panduan pengelolaan program cagsis rev_final_110228
DESCRIPTION
Community DevelopmentTRANSCRIPT
-
LOCAL GOVERNANCE INNOVATIONS FOR COMMUNITIES IN ACEH
PANDUAN PENGELOLAAN PROGRAM
HIBAH UNTUK
PELAYANAN
Australia Indonesia Part
Kemitraan Australia Indonesia
LOGICA 2 is an initiative under the Australia Indonesia Partnership,
Coffey International Development in Association with Forum Bangun Aceh (FBA)
LOCAL GOVERNANCE INNOVATIONS FOR COMMUNITIES IN ACEH (LOGICA2)
PANDUAN PENGELOLAAN PROGRAM
HIBAH UNTUK INOVASI
PELAYANAN
Australia Indonesia Partnership
Kemitraan Australia Indonesia
LOGICA 2 is an initiative under the Australia Indonesia Partnership, and is delivered by
Coffey International Development in Association with Forum Bangun Aceh (FBA)
LOCAL GOVERNANCE INNOVATIONS FOR COMMUNITIES IN ACEH
PANDUAN PENGELOLAAN PROGRAM
INOVASI
and is delivered by
Coffey International Development in Association with Forum Bangun Aceh (FBA)
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 2
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN .. 2
1.1. Latar Belakang .. 2
1.2. Maksud dan Tujuan .. 2
1.2.1. Maksud .. 2
1.2.2. Tujuan .. 2
1.2.3. Lokasi .. 3
2. KETENTUAN DASAR PROGRAM
2.1. Prinsip Dasar .. 4
2.2. Jenis Kegiatan ... 5
2.3. Pendanaan .. 5
2.3.1. Sumber Dana 5
2.3.2. Besaran Alokasi Dana ... 6
2.3.3. Mekanisme Pencairan dan Penyaluran Dana ... 7
3. PENGELOLAAN PROGRAM
3.1. Tahap Perencanaan .. 7
3.2. Pelaksanaan Kegiatan ... 11
3.3. Diagram Alur .. 12
3.4. Pengawasan dan Pelaporan . 15
3.5. Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa ... 16
3.6. Transparansi dan Akuntabilitas . 16
4. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN .. 17
5. Lampiran formulir yang digunakan.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 3
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
Pelayanan publik pada dasarnya adalah tugas utama pemerintah dan alasan
dibentuknya pemerintahan. Karena itu, hanya pemerintahlah yang dapat
memperbaikinya. Betapa pentingnya fungsi pelayanan ini, sehingga menjadi tolok
ukur bagi terselenggaranya tata pemerintahan yang baik (good governance)
terutama di tingkat pemerintah daerah.
Untuk memastikan bahwa kinerja pelayanan publik yang diselenggarakan
oleh pemerintah daerah sudah memenuhi standar-standar tertentu, maka
Pemerintah Pusat, khususnya Kementerian Pendidikan Nasional dan Kementerian
Kesehatan telah menetapkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) bidang Pendidikan
dan Kesehatan. SPM ini merupakan tolok ukur kinerja pelayanan publik yang
diselenggarakan pemerintah daerah (kabupaten/kota). Melalui SPM ini, maka
pemerintah daerah harus mampu memberikan pelayanan kepada publik tanpa
kecuali dalam bentuk, jenis, tingkat dan mutu pelayanan yang esensial dan sangat
dibutuhkan oleh masyarakat. Pencapaiaan SPM ini merupakan tanggung jawab
bupati/walikota dan dilaksanakan oleh dinas teknis dan unit-unit pelayanan.
Dalam rangka mendukung pencapaian SPM di enam kabupaten dampingan,
maka LOGICA2 memfasilitasi penyusunan rencana kerja dari unit-unit pelayanan
dan menyediakan dana hibah untuk mendukung implementasi dari rencana kerja
dimaksud. LOGICA2 merupakan prakarsa senilai 16 juta dolar Australia di bawah
Kemitraan Australia Indonesia (AIP). LOGICA2 dimulai pada Maret 2010 dan akan
berjalan hingga Juni 2012. LOGICA2 bekerja dengan enam pemerintahan kabupaten
untuk memperkuat kecakapan mereka dalam memberikan pelayanan kesehatan,
pendidikan dan infrastruktur. LOGICA2 juga bekerja secara bersamaan di sebanyak
432 Gampong atau nama lainnya dampingan untuk menjalankan perencanaan
berbasis kebutuhan yang partisipatif, advokasi pada pemerintah untuk perbaikan
pelayanan, serta mengkonsolidasikan perdamaian.
Fasilitasi dan penyediaan dana hibah kepada unit pelayanan ini dimaksudkan
sebagai upaya mendorong terjadinya inovasi-inovasi pelayanan dalam rangka
pencapaian SPM melalui implementasi rencana kerja di masing-masing unit
pelayanan.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 4
1.2. Maksud dan Tujuan
1.2.1. Maksud
Program Hibah ini dimaksudkan untuk mendukung kemitraan
masyarakat dan pemerintah dalam perbaikan akses dan mutu
pelayanan publik melalui inovasi pelayanan yang dilaksanakan oleh
pemerintah daerah dan masyarakat
1.2.2. Tujuan
Tujuan dari program ini adalah untuk:
1. Mendukung pemerintah daerah dalam mencapai target-target
kinerja Standar Pelayanan Minimal (SPM) disektor pendidikan
dan kesehatan.
2. Meningkatkan kerjasama antara pemerintah (unit pelayanan)
dan masyarakat dalam perbaikan akses dan mutu pelayanan
publik.
3. Mendukung dan memfasilitasi keterlibatan masyarakat dan
kelompok marginal dalam pembuatan keputusan di tingkat
lokal.
4. Meningkatkan kemampuan masyarakat dalam pengelolaan
kegiatan, dari mulai perencanaan sampai dengan evaluasi.
1.2.3. Lokasi
Program ini akan dilaksanakan di unit pelayanan dan Gampong atau
nama lainnya yang menjadi dampingan LOGICA2 di 6 (enam)
kabupaten, yaitu: Kabupaten Pidie Jaya, Bireuen, Aceh Timur, Aceh
Tamiang, Aceh Barat Daya dan Aceh Tengah.
2. KETENTUAN DASAR PROGRAM
2.1. Prinsip Dasar
a. Dana hibah hanya dapat digunakan untuk pembelian/pengadaan
barang/jasa yang berhubungan dengan pelaksanaan inovasi
pelayanan;
b. Dana hibah hanya diberikan untuk wilayah kerja kabupaten,
kecamatan atau Gampong atau nama lainnya dampingan LOGICA2;
c. Dana hibah hanya dapat dimanfaatkan untuk kepentingan masyarakat
dalam bidang pelayanan kesehatan, pendidikan dan pemberdayaan
ekonomi.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 5
d. Pemerintah kabupaten diwajibkan menyediakan kontribusi sebesar
20% dari total anggaran yang diperlukan, baik dalam bentuk dana,
fasilitas maupun tenaga;
e. Manfaat program harus untuk orang banyak bukan individu dan tidak
diskriminatif;
f. Inovasi pelayanan yang dilaksanakan dengan Program Hibah ini harus
sesuai dengan peraturan dan perundangan-undangan yang berlaku di
tingkat nasional, propinsi dan kabupaten.
2.2. Jenis Kegiatan
Pada dasarnya semua kegiatan baik berupa pembangunan fisik,
pengadaan barang/jasa atau pelatihan dapat dilaksanakan dengan
menggunakan dana ini seperti :
(i) Untuk pelaksanaan pencapaian Standard Pelayanan
Minimal (SPM) sebagai komitmen dari maklumat pelayanan
dan umpan balik (feedback) dari masyarakat
(ii) Untuk menguji sistem pelayanan model baru atau penerapan
pelayanan tambahan baru untuk meningkatkan atau
mengefektifkan pelayanan yang sudah ada;
(iii) Renovasi kantor unit pelayanan agar lebih nyaman dan
mudah diakses;
(iv) Untuk membangun fasilitas pendukung unit pelayanan bagi
penyandang cacat dan orang jompo atau orang dengan
kebutuhan khusus;
(v) Kegiatan penyuluhan bagi masyarakat tentang pelayanan,
hak-hak masyarakat dan cara mengakses pelayanan;
(vi) Mempromosikan keterbukaan dan akuntabilitas dari unit
pelayanan kepada pengguna melalui peningkatan
kepedulian, kampanye pendidikan dan penyebarluasan
informasi;
(vii) Membangun infrastruktur dasar Gampong atau nama
lainnya yang berhubungan dengan pendidikan, kesehatan,
perlindungan perempuan dan anak, dan peningkatan
pendapat masyarakat.
2.3. Pendanaan
2.3.1. Sumber Dana
Sumber dana untuk pelaksanaan inovasi pelayanan di tingkat
kecamatan ini berasal dari bantuan langsung pemerintah Australia
yang bersifat hibah bagi pemerintah daerah melalui program
Kemitraan Australi Indonesia.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 6
2.3.2. Besaran Alokasi Dana
Setiap kabupaten dan kecamatan akan dialokasi dana dengan jumlah
yang berbeda tergantung dari jumlah unit pelayanan dan Gampong
atau nama lainnya yang didampingi oleh L2.
(a) Maksimum alokasi dana untuk masing masing sektor adalah :
Inovasi pelayanan kesehatan : Rp. 80.000.000,-/Puskesmas
Inovasi sektor pendidikan : Rp. 28.800.000,- /sekolah
Inovasi inisiatif masyarakat : Rp. 28.000.000,-/Gampong atau
nama lainnya
(b) Pembiayaan akan dikategorikan dalam 2 jenis yaitu:
Biaya Langsung, yaitu biaya yang dibutuhkan untuk mendanai
pelaksanaan kegiatan seperti biaya material, alat, upah dan jasa;
Biaya Tidak langsung, yaitu biaya yang dibutuhkan untuk
menunjang operasional pelaksanaan kegiatan seperti pembelian
ATK, foto copy, dll, maksimum 2% dari total anggaran.
(c) Komponen biaya yang tidak dapat didanai meliputi: Pembayaran upah atau honor personil yang terlibat dalam
pelaksanaan kegiatan;
Pembayaran tenaga ahli yang melebihi 10% dari total anggaran
Pembelian suvenir atau cinderamata seperti, topi, kaus dll;
Kegiatan-kegiatan yang tidak berhubungan dengan pelayanan,
seperti acara adat, perayaan agama dan peringatan hari
kemerdekaan.
Biaya perjalanan kecuali untuk studi banding dalam rangka
perbaikan pelayanan dalam wilayah Propinsi Aceh, dan nilainya
tidak melebihi 10% dari total anggaran;
Pembelian barang/material untuk kepentingan individu;
Mendanai aktifitas partai politik.
Mendanai aktifitas keagamaan, olah raga, hiburan atau
perlombaan;
Membangunan atau merenovasi bangunan pribadi;
Mendanai kegiatan-kegiatan di luar kabupaten, kecamatan atau Gampong atau nama lainnya dampingan LOGICA2;
Mendanai program yang telah didanai melalui APBN, APBA, APBK, LSM, Donor, NGO dan sumber pendanaan lainnya;
Biaya tetap (over head) seperti pembayaran listrik, air dan telepon;
Bila kegiatan berupa pembangunan fisik maka material yang digunakan tidak boleh menggunakan kayu ilegal (tidak bersertifikat), mengandung bahan berbahaya seperti asbes dan bahan berbahaya dan beracun lainnya.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 7
2.3.3. Mekanisme Pencairan dan Penyaluran Dana
Pencairan dana akan dilakukan dalam 2 (dua) tahap. Dari seluruh
tahapan pencairan akan ditahan sebesar 5% sebagai dana retensi yang
akan dicairkan bila kegiatan dan perbaikan yang diperlukan sudah
dilaksanakan dan dapat diterima oleh LOGICA2 dan unit pelayanan
terkait.
Adapun tahapan dan persentase pencairan dana adalah sebagai
berikut:
Pencairan Tahap I: 60%-3% = 57%; Dilaksanakan setelah
penandatangan perjanjian dana hibah antara LOGICA2
dengan unit pelayanan atau Gampong atau nama lainnya.
Pencairan Tahap II:40%-2% = 38%; akan dilakukan bila
kemajuan kegiatan sudah mencapai Min.60%
Dan pencairan dana retensi 5%; akan dilakukan bila progress
dan perbaikan yang dibutuhkan sudah mencapai 100%.
3. PENGELOLAAN PROGRAM
3.1. Tahap perencanaan
Kegiatan yang didanai oleh hibah ini harus didasarkan pada data baseline
baik yang disusun oleh unit pelayanan (kecamatan, puskesmas dan sekolah)
serta Fasilitator Gampong atau nama lainnya (Community Mobilizer)
LOGISA2. Data baseline pemenuhan SPM tingkat kecamatan yang
diterbitkan oleh Camat, memuat capaian SPM untuk bidang pendidikan dan
kesehatan. Sedangkan data baseline tingkat Gampong atau nama lainnya
diperoleh melalui proses wawancara dan konsultasi dengan masyarakat.
Hibah ini diutamakan untuk mendanai kegiatan-kegiatan yang terkait
dengan rendahnya salah satu atau beberapa indikator pencapaian SPM baik
di bidang kesehatan maupun pendidikan. Oleh sebab itu, kegiatan-kegiatan
yang diusulkan harus diorientasikan pada pencapaian indicator-indikator
SPM yang memerlukan perhatian/masih rendah.
Adapun proses penyusunan rencana tindak inovasi pelayanan adalah sebagai
berikut :
3.1.1. Bidang Kesehatan dan Pendidikan
1. Didasarkan pada data baseline pencapaian SPM, puskemas/sekolah
menyusun kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan pencapaian satu
atau beberapa indicator SPM yang akan dilakukan. Kegiatan-
kegiatan tersebut harus dapat diintegrasikan dengan program-
program puskesmas/sekolah yang didanai baik dari APBN, APBA,
APBK dan sumber pendanaan lainnya.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 8
2. Rumusan berbagai kegiatan pencapaian SPM harus dikonsultasikan
dan disepakati dengan perwakilan masyarakat, sehingga terjadi
kesinambungan antara program puskemas/sekolah dengan kondisi
yang dialami oleh masyarakat. Perwakilan masyarakat yang
diundang adalah: (i) pemerintah Gampong atau nama lainnya; (ii)
tuhapeut; (ii) kader posyandu/komite sekolah; (iii)
individu/kelompok yang peduli terhadap kesehatan/pendidikan;
dan (iv) individu/kelompok lainnya yang dianggap penting
dilibatkan.
3. Setelah melakukan konsultasi dengan perwakilan masyarakat,
puskemas/sekolah menyusun RAUP (Rencana Aksi Unit
Pelayanan) yang berisikan kegiatan-kegiatan penanganan masalah-
masalah sesuai kesepakatan dengan masyarakat. Penyusunan
RAUP juga melibatkan kader Gampong atau nama
lainnya/posyandu/komite sekolah.
4. Setelah disahkan oleh kepala puskemas/sekolah, RAUP
disampaikan kepada Kepala Dinas terkait untuk dinilai kelayakan
kegiatan-kegiatan yang diusulkan. RAUP yang telah disetuji oleh
Kepala Dinas terkait dapat langsung disampaikan ke LOGICA2
dengan melampirkan beberapa dokumen pendukung sebagai
berikut :
1. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
2. Gambar kerja (DED) dan foto 0% (kondisi existing)
untuk kegiatan berupa pembangunan sarana phisik
3. Jadwal kegiatan
4. Rencana Penggunaan Dana (RPD) tahap-1
5. Copy buku rekening
6. Naskah perjanjian dana hibah yang sudah di tanda
tangani oleh Kepala unit pelayanan dan Kepala Dinas
terkait
5. Batas waktu penerimaan proposal adalah 31 Mei 2011.
6. LOGICA2 akan menilai kelayakan proposal tersebut, bila disetujui
maka akan ditindaklanjuti dengan penanda tanganan perjanjian
dana hibah oleh Team Leader LOGICA2.
7. Dana hibah akan dicairkan paling cepat 1 minggu setelah perjanjian
dana hibah ditanda tangani oleh kedua belah pihak.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 9
3.1.2. Proposal Inisiatif Masyarakat
Fasilitator Desa atau nama lain dari program L2 akan bekerja dengan
pemerintahan Gampong atau nama lainnya, organisasi masyarakat,
tokoh masyarakat, pimpinan lembaga keagamaan serta masyarakat
perorangan dalam mengindentifikasi kebutuhan, menentukan skala
prioritas, membuat perencanaan dan membentuk forum warga guna
mengembangkan rencana aksi untuk mendapatkan hasil tertentu dari
pelayanan publik.
Untuk usulan kegiatan yang akan didanai oleh LOGICA2 maka harus
mengikuti procedure sebagai berikut :
a. Keuchik atau nama lainnya atas nama Gampong atau
nama lainnya membuat proposal untuk di ajukan ke
LOGICA2 melalui CM dan CC. Proposal yang diajukan
sekurang-kurangnya harus memuat informasi sebagai
berikut :
1. Community Action Plan (CAP) atau rencana tindak
masyarakat yang terdiri dari :
Profil atau gambaran kondisi awal
Gampong atau nama lainnya.
Daftar masalah, penyebab masalah, potensi
Gampong atau nama lainnya untuk
mendukung penyelesaian masalah dan
rencana penanggulangan masalah
Target jumlah penerima manfaat
Rencana kerja atau rencana tindak yang
harus dilakukan.
2. Gambar kerja (DED) dan foto 0% (kondisi
existing) untuk kegiatan berupa pembangunan
sarana phisik
3. Rencana Anggaran Biaya
4. Rencana penggunaan dana tahap-1 (60%)
5. Copy buku rekening Gampong atau nama lainnya
6. Jadwal pelaksanaan.
7. Naskah perjanjian dana hibah yang sudah di tanda
tangani oleh Keuchik atau nama lainnya dan
camat.
b. Bila ada Gampong atau nama lainya tidak membutuhkan
dana sebesar alokasi yang disediakan maka dapat di
alihkan ke Gampong lain dalam satu kecamatan.
c. Beberapa Gampong atau nama lainnya juga dapat
membuat rencana aksi untuk menyelesaikan masalah
bersama dengan satu kegiatan besar, maka alokasi dana
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 10
dapat digabungkan melalui musyawarah antar gampong
atau nama lainnya, dalam musyawarah antar gampong
tersebut juga dibicarakan tata cara dan penangung jawab
utama pelaksanaan kegiatan tersebut. Musyawarah antar
gampong yang dilaksanakan harus dihadiri perwakilan
dari kantor camat setempat (Camat atau Sekcam).
d. Batas waktu penerimaan proposal adalah 31 Mei 2011.
e. LOGICA2 akan menilai kelayakan proposal tersebut, dan
bila disetujui maka akan dilanjuti dengan penanda
tanganan perjanjian dana hibah oleh LOGICA2 yang
diwakili oleh Team Leader.
f. Dana hibah akan dicairkan paling cepat 1 minggu setelah
perjanjian dana hibah ditanda tangani oleh LOGICA2.
3.2. Pelaksanaan kegiatan
Setelah rencana kegiatan dan anggaran biaya disetujui oleh LOGICA2 dan disyahkan dalam bentuk perjanjian dana hibah, maka tahapan pelaksanaan kegiatan pada dasarnya sudah bisa dimulai, dengan proses sebagai berikut:
1. Pencairan dan Penyaluran Dana
Pengajuan Pencairan dana untuk pelaksanaan kegiatan diajukan oleh masing-masing unit pelayanan dan Gampong atau nama lainnya kepada LOGICA2 dengan mengisi formulir Rencana Penggunana Dana (RPD), setelah diverifikasi oleh tim teknis LOGICA2, kemudian dana disalurkan ke rekening masing-masing unit pelayanan dan Gampong atau nama lainnya dalam 2 tahapan yaitu 60% dan 40%. Dari total pencairan LOGICA2 akan menahan sebesar 5% sebagai dana retensi atau jaminan yang akan dibayar bila seluruh tahapan kegiatan dan perbaikan yang diperlukan telah dilaksanakan 100%. Unit pelayanan dan Gampong atau nama lainnya akan mendapatkan pendampingan sehari-hari tentang sistem pengelolaan program antara lain mencakup :
Administrasi Pencairan dan Penyaluran dana hibah serta manajemen konstruksi.
Tata cara Pengadaan Barang dan Jasa.
2. Pengelolaan dana hibah dilaksanakan secara swakelola dengan berpedoman pada prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Menerapkan prinsip keterbukaan, jujur, demokratis, akuntabel, efektif dan efisien.
b. Proses pelaksanaan kegiatan di lapangan dikoordinir oleh Kepala unit pelayanan atau orang yang ditunjuk sebagai penangung jawab kegiatan berdasarkan SK kepala unit pelayanan atau Gampong atau nama lainnya dan diutamakan dengan sistem padat karya dengan melibatkan warga setempat/sekitar semaksimal mungkin
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS
kecuali untuk kegiatan yang membutuhkan keahlian khusus.
c. Setiap permintaan dana kepada LOGICA2 harus membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) sesuai dengan tahapan pencairan dana.
d. Semua transaksi keuangan tersendiri (format terlampir) sesuai dengan tanggal transaksi di sertai dengan buktiditanda tangani oleh penanggung jawab kegiatan.
e. Pelaksanaan program dan laporan pengelolaan keuangan harus di ketahui olehmenempelkan informasi papan informasi unit pelayanan dan lainnya
f. Team Tehnis mutu proses pelaksanaan kegiatan oleh Pelayananpemerintah daerah
g. Setelah kegiatan selesai dilaksanakan dan telah disetujui oleh tenaga teknis LOGICA2, baru dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat melalui forum Pelayanan
h. Pelaksanaan kegiatan diharapkan bisa berjalan secara paralel untuk tiap nama lainnyaakan/telah disepakati bersama.
3.3. Diagram alur
3.3.1. Diagram Alur Perencanaan dan pel
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS
kecuali untuk kegiatan yang membutuhkan keahlian khusus. Setiap permintaan dana kepada LOGICA2 harus membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) sesuai dengan tahapan pencairan dana. Semua transaksi keuangan harus di catat di buku kas tersendiri (format terlampir) sesuai dengan tanggal transaksi di sertai dengan bukti-bukti (kwitansi) yang ditanda tangani oleh penanggung jawab kegiatan.Pelaksanaan program dan laporan pengelolaan keuangan harus di ketahui oleh warga masyarakat dengan menempelkan informasi kegiatan program hibah ini di papan informasi unit pelayanan dan Gampong atau nama lainnya. Team Tehnis LOGICA2 akan melakukan pengawasan mutu proses pelaksanaan kegiatan oleh Pelayanan/Gampong atau nama lainnya pemerintah daerah yang berwenang. Setelah kegiatan selesai dilaksanakan dan telah disetujui oleh tenaga teknis LOGICA2, baru dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat melalui forum kecamatan dan diserah terimakan kepada Pelayanan terkait. Pelaksanaan kegiatan diharapkan bisa berjalan secara paralel untuk tiap Unit Pelayanan dan Gampong atau nama lainnya dengan mengacu pada rencana kerja yang akan/telah disepakati bersama.
Diagram Alur Perencanaan dan pelaksanaan Program
Page 11
kecuali untuk kegiatan yang membutuhkan keahlian
Setiap permintaan dana kepada LOGICA2 harus membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) sesuai
harus di catat di buku kas tersendiri (format terlampir) sesuai dengan tanggal
bukti (kwitansi) yang ditanda tangani oleh penanggung jawab kegiatan. Pelaksanaan program dan laporan pengelolaan keuangan
masyarakat dengan program hibah ini di Gampong atau nama
LOGICA2 akan melakukan pengawasan mutu proses pelaksanaan kegiatan oleh Unit
dan aparat
Setelah kegiatan selesai dilaksanakan dan telah disetujui oleh tenaga teknis LOGICA2, baru dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat melalui
dan diserah terimakan kepada Unit
Pelaksanaan kegiatan diharapkan bisa berjalan secara Gampong atau
dengan mengacu pada rencana kerja yang
aksanaan Program
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS
3.3.2 Diagram Alur Pencairan Dana
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS
Diagram Alur Pencairan Dana
Page 12
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 13
3.4. Pengawasan dan pelaporan
1) Pengawasan Dalam melaksanakan program ini, LOGICA2 akan menyediakan tenaga tehnis untuk mengawasi dan membantu Unit pelayanan/Gampong atau nama lainya dalam mengelola dana hibah. Seluruh pengawasan dalam pelaksanaan kegiatan ini dilaksanakan dan di evaluasi dengan melibatkan unsur pemerintah, lembaga donor, LSM dan masyarakat.
2) Pelaporan
Pelaporan diperlukan dalam rangka pengendalian untuk mengetahui perkembangan kegiatan dan penggunaan dana. Untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan mekanisme program maka perlu dilakukan pelaporan secara berkala dengan mekansime sebagai berikut : 1. Setelah Dana tahap pertama habis digunakan maka penanggung
jawab kegiatan harus menyusun laporan penggunaan dana,buku kas, bukti transaksi/kwitansi yang diberi materai sesuai dengan jumlah transaksi (untuk transaksi dibawah Rp. 1.000.000 dengan materai Rp. 3000,- dan diatas Rp. 1.000.000,- harus diberi materai Rp. 6.000 dan distempel/tanda tangan oleh penyedia jasa), laporan kemajuan kegiatan, notulensi atau catatan hasil kegiatan serta foto-foto kegiatan.
2. Unit pelayanan atau Gampong atau nama lainnya sebagai
penanggung jawab kegiatan kemudian memfasilitasi pertemuan yang dihadiri oleh unit pelayanan terkait,aparat Gampong atau nama lainnya, unsur masyarakat dan LSM untuk menilai capaian kegiatan yang telah diselesaikan pada tahap ini dan menyusun rencana penggunaan dana untuk melaksanakan kegiatan selanjutnya. Dalam pertemuan juga dibahas tentang kendala dan masalah yang dihadapai dalam pelaksanaan kegiatan serta solusi yang ditempuh untuk menyelesaikan masalah tersebut.
3. Seluruh peserta yang hadir dalam pertemuan tersebut
diharapkan dapat mengevaluasi efektifitas dan akuntabilitas dari masing-masing capaian kegiatan, Bila laporan yang dipaparkan dalam pertemuan tersebut dapat diterima oleh semua pihak maka kemudian dapat dibuatkan Berita Acara pertanggung jawaban kegiatan tahap-1 yang ditanda tangan oleh masing-masing perwakilan baik pemerintah, masyarakat maupun perwakilan LSM.
4. Selanjutnya laporan disampaikan ke LOGICA2 paling telat 1
minggu setelah pertanggung jawaban di terima oleh forum,
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 14
Fasilitator LOGICA2 akan mengecek kelengkapan laporan dan memverifikasi kwintansi yang ada dengan membandingkan dengan harga pasar dan kewajaran biaya.
5. Laporan pertanggung jawaban kegiatan tahap I juga harus dapat di akses sepenuhnya oleh masyarakat umum dengan cara menempelkan pada papan informasi unit pelayanan/Gampong atau nama lainnya.
6. Bila ada masyarakat yang keberatan terhadap isi laporan, maka dapat menyampaikan pengaduanya ke Unit pelayanan/gampong atau penangung jawab kegiatan yang di tunjuk, Penanggung jawab kegiatan yang ditunjuk harus memverifikasi dan menindaklajuti setiap laporan yang masuk.
7. Setelah semua dana hibah dibelanjakan untuk pelaksanaan kegiatan dari rencana aksi telah selesai dilaksanakan maka penanggung jawab kegiatan harus menyusun laporan penggunaan dana, buku kas, bukti transaksi/kwitansi, laporan kemajuan kegiatan, notulensi atau catatan hasil kegiatan serta foto-foto kegiatan untuk selanjutnya dibuat musyawarah serah terima kegiatan antara wakil masyarakat dan unit pelayanan atau gampong dimana kegiatan dilakukan.
8. Bila laporan yang dipaparkan dalam pertemuan tersebut dapat diterima oleh semua pihak maka kemudian dapat dibuatkan Berita Acara pertanggung jawaban kegiatan tahap-2 yang ditanda tangan oleh masing-masing perwakilan baik pemerintah, masyarakat maupun perwakilan LSM.
9. Selanjutnya laporan disampaikan ke LOGICA2 paling telat 1 minggu setelah pertanggung jawaban di terima oleh forum, Fasilitator LOGICA2 akan mengecek kelengkapan laporan dan memverifikasi kwintansi yang ada dengan membandingkan dengan harga pasar dan kewajaran biaya, bila semua syarat telah memenuhi ketentuan yang berlaku maka LOGICA2 akan mencairkan dana rentensi yang ditahan sebesar 5%.
3.5. System pengadaan barang dan jasa
Sehubungan dengan lingkup dan skala pekerjaan dalam kegiatan ini umumnya kecil sehinga tidak diharuskan untuk mengikuti seluruh procedure yang ditetapkan oleh pemerintah dalam Keppres no. 80/2003 atau perubahannya, namun penangung jawab kegiatan harus menerapkan beberapa prinsip dasar dalam pengadaan barang dan jasa dalam kegiatan ini sesuai dengan Keppres tersebut yakni : 1. Efisien artinya pengadaan barang/jasa harus di usahakan dengan
menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dapat di pertanggung jawabkan.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 15
2. Efektif artinya pengadaan barang dan jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang telah di tepakan.
3. Transparan artinya semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang dan jasa termasuk syarat teknis, tatacara evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas umumnya.
4. Adil dan tidak diskriminatif artinya memberikan perlakukan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan alasan apun.
5. Akuntabel artinya harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan kegiatan.
6. Praktis dan sederhana artinya procedure pengadaan barang/jasa dalam kegiatan ini harus mudah dipahami oleh masyarakat umum dalam lingkup kecamatan/gampong sehingga bisa ikut berpasrtisipasi dalam kegiatan ini.
3.6. Transparansi dan akuntabilitas
1) Transparansi
Sebuah kegiatan tanpa adanya transparansi akan sangat dekat dengan korupsi. Kecendrungan terjadinya kecurangan dan praktek-praktek penyimpangan pengelolaan dana bantuan dapat dihindari dengan cara monitoring dan pendampingan terhadap pengelolaan dana kegiatan program serta pelaporannya. Umumnya kesalahan atau pelanggaran-pelanggaran yang ter-identifikasi antara lain; pelaporan fiktif dan laporan keuangan tidak dapat dipertanggungjawabkan oleh pelaksanaan kegiatan. Sebagai penerima manfaat dari berbagai kegiatan yang dilaksanakan baik oleh pemerintah maupun oleh lembaga lain maka kepedulian dan keterlibatan masyarakat dalam merencanakan, mengawasi, memeriksa, menegur juga merupakan hal penting dalam tahapan pelaksanaan kegiatan. Oleh sebab itu maka kegiatan-kegaiatan yang menggunakan dana publik baik yang berasal dari pemerintah pusat, propinsi, kabupaten atau pihak lain perlu dibuka akses seluas-luasnya bagi masyarakat untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan tersebut mulai dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 16
2) Akuntabilitas
Akuntabilitas dapat dilihat pada laporan akhir berbanding kualitas hasil, yaitu pencatatan pengeluaran sebenarnya berbanding dengan penerimaan sebagai alat kontrol. Hal ini berdasarkan kepada pembuktian laporan biaya akan lebih mudah dibandingkan dengan hasil pekerjaan.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 17
JADWAL PELAKSANAAN PROGRAM HIBAH UNTUK INOVASI PELAYANAN
No Kegiatan 2011
PIC Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des 01. Pembuatan panduan pengelolaan program, Draft Perjanjian
Hibah dan formulir dan dokumen yang diperlukan. SPM Innovation
Grant dibawah supervsisi TL/DTL (Done)
02. Sosialisai dan pengenalan dasar program untuk internal LOGICA 2 di kabupaten target.
SPM Innovation Grant & Technical Support Team
03. Indentifikasi kebutuhan dan pengembangan konsep awal tentang inovasi pelayanan oleh forum masyarakat dan unit pelayan yang dibantu oleh komponen active community, komponen reformasi pelayanan dan cross cutting component program L2 lainnya serta masukan dan saran dari lembaga donor dan LSM setempat.
L2 Fasilitaor desa dibawah koordinasi CC.
Government Program manager dan spacialis
05. Pembuatan dan penyampaian proposal dan Rencana Anggaran Biaya.
Pimpinan unit pelanan dan Keuchik atau nama lainnya
CoMo,CC, GR PM dan Technical sTim Pengelola Hibahort.
06. Penandatanganan perjanjian Dana hibah, pencairan dan pelaksanaan kegiatan tahap-1
Unit pelayanan dan Gampong atau nama lainnya
Finance L2 TL/DTL L2
07. Pelaksanaan Monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan program
Technical support Team dan ME.
-
Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 18
No Kegiatan 2011
PIC Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des 08. Pelaksanaan supervisi dan pendampingan bagi Penanggung jawab
kegiatan, unit pelayanan.
Como, CC, GR PM dan Technical support team,
09. Pembuatan laporan penggunan dana dan progress kegiatan tahap-1
10. Pencairan dan pelaksaan kegiatan tahap-2 TIM PENGELOLA HIBAH
Finance L2
11. Pembuatan laporan penggunaan dana dan progress kegiatan tahap-2
TIM PENGELOLA HIBAH dan technical ort team
12. Pencairan dana tahap-3 dan penyelesaian kegiatan serta perbaikan yang diperlukan
TIM PENGELOLA HIBAH
Finance L2
13. Pembuatan laporan penyelesiaan pekerjaan dan pertanggung jawaban dana tahap-3 termasuk pencapaian indicator monitoring dan evaluasi pelaksanaan program.
TIM PENGELOLA HIBAH dan technical sTim Pengelola Hibahort team
14. Pembelajaran dan replikasi berkelanjutan L2 ME Team, CC GR PM dan L2 SMT.