panduan pengurusan dtp2.0

EDISI 2.0

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Diterbitkan oleh Bahagian Pengurusan Sekolah Harian

Aras 3 & 4, Blok E2, Kompleks E, Pusat Pentadbiran Kerajaaan Persekutuan,

62604 Putrajaya Telefon: 603 8884 9370 Faks: 603 8888 6671

http://www.moe.gov.my/

Cetakan 2015

Panduan Pengurusan Program Transformasi Daerah ini perlu dibaca bersama-sama Buku Panduan Program Transformasi Daerah.

i | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

ISI KANDUNGAN BAB PERKARA MUKA SURAT

Isi Kandungan Kata Alu-aluan Pengarah BPSH

i vi

1.0 PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH (DTP) 1.1 Latar Belakang 1.2 Komponen Utama

1.2.1 Komponen 1 : Sokongan 1.2.2 Komponen 2 : Akauntabiliti

1.3 Matlamat dan Objektif 1.3.1 Matlamat 1.3.2 Objektif 1.3.3 Hasrat Pelaksanaan DTP

1.4 Peranan dan Senarai Tugas 1.4.1 Pengurus Program Kebangsaan 1.4.2 Koordinator Kebangsaan 1.4.3 Pengurus Program Negeri 1.4.4 Koordinator Negeri 1.4.5 Pengurus Program Daerah 1.4.6 Koordinator Daerah

1.5 Peranan Baharu Ketua PPD 1.5.1 Pemimpin Instruksional 1.5.2 Pembuat Keputusan Berdasarkan Data 1.5.3 Perancang Yang Strategik

1

2.0 PENGURUSAN AKTIVITI KPI DAN KEWANGAN PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH 2.1 Aktiviti DTP

2.2 Pengurusan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) 2.2.1 Penetapan Sasaran KPI di Peringkat PPD 2.2.2 Pelaporan KPI

2.3 Pengurusan Kewangan 2.3.1 Tatacara Permohonan Kewangan 2.3.2 Prosedur Merekod Kewangan 2.3.3 Perbelanjaan 2.3.4 Permohonan Peruntukan Tambahan

10

ii | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB PERKARA MUKA SURAT

3.0 BIMBINGAN KETUA PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH 3.1 Pengenalan 3.2 Tanggungjawab 3.3 Penjadualan Khidmat Bimbingan 3.4 Fokus Sekolah Yang Dibimbing 3.5 Pelaporan dan Penambahbaikan Bimbingan

13

4.0 PERJAWATAN RAKAN PENINGKATAN SEKOLAH (SIPARTNER+) DAN PEMBIMBING RAKAN PENINGKATAN SEKOLAH (SISC+) 4.1 Pengenalan

4.2 Rakan Peningkatan Sekolah (SIPartner+) 4.2.1 Kriteria Pemilihan 4.2.2 Proses Lantikan 4.2.3 Peranan dan Tanggungjawab 4.2.4 Pelaksanaan Latihan 4.2.5 Lapor Diri dan Penangguhan Kerja 4.2.6 Keberhasilan 4.2.7 Penempatan ke Jawatan Hakiki Yang Lain 4.2.8 Pelepasan Jawatan 4.2.9 Pertukaran 4.2.10 Kekosongan Jawatan 4.2.11 Urusan Kenaikan Pangkat (Pemangkuan) 4.2.12 Penilaian Prestasi 4.2.13 Penilai Prestasi 4.2.14 Prosedur Penilaian Prestasi 4.2.15 Pegawai Berprestasi Rendah 4.2.16 Bimbingan Tambahan

4.3 Pembimbing Pakar Peningkatan Sekolah (SISC+) 4.3.1 Kriteria Pemilihan 4.3.2 Proses Lantikan 4.3.3 Peranan dan Tanggungjawab 4.3.4 Pelaksanaan Latihan 4.3.5 Lapor Diri dan Penangguhan Kerja 4.3.6 Keberhasilan 4.3.7 Penempatan ke Jawatan Hakiki Yang Lain 4.3.8 Pelepasan Jawatan 4.3.9 Pertukaran 4.3.10 Kekosongan Jawatan 4.3.11 Urusan Kenaikan Pangkat (Pemangkuan) 4.3.12 Penilaian Prestasi

15

iii | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0


4.3.13 Penilai Prestasi 4.3.14 Prosedur Penilaian Prestasi 4.3.15 Pegawai Berprestasi Rendah 4.3.16 Bimbingan Tambahan

5.0 BIMBINGAN PEMBIMBING RAKAN PENINGKATAN SEKOLAH (SIPARTNER+) DAN PEMBIMBING PAKAR PENINGKATAN SEKOLAH (SISC+) 5.1 Pengenalan

5.2 Pemilihan Sekolah dan PGB/GDB 5.2.1 SIPartner+ 5.2.2 SISC+

5.3 Pelaksanaan Bimbingan

5.4 Pelaporan Mingguan/Dwi-Mingguan 5.4.1 Tujuan 5.4.2 Prosedur Pelaporan 5.4.3 Keahlian 5.4.4 Tindakan Intervensi

5.5 Melepaskan PGB/GDB 5.5.1 Kriteria Melepaskan PGB/GDB 5.5.2 Prosedur Melepaskan PGB/GDB

29

6.0 PENGURUSAN PEMBANGUNAN PROFESIONAL 6.1 Pengenalan 6.2 Jenis dan Tempoh Latihan 6.3 Penyertaan Kursus 6.4 Penilaian dan Laporan Kursus 6.5 Bimbingan Tambahan 6.6 Penyertaan Dalam Seminar/Konvensyen/Persidangan

Dalam dan Luar Negara 6.7 Bengkel Kerja SIPartner+/SISC+/Koordinator Daerah 6.8 Latihan Untuk Pegawai PPD/JPN 6.9 Penyebaran Maklumat Terkini

34

iv | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0


7.0 DIALOG PRESTASI 7.1 Pengenalan 7.2 Objektif 7.3 Pelaksanaan Dialog Prestasi 7.4 Fokus DP 7.5 Keahlian DP 7.6 Senarai Tugas Ahli DP 7.7 Peranan Koordinator 7.8 Tugas Sektor/Unit di JPN/PPD 7.9 Pelaksanaan DP

7.9.1 Pradialog Prestasi 7.9.2 Sesi Dialog Prestasi 7.9.3 Pascadialog Prestasi 7.9.4 Penilaian Pelaksanaan DP

39

8.0 DASHBOARD PRESTASI KPM 8.1 Pengenalan 8.2 Fungsi 8.3 Modul

8.3.1 Dashboard Utama 8.3.2 Modul Laporan Kewangan 8.3.3 Modul Laporan SIPartner+ dan SISC+

8.4 Pengoperasian

50

8.4.1 Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM BPSH 8.4.2 Struktur Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM

JPN 8.4.3 Struktur Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM

PPD 8.4.4 Proses Pengurusan Data DPKPM 8.4.5 Sumber Data DPKPM

8.5 Isu Teknikal

9.0 LAWATAN AUDIT (AUDIT VISIT) 9.1 Pengenalan 9.2 Kaedah Pelaksanaan

55

v | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0


10.0 PENGURUSAN KUALITI 10.1 Pengenalan 10.2 Objektif Kualiti 10.3 Prosedur Kualiti 10.4 Proses dan Contoh Tugasan 10.5 Penyediaan Kertas Cadangan dan Laporan Program 10.6 Sasaran Kerja Tahunan dan Fail Meja 10.7 Pelan Pengurusan Risiko

56

SOALAN LAZIM 62

LAMPIRAN Lampiran 1 Proses Kerja Lawatan Bimbingan Lampiran 2 Carta Aliran Kerja Lawatan Bimbingan Lampiran 3 Set Soalan PGB Lampiran 4 Senarai Semak Lawatan Bimbingan KPPD Lampiran 5 Laporan Lawatan Sekolah Bimbingan KPPD Lampiran 6 Profil PGB dan Sekolah Lampiran 7 Log Pergerakan SIPartner+ Lampiran 8 Rekod Sesi Bimbingan Coachee Lampiran 9 Pelan Tindakan PGB Lampiran 10 Pelaporan Harian SIPartner+ Lampiran 11 Pelaporan Mingguan SIPartner+ Lampiran 12 Log Pergerakan SISC+ Lampiran 13 Borang Profil GDB Lampiran 14 Matrik Bimbingan Guru (TCT) Lampiran 15 Pelan Pembangunan Guru (TDP) Lampiran 16 Instrumen Audit Visit Lampiran 17 Format Laporan Dialog Prestasi (DP) Lampiran 18 Borang Keputusan DP Lampiran 19 Borang Maklum Balas DP Lampiran 20 Borang Penilaian DP Lampiran 21 Contoh Agenda DP Lampiran 22 Senarai Semak Pengurusan Rekod & Fail DP Lampiran 23 Contoh Proses Kerja DP (Peringkat KPM) Lampiran 24 Carta Aliran Kerja DP Lampiran 25 Contoh Senarai Semak Pelaksanaan DP Lampiran 26 Contoh Soalan DP Lampiran 27 Contoh Penulisan Keputusan DP Lampiran 28 Contoh Penulisan Maklum Balas DP Lampiran 29 Contoh Laporan Pelaksanaan DP

65 66 67 68 69 71 72 73 75 76 77 78 80 81 83 84 90 91 92 93 94 95 96 97 99

100 102 103 104

RUJUKAN ISTILAH PENGHARGAAN

106 108

vi | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

KATA ALU-ALUAN

PENGARAH

BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN

Program Transformasi Daerah (DTP) telah diperkenalkan sebagai satu inisiatif di bawah Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 2025 bagi mengupaya Pegawai Pendidikan Daerah (PPD) supaya dapat membimbing dan memberi sokongan kepada sekolah-sekolah untuk mempercepatkan penambahbaikan prestasi sekolah. Pada tahun 2013, DTP telah dilaksanakan secara rintis di Kedah dan Sabah seterusnya, diperluaskan ke seluruh negara mulai Januari 2014.

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH) selaku pemegang inisiatif bertanggungjawab untuk memastikan DTP dilaksanakan dan mencapai objektif yang telah digariskan. Justeru itu, Buku Panduan Pengurusan Program Transformasi Daerah Edisi 2 diterbitkan. Buku ini mengandungi 10 bab merangkumi peranan semua pegawai pelaksana di peringkat JPN dan PPD dan aktiviti-aktiviti utama DTP. Penerangan terperinci mengenai semua aspek pengurusan DTP diharap dapat membantu semua pihak terlibat khususnya pegawai yang baharu dilantik di JPN dan PPD. Buku ini hendaklah dibaca bersama dengan Panduan Program Transformasi Daerah.

Semoga buku ini akan dijadikan panduan kepada semua pihak yang terlibat supaya dapat menjana keberkesanan dalam setiap tindakan dan intervensi selari dengan matlamat transformasi pendidikan bagi melengkapkan setiap murid di negara ini dengan kemahiran baharu yang diperlukan untuk mereka mengharungi cabaran abad ke-21. Saya ingin mengambil peluang untuk mengucapkan syabas dan tahniah kepada semua yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam penghasilan buku ini.

vii | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

Akhir sekali, dengan usaha yang berterusan dan amalan kerja yang berbeza, saya doakan agar segala usaha murni yang dihasratkan untuk memacu sistem dalam gelombang ke-2 PPPM menjadi realiti.

Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Harian Kementerian Pendidikan Malaysia

PANDUAN PENGURUSAN PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH

EDISI 2.0

1 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB 1

PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH

1.1 LATAR BELAKANG

1.1.1 Kualiti pendidikan Malaysia boleh digambarkan melalui pencapaian dalam Kajian Trends In Mathematics and Science Study (TIMSS) dan Programme for International Student Assessment (PISA). TIMSS mengukur pencapaian murid berumur 14 tahun dalam Matematik dan Sains. Manakala PISA mengukur penguasaan murid berumur 16 tahun dalam literasi bacaan, literasi matematik dan literasi sains. Persampelan kajian tahun 2009 menunjukkan Malaysia berada dalam kumpulan satu pertiga terbawah dalam kalangan negara yang mengambil bahagian.

1.1.2 Kajian PISA tahun 2009 mendapati 7% sekolah mencapai tahap baik, 13% tahap sederhana dan 80% pada tahap lemah. Dapatan menunjukkan sekolah-sekolah dalam kategori pencapaian berbeza, justeru memerlukan pendekatan berbeza untuk mencapai kejayaan yang lebih tinggi.

1.1.3 Kajian menunjukkan terdapat pertalian yang rapat dalam peningkatan prestasi sesebuah sekolah dengan amalan yang menjadi budaya kerja di sekolah berkenaan. Sekolah berprestasi rendah pada umumnya mengamalkan budaya kerja yang kurang berkesan dan melaksanakan program yang berimpak rendah. Sekolah berkenaan didapati melaksanakan program secara rutin tanpa mengambil kira keberkesanan dan impak program yang dilaksanakan. Bilangan program adakalanya membebankan sedangkan keperluan pelaksanaan program itu tidak begitu mendesak.

2 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

1.1.4 Pengurus sekolah yang baik sewajarnya mempunyai kefahaman yang mantap tentang keperluan sekolah dan bersikap tegas dalam menetapkan fokus warga sekolah dan masyarakat setempat untuk mencapai sasaran kerja sama ada dalam bidang akademik, kokurikulum dan sahsiah.

1.1.5 Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) adalah sebuah organisasi pengurusan pendidikan yang bertanggungjawab untuk mengurus, mengawal dan membimbing sekolah-sekolah di bawah kawalannya. PPD lebih mampu untuk memahami situasi setiap sekolah berbanding dengan Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) kerana bilangan sekolah dalam kawalan yang lebih kecil dan lokasinya yang lebih hampir.

1.1.6 Ekoran daripada itu, DTP diwujudkan untuk mengupayakan PPD supaya dapat memberi bimbingan dan sokongan kepada sekolah-sekolah dalam menangani isu dan cabaran. DTP memberi peluang kepada PPD untuk merancang, mengurus, melaksana dan menilai program penambahbaikan sekolah berasaskan data, lokaliti serta keperluan yang utama. Inisiatif ini bertujuan untuk mempercepat penambahbaikan prestasi sekolah.

1.2 KOMPONEN UTAMA PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH Program Transformasi Daerah mengandungi dua komponen utama iaitu sokongan dan akauntabiliti.

1.2.1 Komponen 1 : Sokongan Komponen sokongan terdiri daripada dua perkara iaitu: a) Mengupaya kepimpinan tempatan.

Perubahan peranan JPN dan PPD lebih berfokus kepada usaha meningkatkan sokongan kepada sekolah dalam daerah. PPD akan memberi tumpuan dalam;

i. membantu pihak sekolah mengenal pasti punca utama cabaran bagi peningkatan kualiti pengajaran dan pembelajaran (P&P) di sekolah.

3 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

ii. memberi bimbingan dan sokongan untuk menangani cabaran tersebut seperti pengagihan bahan dan sumber secara berkesan.

iii. membantu sekolah melindungi masa instruksional agar pihak sekolah berupaya memberi tumpuan dalam meningkatkan kualiti P&P.

iv. mengenal pasti, mengiktiraf dan menatar amalan terbaik di sekolah-sekolah.

b) Memberi sokongan kepada sekolah yang paling memerlukan. Berdasarkan data dan maklumat semasa, PPD memberikan sokongan kepada pengetua, guru besar, guru dan murid melalui dua kaedah iaitu penyelesaian setempat dan penyelesaian pusat:

i. Penyelesaian Setempat Perancangan dan pelaksanaan intervensi yang menepati keperluan sekolah untuk menangani pelbagai isu dan cabaran.

ii. Penyelesaian Pusat Perancangan dan pelaksanaan intervensi peringkat nasional untuk menangani isu dan cabaran negara.

c) Jawatan School Improvement Partner+ (SIPartner+) diwujudkan untuk memberi bimbingan dan sokongan kepada Pengetua/Guru Besar (PGB) ke arah peningkatan kualiti kepimpinan dan pengurusan organisasi.

d) Manakala, pembimbing guru School Improvement Specialist Coach+ (SISC+) bertanggungjawab:

i. membimbing guru ke arah peningkatan kualiti pengajaran, dan

ii. meningkatkan kefahaman dasar, kurikulum baharu dan pentaksiran kepada guru yang dibimbing.

4 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

1.2.2 Komponen 2 : Akauntabiliti Komponen akauntabiliti pula ialah;

a) Menambat akses, kualiti, dan ekuiti Dashboard Prestasi KPM dan Penilaian Kecemerlangan PPD (PKPPD) memberi tumpuan kepada tindakan intervensi berfokus bagi mencapai Key Perfomance Indicator (KPI). Dashboard Prestasi KPM memaparkan hasil matriks berlandaskan akses, kualiti dan ekuiti, manakala input matriks berlandaskan faktor-faktor yang mempengaruhi peningkatan kualiti pengajaran dan pembelajaran. Dashboard Prestasi KPM dan PKPPD berfungsi sebagai alat untuk mengukur, menilai dan memantau pada peringkat kebangsaan, negeri, daerah dan sekolah bagi memastikan KPI dicapai.

b) Disiplin pemantauan, penyelesaian masalah, dan pengambilan tindakan

Dialog Prestasi (DP) merupakan satu forum yang dilaksanakan di semua peringkat, dari KPM hingga ke sekolah bagi membincangkan prestasi pendidikan berdasarkan data dan fakta serta disusuli dengan tindakan yang mantap dan berfokus bagi mencapai sasaran KPI. DP merupakan satu mekanisme pemantauan untuk menilai dan memastikan pelaksanaan DTP berada pada landasan yang betul. DP memastikan bahawa kitaran membuat keputusan yang dipacu oleh data berlaku di semua peringkat.

5 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

1.3 MATLAMAT DAN OBJEKTIF 1.3.1 Matlamat

Mempertingkat kualiti pendidikan sekolah-sekolah dalam kawalan PPD dan JPN.

1.3.2 Objektif a) Mengupayakan kepimpinan pendidikan di peringkat JPN dan PPD. b) Menjadikan PPD sebagai barisan hadapan yang menyokong

peningkatan prestasi sekolah. c) Menetapkan dan memantau sasaran KPI di peringkat daerah,

negeri dan kebangsaan. d) Mewujudkan kerjasama antara organisasi pendidikan melalui

perkongsian amalan terbaik. e) Mengutamakan pengagihan sumber kepada JPN, PPD dan sekolah

yang paling memerlukan.

1.3.3 Hasrat Pelaksanaan DTP : a) Menggunakan data secara agresif. b) Melindungi Masa Instruksional (MMI). c) Memperhebat sokongan kepada guru. d) Menyesuaikan sokongan dengan keperluan murid. e) Memberikan keutamaan kepada program yang menjurus kepada

keberhasilan murid. f) Mewujudkan pelibatan dan kerjasama ibu bapa, komuniti dan

agensi lain.

1.4 PERANAN DAN SENARAI TUGAS

1.4.1 Pengurus Program Kebangsaan - Timbalan Pengarah (Sekolah) BPSH

a) merancang pengurusan DTP di peringkat KPM, b) merancang Mesyuarat Penyelarasan Antara Bahagian KPM, c) mempengerusi Mesyuarat Pengurusan DTP bersama JPN, d) merancang, menyelaras dan memantau pelaksanaan Dialog

Prestasi mengikut takwim,

6 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

e) memastikan penataran dan penyelarasan pelaporan KPI DTP dilaksanakan, dan

f) memastikan kewangan DTP diurus dengan cekap.

1.4.2 Koordinator Kebangsaan - Lantikan Pengarah BPSH

a) mengurus perancangan dan pelaporan aktiviti DTP, b) mengurus Mesyuarat Penyelarasan Antara Bahagian KPM, c) mengurus Mesyuarat Pengurusan DTP bersama JPN, d) mengurus pelaksanaan dan pelaporan Dialog Prestasi

Kebangsaan,

e) mengurus peruntukan dan pelaporan kewangan DTP, f) mengurus pelantikan dan pertukaran SIPartner+ dan SISC+, g) mengurus pelaksanaan dan pelaporan Lawatan Audit ke JPN, h) mengurus penataran dan penyelarasan pelaporan KPI DTP, i) memastikan data dalam Dashboard Prestasi KPM dikemas kini,

dan

j) mengurus maklum balas, ulasan dan lain-lain laporan berkaitan DTP.

1.4.3 Pengurus Program Negeri - Timbalan Pengarah/ *Ketua Sektor Pengurusan Akademik JPN (* bagi JPN WPKL) a) merancang pengurusan DTP di peringkat negeri, b) menyelaras penetapan dan pelaporan sasaran KPI DTP, c) memastikan pengemaskinian data Dashboard Prestasi JPN, d) memastikan pelaksanaan Dialog Prestasi Negeri mengikut takwim, e) memastikan pengisian jawatan SIPartner+ dan SISC+ mengikut

prosedur,

f) memastikan kewangan DTP negeri dan daerah diurus dengan cekap, dan

g) melapor dapatan Lawatan Audit dalam Mesyuarat Pengurusan JPN.

7 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

1.4.4 Koordinator Negeri - Lantikan Pengarah JPN

a) mengurus perancangan dan pelaporan aktiviti DTP JPN, b) menyelaras dan menyemak Perancangan Pelan Intervensi Lima

Langkah (PILL), c) mengurus pengisian jawatan dan pertukaran SIPartner+ dan

SISC+ mengikut prosedur,

d) mengurus data dan maklumat SIPartner+ dan SISC+ , e) mengurus peruntukan dan pelaporan kewangan DTP JPN dan

PPD dengan cekap,

f) mengurus pelaksanaan dan pelaporan Lawatan Audit ke PPD, g) menyelaras penyediaan bahan Dialog Prestasi Kebangsaan, h) mengurus pelaksanaan dan pelaporan Dialog Prestasi Negeri, i) menyelaras maklum balas, ulasan dan laporan-laporan lain

berkaitan DTP JPN,

j) memastikan pengisian dan pengemaskinian data negeri dalam Dashboard Prestasi KPM, dan

k) menyelaras tindakan susulan dan penambahbaikan pelaksanaan DTP.

1.4.5 Pengurus Program Daerah - Timbalan PPD

a) merancang pelaksanaan DTP peringkat daerah, b) menyelaras penetapan dan pelaporan sasaran KPI DTP, c) memastikan pengemaskinian data Dashboard Prestasi PPD, d) mengurus pencalonan SIPartner+ dan SISC+ mengikut

kekosongan jawatan, e) memajukan permohonan pertukaran SIPartner+ dan SISC+ kepada

JPN,

f) memastikan pelaksanaan dan pelaporan Dialog Prestasi Daerah mengikut takwim,

g) memastikan intervensi yang dirancang dilaksana dengan berkesan, dan

h) memastikan kewangan DTP daerah diurus dengan cekap.

8 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

1.4.6 Koordinator Daerah - Lantikan PPD

a) mengurus aktiviti DTP peringkat daerah, b) mengurus peruntukan kewangan DTP dengan cekap, c) mengurus pencalonan SIPartner+ dan SISC+ mengikut

kekosongan jawatan, d) memajukan permohonan pertukaran SIPartner+ dan SISC+ kepada

JPN,

e) menyelaras penetapan sekolah dan PGB yang dibimbing oleh SIPartner+,

f) menyelaras penetapan sekolah dan guru yang dibimbing oleh SISC+,

g) mengurus pelaksanaan dan pelaporan Dialog Prestasi Daerah mengikut takwim,

h) menyelaras dan menyediakan maklum balas, ulasan dan laporan-laporan lain berkaitan DTP,

i) mengurus penataran DTP di peringkat daerah, j) menyelaras pengisian data daerah dalam Dashboard Prestasi

KPM, dan k) mengurus tindakan susulan dan penambahbaikan pelaksanaan

DTP.

1.5 PERANAN BAHARU KETUA PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH (KPPD) Selain melaksanakan tugas pengurusan rutin, KPPD mempunyai peranan baharu seperti yang berikut:

1.5.1 Pemimpin Instruksional

a) Memberikan bimbingan kepada pemimpin sekolah. b) Memberikan bimbingan berfokus kepada sekolah mengikut

keutamaan.

1.5.2 Membuat Keputusan Berdasarkan Data (Data-Driven Decision Making) a) Menyemak matrik kritikal PPD setiap bulan dan membuat pelan

tindakan. b) Membuat keputusan jika intervensi sekolah memerlukan sokongan

daripada PPD.

9 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

1.5.3 Perancang Yang Strategik

a) Merancang pengagihan sumber secara optimum. b) Merancang program intervensi yang berimpak tinggi berdasarkan

data dan maklumat yang tepat.

10 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB 2

PENGURUSAN AKTIVITI, KPI DAN KEWANGAN PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH

2. 1 AKTIVITI DTP Dalam mengurus DTP, terdapat beberapa aktiviti utama yang dilaksanakan di peringkat KPM, JPN, dan PPD bagi memastikan matlamat DTP dapat dicapai.

Peringkat Aktiviti Tujuan Kekerapan

Kebangsaan

Mesyuarat Penyelarasan Antara Bahagian KPM

1. Memastikan setiap isu diselesaikan oleh Bahagian KPM yang berkaitan.

2. Mendapatkan laporan. 3. Memantau pelaksanaan

aktiviti.

4. Mengemukakan cadangan penambahbaikan DTP.

2 kali setahun

Mesyuarat Pengurusan DTP bersama-sama JPN

1. Memantau pelaksanaan aktiviti.

2. Mengemukakan cadangan penambahbaikan DTP.

3. Memantau pencapaian sasaran KPI DTP.

4. Menatar maklumat DTP.

2 kali setahun

Dialog Prestasi Kebangsaan

Penyemakan prestasi semasa dan menentukan tindakan susulan untuk mencapai matlamat DTP.

4 kali setahun

11 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

Peringkat Aktiviti Tujuan Kekerapan

Negeri

Bengkel pengurusan DTP

Menatar maklumat, data, dan pelaporan DTP.

2 kali setahun

Lawatan Audit Memastikan pelaksanaan DTP pada peringkat daerah mengikut garis panduan dan perancangan yang ditetapkan.

Sekali setahun

Dialog Prestasi Negeri


4 kali setahun

Daerah

Bengkel penyediaan Pelan Intervensi Lima Langkah (PILL)

Menyediakan PILL. Sekali setahun

Dialog Prestasi Daerah


12 kali setahun

2.2 PENGURUSAN PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI) Satu set Petunjuk Prestasi Utama (KPI) ditetapkan bagi meningkatkan kualiti pendidikan. KPI ini ditetapkan di peringkat KPM dan penataran dilaksanakan di peringkat negeri, daerah, dan sekolah.

2.2.1 Penetapan Sasaran KPI di peringkat PPD a) Menganalisis data berkaitan KPI DTP. b) Membuat penetapan sasaran KPI yang diselaraskan dengan KPI

JPN dan KPM. c) Memaklumkan sasaran KPI kepada semua pegawai dan

kakitangan di peringkat PPD. d) Memaklumkan sasaran KPI kepada semua sekolah. e) Mengumpul sasaran KPI sekolah untuk diverifikasi. f) Menyerahkan sasaran KPI PPD kepada JPN untuk disahkan.

2.2.2 Pelaporan KPI a) Melapor pencapaian sasaran KPI secara berkala. b) Membuat intervensi bagi KPI yang tidak mencapai sasaran.

12 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

2.3 PENGURUSAN KEWANGAN Pengurusan kewangan DTP mengikut tatacara pengurusan kewangan yang sedang berkuat kuasa.

2.3.1 Tatacara Permohonan Kewangan a) PPD merancang PILL dan mengemukakan permohonan

peruntukan kepada BPSH melalui JPN. b) Setelah menerima peruntukan, BPSH akan mengeluarkan Waran

Peruntukan Kecil (WPK) kepada JPN. c) JPN akan mengagihkan subwaran kepada PPD. d) PPD membuat penyelarasan kepada PILL supaya sesuai dengan

peruntukan yang diterima.

2.3.2 Prosedur Merekod Kewangan a) Akauntan di JPN dan Pembantu Akauntan di PPD akan merekod

peruntukan yang diterima dalam sistem e-SPKB. b) Peruntukan yang diterima dan perbelanjaan diurus selenggara

oleh Unit Kewangan PPD. c) Unit Kewangan PPD melaporkan prestasi perbelanjaan dalam

Dashboard Prestasi KPM setiap bulan. d) Laporan secara manual hendaklah disediakan bagi kes-kes

tertentu.

2.3.3 Perbelanjaan PPD melaksanakan aktiviti berdasarkan PILL bersesuaian dengan peruntukan yang diterima mengikut prosedur kewangan yang sedang berkuat kuasa.

2.3.4 Permohonan Peruntukan Tambahan PPD boleh membuat permohonan peruntukan tambahan kepada JPN untuk dimajukan kepada BPSH mengikut prosedur kewangan semasa.

13 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB 3

BIMBINGAN KETUA PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH

3.1 PENGENALAN Khidmat bimbingan dilaksanakan bagi tujuan peningkatan kualiti kepimpinan dan kualiti P&P barisan hadapan sekolah. Pelbagai pendekatan boleh diambil khususnya coaching dan mentoring untuk membantu pemimpin sekolah menyelesaikan isu-isu di sekolah dan membina hubungan dengan warga sekolah.

Khidmat bimbingan berfokuskan kepada objektif dan matlamat PPPM 2013-2025 yang menekankan keberhasilan (kehadiran murid, kualiti dan ekuiti), input (disiplin murid, keberadaan guru, kualiti guru dan kepimpinan sekolah) dan lain-lain aspek pengurusan dan kepimpinan di sekolah (contoh:keperluan guru dan kakitangan di sekolah, tindakan tatatertib, kewangan, kawalan keselamatan dan kebersihan dan sebagainya).

3.2 TANGGUNGJAWAB a) KPPD bertanggungjawab untuk memberikan khidmat bimbingan kepada

pihak sekolah. Khidmat bimbingan ini dilaksanakan secara individu atau dengan melibatkan pegawai PPD, SIPartner+, dan SISC+.

b) Timbalan KPPD boleh melaksanakan khidmat bimbingan semasa ketiadaan KPPD atas keperluan untuk mencapai sasaran KPI khidmat bimbingan dalam keadaan berikut:

i. ketidakberadaan melebihi seminggu (sakit, kursus, bercuti, dan sebagainya), dan

ii. semasa pemangkuan.

3.3 PENJADUALAN KHIDMAT BIMBINGAN a) Jadual khidmat bimbingan dan set soalan PGB perlu disediakan.

Mesyuarat/aktiviti peringkat JPN boleh diselaraskan bagi mengelakkan pertindanan.

b) Semua sekolah perlu dibimbing sekali dalam setahun. c) Sekolah-sekolah dalam band 5, band 6, dan 7 dibimbing 2 bulan sekali.

14 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

3.4 FOKUS SEKOLAH YANG DIBIMBING Antara aspek yang boleh difokuskan semasa khidmat bimbingan adalah seperti yang berikut:

a) lima bidang keutamaan dalam PILL iaitu kehadiran murid, disiplin murid, keberadaan guru, kualiti kepimpinan, dan kualiti guru,

b) isu kritikal yang dilaporkan oleh pegawai PPD, SIPartner+, dan SISC+, c) laporan pemantauan, laporan penyeliaan, laporan dapatan audit, dapatan

pemeriksaan JNJK, dan dapatan-dapatan lain yang berkaitan, d) pelaksanaan dan pencapaian Program KPM seperti program LINUS2.0,

VLE-Frog dan sebagainya, dan e) perkara-perkara lain yang menyumbang kepada penambahbaikan kualiti

pendidikan di sekolah.

3.5 PELAPORAN DAN PENAMBAHBAIKAN BIMBINGAN a) Set soalan PGB (sekiranya perlu), senarai semak serta laporan lawatan ke

sekolah bagi Khidmat Bimbingan KPPD telah disediakan dalam Buku Panduan Program Transformasi Daerah untuk digunakan oleh KPPD.

b) Sekiranya terdapat maklumat tambahan yang diperlukan, lampiran berkaitan boleh disertakan.

c) Mengisi maklumat khidmat bimbingan dalam Dashboard Prestasi KPM secara atas talian.

d) Membuat lawatan dan tindakan susulan sekiranya perlu untuk melihat penambahbaikan yang dibuat oleh pihak sekolah.

e) Membuat analisis pencapaian KPI khidmat bimbingan bulanan dan tahunan.

f) Melaporkan analisis pencapaian KPI khidmat bimbingan, keberkesanan serta isu kritikal dalam mesyuarat pengurusan/Dialog Prestasi.

15 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB 4

PERJAWATAN RAKAN PENINGKATAN SEKOLAH (SIPartner+) DAN PEMBIMBING PAKAR PENINGKATAN SEKOLAH (SISC+)

4.1 PENGENALAN School Improvement Partner+ (SIPartner+) dan School Improvement Specialist Coach+ (SISC+) ialah perjawatan baharu di Pejabat Pendidikan Daerah bagi menjayakan Program Transformasi Daerah di bawah Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 2025 (PPPM).

4.2 RAKAN PENINGKATAN SEKOLAH (SIPartner+) SIPartner+ berperanan sebagai pembimbing kepada PGB dalam aspek kepemimpinan dan pengurusan bagi meningkatkan kompetensi pemimpin sekolah.

4.2.1 Kriteria Pemilihan a) Pengetua Cemerlang/ Pengetua/ Pegawai KPM/ Pegawai JPN/ Pegawai PPD/ Pensyarah IAB/ Guru Penolong Kanan/ Guru Kanan Mata Pelajaran.

b) Gred 48 dan ke atas. c) Pengalaman sebagai pentadbir sekurang-kurangnya tiga (3) tahun. d) Markah purata tiga (3) tahun terkini LNPT minimum 85 peratus. e) Telah membuat pengisytiharan harta. f) Tidak dikenakan tindakan tatatertib.

16 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.2.2 Proses Lantikan

Bil Proses Kerja Tindakan

1 Menghantar borang permohonan oleh calon SIPartner+ kepada PPD/JPN. Calon

SIPartner+

2 Mengumpul dan menyemak borang permohonan calon (Tapisan 1). PPD 3 Menyenarai pendek senarai calon dan menghantar kepada JPN. PPD

4 Menyemak dokumen permohonan calon. JPN

5 Mengurus temu duga. JPN

6 Mengemukakan cadangan calon yang diperakukan kepada BPSH. JPN

7 Menerima dan menyemak permohonan calon . BPSH

8 Memperakukan calon yang layak. BPSH

9 Menghantar senarai nama calon SIPartner+ kepada BPSM untuk dilantik. BPSH

10 Mengeluarkan surat lantikan kepada SIPartner+ melalui JPN dan sesalinan kepada BPSH. BPSM

11 Menyerahkan surat lantikan kepada SIPartner+. JPN

4.2.3 Peranan dan Tanggungjawab SIPartner+ Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang dilantik sebagai SIPartner+ bertanggungjawab kepada KPPD dan berperanan sebagai pembimbing serta pakar rujuk kepimpinan sekolah pada peringkat daerah.

4.2.3.1 Tiga tanggungjawab utama iaitu: a) Mengadakan lawatan bimbingan PGB di sekolah untuk

pemerhatian dan bimbingan terhadap pengurusan sekolah. b) Membimbing PGB melaksanakan program yang diluluskan oleh

pusat (cth: KSSR, KSSM, PBS dan LINUS). c) Membimbing PGB dalam menyelesaikan masalah dan

melaksanakan intervensi serta membuat pelaporan kepada KPPD/Timbalan Pengarah untuk tindakan susulan dan intervensi.

17 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

Bil Tugas dan Tanggungjawab Perincian Hari Bekerja

dalam Seminggu SR SM

1 Bimbingan

1.1 Mengadakan lawatan bimbingan PGB di sekolah untuk pemerhatian dan bimbingan terhadap pengurusan sekolah

3 4

1.2 Membimbing PGB melaksanakan program yang diluluskan oleh pusat

1.5 0.5

2 Penyelesaian masalah

Melapor dan membantu dalam penyelesaian masalah dan isu-isu yang dihadapi oleh PGB

0.5 0.5

4.2.3.2 Senarai Tugas SIPartner+ a) Menyedia jadual lawatan bimbingan. b) Melaksanakan bimbingan dan pemerhatian secara sistematik. c) Menyediakan laporan bimbingan. d) Melaksanakan intervensi bagi meningkatkan kualiti kepimpinan PGB. e) Melaporkan hasil bimbingan kepada KPPD/Timbalan Pengarah. f) Membimbing PGB melaksanakan program yang diluluskan oleh

pusat. g) Melaksanakan komuniti pembelajaran profesional dalam sekolah

dan daerah. h) Melaksanakan tugas dan tanggungjawab berkaitan dengan

program peningkatan prestasi sekolah mengikut arahan semasa KPPD/Timbalan Pengarah (tanpa menjejaskan waktu bimbingan).

i) Melaksana bimbingan merentas daerah dan negeri lain (dengan kebenaran KPPD/Timbalan Pengarah tanpa menjejaskan waktu bimbingan).

18 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.2.4 Pelaksanaan Latihan Bagi pelaksanaan latihan di peringkat PPD, SIPartner+ dan SISC+ berperanan sebagai fasilitator dan bertanggungjawab melaksanakan tugas sebagaimana berikut: a) mengadakan perbincangan dengan sektor/unit berkaitan,

b) menentukan isi kandungan kursus, c) menyediakan bahan kursus, dan d) menyampaikan kursus.

4.2.5 Lapor Diri Dan Penangguhan Kerja a) SIPartner+ yang dilantik wajib melapor diri mengikut arahan penempatan

dalam surat lantikan.

b) Sekiranya perlu memohon penangguhan, PPD/JPN mesti dimaklumkan secara bertulis. Kelulusan penangguhan bergantung kepada budi bicara PPD/JPN (maksimum 14 hari bekerja).

c) Sekiranya gagal melapor diri, PPD/JPN mesti memaklumkan kepada JPN dan salinan kepada BPSH.

4.2.6 Keberhasilan

Output Outcome Memenuhi bilangan bimbingan yang telah ditetapkan

a) Peningkatan kualiti PGB berdasarkan SKPM Standard 1 dan 2.

b) Peningkatan skor SKPM Standard 5.

19 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.2.7 Penempatan Ke Jawatan Hakiki Yang Lain

SIPartner+ boleh ditempatkan ke jawatan hakiki yang lain sebagaimana berikut:

Syarat Bidang kuasa / Tanggungjawab Contoh

Jika ditawarkan pemangkuan ke gred yang lebih tinggi

KPPM / BPSM

Pegawai SIPartner+ DG48 (KUP) di PPD A ditempatkan sebagai Pengetua memangku gred DG52 di Sekolah B dengan dibayar elaun memangku.

4.2.8 Pelepasan Jawatan

a) Pegawai yang telah dilantik sebagai SIPartner+ perlu melapor diri bertugas sebagaimana diarahkan dalam surat arahan dan tidak dibenarkan untuk melepaskan jawatan. Perkara ini telah diputuskan dalam perbincangan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia bersama-sama pegawai BPSM mengenai kenaikan pangkat PPP bertarikh 16 Januari 2014.

b) KPPD/Pengarah dikehendaki mengambil tindakan mengikut prosedur sedia ada jika SIPartner+ didapati tidak melaksanakan tugas sebagaimana yang telah ditetapkan.

20 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.2.9 Pertukaran

Pertukaran pegawai boleh dilaksanakan atas keperluan perkhidmatan atau permohonan. Prosedur pertukaran antara daerah dan antara negeri adalah sebagaimana berikut:

Bil Proses Kerja Tindakan 1 Mengemukakan surat permohonan pertukaran melalui PPD dan JPN. SIPartner+

2 Mendapat persetujuan Pengarah Negeri. Unit Naik Pangkat JPN

dan Koordinator Negeri

3 Menghantar surat permohonan pertukaran kepada BPSH.

Unit Naik Pangkat JPN dan

Koordinator Negeri

4 Menyemak kekosongan jawatan dan cadangan penempatan sekiranya ada kekosongan.

BPSH

5 Mengemukakan surat cadangan pertukaran kepada BPSM. BPSH

6 Mengeluarkan surat arahan penempatan yang telah ditandatangani oleh KPPM kepada JPN dan salinan kepada BPSH.

Cawangan Naik Pangkat BPSM

7

Mengeluarkan surat iringan arahan penempatan yang telah ditandatangani oleh KPPM ke PPD dan salinan kepada Koordinator Negeri.

Unit Naik Pangkat JPN

8 Mengemas kini data pengisian SIPartner+.

Koordinator Kebangsaan, Koordinator Negeri, dan Unit Naik

Pangkat JPN

4.2.10 Kekosongan Jawatan

PPD/JPN perlu memaklumkan kepada BPSH apabila berlaku kekosongan jawatan SIPartner+ atau kekosongan kerana cuti tanpa gaji atau cuti sakit berpanjangan, pengisian hendaklah dibuat mengikut prosedur yang telah ditetapkan.

21 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.2.11 Urusan Naik Pangkat (Pemangkuan) a) Time-Based Berasaskan Kecemerlangan

i. KPPD memperakukan calon.

ii. Calon-calon yang telah diperakukan dinilai oleh Panel Penilai berdasarkan kriteria kecemerlangan.

iii. Calon-calon yang layak diperakukan kepada JPN.

b) Kenaikan Pangkat i. Memenuhi syarat khusus dan umum.

ii. Diperakukan oleh Ketua Jabatan.

iii. Diluluskan oleh panel penilai.

iv. Dimajukan kepada BPSM. v. Pelantikan kenaikan pangkat.

4.2.12 Penilaian Prestasi

Dokumen rujukan untuk penilaian prestasi ialah Sasaran Kerja Tahunan (SKT). Pengisian penilaian prestasi dibuat dalam aplikasi HRMIS.

4.2.13 Penilai Prestasi

Pegawai penilai adalah seperti yang berikut:

JPN Pegawai Penilai Pertama (PP1) Pegawai Penilai Kedua

(PP2) Semua Negeri (Kecuali Perlis, WP Putrajaya, dan WP Labuan)

Ketua Pegawai Pendidikan Daerah

Timbalan Pengarah Pendidikan Negeri

Perlis, WP Putrajaya, dan WP Labuan


Pengarah Pendidikan Negeri

4.2.14 Prosedur Penilaian Prestasi

Penilaian prestasi SIPartner+ menggunakan LNPT atau Instrumen Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PBPPP) tertakluk kepada perubahan yang dibuat dari semasa ke semasa.

22 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.2.15 Pegawai Berprestasi Rendah

Pegawai yang dikategorikan sebagai berprestasi rendah ialah pegawai yang mendapat:

i. PBPPP pada markah 79.99 ke bawah.

ii. LNPT pada markah 79.99 ke bawah.

4.2.16 Bimbingan Tambahan Bimbingan tambahan diberikan kepada pegawai yang dikenal pasti berprestasi rendah oleh pembimbing yang akan ditetapkan.

4.3 PEMBIMBING PAKAR PENINGKATAN SEKOLAH (SISC+) SISC+ bertanggungjawab membimbing guru melaksanakan pedagogi yang menarik, kreatif, dan inovatif untuk meningkatkan impak P&P. Mereka juga menyampaikan maklumat berkaitan dasar-dasar pendidikan.

4.3.1 Kriteria Pemilihan SISC+ a) Guru Cemerlang / Pensyarah Cemerlang IPGM/ Pensyarah

Cemerlang KPM. b) Ijazah pertama dengan opsyen Bahasa Melayu, Bahasa Inggeris

atau Matematik. c) Pengalaman mengajar sekurang-kurangnya 5 tahun dalam mata

pelajaran Bahasa Melayu, Bahasa Inggeris atau Matematik. d) Gred 44 dan ke atas. e) Calon SISC+ Opsyen Bahasa Inggeris perlu mempunyai sijil CPT

(Cambridge Placement Test) /Aptis pada tahap C1/C2. f) Markah purata tiga (3) tahun terkini LNPT minimum 85 peratus. g) Telah membuat pengisytiharan harta. h) Tidak dikenakan tindakan tatatertib.

23 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.3.2 Proses Lantikan

Bil Proses Kerja Tindakan

1 Menghantar borang permohonan kepada PPD/JPN. Calon SISC+

2 Mengumpul dan menyemak borang permohonan calon (Tapisan 1). PPD 3 Menyenarai pendek senarai calon dan menghantar kepada JPN. PPD 4 Menyemak dokumen permohonan calon. JPN 5 Mengurus temu duga. JPN

6 Mengemukakan cadangan calon yang diperakukan kepada BPSH. JPN

7 Menerima dan menyemak permohonan calon. BPSH 8 Memperakukan calon yang layak. BPSH

9 Menghantar senarai nama calon SISC+ kepada BPSM untuk dilantik. BPSH

10 Mengeluarkan surat lantikan kepada SISC+ melalui JPN dan salinan kepada BPSH. BPSM

11 Menyerahkan surat lantikan kepada SISC+. JPN

4.3.3 Peranan dan Tanggungjawab SISC+ Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang dilantik sebagai SISC+ bertanggungjawab kepada KPPD/Pengarah JPN. Mereka berperanan sebagai pembimbing dan pakar rujuk mata pelajaran pada peringkat daerah. 4.3.3.1 Tiga tanggungjawab utama:

a) Mengadakan lawatan bimbingan guru. Memberikan bimbingan P&P kepada GDB serta melakukan intervensi untuk peningkatan pedagogi.

b) Melaksanakan program yang diluluskan oleh pusat. i. Memantapkan kefahaman dan pelaksanaan dasar/program

baharu dalam kalangan guru (keutamaan kepada guru yang dibimbing).

ii. Membimbing guru untuk melaksanakan program baharu dalam P&P.

c) Membuat laporan, tindakan susulan dan intervensi guru. Melapor kepada KPPD/Timbalan Pengarah JPN dan mengambil tindakan susulan serta intervensi.

24 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

Bil Tugas dan Tanggungjawab Perincian Hari Bekerja dalam

Seminggu SR SM

1 Bimbingan

Memberikan bimbingan P&P kepada GDB serta melakukan intervensi untuk peningkatan pedagogi.

3 4

Memantapkan kefahaman dan pelaksanaan dasar/program baharu dalam kalangan guru. Membimbing guru untuk

melaksanakan program baharu dalam P&P.

1.5 0.5

2 Membuat laporan, tindakan susulan dan intervensi guru

Membuat laporan dan memberikan bantuan dalam penyelesaian masalah yang dihadapi oleh guru- guru.

0.5 0.5

4.3.3.2 Senarai tugas SISC+ a) Menyediakan jadual lawatan bimbingan. b) Melaksanakan bimbingan dan pemerhatian secara sistematik.

c) Menyediakan laporan bimbingan. d) Melaporkan hasil bimbingan kepada KPPD/Timbalan Pengarah

JPN. e) Melaksanakan intervensi bagi meningkatkan pedagogi GDB. f) Menjadi pakar rujuk (Subject Matter Expert) pada

peringkat PPD/JPN. g) Menjadi fasilitator untuk melatih guru dalam program

diluluskan oleh KPM. h) Melaksanakan tugas dan tanggungjawab berkaitan

dengan program peningkatan prestasi sekolah mengikut arahan semasa KPPD/Timbalan Pengarah tanpa menjejaskan waktu bimbingan.

i) Melaksanakan Komuniti Pembelajaran Profesional dalam sekolah dan daerah.

j) Melaksanakan bimbingan merentas daerah dan negeri lain dengan kebenaran KPPD/Pengarah JPN tanpa menjejaskan waktu bimbingan.

25 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.3.4 Pelaksanaan Latihan Bagi pelaksanaan latihan di peringkat PPD, SISC+ berperanan sebagai fasilitator dan bertanggungjawab melaksanakan tugas sebagaimana berikut:

a) mengadakan perbincangan dengan sektor/unit berkaitan, b) menentukan isi kandungan kursus, c) menyediakan bahan kursus, dan d) menyampaikan kursus.

4.3.5 Lapor Diri Dan Penangguhan Kerja a) SISC+ yang dilantik wajib melapor diri mengikut arahan penempatan

dalam surat lantikan. b) Sekiranya perlu memohon penangguhan, PPD/JPN mesti

dimaklumkan secara bertulis. Kelulusan penangguhan bergantung kepada budi bicara PPD/JPN (maksimum 14 hari bekerja).

c) Sekiranya gagal melapor diri, PPD/JPN mesti memaklumkan kepada JPN dan salinan kepada BPSH.

4.3.6 Keberhasilan Output Outcome

Memenuhi bilangan bimbingan yang telah ditetapkan.

a) Peningkatan kualiti P&P GDB berdasarkan SKPM Standard 4.

b) Peningkatan GPMP/markah bagi kelas yang diajar oleh GDB.

4.3.7 Penempatan Ke Jawatan Hakiki Yang Lain SISC+ boleh ditempatkan ke jawatan hakiki yang lain sebagaimana berikut:

Syarat Bidang kuasa / Tanggungjawab Contoh Jika ditawarkan pemangkuan ke gred yang lebih tinggi.

KPPM / BPSM

Pegawai SISC+ DG44 di PPD A ditempatkan sebagai Penolong Kanan Pentadbiran memangku gred DG48 di Sekolah B dengan dibayar elaun memangku.

26 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.3.8 Pelepasan Jawatan a) Pegawai yang telah dilantik sebagai SISC+ perlu melapor diri bertugas

sebagaimana diarahkan dalam surat arahan dan tidak dibenarkan untuk melepaskan jawatan. Perkara ini telah diputuskan dalam perbincangan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia bersama-sama pegawai BPSM mengenai kenaikan pangkat PPP bertarikh 16 Januari 2014.

b) KPPD/Pengarah JPN dikehendaki mengambil tindakan mengikut prosedur sedia ada jika SISC+ didapati tidak melaksanakan tugas sebagaimana yang telah ditetapkan.

4.3.9 Pertukaran Pertukaran SISC+ boleh dilaksanakan atas keperluan perkhidmatan atau permohonan. Prosedur pertukaran antara daerah dan antara negeri adalah sebagaimana berikut: Bil Proses Kerja Tindakan

1 Mengemukakan surat permohonan pertukaran perpindahan melalui PPD dan JPN.

SISC+

2 Mendapat persetujuan Pengarah Pendidikan Negeri. Unit Naik Pangkat JPN dan

Koordinator Negeri

3 Menghantar surat permohonan pertukaran perpindahan kepada BPSH.

Unit Naik Pangkat JPN dan Koordinator Negeri

4 Menyemak kekosongan jawatan dan cadangan penempatan sekiranya ada kekosongan.

BPSH

5 Mengemukakan surat cadangan pertukaran kepada BPSM. BPSH

6

Mengeluarkan surat arahan penempatan yang telah ditandatangani oleh KPPM kepada JPN dan salinan kepada BPSH.

Cawangan Naik Pangkat BPSM

7

Mengeluarkan surat iringan arahan penempatan yang telah ditandatangani oleh KPPM kepada PPD dan salinan kepada Koordinator Negeri.

Unit Naik Pangkat JPN

8 Mengemas kini data pengisian SISC+.

Koordinator Kebangsaan, Unit Naik Pangkat JPN dan

Koordinator Negeri

27 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.3.10 Kekosongan Jawatan PPD/JPN perlu memaklumkan kepada BPSH apabila berlaku kekosongan jawatan SISC+ kekosongan kerana cuti tanpa gaji atau cuti sakit berpanjangan, pengisian hendaklah dibuat mengikut prosedur yang telah ditetapkan.

4.3.11 Urusan Naik Pangkat (Pemangkuan) a) KPPD Time-Based Berasaskan Kecemerlangan

i. Memperakukan calon.

ii. Calon-calon yang telah diperakukan dinilai oleh Panel Penilai berdasarkan kriteria kecemerlangan.

iii. Calon-calon yang layak diperakukan kepada JPN.

b) Kenaikan Pangkat i. Memenuhi syarat khusus dan umum.

ii. Diperakukan oleh Ketua Jabatan.

iii. Diluluskan oleh panel penilai.

iv. Dimajukan kepada BPSM. v. Pelantikan kenaikan pangkat.

4.3.12 Penilaian Prestasi

Dokumen rujukan untuk penilaian prestasi SISC+ ialah Sasaran Kerja Tahunan (SKT). Pengisian penilaian prestasi dibuat dalam aplikasi HRMIS.

4.3.13 Penilai Prestasi

Pegawai penilai adalah seperti yang berikut:

JPN Pegawai Penilai Pertama (PP1) Pegawai Penilai Kedua

(PP2) Semua Negeri (Kecuali Perlis, WP Putrajaya, dan WP Labuan)

Ketua Pegawai Pendidikan Daerah


Perlis, WP Putrajaya, dan WP Labuan


Pengarah Pendidikan Negeri

28 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

4.3.14 Prosedur Penilaian Prestasi

Penilaian prestasi SISC+, menggunakan LNPT atau Instrumen Penilaian Bersepadu Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PBPPP) tertakluk kepada perubahan yang dibuat dari semasa ke semasa.

4.3.15 Pegawai Berprestasi Rendah.

Pegawai yang dikategorikan sebagai berprestasi rendah ialah pegawai yang mendapat:

i. PBPPP pada markah 79.99 ke bawah.

ii. LNPT pada markah 79.99 ke bawah.

4.3.16 Bimbingan Tambahan

Bimbingan tambahan diberikan kepada pegawai yang dikenal pasti berprestasi rendah oleh pembimbing yang akan ditetapkan.

29 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB 5

BIMBINGAN PEMBIMBING RAKAN PENINGKATAN SEKOLAH (SIPartner+) DAN PEMBIMBING PAKAR PENINGKATAN SEKOLAH (SISC+)

5.1 PENGENALAN Tugas utama SIPartner+ dan SISC+ ialah melaksanakan bimbingan bagi membantu

pemimpin sekolah dan guru untuk meningkatkan kualiti pendidikan di sekolah.

5.2 PEMILIHAN SEKOLAH DAN PGB/GDB Pemilihan sekolah dan PGB/GDB diputuskan melalui perbincangan bersama-sama KPPD/JPN (Perlis, WP Putrajaya dan WP Labuan). Makluman kepada sekolah terpilih perlu dibuat oleh PPD/JPN.

5.2.1 SIPartner+ a) Setiap SIPartner+ akan membimbing sebilangan PGB sebagaimana

berikut:

Semenanjung WP Labuan, Sabah & Sarawak 25 30 orang 20 25 orang

b) Bagi PPD/JPN yang mempunyai bilangan sekolah yang kurang daripada 25 buah, bilangan PGB yang dibimbing tidak tertakluk kepada ketetapan pada para 5.2.1(a).

c) Keutamaan pemilihan ialah sekolah yang berprestasi rendah dan paling memerlukan bantuan berdasarkan band sekolah dan skor komposit sekolah. Pemilihan PGB juga boleh berdasarkan kes-kes khas atau arahan PPD/JPN seperti:

i. berlaku pergerakan PGB dari sekolah berprestasi rendah ke sekolah berprestasi tinggi atau sebaliknya,

ii. sekolah-sekolah yang terlibat dalam program-program khas KPM/JPN/PPD, atau

iii. sekolah-sekolah yang menunjukkan kemerosotan prestasi (sinking schools).

30 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

5.2.2 SISC+ a) Setiap SISC+ akan membimbing sebilangan GDB sebagaimana

berikut:

Semenanjung WP Labuan, Sabah & Sarawak 25 30 orang 20 25 orang

b) Bagi PPD/JPN yang mempunyai bilangan sekolah yang kurang daripada 25, bilangan GDB yang dibimbing tidak tertakluk kepada ketetapan pada para 5.2.2 (a).

c) Keutamaan pemilihan GDB adalah dari sekolah yang berprestasi rendah dan paling memerlukan bantuan berdasarkan band sekolah dan Gred Purata Mata Pelajaran (GPMP)/ Penilaian Kendalian Sekolah (PKS). Pemilihan GDB juga boleh berdasarkan:

i. cadangan sekolah (Pentadbir, GKMP/KP), ii. laporan pencerapan P&P oleh pentadbir sekolah, iii. laporan pemantauan PPD/JPN/JNJK, atau iv. sukarela (berprestasi rendah).

d) Kriteria GDB: i. Guru Opsyen Mata Pelajaran Bahasa Melayu/Bahasa

Inggeris/Matematik yang mendapat markah terendah dalam Standard 4 SKPM.

ii. Guru bukan opsyen mengajarkan Mata Pelajaran Bahasa Melayu/Bahasa Inggeris/Matematik yang mendapat markah terendah dalam Standard 4 SKPM.

e) Sekiranya bilangan GDB telah mencukupi dan masih terdapat permohonan dalam kalangan guru untuk dibimbing, guru tersebut boleh dimasukkan dalam bimbingan kelompok.

f) PGB/PPD mesti memastikan GDB yang dikenal pasti untuk dibimbing tidak mempunyai masalah kesihatan kritikal, psikologi, dan emosi.

31 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

5.3 PELAKSANAAN BIMBINGAN Sesi SISC+ SIPartner+

Prabimbingan

a) Mendapatkan senarai sekolah dan GDB.

b) Menyediakan profil sekolah dan GDB.

c) Menyediakan dan mendapatkan kelulusan takwim (kemas kini sekurang-kurangnya sekali setahun).

d) Melaksanakan lawatan untuk membina hubungan (rapport).

e) Mendapatkan data SKPM Standard 4 dan pencapaian murid daripada PGB atau PPD/JPN sebagai TOV.

a) Mendapatkan senarai sekolah dan PGB.

b) Menyediakan profil sekolah dan PGB.

c) Menyediakan dan mendapatkan kelulusan takwim (kemas kini sekurang-kurangnya sekali setahun).

d) Melaksanakan lawatan untuk membina hubungan (rapport).

e) Mendapatkan data SKPM Standard 1,2, dan 5 serta pencapaian sekolah daripada PPD/JPN sebagai TOV.

Semasa Bimbingan

a) Melaksanakan pemerhatian di dalam bilik darjah.

b) Mengadakan perbincangan berdasarkan Borang Matriks Bimbingan (TCT).

c) Membimbing pembangunan GDB menggunakan Borang Pembangunan Guru (TDP).

a) Melaksanakan bimbingan mengikut keperluan isu.

b) Membincangkan cadangan penyelesaian isu (Pelan Tindakan Sekolah).

Pascabimbingan

a) Mengisi laporan bimbingan dalam Dashboard Prestasi KPM.

b) Menyediakan laporan mingguan.

c) Melaporkan kepada KPPD/Pengarah JPN.

d) Melaksanakan intervensi (jika perlu).

a) Mengisi laporan bimbingan dalam Dashboard Prestasi KPM.

b) Menyediakan laporan mingguan.

c) Melaporkan kepada KPPD/Pengarah JPN.

d) Melaksanakan intervensi (jika perlu).

32 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

5.4 PELAPORAN MINGGUAN 5.4.1 Tujuan

a) Pelaporan mingguan SIPartner+ dan SISC+ merupakan perjumpaan bagi membentang rumusan dapatan bimbingan untuk tempoh seminggu.

b) Pelaporan bertujuan untuk: i. melaporkan pelaksanaan bimbingan, dan ii. membincangkan isu-isu yang memerlukan intervensi di

peringkat PPD/JPN.

5.4.2 Prosedur Pelaporan a) SIPartner+ dan SISC+ mengisi laporan bimbingan dalam Dashboard

Prestasi KPM. b) KPPD/Pengarah mengadakan sesi pelaporan mingguan bersama-sama

SIPartner+ dan SISC+ pada hari yang ditetapkan oleh KPPD/Timbalan Pengarah.

c) Timbalan KPPD/Pegawai yang diwakilkan kuasa akan mempengerusikan sesi pelaporan semasa ketiadaan KPPD/Pengarah JPN.

d) Sebarang isu yang memerlukan tindakan daripada KPPD atau pegawai PPD yang lain, hendaklah dilaporkan status kemajuan dalam pelaporan seterusnya.

5.4.3 Keahlian a) KPPD/Pengarah JPN, b) semua SIPartner+, c) semua SISC+, dan d) pegawai lain yang diarahkan oleh KPPD/Pengarah JPN.

5.4.4 Tindakan Intervensi a) Intervensi dan pelan tindakan dirangka hasil daripada laporan SIPartner+

dan SISC+ bagi meningkatkan prestasi sekolah/guru dibimbing. b) Pelaksanaan intervensi dan pelan tindakan menggunakan peruntukan

sedia ada.

33 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

5.5 MELEPASKAN PGB/GDB 5.5.1. Kriteria Melepaskan PGB/GDB

PGB/GDB boleh dilepaskan daripada bimbingan SIPartner+ dan SISC+ apabila memenuhi salah satu kriteria di bawah:

SISC+ SIPartner+ a) GDB mencapai sekurang-kurang 8

aspek pada Tahap 3 dan 4 aspek pada Tahap 2 TCT dalam dua bimbingan berturut-turut secara tekal dan konsisten.

b) GDB bertukar antara daerah/negeri. c) GDB tidak lagi mengajarkan mata

pelajaran yang dibimbing. d) GDB terlibat dengan kursus/bengkel

dalam tempoh yang lama. e) GDB bermasalah kesihatan kritikal f) Pertalian persaudaraan/hubungan

keluarga.

Peningkatan skor bagi SKPM Standard 1,2, dan 5 dua tahun berturut-turut kecuali sekolah dalam band 5,6, dan 7.

5.5.2. Proses Melepaskan PGB/GDB

SISC+ (GDB) SIPartner+ (PGB) a) SISC+ mencadangkan nama

GDB untuk dilepaskan.

b) SISC+ dan PGB membuat perakuan bersama-sama untuk melepaskan GDB.

c) SISC+ membuat pembentangan berkenaan GDB yang hendak dilepaskan.**

d) GDB diberikan sijil sebagai tanda penghargaan. Sijil ditandatangani oleh KPPD/Pengarah JPN.

a) SIPartner+ mencadangkan nama PGB untuk dilepaskan.

b) SIPartner+ KPPD/Pengarah JPN membuat perakuan bersama-sama untuk melepaskan PGB.

c) SIPartner+ membuat pembentangan berkenaan PGB yang hendak dilepaskan.**

d) PGB diberikan sijil sebagai tanda penghargaan. Sijil ditandatangani oleh KPPD/Pengarah JPN.

**Pelepasan PGB/GDB diputuskan semasa pelaporan mingguan atau mesyuarat pengurusan PPD/JPN.

34 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB 6 PENGURUSAN PEMBANGUNAN PROFESIONALISME

6.1 PENGENALAN

6.1.1 Pembangunan profesionalisme yang berterusan adalah penting untuk memastikan SIPartner+ dan SISC+ melengkapkan diri dengan pengetahuan, kemahiran, dan nilai serta amalan profesional yang terancang berteraskan pembangunan kompetensi, pembelajaran berterusan, dan laluan kerjaya.

6.1.2 Penekanan latihan adalah bagi memperoleh pengetahuan dan kemahiran terkini yang menepati keperluan kompetensi abad ke-21.

6.1.3 Objektif pembangunan profesionalisme SIPartner+ dan SISC+:

a) meningkatkan kompetensi dan keberkesanan SIPartner+ dan SISC+ sebagai pembimbing serta pakar rujuk secara berterusan, dan

b) memastikan SIPartner+ dan SISC+ sentiasa memperoleh maklumat terkini berkaitan perkembangan dalam bidang pendidikan supaya relevan dengan keperluan pendidikan semasa.

6.2 JENIS DAN TEMPOH LATIHAN

Setiap SIPartner+ dan SISC+ akan mengikuti kursus wajib sebagaimana dalam jadual di bawah:

Kursus Deskripsi Tempoh & Pengurus Induksi (SIPartner+ dan SISC+ yang baharu dilantik)

Kandungan kursus menjurus kepada tugas utama iaitu bimbingan dan pementoran (coaching & mentoring). Kursus diberikan dalam tempoh 3 - 12 bulan selepas lantikan.

Tempoh kursus 15 jam. Kursus Induksi SIPartner+ dianjurkan oleh Institut Aminuddin Baki (IAB). Kursus Induksi untuk SISC+ dianjurkan oleh Bahagian Pendidikan Guru (BPG).

35 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

Kursus Deskripsi Tempoh & Pengurus Continuous Professional Development (CPD) Merujuk Peningkatan profesionalisme SIPartner+ dan SISC+.

SISC+ : dua jenis kursus CPD, iaitu:

Kursus generik mengandungi tajuk-tajuk pedagogi umum, profesionalisme, kemahiran kompetensi, dan perkembangan pendidikan di Malaysia.

Kursus konten mengandungi tajuk-tajuk untuk meningkatkan pengetahuan pedagogi isi kandungan (pedagogical content knowledge) dalam mata pelajaran berkenaan.

15 jam Bahagian Pendidikan Guru

15-30 jam

IPGK Pulau Pinang (Matematik)

IPGK Bahasa Melayu (Bahasa Melayu)

ELTC (Bahasa Inggeris) SIPartner+: Kursus generik mengandungi tajuk-tajuk pedagogi umum, profesionalisme, kemahiran kompetensi, dan perkembangan pendidikan di Malaysia

16 jam Institut Aminuddin Baki

6.3 PENYERTAAN KURSUS

6.3.1 Koordinator Negeri mengemukakan senarai nama peserta kepada BPSH untuk dikemukakan kepada pengurus kursus (BPG, IPG, IAB, dan ELTC) berdasarkan keperluan.

6.3.2 Pengurus kursus akan mengeluarkan surat panggilan kursus kepada Pengarah JPN berserta salinan kepada BPSH.

6.3.3 Pengarah JPN akan mengemukakan surat panggilan kursus kepada Ketua PPD untuk diedarkan kepada peserta kursus.

6.3.4 Sekiranya SIPartner+ dan SISC+ tidak dapat menghadiri kursus, mereka perlu mengemukakan surat tunjuk sebab kepada pihak penganjur melalui

36 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

PPD dan salinan kepada JPN. Ketidakhadiran yang dibenarkan hanya merujuk perkara berikut:

i. masalah kesihatan dengan surat pengesahan doktor, ii. kematian keluarga terdekat, iii. cuti panjang yang diluluskan, atau iv. bencana alam.

6.3.5 Sekiranya surat tunjuk sebab ketidakhadiran kursus tidak melalui KPPD, maka peserta dianggap tidak hadir tanpa sebab.

6.3.6 Pengurus kursus perlu menghantar salinan kehadiran peserta kepada BPSH dan Pengarah JPN.

6.4 PENILAIAN DAN LAPORAN KURSUS

6.4.1 Borang penilaian kursus perlu diisi oleh peserta pada hari akhir kursus (secara hardcopy atau dalam talian).

6.4.2 Analisis penilaian dan laporan kursus dilaporkan oleh pengurus kursus dalam mesyuarat kendalian BPSH.

6.4.3 Pengurus kursus perlu menghantar laporan bimbingan kepada BPSH bagi tujuan perekodan.

6.4.4 BPSH akan memaklumkan perkembangan pelaksanaan latihan kepada semua koordinator negeri secara berkala.

6.5 BIMBINGAN TAMBAHAN

6.5.1 Bimbingan tambahan diberikan kepada SIPartner+ dan SISC+ yang berprestasi di bawah 80 peratus dalam penilaian tahunan.

6.5.2 Pembimbing akan ditetapkan oleh pengurus kursus mengikut keperluan.

37 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

6.6 PENYERTAAN DALAM SEMINAR/KONVENSYEN/PERSIDANGAN DALAM DAN LUAR NEGARA

6.6.1 Perlu dimohon kepada BPG oleh peserta melalui PPD dan JPN. Salinan permohonan dihantar kepada BPSH dan disertakan surat penerimaan penyertaan oleh pihak penganjur.

6.6.2 Penyertaan seminar/konvensyen/persidangan tertakluk kepada kelulusan KPM dan peruntukan latihan tahun semasa.

6.6.3 Seminar/konvensyen/persidangan yang disertai mesti berkaitan dengan tugas mereka sebagai SIPartner+ dan SISC+.

6.6.4 Tatacara permohonan mengikut prosedur latihan berdasarkan surat pekeliling sedia ada.

6.6.5 Bagi seminar/konvensyen/persidangan di luar negara, kelulusan ke luar negara hendaklah dimohon mengikut prosedur sedia ada.

6.6.6 Sekiranya ada SIPartner+ dan SISC+ yang menghadiri seminar/konvensyen/persidangan atas tanggungan sendiri/tajaan agensi luar, mereka perlu mendapat kelulusan KPM untuk direkod sebagai latihan dalam perkhidmatan.

6.7 BENGKEL KERJA SIPartner+/SISC+/KOORDINATOR DAERAH

6.7.1 Bengkel ini adalah untuk refleksi dan perkongsian pelaksanaan kerja secara berpasukan serta perbincangan perkara-perkara yang berkaitan dengan bidang tugas. 6.7.2 Bengkel ini dikendalikan oleh Koordinator Negeri dengan menggunakan

peruntukan pengurusan DTP dan tertakluk kepada peruntukan kewangan semasa.

38 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

6.8 LATIHAN UNTUK PEGAWAI PPD/JPN

6.8.1 Bagi membolehkan pegawai PPD/JPN mendapat maklumat yang sama sebagaimana yang diterima oleh SIPartner+ dan SISC+ semasa kursus, maklumat/isi kandungan kursus yang dipadatkan akan disampaikan seperti yang berikut:

Kursus Kumpulan Sasaran Tempoh & Tempat CPD Generik SISC+ Koordinator DTP JPN/PPD

Ditentukan oleh BPSH dan Pengurus kursus.

CPD Konten SISC+

Pegawai JPN/PPD mata pelajaran yang berkenaan

CPD SIPartner+ Pegawai Jaminan Kualiti Negeri/ Pengurusan Sekolah/ Pengurusan Akademik JPN/PPD

6.8.2 Kaedah pelaksanaan penyampaian maklumat ini tertakluk kepada peruntukan kewangan semasa.

6.9 PENYEBARAN MAKLUMAT TERKINI

Pegawai PPD/JPN yang menghadiri taklimat mengenai dasar atau perubahan terkini dalam pendidikan perlulah menyampaikan maklumat tersebut kepada SIPartner+ dan SISC+.

39 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB 7 DIALOG PRESTASI

7.1 PENGENALAN Dialog Prestasi (DP) merupakan forum untuk menyemak prestasi berdasarkan data dan fakta bagi memastikan sasaran KPI dicapai. Forum ini akan diakhiri dengan rumusan keputusan yang dipersetujui untuk tindakan pihak yang berkaitan.

Pelaksanaan DP akan membantu organisasi fokus kepada komponen sokongan dan akauntabiliti untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyampaian ke arah kecemerlangan organisasi.

7.2 OBJEKTIF Objektif DP adalah seperti yang berikut:

a) Memantau prestasi Memastikan sasaran ditetapkan, prestasi diukur, dan tindakan susulan diambil.

b) Mengenal pasti masalah Mengemukakan isu-isu yang menghalang kemajuan dan menganalisis data untuk menentukan punca masalah.

c) Penyelesaian masalah dan sokongan Membincangkan cara untuk mengatasi masalah supaya penyelesaian yang terbaik dipilih dan berkongsi amalan terbaik.

d) Mengemukakan masalah Memastikan masalah yang tidak dapat diselesaikan dikemukakan ke peringkat lebih tinggi.

40 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

7.3 PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI 7.3.1 DP perlu dilaksanakan mengikut peringkat dan kekerapan berikut:

Peringkat Kekerapan Pengerusi

Nasional 4 kali setahun KPPM

Negeri 4 kali setahun Pengarah JPN

*Daerah 12 kali setahun Ketua PPD

*melibatkan Perlis, WP Labuan, dan WP Putrajaya

7.3.2 DP peringkat negeri boleh dilaksanakan secara keseluruhan melibatkan semua PPD atau fokus kepada kelompok PPD tertentu.

7.3.3 DP peringkat daerah boleh dilaksanakan secara keseluruhan melibatkan semua jenis sekolah atau fokus kepada kelompok sekolah seperti SMK, SK, SJKC, dan SJKT.

7.3.4 Tarikh DP yang dirancang boleh diubahsuai tetapi mesti berdasarkan kekerapan yang telah ditetapkan.

7.3.5 Kehadiran ahli DP 100 peratus.

7.4 FOKUS DIALOG PRESTASI 7.4.1 JPN/PPD/Sekolah boleh memilih untuk melaksanakan DP berdasarkan keperluan:

i. semua aspek matriks dashboard, atau ii. aspek kritikal dalam matriks dashboard, dan iii. aspek lain yang menyumbang kepada prestasi sekolah.

7.4.2 Bahan pembentangan perlu disediakan dan diedarkan kepada ahli DP.

41 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

7.5 KEAHLIAN DIALOG PRESTASI Keahlian DP adalah seperti yang berikut: 7.5.1 Peringkat Kebangsaan

Keahlian Peranan

1. KPPM Pengerusi

2. TKPPM (Operasi Pendidikan) Timbalan Pengerusi 3. Pengarah BPSH Setiausaha

4. Timbalan Pengarah (Sekolah) BPSH Timbalan Setiausaha (Pengurus Program) 5. Pengarah/Setiausaha Bahagian

(BPG, JNJK, IPGM, BPK, LPM, ELTC, IAB, BPM, BTP, BP, BPTV, BPI, BPSBPSK, BPPDP, BPKHAS)

6. Pengarah JPN 7. Ketua Pegawai Eksekutif PADU 8. Koordinator Kebangsaan

*Ahli

9. Sektor Pengurusan Akademik, BPSH Urus setia *Ahli lain boleh dijemput mengikut keperluan.

7.5.2 Peringkat Negeri

Keahlian Peranan 1. Pengarah Pengerusi

2. Timbalan Pengarah JPN Timbalan Pengerusi (Pengurus Program) 3. Semua Ketua Sektor 4. KPP BTPN 5. Ketua Nazir Negeri 6. Semua Ketua PPD

Ahli**

7. Koordinator Negeri 8. Penyelaras Dashboard/Sektor ICT 9. Pegawai lain yang dilantik oleh Pengurus

Program

Urus setia

**Pengarah JPN boleh menjemput ahli lain mengikut keperluan. **PGB ialah ahli tetap bagi DP di Perlis, WP Labuan, dan WP Putrajaya.

42 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

7.5.3 Peringkat Daerah

Keahlian Peranan

1. Ketua PPD Pengerusi

2. Timbalan PPD Timbalan Pengerusi (Pengurus Program) 3. Semua Ketua Unit 4. Semua PGB 5. Wakil SIPartner+ 6. Wakil SISC+

Ahli**

7. Koordinator Daerah 8. Penyelaras Dashboard/Unit ICT 9. Pegawai lain yang dilantik oleh

Pengurus Program

Urus setia

**KPPD boleh menjemput ahli lain mengikut keperluan.

7.6 SENARAI TUGAS AHLI DIALOG PRESTASI Bagi melancarkan pelaksanaan DP, setiap ahli berperanan untuk melaksanakan tugas-tugas yang berikut:

Ahli Tugas

Pengerusi a) Mempengerusikan DP. b) Membuat keputusan DP.

Timbalan Pengerusi Pengurus Program (PM)

a) Merancang dan mengurus pelaksanaan DP. b) Memberikan penerangan awal kepada Pengerusi

tentang pengisian DP. c) Memastikan DP dilaksanakan mengikut jadual. d) Memastikan keputusan DP diambil tindakan. e) Membentangkan rumusan keputusan DP.

Penyelaras Dashboard Prestasi KPM

a) Memastikan sistem pengurusan dashboard berfungsi dengan baik dan efisien.

b) Memastikan pengisian dan pengemaskinian data dashboard dibuat mengikut jadual yang telah ditetapkan.

Urus setia

a) mengadakan taklimat/mesyuarat penyelarasan, b) menyediakan laporan DP, c) mencatat keputusan DP, d) memastikan semua data dan maklumat dari semua

sektor/unit berkenaan disediakan dengan lengkap dan mengikut format,

43 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

Ahli Tugas

e) menyelaras/menyediakan maklum balas, f) menyelaras/membuat tindak susul terhadap maklum

balas, dan g) hal-hal lain yang berkaitan.

7.7 PERANAN KOORDINATOR Peranan koordinator JPN/PPD adalah seperti yang berikut: 7.7.1 Koordinator Negeri

a) Menyelaras data mengikut matriks dashboard dan prestasi peperiksaan sekolah pada peringkat negeri.

b) Mengenal pasti fokus/matriks yang perlu diberikan keutamaan dalam DP.

c) Menyediakan takwim DP. d) Melaksanakan DP peringkat negeri. e) Menyediakan rumusan keputusan untuk dibentangkan oleh Pengurus

Program. f) Mendapatkan maklum balas dan tindakan susulan terhadap maklum

balas DP daripada PPD/pihak yang berkenaan. g) Mendokumentasikan aktiviti pelaksanaan DP peringkat negeri dan

disahkan oleh Pengarah JPN bagi tujuan perekodan. h) Menyediakan rumusan laporan pelaksanaan DP peringkat JPN dan

menghantar satu salinan kepada KPM. i) Menyediakan analisis pelaksanaan DP peringkat daerah dan

menghantar satu salinan kepada KPM.

7.7.2 Koordinator Daerah a) Menyelaras data mengikut matriks dashboard dan

peperiksaan/prestasi murid pada peringkat daerah. b) Mengenal pasti fokus/matriks yang perlu diberikan keutamaan dalam

DP. c) Menyediakan takwim pelaksanaan DP. d) Melaksanakan DP. e) Menyediakan rumusan keputusan untuk dibentangkan oleh Pengurus

Program.

44 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

f) Mendapatkan maklum balas daripada ahli dan melaksanakan tindakan susulan jika perlu.

g) Mendokumentasikan aktiviti pelaksanaan DP peringkat PPD dan disahkan oleh Ketua PPD bagi tujuan perekodan.

h) Menyediakan rumusan laporan pelaksanaan DP peringkat PPD dan menghantar satu salinan kepada JPN.

7.8 TUGAS SEKTOR/UNIT DI JPN DAN PPD Tugas sektor/unit di JPN/PPD adalah seperti yang berikut:

Sektor/Unit di JPN/PPD Tugas

Sektor Pengurusan Akademik JPN /Unit Akademik PPD

a) Menyediakan dan membuat analisis data bagi matriks berkaitan akademik.

b) Melaporkan status tindakan intervensi. c) Menyedia dan menganalisis data Peperiksaan

Pertengahan Tahun serta Peperiksaan Percubaan terkini mengikut daerah dan sekolah.

d) Menyediakan maklum balas DP. e) Membuat tindak susul terhadap maklum balas.

Sektor Pengurusan Sekolah JPN/Unit Pengurusan Sekolah PPD

a) Menyediakan data keperluan guru dan status pengisian mengikut sekolah, daerah, dan negeri mengikut opsyen.

b) Menyediakan dan membuat analisis data mengikut keperluan dashboard.

c) Melaporkan isu dan tindakan susulan berkaitan penempatan dan kedudukan guru.


Sektor Penilaian dan Peperiksaan JPN/Unit Pengurusan Akademik PPD

a) Menyediakan dan menganalisis data Peperiksaan Awam terkini mengikut daerah dan sekolah.

b) Menyediakan maklum balas DP. c) Membuat tindak susul terhadap maklum balas.

Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan JPN/Unit Khidmat Pengurusan dan Pembangunan PPD

a) Menyediakan status infrastruktur sekolah. b) Menyediakan dan membuat analisis data

mengikut keperluan. c) Menyediakan maklum balas DP. d) Membuat tindak susul terhadap maklum balas.

45 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0


Sektor Jaminan Kualiti JPN /Unit Pengurusan Kualiti PPD

a) Melaporkan status terkini tindakan intervensi berkaitan kepimpinan sekolah.

b) Menyediakan dan membuat analisis data mengikut keperluan.

c) Menyemak data berkaitan SKPM Standard 1 dan 4.


Sektor Pendidikan Islam JPN/Unit Pendidikan Islam PPD

a) Melaporkan status terkini tindakan intervensi akademik untuk sekolah agama, kelas aliran agama, dan mata pelajaran Pendidikan Islam mengikut daerah dan negeri.

b) Melapor status kedudukan guru Pendidikan Islam dan J-QAF.

c) Menyediakan dan membuat analisis data mengikut keperluan.


Sektor Pendidikan Swasta dan Pendidikan Khas JPN/ Unit Pengurusan Sekolah PPD

a) Melaporkan status terkini tindakan intervensi akademik untuk sekolah pendidikan khas mengikut daerah dan negeri.

b) Menyediakan dan membuat analisis data mengikut keperluan.

c) Menyediakan maklum balas DP. d) Membuat tindak susul terhadap maklum balas.

Sektor Psikologi dan Kaunseling JPN/Unit Psikologi dan Kaunseling PPD

a) Menyediakan maklumat program bimbingan profesional guru dan pegawai.

b) Menyediakan analisis guru yang menerima khidmat kaunseling dan status tindakan.


Sektor Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan JPN/Unit Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan PPD

a) Memastikan data kehadiran dan disiplin murid dikemas kini.

b) Menyediakan analisis data kehadiran dan disiplin murid.


46 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0


Sektor Pengurusan Maklumat (ICT) JPN/Unit Pengurusan Maklumat (ICT) PPD

a) Memastikan dashboard berfungsi. b) Melaporkan status terkini tindakan/aktiviti ICT. c) Menyediakan maklum balas DP. d) Membuat tindak susul terhadap maklum balas.

7.9 PELAKSANAAN DIALOG PRESTASI 7.9.1 Pradialog Prestasi

Antara perkara yang perlu diurus: a) Surat-menyurat, jadual, agenda DP, dan pengurusan logistik yang

berkaitan, b) mengumpulkan, menganalisis, dan mengemas kini data mengikut

keperluan DP, c) mendapatkan pengesahan data daripada pemilik data, d) melantik pencatat DP, e) menyediakan bahan pembentangan dan mendapatkan pengesahan

ketua organisasi, f) memberikan taklimat kepada pegawai yang terlibat mengikut

keperluan, g) menyediakan borang kehadiran dan borang penilaian, dan h) mencetak bahan pembentangan

7.9.2 Sesi Dialog Prestasi Antara perkara yang perlu diurus:

a) memastikan alatan elektronik dan siar raya berfungsi, b) mendapatkan senarai kehadiran ahli DP, c) mencatat keputusan DP, d) membuat pemilihan cadangan penyelesaian yang terbaik (rumusan)

untuk diambil tindakan, e) membentangkan rumusan keputusan DP, dan f) memastikan semua ahli DP melengkapkan borang Penilaian DP.

47 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

7.9.3 Pascadialog Prestasi Antara perkara yang perlu diurus:

a) menyerahkan rumusan keputusan kepada semua ahli DP terlibat dalam tempoh 7 hari selepas tarikh DP dilaksanakan,

b) mengumpulkan maklum balas daripada semua ahli DP dalam tempoh 21 hari selepas tarikh serahan rumusan keputusan DP,

c) memberikan peringatan secara bertulis terhadap ahli DP yang tidak menghantar maklum balas,

d) membuat tindak susul terhadap maklum balas yang diterima, e) Laporan DP perlu disiapkan dan dihantar kepada ketua organisasi

selepas 21 hari dari tarikh pelaksanaan DP, dan f) memastikan setiap proses pelaksanaan didokumentasikan.

7.10 PENILAIAN PELAKSANAAN DP Penilaian pelaksanaan DP perlu dibuat dan dianalisis. Tindakan penambahbaikan perlu diambil bagi item yang berada di bawah skala empat (4) dan cadangan ahli DP, sebelum DP berikutnya dijalankan.

48 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB 8

DASHBOARD PRESTASI KPM

8.1 PENGENALAN

Dashboard Prestasi KPM (DPKPM) merupakan paparan petunjuk prestasi utama Kementerian Pendidikan Malaysia yang komprehensif dan boleh dipantau oleh semua pihak di setiap peringkat KPM/JPN/PPD. Perbincangan Dialog Prestasi berdasarkan data dan maklumat yang dipaparkan menerusi DPKPM.

8.2 FUNGSI

a) Alat untuk memantau perkembangan prestasi KPM/JPN/PPD/sekolah. b) Alat semakan status terkini bagi matriks utama dan pelaporan. c) Panduan dalam menentukan keutamaan tindakan.

8.3 MODUL

Modul dalam DPKPM terdiri daripada Dashboard Utama (DU), laporan kewangan dan laporan SISC+/SIPartner+.

8.3.1 Dashboard Utama (DU) Dashboard Utama (DU) dibahagikan kepada Keberhasilan dan Input yang terdiri daripada matriks seperti yang berikut:

Keberhasilan Input

Kedatangan Murid Murid - Disiplin Murid

Kualiti GP Peperiksaan Awam Guru - Keberadaan Guru

Kualiti GP Peperiksaan Dalaman

Kualiti Guru peratus guru mencapai tahap minimum kualiti guru iaitu sebanyak 80 peratus. SKPM Standard 4

Kualiti Skor Komposit Kualiti Kepimpinan Sekolah peratus sekolah mencapai tahap minimum kualiti kepimpinan iaitu sebanyak 80 peratus. SKPM Standard 1

49 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

Keberhasilan Input

Kualiti Sekolah Band 1 dan 2

Jenis Lawatan (KPPD/Pengarah JPN): Lawatan ke semua sekolah di bawah seliaan PPD/JPN (sekurang-kurangnya satu sekolah sekali setahun).

Kualiti Sekolah Band 6 dan 7

Jenis Lawatan (KPPD/Pengarah JPN): Lawatan ke sekolah Band 5/6/7 (sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 2 bulan).

Ekuiti UPSR:Murid tidak melepasi tahap penguasaan minimum

Peningkatan Kemahiran Bahasa Inggeris (PRO-ELT). Kehadiran guru dalam kursus untuk meningkatkan kemahiran.

Ekuiti SPM:Murid yang gagal dalam mata pelajaran

Sekolah yang dirangkaikan (1BestariNET).

8.3.2 Modul Laporan Kewangan

Menu Laporan Kewangan bagi melaporkan prestasi perbelanjaan kewangan DTP. Pelaporan ini dikemas kini oleh Unit Kewangan setiap PPD/ JPN sebelum atau pada lima (5) hari bulan, bulan berikutnya.

8.3.3 Modul Laporan SIPartner+ dan SISC+

Menu laporan bimbingan bagi melaporkan bimbingan SIPartner+ dan SISC+. Laporan diisi setelah bimbingan selesai dilaksanakan.

50 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

8.4 PENGOPERASIAN

Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM bagi peringkat KPM, JPN, dan PPD adalah seperti yang berikut:

8.4.1 Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM BPSH

Pasukan Petugas Peranan Penasihat (Pengarah BPSH)

Memastikan Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM peringkat KPM melaksanakan peranan dengan cekap.

Pengurus Program DTP KPM

Merancang dan mengurus pengoperasian DPKPM supaya berfungsi dengan efisien.

BPSH

a) Memastikan pengisian dan pengemaskinian data dalam aplikasi sumber dan pangkalan data DPKPM dibuat mengikut jadual yang ditetapkan.

b) Memastikan ketepatan data dalam DPKPM dengan membuat semakan sumber yang sah.

c) Menyemak status kemasukan data oleh pihak yang terlibat.

PADU

a) Memastikan DPKPM berfungsi dengan efisien dari sudut teknikal.

b) Memastikan data dalam aplikasi sumber dan pangkalan data DPKPM dipaparkan dengan betul.

c) Menyediakan khidmat bantuan teknikal bagi mengatasi isu DPKPM.

JPN Memastikan data di peringkat negeri telah dimasukkan dan dikemas kini dalam aplikasi sumber dan pangkalan data DPKPM mengikut PPD/sekolah masing-masing.

PPD

a) Memastikan data di peringkat daerah telah dimasukkan dan dikemas kini dalam aplikasi sumber dan pangkalan data DPKPM mengikut sekolah masing-masing.

b) Memastikan Laporan Kewangan DTP di peringkat daerah telah dimasukkan dan dikemas kini sebelum atau pada lima (5) hari bulan setiap bulan.

SISC+, SIPartner+

Memastikan pelaporan lawatan dan bimbingan dimasukkan ke pangkalan data DPKPM mengikut sekolah masing-masing.

Penasihat

(Pengarah

BPSH)

Pengurus

Program

DTP KPM

Penyelaras

BPSH

PADU Pengguna

JPN/PPD

51 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

8.4.2 Struktur Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM JPN

Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM Peringkat JPN memastikan DPKPM di peringkat negeri beroperasi dan berfungsi sepenuhnya.

Pasukan Petugas

Peranan

Penasihat (Pengarah JPN)

Memastikan Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM Peringkat JPN melaksanakan peranan dengan baik dan efisien.

Pengurus Program DTP Negeri

Merancang dan mengurus pengoperasian DPKPM peringkat negeri. Memastikan DPKPM berfungsi dengan baik dan efisien.

Koordinator DTP Negeri

a) Memastikan DPKPM berfungsi dengan baik dan efisien semasa DP.

b) Merancang dan menambah baik pengoperasian data DPKPM di peringkat negeri.

Sektor/Unit ICT JPN

a) Memastikan DPKPM berfungsi dengan baik dan efisien dari sudut teknikal.


c) Memastikan pengisian dan pengemaskinian data dalam aplikasi sumber dan pangkalan data DPKPM dibuat mengikut jadual yang ditetapkan.

d) Menyediakan khidmat bantuan teknikal bagi mengatasi isu DPKPM di peringkat negeri.

e) Memastikan ketepatan data dalam DPKPM dengan membuat semakan sumber yang sah.

f) Menyemak status kemasukan data oleh pihak yang terlibat. g) Memantau dan menambah baik pengoperasian data

DPKPM di peringkat negeri bersama-sama pemegang matriks dan submatriks.

Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan

Memastikan Laporan Kewangan DTP di peringkat daerah telah dimasukkan dan dikemas kini sebelum atau pada lima (5) hari bulan setiap bulan.

SISC+, SIPartner+

Memastikan pelaporan lawatan dan bimbingan dimasukkan dalam pangkalan data DPKPM mengikut sekolah masing-masing. (Bagi WP Putrajaya, WP Labuan, dan Perlis)

Penasihat

(Pengarah

JPN)

Pengurus

Program

DTP Negeri

Koordinator

DTP Negeri

Sektor

Maklumat &

ICT & Sektor

K2P

Pengguna

- JPN

- PPD

- SIP, SISC+

52 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

Penasihat

(Ketua PPD)

Pengurus

Program

DTP Daerah

Koordinator

DTP Daerah

Sektor

Maklumat &

ICT & Unit

Kewangan

Pengguna

- SIP, SISC+

- Sekolah

- Unit-unit di

PPD

8.4.3 Struktur Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM PPD

Pasukan Petugas Peranan

KPPD Memastikan Pasukan Petugas Pengoperasian DPKPM Peringkat Daerah melaksanakan peranan dengan baik dan efisien.

Pengurus Program DTP Daerah

a) Merancang dan mengurus pengoperasian DPKPM peringkat daerah.

b) Memastikan DPKPM berfungsi dengan baik dan efisien. Koordinator DTP Daerah

a) Merancang dan menambah baik pengoperasian data DPKPM di peringkat daerah.

Unit ICT Daerah

a) Memastikan DPKPM berfungsi dengan baik dan efisien dari sudut teknikal.


c) Memastikan pengisian dan pengemaskinian data dalam aplikasi sumber dan pangkalan data DPKPM dibuat mengikut jadual yang ditetapkan.

d) Menyediakan khidmat bantuan teknikal bagi mengatasi isu DPKPM di peringkat daerah.

e) Memastikan ketepatan data dalam DPKPM dengan membuat semakan sumber yang sah.

f) Menyemak status kemasukan data oleh pihak yang terlibat. g) Memantau dan menambah baik pengoperasian data DPKPM

di peringkat daerah bersama-sama pemegang matriks dan submatriks.

Unit Kewangan

Memastikan Laporan Kewangan DTP di peringkat daerah telah dimasukkan dan dikemas kini sebelum atau pada lima (5) hari bulan setiap bulan.

SISC+, SIPartner+

Memastikan pelaporan lawatan dan bimbingan dimasukkan dalam pangkalan data DPKPM mengikut sekolah masing-masing.

53 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

Pasukan petugas bagi semua peringkat seperti di atas perlu melaksanakan tugas memantau operasi DPKPM dari sudut fungsian kebolehcapaian (up and running) dan kesahan data daripada aplikasi sumber. Isu teknikal adalah di bawah tanggungjawab PADU dan vendor yang dilantik. Pasukan petugas bagi semua peringkat hanya berperanan untuk mengemukakan laporan dan isu teknikal kepada pihak PADU untuk diambil tindakan.

8.4.4 Proses Pengurusan Data DPKPM

Pengumpulan Data

Penjanaan Laporan

Akses Kepada Laporan

Isu & Tindakan Pelaksanaan

Pegawai DTP KPM &

PADU

Bangunkan DPKPM dan pelaporan

Pengurus Program

KPM

Hantar data daripada inisiatif

PPPM

JPN

Muat turun

laporan

Mengenal pasti Isu

dan membuat laporan

PADU

PPD Hantar data pada peringkat matriks

PPD

Muat turun

laporan

Mengenal pasti isu

dan membuat laporan

PADU

Sekolah Hantar data pada peringkat matriks

sekolah

Muat turun

laporan

Mengenal pasti isu

dan membuat

pelan tindakan

PADU

54 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

8.4.5 Sumber Data

Data bagi matriks DPKPM diperoleh daripada sumber berikut:

Bil Data Sumber Data 1 Disiplin Murid SSDM 2 Kehadiran Murid APDM 3 Band Sekolah Portal NKRA 4 Keberadaan Guru SMG 5 Peperiksaan Awam/Dalaman LP/SAPS 6 Subjek Kritikal LP 7 1Bestarinet BTP 8 Pro ELT ELTC 9 SKPM e-NAZIR

8.5 ISU TEKNIKAL

JPN dan PPD boleh mengemukakan sebarang masalah teknikal kepada BPSH melalui e-mel ([email protected]) untuk dikemukakan kepada pembekal perkhidmatan.

*

55 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB 9 LAWATAN AUDIT

9.1 PENGENALAN Lawatan Audit (Audit Visit) bertujuan untuk memastikan Program Transformasi Daerah dilaksanakan mengikut garis panduan dan perancangan yang telah ditetapkan.

Pasukan Lawatan Audit diketuai oleh Pengurus Program/Ketua Sektor bersama-sama KPP dan Ketua Unit (KU) yang berkaitan dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

9.2 KAEDAH PELAKSANAAN a) Lawatan audit dimasukkan dalam takwim. b) Lawatan audit dilaksanakan kepada JPN/PPD berdasarkan kriteria yang

ditetapkan. c) Surat lantikan dikeluarkan oleh Koordinator Kebangsaan/Negeri kepada

semua pegawai yang terlibat. d) Taklimat diadakan bagi menjelaskan prosedur lawatan audit. e) Lawatan audit dilaksanakan menggunakan senarai semak yang

disediakan. Senarai semak ini boleh diubahsuai mengikut keperluan. f) Laporan audit disediakan dan mengandungi perkara yang berikut:

i. objektif, ii. jadual Lawatan, iii. senarai pegawai terlibat, dan iv. analisis dan rumusan dapatan lawatan audit.

g) Pembentangan dalam Mesyuarat Pengurusan KPM/JPN. h) Melaksanakan tindakan susulan.

56 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

BAB 10

PENGURUSAN KUALITI PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH DAN PELAN PENGURUSAN RISIKO

10.1 PENGENALAN Dalam mengurus Program Transformasi Daerah, proses perancangan, pelaksanaan, pengawalan, dan penambahbaikan adalah penting dalam setiap aktiviti atau tindakan dilaksanakan bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

Hal sedemikian ini selaras dengan keperluan sistem pengurusan kualiti yang diamalkan oleh BPSH, JPN, dan PPD yang bertujuan: a) memberikan fokus kepada kehendak dan ekspektasi pelanggan, b) merancang penyampaian perkhidmatan, c) menilai pencapaian dan impak perkhidmatan, d) melakukan inovasi dalam penambahbaikan, dan e) meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi.

10.2 OBJEKTIF KUALITI Memastikan pengurusan program dilaksanakan secara terancang dan berkesan bagi mengukur pencapaian objektif seperti yang berikut: a) objektif bagi setiap pelaksanaan program tercapai, dan b) menyediakan laporan tahunan dalam tempoh 30 hari daripada

31 Disember setiap tahun.

10.3 PROSEDUR KUALITI Prosedur Kualiti PK18 merujuk panduan dalam melaksanakan program/aktiviti utama supaya program yang dilaksanakan terancang dan berkesan.

57 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

10.4 PROSES DAN CONTOH TUGAS

10.4.1 Pengurus Program

Proses Contoh Tugas Merancang (Plan): Hala Tuju, Matlamat, Objektif, dan Sasaran

a) Menyediakan perancangan tahunan. b) Menetapkan sasaran.

Menyusun (Organize): (What, When, Who, Where, Why, How)

a) Menilai dan mengambil kira pengurusan risiko. b) Menetapkan kumpulan sasaran. c) Merangka gerak kerja pelaksanaan secara

sistematik. d) Menetapkan peranan dan fungsi pelaksana. e) Merangka kaedah bagi menilai keberkesanan.

Membimbing (Lead): Membawa pelaksana mencapai objektif

a) Mengadakan taklimat/sesi perbincangan/ penataran.

b) Menyediakan SOP bagi rujukan pelaksana. c) Mengadakan lawatan audit/bimbingan kepada

pelaksana. d) Merangka pelan latihan bagi low performance

group.

Mengawal (Control): Memantau dan menilai keberkesanan

a) Menyemak status tindakan melalui Dialog Prestasi/Mesyuarat Pengurusan.

b) Melaksanakan verifikasi berdasarkan data pelaksanaan Dialog Prestasi.

c) Mengadakan kajian keberkesanan.

10.4.2 Pelaksana Program

Proses Contoh Tugas

Merancang (Plan): Objektif, Sasaran

a) Menyediakan perancangan tahunan. b) Menetapkan sasaran di peringkat

daerah/negeri bagi mencapai KPI kebangsaan.

Melaksana (Do): Laksana apa yang dirancang

a) Mengadakan mesyuarat pengurusan. b) Melaksanakan bimbingan.

Mengukur (Check): Ukur pelaksanaan dan nilai keberkesanan

a) Mengadakan lawatan audit. b) Menyemak status tindakan melalui Dialog

Prestasi/ Mesyuarat Pengurusan. c) Mengadakan kajian keberkesanan.

Melaksana (Action): Tindakan susulan (CAPA)

Membuat tindakan susulan selepas lawatan audit/ Dialog Prestasi.

58 | P E N G U R U S A N D T P 2 . 0

10.5 PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN DAN LAPORAN PROGRAM a) Koordinator DTP menyediakan kertas cadangan dan laporan akhir tahun

bagi pelaksanaan Program Transformasi Daerah.

b) Kandungan laporan ini merangkumi perkara berikut: i. status pengisian jawatan SIPartner + dan SISC+, ii. pelaksanaan Lawatan Audit dan dapatan, iii. pelaksanaan Dialog Prestasi Negeri/Daerah dan keputusan, iv. analisis bimbingan PPD, SIPartner+ dan SISC+, dan v. perkara lain yang bersesuaian.

10.6 SASARAN KERJA TAHUNAN DAN FAIL MEJA a) Sasaran Kerja Tahunan

Semua SIPartner+ dan SISC+ dikehendaki melengkapkan Sasaran Kerja Tahunan. Jika perlu menggugur atau menambah aktiviti, pindaan boleh dibuat semasa Kajian Semula Pertengahan Tahun dengan persetujuan Pegawai Penilai Pertama.

b) Penyediaan Fail Meja Semua SIPartner+ dan SISC+ bertanggungjawab menyediakan fail meja masing-masing menggunakan format mengikut Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan

panduan pengurusan dtp2.0

Documents