panduan sarana transportasi rs

7/25/2019 Panduan Sarana Transportasi RS

1/15

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sarana transportasi rumah sakit sebagai salah satu aspek penting dalam

memberikan pelayanan kepada pasien, maupun dalam pelaksanaan semua jadwal

kegiatan operasional di rumah sakit. Hal ini mengingat sarana transportasi banyak

digunakan dalam setiap pelayanan bukan hanya untuk pasien, karyawan maupun

jajaran Direksi maupun pemilik rumah sakit.Dengan banyaknya jadwal

pengantaran baik untuk pelayanan pasien maupun keperluan agenda eksternal

rumah sakit mengharuskan rumah sakit membuat adanya aturan yang baik dalam

pemakaian sarana transportasi rumah sakit agar dalam pelaksanaannya semua

jadwal terlaksana dengan baik dan berjalan sesuai agenda.Pengaturan yang baik, sarana transportasi yang mencukupi serta tesedianya

petugas yang cukup dan pengaturan sistem yang baik diharapkan mampu

mewujudkan operasional yang baik dalam pengelolaan sarana transportasi rumah

sakit.

1.2 Tujuan

Memastikan pengelolaan fasilitas sarana transportasi di RS! "#" Surabaya

dapat berjalan dengan baik dan seluruh sarana transportasi terawat dengan baik.

BAB II

1


2/15

DEFINISI

a. Sarana transportasi rumah sakit adalah semua mobil dan sepeda motor yang

digunakan rumah sakit untuk proses pelayanan kepada pasien dan

mendukung semua kegiatan eksternal rumah sakit.

b. P$ Security adalah petugas yang bertanggung jawab atas semua kegiatan

perawatan sarana transportasi rumah sakit.c. P$ mobil adalah petugas yang bertanggung jawab atas perawatan mobil

rumah sakit, meliputi pembersihan, perawatan berkala, serta pengecekan

harian mobil sesuai dengan yang telah disepakati.

d. P$ sepeda motor adalah petugas yang bertanggung jawab atas perawatan

sepeda motor rumah sakit, meliputi pembersihan, perawatan berkala,

pengecekan harian sepeda motor.

e. %%M adalah %ahan %akar Mobil, berupa bensin & premium.

f. 'M adalah kilometer mobil yang menunjukkan indikasi pemakaian mobilg. Petugas pengganti adalah petugas yang ditunjuk untuk menggantikan tugas

P$ Security ( P$ sepeda motor untuk melakukan pengisian %%M mobil dan

bensin sepeda motor.

h. )une up mobil adalah perawatan berkala mobil yang dilaksanakan secara

berkala sesuai dengan 'M mobil meliputi cek fungsi mesin, penggantian oli

mesin dan penggantian & perbaikan jika ditemukan kerusakan yang

dilaksanakan ke dealer mobil.i. Ser*ice berkala adalah perawatan berkala sepeda motor sesuai dengan 'M

sepeda motor sesuai dengan 'M meliputi pengecekan seluruh fungsi mesin,

penggantian oli mesin dan penggantian & perbaikan jika ditemukan kerusakan

yang dilaksanakan olehservice centersepeda motor.

BAB III

RUANG LINGKUP

OPERASIONAL SARANA TRANSPORTASI RUAH SAKIT

+. Daftar Sarana )ransportasi RS! "#" Surabaya.

+.- Pembagian P$ Sarana transportasi RS! "#" Surabaya.

2


3/15

+.+ Prosedur Pemakaian Sarana )ransportasi RS! "#" Surabaya

+. Penyimpanan 'unci Sarana )ransportasi.

+./ Pengecekan dan Pembelian %%M Sarana )ransportasi

+.0 Perawatan Sarana )ransportasi RS! "#" Surabaya+.1 Prosedur Perbaikan 'erusakan Sarana )ransportasi.

+.2 Pengurusan 'redensial Sarana )ransportasi.

BAB I!

TATA LAKSANA

OPERASIONAL SARANA TRANSPORTASI RUAH SAKIT

Dalam upaya pelaksanaan operasional sarana transportasi rumah sakit dan

memenuhi pelayanan kepada pasien, pemilik dan karyawan rumah sakit maka

diperlukan pengaturan prosedur terkait dengan sarana transportasi rumah sakit, mulai

dari proses pemakaian, pengecekan dan pengisisan %%M, perawatan sampai dengan

kegiatan perbaikan sarana transportasi rumah sakit. !dapun uraian tata laksananya

adalah sebagai berikut 3

".1 Da#tar Sarana Tran$%&rta$' RSIA NUN Sura(a)a

Sarana transportasi di RS! "#" Surabaya dan rincian data S)"', meliputi 3

1. &('l Lu*'&

3


4/15

"o Registrasi 4 1/ 5R

"ama Pemilik P) "umbi Husada 6orporindo

!lamat Manukan )engah / $ & "o /

Merk Daihatsu)ype 4u7io ./7 M)

$enis Mobil Penumpang

Model Minibus

)ahun Pembuatan -8-

si Silinder 89/ 66

"omor rangka & "' MH':+6!+$6'88080

"omor mesin D6#88

:arna Putih

%ahan bakar %ensin

:arna )"'% Hitam

)ahun Registrasi -8-

"omor %P'% 8999+

4Pt 918;-/.-

%erlaku sampai 80&80&-81

2. &('l Katana

"o Registrasi 4


5/15

+. &('l A,(ulan-e

"o Registrasi 4 280 :

"ama Pemilik "anang !shari

!lamat Manukan 'asman & 8 @ % R: 8 R) 81 )andes

Merk Su=uki

)ype S)/8 ?#)#R!

$enis 'endaraan khusus

Model !mbulance

)ahun Pembuatan -88+

si Silinder 89+ 66

"omor rangka & "' MH;>S4/+$/22

"omor mesin A/!!/22

:arna Hitam Metal%ahan bakar %ensin

:arna )"'% Hitam

)ahun Registrasi -88+

"omor %P'% 8298992

4Pt 92 ;++.8+

%erlaku sampai 0&8&-81

". Se%ea ,&t&r Su%ra / 120

"o Registrasi 4 0-82 B"

"ama Pemilik P) "umbi Husada 6orporindo!lamat Manukan )engah / $ & "o /

Merk Honda

)ype !?


6/15

Sarana transportasi di RS! "#" Surabaya digunakan untuk kepentingan

operasional rumah sakit meliputi pelayanan kepada pasien maupun pelaksanaan

agenda dinas luar petugas rumah sakit.Pengaturan dan pembagian petugas

penanggung jawab sarana transportasi diberikan kepada petugas Security & Dri*er

rumah sakit terdiri atas koordinator pelaksana dan petugas pelaksana.

Pembagian P$ Sarana transportasi RS! "#" Surabaya adalah sebagai berikut 3

'oordinator pelaksana 3 %udi Suhamdono

Mobil 4u7io 3 ;unus :idodoMobil 'atana 3 Dwi !gus

Mobil !mbulance 3 "anang !shari.

Sepeda motor Supra 3 'hoiri

".+ Pr&$eur Pe,aka'an Sarana Tran$%&rta$' RSIA NUN Sura(a)a

".+.1 &('l A,(ulan

Digunakan untuk keperluan 3

C Merujuk pasien ke rumah sakit lain.

-C Pengantaran alih rawat inap ke rumah sakit lain.

+C Penjemputan pasien dengan kondisi tertentu.

C Pengantaran fototorak pasien./C !genda 6SR rumah sakit saat dibutuhkan.

".+.2 &('l Lu*'&


C ?asilitas pengantaran pasien pulang

-C ?asilitas penjemputan pasien.+C ?asilitas penjemputan tamu rumah sakit

C Dinas luar petugas rumah sakit lebih dari / orang.

/C 4ogistik petugas :arehouse jika jadwal belanja barang banyak.0C Pengantaran pemilik rumah sakit, jika mobil pribadi sudah

terpakai.

".+.+ &('l Katana


C 'eperluan dinas luar petugas rumah sakit.-C 4ogistik petugas :arehouse

+C 4ogistik untuk material bangunan.

6


7/15

C Pembelian darah jika sepeda motor sedang dipakai oleh petugas

lain.

/C peran penjemputan dr Danu Maryoto )eguh saat jadwal keluar.

".+." Se%ea ,&t&r Su%ra / 120


C 4ogistik harian kebutuhan Dapur & nstalasi Ai=i.

-C Pembelian darah ke PM

+C Dinas luar petugas rumah sakitC 4ogistik bahan bangunan, ) dan atau kebutuhan yang lain.

/C %eli konsumsi untuk ruang ' jika dibutuhkan.

".+.0 Pr&$eur %e,aka'an $arana tran$%&rta$' ru,a4 $ak't.

A. Pe,aka'an untuk D'na$ Luar Kar)a5an.

C Petugas yang akan menggunakan sarana transportasi rumah sakit

wajib mengkoordinasikan terlebih dahulu kepada 'adi*

Housekeeping & P$ Security.

-C Petugas mengisi formulir yang telah disediakan oleh 'adi*

Housekeeping.+C 'adi* Housekeeping & P$ Security akan menentukan sarana

transportasi yang akan dipakai dengan mempertimbangkan jarak

tempuh&rute, keperluan dinas luar, dan jumlah petugas yang akan

melaksanakan inas luar.

C Petugas wajib memakai sarana yang telah ditentukan oleh 'adi*

Housekeeping & P$ Security

/C $ika dalam pelaksanaannya ditemukan ketidaksesuaian pemakaian

sarana transportasi dengan saran yang diberikan, maka dianggap

sebagai pelanggaran dan akan dikenakan sangsi

0C Petugas wajib mencatat di buku penggunaan sarana transportasi

sebelum dan setelah pemakaian.

1C si lengkap sesuai dengan kolom yang telah disediakan.

2C )anggal, jam, 'M awal ( 'M akhir, tujuan, nama petugas.

7


8/15

9C Sebelum pemakaian mobil & sepeda motor cek %%M, pastikan

cukup untuk kebutuhan agenda dinas luar.

8C $ika ditemukan kondisi %%M sedikit & habis, laporkan kepada

'adi* Housekeeping & P$ Security untuk koordinasi pembelian.

C $ika dalam pemakaian sepeda motor & mobil rumah sakit

menemukan kejanggalan & kerusakan segera laporkan ke 'adi*

Housekeeping & P$ Security.

B. Pe,aka'an untuk Pela)anan Pa$'en.

C Petugas memakai sarana transportasi sesuai dengan kebutuhan

pelayanan pasien.-C Petugas wajib mencatat di buku penggunaanan sarana transportasi

sebelum dan setelah pemakaian.+C si lengkap sesuai dengan kolom yang telah disediakan.

C )anggal, jam, 'M awal ( 'M akhir, tujuan, nama petugas.

/C Sebelum pemakaian cek %%M, pastikan cukup untuk kebutuhan

pelayanan pasien.

0C $ika ditemukan kondisi %%M sedikit & habis, laporkan kepada

'adi* Housekeeping & P$ Security untuk koordinasi pembelian.1C $ika dalam pemakaian sarana transportasi menemukan

kejanggalan & kerusakan segera laporkan ke 'adi* Housekeeping &

P$ Security.

"." Tata lak$ana Pen)',%anan Kun-' Sarana Tran$%&rta$'

Penyimpanan kunci sarana transportasi rumah sakit ditempatkan di area ?ront

ffice. Setiap pengambilan&peminjaman dan pengembalian kunci wajib

mengikuti prosedur yang telah ditentukan oleh rumah sakit.

".".1 Pr&$eur %e,'nja,an kun-' $arana tran$%&rta$' 6

C Petugas mengisi di buku peminjaman kunci yang telah disediakan

di ?ront ffice.

-C Petugas mengisi dengan lengkap di kolom peminjaman kunci.

8


9/15

+C si di kolom nomor, nama kunci, hari, tanggal, jam peminjamanan,

nama peminjam serta tanda tangan.

C Petugas ?ront ffice akan memberikan kunci sesuai dengan

permintaan.

".".2 Pr&$eur Penge,(al'an kun-' $arana tran$%&rta$'3

C Petugas mengisi di buku peminjaman kunci yang telah disediakan

di ?ront ffice.-C Petugas mengisi dengan lengkap di kolom pengembalian kunci.

+C si di kolom hari, tanggal, jam pengembalian, nama petugas yang

mengembalikan serta tanda tangan.C Petugas ?ront ffice akan menerima kunci dan mengisi di kolom

petugas penerima kunci.

/C Mengisi kolom hari, tanggal, jam menerima kunci, nama petugas

yang menerima serta tanda tangan.

".0 Penge-ekan an %e,(el'an BB Sarana Tran$%&rta$'

Pengecekan %%M seluruh sarana transportasi rumah sakit dilaksanakan setiap

hari oleh P$ Security. Pengecekan dilaksanakan setiap pagi dan sore sebelum

petugas meninggalkan tempat kerja. Pengisian %%M dilakukan di PM

terdekat.

".0.1 Penge-ekan an %e,(el'an BB ,&('l

Petugas Penanggung jawab 3 P$ Security E%udi SuhamdonoC

Pelaksanaan 3

C Petugas mengecek kondisi %%M seluruh mobil tiap pagi.

-C %%M Mobil harus dipastikan ada dan cukup untuk operasional

dalam hari.+C $ika jarum indikator %%M di tengahFtengah E G C, petugas segera

mengajukan permintaan kas bon ke keuangan untuk pengisian

%%M.

C Petugas mengisi formulir permintaan uang di keuangan sesuai

dengan kolom yang telah disediakan.

9


10/15

/C Petugas melakukan pengisian %%M Mobil di PM terdekat dan

meminta print out nota,

0C Petugas menulis 'M mobil saat pembelian %%M di notaprint out

dari PM.

1C Petugas mencatat di formulir pembelian %%M yang ada di 'adi*

Housekeeping.

- Petugas menyerahkan nota pembelian %%M kepada 'euangan.

".0.2 Penge-ekan an %e,(el'an (en$'n $e%ea ,&t&r.

Petugas Penanggung jawab 3 %agian #mum E 'hoiri C

Pelaksanaan 3

C Petugas mengecek kondisi bensin sepeda motor tiap pagi jam

82.88 dan sore jam /.88

-C %ensin sepeda motor harus dipastikan ada dan cukup untuk

operasional dalam hari dan pagi berikutnya untuk keperluan

logistik bahan dapur.

+C $ika jarum indikator bensin di tengahFtengah E G C, petugas segera

ajukan permintaan kas bon ke keuangan untuk pengisian %%M.

C Petugas mengisi formulir permintaan uang di keuangan sesuai

dengan kolom yang telah disediakan.

/C Petugas melakukan pengisian bensin sepeda motor di PM

terdekat dan meminta print out nota,

0C Petugas mencatat di formulir pembelian bensin yang ada di 'adi*

Housekeeping.

1C Petugas menyerahkan nota pembelian bensin kepada 'euangan.

".0.+ Pe,(el'an BB an Ben$'n j'ka %etuga$ P3 t'ak aa

a. BB &('l

C $ika P$ Security akan ada jadwal dinas luar area Surabaya,

sebelumnya petugas penanggung jawab membuat memo pembelian

%%M yang ditujukan kepada 'adi* 'euangan.-C Petugas penanggung jawab mengisi formulir dengan lengkap,

meliputi Hari & tanggal, kepada, dari, mobil, keterangan indikator

%%M, nominal uang, tanda tangan P$ Security.

10


11/15

+C $ika petugas penanggung jawab tidak ada di tempat dan tidak

memungkinkan untuk membuat memo pembelian %%M, misal 3

dinas luar kota & absen kerja, maka memo dibuatkan oleh 'adi*

Housekeeping dan diserahkan kepada petugas pengganti yang

ditunjuk..

C Memo pembelian %%M diserahkan kepada petugas yang ditunjuk.

/C Petugas pengganti melakukan pengisian %%M mobil ke PM

terdekat dan memintaprint outnota.

0C Petugas pengganti menulis 'M mobil saat pembelian %%M di nota

print out dari PM.1C Petugas pengganti mencatat di formulir pembelian bensin yang ada

di 'adi* Housekeeping.

2C Petugas pengganti menyerahkan nota pembelian bensin kepada

'euangan.

(. Ben$'n Se%ea ,&t&r

$ika petugas penanggung jawab untuk pengisian sepeda motor

tidak ada di tempat & absen kerja dan sepeda motor memerlukan

pengisian bensin maka 3C Petugas yang akan menggunakan sepeda motor

mengkoordinasikan kondisi bensin kepada P$ Security & 'adi*

Housekeeping.

-C P$ Security & 'adi* Housekeeping akan menunjuk petugas

pengganti yang mengisi bensin sepeda motor.+C P$ Security & 'adi* Housekeeping kas bon uang ke di*isi keuangan

untuk pembelian bensin sepeda motor.

C P$ Security & 'adi* Housekeeping menyerahkan uang kepada

petugas pengganti..

/C Petugas pengganti melakukan pengisian bensin sepeda motor di

PM terdekat dan meminta print out nota,0C Petugas mencatat di formulir pembelian bensin yang ada di 'adi*

Housekeeping.1C Petugas menyerahkan nota pembelian bensin kepada 'euangan.

".7 Pera5atan Sarana Tran$%&rta$' RSIA NUN Sura(a)a

11


12/15

Perawatan sarana transportasi dilaksanakan oleh masingFmasing P$ mobil dan P$

sepeda motor. Perawatan meliputi kegiatan pengecekan, pembersihan sarana

transportasi yang dilaksanakan secara harian atau mingguan. Selain itu perawatan

sarana transportasi juga meliputi kegiatan tune up mobil secara berkala sesuai 'M

pemakaian serta ser*is berkala untuk sepeda motor yang dilaksanakan di masingF

masingservice center.

".7.1 Pera5atan &('l

Perawatan mobil rumah sakit meliputi kegiatan 3

a. Perawatan harian

C 6ek bensin mobil

-C 6ek air aki

+C 6ek oli & tongkat oli.

C 6ek air radiator mobil.

/C 6ek air wiper & pembersih kaca.

0C Memanasi mesin mobil / menit

1C Membersihkan mobil bagian dalam dan luar mobil

2C Pastikan mobil siap pakai dan dalam kondisi bersih.

9C $ika dalam pengecekan menemukan kerusakan, fungsi yang tidak

maksimal, catat dan laporkan kepada P$ Security.

b. Perawatan Mingguan

C Aeneral cleaning & pencucian mobil rumah sakit setiap seminggu

sekali

-C Pembersihan area dalam mobi !mbulan dengan menggunakan

*akuum cleaner untuk membersihkan debu dalam mobil.

c. Perawatan berkalaPelaksanaan ser*is berkala & tune up mobil yang dilaksanakan di

service center& bengkel mobil. 'egiatan ini meliputi 3

- Pengecekan fungsi keseluruhan mesin mobil

- Penggantian oli mesin

12


13/15

- Penggantianspare part& komponen mobil yang perlu diganti jika

diperlukan.

".7.2 Pera5atan A,(ulan

Perawatan mobil !mbulan meliputi kegiatan 3

a. Perawatan Harian

C Mengecek kelengkapan !mbulan meliputi 3 4ampu rotary, sirine,

breket, bantal ( selimut, gantungan infus, tabung oksigen, kotak

obat, bangku.

-C Mengecek kelengkapan kendaraan meliputi 3 bensin, oli, air aki, air

radiator, ban dan ban serep, sabuk pengaman, alat pemadam

kebakaran kecil.+C Memanasi !mbulan / menit.

C Membersihkan mobil !mbulan bagian dalam dan luar mobil

!mbulan.b. Perawatan Mingguan

C Aeneral cleaning & pencucian mobil !mbulan

-C Membersihkan area dalam mobil dengan menggunakan

*accuum cleaner, untuk membersihkan debu dalam mobil.

c. Perawatan berkala !mbulan.

C Pelaksanaan ser*is berkala & tune up mobil yang dilaksanakan

di ser*ice center & bengkel mobil. 'egiatan ini meliputi 3

- Pengecekan fungsi keseluruhan mesin mobil

- Penggantian oli mesin

- Penggantianspare part& komponen mobil yang

perlu diganti jika diperlukan.

-C Pelaksanaan uji 'R tiap - tahun sekali di Dinas Perhubungan.

".7 Tata Lak$ana Per(a'kan Keru$akan Sarana Tran$%&rta$'

Semua kerusakan sarana transportasi di RS! "#" Surabaya harus

dilaporkan kepada P$ Security dan P$ sepeda motor untuk proses perbaikan.

MasingFmasing P$ akan memproses perbaikan sesuai dengan prosedur yang

telah ditentukan oleh managemen rumah sakit. !dapun prosedur yang harus

dilaksanakan adalah sebagai berikut 3

13


14/15

a. Semua keluhan terkait kerusakan terhadap sarana transportasi dlaporkan

kepada P$ Security & 'adi* Houseekeeping untuk proses perbaikan.

b. P$ Security akan mengecek kerusakan sarana, menganalisa penyebab

kerusakan dan mencatat kerusakan serta melaporkan kepada 'adi*

Housekeeping.c. P$ Security akan mengecek kerusakan ke bengkel & service center untuk

mengetahui perkiraan biaya perbaikan sarana transportasi. Hasil pengecekan

dikoordinasikan kepada 'adi* Housekeeping. Dari hasil pengecekan akan

dapat diketahui data kerusakan, meliputi 3

C Rincian kerusakan-C Rincian biaya perbaikan

+C 'ategori kerusakan, kecil, sedang atau kerusakan parah.C Mengetahui penyebab kerusakan.5) Mengetahui antisipasi yang harus dilakukan setelah perbaikan.

d. Dari hasil data tersebut 'adi* Housekeeping akan membuatkan surat

permohonan biaya perbaikan sarana transportasi rumah sakit kepada di*isi

'euangan dengan disertai rincian kerusakan dan biaya perbaikannya.

e. 'adi* 'euangan akan memproses surat permohonan biaya perbaikan kepada

Direktur Rumah Sakit.

f. Setelah proses sudah disetujui oleh direktur selesai, 'adi* 'euangan akan

memberitahukan kepada 'adi* Housekeeping untuk melakukan kas bon uang

senilai dengan budget yang telah diajukan ke direktur.

g. 'adi* Housekeeping akan memberitahukan kepada P$ Security untuk

mengambil uang dan melaksanakan proses perbaikan sesuai dengan prosedur

yang telah ditentukan.

".8 Tata Lak$ana Penguru$an Kreen$'al Sarana Tran$%&rta$'

Pengurusan kredensial mobil dilaksanakan secara berkala, meliputi 3

a. Pembayaran pajak tiap tahun sekali dilaksanakan di Samsatb. Penggantian plat nomor tiap / tahun sekali dilaksanakan di Samsat

c. )abel Pelaksanaan Pembayaran Pajak )ahunan

"o "ama Sarana

)ransportasi

$atuh )empo ?rekuensi

pembayaran

'eterangan tempat

pengurusan

4u7io 0 $uni tahun sekali Samsat

14


15/15

- 'atana 1 $anuari tahun sekali Samsat

+ !mbulan 0 !pril tahun sekali Samsat

Sepeda motor +8 Mei tahun sekali Samsat

d. )abel pelaksanaan penggantian plat nomor.

"o "ama Sarana

)ransportasi

$atuh )empo ?rekuensi

pembayaran

'eterangan

4u7io 0 $uni / tahun sekali Samsat

- 'atana 1 $anuari / tahun sekali Samsat

+ !mbulan 0 !pril / tahun sekali Samsat

Sepeda motor +8 Mei / tahun sekali Samsat

e. Prosedur pengajuan dana pengurusan kredensial 3

C P$ Security mengajukan biaya pengurusan ke 'adi* Housekeeping.

-C 'adi* Housekeeping membuat surat permohonan biaya pengurusan

kredensial sarana transportasi diajukan ke 'euangan.+C 'adi* 'euangan akan memproses surat pengajuan biaya kepada

direktur.

C $ika sudah disetujui oleh direktur, 'adi* 'euangan akan

memberitahukan kepada 'adi* Housekeeping untuk melakukan kas

bon uang sesuai dengan biaya yang diajukan./C 'adi* Housekeeping memberikan uang kepada P$ Security & petugas

yang mengurus pelaksanaan pembayaran pajak & penggantian plat

nomor sarana transportasi.

0C Setelah selesai pengurusan P$ Security melaporkan ke 'adi*

Housekeeping dan menyerahkan nota ke 'adi* keuangan.

15

panduan sarana transportasi rs

Documents