pag. 10 pag. 11 1.2 metodi di pagamento rev. del 05/11

1 Il presente Manuale Operativo è per uso esclusivo interno della Locauto Rent S.p.A. - Vietata ogni forma di riproduzione e diffusione non autorizzata

SEZIONE 1: Qualificazione • parte 1: Qualificazione Rev. del 05/09/2019 pag. 10

• 1.1 Accettazione patenti Rev. del 06/07/2021 pag. 11

• 1.2 Metodi di pagamento Rev. del 05/11/2020 pag. 16 • 1.3 Restrizioni/ Particolarità Rev. del 05/11/2020 pag. 22

• parte 2: Identificazione Rev. del 06/07/2021 pag. 25

• parte 3: Classificazione “NO SHOW” Rev. del 17/04/2018 pag. 48

SEZIONE 2: Il contratto di noleggio

• parte 1: Definizioni standard Rev. del 19/02/2021 pag. 50

• parte 2: Uscita di un veicolo Rev. del 01/04/2020 pag. 51 • 2.1 Compilazione Contratto Rev. del 19/02/2021 pag. 52 • 2.2 Vendita Prodotti Accessori Rev. del 05/11/2020 pag. 57 • 2.3 Norme generali Rev. del 19/02/2021 pag. 63

• 2.4 Contratti Void Rev. del 30/06/2020 pag. 64

• 2.5 Helpdesk Rev. del 05/11/2020 pag. 65

• Parte 3 Consegna del Veicolo Rev. del 06/07/2021 pag. 66

• 3.1 Pulizia del veicolo Rev. del 24/06/2020 pag. 68 • 3.2 Data Cleaning Rev. del 01/04/2020 pag. 71

• parte 4: Noleggi Mensili Rev. del 19/02/2021 pag. 73

• parte 5: Fatturazione Noleggi Rev. del 25/05/2020 pag. 75

• parte 6: Noleggi One Way Rev. del 30/06/2020 pag. 76

• parte 7: Le sostituzioni Rev. del 25/05/2020 pag. 78

• parte 8: Rientro di un veicolo Rev. del 30/06/2020 pag. 80 • 8.1 Le Segnalazioni Rev. del 25/05/2020 pag. 82

• parte 9: Eccezioni e particolarità Rev. del 19/02/2021 pag. 88

• parte 10: Documenti da allegare Rev. del 19/02/2021 pag. 90


• parte 11: Customer Service Rev. del 24/06/2020 pag. 92

• 11.1 Lost & Found Rev. del 20/09/2018 pag. 94 SEZIONE 3: Procedure Amministrative

• parte 1: Gestione della cassa Rev. del 30/06/2020 pag. 96

• parte 2: Rifornimenti carburante Rev. del 05/11/2020 pag. 100

• parte 3: Invio posta interna ad HQ Rev. del 19/02/2021 pag. 102

• parte 4: Gestione multe per mancanza documenti Rev. del 05/11/2020 pag. 103

• parte 5: Richieste materiali e documenti Rev. del 05/11/2020 pag. 104

• parte 6: Gestione e manutenzione accessori fisici Rev. del 24/06/2020 pag. 106

SEZIONE 4: La Flotta

• parte 1: Inflottamento Rev. del 07/09/2020 pag. 110

• parte 2: I Movimenti interni Rev. del 03/12/2012 pag. 115

• parte 3: Manutenzione Ordinaria/ straordinaria Rev. del 11/03/2019 pag. 118

• parte 4: Tagliandi Assicurativi Rev. del 28/02/2019 pag. 124

• parte 5: Buy Back Rev. del 10/02/2020 pag. 127

SEZIONE 5: F.A.Q.

• parte 1: F.A.Q. Rev. del 20/10/2017 pag. 137

SEZIONE 6: LE CIRCOLARI

• parte 1: CIRCOLARI Rev. del 27/03/2020 pag. 139


SEZIONE 0 – PARTE 1 Agg.to del: 10/02/2020 PREFAZIONE : IL MANUALE OPERATIVO Pag.: 1.01 Il presente manuale operativo nasce dall’esigenza di conoscere ed uniformare le procedure operative attuate

da Locauto Rent in tutte le location. Chiunque abbia la possibilità di collaborare con Locauto Rent, deve

pertanto attenersi scrupolosamente a quanto riportato nelle pagine seguenti al fine di operare con gli standard

richiesti dalla Società.

Attraverso la lettura di questo manuale operativo, ogni singola persona deve principalmente capire e

memorizzare le procedure, l’atteggiamento ed il comportamento da tenere nei confronti del cliente, unica fonte

di ricavi di Locauto Rent.

Tale manuale operativo è pertanto da considerarsi il principale riferimento nello svolgimento del vs lavoro,

quando siete al cospetto di un cliente, poiché

VOI SIETE LA LOCAUTO! Il gruppo Locauto è stato creato nei primi anni '70 per offrire una gamma di servizi legati al settore

automobilistico. Dal 1986 Locauto S.p.A offre alle aziende il noleggio a lungo termine di veicoli.

Dal 1 giugno 2004 il Gruppo è attivo anche nel settore del noleggio a breve termine.

Obiettivo della Società è quello di produrre utile. Ad ogni unità locale è associato un budget di costi e ricavi.

Ogni Location deve contribuire e convergere verso il raggiungimento di obiettivi prefissati e deve prodigarsi

nell’attuare le linee guida espresse nella “mission” aziendale:

1. Aumentare il fatturato 2. Contenere i costi 3. Diminuire la percentuale di reclami 4. Migliorare l’approccio qualitativo verso il Cliente 5. Consolidare la presenza di Locauto Rent nel mercato Nazionale dell'autonoleggio a breve termine 6. Diventare il punto di riferimento di tutti i clienti (individual + aziende) che ricercano un servizio di

noleggio auto di qualità e “su misura”

Buon lavoro...


SEZIONE 0 – PARTE 1 Agg.to del: 10/02/2020 PREFAZIONE : IL NETWORK LOCAUTO RENT Pag.: 1.02 Il network Locauto Rent in Italia, comprende stazioni operative dislocate nei maggiori aeroporti, stazioni ferroviarie e uffici di città

LOCATION ADDRESS E-MAIL PHONE

ALGHERO APT AEROPORTO FERTILIA [email protected] 079 999241

BARI APT AEROPORTO WOIJTILA [email protected] 080 5378995 340 7954110

BERGAMO APT

APT ORIO AL SERIO [email protected] 035 4596283 340 7890244

BOLOGNA APT

AEROPORTO G. MARCONI

[email protected] 051 6472128

BOLOGNA CENTRALE

VIA PIETRO PIETRAMELLARA, 35/i


391 4200469

BRESCIA FFSS VIA DELLA STAZIONE,

49 [email protected] 030.2411014

BRINDISI APT AEROPORTO PAPOLA-

CASALE [email protected] 0831 412882

CAGLIARI APT AEROPORTO M.

MAMELI [email protected]

070 242042 389 3466360

CATANIA APT APT FONTANAROSSA [email protected] 095 346893

340 7924615

CONEGLIANO – TV

VIA IMMACOLATA DI LOURDES 111

[email protected]

0438 411437

COSENZA VIA CRISTOFORO

COLOMBO SNC (EX n°74)

[email protected]

0984 1758129

CREMONA VIA CASTELLEONE

130/P cremona@locautorent,it 0372 1920751

FERRARA VIA BOLOGNA 623-

FRAZIONE CHIESUOL DEL FOSSO- FERRARA


FIRENZE DT VIA MASO

FININGUERRA 31/R [email protected]

055 285456 366 3120062

FIRENZE APT VIA PALAGIO DEGLI

SPINI snc [email protected]

348 7815800 055 310150

GENOVA APT AEROPORTO CRISTOFORO

COLOMBO [email protected] 010 6143056

GENOVA CASAREGIS

VIA CASAREGIS 90R [email protected] 010 580071

IMPERIA VIA A. MANZONI 41/43 [email protected] 0183 499901

MANTOVA VIA LEOPOLDO PILLA 63 CURTATONE (MN)

[email protected] 0376 261742 339 2097240

MATERA VIA DELLA SCIENZA 21 [email protected] 0835 262484 339 7172744

MILANO DT VIA GUSTAVO FARA, 39 [email protected] 02 430201

MILANO CASSALA –

ASSAGO VIALE CASSALA 57 [email protected]

0289420090 375 5858600

MILANO CORVETTO

VIA LUCANIA, 5 [email protected] 02 57406422

MILANO CENTRALE

VIA GIOVAN BATTISTA PIRELLI, 39


MONZA VIA E. VILLORESI 4 [email protected] 039 6360633

LAMEZIA TERME

AEROPORTO S EUFEMIA

[email protected] 328 4870825 0968 418555

mailto:[email protected]



















LA SPEZIA DT VIALE ITALIA 434 [email protected] 01187 919445 345 9221999

LECCE VIALE DELLA

REPUBBLICA 37 [email protected]

0832 253697 3512034306

LINATE APT AEROPORTO E.

FORLANINI [email protected]

02 70200238 340 7910299 342 26145988

MALPENSA APT

APT MALPENSA 2000 - TERMINAL 1

[email protected] 02 58580333 348 6456023

MALPENSA APT 2

APT MALPENSA 2000 - TERMINAL 2

[email protected] 02.58583832 338.6163753

NAPOLI APT APT CAPODICHINO [email protected] 081 7518899

NAPOLI TRUCK

VIA NUOVA DEL CAMPO 78 ( TRAVERSA PRIVATA N° 32)

[email protected]

081 7419613 339 6791126

NAPOLI STAZIONE CENTRALE

PIAZZA GARIBALDI -INTERNO STAZIONE- PIANO INTERRATO

[email protected] 081.5534282

OLBIA APT APT COSTA SMERALDA [email protected] 0789 68979

PADOVA FS Via Frà G. Eremitano 8 [email protected] 049.875.42.86

PALERMO APT AEROPORTO FALCONE

E BORSELLINO [email protected] 091 7044013

PALERMO DT VIA DELLE MAGNOLIE

33 [email protected]

091-6850991

PARMA VIA MONZA 8/E [email protected] 0521 1412406

PERUGIA VIA XX SETTEMBRE

41/A [email protected] 075 8429541

PESCARA APT APT. D’ABRUZZO [email protected]

085- 4312994

PISA APT APT GALILEO GALILEI [email protected] 050 24347

340 7931839

POMEZIA VIA DEI CASTELLI

ROMANI 10 [email protected] 06 69489100

PRATO VIA DEI CONFINI 49/D-

CAMPI BISENZIO [email protected] 055 0465445

REGGIO CALABRIA Apt

AEROPORTO DELLO STRETTO


ROMA APPIO TUSCOLANO

VIA APPIA NUOVA 645 [email protected] 06 4754703

ROMA TERMINI

STAZIONE FF.SS.TERMINI


392 6554498

ROMA CIAMPINO APT

AEROPORTO G.B. PASTINE


ROMA VIA VENETO

VIA SICILIA 36 [email protected] 06 42742395

ROMA FIUMICINO

AEROPORTO L.do DA VINCI

[email protected] 06 65953615 340 7955373

ROMA TIBURTINA

P.ZZA DELLE CROCIATE 23

[email protected] 06.442.51.147 345.541.12.29

ROMA PRATI VIALE CARSO 50 [email protected] 06 69343371

ROMA E.U.R. VIALE EUROPA 321 [email protected] 06.592.32.62 335.564.80.59

SALERNO VIA GIACINTO VICINANZA 10

[email protected] 089 2872037 338 2860395

SESTO SAN GIOVANNI

VIA FIUME 8 [email protected] 02.24412013

SIENA VIALE EUROPA 23 [email protected] 0577288938 347 1784970


























TORINO APT APT S. PERTINI [email protected] 011 9963426 393 9209783

TORINO MIRAFIORI

VIA PIO VII 159 [email protected] 011 6598879

TRAPANI APT APT VINCENZO FLORIO [email protected] 0923 842884 340 9076764

TREVISO APT AEROPORTO A.

CANOVA [email protected] 0422 433834

TRIESTE APT APT FRIULI VENEZIA

GIULIA [email protected] 0481 778572

UDINE FS VIALE EUROPA UNITA

165/C [email protected] 0432 204842

VARESE VIA SILVESTRO

SANVITO 68 [email protected]

0332.979329 3662278929

VENEZIA APT AEROPORTO MARCO

POLO [email protected] 041 5416737

VERONA APT AEROPORTO V.

CATULLO [email protected]

045 8600846 340 7880261

VERONA PORTA NUOVA

PIAZZALE XXV APRILE n. 6


342 7609541

VENEZIA MESTRE

STAZIONE FF.SS. VENEZIA MESTRE


347 5305182











SEZIONE 0 – PARTE 1 Agg.to del: 10/02/2020 PREFAZIONE : LA DIREZIONE GENERALE Pag.: 1.03 Di seguito il riepilogo dei contatti della Direzione Generale Locauto Rent S.p.A. e Locauto S.p.A., suddiviso per competenze. Contattare il reparto corretto, quando si cercano delle risposte, aiuta ad eliminare le perdite di tempo.


SEZIONE 0 – PARTE 1 Agg.to del: 10/02/2020 PREFAZIONE : LA DIREZIONE GENERALE Pag.: 1.04


SEZIONE 1: Qualificazione parte 1: Qualificazione

• 1.1 Accettazione patenti

• 1.2 Metodi di pagamento • 1.3 Restrizioni/ Particolarità

parte 2: Identificazione

parte 3: Classificazione “NO SHOW”


SEZIONE 1 – PARTE 1 Agg.to del: 05/09/2019 Qualificazione del Cliente Pag.: 1.01 Qualificare significa effettuare una serie di accertamenti che dimostrino l’affidabilità e la solvibilità del cliente, che ci diano cioè la sicurezza che stiamo noleggiando l’auto ad una persona, moralmente integra, che ci restituirà il mezzo, pagando quanto dovuto. Accade purtroppo che talvolta, i clienti si dileguino con la vettura. In altri casi denunciano di aver subito il furto mentre in realtà il mezzo è stato venduto ad organizzazioni dedite al traffico di auto rubate, con paesi arabi o dell’est europeo o altro E’ quindi necessario cautelarsi prima di effettuare il noleggio, controllando che non vi siano controindicazioni da sistema, i documenti sarà pertanto necessario che il cliente sia in possesso dei seguenti requisiti:

Età minima 19 anni (ad eccezione dei clienti che hanno acquistato prodotto Locauto Young) Età massima: nessuna restrizione. L’operatore avrà facoltà di valutare l'attitudine alla guida del

conducente, con conseguente possibilità di negare la vettura, qualora ritenga il conducente inabile alla guida in regime di massima sicurezza.

patente di guida in corso di validità ed emessa da almeno 1 anno e un giorno (ad eccezione dei clienti che hanno acquistato prodotto Locauto Young);

garanzia, carta di credito, debito o Visa Electron valide personalmente intestate (o delega debitamente compilata);

carta di identità Nazionale se cliente comunitario oppure passaporto se extra comunitario (sempre); prenotazione se cliente da Tour Operator o broker; prenotazione inserita dal HQ nel caso di Azienda convenzionata che goda di FC; prenotazione inserita da HQ o mail di conferma nel caso di car replacement; rispondere alle restrizioni indicate nella sezione “Qualificazione di un cliente”

• ACCETTAZIONE DEI DOCUMENTI DI IDENTITA’

Il cliente comunitario deve esibire mostrare la carta d’identità o il passaporto. E’ ammessa qualche eccezione per i clienti italiani conosciuti, già qualificati (clienti aziendali o comunque abituali) che possono esibire la sola patente di guida. Il cliente extracomunitario deve mostrare obbligatoriamente il passaporto.


SEZIONE 1 – PARTE 1.1 Agg.to del: 06/07/2021 Qualificazione del Cliente: Accettazione Patenti Pag.: 1.01

• PATENTE ITALIANA

La patente di guida italiana deve essere accettata entro i limiti di validità, quindi entro la data di scadenza, deve recare la foto del titolare, il numero di serie leggibile e specificare quale categoria di mezzi abilita a guidare. Se la patente è scaduta, smarrita o in fase di rinnovo, ed il cliente esibisce un permesso provvisorio della Motorizzazione, esso è valido fino alla data di scadenza riportata, normalmente 30 giorni. (vedi Sez.1 parte 1.3 pag. 1.02 per verifica validità patenti). Ai sensi dell’Art. 126, comma 9 del CdS, le Autorità diplomatico/consolari dello stato estero dove il titolare di patente italiana risiede per un periodo di almeno sei mesi, possono attestare con specifico atto la validità della patente di guida.

• PATENTI ESTERE

L’accettazione delle patenti di guida estere è disciplinata dal codice della strada all’art. 135. Esse devono essere in corso di validità, scritte in caratteri latini e numeri arabi, cioè devono utilizzare caratteri alfabetici e numeri, conosciuti nella lingua italiana, a prescindere dalla lingua ufficiale del paese di provenienza. Le patenti tedesche, per esempio, non hanno scadenza. Si possono accettare le patenti emesse da tutti i paesi comunitari, dalla Svizzera, USA, Norvegia, Australia, Nuova Zelanda, Canada, Messico, Argentina, Brasile, Perù, etc…. Non si possono accettare le patenti scritte soltanto in caratteri cirillici, ebraici, cinesi, arabi, coreani, giapponesi, etc… Queste patenti debbono essere abbinate ad una patente internazionale o a traduzione ufficiale, rilasciata da ambasciate italiane all’estero, oppure da autorità equivalenti. Inoltre il cliente deve esibire un passaporto leggibile in caratteri latini. Non sono ritenute valide traduzioni rilasciate da studi Notarili o da istituti privati di traduzione. La patente internazionale ha validità un anno, raramente 3 anni. Qualora non ci sia una data di scadenza, considerare un anno dalla data di emissione. L’unica eccezione consentita riguarda la patente nazionale greca che si può accettare anche se scritta in lingua originale, in quanto il paese è membro della Comunità Europea, a condizione che sia accompagnata da un passaporto leggibile in caratteri latini.

Noleggiare a clienti in possesso di patenti non riconosciute in Italia, equivale a noleggiare a persone non in possesso di patente. Ciò comporta il sequestro automatico del mezzo per 3 mesi e pesanti sanzioni economiche all’azienda, per incauto affidamento del veicolo.

• ACCETTAZIONE PATENTI CINESI

La Repubblica Popolare Cinese, non ha aderito a nessuna convenzione internazionale che consenta alle sue Istituzioni di emettere permessi internazionali di guida. Come disciplinato dal legislatore italiano, per i cittadini cinesi (come per i cittadini di paesi che non possono emettere patenti internazionali), possiamo accettare la traduzione giurata della patente di guida in lingua italiana, purché sia stata effettuata da una pubblica autorità riconosciuta dall’Italia (vedi Ambasciate, Consolati Italiani all’estero) ed a condizione che la traduzione sia validata dal timbro dell’ente che ne certifica l’autenticità. Nell’esempio che segue è evidenziato nel timbro che si tratta di “certified translation” a cura di un’istituzione autorizzata da ambasciate e consolati a tradurre per loro conto ed è evidenziata anche la validità. Quest’ultimo elemento è indispensabile affinché il documento sia valido in Italia. Vedi sotto C 1

accanto alla foto.



Anche nel caso delle patenti cinesi, il documento di traduzione certificato, deve essere sempre accompagnato da un documento di identità e dalla patente nazionale di guida. La sola traduzione non è sufficiente per il noleggio e la conduzione di veicoli nel ns. paese. Le categorie che identificano la patente cinese sono diverse da quelle europee, stesso dicasi per la tipologia dei veicoli che queste patenti abilitano a guidare. Quello che segue è un prospetto riassuntivo utile a comparare la corrispondenza tra le classi di patente cinese e quella europea.

In pratica se la patente cinese riporta la categoria B 1- B 2 – C 1 – C 2 consente di guidare le ns vetture. Si ricorda inoltre che noleggiare a clienti in possesso di patenti non riconosciute in Italia, equivale a noleggiare a persone non in possesso di patente, con conseguente sequestro automatico del mezzo per 3 mesi e pesanti sanzioni economiche all’azienda, per incauto affidamento del veicolo.

Fanno eccezione le patenti internazionali emesse da Repubbliche asiatiche con denominazione “Cinese” ed aderenti alla convenzione di Vienna del 1968 come ad esempio Taiwan.



Nell’esempio che segue sotto riportiamo patente internazionale con dicitura “Republic of China” e che l’operatore di banco può accettare regolarmente.

Il documento di traduzione certificato, deve essere sempre accompagnato da un documento di identità e dalla patente nazionale di guida

• PATENTI INGLESI

A partire dal 8 Giugno 2015, le patenti Inglesi cartacee non sono più emesse e non sono più valide a meno che non siano state emesse entro il 31 marzo 2000. Noi accetteremo le patenti cartacee emesse entro il 31 marzo 2000 non provviste di foto solo se accompagnate dal passaporto e quelle emesse nel formato europeo dotate di foto In nessun caso sarà necessario richiedere al cliente l’ INTERNATIONAL DRIVING LICENCE anche in seguito alla BREXIT.

Si possono trovare informazioni anche sui siti che seguono: https://www.viewdrivingrecord.service.gov.uk/driving-record/licence-number https://www.gov.uk/government/news/driving-licence-changes su questi siti si invita anche a telefonare al numero di DVLA per controllare il saldo punti presente sulla patente. La telefonata costa circa € 4,20 al minuto. E’ pertanto sconsigliabile eseguire tale operazione che può essere effettuata, gratuitamente, anche on line al seguente sito: https://www.viewdrivingrecord.service.gov.uk/driving-record/licence-number

I ns. clienti sono pertanto tenuti a fornire un codice che ci permetterà di controllare il saldo punti ed eventuali restrizioni legate alla patente che stiamo ricevendo. Il cambiamento che ha abolito, dall’8 Giugno 2015, la parte cartacea delle patenti inglesi emesse dopo il 31 marzo 2000, non riguarda le patenti emesse nell’Irlanda del Nord.

Le patenti inglesi di formato europeo hanno lo standard che di seguito si dettaglia per offrire maggiore chiarezza sulle informazioni che abbiamo e che trascriviamo nei ns. contratti di noleggio.

https://www.viewdrivingrecord.service.gov.uk/driving-record/licence-number

https://www.gov.uk/government/news/driving-licence-changes

https://www.viewdrivingrecord.service.gov.uk/driving-record/licence-number



Come leggere la patente inglese di guida

1 cognome

2 nome

3 data e luogo di nascita

4° data di emissione della patente

4b data di scadenza della fotografia presente sulla patente

4c autorità emittente il permesso di guida

5 numero patente

6 fotografia

7 firma del possessore

8 indirizzo di residenza del possessore

9 categorie di validità del permesso di guida / sul retro rappresentazione grafica

10 prima data di validità del permesso per categoria di veicolo abbinata

11 ultima data di scadenza del permesso per categoria di veicolo abbinata

12 eventuali restrizioni o prescrizioni del permesso (codice)

13 non usato N.B: la data di scadenza del permesso di guida da inserire su Next Rent sarà quello del punto 11 non quello del punto 4B, che invece è solo la scadenza della fotografia del documento. Il numero patente è composto in questa maniera:

A B C D E

5 campi 6 campi Due lettere 1 numero, due lettere **

A= le prime cinque lettere del cognome; se questo ha meno di cinque lettere, i restanti campi vengono popolati con il numero 9. B= il primo e l’ultimo numero sono i numeri dell’anno di nascita; il secondo ed il terzo numero sono il mese di nascita. Se il documento è di una donna, al secondo numero si addiziona il numero 5 ed il totale si usa come secondo numero. Il quarto e il quinto campo sono compilati con il giorno di nascita del possessore del documento; C=le due iniziali del nome; se si ha un solo nome, il secondo campo è popolato con il numero 9. D= codice assegnato da DVLA E= codice numerico di licenza Esempio: Maria Rossi, nata il 02/10/1960 Il numero patente in base all’anagrafica potrebbe essere così: ROSSI660020M91JJ 23


SEZIONE 1 – PARTE 1 .2 Agg.to del: 05/11/2020

Qualificazione del Cliente: metodi di pagamento Pag.: 1.01

I metodi di garanzia/pagamento accettati da Locauto Rent sono: carta di credito, carta di Debito/ Electron purchè nominative. I seguenti metodi di pagamento devono essere preferibilmente di proprietà dell'intestatario del contratto di noleggio. Per i noleggi in cui il titolare della carta non è presente, vedere pag. 1.04 “Delega”. La carta di credito, Debit/Electron dovranno essere esclusivamente aderenti al circuito American Express, Visa, Mastercard, Union Pay o Diner's.

In particolare:

✓ Non sono ammessi noleggi con carte di credito, debito od electron il cui titolare non sia presente all'atto del noleggio, se non dietro specifica autorizzazione scritta da parte del HQ Locauto Rent, o dietro presentazione di regolare delega.

✓ Non è consentito utilizzare la stessa carta di credito, debito od electron per garanzia su più di un RA contemporaneamente. Eventuali eccezioni andranno autorizzate dall'Area Manager o Network Controller di riferimento.

✓ Nel caso in cui un cliente abbia già un contratto aperto il sistema ci avviserà con l’altert sotto riportato

In questo caso per poter procedere al noleggio sarà necessario contattare AM/NC di competenza per chiedere autorizzazione a procedere. L’autorizzazione, inoltre, dovrà essere trascritta nel campo Note del contratto.

• ACCETTAZIONE DEBIT CARD/ ELECTRON Le DEBIT CARD/ VISA ELECTRON purchè nominative (con nome e cognome) saranno accettate per tutte le fonti commissionabili.

Queste carte, nel caso in cui consentano di effettuare la transazione di deposito (se richiesto dalla fonte commissionabile) avranno la medesima procedura di chiusura adottata per i contratti in cui è presente una carta di credito.

Le stesse potranno essere accettate per tutte le categorie di vetture e furgoni (fatta eccezione per i Car Group L e T, dove rimane l’esigenza procedurale di richiedere al cliente una carta di credito a garanzia.

Alla ricezione di un cliente che ha con sé una carta di Debito/ Electron che intende fornirci per garanzia di noleggio, chiederemo, come metodo preferenziale, se è in possesso di una carta di credito a suo nome; qualora vi fosse un diniego, non rinunceremo al noleggio ma effettueremo le transazioni come normalmente facciamo con le carte di credito.

Qualora invece non fosse possibile ottenere il DEPOSITO (se richiesto dalla fonte commissionabile) da POS ONLINE, potremo incassare, sempre a mezzo POS ONLINE dandone avviso al cliente, la somma relativa al deposito cauzionale (se richiesto da fonte commissionabile) e quanto dovuto per l’importo del noleggio. La transazione sarà registrata come Incasso CC debit card su Next Rent (come da immagine sottostante)




Stante l’impossibilità di processare lo storno/rimborso al rientro del noleggio, nel caso in cui questo sia dovuto, lo stesso sarà processato in modo automatico da Next Rent e gestito direttamente da sede, senza dovere segnalare tale necessità: al rientro Next Rent imposterà in automatico la voce “da rimborsare”

• BANCOMAT/ CONTANTI Non è consentito accettare depositi in contanti ad inizio noleggio, allo scopo di ridurre l'importo della preautorizzazione da richiedere sulla carta di credito, ad eccezione dei noleggi Car Replacement ove la tariffa preveda deposito cash (vedi sezione 1. Parte 3 per specifiche e limitazioni) Non sono accettate come garanzia per il deposito carte tipo Pagobancomat, Maestro. Non è consentito il pagamento totale del noleggio a mezzo Bancomat/ Contanti ma una cifra minima, di almeno dieci euro, dovrà essere sempre incassata sulla carta di credito del cliente.

• CARTA DI CREDITO VIRTUALE “AIR – PLUS” Si tratta di un metodo di pagamento virtuale e che non può essere fornito fisicamente dal cliente che riceviamo al desk ma viene mutuato direttamente dalla prenotazione. Per rendere le operazioni di apertura contratto più semplici, richiamando la prenotazione in Next Rent, si aprirà un pop-up (come da esempio di seguito riportato), che darà evidenza di questo metodo di pagamento: sarà necessario solo cliccare sul pulsante ‘Conferma’ per proseguire.

La carta AIRPLUS sarà quindi già memorizzata su pos virtuale e l’operatore non dovrà alterarla.




• COOBBLIGATO

La carta di credito deve essere di norma dell'intestatario del noleggio. Tuttavia può essere accettata come garanzia una carta di credito intestata ad una persona diversa dal primo guidatore (def.: COOBBLIGATO) purché il possessore della carta sia presente all’atto della sottoscrizione del contratto di noleggio. In questo particolare caso, è necessario inserire tutti i dati del coobbligato nell’apposita sezione di Next Rent (vedi immagine sottostante)

ed allegarne i documenti in Next Rent. Il Coobbligato dovrà obbligatoriamente firmare nello spazio del contratto di noleggio appositamente dedicato (Sez. 2 Parte 2.1 pag.1.03 - 1.04).

I dati anagrafici del coobbligato, saranno indicati nella stampa del contratto di noleggio

Nel caso in cui il coobbligato sia anche seconda guida, dovrà essere registrato anche come guidatore aggiuntivo

• DELEGA Come accennato, è possibile effettuare noleggi nel caso in cui il titolare della carta di credito non sia presente al momento del noleggio, ma chi deve noleggiare il veicolo sia munito di regolare delega. Di seguito la procedura da seguire.

Caso Voucher Driver Carta di Credito Indicazioni

1 Mr. Rossi Mr. Rossi Mr. Rossi Firma tutto Mr. Rossi

2 Mr. Rossi Mr. Rossi Mr. Verdi

Mr. Rossi firma il contratto in quanto conducente - Mr. Verdi firma come coobbligato

nell'aposito campo

3 Mr. Rossi Mr. Verdi Mr. Verdi Se Mr. Rossi ha la patente è uguale al caso due

4 Mr. Rossi Mr. Verdi Mr. Verdi

Se il VCH è in favore di Mr. Rossi che non ha la patente, occorre richiedere la modifica

del voucher e cambio di prenotazione in favore di Mr. Verdi

5 Mr. Rossi Mr. Verdi Mr. Rossi

Se Mr. Rossi ha la patente è uguale al caso uno e Mr. Verdi è conducente addizionale;

se Mr. Rossi non ha la patente, occorre che il cliente faccia cambiare il VCH in favore di

Mr. Verdi, e Mr. Rossi firmerà il contratto in qualità di coobbligato



Qualificazione del Cliente: metodi di pagamento Pag.: 1.04 La delega carta di credito, ci permette di potere soddisfare la domanda di noleggio per quei clienti che sono sprovvisti di carta di credito ma che hanno la possibilità di avere un ‘garante’ per il pagamento del noleggio. In pratica, con la sottoscrizione del form (vedi allegato pag. 1.04.01 e 1.04.02) da parte della persona che fornisce il metodo di pagamento e di garanzia, abbiamo la possibilità di inserire un ‘coobbligato non presente’, l’anagrafica del coobbligato NON andrà compilata su Next Rent. ESEMPIO: Il Sig. Rossi, ha prenotato una vettura presso il punto di noleggio Locauto, non ha la carta di credito ma ce l’ha sua moglie (ad esempio), che però, al momento del pick up e quindi alla sottoscrizione del contratto, non sarà presente. La moglie del Sig. Rossi avrà la facoltà di recarsi nel punto di noleggio Locauto dove il Sig. Rossi noleggerà, per la compilazione del modulo di delega che verrà successivamente utilizzato per onorare la prenotazione. La stazione di noleggio che utilizza la delega dovrà avere la cura di tenere la delega all’utilizzo carta, corredata dalla copia del documento di identità del possessore della carta di credito, in un faldone ad hoc predisposto e che conserva tutte le deleghe carta di credito. ESEMPIO 2: Il Sig. Rossi, che ha prenotato una vettura presso un punto di noleggio Locauto, non ha la carta di credito ma ce l’ha sua moglie che però non riuscirà in nessun caso a passare dallo stesso punto di noleggio dove avrà luogo il pick up ma in un altro ufficio di noleggio. L’ufficio di noleggio in cui si recherà la moglie del Sig. Rossi farà compilare il form e scansionerà la carta di identità.

Procederà, dopo aver congedato la moglie del Sig. Rossi, ad inviare il form della delega debitamente compilato in tutte le sue parti con anche il documento di identità via mail alla location che effettuerà il checkout, avendo cura di mettere in copia l’Area Manager di competenza e il nostro centro prenotazioni ([email protected]). Teniamo a specificare che l’utilizzo della delega carta di credito prevede che i form presenti alle pag. 1.04.01 e 1.04.02 siano sempre accompagnati dal documento di identità (in corso di validità) e che questi documenti siano sempre allegati al contratto in Next Rent. I depositi e/o gli incassi potranno essere effettuati utilizzando il POS FISICO e registrati su Next Rent selezionando la voce corrispondente dal menù a tendina.




Qualificazione del Cliente: metodi di pagamento Pag.: 1.04.01



Qualificazione del Cliente: metodi di pagamento Pag.: 1.04.02



Qualificazione del Cliente: Restrizioni e particolarità Pag.: 1.01

RESTRIZIONI / PARTICOLARITA'

Nel caso di guide aggiuntive o in Pool, l’intestatario del contratto dovrà presentare una copia delle patenti che intende inserire. Sarà quindi possibile registrarle anche se la persona e il documento, non sono fisicamente presenti al momento della stipula del contratto.

Nel caso in cui si debba effettuare una sostituzione di vettura per guasto o incidente e quindi emettere un nuovo contratto, il cliente dovrà mostrare nuovamente documenti di identità e patente di guida. Non è possibile dare l’auto sostitutiva a persona diversa dal titolare del contratto originale. Se per giustificati impedimenti, si dovesse presentare un’altra persona a prelevare l’auto sostitutiva, si dovrà emettere un nuovo contratto intestato a quest’ultima e qualificarla come cliente walk in, e se si tratta di un’azienda, occorre anche una lettera di autorizzazione su carta intestata, firmata dal legale rappresentante.

Tutti i veicoli della flotta Locauto Rent possono essere condotti nei seguenti paesi:

• Paesi facenti parte dell’UE;

• GRAN BRETAGNA

• NORVEGIA

• SVIZZERA

GESTIONE CLIENTI IN BLACK LIST: Può capitare che si presenti al banco un cliente in “black list”. E’ possibile individuare questi clienti poiché nel momento in cui andremo ad inserire l’anagrafica su Next Rent il sistema bloccherà la possibilità di finalizzare il contratto mostrando il seguente avviso

In questi casi spiegheremo al cliente che il sistema informatico ci blocca e non permette di finalizzare il contratto, che non siamo a conoscenza delle motivazioni e qualora volesse avere informazioni a riguardo potrà inviare una mail a [email protected]. Questo indirizzo mail deve essere fornito solo ed esclusivamente a questa tipologia di clienti, coloro che necessitano di contattare il Customer Service, per altre motivazioni, potranno farlo tramite l’apposita sezione sul sito web Locauto. Per nessuna ragione comunicheremo al cliente che è inserito nella nostra “Black List”; trattandosi di dati sensibili per la privacy è importante attenersi alle indicazioni sopra indicate, anche nel caso in cui il cliente dovesse diventare insistente.

NOLEGGIO VETTURE A RISCHIO (es.: Audi A3, Audi A4, Volkswagen Passat, Mercedes Classe A, ecc.)

Allo scopo di prevenire appropriazioni indebite, o furti camuffati, su vetture dalla particolare appetibilità, si rende necessario irrigidire ulteriormente il processo di qualificazione del cliente, con particolare attenzione ai clienti “walk in” o prenotati tramite sito web Locauto Rent, che noleggiano con noi per la prima volta. Per questo tipo di clienti, nel caso in cui dobbiate concedere in noleggio vetture “a rischio” si dovranno seguire scrupolosamente le disposizioni di seguito elencate:

• Il cliente titolare del contratto di noleggio, deve essere preferibilmente lo stesso che fornisce la carta di credito (vedere Sez. 1- Parte 1.2 pag 1.03)

• Il cliente, oltre ad esibire una patente di guida in corso di validità ed un secondo documento di identità valido, deve fornire un numero telefonico fisso corrispondente all’indirizzo di residenza, oltre ad un numero di telefono mobile.

Anche per i gruppi L/T il cliente deve presentare 1 carta di credito a lui intestata (fatti salvi i casi di cui alle Sez. 1 parte 1.2 pag.1.03). E’ importante prestare la dovuta attenzione nella qualificazione dei clienti che intendano noleggiare le categorie in oggetto (es: negli aeroporti verifica biglietto di ritorno, nelle location di città colloquiando con il cliente, cercando di avere


SEZIONE 1 – PARTE 1.3 Agg.to del: 05/11/2020

Qualificazione del Cliente: Restrizioni e particolarità Pag.: 1.02

• informazioni su dove lavora, abita etc..), L'ultima parola sulla qualificazione spetta sempre a chi sta emettendo il contratto di noleggio.

• Prestare particolare attenzione alle carte emesse da poco tempo, soprattutto se provenienti da paesi dell’est (Romania, Bulgaria, Albania, paesi ex sovietici etc.). Diffidare dei clienti nati in un paese, residenti in un altro e domiciliati in un altro ancora.

• Non concedere la vettura a clienti Italiani, con carte di credito emesse da banche Bulgare, Albanesi, Rumene o Lituane.

• L'eventuale guidatore aggiuntivo dovrà essere qualificato alla stregua del guidatore principale

• Richiedere la fotocopia del biglietto aereo di ritorno (solo per clienti residenti all'Estero)

Come già specificato, Locauto non consente noleggi con garanzia in contanti: la procedura seguente è un’istruzione relativa alle informazioni da richiedere ai clienti per i quali si ritenga necessaria una qualificazione effettuata con particolare attenzione!!! ➢ La qualificazione deve essere fatta in presenza del cliente, osservandone i gesti e le reazioni, se è in

buona fede non avrà difficoltà a fornire le informazioni, diversamente durante i controlli potrà cadere in contraddizione o innervosirsi. Se la qualificazione non è convincente, chiudere immediatamente la trattativa, spiegando che non è possibile fare una corretta qualificazione.

➢ Il cliente deve produrre la patente di guida ed un documento di identità validi, sui quali verificare le foto, le firme e gli indirizzi, che devono corrispondere. Verificare se le foto sono troppo nuove rispetto al documento o se ci sono tracce di tagli o colla intorno.

➢ Il cliente deve fornire un numero telefonico fisso dell’abitazione, personalmente intestato, se disponibile un numero di cellulare, un recapito di lavoro e relativi indirizzi. A questo punto, occorre verificare la corrispondenza dei dati forniti, attraverso la Telecom o consultare “pagine bianche” su internet. Se tutto corrisponde, occorre chiamare l’azienda, chiedendo di un responsabile, verificare se la persona è conosciuta e se effettivamente lavora lì. Chiamare nel caso anche il numero telefonico dell’abitazione.

➢ Se il cliente è straniero occorre chiedere il biglietto aereo di ritorno e fotocopiarlo verificando che la data sia congrua con la fine prevista del noleggio. Per i controlli telefonici consultare Internet.

➢ Allo scopo di prevenire possibili appropriazioni indebite, e controllare in modo attendibile le patenti di tutti i clienti dotati di patente di guida ITALIANA, qualora si abbiano dei dubbi circa l'affidabilità di un cliente, si potrà utilizzare come ulteriore strumento di controllo il numero della Motorizzazione Civile Italiana 848 782 782.

Con questo numero verde gratuito, raggiungibile da rete fissa, si controlla il saldo punti della patente italiana. La voce guida chiede la digitazione della data di nascita e del numero di patente (inserire l’asterisco al posto delle lettere), seguiti dal tasto cancelletto #. Nel giro di pochi secondi viene dato riscontro sui punti rimanenti. Se la patente non è genuina, la voce guida comunica che i dati del ns. potenziale renter non sono corretti. In tal caso si dovrà prestare molta attenzione, eventualmente riprovare e in mancanza di riscontro dei dati, rifiutare il noleggio. Questa procedura è consigliata per tutti i walk-in italiani o per tutti i walk-in che esibiscono una patente italiana. È evidente che la procedura può essere usata anche per i clienti italiani, pervenuti attraverso i brokers e in possesso di un voucher o comunque ogni qualvolta ci siano dei dubbi. L’avvenuta verifica dovrà essere evidenziata nelle note del contratto con la frase: VERIFICA C/O MCTC OK. NB: questa procedura non è sostitutiva di tutte le altre verifiche necessarie per una corretta qualificazione dei clienti, ma rappresenta un'integrazione. IMPORTANTE: Un ulteriore controllo per la verifica del paese di emissione di una carta di credito/debit/ eletron può essere effettuato mediante collegamento al seguente link:

http://www.exactbins.com/bin-lookup

E' sufficiente digitare i primi 6 numeri della carta per ottenere le info richieste.

E’ preferibile rinunciare ad un noleggio anziché perdere un’autovettura!!!

➢ Il sistema NR evidenzia, all'atto dell'apertura del contratto di noleggio, gli importi delle franchigie furto e danni, ed il relativo deposito (comprensivo del deposito carburante) da richiedere, nonché tutti i costi dei prodotti accessori. E’ importante, pertanto, fare sempre riferimento alle istruzioni indicate dal sistema.

http://www.exactbins.com/bin-lookup#_blank


SEZIONE 1 – PARTE 1 .3 Agg.to del: 05/11/2020 Qualificazione del Cliente: Restrizioni e particolarità Pag.: 1.03

Di seguito è riportata una tabella riepilogativa dei gruppi auto proposti agli intermediari, con le relative caratteristiche, ed i requisiti per procedere al noleggio.

N.B.: per il gruppo L non sono accettate le carte di debito/electron


SEZIONE 1 – PARTE 2 Agg.to del: 06/07/2021

Qualificazione del Cliente: Identificazione Pag.: 1.01

Identificare un cliente significa stabilire il tipo di cliente che abbiamo di fronte. Le possibili categorie sono: 1. Cliente con voucher prepagato T.O. 2. Cliente con voucher NON prepagato T.O. 3. Cliente “walk in” 4. Cliente con tariffa convenzionata 5. Cliente segnalato da società NLT 6. Cliente WEB 7. Cliente CALL CENTER 8. Clienti EHI/NATIONAL/ALAMO 9. Clienti ELEFAST 10. Clienti POLIZIA DI STATO 11. Clienti POSTE ITALIANE 12. Clienti BOSH 13. Clienti CAR REPLACEMENT 14. Clienti MYLOCAUTO

NORMA GENERALE

Per evitare fatturazioni ed incassi errati a clienti replacement o privati per i quali siamo in attesa dell’inserimento della prenotazione (tipicamente le società di replacement a tarda sera, ad esempio), non procederemo più aprendo contratti con fonte walk in. Dovremmo in tal senso adoperare due nuove fonti commissionabili che abbiamo denominato “ATTESA PRENO CC” e “ATTESA PRENO FULL CREDIT” che permettono, a seconda delle esigenze, di aprire un contratto con carta di credito o in rimessa diretta. Ad esempio, in caso di prenotazione ACI per ALD e con specifica di full credit, apriremo il contratto con la fonte commissionabile ATTESA PRENO FULL CREDIT; inseriremo il pagamento in rimessa diretta e chiederemo al CP di agganciare la prenotazione giusta non appena possibile. In caso di contratti che richiedono l’utilizzo della carta di credito ed il deposito cauzionale, utilizzeremo la f.c. ATTESA PRENO CC e procederemo richiedendo solo il deposito come da fonte commissionabile corretta (ad esempio per Mondial Standard il deposito sarà di € 350,00). Nei casi in cui non si conosce la fonte commissionabile corretta, procederemo esclusivamente con la richiesta di deposito cauzionale sulla carta che ci fornisce il cliente. Inoltre, in caso fossimo in presenza di cliente convenzionato corporate che non ha una prenotazione inserita a sistema ed il CP Locauto è chiuso, procederemo aprendo un contratto con tariffa walk in 1 che chiederemo poi di ‘regolarizzare’ con il supporto del Centro Prenotazioni.

➢ CLIENTI CON VOUCHER PREPAGATO Identifichiamo come clienti con voucher prepagato di T.O., tutti quei clienti che hanno prenotato e prepagato il loro noleggio affidandosi ad un broker convenzionato con Locauto Rent. E' molto importante comprendere che, sebbene il cliente abbia già prepagato il noleggio (in toto o in parte, a seconda del tipo di accordo particolare), il rapporto contrattuale durante tutta la durata del noleggio, ed al termine dello stesso, è comunque regolato dalle procedure stabilite da Locauto Rent. Il voucher emesso dal TO ha un valore puramente finanziario: è cioè lo strumento con il quale Locauto Rent ottiene dal broker il pagamento delle proprie competenze, per i servizi erogati. L'essere in possesso di un regolare voucher prepagato non esula il cliente dal dovere essere perfettamente in linea con tutte le procedure in vigore, prime fra tutte quelle di qualificazione, o dall'accettare il contratto di noleggio proposto, con tutte le sue appendici (costi non inclusi in tariffa, presa in carico del veicolo mediante la sottoscrizione del verbale di consegna, ecc), e le sue peculiarità (importi delle preautorizzazioni, franchigie non deducibili, ecc.). Presentare il voucher all'atto del ritiro del veicolo è un dovere del cliente: nel caso in cui ciò non accada per i più svariati motivi, chiediamo al cliente di rendercene copia al rientro. Ove ciò non fosse possibile apriamo contratto di noleggio onorando ugualmente la prenotazione. Sebbene i clienti in possesso di voucher prepagato abbiano già acquistato un pacchetto completo, è importante proporre loro eventuali accessori a pagamento (es.: servizi aggiuntivi quali, prodotti per la eliminazione delle franchigie, GPS, up sell, ecc.); ogni cliente che si presenta al nostro desk, infatti, rappresenta un'opportunità di natura commerciale, e come tale va affrontata. Cercate quindi di essere sempre propositivi nella vendita dei prodotti opzionali disponibili.




Il veicolo assegnato ai clienti con voucher prepagato dovrà essere, compatibilmente con la disponibilità della stazione che effettua il noleggio, quello della categoria prepagata: non sono ammessi “free upgrade” se non per indisponibilità della categoria prenotata, specifica necessità della stazione operativa, o particolari promozioni in corso. Se il cliente, per ragioni personali, richiede all'atto del noleggio un veicolo di categoria diverso da quello prepagato, dovrà accettare il costo derivante dalla sottoscrizione della clausola “up sell” (vedere sez. 2 parte 2.2 pag. 1.04- 1.05: definizione ed applicazione dell’up sell) Locauto Rent non interviene in alcun modo nel rapporto intercorso tra il singolo T.O. ed il cliente: eventuali richieste di rimborso, cancellazioni, modifiche, dovranno essere da quest'ultimo inviate direttamente al broker con cui è stata effettuata la prenotazione. I giorni di noleggio non usufruiti non saranno mai rimborsati: nel caso in cui un cliente abbia prepagato per 7 giorni, ed anticipi la riconsegna del veicolo, nessun rimborso sarà dovuto. I voucher prepagati, sebbene riportino quasi sempre la dicitura “Noleggio prepagato” o “Paid in full”, possono non coprire l'intero costo del noleggio, ed esistono delle voci che è necessario incassare localmente (es.: one way, ecc.). A tal fine, quando si noleggia una vettura ad un cliente in possesso di voucher prepagato è sempre necessario verificare le voci incluse nella tariffa, ed i costi da pagare localmente. Gli accessori da fornire su richiesta (es.: seggiolini per bambini, GPS, ecc.) generalmente vengono indicati dal T.O. sul voucher, ma sono SEMPRE da pagare localmente. N.B.: eventuali extra inclusi in tariffa per singolo TO / fonte commissionabile, sono visualizzabili attraverso il link “quick launch” presente in basso a destra nella maschera del contratto di noleggio di Next Rent.

• CLIENTI CON VOUCHER NON PREPAGATO Per i clienti con voucher non prepagato, valgono le medesime regole indicate per clienti con voucher prepagato, con l'unica eccezione che il voucher non ha alcun valore finanziario, ma ha il solo scopo di garantire al cliente tariffe e condizioni già concordate. POA = PAY ON ARRIVAL

L'importo del noleggio, e tutti i relativi extra, dovranno quindi essere incassati sempre a mezzo carta di credito. Non sono consentiti depositi in contanti (se previsti dalla fonte commissionabile), ma solo il pagamento del costo del noleggio, incluso di eventuali extra. (vedi sezione 2 – Contratto di Noleggio – Depositi e pagamenti)

• CLIENTI “WALK IN” Identifichiamo come “walk in” tutti i clienti che si presentano presso il nostro ufficio, richiedendo una vettura, senza avere in precedenza effettuato una prenotazione. In particolare:

• sono clienti privati che necessitano di una vettura in uno specifico momento

• sono disposti a pagare per soddisfare le proprie esigenze (particolarmente in alta stagione)

• se diventano ripetitivi possono venire fidelizzati La tariffa da applicare ai clienti walk in è obbligatoriamente la tariffa da banco, scontabile fino ad una percentuale massima stabilita dalla sede, in base alla disponibilità delle vetture e alla domanda del periodo. Ogni singolo operatore di banco deve avere la capacità e la prontezza di valutare, di volta in volta, in base alla propria disponibilità e alla disponibilità della concorrenza, lo sconto da applicare alla tariffa da banco, mirando al duplice obiettivo:

• Non perdere il cliente proponendogli una tariffa troppo elevata

• Massimizzando il guadagno per l’azienda

• CLIENTI CON TARIFFA CONVENZIONATA

L'ufficio commerciale Locauto Rent sviluppa costantemente diversi accordi commerciali, con Aziende, Liberi Professionisti, eccetera, offrendo loro i servizi di noleggio a tariffe e condizioni particolari. Questi clienti, in genere, prenotano sempre la vettura attraverso il centro prenotazioni, ma possono anche verificarsi casi di clienti che si presentino al banco senza avere effettuato alcuna prenotazione.


SEZIONE 1 – PARTE 2 Agg.to del: 06/07/2021 Qualificazione del Cliente: Identificazione Pag.: 1.03 In questo caso l'operatore di banco dovrà:

1. contattare il CP per verificare se la richiesta di vettura è stata effettivamente inoltrata, o si è trattato di un errore interno;

2. In caso di pagamento con bonifico bancario o pagamenti full credit, la prenotazione dovrà necessariamente passare attraverso il centro prenotazioni;

3. In caso di cliente convenzionato corporate che non ha una prenotazione inserita a sistema ed il CP Locauto è chiuso, procederemo aprendo un contratto con tariffa “ATTESA PRENO CC- ATTESA PRENO FULL CREDIT” che chiederemo poi di ‘regolarizzare’ con il supporto del Centro Prenotazioni.

Ogni cliente con tariffa convenzionata, utilizza un metodo di pagamento accordato dall'ufficio commerciale sulla base di precise ed attente valutazioni. Esistono clienti che pagano tutto (noleggio e deposito) con la propria carta di credito, altri che pagano il noleggio con carta di credito e il deposito con bonifico bancario, altri ancora che pagano noleggio e deposito con bonifico bancario, e così via. Nelle note della prenotazione, comunque, troverete sempre indicato il corretto metodo di pagamento da richiedere al cliente. Molti clienti che hanno tariffa in convenzione per noleggi business, hanno a disposizione anche tariffe per noleggi personali leisure. In questi casi, come sempre, per permettere la riconoscibilità del driver come aziendale e quindi per l’utilizzo della convenzione per noleggi leisure, al desk in fase di qualificazione occorre chiedere il badge aziendale o qualsiasi altro documento che attesti la possibilità di accedere a tariffe corporate N.B.: particolare attenzione va prestata ai clienti che pagano noleggio e deposito con “vista fattura”. Si tratta di clienti che, per scelta aziendale godono di “full credit” da parte di Locauto Rent. In questi casi, a meno di specifiche comunicazioni da parte del CP, non si dovrà mai richiedere la carta di credito a garanzia. E' evidente che il “full credit” si conceda soltanto a clienti di una certa importanza, pertanto il servizio fornito dovrà sempre essere IMPECCABILE.

Nel caso di aziende interessate a ricevere un contatto da parte del nostro ufficio commerciale, vi invitiamo a compilare l’allegato “A” che troverete alla fine della presente sezione, da inviare via email a: [email protected]

• CLIENTI “PRENOLO” LOCAUTO S.p.A.

Si tratta di noleggi effettuati ai clienti di Locauto Spa (noleggio a lungo termine), che sono in attesa di ricevere in consegna la vettura definitiva a loro riservata. Questi clienti sono presentati da Locauto Spa, e sono soggetti a prenotazione obbligatoria da parte del Centro Prenotazioni.

• CLIENTI WEB Sono i clienti che prenotano la vettura attraverso il sito web www.locautorent.com. Ad essi viene rilasciato un voucher, simile a quello emesso dai broker (POA o Prepaid). La differenza principale sta nel fatto che, per questi clienti, generando il contratto dalla prenotazione, apparirà automaticamente l’eventuale pagamento effettuato on line, nella sezione “pagamenti” del R.A. Ovviamente, così come per i clienti segnalati da T.O., è necessario presentare una carta di credito, Debit/ Electron (purchè nominative) ad inizio nolo, a garanzia di eventuali costi extra. Nel caso di Cliente Web Prepaid, poiché il meccanismo del token sulla carta del cliente si attiva solo in presenza di una transazione effettuata al momento dell'apertura del contratto, opereremo come segue:

• Se il cliente con voucher web prepaid effettua un qualsiasi acquisto aggiuntivo al desk il token si genera come oggi, senza bisogno di pre-autorizzare la carta. In questo caso quindi abbiamo la garanzia di una carta di credito a sistema ed al cliente non dovremmo richiedere null’altro.

• Se il cliente invece decide di non effettuare alcun acquisto e rimane solo con il suo voucher prepagato le location dovranno effettuare una pre-autorizzazione di un centesimo sulla carta fornita dal cliente, che poi verrà annullata secondo i consueti flussi delle carte.

http://www.locautorent.com/


SEZIONE 1 – PARTE 2 Agg.to del: 06/07/2021 Qualificazione del Cliente: Identificazione Pag.: 1.04 Nelle “Condizioni Particolari” in calce alla tabella Franchigie è riportata la seguente dicitura: A prescindere dal livello di protezione acquistato, nessun deposito cauzionale viene richiesto. Il titolare del contratto è comunque tenuto a consentire la registrazione della propria carta di credito, nel rispetto delle normative di sicurezza, a garanzia del noleggio. E' opportuno prevedere nella relazione del cliente un'informativa verbale di questo tono: "La informo che per registrare la carta di credito sul suo contratto di noleggio dovremo effettuare una pre-autorizzazione di 1 centesimo di euro che poi verrà annullata nel giro di qualche giorno. Questa transazione serve per registrare la carta, nel rispetto delle normative di sicurezza, a garanzia di eventuali costi che dovessero insorgere durante o dopo il noleggio, come ad esempio carburante, giorni extra ecc."

• CLIENTI CALL CENTER

Sono i clienti che prenotano direttamente attraverso il CP: il noleggio può essere prepagato, o prevedere il pagamento al desk. Le condizioni contrattuali (franchigie, extra, penalità, ecc.) sono le medesime riservate ai clienti “Walk In” e web.

• CLIENTI EHI / NATIONAL / ALAMO Sono i clienti segnalati dal nostro partner internazionale ENTERPRISE, che è proprietario anche dei brand National ed Alamo. Particolarmente sensibili al tipo di servizio ricevuto, si aspettano di ricevere un servizio a 5 stelle!

I SEGMENTI IL CORPORATE

◦ BIG ACCOUNT: ovvero le grandi corporation che godono di tariffe e condizioni contrattuali particolari, e “customizzate”. IMPORTANTE: pur trattandosi di top account con volumi importanti, non è raro che i clienti di queste aziende (specie se provengono dal Nord America) paghino con carta di credito al banco. Tutti i riferimenti sono sempre inseriti in fase di prenotazione: per eventuali chiarimenti rivolgersi al CP.

◦ MEDIUM ACCOUNT: si tratta di aziende che producono elevati volumi, ma non di importanza tale da rientrare nel novero dei “top account” e da giustificare tariffe e condizioni su misura; a queste aziende vengono forniti tariffe standard che Enterprise chiama con due acronimi: GCR (Global Corporate Rate) e BPR (Business Partner Rate). Le GCR sono dedicate ai partner più grandi, le BPR ai più piccoli. In Next Rent questi set di tariffe sono già stati precaricati e vincolati ad altrettante fonti commissionabili. La differenza fra Medium Account e Big Company è che si tratta di una fonte commissionabile generica. Il nostro compito sarà dunque applicare automaticamente le condizioni previste dalla tariffa prenotata e seguire il metodo di pagamento indicato nella prenotazione stessa.

◦ SMALL ACCOUNT: è un universo di aziende medio-piccole che producono pochi volumi e in maniera sporadica; a queste aziende Enterprise offre uno sconto fino ad un massimo del 5% calcolato sulla tariffa pubblica o “retail” (in pratica la tariffa Internet) applicata con logica point of sale. Lo sconto è veicolato da un codice, che sarà univoco per ciascuna azienda. Next Rent è settato in modo da accogliere questo sconto e applicarlo correttamente.

• L'INDIVIDUAL DIRECT

Comprende l’universo della clientela non contrattualizzata, il cosiddetto retail, ossia clienti individuali che prenotano le tariffe pubbliche attraverso i vari canali disponibili (siti Internet, call center, agenzie di viaggio ecc.). È una clientela tipicamente occasionale, ma può anche essere abituale e loyal (programmi fedeltà), per la cui gestione si rimanda oltre. La gestione di questa clientela è in tutto simile a quella che oggi facciamo dei clienti che prenotano tramite il nostro sito Internet o tramite il call center. In particolare, i clienti National, si attendono uno standard di servizio elevatissimo, con procedure di noleggio rapide ed essenziali. Sono clienti che ci perverranno esclusivamente attraverso i canali Retail o Corporate (no Leisure).




I clienti Alamo, sono clienti che ci perverranno attraverso i canali Retail e Leisure (no Corporate). Per i dettagli circa le attitudini specifiche delle clientele segnalate dai singoli marchi, fate riferimento alla Quick Guide E-Plus ed Emerald disponibili nella sezione Manuali di NR.

• LE AGENZIE DI VIAGGIO Le prenotazioni effettuate dalle agenzie di viaggio attraverso i sistemi EHI, agganceranno le tariffe retail disponibili sul sistema. Normalmente queste prenotazioni sono tutte “pay on arrival”.

• CLIENTI ELEFAST E' il servizio di noleggio “Self Service” riservato ai clienti che utilizzano l'APP dedicata scaricabile dalle piattaforme IOS e ANDROID. Per le norme da applicare, vi rimandiamo interamente alla procedura Elefast 2.0 presente nella sezione Manuali di Next Rent, ed a consultare la sezione Elefast sul sito web www.locautorent.com.

• CLIENTI POLIZIA DI STATO La nostra società ha in essere un accordo con la POLIZIA DI STATO. Tale accordo, in certi casi, prevede una gestione operativa un po' diversa da quella a cui siamo normalmente abituati. Di seguito alcuni accorgimenti che dovremo avere cura di mettere in atto:

• Riconoscere le prenotazioni, sia dal campo in NR della fonte, che dal campo dell'azienda cliente, dove sarà facilmente leggibile la dicitura POLIZIA DI STATO

• Fare in modo di consegnare sempre vetture con meno di 30.000 km, in sintesi le più nuove possibile

• Permettere, qualora sia possibile, di scegliere il modello all’interno della categoria prenotata

• In assenza di categoria richiesta, dobbiamo fornire un UPGRADE (mai un DOWNGRADE), ed in caso di noleggi mensili con upgrade dobbiamo attivarci, appena possibile, per richiamare il conducente e gentilmente invitarlo, previo appuntamento concordato con lui, a prendere la vettura di categoria corretta

• Potrebbero chiederci la sostituzione della vettura, per loro necessità interne e dovremo riuscire ad assecondarli

Quando questi clienti si presentano al banco dovranno sempre avere il numero di prenotazione ed il nome del driver deve corrispondere alla prenotazione. Qualora il driver che ritira il veicolo non

• corrisponda al nominativo segnalato da NR, siete autorizzati a cambiare il nome del driver (tranne nel caso più avanti citato del driver Joseph Perugini).

• Nessuna prenotazione è possibile al banco; le stesse passano solo tramite le figure aziendali preposte (il CP è informato, non inseriranno prenotazioni arrivate per telefono da parte della polizia o da parte delle location)

• Non dobbiamo MAI chiedere la CARTA DI CREDITO

• In caso di breakdown, dobbiamo fornire l'auto sostitutiva il più presto possibile, anche a driver non intestatari del contratto, avendo cura di inserire questi come seconda guida, ristampando e facendo firmare il contratto di noleggio. Lo stesso procedimento è da seguire nei casi in cui si abbia la necessità di sostituire la vettura anche non in seguito a breakdown.

N.B.: potrebbe capitare di ricevere prenotazioni con il driver - JOSEPH PERUGINI - in questo caso non dobbiamo nemmeno chiedere la patente, essendo già precompilata l'anagrafica. Questo tipo di clientela è da trattare con ESTREMA RISERVATEZZA, e pertanto non dobbiamo divulgare alcun tipo di informazione all'esterno della nostra organizzazione. Per qualsiasi dubbio fate sempre riferimento al vostro Area Manager di riferimento.

• CLIENTI POSTE ITALIANE

La Locauto Rent ha sottoscritto un nuovo accordo commerciale con Poste Italiane. La convenzione è rivolta ai dipendenti ed ai loro familiari.





Le fonti sono Web Corporate Auto e Web Corporate Furgoni per i mezzi commerciali, la scontistica sarà del 15% sulle auto ed il 10% sui furgoni, gli extra ed i termini condizioni sono quelli standard. La fatturazione sarà individuale e mai Poste Italiane ed il metodo di pagamento accettato sarà la carta di credito e le sue declinazioni (debito/ visa electron) Al momento del noleggio i dipendenti ed i familiari dovranno presentare il tesserino aziendale oppure una copia al fine di essere qualificati come beneficiari. Di seguito riportiamo i codici LRC destinati alla partnership:

• AUTO: 167890AUTO-CC

• VAN: 167809VAN-CC ; 167809VAN-CC1; 167809VAN-CC2 ; 167809VAN-CC3

• CLIENTI BOSH Sono clienti che hanno un accordo commerciale con la nostra azienda, in modalità normal credit. Le prenotazioni arriveranno direttamente da Enterprise per la quale è stato predisposto ‘un freesell per i gruppi B,C,D ed F con un leadtime di 2 ore. La convenzione Normal Credit creata per i clienti Bosch prevede che il noleggio venga fatturato a Bosch e gli extra al cliente che dovrà quindi fornirci un metodo di pagamento e garanzia. Tuttavia ci sono degli extra che dovranno essere sempre fatturati a Bosch e cioè: - Delivery & Collection - Catene da neve e pneumatici invernali - One-way domestico - Fuori orario - Guidatore aggiuntivo - Young driver Questi extra verranno inseriti direttamente in fase di prenotazione e quindi saranno inclusi nella fatturazione a Bosch. Qualora non fossero stati già inseriti nella prenotazione e il cliente li richieda al banco, la location dovrà contattare il CP e farli inserire in modo che non vengano mai fatturati all'utilizzatore. Il costo di Delivery & Collection, laddove richiesto, sarà già inserito dal CP nella prenotazione. In alcuni casi, Bosch potrebbe farsi carico anche del one-way internazionale, ma solo se espressamente autorizzato e richiesto dall'azienda.


SEZIONE 1 – PARTE 2 Agg.to del: 03/03/2020 Qualificazione del Cliente – Sales Lead Allegato “A”

SCHEDA CLIENTE

Ufficio

Azienda

Indirizzo Località

Tel. Azienda

Indirizzo Mail Azienda Referente

Indirizzo Mail Referente Tel. Referente

N° noleggi annui

Durata media noleggi Classe vettura

Servizi Richiesti Stazioni di utilizzo

Provenienza clientela

Periodo noleggio Concorrenza

Condizioni concorrenza

Data:__/__/____

NOTE: _______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

Spazio riservato al Sales Dept.

Contattato il:__/__/____ da _____________________________________________________________

NOTE:

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

N.B.: il presente modulo va compilato con il maggior numero di informazioni possibili sull’azienda interessata, per

permettere ai colleghi dell’ufficio commerciale un primo contatto già con i necessari dettagli.

Inviare a: [email protected]





• CLIENTI CAR REPLACEMENT Locauto Rent ha un accordo di fornitura di vetture sostitutive per clienti segnalati da diverse Società.

ACI GLOBAL

Esistono due tipi di clienti ACI Global:

1. ACI Global standard, assimilabili ai noleggi segnalati dai broker. ACI Global si farà carico del solo costo del noleggio, per un numero di giorni prestabilito. Eventuali costi extra (carburante, Prodotti per la riduzione delle franchigie, PAI, GPS, extra days, ecc.), dovranno essere sempre addebitati al cliente sulla propria carta di credito, da richiedere sempre a inizio noleggio a garanzia. ATT.NE: per i clienti ACI Global standard, non si dovranno inserire i dati di ACI Global nel campo “Fatturare a”, in quanto la fatturazione per questa fonte è assimilabile a quella dei broker. Si dovranno, eventualmente, inserire i dati dei clienti che richiedano la fattura per gli extra addebitati.

2. ACI Global Full Credit, per i quali ACI Global si farà carico di tutte i costi derivanti dal noleggio, extra inclusi. A questi clienti non sarà necessario richiedere la carta di credito a garanzia.

In caso di prenotazione trasmessa dal nostro CP, troverete tutte le informazioni per poter procedere al noleggio all'interno della prenotazione stessa. Viceversa, nel caso in cui la prenotazione provenga direttamente dalla Centrale Operativa ACI Global dovrete accertare se il cliente è FULL CREDIT o STANDARD. ACI GLOBAL S.p.A. 18227-1-47-FC: prenotazione full credit – tutto fatturato ad ACI GLOBAL S.p.A. 18227-1-48-STD: prenotazione standard che richiede la carta di credito e con extra a carico dell’utilizzatore La tariffa ACI GLOBAL S.p.A è applicabile per auto e furgoni ed include (oltre a CDW, TP, oneri di circolazione, oneri aeroportuali/ferroviari): - KM illimitati - VAL - Seconda guida - Catene da neve - Road Assistance - Delivery e Collection prevedono un costo forfettario a tratta di € 17,10 + IVA. - Deposito anche in contanti per i soli gruppi B e C.

E’ fondamentale prendere tutte le prenotazioni, anche da parte delle location, in quanto Locauto è soggetta a PENALI in caso di rifiuti o mancata erogazione del servizio in caso di prenotazioni confermate. Queste inclusioni interessano esclusivamente l'accordo con Aci Global S.p.A. e non quello con ACI Global Servizi S.p.A. che rimane invariato. ACI GLOBAL SERVIZI S.p.A. 451028-1-49-FC: prenotazione full credit – tutto fatturato ad ACI GLOBAL SERVIZI S.p.A. 451028-0-50-STD: prenotazione standard che richiede la carta di credito e con extra a carico dell’utilizzatore

IMPORTANTE: nel caso in cui la prenotazione provenga direttamente dalla centrale operativa ACI Global, la vettura non potrà essere consegnata senza aver prima ricevuto conferma della prenotazione da parte della stessa Aci Global, con il riepilogo della prenotazione stessa ed il relativo numero di dossier. Il contratto potrà anche essere aperto inizialmente come “walk in”, inoltrando successivamente una mail al CP Locauto Rent con allegato la comunicazione ricevuta dalla centrale operativa ACI Global, al fine di far variare la tariffa applicata. E' importante considerare che, per i noleggi segnalati dalle società di car replacement, la durata del noleggio, spesso non è quella prevista dalla prenotazione iniziale; ciò è particolarmente rilevante soprattutto nel caso di prenotazioni di gruppi speciali, ed in periodi in cui l'utilizzo della flotta sia particolarmente elevato.




Nel caso in cui un cliente Aci global non rientri nei termini previsti, comportarsi come segue:

Cliente FULL CREDIT: prolungare la data di previsto rientro e inviare mail al CP per richiedere prolungamento. I giorni extra sono coperti da ACI. Questi clienti non devono mai essere contattati telefonicamente

Cliente STANDARD: prolungare la data di previsto rientro, chiedere tempestivamente prolungamento al CP. In casi urgenti questi clienti possono essere contattati telefonicamente. In ogni caso, qualora doveste avere dei dubbi nella gestione di questo tipo di clienti, potrete far riferimento al CP Locauto Rent.

N.B.: IL VAL E’ SEMPRE INCLUSO NELLE TARIFFE ACI GLOBAL, E PERTANTO NON DEVE ESSERE ADDEBITATO NE’ AD ACI GLOBAL NE’ AL CLIENTE UTILIZZATORE.

Per i clienti ACI con prenotazione standard, è richiesto di preferire sempre modelli di auto del gruppo VGI (in questo ordine: Audi, Volkswagen, Skoda, Seat) fermo restando che modelli (e categorie di auto prenotata) di queste case costruttrici siano disponibili in location al momento del pick up.

ADAC

La casa madre di questa azienda è tedesca, ma ha delle sedi distaccate nei vari paesi e anche in Italia. Opera come l’italiana ACI fornendo ai suoi soci assistenza stradale in caso di guasto o incidente. In Next Rent sono stati creati due LRC: ADAC AUTO - FC: per il noleggio delle auto per qualsiasi durata ADAC FURGONI - FC: per il noleggio dei veicoli commerciali per qualsiasi durata Le prenotazioni verranno inoltrate dalla centrale operativa ADAC a mezzo email al CP, a seguito di conferma da parte nostra, ADAC invierà alla location dove è previsto il pick up un documento di riepilogo. La location dovrà obbligatoriamente far firmare al cliente utilizzatore il documento che ha ricevuto da ADAC. Questo documento non è solo un riepilogo di prenotazione, ma è un impegno di pagamento e pertanto è estremamente importante farlo firmare e allegarlo in Next Rent, poiché la sede dovrà poi restituirlo ad ADAC firmato, nella fase di invio delle fatture. Qualora il cliente, per qualsiasi motivo non volesse firmarlo, il servizio non potrà essere erogato. Negli orari in cui il nostro CP è chiuso, sarà la location a ricevere direttamente la richiesta di prenotazione e, quando confermata riceverà il documento di riepilogo. In questo caso, la stazione di noleggio potrà aprire il contratto utilizzando la fonte commissionabile ‘ATTESA PRENO FULL CREDIT’ ma segnalando subito al CP il contratto per legarlo alla fonte commissionabile corretta. La convenzione prevede una modalità full credit, non va quindi richiesta la carta di credito all'utilizzatore. Gli extra, come per altri accordi Replacement, non possono essere venduti al banco e pertanto sono stati inibiti tra gli optional selezionabili. Qualora il cliente utilizzatore ne facesse richiesta, possono essere venduti solo se inseriti in prenotazione su richiesta di ADAC o in alternativa il cliente stesso dovrà fare un passaggio con ADAC. Potrebbe capitare che il drop off sia all'estero (soprattutto in paesi come Germania, Francia, Austria, Croazia e Svizzera). In questi casi il drop estero viene segnalato come sempre in prenotazione ed il costo del one way dovrà essere imputato manualmente all’emissione del contratto. Il prolungamento dei contratti non è automatico e dovrà essere richiesto da ADAC inviando necessariamente un documento nuovo con il prolungamento, altrimenti il cliente dovrà essere invitato a riconsegnare. Pertanto, se quest'ultimo non riconsegnerà nella data e orario previsti, il CP dovrà esserne informato tempestivamente e dovrà contattare ADAC per chiedere se ci sono prolungamenti. Alla fine di ogni noleggio, la location dovrà generare fattura.




ALD AUTOMOTIVE

Il rapporto commerciale prevede la fornitura in regime di full credit di vetture sostitutive o pre-assegnazione ai clienti ALD. Sono quei clienti aziendali che hanno un veicolo in noleggio a lungo termine con ALD, pertanto già qualificati ed affidabili, i quali avranno necessità di un veicolo sostitutivo per manutenzione di quella in dotazione oppure, in caso di ordine di un nuovo veicolo, di un auto in pre-noleggio in attesa dell’arrivo del mezzo definitivo. L’accordo è dedicato sia alle auto che veicoli commerciali. Le richieste verranno inoltrate da ALD al ns Centro Prenotazioni tramite un portale web ESCLUSIVAMENTE dal lunedì al venerdì dalle 08:30 alle 19.00, fuori da questi orari lavorativi le prenotazioni potrebbero arrivare da ACI Global specificando che si tratta di una prenotazione per conto di ALD. In questi casi sulla richiesta da parte di Aci Global viene segnalato che la prenotazione è per conto di ALD e va trattata come full credit, segnalando poi al CP il contratto da “sistemare” con fonte dell’azienda cliente. E’ fondamentale prendere tutte le prenotazioni, anche da parte delle location, in quanto Locauto è soggetta a PENALI in caso di rifiuti e downgrading. Le fonti commissionabili dedicate saranno:

A questi clienti NON dovrà assolutamente essere richiesta la carta di credito, qualsiasi extra sarà inserito in fase di prenotazione senza possibilità di vendere coperture, accessori, o altro al banco. In genere la ALD prenota gli stessi servizi già forniti al proprio cliente convenzionato, qualora il cliente richieda dei servizi extra in occasione del noleggio da effettuare con Locauto Rent, sarà ALD a inserirlo in prenotazione e a pagarlo. E’ probabile che in alcuni casi le date di previsto rientro non vengano rispettate, causa prolungamento dei tempi di riparazione della vettura originaria del cliente o per ritardo nella consegna della vettura “long term” definitiva. Al verificarsi di tale eventualità si dovrà contattare tempestivamente il CP per verificare e gestire lo stato delle richieste/prolungamenti. Particolarità del loro set tariffario è che: seconda guida, young driver fee, catene da neve, PAI, one way fee (escluso da/per la Sardegna) e servizio rifornimento sono inclusi in tariffa con costo = a € zero. Nel compilare il contratto si dovranno comunque inserire i flag sulle voci interessate e il sistema per default farà apparire l’accettazione dei servizi extra ma non applicherà nessun costo. Sono stati inoltre concordati dei costi ad hoc per le consegne e le riprese come da schema sottostante




Altra peculiarità di quest’azienda sono le franchigie non standard e regolate dall’accordo commerciale, all’apertura del contratto il sistema Next Rent indicherà le franchigie relative. Alla chiusura, la filiale di rientro è tenuta fatturare il contratto. Di seguito le persone a cui fare riferimento in caso di problematiche riguardanti ALD:

➢ Commerciale: Stefania Catena [email protected]

➢ Centro Prenotazioni: Ambra Campoli e Francesco Griggio [email protected] ed [email protected]

ALLIANZ GLOBAL ASSISTANCE

La società si occupa di assistenza stradale e fornitura ai propri clienti/Compagnie Assicurative di vetture sostitutive sia in regime di Full Credit che in modalità Standard, con una gestione praticamente identica a quella già conosciuta per Aci Global, relativamente alla prenotazione dei veicoli. Allianz non effettua per Locauto nessun servizio di soccorso. Le richieste verranno inoltrate al ns Centro Prenotazioni negli orari di apertura dello stesso, o direttamente ai punti di noleggio negli orari di chiusura del ns Centro Prenotazioni. Allianz comunicherà un codice per identificare il Cliente (AGA International o Mondial Contact Center Italia) e tipologia di conto (Standard o Full Credit), ovvero: PER AGA INTERNATIONAL

• CODICE CLIENTE 84607

• CONTO DI FATTURAZIONE MODALITA’ STANDARD: 423 – AGA STANDARD

• CONTO DI FATTURAZIONE MODALITA’ FULL CREDIT: 424 – AGA FULL CREDIT PER MONDIAL CONTACT CENTER ITALIA:

• CODICE CLIENTE 84608

• CONTO DI FATTURAZIONE MODALITA’ STANDARD: 425 – MONDIAL STANDARD

• CONTO DI FATTURAZIONE MODALITA’ FULL CREDIT: 426 – MONDIAL FULL CREDIT In caso di contatto diretto con l’ufficio di noleggio, sarà importante evitare i rifiuti poiché oltre una soglia minima incorreremo in penali, dovremo comunque sempre proporre un’alternativa in caso di indisponibilità del gruppo. Qualora si sia costretti a rifiutare un noleggio, dovrà esserne data comunicazione immediata all’Ufficio Prenotazioni Locauto Rent, che aggiornerà così un file dedicato. La mail con i dati del noleggio verrà inviata da Allianz al Centro Prenotazioni anche in orari di chiusura dello stesso, pertanto il contatto con la location sarà esclusivamente telefonico, quindi è opportuno prestare molta attenzione a quanto verrà comunicato telefonicamente, soprattutto in merito alla tipologia del conto se Standard o Full Credit. Le fonti commissionabili dedicate saranno:

• AGA STANDARD

• AGA FULL CREDIT

• MONDIAL STANDARD

• MONDIAL FULL CREDIT Per le fonti FULL CREDIT NON SI dovrà assolutamente richiedere la carta di credito, qualsiasi extra dovrà essere richiesto in fase di prenotazione senza possibilità di vendere coperture, accessori, di alcun genere al banco. Per le fonti STANDARD sarà necessario richiedere un deposito cauzionale, che sarà per tutti i gruppi pari ad € 350,00 da lasciare a mezzo carta di credito, Debit/Electron (purchè nominative) o in contanti,






limitatamente ai car group B e C e solo per clienti italiani. In questo caso si potranno proporre extra che, se accettati, dovranno essere garantiti e pagati dal cliente stesso con una carta di credito. In caso di prolungamento o mancato rientro alla data prevista, sarà necessario contattare tempestivamente il Centro Prenotazioni per verificare lo stato delle richieste/prolungamenti. Particolarità delle tariffe applicate è che esse includono già la seconda guida, la young driver fee e la one-way fee (escluso da/per la Sardegna), questi extra sono stati inseriti con costo “zero”, pertanto si dovranno applicare in NR come da prassi, ma non comporteranno costo aggiuntivo. Le richieste di chiarimento o reclamo dovranno essere inviate a

[email protected]

Di seguito le persone di riferimento per Allianz Global Assistance: Commerciale: Nadia D’Andrea [email protected] Centro Prenotazioni: Ambra Campoli [email protected]

ARGOS ASSISTANCE

La tipologia di accordo prevede soltanto la modalità normal credit (con fatturazione ripartita, il noleggio ad Argos e gli extra all'utilizzatore) e non include i furgoni. Pertanto, per tutti i noleggi, bisogna sempre chiedere una carta di credito a garanzia e non è previsto il deposito in contanti. L'accordo prevede un solo codice LRC che regola i noleggi normal credit per le auto: 180557-0-1469-NC Oltre alle inclusioni standard, include: - chilometraggio illimitato - PAI - Seconda guida - catene da neve. Gli extra non inclusi sono sempre tutti a carico dell'utilizzatore. Le richieste di prenotazioni potranno avvenire sia tramite e-mail che telefonicamente al nostro centro prenotazioni, comunicando sempre un numero di ordine/dossier. Fuori dagli orari del nostro Centro Prenotazioni, eventuali richieste saranno inoltrate direttamente alle location, mettendo sempre in copia il CP.

ARVAL

L’accordo in essere con ARVAL è attivo sia per il segmento auto che per il segmento furgoni. Di seguito tutte le caratteristiche dell’accordo: Tutti gli LRC sono full credit con addebito totale ad Arval. Pertanto, non va mai chiesto il deposito all’utilizzatore. Gli LRC sono: 138690-1-1043-RD per i noleggi di tipologia Replacement 138690-1-1042-RD per i noleggi di tipologia Prelease 138690-1-1043-RDMT: per il Replacement medio termine 138690-1-1042-RDMT: per il Preleasing medio termine





SEZIONE 1 – PARTE 2 Agg.to del: 06/07/2021 Qualificazione del Cliente: Identificazione Pag.: 1.12 ARVAL – POSTE per i noleggi di Poste Italiane

I primi due sono facilmente gestibili come gli altri conti replacement full credit. Il conto ARVAL – POSTE è riservato a questa clientela particolare di Arval e prevede sempre la guida in pool, poiché ogni veicolo ritirato da Poste sarà guidato da più dipendenti. L’intestatario della prenotazione si presenterà al banco di noleggio esibendo la propria patente di guida e la carta di identità unitamente a:

• “Modulo guide addizionali” dove nella prima riga è indicato il nominativo dell’intestatario della

prenotazione e nelle successive quelli dei guidatori addizionali (vedi allegato “A”).

• Autodichiarazione dei guidatori addizionali relativa alla patente di guida (non essendo presenti al

momento del ritiro del veicolo – vedi allegato “B”).

• Copia delle patenti e carte di identità dei guidatori addizionali.

Solo ed esclusivamente per questo segmento, possiamo procedere alla sostituzione del mezzo a noleggio anche se non si presenta l’intestatario del contratto ma una delle guide autorizzate. Tutti i guidatori dichiarati dovranno essere inseriti nel contratto e il sistema addebiterà in automatico un forfait concordato per la guida in pool. In assenza della documentazione di cui sopra, il veicolo non potrà essere consegnato. Motivo per il quale se per il ritiro di un mezzo prenotato tramite il conto ARVAL - POSTE si presenta solo il main driver senza il form guide in pool, non potremo erogare il servizio. Nel corso del noleggio, i nominativi potrebbero variare e in questo caso riceveremo i documenti di cui sopra per l’inserimento dei guidatori autorizzati. Anche se la richiesta pervenuta prevede la sostituzione dei nominativi, noi non faremo altro che aggiungerli a quelli già inseriti. A ricevere i nominativi da aggiungere (da Poste) come additional driver sarà direttamente la location che dovrà quindi provvedere all’inserimento. Le sostituzioni di veicoli possono essere erogate esclusivamente al titolare del contratto di noleggio e non alle guide aggiuntive. Per tutti e tre i conti specificati, non vanno venduti extra al banco. Tutte le voci dei servizi aggiuntivi e accessori sono stati inibiti e possono essere inseriti solo dal Centro Prenotazioni, qualora fossero richiesti e autorizzati da Arval in fase di prenotazione. Se l’utilizzatore al banco ha necessità di un accessorio, deve farne richiesta ad Arval che a sua volta invierà l’autorizzazione al CP. Alcune ulteriori specifiche operative:

• Consegnare veicoli con massimo 40.000 km per i noleggi Replacement;

• Consegnare veicoli con massimo 10.000 km per i noleggi Preleasing;

• Consegnare i veicoli con il contachilometri parziale settato a zero. In tal senso è bene controllare

questo indicatore anche al check out.

Contrattualmente siamo soggetti a penali in caso di: • Consegna veicoli in cattivo stato di pulizia e manutenzione;

• Mancata consegna veicolo a fronte di una prenotazione confermata, ad eccezione ovviamente dei

casi in cui c’è una responsabilità dell’utilizzatore (senza patente, ecc.).

Per questi motivi e vista l’importanza del cliente è necessario porre una particolare attenzione alle modalità di erogazione del servizio. Tutte le prenotazioni saranno inserite dal nostro CP, fatta eccezione per quelle richieste che arriveranno durante gli orari di chiusura di quest’ultimo, dove come già avviene per altri clienti, sarà contattata la stazione di noleggio. Per prenotazioni pervenute al difuori dell’orario di apertura del nostro CP, procedere come indicato nella NORMA GENERALE precedentemente indicata (pag. 1.01 della presente parte 2)



Qualificazione del Cliente: Identificazione ALLEGATO “A”



Qualificazione del Cliente: Identificazione ALLEGATO “B”




AXA La tipologia di accordo è del tutto analoga a quella di ACI Global che prevede sia la modalità normal credit (con fatturazione ripartita, il noleggio alla società di assistenza e gli extra all'utilizzatore) che quella full credit dove tutto è a carico della società di assistenza. Pertanto, nel primo caso bisogna sempre chiedere una carta di credito per il deposito, mentre nel secondo non va mai richiesta. E' previsto anche un conto riservato ai dipendenti Axa per uso privato con modalità di pagamento carta di credito. L'accordo include sia le auto che i furgoni. Di seguito gli LRC: 1035971-STANDARD: LRC riservato alla modalità normal credit con la fatturazione ripartita sia per le auto che per i furgoni 1035971-FULL: LRC riservato alla modalità full credit sia per le auto che per i furgoni 1035971-DAIMLER-NC: LRC riservato ai clienti Daimler e prevede solo la modalità normal credit 1035971: LRC riservato ai dipendenti Oltre alle inclusioni standard, l'accordo include: -chilometraggio illimitato, -VAL, - seconda guida e young driver Gli extra non inclusi, nella modalità normal credit sono tutti a carico dell'utilizzatore tranne il VAL Internazionale che è sempre a carico di Interpartner. Questa particolarità è già regolata da Next Rent. Alcuni extra hanno costi personalizzati caricati in NR. Il costo della consegna e ripresa è riepilogato nella tabella seguente:

Fuori dagli orari del nostro Centro Prenotazioni, eventuali richieste saranno inoltrate direttamente alle location, mettendo sempre in copia il CP. E' importante cercare sempre di confermare le richieste, poichè siamo soggetti a penale qualora i rifiuti eccedano la percentuale del 15%.

BLUE ASSISTANCE E' una società del gruppo Reale che ha come capogruppo la Reale Mutua, e offre una serie di servizi di assistenza tra cui anche il soccorso stradale in caso di guasto o incidente. Pertanto, anche in questo caso, la tipologia di accordo è analoga a quella di ACI Global e prevede sia la modalità normal credit che quella full credit. Non è previsto il deposito contanti neanche per i gruppi piccoli. L'accordo, che include sia auto che furgoni, prevede i seguenti codici LRC: 1034759-0-1482-NC: dedicato alla modalità normal credit sia per auto che per furgoni 1034759-1-1483-FC: dedicato alla modalità full credit sia per auto che per furgoni




Le inclusioni previste nell'accordo, oltre a quelle standard, sono: -chilometraggio illimitato, -seconda guida -catene da neve Fuori dagli orari del nostro Centro Prenotazioni, eventuali richieste saranno inoltrate direttamente alle location, mettendo sempre in copia il CP.

EUROPE ASSISTANCE L’accordo prevede diverse fonti commissionabili, che sotto vi riportiamo solo per opportuna condivisione delle caratteristiche e delle inclusioni. Tutto è gestito in automatico da Next Rent e pertanto non ci sono margini di errore. EUROPASSISTANCE FULL CREDIT: questa fonte è unica per Europassistance Italia e per Europassistance VAI e prevede:

• Tariffa con coperture standard

• Fatturazione interamente a Europassistance (Italia o Vai a seconda dell’LRC) LRC: 137742-1-697-FC

EUROPASS.ITA.NORMAL CREDIT AMMESSO CASH SOLO B-C: questa fonte è valida solo per Europe assistance Italia e prevede:


• Fatturazione ripartita con noleggio fatturato a Europe assistance italia e eventuali extra fatturati all’utilizzatore

• Modalità deposito: carta di credito – ammesso il deposito cash solo per i gruppi B e C LRC: 137742-0-698-NC

EUROPASS.VAI.NORMAL CREDIT AMMESSO CASH SOLO B-C: questa fonte è valida solo per Europe assistance VAI e prevede:


• Fatturazione ripartita con noleggio fatturato a Europe assistance VAI e eventuali extra fatturati all’utilizzatore

• Modalità deposito: carta di credito – ammesso il deposito cash solo per i gruppi B e C LRC: 50431-0-698-NC

EUROPASS.ITA.NORMAL CREDIT SOLO CARTA DI CREDITO: questa fonte è valida solo per Europe assistance Italia e prevede:


• Fatturazione ripartita con noleggio fatturato a Europe assistance Italia e eventuali extra fatturati all’utilizzatore

• Modalità deposito: solo carta di credito per tutti i gruppi LRC: 137742-0-698-NCKK

EUROPASS.VAI.NORMAL CREDIT SOLO CARTA DI CREDITO: questa fonte è valida solo per Europe assistance VAI e prevede:


• Fatturazione ripartita con noleggio fatturato a Europe assistance VAI ed eventuali extra fatturati all’utilizzatore

• Modalità deposito: solo carta di credito per tutti i gruppi LRC: 50431-0-698-NCKK




EUROPASS.ITA.NORM.CRED.SPEC. AMMESSO CASH SOLO B-C: questa fonte è valida solo per Europe assistance Italia e prevede:

• Tariffa con CBP e G&W incluse

• Fatturazione ripartita con noleggio fatturato a Europe assistance Italia ed eventuali extra fatturati all’utilizzatore

• Modalità deposito: carta di credito – ammesso il deposito cash solo per i gruppi B e C LRC: 137742-0-698-NCKK

EUROPASS.VAI.NORM.CRED.SPEC. AMMESSO CASH SOLO B-C: questa fonte è valida solo per Europe assistance VAI e prevede:

• Tariffa con CBP e G&W incluse

• Fatturazione ripartita con noleggio fatturato a Europe assistance VAI e eventuali extra fatturati all’utilizzatore

• Modalità deposito: carta di credito – ammesso il deposito cash solo per i gruppi B e C LRC: 50431-0-698-NCKK

N.B.: per alcune fonti, è tollerato il deposito cash per i car group “B” e “C” che va registrato sul contratto di noleggio con la dicitura “deposito cash”, ed a fine nolo, nel caso in cui non vi siano extra, o esista comunque un saldo a favore del cliente, questo va restituito per il totale ammontare o per le spettanze del cliente, inserendo su contratto la dicitura “rimborso deposito cash”. Le prenotazioni sono inserite sempre dal ns. centro prenotazioni, se ricevute durante l’orario di apertura. L’unica eccezione rispetto a quanto su esposto è la necessità di fornire un veicolo al replacement con ns. centro prenotazioni chiuso. In questo caso la location riceverà la telefonata dalla centrale operativa Europe assistance ed in caso di conferma di disponibilità del veicolo richiesto, la stazione riceverà una e-mail a conferma della prenotazione In questi casi, per l’apertura del contratto di noleggio, procedere come riportato nella NORMA GENERALE precedentemente indicata (pag. 1.01 della presente parte 2)

• CLIENTI SOCIETA' NLT Locauto Rent ha sviluppato degli accordi con società operanti nel campo del Noleggio a Lungo Termine, in qualità di fornitore di veicoli in pre-assegnazione e veicoli sostituivi

INTER PARTNER ASSISTANCE

Il contratto è gestito esattamente come per INTER PARTNER ASSISTANCE SA, con le stesse tariffe e condizioni. Cambiano gli LRC. Per quanto riguarda INTER PARTNER ASSISTANCE, gli LRC restano gli stessi già comunicati ad eccezione di quello dedicato a Daimler che non sarà più attivo, poichè gestito da INTER PARTNER ASSISTANCE SERVICES. Gli LRC di IPA sono quindi: 1035971-STANDARD: LRC riservato alla modalità normal credit con la fatturazione ripartita sia per le auto che per i furgoni 1035971-FULL: LRC riservato alla modalità full credit sia per le auto che per i furgoni 1035971: LRC riservato ai dipendenti Per quanto riguarda INTER PARTNER ASSISTANCE SERVICES SRL gli LRC sono: 1046930-STANDARD: LRC riservato alla modalità normal credit con la fatturazione ripartita sia per le auto che per i furgoni 1046930-DAIMLER: LRC riservato ai clienti Daimler e prevede solo la modalità normal credit




LEASE PLAN

Il rapporto commerciale prevede la fornitura in regime di full credit di vetture e/o veicoli commerciali sostitutivi o in pre-assegnazione ai clienti LEASEPLAN. Sono quei clienti aziendali che hanno un veicolo in noleggio a lungo termine con LEASEPLAN, pertanto già qualificati e affidabili, i quali avranno necessità di un veicolo sostitutivo per manutenzione di quello in dotazione oppure, in caso di ordine di un nuovo veicolo, di un’auto o veicolo commerciale in pre-noleggio in attesa dell’arrivo del mezzo definitivo. Tendenzialmente si tratta di richieste programmate, ad eccezione delle manutenzioni straordinarie dovute a breakdown, incidente, furto, ecc. che avranno carattere di urgenza. La gestione è praticamente identica a quella riguardante i clienti Locauto SPA. Le richieste verranno inoltrate dalla Centrale Operativa LEASE PLAN al ns Centro Prenotazioni tramite mail ESCLUSIVAMENTE dal lunedì al venerdì dalle 08:00 alle 19:00, pertanto saranno impossibili i contatti diretti con le location. Le fonti commissionabili dedicate saranno:

• LRC: 71069-1-575-FC – LEASE PLAN REPLACEMENT per VETTURA SOSTITUTIVA

• LRC: 71069-1-574-FC – LEASE PLAN PRELEASE per PRENOLEGGIO A questi clienti NON dovrà assolutamente essere richiesta la carta di credito, qualsiasi extra sarà inserito in fase di prenotazione senza possibilità di vendere servizi aggiuntivi, accessori, o altro al banco. In genere LEASEPLAN prenota gli stessi servizi già forniti al proprio cliente convenzionato, qualora il cliente richieda dei servizi extra in occasione del noleggio da effettuare con Locauto Rent, sarà LEASEPLAN a inserirlo in prenotazione e a pagarlo. Tutti i contratti avranno inclusi catene da neve, road assistance e VAL (con esclusione dei VAL per la Sardegna e furgoni). In caso di prenotazione con delivery e collection, i costi saranno presenti in prenotazione, ma dovranno essere applicati al momento dell’apertura del contratto in base alla tabella sottostante:

E’ probabile che in alcuni casi le date di previsto rientro non vengano rispettate, per prolungamento dei tempi di riparazione della vettura originaria del cliente o per ritardo nella consegna della vettura “long term” definitiva. Al verificarsi di tale eventualità si dovrà contattare tempestivamente il Centro Prenotazioni per verificare e gestire lo stato delle richieste/prolungamenti. Particolarità del loro set tariffario è che seconda guida e young driver fee sono inclusi in tariffa con costo = a € zero. Nel compilare il contratto si dovranno comunque inserire i flag sulle voci interessate e il Sistema per default farà apparire l’accettazione dei servizi extra ma non applicherà nessun costo. In caso di prenotazioni a cavallo con l’orario di chiusura della filiale, non si dovrà attendere il cliente. Eventuali fuori orario saranno prima concordati e comunicati da Centro Prenotazioni. N.B.: I contratti di noleggio con fonte LEASEPLAN non possono essere fatturati dalle filiali: le fatture saranno generate mensilmente esclusivamente da HQ. Di seguito le persone di riferimento per problematiche riguardanti LEASEPLAN:

• Commerciale Nadia D’Andrea [email protected]

• Centro Prenotazioni Ambra Campoli [email protected]






LEASE PLAN – Noleggio Furgoni Sono presenti due LRC dedicati ai furgoni ed entrambi full credit (quindi non va mai richiesta la carta di credito all’utilizzatore)

• LRC: 71069-1-864-FC Furgoni Prelease

• LRC: 71069-1-865-FC Furgoni Replacement Le limitazioni quote di addebito danni e furto/incendio sono standard e le tariffe comprendono

• chilometraggio illimitato

• Danni (CDW) con franchigia

• Furto/incendio (TP) con franchigia

• Guidatori in pool da 1 a 5

• Oneri di circolazione/Road tax

• Oneri aeroportuali/ferroviari Le modalità di prenotazione ed erogazione del servizio seguono quelle già identificate per le vetture.

LEASE PLAN – HOLIDAY CAR Leaseplan ha anche scelto Locauto per mettere a punto un progetto sperimentale, denominato Holiday car, riservato alla loro clientela NLT che ha optato per un'auto elettrica. A questi clienti, verrà proposta nel contratto di lungo termine l'opzione noleggio breve privato che prevede 1 o più settimane in base all'opzione scelta dal cliente. Questa offerta prevede una modalità di noleggio normal credit dove il noleggio verrà fatturato a Leaseplan, mentre gli eventuali extra saranno fatturati all'utilizzatore. LRC: 71069-1-1412-HC Fonte: LEASEPLAN - HOLIDAY CAR A fronte della sottoscrizione da parte del cliente Leaseplan del servizio di noleggio privato Holiday car, Leaseplan emetterà a suo favore uno o più voucher a seconda delle settimane selezionate (1,2 o 3), non trasferibile.

o Il numero del voucher conterrà i seguenti dati:

• N. di oggetto/contratto LeasePlan

• N. di voucher utilizzati (1 se si tratta del primo per quel veicolo, 2 del secondo e così via…)

• categoria veicolo (C1 o C2)

• numero di settimane (W=week)

Es. VOUCHER N. 5763877.1.C2.1W

Nel voucher sarà anche specificata la scadenza dello stesso. Le categorie di veicoli incluse nel programma sono:

• C1: corrispondente al nostro gruppo W

• C2: corrispondente ai nostri gruppi R o S in base alla disponibilità. I costi saranno differenziati a seconda della categoria Locauto disponibile al momento della conferma prenotazione

Il cliente che intenderà usufruire dell’offerta, invierà direttamente un’email a [email protected] specificando tutti i dati della richiesta (Nome, location di pick up e drop off, date e orari di pick up e drop off, categoria





selezionata) con almeno una settimana di preavviso rispetto alla data del noleggio, allegando il voucher emesso da LeasePlan.

Il nostro CP verificherà la disponibilità e risponderà al cliente. In caso di confermata disponibilità fornirà allo stesso un numero di prenotazione, dopo aver inserito il numero di voucher nell’apposito campo di Next Rent e verificato che non sia stato già utilizzato. Per questa verifica, Next Rent è in grado di supportarci e segnalarci qualora il voucher sia stato già utilizzato, ma è fondamentale che il codice inserito nel campo voucher sia scritto correttamente. Inoltre, il CP riceverà da Leaseplan una lista dei clienti che hanno aderito al progetto con relativi numeri di voucher e scadenze, lista che verrà aggiornata di volta in volta che ci saranno nuove adesioni.

Al momento del ritiro del veicolo, il cliente si recherà c/o l’ufficio Locauto scelto e dovrà esibire, oltre alla patente e alla carta di identità, una carta di credito come garanzia per eventuali extra, tariffe ed inclusioni sono le stesse del contratto Leaseplan di Replacement

LEASYS

L’accordo commerciale con Leasys è valido sia per le auto che per i furgoni. Gli LRC sono:

• LRC: 231095-1-897-FC codice da utilizzare per la modalità Replacement auto

• LRC: 231095-1-896-FC codice da utilizzare per la modalità Prelease auto

• LRC: 231095-1-898-FC codice da utilizzare per la modalità Replacement furgoni

• LRC: 231095-1-899-FC codice da utilizzare per la modalità Prelease furgoni Di seguito troverete tutte le informazioni utili per la gestione del cliente: Il contratto Leasys è sempre full credit per tutti gli LRC e quindi non dovrà essere mai chiesta la carta di credito a garanzia. Questa caratteristica del contratto è ovviamente gestita dal sistema. Il contratto Leasys prevede i seguenti extra:

• Km illimitato

• CDW

• TP

• PAI

• Oneri di circolazione

• Additional Driver

• VAL

• Servizio rifornimento

• Catene da neve

• Spese amministrative per sinistri Tutto quanto non incluso potrà essere inserito in prenotazione se richiesto direttamente da Leasys, mentre la vendita al banco sarà inibita. Qualora l’utilizzatore avesse necessità di un extra non incluso, dovrà farne richiesta a Leasys che autorizzerà la presa in carico dell’extra attraverso il CP. Servizi extra non autorizzati non saranno presi in carico da Leasys.

NOBIS

E' una società che opera nel settore assicurativo e che ha ulteriormente rafforzato il suo business con la fusione nel 2017 con Filo Diretto. Offre quindi una serie di servizi di assistenza tra cui anche il soccorso stradale e l'auto sostitutiva. Come per AXA e Blue Assistance, anche in questo caso, la tipologia di accordo è analoga a quella di ACI Global e prevede quindi sia la modalità normal credit che quella full credit. Non è previsto il deposito contanti neanche per i gruppi piccoli. L'accordo, che include sia auto che furgoni, prevede i seguenti codici LRC: NOBIS STANDARD: dedicato alla modalità normal credit sia per auto che per furgoni NOBIS FULL CREDIT: dedicato alla modalità full credit sia per auto che per furgoni




Le inclusioni previste nell'accordo, oltre a quelle standard, sono: -chilometraggio illimitato, - seconda guida - catene da neve. Gli extra sono tutti a carico dell'utilizzatore ad eccezione del VAL, sia Italia che estero, del quale si fa carico sempre Nobis. Questa particolarità è gestita da Next rent. Fuori dagli orari del nostro Centro Prenotazioni, eventuali richieste saranno inoltrate direttamente alle location, mettendo sempre in copia il CP.

PRONTO ASSISTANCE SERVIZI

L’accordo prevede che PAS opera con Locauto solo nella modalità Normal credit, ovvero con fatturazione ripartita a PAS per i giorni di noleggio autorizzati e all’utilizzatore per eventuali extra acquistati al banco. L’utilizzatore dovrà quindi presentare sempre una carta di credito a garanzia per gli extra. N.B.: limitatamente ai car group B e C, i clienti PRONTO ASSISTANCE avranno la possibilità di lasciare al desk di noleggio il deposito in contanti. Questa possibilità è data ai clienti italiani che potranno lasciare cash a deposito per una somma di € 300,00 come indicata da Next Rent. Le prenotazioni saranno inserite dal nostro CP, ma in orario di chiusura di quest’ultimo PAS potrà inviare le richieste direttamente alle location tramite telefonata seguita da e-mail, mettendo in copia anche il CP. Vista la modalità normal credit, ricordiamoci di chiedere sempre il deposito (Carta di Credito o Cash ove previsto). Per prenotazioni pervenute al difuori dell’orario di apertura del nostro CP, procedere come indicato nella NORMA GENERALE precedentemente indicata (pag. 1.01 della presente parte 2) Una nota importante relativa agli extra:

• In caso di extra già inseriti in prenotazione selezionando la voce corrispondente tra gli optional: vanno forniti, ma senza selezionare la voce corrispondente tra gli optional del contratto, per consentire al sistema di fatturarli a PAS e non all’utilizzatore.

• In caso di extra inseriti nelle note della prenotazione: vanno forniti selezionando la voce corrispondente tra gli optional del contratto, come da procedura standard, per consentire al sistema di fatturarli all’utilizzatore.

• In caso di extra richiesti al banco dall’utilizzatore: vanno forniti selezionando la voce corrispondente tra gli optional del contratto, come da procedura standard, per consentire al sistema di fatturarli all’utilizzatore

LRC: 479627-0-979-NC - PRONTO ASSISTANCE NORMAL CREDIT VETTURE LRC: 479627-0-1066-NC - PRONTO ASSISTANCE NORMAL CREDIT FURGONI

• CLIENTI MYLOCAUTO Tutti i clienti che hanno effettuato una prenotazione a Brand Locauto (fatta eccezione per il mercato leisure) riceveranno una prima mail al momento dell’inserimento della stessa ed una seconda mail reminder, 24h prima del previsto pick up, contenenti il riepilogo della prenotazione e l’invito ad effettuare il check in online. Accedendo al portale MyLocauto tramite il link https://www.locautorent.com/it/mylocauto i clienti avranno la possibilità di creare un profilo in cui inserire in autonomia l’anagrafica del conducente, l’eventuale anagrafica di fatturazione, allegare i propri documenti (patente di guida ed un documento di identità che saranno allegati automaticamente sulla propria anagrafica) ed allegare la propria foto scattando un selfie direttamente sul portale MyLocauto. Effettuando il “check in online” il cliente avrà il vantaggio di bypassare il data entry al banco di noleggio, in quanto l’anagrafica creata sarà automaticamente associata alla propria prenotazione. E’ di importanza fondamentale, per tutte le prenotazioni effettuate al desk, inserire la mail del cliente nel campo “E-mail” dedicato e contestualmente cliccare su “Invia preventivo/Conferma prenotazione” come da immagine sottostante

https://www.locautorent.com/it/mylocauto




Solo inserendo la mail il cliente riceverà la conferma della prenotazione ed il link per accedere al portale e creare la propria anagrafica. Le anagrafiche compilate dai clienti saranno sottoposte ad uno screening da sede, durante i normali orari d’ufficio. Quando apriremo la prenotazione, troveremo l’ID conducente ed un “semaforo” come da immagine sottostante

Cliccando su “Visualizza” si accederà all’anagrafica ed in base ai colori l’operatore eseguirà le seguenti azioni: - colore verde: l'anagrafica è completa e non ci sono discrepanze tra documenti e dati forniti. In questo caso l’operatore controllerà solo che il cliente sia in possesso di tutti i documenti per potere condurre un veicolo e che non ci siano anomalie. - colore arancione: l'anagrafica risulta essere genuina ma potrebbero esserci dei dati mancanti (ad esempio il numero civico nell'indirizzo, documento non allegato correttamente etc…). In questo caso l’operatore dopo aver controllato i documenti, andrà a modificare i campi incompleti o con errori. -colore rosso: difficilmente questi clienti arriveranno al banco in quanto da sede verranno informati che l'anagrafica fornita non è accettata e pertanto non potrà ritirare il mezzo. Questi clienti verranno inseriti in black list da sede. - colore grigio : indica che l’anagrafica è da “definire” poiché i clienti hanno effettuato la registrazione e compilato l’anagrafica in orari in cui gli uffici di sede sono chiusi ed il pick up è prima della riapertura. In questi casi troveremo l'anagrafica precompilata, ma sarà onere dell’operatore che emette il contratto verificare che non ci siano anomalie e che i documenti siano correttamente allegati. Si seguiranno, quindi, le normali procedure di qualificazione, se i dati sono completi ed accettabili si procederà ad emettere il contratto, in caso contrario si procederà con la rettifica.


SEZIONE 1 – PARTE 3 Agg.to del: 17/04/2018 Qualificazione del Cliente: Classificazione “NO SHOW” Pag.: 1.01 Ogni qual volta siamo di fronte ad una prenotazione “no show”, ovvero ad una prenotazione che non viene trasformata in contratto di noleggio, sarà necessario specificare il motivo che ha reso non usufruita la prenotazione medesima. Lo stato delle prenotazioni non è alterabile dagli operatori di stazione: è però consentito di inserire il flag ‘confermata’ per prenotazioni inserite con fonte commissionabile call center banco, come da immagine sotto riportata:

Per l’inserimento del motivo della mancata erogazione del veicolo a noleggio, è stata presente una sezione in basso “stato aggiuntivo RES’, come da immagine sotto riportata.

E’ fondamentale che per ogni prenotazione non onorata venga inserita la classificazione come descritta e venga aggiunto nel campo note il dettaglio da parte dell’operatore. Le prenotazioni per i quali i clienti semplicemente non si presentano per il ritiro, andranno automaticamente in NO SHOW alle ore 02.00 del mattino successivo. E’ necessario essere il più precisi possibile nella classificazione degli stati aggiuntivi delle prenotazioni per potere ottenere delle statistiche in merito al mancato buon esito della reservation.


SEZIONE 2: Il Contratto di Noleggio

parte 1: Definizioni standard parte 2: Uscita di un veicolo

• 2.1 Compilazione Contratto • 2.2 Vendita Prodotti Accessori • 2.3 Norme generali

• 2.4 Contratti Void

• 2.5 Helpdesk

parte 3 Consegna del Veicolo

• 3.1 Pulizia del veicolo

• 3.2 Data Cleaning parte 4: Noleggi Mensili

parte 5: Fatturazione Noleggi

parte 6: Noleggi One Way parte 7: Le sostituzioni parte 8: Rientro di un veicolo

• 7.1 Le Segnalazioni parte 9: Eccezioni e particolarità

parte 10: Documenti da allegare parte 11: Customer Service

• 11.1 Lost & Found



Il Contratto di Noleggio: Definizioni Standard Pag.: 1.01

In questa sezione analizzeremo il contratto di noleggio secondo gli standard attualmente applicati da Locauto Rent. Il rapporto contrattuale che regola la cessione di un veicolo da parte di Locauto Rent ad un cliente, è a tutti gli effetti un contratto tra le parti. Come tale, pertanto, ha delle definizioni standard e delle procedure che tutti gli uffici devono rispettare scrupolosamente.

DEFINIZIONI STANDARD RENTAL AGREEMENT- CONTRATTO DI NOLEGGIO = è il contratto vero e proprio che regola la cessione del veicolo al cliente. Attraverso la sottoscrizione dello stesso, il cliente sottoscrive tutte le clausole in esso contenute, accettando altresì di corrispondere il costo del noleggio predeterminato per l'utilizzo del veicolo, nonché il pagamento di tutti gli extra contrattualmente stabiliti. Viene redatto mediante il sistema Next Rent o l'apposito dispositivo informatico (TABLET nel caso di contratti Smart Check in), la firma del contratto avviene in contraddittorio con il cliente ( a mezzo TABLET) ed una copia viene automaticamente archiviata su Next Rent. Nel caso di evidenti impossibilità operative all'utilizzo del tablet, è ammesso stampare da Next Rent una copia cartacea del contratto da allegare al sistema in modo manuale. Nel caso in cui si utilizzasse copia cartacea, trattandosi di un contratto tra le parti, deve essere stampato SEMPRE in modo chiaro e leggibile. (è pertanto necessario che le stampanti utilizzate siano sempre in perfetta efficienza), ed essere privo di cancellazioni, modifiche apportate a posteriori, eccetera. Inoltre, tutte le informazioni inerenti il conducente, il metodo di pagamento, i dati del veicolo concesso e gli extra acquistati localmente devono essere correttamente indicati, e privi di modifiche e/o cancellazioni.

CHECK OUT/ IN-VERBALE DI CONSEGNA = documento annesso al contratto di noleggio, è lo strumento fondamentale che certifica le condizioni del veicolo all'atto del noleggio ed al momento della riconsegna. Anch’esso, congiuntamente al contratto di noleggio, viene redatto mediante l'apposito dispositivo informatico (TABLET) in contraddittorio con il cliente ed allegato su Next Rent automaticamente al numero di contratto corrispondente. Nel caso di evidenti impossibilità operative all'utilizzo del tablet è ammesso l'uso del verbale di consegna cartaceo, stampabile dal sistema NR, da allegare al sistema in modo manuale. Non sono ammesse, per nessuna ragione, modifiche a penna e/o cancellazioni. In caso di nuovi danni rilevati è necessario provvedere all’aggiornamento del documento al sistema al fine di evitare inutili e spiacevoli contestazioni da parte dei clienti. PREPAID VOUCHER = si tratta del documento emesso dai T.O. convenzionati con Locauto Rent, attraverso il quale otteniamo il pagamento dei corrispettivi a noi dovuti per i servizi erogati. LATE CUSTOMER = clienti che si presentano in ritardo al desk, rispetto all’orario di prenotazione. I clienti che si dovessero presentare al desk dopo l’orario di prenotazione, ma durante il normale orario di operatività della filiale, avranno sempre onorata la prenotazione. Qualora la location avesse disponibilità di vetture, anche di segmento diverso rispetto a quello prenotato, la prenotazione dovrà essere onorata (con l’aggiunta di note esplicative in Next Rent) purché il cliente si presenti prima della fine della giornata lavorativa. Ricordiamo che la tolleranza per tutte le fonti è di 59 minuti, per i clienti Autoeurope il limite di tolleranza è di 90 minuti, e per i clienti con fonte EXPEDIA ed EXPEDIA- RECOMMENDED è di 120 minuti. Per le prenotazioni che sono a cavallo dell’orario di chiusura della stazione di noleggio si procederà in questo modo: a) se non è presente il numero del volo: la location chiude all'orario stabilito, senza tolleranza di attesa (a meno che il cliente non abbia avvisato dell’eventuale ritardo); b) se è presente il numero del volo/treno: la location attende 1 ora dall'atterraggio del volo/arrivo treno, e comunque con massima tolleranza di attesa 1 ora e 30 minuti dall'orario di chiusura della location. Le location presso le stazioni ferroviarie dovranno provare a contattare il cliente per avere la conferma dell’orario di arrivo in location. Dopo avere effettuato il noleggio, la location può chiudere. c) Le location di downtown (non quelle ferroviarie e aeroportuali) chiuderanno sempre all'orario ufficiale (sono possibili esclusivamente attese concordate direttamente tra la location ed il cliente) Nota bene: le prenotazioni fuori orario saranno accettate solo per pick up entro un limite massimo di un'ora dopo l'orario ufficiale di chiusura, e massimo un'ora prima dell'apertura della location. Resta valida la regola sopra esposta della massima tolleranza di attesa di 1 ora e 30 minuti dall’orario di chiusura della location. Non si applica il costo della seconda ora di fuori orario; l’unico costo di f.o. applicabile è quello relativo alla prima ora;



Il Contratto di Noleggio: Uscita di un veicolo Pag.: 1.01

Di seguito le operazioni da effettuare all’emissione di un contratto di noleggio:

1. Identificare il cliente; 2. Procedere alla qualificazione; 3. Compilare correttamente il Rental Agreement (vedi note ad hoc di seguito) e far firmare al cliente tutti

i documenti facenti parte integrante del contratto di noleggio (RA, Check veicolo, ecc.); 4. Consegnare il veicolo al cliente, verificando personalmente eventuali contestazioni da quest'ultimo

sollevate all'atto della visione del veicolo (es.: non conformità dei danni segnalati, serbatoio carburante non perfettamente pieno, ecc.).



Uscita di un veicolo - Compilazione contratto Pag.: 1.01 Dopo esserci assicurati che il cliente abbia tutti i requisiti necessari (vedi Sez.1), si provvederà alla compilazione del contratto di noleggio, avendo cura di osservare scrupolosamente i seguenti punti:

1. Nel caso di cliente prenotato a mezzo TO, ritirare il voucher, quando il cliente ne è in possesso.

2. Far compilare al cliente il form di pag. 1.04.01, ed allegarlo su NR prestando particolare attenzione alla compilazione del campo “email”. Senza e-mail, infatti,il cliente non riceverà il contratto di noleggio/checkout ed il check in, né eventuali comunicazioni post rental (es. notifiche di multe, danni, etc.), ed inoltre non è possibile procedere al salvataggio dell’anagrafica del cliente. Qualora l’intestatario del contratto di noleggio non disponga di un indirizzo e-mail, potrà essere inserito quello del secondo guidatore, o di un accompagnatore.

3. Inserire al sistema TUTTI i dati necessari per contattare il cliente (telefono di casa/ufficio, cellulare,

indirizzo e-mail).

N.B.: a noleggio finalizzato tutti i documenti inerenti al contratto di noleggio, saranno inviati ai clienti esclusivamente a mezzo e-mail. I dati identificativi dei clienti vanno inseriti utilizzando il “caps lock” ovvero le lettere maiuscole. Tutti i campi che compongono l'anagrafica del cliente dovranno essere compilati in modo esatto e completo, evitando di completare i campi di cui non avete nozione utilizzando caratteri di fantasia (tipo “0000”, oppure “xyz”). Qualsiasi info da inserire nel driver's profile va richiesta al cliente.

• Quando inseriamo i dati della patente di guida, sarà necessario inserire la nazionalità di emissione del permesso di guida. Il paese andrà selezionato dal menù a tendina che si aprirà automaticamente digitando il nome del paese come da esempio sottostante

Qualora non venga indicata la nazionalità di emissione della patente non sarà possibile salvare i dati dell’anagrafica.

• Quando inseriamo il paese di residenza di un cliente, il sistema proporrà la lista nazioni cui attingere. Eventuali discrepanze genereranno un errore che ci condurranno alla correzione del dato. In questo modo ad esempio, digitando nella sezione del paese di residenza, Regno Unito, il sistema ci proporrà di inserire come codice GB.

• Quando inseriamo il telefono del cliente, saremo obbligati a rispettare questo schema: prefisso internazionale / spazio / numero telefonico, in questo preciso modo: 44 123456789

• Qualora ci fossero discrepanze (ad esempio inseriamo +44 al posto di 44) il sistema ci renderà un messaggio di errore che non permetterà di salvare l’anagrafica.

• Inserire al sistema tutti i dati necessari all'emissione della fattura fiscale (se richiesta), con particolare attenzione all'indirizzo e-mail dell'azienda o del professionista che la richiede.



Uscita di un veicolo - Compilazione contratto Pag.: 1.02 Attenzione: se si intesta la fattura ad una partita I.V.A. italiana, è fondamentale inserire in anagrafica o l’indirizzo PEC o il numero identificativo SDI: viceversa il sistema non salverà la “anagrafica cliente”. Per le aziende straniere, sarà sufficiente il numero di P.I. L’indirizzo e-mail deve essere sempre riportato in “anagrafica cliente” nell’apposito campo, altrimenti la fattura non potrà essere inviata automaticamente; se si tratta di noleggio a titolo personale è sufficiente l’indirizzo e-mail personale, registrato nell’anagrafica conducente. Locauto Rent non effettua più l'invio delle fatture cartacee, l'invio della fattura (in caso di cliente italiano con P.I.) sarà inviata direttamente al “cassetto fiscale”; via e-mail il cliente riceverà il “documento di cortesia” con il riepilogo dei costi. NB.: Nel caso in cui i dati di fatturazione siano già esistenti e il cliente chieda di modificare P.IVA e Ragione sociale sarà necessario creare una nuova anagrafica.

4. Effettuare la scansione dei documenti di identificazione del cliente (patente, CI, Passaporto, ecc.) da allegare al contratto, utilizzando l’id presente nella schermata del contratto

5. DEPOSITI ED INCASSI

Su molte fonti commissionabili (broker e poche altre fonti escluse) Locauto non effettua la richiesta di alcun deposito cauzionale. Per seguire le disposizioni sui depositi cauzionali, basterà seguire le indicazioni che fornisce Next Rent, per ogni fonte commissionabile infatti, verrà mostrato se occorre richiedere il deposito cauzionale e di quale cifra.

Procederemo all’incasso di quanto dovuto già all’emissione del contratto seguendo gli step indicati

Il caso dello screenshot di cui sopra è relativo ad un cliente walk in. In questa circostanza il sistema ci informa che non è previsto alcun deposito cauzionale (per intenderci, nemmeno per il carburante) ma al contrario dobbiamo procedere all’incasso del totale previsto da contratto. Si noti che il pulsante ‘Aggiungi’ acceso in colore azzurro è linkabile. Cliccandoci su potremmo inserire i dettagli del pagamento che il cliente si appresta a rilasciarci. Si aprirà quindi un pop-up come da immagine sotto riportata:



Uscita di un veicolo - Compilazione contratto Pag.: 1.03

Il sistema in automatico proporrà l’importo da incassare (in questo caso € 104,28). Questo campo è editabile, lasciandoci così la possibilità di incassare ad esempio parzialmente su una carta di credito ed il restante con altra carta di credito. Per registrare un incasso avvenuto su pos fisico, occorrerà scegliere dal menu a tendina del pagamento la modalità Bancomat. In uscita non è consentito il pagamento totale di quanto previsto con Bancomat ma una cifra, di almeno dieci euro, deve essere incassata sulla carta di credito. Per richiedere l’incasso sulla carta di credito che il cliente ci fornisce, sarà sufficiente compilare tutti i campi del pop up che si è aperto e quando cliccheremo su ‘Inserisci’ il sistema effettuerà l’operazione registrandola come si vede nell’immagine sottostante:

All’atto stesso della generazione dell’incasso, il sistema avrà tokenizzato la carta che il cliente ci ha fornito. Completato l’incasso e visto che per la fonte walk in 1 non sono previsti depositi da richiedere, potremmo salvare il contratto come sempre fatto finora.

Nel caso in cui ci siano depositi da richiedere, è bene procedere prima con la richiesta del deposito (cliccando sul pulsante aggiungi sulla riga denominata allo stesso modo) poiché qualora non ci sia plafond, non incassiamo per un contratto che non riusciremo a portare a buon fine. La maschera a video dell’inserimento del deposito cauzionale è la seguente:

Cliccando sul pulsante aggiungi, si aprirà la seconda schermata per l’inserimento dei dati. Una volta compilata, è possibile salvare ed effettuare l’operazione richiesta cliccando su ‘Inserisci’.



Uscita di un veicolo- Compilazione contratto Pag.: 1.04

Nei casi in cui durante un noleggio in corso sia necessario integrare gli incassi, questi avverranno a fine noleggio grazie alla precedente tokenizzazione della carta. Basterà quindi prolungare il contratto di noleggio e procedere come indicato nella Sez. 2 parte 9 pag. 1.01

6. CONGEDO

Una volta terminate anche le operazioni di incasso, guideremo il cliente allo step successivo, quindi, prima di congedarlo: - indicheremo il luogo del ritiro del veicolo - spiegheremo che un nostro operatore si occuperà della consegna del mezzo e della firma del contratto e che questi saranno inviati tramite e-mail congiuntamente a Privacy Policy e Condizioni Generali.

Al desk è fondamentale avere sempre a disposizione una copia delle Condizioni Generali e particolari oltre alla privacy policy che trovate su sito web locautorent.com. solo nel caso in cui il cliente ne richieda una copia cartacea.




Uscita di un veicolo- Compilazione contratto Pag.: 1.04.01



Uscita di un veicolo: Vendita prodotti accessori Pag.: 1.01

E' importante tenere in considerazione che, ogni cliente che si presenta al nostro banco, sia che abbia già prenotato il noleggio, sia che si tratti di un walk in, rappresenta per la Locauto Rent un'opportunità commerciale da affrontare con le dovute modalità. Oltre al noleggio vero e proprio, esistono diversi accessori, o servizi accessori, da potere vendere localmente al cliente, che hanno un duplice obiettivo:

1. fornire al cliente un pacchetto quanto più completo ed in linea con le proprie aspettative; 2. elevare la redditività del noleggio.

Gli accessori sono per lo più oggetto di prenotazione (es.: baby seats, GPS, ecc), oppure devono essere proposti dall'operatore al momento del noleggio (es.: up sell, servizi aggiuntivi, ecc.) Accessori come GPS o baby seat vengono solitamente richiesti all'atto della prenotazione, e confermati dal CP, che avrà cura di inserire tale richiesta tra le note della prenotazione stessa, o nell'apposito campo (se previsto). Ad ogni modo, nulla ci vieta di proporre ai clienti tali accessori: non attendiamo che sia il cliente a chiedere “avete a disposizione GPS?”. Cerchiamo di essere sempre propositivi, e di interpretare quelle che possano essere le necessità ed aspettative del cliente, al fine di fornire un livello più customizzato possibile. N.B.: tutte le stazioni dovranno dotarsi di baby seat, GPS e catene da neve in numero congruo rispetto alle proprie necessità, avendo cura di mantenere gli stessi in perfetto stato di pulizia (baby seat), e di funzionamento (GPS, catene da neve). Eventuali richieste di acquisto di tali accessori dovranno essere inviate agli Area Manager di pertinenza. Per ciò che riguarda i servizi accessori vendibili al banco (Prodotti accessori per riduzione delle franchigie, PAI, PCP, up sell, diesel option, ecc), dovranno essere sempre proposti al cliente al momento della compilazione del contratto di noleggio. In particolare

• BP, GW, STP, SC, DW: spieghiamo chiaramente al cliente i benefici dei prodotti accessori. Specificare la differenza tra i prodotti accessori sottoscritti al desk al momento del noleggio ed il rimborso franchigia venduto sui propri portali web dai broker: il cliente che ha acquistato il rimborso franchigia, in caso di danno riscontrato, sarà comunque tenuto a corrispondere a Locauto Rent l'importo stimato del danno, dovendo poi inoltrare richiesta di rimborso al broker.

• BP- Body Package: accessorio di natura NON assicurativa, il Body Package (per brevità BP) elimina la responsabilità del cliente per i danni alla carrozzeria della vettura, e copre anche il tetto (purché non in cristallo). Rimangono esclusi dal Body Package tutti gli elementi di fanaleria e vetreria e tutti i componenti delle ruote (gomme, coppe ruote e cerchioni) oltre alle parti meccaniche, al sottoscocca e alle tappezzerie e finiture interne.

• G&W – Glass & Wheels: accessorio di natura NON assicurativa, il Glass & Wheels (per brevità G&W) elimina la responsabilità del cliente per i danni occorsi alle ruote (pneumatici, coppe ruote e cerchioni) ed a tutti gli elementi di cristalleria e fanaleria dell’auto, ossia parabrezza, tetto (se in cristallo), lunotto, vetri, fanali, frecce e cristallo dello specchietto retrovisore. Rimarranno esclusi, pertanto non coperti da G&W, i danni alla carrozzeria, alle parti meccaniche e al sottoscocca e alle tappezzerie e finiture interne. Acquistando il G&W, il cliente non eliminerà la responsabilità per furto.

• Super Theft Protection: accessorio di natura NON assicurativa, la Super Theft Protection (per brevità STP) elimina la responsabilità in caso di furto o tentato furto, con l’eccezione relativa ai furti occorsi in Campania, Puglia e comune di Catania (franchigia doppia) nei quali il cliente rimane responsabile per l’importo indicato come “ Franchigia furto” delle Condizioni Particolari di noleggio e sul frontespizio del contratto di noleggio.

Sarà possibile vendere i prodotti sopra menzionati sia singolarmente, che in coppia, secondo le esigenze del cliente.




Avremo, inoltre, la possibilità di offrire al cliente i benefici dei tre prodotti (BP+GW+STP) con la proposta di un unico prodotto: la SMART COVER

• Smart Cover: accessorio di natura NON assicurativa, la Smart Cover unisce i benefici dei tre prodotti parziali (BP, GW e STP). La Smart Cover elimina la responsabilità in caso di danni alla carrozzeria, vetri e gomme e furto totale o tentato furto. Rimangono esclusi dalla Smart Cover: parti meccaniche, sottoscocca ed interni. Avremo inoltre la possibilità di offrire al cliente che desidera un noleggio completamente “hassle free” il prodotto DON’T WORRY

• DW – Don’t Worry: accessorio di natura NON assicurativa, il Don’t Worry (per brevità Dw) offre al cliente in un unico pacchetto i benefici della Smart Cover includendo danni alle parti meccaniche, a sottoscocca e alle tappezzerie e finiture interne. Include inoltre anche la Roadside Plus e la PAI. Il Don’t Worry è pertanto il vero pacchetto completo, la formula “zero pensieri”, che elimina la responsabilità del cliente per tutti i danni alla vettura.

NOTA Il pacchetto Don’t Worry copre anche i danni a tappezzerie e finiture interne. Con tappezzerie e finiture interne si intendono i rivestimenti dei sedili, i tappetini, il cielo dell’auto ecc.; questo significa che i danneggiamenti alle altre parti interne della vettura (cruscotto, navigatore, leva del cambio ecc.) rimangono esclusi dai benefici del pacchetto.

Di seguito un breve report riepilogativo

IMPORTANTE: I clienti che violano le leggi vigenti, il codice della strada, l’art. 7 delle condizioni di noleggio ecc. (ossia tutti i casi previsti dall’art. 11 delle Condizioni Generali di Noleggio) saranno considerati negligenti e dunque non saranno coperti da nessun servizio di riduzione/eliminazione franchigie. I danni da eventi atmosferici (tipicamente la grandinata) non sono considerati come un sinistro a sé stante, ma sono, in tutto e per tutto, valutati e assimilati ai danni normali. Dunque la vettura che rientra




da un noleggio colpita da una grandinata, verrà esaminata nel dettaglio delle parti danneggiate e, in base a questa valutazione, al cliente verranno addebitati i danni previsti dalle condizioni di noleggio (franchigie). Facciamo un esempio: il cliente Mario Rossi restituisce una vettura colpita da una grandinata e la grandine ha danneggiato tutta la carrozzeria e ha mandato in frantumi il lunotto posteriore: - se il sig. Mario Rossi non ha acquistato nessuna copertura, è responsabile del danneggiamento nella misura indicata dalle condizioni contrattuali, ossia la franchigia - se ha acquistato il solo Body Package, non è responsabile per i danni alla carrozzeria ma solo per il lunotto infranto - se ha acquistato solo il Glass & Wheels, non è responsabile per i danni al lunotto, ma solo per i danni alla carrozzeria - se ha acquistato Smart Cover o Don’t Worry non è responsabile di alcun danno

• Business Cover: prodotto di natura NON assicurativa. La Business Cover è una copertura che dimezza la franchigia danni e la franchigia furto. Il prodotto è incluso soltanto in convenzione al Corporate, pertanto non è vendibile al banco.

Le stazioni delle città più a rischio, inoltre, dovranno evidenziare al cliente anche i benefici derivanti dall’acquisto di SMART COVER e DON’T WORRY in caso di furto veicolo.

• P.A.I. - Protezione Anti Infortuni : pacchetto accessorio che garantisce il conducente in caso di infortuni, morte od invalidità permanente.

Tutti i rimborsi sopra descritti, sono erogabili soltanto in caso di incidenti occorsi al conducente all’interno del veicolo, mentre i trasportati sono protetti dalla assicurazione RC del veicolo. N.B. si ritengono esclusi dagli infortuni i “colpi di frusta”. Il mancato acquisto di tale servizio, esclude qualsiasi rimborso nei confronti del guidatore che dovesse restare ferito a seguito di sinistro stradale.

Morte/invalidità permanente € 100.000,00 - Persone oltre 75 anni somme ridotte al 50%

Rimborso spese Persone oltre 75 anni somme ridotte al 50%

sino a concorrenza di € 10.000,00 - copre:

• onorari dei chirurghi o dell’équipe operatoria;

• uso della sala operatoria, materiale di intervento, apparecchi terapeutici ed

endoprotesi applicati durante l’intervento;

• rette di degenza;

• esami ed accertamenti diagnostici;

• trasporto dell’Assicurato in istituto di cura in caso di ricovero e rientro al domicilio

effettuato con autoambulanza con il limite di € 1.000,00;

• spese biglietti treno/aereo di un familiare con il limite di € 300,00;

• trasporto della salma dell’assicurato con il limite di € 1.000,00;

• rientro dei trasportati a seguito di rientro sanitario con il limite di €1.000,00;

• prestazioni medico-infermieristiche, medicinali, acquisto e/o noleggio di apparecchi

protesici e sanitari incluse le carrozzelle ortopediche.

Comprese le spese per cure ed applicazioni effettuate allo scopo di ridurre o eliminare

le conseguenze di danni estetici provocati da infortunio.

FRANCHIGIA € 2000 PER EVENTO

. Anticipo dell’indennizzo dovuto qualora l’Assicurato abbia subito un ricovero e abbia

sostenuto delle spese documentate per un importo non inferiore a euro 1.000,00.




• Roadside Plus : Assistenza stradale. Manleva il cliente dalla voltura dei costi di traino eventualmente avvenuto durante il periodo di noleggio. E’ inclusa nel pacchetto DW.

L’acquisto di tale accessorio manleva il cliente, nel caso di attivazione del nostro servizio di assistenza stradale, a qualsiasi titolo avvenuto, dall’addebito delle spese di traino al cliente. Se spiegata nel modo corretto, può diventare molto semplice da vendere.

• UP SELL : molto spesso, in bassa stagione, l'alta disponibilità di flotta presente ci consente di potere offrire al cliente una vettura più adatta alle proprie esigenze, rispetto a quella prenotata/prepagata. Un caso frequente è quello del cliente che richiede una vettura con alimentazione a gasolio invece che a benzina: se il cliente dovrà percorrere molti km, la differenza di costo tra la vettura prepagata e la vettura proposta, sarà abbondantemente assorbita dal risparmio di carburante, ed il cliente potrà godere di una vettura di maggior comfort. E’ possibile vendere, per tutte le categorie prenotate, il prodotto up sell. Nella lista prodotti accessori di Next Rent si dovrà flaggare il prodotto up sell, che avrà un costo dinamico che rispecchia i ‘salti’ di categoria che applichiamo rispetto al gruppo fatturato. Sarà discrezione dell’operatore stabilire quanti up sell applicare, in base alla disponibilità di flotta in location ed alle opportunità commerciali da cogliere.

Si veda in tal senso lo screen shot sotto riportato:

Come visibile, nel caso in esempio, sono stati applicati due cambi di categoria ed il sistema, cliccando sul link indicato dalla freccia, aggiorna in pricing in base agli up sell da applicare, mostrando così il costo totale per l’intera durata del noleggio. Pur rimanendo vero che è facoltà dell’operatore che sta emettendo il contratto scegliere quanti up sell applicare, la tabella riepilogativa sotto riportata suggerisce quanti up sell dovrebbero esserci tra una categoria e l’altra. In questo modo, come evidente, ad un cliente che ha prenotato un gr. B ma richiede un gr. CH, l’up sell suggerito è doppio.




Il costo dei prodotti accessori non varia in base alla categoria noleggiata. Tuttavia le franchigie saranno aggiornate a quelle del prodotto consegnato.

N.B. L'up sell può essere applicato solo ai clienti prenotati ove il prodotto risulti vendibile/ flaggabile su Next rent; invece ai clienti che pagano direttamente al desk (WI, Call Center Banco, Local ecc.), nel caso di richiesta di up sell, si dovrà modificare il gruppo di fatturazione.

• Diesel Option: applicabile su veicoli dello stesso gruppo di quello prenotato, nel caso in cui il cliente richieda o scelga di noleggiare espressamente un mezzo alimentato a gasolio.

• Baby seat: i Baby Seat in dotazione alle filiali sono di due tipi: gruppo 0/1 (da 0 a 18 kg.) e gruppo 1/2/3 (da 9 a 36 kg.). In aggiunta sono disponibili, (in numero ridotto per filiale) le "cullette", ovvero i BS grp. 0+, per "accontentare" i clienti più esigenti. I BS del gruppo 0/1, in ogni caso, sono omologati anche per i bambini più piccoli. ◦ Come da prassi, il Baby Seat deve essere montato all'interno del veicolo esclusivamente ad onere

e cura del cliente. In nessun caso l'operatore dovrà provvedere al montaggio del BS all'interno del veicolo.

◦ le corrette istruzioni di montaggio sono indicate nei BS medesimi. ◦ i copri BS non sono soggetti ad alcun onere aggiuntivo per il cliente, e devono consegnati

unitamente al BS. I copri BS, ovviamente, dovranno essere sempre puliti. ◦ I BS pronti per noleggio andranno conservati all’interno di buste di plastica trasparenti, al fine di

garantirne la pulizia (cfr. Sez. 3 parte 6 – Gestione e Manutenzione Accessori Fisici) Tutti i servizi accessori acquistati dal cliente all'atto del noleggio, dovranno essere specificati nel RA flaggando gli appositi campi. In particolare, nel caso di acquisto di GPS, ROUTER WI-FI o baby seat, dovrete informare il cliente delle penali a proprio carico per furto, smarrimento o danneggiamento dell'accessorio. Il GPS ed il ROUTER WI-FI consegnato, inoltre, dovrà essere registrato a sistema, mediante l'apposito link presente sul contratto di noleggio. Non sarà possibile inserire prodotti accessori come BP, G&W, STP, SC, DW trascorsi 30’ dopo la stampa del contratto di noleggio. Nel caso in cui si modifichi un contratto di noleggio dopo la stampa, occorrerà ristampare il contratto nella versione corretta, e farlo firmare al cliente. PCP : Pieno prepagato. Consente al cliente di acquistare ad inizio nolo l'intero pieno di carburante della vettura noleggiata: in questo modo il cliente non sarà costretto a riportare l'auto con il serbatoio pieno,e nessuna penalità sarà applicata. PCP BB : Pieno prepagato per veicoli in buy back. Al pari del pieno prepagato standard consente al cliente di acquistare ad inizio nolo l'intero pieno di carburante della vettura noleggiata. In questo particolare caso però, dal momento che il veicolo locato è destinato alla riconsegna in buy back, il costo di vendita del pieno di carburante prepagato è di gran lunga inferiore rispetto al costo reale del totale del carburante presente nel veicolo. Tutto ciò si traduce in un indubbio vantaggio economico per il cliente che ne può beneficiare. Tale




prodotto è vendibile SOLO per i noleggi effettuati con veicoli destinati al buy back entro i 10 giorni successivi alla data del noleggio. Time / Tolleranza Oraria : Il servizio TIME consente di offrire ai clienti una maggiore tolleranza oraria sul rientro del veicolo. Nella fattispecie il prodotto offre al cliente la possibilità di estendere il proprio noleggio di due ore (cui si aggiungono i canonici 59 minuti di tolleranza) pagando un costo pari ad € 20,00 cui si aggiungono l’i.v.a. e gli oneri (ove previsti). N.B.: Il servizio è vendibile, per i clienti retail ed intermediary (non per i clienti aziendali) solo al desk di noleggio al momento del pick up. Non è possibile vendere il prodotto al momento del rientro di un contratto di noleggio. Delivery & Collection : Servizio che permette al cliente di poter ottenere la consegna o il ritiro della vettura

all’indirizzo da lui indicato.

Il servizio potrà essere richiesto dal cliente tramite il nostro Centro Prenotazioni che indicherà il prezzo del

servizio in base ai chilometri di distanza dalla Location come da tabella sottostante:

DISTANZA LOCATION COSTI ( iva ed oneri inclusi)

0- 5 Km 25,00 €

05-10 km 35,00 €

> 10 km € 3,50 x km

Il costo totale sarà inserito dal CP stesso in prenotazione, all’emissione del contratto l’operatore verificherà che il costo sia corretto.



Uscita di un veicolo – Norme Generali Pag.: 1.01

NORME GENERALI

o Gli spazi preposti alla firma non sono oggetto di valutazione da parte del cliente: se il cliente non firma

si deve invalidare il contratto non consegnando l’auto al cliente e inviando il contratto annullato in sede.

o NON E’ AUTORIZZATA LA COMPILAZIONE MANUALE DEL RENTAL AGREEMENT, salvo casi del tutto eccezionali stabiliti dalla Direzione.

o Una giornata di noleggio è considerata di 24 ore e si conteggia a partire dalla data e ora di inizio

noleggio.

o Nel caso di ritardo, salvo eccezioni espressamente previste, si applica una tolleranza di:

- 59 minuti sull’orario di riconsegna in caso di tariffe giornaliere, mensili o plurimensili, trascorso il termine, si applicherà il prezzo previsto per un ulteriore giorno di noleggio in più.

- 10 minuti in caso di tariffa oraria 6H, trascorso il termine si applicherà il prezzo previsto per la tariffa 12H

- 10 minuti in caso di tariffa oraria 12H, trascorso il termine si applicherà il prezzo previsto per un giorno di noleggio.

o Restituendo l’auto fuori orario di apertura dell’ufficio farà fede l’orario di apertura dello stesso, per le filiali per la quale è richiesto ticket d’ingresso per l’accesso al parcheggio, farà fede l’orario del ticket.

o Le note dei contratti vanno utilizzate per registrare tutte le anomalie o eccezioni riferite al contratto stesso (es.: richieste di estensione del contratto di noleggio, problemi incontrati con il cliente alla presa o al rilascio della vettura, eventuali notizie a seguito di guasti meccanici, incidenti, ecc.). Per nessuna ragione il personale di banco è autorizzato a inserire considerazioni di carattere personale sul comportamento tenuto dal cliente al banco, a meno che questo non possa essere di aiuto nel caso di successivo reclamo da parte del cliente (es.: tipo di veicolo non gradito al cliente, richieste di accessori non soddisfatte, ecc.), e comunque usando sempre espressioni professionali.

o A volte capita che il gruppo di vettura prenotata non sia disponibile; normalmente si dà al cliente un’auto di gruppo similare o superiore. In tal caso si applicherà un FREE UPGRADE ed è evidente che il cliente pagherà la tariffa corrispondente al gruppo prenotato e non al gruppo di vettura che abbiamo effettivamente noleggiato per una nostra mancanza del momento. Se per indisponibilità, si dovesse noleggiare una vettura di gruppo inferiore a quello prenotato, inserite le dovute note sul contratto, si dovrà invitare il cliente a prendere contatti con il Customer Service per la richiesta dell'eventuale compensazione. Viceversa, quando è il cliente a richiedere un gruppo di vettura inferiore rispetto a quello prenotato, si dovrà apporre nel campo note tale info e possibilmente richiedere al cliente una dichiarazione in tal senso.


SEZIONE 2 – PARTE 2.4 Agg.to del:30/06/2020 Uscita di un veicolo – Contratti VOID Pag.: 1.01 Nel caso in cui non si riesca ad ottenere la preautorizzazione/incasso per indisponibilità della carta o altro, il contratto dovrà essere trasformato in VOID, entro 15 minuti dalla richiesta di preautorizzazione/incasso. Trascorso tale termine, dovrete inviare richiesta via e-mail all'Area Manager di riferimento. Nello specifico:

➢ Per i contratti che si rendono void dopo aver effettuato l’incasso del noleggio a mezzo carta di credito, Debit/Electron, il sistema processerà lo storno in automatico sulla carta del cliente.

➢ Qualora avessimo accettato contanti per l’incasso del noleggio si dovrà registrare in next rent la restituzione di quanto pagato inserendo “rimborso dep. cash” e salvare il contratto, infine restituire il contante al cliente ed impostare il contratto in VOID.

➢ Se l’incasso del noleggio è stato effettuato a mezzo Bancomat/POS FISICO occorrerà richiedere il

rimborso inviando una mail inserendo tutti i dettagli del contratto voidato all’ufficio Helpdesk/ A.Tamanini


SEZIONE 2 – PARTE 2.5 Agg.to del:05/11/2020 Uscita di un veicolo –HELPDESK Pag.: 1.01 L'Helpdesk di Locauto Rent fornisce supporto e assistenza alle stazioni per quanto riguarda problematiche relative a incassi e pagamenti, nello specifico è a disposizione per le seguenti casistiche:

1. nel caso la transazione venga negata per motivi che NON riguardano:

• l'insufficienza di fondi (per cui l'operatore richiederà una nuova carta) • il superamento del plafond (per cui l'operatore richiederà una nuova carta) • messaggi di errore per inserimento di numeri di carta e/o scadenza sbagliati (per cui l'operatore dovrà

controllare e reinserire i dati della carta)

Qualora il cliente non abbia disponibile una seconda carta, si dovrà contattare il supporto e-commerce BNL per verificare che non ci siano problemi sui circuiti.

2. nel caso la transazione non possa essere portata a termine a causa di una disfunzione del sistema

BNL è possibile chiedere che la transazione venga eseguita dall’ufficio Helpdesk negli orari di ufficio (TELEFONO 0461-262780) Negli orari di chiusura dell’ufficio Helpdesk è possibile ricorrere al flag ‘POS sede’ e la transazione sarà gestita dall’Helpdesk.

3. nel caso di uscita non prevista di NextRent durante la stipula del contratto l’operatore al banco dovrà

rientrare in NextRent e verificare che il sistema abbia recuperato i dati delle transazioni in automatico, le transazioni recuperate sono riconoscibili dalla presenza sul pan di tutte x.

• Qualora al Log-in i dati delle transazioni non dovessero comparire, le operazioni di incasso andranno ripetute, ed in base al responso del pos BNL si può tornare al caso 1 o 2.

• Nel caso in cui al log-in non ci sia nessuna transazione salvata ma il cliente fornisca prova del buon esito del primo tentativo, si potrà contattare l’ufficio Helpdesk negli orari di apertura; negli orari di chiusura dell’ufficio Helpdesk, avendo prova dal cliente che la richiesta effettuata è andata a buon fine, sarà possibile flaggare ‘POS sede’ ed emettere il contratto di noleggio regolarmente.

4. nel caso in cui gli incassi vengano abbinati all’ra sbagliato è possibile chiedere le correzioni indicando

l’ra corretto

Risulta spesso che si richieda il supporto dell’helpdesk per effettuare incassi non correttamente eseguiti al pick up. Potrebbe accadere infatti che per errore si selezioni la modalità di pagamento errata (ad esempio incasso bancomat) pur registrando una carta di credito. In questi casi nessuna operazione viene effettuata sulla carta che il cliente ci fornisce; pertanto è opportuno porre particolare attenzione alla modalità di pagamento che viene selezionata. L’ufficio Helpdesk resta a disposizione per qualsiasi altra richiesta e/o informazione e potrà essere contattato:

• telefonicamente al numero: 0461-262780 dal lunedì al venerdì nelle seguenti fasce orarie: 9-13 / 14-

18 • inviando una email all'indirizzo: [email protected]

Al di fuori degli orari dell’Helpdesk è sempre possibile contattare il supporto e-commerce di BNL al numero: 060 070 selezionando il tasto 1 e successivamente il tasto 4, fornendo il codice esercente: 38290359 o in alternativa la partita iva: 04367650969. Sarà inoltre possibile contattare al numero verde 800900280 in caso di problemi relativi al Pos fisico relativi a:

• guasti o problemi tecnici in generale

• problemi di linea

• controllo su eventuali transazioni non andate a buon fine.

• controllo su esiti di transazioni




Consegna del veicolo Pag.: 1.01 La consegna del veicolo al cliente avviene in presenza di un addetto Locauto Rent, al fine di verificare le condizioni del veicolo locato in contraddittorio con il cliente, e mediante l'uso dello strumento Tablet (vedere manuale dedicato presente sulla Home Page di Next Rent). Il contratto/check del dovranno essere firmati dal cliente per accettazione. Per procedere alla sottoscrizione dei documenti contrattuali è necessario:

1. Richiamare il contratto su tablet alla voce “RA appena emessi” dove sarà possibile controllare i documenti del cliente da tasto “allegati, verificando così che si tratti del titolare del contratto di noleggio. Qualora i documenti non fossero ancora allegati è possibile richiedere un documento per identificare il cliente.

2. Guidando il cliente alla scelta del veicolo, l’addetto mostrerà il veicolo già assegnato ma,

compatibilmente con la disponibilità della flotta, si offrirà la possibilità di scegliere altri mezzi tramite up sell.

3. Una volta effettuata la scelta del veicolo ne mostreremo le condizioni sul nostro vehicle inspection form . Qualora ci fossero delle discrepanze (es. carburante, KM, danni, od altro…) si potrà procedere a modificare il check del veicolo con le indicazioni corrette, utilizzando solo ed esclusivamente il tablet.

4. Una volta effettuato il recap del contratto e mostrato al cliente gli eventuali prodotti aggiuntivi già scelti ed in caso aggiungerne di nuovi, si procederà alla firma:

• Di norma, nel caso in cui non ci si trovi in una filiale aderente al programma SQi, o nel caso in cui non sia presente un coobbligato (vedi Sez.1 Parte 1.2 Pag 1.02), la firma che il cliente dovrà apporre sarà solo una, nello spazio di seguito evidenziato

• Nel caso in cui sia presente il coobbligato ma la stazione non sia abilitata all’SQi, le firme da

apporre saranno due: una dell’intestatario del contratto e l’altra per il coobbligato come da

esempio di cui sotto:

• Nel caso in cui il noleggio venga effettuato in una location abilitata all’SQi senza coobbligato,

la sezione firma sarà come da esempio sotto riportato, con doppia firma e con la seconda

dedicata al consenso all’intervista sul livello di servizio:



Consegna del veicolo Pag.: 1.02

• Infine, nel caso in cui la stazione di noleggio che emette il contratto è abilitata all’SQi, ed è

altresì presente il coobbligato, la sezione firme si adeguerà come segue, dove la terza firma

è per il consenso all’intervista telefonica:

5. Informare il cliente circa i numeri da contattare in caso di incidente o guasto meccanico.

L’informativa alla Privacy Policy e Condizioni Generali verranno inviate tramite e-mail al cliente, unitamente agli altri documenti contrattuali, è quindi molto importante verificare che l’indirizzo e-mail fornito dal cliente sia corretto, comunicando altresì che in caso di fermo da parte delle autorità, qualora queste richiedessero il contratto di noleggio, potranno e dovranno mostrarlo in digitale. In caso di seconde guide che conducono i mezzi in assenza dell'intestatario del contratto, è bene che il main driver mandi a costoro copia dalla sua mail in modo che tutti i driver siano provvisti del rental agreement. Al desk è fondamentale avere sempre a disposizione una copia delle Condizioni Generali e particolari oltre alla privacy policy che trovate su sito web locautorent.com. solo nel caso in cui il cliente ne richieda una copia cartacea. Bisogna sempre ricordarsi che un check out effettuato in modo corretto e scrupoloso in presenza del cliente, semplifica in modo sostanziale le operazioni da effettuare in fase di rientro del veicolo locato, riducendo al minimo la possibilità di contestazioni in caso di nuovi danni rilevati. N.B.: qualora venga fornita al cliente stampa del contratto, altresì il documento non dovrà essere alterato a mezzo tablet. Un veicolo pronto per il noleggio, dovrà inoltre presentare le seguenti caratteristiche standard:

a) essere approntato secondo le norme indicate nella Sez.2-parte 3.1 b) essere in perfetto stato di meccanica ed in regola con la manutenzione programmata; dovranno inoltre

essere stati verificati i livelli (olio, liquido nel radiatore, liquido tergivetri, ecc), la pressione delle gomme, il livello di profondità del battistrada, nonché il funzionamento di luci, climatizzazione, radio, ecc.;

c) avere la ruota di scorta (o ruotino, o kit di riparazione e gonfiaggio delle ruote) presente ed in perfetto stato di funzionamento.

d) avere tutti i documenti presenti ed in regola (copia della carta di circolazione autenticata, copia del certificato assicurativo, carta verde, copia in bianco CID, ecc.). Tali documenti dovranno essere inseriti all'interno del portadocumenti e/o del portabollo Locauto Rent, e riposti all'interno del cruscotto del veicolo, unitamente al gilet di alta visibilità. La chiave del veicolo, inoltre, dovrà essere corredata del portachiavi standard, con targhetta di identificazione riportante i dati del veicolo (targa, modello, colore e alimentazione) ben leggibili.

e) presentare il parzializzatore del contachilometri azzerato, l'orologio/datario regolato e la radio spenta, ed i device dei dispositivi bluetooth resettati.




Consegna del veicolo – Pulizia Veicolo Pag.: 1.01 Al fine di standardizzare il livello qualitativo di servizio offerto, gli SM devono effettuare giornalmente delle verifiche a campione per verificare la qualità dell’approntamento dei veicoli Ready to Rent utilizzando il form presente alla Sez. 2 parte 3.1 pag. 1.01.02 Al fine di garantire uno standard di pulizia in linea con l’immagine di sicurezza e qualità che Locauto intende trasmettere alla propria clientela, di seguito specifichiamo il protocollo adottato per l’approntamento di ogni veicolo prima che questo venga destinato al noleggio. PULIZIA INTERNI VEICOLO

1. Aspirazione di tutte le parti dell’abitacolo del veicolo, nonché del vano porta bagagli 2. Pulizia di tutti i cristalli interni (finestrini, specchi retrovisore e/o di cortesia, etc.) 3. Pulizia di tutte le superfici interne utilizzando un prodotto igienizzante/disinfettante specifico a

base alcolica o certificato dal Ministero della Sanità e dispositivi di igienizzazione specifici monouso (es.: salviette igienizzanti). L’igienizzazione degli interni deve comprendere tutte le parti interne del veicolo. Particolare attenzione andrà posta all’igienizzazione dei seguenti “punti di contatto”:

• Volante e colonna dello sterzo

• Leve laterali (es.: tergicristalli, frecce, etc.)

• Cinture di sicurezza

• Console centrale

• Pannelli e tasche delle portiere

• Maniglie delle portiere

• Tappezzeria dei sedili e tasche dei sedili

• Area compresa tra i sedili e la console

• Area compresa tra i sedili e le portiere

• Porta bicchieri e porta oggetti vari

• Plancia e quadro strumenti

• Pannello degli accessori, Schermo Touch e pulsanti vari

• Specchio retrovisore

• Alette parasole e relativi specchi di cortesia

• Bocchette di aerazione

• Leva del cambio PULIZIA ESTERNI VEICOLO

1. Lavaggio della carrozzeria 2. Pulizia di ruote (copricerchi e/o cerchi in lega) e cristalli (vetri/specchietti/gruppi ottici) 3. Rimozione di detriti ed eventuali moscerini ancora presenti sulla carrozzeria 4. Pulizia dei passaruota

Andranno inoltre igienizzati, i seguenti punti di contatto:

• Maniglie esterne delle portiere

• Tasto di apertura del bagagliaio

• Specchietti retrovisori

RIFINITURA INTERNI VEICOLO – IN PARCHEGGIO Terminato l’approntamento interno ed esterno del veicolo, si procede con un ulteriore ed ultimo passaggio di igienizzazione degli interni, focalizzato soprattutto sulle parti dell’abitacolo che sono state toccate durante il trasferimento del veicolo dal luogo di approntamento al parcheggio. Tale ulteriore rifinitura, da effettuare solo dopo che il veicolo sia stato parcheggiato nello stallo di ritiro, prevede un ulteriore passaggio sulle superfici di contatto dell’abitacolo (es.: plancia, volante, freno a mano, maniglie interne, leve laterali, etc.) con un prodotto igienizzante/disinfettante a base alcolica o certificato dal Ministero della Sanità, al fine di innalzare ulteriormente il livello di sicurezza.



Consegna del veicolo – Pulizia Veicolo Pag.: 1.02 Una ulteriore best practise che abbiamo deciso di adottare è quella di utilizzare della pellicola trasparente (es.: quella per alimenti) per coprire le leve, il volante ed il cambio. In questo modo i nostri clienti saranno ancora più sicuri salendo a bordo del mezzo che stiamo fornendo.

Terminata questa operazione, viene posta sulla portiera del guidatore un’etichetta riportante la data e l’ora dell’avvenuta igienizzazione. Tale etichetta può essere rimossa solo dal cliente che si appresta ad entrare nel veicolo. Si veda in tal senso l’immagine delle etichette al lato. Infine, una volta parcheggiato il veicolo in ready line, dopo tutte le operazioni di igienizzazione, provvederemo ad imbustare le chiavi, sanificandole con l’apposito apparecchio in dotazione alle filiali. Consegneremo quindi ai nostri clienti le chiavi imbustate e potremmo comunicare che anche queste sono state oggetto di igienizzazione. Inoltre, tutti gli accessori fisici eventualmente noleggiati (es. GPS, Router wi fi etc..) dovranno essere consegnati al cliente igienizzati.


SEZIONE 2 – PARTE 3.1 Agg.to del: 25/05/2020 Consegna del veicolo– CL veicoli ready to Rent Pag 1.02.02


SEZIONE 2 – PARTE 3.2 Agg.to del: 01/04/2020 Consegna del veicolo - Data Cleaning Pag.: 1.01 Nell’ottica di fornire un servizio che ecceda costantemente le aspettative dei clienti, è necessario implementare le operazioni di approntamento dei veicoli destinati al noleggio, con un ulteriore passaggio da effettuare al momento della pulizia del veicolo, ovvero l’eliminazione dei dati presenti nel data base del veicolo, importati dai telefoni cellulari collegati dai precedenti clienti mediante tecnologia bluetooth. Infatti, sebbene l’utilizzo del collegamento bluetooth telefono-veicolo sia molto utile in termini di sicurezza, può succedere che i dati presenti nel telefono collegato dal cliente vengano salvati nel dispositivo del veicolo. Tale passaggio pertanto è di fondamentale importanza. Le operazioni da intraprendere sono specifiche e variano da modello a modello, ma esistono tre passaggi base che sono più o meno comuni a tutti i veicoli INIZIO: Schermata iniziale → Usa i pulsanti touch screen

OPPURE Schermata iniziale → Usa i pulsanti fisici SELEZIONE: Seleziona il dispositivo da rimuovere → (esempio di icone tipiche di selezione del dispositivo da disconnettere) In alternativa potrebbe essere utilizzato l’apposito pulsante di selezione fisico CANCELLAZIONE: Utilizza l’apposito comando per eliminare il dispositivo selezionato Dopo ogni singolo passaggio vi potrà essere chiesto di confermare la scelta: in ogni caso, vi raccomandiamo di fare sempre riferimento ai libretti di uso e manutenzione presenti all’interno dei veicoli, e seguire le istruzioni riportate. E’ compito del responsabile di ciascuna filiale porre in essere tutte le azioni necessarie affinché questo ulteriore, importante passaggio nell’approntamento dei veicoli venga effettuato in modo costante e continuo, il che comporta la necessità di informare e formare tutto lo staff (o società di outsourcing) al riguardo. La rimozione dei dati importati dai telefoni deve diventare parte integrante dell’operato quotidiano degli addetti all’approntamento dei veicoli e dello staff di filiale tutto, al fine di assicurare il raggiungimento dell’obiettivo. Di seguito un report che indica le operazioni da eseguire per alcuni dei più diffusi modelli di vetture presenti nel nostro parco veicoli:

I Phone di Operatore


SEZIONE 2 – PARTE 3.2 Agg.to del: 01/04/2020 Consegna del veicolo - Data Cleaning Pag.: 1.02

• ALFA ROMEO GIULIETTA phone → settings → select device → delete

• AUDI A3 telefono → tasto + → connection manager → phone → selez. Device → tasto + → delete

device

• AUDI A4 telefono → tasto + → connection manager → primary phone → seleziona device → tasto +

→ delete

• FIAT TIPO SW schermo piccolo: phone → settings → selezione device → delete

• FIAT 500L TREKKING phone → paired → delete

• FIAT TIPO SW schermo grande: phone → settings (phone) → rotella settings → delete device

• FIAT 500 X phone → impostazioni → seleziona device → delete

• FIAT PANDA tasto del volante in alto a dx → impostazioni → seleziona telefono → delete

• JEEP RENEGADE telefono → device registrati → delete

• LANCIA Y phone → impostazioni → seleziona device → elimina

• MB CLASSE A telefono → collegare apparecchio → rotellina settings → disabilita

• OPEL CORSA configurazione: phone settings → device list → select device → delete

• OPEL ASTRA/MOKKA telefono(cornetta) → cestina

• RENAULT TRAFIC tel → rotellina di dx elimina dispositivi → seleziona dispositivo → elimina

• SEAT IBIZA setup → setup → bluetooth → paired device → delete

• SKODA FABIA phone → impostazioni → bluetooth → device paired → delete all

• SKODA SUPERB phone → setup → bluetooth → disp accopp. → elimina

• SUZUKI VITARA home → seleziona cornetta → dissocia

• TOYOTA YARIS telefono → connetti bluetooth → seleziona device → elimina

• VOLVO V40 phone →seleziona device → delete

• VW UP menù → impostazioni sistema → bluetooth → dispositivi accoppiati → cestino → delete all

• VW POLO/TOURAN phone → setup → bluetooth → disp. Accoppiati → cestina

• VW GOLF phone → setup → bluetooth → dispositivi accoppiati → delete

• VW PASSAT phone → settings → bluetooth → paired device → delete all

• VW CARAVELLE setup → bluetooth → delete all device


SEZIONE 2 – PARTE 4 Agg.to del: 19/02/2021 Noleggi Mensili Pag.: 1.01

• NOLEGGI MENSILI Per molte fonti commissionabili è possibile, aprire o prolungare un unico contratto che copra tutta la durata del noleggio, senza la necessità di rinnovo ogni trenta giorni, come indicato su quick guide “noleggi plurimensili”. Con la nuova procedura il cliente firmerà un unico contratto all’uscita effettiva del veicolo e Next Rent gestirà in maniera automatica i pagamenti, le fatture ed il chilometraggio. In location si potranno prolungare in autonomia i noleggi mensili auto con tariffe local, walk in e call center banco oltre che alle fonti retail per il mercato locale dei furgoni. Tutte le altre fonti commissionabili non dipendenti dalla location ma ascrivibili ad altri mercati saranno gestite da sede mano a mano che scadranno. Nel caso di fonti commissionabili che prevedano un deposito (es. rentalcars superiori ai 30 gg) sarà compito delle filiali procedere al rinnovo delle preautorizzazioni richieste ad inizio noleggio, prima della loro perdita di validità (30 giorni dalla data di prima richiesta). I contratti le cui preautorizzazioni sono in scadenza vengono evidenziati dal sistema next nel Task Manager, mediante link dedicato. N.B.: I noleggi “mensili”, o che eccedano la durata di 29 giorni (nel caso di voucher prepagati) hanno sempre il kilometraggio LIMITATO. Per conoscere termini e costi dei km eccedenti è possibile rivolgersi all'ufficio commerciale/prenotazioni.

➢ Per i noleggi mensili con fonti commissionabili che non sono automaticamente rinnovabili, si procederà prima alla chiusura del contratto scaduto e all’apertura del nuovo contratto di rinnovo. Per richiedere i depositi (se previsti dalla fonte commissionabile) e l’incasso del noleggio sarà importata la carta di credito del cliente. Se la fonte commissionabile è la stessa del contratto precedente, il sistema Next Rent proporrà , tramite la voce “Importa Token” la tokenizzazione degli ultimi tre contratti da cui selezioneremo l’ultimo in ordine temporale come da esempio sottostante.

N.B. la funzione “importa Token” è possibile utilizzarla solo ed esclusivamente al momento dell’apertura del contratto e deve essere utilizzata solo ed esclusivamente per il rinnovo di contratti mensili

• NOLEGGI PLURI MENSILI SEGMENTO CAR REPLACEMENT - PRELEASE (fonti: LEASYS, LEASEPLAN, ACIGLOBAL, ALLIANZ, EUROPASSISTANCE, IPA)

Tutti i noleggi emessi per le società di Car Replacement siano essi replacement o preleasing potranno essere estesi oltre i 30gg, pertanto saranno prolungati previa mail a Backoffice che confermi il prolungamento del contratto. N.B. Fanno eccezione i contratti della società LEASPLAN, in questo caso il contratto non potrà eccedere la durata di 30gg. Allo scadere del noleggio la location, quando già presente la prenotazione di rinnovo, potrà chiudere e fatturare il contratto in essere, e generare il rinnovo. Nel caso in cui la prenotazione per il rinnovo non fosse già inserita, la stazione di noleggio dovrà chiederne l’inserimento al ns. centro prenotazioni/backoffice


SEZIONE 2 – PARTE 4 Agg.to del: 19/02/2021 Noleggi Mensili Pag.: 1.02

• NOLEGGI PLURI MENSILI SEGMENTO CORPORATE EHI / NATIONAL Nella gestione dei contratti plurimensili, SOLO ed ESCLUSIVAMENTE per il mondo Corporate Enterprise/National, la procedura da adottare è la seguente:

• tutte le prenotazioni inserite con durata superiore a 30 giorni da sede verranno spacchettati affinchè il noleggio duri 30gg

• i contratti dovranno avere una durata massima di 30 giorni, è opportuno che il contratto che viene firmato non ecceda questa durata. In particolare nel caso si utilizzi una prenotazione con pick up successivo a quello in cui si presenta il cliente, occorre ricordarsi di modificare drop off affinchè la durata finale sia max 30 gg;

• a scadenza dei 30 gg., il contratto andrà tempestivamente rinnovato ed inviato al cliente, utilizzando il testo mail di seguito riportato e richiedendo copia controfirmata via mail; in tal senso si ricordi di riportare sempre sul nuovo RA gli eventuali extra presenti nel precedente contratto.

Per quanto riguarda le estensioni che possono arrivare anche a 30 giorni di durata, è necessario avvisare tempestivamente Nadia D’Andrea ([email protected]) nel momento in cui a scadenza RA un cliente non rientri, così da attivare immediatamente il processo di verifica con l’azienda o i colleghi EHI. Dal momento che spesso è difficoltoso rintracciare i driver, sarebbe opportuno muoversi anzitempo e non a noleggio scaduto.

FAC SIMILE TESTO EMAIL ------------------------------------------------------- VERSIONE IN ITALIANO ------------------------------------------------------ From: To: Cc: Bcc: Date: Subject: Aggiornamento contratto di noleggio N°CONTRATTO+TARGA AUTO - Update Rental agreement AGREEMENT N°+PLATE NUMBER Gentile Cliente, il suo contratto di noleggio è scaduto, siamo quindi ad inviarLe in allegato il nuovo mensile contrattuale da sottoscrivere e re-inoltrare scansionato via mail all’indirizzo [email protected] (INSERIRE MAIL LOCATION) per opportuna archiviazione. Le ricordiamo che dovrà avere cura di circolare sempre con il documento di noleggio valido ed aggiornato. Restiamo a Sua disposizione per qualsiasi necessità e La ringraziamo per la fiducia accordataci. Cordiali saluti ------------------------------------------------------- VERSIONE IN INGLESE------------------------------------------------------- Dear Customer, your first rental contract is expired, so please find attached the new monthly agreement to undersign and come back to us by scan e-mail to [email protected] (INSERIRE MAIL LOCATION) for our appropriate archive. We kindly remind you to drive always with the valid and updated rental documentation. At your disposal for anything can occur and thank you for trusting in our services. Best regards





SEZIONE 2 – PARTE 5 Agg.to del: 25/05/2020 Fatturazione Noleggi Pag.: 1.01 La fatturazione dei noleggi pagati direttamente al banco, o che prevedono extra da pagare al banco, sarà ‘anticipata’ e verrà effettuata al pick up. L’incasso del noleggio, (così come quello dei prodotti aggiuntivi) avverrà pertanto in fase di emissione del contratto. Ciò comporta che al momento del salvataggio del rental agreement, Next Rent genera un documento contabile che poi a sua volta sarà la base per la generazione della fattura elettronica. Nel caso di prenotazioni prepagate non da sito web Locauto, e di mancato acquisto di prodotti extra, non essendoci nessun valore da incassare, al pick up non ci sarà l’emissione di alcuna fattura. Ci sarà, al contrario, qualora ci sia un delta tra il valore del voucher prepagato e quanto previsto dal contratto che sarà emesso. Nei casi in cui in fase di rientro da parte del cliente ci sarà un valore da pagare non previsto al pick up (ad esempio extra day, carburante ecc.), il sistema quando possibile effettuerà l’incasso da tablet. Quando non è possibile incassare e chiudere da tablet, si procederà normalmente con il rientro ma il contratto sarà da chiudere da postazione pc. Il sistema quindi elaborerà una fattura per l’incasso effettuato al rientro. Nei casi in cui al rientro ci sia un valore extra da pagare da parte dei nostri clienti e non c’è sufficiente plafond ad esempio sulla carta di credito, il tablet in fase di chiusura mostrerà la necessità di richiedere al cliente il pagamento di quanto non riusciamo ad incassare.


SEZIONE 2 – PARTE 6 Agg.to del: 30/06/2020 Noleggi One Way Pag.: 1.01

• NOLEGGI ONE WAY

o Il contratto emesso in una determinata stazione e terminante in una diversa, deve essere chiuso in tutte le sue caratteristiche e funzioni. Se la filiale riscontra che ci sono ancora contratti aperti, è necessario verificare in Next Rent se quei contratti sono effettivamente terminati e attivarsi di conseguenza.

o Qualora il cliente al rientro intenda pagare eventuali costi extra (carburante, giorno extra, etc) non incassati in fase di uscita, con altra carta di credito, bancomat, o cash, si dovrà inserire l'incasso nella sezione “dati di rientro” del contratto di noleggio e fatturare il delta dovuto. Nel caso specifico infatti, l’incasso relativo a questo contratto di noleggio chiuso, apparirà nella cassa giornaliera delle operazioni della stazione di rientro.

o Nei casi in cui in fase di rientro il sistema registri un maggiore incasso rispetto al costo totale del noleggio (ad esempio un previsto noleggio POA di 10 giorni che rientra dopo soli 3 giorni), sarà disposto automaticamente il rimborso al cliente di quanto non dovuto. Qualora l’incasso da stornare sia stato operato dal pos fisico, occorre che la stazione richieda il rimborso all’ufficio Helpdesk/ A. Tamanini inserendo tutti i dettagli del contratto nella mail.

• NOLEGGI ONE WAY VERSO STAZIONI DI CITTA’ E FERROVIARIE

Particolare attenzione va posta sulle corrette informazioni da fornire ai clienti nei casi di noleggi one way, soprattutto per ciò che concerne le riconsegne presso gli uffici che si trovano nei centri cittadini o nelle stazioni ferroviarie. Questi uffici, non essendo all'interno di location aeroportuali, hanno delle peculiarità specifiche, sia per ciò che concerne le vie di accesso al parcheggio o all'ufficio, che per ciò che concerne la gestione dei rientri in orari di chiusura dell'ufficio stesso. In fase di prenotazione e dell’emissione del contratto il sistema Next Rent mostrerà se la filiale di prevista riconsegna sarà aperta e provvista di Key Box (come da immagine sottostante), così da poter dare al cliente le adeguate informazioni.

In ogni caso, sul nostro sito www.locautorent.com nella sezione dedicata alle filiali, sono perfettamente illustrate le specifiche per ogni singola location sia in italiano che in Inglese: è quindi opportuno, in queste circostanze, fornire ai ns. clienti tutte le informazioni circa le modalità di riconsegna in queste sedi dei veicoli noleggiati altrove. Laddove il cliente lo richieda, è opportuno che si provveda a stampare le indicazioni dal nostro sito ed a consegnarle al cliente unitamente al contratto di noleggio

• INTERNATIONAL ONE WAY (IOW) Noleggi inbound (da Estero verso Italia)

Nel caso in cui si presenti presso una filiale del network Locauto Rent un cliente che intenda riconsegnare un veicolo noleggiato in un altro Paese del Network Enterprise, si dovrà procedere nel seguente modo:

1) la filiale Locauto Rent fa il rientro del mezzo (senza procedere ad addebiti, a quantificazioni di noleggio o di one way, incassi cash, o altro) constatando lo stato del veicolo, e facendo fare eventuale dichiarazione su danni, mancanza e/o sinistri subiti durante il noleggio, avvisa il Car



SEZIONE 2 – PARTE 6 Agg.to del: 30/06/2020 Noleggi One Way Pag.: 1.02

control Locauto Rent, e provvede ad inoltrare tempestivamente copia del contratto di noleggio e del modulo check-in (quando presente) allo stesso Car Control ([email protected] );

2) La filiale tiene la macchina ferma nei propri stalli/depositi; 3) Il nostro Car Control prende contatti con l’ufficio EHI di appartenenza del veicolo e con il relativo ufficio Car Control EHI per avere informazioni circa tempi e modi di recupero del veicolo da parte del paese di origine;

4) Una volta ottenute le informazioni relative alle modalità di recupero del veicolo (nominativo

dell'autista, o società di trasporti incaricata), il Car Control Locauto Rent informa la filiale dove si trova il veicolo, e l'AM/NC di competenza;

5) La filiale Locauto Rent avvisa il Car Control Locauto Rent dell'avvenuto ritiro del veicolo da parte della persona/società di trasporti incaricata dall'ufficio Enterprise da cui ha avuto origine il noleggio. Il punto fondamentale è che, se si presenta un cliente con regolare contratto di noleggio emesso da un ufficio Enterprise, ed intende rilasciare la vettura da noi, dobbiamo ricevere il mezzo, così come fanno gli uffici Enterprise quando rientra presso di loro una vettura Locauto.

Noleggi outbound (da Italia verso Estero) Le filiali troveranno su NR, nella sezione prenotazioni, delle prenotazioni con filiale di rientro IOW (nel dettaglio della prenotazione identificata come “Filiale Estero”). Nelle note della prenotazione sarà specificata la filiale estera di rientro, per la quale è sempre bene chiedere conferma al cliente. N.B.: In caso di discrepanze tra la filiale di rientro indicata nelle note di NR, e quanto dichiarato dal cliente, si dovrà contattare immediatamente il Car Control (se in orario di ufficio via telefono, se al di fuori dell’orario di ufficio via e-mail), procedendo ugualmente al noleggio. All’atto della stesura del contratto di noleggio, il sistema calcolerà automaticamente il costo del one way se correttamente inserito in prenotazione; in alternativa il costo del drop off internazionale dovrà essere inserito dall’AM competente, o dal CP. Il noleggio procederà come di consueto, e sarà chiuso dall’Area Manager competente (rispetto alla filiale che recupererà il veicolo). La filiale che procederà al recupero del veicolo, chiuderà il movimento di trasferimento aperto dal Car Control.



SEZIONE 2 – PARTE 7 Agg.to del: 25/05/2020 Le Sostituzioni Pag.: 1.01 La sostituzione del veicolo ad un cliente viene effettuata quando il veicolo locato, per ragioni diverse (incidente, problemi meccanici, ecc.) non sia più idoneo alla prosecuzione del noleggio. Esistono delle norme standard, comuni a tutti i casi in cui si renda necessaria la sostituzione del veicolo, da osservare scrupolosamente quando ci si accinge a concedere un nuovo veicolo in sostituzione: il veicolo potrà essere concesso in sostituzione ESCLUSIVAMENTE all'intestatario del contratto di noleggio originale;

1. la sostituzione del veicolo dovrà avvenire presso un ufficio della rete Locauto Rent. Questo al fine di ottemperare correttamente all'espletamento di tutte le pratiche amministrative inerenti la sostituzione del veicolo. Eventuali deroghe a questo punto dovranno essere preventivamente autorizzate dall'Area Manager competente, o dalla Direzione Operativa;

2. al momento della sostituzione, l'intestatario del contratto di noleggio dovrà esibire nuovamente la propria carta di credito, nel caso in cui sia dovuto un nuovo deposito, ovvero se richiesto dalla fonte commissionabile. I documenti relativi alla sostituzione, ovviamente, dovranno essere firmati dal cliente per attestare la presa in consegna del nuovo veicolo e quindi allegati a NR;

3. il cliente dovrà firmare il check in del veicolo da sostituire, debitamente compilato in ogni sua parte (data ed ora di rientro, km e carburante, eventuali nuovi danni, ecc.);

4. nelle note della sostituzione dovrà essere indicato il motivo che ha reso necessario il cambio del veicolo originale;

5. si dovrà procedere alla compilazione della segnalazione (cfr. sezione 2 parte 4). 6. qualora il veicolo sia stato prelevato dal servizio di assistenza stradale Locauto Rent, ci si dovrà

accertare che lo stesso sia stato portato presso un'officina convenzionata, o che sia nella disponibilità del servizio di assistenza. Non possiamo concedere ad un cliente un nuovo veicolo, senza avere la certezza di dove si trovi il veicolo consegnato ad inizio noleggio.

Quanto sopra è comune in tutti i casi di sostituzione veicolo. Di seguito, invece, un'analisi dettagliata delle procedure da adottare per macro casi.

SOSTITUZIONE A SEGUITO DI SINISTRO CON CONTROPARTE Il cliente, in aggiunta a quanto evidenziato dai punti 1-6, è tenuto a consegnare:

➢ copia del CID controfirmato da entrambe le parti, da cui si evinca chiaramente la dinamica del sinistro, ed in cui siano riportati chiaramente tutti i dati della controparte (marca e modello del veicolo, targa, compagnia di assicurazione, numero di polizza, dati del conducente completi, ecc.);

➢ copia dell'eventuale verbale redatto da Polizia, Carabinieri, ecc. (se presente); ➢ dichiarazione aggiuntiva redatta secondo il modello “Dichiarazione di sinistro” disponibile nel sistema

NEXT RENT; ➢ documento comprovante la consegna del veicolo sinistrato al carro attrezzi dell'assistenza stradale

Locauto Rent (eventuale). Nel caso in cui dalla dinamica del sinistro descritta nel CID sia chiaro ed evidente che il nostro cliente ha ragione, e che non sia stata effettuata alcuna infrazione al Codice della Strada, e qualora il nostro veicolo, sebbene sinistrato, sia marciante, si potrà procedere con la sostituzione del mezzo, senza necessità di ulteriori autorizzazioni. Viceversa, nel caso in cui il nostro veicolo sia fortemente sinistrato, o dalla descrizione dei fatti rilevata dal CID emerga che il nostro cliente ha causato la collisione, e pertanto ha torto, prima di procedere alla sostituzione, si dovrà richiedere autorizzazione da parte dell'Area Manager competente o della Direzione Operativa. In entrambi i casi, al momento della sostituzione, si dovranno espletare tutte le pratiche fin qui evidenziate, e si dovrà richiedere un nuovo importo sulla carta di credito, pari all'importo del deposito contrattualmente previsto (solo per le fonti commissionabili che prevedono il rilascio del deposito).

SOSTITUZIONE A SEGUITO DI SINISTRO SENZA CONTROPARTE Il cliente, in aggiunta a quanto evidenziato dai punti 1-6, è tenuto a consegnare:

➢ dichiarazione dell'evento redatta secondo il modello “Dichiarazione di sinistro” disponibile nel sistema NEXT RENT.

➢ documento comprovante la consegna del veicolo sinistrato al carro attrezzi dell'assistenza stradale Locauto Rent (eventuale).


SEZIONE 2 – PARTE 7 Agg.to del: 25/05/2020 Le Sostituzioni Pag.: 1.02 In questi casi, la sostituzione del veicolo potrà avvenire solo se il danno è di lieve entità (ammaccatura ad una o più parti, danno alla cristalleria, alle gomme, ecc.) ed il veicolo è marciante. Nei casi in cui il veicolo risultasse fortemente danneggiato, o non marciante, prima di procedere con la sostituzione si dovrà richiedere autorizzazione da parte dell'Area Manager competente o del Direttore Operativo. Non sarà concesso veicolo in sostituzione nei casi in cui il cliente abbia effettuato gravi infrazioni al Codice della Strada (es.: guida in stato di ebbrezza, ecc.). Al momento della sostituzione, si dovranno sempre espletare tutte le pratiche fin qui evidenziate, e si dovrà richiedere un nuovo importo sulla carta di credito, pari all'importo del deposito contrattualmente previsto (solo per le fonti commissionabili che prevedono il rilascio del deposito).

SOSTITUZIONE A SEGUITO DI FURTO PARZIALE Il cliente, in aggiunta a quanto evidenziato dai punti 1-6, è tenuto a consegnare:

• originale della denuncia di furto presso le autorità competenti, in cui sia chiaramente indicato sia il proprietario del veicolo, che l'elenco delle parti del veicolo asportate (es.: autoradio, ruota di scorta, ecc.)

La sostituzione potrà essere effettuata senza necessità di ulteriori autorizzazioni avendo cura di espletare tutte le pratiche fin qui evidenziate, e si dovrà richiedere un nuovo importo sulla carta di credito, pari all'importo del deposito contrattualmente previsto (solo per le fonti commissionabili che prevedono il rilascio del deposito).

SOSTITUZIONE A SEGUITO DI FURTO TOTALE Il cliente, in aggiunta a quanto evidenziato dai punti 1-6, è tenuto a consegnare:

• originale della denuncia di furto presso le autorità competenti, in cui sia chiaramente indicato il proprietario del veicolo (chiedere alla logistica prima di comunicarlo al cliente), ed il luogo dell'evento;

• chiavi della vettura. La sostituzione in caso di furto veicolo può essere autorizzata unicamente dall'Area Manager competente, o dal Direttore Operativo. Qualora venga concessa l'autorizzazione alla sostituzione, e nel caso in cui la fonte commissionabile preveda il rilascio del deposito, si dovrà procedere a richiedere sulla carta di credito un importo pari alla franchigia contrattualmente prevista per il veicolo rubato. Se la fonte commissionabile non prevede deposito, si potrà procedere alla sostituzione del veicolo senza la richiesta di deposito sulla carta del cliente.

SOSTITUZIONI PER EVENTI DIVERSI Si potrà procedere autonomamente alla sostituzione del veicolo quando:

• il cliente smarrisce le chiavi del veicolo (dopo avere aperto la relativa segnalazione, e dopo aver verificato che il veicolo sia stato ritirato dall'assistenza stradale Locauto Rent);

• in caso di foratura di uno o più pneumatici, avendo cura di aprire la relativa segnalazione, e si dovrà richiedere un nuovo importo sulla carta di credito, pari all'importo del deposito contrattualmente previsto (solo per le fonti commissionabili che prevedono il rilascio del deposito).

• in caso di guasto meccanico di lieve entità (es.: frizione bruciata, errato rifornimento, avaria motore ecc.), avendo cura di aprire la relativa segnalazione, e si dovrà richiedere un nuovo importo sulla carta di credito, pari all'importo del deposito contrattualmente previsto (solo per le fonti commissionabili che prevedono il rilascio del deposito).

• in caso di guasto non imputabile al cliente (es.: aria condizionata non funzionante, presa accendisigari/GPS non funzionante, ecc.).


SEZIONE 2 – PARTE 8 Agg.to del: 30/06/2020 Rientro di un veicolo Pag.: 1.01 Al rientro di un veicolo da un contratto di noleggio, si dovranno effettuare le seguenti operazioni:

1. accogliere il cliente con saluto e sorriso, verificare km e carburante del veicolo (in presenza del cliente). Inserendo i dati nello strumento tablet, il sistema bloccherà automaticamente l'orario di effettivo rientro del veicolo. I conteggi del noleggio dovranno essere firmati dal cliente per accettazione, mediante lo strumento tablet, ANCHE SE CON IMPORTO PARI A 0!

2. verificare, sempre congiuntamente al cliente, le condizioni di rientro del veicolo, se sono presenti nuovi danni, nonchè lo stato di usura del battistrada.

3. In caso di nuovi danni, si dovrà far firmare al cliente l'accettazione dei danni riscontrati, mediante la firma sul check-in virtuale del tablet, e la relativa quantificazione (vedere “Guida alla quantificazione dei danni” nella Home di NR). Il sistema aprirà automaticamente una “Segnalazione”, e perfezionerà anche l'incasso del danno contestato, sempre che lo stesso rientri tra quelli presenti nel prontuario dei danni del tablet. Per specifiche sulla gestione delle segnalazioni mediante tablet, vi rimandiamo all'apposita sezione dedicata.

4. Nel caso in cui non vi siano nuovi danni, il cliente dovrà firmare il check in dal tablet, per attestare la riconsegna del veicolo, ed al contempo sottoscrivere di non avere avuto collisioni con terzi durante il periodo di noleggio.

5. Se all'atto dell'emissione del contratto di noleggio è stato effettuato l’incasso di quanto dovuto e dell’eventuale deposito mediante POS ONLINE, il sistema tablet procederà automaticamente alla chiusura del contratto di noleggio. Viceversa, per i casi di pagamento con rimessa diretta, la chiusura, gli incassi e la fattura del contratto di noleggio dovranno essere perfezionati da Next Rent.

6. Nel caso in cui il cliente richieda espressamente di pagare al rientro eventuali extra (carburante, giorno extra etc) non previsti al momento del pick up del veicolo, con una carta di credito diversa da quella presentata all'atto della presa del veicolo, o in contanti (fino ad un massimo di € 999,00), la chiusura del contratto di noleggio con i nuovi metodi di pagamento dovrà essere effettuata da Next Rent.

7. Nei casi in cui in fase di rientro il sistema registri un maggiore incasso rispetto al costo totale del noleggio (ad esempio un previsto noleggio POA di 10 giorni che rientra dopo soli 3 giorni), sarà disposto automaticamente il rimborso al cliente di quanto non dovuto. Qualora l’incasso da stornare sia stato operato da POS FISICO, occorre che la stazione richieda il rimborso all’ufficio Helpdesk/ A. Tamanini inserendo tutti i dettagli del contratto nella mail.

Quanto non dovuto e che deve essere reso al cliente viene mostrato nei dati di chiusura contratto.

I contratti di noleggio andranno chiusi tutti in contraddittorio con il cliente, e mediante l'utilizzo del sistema Tablet. Qualora ciò non fosse possibile per cause di forza maggiore, e/o impedimenti operativi, si dovrà comunque procedere alla chiusura del noleggio entro la fine della giornata lavorativa in cui è avvenuto il rientro del veicolo. L'elenco dei contratti “scaduti” potrà essere visualizzato nella sezione Home di Next Rent (Task manager): è compito del personale di banco verificare che, al termine della giornata lavorativa, non vi siano contratti “scaduti”, evidenziando eventuali anomalie all'Area Manager di pertinenza.


SEZIONE 2 – PARTE 8 Agg.to del: 30/06/2020 Rientro di un veicolo Pag.: 1.02

Compito delle filiali è anche la verifica periodica che tutti i contratti con fatturazione diretta, siano stati realmente fatturati. Tale verifica si può effettuare o da ricerca contratti, applicando l'apposita restrizione:

oppure da Task Manager, cliccando sul link “RA da fatturare”. Eventuali disfunzioni procedurali che impediscano la regolare fatturazione di un RA, dovranno essere segnalate tempestivamente all'AM di pertinenza. Gli eventuali depositi richiesti ad inizio noleggio, a seguito della chiusura del contratto, saranno processati in modo automatico direttamente dal sistema, che provvederà ad inviare la richiesta di annullamento dell'operazione di blocco. I tempi di ripristino del plafond sulla carta di credito del cliente, invece, dipendono esclusivamente dal circuito che ha emesso la carta di credito, secondo le proprie procedure interne, che noi non conosciamo. Le tempistiche di ripristino del plafond sulla carta di credito NON DIPENDONO ASSOLUTAMENTE DALLA NOSTRA VOLONTA'.


SEZIONE 2 – PARTE 8.1 Agg.to del: 25/05/2020 Rientro di un veicolo - Le Segnalazioni Pag.: 1.01 La segnalazione è lo strumento che ci consente di verificare le condizioni in cui si trova un veicolo destinato al noleggio, nonché di conoscere la cronologia e l'entità dei danni presenti sul veicolo medesimo. Ogni qual volta viene riscontrato un nuovo danno su un veicolo, a seguito di un noleggio, di un trasferimento da un ufficio all'altro, o durante la sosta presso i parcheggi delle locations, è necessario:

1. aggiornare il check elettronico con i nuovi danni (vedi procedura specifica); 2. aprire una nuova “Segnalazione”, legandola al contratto di noleggio (eventuale), e specificando il tipo

di danno (danno al rientro, furto veicolo, danno da movimento interno, danno in parcheggio).

DANNI SU CONTRATTI DI NOLEGGIO Nel caso in cui il nuovo danno sia stato causato da un cliente durante il periodo di noleggio, effettuando il rientro del veicolo mediante il sistema Tablet, la segnalazione per i nuovi danni riscontrati sarà aperta e gestita dal sistema automaticamente. Se il cliente accetta e firma sia il check in sul Tablet con i nuovi danni a lui attribuiti, che la relativa quantificazione, non è necessaria nessuna ulteriore documentazione. Le foto del danno, infatti, saranno allegate alla segnalazione direttamente mediante Tablet. La segnalazione generata mediante Tablet potrà essere integrata da NR con l'inserimento di eventuali documenti aggiuntivi (es.: dichiarazione del cliente, CID, denunce, foto aggiuntive, ecc.). Il danno rilevato al rientro di un contratto di noleggio, dovrà essere contestato al cliente mediante l'utilizzo del Misuratore Locauto (vedi “Guida alla quantificazione dei danni” sulla Home di NR). L'utilizzo del ML riveste un'importanza fondamentale nella gestione dei danni: rappresenta infatti uno strumento oggettivo, mediante il quale viene classificato un danno. Esistono casi particolari in cui, sebbene la segnalazione venga aperta mediante Tablet, la stessa deve essere gestita in modo manuale, ed integrata con i documenti necessari a completarne la quantificazione:

1. qualora il danno non sia di semplice quantificazione (es: danno su 2 o più lamierati, o con coinvolgimento di parti meccaniche) o sia un danno ingente.

2. quando il danno non rientri tra quelli presenti nel prontuario danni del Tablet; 3. quando il danno è causato da un sinistro con controparte;

Per impostare la segnalazione in gestione manuale, si dovrà accedere da NR alla segnalazione stessa, ed utilizzare l'apposito link (questa operazione andrà effettuata entro un'ora dall'apertura della segnalazione).

Nel caso di danni su noleggi con tariffa con BP, G&W, SC e DW inclusi, si dovrà ottenere sempre dal cliente una dichiarazione dell'evento, al fine di essere certi che non vi siano veicoli terzi coinvolti nel sinistro. Qualora per straordinarie esigenze operative, ci si trovi impossibilitati ad utilizzare il Tablet per effettuare il rientro del veicolo, la segnalazione dovrà essere aperta da NR. In questo caso si dovrà:

1. contestare il danno al cliente al momento della riconsegna del veicolo, utilizzando sempre il ML, ed evidenziando il nuovo danno sulla parte inferiore (check in) della scheda descrizione danni stampabile da Next Rent, e far firmare il cliente per accettazione del danno (apporre firma operatore LR, data ed ora di rientro);


SEZIONE 2 – PARTE 8.1 Agg.to del: 25/05/2020 Rientro di un veicolo - Le Segnalazioni Pag.: 1.02

2. inserire nelle note della segnalazione la descrizione del danno riscontrato, che abbia corrispondenza

sia con quanto indicato nel check firmato dal cliente per accettazione, che con le foto del danno medesimo;

3. ottenere una dichiarazione firmata dal cliente, e scritta di proprio pugno, con la quale vengono descritti

brevemente la natura e l'entità del danno, utilizzando l'apposito format “Dichiarazione di sinistro/Accident Report” presente nel menù “stampa” della sezione “Contratti di noleggio” di Next Rent. Nel caso di dichiarazione in lingua straniera, la stessa dovrà essere tradotta possibilmente in presenza del cliente.

4. Nell’Accident Report dovranno essere inserite le seguenti info: a) è fondamentale che sia indicata targa veicolo noleggiato, data e ora dell’incidente, luogo

dell’incidente (specificando dettagli via o strada), descrizione della dinamica dell’incidente, eventuali altri mezzi coinvolti (se presenti inserire tutte le targhe di controparte coinvolte) e di indicare l’eventuale intervento della pubblica autorità identificandole (ad esempio polizia di Como);

b) Quindi specificare (se possibile) se sarà emesso un verbale o meno e se sono state rilasciati gli scambi generalità-presenza di feriti, ed ovviamente i danni riportati alla vettura Locauto.

c) Sezione testimoni: se presenti specificare le generalità del testimone e dichiarazione scritta (allegando copia documento identità testimone), l’indirizzo di posta elettronica oppure indirizzo di residenza per corrispondere (molto importante!!!)

5. effettuare i rilievi fotografici del danno riscontrato e della targa del veicolo. I rilievi fotografici dovranno essere quanto più precisi possibile. Si dovrà inoltre cercare di effettuare, tra le altre, un'unica foto che riprenda il danno e la targa della vettura. Qualora ciò non fosse possibile (es. danno ad uno degli sportelli od al tetto) si dovrà effettuare una foto, con inquadratura che riprenda la vettura nella sua totalità, e dalla quale si evinca la targa.

6. nel caso di danni a seguito di sinistro con controparte, richiedere al cliente l'eventuale documentazione in suo possesso: CID, verbale autorità competenti (es.: Polizia Stradale, Polizia Municipale, Carabinieri, ecc.), verificando che tale documentazione sia completa in ogni sua parte, e che vi siano indicati chiaramente tutti i dati del veicolo di controparte (marca e modello, targa, conducente, numero polizza assicurativa, ecc.). In questi casi, comunque, è sempre necessario richiedere al cliente una dichiarazione aggiuntiva (da tradurre in Italiano), dalla quale si evinca chiaramente la dinamica del sinistro, in modo da potere stabilire eventuali responsabilità. Per la gestione della parte assicurativa, è necessario che gli ORIGINALI di CID, dichiarazione del cliente, ecc, siano inviati con la spedizione periodica di posta interna, in busta dedicata all'Ufficio Sinistri, ciascuno con la copia del RA di riferimento.

7. È fondamentale anticipare ad assistenza sinistri ([email protected]) copia del CID a mezzo e-mail, assicurandosi che sia ben leggibile, ed inserendo nell’oggetto della mail, oltra al numero di segnalazione, anche la targa del veicolo oggetto di sinistro.

8. Qualora il cliente che ha avuto un sinistro vi contatti chiedendovi info in merito alla compilazione del CID, chiedete sempre di inserire data, ora, luogo, targhe leggibili, crocette, firme, disegno, osservazioni, danni (almeno indicare quelli alla vettura Locauto) e se possibile compilare in alto sezione testimoni (SI con specifiche/NO) + codice fiscale (per la clientela italiana).

9. aggiornare il check elettronico con i nuovi danni. N.B: Quest'ultimo punto è di rilevanza fondamentale. Il mancato aggiornamento del check del veicolo, infatti, fa si che un danno preesistente possa essere contestato ad un cliente che non ha alcuna colpa, con conseguente reclamo, perdita di tempo, e soprattutto di immagine per la nostra compagnia! Tutta la documentazione raccolta, dovrà essere inserita in NR, utilizzando il menù Allegati → Inserisci un nuovo allegato. Dopo avere allegato tutti i documenti, si dovrà modificare lo status della segnalazione, da In attesa di documentazione a In attesa di quantificazione, mediante l'apposito link. A questo punto la segnalazione diventerà di competenza dell'ufficio danni.

LA CLASSIFICAZIONE DEI DANNI

➢ Si definisce NON ADDEBITABILE un graffio inferiore ai 5 cm (anche se non isolato), occorso sulla carrozzeria della vettura, ad eccezione delle seguenti parti: cristalli, specchi, fari, sottoscocca, vetri, cerchioni e gomme. (area coperta da Body Package)




➢ Si definisce GRAFFIO LIEVE un singolo graffio di lunghezza superiore ai 5 centimetri ma inferiore ai 10 centimetri, oppure una singola area graffiata la cui estensione non superi la superficie del Misuratore Locauto Rent a car (10x5 cm). Un singolo graffio, anche di lunghezza inferiore ai 5 cm. occorso sulle seguenti parti della vettura: cristalli, specchi, fari, sottoscocca, vetri, cerchioni e gomme si considera lieve e di conseguenza addebitabile

➢ Si definisce GRAFFIO GRAVE un singolo graffio di lunghezza superiore ai 10 centimetri, o una singola

area graffiata la cui estensione superi la superficie del Misuratore Locauto Rent a car

➢ Si definisce AMMACCATURA LIEVE una singola ammaccatura la cui estensione non superi la superficie del Misuratore Locauto Rent a car

➢ Si definisce AMMACCATURA GRAVE un’ammaccatura, o un insieme di ammaccature, di estensione

superiore alla superficie del Misuratore Locauto Rent a car, ma rientrante in un’unica superficie di 40x40 cm

➢ Si definisce SOSTITUZIONE / PARTE MANCANTE / ROTTURA il danno che rende necessaria la

sostituzione di una parte del veicolo, perché mancante, rotta o compromessa; tali sono anche le ammaccature singole o multiple eccedenti una superficie di 40x40 cm

N. B.: I graffi lievi o gravi occorsi al tetto in presenza di noleggio ski rack, sono da intendere come NON ADDEBITABILI. La quantificazione del danno, pertanto, sarà pari a zero.

• FURTO VEICOLO In caso di furto del veicolo, si dovrà acquisire dal cliente la denuncia di furto da questi effettuata presso le autorità competenti, nella quale siano chiaramente indicati, marca, modello numero di telaio e targa del veicolo, ed anche il corretto proprietario dello stesso (nel dubbio visualizzare l'apposito link su “movimenti buy back → visualizza allegati” o chiedere a “ufficio logistica” prima di effettuare la denuncia). Il cliente dovrà consegnare, unitamente alla denuncia di furto, anche le chiavi del veicolo, pena l'addebito dell'intero valore del veicolo al momento dell'evento. Qualora il cliente richieda la sostituzione del veicolo sottratto, si dovrà attendere la formale autorizzazione alla sostituzione da parte della Direzione Operativa, o dall'Area Manager di competenza. Inoltre, si dovrà richiedere un deposito pari all’importo della franchigia contrattualmente prevista (solo nel caso in cui la fonte commissionabile preveda il deposito), in mancanza della quale non sarà possibile concedere il veicolo in sostituzione. Viceversa, qualora non si ottenga autorizzazione alla sostituzione del veicolo, il contratto di noleggio andrà chiuso al momento della ricezione della documentazione (denuncia in originale + chiavi del veicolo rubato), da parte del cliente. La segnalazione, che andrà aperta sempre dal contratto di noleggio, dovrà essere effettuata nel momento stesso in cui si riceve dal cliente la comunicazione dell'avvenuto furto del veicolo, ed una e-mail informativa dovrà essere tempestivamente inviata ai seguenti destinatari:

• Direttore Operativo;

• Area Manager/Network controller competente;

• Ufficio gestione danni/perizie;

• Micaela Marchi; [email protected] • [email protected]

E' molto importante che la e-mail informativa venga inviata nello stesso momento in cui si riceve la notizia del furto del veicolo, al fine di potere bloccare eventuali veicoli dotati di geo-localizzatore satellitare.




SEZIONE 2 – PARTE 8.1 Agg.to del: 25/05/2020 Rientro di un veicolo - Le Segnalazioni Pag.: 1.04 Alla ricezione della denuncia di furto da parte del cliente, si dovrà procedere ad allegarne una copia alla segnalazione precedentemente aperta, ed anticiparla via e-mail a:

• Direttore Operativo;

• Area Manager/Network controller competente;

• Ufficio gestione danni;

• Micaela Marchi [email protected]

• [email protected]

L'originale della denuncia di furto, unitamente alle chiavi del veicolo rubato, andranno inviate in Via Gustavo Fara 39- 20124 Milano con la prima spedizione di posta interna utile, all'attenzione della signora Micaela Marchi. La segnalazione, così completata, andrà quindi impostata In attesa di quantificazione.

• DANNI DA MOVIMENTO INTERNO Quando si riceve un veicolo in trasferimento da altra stazione si deve verificare lo stato dello stesso, confrontandolo con quanto riportato sulla scheda check: nel caso in cui dovessero emergere delle difformità, per le quali non esiste alcuna precedente segnalazione inserita a sistema, si dovrà aprire una nuova segnalazione indicando i nuovi danni riscontrati, e procedendo come nel caso di danni su contratto di noleggio. Successivamente si dovrà procedere con l'aggiornamento del check del veicolo. Qualora i danni riportati sulla scheda check coincidano con lo stato reale del veicolo, si dovrà verificare che esistano a sistema le relative segnalazioni: in caso contrario (danno segnalato sul check, ma segnalazione non esistente) si dovrà provvedere ad aprire una segnalazione, allegando copia del check e foto del danno. In entrambi i casi, la segnalazione andrà aperta come Danno da movimento interno.

1. SMARRIMENTO CHIAVE/DANNEGGIAMENTO CHIAVE Nel caso di danneggiamento o smarrimento della chiave, si dovrà aprire una segnalazione utilizzando la tipologia “CHIAVI”, ed aprendo la relativa indisponibilità specificando come tipologia di intervento “CHIAVI” Il veicolo dovrà essere rimosso da assistenza stradale e ricoverato in un posto sicuro in attesa che arrivi la copia della chiave. Inviare mail ad [email protected] e [email protected] con copia conoscenza Area Manager/ Network Controller di competenza per richiedere spedizione della copia chiave. In caso di eccezioni rivolgersi al proprio AM/ Network Controller di competenza.

2. SMARRIMENTO/ DANNEGGIAMENTO TARGA DEL VEICOLO Nel caso di smarrimento/danneggiamento della targa si dovrà aprire la regolare segnalazione, allegando tutti i documenti e la denuncia di smarrimento della targa. Detta denuncia dovrà essere anticipata via mail ad [email protected] con copia conoscenza Area manager/ Network Controller di riferimento. La copia originale dovrà essere inviata, in Via Gustavo Fara 39- 20124 Milano alla C.A. di Angela Mancini unitamente alla targa “superstite”, che procederà sia alla reimmatricolazione, che alla modifica della targa su NR. In caso di vetture che sono di proprietà Locauto Spa ( come indicato su libretto di circolazione, vedi immagine sottostante), solo ed esclusivamente in questo caso, la location provvederà spedire copia originale della denuncia e targa superstite a FAROTTO S.R.L.- Corso Sempione 56- 20154 Milano alla C.A. di Fulvio Sibra.








Dopo la location provvederà ad inviare mail di avvenuta spedizione a:




• [email protected] Per il periodo intercorrente tra la spedizione di targa e denuncia, e la ricezione delle nuove targhe, il veicolo dovrà essere ricoverato in posto sicuro, e non movimentato.

• ADDEBITI PARTICOLARI CHE NECESSITANO DI SEGNALAZIONE

Alcune penalità contrattualmente previste, specificate sul frontespizio del contratto di noleggio, necessitano ugualmente dell'apertura della segnalazione. Vanno dunque contestate al cliente, segnalate sul check in al rientro del veicolo, e gestite dall’ufficio danni. Non è possibile l’addebito a mezzo tablet, eccezion fatta per il lavaggio speciale e la sanificazione. Nello specifico:

1. lavaggio speciale - da addebitare quando le condizioni del veicolo ne evidenziano un utilizzo improprio (es.: parte sottostante del veicolo e ruote con evidenti tracce di fango, peli di animali sui sedili, tappezzeria macchiata, ecc.). In questo caso andranno anche effettuate delle foto del veicolo, da allegare sul contratto di noleggio in Next Rent;

2. perdita gilet alta visibilità; 3. perdita, furto o danneggiamento del sistema di navigazione GPS o Router Wi-Fi 4. perdita SIM del router wi-fi 5. perdita o danneggiamento baby seat o dispositivo anti abbandono 6. perdita o danneggiamento catene da neve 7. perdita o danneggiamento della chiave 8. perdita o danneggiamento della targa

➢ PERDITA/ FURTO DEL ROUTER WI-FI/ SIM

Nel caso di smarrimento del router o solo della SIM si dovrà aprire regolare segnalazione. Alla segnalazione andrà allegata dichiarazione del cliente e denuncia dell’avvenuto smarrimento. Affinchè si possa procedere al blocco della numerazione assegnata alla SIM la denuncia dovrà essere inviata mezzo email a:


• Area manager / Network controller di competenza

IMPORTANTE

Le segnalazioni, a qualsiasi titolo aperte (contratto, movimento interno, danno in parcheggio, ecc.), andranno






SEZIONE 2 – PARTE 8.1 Agg.to del: 25/05/2020 Rientro di un veicolo - Le Segnalazioni Pag.: 1.06 corredate di tutti gli allegati entro e non oltre 24 ore dalla registrazione a sistema, con conseguente modifica dello status In attesa di quantificazione. Nel caso di documentazione mancante od incompleta, l'ufficio danni/perizie procede a reimpostare le segnalazioni In attesa di documentazione, inserendo nelle note delle segnalazioni stesse i motivi che non ne hanno consentito la corretta lavorazione: in questi casi è compito della stazione operativa, effettuare le opportune verifiche, inserendo la documentazione mancante/corretta, e reimpostare la segnalazione In attesa di quantificazione. L'elenco delle segnalazioni in attesa di documentazione, può essere visualizzato nella sezione Home di Next Rent (Task Manager).

• DANNI DA GRANDINE – STEP DA SEGUIRE

• Redigere un check-in cartaceo evidenziando tutte le parti della carrozzeria interessate e specificando che si tratta di danni da grandine

• Evitare di creare segnalazioni con il tablet

• Aprire la relativa segnalazione in modalità “manuale”

• Inviare mail a [email protected] e [email protected] specificando nell’oggetto della mail: targa, n° di segnalazione ed evidenziando che si tratta di danni da grandine ( ad es. “AA000AA – Grandinata – segnalazione n. xxxxxx);

• Le indisponibilità e le riparazioni verranno gestite coordinandosi con la Centrale Operativa e con il Car Control.




SEZIONE 2 – PARTE 9 Agg.to del: 19/02/2021 Eccezioni / Particolarità Pag.: 1.01

• NOLEGGI OVERDUE La “lettera di noleggio” o “Rental Agreement” è a tutti gli effetti un contratto tra le parti stipulato tra Locauto Rent S.p.A., ed il cliente utilizzatore del bene. Pertanto, per essere valido in termini di legge, il contratto di noleggio deve indicare, oltre a luogo, data ed ora di presa del veicolo, anche il luogo la data e l'ora di previsto rientro. Trascorso tale termine senza che il cliente abbia riconsegnato il veicolo locato, possiamo catalogare il contratto di noleggio come “overdue”. Quando un contratto di noleggio diventa “overdue” si deve procedere come segue:

1. provare a contattare il cliente, richiedendo informazioni circa l'eventuale modifica della data di previsto rientro;

2. per i clienti segnalati da società di Car Replacement e/o dai broker/TO, si dovrà anche inoltrare richiesta al centro prenotazioni Locauto Rent, al fine di verificare se siano pervenute delle richieste di prolungamento del noleggio da parte delle società committenti.

3. è necessario contattare il cliente il cui contratto è, come detto, scaduto. Qualora il cliente confermi di prolungare di oltre 48 ore dalla scadenza originariamente prevista, gli manderemo informazioni sui nuovi totali previsti dal contratto a mezzo mail, e richiederemo una preautorizzazione (in futuro incasseremo direttamente) sulla carta di credito fornitaci in modo da coprire il costo extra che ci sarà in fase di rientro.

4. Inserire al sistema, nel contratto di noleggio, delle note informative utili e dettagliate, in modo che chiunque visualizzi il contratto stesso, abbia piena conoscenza di cosa sia successo, del perché il cliente non abbia ancora riportato l'auto, e delle azioni intraprese dalla stazione che ha generato il noleggio.

Nel caso in cui la richiesta di proroga del noleggio inviata al CP Locauto Rent dia esito negativo, e non si riesca a contattare il cliente (telefoni spenti, non raggiungibili, numeri non corretti, ecc.), è necessario richiedere una preautorizzazione sulla carta di credito che il cliente ci ha fornito ad integrazione di nuovi costi previsti dal noleggio. Informeremo il cliente sempre a mezzo mail dei nuovi totali previsti. Informare immediatamente, a mezzo email l’AM di pertinenza, la Direzione Operativa ed in copia conoscenza [email protected]

Nella email dovranno essere indicati:

➢ numero di RA; ➢ tipo di cliente (WI, WEB, Broker, Car Replacement, ecc.); ➢ Targa del veicolo in questione ➢ data di inizio noleggio e data di previsto rientro non rispettata; ➢ esito della richiesta della preautorizzazione integrativa.

A seguito di autorizzazione da parte di AM/NC di competenza- G.Sarni la filiale dovrà inviare due telegrammi a distanza di 24 ore l’uno dall’altro, di cui riportiamo il testo: 1° telegramma: Con il presente telegramma, la invitiamo a riconsegnare immediatamente la vettura targata XXXXXXX da Lei noleggiata presso il nostro ufficio di XXXXX Via XXXXX n° XXXX (o Aeroporto) in data XX/XX/XXXX, con lettera di noleggio numero XX XXXX in qualsiasi ufficio Locauto Rent Enterprise su suolo italiano. In caso contrario entro 48 ore, provvederemo a sporgere denuncia per appropriazione indebita presso le autorità competenti. 2° telegramma (da inviare a distanza di 24 ore dal 1° telegramma) Con il presente telegramma, la invitiamo a riconsegnare immediatamente la vettura targata XXXXXXX da Lei noleggiata presso il nostro ufficio di XXXXX Via XXXXX n° XXXX (o Aeroporto) in data XX/XX/XXXX, con lettera di noleggio numero XX XXXX in qualsiasi ufficio Locauto Rent Enterprise su suolo italiano. In caso contrario entro 24 ore, provvederemo a sporgere denuncia per appropriazione indebita presso le autorità competenti.



SEZIONE 2 – PARTE 9 Agg.to del: 19/02/2021 Il Contratto di Noleggio -Eccezioni / Particolarità Pag.: 1.02 N.B.: nella maggior parte delle appropriazioni indebite subite, intervenendo in modo tempestivo (entro le 24 ore dalla data di mancato rientro), si possono effettuare interventi ed ottenere risultati che, se rimandati, risultano poco utili o addirittura nulli!

• RA MANCATO PAGAMENTO In fase di rientro potrebbero esserci costi extra rispetto a quanto previsto al check out e potrebbe accadere che questi non siano coperti ad esempio dalla carta di credito, rendendo quindi impossibile l'incasso e la chiusura regolare del contratto. In questo caso, la location contatterà il cliente per chiedere l’importo dovuto. Se entro 1 settimana il contratto dovesse essere ancora pending ed il cliente non avesse accettato il pagamento, la gestione passerà completamente alla sede. La location, quindi, dovrà inviare una mail ad [email protected] con copia [email protected] ed AM/NC di competenza indicando:

- numero di contratto; - importo dovuto dal cliente - motivazione del costo extra (es. per giorno extra, carburante etc. etc.)

Una volta che il contratto viene preso in carico da sede, la location non dovrà più far nulla sul contratto (nemmeno operare incassi); solo nel caso in cui si avessero notizie dal cliente, è necessario informare i colleghi Sarni e Tamanini. Nel caso in cui il cliente accettasse il pagamento tramite bonifico bancario, la location dovrà darne evidenza al collega A. Tamanini inviando una mail ad [email protected] (indicando sempre numero di contratto ed importo dovuto) con copia conoscenza [email protected] ed AM/NC in modo che la ricezione del pagamento venga monitorata da sede. In nessun caso, la location dovrà chiudere un contratto con mancato incasso.

• EMISSIONE FATTURE INTEGRATIVE

Le fatture dei noleggi devono essere generate direttamente al pick up, e devono includere sia il costo del noleggio, che gli eventuali extra previsti dal contratto. Qualora al rientro di un contratto, si proceda alla chiusura dello stesso omettendo per errore la contabilizzazione di alcuni costi aggiuntivi, e di conseguenza si generi una fattura di importo inferiore a quanto realmente dovuto dal cliente, si dovrà procedere nel seguente modo:

1. inviare richiesta di autorizzazione all'AM/NC di pertinenza con copia conoscenza il reparto IT [email protected], indicando i motivi che determinano tale richiesta (es.: mancato addebito carburante, mancato addebito one way fee, ecc.), con specifica degli importi da addebitare;

2. allegare alla richiesta copia dei documenti che attestino la correttezza di quanto richiesto (es.: copia check in firmato nel caso di addebito carburante, ecc.);

3. una volta ottenuta autorizzazione da parte dell'AM, verrà richiesto l’importo da integrare mediante la pagina dati di rientro, utilizzando il metodo di pagamento inserito in uscita.

4. Inviare una email all’ufficio fatturazione, indicando in maniera analitica tutte le voci che dovranno comporre la fattura (imponibile, oneri aeroportuali, i.v.a., totale fattura).

Non saranno considerate valide richieste di fattura integrativa del tipo “emettere fattura per 20 litri di benzina più servizio rifornimento”: determinare i corretti importi da addebitare è un onere dell'operatore che fa richiesta di fattura integrativa.

• MODIFICA INTESTAZIONE FATTURE Qualora vi sia la necessità da parte dei clienti di modificare l’intestazione di una fattura già emessa, sarà necessario che il richiedente la modifica (cliente) proceda ad inserire una richiesta all’indirizzo:

https://portale.locautorent.com/website/servizioclienti.aspx Il cliente dovrà inserire i dati di fatturazione corretti, e successivamente riceverà la fattura come richiesta. N.B.: nel caso in cui la richiesta sia inserita nello stesso mese in cui è stata emessa la FT, il servizio di modifca sarà gratuito. Viceversa, nel caso in cui la richiesta di modifica arrivi in un mese successivo a quello di emissione della FT originale, il servizio di modifica sarà soggetto ad una fee di 30,00 euro.





https://portale.locautorent.com/website/servizioclienti.aspx


SEZIONE 2 – PARTE 10 Agg.to del: 19/02/2021 Documenti da allegare Pag.: 1.01 Al termine della compilazione del contratto di noleggio, e compatibilmente con il lavoro di front office da effettuare, si dovrà procedere con l'archiviazione ottica di alcuni documenti, da allegare mediante l'apposito link “Allegati” della sezione Contratti di NR. I documenti da allegare sono:

1. Copia del contratto di noleggio/Check out firmato dal cliente (solo in caso di impossibilità ad utilizzare il tablet, andranno archiviati il contratto cartaceo ed il check out);

2. Scontrini Bancomat 3. Documenti di guida e di identità dell'intestatario del contratto di noleggio; 4. Form anagrafica compilato dal cliente; 5. Voucher se consegnato dal cliente;

Una volta scansionati ed allegati, i documenti del driver ed il form anagrafica potranno essere cestinati. Qualora sul contratto emesso fossero presenti pagamenti effettuati con POS FISICO, gli scontrini relativi alle operazioni effettuate andranno archiviati insieme ad una copia cartacea del contratto (non firmata, a meno che non fosse possibile utilizzare il tablet) ed in seguito spediti in sede. L'operazione di archiviazione ottica dei documenti inerenti ad un contratto di noleggio, andrà comunque effettuata entro la giornata in cui è stato compilato il contratto stesso. Allo stesso modo, al rientro di un veicolo, dopo avere chiuso il contratto di noleggio, ed avere effettuato gli incassi eventuali (se dovuti), si dovrà provvedere ad allegare:

1. Check – in (se impossibilitati ad utilizzare il tablet); 2. Scontrino POS FISICO se cliente ha richiesto di pagare eventuali extra con bancomat (carburante

giorno extra etc) ed archiviarlo insieme ad una copia cartacea del contratto La scansione dei documenti da allegare ai contratti di noleggio, andrà effettuata, inderogabilmente, entro la giornata stessa. Tale processo è di fondamentale importanza per potere rispondere ai reclami nei tempi e nei modi stabiliti dagli accordi in essere tra Locauto Rent ed i vari broker, aziende, ecc. Al fine di semplificare le operazioni di archiviazione ottica dei documenti, è possibile, utilizzando una multifunzione specifica, procedere come segue:

• Utilizzando codice ID presente sulla schermata del contratto

• Il codice ID è anche disponibile su Next Rent come da immagine sottostante


SEZIONE 2 – PARTE 10 Agg.to del: 19/02/2021 Documenti da allegare Pag.: 1.02 Per archiviare il documento in modo automatico in Next Rent scegliere una delle seguenti modalità:

dal Clienti di Posta/ WebMail creando un nuovo messaggio e allegando il file del contratto inserendo nell’oggetto il codice ID oppure, se il contratto è già presente nella casella di posta (allegato di una mail) si può inoltrare direttamente all’indirizzo [email protected], porgendo sempre la massima attenzione a modificare l’oggetto della mail inserendo il corretto ID.

dalla stampante multifunzione utilizzando la funzione di scansione via e-mail impostando come destinatario l’indirizzo e-mail [email protected] e inserendo come oggetto il solo codice ID che nel nostro esempio è di 6 cifre.

Una volta effettuata la scansione o l’invio da mail, il file sarà disponibile tra gli allegati del contratto in oggetto su Next Rent, e ciò consentirà un notevole risparmio di tempo.

E’ indispensabile avere la massima attenzione durante l’inserimento dell’oggetto email in quanto un errore può causare il mancato caricamento dell’allegato su Next Rent. Per conoscere le specifiche tecniche della multifunzione abilitata a questa funzione, rivolgersi all'Area Manager di pertinenza. N.B.: la comprovata mancanza di documentazione allegata, o la presenza parziale/incompleta della stessa, porterà all'addebito nei confronti degli operatori inadempienti delle penali contrattualmente previste.




SEZIONE 2 – PARTE 11 Agg.to del: 25/06/2020 Post Rental - Il Customer Service Pag.: 1.01 La gestione della soddisfazione del cliente riveste per Locauto Rent un aspetto di primaria importanza, dal momento che gli attuali strumenti a disposizione dell'utenza (forum sul web, associazioni di consumatori, ecc.), possono diffondere rapidamente un'immagine poco trasparente dei servizi prestati, con conseguente perdita di credibilità per la nostra compagnia. A tal fine, richiamiamo ancora una volta la vostra attenzione sulla corretta applicazione delle procedure operative indicate nel presente manuale, e che per definizione hanno impatto diretto sul rapporto Locauto-cliente, quali a titolo esemplificativo la corretta compilazione del check out/in, la verifica al rientro del noleggio del veicolo locato in presenza del cliente, ecc., nonché sulla necessità di informare PREVENTIVAMENTE il cliente di tutti i costi accessori che comporteranno l'addebito nei suoi confronti di fee aggiuntive e/o penali risarcitorie (es.: SRC, franchigie, road tax, ecc.) Ciò posto, nonostante la nostra estrema chiarezza e trasparenza, possono verificarsi casi di clienti che vi contattino per chiarimenti su addebiti inerenti al proprio noleggio.

In questi casi i clienti devono essere indirizzati direttamente verso il sito www.locautorent.com, e più

precisamente all'apposita area denominata Customer Service. Qui, inserendo il numero del contratto di noleggio, la stazione di pick up e la targa della vettura, il cliente potrà:

visualizzare/stampare tutte le fatture che compongono il proprio contratto di noleggio (relative a noleggio, danni, multe);

inviare una segnalazione (reclamo) al Customer Service; tenere sotto controllo l'evoluzione della propria pratica di reclamo.

L'utilizzo dell'area dedicata sul sito www.locautorent.com dovrà essere il canale primario di contatto tra il

cliente ed il Customer Service. Inoltre, al fine di evitare incomprensioni con i clienti, spiegate che tutto ciò che è successivo al noleggio viene gestito dal dipartimento “customer service” della sede; in particolare evitate di esprimere giudizi e quantificazioni su:

importi dei danni riscontrati a fine noleggio; procedure e fee applicate da Locauto Rent per eventuali multe prese dai clienti durante il noleggio del

veicolo; eventuali rimborsi per noleggi terminati prima della data prevista in fase di uscita; eventuali rimborsi per spese sostenute dai clienti durante il noleggio (es.: taxi, acquisti vari per il

veicolo locato quali olio, lampadine, spazzole tergicristalli, ecc.). Di seguito il testo standard da inviare via e-mail ai clienti qualora si rivolgano a voi per richiedere assistenza post noleggio: “Gentile cliente Grazie per aver contattato Locauto Rent. Se desideri visualizzare e stampare le fatture relative ai tuoi noleggi o inviare una richiesta al Servizio Clienti, collegati al

sito www.locautorent.com e accedere all’area riservata “Servizio Clienti” utilizzando i dati del tuo contratto di

noleggio (numero contratto e targa dell’autovettura). ➢ Il nostro Servizio Clienti ti risponderà nel più breve tempo possibile e comunque entro 15 giorni dalla data

della tua richiesta online. Locauto Rent ti ringrazia per la collaborazione.”

“Dear customer, Thank you for contacting Locauto Rent. If you want to download your invoices or get in touch with the Customer Service, you must log into the website

www.locautorent.com and access to the “Customer Service” area using your rental agreement data (contract

number and vehicle plate). Our Customer Service will respond to you as soon as possible, within 15 days from your on-line registration. Locauto Rent thanks you for your cooperation.”







SEZIONE 2 – PARTE 11 Agg.to del: 25/06/2020 Post Rental - Il Customer Service Pag.: 1.02 N.B.: Non è consentito alle filiali inviare ai clienti documentazione di alcun genere via email (check out, check in, copie del contratto di noleggio, fotografie dei danni, ecc.). Tutto ciò è prerogativa esclusiva del CS!

AD ESCLUSIVO USO INTERNO Le stazioni operative potranno contattare il CS al seguente indirizzo e-mail:

➢ [email protected] Responsabile CS

L’indirizzo email sopra menzionato è riservato e non dovrà essere comunicato MAI e per nessuna ragione ai clienti.

CUSTOMER SERVICE PREVENTIVO

Nel caso in cui un cliente manifesti al rientro da un noleggio un disservizio causato dalla nostra operatività, le filiali hanno la possibilità di intervenire direttamente mediante lo strumento compensativo denominato Customer Service Preventivo. Tale strumento, si articola in due sotto gruppi:

• Rimborso concordato (da utilizzare quando saldo del contratto da incassare al rientro è > 0, o comunque maggiore dell'importo che si intende riconoscere al cliente a titolo di compensazione);

• Coupon di sconto (da utilizzare quando il saldo del contratto è = 0, o minore dell'importo che si intende riconoscere al cliente a titolo di compensazione)

Troverete tutte le specifiche su questo strumento, il cui uso è demandato unicamente alla sensibilità del personale di filiale, nella Quick Guide presente sulla Home Page di NR. Nel caso di rimborsi per lubrificanti ed AD BLUE, tali rimborsi dovranno avvenire solo ed esclusivamente in contanti da cassa Petty Cash, per un importo massimo di €50 previa presentazione da parte del cliente di fattura intestata a Locauto Rent o ricevuta, il cliente, inoltre, dovrà firmare modulo di avvenuto rimborso (vedi allegato “A” della sez. 3 parte 1). Per le spese oltre gli €50 il cliente dovrà aprire un claim sul portale Customer Service e la richiesta sarà presa in carico da sede.



SEZIONE 2 – PARTE 11.1 Agg.to del: 18/09/2018 Post Rental - Lost & found Pag.: 1.01

Al rientro di un contratto di noleggio, spesso all'interno dei veicoli vengono rinvenuti oggetti dimenticati dai clienti. Compito degli addetti delle filiali è quello di contattare i clienti (via telefono o via e-mail) informandoli dell'avvenuto ritrovamento, e custodire gli oggetti ritrovati in un unico ricovero dedicato esclusivamente a questo utilizzo, in attesa del ritiro degli stessi da parte dei clienti stessi. Ogni filiale dovrà redigere un report giornaliero, come da esempio sottostante, nel quale inserire tutte le info necessarie per la corretta gestione del lost & found. L’oggetto rinvenuto dovrà essere etichettato con un codice identificativo, composto dal mese di riferimento, l’anno ed il numero di oggetto rinvenuto nel mese (es: il primo oggetto rinvenuto nel mese di settembre 2018 dovrà avere come codice 9-18-1, il secondo 9-18-2, etc.) da comunicare al cliente per il ritiro. Ciascuna filiale dovrà avere un referente designato per la gestione ed il controllo della corretta applicazione della procedura L&F.

Trascorsi 90 giorni dalla data di invio della prima email al cliente, o dal primo contatto telefonico, e nel caso di mancato riscontro da parte del cliente stesso, l'oggetto rinvenuto potrà essere cestinato. N.B.: il ritiro degli oggetti rinvenuti deve avvenire esclusivamente a cura ed onere del cliente, mediante corriere e/o persona di propria fiducia, purché munita di apposita delega, e previa informativa inviata all'ufficio che detiene l'oggetto rinvenuto. In ogni caso Locauto Rent non può essere ritenuta responsabile per eventuali danneggiamenti a seguito della spedizione dell'oggetto rinvenuto.


SEZIONE 3: Procedure Amministrative parte 1: Gestione della cassa parte 2: Rifornimenti carburante parte 3: Invio posta interna ad HQ

parte 4: Gestione multe per mancanza documenti parte 5: Richieste materiali e documenti parte 6: Gestione e manutenzione accessori fisici


SEZIONE 3 – PARTE 1 Agg.to del: 30/06/2020 Procedure Amministrative – La Gestione della Cassa Pag.: 1.01

CASSA NEXT RENT Tutte le operazioni effettuate a mezzo POS FISICO (incassi Bancomat ), o in contanti, e registrate nell'apposito campo del contratto di noleggio, vengono riassunte da Next Rent nel menù Cassa → Stampa Cassa. Compito delle stazioni operative, alla chiusura di ogni giornata lavorativa, è quello di effettuare la quadratura della cassa, assicurandosi:

1. Che gli importi indicati nella stampa della cassa di Next Rent, corrispondano ai saldi indicati nello scontrino di chiusura contabile del POS. Eventuali discrepanze andranno risolte, analizzando singolarmente i contratti chiusi nel corso della giornata (check dello scontrino con registrazione su NR), e richiedendo le eventuali modifiche al responsabile competente. Una volta ottenute le modifiche richieste si dovrà procedere alla ristampa della cassa NR opportunamente corretta, per il successivo invio in sede.

2. Che l'importo risultante dalla somma degli incassi cash, riportato dalla cassa NR, corrisponda con il denaro effettivamente presente nella cassa di stazione. Eventuali discrepanze maggiori o uguali ad Euro 10,00 (dieci/00), andranno comunicate all'Area Manager di competenza. Una copia del foglio cassa di giornata, controfirmato dall'impiegato che ha effettuato l'anzidetta verifica, dovrà essere archiviato in stazione, e tenuto in archivio per i successivi 180 giorni.

3. Che tutti i contratti chiusi nella giornata, e per i quali siano stati incassati importi direttamente dalla stazione (a mezzo c/c o contante), siano stati fatturati.

4. Che tutti i contratti rientrati nel corso della giornata lavorativa, siano stati effettivamente chiusi e fatturati, e che non ci si sia limitati a bloccarne il “quick in”.

Tutti gli importi in contanti (al netto di eventuali depositi da rimborsare) che dovessero eccedere i 350,00 Euro, dovranno essere versati a sede, e registrati nell'apposito menù Cassa → Gestione Cassa → Versamento Contanti a Sede, utilizzando la carta Postamat emessa da Poste Italiane, in dotazione ad ogni stazione operativa. Chi ne fosse sprovvisto, dovrà richiederla all'Area Manager di competenza. Una volta effettuato il versamento a mezzo Postamat, dopo aver scaricato l'importo versato dal menù Gestione Cassa, andrà inviata comunicazione via e-mail al responsabile competente e all'indirizzo [email protected], allegando copia della ricevuta di versamento. Tutte le casse NR del mese, corrette, controllate e complete dello scontrino POS di riepilogo, dovranno essere inviate in sede, entro il giorno 5 del mese successivo a quello di riferimento.

POS VIRTUALE

La funzione “Pos Virtuale” è interna al software Next Rent. Consente agli operatori di stazione, la creazione rapida di preautorizzazioni ed incassi direttamente dal sistema Next Rent ed evita l’utilizzo dei tradizionali POS. Questa funzione velocizza notevolmente i tempi di emissione e chiusura dei contratti di noleggio, ed evita molti degli errori più frequenti, quali date incasso errate e importi non congrui tra POS e cassa. Tutti gli incassi effettuati con il “Pos Virtuale” non compariranno nella stampa della cassa serale, e pertanto non si dovranno più effettuare controlli di cassa per le operazioni effettuate con questo tipo di POS. Alla chiusura di un contratto di noleggio proveniente da un’altra filiale, l’incasso al sistema sarà effettuato direttamente dalla stazione di rientro. Alla chiusura di un contratto, non è necessario chiudere le preautorizzazioni richieste con POS virtuale. Qualora queste non siano utilizzate, l’operazione verrà effettuata automaticamente dal sistema ad intervalli stabiliti. Non è previsto in NESSUN caso l’esecuzione di uno storno/annullamento operazione. Se si effettua un errato incasso, si dovrà inviare una e-mail all’ufficio preposto (Helpdesk/ A. Tamanini).



SEZIONE 3 – PARTE 1 Agg.to del: 30/06/2020 Procedure Amministrative – La Gestione della Cassa Pag.: 1.02

➢ CASSA “PETTY CASH” Le stazioni operative hanno a disposizione una cassa spese (menù Cassa → Gestione Cassa), all'interno della quale devono essere registrate tutte le spese sostenute localmente, e per le quali vi sia stata la preventiva autorizzazione di un responsabile della Direzione Locauto Rent. La petty cash non dovrà mai andare in negativo! Qualora le spese autorizzate da registrare in petty cash siano maggiori del saldo contabile disponibile nella stessa petty cash, si dovrà procedere trasferendo il denaro necessario a coprire le spese sostenute, dalla cassa NR alla cassa PC. (menù Cassa → Gestione Cassa → Giroconto da Cassa Next Rent). Questa operazione dovrà essere preventivamente autorizzata dall'Area Manager di competenza. Ogni spesa registrata in petty cash, dovrà riportare una descrizione standard, e presentare degli allegati che consentano di comprenderne la motivazione, e di accertarne le autorizzazioni. Le registrazioni in petty cash inesatte o prive della documentazione completa e leggibile, saranno rigettate, e gli importi reinseriti nella cassa di stazione. Di seguito un report che riassume come registrare le spese più frequenti.

IMPORTANTE: Qualsiasi spesa sostenuta dalle filiali inerente carburanti, e/o lubrificanti (es.: olio, AD BLUE, etc.), se preventivamente autorizzata, dovrà sempre essere pagata esclusivamente a mezzo carta di credito o bancomat, con relativa fattura intestata a Locauto Rent S.P.A. (vedi dati Sezione 3 Parte 2). Il rimborso della spesa così sostenuta, verrà rimborsato esclusivamente a mezzo bonifico bancario all’IBAN che la filiale avrà cura di comunicare all’indirizzo [email protected]



SEZIONE 3 – PARTE 1 Agg.to del: 29/09/2020 Procedure Amministrative – La Gestione della Cassa Allegato “A”


SEZIONE 3 – PARTE 1 Agg.to del: 30/06/2020 Procedure Amministrative – La Gestione della Cassa Pag.: 1.03 I pagamenti dei compensi relativi ai trasferimenti veicoli, per le stazioni gestite da società che abbiano un contratto di Affiliazione in essere con Locauto Rent, avverranno esclusivamente dietro presentazione di un'unica fattura riepilogativa mensile, che sarà saldata dall'Amministrazione Locauto Rent, a mezzo bonifico bancario. A detta fattura andranno allegati:

➢ tutti i movimenti di NR, a cui fa riferimento la fattura, completi di firma guidatore ed operatore, e compilati anche con i dati di rientro (luogo, data, ora, km, carburante).

➢ tutte le e-mail di autorizzazione dei trasferimenti. ➢ le spese vive sostenute per detti trasferimenti (es.: bus, treni, pedaggi, ecc.), il cui costo dovrà essere

incluso nella fattura stessa in una colonna separata da quella dei compensi. L'ultimo giorno del mese si dovrà stampare la “petty cash” da Next Rent per il mese di riferimento, (es.: 01/01/2012 – 31/01/2012) ed allegare alla stampa tutti i movimenti di “petty cash” registrati, in ordine CRESCENTE, allegando ad ogni singolo movimento tutti i giustificativi e gli allegati previsti dalla nostra procedura. LA PC DOVRA' PERVENIRE IN SEDE ENTRO IL GIORNO 5 DEL MESE SUCCESSIVO A QUELLO DI RIFERIMENTO.

PER STAZIONI CORPORATE - DOCUMENTAZIONE PER PRESTAZIONI OCCASIONALI

Per ogni collaboratore occasionale che abbia effettuato dei trasferimenti di veicoli, si dovrà produrre una ricevuta unica datata fine mese, con indicati tutti i trasferimenti effettuati nel mese stesso, e redatta come da procedura. La ricevuta dovrà essere firmata dal volante. E' necessario che i dati identificativi del volante siano corretti (nome, cognome, indirizzo, CF, luogo e data di nascita). I M P O R T AN T E: Qualora le prestazioni da spesare siano riferite ad una persona che collabora per la prima volta con la nostra Società, sarà necessario allegare alla ricevuta di pagamento, anche la fotocopia del documento di identità (C.I/Passaporto, ecc.), della patente di guida, e del CF. Tutte le ricevute originali, con i relativi documenti, andranno inseriti in un'unica cartella riepilogativa, da inviare in sede a mezzo corriere, all'attenzione della signora Stefania Ceccarelli, con la dicitura “Ricevute volanti originali e relativa documentazione”.


SEZIONE 3 – PARTE 2 Agg.to del: 05/11/2020 Procedure Amministrative – Rifornimenti carburante Pag.: 1.01 Tutti i rifornimenti di carburante effettuati sulle vetture Locauto Rent per ripristinare il pieno del serbatoio, sia in rientro da contratto di noleggio, che a seguito di utilizzo per ragioni di servizio (trasferimenti, servizio interno, ecc.), dovranno essere sempre registrati sul sistema operativo, utilizzando l'apposito programma di gestione. Ogni stazione operativa dovrà necessariamente utilizzare per i rifornimenti carburante, le carte di credito emesse dalle società petrolifere da richiedere al proprio Area Manager. Per registrare i rifornimenti effettuati è necessario creare preventivamente al sistema un archivio con le generalità del fornitore. I metodi di acquisto del carburante attualmente utilizzati sono:

1. Carta di credito intestata a Locauto Rent, ed emessa da una società petrolifera. Attualmente vengono fornite alle stazioni operative carte emesse dalle diverse compagnie (es. ENI, Erg, Tamoil, etc.). Chi ne fosse sprovvisto può richiederle all'AM di competenza;

2. Pagamento a mezzo bancomat o carta di credito personale (da utilizzare UNICAMENTE IN CASI PARTICOLARI e previa autorizzazione dell'AM competente);

3. Rabbocchi con recupero (da utilizzare qualora si riesca a recuperare del carburante dalle vetture inviate in buy back per termine del periodo di detenzione in flotta).

Attenzione a non confondere l’importo del rifornimento, con i litri immessi

Indipendentemente dal tipo di pagamento utilizzato, tutti i rifornimenti inseriti nel sistema devono essere collegati ad un contratto di noleggio, o ad un movimento interno che giustifichi la quantità di carburante immessa. Alla fine di ogni mese, si dovrà stampare il riepilogo dei rifornimenti effettuati (link “Stampa scheda carburante”), allegare tutti gli scontrini di ricevuta dei relativi pagamenti con carta, ed inviare il tutto in sede, all'attenzione dell'ufficio Amministrazione – Gestione cassa. Nei rari ed eccezionali casi in cui si renda necessario effettuare un rifornimento con bancomat o carta di credito personale, la prima cosa da fare è chiedere autorizzazione scritta al diretto responsabile. Successivamente:

1. Richiedere al fornitore la fattura per i rifornimenti effettuati, intestata a: Locauto Rent S.P.A. –Piazza Silvio Pellico n° 5 – 38122 Trento – P.I. / C.F. 04367650969 – Codice SDI: M5UXCR1 – PEC: [email protected] Allegare alla fattura la mail di autorizzazione;

2. Registrare ciascun rifornimento in Next Rent con metodo di pagamento cash (anche se si tratta di carta di credito o bancomat personale) nello stesso giorno del rifornimento e compilare tutti i campi previsti (km, numero di RA o di movimento, litri immessi, importo);

3. A fine mese stampare il riepilogo del carburante selezionando solo metodo di pagamento cash, dal primo all'ultimo giorno del mese.

4. Al riepilogo carburante, andrà allegata la fattura (o le fatture) rilasciata dal benzinaio, intestata a Locauto Rent S.P.A.

5. Copia della fattura (l’originale sarà inviata dal fornitore in modalità telematica) completa degli allegati (riepilogo carburante ed autorizzazione al pagamento) andrà inviata in sede all’attenzione dell’ufficio Finance, unitamente ad i dati bancari (IBAN) necessari per procedere al rimborso della spesa sostenuta.

I singoli scontrini di rifornimento e/o le ricevute (per i soli rifornimenti effettuati con carta di credito o bancomat personale), dovranno essere allegati secondo lo stesso ordine riportato nel riepilogo carburante, e riportare il numero della registrazione che appare sulla scheda. I rifornimenti effettuati andranno registrati a sistema entro la fine della giornata lavorativa in cui il veicolo è stato rifornito, ed in ogni caso prima che lo stesso sia nuovamente noleggiato.



SEZIONE 3 – PARTE 2 Agg.to del: 05/11/2020 Procedure Amministrative – Rifornimenti carburante Pag.: 1.02

ECCEZIONI

Veicoli nuovi: prima di procedere con la registrazione del movimento di rifornimento al sistema, si dovrà effettuare la registrazione di un movimento di trasferimento fittizio, nel quale indicare come conducente la dicitura “Immissione in flotta”, e nelle note del movimento il DDT di provenienza, e la dicitura “auto nuova”. A questo movimento si dovrà poi collegare il rifornimento.

Veicoli nuovi – Alternativa: qualora non si riesca ad effettuare il movimento di trasferimento fittizio

per ragioni di tempo, al primo noleggio di una vettura il sistema chiederà, attraverso un pop-up, se occorre creare il movimento di rifornimento del veicolo e di conseguenza aggiornare il serbatoio al pieno. Sarà quindi possibile inserire successivamente la registrazione del rifornimento ed al primo check out si potranno aggiornare i km del veicolo da tablet.

Sostituzioni: si dovrà aprire un movimento interno fittizio, di un minuto ed 1 km, con driver il medesimo conducente del contratto di noleggio, e su questo movimento scaricare il carburante mancante nella vettura. Nelle note del movimento interno dovrà essere riportata la dicitura "per scarico carburante vettura sostituita su RA …....". Al fine di non creare conflitti con il calendario e con eventuali movimenti successivi abbinati alla targa del veicolo, il movimento dovrà essere registrato contestualmente alla sostituzione del veicolo, oppure, nel caso in cui si attenda la conferma del livello reale di carburante presente da parte di un'officina, alla chiusura del movimento di riparazione.

Carburante addebitato con fattura integrativa: si dovrà aprire un movimento interno fittizio, di un

minuto ed 1 km, con driver il medesimo conducente del contratto di noleggio, e su questo movimento scaricare il carburante mancante nella vettura. Nelle note del movimento interno dovrà essere riportata la dicitura "per scarico carburante addebitato con FT integrativa su RA …....".


SEZIONE 3 – PARTE 3 Agg.to del: 19/02/2021 Procedure Amministrative – Invio posta interna a HQ Pag.: 1.01 La posta interna va inviata dalle filiali alla Sede, secondo il seguente riepilogo:

• I CONTRATTI MENSILMENTE: I Rental Agreements devono essere imbustati e spediti senza mischiarli con nessun altro documento. Una busta unica che contenga i contratti ordinati in serie in modo crescente (dal numero più piccolo al più grande a salire). Nella busta ci dovrà essere tassativamente un documento con la specifica dei numeri di contratto contenuti nella busta, come da esempio. Questa procedura non sostituisce affatto la scansione dei contratti al sistema

• PER TUTTI GLI ALTRI DOCUMENTI - Separare i vari documenti ed utilizzare una busta per ogni dipartimento, anche se contiene un solo foglio, apponendo sulla busta nome dipartimento e persona di riferimento, specialmente per ciò che riguarda CID e verbali. Es: “Ufficio Sinistri”, “Contabilità - Bruna Costa”. Non inserire assolutamente documenti a caso senza che siano individuati e indirizzati correttamente.

• MENSILMENTE – Entro il giorno 5 del mese successivo inviare in sede, relativamente al mese precedente, in originale:

o All’attenzione di Bruna Costa ▪ Cassa petty cash con tutti gli allegati previsti dalla procedura ▪ Rimesse POS

o All’attenzione dell’ufficio contabilità: Schede carburante con scontrini di rifornimento allegati.

o All’attenzione di Stefania Ceccarelli: Ricevute dei compensi pagati ai collaboratori esterni in originale, già anticipati via mail all’indirizzo [email protected] Nessun altro documento dovrà essere anticipato via e-mail.

RIEPILOGO CONTRATTI INVIATI

(da inserire settimanalmente nella busta contenente i contratti inviati in sede)

STAZIONE CONTRATTI DAL……………….AL…………….

N° R.A. N° R.A. N° R.A. N° R.A. N° R.A. N° R.A.

10924 11125 12258

10925 11126 12259

10926 11127 12260

10928 11128 12261

10930 11129 12262

10931 11130 12263

10932 11131 12264

10933 11132 12265

10934 11133 12266

10935 11134 12267

10936 11135 12268

10937 11136 12269

10938 11137 12270

10950 11138



SEZIONE 3 – PARTE 4 Agg.to del: 05/11/2020 Procedure Amministrative – Gestione multe per mancanza documenti Pag.: 1.01

GESTIONE MULTE PER MANCATA ESIBIZIONE DOCUMENTI

Ogni qualvolta una filiale viene a conoscenza di una multa elevata per carenza di documenti della vettura, la stessa deve essere pagata direttamente e immediatamente dalla cassa di stazione evitando di inviare il verbale in sede, magari con la posta settimanale o altri metodi. Una volta effettuato il pagamento, si dovrà anticipare via email la documentazione all’ufficio multe [email protected] ed all’ufficio Logistica della Locauto SPA, mettendo in cc il proprio AM di riferimento ed evidenziare, qualora ricorra il caso, di esibire il documento originale presso un comando di polizia. Affinché non sopraggiungano sanzioni o maggiorazioni negli importi da corrispondere, l'ufficio che procederà al pagamento del verbale elevato al cliente dovrà avere cura di:

• specificare nel riquadro “eseguito da” del bollettino postale utilizzato per il pagamento del verbale, che lo stesso è stato effettuato da LOCAUTO SPA –PIAZZA SILVIO PELLICO N° 5 – 38122 TRENTO, e NON i dati di Locauto Rent o peggio ancora quelli della filiale che effettua il pagamento!

• Registrare la spesa in “petty cash” allegando:

• bollettino originale pagato;

• verbale originale;

• stampa della e-mail inviata all'ufficio logistica per la presentazione del documento originale presso l'autorità competente.

• stampa della e-mail di richiesta autorizzazione allo scarico in PC della spesa inviata all'AM di pertinenza.

La tempestività è fondamentale, anche perché pagando entro 3 giorni si può beneficiare di uno sconto del 30% sulla sanzione amministrativa. AD ESCLUSIVO USO DEL HQ

L’ufficio segreteria invierà tramite TNT all’ufficio multe copia del bollettino pagato, copia del verbale e originale della ricevuta rilasciata dal Comando di Polizia per avvenuta esibizione del documento.



SEZIONE 3 – PARTE 5 Agg.to del: 05/11/2020 Procedure Amministrative – Richiesta Materiali e Documenti Pag.: 1.01 Di seguito l’elenco degli indirizzi e-mail a cui riferirsi per richieste di documentazione inerente la flotta, accessori da noleggio ed hardware.

❖ DOCUMENTI : • ASSICURAZIONI inviare mail [email protected] e [email protected]

• COPIA LIBRETTI inviare mail a [email protected]

• 2° CHIAVE inviare mail a [email protected] e [email protected]

• CODICI CHIAVE inviare mail a [email protected] e [email protected]

• CODICI RADIO inviare mail a [email protected]

❖ MATERIALE INFLOTTAMENTO: • DISCO ORARIO

• PORTA CHIAVI ED ETICHETTE

• PORTA DOCUMENTI

• CID

• TRIANGOLI

• GILET

• ADESIVI

• MISURATORI LOCAUTO

• PORTA CONTRATTI Tutti i seguenti materiali andranno richiesti a [email protected] con copia conoscenza Area Manager / Network Controller di competenza.

• NASTRO ADESIVO LOCAUTO inviare richiesta a [email protected]

• MISURATORI BATTISTRADA inviare richiesta ad Area Manager / Network Controller

❖ CARTE:

• TESSERE CARBURANTE

• POSTAMAT Le richieste andranno inviate a [email protected] con copia conoscenza Area Manager / Network Controller di competenza.

❖ ACCESSORI: • BABY SEAT inviare mail a [email protected] con copia conoscenza

[email protected] ed Area Manager / Network Controller di competenza

• COVER MONOUSO PER BABY SEAT inviare mail a [email protected] con copia conoscenza [email protected] ed Area Manager / Network Controller di competenza

• DISPOSITIVI ANTI ABBANDONO inviare mail ad Area Manager/ Network Controller di competenza

• CATENE inviare mail ad Area manager / Network Controller di competenza

• GPS inviare mail ad Area Manager / Network Controller di competenza

N.B. I GPS guasti dovranno essere inviati tramite corriere in sede ad Information Technology. Il collo dovrà essere imballato utilizzando solo ed esclusivamente il nastro adesivo LOCAUTO RENT. I GPS, invece, che necessitano di aggiornamento NON devono essere inviati in sede, la filiale stessa provvederà all’aggiornamento.

❖ HARDWARE:

• STAMPANTI inviare richiesta ad Area Manager / Network Controller di competenza

• POS inviare richiesta a [email protected] con copia conoscenza Area Manager / Network Controller di competenza

• TABLET inviare mail ad Area Manager / Network Controller di competenza


















SEZIONE 3 – PARTE 5 Agg.to del: 05/11/2020 Procedure Amministrative – Richiesta Materiali e Documenti Pag.: 1.02 N.B. I Tablet rotti e da sostituire dovranno essere spediti, privi delle SIM CARD, tramite corriere in Via Gustavo Fara 39 - 210124 - Milano all’Ufficio acquisti. Il collo dovrà essere imballato utilizzando solo ed esclusivamente il nastro adesivo LOCAUTO RENT. Si potrà inoltre richiedere assistenza, inviando una mail per le seguenti problematiche:

❖ SOFTWARE:

• Reset password Next Rent - [email protected]

• Reset password Dashboard (accesso della Location) - [email protected]

Si potrà invece chiedere supporto per le seguenti problematiche ad [email protected] :

❖ HARDWARE:

• Postazioni lavoro ( PC, monitor, mouse etc.)

• Stampanti

• Tablet

• Televisori Location

• Linee dati Nel caso in cui la linea dati utilizzata dalla Location fosse Telecom si dovrà:

• Aprire ticket chiamando numero verde 800515494

• Inviare mail a AM/ NC di competenza con copia conoscenza [email protected] indicando nell’oggetto numero di ticket (rilasciato da operatore TELECOM) e nel corpo della mail descrizione della problematica per la quale è stato aperto il ticket.

Nel momento in cui la problematica viene risolta inviare mail per informare della chiusura ticket ad AM/NC di competenza ed [email protected] .




SEZIONE 3 – PARTE 6 Agg.to del: 24/06/2020 Gestione e manutenzione accessori fisici Pag.: 1.01 Nell’ottica di standardizzare il livello qualitativo dei servizi offerti, riportiamo di seguito le linee guida da seguire per una corretta gestione e manutenzione degli accessori fisici da consegnare al cliente quali: GPS, Baby Seat, Catene da neve e Router WI- FI. GPS: Ogni filiale alla fine della giornata lavorativa dovrà effettuare la verifica dei GPS disponibili al noleggio. L’operatore dovrà stampare dalla schermata optional di Next Rent la lista dei GPS in stato “disponibile” (come da immagine sottostante) e verificarne la presenza fisica.

Qualsiasi discrepanza o mancanza dovrà essere comunicata via email ad Area Manager/ Network Controller di competenza Inoltre si dovrà verificare che l’accessorio:

• Abbia cavo e presa usb 12 volt

• Sia carico

• Abbia le mappe aggiornate

• Sia stato effettuato il cleaning della voce “destinazioni recenti”

• Sia in buono stato per il noleggio (es. pulsanti di accensione rotti o mancanti) In caso siano presenti in filiale GPS non utilizzabili, questi dovranno essere inviati in sede e si potrà richiedere una nuova fornitura come da procedura (sez.3 parte.5) Il GPS deve essere consegnato al cliente carico, completo di tutti gli accessori e nella lingua che preferisce. In caso di perdita o danneggiamento da parte del cliente si procederà all’addebito come da procedura (vedi sez.2 parte 8.1) CATENE DA NEVE: Dal 15 di novembre al 15 di Aprile vige l’obbligo di dotazioni invernali a bordo della vettura. Tutte le filiali di noleggio hanno, in base alla misura degli pneumatici, un numero congruo di catene da neve in base alla flotta a disposizione. Prima che entri in vigore la norma, ogni filiale è tenuta ad inventariare le catene disponibili nel proprio deposito/ stock verificando che:

• Siano complete (ganci ed istruzioni per il montaggio)

• Siano in buono stato per il noleggio Tutte le catene che risultino prive di parti, rotte o arrugginite andranno dismesse e si potrà richiedere una nuova fornitura come da procedura (vedi sez.3 parte 5) Ad ogni check out e check in l’operatore è tenuto a verificare la conformità dell’accessorio. In caso di perdita o danneggiamento da parte del cliente si procederà all’addebito come da procedura (vedi sez. 2 parte 8.1)


SEZIONE 3 – PARTE 6 Agg.to del: 24/06/2020 Gestione e manutenzione accessori fisici Pag.: 1.02 BABY SEAT: tutte le filiali hanno in dotazione Baby Seat di diverse categorie che variano in base al peso, altezza ed età del bambino; ad ogni modo l’operatore potrà offrire il Baby Seat ma non potrà dare indicazioni sul tipo di BS da noleggiare. Ogni filiale è tenuta verificare che i Baby Seat:

• Siano in buone condizioni per il noleggio

• Che le cinghie, fermi e cuscinetti siano in buone condizioni

• Non siano presenti danni, strappi

• Siano presenti le istruzioni per il fissaggio

• Siano puliti e disinfettati

• Baby Reminder presenti se necessari Inoltre, si dovrà verificare che vi sia un numero congruo di cover protettive monouso. I Baby Seat dovranno essere conservati in sacchi di plastica trasparenti e forati, sui quali si dovrà avere cura di annotare la data di pulizia ed igienizzazione (per scrivere la data si può apporre sul sacco contenitore del nastro adesivo da carrozziere); gli stessi dovranno essere riposti non a contatto con il pavimento, e potranno essere nuovamente noleggiati solo dopo che siano trascorsi tre giorni dalla data di pulizia ed igienizzazione. Al rientro di ogni noleggio il Baby Seat andrà ritirato, privato della cover protettiva (che deve essere dismessa e mai per nessuna ragione riciclata), pulito, igienizzato e riposto all’interno del sacco di plastica per il prossimo noleggio. Il Baby Seat dovrà essere consegnato al cliente all’interno della busta utilizzata per la conservazione, ed unitamente dovrà essere consegnata la cover protettiva monouso imbustata e sigillata. I Baby Seat danneggiati, anche se presenti parti per poterli ripristinare o riparare, dovranno essere dismessi e si potrà richiedere nuova fornitura come da procedura (vedi sez.3 parte 5). Il montaggio del Baby Seat è responsabilità del cliente, l’operatore non deve provvedere al montaggio, ma dovrà aiutare il cliente al trasporto dell’accessorio. In caso di danneggiamento o perdita dell’accessorio da parte del cliente si procederà all’addebito come da procedura (sez.2 parte 8.1) DISPOSITIVI ANTI ABBANDONO (BABY REMINDER): tutte le filiali sono dotate di un numero congruo di dispositivi anti abbandono da fornire al cliente, unitamente al baby seat, al momento del noleggio (il dispositivo è obbligatorio per i bambini fino ai 4 anni di età) Prima di essere consegnato al cliente, l’operatore verificherà che l’accessorio sia carico e completo di tutte le sue parti:

• Custodia con Brand Locauto

• Telecomandino da attaccare a chiave del mezzo

• Dispositivo da posizionare sotto il Baby seat

• Istruzioni per l’utilizzo del dispositivo

N.B: l’operatore è tenuto a spiegare l’utilizzo dell’accessorio ma non all’istallazione dello stesso, che avverrà da parte del cliente. Al rientro l’operatore verificherà che venga riconsegnato l’accessorio completo di tutte le sue parti ed in caso di perdita o danneggiamento da parte del cliente si procederà all’addebito come da procedura (vedi sez. 2 parte 8.1)


SEZIONE 3 – PARTE 6 Agg.to del: 24/06/2020 Gestione e manutenzione accessori fisici Pag.: 1.03 ROUTER WI-FI: Alla fine della giornata lavorativa le filiali che hanno a disposizione i Router wi-fi dovranno effettuare la verifica dei dispositivi disponibili sulla propria filiale. L’operatore stamperà dalla schermata Optional di Next Rent la lista dei dispositivi Router “ disponibili” sulla propria filiale ( come da immagine sottostante)

Qualsiasi discrepanza o mancanza andrà segnalata via email ad AM / NC di competenza. Inoltre si dovrà verificare che l’accessorio sia sempre carico e che abbia:

• Custodia semi rigida brandizzata

• Cavo usb

• Presa elettrica Il Router deve essere consegnato al cliente completo di tutti gli accessori e carico, l’operatore dovrà testarlo in presenza del cliente e dare tutte le indicazioni per il funzionamento. In caso di perdita o danneggiamento da parte del cliente si procederà all’addebito come da procedura (vedi sez. 2 parte 8.1) N.B: tutti gli accessori dovranno essere igienizzati alla riconsegna, e prima di essere nuovamente noleggiati.


SEZIONE 4: La Flotta parte 1: Immissioni in flotta parte 2: Movimenti interni parte 3: Gestione tagliandi assicurativi

parte 4: Manutenzione ordinaria/ straordinaria parte 5: Buy back


SEZIONE 4 – PARTE 1 Agg.to del: 07/09/2020 LA FLOTTA – Immissioni in flotta Pag.: 1.01 La flotta Locauto Rent viene rinnovata periodicamente, e ciò comporta la necessità di effettuare delle operazioni standard, per l'immissione in flotta di veicoli nuovi, e la loro dismissione al termine del periodo di detenzione.

IMMISSIONE IN FLOTTA L'arrivo dei veicoli nuovi presso le locations viene anticipato dalla “comparsa” delle targhe nel calendario di Next Rent. Il certificato assicurativo completo e la carta verde vengono inviate via e-mail dall'ufficio flotta/logistica, secondo il piano di arrivi previsti. E’ cura della filiale provvedere allo scarico del link e relativa stampa di quanto ricevuto. Compito delle locations, al momento della ricezione dei veicoli nuovi, sarà quello di verificare l'idoneità degli stessi, la mancanza di danni, e la presenza dell'equipaggiamento di serie (es.: antenna, kit attrezzi, ruota di scorta o kit di gonfiaggio, autoradio, ecc.). Un ulteriore controllo ad hoc dovrà essere riservato alla verifica dei livelli (olio, liquido lavavetri, ecc.), nonché al corretto serraggio dei morsetti della batteria: il veicolo nuovo dovrà essere quindi verificato in tutte le sue componenti. Il DDT dovrà poi essere timbrato e firmato per attestare la presa in consegna dei veicoli, indicando data ed ora di ricezione. Unitamente al DDT dovranno essere inviati, per ciascun veicolo ricevuto, i dati relativi a marca, modello e misure dei pneumatici, completi del codice di velocità oltre alle targhe dei singoli veicoli a:



• Area Manager

contestualmente alla ricezione dei veicoli nuovi. Non sarà necessario inviare copia del DDT in sede. N.B.: La mancata indicazione di questi dati sul DDT, nonché l'omesso invio del modulo riepilogativo sopra riportato, determinerà la mancata messa disposizione dei veicoli nuovi da parte dell'ufficio flotta/logistica. I veicoli nuovi, a cura delle locations, dovranno essere equipaggiati con:

➢ portachiavi completi di targhette identificative; ➢ adesivo Europ Assistance (tutte le categorie); ➢ adesivo allarme satellitare; ➢ adesivo carburante e adesivo disco orario ➢ moduli x CID (che saranno inviati alle locations unitamente ai tagliandi e certificati assicurativi), copia

autenticata del libretto di circolazione e copia del certificato assicurativo (il tutto inserito all'interno dell'apposito portadocumenti con logo Locauto)

➢ triangoli (cfr. tabella fornitori); ➢ gilet alta visibilità (cfr. tabella fornitori); ➢ pieno di carburante. ➢ Adesivo VIETATO FUMARE

N°MODELLO TARGA MISURA PNEUMATICI

1 FIAT 500L LIVING POP-STAR 1.6 ET088BR PIRELLI 205X65X14 H /V 91 V LINATE

2 FIAT 500L LIVING POP-STAR 1.6 ET075BR CONTINENTAL 215X65X13 H/V 97 W LINATE

3 FIAT PANDA 1,2 DYNAMIC ET082BR FYRESTONE 185X60X13 LINATE

MARCA

PNEUMATICI

CODICE

VELOCITA'

LUOGO DI

CONSEGNA



SEZIONE 4 – PARTE 1 Agg.to del: 07/09/2020 LA FLOTTA – Immissioni in flotta Pag.: 1.02

FORNITORE GIUBBETTO BORDO VETTURA

TRIANGOLO BORDO VETTURA

DENICAR SI SI

FCA NO NO

LEASYS NO NO

MERCEDES NO SI

NISSAN NO NO

OPEL NO NO

PSA (CITROEN- PEUGEOT) NO NO

RENAULT - DACIA NO NO

VGI ( AUDI-VW-SKODA-SEAT) NO NO

VOLVO SI SI

TOYOTA SI SI

SUZUKI NO NO

INFINITY NISSAN NO NO

RENO MOTOR NO NO

PORTACHIAVI Ogni filiale ha in dotazione tre diverse tipologie di portachiavi per differenziare la flotta in questo modo:

• Bordo trasparente flotta LOCAUTO RENT

• Bordo arancione flotta ELEFAST

• Bordo Blu flotta FRANCHISEE


SEZIONE 4 – PARTE 1 Agg.to del: 07/09/2020 LA FLOTTA – Immissioni in flotta Pag.: 1.03 Alla ricezione, il veicolo verrà equipaggiato del portachiavi corrispondente, avendo cura di indicare sulla targhetta identificativa targa, modello, colore ed alimentazione del mezzo. Eventuali mancanze in ordine a quanto sopra indicato, riscontrate alla ricezione dei veicoli nuovi, dovranno essere riportate sul DDT di consegna. I certificati assicurativi vengono inviati alle filiali via e-mail: sarà cura delle filiali stampare la copia del certificato assicurativo ed inserirlo all'interno del veicolo da inflottare. Gli originali saranno trattenuti presso l'HQ, ed esibiti alle forze dell'ordine dietro specifica richiesta. Nel caso in cui, si smarrisca il certificato di assicurazione, si potrà reperire copia del certificato smarrito, seguendo la procedura specificata alla parte 5 della presente sezione. Qualora il certificato richiesto non fosse disponibile o scaricabile, inoltrare richiesta di duplicato a

[email protected]

IMMISSIONE IN FLOTTA - VEICOLI CON DANNI/ MANCANZE Nel caso in cui si rilevino danni e/o mancanze nei veicoli nuovi appena ricevuti, si dovrà procedere ad annotare le anomalie riscontrate sul DDT di ricezione, facendo firmare l'autista della bisarca per accettazione del danni/mancanza riscontrato, ed inviarlo come di consueto a [email protected] Infine, si dovrà procedere ad inviare via mail:

• DDT con indicazione del danno, completo di data, ora d’arrivo e firma,

• 3 Foto del danno riscontrato chiaramente visibile

ESCLUSIVAMENTE a:


• [email protected] per danni alla carrozzeria, o [email protected] nel caso di mancanze kit, ruota di scorta, danni agli pneumatici. indicando nell’oggetto della email “Vettura con danni - targa vettura - marca e modello (es: “Vettura con danni EY111RR, Opel Meriva)

o VEICOLI FCA CON DANNI Tutti i veicoli nuovi facente parte del gruppo FCA (sia Leasys che diretti e tutti i brand appartenenti al gruppo) che dovessero pervenire con danni o mancanze seguiranno, oltre alla normale procedura interna sopra indicata, una procedura interna al marchio FCA. Al momento del riscontro del danno sarà necessario compilare una scheda tecnica di rilevazione danni rilasciata da FCA, presente in triplice copia su ogni auto, per singola vettura/ telaio/ modello. Vediamo nel dettaglio gli step da seguire:

1. Compilare i campi CODICE (le prime tre cifre) - MODELLO VETTURA- TELAIO








Queste informazioni sono presenti nel D.d.T

2. Compilare la sezione A, una riga per singolo danno riscontrato, indicando:

• Area interessata dal danno (utilizzando i numeri riportati sullo schema vettura)

• TD tipo di danno

• SD severità del danno La colonna PD, invece, andrà lasciata in bianco

Tali colonne andranno compilate seguendo la legenda riportata sotto la scheda.

Nel caso in cui un veicolo presenti più danni in parti differenti si procederà aggiungendo altre righe alla colonna A. Qualora invece ci fossero più danni sulla stessa parte della vettura (es. graffio ed ammaccatura su paraurti posteriore) utilizzeremo oltre alla colonna A (per il graffio ad esempio) anche la colonna B (per teorica ammaccatura). In caso di dubbi, sarà possibile inserire una nota esplicativa nell’apposito campo “Note”.

3. Compilare, dati location (ricevente), inserire dati trasportatore (cedente) e timbro nella parte bassa della scheda.



Al termine della compilazione, una copia andrà rilasciata al trasportatore. Le altre due copie devono essere trattenute dalla Location che dovrà cedere una copia della scheda FCA al centro che si occuperà del ripristino del veicolo. Gli step sopra indicati devono essere osservati alla lettera, nel caso in cui la documentazione non fosse completa il car manufacturer non prenderà in carico il danno stesso.

o VEICOLI SENZA TARGA I veicoli nuovi che dovessero prevenire senza targa NON dovranno essere accettati. In questo caso si dovrà inviare mail a: [email protected] ed [email protected] informando che il veicolo non è stato ritirato a causa della mancanza. o VEICOLI GRANDINATI I veicoli nuovi che dovessero risultare grandinati NON dovranno essere ritirati e si dovrà informare l’ufficio [email protected] ed [email protected] del mancato ritiro dei mezzi. Fanno eccezione i veicoli Renault che, anche se grandinati possono essere accettati dalle stazioni, ed i veicoli che dovessero presentare solo uno o due micro spot, in questi casi:

- Segnalare danni in bolla da far firmare al bisarchista - Inviare mail a: [email protected] , [email protected] ed [email protected]









SEZIONE 4 – PARTE 2 Agg.to del: 03/12/2012 LA FLOTTA – I Movimenti Interni Pag.: 1.01 Ogni qual volta un veicolo della flotta Locauto Rent viene movimentato per qualsiasi ragione che non sia un contratto di noleggio, è necessario aprire un movimento “no revenue” dall'apposita sezione di NR. I movimenti “no revenue” possono essere:

1. Bloccato – da utilizzare nei casi in cui è necessario bloccare un veicolo su NR, ad esempio per una sostituzione ad un contratto, per un trasferimento ad altra stazione, per indicazione del Fleet Manager, perchè in attesa di trasferimento presso un'officina per manutenzione, riparazione, eccetera;

2. Bloccato per sinistro – è stato superato dalla nuova procedura di gestione del carburante. E' ancora attivo per eventuali casi anomali. Da utilizzare esclusivamente dietro autorizzazione scritta dell'Area Manager di competenza;

3. Servizio Ufficio – da utilizzare nei casi in cui si debbano espletare delle attività, inerenti l'operatività della stazione, e che richiedano l'utilizzo di un veicolo. Tutti i movimenti di questo tipo, devono essere preventivamente autorizzati dall'Area Manager competente.

4. Trasferimento – da utilizzare ogni qual volta si trasferisce un veicolo per noleggio da una stazione ad un'altra, sia su strada, utilizzando un driver, che a mezzo bisarca. Tutti i veicoli oggetto di trasferimento su strada, dovranno essere consegnati al driver con il serbatoio del carburante PIENO. Tale disposizione è INDEROGABILE.

Nel caso di trasferimento a mezzo bisarca, sarà necessario aprire un movimento multiplo su NR, inserendo come driver il fornitore della bisarca (es.: TRA.DE. Trasporti s.r.l.), ed indicando nelle note del movimento stesso sia il numero di targa della bisarca, che il numero del DDT (Documento di trasporto – vedi allegato “A”) di accompagnamento dei veicoli trasferiti. Il documento di trasporto cartaceo, da inviare via e-mail dopo la partenza della bisarca all'ufficio logistica, dovrà riportare i seguenti dati:

a) il numero progressivo;

b) la data;

c) le generalità del cedente (la stazione operativa di partenza), del cessionario (la stazione

operativa di destinazione) e dell'incaricato al trasporto (la società di trasporto incaricata);

d) la quantità dei beni trasportati;

e) la descrizione dei beni trasportati con l'indicazione della natura e qualità degli stessi (e cioè

targa, modello, chilometri out e carburante out);

f) il motivo del trasporto (movimentazione per noleggio, per riparazione, ecc.);

◦ I trasferimenti effettuati a mezzo driver dovranno essere preventivamente autorizzati dal Fleet

Manager. La richiesta di autorizzazione al trasferimento dovrà essere inviata via e-mail, e

dovranno essere indicati:

• il numero di prenotazione e la data di previsto check-out, la targa del veicolo e la stazione

dove si trova il veicolo da recuperare (dati riscontrabili da NR link → “Mezzi da trasferire”)

• il motivo del trasferimento se diverso da noleggio (es.: avvicinamento ad altra stazione per

buy back, ecc.)

• Trasferimento per carrozzeria/manutenzione – è stato superato dalla nuova procedura di gestione

delle indisponibilità (vedi sezione manutenzione). E' ancora attivo per eventuali casi anomali. Da

utilizzare esclusivamente dietro autorizzazione scritta dell'Area Manager di competenza.

• Trasferimento per rifornimento – è stato superato dalla nuova procedura di gestione del carburante.

E' ancora attivo per eventuali casi anomali. Da utilizzare esclusivamente dietro autorizzazione scritta

dell'Area Manager di competenza.

• Trasferimento per lavaggio – da utilizzare quando si invia il veicolo presso un centro esterno di

approntamento dei veicoli, ad opera di personale non interno all'organizzazione Locauto Rent.



LA FLOTTA – Danni da Movimenti Interni Pag.: 1.02

DANNI DA MOVIMENTI INTERNI

Al fine di monitorare i danni rilevati su vetture trasferite da una stazione all'altra, TUTTI i trasferimenti di veicoli,

siano essi effettuati con bisarca o a mezzo driver, dovranno essere accompagnati da una copia del check,

firmata dal conducente della bisarca, o dall'autista per accettazione dei danni out, esattamente come avviene

con un contratto di noleggio.

Le stazioni che riceveranno i veicoli in trasferimento dovranno, a loro volta, verificare la congruità delle informazioni riportate sui check rispetto alle reali condizioni dei veicoli stessi, e dovranno segnalare OGNI DISCREPANZA SULLA COPIA DEL CHECK, aprendo la relativa segnalazione come danno da trasferimento, allegare il check alla segnalazione e aggiornare lo stato d'uso del veicolo (check-out/in). Per i veicoli trasferiti a mezzo bisarca, si dovrà procedere indicando sulla copia del DDT l'elenco dei nuovi danni riscontrati, da contestare immediatamente al conducente della bisarca, e da far firmare per accettazione/presa visione. Una copia del DDT con evidenza dei nuovi danni dovrà essere inoltrato via e-mail all'ufficio logistica, al fine di avviare le pratiche di risarcimento nei confronti della società di trasporto. La ricezione di veicoli trasferiti sprovvisti di check firmati, e la contemporanea rilevazione di danni non censiti al sistema, comporterà l'addebito automatico di tali danni alla location che ha aperto il trasferimento.


SEZIONE 4 – PARTE 2 Agg.to del: 03/12/2012 LA FLOTTA – I Movimenti Interni ALLEGATO “A”

FAC SIMILE DDT


SEZIONE 4 – PARTE 3 Agg.to del: 11/03/2019 LA FLOTTA – La Manutenzione ordinaria/straordinaria Pag.: 1.01 La flotta Locauto Rent viene rinnovata periodicamente (ogni 6/8 mesi circa), e pertanto gli interventi di manutenzione programmata sono molto ridotti, ed indirizzati unicamente ai veicoli che restano in flotta per più di 12 mesi. Di seguito gli standard da adottare in caso di manutenzione ordinaria/straordinaria.

TAGLIANDI I tagliandi di manutenzione solitamente vengono effettuati ogni 30.000 km, o in ogni caso quando appare la spia “service” o manutenzione su quadro strumenti. Ogni stazione ha l'obbligo di tenere sotto controllo il proprio parco veicoli, predisponendo la manutenzione programmata prima del superamento della soglia chilometrica indicata. Next Rent evidenzia le vetture che necessitano di manutenzione programmata, mediante la colorazione del numero di targa, variabile a seconda della percorrenza del veicolo in rapporto all'intervallo di manutenzione programmata. In dettaglio:

Veicoli senza nessun colore di rilievo. Veicolo consigliato per il noleggio con km attuali inferiori al 50% del chilometraggio previsto per il prossimo tagliando.

Veicoli di colore verde. Veicoli con km attuali compresi tra il 50 e l’80% del chilometraggio previsto per il prossimo tagliando.

Veicoli di colore arancione. Veicoli con km attuali compresi tra l’80 e il 90% del chilometraggio previsto per il prossimo tagliando.

Veicoli di colore rosso. Veicoli da non noleggiare con km attuali superiori al 90% del chilometraggio previsto per il prossimo tagliando.

I veicoli la cui targa è di colore rosso ma non hanno ancora raggiunto il limite kilometrico previsto per il tagliando (spia accesa) e sono in procinto di uscire dalla flotta nei successivi 2 o 3 giorni, non devono effettuare il tagliando, tali veicoli debbono rimanere fermi, in modo da non accumulare ulteriori km. Se i giorni mancanti all’uscita dalla flotta sono più di 3, i veicoli dovranno effettuare il tagliando immediatamente evitando così ulteriori oneri per l’azienda. Alcuni fornitori, tra cui il gruppo VGI (Volkswagen, Skoda, Seat, Audi), rifiutano categoricamente il veicolo in buy back se la manutenzione non è stata effettuata entro i 30.000 km prescritti: la spia generalmente si accende con un preavviso di 2.000 km. Ciò vale anche per altre marche di vetture, sebbene alcune case costruttrici abbiano previsto il primo tagliando a chilometraggi differenti. Altri tipi di veicoli mostrano un avviso scritto nel cruscotto (es: attenzione effettuare manutenzione tra 1.856 km) Durante i periodi intercorrenti tra le varie manutenzioni programmate, è dovere delle stazioni provvedere alla verifica dei livelli di sicurezza dei veicoli del proprio parco auto (olio, acqua, liquido lavavetri, ecc.), ed agli eventuali rabbocchi. Ogni stazione dovrà tenere un apposito registro dell'olio immesso nei veicoli, dove annotare targa del veicolo, data, chilometraggio e quantità di olio immessa.

PNEUMATICI Controllare lo stato di usura degli pneumatici è un dovere delle locations, e la verifica della profondità del battistrada va effettuata ad ogni check-in e ad ogni check-out. L'usura degli pneumatici, infatti, oltre che dalla percorrenza chilometrica, è dovuto anche al tipo di strade percorse, ed allo stile di guida. Premesso che, gli pneumatici con battistrada pari od inferiore al limite di legge (1,6 mm.) andranno sempre sostituiti, generalmente, dopo i 35.000 km, e soprattutto nei periodi climaticamente meno sicuri, è buona norma fare una verifica dello stato di usura degli pneumatici. Se il veicolo non è destinato alla vendita entro i 15 giorni successivi (da verificare dalla stampa dei veicoli disponibili stampabile da Task Manager), pertanto, si dovrà procedere all'invio dello stesso presso un centro gomme convenzionato al fine di provvedere al ripristino dello pneumatico, ed alla conseguente messa in sicurezza del veicolo. Noleggiare veicoli con le gomme lisce comporta, in caso di incidente, responsabilità penali.


SEZIONE 4 – PARTE 3 Agg.to del: 11/03/2019 LA FLOTTA – La Manutenzione ordinaria/straordinaria Pag.: 1.01.01 La misurazione della profondità del battistrada con l’apposito misuratore Il metodo individuato per la misurazione del battistrada degli pneumatici è l’utilizzo di un misuratore millimetrato che indichi con precisione lo spessore del battistrada dello pneumatico che ci apprestiamo a misurare. Il limite di legge al di sotto del quale la vettura che circola è fuori legge è di mm 1.6. Attenzione! Uno pneumatico con battistrada uguale o di poco superiore ai mm 1,6 non è uno pneumatico ben performante e sicuro. Per utilizzare un misuratore battistrada, è possibile seguire i passi sotto riportati Step 1

Step 2 Step 3 Step 4

Step 5 Posizionare il misuratore ed il profondimetro su altre parti del solco centrale dello pneumatico ad una distanza di almeno 35 cm dalla prima rilevazione; step 6 Posizionare il misuratore ed il profondimetro su altre parti dello pneumatico, più interne e più esterne rispetto al solco circonferenziale centrale; step 7 se una qualsiasi delle misurazioni rilevate è inferiore al limite di legge italiano, lo pneumatico è da sostituire, ricordando sempre che uno pneumatico al limite di legge non è uno pneumatico ben performante.

Accesso al battistrada e controllo del misuratore, che funzioni e non ci sia nulla che ostacoli la corretta rilevazione della misura dello stesso.

Appoggiare il lato dotato di profondimetro contro il solco circonferenziale dello pneumatico ed esercitare una leggera pressione sul misuratore stesso

Prestare attenzione a non appoggiare il profondimetro su superfici in rilievo dello pneumatico, falsandone così la misurazione

Rimuovere il misuratore facendo attenzione a non alterare il livello del profondimetro, leggendo così la profondità del battistrada


SEZIONE 4 – PARTE 3 Agg.to del: 11/03/2019 LA FLOTTA – La Manutenzione ordinaria/straordinaria Pag.: 1.02

CARROZZERIA I danni di carrozzeria presenti sui veicoli da noleggio (graffi, rigature, lievi ammaccature), solitamente non vengono ripristinati, purché non precludano la sicurezza e la decenza del veicolo da locare. Viceversa, in caso di vistose ammaccature ad una o più parti del veicolo, si dovrà procedere con l'invio dello stesso presso un centro carrozzeria convenzionato provvedendo, al rientro dello stesso, ad aggiornare il check del veicolo, eliminando i danni riparati. Ovviamente, per tutti i casi di manutenzione straordinaria (pneumatici danneggiati, cristalli, anomalie meccaniche, ecc.), si dovrà ugualmente procedere all'invio dei veicoli presso il fornitore competente, avendo cura di verificare che sia già stata aperta la relativa segnalazione.

PROCEDURA RIMOZIONE DANNI A MEZZO TABLET

Per potere avere accesso a questa funzionalità, è necessario che ogni tablet abbia installata la versione più aggiornata dell’app di Next Rent (in tal senso è possibile controllare la versione installata attraverso il menu dell’applicazione nella sezione account in basso a sinistra). Una volta installata la nuova versione, i check dei veicoli possono essere aggiornati richiamando la targa nella sezione “Mezzi” oppure al check out di un contratto. E’ opportuno comunque che i veicoli siano controllati quando disponibili, e non al momento dell’inizio del noleggio. Le modifiche apportate sui check dei mezzi a noleggio non saranno salvate dal sistema. Per potere effettuare le variazioni necessarie sul check dei veicoli (tipicamente a seguito di chiusura indisponibilità nei casi in cui sono stati sostituiti pneumatici, cristalli o effettuate riparazioni di carrozzeria), basterà cliccare sul numero del danno da rimuovere e sul tablet apparirà un pop up che fornisce la descrizione del danno e la possibilità di eliminarlo tramite l’apposito pulsante (cfr. immagine sotto riportata).

Il sistema in maniera automatica effettuerà la rinumerazione dei danni esistenti e ne fornirà la corretta descrizione nella parte sottostante la descrizione grafica del veicolo.



AD BLUE Come noto le vetture di nuova generazione EURO 6 sono dotate di un piccolo serbatoio aggiuntivo che contiene un liquido denominato AD Blue il quale, durante la marcia delle vetture diesel viene iniettato nel carburante per abbattere il livello delle emissioni inquinanti. Tale liquido ovviamente è soggetto a consumo: intorno ai 10.000 km si cominciano a manifestare le prime necessità di ripristino, talvolta anche prima. La principale difficoltà riguarda la mancata possibilità di poter verificare sul cruscotto questo dato come il normale carburante, in quanto non esiste un indicatore dedicato: lo si può realizzare soltanto quando termina, o è in procinto di terminare, e si accende la relativa spia. Il vero problema è che senza questo liquido la vettura va in “protezione”, procede quindi ad una velocità minima (indicativamente 60-80km/h) per poi fermarsi definitivamente. Un primo alert lo abbiamo quando, all'accensione del veicolo compare sul quadro strumenti la dicitura “AD Blue tra 1.000 km (o 1.500 km)”: in questi casi il veicolo va bloccato, ed inviato urgentemente in manutenzione, utilizzando l'apposita voce AD BLUE nella maschera dell'indisponibilità. Per poter effettuare il rifornimento occorrono ALMENO 7,6 litri di liquido, nel caso di veicoli del gruppo VGI, 5 litri in tutti gli altri casi. Inserendo un quantitativo inferiore di liquido AD Blue, non si effettua il reset. Per i motivi di cui sopra, difficilmente questa operazione potrà essere fatta dal ns utilizzatore, se non in condizioni strettamente necessarie e assolutamente per mezzo di un imbuto nuovo e pulito come raccomandato dalla casa costruttrice. In ogni caso si dovrà rifornire esclusivamente attraverso il bocchettone dell’ADblue, come indicato nella foto in allegato ed evidenziato in colore verde. In casi limite, il modo più semplice per reperire questo liquido da parte del cliente è quello di recarsi in una stazione di servizio autostradale, in quanto l’80% delle stesse dovrebbero esserne dotate, ma questa è da considerare come ultima chance. Il bocchettone delle vetture VGI, Mercedes. Renault e Opel si trova di fianco al Bocchettone del gasolio. Il bocchettone delle vetture PSA è sotto il ruotino di scorta del baule, oppure sotto il sedile anteriore del passeggero. Tutte le vetture VGI dotate di serbatoio AD Blue, consentono di verificare l’autonomia residua mediante interrogazione al computer di bordo (dati veicolo)

INDISPONIBILITA' Ogni qual volta si invierà un veicolo in un centro manutenzione si dovrà aprire una “Indisponibilità” inserendo la motivazione (es. carrozzeria, tagliando, cristalli ecc..) e specificando nelle note, ove possibile, descrizione dettagliata. All'apertura di un nuovo movimento di Indisponibilità, il sistema disabbina automaticamente tutte le prenotazioni abbinate alla targa del veicolo in questione, per tutto il periodo di indisponibilità stimato, in caso di vetture che necessitano di più interventi, l’operatore dovrà aprire una sola indisponibilità indicando nelle note le differenti manutenzioni da effettuare. I veicoli oggetto di indisponibilità vanno inviati presso il fornitore/riparatore convenzionato, entro il più breve tempo possibile (max 24 ore dall'apertura dell'indisponibilità), ed il movimento di trasferimento va registrato nella maschera della indisponibilità medesima, utilizzando il link “Inserisci un nuovo trasferimento”. In caso il fornitore non dovesse ritirare il veicolo entro le 24 ore la filiale dovrà contattarlo in modo da ridurre le tempistiche del ripristino.



I dati richiesti per il trasferimento sono:

Conducente: è un conducente registrato nell’ anagrafica conducenti, se nuovo si dovrà prima registrare;

Fornitore di destinazione: è la struttura addetta alla riparazione, i cui dati identificativi devono essere inizialmente caricati nell’apposita anagrafica, come già avviene per i rifornitori di carburante, con la massima precisione. Tutti i fornitori abituali a cui si rivolgono abitualmente le stazioni, dovranno pertanto essere preventivamente registrati attraverso l'apposita sezione “Gestione Fornitori” → “Nuovo Fornitore”, con tutti i dati richiesti (prestare particolare attenzione al campo telefono e indirizzo e-mail)

Filiale di destinazione: è la filiale presso cui il veicolo verrà ricondotto al termine della riparazione. Km: quelli reali del veicolo coincidenti con i dati del sistema, al momento della creazione

dell’indisponibilità. Livello serbatoio: la quantità di carburante realmente presente nel veicolo, coincidente con i dati del

sistema. Alla consegna del veicolo al fornitore sarà necessario stampare il documento di trasferimento da far firmare al conducente. Ultimati i lavori di riparazione e/o manutenzione, la filiale che ha aperto e gestito l’indisponibilità riceverà automaticamente una e-mail con i dettagli del ritiro. Al rientro del veicolo si dovrà effettuare la chiusura della indisponibilità tramite il link “Chiudi indisponibilità”. Eventuali comunicazioni con la centrale operativa Locauto, inerenti le vetture oggetto di manutenzione e/o i fermi tecnici in generale (richiesta di aggiornamenti, notizie sulle consegne, ecc.) andranno effettuate esclusivamente a mezzo email, scrivendo all'indirizzo di competenza, secondo quanto di seguito specificato:

• CARROZZERIA [email protected]

• CRISTALLI [email protected]

Salvatore Calvino: tel. 02 43020305 Cristiano Locorotondo: tel. 02 43020304 Andrea D’Intino: Tel. 02 43020307

• PNEUMATICI [email protected]

• VETTURE PRELEVATE DA ASSISTENZA (in attesa di destinazione finale) [email protected] Edoardo Perucca: tel. 02 43020515

• MECCANICA E TAGLIANDI [email protected] Federico Banzi: tel. 02 43020575 Alessandro Pavan: tel. 02 43020367







SEZIONE 4 – PARTE 3 Agg.to del: 11/03/2019 LA FLOTTA – La Manutenzione ordinaria/straordinaria Pag.: 1.05 inserendo nell'oggetto della mail il macro gruppo di intervento, il numero di indisponibilità di riferimento, e la targa del veicolo in questione. ESEMPI: OGGETTO: CRISTALLI – INDISPONIBILITA' N° 8092 – ET136WC

OGGETTO: GOMME – INDISPONIBILITA' N° 7858 – ER124EM

OGGETTO: CARROZZERIA – INDISPONIBILITA' N° 8125 – EW 582SX

OGGETTO: MECCANICA – INDISPONIBILITA' N° 5268 – EV 189SH


SEZIONE 4 – PARTE 4 Agg.to del: 28/02/2019 LA FLOTTA – Gestione Tagliandi Assicurativi Pag.: 1.01 Al fine di gestire i rinnovi dei certificati assicurativi nel modo più rapido possibile, esiste un account Google, sulla quale vengono condivisi sullo spazio di archiviazione di Google Drive, i rinnovi assicurativi in corso di validità. Si tratta di un account comune e per accedervi è necessario utilizzare il link qui di seguito riportato, e successivamente inserire le credenziali da richiedere al proprio Area Manager

https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive Probabilmente aprendo Google Drive il log sarà effettuato con l’indirizzo email di filiale; sarà quindi necessario aggiungere un nuovo account, cliccando sul logo Locauto in alto a destra, ed inserire le credenziali di accesso Le credenziali di accesso da utilizzare sono: USER: [email protected] Password: Da richiedere al proprio Area Manager Sullo spazio di archiviazione di Google Drive è presente un file excel nominato: RICERCA GLOBALE Questo è un file unico necessario per individuare in quale cartella si trova l'assicurazione cercata. Le cartelle sono caricate su Google Drive e sono denominate per compagnia assicurativa (es. Unipolsai, ecc come da esempio sottostante)

Come effettuare la ricerca: Aprire file 'RICERCA GLOBALE' → Ctrl + F → Digitare targa Una volta trovata la targa, sé possibile visualizzare tutte le informazioni necessarie su dove e come cercare la polizza di rinnovo (vedere esempio sottostante):

Il rinnovo della vettura targata FN012MC si trova nella cartella 'Rinnovi Unipolsai', nel file di riferimento file unico (file pdf), alla pagina n°3.

https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive



SEZIONE 4 – PARTE 4 Agg.to del: 28/02/2019 LA FLOTTA – Gestione Tagliandi Assicurativi Pag.: 1.02 E’ possibile ottenere copia dei tagliandi assicurativi, senza ricorrere alla mail [email protected]

A partire dal 25/02/2019, accedendo all’account google drive [email protected] (tutti gli uffici sprovvisti

di credenziali per l’accesso dovranno richiederle al proprio area manager), aprendo le cartelle relative

all’anno in corso ed il file di pianificazione sarà possibile effettuare la ricerca del tagliando richiesto.

Il file di pianificazione rent è automaticamente posizionato su 2018; occorre quindi spostarci, a meno che non

cerchiamo copie di tagliandi del passato anno, sempre sull’anno in corso e quindi cliccare in alto a destra per

effettuare la ricerca, come da immagine allegata.

Una volta apertosi lo spazio in alto a destra per effettuare la ricerca, inserire la targa del mezzo in maiuscolo

e dare l’invio alla query. E quindi leggere ed annotare le informazioni sotto elencate per potere

successivamente trovare la copia del tagliando:

- Modello del mezzo e casa costruttrice;

- Posizione su foglio nella colonna denominata “S”;

- Compagnia assicurativa (nell’esempio dell’immagine leggiamo GEN che sta per Generali);

- Data copertura RC (è indicata nel seguente formato mese/data/anno).

Vediamo ad esempio, nel caso della targa FN662JP, assicurata con Generali, come cercare il file

corrispondente.

Una volta trovate le informazioni di cui sopra, chiudere il file di Copia di pianificazione Rent relativa all’anno

di immatricolazione della vettura e, tornati sull’archivio di drive, cercare il file corrispondente alla compagnia

assicurativa ed alla data di copertura RC, individuate per la targa oggetto della query. Essendo la targa presa

ad esempio una nuova vettura, cercare nell’archivio ‘assicurazioni ’ dell’anno in corso così come sotto visibile:





LA FLOTTA – Gestione Tagliandi Assicurativi Pag.: 1.03

Cliccando su assicurazioni , si aprirà l’archivio relativo alle vetture entrate in flotta nell’anno di riferimento.

Cercare quindi il file corrispondente alla vettura oggetto di interesse in base alle informazioni ricavate sul file

di pianificazione. Nel caso preso ad esempio, si dovrà trovare GENERALI oppure la casa madre, FCA, della

vettura inflottata a gennaio.

Aprendo il file alla pagina 13 (la posizione indicata nella colonna S) si avrà la possibilità di stampare il

certificato assicurativo.

N.B.: nei file, dove presente anche la carta verde su secondo foglio, la posizione del certificato va moltiplicata

per 2. Quindi, in questi casi, se la colonna S indica 15, dovremo cercarlo approssimativamente alla pagina 30.

IMPORTANTE: per le vetture assicurate con le compagnie TUA / BENE, dopo avere individuato la compagnia

nel file di pianificazione, è possibile cercare le copie dei certificati direttamente dalla cartella usando lo

strumento di ricerca in alto, come da immagine sotto riportata:


SEZIONE 4 – PARTE 5 Agg.to del: 10/02/2020 LA FLOTTA –Buy back Pag.: 1.01 Al termine del loro periodo di detenzione, i veicoli della flotta Locauto Rent vengono dismessi, o per restituzione alle case automobilistiche (buy back), o per vendita diretta. Dal momento che i veicoli destinati al buy back, e/o alla vendita diretta, sono facilmente identificabili sul calendario di Next Rent, si dovranno preventivamente sospendere i rifornimenti di carburante sui veicoli in scadenza, al fine di restituire le vetture con il minor quantitativo di carburante possibile. A tal fine, nei casi di penultimo o ultimo noleggio prima del buy back, le locations dovranno vendere il prodotto dedicato “Pieno Prepagato BB” o informare i clienti che l'auto non dovrà essere rifornita in quanto destinata alla vendita, e che pertanto saranno dispensati dal solo addebito del SRC. (solo dall'addebito del SRC, non del carburante!). In questi casi dovrete consegnare al cliente la seguente dichiarazione da voi compilata e firmata.

DICHIARAZIONE Il sig ____________________________intestatario del R.A.N°____________ relativo al noleggio del veicolo modello_______________ targato_____________, ha facoltà di restituire il mezzo noleggiato con il serbatoio di carburante non pieno. Al termine del noleggio Locauto Rent SpA addebiterà solamente i litri di carburante effettivamente mancanti. Il servizio rifornimento non verrà applicato a questo noleggio. Data ________________________ Firma Operatore_________________________

STATEMENT

Mr. ____________________________ holder of R.A. N°____________ concerning the rental of the vehicle model_______________ plate number______________ is allowed to return the car without the full thank of petrol. Locauto Rent SpA at the end of the rental will charge only the missing fuel. The Refuelling Service Charge, will not be applied on this rental. Date_______________________ Operator signature ________________________

Il buy back viene organizzato direttamente dall'ufficio flotta/logistica, a mezzo trasportatori esterni. L’evidenza del carico ordinato dall’ufficio logistica sarà presente su TASK MANAGER nella sezione HOME di Next Rent, come riportato nell’immagine sotto allegata dove è presente la dicitura “Bolla Mezzi” popolata da un numero (qualora non vi siano carichi in attesa, non vi leggeremo nessun numero di fianco):

Compito della filiale sarà:

➢ compilare lo stato d'uso (vedi allegato “B”); ➢ ritirare certificato assicurativo e carta verde ANCHE SE SI TRATTA DI COPIE; ➢ ritirate gilet alta visibilità (quando di nostra proprietà); ➢ ritirare il portachiavi; ➢ ritirare il modello CID; ➢ effettuare le fotografie del veicolo e dei danni (vedi specifica); ➢ riportare nel DDT le indicazioni dei documenti eventualmente consegnati al trasportatore (libretti di

garanzia, ecc.), secondo le indicazioni ricevute di volta in volta dall'ufficio logistica. Cliccando sul numero segnalato da “Bolla Mezzi”, l’operatore si posizionerà sulla schermata movimenti, nella sezione “bolla consegna mezzi” e selezionando le bolle di riconsegna in stato aperto, sarà possibile richiamare le auto destinate al carico ed una volta controllato che la disponibilità dei veicoli sia in linea con quanto predisposto dall’ufficio logistica di sede, si potrà procedere alla stampa della bolla di consegna vera e propria. Occorre che della bolla di carico ne siano stampate tre copie, redatte in modo completo e fatte firmare dal trasportatore, a cui consegnare la prima copia: la seconda copia sarà da spedire in sede e la terza da tenere in archivio della location.

LE TARGHE COMUNICATE DALL'UFFICIO LOGISTICA VANNO RISPETTATE CATEGORICAMENTE!!!


SEZIONE 4 – PARTE 5 Agg.to del: 10/02/2020 LA FLOTTA –Buy back Pag.: 1.02 Qualora vi fossero delle variazioni da apportare all’incarico comunicato da sede, perché alcuni mezzi non sono disponibili per il ritiro, i responsabili di stazione dovranno contattare l’ufficio logistica al fine di coordinarsi per il nuovo elenco di veicoli da rendere in buy back. L’ufficio logistica provvederà a modificare ad hoc l’ordine di incarico. Anche in questo caso sarà necessario procedere alla stampa della bolla di consegna che dovrà essere completata con i dati del trasportatore, la data e l’ora di partenza dei veicoli e la firma del trasportatore incaricato al ritiro. Nel caso di veicoli dotati di accessori specifici particolari (ad es.: scheda SD o CD-ROM per Navigation System) la presenza di tali accessori sarà riportata dal sistema di default sul documento di trasporto Nel caso in cui tali dotazioni non fossero disponibili, (ad esempio se c’è una segnalazione per smarrimento SD di GPS) occorrerà cancellare dalla bolla di ritiro la presenza dei suddetti accessori. Il DDT andrà allegato in Next Rent come di seguito specificato( non sarà quindi necessario inviare copia in sede):

Dopo avere allegato il documento di trasporto in Next Rent, la stazione dovrà impostare i mezzi in trasferimento, utilizzando gli appositi strumenti di NR:


SEZIONE 4 – PARTE 5 Agg.to del: 10/02/2020 LA FLOTTA –Buy back Pag.: 1.03 Gli incarichi consegnati ai trasportatori, dopo essere stati registrati su NR, saranno visualizzabili nella sezione “Bolle da completare”, presente sul Task Manager. Su questa sezione l’operatore di stazione dovrà completare le bolle di trasporto partite, ma ancora prive di stati d’uso e foto dei mezzi resi in buy back.

Di seguito uno schema che, in base al fornitore del veicolo cui questo viene reso, riporta cosa lasciare in auto e cosa rimuovere al deflottamento.

FORNITORE GIUBBETTO BORDO VETTURA

TRIANGOLO BORDO VETTURA

DENICAR SI SI

FCA NO NO

LEASYS NO NO

MERCEDES NO SI

NISSAN NO NO

OPEL NO NO

PSA (CITROEN- PEUGEOT) NO NO

RENAULT - DACIA NO NO

VGI ( AUDI-VW-SKODA-SEAT) NO NO

VOLVO SI SI

TOYOTA SI SI

SUZUKI NO NO

INFINITY NISSAN NO NO

RENO MOTOR NO NO Quando un veicolo viene resa in buy back al fornitore, va compilato lo stato d’uso e devono essere allegate in NR delle fotografie che riportino il reale stato del veicolo riconsegnato. Il modello di stato d’uso da usare deve riportare solo i danni evidenti (dove per evidenti si intendono i danni che per estensione superano un foglio A4) e visibili da 5 metri di distanza. Non vanno segnalati in nessun modo graffi poco estesi. Le singole ammaccature, o rotture, di dimensioni inferiori vengono rilevate solo se di una PROFONDITA’ e una POSIZIONE tale (es cofano/tetto) da essere IMMEDIATAMENTE VISIBILI. Si vedano le foto sotto riportate a titolo di esempio.


SEZIONE 4 – PARTE 5 Agg.to del: 09/10/2017 LA FLOTTA – Buy back: foto e stato d’uso Pag.: 1.03.01

COMPILAZIONE STATO D’USO

Per la compilazione dello stato d’uso è necessario indicare le informazioni relative a: targa, marca, modello, data e km. Non è necessario indicare il n. di telaio (come da immagine sotto allegata).

I danni vengono indicati col il CODICE NUMERICO corrispondente alla parte danneggiata (DISEGNO) e la TIPOLOGIA DEL DANNO (LEGENDA)


SEZIONE 4 – PARTE 5 Agg.to del: 09/10/2017 LA FLOTTA – Buy back: foto e stato d’uso Pag.: 1.03.02

Campo note Nella maggioranza dei casi, utilizzando i parametri sopra descritti, non saranno presenti DANNI EVIDENTI da segnalare. Nel CAMPO NOTE dello STATO D’USO andrà quindi scritto chiaro e in stampatello “IL VEICOLO NON PRESENTA DANNI EVIDENTI “e apposto TIMBRO LOCAUTORENT. Lo stato d’uso del veicolo va allegato in NR per tutti i mezzi resi in buy back. IMPORTANTE: Per i veicoli da rendere al fornitore FCA, una copia dello stato d’uso va lasciata in vettura al momento del carico. Qualora dovesse mancare, il veicolo non sarà accettato al centro di destino dell’auto.


SEZIONE 4 – PARTE 5 Agg.to del: 16/02/2018 LA FLOTTA – Buy back: foto e stato d’uso Pag.: 1.03.03 Foto dei veicoli Insieme allo stato d’uso, dovranno essere effettuate MINIMO 6 FOTO riguardanti le seguenti parti del mezzo:

1. posteriore destro, 2. posteriore sinistro, 3. anteriore destro, 4. anteriore sinistro, 5. cofano e targa, 6. tetto.

Di seguito un esempio delle foto da effettuare in assenza di danni evidenti.

N.B.: Eventuali DANNI EVIDENTI saranno oggetto di ulteriori foto, in aggiunta alle 6 minime sopra indicate.


SEZIONE 4 – PARTE 5 Agg.to del: 16/02/2018 LA FLOTTA – Buy back – Invio foto veicoli buy back Pag.: 1.03.04 Per potere rendere più semplice e veloce la gestione delle foto delle auto da buy back/vendita diretta, è possibile scattare le foto del veicolo, come da procedura, ed anche la foto dello stato d’uso compilato dalla stazione, attraverso il tablet Locauto Rent. Dopo avere scattato le foto, occorrerà andare sulla galleria foto del tablet e, selezionate quelle riguardanti la targa di ns. interesse, inviarle attraverso la mail configurata su tablet a:

- [email protected]

- L’oggetto della mail deve essere impostato sempre in questo modo: targa XX123XX (inserire la traga

del veicolo che stiamo fotografando).

In questo modo, volendo allegare le foto e lo stato d’uso della vettura la cui targa è XX123XX, l’operatore dovrà selezionare le foto interessate ed inviarle a [email protected] oppure [email protected] indicando come oggetto il seguente: targa XX123XX Dopo qualche minuto, gli allegati inviati saranno visibili sulla bolla. Allegati quindi stati d’uso e foto dei mezzi, la stazione provvederà ad impostare il carico con documenti inseriti (link in alto della schermata), come fatto finora.

Rimane inteso che la bolla di carico mezzi deve essere stampata ed allegata con timbri e firme attraverso lo scanner e non può, in nessun modo, essere allegata tramite foto.





SEZIONE 4 – PARTE 5 Agg.to del: 10/10/2016 LA FLOTTA – Buy back – Gestione veicoli Opel con danni Pag.: 1.03.05

ECCEZIONE BUY BACK VEICOLI OPEL

Il contratto di buy-back permette ad Opel di rifiutare le vetture con più di € 2.000,00 di danni. Le locations, prima di procedere alla restituzione, devono segnalare direttamente ad Enzo Montemurro ([email protected]) le vetture con danni evidenti o estesi, o con danni sulla cui quantificazione esistono dei dubbi, inoltrando le relative foto, in modo da poter intervenire per tempo, decidendo se riparale o meno, o comunque come destinarle. A titolo puramente esemplificativo, di seguito delle immagini di un veicolo che, a causa dei danni presenti, potrebbe essere oggetto di rifiuto del BB da parte di OPEL, e pertanto necessita di essere segnalata al signor Enzo Montemurro, al fine di valutare come operare.



SEZIONE 4 – PARTE 5 Agg.to del: 09/10/2017 LA FLOTTA –Buy back ALLEGATO “B”


SEZIONE 5: F.A.Q.


SEZIONE 5 – PARTE 1 Agg.to del: 14/10/2014 F.A.Q. Pag.: 1.01

COME GESTIRE LE VETTURE OGGETTO DI FURTO NELLA HOME DI NR? R.: le vetture oggetto di furto totale vanno bloccate su NR, mediante un movimento “no revenue”, indicando nelle note del movimento stesso il numero di RA sul quale è avvenuto il furto, la data del furto, ed il numero di segnalazione relativa. Sarà l'ufficio flotta, una volta pervenuta la perdita di possesso, ad occuparsi dell'alienazione del veicolo da Next Rent.

COME EFFETTUARE LE SPEDIZIONI DI DOCUMENTI TRA LE STAZIONI R.: qualora sia necessario inviare documentazione da una location ad un'altra (es.: contrassegni e certificati assicurativi, ecc.), si dovrà utilizzare il servizio di posta prioritaria. Viceversa, nel caso in cui l'oggetto della spedizione sia tale da richiedere l'utilizzo del corriere TNT, si dovrà riferire il codice identificativo di Locauto Rent (ID: 04154909) al momento della prenotazione, al fine di ottenere la tariffa contrattualmente concordata, ed il pagamento diretto da sede. In caso di omessa comunicazione del codice contrattuale anzidetto, il corriere richiederà il pagamento direttamente alla consegna, con una tariffa sensibilmente superiore a quella riservata a Locauto Rent.


SEZIONE 6: LE CIRCOLARI

CIRCOLARE: 1/CC/DO/2018 – Terrorismo ed uso dei veicoli a Noleggio Emissione: 09/01/2018 Pag. 1.01

CIRCOLARE: 2/GC/DO/2018 – Snow Chains: si cambia! Emissione: 14/11/2018 Pag. 2.01


SEZIONE 6 – PARTE 1 Agg.to del: 09/01/2018 LE CIRCOLARI – Circ. 1/CCDO/2018 Pag.: 1.01

Terrorismo ed uso dei veicoli a noleggio Come sappiamo dai recenti fatti di cronaca, il noleggio di furgoni e di veicoli di grosse dimensioni, può essere un mezzo per condurre attacchi terroristici. In questa piccola guida vogliamo condividere alcune importanti indicazioni per salvaguardare la ns. attività di noleggiatori e la sicurezza dei veicoli che forniamo a noleggio.

Per smorzare la possibilità che un veicolo venga sottratto furtivamente alla location è importante che:

- Le chiavi siano tenute in sicurezza durante la giornata;

- Veicoli e chiavi siano messi in totale sicurezza durante gli orari di chiusura della stazione;

- Sia mantenuto un buon livello di illuminazione all’interno dei parcheggi e delle facility, per scopi

lavorativi durante il giorno e per la sicurezza in orari di chiusura;

- Cancelli ed uscite di sicurezza siano mantenuti in perfetto ordine e funzionamento e, ove possibile,

chiusi in orari notturni;

- Effettuiamo un inventario fisico con la riconciliazione chiavi-vetture ogni giorno;

- In caso di veicoli mancanti, lo segnaliamo tempestivamente al car control ed all’area

manager/network controller competente;

Dobbiamo prestare attenzione ed eventualmente lanciare l’allerta quando ci apprestiamo a noleggiare ad un cliente che:

- Ha un comportamento sospetto ed è nervoso, suda molto, tiene d’occhio continuamente

l’orologio, si guarda costantemente intorno, batte ininterrottamente le suole delle scarpe;

- Non vuole fornire informazioni personali complete per la preparazione del contratto di noleggio;

- Fornisce nomi diversi sui documenti per il noleggio;

- Non ricorda il nome usato per effettuare la prenotazione di un veicolo;

- Fornisce informazioni vaghe o non verificabili durante la prenotazione o la preparazione del

contratto di noleggio;

- Presenta patenti false o documenti scaduti;

- Chiede di potere pagare in contanti somme considerevoli o chiede di utilizzare carte di credito di

altre persone non presenti al momento del pick up e per le quali non abbiamo ricevuto modulo di

delega;

- Chiede di potere modificare la portata dei veicoli, di creare aree addizionali per stoccare carichi

inusuali, aumentare la capienza del serbatoio e la velocità del mezzo;

- Insiste nel poter noleggiare un furgone con pianali in legno e non metallici;

- Veste in maniera non coordinata con la stagione: ad esempio usa giacconi invernali in estate, o

sembra stia camuffando il suo aspetto;

- Al rientro il veicolo presenta bruciature sospette o odori inusuali, residui di prodotti chimici o

fertilizzanti, piantine, foto o video di edifici con dei punti di riferimento, manuali o libricini di fazioni

estremiste, equipaggiamenti di sorveglianza, ricevute di acquisto di beni pericolosi, armi o

esplosivi, mappe con punti sensibili segnalati o con modifiche particolari al mezzo noleggiato (ad

esempio serbatoio di scorta per il carburante);

Per ridurre la possibilità di noleggio a persone che hanno intenzione di condurre attacchi terroristici, è importante che:



LE CIRCOLARI – Circ. 1/CCDO/2018 Pag.: 2.02

- Controlliamo la patente con il cliente presente e che tutte le informazioni che ci fornisce siano in

linea con quelle leggibili sui documenti;

- Il contratto di noleggio sia completo in ogni sua parte e con le opportune firme (controlliamo

in tal senso che siano in linea con le firme apposte sui documenti);

- Quando necessario, è opportuno che testiamo il contatto telefonico fornitoci dal cliente in tempo

reale e prima di fornirgli il veicolo;

- Richiamiamo sempre i clienti in caso di contratto scaduto e teniamo monitorati i noleggi overdue;

- Rinnoviamo i contratti ogni 30 giorni ed ispezioniamo i veicoli ogni mese, a meno che non si tratti

di clienti aziendali e/o segnalati da sede;

Nei casi in cui al rientro ci accorgiamo di materiali o oggetti sospetti, è fondamentale che:

- Il mezzo venga mantenuto nelle condizioni in cui è rientrato e vengano tenute salve le eventuali

impronte digitali lasciate dal potenziale cliente sospetto;

- Segnaliamo immediatamente alle autorità ed all’azienda quanto occorso.

Se notiamo attività o clienti sospetti dobbiamo essere preparati a fornire le seguenti informazioni alle autorità:

- Data, orario e location di prenotazione;

- Una descrizione completa di tutti i comportamenti sospetti;

- Tutte le informazioni di clienti identificati come sospetti: nome, data di nascita, luogo di nascita,

altezza, peso, età, genere, colore dei capelli e degli occhi, carnagione, cicatrici, voglie, tatuaggi,

vestiario, gioielli.

- Una descrizione completa dei residui sospetti o di odori del veicolo al rientro, dei beni lasciati nel

veicolo;

- Una descrizione esaustiva del veicolo con il quale l’individuo sospetto sta viaggiando, includendo

targa, colore, marca e modello, eventuali danni o ammaccature.

Qualsivoglia questione in merito, può essere segnalata alla direzione operativa.


SEZIONE 6 – PARTE 1 Agg.to del: 14/11/2018 LE CIRCOLARI – Circ. 2/GC/DO/2018 Pag.: 2.01

A far data dal 15/11 entrano in vigore le ordinanze che obbligano gli automobilisti, su gran parte della rete stradale italiana, ad essere dotati sui mezzi che conducono di catene da neve o di pneumatici invernali. Tali ordinanze scadono al 15/04/2019. Da quest’anno la policy Locauto cambia sensibilmente come sotto riportiamo:

• Il prodotto catene da neve sarà incluso in tutte le prenotazioni passate dai tour operator e dai broker, siano queste appartenenti al mondo Locauto o al mondo Enterprise; tale inclusione riguarda tutte le location, all country;

• Sulle fonti commissionabili call center banco – call center poa – walk in – tariffa local, sarà possibile vendere il prodotto catene da neve;

• Il mondo corporate segue le sue regole, con le inclusioni e le esclusioni come da accordi commerciali con le aziende convenzionate. Il costo delle catene da neve, per i clienti corporate, è di € 2,83 + oneri + iva e questo costo viene gestito automaticamente da Next Rent. Qualora le catene fossero free, troverete la specifica a sistema.

Con l’arrivo della stagione invernale vi invitiamo inoltre ad effettuare, per ogni noleggio, controlli più scrupolosi del solito sui battistrada delle auto e dei furgoni. In tal senso vi invitiamo a rileggere le nostre policy già su manuale operativo.

pag. 10 pag. 11 1.2 metodi di pagamento rev. del 05/11

Documents