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Parte II Temas Avanzados  

  

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Contenido1.  TIPOS ESPECIALES DE ACTIVIDAD EN PRIMAVERA P6 ....................................................................... 5 1.1.  TIPO DE ACTIVIDAD WBS SUMMARY EN P6 ....................................................................................... 5 1.1.1.  USO DE ACTIVIDADES WBS SUMMARY EN PRIMAVERA P6 ............................................................... 6 1.1.2.  VENTAJAS EN EL USO DE ACTIVIDADES WBS SUMMARY EN P6 ........................................................ 8 1.2.  ACTIVIDADES ‘LEVEL OF EFFORT’ EN PRIMAVERA P6 ....................................................................... 10 1.2.1.  USO DE ACTIVIDADES LEVEL OF EFFORT EN PRIMAVERA P6 ........................................................... 12 1.2.2.  CURVAS DE DISTRIBUCIÓN DE ESFUERZO ........................................................................................ 15 

2.  DESCRIPCION DE LAS LINEAS DE BASE EN PRIMAVERA P6 .............................................................. 17 2.1.  CREAR LINEAS DE BASE EN PRIMAVERA P6 ...................................................................................... 18 2.2.  RESTAURAR LINEAS DE BASE EN PRIMAVERA P6 .............................................................................. 19 2.3.  ACTUALIZAR LINEAS DE BASE EN PRIMAVERA P6 ............................................................................ 20 3.  PROYECTOS REFLEJO EN PRIMAVERA P6 ........................................................................................ 23 3.1.  INTRODUCCION ................................................................................................................................ 23 

3.1.1.  CREAR PROYECTOS REFLEJO EN PRIMAVERA P6 .............................................................................. 24 3.1.2.  CAMBIAR PROYECTOS REFLEJO ........................................................................................................ 25 

3.1.3.  FUSIONAR PROYECTOS REFLEJO CON EL ORIGINAL ........................................................................ 26 4.  AGREGAR DATOS AL PROYECTO ................................................................................................... 27 

4.1.  ADICIÓN DE DOCUMENTOS A CAPÍTULOS Y TAREAS ...................................................................... 27 4.1.1.  ASOCIAR DOCUMENTOS A NODOS WBS (CAPITULOS) Y TAREAS .................................................. 27 4.1.2.  SELECCION DEL TIPO DE DOCUMENTO Y ADICIÓN DE COMENTARIOS ......................................... 28 4.1.3.  ABRIR DOCUMENTOS DESDE PRIMAVERA ....................................................................................... 30 4.1.4.  USAR INFORMES PARA LISTAR DOCUMENTOS ................................................................................ 31 4.2.  AÑADIR COSTOS DE PROYECTO A LAS TAREAS ............................................................................... 32 4.2.1.  ESTABLECER FUENTES DE FINANCIACIÓN ........................................................................................ 32 

4.2.2.  AÑADIR GASTOS ESPECIFICOS, O GASTOS DEPENDIENTES DEL TIEMPO .................................... 34 

4.2.3.  SELECCIÓN DEL TIPO DE GASTO Y ADICIÓN DE COMENTARIOS ................................................. 35 4.2.4.  ACUMULACIÓN DE COSTOS (ACCRUAL TYPE) ............................................................................. 37 5.  UMBRALES, INCIDENCIAS Y RIESGOS ............................................................................................. 38 5.1.  MONITORIZANDO UMBRALES E INCIDENCIAS ................................................................................. 38 5.1.1.  USANDO LA MONITORIZACIÓN DE UMBRALES EN P6 .................................................................... 38 5.1.2.  CONFIGURANDO LOS UMBRALES .................................................................................................... 40 5.1.3.  SEGUIMIENTO DE UMBRALES ........................................................................................................... 42 5.1.4.  ANALIZAR Y DOCUMENTAR INCIDENCIAS ....................................................................................... 44 5.1.5.  USAR ISSUE NAVIGATOR PARA LOCALIZAR INCIDENCIAS ............................................................... 46 

  

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5.2.  IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS............................................................................................................ 49 5.2.1.  APERTURA DEL ENTORNO DE RIESGOS EN PRIMAVERA .................................................................. 50 5.2.2.  ADICIÓN DE RIESGOS A NUESTROS PROYECTOS ......................................................................... 52 5.2.3.  CALCULAR LA PUNTUACIÓN DEL RIESGO .................................................................................... 55 

5.2.4.  CALCULAR VALORES DE COSTO DE PRE-EXPOSICIÓN Y POST-EXPOSICIÓN. ............................. 56 5.2.5.  ESTIMACIÓN DE ACTIVIDADES IMPACTADAS............................................................................... 59 5.2.6.  INTRODUCCIÓN DE DATOS DE RIESGO ADICIONALES ................................................................ 61 6.  REGISTRO DE PROGRESOS SOBRE EL DIAGRAMA ........................................................................... 63 6.1.  TIPOS DE DURACIÓN ........................................................................................................................ 63 

6.1.1.  ELECCIÓN DEL TIPO DE DURACIÓN MÁS CONVENIENTE ................................................................ 63 6.1.2.  ASIGNACIÓN DE TIPOS DE DURACION A ACTIVIDADES .................................................................. 65 6.2.  TIPOS DE PORCENTAJE COMPLETADO ............................................................................................. 66 

6.2.1.  DESCRIPCIÓN DE LOS TRES TIPOS DE PORCENTAJE COMPLETADO ................................................ 66 

6.2.2.  DETERMINAR QUE CLASE DE % COMPLETE UTILIZAR .................................................................. 67 6.2.3.  CALCULAR PORCENTAJES, DEPENDIENDO DEL TIPO DE % COMPLETADO ................................. 69 

6.3.  PASOS DE ACTIVIDAD ....................................................................................................................... 70 6.3.1.  USAR PASOS DE ACTIVIDAD PARA AVANZAR EL % COMPLETADO ................................................. 70 

6.3.2.  CREACIÓN DE PLANTILLAS DE PASOS DE ACTIVIDAD .................................................................. 72 6.3.3.  AÑADIR PASOS DE UNA PLANTILLA DE PASOS DE ACTIVIDAD ................................................... 73 7.  METODO DEL VALOR GANADO (EARNED VALUE METHOD - EVM) ................................................. 74 7.1.1.  DEFINICION DEL MÉTODO DEL VALOR GANADO (EARNED VALUE METHOD) ................................ 74 7.1.2.  EJEMPLO DE APLICACIÓN DEL ANÁLISIS DE VALOR GANADO ........................................................ 75 

7.1.3.  CONFIGURACION PREVIA PARA EL VALOR GANADO ...................................................................... 77 

7.1.4.  REALIZANDO LA COMPARACIÓN ..................................................................................................... 79 

7.1.5.  OPCIONES DE CÁLCULO DE VALOR GANADO ................................................................................. 83 

7.1.6.  OPCIONES DE CÁLCULO PARA OBTENER EL PERFORMANCE % COMPLETE ................................... 86 7.1.7.  BENEFICIOS DE UTILIZAR TÉCNICAS DE VALOR GANADO ............................................................... 87 

8.  LA VENTANA TRACKING ................................................................................................................ 88 8.1.  IDENTIFICAR LOS CUATRO TIPOS DIFERENTES DE ESQUEMAS DE SEGUIMIENTO........................... 89 

8.2.  NAVEGACIÓN EN LA VENTANA DE SEGUIMIENTO .......................................................................... 90 

8.3.  ABRIR ESQUEMAS DE SEGUIMIENTO ................................................................................................ 91 

8.4.  EDITAR ESQUEMAS DE SEGUIMIENTO .............................................................................................. 92 

8.5.  CREAR NUEVOS ESQUEMAS DE SEGUIMIENTO ................................................................................ 94 

8.6.  OCULTAR Y MOSTRAR PARTES DE UN DISEÑO DE SEGUIMIENTO .................................................. 95 

9.  ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECOLECCIÓN DE DATOS REALES ................................................... 96 

  

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9.1.  RECOLECCION AUTOMATICA DE DATOS REALES (AUTO COMPUTE ACTUALS) .............................. 96 9.1.1.  AUTO-CALCULAR UNA ACTIVIDAD .................................................................................................. 97 9.1.2.  AUTO-CALCULAR UN RECURSO ....................................................................................................... 98 

9.1.3.  ANALIZAR EL EFECTO DE LA AUTORECOLECCION DE DATOS DE LAS ACTIVIDADES ...................... 99 9.1.4.  AUTO-CALCULAR UN GASTO ......................................................................................................... 100 

9.1.5.  RECALCULAR LA ASIGNACIÓN DE COSTES ..................................................................................... 101 9.2.  ACTUALIZACIÓN DE MÚLTIPLES PROYECTOS Y REFUNDICION DE DATOS ................................... 102 9.2.1.  APLICACIÓN DE DATOS REALES A MÚLTIPLES PROYECTOS. .......................................................... 103 9.2.2.  REFUNDIR DATOS. SELECCION DE PROYECTOS A REFUNDIR..................................................... 104 9.2.3.  RESULTADOS AL RESUMIR DATOS .............................................................................................. 104 10.  PORTAFOLIOS (PERSONALIZAR EPS) ........................................................................................ 105 10.1.1.  CREACIÓN DE UN PORTAFOLIO ................................................................................................. 106 

10.1.2.  AÑADIR PROYECTOS A UN PORTAFOLIO ................................................................................... 107 

10.1.3.  ABRIR PROYECTOS MEDIANTE PORTAFOLIOS ............................................................................ 108 11.  INFORMES AVANZADOS ............................................................................................................. 109 11.1.  DISEÑO DE INFORMES AVANZADO, CON EL ASISTENTE Y EL EDITOR DE INFORMES ................... 109 11.1.1.  INFORMES DE PANTALLA (LAYOUT REPORTS) ............................................................................... 109 11.1.2.  CREACIÓN DE GRUPOS DE INFORMES ....................................................................................... 111 11.1.3.  GENERACIÓN DE UN INFORME BÁSICO A TRAVÉS DEL ASISTENTE DE INFORMES ................... 112 11.1.4.  USO DE DIAGRAMAS DE ESCALA LÓGICA TEMPORAL ............................................................... 116 11.1.5.  VISTA PREVIA / EJECUTAR INFORME (PRINT PREVIEW / RUN REPORT) ...................................... 118 11.1.6.  CREACIÓN DE UN INFORME LAYOUT A TRAVÉS DEL REPORT WIZARD .................................... 119 11.1.7.  EXPORTACIÓN DE DISEÑOS E INFORMES A HOJAS DE CÁLCULO ............................................. 121 

11.1.8.  EDICIÓN AVANZADA DE INFORMES A TRAVÉS DEL REPORT EDITOR. ....................................... 122 11.1.9.  GENERAR Y ALMACENAR LOTES DE INFORMES ......................................................................... 131  

  

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1. TIPOS ESPECIALES DE ACTIVIDAD EN PRIMAVERA P6 1.1. TIPO DE ACTIVIDAD WBS SUMMARY EN P6

Tenemos seis tipos de actividades diferentes en Primavera P6. Los tipos de actividad más popular son Task dependent y Start y Finish Milestones. La mayor parte de nuestras actividades se pueden describir con estos tres tipos de actividades, incluyendo hitos y tareas dependientes del calendario del proyecto por defecto.

Además, Primavera P6 es una de las pocas herramientas de planificación que ofrecen un tipo de actividad Level of Effort. Este tipo se utiliza para el seguimiento de esfuerzos que no deberían estar en la ruta crítica. Estos incluyen tareas tales como la gestión de control, soporte y administración. El tipo de actividad dependiente de recurso (Resource Dependent) ayuda a ajustar la duración de la tarea, en consecuencia, sobre la base del calendario personal específico de un recurso.

  

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1.1.1. USO DE ACTIVIDADES WBS SUMMARY EN PRIMAVERA P6

Vamos a añadir otro tipo de actividad, WBS Summary, de aseguramiento de la calidad. Vamos a entrar en el capítulo Cimentación (Foundation), e introducimos una nueva tarea seleccionando el botón + Add o utilizando la tecla Insertar. Cambiaremos el identificador de actividad de modo que se coloque inmediatamente antes de la primera actividad del capítulo. Introducimos el nombre de ‘Control de Cimentación' (Control Foundation). En la columna Activity Type seleccionaremos tipo de actividad WBS Summary

  

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Si recalculamos el programa con F9, aparecerá la actividad WBS Summary ’Control Foundation’, como se muestra en esta ilustración:

Como podemos ver en el calendario, las actividades WBS Summary están realizando la misma función que las barras de resumen, en negro; reproducen hasta la duración original y comienzan y terminan en las fechas de las actividades en su respectiva estructura de desglose del trabajo (WBS). Además, se desarrollan a lo largo de todas las actividades que constituyen el nodo WBS o capítulo.

Al igual que las barras de resumen, este tipo especial de actividades se expanden y contraen, a medida que las actividades asociadas aumentan o disminuyen de duración. Además, pueden ser etiquetadas. Tengamos en cuenta también que, en nuestro diagrama aparecen actividades críticas en rojo, lo cual tiene sentido, porque están en el camino crítico. No requieren asignacion alguna de relaciones, lo que diferencia a las actividades WBS Summary de las actividades Level of Effort.

  

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1.1.2. VENTAJAS EN EL USO DE ACTIVIDADES WBS SUMMARY EN P6 Lo que hace que estas actividades WBS Summary destaquen de las meras barras de resumen, es que podemos asignarles recursos. Podemos ver que el costo del elemento WBS equivale a todos los recursos asignados a la actividad WBS Summary, para que podamos reflejar los elementos de un contrato de precio fijo, y llevar a cabo la asignación de recursos sólo sobre las actividades WBS Summary, dejando las otras actividades sin asignaciones, por lo que podemos unificar las asignaciones de recursos

Aquí podemos ver que ‘STRUCTURE’ lleva recursos asignados. Pero la actividad ‘CARPENTRY’ no tiene asignaciones de recursos. En su lugar, se le asigna una cuota de precio fijo de 10.000 €, a través de la columna de gasto presupuestado (Budgeted Total Cost)

Otra de las características de la actividad WBS Summary que la diferencia de otros tipos, es que va a progresar automáticamente su valor de % completado, basándose en el progreso de las actividades dentro del capítulo del elemento WBS Summary

La actividad ‘STRUCTURE’ se actualiza automáticamente en conjunción con las otras tareas del capítulo. Ni siquierahace falta decir que ya se inició la actividad de ‘STRUCTURE’; su actualización es automática. Una vez más, el valor de ésta es una visión de conjunto del progreso del proyecto. Incluso podemos crear un filtro sencillo. para mostrar sólo las actividades WBS Summary, que proporcionarán una visión de conjunto de la programación del proyecto y el progreso.

  

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Una ventaja más de la actividad WBS Summary es que mostrará la información de resumen de la WBS, cuando el diseño de la agrupación sea distinto deWBS.

  

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1.2. ACTIVIDADES ‘LEVEL OF EFFORT’ EN PRIMAVERA P6 Una actividad “Level of Effort” en Primavera P6 es un tipo de actividad especial con cualidades únicas de duración. Primavera P6 calculará la duración de una actividad Level of Effort basandose en las fechas de sus predecesoras y sucesoras.

Por lo general se utilizan para definir el esfuerzo que en sí mismo no genera un entregable, pero sí acaba incurriendo en costos de mano de obra / maquinaria en el proyecto. Artículos tales como la gestión, la seguridad o la salud están en curso, y requieren recursos, pero no están en el camino crítico. Dichos gastos indirectos, por lo general no son inmateriales.

Los esfuerzos aplicados pueden abarcar bien parte del proyecto, o todo el ciclo de vida del mismo. También se pueden asociar con otras actividades en el proyecto.

Las actividades Level of Effort están diseñadas para representar el trabajo de apoyo en un proyecto. Este es un trabajo que no contribuye directamente a las prestaciones o el resultado del proyecto, pero sostiene su progreso. Éstos siguen siendo tareas importantes, incluso críticos con el proyecto, pero se definen como tareas de apoyo.

Ejemplos de nivel de las actividades esfuerzo incluyen:

• Control y monitorización de tareas • Reuniones de los clientes • Inspecciones • Tareas de gestión de proyectos • Mantenimiento de equipos

Estas actividades no se "ganan", desde una perspectiva del Valor Ganado. En Gestión del Valor Ganado, cualquier tipo de tarea Level of Effort se denomina tarea "no discreta"

Las actividades Level of Effort (LOE) son un componente esencial en la construcción de diagramas completos, para mostrar lo que representa el trabajo de apoyo, no discreto.

Desde que una actividad Level of Effort en Primavera P6 "resume" otras actividades discretas, y abarca la duración de múltiples actividades consecutivas, el resultado es la distribución de horas de trabajo sobre la duración de esas actividades.

Nivel de esfuerzo = "para nivelar el esfuerzo" o "para difundir el trabajo".

  

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Las actividades Level of Effort no deben aparecer en el camino crítico, ni deberían añadir duración alguna al proyecto.

  

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1.2.1. USO DE ACTIVIDADES LEVEL OF EFFORT EN PRIMAVERA P6 Si añadimos una actividad Level of Effort en Primavera P6, lo más probable es porque deseamos realizar un seguimiento de recursos y de tiempo en tareas de apoyo.

Las actividades Level of Effort consiguen sus fechas y duraciones de sus predecesores y sucesores. Lo más común es asignar una predecesora con relación SS y una sucesora con relación FF. A continuación, se asigna un recurso a la actividad, de modo que su esfuerzo es se extenderá durante la duración de la actividad.

La actividad Level of Effort obtiene la fecha de inicio a partir de la fecha de inicio temprano (Early Start) de su predecesora. Obtiene su fecha de fin del fin anticipado (Early Finish) de su sucesor. Entonces es el propio calendario el que se utiliza para calcular la duración entre las fechas de inicio y fin.

Todo esto sucede cuando se reprograma el proyecto. Después de reprogramar, se calculará la duración la tarea Level of Effort.

Por supuesto, si en alguna de las actividades que resumen las Level of Effort se notifica un cambio de duración, a continuación, después de la reprogramación, P6 calculará una nueva duración total para la tarea Level of Effort.

Para mostrar nuestras actividades Level of Effort en el diagrama de Gantt, tendremos que ajustar la configuración de las barras del Gantt en Primavera P6. Hacemos clic derecho en el diagrama de Gantt, seleccionamos Bars. Es necesario activar un tipo de barras denominadas "Remaining Level of Effort".

  

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Si queremos tener una entrada de esa manera, podemos utilizar el botón Add, añadiendo una barra con Remain Bar en la escala de tiempo (Timescale), con el filtro ‘Level of Effort’. Estableceremos los parámetros como se muestra en la ilustración anterior. Debemos asegurarnos también de ajustar el estilo de barra.

Ahora vamos a asignar un predecesor con una relación SS, y un sucesor con una relación FF.

Luego asignaremos un recurso a la actividad, de modo que su esfuerzo se extenderá durante la duración de la actividad.

  

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Lo que distingue a las actividades de gestión de proyectos y esfuerzos administrativos, de otras actividades es que tienen una designación de Activity Type ‘Level of Effort’. Esto indica que no producen directamente entregables, y, por lo tanto, pueden constituir costes indirectos.

Debido a que estas actividades de gestión de proyectos y esfuerzos administrativos, de tipo ‘Level of Effort’ están conectadas tanto a la primera como a la última tarea de la secuencia, van a aumentar y reducir en correlación directa con la expansión y / o contracción de la ruta crítica. Esta conexión de cada nivel de la actividad de esfuerzo a la primera tarea y la última tarea ha dado lugar a la designación de estas actividades como 'hamacas' (hammocks). Como ejercicio, podemos intentar aumentar la duración de cualquier actividad en la ruta crítica. Tengamos en cuenta que la duración del nivel de las actividades Level of Effort aumenta automáticamente en correlación con la duración del camino crítico, cuando se actualice el proyecto.

  

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1.2.2. CURVAS DE DISTRIBUCIÓN DE ESFUERZO Lo que delinea el esfuerzo de gestión de proyectos desde el esfuerzo administrativo, además del pago por hora, es que el coste de gestión de proyectos es uniforme en todo el proyecto, mientras que los costos administrativos, en este ejemplo, es muy probable que sigan una curva en forma de campana. ¿Cómo describir la distribución no uniforme de los gastos administrativos? Primavera P6 nos permite asociar una curva con el esfuerzo.

En la ficha Resources, podemos introducir el campo Curve y hacer doble ‘clic’ sobre el mismo, para que aparezca una lista de curvas disponibles,

Primavera P6 nos permite definir nuestra propia curva, pero para el propósito de este proyecto vamos a seleccionar la curva en forma de campana (Bell Shaped)

Para ver la curva acampanada de distribución de costos administrativos, seleccionamos el icono del perfil de uso de recursos (Resource Usage Profile) en el grupo bottom layout tool.

  

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Describir las actividades que no producen directamente entregables, y que se expandan y contraigan con el camino crítico es algo difícil de hacer en la mayoría de aplicaciones de software de programación Primavera P6, sin embargo, tiene una designación de actividad ‘Level of Effort’ que es capaz de modelar los costos indirectos que abarcan toda la vida del proyecto. También es capaz de mostrar la expansión y contracción del esfuerzo en proporción con el crecimiento o la reducción de la duración de la ruta crítica.

El tipo de actividad Level of Effort es una característica, aparentemente trivial que, no obstante, es muy importante. Esta es una razón por la que Primavera P6 se selecciona a menudo como el sistema de programación preferido, sobre todo cuando necesitamos integrarlo con los sistemas de gestión del valor ganado.

  

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2. DESCRIPCION DE LAS LINEAS DE BASE EN PRIMAVERA P6

Primavera P6 profesional nos permite asignar hasta tres líneas de base de usuarios y una línea base del proyecto por proyecto. En el siguiente artículo se explican estas capacidades y cómo pueden ser útiles en el seguimiento de la situación general de un proyecto y en informes de variación a corto plazo.

Echemos un vistazo al siguiente diagrama, que describe el concepto de líneas de base de proyecto y de usuario:

  

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2.1. CREAR LINEAS DE BASE EN PRIMAVERA P6

Las Líneas de base en Primavera llevan por lo general sólo tres pasos:

I) La creación de una línea de base es extremadamente simple, a través de Project -> Maintain baselines -> Add.

II) Debemos asignar la línea de base creada antes a cualquiera de las cuatro categorías disponibles (Project, Primary, Secondary, Tertiary), a través de Project -> Assign baselines, con lo que podrá ser mostrada sobre el diagrama, a través del siguiente procedimiento:

III) Para mostrar la nueva línea de base en el diagrama, acudimos a botón derecho-> Bars para añadir la línea de base que necesitemos, para nuestro diagrama. Si no apareciese la línea base del proyecto, añadiremos una nueva fila (con el botón Add), y asignaremos un nombre a la nueva barra, y en Timescale, elegiremos Project Baseline Bar. Si la ubicamos en la fila 2, no habrá superposición con el original. Guardaremos el diseño de la línea de base como un nuevo diseño, con Layout -> Save As y usaremos Layout -> Open -> select Export -> saving as a * .plf file. Este paso sólo debería ejecutarse la primera vez.

  

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2.2. RESTAURAR LINEAS DE BASE EN PRIMAVERA P6

Si necesitamos crear un proyecto aparte, elaborado a partir de una línea de base, puedo convertirla, a través de Project -> Maintain Baselines -> Selecciono línea de base -> Restore. La línea de base desaparece de la lista, que pasa a nuestra EPS para conformar un nuevo proyecto, por lo que podemos verla en nuestra EPS a través de proyectos, en el marco del proyecto original.

Podemos modificar libremente este proyecto, extraído de una línea de base, e incluso enviarlo a alguien, exportándolo a través del formato XER, para su revisión, y retornarlo una vez corregido, a través del correo, importándolo, utilizando el mismo formato, si es posible ..

Podemos reconvertir este proyecto revisado en una línea de base de nuestro proyecto, a través de Project -> Maintain baselines -> Add, seleccionando la opción de Convert another project ... El proyecto ahora debe desaparecer de nuestra EPS, y se convertirá en una línea de base del proyecto original, de nuevo.

  

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2.3. ACTUALIZAR LINEAS DE BASE EN PRIMAVERA P6 Debemos tener en cuenta que esta opción sólo está disponible en Instalación de P6 sobre SQL Server, Oracle o bases de datos Oracle XE, pero no está disponible bajo bases de datos SQLite.

P6 permite la actualización de base de datos, sólo en los casos mencionados anteriormente, lo cual es una característica interesante. En lugar de crear una nueva línea de base, podemos actualizar cualquier línea de base existente, si el estado del proyecto cambió (tareas nuevas, eliminadas o editadas) después de su creación, de modo que no es necesario volver a crear una nueva línea de base

En Project -> Maintain Baselines, vamos a seleccionar la línea de base y haremos clic en Update. Las opciones del cuadro de diálogo que aparece son éstas:

Información del proyecto: Esto asegurará que la información

para el propio proyecto (en las pestañas General, Dates,

Notebook Budget Log, Spending Plan, Budget

Summary, Funding, Codes, Defaults, Resources, Settings

and Calculations) se actualizará a la línea de base.

  

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Project risks, issues and thresholds: activar esta opción si deseamos actualizar riesgos, incidencias y umbrales para el proyecto.

Work products and documents: (Nota: el uso de los Work Products y Documents de trabajo requieren que instalemos Collaboration Server) Utilice esta opción si hay cambios en la ficha WPs & Docs de cualquiera de las actividades en nuestro proyecto y deseamos copiar estos cambios a la línea de base.

Especificaremos las actividades a incluir:

All activities: Esta opción se asegurará de que todas las actividades en la línea de base se actualizan.

Activities within the following filter: Utilice esta opción si sólo desea actualizar ciertas actividades, que pueden ser definidas usando un filtro.

Add new Activities and Activity data (except actuals): Esta opción añadirá nuevas actividades y todos los datos de la actividad (incluyendo inicio real y fechas de finalización, las unidades reales, los costes reales, etc.), pero no incluirá los datos reales almacenados si se utiliza la función Store Period Performance de P5 y posterior.

Delete from baseline any activities no longer in the current project: Utilice esta opción si las actividades se han eliminado de la programación y deseamos que esas actividades se eliminen de la línea de base.

Delete from baseline any activities no longer in the current project: Activaremos esta opción si deseamos que las actividades en la línea de base se actualicen. Para más detalles de cómo personalizar la información acerca de cómo las actividades se actualizarán, mediante el botón Update options, por favor ver más adelante

Log to file: Esta opción se puede utilizar para crear un registro de los datos que se actualizan. Haga clic en el botón "..." al final del campo de archivo para especificar una ubicación y un nombre para el archivo de registro. El archivo de registro se guardará como un archivo XML, y se abrirá en el navegador web por defecto.

Run Optimized: Eligiremos esta opción para ejecutar la actualización de la línea de base más rápido. Si elegimos esta opción, no se registrarán los errores surgidos durante la actualización de la línea de base.

Ignore Last Update Date: : Cuando escogemos esta opción, el módulo no tiene en cuenta la fecha de la última actualización de la línea de base. Elegiremos esta opción para actualizar todos los tipos de datos seleccionados, independientemente de la fecha de la última actualización de la línea de base.

  

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También, podemos decidir qué datos se deben actualizar o no, a través del botón Update options, que muestra otro cuadro de diálogo con las opciones disponibles:

  

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3. PROYECTOS REFLEJO EN PRIMAVERA P6 3.1. INTRODUCCION

Los proyectos reflejo (Reflections) son una característica poco conocida pero muy práctica en el cliente P6 de Primavera. Un proyecto reflejo en P6 es esencialmente una copia de un proyecto pero con un elegante truco incorporado - la capacidad de fusionar el proyecto copiado de nuevo en el original en cualquier momento. Si el genio de este truco no nos ha impresionado aún, lo hará.

Esta capacidad de fusión fue diseñada para ayudar a planificadores que trabajan con diferentes escenarios de proyectos.

Imaginemos que somos planificadores para un proyecto de gran capital que va adquiriendo un retraso en su ejecución. Queremos evaluar el impacto de la adición de un turno extra para el horario de trabajo. ¿Cuánto tiempo durará la tarea a través de este nuevo enfoque? (es decir, escenario)

Lo que debemos hacer aquí es crear una reflexión del proyecto, agregar un turno extra y verificar la fecha de finalización. Si se nos aprueba el turno extra, entonces podremos combinar este proyecto escenario con el proyecto original para mantener los cambios realizados. Esto nos ahorra el tiempo de cambiar de nombre el proyecto, y restablecer los permisos y cambios de copiar y pegar de un proyecto a otro.

También existen buenas opciones para ayudarnos a crear una copia de seguridad del proyecto original en caso de que necesitemos hacer referencia a ella en el futuro.

  

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3.1.1. CREAR PROYECTOS REFLEJO EN PRIMAVERA P6

En la ventana Projects, hacemos clic con el botón derecho sobre el proyecto original y seleccionaremos Create Reflection en el menú.

.Si el proyecto original tuviese alguna línea de base, aparecerá un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar si deseamos o no copiar esas líneas de base junto con el proyecto. Simplemente marcamos la casilla de verificación en la columna Copy, si queremos conservar las líneas de base en el proyecto reflejo.

Ahora deberíamos ver una copia de nuestro proyecto en la ventana Projects. La copia tiene el mismo ID de Proyecto "-1" añadido. Este proyecto reflejo también se marcó con un símbolo de interrogación, que expresa un estado de "What if” (qué pasaría si), que es la manera que indica el proyecto es un proyecto de "escenario" y no un plan de proyecto real de Primavera.

El menú contextual Create Reflection sólo estará disponible cuando se selecciona un proyecto en un nodo de EPS en la que tenemos el privilegio de crear proyectos.

  

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3.1.2. CAMBIAR PROYECTOS REFLEJO

Una vez que se ha creado un proyecto reflejo, podemos abrirlo y realizar cambios en el mismo, como sea necesario, para explorar otros posibles proyectos.

Qué es un Proyecto reflejo?

Oracle define una reflexión como; "Una reflexión es una copia de un proyecto que tiene las siguientes características:

• Tiene el mismo nombre que el proyecto fuente original con la reflexión anexo al mismo. • Internamente, contiene un enlace al proyecto original, que incluye la posibilidad de fusionar

los cambios a la reflexión sobre el proyecto original. • Tiene una condición de ‘qué pasaría si’ "Esencialmente es un reflejo de una copia exacta de

un proyecto, pero a diferencia de simplemente clicar Copy en P6, un reflejo conserva un enlace lógico entre el proyecto original y la copia que permite que cualquier cambio en la copia se pueda transmitir selectivamente al proyecto original, para identificar el impacto del cambio.

Esto es particularmente útil en el cálculo de posibles retrasos, especialmente en un escenario ‘What-If’ (Análisis de hipótesis), en el que P6 proporcionará un resumen de los cambios, para que el usuario lo comunique a los interesados en el proyecto.

  

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3.1.3. FUSIONAR PROYECTOS REFLEJO CON EL ORIGINAL

Una vez que hemos introducido algunas hipótesis a la nuestra reflexión, tenemos la posibilidad de realizar una selección de las mismas e introducirlas en nuestro proyecto, en sustitución de las tareas originales. Así que este método es una manera de realizar un análisis no destructivo, si se usa con cuidado.

Cuando se realiza la fusión, aparece un gran cuadro de diálogo, lleno de opciones de seguridad, en el que podemos seleccionar y comprobar los cambios a fusionar, con casillas de verificación a la derecha. Podemos desactivar cualquier cambio que no queremos fusionar:

  

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4. AGREGAR DATOS AL PROYECTO 4.1. ADICIÓN DE DOCUMENTOS A CAPÍTULOS Y TAREAS 4.1.1. ASOCIAR DOCUMENTOS A NODOS WBS (CAPITULOS) Y TAREAS

En este capítulo veremos cómo utilizar los Productos de trabajo (Work Products, WP) y Documentos (Docs) en la ventana de Primavera P6

La documentación relacionada con el proyecto se puede catalogar y rastrear en Primavera P6 utilizando la pantalla Productos de trabajo y Documentos (WP’s & Docs). Estos pasos nos muestran cómo añadir documentos a la base de datos de P6 y luego asignarlos a nuestros proyectos.

1. Abrimos el proyecto para el que deseamos asignar los WPs & Docs. 2. Hacemos clic en el menú Project, o en la barra de herramientas Project. 3. Elegimos la opción WPs & Docs.

4. Para añadir un documento, en la ventana WPs & Docs, haremos botón derecho en el área de la tabla y elegiremos Add o la tecla Ins, o el botón Add a la parte derecha.

  

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4.1.2. SELECCION DEL TIPO DE DOCUMENTO Y ADICIÓN DE COMENTARIOS

1. En la nueva fila, introducimos un Title, Reference No., Status and Document Category para el nuevo documento.

Estos datos se pueden introducir en la propia fila, o en la pestaña General en la parte inferior de la página. Sólo los administradores pueden añadir nuevas Categorías de documento a estas listas, a través de Admin -> Admin Categories.

  

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2. En la ficha Description, podemos introducir una descripción para el documento.

3. En la pestaña Assignments, podemos hacer clic en cualquiera de los botones de Assign Activity o Assign WBS para asignar el documento seleccionado. a un elemento del proyecto abierto.

4. Vamos a utilizar el cuadro de diálogo Assign WBS o Assign Activity, para seleccionar el elemento al que se efectúa la asignación.

5. Haciendo doble clic en la actividad o nodo WBS, o utilizando el botón Assign, vamos a completar la tarea.

Nota: podemos asignar productos de trabajo o documentos a uno o más elementos wbs o actividades

  

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4.1.3. ABRIR DOCUMENTOS DESDE PRIMAVERA

1. En la ficha Files podemos asignar un documento utilizando losbotones Public Location o Private Location..

NOTA: Las referencias de ubicación privadas sólo pueden ser vistas por los usuarios P6. Las referencias de ubicación públicas pueden ser vistas por todos los interesados en el proyecto. Lugares públicos, por lo general, refieren a los archivos almacenados en una ubicación de red compartida, como un servidor de archivos, una intranet o ubicación de Internet.

2. Haga clic en el botón ‘…’ y en el diálogo Select File Name localizaremos el documento que deseemos añadir a P6.

3. Hacemos clic en Open para agregar el documento seleccionado.

  

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4.1.4. USAR INFORMES PARA LISTAR DOCUMENTOS Podemos abrir la ventana Reports, mediante el botón de la barra Enterprise, o a través de Tools -> Reports -> Reports:

Una vez abierto, se puede contraer todas las ramas que aparecen, a través del botón derecho -> Collapse All.. A continuación, hacemos clic en el botón "+", para abrir las ramas principales. Iremos a Open projects, y en esa rama podemos ver una sub-rama que se refiere a Work Products & Documents:

Los informes de dicho sector están diseñados específicamente para listar y controlar toda la documentación en nuestro proyecto, clasificado ya sea por Document Category, o WBS.

  

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4.2. AÑADIR COSTOS DE PROYECTO A LAS TAREAS 4.2.1. ESTABLECER FUENTES DE FINANCIACIÓN

Cuando P6 está conectado a una base de datos P6, podemos seguir estos pasos para crear un diccionario que contenga fuentes de financiación, bien sin fines de lucro, bien asignadas por el gobierno, o de cualquier otro tipo. Podemos asignar las fuentes de financiación de los presupuestos a medida que desarrollemos proyectos.

Elegiremos Enterprise -> Funding Sources.

Seleccionaremos la fuente de financiación inmediatamente superior y al mismo nivel de jerarquía que el fondo que queremos añadir, a continuación, haremos clic en Add.

Podemos utilizar la estructura jerárquica del Diccionario Funding Sources para categorizar fondos similares de grupo, como los afiliados a un organismo en particular.

Haremos clic en Modify para escribir cualquier información adicional sobre nuestro fondo en un editor HTML.

En este editor, podemos dar formato al texto, insertar imágenes y tablas, copiar y pegar información de otros archivos de documentos (al tiempo que conservamos el formato), y añadir hipervínculos.

Hacemos clic en Close.

Podemos aplicar las asignaciones de fondos ilimitados para cada EPS y nivel de proyecto.

Para ver un organigrama de las fuentes de financiación, haga clic en la barra Display Options en el cuadro de diálogo de fuentes de financiación y elegimos Chart View:

  

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Para agregar estas fuentes de financiación para nuestros proyectos, necesitamos seleccionar un proyecto en nuestras EPS, y luego ir a la pestaña Funding de la sección de Detalles del Proyecto

A través del botón Add, podríamos añadir diferentes fuentes de financiación para el mismo proyecto, si fuese necesario.

  

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4.2.2. AÑADIR GASTOS ESPECIFICOS, O GASTOS DEPENDIENTES DEL TIEMPO

Si estamos buscando la manera de asignar costos a las actividades en Primavera P6 sin crear un recurso para cada tarea, entonces podríamos encontrar útil la ventana Expenses (Gastos de Proyecto). Un gasto de proyecto puede ser muchas cosas diferentes: administración, viajes, consultoría, software, instalaciones, formación, como lo nombremos. La herramienta Expenses también es ideal para los elementos materiales específicos del proyecto, tales como artículos especialmente creados, que necesitan ser identificados en el plan, pero que en realidad no tienen cabida en nuestro fondo de recursos.

Este capítulo trata sobre la asignación de un gasto de material, específico del proyecto, a un proyecto determinado, lo que es muy similar a los procedimientos de adición de WP y Docs que hemos visto antes.

1. Abrimos el proyecto al que deseamos asignar gastos.

2. Hacemos clic en el menú Project, o en la barra de herramientas del proyecto.

3. Elegimos la opción Expenses.

4. Para añadir un documento, en la ventana Expenses, haremos clic en el área de la tabla y elegiremos Add o utilizaremos la tecla Ins, o en el botón Add en la parte derecha.

  

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4.2.3. SELECCIÓN DEL TIPO DE GASTO Y ADICIÓN DE COMENTARIOS

1. En la nueva fila, podemos introducir Cost Account., Vendor and Expense Category para el nuevo documento.

Estos artículos se pueden introducir en la misma fila o en la pestaña General, en la parte inferior de la página. Sólo los administradores pueden añadir nuevas categorías de gastos, a través del Admin -> Admin Categories.

  

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2. En la ficha Description, podemos introducir una descripción para el documento.

3. En la pestaña Activity, podemos hacer clic en el botón Activity para asignar el gasto seleccionado a cualquier actividad del proyecto abierto.

4 Vamos a utilizar la pestaña Costs resultante, para especificar los elementos de nuestro gasto

  

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4.2.4. ACUMULACIÓN DE COSTOS (ACCRUAL TYPE)

En nuestros ejemplos, en la pestaña Activity, el Accrual Type (Tipo de Devengo) es Uniform over Activity, aunque podemos acumular al inicio o final de la actividad, si es necesario. Esto es muy importante cuando monitorizamos costes en un momento determinado (Data Date).

Resumen

Primavera P6 es una poderosa herramienta no sólo para el modelado de la duración de proyectos, sino también para el cálculo de los costes genéricos de trabajo, materiales, equipos y recursos. También tiene una forma sencilla de describir los gastos específicos del proyecto de visualización, como, en nuestro ejemplo, podría ser el material de los tubos del intercambiador de calor.

También podemos usarlo para casi cualquier gasto designado para el cual no queremos crear un recurso. Los costos de estos gastos materiales específicos de un proyecto de trabajo también se pueden mostrar, junto con el total de los costos de las actividades y proyectos.

  

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5. UMBRALES, INCIDENCIAS Y RIESGOS 5.1. MONITORIZANDO UMBRALES E INCIDENCIAS Primavera P6 nos permite controlar algunos parámetros de umbrales o límites dentro de cualquier elemento especificado de nuestra estructura de desglose de trabajo (WBS).

Un umbral es algo así como un requisito específico que debemos comprobar en nuestro proyecto, ya que podría ser, por ejemplo, un varianza máxima de Fecha de Finalización (Finish Date Variance) en las tareas, desde una línea de base previamente grabada, o un sobrecoste máximo de tareas, a partir de un presupuesto original.

Al supervisarlos, cualquier tarea que exceda el umbral establecido, generará automáticamente una incidencia (Issue), por lo que podemos supervisar periódicamente estos umbrales, centrándonos en las incidencias generadas en el proyecto.

Si queremos comprobar el estado de un parámetro a través de múltiples proyectos, esto se puede hacer mediante la creación de múltiples rutinas de monitorización de umbrales, pudiendo cada una especificar un elemento WBS en un proyecto diferente.

Los proyectos que queremos monitorizar deben encontrarse abiertos, para ser incluidos en las rutinas de monitorización de umbrales.

5.1.1. USANDO LA MONITORIZACIÓN DE UMBRALES EN P6 Para controlar los parámetros de umbral es necesario incluir la función de umbrales en la barra de herramientas del proyecto de la izquierda. Haremos clic en Add or Remove Buttons en la barra de herramientas Project y seleccionaremos Thresholds.

Debemos tener en cuenta que esta característica Thresholds se oscurecerá y aparecerá inactiva si no hay proyectos abiertos.

Vamos a abrir el proyecto que tiene un parámetro que queremos monitorizar.

Al supervisarlos, cualquier tarea que exceda el umbral establecido, generará automáticamente una incidencia (Issue), por lo que podemos supervisar periódicamente estos umbrales, centrándonos en las incidencias generadas en el proyecto.

  

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En nuestro ejemplo abriremos el proyecto Office Building Addition, y tras abrir la ventana Thresholds, seleccionaremos + Add en el menú Edit, o el menú contextual, o la barra de herramientas a la derecha de la pantalla. Se generará una nueva rutina de control de umbrales. Si hacemos clic en el campo Threshold Parameter, se abre un cuadro de diálogo, para elegir el parámetro que queremos:

Estos parámetros no pueden ser modificados, incluso por los administradores, así que no tenemos una categoría al respecto, en Admin Categories. Estos parámetros están predefinidos, de modo que no se pueden agregar o eliminar parámetros, pero sí podemos tener un cierto nivel de control sobre los mismos

Como podemos ver, hay numerosos parámetros que podemos controlar, incluyendo Start Date Variance y Finish Date Variance En nuestro ejemplo queremos monitorizar los retrasos sobre una línea de base previamente generada y asignada, por lo que seleccionamos Finish Date Variance en el cuadro de diálogo Select Threshold Parameter.

En la columna WBS seleccionaremos el elemento WBS a monitorizar. Queremos controlar todo el proyecto, así que seleccionaremos el elemento WBS más alto en nuestro proyecto, por lo que, si seleccionamos 'Bldg Office Building Addition’, seleccionaremos el nodo que abarca todo el proyecto. Verificaremos que status se establece en enabled, y cambiaremos la prioridad, según deseemos.

  

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5.1.2. CONFIGURANDO LOS UMBRALES Debemos hacer notar aquí que en la celda Threshold Parameter también podemos seleccionar un parámetro de umbral a monitorizar. Una vez más, queremos controlar la holgura total de actividades. Establecemos el umbral inferior (Lower Threshold) a -3.0d y de umbral superior (Upper Threshold) a 100d. Los retrasos se expresan por un número negativo, por lo que cualquier retraso se limita a un máximo de tres días. Un valor alto en el umbral superior significa que no hay límite en el mismo. Así pues, se generarán incidencias en la EDT, en todas las actividades que tengan su variación de finalización igual o inferior a -3 días o igual o superior a 100 días.

En ‘WBS to Monitor’ también podemos seleccionar el proyecto completo, para controlar la holgura total en todos los elementos WBS del proyecto, mediante la selección de ‘Bldg Office Building Addition’, que es el nodo que abarca todo el proyecto:

En ‘Detail to Monitor’ seleccionaremos Activity, en el menú desplegable que aparece. Nuestra rutina de monitorización de umbrales realizará un resumen de las incidencias a nivel de actividad. Si seleccionamos WBS la rutina de umbrales realizará un resumen de las incidencias a nivel de la WBS.

El Responsible Manager de la incidencia será el mismo que el del elemento WBS que estamos monitorizando. Dependiendo de qué parámetro que se esté supervisando puede seleccionar un diseño adecuado de seguimiento o ninguno. También podemos cambiar el estado y la prioridad de la incidencia, en la pestaña General de la sección inferior de detalles

  

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A continuación, seleccionaremos la pestaña Details en el marco inferior. Aquí podemos, incluso, seleccionar un intervalo de tiempo para supervisar, estableceremos la Fecha de inicio (From Date) para PS para el comienzo del proyecto (project start) y de la que se disponga para To Date a PF para fin del proyecto (project finish)

Todas las fechas anteriores a la fecha From Date o posterior a la Fecha To Date quedarán excluidos de la búsqueda de incidencias. Ahora estamos listos para monitorizar nuestro proyecto para los umbrales que cumplan o superen los parámetros.

  

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5.1.3. SEGUIMIENTO DE UMBRALES Seleccionaremos Tools -> Monitor Thresholds. En el cuadro de diálogo Monitor Thresholds resultante, haremos clic en Monitor.

  

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Las incidencias (Issues) relacionadas con el parámetro umbral seleccionado, se mostrarán en la pestaña inferior Details.

y también en la ventana de incidencias del proyecto (Project Issues), que podemos abrir a través de un nuevo botón, Issues, en nuestro barra de herramientas Projects,

... que está diseñada específicamente para manejar las incidencias generadas. Así también podemos seleccionar Project, y luego Issues, para visualizar las incidencias del proyecto:

  

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5.1.4. ANALIZAR Y DOCUMENTAR INCIDENCIAS Primavera P6 mostrará una lista de todas las actividades o incidencias relacionadas con parámetros que no caen dentro de los límites establecidos. Para cada una de ellas, P6 muestra las incidencias, WBS, estado, prioridad, el ID de actividad asociada, y el nombre de la actividad asociada

Primavera P6 nos permite controlar los umbrales de parámetros en uno o más proyectos abiertos a nivel de WBS. Como se ha mencionado, el proyecto debe estar abierto para tener lugar el seguimiento. Esta característica es especialmente útil para el seguimiento de parámetros en grandes proyectos.

Podemos crear y activar varias rutinas de umbrales similares para rastrear un solo parámetro, en numerosos proyectos.

La característica umbrales de P6 permite un fácil seguimiento de los parámetros cuando bien el tamaño de los proyectos o el número de proyectos a revisar hace el seguimiento engorroso. Primavera P6 también puede ser configurado para generar y enviar mensajes de correo electrónico automáticos a los gestores responsables

Si seleccionamos un tema específico en la ficha Details de la ventana Project Thresholds, si hacemos clic en el botón Ir a, nos dirigiremos inmediatly a la cuestión correspondiente en la ventana Project Issues, para añadir datos adicionales, incluso notas, a esas incidencias.

  

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También podemos especificar un Estado (Status) en cualquier incidencia, Open, On Hold, Closed, mediante el uso de la columna Status, o el desplegable Status en la pestaña General:

También, podemos especificar un nivel de prioridad (Priority Level) para cualquier incidencia, con el fin de resolverla, también, mediante el uso de la columna Priority o el desplegable de la pestaña General:

  

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5.1.5. USAR ISSUE NAVIGATOR PARA LOCALIZAR INCIDENCIAS También tenemos una función especial, llamada Issue Navigator, en el menú Tools. En el diálogo que aparece, podemos seleccionar cualquier incidencia, para localizarla, ya sea en la ventana WBS, o si elegimos Activity en la opción ’Detail to monitor’ de la pestaña General de los detalles de Project thresholds, incluso podemos localizar la actividad que generó la incidencia, en la ventana Activities:

:

Issue Navigator - Si elegimos WBS en la opción ‘Detail to monitor’ en la pestaña General de los detalles de Project thresholds. Si hacemos clic en el botón WBS en este navegador, la ventana WBS se abrirá automáticamente, con el Nodo WBS que contiene la incidencia será marcada en él. Obsérvese el botón Activities no disponible:

  

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Issue Navigator - Si elegimos Activity en la opción ‘Detail to monitor’ en la pestaña General de detalles de Project thresholds. Si hacemos clic en el botón Activities en este navegador, la ventana Activities se abrirá automáticamente, con la actividad que contiene la incidencia marcada en él:

El botón Issue Details del Issue Navigator abrirá automáticamente la ventana Project Issues, y localizaremos la incidencia seleccionada en el navegador, en esa ventana, para añadir datos adicionales, incluso notas, sobre esta incidencia.

  

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Incluso podemos filtrar las incidencias que aparecerán en el Issue Navigator, utilizando la opción Filter By sobre el mismo:

  

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5.2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Los riesgos son eventos o condiciones inciertas que tienen el potencial de afectar, positiva o negativamente, en nuestros objetivos del proyecto. Primavera P6 incluye una función integrada de riesgos que nos permite identificar, categorizar y priorizar los riesgos, asignar a una persona responsable de la gestión de dichos riesgos, asignar los riesgos a una o más de las actividades que pueden verse afectadas por el riesgo, y llevar a cabo un análisis cualitativo de cada riesgo. Además, tenemos la posibilidad de desarrollar una respuesta a esos riesgos.

Esto no es una aplicación completa de análisis de riesgos, como podría ser MonteCarlo Analyzer o Pertmaster, que podrían llevar a cabo algunos pasos más allá en el análisis de riesgos, sino una completa herramienta de documentación de riesgos, para introducir la probabilidad y calcular el impacto de cualquier tipo de riesgo, ya sea en el coste o en la Línea de tiempo de nuestro proyecto.

  

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5.2.1. APERTURA DEL ENTORNO DE RIESGOS EN PRIMAVERA Necesitamos añadir nuevo botón a nuestra barra Projects, llamado Risks:

:

Se abrirá la ventana de Riesgos (Risks)

En nuestro ejemplo Office Building Addition, seleccionaremos + Add en el menú Edit, o el menú contextual, o la barra de herramientas a la derecha de la pantalla, para agregar un nuevo riesgo a nuestro proyecto:

  

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Podemos elegir una categoría de riesgo (Risk Category) para nuestro riesgo:

Al igual que en casos anteriores, sólo los administradores pueden controlar los elementos de esta lista, por adición, eliminación o edición, a través de Admin -> Admin Categories -> Risk Categories:

  

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5.2.2. ADICIÓN DE RIESGOS A NUESTROS PROYECTOS Por ejemplo, vamos a documentar un Riesgo ambiental (Weather/Environmental Hazard) sobre la Excavación del Capítulo Cimentación (Foundation) en nuestro Office Building Addition, por lo que el proyecto puede incurrir en costes adicionales, así como retrasos en el programa. La imagen siguiente muestra el elemento de cimentación de la EDT (estructura de desglose de trabajo), y se centra en la actividad de excavación. Como podemos ver a continuación, esta parte del proyecto está programada para comenzar el 12 de junio y terminar el 18 de septiembre, y el costo presupuestado total es de 4.206 €.

Vamos a añadir un nuevo riesgo, y podemos nombrarlo como Weather Hazard in Excavation (Riesgo ambiental en excavación), por ejemplo, y asignarlo a la categoría Weather/Environmental Hazard (Riesgo ambiental):

  

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La pestaña "General" se utiliza para identificar la categoría de riesgo, tipo de riesgo, propietario, o persona responsable de resolver el riesgo, y el Estado. Las fechas de inicio y final de exposición se corresponden con el inicio y final de las actividades involucradas. Estas fechas representan las fechas más tempranas y tardías en las que puede ocurrir este riesgo. El Pre-Response Exposure Cost representa el costo posible que un riesgo puede imponer, y el Post-Response Exposure Cost es el costo que el riesgo podrá imponer, en función de la respuesta a ese riesgo. Describiremos los cálculos detrás de esos valores más adelante. Observe que también podemos proporcionar la fecha en que se identifica ese riesgo, así como el recurso que identifica el riesgo.

  

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La pestaña Impact nos permite identificar tanto los parámetros de pre-respuesta y post-respuesta, donde podemos seleccionar la probabilidad de que ocurra el riesgo, el impacto que el riesgo puede tener en nuestro diagrama, y el impacto de costes en nuestro proyecto, si el riesgo se produce.

P6 genera una "puntuación de riesgo" (Risk Score), basada en la información introducida para cada riesgo. Esta "puntuación de riesgo", se puede utilizar para ayudar a evaluar la importancia del riesgo

La pestaña Impact también puede ser utilizada para documentar un plan de respuesta, así como los parámetros de impacto respuesta para llegar a una puntuación de riesgo post-respuesta (Post-Response Risk Score).

  

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5.2.3. CALCULAR LA PUNTUACIÓN DEL RIESGO Vamos a indicar cómo se calcula la puntuación de riesgo (tanto pre-Respuesta y Post-respuesta). La puntuación de riesgo global está basada en los valores que seleccionamos para tres campos: Probabilidad, costo, y plazo. Dos de estos campos, costo y plazo, son conocidos como los campos de impacto.

El campo Probability y cada uno de los campos de impacto tienen estos posibles valores: Very High, High, Medium, Low, Very Low, y Negligible. La aplicación utiliza el valor más alto seleccionado por los campos Cost y Schedule como valor global del impacto (overall impact value). La aplicación determina la puntuación representando el valor global del impacto con el valor introducido para la probabilidad, como se muestra en la tabla inferior.

Por ejemplo, si entramos en el valor Low para Cost y el valor Medium para Schedule, la aplicación utiliza Medium, el mayor de los dos, como valor global de impacto.

La aplicación utiliza la tabla inferior para determinar el valor de la puntuación por el trazado de los valores globales de impacto y probabilidad. Las columnas de la tabla representan los valores globales de impacto (Negligible a Very High), mientras que las filas representan los valores de probabilidad (Very High a Negligible).

La aplicación determina la puntuación como el número que corresponde a la intersección de la columna y la fila de probabilidad de impacto aplicable. Por lo tanto, para continuar nuestro ejemplo, si entramos en un valor de alta probabilidad, la puntuación sería mostrar 14, el número que aparece en la columna de Impacto Medio al cruzar la fila de alta probabilidad.

Impact

Negligible Impact

Very Low Impact Low Impact Medium

Impact High

Impact Very High

Probability Very High 0 5 9 18 36 72 Probability High 0 4 7 14 28 56 Probability Medium 0 3 5 10 20 40 Probability Low 0 2 3 6 12 24 Probability Very Low 0 1 1 2 4 8 Probability Negligible 0 0 0 0 0 0

  

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5.2.4. CALCULAR VALORES DE COSTO DE PRE-EXPOSICIÓN Y POST-EXPOSICIÓN. Identificaremos ahora cómo se calculan los valores de costo de preexposición y postexposición. Estos valores se pueden ver en la pestaña General

La aplicación calcula el costo potencial de un riesgo. Los visualización de los costos de pre-exposición (Pre-Response Exposure Cost ) y de los costos de post-exposición (Post-Response Exposure Cost ) se realiza (los costos de post-exposición se muestran sólo después de que se hace una respuesta a un riesgo, usando los campos Post-Response de la pestaña Impact.)

Nos referimos tanto a los campos Pre- y Post-Response Exposure Cost genéricamente como campos de exposición de costos, debido a que ambos se calculan usando la misma ecuación.

El valor para el campo costo de exposición (Exposure Cost) se basa en los valores seleccionados para los campos de probabilidad y costo, en la ventana Risks, pestaña Impact. y en las cifras de costos asociados con las actividades asignadas al riesgo o al proyecto, si no han sido hechas asignaciones a actividades.

La aplicación calcula el valor de coste de exposición usando esta ecuación:

Exposure Cost = Planned/Budgeted Total Cost * (Probability Midpoint * Cost Midpoint).

El Planned/Budgeted Total Cost es la suma de los valores Planned/Budgeted Cost para cada actividad asignada al riesgo (o el planned project cost, si no hay actividades asignadas al riesgo).

El Probability Midpoint es el punto medio del valor del campo Probability para el riesgo seleccionado. The Cost Midpoint es el punto medio del valor del campo Cost para el riesgo seleccionado.

Nota: El punto medio de Cost y Probability para el valor Negligible es siempre cero, así que el valor de Negligible no es relevante en este caso.

  

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La ecuación para el cálculo del punto medio de probabilidad y el punto medio del costo varía, dependiendo de qué valores son seleccionados para los campos de probabilidad y de costo:

Cuando se utiliza un valor entre máximo y mínimo:

Cuando se selecciona un valor alto (50% a 70%), medio (30% a 50%), o bajo (10% a 30%) para el campo de probabilidad, el punto medio de probabilidad se calcula usando la siguiente ecuación:

Probability Midpoint = (lower range for selected value + higher range of selected value)/2.

So if the Probability value is Medium (30% to 50%), then the Probability Así que si el valor de probabilidad es Medio (30% a 50%), entonces el punto medio de probabilidad de se calculará como sigue:

(30 + 50) / 2 = 40%.

Cuando se selecciona un valor alto (20% a 40%), medio (10% a 20%), o bajo (1% a 10%) para el campo Cost, entonces el punto medio del costo se calcula usando la misma ecuación que el punto medio de probabilidad. Así que si el valor de coste es Medio (10% a 20%), entonces el punto medio se calcula como sigue:

(10 + 20) / 2 = 15%

Para valores más altos:

Cuando el valor muy alto (70% o más) se selecciona para el campo de probabilidad, el punto medio de probabilidad se calcula como el punto medio entre el valor más bajo y 100%. Así que el punto medio de probabilidad para el valor muy alto (70% o más) se calculará como sigue:

(70 + 100) / 2 = 85%.

Cuando el valor muy alto (40% o más) se selecciona para el campo de coste, el punto medio del costo se calcula utilizando la siguiente ecuación: ((el rango más bajo para el valor seleccionado * 2) + el alto rango para el valor seleccionado) / 2. Así que el punto medio de coste para el valor muy alto (40% o superior) se calculará como sigue:

((40 * 2) + 100) / 2 = 90%.

  

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Para valores más bajos:

Cuando el valor muy bajo (<= 10%) se selecciona para el campo de probabilidad, entonces el punto medio de probabilidad se calcula como el punto medio entre cero y el valor superior. Así que el punto medio de probabilidad para el valor muy bajo se calcula de la siguiente manera:

(0 + 10) / 2 = 5%.

Cuando el valor muy bajo (hasta 1%) se selecciona para el campo Coste, entonces el punto medio de coste se calcula como el punto medio entre cero y el valor superior. Así que el punto medio de gasto para el valor muy bajo se calcula de la siguiente manera:

(0 + 1) / 2 = 0,005%.

Así que si el Planned/Budgeted Total Cost es de 700,689.00 € y el punto medio de probabilidad es Medio (40%), y el punto medio del costo es muy alto (90%), entonces el costo de la exposición se calculará de la siguiente manera:

700,689.00 € * (.4 * .9) = 252,248.00 €

  

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5.2.5. ESTIMACIÓN DE ACTIVIDADES IMPACTADAS Podemos utilizar las pestaña Activities para identificar actividades que puedan verse afectados por este riesgo. Si nos vamos a la sección de detalles, en la pestaña Activities, debemos especificar las actividades impactadas por este riesgo. Seleccionaremos la actividad 'Excavación' del capítulo Cimentación:

Debemos

tener en

cuenta

que tamb

ién podemos añad

ir una

pestaña " Risks " en

nuestros Activity Details, a través del botón derecho -> Customize Activity Details:

  

60  

Así, en la ventana Activities, podemos ver y / o asignar los riesgos para las actividades utilizando la pestaña Risks en los detalles de la actividad:

  

61  

5.2.6. INTRODUCCIÓN DE DATOS DE RIESGO ADICIONALES Podemos utilizar la ficha Description para describir aún más el riesgo.

También, podemos usar la pestaña Cause para documentar las causas del riesgo.

.

  

62  

Si es necesario, también podemos documentar el efecto (Effect) del riesgo

Incluso se pueden introducir.Notas adicionales

  

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6. REGISTRO DE PROGRESOS SOBRE EL DIAGRAMA 6.1. TIPOS DE DURACIÓN 6.1.1. ELECCIÓN DEL TIPO DE DURACIÓN MÁS CONVENIENTE

Primavera P6 refleja cambios en la hora de seleccionar un Tipo de duración (Duration Type) determinada, siguiendo los patrones que se muestran en esta tabla:

En esta tabla se anticipa el comportamiento de las barras al modificar cualquiera de los tres parámetros que utilizamos en las asignaciones de recursos, que son: Duración, Unidades y Unidades / tiempo, con algunas acciones especiales, que son:

- Adición de recursos que no tienen unidades previstas - Introducción de recursos adicionales para tareas condicionadas por el esfuerzo (Effort Driven Tasks) - Introducción de recursos adicionales para tareas no condicionadas por el esfuerzo (Non-Effort Driven

Tasks)

Se dice que una tarea es condicionada por el esfuerzo (Effort Driven), cuando al añadir un nuevo recurso a una tarea previamente calculada, éste reduce el esfuerzo (horas de trabajo aplicadas) de los recursos ya existentes, absorbiendo horas de trabajo de los mismos y produciéndose un reparto lineal (proporcional) de las horas entre los nuevos recursos.

Se dice que una tarea es no condicionada por el esfuerzo (Non-Effort Driven) cuando al añadir un nuevo recurso, los ya existentes mantendrán su asignación actual de horas de trabajo, y el recurso añadido no reduce el esfuerzo de los recursos anteriores, manteniéndose la asignación de horas de trabajo anterior de los mismos.

... en cualquiera de los cuatro escenarios introducidos por el campo Tipo de Duración, que son:

- Duración y unidades fijas (opción por defecto) - Duración y Unidades / Tiempo fijas - Unidades fijas - Unidades / Tiempo fijas

Duración y Unidades fijas

  

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Se utiliza para medir cuando una tarea debe realizarse en un número determinado de días.

Ejemplo - 10 días para construir 100 unidades. Con este ejemplo P6 decidiría que hay que producir 10 unidades por día, con la actividad no iniciada.

Ahora digamos que la actividad es de 1 día sí, y sólo 1 unidad fue construida, esto significa que las 9 unidades que no fueron construidas se distribuirán en los restantes 9 días, lo que significa que ahora debemos producir 11 unidades por día, durante los restantes 9 días.

P6 no extenderá la duración de un día para las 9 unidades que faltan para ser construidos, pero aumentará el resto de unidades / Tiempo.

Duración y Unidades/Tiempo fijas

Se usa cuando la producción total se decide por la duración de la actividad y la producción diaria (Unidades restantes / hora).

Ejemplo - Podemos producir tantas unidades al día (horas de trabajo diarias) durante tantos días (duración) por lo tanto podemos calcular el total de unidades restantes. Esto se usaría cuando desconocemos la cantidad total de horas, y se decide por cuánto podemos producir en un día y durante cuántos días.

Unidades fijas

Se utiliza cuando una tarea debe tener una salida específica y la duración o la producción por día son variables.

Ejemplo - Tenemos que demoler 100 unidades, pero no hay un plazo específico para hacerlo. Esto significa que P6 dictará la cantidad de unidades a demoler por día según duración, y viceversa.

Unidades/Tiempo fijas

Se utiliza para cuando la duración no es fija, pero nuestra salida es constante a lo largo de la duración de la tarea, sin límite de producción.

Ejemplo - una línea de fábrica produce 10 unidades por día y continuará hasta que se detenga. Así, con duración de 10 días, se producirán 100 unidades, si cambiamos eso a 20 días producirán 200 unidades. Cambiamos las unidades de presupuesto de nuevo a 100 y la duración desciende a 10 días, de nuevo.

  

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6.1.2. ASIGNACIÓN DE TIPOS DE DURACION A ACTIVIDADES

En Activity details -> pestaña General Tab podemos elegir el tipo Duración de cada actividad (Duration Type):

Pero la mejor manera de asignar un tipo de duración específico a una actividad, es el uso de la columna Duration Type, que podemos introducir en nuestra tabla, a través de botón derecho -> Columns

  

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6.2. TIPOS DE PORCENTAJE COMPLETADO 6.2.1. DESCRIPCIÓN DE LOS TRES TIPOS DE PORCENTAJE COMPLETADO

Percent Complete Types:

El porcentaje de actividad completado se utiliza para identificar la cantidad proporcional de trabajo realizado en una actividad. El usuario controla el cálculo del porcentaje de actividad completada mediante la elección de uno de los tres Percent Complete types disponibles para la actividad:

- Duration Percent Complete. - Physical Percent Complete. - Units Percent Complete.

El Percent Complete type por defecto se asigna a nivel de proyecto, a través de Projects -> Defaults -> Default for New Activities para las nuevas actividades, pero puede ser cambiado en la tabla Activities, o en los detalles de cada actividad..

Saber cómo calcular el porcentaje de actividad completada en cada caso es muy importante, cuando se utilizan técnicas de Valor Ganado

Es importante utilizar el método Percent Complete correcto, cuando se usa el programa del proyecto como base de reclamación de costes para evitar retrasos en el progreso de dicha reclamación

  

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6.2.2. DETERMINAR QUE CLASE DE % COMPLETE UTILIZAR

En Activity details -> General Tab podemos elegir el Percent Complete Type de cada actividad:

Pero la mejor manera de elegir el tipo de porcentaje completado para cada actividad, es el uso de la columna ‘Percent Complete Type’, que podemos introducir en nuestra tabla, a través de botón derecho -> Columns

  

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1 - Duration Percent Complete:

Este es el tipo de Porcentaje completo por defecto

Duration% complete representa el porcentaje completado sobre la base de la duración prevista en comparación con la duración restante de la actividad. Se toma de la programación actual, no de la línea de base. Cuando aumentamos este porcentaje, la barra siempre reduce su longitud, desapareciendo cuando esté terminada.

Se utiliza para registrar el progreso basado en el número de días de trabajo restante (es decir, Remaining Duration).

La actividad es ‘Duration driven’ (condicionada por la duración)

2 - Units Percent Complete (Performance):

Se utiliza cuando se introducen unidades reales a nivel de recursos. Esto se debe utilizar cuando el progreso se mide por las posiciones de entrega discretas o un material directa despegar se aplica a una tarea. Indica el porcentaje de unidades gastadas efectivamente contra las estimadas para terminar EAC (Estimated at Complete). Incluye todos los costes en la actividad. Dependiendo de su tipo de duración, la barra podrá bien mantener o reducir su longitud, desapareciendo cuando esté terminada.

Se utiliza para registrar el progreso basado en el esfuerzo de trabajo real realizado y el esfuerzo de trabajo restante necesario para completar (es decir, las unidades restantes).

La actividad es Work-effort driven (condicionada por el esfuerzo)

3 - Physical Percent Complete:

% Físico completado: El% físico completado refleja el avance real de los productos de trabajo de la actividad hasta el momento. Si el% de actividad de tipo completo está ajustado en ‘Physical % Complete, podemos actualizarlo mediante tres métodos diferentes:

- Introducción manual de su valor en la pestaña Status (con la casilla de verificación ‘Started’ activada antes)

- Uso del símbolo <- || -> sobre la %Complete bar,que se activará en el diagrama, - Compleción de pasos (Steps) terminados.

La barra siempre conservará su longitud.

Se utiliza para registrar el progreso mediante la representación de la cantidad de alcance logrado físicamente, basado en medidas directas o juicio personal. Este valor se introducirá manualmente por el usuario.

• La actividad es Work-product driven. (condicionada por el producto del trabajo)

  

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6.2.3. CALCULAR PORCENTAJES, DEPENDIENDO DEL TIPO DE % COMPLETADO

1 - Duration Percent Complete:

Para actualizar una actividad utilizando Duration Percent Complete, necesitaremos introducir:

- Remaining duration o Duration Percent Complete - Resource Actual Units

Se calcula como:

[(Original Duration - Remaining Duration)/Original Duration] *100

E.g. for an activity its original duration = 10 days and the remaining duration 5 days. The duration % of complete = (5-10)/10 * 100 = 50 %

2 - Units Percent Complete (Performance):

Para actualizar una actividad utilizando Units Percent Complete, necesitaremos introducir:

- Resource Actual Units - Resource Remaining Units

Se calcula como:

(Actual Units/At Completion Units) * 100

3 - Physical Percent Complete:

Para actualizar una actividad utilizando Physical Percent Complete, necesitaremos introducir:

- Physical Percent Complete - Remaining Duration - Actual Units for each resource.

• Se introduce manualmente, sin cálculo.

  

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6.3. PASOS DE ACTIVIDAD 6.3.1. USAR PASOS DE ACTIVIDAD PARA AVANZAR EL % COMPLETADO

Primavera P6 permite notificar el progreso de nuestras actividades empleando pasos (Steps), que actúan como fases dentro de ellos. Si dividimos la ejecución de cualquier tarea en procedimientos específicos, podremos realizar un desglose de fases dentro de cualquier actividad.

Por lo tanto, en lugar de añadir actividades adicionales en el diagrama de Gantt, lo que aumentaría su complejidad, la actividad se dejará igual en el diagrama de Gantt, pero dando más definición, con la función de pasos.

Como su nombre implica, las actividades se dividen en varios pasos de actividad. El planificador puede asignar un peso (Weight) a cada paso, y prorratear su valor, en comparación con los otros pasos.

En este caso, hemos especificado estos procedimientos en el interior de la actividad Concrete Foundation Walls, utilizando la nueva pestaña 'Pasos', introduciendo un desglose de la actividad en pasos:

Podemos ver en este ejemplo que los pasos que hemos marcado como 'Completados' arrojan un % físico completado como se indica en el diagrama (con una proporción de 6/9 = 66,67%)

Podemos ver que hemos introducido, -usando botón derecho sobre el título ‘Completed’ -> Customize Steps Columns, un nuevo campo, llamado Step Weight, y se le asigna un nivel de peso específico para cada procedimiento, el cual se aplica una proporción sobre la totalidad de la tarea (Step Weight Percent), por lo que, cuando se termina el procedimiento, un paso proporcional sobre la tarea completa avanzará sobre nuestra barra. En este caso, los pesos de los pasos deben sumar un total de 10, en lugar de 9. Esta suma debe ser un valor fácilmente manejable, si no, tendremos que introducir la columna Step Weight Percent.

  

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Cada paso tiene un Step Weight, que a su vez determina el Step Weight Percent. El total de este es automáticamente igual a 100%

Si queremos utilizar este nuevo sistema, para notificar la finalización de las tareas, tenemos que utilizar siempre el Physical Percent Complete Type, en cualquier tarea, para utilizar este método.

Además, tenemos que activar, en Projects (una vez seleccionado nuestro proyecto en la ventana de Proyectos) ) -> Calculations -> Activities Section, la opción ‘Activity Percent Complete Based on Activity Steps’:

Si introducimos (a través del botón derecho sobre cualquier título -> Customize Steps Columns), la columna Step % Complete, es posible marcar las tareas como una cantidad porcentual sobre la tarea completa, dejando la columna Completed no marcada, y entrando el porcentaje correspondiente en la columna Step % Complete

Sin embargo, para mantener la simplicidad, se recomienda esperar a que se complete la tarea y, a continuación, simplemente marcar como 100% completado, dejando la columna Completed marcada

  

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6.3.2. CREACIÓN DE PLANTILLAS DE PASOS DE ACTIVIDAD

Podemos crear plantillas de pasos de actividad a través de la pestaña Steps, de los detalles de Actividad, utilizando el menú contextual, o a través de Enterprise -> Activity Step Templates:

Podemos ver que hemos asignado aquí también un peso específico (Step Weight ) para cada procedimiento, que aplica un porcentaje sobre toda la tarea, por lo que cuando se termina ese procedimiento, un paso proporcional de % completado se hace avanzar sobre la barra. En este caso, los pesos de los pasos suman un total de 100, por lo que cada paso representa un porcentaje sobre el total.

Las plantillas de paso se pueden almacenarse y utilizarse entre proyectos, lo que hace el seguimiento de las tareas más manejable. Mediante la creación de plantillas de pasos de actividad, que son relevantes en muchos proyectos, nuestra organización puede agilizar la entrada de datos y asegura que el trabajo se identifica de manera consistente en toda la organización.

  

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6.3.3. AÑADIR PASOS DE UNA PLANTILLA DE PASOS DE ACTIVIDAD

1. En la ventana de Actividades, seleccione una actividad y haga clic en la pestaña Steps en la sección de detalle.

2. En la ventana de detalles de Steps, haremos clic en Add from Template (Ctrl+Alt+S).

3. En el cuadro de diálogo Select Activity Step Template, asignaremos las plantillas y haremos clic en Close.

Al añadir una plantilla, con el botón Add from Template en la pestaña Steps, normalmente obtendremos una advertencia como esta:

  

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7. METODO DEL VALOR GANADO (EARNED VALUE METHOD - EVM) 7.1.1. DEFINICION DEL MÉTODO DEL VALOR GANADO (EARNED VALUE METHOD)

Se utiliza para analizar el seguimiento económico de la tarea, en función del progreso (% físico completado) las horas de trabajo, finalmente consumidas, en relación con las previstas para ese grado de avance.

El valor ganado es un valor hipotético, y representa el valor que debería tener, de acuerdo con la programación inicial, la fracción de tarea completada hasta la fecha.

Para evaluar el proyecto por este método, es necesario, en primer lugar, para salvar la línea de base y, a continuación, actualizar constantemente, en una mano, el % físico completado (Physical % complete) de las tareas, y, por otra parte, la fecha de datos (Data Date), que aparece en Project -> Dates

También, necesitamos que los recursos asignados a las tareas sean de tipo Labor o Non-Labor (su coste en función de su tiempo de uso). Para analizar el valor ganado, podemos utilizar un gráfico de tiempo y costo, comúnmente llamado curva "S".

Primavera dispone de la ventana Tracking (seguimiento), que muestra que la curva directamente en la zona inferior derecha.

  

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7.1.2. EJEMPLO DE APLICACIÓN DEL ANÁLISIS DE VALOR GANADO

Para comprobar el método del Valor Ganado, utilizaremos el Layout adjunto Valor Ganado.plf, que muestra la tabla utilizada en el dossier anterior. Deberíamos desactivar, a través de Schedule (F9) -> Options, la opción Schedule Automatically….

Crearemos un nuevo proyecto, al que podemos llamar Ejemplo Valor Ganado, con una sola actividad, Zanja, de 10 días de duración, a la que asignaremos un solo recurso, denominado Peón 1, que llevará un precio de 20€/h.

Guardaremos la línea de base, la asignaremos como Project Baseline, y la mostraremos en el diagrama. Debemos comprobar que utilizaremos como Duration Type para nuestra tarea la opción Fixed Duration & Units, que es la que viene activada por defecto, y como Percent Complete Type el porcentaje de avance %Physical.

Recordaremos los principales indicadores del Método del Valor Ganado (EVM):

Planned Value Cost (BWCS) (Costo presupuestado del trabajo programado)

Depende de la línea de base (baseline), del estado planificado (Planned state) del proyecto, y el Data Date.

Actual Cost (ACWP) (Costo real del trabajo realizado)

Depende del estado actual del proyecto y la fecha de Datos (Data Date)

Earned Value Cost (BCWP) (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado):

Depende del Physical % Complete.

Añadiremos dos nuevos campos, como resultado de operaciones con estos tres anteriores:

Cost Variance (CV) = Earned Value Cost- Actual Cost (BCWP – ACWP)

Schedule Variance (SV) = Earned Value Cost- Planned Value Cost (BCWP – BWCS)

  

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Podemos explicar cómo funciona el método del valor ganado con este ejemplo de excel, que trata de examinar el valor ganado (BCWP), y las Cost y Schedule Variance (CV y SV), al cerrar la 5ª fase de este ejemplo de proyecto 10 fases:

Vemos que, al cerrar la quinta fase de este proyecto, teniendo en cuenta el progreso alcanzado, tenemos una Variación del Costo (CV) de -6.000 €, y una SV de -4.200 €, ambos negativos, lo que indica, en ambos casos, sobrecoste.

Además, tenemos algunos indicadores adicionales útiles:

Estimate to Complete (Estimado para completar)

Es una proyección del Costo Real al 100% completado.

Budget at Completion (Presupuestado para completar)

Es una proyección del Valor Ganado (Earned Value Cost) al 100% completado.

Variance at Completion (Variación al completar)

Muestra la diferencia entre el Presupuestado para completar (Budget at Completion), y el Estimado para completar (Estimate to Complete) cost for a task, de manera que:

Variance at Completion = Budget at Completion - Estimate to Complete

  

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7.1.3. CONFIGURACION PREVIA PARA EL VALOR GANADO

Antes de comenzar a grabar datos, debemos asegurarnos de que ciertas asunciones se cumplen, aunque muchas de ellas ya constituyan de por sí opciones por defecto: El método de cálculo para el Performance Percent Complete y el ETC (Estimate to Complete), puede especificarse en Admin - > Admin Preferences - > Earned Value -> Performance Technique for computing Percent Complete y Technique for computing Estimate To Complete (ETC):

En la mayoría de los casos, por lo general elegimos la primera opción, que es la opción por defecto, pero podemos elegir diferentes métodos de cálculo, basado en el Índice de Rendimiento PF (Performance Index)) y otros parámetros.

Incluso podemos elegir un método de cálculo diferente para cada nodo WBS vamos a WBS -> seleccionamos nodo WBS -> sección de detalles -> pestaña Earned Value:

  

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Si vamos a utilizar la línea de base para los cálculos de EVM, podemos elegir, en la parte inferior, el método de cálculo del valor ganado, usando líneas de base. Las opciones son Budgeted o At Completion. Para llevar a cabo esto hay que ir a Admin - > Admin Preferences - > Earned Value -> Earned Value calculation -> Budgeted values With dates planned. Estas opciones serán discutidas en las secciones siguientes.

En Projects -> Settings -> Project Settings -> Baseline for Earned Value Calculations, debemos elegir Project Baseline, ya que es la categoría a la que hemos asignado antes nuestra línea de base:

  

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7.1.4. REALIZANDO LA COMPARACIÓN

Para llevar a cabo la comprobación, debemos hacer un doble registro:

1) Por una parte, indicaremos las horas consumidas para una fecha dada, acción que podemos realizar de dos formas diferentes:

a. Moviendo el Foco de Progresos (Progress Spotlight) algunos días laborables hacia la derecha, y usando a continuación Update Progress. (Método simplificado). Con este método, preservaremos siempre el aspecto del diagrama, ciñéndonos siempre al estado actual de las barras, que será igual a la línea de base.

b. Indicando las horas consumidas (Actual Units) y, si podemos, las restantes (Remaining Units), y actualizando algunos días más tarde, con la opción Schedule (F9) (Método Completo). Con este método, las barras se dilatarán o contraerán, respecto de la línea de base, según la notificación de horas consumidas (Actual Units) y Restantes (Remaining Units)

2) Por otro lado, activar, en el diagrama, la % Complete Bar, e indicar el porcentaje de finalización de la tarea para una fecha determinada, ya sea a través de Status - > % Physical (que previamente activada la opción 'Started'):

  

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...o bien acudiendo al extremo izquierdo de la barra de la tarea, hasta que aparezca el icono ‘<-||->’, momento en el

que arrastraremos el cursor a la derecha para notificar el avance:

Si ambas notificaciones de avance (consumo de horas y % físico) van de la mano, es decir, se desarrollan en proporciones parecidas, veremos que la cost y schedule variance son mínimas, ya que el progreso en el avance de la tarea corresponde con el consumo de horas.

Si ambas notificaciones de avance (consumo de horas y % físico) van desfasadas, es decir, se desarrollan en proporciones diferentes, veremos que la cost y schedule variance son apreciables, ya que el progreso en el avance de la tarea no corresponde con el consumo de horas.

SI el avance físico es menor, en proporción, al consumo de horas para una fecha dada, las cost y schedule variance serán negativas, lo que indica o anticipa sobrecoste respecto del proyecto inicial.:

Si el avance físico es mayor en proporción al consumo de horas para una varianza fecha, el costo y horario determinado será positiva, lo que indica o anticipar el ahorro de costes en comparación con el proyecto inicial.

Vemos que la Variación de los gastos y la variación de programación son idénticos en ambos casos. Eso significa que la ejecución del proyecto se ciñe cada vez a la línea de base, y no se indica ningún retraso o adelanto, respetándola.

  

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Las líneas de progreso son una herramienta excelente para detectar estos desfases. Si vamos a View -> Progress Line, podemos ver que, antes de registrar el avance, el pico hacia la izquierda en la línea de progreso (vertical roja), denota un retraso en la ejecución respecto de la línea de base:

Si comenzamos la tarea antes de lo indicado por la línea de base, sucederá lo contrario, mostrando la línea de progreso un pico hacia la derecha:

Si comenzamos a notificar la ejecución con retraso de comienzo, veremos el efecto de la línea de progreso:

Vemos que, en este caso, la schedule variance es mayor que la cost variance, dado que hemos anotado un retraso de comienzo, respecto de la línea de base, de un par de días, antes de registrar el porcentaje de avance y las horas consumidas. A medida que vaya aumentando el % físico, se irán reduciendo esas cifras

Vemos que en este nuevo caso, las schedule y cost variances son positivas, con el pico apuntando hacia la derecha, ya que el % physical supera con creces el consumo de horas, marcado por la transición entre la barra roja y azul.

En caso de que el proyecto comience con adelanto respecto de la línea de base, podemos ver el efecto en la gran diferencia del schedule variance, positivo –por el adelanto-, y el Cost Variance, en este caso negativo, pues aún no hemos compensado el consumo de horas con el avance de la tarea:

El comportamiento de la línea de progreso, es decir, el dato concreto al que apuntan sus picos, puede controlarse usando el botón derecho sobre el diagrama - > Bar Chart Options -> Progress Line - > select data to be used:

El comportamiento de la línea de progreso, es decir, el dato concreto al que apuntan sus picos, puede controlarse usando el botón derecho sobre el diagrama -> Bar Chart Options -> Progress Line -> selecciono dato a utilizar:

  

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Como vemos, si incremento el avance físico por delante del consumo de horas, en una fecha dada, comenzaré a ver picos hacia la derecha:

Que serán tanto más afilados, cuanto mayor sea esa diferencia:

En el mismo sentido, los picos muy afilados hacia la izquierda, denotarán retrasos importantes, que serán de urgente resolución o minimización.

El método del valor ganado consiste en controlar estos desfases, de forma períódica, con el fin de anticipar futuros problemas.

  

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7.1.5. OPCIONES DE CÁLCULO DE VALOR GANADO

Las opciones de “Earned Value Calculation” en Admin Preferences son útiles cuando usamos una línea de base revisada está retrasada con respecto al plan. Podemos elegir si usar Planned dates, Start/finish dates o At Completion Dates para cálculos del Valor Ganado.

Vamos a echar un vistazo a cómo estos valores afectan al Earned Value (EV), Planned Value (PV) y Schedule Performance Index (SPI).

Dónde,

SCHEDULE PERFORMANCE INDEX (SPI) = Earned Value (EV) / Planned Value (PV) COST PERFORMANCE INDEX (CPI) = Earned Value (EV) / Actual Cost (AC) Earned Value = Budget at Completion (BAC) x Performance % Complete Planned Value = Budget at Completion (BAC) x Schedule % Complete

Assigning Costs

Crearemos una actividad FOUNDATION y asignaremos un recurso con coste a la misma.

Dado que el proyecto no se avanza, SPI es cero:

  

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El Proyecto se actualiza y se ajusta al plan

Actualizaremos esta actividad por un par de días y comprobaremos el SPI

SPI es 1 porque el proyecto se ajusta al calendario.

Proyecto se actualiza de nuevo y va retrasado respecto al plan

De manera deliberada retrasamos la actividad por un par de días y comprobamos los valores por ello.

El Performance % Complete (arriba) permanece igual, pero el Schedule% complete se incremanta, causando que el plan se retrase. Esto hace que el SPI descienda.

Un valor de SPI por debajo de 1 significa retraso en nuestra producción, cuando se mide sobre el calendario. En otras palabras, que la producción está por debajo de la correspondiente al consumo de unidades de trabajo

Un valor mayor de 1 significa que nuestra producción está adelantada para ese momento.

  

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Uso de Líneas de Base en el Cálculo del Valor Ganado

Ahora nos gustaría guardar esta línea de base, y cambiar la configuración de los cálculos del valor ganado (Earned Value Calculations settings) en Admin Preferences, para ver qué efecto tiene sobre los cálculos

a) Budgeted values with planned dates

Cuando elegimos esta opción Primavera calcula EV, PV, y SPI usando fechas previstas de actividad en la línea de base. No veremos ningún cambio en los valores, después de elegir esta opción.

Aquí Schedule% = (Current DataDate- BL Start)/BL Duration = (24-20)/10 = 40%, por tanto, los valores para PV y SPI no cambian.

b) Budgeted values with current dates

Cuando elegimos esta opción, Primavera calcula las duraciones de las fechas Start/finish por tanto, se puede observar que Schedule % y PV decrecen, causando que SPI se incremente.

Here the BL duration is calculated using the Start/Finish dates and BL Duration = 12 therefore Schedule %=(24-20)/12=33.33%

c) At Complete values with current dates

Cuando se elige esta opción, Primavera calcula EV y el PV usando las siguientes fórmulas:

EV Cost = At Complete Cost * Performance % Complete PV Cost = At Complete Cost * Schedule % Complete SPI = EV Cost / PV Cost PV = 100000*33.33=33,333

Estas opciones nos ayudan cuando estamos creando una línea de base revisada y queremos controlar nuestro valor ganado frente a la tasa actual de progreso, a diferencia de lo que estaba previsto

  

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7.1.6. OPCIONES DE CÁLCULO PARA OBTENER EL PERFORMANCE % COMPLETE Podemos elegir entre diferentes opciones para calcular el Performance % Complete por defecto, sobre proyectos enteros, a través de Admin -> Admin Preferences -> Earned Value Tab:

También, podemos controlar la configuración de tesis a cada nodo WBS, a través de WBS -> WBS Details -> Pestaña Earned Value.

Esto se utiliza para introducir excepciones en los cálculos de EVM, por nodos WBS, a diferencia de las opciones generales de cálculo introducidas en Admin preferences

  

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7.1.7. BENEFICIOS DE UTILIZAR TÉCNICAS DE VALOR GANADO Los Sistemas de Gestión de Valor Ganados (EVMS) a menudo producen información valiosa para las organizaciones. Sin embargo, a muchos les resulta difícil cuantificar empíricamente el beneficio económico de la aplicación de EVMS.

Para una organización de control de proyectos, los EVMS pueden proporcionar beneficios válidos como la integración del trabajo, el horario, y el costo; señales de alerta temprana a través de CPI y SPI; y un método basado en índices, para predecir el costo final del proyecto.

• Un sistema de control de gestión único que proporcione datos fiables • La integración del trabajo, el horario, y el costo utilizando una estructura de proyectos • Una base de datos de los proyectos terminados útil para el análisis comparativo • El Cost Performance Index acumulativo, como una señal de alerta temprana • El Schedule Performance Index como una señal de alerta temprana • El Cost Performance Index como predictor para el coste final del proyecto • Un método basado en índices, para predecir el costo final del proyecto • Un Cost Performance Index periódico (por ejemplo, semanal o mensual) como Índice de Rendimiento de

referencia • La gestión por el principio de excepción puede reducir la sobrecarga de información

  

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8. LA VENTANA TRACKING Los esquemas de seguimiento (Tracking layouts) muestran datos resumidos, incluso cuando seleccionemos proyectos cerrados, en la ventana Explorador de proyectos, pero cuando elegimos cualquiera de ellos, podemos ver un resumen de sus nodos WBS o capítulos.

Podemos tener un diseño simple, que muestra una tabla o un gráfico de barras horizontales, u otro complejo, en el que la pantalla se divide en dos zonas horizontales, la Top Layout window y, la Bottom Layout window, y una zona vertical a la a la izquierda, el Explorador de proyectos, como en este ejemplo:

  

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8.1. IDENTIFICAR LOS CUATRO TIPOS DIFERENTES DE ESQUEMAS DE SEGUIMIENTO

Podemos crear cuatro tipos diferentes de diseños de seguimiento:

A) Project Tables Las tablas muestran datos de proyecto en un formato de tabla. (Única ventana Top Layout).

B) Project Bar Charts Gráficos de barras de Proyecto, que se muestran en un formato de gráfico de barras horizontales. (Única ventana Top Layout).

C) Project Gantt/Profiles display: o Información del proyecto en

columnas y Diagrama de Gantt (en la ventana Top Layout)

o Datos de proyecto distribuidos por unidad de tiempo, ya sea en formato de hoja de cálculo o de perfil. (en la ventana Bottom Layout).

D) Resource Analysis: o Información de consumo de recursos

del proyecto, en columnas y Diagrama de Gantt (en la ventana Top Layout)

o Asignación de recursos distribuida

por unidad de tiempo, ya sea en formato de hoja de cálculo o de perfil. (en la ventana Bottom Layout).

  

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8.2. NAVEGACIÓN EN LA VENTANA DE SEGUIMIENTO La ventana de seguimiento (Tracking window) se divide en dos o más paneles, dependiendo del tipo de diseño que se muestra. El panel superior izquierdo, o en la ventana Explorador de proyectos, muestra la estructura de proyectos de empresa (EPS) y contiene información sobre los proyectos disponibles. El panel superior derecho, o en la ventana Top Layout, siempre muestra las opciones de diseño y la presentación actual.

Dependiendo del tipo de diseño que abrimos, los paneles izquierdo y derecho se pueden dividir horizontalmente, para mostrar paneles adicionales en la mitad inferior de la ventana. Estos incluyen la ventana Explorador de recursos en la parte inferior izquierda y la Bottom Layout window, con un Perfil u Hoja de Cálculo, en la parte inferior derecha.

Si seleccionamos proyectos abiertos en la ventana Explorador de proyectos, los diseños de seguimiento mostrarán datos en tiempo real. Podemos cambiar esta configuración para mostrar los datos resumidos, al elegir una de las opciones de proyectos cerrados en la pestaña Resource Analysis del cuadro de diálogo Preferencias de Usuario (Edit -> User Preferences).

  

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8.3. ABRIR ESQUEMAS DE SEGUIMIENTO Para abrir un diseño específico de seguimiento, debemos ir al botón horizontal sobre el panel superior derecho, e ir a Layout -> Open:

Primavera nos advertirá para guardar los cambios en el diseño anterior, y mostrará una lista con los diseños disponibles:

  

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8.4. EDITAR ESQUEMAS DE SEGUIMIENTO Podemos añadir nuevas barras de Gantt para el diseño superior, a través de botón derecho -> Bars

Por ejemplo, si queremos añadir el Porcentaje de Rendimiento Completo (Performance % Complete), visto en la sección anterior, podemos añadir una nueva barra, que llamaremos PPC. Vamos a asignarle una Timescale del tipo Performance % Complete, cambiar su color, y añadir una etiqueta (Bar Label), en la parte inferior, que muestre ese Performance % Complete:

Recordemos que tendremos que duplicar la altura de las filas del Gantt, a través del botón derecho -> Table Font and Row -> Row height, para mostrar el valor del Performance % Complete total, sobre el diagrama.

  

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De la misma forma, podemos modificar los datos mostrados en el diseño de fondo. A través de botón derecho -> Spreadsheet Fields -> Time Interval Elegiremos '‘Remaining Units’ es decir, unidades restantes, o lo que necesitemos, en modo Intervalo de tiempo o acumulativo:

Finally, we can save this new layout as Perf % Complete by chapter

  

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8.5. CREAR NUEVOS ESQUEMAS DE SEGUIMIENTO

Podemos crear cuatro tipos de diseños de seguimiento:

Dependiendo de qué tipo de diseño usar, la disposición de vistas va a cambiar:

Podemos guardar cualquier diseño creado por el usuario y podemos exportar cualquiera de estos diseños en un archivo * .plf, pero debemos recordar que esos diseños fueron creados en la ventana de seguimiento, por lo que sólo pueden ser importados a través de esa ventana, dando un error en cualquier otra. Un buen truco es exportarlos con la adición de un prefijo o sufijo: es decir = ‘Tracking – Chapter costs.plf’

  

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8.6. OCULTAR Y MOSTRAR PARTES DE UN DISEÑO DE SEGUIMIENTO Podemos mostrar u ocultar las diferentes partes de la pantalla (columnas, ventanas Top & Bottom), en un diseño de seguimiento, a través del menú desplegable que aparece, con el botón Display sobre el Top Layout:

:

  

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9. ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECOLECCIÓN DE DATOS REALES 9.1. RECOLECCION AUTOMATICA DE DATOS REALES (AUTO COMPUTE ACTUALS) A veces, es posible que sólo tengamos que estimar el progreso. Podemos optar por " Auto Compute Actuals ", a continuación, basta con especificar la fecha de datos (Data Date) y aplicar los datos reales (actual data). Antes de la primera actualización, la fecha de los datos es la fecha de inicio del proyecto; una vez que comience el proyecto, la fecha de datos es la fecha hasta la cual estamos informando del progreso.

Primavera utiliza la fecha de datos para determinar qué actividades han progresado y cuánto, y para calcular las duraciones restantes de las actividades que han comenzado. Primavera también toma nota de las actividades que están completadas, y establece sus duraciones restantes a cero.

Los sistemas más completos de gestión de proyectos hacen uso de la tradicional comparación prevista vs. Actual, para realizar un seguimiento de cómo de bien (o no tan bien) el proyecto va progresando desde una perspectiva financiera. Sin embargo, deja un elemento importante de la imagen no expuesto; el valor de los trabajos realizados hasta la fecha.

  

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9.1.1. AUTO-CALCULAR UNA ACTIVIDAD Si queremos estimar el progreso como si las actividades están llevando a cabo en la fecha prevista, se puede calcular automáticamente los datos reales sobre la base de los datos de actividad, los recursos, y / o gastos.

Estimar el progreso de la actividad es una manera rápida y conveniente para actualizar nuestro proyecto. Primavera estima el progreso únicamente para aquellas actividades que debían llevarse a cabo. Ya que el progreso puede ocurrir fuera de secuencia, es posible que tenga que actualizar las actividades adicionales.

Si fijamos la opción Auto Compute Actuals de la actividad, el Primavera determina las fechas reales, porcentaje de cantidades completas, duraciones restantes, y unidades reales y restantes para todos los recursos asignados.

Vamos a elegir, proyectos, actividades y abriremos una presentación que contenga las actividades que deseemos actualizar de forma automática. Añadir una columna para la opción Auto Compute Actuals y marcar la casilla junto a cada actividad.

  

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9.1.2. AUTO-CALCULAR UN RECURSO Si fijamos la opción Auto Compute Actuals por recurso individual, Primavera actualiza automáticamente unidades reales y las unidades restantes utilizando las unidades presupuestadas o previstas y el porcentaje de la actividad completada. Vamos a elegir Enterprise -> Resources y seleccionamos el recurso que queremos actualizar automáticamente cuando se aplican los datos reales. Haremos clic en la pestaña Details y marcamos la opción Auto Compute Actuals

Pero la hora de personalizar las columnas de recursos en la pestaña Recursos de Detalles de la actividad, podemos añadir la columna Auto Compute Actuals, pero no podemos cambiar allí lo que hemos declarado en nuestra ventana de recursos, por lo que vamos a obtener información de sólo lectura allí:

  

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9.1.3. ANALIZAR EL EFECTO DE LA AUTORECOLECCION DE DATOS DE LAS ACTIVIDADES

Establecer la opción de Auto Compute Actuals en ON para una actividad actualiza automáticamente unidades / costes reales y restantes para todos los recursos / gastos asignados a la actividad, independientemente de si los recursos individuales / gastos tienen la opción Auto Compute Actuals en ON o no.

En algunos casos, tenemos que controlar qué recursos o gastos generarán datos reales o no, así que si no queremos poner al día todas las tareas, desactivaremos la opción Auto Compute Actuals de la actividad y convertirla en ON durante esos recursos / gastos que queremos actualizado automáticamente.

Además, cuando actualizamos actividades manualmente, hay que desactivar la configuración de Auto Compute Actuals; de lo contrario, nuestros cambios se sobrescribirán cuando aplicamos reales o calcular el horario.

  

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9.1.4. AUTO-CALCULAR UN GASTO Si introducimos un gasto asociado a una actividad, a través de la ventana de proyección de sus gastos, podemos especificar si el nuevo gasto tiene su opción Auto Compute Actuals activada, a través de la pestaña Costs de sus detalles de gastos:

Also, to automatically calculate an expense’s actual cost based on the activity’s planned completion percentage, we can mark Auto Compute Actuals, in the Expenses Tab of the details section of the Activities window. To enter actual expenses already incurred by the activity, type the cost in the Actual Cost field and the name of the business/organization to which the expense is payable in the Vendor field.

Si nos desmarcamos la opción en un solo lugar, la opción aparecerá sin activar en la otra ventana, por lo que esta opción es read & write en ambos lugares.

  

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9.1.5. RECALCULAR LA ASIGNACIÓN DE COSTES Si deseamos lanzar la programación con F9, podemos entrar en las opciones del cuadro de diálogo que aparece y seleccione la opción "Recalculate Assignment Costs':

Pero también podemos realizar esta acción manualmente, a través de:

Tools -> Recalculate Assignment Costs:

  

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9.2. ACTUALIZACIÓN DE MÚLTIPLES PROYECTOS Y REFUNDICION DE DATOS Una vez que el progreso se registra, introduciendo datos reales, y / o configurando las opciones de Auto Compute Actuals, debemos usar Apply actuals.

Cuando usamos Apply actuals, movemos la Fecha de datos o Data Date. Primavera programa actividades sólo dentro de la escala de tiempo especificado (entre la fecha de datos actual y la nueva fecha de datos) y calcula un avance para las actividades que se establece en Auto Compute Actuals

Podemos utilizar Progress Spotlight y, después de moverlo, ir a Tools -> Update Progress Pero tenemos que utilizar la misma Data Date para todos los proyectos abiertos, que es la fecha en que se detiene el Progress Spotlight.

Pero el diálogo Apply Actuals es más sofisticado, ya que nos permite utilizar una nueva fecha de datos diferente para cada proyecto, si elegimos la opción ‘Each project uses its own new data date’ 'y usamos las fechas indicadas en el campo New Data Date se muestra en la tabla anterior:

  

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9.2.1. APLICACIÓN DE DATOS REALES A MÚLTIPLES PROYECTOS. Abra el nodo del proyecto o EPS que contiene los proyectos para programar. Escoja Tools -> Apply Actuals. Si abrimos un nodo de EPS que contiene varios proyectos, podemos optar por utilizar la misma data date para todos los proyectos y especifique la fecha, o podemos optar por utilizar un data date diferente para cada proyecto y luego seleccione las fechas.

Cuando usamos la opción “Apply Actuals’ se siguen estas reglas:

Aplicar un Actual Start a todas las actividades que tienen Planned Start < Data Date. The Actual Start se establece como Planned Start.

Planned Finish no se cambia. Calcula Remaining Duration como el Early Finish-New Data Date. Calcula Actual Duration como Original Duration-Remaining Duration. Calcula Actual Units como Unit Percent % * At Complete Units. Si Planned Finish es < Data Date, entonces se aplicará un Actual Finish El Actual Finish se establece

para el Planned Finish. Actuals suelen ser restados de At complete values, para calcular Remaining values.

Estas son las opciones de cálculo por defecto que podemos localizar en la pestaña Calculations cuando seleccionamos nuestro proyecto, en la ventana Projects:

  

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9.2.2. REFUNDIR DATOS. SELECCION DE PROYECTOS A REFUNDIR. Primavera nos permite resumir los datos en intervalos regulares o bajo demanda, utilizando el comando Tools -> Summarize. Debemos refundir los datos para obtener una visión general de la información del proyecto y para visualizar los datos del proyecto con mayor rapidez.

Podemos resumir todos los datos en nuestros proyectos abiertos o Todos los proyectos en nuestras EPS, a través de Tools -> Summarize:

9.2.3. RESULTADOS AL RESUMIR DATOS En Admin Preferences -> Options podemos determinar cómo se refunden los datos de asignación de roles y recursos: por intervalos de calendario, por intervalos de ejercicio económico, o por ambos.

  

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10. PORTAFOLIOS (PERSONALIZAR EPS) ¿Por qué utilizar portafolios en Gestión de Proyectos?

Las grandes empresas suelen tener cientos, o incluso miles de proyectos en marcha al mismo tiempo, para crear los nuevos productos y servicios que construyen su futuro. En estos proyectos se cruzan jerarquías empresariales normales y cadenas de mando, por lo que la Gestión de Portafolios de Proyectos (PPM) es un desafío para toda la organización. La presión para completar los proyectos a tiempo, dentro de presupuesto, y mantener una ventaja competitiva, está impulsando las empresas a desarrollar e implementar procesos de PPM. Ellos se están alejando de una estructura funcional tradicional, a una organización multi-proyecto que debe alcanzar metas claras, a menudo urgentes, con el uso de los recursos compartidos, limitadas. Necesitan la recuperación de la inversión empresarial más rápida posible para estos proyectos, para detectar ingresos potenciales, y aumentar el patrimonio de los accionistas.

PPM proporciona información completa sobre todos los proyectos en una organización, desde resúmenes de nivel ejecutivo, a planes detallados por proyecto. Los individuos, en todos los niveles de la empresa, pueden analizar, registrar y comunicar información fiable y tomar decisiones informadas oportunamente, que apoyen su misión corporativa. Al poner las herramientas adecuadas en las manos adecuadas, PPM permite a una organización:

• Tomar decisiones estratégicas de negocios; • Controlar el detalle que sea necesario para terminar los proyectos; • Comprender las demandas actuales de recursos, establecer prioridades y evaluar las necesidades de

personal a largo plazo • Utilizar recursos cualificados, eficaz y productivamente; • Reorganizar proyectos para adaptarse a cambios en las prioridades, sin sacrificar la calidad.

  

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10.1.1. CREACIÓN DE UN PORTAFOLIO Utilizaremos el cuadro de diálogo Project Portfolios para ver y cambiar la información general acerca del portafolio seleccionado. También podemos añadir y borrar carpetas. Enterprise, Project Portfolios para establecer portafolios de proyectos. La parte superior del cuadro de diálogo de portafolios de proyectos contiene información acerca de todas las portafolios disponibles, y la parte inferior se divide en dos fichas que muestran información específica acerca de una portafolio seleccionada.

En instalaciones de cliente-servidor de P6, como en las versiones anteriores independientes de P6, podríamos asociar nuestros portafolios, a través de la pestaña General, a los diferentes usuarios de un grupo, pero si utilizamos una de las últimas versiones independientes de P6 (15.1 y 16) , no disponemos de esta posibilidad, ya que no podemos gestionar usuarios, en estas versiones.

  

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10.1.2. AÑADIR PROYECTOS A UN PORTAFOLIO Podemos añadir proyectos a cualquier portafolio seleccionada a través del botón Assign, que abre nuestra EPS, para seleccionar los proyectos que compondrán nuestro portafolio.

Al abrir el portafolio, Primavera recuperará para el nuevo portafolio las ramas de la EPS originales, para localizar los proyectos adecuadamente

  

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10.1.3. ABRIR PROYECTOS MEDIANTE PORTAFOLIOS Seleccionaremos un portafolio para ver un grupo de proyectos que tengan características comunes. Una portafolio puede contener cualquier número de proyectos. Seleccionaremos File -> Select Project Portfolio. Seleccionamos un portafolio.

Podemos ver la portafolio seleccionada como EPS filtrada, en la ventana Projects:

  

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11. INFORMES AVANZADOS 11.1. DISEÑO DE INFORMES AVANZADO, CON EL ASISTENTE Y EL EDITOR DE

INFORMES 11.1.1. INFORMES DE PANTALLA (LAYOUT REPORTS) Los informes de pantalla son el producto que obtenemos cuando utilizamos File -> Print Preview, y utilizan básicamente la tabla de actividades. Por lo general, tenemos que escalar y ajustar los datos correctamente en nuestra hoja. Tenemos que asegurarnos de mantener los textos legibles, mayores de 1,5 mm.

Se pueden utilizar campos definidos por el usuario y cambios globales para crear, rellenar y gestionar nuevas columnas.

Incluso podemos utilizar la función Group & Sort (Agrupar y ordenar) para organizar, clasificar y calcular los subtotales de nuestro informe.

  

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También podemos utilizarlos para crear un informe tabular. Podemos imprimir o bien la tabla, o el diagrama, o incluso ambos:

  

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11.1.2. CREACIÓN DE GRUPOS DE INFORMES Podemos ir a Tools -> Reports -> Report Groups -> Add para definir nuevos grupos, para almacenar allí los nuevos informes, creados a partir de copias o desde cero.

  

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11.1.3. GENERACIÓN DE UN INFORME BÁSICO A TRAVÉS DEL ASISTENTE DE INFORMES Podemos crear un nuevo informe desde cero, o a partir de una copia de un informe de la colección predeterminada, pegado en cualquiera de nuestros nuevos grupos de informes.

El Report Wizard (Asistente para informes) es la forma más fácil, más rápida y más segura para trabajar con los informes impresos con P6 profesional.

El Report Wizard nos permite crear o modificar rápidamente una amplia variedad de informes, y guardar el informe (s) para su uso futuro, a la importación y exportación de informes, para compartirlos con otros usuarios.

Report Wizard sólo modificará los informes que se han creado con el Asistente para informes. Si no es así, tendremos que utilizar el Editor de informes, editarlas, de una manera más compleja.

Para modificar un informe existente, debemos hacer una copia en primer lugar, para preservar la colección original de los informes. Podemos ir a Tools -> Reports -> Report Groups para definir nuevos grupos, para almacenar allí los nuevos informes creados a partir de copias:

Hemos pegado en el último nodo un informe tomado de otro nodo, y vamos a editarlo usando el Report Wizard,. Nótese la varita mágica en el símbolo a la izquierda, lo que indica que este informe fue construido usando el Report Wizard,, para que podamos editarlo usando la misma herramienta. Si elegimos botón derecho -> Modify, estamos tratando de editarlo usando otra herramienta, llamadar al Report Editor. por lo que aparecerá una advertencia como esta:

Por lo tanto, es aconsejable continuar nuestra edición utilizando el Report Wizard. Elegiremos No, y, después de haber seleccionado el informe, iremos a Tools -> Report Wizard:

  

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... Así que aparecerá este asistente:

Elegimos Next, para seleccionar los temas adicionales (subject areas) para nuestro informe. Vamos a seguir sin elegir ninguna de estas áreas:

Elegimos Next

  

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... Así que aparecerá este otro asistente:

Aquí podemos añadir nuevas columnas a nuestro informe, y podemos agrupar y ordenar de forma diferente, incluso podemos filtrar nuestros datos

Vamos a hacer clic en el botón Columns. Simplemente vamos a añadir una nueva columna a nuestro informe, la columna Price/Unit, debajo del campo Cost Account:

Primavera nos pedirá un nombre para el nuevo informe, y añadiremos el sufijo " MODIFIED’":

  

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Así Primavera nos pedirá ejecutar el nuevo informe, para comprobar las nuevas modificaciones sobre ella;

Podemos ver el nuevo campo en el informe, y en la posición exacta que hemos elegido para el mismo:

  

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11.1.4. USO DE DIAGRAMAS DE ESCALA LÓGICA TEMPORAL Los informes de datos de tiempo distribuidos (Time Distributed Data reports) nos permitirá crear informes que muestran recursos asignados o el costo de fase temporal de datos (hora, día, semana, mes, trimestre, año).

Tiempo distribuido informes de datos se pueden organizar y reportar por:

– Actividad

– Recursos/Roles

– Gastos de proyecto

– EPS/Project/WBS

– Cost Accounts

– Planes de gastos y beneficios

El Report Wizard soporta Time Distributed Data reports:

  

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Este podría ser un ejemplo de un Time Distributed Data report. Es una carga de Costo por recursos mensual:

Para introducir o modificar la escala de tiempo, vamos a utilizar el Asistente para informes y, cuando aparezca Data Options, haga clic en el botón Timescale, elegir nuestro intervalo de fechas (Date Interval):

  

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11.1.5. VISTA PREVIA / EJECUTAR INFORME (PRINT PREVIEW / RUN REPORT) Con estas opciones, podemos:

• Enviar el informe directamente a una impresora • Enviar el informe (HTML) como un archivo adjunto a un correo electrónico (necesita un cliente de

correo electrónico) • Imprimir el informe a un archivo HTML • Definir un archivo de texto ASCII (se utiliza para exportar archivos de otros programas, como Excel)

Nombre del archivo de salida (si se utiliza HTML o ASCII)

Consejo: Si imprimimos el informe en una ubicación P6 Work Product & Document, los usuarios P6 pueden iniciar el informe.

Notas - Se usan para añadir un comentario en la parte superior del informe, bajo el título

Estos son los botones en la vista preliminar (Print Preview)

Y este es el diálogo que aparece cuando seleccionamos un informe -> botón derecho -> Run -> Report:

  

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11.1.6. CREACIÓN DE UN INFORME LAYOUT A TRAVÉS DEL REPORT WIZARD Report Wizard puede utilizar el diseño actual para dar formato y generar un nuevo informe, y nos permite colocar los totales en la parte inferior del informe.

Podemos invocar el Report Wizard y generar un informe directo desde cualquier presentación, a través de Tools -> Report Wizard -> Use Current Screen

Podemos utilizar la función Agrupar y ordenar (Group & Sort) y filtros para organizar, filtrar, ordenar y calcular subtotales del informe.

Todos los elementos son recogidos automáticamente por el Report Wizard

  

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Podemos previsualizar nuestro informe ...

... Y guardar el nuevo informe en cualquiera de los grupos de informes generados anteriormente, al comienzo de este capítulo.

  

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11.1.7. EXPORTACIÓN DE DISEÑOS E INFORMES A HOJAS DE CÁLCULO Exportar a ASCII permite preparar importaciones a otros programas, como Excel:

Al abrir el archivo CSV en Excel, hay que ir a Datos -> texto en columnas, y elegir el mismo delimitador de campo se indica la hora de exportar, que suele ser una coma, de manera predeterminada:

  

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11.1.8. EDICIÓN AVANZADA DE INFORMES A TRAVÉS DEL REPORT EDITOR. El editor de informes (Report Editor) es una pantalla de diseño de informes tradicional que nos permite cambiar la mayoría de elementos del informe. El Report Editor nos permite trabajar con toda la "página".

Este entorno, como cualquier editor de informes, requiere de cierto entrenamiento, para ser realmente útil.

Se requiere un mayor nivel de destreza, y proporciona un mayor nivel de control específico que con el Report Wizard.

Tiene un formato más tradicional, similar a otros redactores de informes de terceros. Incluso, podemos utilizar la mayoría de los generadores de informes de terceros, con la base de datos P6:

– Crystal reports, Access, SQL Report Writer…

Pero deberíamos estar familiarizados con la estructura de base de datos y su terminología, y los comandos SQL.

  

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El botón Nuevo informe (New Report) elimina los valores del informe se muestra y crea un nuevo informe.

El botón Agregar origen de datos (Add Data Source) añade una fuente de datos, o categoría de información, cuando el informe se muestra. Este botón sólo está disponible si el área de informe seleccionado es un área de detalle.

El botón Agregar fila (Add Row) añade una fila a la zona seleccionada del informe

El botón Agregar texto de celda (Add Text Cell) añade una celda de texto a la fila seleccionada.

El botón Agregar imagen de celda (Add Image Cell) añade una celda de imagen de la fila seleccionada.

El botón Añadir celda de línea (Add Line Cell) agrega una celda de línea a la fila seleccionada. Las celdas de línea contienen sólo líneas horizontales.

El botón Vista preliminar (Print Preview) muestra una vista previa del informe visualizado.

El botón Propiedades (Properties) nos permite definir las propiedades del componente de informe seleccionado. Podemos también hacer doble clic en un componente.

El botón Report Wizard nos permite modificar la configuración del informe actual utilizando el Report Wizard El lanzamiento del Report Wizard dentro del Report Editor quita cualquier configuración de informes que se agregó con el Report Editor La configuración de los informes configurados por el Report Wizard no será eliminada.

Uso de la regla

La regla indica la posición horizontal de cada componente de informe. El área de sombra de color azul indica la posición y el ancho de la celda seleccionada. Un, barra vertical roja indica la posición de su cursor sobre el lienzo del Informe.

Usando el margen izquierdo

El margen izquierdo nos ayuda a identificar cada fuente de datos y la fila. Para ayudarle a identificar las fuentes de datos, el margen izquierdo muestra el nombre y el agrupamiento de cada fuente de datos, en su caso, en la esquina superior izquierda del área de origen de datos. Para ayudar a identificar las filas, el margen izquierdo muestra el tipo de cada fila en la esquina superior izquierda de la fila.

  

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El icono ‘H’ indica filas que forman parte de un área de cabecera. El icono "F" indica filas que forman parte de una zona de pie de página.

Utilizando el lienzo de Informe (Report Canvas)

El lienzo de Informe nos permite ver la posición de cada componente en el informe general. El lienzo de informe también proporciona pistas visuales que identifican las propiedades de cada componente de la siguiente manera:

Las fuentes de datos están codificadas por color. Si se incrusta o anida, una fuente de datos, en una fuente de datos principal, cada fuente de datos se mostrará en un color diferente.El lienzo de Informe nos proporciona las siguientes áreas principales de fuentes de datos:

The Report Canvas provides us the following main areas for data sources:

Area Descripción

Encabezado de página (Page Header Area)

Componentes de informe que aparecen en la parte superior de cada página del informe compilado. La zona de encabezado de página de puede contener filas y celdas. El encabezado de página de área es diferente de la cabecera estándar que especifica en el cuadro de diálogo Configurar página. Si especificamos un encabezado estándar, el encabezado estándar aparece en la parte superior de la página, seguido de encabezado de página del informe, en el informe compilado.

Cabecera de Informe (Report Header Area)

Componentes del informe que se presentan antes de los detalles del informe compilado y tan sólo en la primera página del informe. El Informe de cabecera de la zona puede contener filas y celdas.

Cabecera de Datos Si el informe contiene una fuente de datos, componentes del informe que

  

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de origen (Data Source Header Area)

aparecen antes de los registros del origen de datos en el informe compilado. El origen de registro del área de datos puede contener filas y celdas.

Zona de Detalle (Detail Area)

La zona donde se compila más información del informe. Si el informe contiene una fuente de datos, el área de detalle indica la información del origen de datos compila y el diseño de la información recopilada en el informe. El área de detalle puede contener fuentes de datos, filas y celdas

Datos de origen de la zona de pie de página (Data Source Footer Area)

Si el informe contiene una fuente de datos, componentes del informe que aparece después de los datos del origen de datos en el pie de página Este área puede contener filas y celdas

Zona de pie de página de informe (Report Footer Area)

Componentes de Informe que aparecen después de los detalles del informe compilado y tan sólo en la última página de el informe. la zona del pie del informe puede contener filas y celdas..

Zona de pie de página (Page Footer Area)

Componentes de informe de la que aparecen en la parte inferior de cada página del informe compilado. El área de pie de página puede contener filas y celdas. La zona de pie de página que es diferente que el pie de página estándar se especifica en el cuadro de diálogo Configurar página. Si especificamos un pie de página estándar, el pie de página estándar aparece en la parte inferior de la página, después de pie de página del informe, en el informe compilado..

  

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Añadir fuentes de datos a informes

En el Report Editor, haga clic en el área de detalle gris, vamos a hacer clic en

También podemos utilizar el menú del botón derecho en el área de detalle.

Hacemos clic en la pestaña Source y, a continuación, en Loop Through list seleccionamos el tipo de información que queremos mostrar en la nueva fuente de datos.

Para agrupar la información de la fuente de datos de acuerdo con una categoría relacionada, haga clic en la flecha Group By, a continuación, seleccionaremos una categoría de agrupación. La lista de categorías disponibles refleja la fuente de datos que seleccionamos a través de la lista Loop Through.

Podemos añadir temas adicionales, anidando nuevas fuentes de datos a los ya existentes, e introducir allí las correspondientes celdas de texto, lo que permite componer informes más complejos.

  

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Añadir filas a los informes

En el Report Editor, hacemos clic en el área del informe al que desea agregar una fila, a continuación, hacemos clic en la pestaña fila, a continuación, escribimos la altura de la nueva fila.

Para cambiar el color de fondo de la fila, hacemos clic en Color y seleccionamos un nuevo color.

Quitar filas de informes Hacemos clic en la fila que deseamos eliminar, a continuación, seleccionamos Eliminar. Para eliminar una fila que contiene celdas, hacemos clic en una celda de la fila, pulsamos Esc y, a continuación, presionamos SUPR.

  

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Adición de celdas de texto a los informes Las celdas de texto se codifican de acuerdo con el tipo de datos que muestran. Para determinar el tipo de una celda de texto, podemos hacer referencia a los iconos que aparecen en la esquina superior derecha de la celda. El Report Editor nos permite añadir cuatro tipos de celdas de texto a los informes: celdas de título de campo, celdas de datos de campo, celdas de variables, y celdas de textos personalizado.

- Indica una celda de título de campo, o una celda que contiene el nombre de un campo especificado. Ejemplos de títulos de campo son WBS Code y Activity Name.

- Indica una celda de datos de campo, o una celda que recopila e informa de la información de un campo especificamos. Por ejemplo, si añadimos una celda de datos de campo que se refiere al campo WBS Code, entonces la celda mostrará códigos para elementos WBS

- Indica una celda de variable, o una celda que reporta la información relacionada con el informe global, en lugar de una fuente de datos específica

- Indica una celda de texto personalizado, o una celda que contiene texto especificado.

Las celdas de texto que aparecen en rojo indican que las propiedades de la celda, o bien no se han definido, o tienen un conflicto con las propiedades del origen de datos que contiene la celda. Para ver las propiedades de una celda, haga doble clic en la celda.

  

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Selección de un componente de informe

Un borde azul indica componente de informe seleccionado. Para seleccionar un componente, haga clic en el componente.

Para aumentar el alcance de la zona seleccionada, pulse Esc. Por ejemplo, si se selecciona una celda de texto, presionando Esc selecciona la fila del informe que la contiene.

Al pulsar Esc de nuevo selecciona la fuente de datos que contiene la fila.

Hacemos doble clic en un componente o hacemos clic para abrir la ventana Propiedades. Mientras que la ventana está abierta, podemos seleccionar cualquiera de los componentes en el lienzo de informe y modificar sus propiedades.

  

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Modificación de las propiedades

Además de ver el diseño de un informe, también podemos utilizar el lienzo de informe para editar un informe directamente. Para ver y editar las propiedades de un componente, hacemos doble clic en el componente, y mantenemos abierto el cuadro de diálogo, para ver las propiedades de cualquier otro. También podemos usar la ayuda sensible al contexto, si hacemos clic derecho en un componente.

Eliminación de un componente

Podemos eliminar algunos de los componentes, pulsando el botón Delete o seleccionando Delete en el menú del botón derecho. Sin embargo, si no podemos eliminar el componente seleccionado este modo, pulsamos Esc primero para aumentar el alcance de la zona seleccionada, a continuación, pulsamos Delete.

Añadir celdas de título o campo de datos de campo a los informes

En el Report Editor, seleccionamos la fila a la que queremos añadir un título de campo o celda de datos de campo. Hacemos clic en

Hacemos clic en la pestaña Cell, a continuación, seleccione campo de título o Campo de datos como tipo de celda.

Si la celda es parte de una fuente de datos, seleccionamos la categoría de información que contiene el título del campo que deseamos mostrar en la celda.

Seleccionamos el campo cuyo título deseamos mostrar en la celda para una celda de campo Título; para una celda de datos de campo, seleccionamos el campo cuya información desea compilar y mostrar en la celda..

Los títulos de campo y datos de campo son sólo funcionales cuando la celda de informe seleccionado se encuentra dentro de una fuente de datos..

  

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11.1.9. GENERAR Y ALMACENAR LOTES DE INFORMES Podemos generar lotes de informes a través de Tools -> Reports -> Batch Reports -> Add, lo que nos permitirá imprimir automáticamente varios informes como un conjunto completo.

Una vez que se crea el lote, podemos añadir los informes que queramos en nuestro lote, con el botón Assign, e incluso podemos cambiar su orden, utilizando las flechas arriba y abajo: