawai (seperti daftar hadir, rekap hadir, catatan
pelanggaran), penilaian dan penetapan angka kredit, DP3, tugas belajar, ujian dinas
pegawai, kesempatan pendidikan, daftar urutan kepangkatan dan pemberian
penghargaan untuk pegawai. Catatan pelanggaran meliputi: sanksi dan rehabilitasi.
Sanksi meliputi: teguran lisan, peringatan tertulis, pernyataan tidak puas, penundaan
gaji berkala, penurunan gaji, penundaan kenaikan pangkat, pembebasan jabatan
sampai dengan scorsing. Sedangkan rehabilitasi meliputi pemulihan status
kepegawaian apabila yang bersangkutan terbebas dari pelanggaran.
02.00 PENINJAUAN MASA KERJA
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan/ pemrosesan peninjauan masa
kerja pegawai.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 15
02.01 DISIPLIN PEGAWAI
Dokumen yang berkaitan dengan disiplin pegawai, antara lain: tata tertib
pegawai, daftar hadir/ absensi dan catatan pelanggaran.
02.02 PENILAIAN/ PENETAPAN ANGKA KREDIT
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan penilaian/ penetapan angka
kredit pegawai.
02.03 DAFTAR PENILAIAN PEKERJAAN (DP3)
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan daftar penilaian pekerjaan
pegawai.
02.04 TUGAS BELAJAR
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan tugas belajar seperti : tugas
belajar program diploma, strata satu, stratas dua, mulai dari surat
permohonan, persetujuan/ penolakan, izin belajar, hasil akhir, fotokopi ijazah,
sampai dengan pelaporannya.
02.05 DIKLAT/ KURSUS/ WORKSHOP/ STUDI BANDING
Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan/
kursus pegawai, seperti diklat persiapan kerja, penyesuaian tugas, kenaikan
golongan, penyesuaian ijazah, manajemen, kearsipan, komputer, akuntansi,
penataran, simposium dan lain sejenisnya, mulai dari berkas usulan/
permohonan, pelaksanaan, sampai dengan evaluasi dan penyusunan laporan.
02.06 UJIAN DINAS PEGAWAI
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan/ pemrosesan ujian dinas
pegawai.
02.07 DAFTAR URUT KEPANGKATAN
Dokumen yang berkaitan dengan daftar urut kepangkatan pegawai.
02.08 SANKSI/ HUKUMAN
Dokumen yang berkaitan dengan catatan pelanggaran sampai hukuman
pegawai, mulai dari teguran lisan, peringatan tertulis, pernyataan tidak puas,
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 16
penundaan gaji berkala, penurunan gaji, penundaan kenaikan pangkat,
penurunan pangkat, penurunan jabatan dan pencabutan jabatan.
02.09 REHABILITASI
Dokumen yang berkenaan dengan proses penyelesaian keberatan pegawai
sampai usulan dan pelaksanaan pemulihan status kepegawaian.
02.10 PENGHARGAAN PEGAWAI
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengurusan penghargaan pegawai,
meliputi: tanda jasa/ penghargaan dan piagam penghargaan.
03 KESEJAHTERAAN
Dokumen yang berkenaan dengan bantuan kesejahteraan bagi dosen dan karyawan,
meliputi: pelayanan, pemeliharaan kesehatan pegawai, pelayanan asuransi pegawai,
bantuan dinas/ sosial, pelayanan tabungan perumahan, termasuk tunjangan dan cuti
bagi dosen dan karyawan. Tunjangan meliputi: tunjangan transport, tunjangan
profesional, tunjangan jabatan, tunjangan khusus, dan tunjangan lembur. Sedangkan
cuti meliputi: cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin, cuti besar, dan cuti alasan
penting, serta cuti di luar tanggungan negara (CTLN).
03.00 CUTI PEGAWAI
Dokumen yang berkaitan dengan cuti pegawai, seperti: cuti tahunan, sakit,
cuti bersalin, cuti besar (umroh dan menunaikan ibadah haji), cuti alasan
penting (keluarga sakit keras, keluarga meninggal dunia, melangsungkan
perkawinan yang pertama), cuti sakit dan cuti di luar tanggungan negara,
mulai dari permohonan/ pengusulan sampai dengan pelaksanaan cuti.
03.01 IZIN PEGAWAI
Dokumen yang berkaitan dengan izin pegawai, mulai dari permohonan/
pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.
03.01 TABUNGAN PERUMAHAN
Dokumen yang berkaitan dengan tabungan perumahan untuk pegawai.
03.02 KESEHATAN/ ASURANSI PEGAWAI
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 17
Dokumen yang berkaitan dengan kesehatan/ asuransi pegawai, seperti:
program Jamsostek, askes, dan sejenisnya, mulai dari permohonan/
pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.
03.03 BANTUAN SOSIAL
Dokumen yang berkaitan dengan bantuan sosial bagi pegawai, seperti :
tunjangan pernikahan, melahirkan, baju dinas, dan kematian dan sejenisnya,
mulai dari permohonan/ pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.
04. PENGHASILAN PEGAWAI
Dokumen yang berkenaan dengan penghasilan pegawai, meliputi gaji, tunjangan,
dan lembur pegawai.
04.00 GAJI
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan gaji pegawai, kenaikan gaji
berkala, penyesuaian tunjungan keluarga dan sejenisnya.
04.01 TUNJANGAN
Dokumen yang berkaitan dengan tunjangan pegawai seperti: tunjangan
jabatan, tunjangan resiko pekerjaan, remunerasi pegawai dan sejenisnya,
mulai dari permohonan/ pengusulan, pelaksanaan sampai dengan surat
keputusan diterbitkan/ dikeluarkan.
04.02 LEMBUR
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan lembur.
05 ADMINISTRASI PEGAWAI
Dokumen yang berkenaan dengan berbagai kegiatan yang menyangkut kegiatan
administratif pegawai, seperti: perjalanan dinas, baik dalam maupun luar negeri,
pembuatan kartu pegawai dan bukti pegawai, data atau identitas kepegawaian, dan
keanggotaan organisasi profesi atau kedinasan pegawai.
05.00 PERJALANAN DINAS
Dokumen yang berhubungan dengan perjalanan dinas pegawai, meliputi:
permohonan paspor, dan sejenisnya.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 18
05.01 KARTU PEGAWAI
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan kartu pegawai/ tanda pengenal.
05.02 IDENTITAS PEGAWAI
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan identitas pegawai
05.03 KEANGGOTAAN ORGANISASI/ PARTAI POLITIK
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan keanggotaan organisasi/ partai
politik pegawai.
06. PEMBERHENTIAN PEGAWAI
Dokumen yang berkenaan dengan pemutusan hubungan kerja atau pemberhentian
atau pengunduran diri sebagai pegawai dengan alasan dan pertimbangan tertentu
seperti: atas permintaan sendiri, tidak atas permintaan sendiri, baik dengan hormat
maupun tidak hormat, pensiun, dan wafat.
06.00 ATAS PERMINTAAN SENDIRI
Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai atas permintaan
sendiri, termasuk diberhentikan dengan hormat.
06.01 TIDAK ATAS PERMINTAAN SENDIRI
Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai karena pemutusan
hubungan kerja, termasuk diberhentikan dengan hormat dan tidak dengan
hormat.
06.02 PENSIUN
Dokumen yang berkaitan dengan proses pemberhentian pegawai karena
pensiun, meliputi pensiun pegawai, pensiun janda/ duda dan pensiun anak.
06.03 WAFAT
Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai karena wafat.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 19
07. PERSONIL FILE PEGAWAI
Dokumen yang berkenaan dengan personal file pegawai meliputi :
a. Lamaran,
b. Nota persetujuan,
c. BAKN,
d. SK pengangkatan,
e. CPNS,
f. Hasil pengujian kesehatan,
g. SK pengangkatan PNS,
h. SK kenaikan pangkat,
i. Surat pernyataan melaksanakan tugas atau menduduki jabatan,
j. SK pengangkatan dalam dan atau pemberhentian dari jabatan struktural/
fungsional,
k. SK pengangkatan wilayah kerja,
l. SK perpindahan antar instansi,
m. SK peninjauan masa kerja,
n. SK cuti CTLN,
o. Berita acara pemeriksaan,
p. SK hukuman jabatan/ hukuman disiplin PNS,
q. SK perbantuan kepala daerah otonomi atau instansi lain,
r. SK pemberian tanda jasa,
s. SK penarikan kembali dari perbantuan,
t. Kartu induk PNS,
u. Fotokopi ijazah/ sertifikat,
v. SK penempatan atau penarikan pegawai,
w. SK pengangkatan pada jabatan kedinasan di luar instansi,
x. SK persetujuan/penugasan kembali,
y. Cuti CTLN.
z. Pensiun/ meninggal
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 20
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 21
OTL : ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
00. ORGANISASI
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan organisasi fakultas mulai dari akte
pendirian, kelembagaan (seperti: sejarah pendirian fakultas, termasuk SK pendirian
universitas/jurusan, program studi, statuta, dan sebagainya) rencana induk
pengembangan (rencana induk universitas dan pengembangan fakultas, seperti:
rencana strategi dan pengembangan tiap-tiap jurusan dan program studi/lokakarya),
dan akreditasi (tiap-tiap jurusan dan program studi, termasuk borang yang
dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN)).
00.00 PEMBENTUKAN/ PERUBAHAN/ PENGHAPUSAN
Dokumen yang berkaitan dengan masalah pembentukan/ perubahan/
penghapusan unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia, seperti: akta
pendirian/ perubahan/ penghapusan, mulai dari usulan/ permohonan,
pelaksanaan, sampai surat keputusan diterbitkan/ dikeluarkan.
00.01 RENCANA INDUK PENGEMBANGAN
Dokumen yang berhubungan dengan rencana induk universitas dan
pengembangan fakultas, seperti: rencana strategis dan pengembangan tiap-
tiap jurusan dan program studi.
00. 02 AKREDITASI
Dokumen yang berhubungan dengan Borang Akreditasi Nasional tiap-tiap
jurusan dan program studi, mulai dari pengusulan, persyaratan, kelengkapan
berkas sampai dengan hasil akhirnya.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 22
02. TATA LAKSANA
Dokumen yang berisikan tata laksana universitas, meliputi: pembakuan sistem,
program kerja, standarisasi, tata ruang, protokoler, tata persuratan, pengurusan surat,
penggandaan, dan unit kearsipan.
02.00 PEMBAKUAN SISTEM
Dokumen yang berkaitan dengan proses penetapan sistem ketatalaksanaan di
lingkungan universitas/ fakultas, seperti:
a. Sistem Informasi Akademik Kemahasiswaan,
b. ORACLE,
c. Pedoman/ panduan universitas/ fakultas,
d. Tata persuratan
e. Sistem Manajemen Kearsipan,
f. Pola Klasifikasi Dokumen,
g. Jadwal Retensi Arsip (JRA),
h. Sistem Keuangan,
i. Sistem Akademik (SIAK),
j. Sistem Informasi Kepegawaian (SIPEG)
k. LONTAR
l. Dokumen Manajemen Sistem (DMS)
m. Sistem Pelayanan Hak Kekayaan Intelektual (SIYANKI)
n. Sistem Informasi Riset dan Pengabdian Masyarakat (SIRIP)
o. Pedoman Operasional Baku (POB)
02.01 PROGRAM KERJA
Dokumen yang berhubungan dengan daftar usulan rencana kegiatan dari
masing-masing unit kerja yang disusun secara periodik, termasuk:
a. bahan rapat pimpinan,
b. rapat kerja,
c. rapat koordinasi,
d. risalah rapat pimpinan
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 23
02.02 STANDARISASI
Dokumen yang berkaitan dengan standarisasi, antara lain: standarisasi sarana
dan prasarana (peralatan kerja dan formulir), standarisasi anggaran dan
sejenisnya.
02.03 TATA RUANG/ LAY OUT
Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan tata ruang/ lay out.
03. PROTOKOL
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan protokoler, meliputi: undangan baik
yang berakibat langsung, maupun tidak langsung terhadap operasional organisasi,
termasuk ucapan terima kasih, ucapan selamat, permohonan maaf, berita duka cita,
dan pengumuman atau pemberitahuan.
03.00 UPACARA/ ACARA
Dokumen/ sambutan/ makalah yang berkaitan dengan kegiatan upacara/
acara, meliputi:
a. upacara hari besar nasional,
b. HUT fakultas/ universitas,
c. acara-acara pimpinan,
d. pelantikan
e. serah terima jabatan
03.01 KUNJUNGAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kunjungan, baik dari dan ke luar
instansi/ fakultas/ universitas, meliputi surat permohonan/ pengajuan,
pelaksanaan sampai dengan pelaporannya.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 24
04. PENGURUSAN SURAT
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan dan pencatatan dokumen
masuk dan keluar, seperti: buku agenda, lembar surat pengantar dan formulir.
04.00 BUKU AGENDA/ DATA BASE
Dokumen yang berisi tentang pengurusan buku agenda surat masuk dan surat
keluar.
04.01 LEMBAR SURAT PENGANTAR
Dokumen/ lembar surat pengantar yang berisi penerimaan surat.
04.02 FORMULIR
Dokumen yang berkaitan dengan bukti permintaan dan pengeluaran barang,
seperti:
a. lembar dispensasi,
b. formulir permintaan/ pengeluaran barang,
c. bukti penggunaan peralatan dan perlengkapan kantor.
04.03 PENGGANDAAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penggandaan, meliputi: fotokopi,
reproduksi dan percetakan/ penjilidan.
05. UNIT KEARSIPAN
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan di unit kearsipan, meliputi:
pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan, pemusnahan arsip, peminjaman,
dan pelayanan informasi. Termasuk berita acara pemusnahan dan pembinaan
terhadap pelaksanaan di fakultas.
05.00 PEMINDAHAN ARSIP KE UNIT KEARSIPAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemindahan arsip mulai dari
berkas permohonan, persyaratan (daftar pertelaan rekod (DPR) berita acara
(BA), pelaksanaan, sampai dengan laporan kegiatan.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 25
05.01 PEMINJAMAN ARSIP
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan peminjaman arsip, mulai dari
permohonan, persetujuan/ penolakan sampai pelaporannya.
05.02 PENYUSUTAN/ PEMUSNAHAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyusunan arsip mulai dari
permohonan dan persetujuan penyusutan serta berita acara daftar pertelaan
arsip, sampai dengan pelaporannya.
08.03 PEMBINAAN
Dokumen yang berkaitan dengan penyuluhan dan pemantauan pelaksanaan
kearsipan di lingkungan universitas/ fakultas.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 26
HKP : HUKUM DAN PENGAWASAN
Dokumen yang berhubungan dengan hukum dan pengawasan. Dokumen yang
berhubungan dengan hukum meliputi: undang-undang, peraturan pemerintah,
keputusan presiden, instruksi presiden, surat edaran, peraturan menteri, keputusan
menteri, instruksi menteri, keputusan dan peraturan pimpinan Universitas Indonesia,
tentang kontrak kerja dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negeri.
Sedangkan pengawasan meliputi pengawasan internal dan eksternal.
00. UNDANG-UNDANG
Dokumen yang berhubungan dengan terbitan undang-undang yang dikeluarkan oleh
pemerintah.
01. PERATURAN-PERATURAN
Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh
pemerintah, universitas, dan fakultas.
01.00 PERATURAN PEMERINTAH
Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/
dikeluarkan oleh pemerintah.
01.01 PERATURAN UNIVERSITAS
Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/
dikeluarkan oleh universitas.
01.03 PERATURAN FAKULTAS
Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/
dikeluarkan oleh fakultas.
02. KEPUTUSAN-KEPUTUSAN
Dokumen yang berhubungan dengan keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh
lembaga resmi pemerintah, universitas dan fakultas.
02.00 SURAT KEPUTUSAN PEMERINTAH
Dokumen yang berkenaan dengan keputusan presiden/ pemerintah, termasuk
keputusan menteri, gubernur dan lain sejenisnya.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 27
02.01 SURAT KEPUTUSAN UNIVERSITAS
Dokumen yang berkenaan dengan keputusan universitas, seperti keputusan,
Rektor, MWA, SAU, DGB dan lain sejenisnya, mulai dari pemrosesan
sampai dengan surat keputusan diterbitkan.
02.02 KEPUTUSAN FAKULTAS
Dokumen yang berkenaan dengan pemrosesan keputusan dekan, surat
keputusan pengangkatan dan pemberhentian, skripsi/ tesis/ desertasi,
kepanitiaan, kesejahteraan pegawai, kemahasiswaan, kepegawaian dan lain
sejenisnya.
02.03 INSTRUKSI-INSTRUKSI PEMERINTAH
Dokumen yang berhubungan dengan instruksi yang menjalankan suatu
perintah tertulis.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 28
03. INSTRUKSI-INSTRUKSI
Dokumen yang berhubungan dengan instruksi pemerintah, universitas, dan fakultas.
03.00 INSTRUKSI PEMERINTAH
Dokumen yang berhubungan dengan instruksi pemerintah, menteri, dan lain
sejenisnya yang dikeluarkan oleh pemerintah.
03.01 INSTRUKSI UNIVERSITAS
Dokumen yang berhubungan dengan instruksi yang dikeluarkan/ diterbitkan
oleh Universitas Indonesia.
03.02 INSTRUKSI UNIVERSITAS
Dokumen yang berhubungan dengan instruksi lembaga resmi dikeluarkan/
diterbitkan oleh Universitas Indonesia, misalnya: instruksi Rektor, MWA dan
sejenisnya.
04. SURAT EDARAN
Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang
dikeluarkan oleh lembaga pemerintah, universitas dan fakultas.
04.00 SURAT EDARAN PEMERINTAH
Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan
kegiatan yang dikeluarkan oleh pemerintah.
04.01 SURAT EDARAN UNIVERSITAS
Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan
kegiatan yang dikeluarkan/ diterbitkan oleh universitas.
04.02 SURAT EDARAN FAKULTAS
Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan
kegiatan yang dikeluarkan/ diterbitkan oleh fakultas di lingkungan UI.
05. KERJASAMA
Dokumen yang berhubungan dengan perikatan/ perjanjian/ kontrak dengan pihak
intern maupun ekstern di lingkungan fakultas, meliputi:
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 29
a. perjanjian sewa/ kontrak/ beli,
b. kerjasama surat perintah kerja (SPK),
c. surat kuasa
d. pengertian bersama (MOU).
06. PENGAWASAN
Dokumen yang berhubungan dengan proses pengawasan, baik yang dilakukan secara
internal dan eksternal di lingkungan Universitas Indonesia.
06.00 PENGAWASAN INTERNAL
Dokumen yang berhubungan dengan proses pengawasan yang dilakukan oleh
unit fungsional pengawasan mulai dari persiapan sampai dengan laporan akhir
pengawasan, meliputi:
a. pendidikan,
b. sumber daya manusia,
c. keuangan,
d. sarana dan prasarana,
e. laporan akhir tahunan
f. laporan tengah tahunan
g. laporan akhir jabatan
06.01 PENGAWASAN EKSTERNAL
Dokumen yang berkaitan dengan proses pengawasan yang dilaksanakan oleh
lembaga pengawasan/ pemeriksaan dari luar fakultas, mulai dari penunjukan,
persiapan sampai dengan laporan hasil, umpamanya: pemeriksaan oleh akuntan
publik.
07. PELANGGARAN
Dokumen yang berhubungan dengan jenis kegiatan pelanggaran akademik dan non
akademik.
07.00 AKADEMIK
Dokumen yang berhubungan dengan pelanggaran yang terkait dengan
kegiatan akademik, misalnya
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 30
a. plagiat,
b. pemalsuan tanda tangan ijasah
07.01 NON AKADEMIK
Dokumen yang berhubungan dengan pelanggaran yang terkait dengan di luar
kegiatan akademik, misalnya:
a. pelanggaran keuangan (manipulasi)
b. meninggalkan tugas dinas.
07.02 KASUS PIDANA
Dokumen yang berkaitan dengan tindak pidana yang melibatkan pegawai,
mulai dari awal pemeriksaan sampai dengan keputusan pengadilan.
07.03 KASUS PERDATA
Dokumen yang berkaitan dengan sengketa keperdataan yang melibatkan
lembaga dengan pihak lain, mulai dari awal pemeriksaan sampai dengan
keputusan pengadilan.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 31
HMI : HUMAS DAN INFORMATIKA
00. HUMAS (HUBUNGAN MASYARAKAT)
Dokumen yang berhubungan dengan hubungan masyarakat, meliputi:, pemberitaan
(meliputi: radio, pers, TV), pameran (meliputi: pembangunan, pendidikan, mitra
kerja/ partisipasi), publikasi/ penerbitan (meliputi: majalah, booklet/ leaflet, sponsor
dan lain-lain), informatika, dan dokumentasi.
01. PEMBERITAAN
Dokumen yang berhubungan dengan pemberitaan terhadap segala kegiatan fakultas/
universitas melalui radio, pers dan televisi.
01.00 RADIO
Dokumen yang berhubungan dengan pemberitaan terhadap segala kegiatan
fakultas/ universitas kepada pihak luar melalui radio, pers, television, internet,
dan sejnisnya mulai dari pemberitahuan, sampai pelaporannya.
01.01 PAMERAN
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pameran terhadap segala
kegiatan fakultas/ universitas, meliputi: pameran pembangunan, pendidikan
dan mitra kerja/ partisipasi.
01.02 PUBLIKASI/ PENERBITAN
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan publikasi/ penerbitan terhadap
segala kegiatan fakultas/universitas, meliputi: majalah, booklet/ leaflet dan
sponsor.
02. INFORMATIKA
Dokumen yang berkenaan dengan kegiatan informatika, meliputi: statistik,
pengumpulan, pengolahan dan penyajian, mulai dari surat permohonan, pelaksanaan
sampai pelaporannya.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 32
03. DOKUMENTASI
Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan fakultas/ universitas, meliputi:
kliping, foto dan audio visual, mulai dari permohonan, pelaksanaan dan
pelaporannya.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 33
LOG : LOGISTIK
00. PERENCANAAN/ ANALISA KEBUTUHAN
Dokumen yang berkaitan dengan perencanaan kebutuhan barang bergerak maupun
barang tidak bergerak.
01. PENGADAAN
Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang bergerak dan tidak
bergerak. Barang-barang bergerak meliputi: ATK, kendaraan dinas, telepon, listrik,
meja, kursi, komputer, laptop, overhead projector (OHP), infokus, pesawat televisi,
mesin fotokopi, whiteboard, brangkas, kamera, wireless, dan lain-lain. Sedangkan
barang-barang tidak bergerak seperti: pembelian tanah, pembangunan ruang, gedung,
dan sebagainya.
01.00 BARANG BERGERAK
Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang bergerak,
seperti: perabotan kantor, komputer, kendaraan, mesin kantor, ATK, peralatan
lainya termasuk barang cetakan.
01.01 BARANG TIDAK BERGERAK
Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang tidak
bergerak, seperti: pembelian tanah, pembangunan ruang, gedung, dan
sebagainya, mulai dari pengusulan/permohonan, pelaksanaan dan
pelaporannya.
02. DISTRIBUSI
Dokumen yang berkaitan dengan proses pendistribusian pendistribusian barang-
barang bergerak, meliputi: perlengkapan kantor, mesin kantor, ATK, komputer,
barang cetakan dan sejenisnya di lingkungan universitas.
03. INVENTARISASI BARANG
Dokumen yang berkaitan dengan inventarisasi barang yang dimiliki universitas/
fakultas, baik barang bergerak maupun yang tidak bergerak.
04. PENGHAPUSAN/ PENYUSUTAN
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 34
Dokumen yang berkaitan dengan penghapusan/ penyusutan aset fakultas/ universitas,
baik barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak, mulai dari usulan/
permohonan, persetujuan/ penolakan, pelaksanaan sampai dengan pelaporannya.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 35
RTK : RUMAH TANGGA KANTOR
00. PENGGUNAAN SARANA KANTOR
Dokumen yang berkaitan dengan peminjaman dan penggunaan sarana di lingkungan
fakultas, antara lain: ruangan, peralatan, perlengkapan, fasilitas kendaraan, dan
ruangan rapat.
01. PEMELIHARAAN SARANA KANTOR
Dokumen yang berkaitan dengan sarana pemeliharaan antara lain:tanah milik
fakultas/ universitas, bangunan, perabotan, kendaraan, mesin kantor, kerusakan
peturasan, lampu mati, gambar teknik, kebersihan dan pertamanan (cleaning service
untuk ruangan, lantai dan gedung), keamanan dan ketertiban.
01.00 TANAH
Dokumen yang berkenaan dengan pemeliharaan/ perawatan tanah milik
fakultas/ universitas.
01.01 BANGUNAN
Dokumen yang berkenaan dengan pemeliharaan/ perawatan bangunan,
gedung, dan ruangan.
01.02 PERABOTAN
Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/ perawatan perabotan.
01.03 KENDARAAN
Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/ perawatan kendaraan.
01.04 MESIN KANTOR
Dokumen yang berhubungan dengan pemeliharaan/ perawatan mesin kantor.
01.05 PERALATAN LAINNYA
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan/ perawatan peralatan
kantor.
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 36
01.06 KEBERSIHAN DAN PERTAMANAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan kebersihan di
lingkungan fakultas/ universitas, antara lain:
a. cleaning service,
b. kebersihan ruang,
c. lantai
d. gedung.
01.07 KEAMANAN DAN KETERTIBAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan dan ketertiban,
meliputi:
a. keamanan parkir,
b. bantuan keamanan,
c. bencana alam,
d. banjir,
e. kebakaran.
01.08 PELAYANAN/ FASILITAS KANTOR
Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan fasilitas kantor, meliputi:
pelayanan pengurusan fasilitas kantor, seperti:
a. listrik,
b. telepon,
c. faksimile,
d. pelayanan rapat-rapat
02. PENGELOLAAN KANTIN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan kantin di lingkungan fakultas/
universitas, termasuk penawaran tender pengadaan kantin sampai dengan keluarnya
surat izin pengelolaan dari fakultas/ universitas.
03. PENGELOLAAN KOPERASI
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan koperasi baik yang dikelola
pegawai maupun mahasiswa. Kegiatannya meliputi:
a. izin pendirian,
b. susunan kepengurusan,
______________________________
Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 37
c. kegiatan operasional, sampai dengan laporan pertanggungjawaban keuangan
dan pembagian sisa hasil usaha (SHU).
04. PENGELOLAAN MUSHOLA
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan mushola di lingkungan
fakultas, termasuk penggunaan/peminjaman, dan pemeliharaan, mulai dari
permohonan sampai pemrosesan.