panduan simak pro – user administratorsimak-unwiku.ac.id/files/panduan simak - user...
TRANSCRIPT
Consultant
Do
c.
# 0
04
/U
SR
/I
X/
20
15
PANDUAN
S.I.M.A.K Pro ( SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN )
USER ADMINISTRATOR
UNIVERSITAS WIJAYAKUSUMA PURWOKERTO
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 1
DAFTAR ISI
Menjalankan SIMAK Pro 3
Login ke SIMAK Pro 4
Tabel dan Master untuk User Administrator 6
[Menu Utama] Tabel DIKTI 7
Modul: Tabel Kode Aplikasi 7
Modul: Tabel Provinsi 8
Modul: Tabel Perguruan Tinggi 9
Modul: Tabel Program Studi 10
[Menu Utama] Master 11
Modul: Master Program Studi 11
Modul: Master Mata Kuliah 15
Modul: Master Dosen 16
Modul: Master Mahasiswa 20
[Menu Utama] Akademik 24
Memulai Semester Baru 25
Modul: Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah 25
Pra Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) 29
Modul: Administrasi Mahasiswa | Otorisasi User Mahasiswa 29
Modul: Administrasi Dosen | Tabel Bimbingan Mahasiswa 32
Modul: Tabel Nilai Akhir 35
Modul: Administrasi Penandatangan Dokumen 37
Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) 40
Modul: Rencana Studi Mahasiswa | Kartu Rencana Studi Mahasiswa 40
Modul: Konversi Nilai Mahasiswa Pindahan 45
Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) 49
Pasca Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) 50
Modul: Administrasi Mahasiswa | Status Aktivitas Mahasiswa 50
Modul: Administrasi Mahasiswa | Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) 52
Modul: Administrasi Dosen | Kehadiran Perkuliahan Dosen & Mahasiswa 56
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
2 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Modul: Hasil Studi Mahasiswa 60
Penutupan Semester 63
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 3
USER ADMINISTRATOR
User Administrator adalah user yang dibuat (created by) oleh ADMIN. User Administrator mempunyai User-ID, Password dan hak akses (trustee) ke dalam program SIMAK yang telah ditetapkan System Administrator.
Menjalankan SIMAK Pro Setelah aplikasi SIMAK Pro diinstall ke dalam komputer, maka logo SIMAK akan muncul di Desktop dan Program File dalam menu aplikasi Windows, seperti gambar di bawah ini. Untuk login ke SIMAK Pro, double-click pada icon di desktop atau click icon di Menu Windows, dan selanjutnya pada monitor akan akan muncul aplikasi SIMAK Pro, sebagai berikut :
Icon SIMAK Pro
Icon SIMAK Pro
Status Koneksi ke Server
Logo Perguruan Tinggi
Tanggal dan Jam pada Sistem Komputer
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
4 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Apabila koneksi ke Server berhasil, selanjutnya akan muncul tombol untuk login ke aplikasi SIMAK
Login ke SIMAK Pro Untuk masuk (login) ke dalam Program SIMAK, user harus melakukan login, sebagai berikut : Click tombol Login yang berada di bagian kiri bawah dari Halaman Utama, dan selanjutnya anda akan diminta untuk memasukkan User-ID dan Password anda, dengan tampilan sebagai berikut :
Tombol kembali ke Halaman Utama
Tombol Masuk ke Program SIMAK
Tombol Dropdown untuk memilih Kategori Login
Entry Area untuk mengetikkan User-ID
Entry Area untuk mengetikkan Password
Tombol untuk Login
Tombol Kembali ke Windows
Status Koneksi ke Server
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 5
- Click Tombol Dropdown untuk memlih Kategori Login, maka akan muncul pilihan sebagai berikut :
Pilih kategori login Administrator dengan menggerakkan bar pilihan dan kemudian click.
- Ketikkan User-ID dan tekan Enter - Ketikkan Password dan tekan Enter - Click Tombol Login ke Program SIMAK
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
6 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Bila User-ID dan Password anda benar, maka di monitor akan ditampilkan Halaman User Administrator sebagai berikut :
Tabel dan Master untuk User Administrator Menu Utama dalam Halaman User Administrator merupakan Judul dari pengelompokan modul dari SIMAK. Sub Menu merupakan Drop Box yang terdapat di bawah Menu Utama dan di dalam kotak Sub Menu tersebut terdapat Modul yang bisa dijalankan oleh user. Pilihan Modul atau perintah di dalam Sub Menu dibagi 2, yaitu Modul yang berwarna abu-abu (redup) berarti modul tersebut tidak dapat dijalankan (off) dan yang berwarna hitam (terang) berarti modul tersebut bisa dijalankan (on) oleh user bersangkutan.
Menu Utama User Administrator
Nama User Administrator
Sub Menu User Administrator
Pilihan Modul
Halaman Utama User Administrator
Balok Pilihan Menu Utama
Balok Pilihan Sub-Menu
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 7
Langkah untuk menjalankan modul dalam User Administrator secara umum adalah sebagai berikut : - Gerakkan balok pilihan Menu Utama (berwarna abu-abu) ke Menu Utama yang akan dibuka,
kemudian click untuk membuka Sub Menu. - Dalam kotak Sub Menu gerakkan balok pilihan Modul (berwarna biru) ke pilihan modul yang akan
dijalankan, kemudian click.
[Menu Utama] Tabel DIKTI Menu Utama Tabel Dikti berisikan perintah untuk melihat tabel-tabel kode standar sesuai dengan data yang ada di database PDDIKTI dan akan digunakan oleh program SIMAK.
Modul: Tabel Kode Aplikasi Modul ini digunakan untuk melihat Tabel Kode Aplikasi yang akan digunakan untuk mengentry data dalam program SIMAK sesuai dengan tabel data referensi dalam database PDDIKTI. Kolom Kode Aplikasi menunjukkan kelompok aplikasi, dan kolom sebelah kanan menunjukkan Kode dan Keterangan yang menjadi anggota kelompok aplikasi tersebut.
Kolom Kelompok Kode Aplikasi
Kolom Keterangan Kode Aplikasi
Slider
Slider
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Tombol Refresh
Balok Penunjuk
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
8 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Tombol-tombol
- Balok Penunjuk : Balok Penunjuk digerakkan dengan menggunakan tombol panah ↑↓ di papan keyboard ke pilihan yang dikehendaki.
- Slider : click dan tahan, kemudian gerakkan untuk menggulung daftar pilihan ke atas atau kebawah.
- Tombol Refresh : Untuk melakukan penyegaran data, bila ada user lain melakukan perubahan data.
- Tombol Menu : untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Tabel Provinsi Modul ini digunakan untuk melihat Tabel Kode Provinsi yang akan digunakan untuk mengentry data dalam program SIMAK sesuai dengan tabel data referensi dalam database PDDIKTI. Kolom Kode Propinsi menunjukkan Kode dan Nama Propinsi, dan kolom sebelah kanan menunjukkan Kode dan Nama Kabupaten/Kota yang ada dalam propinsi yang ditunjuk oleh balok penunjuk. - Tombol-tombol
- Balok Penunjuk : Balok Penunjuk digerakkan dengan menggunakan tombol panah ↑↓ di papan keyboard ke pilihan yang dikehendaki.
- Slider : click dan tahan, kemudian gerakkan untuk menggulung daftar pilihan ke atas atau kebawah.
- Tombol Refresh : Untuk melakukan penyegaran data, bila ada user lain melakukan perubahan data.
- Tombol Menu : untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Tombol Refresh
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Slider
Kolom Kode Kabupaten/Kota
Kolom Kode Propinsi
Slider
Balok Penunjuk
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 9
Modul: Tabel Perguruan Tinggi Modul ini digunakan untuk melihat Tabel Kode Perguruan Tinggi yang ada dalam database PDDIKTI dan akan digunakan sebagai data referensi dalam database program SIMAK.
Modul ini menunjukkan Kode dan Nama Perguruan Tinggi seluruh Indonesia yang terdaftar di tabel data
referensi dalam database PDDIKTI.
Untuk mencari Perguruan Tinggi, ketikkan kode atau nama atau kota dari perguruan tinggi yang akan
dicari kemudian click Tombol Cari. Selanjutnya akan ditampilkan daftar perguruan tinggi yang sesuai
dengan teks yang diketikkan di dalam Kolom Pencarian. Atau gerakkan Balok Penunjuk dengan
menggunakan tombol panah ↑↓ di papan keyboard ke pilihan yang dikehendaki. Atau gunakan slider.
- Tombol-tombol
- Balok Penunjuk : Balok Penunjuk digerakkan dengan menggunakan tombol panah ↑↓ di papan keyboard ke pilihan yang dikehendaki.
- Slider : click dan tahan, kemudian gerakkan untuk menggulung daftar pilihan ke atas atau kebawah.
- Tombol Refresh : Untuk melakukan penyegaran data, bila ada user lain melakukan perubahan data.
- Tombol Menu : untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Tombol Refresh
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Slider
Balok Penunjuk
Kolom Kode dan Nama Perguruan Tinggi
Kolom Pencarian Tombol Cari
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
10 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Modul: Tabel Program Studi
Modul ini digunakan untuk melihat Tabel Kode Program Studi yang ada dalam database PDDIKTI dan
akan digunakan sebagai data referensi dalam database program SIMAK.
Modul ini menunjukkan Kode dan Nama Program Studi yang disediakan dalam tabel data referensi
dalam database PDDIKTI.
Untuk mencari Program Studi, ketikkan kode atau nama atau jenjang atau bidang ilmu dari program
studi yang akan dicari kemudian click Tombol Cari. Selanjutnya akan ditampilkan daftar program studi
yang sesuai dengan teks yang diketikkan di dalam Kolom Pencarian. Atau gerakkan Balok Penunjuk
dengan menggunakan tombol panah ↑↓ di papan keyboard ke pilihan yang dikehendaki. Atau gunakan
slider.
- Tombol-tombol
- Balok Penunjuk : Balok Penunjuk digerakkan dengan menggunakan tombol panah ↑↓ di papan keyboard ke pilihan yang dikehendaki.
- Slider : click dan tahan, kemudian gerakkan untuk menggulung daftar pilihan ke atas atau kebawah.
- Tombol Refresh : Untuk melakukan penyegaran data, bila ada user lain melakukan perubahan data.
- Tombol Menu : untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Tombol Refresh
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Slider Balok Penunjuk
Kolom Kode dan Nama Program Studi
Kolom Pencarian
Tombol Cari
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 11
Dalam Panduan User Administrator ini hanya akan dibahas modul Master yang berhubungan dengan operasional User Administrator.
Untuk modul Master yang lain silakan lihat buku “PANDUAN SIMAK PRO – SYSTEM ADMINISTRATOR” (Doc.# 004/SYS/IX/2015).
[Menu Utama] Master
Pilihan modul dalam Menu Utama Master, digunakan untuk mengentry data tabel dasar untuk
mengoperasikan program SIMAK secara keseluruhan. Karena merupakan data yang nantinya akan
digunakan sebagai referensi untuk data relation untuk data transaksi, maka dianjurkan untuk sangat
berhati-hati (prudent) dalam melakukan editing dalam data master ini.
Modul: Master Program Studi
Modul ini digunakan untuk mengentrykan data yang berhubungan dengan identitas Program Studi pada
Form yang telah disediakan. Entrykan sesuai dengan data yang ada pada field dalam Form Master
Program Studi.
Saat pertama kali dijalankan, maka Form Master Program Studi akan tampak seperti gambar di bawah
ini.
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Field Kode Program Studi
Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
12 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Entry Kode Program Studi atau click Tombol Cari dan pilih Program Studi pada pilihan yang muncul di
daftar pilihan dropdown, kemudian click Tombol Konfirmasi.
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Program Studi siap untuk dientrykan datanya.
- Penjelasan field Form Master Program Studi
- Kode : Kode Program Studi yang akan diedit, sebagai Primary Key untuk Program
Studi dan akan digunakan sebagai referensi untuk tabel-tabel transaksi.
- Nama Prodi : Otomatis, diambil dari referensi Tabel DIKTI.
- No. SK / Tanggal : Nomor dan Tanggal Penetapan Program Studi oleh Kementerian Pendidikan
Tinggi dan Ristek.
- No. BAN PT / Tanggal : Nomor dan Tanggal Penetapan Akreditasi Program Studi terakhir oleh
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi.
- Akreditasi / Tanggal : Hasil Akreditasi (dipilih dari Kode Akreditasi dari referensi Tabel Dikti) dan
Tanggal Penetapan terakhir oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan
Tinggi.
- Jenjang Prodi : Jenjang Prodi, dipilih berdasarkan Kode Jenjang dari referensi Tabel Dikti.
- Total SKS : Jumlah Total SKS yang harus diselesaikan setiap mahasiswa untuk
memenuhi syarat kelulusan.
- Tgl. Awal : Tanggal awal mulai beroperasinya Program Studi
- Tahun Ajaran Awal : Tahun Akademik dan Semester pertama kali Program Studi mulai
beroperasi.
- e-Mail : alamat email aktif Program Studi.
- HP/Telepon/Fax : Nomor HP/Telepon/Fax dari Program Studi aktif yang bisa dihubungi.
- Fakultas : Kode Fakultas, dipilih dari referensi tabel Fakultas yang telah ditetapkan di
Master Fakultas.
Tombol Batal
Tombol Simpan
Tombol Hapus
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 13
Selalu lakukan update data Master Program Studi bila ada perubahan data dengan segera, karena data ini akan digunakan sebagai
referensi oleh modul yang lain.
PERHATIAN. Jangan pernah menghapus data Master Program Studi bila masih digunakan sebagai referensi oleh modul operasional yang
lain. Menghapus data ini, berarti akan MENGHILANGKAN seluruh data pada Program Studi.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Master Mata Kuliah
Modul ini digunakan untuk mengentry identitas mata kuliah pada Program Studi tertentu. Entrykan data
sesuai dengan field yang tersedia di Form Tabel Mata Kuliah.
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.
atau
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Field Kode Program Studi
Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
14 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Tabel Mata Kuliah siap untuk dientrykan
datanya.
- Entry Mata Kuliah Baru
Langkah-langkah untuk entry Mata Kuliah Baru adalah sebagai berikut :
- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Kode Kuliah ke pilihan <baru>, dengan menggunakan mouse
atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Double-click pada mouse atau tekan tombol Enter di papan keyboard.
- Dan field pada Form Tabel Mata Kuliah akan menjadi aktif, seperti nampak pada gambar di bawah
ini.
- Isikan data Mata Kuliah sesuai dengan field pada Form Tabel Mata Kuliah (lihat penjelasan field
Form Tabel Mata Kuliah)
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Mata Kuliah baru. Atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan entry pada seluruh field pada Form Tabel Mata Kuliah.
Daftar Kode Mata Kuliah yg telah dientry
Balok Pilihan
Slider
Program Studi yang dipilih
Tombol Batal
Tombol Simpan
Tombol Hapus
Field data Mata Kuliah siap dientry
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 15
PERHATIAN. (1) Jangan menghapus data Mata Kuliah bila Mata Kuliah tersebut masih digunakan sebagai referensi oleh modul operasional yang lain.
Menghapus data ini, berarti akan MENGHILANGKAN seluruh data yang berhubungan dengan Mata Kuliah bersangkutan. (2) Jangan mengedit Nama Mata Kuliah yang berbeda untuk Kode Mata Kuliah yang sama bila Mata Kuliah tersebut masih digunakan
oleh sebagai referensi oleh modul operasional yang lain. Melakukan hal ini akan berakibat pada seluruh data yang menggunakan Kode Mata Kuliah ini sebagai referensi.
- Edit Mata Kuliah
Langkah-langkah untuk edit Mata Kuliah adalah sebagai berikut :
- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Kode Kuliah ke pilihan Kode Mata Kuliah yang akan diedit,
dengan menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Double-click pada mouse atau tekan tombol Enter di papan keyboard.
- Dan Form Tabel Mata Kuliah akan menjadi aktif dan menampilkan data Mata Kuliah di field pada
Form Tabel Mata Kuliah, seperti nampak pada gambar di bawah ini.
- Lakukan pengeditan data Mata Kuliah sesuai dengan field pada Form Tabel Mata Kuliah. (lihat
penjelasan field Form Tabel Mata Kuliah)
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Mata Kuliah, atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan pengeditan pada seluruh field pada Form Tabel Mata Kuliah, atau tekan Tombol
Hapus untuk menghapus data Mata Kuliah dari database SIMAK.
- Penjelasan field Form Tabel Mata Kuliah
- Kode MK : Kode Mata Kuliah yang akan dientry atau diedit, sebagai Primary Key untuk
Mata Kuliah dan akan digunakan sebagai referensi untuk tabel-tabel
transaksi.
- Semester : Semester Mata Kuliah bersangkutan ditawarkan.
- Nama MK : Nama Mata Kuliah.
- Description : Nama Mata Kuliah dalam bahasa kedua (optional).
Tombol Batal
Tombol Simpan
Tombol Hapus
Field data Mata Kuliah siap diedit
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
16 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- SKS MK : Total jumlah SKS untuk Mata Kuliah.
- SKS Tatap Muka : Jumlah SKS Tatap Muka untuk Mata Kuliah.
- SKS Praktikum : Jumlah SKS Praktikum untuk Mata Kuliah.
- SKS Lapangan : Jumlah SKS Lapangan untuk Mata Kuliah.
- Jenis MK : Jenis Mata Kuliah, dipilih dari menu dropdown berdasarkan referensi Tabel
Kode database PDDIKTI.
- Kelompok MK : Kelompok Mata Kuliah, dipilih dari menu dropdown berdasarkan referensi
Tabel Kode database PDDIKTI.
- Kurikulum MK : Kurikulum Mata Kuliah, dipilih dari menu dropdown berdasarkan referensi
Tabel Kode database PDDIKTI.
- Status MK : Status Mata Kuliah, dengan pilihan Baru, Lama atau Khusus. Kosongkan bila
hanya menggunakan satu kurikulum.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Master Dosen
Modul ini digunakan untuk mengentry identitas dosen pada Program Studi tertentu. Entrykan data
sesuai dengan field yang tersedia di Form Master Dosen.
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 17
atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Master Dosen siap untuk dientrykan datanya.
- Entry Dosen Baru
Langkah-langkah untuk entry Dosen Baru adalah sebagai berikut :
- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Dosen ke pilihan <baru>, dengan menggunakan mouse atau
tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Double-click pada mouse atau tekan tombol Enter di papan keyboard.
- Dan field pada Form Master Dosen akan menjadi aktif, seperti nampak pada gambar di bawah ini.
Filter Dosen
Tombol Cari
Daftar Dosen yg telah dientry
Balok Pilihan
Slider
Program Studi yang dipilih
Tombol Batal
Tombol Simpan
Tombol Hapus
Field data Dosen siap dientry
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
18 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Setiap kali dilakukan Simpan data Dosen baru, berarti akan membuat akun user dosen dengan nilai default untuk User-ID dan Password
adalah Kode Dosen.
- Isikan data Dosen sesuai dengan field pada Form Master Dosen. (lihat penjelasan field Form Master
Dosen)
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Dosen baru. Atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan entry pada seluruh field pada Form Master Dosen.
- Edit Dosen
Langkah-langkah untuk edit Master Dosen adalah sebagai berikut :
- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Dosen ke pilihan Dosen yang akan diedit, dengan menggunakan
mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Atau ketikkan nama atau kode dosen, yang akan diedit di filter Dosen dan click Tombol Cari.
Kemudian gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Dosen ke pilihan Dosen yang akan diedit, dengan
menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Double-click pada mouse atau tekan tombol Enter di papan keyboard.
- Dan Form Master Dosen akan menjadi aktif dan menampilkan data Dosen di field pada Form Master
Dosen, seperti nampak pada gambar di bawah ini.
Ketik filter Dosen yang akan diedit
Click Tombol Cari
Daftar Dosen menampilkan sesuai dengan filter Dosen
Tombol Batal
Tombol Simpan
Tombol Hapus
Field data Dosen siap diedit
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 19
PERHATIAN. (1) Jangan menghapus data Dosen bila Dosen tersebut masih digunakan sebagai referensi oleh modul operasional yang lain. Menghapus
data ini, berarti akan MENGHILANGKAN seluruh data yang berhubungan dengan Dosen bersangkutan. (2) Jangan mengedit Nama Dosen yang berbeda untuk Kode Dosen yang sama bila Dosen tersebut masih digunakan oleh sebagai
referensi oleh modul operasional yang lain. Melakukan hal ini akan berakibat pada seluruh data yang menggunakan Kode Dosen ini sebagai referensi.
- Lakukan pengeditan data Dosen sesuai dengan field pada Form Master Dosen. (lihat penjelasan field
Form Master Dosen)
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Dosen, atau tekan Tombol Batal untuk membatalkan
pengeditan pada seluruh field pada Form Master Dosen, atau tekan Tombol Hapus untuk
menghapus data Dosen dari database SIMAK.
- Penjelasan field Form Master Dosen
- Kode Dosen : Kode Dosen yang akan dientry atau diedit, sebagai Primary Key untuk Dosen
dan akan digunakan sebagai referensi untuk tabel-tabel transaksi.
- NIDN : Nomor Induk Dosen Nasional.
- No. KTP : Nomor Kartu Tanda Penduduk yang masih berlaku.
- Nama : Nama Lengkap Dosen.
- Jenis Kelamin : Jenis Kelamin Dosen, click pada pilihan yang sesuai.
- Tmp./Tgl. Lahir : Tempat dan Tanggal Lahir Dosen.
- Alamat : Alamat tempat tinggal Dosen.
- Alumnus PT : Perguruan Tinggi terakhir Dosen dinyatakan lulus, dipilih dari menu
dropdown berdasarkan referensi Tabel Perguruan Tinggi database PDDIKTI.
- Pendidikan : Gelar pendidikan tertinggi yang dicapai oleh Dosen, dipilih dari menu
dropdown berdasarkan referensi Tabel Kode database PDDIKTI.
- Gelar : Gelar yang dipunyai oleh Dosen. Seluruh pencatatan gelar dituliskan di field
ini, baik itu gelar yang diletakkan di depan nama, seperti Prof., DR., Drs.,
Dra., dr., drh., Ir., dan sebagainya, maupun gelar yang diletakkan di
belakang nama, seperti SH., SE., ST., Phd., MM., MH., M.Hum., dan
sebagainya.
- Bidang Ilmu : Konsentrasi bidang ilmu yang dipunyai oleh Dosen, dipilih dari menu
dropdown berdasarkan referensi Tabel Kode database PDDIKTI.
- Jabatan Akd. : Jabatan akademik yang disandang oleh Dosen, dipilih dari menu dropdown
berdasarkan referensi Tabel Kode database PDDIKTI.
- Ikatan Kerja : Ikatan kerja yang dipunyai oleh Dosen dengan perguruan tinggi dimana
Dosen bertugas (homebase), dipilih dari menu dropdown berdasarkan
referensi Tabel Kode database PDDIKTI.
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
20 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Master Mahasiswa
Modul ini digunakan untuk mengentry identitas mahasiswa pada Program Studi tertentu. Entrykan data
sesuai dengan field yang tersedia di Form Master Mahasiswa.
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.
atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Master Mahasiswa siap untuk dientrykan
datanya.
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 21
Setiap kali dilakukan Simpan data Mahasiswa baru, SIMAK secara otomotis akan membuat akun user mahasiswa dengan nilai default
User-ID dan Password adalah N.R.P. mahasiswa.
- Entry Mahasiswa Baru
Langkah-langkah untuk entry Mahasiswa Baru adalah sebagai berikut :
- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Mahasiswa ke pilihan <baru>, dengan menggunakan mouse atau
tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Double-click pada mouse atau tekan tombol Enter di papan keyboard.
- Dan field pada Form Master Mahasiswa akan menjadi aktif, seperti nampak pada gambar di bawah
ini.
- Isikan data Mahasiswa sesuai dengan field pada Form Master Mahasiswa. (lihat penjelasan field
Form Master Mahasiswa)
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Mahasiswa baru. Atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan entry pada seluruh field pada Form Master Mahasiswa.
Filter Mahasiswa
Tombol Cari
Daftar Mahasiswa yg telah dientry
Balok Pilihan
Slider
Program Studi yang dipilih
Tombol Batal
Tombol Simpan
Tombol Hapus
Field data Mahasiswa siap dientry
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
22 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Edit Mahasiswa
Langkah-langkah untuk edit Master Mahasiswa adalah sebagai berikut :
- Gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Mahasiswa ke pilihan Mahasiswa yang akan diedit, dengan
menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Atau ketikkan nama atau kode dosen, yang akan diedit di filter Dosen dan click Tombol Cari.
Kemudian gerakkan Balok Pilihan pada Daftar Dosen ke pilihan Dosen yang akan diedit, dengan
menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Double-click pada mouse atau tekan tombol Enter di papan keyboard.
- Dan Form Master Mahasiswa akan menjadi aktif dan menampilkan data Mahasiswa di field pada
Form Master Mahasiswa, seperti nampak pada gambar di bawah ini.
- Lakukan pengeditan data Mahasiswa sesuai dengan field pada Form Master Mahasiswa. (lihat
penjelasan field Form Master Mahasiswa)
Ketik filter Mahasiswa yang akan diedit
Click Tombol Cari
Daftar Mahasiswa menampilkan sesuai dengan filter Mahasiswa
Tombol Batal
Tombol Simpan
Tombol Hapus
Field data Mahasiswa siap diedit
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 23
PERHATIAN. (1) Jangan menghapus data Mahasiswa bila Mahasiswa tersebut masih digunakan sebagai referensi oleh modul operasional yang lain.
Menghapus data ini, berarti akan MENGHILANGKAN seluruh data yang berhubungan dengan Mahasiswa bersangkutan. (2) Mengedit Nama Mahasiswa yang berbeda untuk N.R.P. Mahasiswa yang sama bila Mahasiswa tersebut masih digunakan oleh
sebagai referensi oleh modul operasional yang lain, akan berakibat pada seluruh data yang menggunakan N.R.P. Mahasiswa ini sebagai referensi.
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Mahasiswa, atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan pengeditan pada seluruh field pada Form Master Mahasiswa, atau tekan Tombol
Hapus untuk menghapus data Mahasiswa dari database SIMAK.
- Penjelasan field Form Master Mahasiswa
- N.R.P. : Nomor Register Pendaftaran Mahasiswa yang akan dientry atau diedit,
sebagai Primary Key untuk Mahasiswa dan akan digunakan sebagai
referensi untuk tabel-tabel transaksi.
- Nama : Nama Lengkap Mahasiswa.
- Jenis Kelamin : Jenis Kelamin Mahasiswa, click pada pilihan yang sesuai.
- Tmp./Tgl. Lahir : Tempat dan Tanggal Lahir Mahasiswa.
- Alamat : Alamat tempat tinggal Mahasiswa.
- Provinsi SMA : Kode Propinsi dari SMA Mahasiswa berasal, dipilih dari menu dropdown
berdasarkan referensi Tabel Propinsi database PDDIKTI.
- Kode Shift : Kode bentuk penerimaan mahasiswa di Perguruan Tinggi, dipilih dari menu
dropdown berdasarkan referensi Tabel Kode database PDDIKTI.
- Tgl. Masuk : Tanggal diterimanya mahasiswa di Perguruan Tinggi.
- Tahun Ajaran : Tahun Ajaran mulai kuliah di Perguruan Tinggi, dipilih dari dropdown tahun
ajaran dan click semester yang sesuai.
- Batas Studi : Batas maksimum studi mahasiswa kuliah di Perguruan Tinggi, dipilih dari
dropdown tahun ajaran dan click semester yang sesuai.
- Angkatan Tahun : Tahun diterimanya mahasiswa di Perguruan Tinggi.
- Status : Status diterimanya mahasiswa di Perguruan Tinggi, click status penerimaan
yang sesuai.
- Pgr. Tinggi : Kode Perguruan Tinggi Asal untuk mahasiswa dengan status penerimaan
pindahan/transfer, dipilih dari menu dropdown berdasarkan referensi Tabel
Perguruan Tinggi database PDDIKTI.
- Prodi : Kode Program Studi Asal untuk mahasiswa dengan status penerimaan
pindahan/transfer, dipilih dari menu dropdown berdasarkan referensi Tabel
Program Studi database PDDIKTI.
- Jenjang : Kode Jenjang Program Studi Asal untuk mahasiswa dengan status
penerimaan pindahan/transfer, dipilih dari menu dropdown berdasarkan
referensi Tabel Kode database PDDIKTI.
- NIM : Nomor Induk Mahasiswa Asal untuk mahasiswa dengan status penerimaan
pindahan/transfer.
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
24 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Seluruh modul Akademik merupakan modul operasional yang dikerjakan oleh User Administrator dalam menjalankan tahapan proses
akademik di Perguruan Tinggi.
- SKS diakui : Jumlah SKS yang diakui dari Perguruan Tinggi Asal untuk mahasiswa dengan
status pindahan/transfer. Otomatis terisi, dihitung dari entry data konversi
nilai mahasiswa pindahan. (lihat pembahasan modul Konversi Nilai
Mahasiswa Pindahan)
- Aktivitas : Status aktivitas Mahasiswa. Otomatis terisi dari pengoperasian modul
Status Aktivitas Mahasiswa, Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) dan Otorisasi
User Mahasiswa. (lihat pembahasan modul Status Aktivitas Mahasiswa,
Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) dan Otorisasi User Mahasiswa)
- Status MK : Status Kurikulum Mata Kuliah yang diikuti oleh mahasiswa, dengan pilihan
Baru, Lama atau Khusus. Kosongkan bila hanya menggunakan satu
kurikulum.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
[Menu Utama] Akademik
Pilihan modul dalam Menu Utama Akademik, digunakan untuk mengentry transaksi akademik dalam program SIMAK. Data transaksi akademik, merupakan data yang saling berhubungan dan berkaitan antara satu data dengan data lainnya dalam modul-modul akademik. Maka sangat dianjurkan untuk tetap berhati-hati untuk melakukan entry maupun edit data dalam setiap modul yang ada di Menu Utama Akademik. Pembahasan dalam modul ini mungkin tidak berurutan sebagaimana yang ada dalam daftar Menu Utama Akademik, tapi akan ditekankan pada urutan modul sesuai dengan tahapan proses akademik di Perguruan Tinggi.
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 25
Entry pada modul ini sangat tergantung pada kesiapan modul Master Mata Kuliah (lihat modul Tabel Mata Kuliah) dan modul Master
Dosen (lihat modul Master Dosen). Kedua modul tersebut merupakan modul referensi utama dari entry modul Perencanaan Jadwal
Aktivitas Kuliah. Tanpa adanya kedua modul tersebut, maka modul Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah ini tidak bisa dioperasikan.
Memulai Semester Baru
Sebuah semester baru dimulai dari dientrynya modul Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah oleh User
Administrator dalam program SIMAK. Modul Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah merupakan rencana
induk (master plan) dari sebuah proses akademik yang akan dijalankan dalam satu semester di sebuah
Program Studi dan sebuah tanda dimulainya Semester Baru.
Modul: Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah
Modul Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah ini merupakan desain awal (master) dimana sebuah proses
perkuliahan akan dijalankan dalam Program Studi.
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.
atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Master Jadwal Kuliah siap untuk dientrykan
datanya.
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
26 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Edit Perencanaan Jadwal Aktivitas Kuliah
Langkah-langkah untuk edit Master Jadwal Kuliah adalah sebagai berikut :
- Pilih Tahun Akademik yang akan dibuatkan Jadwal Kuliah dari menu dropdown pada field Tahun
Akademik.
- Pilih Semester yang akan dibuatkan Jadwal Kuliah dari menu dropdown pada field Semester. (Untuk
semester gasal pilih Semester 1,3,5,7 dan untuk semester genap pilih Semester 2,4,6,8)
- Kemudian click Sheet Jadwal Kuliah.
Tombol Hapus
Tombol Simpan
Tombol Batal
Program Studi yang dipilih
Field Tahun Akademik
Click di sini
Pilih Tahun Akademik
Field Semester
Click di sini
Pilih Semester
Sheet Jadwal Kuliah
Sheet Jadwal Kuliah
Kolom Jadwal Kuliah
Slider
Baris Aktif
Slider
Balok Penunjuk
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 27
- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom Kode MK dengan menggunakan tombol panah di papan
keyboard atau click dengan menggunakan mouse.
- Kemudian ketikkan Kode MK yang akan dijadwalkan. Pada kolom Kode MK disediakan fasilitas cari
ke Master Mata Kuliah dengan melakukan,
o double-click pada mouse, atau
o tekan tombol F1 pada papan keyboard, atau
o ketik sebagian Kode atau Nama Mata Kuliah dan tekan Enter.
Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Mata Kuliah, seperti gambar di bawah ini :
Gerakkan Balok Penunjuk ke Mata Kuliah yang akan dipilih, kemudian lakukan double-click pada
mouse atau tekan tombol Enter pada papan keyboard.
Untuk keluar dari menu dropdown Mata Kuliah, tekan tombol ESC pada papan keyboard.
- Selanjutnya entrykan data Perencanaan Jadwal Kuliah di kolom-kolom Sheet Jadwal Kuliah. (lihat
penjelasan Kolom Sheet Jadwal Kuliah)
- Pada kolom Dosen 1 (s/d Dosen 9) disediakan fasilitas cari ke Master Dosen dengan melakukan,
o double-click pada mouse, atau
o tekan tombol F1 pada papan keyboard, atau
o ketik sebagian Kode atau Nama Dosen dan tekan Enter.
Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Dosen, seperti gambar di bawah ini :
Gerakkan Balok Penunjuk ke Mata Kuliah yang akan dipilih, kemudian lakukan double-click pada
mouse atau tekan tombol Enter pada papan keyboard.
Untuk keluar dari menu dropdown Dosen, tekan tombol ESC pada papan keyboard.
- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Jadwal Kuliah adalah sebagai berikut,
o Aktifkan baris yang akan dihapus dengan meletakkan Balok Penunjuk ke baris yang akan
dihapus,
o tekan tombol Ctrl-Delete (tekan dan tahan tombol Ctrl kemudian tekan tombol Delete/Del)
pada papan keyboard.
Dan baris-baris yang ada di bawahnya akan naik ke atas (shift up), menggantikan baris yang dihapus.
Pilihan Mata Kuliah pada Menu dropdown Kode MK
Slider
Balok Penunjuk
Pilihan Dosen pada Menu dropdown Dosen
Slider
Balok Penunjuk
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
28 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
PERHATIAN. Jadwal Kuliah merupakan master dan referensi utama dari keseluruhan proses akademik. Jangan menghapus Jadwal Kuliah bila telah digunakan sebagai referensi oleh modul operasional yang lain. Menghapus data master ini, berarti akan MENGHILANGKAN seluruh data yang menggunakan Jadwal Kuliah sebagai referensi.
- Untuk melihat Baris yang tidak terlihat gunakan slider atas-bawah (vertical) yang terletak di bagian
kanan Sheet Jadwal Kuliah.
- Untuk melihat Kolom yang tidak terlihat gunakan slider kanan-kiri (horizontal) yang terletak di
bagian bawah Sheet Jadwal Kuliah.
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Jadwal Kuliah, atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan pengeditan pada seluruh Sheet Jadwal Kuliah, atau tekan Tombol Hapus untuk
menghapus Sheet Jadwal Kuliah dari database SIMAK.
- Penjelasan Kolom Sheet Jadwal Kuliah
- No. : Nomor Urut, otomatis terisi bila Kode MK dalam baris tersebut terisi.
- Kode MK : Kode Mata Kuliah, diambil dari Master Mata Kuliah.
- Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan Kode MK.
- SKS : Jumlah SKS dari Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan Kode MK.
- Kelas : Nama Kelas, terdiri dari 2 (dua) digit alphanumerik. Contoh: 01, 1A, B2, AB,
dan seterusnya
- Hari : Nama Hari diselenggarakan perkuliahan; nama Hari yang bisa dientrykan
SENIN, SELASA, RABU, KAMIS, JUMAT, SABTU dan MINGGU
- Pukul : Jam diselenggarakan perkuliahan; misalnya 7.30, 8.00, 8.30, 9.45, 10.15
dan sebagainya.
- Paket : Isikan P bila akan mendefinisikan Kelas dan Mata Kuliah dalam baris
tersebut sebagai Kelas Paket dalam penetapan Mata Kuliah. Kosongkan bila
Mata Kuliah tersebut bukan untuk Kelas Paket.
- Jml TM : Jumlah Tatap Muka dalam penyelenggaraan perkuliahan oleh seluruh
Dosen Pengajar, otomatis terisi dan merupakan Total Tatap Muka dari
perencanaan Tatap Muka masing-masing Dosen Pengajar.
- Dosen 1 s/d 9 : Kode Dosen Pengajar Kesatu s/d Kesembilan, diambil dari Master Dosen.
Kosongkan bila tidak digunakan.
- Nama Dosen 1 s/d 9 : Nama Dosen Pengajar Kesatu s/d Kesembilan, otomatis terisi sesuai Kode
Dosen.
- TM 1 s/d 9 : Jumlah Tatap Muka untuk masing-masing Dosen Pengajar Kesatu sampai
dengan Kesembilan. Total dari TM 1 s.d TM 2, akan menjumlahkan secara
otomatis ke Jml TM.
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 29
Dalam beberapa kasus, pemberian Otorisasi User Mahasiswa dihubungkan dengan penertiban pembayaran biaya kuliah oleh mahasiswa.
Artinya, mahasiswa bisa mendapatkan otorisasi setelah melakukan kewajiban pembayaran biaya kuliah tertentu.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Pra Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)
Sebelum Masa Pengisian KRS diberlakukan, sebaiknya User Administrator mempersiapkan dengan
menjalankan modul-modul berikut ini, jika tidak, maka akan menghambat kelancaran tahapan proses
Pengisian KRS oleh mahasiswa dan pemberian approval (persetujuan) KRS oleh dosen pembimbing.
Modul: Administrasi Mahasiswa | Otorisasi User Mahasiswa
Modul ini memberikan hak akses kepada setiap mahasiswa untuk mengentry KRS. Bila hak akses ini tidak
diberikan maka mahasiswa tidak bisa mengentry KRS.
KRS merupakan gerbang bagi mahasiswa untuk ikut terlibat dalam tahapan proses akademik dalam
semester aktif. Tanpa melewati tahapan ini mahasiswa tersebut dianggap tidak aktif oleh system SIMAK.
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
30 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Click di sini
atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Otorisasi User Mahasiswa siap untuk
dientrykan datanya.
- Edit Otorisasi User Mahasiswa
Langkah-langkah untuk edit Otorisasi User Mahasiswa adalah sebagai berikut :
- Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.
- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.
- Kemudian click field Nama Mahasiswa. Ketikkan N.R.P. atau sebagian nama mahasiswa sebagai filter
dan click Tombol Cari, selanjutnya akan muncul menu dropdown dengan pilihan nama mahasiswa.
Tombol Hapus
Tombol Simpan
Tombol Batal
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
Program Studi yang dipilih
Field Otorisai User Mahasiswa siap diedit
Field Tahun Akademik Pilih Tahun
Akademik
Ketik N.R.P. atau nama mahasiswa
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 31
PERHATIAN. Menghapus data Otorisasi User Mahasiswa, berarti akan MEMBATALKAN otorisasi pada mahasiswa yang bersangkutan.
- Gerakkan Balok Pilihan dalam menu dropdown ke nama mahasiswa yang akan diberikan otorisasi,
kemudian double-click pada mouse atau tekan Enter di papan keyboard. Untuk menutup menu
dropdown tekan Esc di papan keyboard.
- Selanjutnya entrykan data otorisasi di field dalam Form Otorisasi User Mahasiswa. (lihat penjelasan
field Form Otorisasi User Mahasiswa)
- Untuk memberikan otorisasi, click field Otorisasi User? dengan pilihan Ya atau Tidak. Bila pilihan Ya
yang dipilih, maka akan muncul angka pada field P.I.N.
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Otorisasi User Mahasiswa, atau tekan Tombol Batal
untuk membatalkan pengeditan pada Form Otorisasi User Mahasiswa, atau tekan Tombol Hapus
untuk menghapus data Otorisasi User Mahasiswa dari database SIMAK.
- Penjelasan field Form Otorisasi User Mahasiswa
- Tahun Akademik : Tahun Akademik aktif, dipilih dari menu dropdown Tahun Akademik.
- Semester : Semester aktif, click dengan pilihan Gasal dan Genap.
- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa yang akan diberikan otorisasi, dipilih dari menu
dropdown Mahasiswa sesuai dengan filter yang diberikan.
- N.R.P. / Angkatan : N.R.P. dan Tahun Angkatan dari mahasiswa yang akan diberikan
otorisasi, otomatis terisi sesuai dengan Nama Mahasiswa yang dipilih.
- No. Kwitansi I & Tanggal : Nomor Kwitansi dan Tanggal Kwitansi Pertama (optional), kosongkan
bila tidak digunakan.
- No. Kwitansi II & Tanggal : Nomor Kwitansi dan Tanggal Kwitansi Kedua (optional), kosongkan bila
tidak digunakan.
- No. Kwitansi III & Tanggal : Nomor Kwitansi dan Tanggal Kwitansi Ketiga (optional), kosongkan bila
tidak digunakan.
- Otorisasi User? : Click Ya bila otorisasi akan diberikan kepada mahasiswa yang dipilih. Dan
pada field P.I.N akan muncul Personal Identification Number yang
nantinya akan digunakan sebagai key untuk pengisian KRS. Click Tidak
untuk membatalkan otorisasi pada mahasiswa yang dipilih.
- P.I.N. : Personal Identification Number, PIN dibuat secara otomatis oleh system
SIMAK. Digunakan sebagai key untuk pengisian KRS. PIN ini berfungsi bila
telah terjalin kerjasama dengan pihak Bank atau Lembaga Keuangan Lain
yang mengeluarkan PIN sebagai tanda telah diterimanya pembayaran.
Abaikan bila belum terbentuk kerjasama dengan pihak Bank atau
Lembaga Keuangan Lain dalam bentuk host to host network dalam
sistem komputerisasi.
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
32 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Penetapan Dosen Pembimbing dan Mahasiswa Bimbingan harus dientry. Tanpa ditetapkan melalui modul ini, maka Dosen Pembimbing
tidak bisa memberikan approval (persetujuan) atas KRS yang dientry oleh mahasiswa.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Administrasi Dosen | Tabel Bimbingan Mahasiswa
Modul ini digunakan untuk menetapkan Dosen Pembimbing dan Mahasiswa yang dibimbingnya pada
setiap semester.
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.
atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Dosen Pembimbing siap untuk dientrykan
datanya.
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 33
- Edit Dosen Pembimbing
Langkah-langkah untuk edit Dosen Pembimbing adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.
- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.
- Gerakkan Balok Pilihan di Daftar Dosen Pembimbing ke nama dosen yang akan ditetapkan sebagai
Dosen Pembimbing, dengan menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Double-click pada mouse atau tekan tombol Enter di papan keyboard.
Daftar Dosen Pembimbing
Program Studi yang dipilih
Sheet Mahasiswa Bimbingan
Field Tahun Akademik
Pilih Tahun Akademik
Kolom Sheet Mahasiswa Bimbingan
Sheet Mahasiswa Bimbingan siap diedit
Slider
Baris Aktif
Balok Penunjuk
Tombol Hapus
Tombol Simpan
Tombol Batal
Click di sini
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
34 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom NRP dengan menggunakan tombol panah di papan keyboard
atau click dengan menggunakan mouse.
- Kemudian ketikkan N.R.P. Mahasiswa. Pada kolom NRP disediakan fasilitas cari ke Master
Mahasiswa dengan melakukan,
o double-click pada mouse, atau
o tekan tombol F1 pada papan keyboard, atau
o ketik sebagian NRP atau Nama Mahasiswa dan tekan Enter.
Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Mahasiswa, seperti gambar di bawah ini :
Gerakkan Balok Penunjuk ke Mahasiswa yang akan dipilih, kemudian lakukan double-click pada
mouse atau tekan tombol Enter pada papan keyboard.
Untuk keluar dari menu dropdown Mahasiswa, tekan tombol ESC pada papan keyboard.
- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Mahasiswa Bimbingan adalah sebagai berikut,
o Aktifkan baris yang akan dihapus dengan meletakkan Balok Penunjuk ke baris yang akan
dihapus,
o tekan tombol Ctrl-Delete (tekan dan tahan tombol Ctrl kemudian tekan tombol Delete/Del)
pada papan keyboard.
Dan baris-baris yang ada di bawahnya akan naik ke atas (shift up), menggantikan baris yang dihapus.
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Mahasiswa Bimbingan, atau tekan Tombol Batal
untuk membatalkan pengeditan pada seluruh Sheet Mahasiswa Bimbingan, atau tekan Tombol
Hapus untuk menghapus Sheet Mahasiswa Bimbingan dari database SIMAK.
- Penjelasan Kolom Sheet Mahasiswa Bimbingan
- No. : Nomor Urut, otomatis terisi bila NRP dalam baris tersebut terisi.
- NRP : Nomor Register Pendaftaran mahasiswa, diambil dari Master Mahasiswa.
- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan NRP.
- Tgl. Approv : Tanggal disetujuinya KRS mahasiswa oleh Dosen Pembimbing, otomatis
terisi saat Dosen memberikan persetujuan atas KRS mahasiswa. (lihat
Modul Approval KRS pada Panduan SIMAK Pro – Dosen)
- Jam Approv : Jam disetujuinya KRS mahasiswa oleh Dosen Pembimbing, otomatis terisi
saat Dosen memberikan persetujuan atas KRS mahasiswa. (lihat Modul
Approval KRS pada Panduan SIMAK Pro – Dosen)
Pilihan NRP dan Nama Mahasiswa pada Menu dropdown Mahasiswa Slider
Balok Penunjuk
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 35
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Tabel Nilai Akhir
Modul Tabel Nilai Akhir digunakan untuk mendefinisikan satuan Nilai Akhir yang bisa diberikan oleh
Dosen Pengajar kepada Mahasiswa.
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.
atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Tabel Nilai Akhir siap untuk dientrykan
datanya.
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
36 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Edit Tabel Nilai Akhir
Langkah-langkah untuk edit Tabel Nilai Akhir adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.
- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.
Tombol Hapus
Tombol Simpan
Tombol Batal
Program Studi yang dipilih
Sheet Nilai Akhir
Field Tahun Akademik
Pilih Tahun Akademik
Click di sini
Kolom Sheet Nilai Akhir
Sheet Nilai Akhir siap diedit
Slider
Baris Aktif
Balok Penunjuk
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 37
PERHATIAN. Menghapus data Tabel Nilai Akhir akan menyebakan Dosen tidak bisa memberikan Nilai Akhir kepada Mahasiswa.
- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom Nilai Huruf dengan menggunakan tombol panah di papan
keyboard atau click dengan menggunakan mouse.
- Selanjutnya entrykan data Tabel Nilai Akhir di kolom-kolom Sheet Nilai Akhir. (lihat penjelasan
Kolom Sheet Nilai Akhir)
- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Nilai Akhir adalah sebagai berikut,
- Aktifkan baris yang akan dihapus dengan meletakkan Balok Penunjuk ke baris yang akan
dihapus,
- tekan tombol Ctrl-Delete (tekan dan tahan tombol Ctrl kemudian tekan tombol Delete/Del)
pada papan keyboard.
Dan baris-baris yang ada di bawahnya akan naik ke atas (shift up), menggantikan baris yang dihapus.
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Tabel Nilai Akhir, atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan pengeditan pada seluruh Sheet Nilai Akhir, atau tekan Tombol Hapus untuk
menghapus Sheet Nilai Akhir dari database SIMAK.
- Penjelasan Kolom Sheet Nilai Akhir
- No. : Nomor Urut, otomatis.
- Nilai Huruf : Nilai Huruf, dientry sesuai dengan ketetapan yang berlaku.
Contoh: A, A+, A-, AB, B, B+, B-, BC, dan sebagainya.
- Bobot Nilai : Bobot dari Nilai Huruf, dientry sesuai dengan ketetapan yang berlaku.
Contoh: 4.00, 3.75, 3.50, 3.25, 3.00, 2.75, 2.50, 2.00, dan sebagainya.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Administrasi Penandatangan Dokumen
Modul Administrasi Penandatangan Dokumen digunakan untuk menetapkan Pejabat yang berwenang
untuk menandatangani dokumen resmi akademik pada semester aktif. Sistem SIMAK menetapkan 3
(tiga) pejabat yang berwenang menandatangani dokumen resmi akademik, yaitu :
- Pejabat yang menandatangani Kartu Hasil Studi Mahasiswa.
- Pejabat yang menandatangani Transkrip dan Ijazah.
- Pejabat tertinggi Institusi yang menandatangani Transkrip dan Ijazah pada kolom “MENGETAHUI”.
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
38 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.
atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Penandatangan Dokumen Resmi siap untuk
dientrykan datanya.
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Tombol Hapus
Tombol Simpan
Tombol Batal
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
Program Studi yang dipilih
Field Penandatangan Dokumen Resmi siap diedit
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 39
- Edit Penandatangan Dokumen Resmi
Langkah-langkah untuk edit Penandatangan Dokumen Resmi adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.
- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.
- Selanjutnya entrykan data Penandatangan Dokumen Resmi di field yang tersedia pada Form
Penandatangan Dokumen Resmi. (lihat penjelasan field Form Penandatangan Dokumen Resmi)
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Penandatangan Dokumen Resmi, atau tekan Tombol
Batal untuk membatalkan pengeditan pada seluruh Form Penandatangan Dokumen Resmi, atau
tekan Tombol Hapus untuk menghapus data Penandatangan Dokumen Resmi dari database SIMAK.
- Penjelasan field Form Penandatangan Dokumen Resmi
Pejabat Penandatangan KHS
- Jabatan : Nama Jabatan dari Pejabat Penandatangan Kartu Hasil Studi (KHS) Mahasiswa.
- Nama : Nama Lengkap dengan gelar akademik dari Pejabat Penandatangan Kartu Hasil
Studi (KHS) Mahasiswa.
- N.I.P. : Nomor Induk Pegawai dari Pejabat Penandatangan Kartu Hasil Studi (KHS)
Mahasiswa.
Pejabat Penandatangan Transkrip
- Jabatan : Nama Jabatan dari Pejabat Penandatangan Transkrip dan Ijazah Mahasiswa.
- Nama : Nama Lengkap dengan gelar akademik dari Pejabat Penandatangan Transkrip
dan Ijazah Mahasiswa.
- N.I.P. : Nomor Induk Pegawai dari Pejabat Penandatangan Transkrip dan Ijazah
Mahasiswa.
Pejabat Penandatangan Pimpinan Institusi
- Jabatan : Nama Jabatan dari Pejabat Penandatangan sebagai Pimpinan Institusi pada
Transkrip dan Ijazah Mahasiswa.
- Nama : Nama Lengkap dengan gelar akademik dari Pejabat Penandatangan sebagai
Pimpinan Institusi pada Transkrip dan Ijazah Mahasiswa.
- N.I.P. : Nomor Induk Pegawai dari Pejabat Penandatangan sebagai Pimpinan Institusi
pada Transkrip dan Ijazah Mahasiswa.
Field Tahun Akademik
Pilih Tahun Akademik
Click di sini
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
40 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)
Masa Pengisian Kartu Rencana Studi adalah waktu dimana mahasiswa merencanakan dan mengentry
rencana studinya (atau lebih dikenal dengan istilah KRS). Pada masa ini, aktivitas akan lebih fokus pada
Mahasiswa untuk merencanakan dan berkosultasi dengan Dosen Pembimbing. Dan aktivitas akses ke
system SIMAK lebih banyak dilakukan oleh Mahasiswa untuk mengentry Kartu Rencana Studi
(penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro – Mahasiswa) dan Dosen untuk memberikan approval
(persetujuan) secara digital atas Kartu Rencana Studi yang dibuat oleh mahasiswa bimbingannya
(penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro – Dosen).
Sebagai petugas administrasi akademik, User Administrator telah disediakan modul untuk membantu
mahasiswa untuk mengentrykan Kartu Rencana Studi. Hal ini dimaksudkan agar kelancaran proses
akademik tetap berjalan baik.
Selain itu, selama dalam masa Pengisian Kartu Rencana Studi, bisa dimanfaatkan oleh User
Administrator untuk mengentry dan/atau melengkapi data Konversi Nilai bagi mahasiswa
pindahan/transfer.
Modul: Rencana Studi Mahasiswa | Kartu Rencana Studi Mahasiswa
Bila ada mahasiswa dengan alasan tertentu, tidak bisa mengentry Kartu Rencana Studi (KRS), maka
menjadi tugas User Administrator untuk membantu mengentrykan Kartu Rencana Studi (KRS) tersebut.
Namun seluruh syarat dan kondisi dari entry Kartu Studi Mahasiswa tetap melekat di dalamnya. Artinya
level User Administrator akan menjadi setingkat level User Mahasiswa.
Syarat dan kondisi yang melekat dalam entry Kartu Rencana Studi dalam level User Mahasiswa, adalah :
- Mahasiswa telah mendapatkan Otorisasi User Mahasiswa;
- Kartu Rencana Studi tidak bisa diedit, setelah dilakukan Approval (persetujuan) digital dari Dosen
Pembimbingnya, kecuali dilakukan pembatalan Approval secara digital dari Dosen Pembimbingnya.
- Kartu Rencana Studi tidak bisa diedit, setelah System Administrator melakukan Close (Penutupan)
Masa Pengisian Kartu Rencana Studi.
- Kartu Rencana Studi tidak bisa diedit, setelah Dosen Pengajar mengentrykan Nilai Akhir.
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 41
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi. atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Kartu Rencana Studi siap untuk dientrykan
datanya.
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Tombol Hapus
Tombol Simpan
Tombol Batal
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
Program Studi yang dipilih
Sheet Kartu Rencana Studi
Field Form Kartu Rencana Studi Mahasiswa
Kolom Sheet Kartu Rencana Studi
Slider
Baris Aktif
Balok Penunjuk
Slider
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
42 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Edit Kartu Rencana Studi Mahasiswa
Langkah-langkah untuk edit Kartu Rencana Studi Mahasiswa adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.
- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.
- Kemudian click field Nama Mahasiswa. Ketikkan N.R.P. atau sebagian nama mahasiswa sebagai filter
dan click Tombol Cari, selanjutnya akan muncul menu dropdown dengan pilihan nama mahasiswa.
- Gerakkan Balok Pilihan dalam menu dropdown ke nama mahasiswa yang akan dientrykan KRSnya,
kemudian double-click pada mouse atau tekan Enter di papan keyboard. Untuk menutup menu
dropdown tekan Esc di papan keyboard.
- Selanjutnya, entrykan field tipe Mata Kuliah yang akan diambil oleh mahasiswa bersangkutan.
Apakah mahasiswa tersebut mengikuti tipe mata kuliah Paket atau mengambil mata kuliah secara
Pilihan.
o Bila mata kuliah tipe Paket, click pada Paket dan ketikkan Kelas Paket yang akan diikuti.
Dan Jadwal Mata Kuliah pada Kelas Paket sesuai dengan Kelas yang dipilih akan ditampilkan
dalam Sheet Kartu Rencana Studi, tanpa memperhatikan batasan pengambilan jumlah SKS
Maksimum seperti yang tercantum dalam field SKS Maksimum. (lihat Penjelasan field Form
Kartu Rencana Studi Mahasiswa)
Field Tahun Akademik
Pilih Tahun Akademik
Click di sini
Ketik N.R.P. atau nama mahasiswa
Click Tombol Cari
Slider
Balok Pilihan
Menu Dropdown
Click untuk tipe Mata Kuliah Paket
Ketik Kode Kelas Paket
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 43
o Bila mata kuliah tipe Pilihan, click pada Pilihan dan entrykan mata kuliah yang akan dipilih pada
Sheet Kartu Rencana Studi.
- Mengentry pilihan Mata Kuliah pada Sheet Kartu Rencana Studi, gerakkan Balok Penunjuk ke kolom
Mata Kuliah dengan menggunakan tombol panah di papan keyboard atau click dengan
menggunakan mouse.
- Pada kolom Mata Kuliah disediakan fasilitas cari ke data Jadwal Kuliah aktif, dengan melakukan :
o double-click pada mouse, atau
o tekan tombol F1 pada papan keyboard, atau
o ketik sebagian Kode atau Nama Mata Kuliah dan tekan Enter atau double-click pada mouse.
Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Jadwal Mata Kuliah, seperti tampak pada
gambar di bawah ini :
Gerakkan Balok Penunjuk ke Jadwal Mata Kuliah yang akan dipilih, kemudian lakukan double-click
pada mouse atau tekan tombol Enter pada papan keyboard.
Untuk keluar dari menu dropdown Jadwal Mata Kuliah, tekan tombol ESC pada papan keyboard.
- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Kartu Rencana Studi adalah sebagai berikut,
o Aktifkan baris yang akan dihapus dengan meletakkan Balok Penunjuk ke baris yang akan
dihapus,
o tekan tombol Ctrl-Delete (tekan dan tahan tombol Ctrl kemudian tekan tombol Delete/Del)
pada papan keyboard.
Dan baris-baris yang ada di bawahnya akan naik ke atas (shift up), menggantikan baris yang dihapus.
- Untuk melihat Baris yang tidak terlihat gunakan slider atas-bawah (vertical) yang terletak di bagian
kanan Sheet Kartu Rencana Studi.
- Untuk melihat Kolom yang tidak terlihat gunakan slider kanan-kiri (horizontal) yang terletak di
bagian bawah Sheet Kartu Rencana Studi.
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Kartu Rencana Studi, atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan pengeditan data Kartu Rencana Studi, atau tekan Tombol Hapus untuk menghapus
data Kartu Rencana Studi dari database SIMAK.
Click untuk tipe Mata Kuliah Pilihan
Menu dropdown Jadwal Mata Kuliah Slider
Balok Penunjuk
Nama Mata Kuliah
Nama Dosen Pengajar
Nama Kelas
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
44 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Penjelasan field Form Kartu Rencana Studi Mahasiswa
- Tahun Akademik : Tahun Akademik aktif, dipilih dari menu dropdown Tahun Akademik.
- Semester : Semester aktif, click dengan pilihan Gasal dan Genap.
- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa yang akan dientrykan Kartu Rencana Studi, dipilih dari
menu dropdown Mahasiswa sesuai dengan filter yang diberikan
berdasarkan data Master Mahasiswa.
- N.R.P. / Angkatan : Nomor Register Pendaftaran dan Tahun Angkatan dari mahasiswa yang
akan dientrykan Kartu Rencana Studi, otomatis terisi sesuai dengan
Nama Mahasiswa yang dipilih.
- Mata Kuliah : Pilihan tipe Jadwal Mata Kuliah yang akan diambil Mahasiswa, dilakukan
dengan melakukan click pada field Paket dan diikuti oleh nama Kelas
untuk tipe Jadwal Mata Kuliah paket atau click pada field Pilihan untuk
tipe Jadwal Mata Kuliah pilihan.
- IP Semester Lalu : Indeks Prestasi Semester sebelum semester aktif, otomatis terisi
berdasarkan Nilai Akhir pada semester lalu, digunakan sebagai
parameter jumlah SKS maksimum yang bisa diambil pada semester aktif.
- SKS Maksimum : Jumlah SKS maksimum yang bisa diambil oleh mahasiswa dalam
semester aktif, otomatis terisi berdasarkan perolehan Indeks Prestasi
semester sebelum semester aktif.
- SKS Diambil : Jumlah SKS yang diambil pada semester aktif, otomatis terisi
berdasarkan entry pada Sheet Kartu Rencana Studi.
- SKS Tersedia : Jumlah SKS yang masih bisa diambil setelah dientrykannya pilihan mata
kuliah pada Sheet Kartu Rencana Studi, otomatis terisi berdasarkan entry
pada Sheet Kartu Rencana Studi.
- Penjelasan Kolom Sheet Kartu Rencana Studi
- No. : Nomor Urut, otomatis terisi bila Mata Kuliah dalam baris tersebut terisi.
- Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah yang diambil oleh mahasiswa, dientry berdasarkan
pilihan mata kuliah yang ditawarkan pada Jadwal Mata Kuliah pada
semester aktif melalui menu dropdown Jadwal Mata Kuliah.
- Kode MK : Kode Mata Kuliah yang dipilih, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada
kolom Mata Kuliah.
- SKS : Jumlah SKS Mata Kuliah yang dipilih, otomatis terisi sesuai dengan pilihan
pada kolom Mata Kuliah.
- Kelas : Nama Kelas untuk Mata Kuliah yang dipilih, otomatis terisi sesuai dengan
pilihan pada kolom Mata Kuliah.
- Hari : Nama Hari yang direncanakan tatap muka untuk Kelas Mata Kuliah yang
dipilih, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada kolom Mata Kuliah.
- Jam : Jam yang direncanakan tatap muka untuk Kelas Mata Kuliah yang dipilih,
otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada kolom Mata Kuliah.
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 45
Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa adalah tahap pertama seorang mahasiswa untuk megikuti tahapan proses akademik yang
berlangsung selama satu semester. Tanpa mengentry KRS, mahasiswa akan dianggap tidak aktif mengikuti proses perkuliahan dalam
semester yang sedang berlangsung dan akan diberikan status NON-AKTIF dalam system SIMAK. Dengan status tersebut maka nama
mahasiswa tidak akan tercantum dalam Daftar Presensi dan Daftar Nilai.
- Dosen Mata Kuliah : Nama Dosen untuk Mata Kuliah yang dipilih, otomatis terisi sesuai dengan
pilihan pada kolom Mata Kuliah.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Konversi Nilai Mahasiswa Pindahan
Modul digunakan untuk entry Mata Kuliah Yang Diakui untuk mahasiswa dengan status pendaftaran
Pindahan/transfer dari Perguruan Tinggi lain atau Program Studi lain. Mata Kuliah dari Perguruan Tinggi
Asal yang diakui harus dikonversikan ke dalam Kode Mata Kuliah yang terdaftar dalam Master Mata
Kuliah yang telah dientry ke dalam sistem SIMAK terlebih dahulu agar jumlah SKS dan Nilai Akhir mata
kuliah yang dapat diakui masuk ke dalam data Master Mahasiswa. Dan digunakan sebagai dasar
penghitungan Indeks Prestasi Kumulatif dari mahasiswa bersangkutan.
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Tombol Hapus
Tombol Simpan
Tombol Batal
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
46 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi. atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Konversi Mata Kuliah Mahasiswa Pindahan
siap untuk dientrykan datanya.
- Edit Konversi Mata Kuliah Mahasiswa
Langkah-langkah untuk edit Konversi Mata Kuliah Mahasiswa adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.
- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
Program Studi yang dipilih
Sheet Konversi Mata Kuliah
Field Form Konversi Mata Kuliah Mahasiswa
Kolom Sheet Konversi Mata Kuliah
Slider
Baris Aktif
Balok Penunjuk
Slider
Field Tahun Akademik
Pilih Tahun Akademik
Click di sini
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 47
- Kemudian click field Nama Mahasiswa. Ketikkan N.R.P. atau sebagian nama mahasiswa sebagai filter
dan click Tombol Cari, selanjutnya akan muncul menu dropdown dengan pilihan nama mahasiswa.
- Gerakkan Balok Pilihan dalam menu dropdown ke nama mahasiswa yang akan dientrykan Konversi
Mata Kuliahnya, kemudian double-click pada mouse atau tekan Enter di papan keyboard. Untuk
menutup menu dropdown tekan Esc di papan keyboard.
- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom Kode MK dengan menggunakan tombol panah di papan
keyboard atau click dengan menggunakan mouse.
- Kemudian ketikkan Kode MK yang akan dijadwalkan. Pada kolom Kode MK disediakan fasilitas cari
ke Master Mata Kuliah dengan melakukan,
o double-click pada mouse, atau
o tekan tombol F1 pada papan keyboard, atau
o ketik sebagian Kode atau Nama Mata Kuliah dan tekan Enter.
Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Mata Kuliah, seperti gambar di bawah ini :
Gerakkan Balok Penunjuk ke Mata Kuliah yang akan dipilih, kemudian lakukan double-click pada
mouse atau tekan tombol Enter pada papan keyboard.
Untuk keluar dari menu dropdown Mata Kuliah, tekan tombol ESC pada papan keyboard.
- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Konversi Mata Kuliah adalah sebagai berikut,
o Aktifkan baris yang akan dihapus dengan meletakkan Balok Penunjuk ke baris yang akan
dihapus,
o tekan tombol Ctrl-Delete (tekan dan tahan tombol Ctrl kemudian tekan tombol Delete/Del)
pada papan keyboard.
Dan baris-baris yang ada di bawahnya akan naik ke atas (shift up), menggantikan baris yang dihapus.
Ketik N.R.P. atau nama mahasiswa
Click Tombol Cari
Slider
Balok Pilihan
Menu Dropdown
Pilihan Mata Kuliah pada Menu dropdown Kode MK
Slider
Balok Penunjuk
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
48 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Konversi Mata Kuliah Mahasiswa, atau tekan Tombol
Batal untuk membatalkan pengeditan data Konversi Mata Kuliah Mahasiswa, atau tekan Tombol
Hapus untuk menghapus data Konversi Mata Kuliah Mahasiswa dari database SIMAK.
- Penjelasan field Form Konversi Mata Kuliah Mahasiswa
- Tahun Akademik : Tahun Akademik aktif, dipilih dari menu dropdown Tahun Akademik.
- Semester : Semester aktif, click dengan pilihan Gasal dan Genap.
- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa yang akan dientrykan Konversi Mata Kuliah, dipilih
dari menu dropdown Mahasiswa sesuai dengan filter yang diberikan
berdasarkan data Master Mahasiswa.
- N.R.P. : Nomor Register Pendaftaran dari mahasiswa yang akan dientrykan
Konversi Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan Nama Mahasiswa
yang dipilih.
- Tanggal Diterima : Tanggal mahasiswa diterima masuk ke Perguruan Tinggi, otomatis terisi
sesuai dengan Nama Mahasiswa yang dipilih.
- Asal Perguruan Tinggi : Nama Perguruan Tinggi darimana mahasiswa sebelumnya berasal,
otomatis terisi sesuai dengan Nama Mahasiswa yang dipilih.
- Program Studi : Nama Program Studi darimana mahasiswa sebelumnya berasal, otomatis
terisi sesuai dengan Nama Mahasiswa yang dipilih.
- Jenjang : Jenjang Studi Program Studi darimana mahasiswa sebelumnya berasal,
otomatis terisi sesuai dengan Nama Mahasiswa yang dipilih.
- N.I.M. : Nomor Induk Mahasiswa yang diperoleh dari Perguruan Tinggi darimana
mahasiswa sebelumnya berasal, otomatis terisi sesuai dengan Nama
Mahasiswa yang dipilih.
- SKS Diakui : Jumlah SKS yang diakui oleh Program Studi berdasarkan total SKS dari
Konversi Mata Kuliah yang Diakui. SKS Diakui ini akan mengupdate
Master Mahasiswa saat dilakukan Simpan data.
- Penjelasan Kolom Sheet Konversi Mata Kuliah
- No. : Nomor Urut, otomatis terisi bila Mata Kuliah dalam baris tersebut terisi.
- Kode MK : Kode Mata Kuliah yang diakui, dipilih berdasarkan Mata Kuliah pada Master
Mata Kuliah melalui menu dropdown Jadwal Mata Kuliah.
- Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah yang diakui, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada
kolom Kode Mata Kuliah.
- SKS : Jumlah SKS Mata Kuliah yang diakui, otomatis terisi sesuai dengan pilihan
pada kolom Kode Mata Kuliah.
- Nilai : Nilai Mata Kuliah yang diakui, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada
kolom Kode Mata Kuliah.
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 49
- Nilai Mata Kuliah Yang Diakui adalah nilai yang sudah fix. Artinya bahwa mahasiswa tidak bisa mengulang Mata Kuliah tersebut karena
Nilai tersebut berasal dari Perguruan Tinggi lain dan hanya Perguruan Tinggi yang bersangkutan yang bisa mengubah Nilai tersebut.
- Apabila mahasiswa ingin memperbaiki Nilai Mata Kuliah tersebut di Perguruan Tinggi baru, maka Nilai Mata Kuliah tersebut HARUS
DIHAPUS dari jumlah Konversi Mata Kuliah Mahasiswa, baru setelah itu mahasiswa mengambil Mata Kuliah pada Kartu Rencana Studi
untuk Mata Kuliah tersebut.
PERHATIAN. Sebelum System Administrator melakukan Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi, pastikan terlebih dahulu seluruh data Kartu Rencana Studi Mahasiswa terentry dengan lengkap dan benar dan Dosen Pembimbing telah memberikan approval (persetujuan) digital ke seluruh Kartu Rencana Studi Mahasiswa.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)
Masa Pengisian Kartu Rencana Studi dipergunakan untuk menutup rangkaian tahapan proses Akademik
untuk proses entry Kartu Rencana Studi oleh Mahasiswa (lihat Panduan SIMAK Pro – Mahasiswa) dan
pemberian Appropal (persetujuan) atas Kartu Rencana Studi yang dientry oleh mahasiswa oleh Dosen
Pembimbingnya (lihat Panduan SIMAK Pro – Dosen).
Untuk mengakhiri masa tersebut, maka dilakukan Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)
dengan menjalankan proses yang tersedia dalam Modul : Rencana Studi Mahasiswa | Tutup Proses
Masa Rencana Studi Mahasiswa (penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro – System
Administrator), yang akan dilakukan oleh System Administrator.
Setelah proses Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi selesai dilakukan oleh System
Administrator, maka mahasiswa sudah tidak bisa lagi entry Kartu Rencana Studi baru ataupun
melakukan pengeditan (perbaikan) Kartu Rencana Studi; dan Dosen Pembimbing juga tidak bisa lagi
melakukan approval (persetujuan) atau membatalkan approval (persetujuan) atas Kartu Rencana Studi
yang dibuat oleh mahasiswa.
Hasil dari Proses Penutupan ini akan dijadikan bahan laporan oleh System Administrator untuk diunggah
(upload) ke Pangkalan Data Kementrian Riset dan Pendidikan Tinggi (PDDIKTI), melalui program aplikasi
PDDIKTI FEEDER. Selanjutnya database lokal Perguruan Tinggi akan disinkronkan dengan database
PDDIKTI, sehingga database yang ada di server lokal Perguruan Tinggi akan sama dengan database yang
ada di server Pangkalan Data Kementrian Riset dan Pendidikan Tinggi (PDDIKTI). (penjelasan lebih lanjut
lihat Panduan SIMAK Pro – System Administrator)
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
50 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
Pasca Masa Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)
Setelah proses Penutupan Masa Pengisian Kartu Rencana Studi selesai dilakukan oleh System
Administrator dan masa perkuliahan telah dimulai, user administrator mempunyai tugas untuk
menjalankan tahapan proses akademik selanjutnya. Diantaranya adalah melakukan entry data status
mahasiswa yang tidak aktif pada semester yang sedang berlangsung, entry data Yudisium Mahasiswa
dan membantu Dosen Pengajar dalam melakukan entry Presensi Kehadiran Dosen dan Mahasiswa serta
Nilai Akhir, bagi dosen yang memerlukan bantuan.
Modul: Administrasi Mahasiswa | Status Aktivitas Mahasiswa
Modul ini digunakan untuk memberikan status untuk mahasiswa yang TIDAK AKTIF dan alasan
ketidakaktifan pada semester yang sedang berlangsung. Sedangkan mahasiswa yang telah diberikan
otorisasi dan mengisi Kartu Rencana Studi (KRS), maka sistem SIMAK secara otomatis akan memberikan
status AKTIF.
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi. atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Aktivitas Mahasiswa siap untuk dientrykan
datanya.
Field Kode Program Studi
Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Tombol Hapus
Tombol Simpan
Tombol Batal
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 51
- Edit Aktivitas Mahasiswa
Langkah-langkah untuk edit Aktivitas Mahasiswa adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.
- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.
- Kemudian click field Nama Mahasiswa. Ketikkan N.R.P. atau sebagian nama mahasiswa sebagai filter
dan click Tombol Cari, selanjutnya akan muncul menu dropdown dengan pilihan nama mahasiswa.
- Gerakkan Balok Pilihan dalam menu dropdown ke nama mahasiswa yang akan dientrykan
Akativitasnya, kemudian double-click pada mouse atau tekan Enter di papan keyboard. Untuk
menutup menu dropdown tekan Esc di papan keyboard.
- Selanjutnya entrykan data Aktivitas Mahasiswa di field yang tersedia pada Form Aktivitas
Mahasiswa. (lihat penjelasan field Form Aktivitas Mahasiswa)
Program Studi yang dipilih
Field Aktivitas Mahasiswa siap diedit
Field Tahun Akademik
Pilih Tahun Akademik
Click di sini
Ketik N.R.P. atau nama mahasiswa
Click Tombol Cari
Slider
Balok Pilihan
Menu Dropdown
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
52 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Aktivitas Mahasiswa, atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan pengeditan pada seluruh Form Aktivitas Mahasiswa, atau tekan Tombol Hapus untuk
menghapus data Aktivitas Mahasiswa dari database SIMAK.
- Penjelasan field Form Aktivitas Mahasiswa
- Tahun Akademik : Tahun Akademik aktif, dipilih dari menu dropdown Tahun Akademik.
- Semester : Semester aktif, click dengan pilihan Gasal dan Genap.
- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa yang akan dientrykan Aktivitasnya, dipilih dari menu
dropdown Mahasiswa sesuai dengan filter yang diberikan berdasarkan
data Master Mahasiswa.
- N.R.P. / Angkatan : Nomor Register Pendaftaran dan Tahun Angkatan dari mahasiswa yang
akan dientrykan Kartu Rencana Studi, otomatis terisi sesuai dengan
Nama Mahasiswa yang dipilih.
- No. Permohonan : Nomor Surat Permohonan Tidak Aktif (optional), kosongkan bila tidak
ada Surat Permohonan yang diajukan oleh mahasiswa.
- Tgl. Permohonan : Tanggal diajukannya Permohonan Tidak Aktif (optional), kosongkan bila
tidak permohonan yang diajukan oleh mahasiswa.
- Aktivitas Dimohon : Status Aktivitas yang dimohonkan, dipilih dari menu dropdown Aktivitas
(dibuka dengan click Tombol Cari) berdasarkan Tabel Kode Aplikasi.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Administrasi Mahasiswa | Kelulusan Mahasiswa (Yudisium)
Modul ini digunakan untuk entry data Kelulusan (Yudisium) untuk mahasiswa yang telah dinyatakan
memenuhi syarat kelulusan pada semester berjalan.
Selain untuk entry data Kelulusan (Yudisium) Mahasiswa, modul ini juga akan mengupdate status
Aktivitas Mahasiswa menjadi Lulus secara otomotis. Jadi bila ada mahasiswa yang telah dinyatakan Lulus
(Yudisium) pada semester berjalan, untuk mengentry Status Aktivitas Mahasiswa bukan melalui Modul:
Administrasi Mahasiswa | Kelulusan Mahasiswa (Yudisium), tetapi menggunakan modul ini.
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 53
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi. atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Kartu Rencana Studi siap untuk dientrykan
datanya.
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Tombol Hapus
Tombol Simpan
Tombol Batal
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
Ketik Kode Program Studi
Program Studi yang dipilih
Sheet Kululusan Mahasiswa
Field Form Kelulusan Mahasiswa (Yudisium)
Kolom Sheet Kelulusan mahasiswa
Slider
Baris Aktif
Balok Penunjuk
Slider
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
54 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Edit Kelulusan Mahasiswa (Yudisium)
Langkah-langkah untuk edit Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.
- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.
- Selanjutnya entrykan data Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) di field yang tersedia pada Form
Kelulusan Mahasiswa (Yudisium). (lihat penjelasan field Form Kelulusan Mahasiswa (Yudisium))
- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom NRP dengan menggunakan tombol panah di papan keyboard
atau click dengan menggunakan mouse.
- Kemudian ketikkan N.R.P. Mahasiswa. Pada kolom NRP disediakan fasilitas cari ke Master
Mahasiswa dengan melakukan,
o double-click pada mouse, atau
o tekan tombol F1 pada papan keyboard, atau
o ketik sebagian NRP atau Nama Mahasiswa dan tekan Enter.
Selanjutnya akan muncul dropdown dengan pilihan Mahasiswa, seperti gambar di bawah ini :
Gerakkan Balok Penunjuk ke Mahasiswa yang akan dipilih, kemudian lakukan double-click pada
mouse atau tekan tombol Enter pada papan keyboard.
Untuk keluar dari menu dropdown Mahasiswa, tekan tombol ESC pada papan keyboard.
- Langkah untuk menghapus baris dalam Sheet Kelulusan Mahasiswa adalah sebagai berikut,
o Aktifkan baris yang akan dihapus dengan meletakkan Balok Penunjuk ke baris yang akan
dihapus,
o tekan tombol Ctrl-Delete (tekan dan tahan tombol Ctrl kemudian tekan tombol Delete/Del)
pada papan keyboard.
Dan baris-baris yang ada di bawahnya akan naik ke atas (shift up), menggantikan baris yang dihapus.
Field Tahun Akademik
Pilih Tahun Akademik
Click di sini
Pilihan NRP dan Nama Mahasiswa pada Menu dropdown Mahasiswa Slider
Balok Penunjuk
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 55
- Sejenis dengan menu dropdown mahasiswa, pada kolom
- Predikat,
- Status,
- Dosen1,
- Dosen2,
- Dosen3,
- Dosen4 dan
- Dosen5
juga dientry dengan memilih dari menu dropdown. Menu dropdown dalam kolom-kolom tersebut,
diakses dengan cara sebagai berikut :
o double-click pada mouse, atau
o tekan tombol F1 pada papan keyboard.
Untuk keluar dari menu dropdown, tekan tombol ESC pada papan keyboard.
- Entrykan data Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) di kolom yang tersedia pada Sheet Kelulusan
Mahasiswa. (lihat penjelasan kolom Sheet Kelulusan Mahasiswa)
- Untuk melihat Baris yang tidak terlihat gunakan slider atas-bawah (vertical) yang terletak di bagian
kanan Sheet Kelulusan Mahasiswa.
- Untuk melihat Kolom yang tidak terlihat gunakan slider kanan-kiri (horizontal) yang terletak di
bagian bawah Sheet Kelulusan Mahasiswa.
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Kelulusan Mahasiswa (Yudisium), atau tekan Tombol
Batal untuk membatalkan pengeditan pada seluruh Form Kelulusan Mahasiswa (Yudisium), atau
tekan Tombol Hapus untuk menghapus data Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) dari database SIMAK.
- Penjelasan field Form Kelulusan Mahasiswa (Yudisium)
- Tahun Akademik : Tahun Akademik aktif, dipilih dari menu dropdown Tahun Akademik.
- Semester : Semester aktif, click dengan pilihan Gasal dan Genap.
- No. Ketetapan / Tanggal : Nomor dan Tanggal ditetapkannya Kelulusan Mahasiswa (Yudisium).
- Kode Aktivitas / Tanggal : Kode Aktivitas Mahasiswa dan Tanggal dinyatakan aktivitas tersebut.
Nilai default dari Kode Aktivitas adalah L yang berarti Lulus, dipilih dari
menu dropdown berdasarkan Tabel Kode Aplikasi.
- Penjelasan Kolom Sheet Kelulusan Mahasiswa
- No. : Nomor Urut, otomatis terisi bila NRP dalam baris tersebut terisi.
- NRP : Nomor Register Pendaftaran mahasiswa, diambil dari Master Mahasiswa.
- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan NRP.
- No. Ijazah : Nomor Ijazah Mahasiswa, kolom ini harus dientry karena Nomor Ijazah akan
digunakan untuk pencetakan Ijazah Mahasiswa.
- SKS : Jumlah SKS yang telah ditempuh oleh Mahasiswa, otomatis terisi sesuai
dengan data yang ada dalam database SIMAK.
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
56 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- IPK : Indeks Prestasi Kumulatif Mahasiswa selama mengikuti proses perkuliahan,
otomatis terisi sesuai dengan data yang ada dalam database SIMAK.
- Predikat : Predikat Kelulusan Mahasiswa, dipilih dari menu dropdown berdasarkan
Tabel Kode Aplikasi.
- Status : Status Program Studi saat Kelulusan Mahasiswa (Yudisium) terjadi, dipilih
dari menu dropdown berdasarkan Tabel Kode Aplikasi.
- Judul Skripsi : Judul Skripsi/Tugas Akhir Mahasiswa, terdiri dari 5 (lima) kolom yang
masing-masing kolom dengan panjang 50 huruf. Judul Skripsi ini akan
ditampilkan pada saat pencetakan Transkrip Nilai Mahasiswa.
- Dosen 1 s/d 5 : Kode Dosen Pembimbing Mahasiswa dalam penyusunan Skripsi/Tugas
Akhir, dipilih dari menu dropdown berdasarkan Master Dosen.
- Nama Dosen 1 s/d 5 : Nama Dosen Pembimbing Mahasiswa dalam penyusunan Skripsi/Tugas
Akhir, otomatis terisi sesuai dengan Kode Desen yang dipilih.
- Awl Skripsi : Bulan dan Tahun dimulainya mahasiswa menyusun skripsi, dientry dengan
format 2 digit bulan dan 4 digit tahun tanpa spasi (BLTHUN). Contoh: bulan
Maret 2015 ditulis 032015, bulan November 2014 ditulis 112014.
- Akh Skripsi : Bulan dan Tahun mahasiswa selesai menyusun skripsi, dientry dengan
format 2 digit bulan dan 4 digit tahun tanpa spasi (BLTHUN). Contoh: bulan
Januari 2015 ditulis 012015, bulan Oktober 2014 ditulis 102014.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Administrasi Dosen | Kehadiran Perkuliahan Dosen & Mahasiswa
Modul ini sebenarnya didisain untuk dosen, sehingga entry dari presensi kehadiran dosen dan
mahasiswa menjadi tugas dosen. Idealnya, entry pada modul ini dilaksanakan saat terjadi pertemuan
(tatap muka) antara dosen dan mahasiswa dalam kelas, sehingga data yang terrecord terjadi secara on-
time dan dapat diakses oleh user lain secara real-time. (Penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro
– Dosen)
Akan tetapi, bila terjadi sesuatu hal dengan berbagai alasan, dosen tidak bisa melakukan entry
kehadiran dosen dan mahasiswa, maka tugas entry ini dapat diambil alih User Administrator melalui
modul ini.
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 57
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.
atau
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Aktivitas Kuliah siap untuk dientrykan datanya.
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
Program Studi yang dipilih
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
58 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Edit Aktivitas Kuliah
Langkah-langkah untuk edit Aktivitas Kuliah adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.
- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.
- Gerakkan Balok Pilihan di Daftar Mata Kuliah dan Kelas ke mata kuliah dan kelas yang akan
dilakukan pengeditan, dengan menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Double-click pada mouse atau tekan tombol Enter di papan keyboard.
- Selanjutnya entrykan data Aktivitas Kuliah di field yang tersedia pada Form Aktivitas Kuliah. (Lihat
penjelasan field Form Aktivitas Kuliah)
- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom Nama Mahasiswa dalam Sheet Presensi Mahasiswa dengan
menggunakan tombol panah di papan keyboard atau click dengan menggunakan mouse. Kemudian
click pada kolom kehadiran mahasiswa. (Lihat penjelasan Kolom Sheet Presensi Mahasiswa)
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Aktivitas Kuliah, atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan pengeditan pada seluruh Form Aktivitas Kuliah, atau tekan Tombol Hapus untuk
menghapus data Aktivitas Kuliah dari database SIMAK.
Field Tahun Akademik
Pilih Tahun Akademik
Click di sini
Daftar Mata Kuliah dan Kelas
Baris aktif
Slider Field Form
Aktivitas Kuliah
Sheet Presensi Mahasiswa
Slider
Kolom Sheet Presensi Mahasiswa
Balok Penunjuk
Tombol Hapus
Tombol Simpan
Tombol Batal
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 59
- Penjelasan field Form Aktivitas Kuliah
- Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada
Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- Kode M.K. : Kode Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada
Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- S.K.S. : Jumlah SKS Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan
pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- Dosen M.K. : Nama Dosen Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan
pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- Kelas : Nama Kelas Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan
pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- Jadwal : Jadwal Kuliah Mata Kuliah yang direncanakan, otomatis terisi
sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- Pelaksanaaan Aktivitas Kuliah Ke- : entrykan Aktivitas Kuliah keberapa yang akan dilakukan
pengeditan, harus dientry karena akan digunakan sebagai
Primary Key untuk modul yang lain.
- Tanggal / Hari : Tanggal dilaksanakannya Aktivitas Kuliah berlangsung.
- Jam .. s/d .. : Jam dilaksanakannya Aktivitas Kuliah berlangsung.
- Dosen P’Ajar : Kode dan Nama Dosen Pengajar, pilih dari menu dropdown
diambil dari daftar dosen dalam Jadwal Perkuliahan.
- Materi Kuliah (baris 1 & 2) : Penjelasan singkat dari materi kuliah yang diberikan saat
Aktivitas Kuliah berlangsung, terdiri dari dua baris yang masing-
masing baris maksimum memuat 50 huruf.
- Penjelasan Kolom Sheet Presensi Mahasiswa
- No. : Nomor Urut, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata Kuliah
dan Kelas.
- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata
Kuliah dan Kelas.
- NRP : Nomor Register Pendaftaran mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan
pilihan pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas..
- H : Hadir, click kolom H bila mahasiswa hadir saat Aktivitas Kuliah berlangsung.
H adalah nilai default untuk Presensi Mahasiswa.
- S : Sakit, click kolom S bila mahasiswa tidak hadir saat Aktivitas Kuliah
berlangsung dengan alasan sakit.
- I : Ijin, click kolom I bila mahasiswa tidak hadir saat Aktivitas Kuliah
berlangsung dengan ada pemberitahuan alasan ketidakhadiran
sebelumnya.
- A : Alpa, click kolom A bila mahasiswa tidak hadir saat Aktivitas Kuliah
berlangsung tanpa ada pemberitahuan alasan ketidakhadiran sebelumnya.
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
60 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Hapus : Menghapus data yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
Modul: Hasil Studi Mahasiswa
Modul ini sebenarnya didisain untuk dosen, sehingga entry dari Hasil Studi Mahasiswa berupa Nilai Akhir
menjadi tugas Dosen Pengajar. (Penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro – Dosen)
Akan tetapi, bila terjadi sesuatu hal dengan berbagai alasan, dosen tidak bisa melakukan entry Nilai
Akhir mahasiswa yang merupakan Hasil Studi Mahasiswa, maka tugas entry ini dapat diambil alih User
Administrator melalui modul ini, tetapi validitas Nilai Akhir yang dientry oleh User Administrator
sepenuhnya menjadi tanggungjawab Dosen Pengajar yang mempunyai hak untuk memberikan Nilai
Akhir untuk mahasiswa.
Ketik Kode Program Studi atau click Tombol Cari, pilih Program Studi pada menu dropdown dan double-
click pada Balok Pilihan, kemudian click Tombol Konfirmasi.
atau
Field Kode Program Studi Tombol Konfirmasi
Tombol Cari
Tombol Keluar, dan kembali ke Menu Utama
Ketik Kode Program Studi
Click Tombol Cari
Menu Dropdown
Slider
Balok Pilihan
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 61
Bila Kode Program Studi tersebut ditemukan, maka Form Nilai Akhir Mahasiswa siap untuk dientrykan
datanya.
- Edit Nilai Akhir Mahasiswa
Langkah-langkah untuk edit Nilai Akhir Mahasiswa adalah sebagai berikut : - Pilih Tahun Akademik aktif dari menu dropdown pada field Tahun Akademik.
- Click Semester sesuai dengan semester aktif pada field Semester dengan pilihan Gasal atau Genap.
- Gerakkan Balok Pilihan di Daftar Mata Kuliah dan Kelas ke mata kuliah dan kelas yang akan
dilakukan pengeditan, dengan menggunakan mouse atau tombol panah ↑↓ di papan keyboard.
- Double-click pada mouse atau tekan tombol Enter di papan keyboard.
Program Studi yang dipilih
Field Tahun Akademik
Pilih Tahun Akademik
Click di sini
Daftar Mata Kuliah dan Kelas
Baris aktif
Slider
Field Form Aktivitas Kuliah
Sheet Nilai Akhir Mahasiswa
Slider
Kolom Sheet Nilai Akhir Mahasiswa
Balok Penunjuk
Tombol Simpan
Tombol Batal
Doc. # 004/USR/IX/2015 PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR
62 Copyright © WIZARD Consultant, 2015
- Gerakkan Balok Penunjuk ke kolom Nama Mahasiswa dalam Sheet Nilai Akhir Mahasiswa dengan
menggunakan tombol panah di papan keyboard atau click dengan menggunakan mouse. Kemudian
click pada kolom Nilai dan entry Nilai Mahasiswa. (Lihat penjelasan Kolom Sheet Presensi Nilai Akhir
Mahasiswa)
- Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Aktivitas Kuliah, atau tekan Tombol Batal untuk
membatalkan pengeditan pada seluruh Form Aktivitas Kuliah.
- Penjelasan field Form Nilai Akhir Mahasiswa
- Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada
Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- Kode M.K. : Kode Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada
Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- S.K.S. : Jumlah SKS Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan
pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- Dosen M.K. : Nama Dosen Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan
pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- Kelas : Nama Kelas Mata Kuliah, otomatis terisi sesuai dengan pilihan
pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- Jadwal : Jadwal Kuliah Mata Kuliah yang direncanakan, otomatis terisi
sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas.
- Penjelasan Kolom Sheet Nilai Akhir Mahasiswa
- No. : Nomor Urut, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata Kuliah
dan Kelas.
- Nama Mahasiswa : Nama Mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan pilihan pada Daftar Mata
Kuliah dan Kelas.
- NRP : Nomor Register Pendaftaran mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan
pilihan pada Daftar Mata Kuliah dan Kelas..
- Nilai : Nilai Akhir mahasiswa dari hasil studi, double-click atau Tekan Tombol F1
pada kolom Nilai dan akan memunculkan menu dropdown pilihan Nilai
Akhir sesuai dengan Tabel Nilai Akhir.
- % Hadir : Persentasi Kehadiran mahasiswa, otomatis terisi sesuai dengan data
Presensi Mahasiswa dalam modul Aktivitas Kuliah.
- Tombol-tombol
- Tombol Konfirmasi : Untuk memastikan data yang diambil sesuai dengan keyword yang dientry. - Tombol Simpan : Menyimpan data pada Form aktif. - Tombol Batal : Membatalkan editing data terakhir yang tercantum dalam Form aktif. - Tombol Keluar : Untuk menutup form dan kembali ke Menu Utama.
PANDUAN SIMAK PRO – USER ADMINISTRATOR Doc. #
004/USR/IX/2015
Copyright © WIZARD Consultant, 2015 63
PERHATIAN. Sebelum System Administrator melakukan Penutupan Semester, pastikan terlebih dahulu seluruh data Nilai Akhir mahasiswa telah dientry dengan lengkap dan benar.
Penutupan Semester
Dengan selesainya entry Nilai Akhir Mahasiswa, maka selesai sudah rangkaian tahapan proses akademik
dalam satu semester. Untuk mengakhiri rangkaian tersebut, maka dilakukan Penutupan Semester
dengan menjalankan proses yang tersedia dalam Modul : Close Semester (Masa Akhir Semester)
(penjelasan lebih lanjut lihat Panduan SIMAK Pro – System Administrator), yang akan dilakukan oleh
System Administrator.
Setelah proses Penutupan Semester selesai dilakukan oleh System Administrator, maka seluruh kegiatan
entry atau pengeditan dalam modul-modul akademik sudah tidak dapat dilakukan lagi.
Hasil dari Proses Penutupan ini akan dijadikan bahan laporan oleh System Administrator untuk diunggah
(upload) ke Pangkalan Data Kementrian Riset dan Pendidikan Tinggi (PDDIKTI), melalui program aplikasi
PDDIKTI FEEDER. Selanjutnya database lokal Perguruan Tinggi akan disinkronkan dengan database
PDDIKTI, sehingga database yang ada di server lokal Perguruan Tinggi akan sama dengan database yang
ada di server Pangkalan Data Kementrian Riset dan Pendidikan Tinggi (PDDIKTI). (penjelasan lebih lanjut
lihat Panduan SIMAK Pro – System Administrator)