pcm - balai latihan satunamapelatihan.satunama.org/wp-content/upload… · ppt file · web...
TRANSCRIPT
Yogyakarta, 3-6 Maret 2014
Training Project Cycle Management
Outline Presentasi • Pengantar proyek• Pengantar Manajemen Siklus Proyek
(PCM)• Desain proyek dan Alat Analisis • Pengembangan Aktivitas dan Penggunaan
Sumberdaya• Monitoring dan Evaluasi
Alur Kegiatan Introduksi
peserta dan cakupan
materi (1)
Belajar dari pengalaman peserta (2)
Pengantar Desain
Project (3)
Mengenal alat-alat
analisis (4)
Merumuskan proyek (5)
Prog. Berbasis kebutuhan komunitas (6)
Matrik Perencanaan
(7)
Monitoring (8)
Evaluasi
(9)
Praktek Mon- Evaluasi
(10)
Menangkap praktek-praktek terbaik (11)
Evaluasi dan Penutupan
(12)
PENGANTAR PROYEK
Ciri-ciri Proyek• Apakah ciri-ciri sebuah kegiatan disebut
sebagai sebuah proyek ?• Apa bedanya proyek dengan program ?
Arti penting proyek / program
• Proyek / program adalah sarana mengubah sebuah rencana menjadi kegiatan
• Proyek berfungsi mempercepat pertumbuhan sosial maupun ekonomi
Konsep proyek • Proyek bisa dilihat sebagai
sebuah investasi pada suatu kegiatan dengan harapan investasi tersebut membawa perubahan baik pada masyarakat dalam jangka waktu yang telah ditetapkan
Konsep Proyek
Source : Logical Framework Approach - Handbook for objectives-oriented planning fourth edition, 1999
GOAL
National / Sektor Area
Area Proyek
National / Sektor Area
Area Proyek
KEGIATAN PROGRAM
INPUT OUTPUT
PURPOSE
SAAT INI MASA DATANG
Prinsip Partisipasi• Perencanaan yang baik memerlukan
Keterlibatan setiap orang yang akan menerima manfaat, terkena dampak negatif dan pihak yang dapat diajak bekerjasama
• Keterlibatan seluruh mitra pelaksana memastikan bahwa ide program dan kegiatan yang akan dilakukan sesuai dengan keinginan warga.
Mengapa Perencanaan Proyek harus Partisipatif ?
• Proyek yang berhasil baik mensyaratkan keterlibatan mitra dan stakeholders.
• Prioritas proyek hendaknya selalu memperhatikan aspirasi masyarakat oleh karenanya diperlukan alat perencanaan yang mampu mewadahi nya.
Contoh Proyek yang dibuat secara partisipatif
Community Action Planning ( CAP )
Proyek, dari masa ke masa
• 1950-an : Rehabilitasi negara di Eropa setelah PD ke- 2, dibentuknya organisasi international. Fokus proyek pada perbaikan infrastruktur.
1960-an : Kemerdekaan negara-negara kecil (siprus,gambia,ghana dll) . Fokus pada pembangunan desa dan pertanian
1970-an : Fokus pada aspek sosial
1980-an : Fokus pada lingkungan dan keberlanjutan. Gender issue mulai diperkenalkan
1990-an : LSM dan OMS mulai mengkritik dampak pembangunan yang tidak seperti yang diharapkan. Monitoring dan Evaluasi serta Reporting diperketatMillenium : MDG 2015
Siklus umum proyekPerenca
naan Pelaksa
naan
MonitoringEvaluasi
Lihat permasalahan masyarakat
Source : Meth Kusumahadi 2008
BERBAGAI SISTIM PEMBUATAN PROGRAM
MBO LFA ZOPP PCM RBM TOPP AURAKepanjangan
Management by Objectiive
Logical Framework Analysis
Ziel Orienterte Projekt Plannung
Project Cycle Management
Result Based Management
Team Oriented Program Planning
Auftrags Rahmen
Asal Jerman Jerman JermanMulai 1960 1970 1980 1990 1995 1997 2002Masuk 1974 1976 1985 1990 1995 1997 2002Lembaga promotor
LPPM USAID & LPPM
GTZ Jkt GTZ Jkt Cida Jkt Agro Team GTZ jkt
Special Feature
S.W.O.T Analysis
MPP 4 analisis standart:- A. Phn Msl- A, Tujuan- A. Institusi- A. Alternatif+ MPP
4 Analisis ZOPP + Alat lain + MPP
Pengembangan MPP (+ analisis factor external + alat analisis lain)
Team Work + Unsur Gender dan lingkungan
Impact Oriented Program (alat2 sama dg ZOPP)
Target Bisnis Development
Development
Development
Development Development
Development
Orientasi MPP
Profit company
Project Project Project Program Program Project
MANAJEMEN SIKLUS PROYEK (PCM)
Project cycle management (PCM)• PCM = metodologi untuk persiapan,
pelaksanaan dan evaluasi proyek berdasar prinsip-prinsip pendekatan kerangka pikir yang logis
• PCM Menggambarkan kegiatan-kegiatan manajemen dan prosedur pengambilan keputusan yang digunakan selama siklus proyek)
Apa yang diperjelas dalam PCM ?
Bagaimana proyek akan dilakukan Apa yang hendak dicapai proyek
( Goal ) Faktor-faktor pendukung sukses
atau gagal proyek ( asumsi / resiko ) Bagaimana kemajuan proyek akan
diukur ( monitoring )
Tahapan PCM
Tahap PCM 1. Programming. Tujuan utama proyek relevan
dan mendukung tujuan pembangunan nasional.
2. Identifikasi. Penggalian ide proyek dan kegiatan melibatkan penerima manfaat. Keputusan dibuat dengan mempertimbangkan relevansi gagasan proyek.
3 Formulasi/ Penilaian. Pada tahap ini pemangku kepentingan menilai kelayakan ( apakah proyek akan berhasil ) dan keberlanjutan ( apakah proyek memberi manfaat jangka panjang bagi penerima manfaat )
Tahap .. (Lanjutan) 4 Financing. Lembaga dana akan memeriksa
proposal proyek. Jika disetujui, proyek akan didanai dan dilaksanakan
5 Implementasi. Pada tahap ini proyek dimobilisasi dan dieksekusi . Penerima manfaat dan pemangku kepentingan akan menilai kemajuan proyek.
6.Evaluasi. lembaga donor menilai proyek dan melihat capaian.Temuan-temuan evaluasi digunakan untuk memperbaiki desain proyek atau program di masa mendatang.
Prinsip-prinsip PCM• Siklus proyek. Mengikuti siklus proyek,
guna memastikan proses pengambilan keputusan terstruktur baik.
• Berorientasi pada klien. Melibatkan para stakeholder dalam pengambilan keputusan.
• Matrik Perencanaan Program. Proyek dimulai dengan analisis yang konsisten dan menyeluruh guna memastikan manfaat proyek berkelanjutan.
Prinsip..(Lanjutan) • Keberlanjutan . Pendekatan Kerangka
Kerja Logis untuk memastikan konsistensi desain dan manajemen proyek.
• Pendekatan terpadu. Menghubungkan tujuan proyek ke dalam tujuan nasional dan tujuan sektoral negara.
DESAIN PROYEK DAN ALAT ANALISIS
Alat analisis dalam PCM1. Stake holder analysis 2. Problem Tree analysis – analisis sebab
akibat 3. Objective Tree analysis 4. Alternative Tree analysis
Analisa Situasi + Identifikasi Proyek
• Analisa Situasi - Stakeholder Analisys- Problem Analisys
• Indentifikasi Proyek- Objective Analysis - Alternatif Analysis
Analisa Situasi• Proyek umumnya dirancang untuk
menyelesaikan sebuah permasalah. Dalam banyak kejadian, permasalah yang timbul berhubungan dengan kurangnya atau tidak mencukupinya pelayanan umum dan turunan dari permasalahan tersebut.
• Sebelum memulai identifikasi proyek, idealnya harus ada kesepakatan umum yang menyatakan bahwa situasi tersebut harus diubah.
1.Stakeholder AnalisisSiapa Stakeholder itu ? Individu/ komunitas /lembaga yang mendapatkan manfaat atau kerugian atau mampu mempengaruhi proses program secara signifikan.
Stakeholder (2) Langkah-langkah Analisis 1. Identifikasi stakeholder kunci - Penerima manfaat potensial - Pihak yang terdampak ? - Pendukung dan penolak program ?
2. Lihat pada :- Tingkat pemahaman stakeholder tentang topik program - Harapan terhadap program - Masalah yang dirasakan
Stakeholder analisis Stakeholder group
Kepentingan Masalah yang dirasakan
Sumber daya yang bisa disumbangkan
Mandat
….
…..
……
Stakeholder Analisis No Stakeholder Masalah yang dirasakan Kepentingan Sumber daya yang disumbangkan
1 BPPTK mengkomunikasi kan peringatan dini yang efektif sehingga mengurangi jumlah korban jiwa
Mencatat aktifitas bencana danMemberikan rekomendasi dan peringatan
Analisis Data IlmiahAlat2 pendukung yang canggih
2 TNI Keterbatasan personil dan alat untuk proses evakuasi
Melindungi masyarakat TenagaPeralatan penunjangWaktu
3 Pemerintah desa dan kecamatan
Keterbatasan sumberdaya untuk menampung dan mobilisasi pengungsi
Melayani kepentingan masyarakat
TenagaPikiranWaktu
4 Masyarakat / Pengungsi
Keterbatasan pengetahuan akan bencana, Sanitasi dan keamanan
Rasa aman dan terpenuhinya kebutuhan dasar / darurat
TenagaPikiranWaktu
5 Dinas kesehatan Keterbatasan sumberdaya Melayani kepentingan masyarakat
Tenaga WaktuPikiranPeralatanObat-obatan
2. Analisa Pohon Masalah • Tehnik analisa ini terbukti baik untuk
mengidentifikasi sebuah permasalahan• Sering disebut “ why-why question “
Menggunakan logika sebab-akibat
Proses analisa: • Analisis situasi yang sedang terjadi • Identifikasi permasalahan kunci (kondisi
negatif)• Cari hubungan sebab akibat antar masalah
36
Ilustrasi Analisis Pohon Masalah
mengapa ?
mengapa ?
mengapa ?
Tim olah raga tidak mampu berlaga di tingkat internasional.
Kalah dalam babak penyisihan
Tidak memiliki olahragawan yang berbakat .
Latihan tidak cukupAkar masalah: tidak ada dana, tidak ada pelatih,
Problem Tree
Bagaimana cara mendeskripsikan masalah ?
• Deskripsikan sebuah pengamatan atau gejala
• Identifikasi aspek negatif dari suatu kondisi atau masalah utama yang dihadapi target group dan penerima manfaat
• Visualisasikan dalam bentuk diagram sebab akibat
Mendeskripsikan masalahHindari pernyataan yang menunjukkan keadaan
seperti “ Kurangnya …” atau tidak tersedianya ‘
Hindari Tidak adanya rumah sakit yang tersedia
Lebih baik Masyarakat tidak mendapat pelayanan
kesehatan yang modern.
3.Analisis Objective /tujuan
• Deskripsikan situasi saat permasalahan terselesaikan di masa depan
• Amati hirarki tujuan • Ilustrasikan dalam hubungan : awal – akhir
Objective Tree
4.Analisis alternatif • Periksa analisis tujuan untuk
mengindentifikasi hubungan• Lakukan uji kelayakan untuk - Menghilangkan strategi yang lemah - Membandingkan strategi yang kuat
Analisis alternatif (lanjutan) • Identifikasi solusi yang dapat dijadikan
sebuah strategi• Pilih satu/ dua strategi• Pilih strategi yang akan digunakan dalam
proyek.
Keputusan program hendaknya berdasar pada : tingkat kepentingan, dana, skala prioritas, SDM dan dampak sosial
Alternatif tree
PENGEMBANGAN AKTIVITAS DAN PENGGUNAAN SUMBERDAYA
Matrik Perencanaan Program
• Hasil analisis alternatif akan ditransfer dalam sebuah Matrik Perencanaan Program (MPP) atau log frame.
• MPP = Mengembangkan rancangan proyek yang taat azas dalam suatu kerangka logis
• Memberikan suatu ringkasan mengenai rancangan proyek tersebut dalam bentuk sebuah matriks pada satu halaman
MPP • MENGAPA Proyek dilaksanakan (Maksud Proyek, Sasaran
Proyek) • APAKAH Yang ingin dihasilkan oleh proyek(Hasil-hasil Kerja
Proyek) • BAGAIMANA Faktor-faktor di luar pengaruh langsung
pengelola proyekyang perlu diawasi demi keberhasilan proyek (Asumsi-Asumsi Penting)
• BAGAIMANAKAH Keberhasilan proyek dapat dinilai secara objektif (Indikator-indikator Objektif)
• DARI MANAKAH Kita dapat memperoleh data yang diperlukan untuk menilai keberhasilan proyek secara objektif (Sumber-sumber Pembuktian)
• BERAPAKAH Sarana dan Biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan.
Sumber : metode perencanaan proyek yang berbasis tujuan p ; 11
Bagaimana urutan menyusun MPP ?
• Tahap 1: Rumuskan tujuan-tujuan dan Kegiatan-Kegiatan Proyek (kolom pertama),
• Tahap 2: susunlah asumsi-asumsi penting(lajur keempat),
• Tahap 3: Tetapkanlah indikator-indikator yang dapat dibuktikan secara Objektif sekaligus dengan Sumber Pembuktiannya(lajur kedua dan ketiga),
• Tahap 4: Hitung biaya dan sarana yg diperlukan oleh proyek.
Contoh MPP
Matriks Perencanaan Proyeka dalah suatu proses bertahap yang biasanya perlu dilakukan secara berulang-ulang (iterative process)Source : World Bank Logframe Methodology Handbook. P 9
MPP
Sumber : World Bank Logframe Methodology Handbook. P 55
TENTANG ISTILAHMenurut anda apa yang dimaksud dengan :a. Impact / Overall Objectiveb. Outcome / Project Purposec. Output / Result d. Indikator e. Means of Verification f. Activity g. Asumsi h. Resiko
Istilah ISTILAH URAIAN CONTOHTujuan Jangka Panjang (Overall Objective/Impact)
Hasil akhir proyek yang menyumbang pada dampak yang lebih besar.
Sistem transportasi berfungsi baik dan efisien
Tujuan Jangka Pendek (Project Purpose/Outcome)
Perubahan yang terjadi jika output yang diharapkan tercapai.
Perusahaan menyediakan sarana transportasi public yang aman dan handal
Hasil yang diharapkan (Result/ Outputs)
Hasil langsung kegiatan/ aktivitas proyek. Result menjadi patokan apa yang harus dicapai oleh proyek.
Armada terawat dengan baik Pengemudi mematuhi standar keselamatan aturan lalu lintas.
Istilah Uraian Contoh
Indikator Berhubungan dengan hal-hal dapat diukur. mengukur perkembangan hasil secara kuantitatif maupun kualitatif.
Kerusakan bus menurun dari XX di tahun pertama, menjadi YY di tahun kedua dan terus menurun dibawah ZZ Jumlah pelanggaran lalu lintas menurun dari XX di tahun pertama, menjadi YY di tahun kedua
Sumber pembuktian (Means of verification / Source of verification )
Informasi/ data dari pihak eksternal yang dibutuhkan untuk menilai kinerja proyek
Catatan dari mekanik yang dipublikasikan dalam laporan tahunan Laporan bulanan dari polisi lalu lintas tentang pelanggaran lalu lintas berdasarkan jenis bus
Istilah Uraian Contoh Kegiatan (Activities) Hal yang dilakukan
selama periode proyek untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
• Membuat jadwal perawatan armada secara berkala ( selasai 6/2009)
• Membuat system control persediaan (7/ 2009)
• Memperoleh surat ijin sparepart untuk bus
• Meningkatkan kualitas bengkel
• Meningkatkan ketrampilan mekanik bus
ISTILAH Uraian Contoh
Asumsi / Resiko Faktor eksternal yang mempengaruhi kerja proyek, dimana Manajemen proyek tidak memiliki kontrol langsung
Serikat sopir bis melaksanakan aturan keselamatan yang tertulis dalam kode etik pengemudi
Menyusun Indikator • Objectively Verifiable Indicators (OVIs) harus
disusun sedemikian rupa sehingga jika pengamat lain mengukur kinerja, kesimpulan mereka akan sama.
• Sebuah indikator mengandung unsur-unsur kuantitas (quantity), kualitas (quality), dan waktu (time) atau disingkat QQT.
Contoh Indikator :contoh, kita mulai dengan indikator dasar:• Langkah 1: Indikator dasar: Hasil panen beras dari petani
kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat
• Langkah 2: Tambahkan kuantitas: Hasil panen beras dari petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat sebanyak X kg.
• Langkah 3: Tambahkan kualitas: Hasil panen beras (yang kualitasnya sama dengan panen tahun 1998) dari petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat sebanyak X.
• Langkah 4: Tambahkan waktu: Hasil panen beras (yang kualitasnya sama dengan panen tahun 1998) dari petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat sebanyak X pada panen akhir tahun 1999
Latihan singkat• Kembangkanlah sebuah indikator :- Terkait dengan keberhasilan pelatihan ini
Asumsi • Faktor di luar organisasi yang dapat
mempengaruhi keberhasilan proyek namun project manager tidak memiliki kontrol terhadapnya.
Penilaian terhadap Asumsi Apakah faktor luar tersebut penting ?
ya Tidak
Apakah asumsi tsb realistis ?
Hampir pasti
Mungkin
Tidak
Jangan dicantumkan dalam logframe
Masukkan sebagai asumsi
Apakah memungkinkan mendesain ulang proyek untuk mempengaruhi faktor luar
Jangan dicantumkan dalam logframe
ya Tidak Desain ulang proyek, tambahkan kegiatan atau hasil ; tulis ulang tujuan proyek jika memungkinkan
Proyek tidak feasible
Sumber : PCM- Training Handbook P: 25
Tips • Desain proyek yang baik tingkat resikonya dapat
diantisipasi atau ‘ managable’ • Hindari asumsi yang tidak realistis: “tidak ada inflasi” – • Hindari asumsi yang tidak ada hubungannya dengan
logika sebab akibat, misalnya : “ tidak ada bencana alam” ini penting, namun tidak membantu desain program.
• Asumsi yang disertai dengan penjelasan tentang : kuantitas, kualitas dan rentang waktu yang dibutuhkan akan membantu proses monitoring dan pelaporan.
Diagram Gantt
MONITORING dan
EVALUASI
Mengingat kembali ….Analisis Masalah
Analisis Tujuan
Analisis Strategi / alternatif
Desain proyek
Implementasi dan
Monitoring
Evaluasi Dampak
Ringkasan Tahap Programming
Monitoring dan Evaluasi • Mengetahui posisi perjalanan project • Mengetahui hubungan program dengan
elemen-elemen lain dan lingkungannya • Memprediksi efektivitas dan efisiensi
program
Monev • Memeriksa ketepatan asumsi, resiko dan
metode perencanaan • Dapat melakukan koreksi dan antisipasi
tepat waktu • Menyumbang pembelajaran pada lingkup
lebih luas ( lesson learned )
Perbedaan Monitoring dan Evaluasi
Dalam hal waktu dan tujuan • MONITORING = dilakukan secara berkala
untuk melihat efisiensi dan efektivitas proyek
• EVALUASI = dilakukan pada akhir proyek, untuk mengevaluasi impact dan sustainability
Mengapa melakukan monitoring ?
• Monitoring dilakukan untuk memberikan informasi kepada manager program tentang kondisi program, sehingga langkah perbaikan dapat diambil jika terjadi penyimpangan
Lingkup dan Cakupan Monev 1. Ketersediaan data pendukung untuk mengetahui
kemajuan, kekuatan, kelemahan dan kesempatan program.
2. Ada umpan balik dari lapangan dan pihak lain yang relevan
3. Keterlibatan semua stakeholder utama dalam mengetahui proses dan hasil perkembangan program.
4. Memacu pertanggungjawaban manajemen terhadap kualitas program
5. Memungkinkan adanya tindakan antisipasif dan perbaikan terhadap program, selama masih dalam proses
Syarat Persiapan Moneva) Ada rencana kerja sebagai dasar b) Alat yang sudah teruji c) Data kuantitatif dan kualitatif d) Punya sikap 'Peneliti independen dan objektif“e) Program lain sebagai acuan belajar / pembandingf) Keterbukaan pelaksana untuk maju g) Keputusan dan kesimpulan mengenai posisi
program h) Rekomendasi dan Lesson learned
Aktor Utama Monev1. Semua mitra utama dampingan 2. Pelaksana program di lapangan 3. Supervisor pelaksa lapangan 4. Penanggung jawab utama program 5. Konsultan tetap program - Jika ada 6. Staff pendukung program 7. Staff fundraising 8. Konsultan pelaksana monev
catatan :cakupan aktor berdasarkan besar dan kematangan suatu program
Cara Melakukan Monev1. Pertemuan-pertemuan program 2. Focus group discussion 3. Kunjungan lapangan langsung 4. Wawancara mendalam 5. Mengkaji laporan 6. Gabungan semua cara 7. Monev dalam bentuk audio visual
Tahap-tahap Pelaksanaan Persiapan 1. Pelajari TOR, Rencana Program, Indikator, Laporan program,
Korespondensi program, Catatan Monev terdahulu 2. Tentukan metodanya dan siapkan instrumen pengumpulan informasi
: Kuesioner, FGD, Pertanyaan kunci, wawancara mendalam, dokumentasi proses, asistensi monev dll
Pelaksanaan 3. Kumpulkan informasi, tabulasi data, analisa, kembangkan
kesimpulan dan rekomendasi4. Verifikasi terhadap hasil temuan, analisis, kesimpulan dan
rekomendasi dihadapan semua pihak dan mitra. dapatkan feed back selengkap mungkin
5. Laporan akhir monev disampaikan kepada semua aktor utama dan pihak yang terlibat dalam pelaksanaan
Tindak lanjut 6. Monitor pelaksanaan perbaikan sesuai hasil monev
Analisis Hasil Monev 1. Analisis statistik digunakan untuk membantu
penjelasan 2. Analisis data kualitatif sedapat mungkin melibatkan
semua stakeholders3. Penanggung jawab lapangan dan program terlibat
dalam semua analisis4. Perbandingan data program lain dapat dilakukan
dengan penjelasan secukupnya 5. Observasi silang dapat memperkuat analisis6. Pilih rekomendasi yang bisa dijalankan dan
memastikan adanya dampak lebih besar
Siapa pengguna Monev• Mitra utama dampingan • Pelaksana program di lapangan • Pengambil keputusan program di kantor • Manajer financial dan supporting unit • Manajer fundraising • Konsultan program • Para perencana program lembaga • Sponsor utama program
Frekuensi melakukan Monev• Proyek kurang dari 6 bulan, Monev mingguan • Monev bulanan menghasilkan SRIP ( Short Range
Improvement Program)• Monev triwulan menghasilkan LRIP ( Long Range
Improvement Program )• Monev semesteran menghasilkan rekomendasi • Monev tahunan (evaluasi ) menghasilkan perbaikan
rencana kerja tahun depan • Evaluasi Midterm menghasilkan penyesuaian program • Evaluasi Akhir program menghasilkan lesson learned
Tindak lanjut monev• Perbaikan yang dilakukan tidak mengubah ukuran hasil
yang telah direncanakan ( hasil dari perbaikan tidak mengubah tujuan )
• Perbaikan dilakukan oleh semua yang terkait dengan project
• Perbaikan dicatat dalam kartu perubahan• Perbaikan asumsi dan resiko dicatat dalam laporan
program • Penambahan input harus memperbesar output,
memperbesar outcomes dan memastikan pencapaian impacts
Wilayah Kritis 1. Monev dikaitkan dengan kepercayaan terhadap
lembaga 2. Subjektivitas pelaksana monev lebih dominan 3. Baru dilakukan setelah ada peristiwa khusus4. Terjadi perubahan rencana program dan belum
dikomunikasikan 5. Terjadi ketegangan hubungan antar lembaga 6. Monev sebagai alat legitimasi keputusan 7. Penolakan terhadap pelaksana monev 8. Rekomendasi tidak diterima / tidak dilaksanakan
Apa saja elemen evaluasi? Efektivitas
Membandingkan tujuan dengan realisasi program Efisiensi
Terkait dengan penggunaan waktu, uang dan tenaga Dampak
Impact (hasil di tingkat yang lebih besar) dari program
Keberlanjutan Keberlanjutan program di masa depan
Relevansi Apakah program sesuai kebutuhan masyarakat atau tidak
Elemen Pokok Evaluasi 1. HASIL• Yang direncanakan• Yang tidak direncanakan
2 MANAJEMEN• AKUNTABILITAS: adakah unsur kesetiakawanan sosial ?• INOVASI: adakah kreativitas masyarakat• PERKEMBANGAN SDM: apakah tenaga lokal maju?• EFFEKTIVITAS MIKRO: Ekosistim sosial, hidup dan
maju?• KOMUNIKASI: Pemanfaatan informasi naik?• ADMINISTRASI: Apakah ada kemajuan berarti ?
Instrument Utama Monev1. Format perbandingan rencana dan realisasi hasil 2. Data Indicator hasil3. Format hasil-hasil yang tidak direncanakan 4. Format perubahan elemen pemberdayaan 5. Format perubahan element manajemen 6. Format laporan monev, SRIP,LRIP, Rekomendasi
dan Lessons learned
SRIP= Shrort range improvement programLRIP= Long range improvement program
PERTANYAAN KUNCI(Mack, Dorothee.DR.Misereor, EQM, 2004)
!
Apa tindakan yang harus kita rubah di masa depan? Apa yg perlu tingkatkan dan Hikmahnya?
Apa koreksi hrs dilakukan jika asumsi salah atau lingkungan telah berubah
Apa yg kita sumbangkan untuk mencapai perubahan lewat proyek ini?
MANAJEMEN & KEGIATAN KITA
Perubahan mana akibat tindakan atau pengaruh proyek? Buktinya?
Apa reaksi kita? Apa yg harus dikurangi atau ditambah?
Perubahan apa yg diharapkan pada target group, pada jangka menengah?
TINGKAT Project Purpose
Apa yg riil telah berubah? Yg mana kontribusi kita? mendekati Goals? Mana yg melenceng? Bukti?
Bagaimana keadaan nyata di sekitar target group.? Itukah yg direncanakan? Kemana kecenderungannya?
Perubahan apa yg diharapkan pada tingkat publik, perubahan jangka panjang setelah proyek usai?
TINGKATIMPACT
EVALUASI (stop untuk refleksi dan tarik pelajaran kedepan)
MONITORING(mengamati sambil proyek jalan terus)
PERENCANAANTINGKAT
FORMAT LENGKAP PENCATATAN HASIL MONITORING
Rencana Realisasi Keterangan
Goals (Tahunan) Hasil Ukuran Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 -Perubahan
Asumsi, Resiko, Inputs Significant
Purpose (Semester) Hasil Ukuran 6 12 18 24 30 36 -Perubahan
Asumsi, Resiko, Inputs Significant
Outputs (3 Bulanan) Hasil Ukuran 3 6 9 12 15 18 21 24 27 30 33 36 -Perubahan
Asumsi, Resiko, Inputs Significant
Kegiatan Hasil Ukuran 1 3
6 (Mingguan
Bulanan)
Monitoring
FORMAT LAPORAN: AMONITORING HASIL KERJA YANG DIRENCANAKAN UNTUK: 1- 3 - 6 - 9 - 12 BULAN
RENCANA REALISASI DEVIASI ALASAN DEVIASI KETERANGAN
HASIL INDIKATOR/UKURAN/
Rp
HASIL INDIKATOR/UKURAN/
Rp
IMPACTS……………………….……………………….
(LAPORAN TAHUNAN)
OUTCOMES……………………………………………………
(LAPORAN SEMESTER)
OUPUTS……………………………………………………
(LAPORAN TRIWULAN)
ACTIVITIES………………………………………………………………………………(LAPORAN BULANAN)
FORMAT MONITORING: AMONITORING HASIL KERJA UNTUK: 3-6-9-12 BULAN
RENCANA REALISASI DEVIASI SARAN LESSONS LEARNED
HASIL INDIKATOR/UKURAN/
Rp
HASIL INDIKATOR/UKURAN/Rp
J.PENDEK J.PANJANG
IMPACTS……………………….……………………….(TAHUNAN)
OUTCOMES……………………………………………………(SEMESTERAN)
OUPUTS……………………………………………………(TRIWULANAN)
ACTIVITIES………………………………………………………………………………(BULANAN)
FORMAT MONITORING: B HASIL TAK DIRENCANAKAN
HASIL KERJA YANG TERLAKSANA UKURAN ALASAN/ RASIONALITAS
IMPACTS………………………………………….………………………………………….(TAHUNAN)
OUTCOMES…………………………………………...……………………………………………(SEMESTERAN)
OUTPUTS………………………………………………………………………………………………………………………………………(TRIWULANAN)
ACTIVITIES………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………(BULANAN)
FORMAT MONITORING: C CATATAN TENTANG ASSUMSI DAN RESIKO
TINGKATAN ASSUMSI/ RESIKO PERUBAHAN NYANG TERJADI ALASAN/RASIONALITAS
IMPACTS………………………………………….…………………………(TAHUNAN)
OUTCOMES…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..……………………(SEMESTERAN).
OUTPUTS…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..……………………(TRIWULANAN)
ACTIVITIES…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..…………………………………………..…………………………..(BULANAN)
FORMAT LAPORAN MONITORING: DCATATAN TENTANG INPUTS/ SUMBER DAYA
JENIS INPUTS/ SUMBERDAYA PERUBAHAN YANG TERJADI ALASAN/ RASIONALITAS
-Asset organisasi terkait-Personalia kunci-Kapasitas Finansial non operasional-Kekayaan Organisasi
Daftar Referensi • Project Cycle Management – Training Handbook,
European Commission, 1999• Logical Framework Approach - Handbook for objectives-
oriented planning fourth edition, 1999• Methodius Kusumahadi, Bahan pokok HRD Management• Idaman Andarmosoko, Kursus Pengelolaan pengetahuan • Metode perencanaan proyek yang berbasis tujuan p ; 11• Gambar &Film : diunduh dari berbagai sumber di internet
dan hanya digunakan untuk keperluan pembelajaran kelas,