panduanjaminan kualiti akademik utm...didaftarkan dalam daftar kelayakan malaysia atau malaysian...
TRANSCRIPT
PANDUAN JAMINAN
KUALITI AKADEMIK
UTM
VERSION 3.0
KELULUSAN SENAT
25.07.2018
PUSAT KUALITI DAN PENGURUSAN RISIKO
Dicetak oleh: Pusat Kualiti dan Pengurusan Risiko Aras 3, Dewan Sultan Iskandar Universiti Teknologi Malaysia
PANDUAN JAMINAN KUALITI
AKADEMIK UTM
2
KANDUNGAN
Program Akademik Universiti Awam Secara Mod
Industri (2u2i)
Penjumudan, Pembekuan dan Pelupusan Program
Akademik
3
Bilangan Perkara Mukasurat
1 Tatacara Jaminan Kualiti Program Akademik UTM 5
2 Penilaian Kendiri Program 10
3 Panel Penilai Luar 10
4 Program Kerjasama 11
5 13
6 Pentaksiran dan Pemantauan Program Akademik 13
7 Jawatankuasa Jaminan Kualiti Dalaman Fakulti 14
8 Kawalan Rekod Akademik 14
9 Perubahan Maklumat Program Akademik 15
10 Fail Kursus 18
11 18
Pengenalan
UTM QRiM telah diamanahkan untuk memastikan Jaminan Kualiti Akademik Universiti
Teknologi Malaysia (UTM). Peranan dan fungsi UTM QRiM telah bertambah setelah UTM
memperolehi pengiktirafan swaakreditasi dari Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) pada 23 Mac
2013. Pengiktirafan ini memberikan satu keistimewaan kepada UTM untuk mengakreditasi
sendiri program-program akademik bukan profesional di UTM.
UTM QRIM juga bertindak sebagai Urusetia kepada Jawatankuasa Akreditasi Universiti (JKAU)
(www.utm.my/qrim/jawatankuasa-akreditasi-universiti) yang berperanan untuk memantau
pelaksanaan audit dan memperakukan akreditasi untuk program akademik yang memenuhi
standard yang ditetapkan oleh MQA. Bagi program akademik profesional, akreditasi dijalankan
oleh badan-badan profesional yang berkaitan. Dalam hal ini, pihak UTM QRIM hanya bertindak
sebagai Urusetia kepada badan-badan profesional tersebut.
Mengikut Akta MQA, semua program dan kelayakan yang telah diakreditkan oleh MQA akan
didaftarkan dalam Daftar Kelayakan Malaysia atau Malaysian Qualifications Register (MQR).
Tujuan pendaftaran ini adalah:
- Mengesahkan program pengajian telah melalui proses jaminan kualiti yang selaras
dengan pematuhan standard yang telah ditetapkan oleh Malaysian Qualifications
Framework (MQF)
- Membolehkan pelajar dipertimbangkan untuk mendapat bantuan kewangan
Membolehkan pelajar dipertimbangkan untuk perlantikan ke perkhidmatan awam. -
Maka dengan itu, semua Fakulti/Sekolah perlu memastikan bahawa semua program akademik
yang telah atau sedang ditawarkan berdaftar di dalam MQR.
Panduan Jaminan Kualiti Akademik UTM ini bertujuan untuk membantu Fakulti/Sekolah dalam
membangunkan dan menguruskan kualiti sesuatu program akademik. Panduan ini berdasarkan
kepada dasar and garispanduan KPT, MQA dan UTM. Untuk makluman, dari semasa ke semasa
panduan ini akan dikemaskini oleh UTM QRiM.
4
1.0 TATACARA JAMINAN KUALITI PROGRAM AKADEMIK UTM
1.1 Tatacara ini menerangkan secara keseluruhan proses melaksanakan Sistem
Jaminan Kualiti Program Akademik di UTM termasuk program-program di bawah
Public University Private Wing (PUPW).
1.2 Bagi Program Sarjana Muda dan Diploma, proses keseluruhannya digambarkan
seperti Rajah 1.1 yang mengandungi proses-proses berikut iaitu:
a. Proses Permohonan Saringan Awal Program Akademik
b. Proses Permohonan Kelulusan Program Akademik
c. Proses Audit Akreditasi Sementara
d. Proses Audit Akreditasi Penuh
e. Proses Pemantauan
1.3 Bagi bagi Program Sijil, Asasi, Diploma Eksekutif, Sarjana Muda Eksekutif,
Sarjana, Kedoktoran, Francais dan Pesisir (bukan Program Sarjana Muda dan
Diploma), proses keseluruhannya digambarkan seperti Rajah 1.2 yang
mengandungi proses-proses berikut iaitu:
a. Proses Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu
b. Proses Audit Akreditasi Sementara
c. Proses Audit Akreditasi Penuh
d. Proses Pemantauan
1.4 Proses Permohonan Saringan Awal Program Akademik Baharu hanya
bertakluk kepada program Sarjana Muda dan Diploma sahaja. Proses ini bertujuan
untuk menentukan samada permohonan program baharu tersebut diberi
kebenaran untuk diteruskan ataupun tidak. Ini akan ditentukan berdasarkan
penilaian oleh Mesyuarat Saringan Awal JKPT, KPT (tarikh mesyuarat boleh
dirujuk kepada tentatif jadual mesyuarat) yang akan memperakukan program
baharu yang memperlihatkan kelestarian program, berdaya saing serta mempunyai
nilai tambah kebolehpasaran graduan yang sesuai dan memenuhi keperluan negara
serta industri semasa dan masa hadapan. Selain daripada itu, implikasi sumber juga
perlu dikenalpasti semasa menyediakan dokumen saringan awal ini. Dengan itu,
kajian pasaran yang rapi mesti diadakan daripada sumber dan rujukan seperti
5
Economic Planning Unit (EPU), Institute of Labour Market Information and Analysis
(ILMIA), Malaysian Digital Economic Corporation (MDEC), Jobstreet serta kajian
pasaran Industri berkaitan. Tatacara Proses Permohonan Saringan Awal
Program Akademik Baharu ini boleh didapati di Lampiran A.
1.5 Program-prasiswazah baharu bukan profesional di bawah PUPW UTM tidak perlu
melalui penilaian Mesyuarat Saringan Awal JKPT, KPT tetapi hanya perlu melalui
penilaian saringan awal secara dalaman UTM yang mempunyai tujuan penilaian
yang sama.
1.6 Program yang telah mendapat kelulusan MSA diberi tempoh sehingga dua (2) tahun
daripada tarikh surat kelulusan untuk mengemukakan kertas cadangan
permohonan kelulusan program baharu untuk pertimbangan JKPT.
1.7 Proses Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu bertujuan untuk
mendapat kelulusan permohonan program baharu. Tatacara proses ini boleh
didapati di Lampiran B. Kelestarian program, nilai tambah kebolehpasaran
graduan yang sesuai dan memenuhi keperluan negara dan industri semasa dan
masa hadapan dpertengahkan di dalam proses ini. Bagi permohonan program
BUKAN Sarjana Muda dan Diploma yang baharu seperti program akademik baharu
peringkat Sijil, Asasi, Diploma Eksekutif, Sarjana Muda Eksekutif, Sarjana,
Kedoktoran, Francais dan Pesisir, proses saringan awal diambilkira di dalam proses
ini. Maka, Jawatankuasa Tetap Senat Kurikulum dan Kualiti Akademik (JKTS KKA)
dengan keanggotaan yang relevan mengambil tanggungjawab sebagai badan yang
bertanggungjawab untuk membuat penilaian saringan awal bagi permohonan
program akademik baharu.
1.8 Di dalam proses ini juga, pembangunan kurikulum dilakukan. Pembentukan
kurikulum program akademik haruslah selaras dengan halatuju UTM terkini. (Rujuk
Curriculum Innovation Development Unit (CIDU), UTM). JKPT masih akan membuat
penilaian untuk kelulusan penawaran program melalui kertas kerja tanpa
pembentangan dari UTM.
1.9 Merujuk kepada Proses Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu, setelah
Jawatankuasa Kurikulum Universiti (JKKU) di bawah pengurusan Curriculum
Innovation Development Unit (CIDU), UTM memperakukan cadangan program 6
□
baharu tersebut, maka Proses Akreditasi Sementara (Rujuk Lampiran C) boleh
dimulakan. Akreditasi Sementara adalah satu aktiviti penilaian untuk memastikan
samada segala keperluan dan kegiatan P & P bagi sesuatu program telah menepati
keperluan standard MQF. Akreditasi Sementara MESTI diperolehi sebelum sesuatu
program baharu ditawarkan di UTM. Bagi program bukan professional, proses ini
dilaksanakan bagi menyemak pematuhan program kepada MQF serta kesemua
bidang penilaian yang terdapat di dalam Kod Amalan Akreditasi Program (COPPA
2.0 atau COPPA 2017) terkini yang dikeluarkan oleh MQA. Ini adalah untuk
memastikan program baharu yang akan ditawarkan mencapai standard yang
ditentukan oleh MQA. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk tujuan akreditasi
adalah seperti yang dikehendaki di dalam MQA-01 iaitu:
a. Bahagian A: Maklumat Umum Pemberi Pendidikan Tinggi Bahagian ini merupakan satu profil institusi Pemberi Pendidikan Tinggi (PPT).
(Bahagian ini tidak perlu disediakan jika PPT adalah di bawah naungan UTM)
b. Bahagian B: Maklumat Program
Bahagian ini menghuraikan program yang dicadangkan, termasuk nama,
peringkat, nilai kredit, tempoh pengajian, keperluan kemasukan, cara
penyampaian, dan badan penganugerah.
c. Bahagian C: Standard Program Bahagian ini mengemukakan maklumat berhubung kesemua bidang penilaian
dan standard pada setiap bidang.
1.10 Bagi program profesional, Fakulti/Sekolah patut merujuk kepada Badan Profesional
tentang keperluan akreditasi berkaitan.
1.11 Selepas mendapat kelulusan program akademik baharu (bukan profesional dan
profesional), program akan dimaklumkan kepada pihak MQA (melalui Lampiran B)
untuk tujuan perekodan dan kemasukan ke dalam Daftar Kelayakan Malaysia atau
Malaysian Qualifications Register (MQR).
1.12 Pelbagai bahan rujukan lain boleh digunakan dalam pembentukan program baharu
atau semasa semakan program. Antaranya adalah:
Garis Panduan Permohonan Program Akademik edisi ke-2, KPT
7
□ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □
MQF (Malaysian Qualifications Framework)
COPPA (Code of Practice for Programme Accreditation) 2017
Standard, MQA (yang berkaitan)
Program Standard, MQA (yang berkaitan)
NEC Manual, KPT
Nomenklatur, Struktur dan Penamaan Program, UTM QRiM
Pindah Kredit dan Pengecualian Kursus, UTM QRiM
Garis Panduan Semakan Kurikulum, UTM QRiM
Template Maklumat Kursus (Course Information)
Guideline Good Practice, MQA
Manual Akreditasi Badan Profesional (jika berkaitan)
1.13 Justeru adalah diharapkan semua Fakulti/Sekolah yang merancang untuk
menawarkan program baharu MESTI membuat perancangan dengan rapi termasuk
mengambil kira tempoh masa prosedur kelulusan sesuatu permohonan program
baharu serta menyediakan dokumen program yang selengkapnya agar proses
permohonan kelulusan boleh dilaksanakan dengan lancar. Tempoh pelan
persediaan persediaan yang disyorkan oleh UTM QRiM adalah sekurang-kurangnya
SATU tahun sebelum program ditawarkan kepada umum.
1.14 Apabila kumpulan kitaran atau kohort pertama pelajar program akademik berada
pada tahun akhir (bagi pelajar Sarjana Muda) atau semester akhir (bagi lain-lain
pengajian), Proses Akreditasi Penuh (Rujuk Lampiran D) MESTI dilaksanakan.
Akreditasi Penuh adalah satu aktiviti penilaian untuk memastikan bahawa segala
keperluan dan kegiatan pengajaran dan pembelajaran bagi sesuatu program yang
ditawarkan oleh UTM telah memenuhi standard MQF. Akreditasi Penuh melibatkan
Laporan Penilaian Kendiri (‘Self Review Report’). Lawatan audit dijalankan bagi
penilaian bukti-bukti pengendalian sebenar program oleh panel penilai. Penilaian
ini berpandukan COPPA, MQA atau yang seumpamanya. Untuk akreditasi ini,
Fakulti/PTJ perlu mengemukakan MQA-02. Ini merupakan versi kemaskini MQA-01
(Bahagian A, B dan C) serta Laporan Penilaian Kendiri (Bahagian D - Sila rujuk
COPPA 2017 untuk panduan).
1.15 Bagi akreditasi penuh program akademik profesional, ia adalah tertakluk kepada
badan profesional yang berkaitan.
8
□
□
1.16 Selepas mendapat kelulusan akreditasi penuh (program bukan profesional),
program mesti didaftarkan dalam Malaysian Qualification Registration (MQR)
melalui Borang D MQA. Rujuk Lampiran D (i) untuk prosedur pendaftaran
program akademik ke dalam MQR.
1.17 Kedua-dua proses Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh adalah di bawah
bidang kuasa dan kawalan Jawatankuasa Akreditasi UTM (JKAU). Proses-proses ini
tidak jauh berbeza dengan yang diamalkan di MQA. Tempoh minima pengurusan
kelulusan kedua-dua akreditasi di peringkat Senat ada dinyatakan di dalam
lampiran proses yang berkaitan.
1.18 Adalah menjadi tanggungjawab Fakulti/Sekolah untuk memastikan kesemua
program akademik yang ditawarkan oleh Fakulti/Sekolah masing-masing telah
mendapat akreditasi yang sewajarnya. Maka dengan itu, pemantauan yang rapi oleh
Fakulti/Sekolah tentang keperluan akreditasi program akademik adalah penting.
1.19 Bagi program baharu atau program sedia ada yang akan dijalankan di luar kampus
induk UTM, audit lokasi/ premis perlu dijalankan oleh UTM QRiM sebelum
diluluskan oleh pihak KPM.
1.20 Proses Pemantauan dibuat bagi menjaga dan menambahbaik kualiti
program/kursus akademik sedia ada secara berterusan. Antara inisiatif yang
dilaksanakan di UTM adalah seperti berikut:
Semakan Program/Kurikulum (Rujuk Garis Panduan Semakan Kurikulum,
Lampiran E). Selepas mendapat akreditasi penuh, Fakulti/Sekolah perlu
menjalani proses penilaian semula yang komprehensif terhadap program untuk
memastikan kualiti program ditambahbaik secara berterusan. Tempoh kitaran
semakan program/kurikulum adalah sama dengan tempoh semakan kurikulum
yang dicadangkan.
Audit Pematuhan – Audit ini dijalankan secara berkala. Tempoh kitaran adalah
sama dengan tempoh semakan kurikulum. Audit Pematuhan mempunyai
prosedur yang hampir sama dengan Akreditasi Penuh dan tertakluk kepada
kelulusan JKAU. Skop penilaian ditentukan oleh UTM QRiM.
9
□
□
□
Pentaksiran dan Pemantauan Program Akademik – Pentaksiran ini
dilaksanakan untuk setiap program. (Rujuk Pentaksiran dan Pemantauan
Program Akademik Tahunan UTM, Lampiran F)
Audit Dalam Tahunan – Audit ini dijalankan di setiap Fakulti secara tahunan.
Skop audit akan ditentukan oleh UTM QRiM. (Rujuk Audit Dalam Fakulti,
Lampiran G)
Anugerah Kualiti Akademik Tahunan
Selain daripada yang tersebut di atas, aktiviti pemantauan dijalankan dari
semasa ke semasa berdasarkan keperluan JPT, MQA dan pentadbiran UTM.
2.0 PENILAIAN KENDIRI PROGRAM
2.1 Penilaian Kendiri Program adalah satu penilaian yang dilakukan oleh
Fakulti/Sekolah untuk memastikan program telah mematuhi standard yang
sepatutnya.
2.2 Penilaian ini juga mengenal pasti kekuatan dan kelemahan Program serta langkah-
langkah yang perlu diambil untuk menambahbaik dan mengatasi kelemahan yang
ada.
2.3 Setiap program harus dinilai mengikut kitaran tertentu seperti tempoh semakan
kurikulum. Ia boleh dijadualkan bersama dengan keperluan semakan yang lain.
2.4 Proses Penilaian Kendiri Program boleh digambarkan seperti di Rajah 2.1
3.0 PANEL PENILAI LUAR
3.1 Proses semakan semula program pengajian perlu dilaksanakan bagi memastikan
kualiti graduan yang tamat mengikuti program pengajian terbabit mencapai
objektif pembelajaran yang ditetapkan. COPPA 2.0 telah menjelaskan standard
WAJIB penglibatan penilai/pemeriksa luar (external examiner) dalam proses
penyemakan dan penilaian program di peringkat prasiswazah dan
pascasiswazah. Panel Penasihat Luar Fakulti/Sekolah merujuk kepada
sekumpulan individu yang dilantik melaksanakan tanggungjawab memberi
nasihat, mengesyor, menilai, memantau, serta mengkaji semula program
pengajian. Selain daripada itu, Panel Penasihat Luar juga boleh:
10
o Memberi nasihat mengenai trend teknologi, keperluan pasaran dan
pelanggan.
o Memberi nasihat yang boleh digunakan oleh Sekolah untuk merancang
kurikulum yang sesuai
o Memberi nasihat mengenai keperluan kemahiran serta keperluan pekerjaan
Bekerjasama dalam aktiviti penyelidikan dan berleluang membuat
pemindahan pengetahuan antara universiti dengan pihak luar
o
Selain daripada ahli akademik, Panel Penasihat Luar Program Pengajian boleh terdiri
daripada:
ii.
Ahli profesional dalam bidang yang berkaitan dari industri, dari badan-badan
kerajaan, serta dari badan-badan bukan kerajaan.
Pakar dari dalam dan dari luar negara.
iii. Bekas pelajar atau alumni kepada program pengajian terbabit.
Kekerapan perjumpaan dengan panel Penilai luar adalah disyorkan sekurang-kurangnya
SATU kali setahun.
4.0 PROGRAM KERJASAMA
4.1 Garis Panduan Program Kerjasama IPTA/IPTS di dalam Negara, KPT adalah dirujuk
(Lampiran H). Mengikut definisi, Program Kerjasama IPTA/IPTS merupakan suatu
kaedah membenarkan IPTS menawarkan program akademik UTM di premis
mereka.
4.2 Bentuk atau model Program Kerjasama boleh dirujuk kepada Nomenklatur,
Struktur dan Penamaan Program (Lampiran I). Selain daripada itu, Pindah Kredit
dan Pengecualian Kursus (Lampiran I (i)) juga boleh dibaca bersama sekirakan
model kerjasama melibatkan perpindahan kredit.
4.3 Semua program kerjasama samada baharu atau sedia ada di UTM adalah tertakluk
kepada garis panduan ini. Fakulti/Sekolah yang ingin menawarkan Program
Kerjasama perlu memastikan program akademik yang akan ditawarkan merupakan
11
program yang telah mantap iaitu program yang telah menghasilkan sekurang-
kurangnya kohort pertama graduan di UTM. Program Kerjasama yang hendak
dijalankan mestilah telah mendapat akreditasi penuh bagi program pengajian yang
ditawarkan. Walau bagaimanapun, bagi program berbentuk Joint Degree, ia
melibatkan pemilikan dan pembangunan kurikulum secara bersama di antara UTM
dengan institusi pendidikan tinggi yang bekerjasama. Maka, keperluan graduan
kohort pertama tidak terpakai.
4.4 Secara amnya, UA tidak digalakkan menawarkan program universiti luar negara
sebagai francaisi (Franchisee). Sekiranya berkeperluan di UTM, Dasar jaminan
Kualiti Program Akademik Luar Negara yang ditawarkan secara Kerjasama
dengan UA Tempatan, MQA (Lampiran I (ii)) patut digunakan sebagai rujukan.
4.5 Semua program luar negara yang terbabit dalam program kerjasama perlu
mendapat akreditasi daripada badan akreditasi negara berkenaan. Penilaian
Akreditasi Sementara bagi program luar negara yang dijalankan secara kerjasama
dengan PPT tempatan mesti memastikan keperluan MQF, standard program dan
dasar berkaitan dipatuhi. Bagi memenuhi keperluan kredit bergraduat MQF,
kesetaraan 1 kredit MQF dengan sistem kredit luar negara yang utama boleh
merujuk kepada Pindah Kredit dan Pengecualian Kursus UTM.
4.6 Bagi program luar negara yang tersenarai dalam global ranking seperti Times
Higher Education World University Rankings (THE) dan QS World University
Rankings pada kedudukan 15% daripada jumlah yang tersenarai mengikut ranking
masing-masing boleh dipertimbangkan untuk dikecualikan daripada mematuhi
standard program dengan membuat permohonan bertulis kepada MQA.
4.7 Bagi program berbentuk Transnational Education (TNE), Polisi dan Prosedur
Pelaksanaan Progran TNE UTM adalah dirujuk untuk amalan (Lampiran J). Pihak
Sekolah Pengajian Siswazah telah mengeluarkan Polisi Program Dwi, Dual Ijazah
dan Ijazah Bersama Pengajian Siswazah di UTM (Lampiran K). Polisi ini juga boleh
digunapakai oleh program-program yang mempunyai tahap yang lain.
12
4.8 Sebarang Program Kerjasama UTM perlu mematuhi dasar dan prosedur kerjasama
yang ditetapkan serta mesti mendapat kelulusan daripada KPT sebelum mula
dilaksanakan.
5.0 PROGRAM AKADEMIK UNIVERSITI AWAM SECARA MOD INDUSTRI (2u2i)
5.1 Program ini menggabungkan pembelajaran berasaskan pengalaman dan penerapan
elemen keusahawanan ke dalam kurikulum.
5.2 Kerjasama di antara UTM dengan Industri dalam reka bentuk dan penyampaian
program secara terus dan formal adalah sangat penting di dalam kejayaan program
berbentuk sedemikian.
5.3 Penawaran program libat sama industri ini dijenamakan sebagai Mod Industri
(2u2i) (Lampiran L) iaitu samada dua tahun di UTM dan dua tahun di Industri
(2u2i); samada tiga tahun di UTM dan satu tahun di Industri (3u1i); atau dua tahun
di UTM dan satu tahun di Industri (2u1i).
5.4 Bahan rujukan yang boleh digunakan untuk pembangunan program berbentuk ini
adalah Guideline to Good Practices: WBL (GGP:WBL), MQA (Lampiran M) dan
Guideline on Work-based Academic Programme, UTM (Lampiran N).
5.5 Penawaran program akademik secara mod Industri (2u2i) oleh UTM perlu
mendapat perakuan daripada KPT sebelum dilaksanakan. Sehubungan dengan itu,
proses mendapatkan perakuan Mesyuarat Saringan Awal (MSA) dan Jawatankuasa
Pendidikan Tinggi (JKPT) bagi permohonan penawaran program akademik mod
Industri (2u2i) boleh merujuk kepada Proses Penawaran Program Akademik UA
secara Mod Industri (2u2i), KPT. For mat Kertas Kerja Permohonan
Kelulusan/Makluman Semakan Kurikulum bagi Perubahan Mod Pengajian Program
Akademik secara Mod Industri digunapakai untuk program ini.
6.0 PENTAKSIRAN DAN PEMANTAUAN PROGRAM AKADEMIK
6.1 Pentaksiran dan Pemantauan Program Akademik harus dijalankan secara
berterusan supaya kualiti akademik di UTM terjamin. Pentaksiran dan Pemantauan
13
Program Akademik Tahunan UTM (Lampiran F) boleh dirujuk untuk maklumat
lanjut.
6.2 Pelaporan pentaksiran dan pemantauan perlu dilakukan dan direkod dengan baik
oleh setiap Fakulti/Sekolah
7.0 JAWATANKUASA JAMINAN KUALITI DALAMAN FAKULTI
7.1 Setiap Fakulti/Sekolah mesti mempunyai Jawatankuasa Jaminan Kualiti Dalaman.
Pengerusi Jawatankuasa membantu Dekan dalam pengurusan kualiti akademik,
kawalan dokumen, pengumpulan dan pencapaian data PLO serta tindakan CQI.
7.2 Pengerusi jawatankuasa ini mewakili Fakulti/Sekolah dalam Jawatankuasa
Penyelarasan Jaminan dan Peningkatan Kualiti Universiti yang diketuai oleh
Pengarah UTM QRiM.
7.3 Jawatankuasa Pengurusan Fakulti mesti membentuk satu Unit atau Pasukan Audit
Dalaman (PAD) yang diketuai oleh Ketua Pasukan Audit Dalam (KPAD) yang
merupakan staf akademik yang tidak memegang sebarang jawatan pengurusan di
Fakulti. Peranan audit dalaman adalah untuk memberi jaminan bebas bahawa
proses tadbir urus dan kawalan dalaman Fakulti/Sekolah beroperasi dengan
berkesan. Audit Dalaman Fakulti juga mempunyai tugas untuk memberikan
pandangan yang tidak berat sebelah dan berobjektif.
7.4 Hasil dapatan audit daripada Unit Audit Dalaman patut dibentangkan di dalam
Jawatankuasa Akademik/Jawatankuasa
selanjutnya oleh Fakulti.
Pengurusan untuk tindakan CQI
7.5 Dengan saranan KPAD, kekerapan dan keperluan audit Fakulti/Sekolah boleh
ditentukan kecuali yang diarahkan secara rasmi oleh UTM QRiM.
8.0 KAWALAN REKOD AKADEMIK
8.1 Selaras dengan COPPA 2.0, kawalan rekod akademik UTM harus terkini dan benar.
Ia adalah penting kerana maklumat ini perlu direkod bukan sahaja di UTM tetapi
juga di peringkat KPT dan MQA.
14
8.2 Seiring dengan COPPA 2.0, segala perubahan program mesti direkod dengan
sistematik oleh UTM. Dokumen berkaitan Perubahan Maklumat Program di dalam
MQA (Lampiran O) boleh dirujuk. Kronologi sebarang perubahan program
akademik mesti direkodkan dan disimpan dengan baik oleh Fakulti/Sekolah dan
UTM khususnya untuk rujukan masa depan serta untuk kegunaan sistem iCGPA
atau sistem lain yang memerlukan maklumat perubahan program akademik UTM
yang betul dan terkini.
8.3 Penyimpanan skrol kohort pertama pelajar bagi setiap program yang pernah dan
sedang ditawarkan UTM patut dilaksanakan oleh pihak Bahagian Pengurusan
Akademik UTM. Ini termasuk program yang telah melalui penjenamaan semula.
9.0 PERUBAHAN MAKLUMAT PROGRAM AKADEMIK
9.1 Perubahan program seperti perubahan nomenklatur (nama program), perubahan
bidang, tempoh pengajian, sesi pengajian, mod pengajian (Kerja kursus/
Penyelidikan/ Akademi Industri spt. 2u2i) dan mod penyampaian (Sepenuh Masa/
Separuh Masa/ Jarak Jauh) diklasifikasikan sebagai perubahan major iaitu melebihi
30% kerana ia memberi kesan kepada urusan lain seperti surat penawaran, kod
UPU, penajaan, akreditasi program dan kebolehpasaran graduan.
9.2 Perubahan tersebut perlu mendapat kelulusan Senat dan KPT serta melibatkan
perubahan maklumat di dalam MQR. Jadual 9.1 mengandungi tindakan yang perlu
dilakukan oleh UTM perihal perubahan maklumat program pengajian berdasarkan
Surat Pemakluman MQA bil. 4/20 18 (Lampiran O).
9.3 Untuk penukaran nama program, prosedur semakan kurikulum digunapakai.
Penggunaan nama program baharu akan berkuatkuasa selepas kelulusan daripada
KPT diterima DAN permohonan pertukaran nama kepada MQA untuk tujuan
pendaftaran telah diserahkan kepada UTM QRiM (melalui borang J MQA). Rujuk
Lampiran O(i) untuk Prosedur Perubahan Maklumat Program di MQR.
15
Jadual 9.1: Perubahan Maklumat Program Pengajian
il PERUBAHAN CONTOH TINDAKAN UTM
(STATUS SWAAKREDITASI)
han yang memerlukan pindaan
maklumat pada Daftar Kelayakan
Malaysia (MQR)
a) Pindaan editorial pada penaMmaeamn program.
b) Pindaan editorial pada National Education Code (NEC).
c) Perubahan kredit bergraduat. d) Perubahan tempoh pengajian.
(Tempoh pengajian ATAU bilangan
minggu pembelajaran dalam 1
semester)
e) Perubahan/Penambahan
klumkan kepada MQA secara
bertulis dengan disertakan
Surat Kelulusan
perubahan/pindaan maklumat
daripada pihak berkuasa
bersama maklumat perubahan.
kaedah/mod pengajian. (Contoh: Sepenuh masa atau separuh masa)
Perubahan bersifat STRUKTURAL pada reka bentuk program (kurikulum) yang tidak membawa
kepada pertukaran bidang
pengajian lain (tidak membawa kepada pertukaran NEC). Peratusan perubahan kurikulum yang diambil kira adalah secara KUMULATIF berdasarkan kurikulum asal seperti yang diluluskan.
a) Penamaan program disebaSbekairna pindaan pada Body of Knowledge atau mengikut trend penamaan
semasa.
b) Perubahan/Penambahan kepada kaedah/mod pengajian seperti Work-Based Learning (WBL).
c) Pindaan struktur program. (Contoh: Major, minor atau pengkhususan)
d) Perubahan pada PEO/PLO e) Perubahan kandungan kurikulum
bersifat struktural melebihi 30% daripada kurikulum asal komponen teras, major, minor atau
ya perubahan memerlukan
pindaan pada MQR, UTM perlu
memaklumkan kepada MQA
secara bertulis dengan
disertakan Surat Kelulusan
perubahan/pindaan maklumat
daripada pihak berkuasa
bersama maklumat perubahan.
pengkhususan.
han pada reka bentuk program
(kurikulum) yang membawa
kepada pertukaran bidang
pengajian lain (membawa kepada
pertukaran NEC).
Perubahan penamaan dan kanduSnegnaant program yang menjurus kepada Body of Knowledge bidang pengajian lain.
UTM perlu mengakredit program
baharu dan seterusnya
mengemukakan maklumat
program kepada MQA beserta
Surat Kelulusan mengendalikan
program daripada pihak
berkuasa untuk disenaraikan
dalam Senarai Akreditasi
Sementara atau didaftarkan
dalam MQR.
Perubahan/Penambahan kaedah penyampaian program daripada Konvensional kepada Open and
Distance Learning (ODL) ATAU
perubahan/penambahan mod
penawaran program daripada mod
UTM perlu mengakredit program
baharu dan seterusnya
mengemukakan maklumat
program kepada MQA beserta
Surat Kelulusan mengendalikan
16
campuran atau mod kerja kursus kepada mod penyelidikan bagi program pascasiswazah.
program daripada pihak
berkuasa untuk disenaraikan
dalam Senarai Akreditasi
Sementara atau didaftarkan
dalam MQR.
han selain (1), (2), (3) & (4) a) Perubahan bagi memenuhi keperluan Standard Program.
b) Penyelarasan CLO kepada PO. Penyelarasan kandungan kursus dengan penggantian topik selaras dengan perkembangan ilmu semasa.
c) Penambahan komponen pembelajaran teradun (blended learning) dalam pengendalian program.
d) Perubahan kaedah atau komposisi penilaian formatif dan sumatif.
Tidak
kepada MQA. UTM per lu
menyimpan rekod dan bukti-
perlu memaklumkan
bukti pengesahan untuk
semakan semasa penilaian audit pematuhan.
e) Perubahan sinopsis kursus. f) Pengemaskinian bahan rujukan.
17
□
10.0 FAIL KURSUS
10.1 Fail ini mengandungi semua bahan pengajaran dan pembelajaran, peperiksaan dan
penilaian serta perkara yang berkaitan dengan kursus yang dikumpul dan disahkan
untuk edaran dan kegunaan pensyarah yang mengajar kursus. Kandungan fail
adalah seperti yang disenaraikan di dalam Checklist For Course File (Lampiran P).
10.2 Dokumen yang diperlukan bagi perlaksanaan pengajaran dan pembelajaran
berdasarkan OBE terdapat di dalam fail ini melalui maklumat Kursus atau Course
Information.
11.0 PENJUMUDAN, PEMBEKUAN DAN PELUPUSAN PROGRAM AKADEMIK
11.1 Kajian hala tuju dan semakan semula penawaran program akademik UA oleh JPT
telah mengenal pasti program akademik tidak berdaya saing untuk dijumudkan
atau dilupuskan. Ini bagi memastikan hanya program akademik yang relevan,
terkini dan menepati keperluan Industri dan guna tenaga Negara sahaja yang
ditawarkan.
11.2 Makluman Berkenaan Proses Penjumudan, Pembekuan, Pelupusan Dan Penawaran
Semula Program Akademik Universiti Awam (Lampiran Q) adalah dirujuk.
11.3 Penjumudan program akademik merujuk kepada program akademik yang masih
mempunyai kohort yang sedang dalam pengajian tetapi program tersebut tidak
dibuka untuk penawaran bagi sesi berikutnya.
Pelajar yang diambil pada tahun program dijumudkan merupakan kohort
terakhir bagi program akademik berkenaan. Fasa penjumudan program
akademik berakhir apabila kohort terakhir menamatkan pengajian dalam
tempoh yang ditetapkan.
11.4 Pembekuan program akademik merujuk kepada program akademik yang telah
tidak ditawarkan lagi dan tidak mempunyai pelajar yang sedang dalam pengajian
18
□
program tersebut. Tempoh maksimum pembekuan yang dibenarkan ialah dua (2)
tahun sahaja.
Sebelum fasa pembekuan berakhir (sekurang-kurangnya satu (1) tahun), UTM
perlu memutuskan sama ada program akademik tersebut hendak ditawarkan
semula atau dilupuskan.
11.5 Pelupusan program akademik merujuk kepada program akademik yang hendak
dihentikan dan tidak akan ditawarkan lagi. Ini bermakna bahawa program
akademik tersebut akan dimansuhkan terus daripada senarai program akademik
UTM. Prosedur Pendaftaran Keluar Program Akademik daripada MQR adalah
seperti di Lampiran Q (i).
11.6 Penawaran semula program akademik merujuk kepada program akademik yang
masih dalam fasa penjumudan atau fasa pembekuan yang akan dibuka semula
untuk penawaran. Semua program akademik yang hendak ditawarkan semula
perlulah disemak semula kurikulumnya. Jika terdapat program akademik yang telah
dijumudkan atau dibekukan melebihi dua (2) tahun; maka program akademik
tersebut perlu melalui semakan major kurikulum sebelum ditawarkan semula.
11.7 Fakulti/Sekolah tidak dibenarkan untuk mengadakan kolaborasi baharu atau
memeterai perjanjian kerjasama baharu dengan mana-mana pihak termasuk
Institusi Pendidikan Tinggi (IPT) bagi program akademik yang sedang di dalam fasa
penjumudan atau fasa pembekuan.
11.8 Program akademik yang telah dijumudkan masih perlu mendapat perakuan
akreditasi penuh sebelum kohort terakhir menamatkan pengajian.
11.9 Program akademik yang hendak dijumudkan atau dibekukan mesti
dimaklumkan secara bertulis kepada Jawatankuasa Pendidikan Tinggi (JKPT) JPT
untuk disahkan dan direkodkan.
19
11.10 Program akademik yang sedang di dalam fasa penjumudan atau fasa pembekuan
mesti mendapat kelulusan perakuan Jawatankuasa Pendidikan Tinggi (JKPT) JPT
terlebih dahulu sebelum ditawarkan semula.
Mula
Proses Permohonan
Saringan Awal Program Akademik
Baharu
(Lampiran 1.1)
Proses Permohonan
Kelulusan Program Akademik Baharu
(Lampiran 1.2)
Proses Audit
Akreditasi Sementara
(Lampiran 3)
Proses Audit Akreditasi
Pen u h
(Lampiran 4)
Proses Pemantauan
Rajah 1.1: Carta Alir Sistem Jaminan Kualiti Program Akademik UTM
bagi Program Diploma dan Sarjana Muda
20
Proses Permohonan
Kelulusan Program Akademik Baharu
(Lampiran B)
Proses Audit
Akreditasi Sementara
(Lampiran C)
Proses Audit Akreditasi
Penuh
(Lampiran D)
Proses Pemantauan
Rajah 1.2: Carta Alir Sistem Jaminan Kualiti Program Akademik UTM bagi Program Sijil,
Asasi, Diploma Eksekutif, Sarjana Muda Eksekutif, Sarjana, Kedoktoran, Francais dan
Pesisir (Bukan Sarjana Muda dan Diploma)
21
Objektif dan Amalan Program
Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan
Kumpul Data Program
Analisa Data
Rajah 2.1: Proses Penilaian Kendiri Program Akademik
22
LAM PIRAN A
TATACARA PROSES PERMOHONAN SARINGAN AWAL PROGRAM AKADEMIK BAHARU
Carta alir tatacara proses saringan awal permohonan program baharu adalah seperti yang
ditunjukkan di dalam Rajah A.1. Penerangan tentang tatacara proses adalah seperti berikut:
1. Ketua Program mengemukakan cadangan program akademik baharu (mengikut Format
Kertas Cadangan Permohonan Saringan Awal bagi Program Akademik terkini yang
disediakan oleh UTM QRiM dan CIDU) serta menyemak ciri-ciri program dari segi
kelestarian, berdaya saing serta mempunyai nilai tambah kebolehpasaran graduan yang
sesuai dan memenuhi keperluan negara serta industri semasa dan masa hadapan. Dengan
itu, kajian pasaran yang rapi mesti diadakan daripada sumber dan rujukan seperti
Economic Planning Unit (EPU), Institute of Labour Market Information and Analysis
(ILMIA), Malaysian Digital Economic Corporation (MDEC), Jobstreet serta kajian pasaran
Industri berkaitan. Kertas cadangan ini mesti dibentangkan kepada Jawatankuasa
Akademik (JKA) yang bertanggungjawab menyemak penyediaan kemudahan, sumber
manusia, kewangan dan lain-lain.
2. Selepas cadangan program akademik baharu dipersetujui oleh JKA, dokumen tersebut
dihantar kepada Jawatankuasa Kurikulum Universiti (JKKU) untuk menyemak kecukupan
dokumen serta perakuan terhadap cadangan program baharu tersebut. Sekiranya tidak
lengkap, JKKU akan memulangkan semula kepada Ketua Program untuk dilengkapkan.
3. Setelah
Jawatankuasa Tetap Senat Kurikulum dan Kualiti Akademik (JKTSKKA) untuk proses
kelulusan. Setelah diluluskan, Bahagian Pengurusan Akademik (BPA) akan menghantar
dokumen tersebut untuk permohonan kelulusan Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT).
diperakukan, permohonan cadangan program akan dibentangkan di
23
Mul
Ketua Program kemukakan cadangan program akademik baharu kepada JKA/JKKF untuk semakan dan pemurnian
dokumen dan kelulusan
Tidak
Tidak
Semakan dokumen oleh JKKU
Tidak
Kemukakan kepada JKTSKKA untuk kelulusan
Ya
BPA serahkan kepada KPT untuk kelulusan
Tidak
amat
Ya
Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu
Rajah A.1: Carta Alir Permohonan Saringan Awal Program Akademik Baharu
bagi Program Diploma dan Sarjana Muda
24
LAMPIRAN B
TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM AKADEMIK BAHARU
Carta alir tatacara proses saringan awal permohonan program baharu adalah seperti yang
ditunjukkan di dalam Rajah B.1. Penerangan tentang tatacara proses adalah seperti berikut:
1. Ketua Program mengemukakan cadangan program akademik baharu (mengikut Format
Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu terkini yang disediakan oleh UTM
QRiM dan CIDU) serta menyemak kelestarian, kerelevanan, isu, cabaran dan penilaian
program dan dibentangkan kepada JKA yang bertanggungjawab menyemak penyediaan
kemudahan, sumber manusia, kewangan dan lain-lain.
2. Fakulti/Sekolah digalakkan untuk menjalankan audit dalaman oleh PAD ke atas program
yang dicadangkan. Penilaian audit yang disarankan adalah mengikut COPPA 2.0.
Amalan ini merupakan emulasi amalan Swaakreditasi UTM untuk akreditasi sementara.
3. Selepas cadangan program akademik baharu diluluskan oleh JKA, dokumen tersebut
dihantar kepada JKKU untuk menyemak kecukupan dokumen serta memperakukan.
Sekiranya tidak lengkap, JKKU akan memulangkan semula kepada Ketua Program untuk
dilengkapkan.
4. Untuk tujuan kelulusan program, setelah dokumen lengkap, Bahagian Pengurusan
Akademik (BPA) akan menghantar dokumen tersebut untuk kelulusan Jawatankuasa
Tetap Senat Kurikulum dan Kualiti Akademik (JKTSKKA). Jika dokumen tersebut perlu
penambahbaikan, dokumen akan dikembalikan kepada Ketua Program untuk tindakan
selanjutnya.
5. Untuk tujuan akreditasi sementara, jika dokumen lengkap, Pusat Kualiti Dan Pengurusan
Risiko (UTM QRiM) akan menghantar dokumen tersebut untuk penilaian oleh Panel
Penilai Akreditasi (PPA). Untuk akreditasi sementara, sila rujuk prosedur akreditasi
sementara UTM QRiM. Akreditasi sementara program adalah tertakluk kepada keputusan
Jawatankuasa Akreditasi Universiti (JKAU).
25
6. Permohonan yang diluluskan oleh JKTSKKA dan JKAU akan dibentangkan dalam Senat
untuk diperakukan. Program yang telah diluluskan oleh Senat akan dibentangkan dalam
Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) untuk pemakluman.
7. Ketua Program perlu mengisi borang permohonan kelulusan program baharu (Lampiran)
beserta maklumat kelulusan Senat, LPU dan Akreditasi Sementara dan kemukakan kepada
Bahagian Pengurusan Akademik (BPA), Kementerian Pengajian Tinggi (KPT).
26
Ketua Program kemukakan cadangan program akademik baharu kepada JKA untuk semakan dan
pemurnian dokumen serta kelulusan
Kemukakan kepada JKKU untuk menyemak
kecukupan dokumen
Proses Akreditasi
Sementara
Diluluskan?
Tidak
Perakuan Senat
Ya
Kemukakan kepada LPU untuk pemakluman
Tamat
Tidak
Ya
Tawaran Program
ama
Rajah B.1: Carta Alir Permohonan Kelulusan Menjalankan Program Akademik Baharu
27
LAMPIRAN C
PROSES PERMOHONAN KELULUSAN AKREDITASI SEMENTARA
28
LAMPIRAN D
PROSES PERMOHONAN KELULUSAN AKREDITASI PENUH
29
Carta Alir Permohonan Kelulusan Akreditasi Penuh