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Les Appels d’Offres nécessitent des compétences dans 4 domaines

Juridique, Commercial, Technique et Bureautique.

Vous avez une expertise métier,

Développez votre niveau de compétence,

Prenez maintenant le virage de l’internet,

Réussissez le dépôt de vos réponses électroniques,

Bonne DEMAT

Ce sont les valeurs essentielles à la culture de RapidAO !

OBJECTIFS ATTENDUS EN 2 HEURES

Déposer une réponse électronique pour un MAPA sans signature électronique Marché à Procédure Adapté

RapidAO 36 Bd Gal Leclerc 59100 ROUBAIX

Tel 06 61 20 1097 Fax 09 72 13 42 85

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PACK DEMAT RAPIDAO => 4 FICHES DU PACK ESSENTIEL EXTRAIT

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Sommaire => extrait du PACK DEMAT

La Dématérialisation des AO des MP .............................................................................................................. 3

La Dématérialisation des AO,, un ménage à 3 ! ............................................................................................... 8

Les Acteurs de la Dématérialisation des AO .................................................................................................. 12

Les Avantages de la Dématérialisation des AO ............................................................................................. 16

Les 4 compétences nécessaires aux AO ........................................................................................................ 20

Pack DEMAT RapidAO => 4 autres PACK au CHOIX ---.....................................................................................

MODULES PRÉSENTS DANS LE PACK


LA DÉMATÉRIALISATION DES AO DES MARCHES PUBLICS

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Fiche 1

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La Dématérialisation des AO des MP

Objectif DEMAT

� Ces fiches vont vous permettre d’assimiler toutes les notions essentielles et de vous former à la Réponse électronique aux Appels d’offres des Marchés Publics à votre rythme, sans vous déplacer.

� Vous serez rapidement autonome, capable de mieux détecter les marchés qui vous intéressent et surtout de déposer des réponses électronique dématérialisées de qualité par internet.

Vous gagnerez du temps, du délai, vous réduirez les coûts en toute sécurité, avec la date certaine d’arrivée

de votre pli. Fini les problèmes d’imprimantes, de papier et d’assemblage de documents, fini le stress de

dernière minute, fini les coursiers, les chronos, votre réponse dématérialisée présente sur votre

ordinateur est transmise sécurisée directement vers la collectivité.

Le sujet est vaste, mélange de concepts juridiques et bureautiques, mal maîtrisés par les collectivités et les entreprises. Ces fiches vont vous permettre de comprendre, décoder, assimiler, vous entrainer et vous perfectionner avant vos concurrents, jusqu’à retrouver l’évidence de l’encre et du papier. Bonne DEMAT !

Depuis le 1° janvier 2012, la réponse électronique est autorisée pour tout AO > 90 K€

Et au 1° janvier 2005 la réponse électronique sera autorisée pour tous les marchés. Préparez vous !

Champ d’application

Le déroulement d’un Appel d’Offre est constitué d’une succession de phases depuis la définition du

besoin par le Pouvoir adjudicateur (PA) jusqu’à l’ouverture des plis en CAO et l’attribution du Marché à

l’entreprise choisie. Pour être efficace dans votre gestion des Appels d’Offres il est important de bien

assimiler les termes associés à la Dématérialisation.

Le déroulement d’un Appel d’Offres

Principe de la Dématérialisation des AO

Profiter de toutes les informations accessibles sur internet à toutes les étapes du processus. La

Dématérialisation de votre réponse par voie numérique est plus flexible, engage moins de frais, est plus

documentée qu’une réponse classique à un Appel d’offres (AO). La dématérialisation supprime

indéniablement certains obstacles auxquels les entreprises se confrontent dans une procédure de

réponse sur papier. Connaitre les termes employés, les mécanismes utilisés, et les sources d’informations,

permet de bien identifier les Acteurs et de mieux communiquer avec eux.



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Figure 1 La réponse traditionnelle « papier » à un AO

Votre réponse traditionnelle papier respecte bien les exigences du Règlement de la Consultation (RC). Toutes les pièces nécessaires sont présentes physiquement dans votre enveloppe et la collectivité, ou le facteur, vous remet en retour un reçu. Important : prévoir un délai suffisant pour l’acheminement dans les délais.

Figure 2 La réponse électronique « dématérialisée » à un AO

Votre E’Réponse respecte bien les exigences du Règlement de la Consultation (RC).. Les pièces sont électroniques, constituées de fichier informatiques bien nommés, respectant le bon format, le bon poids. Vous signez électroniquement les mêmes documents que pour le papier. Vous insérer votre réponse dans des enveloppes virtuelles. Vos documents sont chiffrés, sécurisés et déposés au séquestre sur la plateforme de la collectivité qui vous fournit un accusé horodaté de bonne réception. est autorisée pour tout AO formalisé… Important : vous équiper d’un certificat de signature électronique pour signer vos fichiers informatiques.



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Figure 3 Les étapes de la réponse électronique Source manuel www.achat-public.com

Dématérialisation : La réponse électronique par mail n’est pas suffisante "La transmission de documents par mail pose un certain nombre de problèmes : · Fiabilité de la transmission : rien ne garantit que votre mail sera bien reçu et lu par votre interlocuteur. Les accusés de réception par simple mail n’ont pas de valeur légale : la date d’envoi dépend de l’horloge de votre poste de travail ; · Confidentialité de l’envoi : les informations transmises par mail ne sont pas cryptées. De plus, il est facile de faire des erreurs sur le destinataire des mails lors de l’envoi (fonction « Répondre à tous » par exemple). · Taille des documents : l’envoi des documents par mail est limitée (souvent autour de quelques maga octets, voire moins). Si ce volume est dépassé, l’envoi et la réception de votre réponse peut être compromis. Pour ces raisons, un simple envoi de votre réponse par mail est impossible, votre réponse sera déposée par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation" ………………………………………………………………………………………..(Source : www.oseo.fr)

Dématérialisation : La France se classe au sixième rang européen Pour expliquer cette «performance» tricolore, l'Insee avance notamment le taux d'équipement numérique élevé des entreprises. En janvier 2011, 92% des sociétés

occupant au moins dix personnes en France avaient un accès à l'Internet via une connexion fixe à haut débit. Ce taux d'équipement place la France au 6e rang au sein

de l'Union européenne à 27 pays, où la moyenne est de 87%. La France se situe au même niveau que le Royaume-Uni, devant l'Allemagne (88%) et l'Italie (84%), mais

derrière notamment l'Espagne et la Finlande (96%) ainsi que la Suède (94%). La Roumanie est en dernière position avec seulement 54%. Le taux d'équipement en

France est supérieur à 90% dans tous les secteurs d'activité et toutes les tailles des sociétés. Source : Enquête Insee 2012

La définition de la Dématérialisation des AO

La valeur probante de la dématérialisation est reconnue dans le Code des Marchés Publics (CMP) depuis 2005. L’entreprise peut déposer une e-Réponse pour tout marché > 90 K€ depuis le 1/1/ 2012 … La dématérialisation se développe et concerne maintenant tous les secteurs du grand public, de l’entreprise et des administrations.



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Source Conseil Général de la Creuse

Glossaire de la Dématérialisation

Autorité de Certification : Organisme habilité à délivrer des Certificats . Appelé aussi Prestataire de services de certification électronique (PCSE). La liste des PCSE agrée par le MINEFE Cf Fiche 22

Certificat de Signature Électronique : Pièce d'identité électronique (PRIS ou RGS) utilisée pour s’authentifier ou pour signer ou chiffrer des documents informatiques. Ainsi, l'identité de son propriétaire est garantie par l'Autorité de Certification qui lui a délivré ce certificat (La loi du 13 mars 2000 reconnaît à la signature électronique la même force probante qu’une signature manuscrite.). Cf Fiche 21

Chiffrement : Opération rendant une donnée intelligible est afin d’en protéger la confidentialité Cf Fiche 40

Connexion à haut débit : technologie accroissant la largeur de bande disponible pour transporter des informations à une vitesse rapide sur des lignes téléphoniques classiques. En font partie les technologies de l’ADSL, SDSL, IDSL, HDSL, RADSL, VDSL, dont les caractéristiques de vitesse et de distance varient. La capacité de transmission offerte permet l’accès rapide à internet, à la vidéoconférence, au télétravail, à la réponse électronique aux AO, etc. Autres connexions fixes à haut débit : technologies permettant une grande capacité de transmission (au minimum 2 Mbits/s) via une liaison spécialisée, la fibre optique, le câble et les technologies alternatives (Ethernet, courant porteur en ligne (CPL) métropolitain, boucle locale radio (BLR/FWA), Wifi /Wimax, ATM, relais de trame) …

Copie de sauvegarde : Possibilité de doubler sa réponse électronique, d’une copie physique (clef USB, papier, CD-ROM...) pour se garantir de tout problème informatique. Cette copie doit parvenir avant la date limite de réception et porter sur l’enveloppe la mention bien lisible ‘Copie de sauvegarde’. Cf Fiche 12

Dématérialisation : transformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » ou « zéro papier » dans une entreprise).

Document : fichier informatique de données signifiantes pouvant se présenter sous 3 formes : structuré ( ex : formulaire, fichier xls, csv…), semi-structuré (facture, bon de commande) ou non structuré (courrier libre, références, images, fichier .doc, .rtf, gif, .jpg …). La dématérialisation préconise l’utilisation de formes structurées propices à

l’automatisation et aux traitements informatiques.

Échange de données informatisées (EDI), entre l’entreprise et les autres systèmes TIC extérieurs à l’entreprise » signifie : échange de messages (exemples : commandes, factures, opérations de paiement,

description des marchandises), via internet ou d’autres réseaux informatiques, dans un format reconnu qui permet son traitement automatique (ex : XML, EDIFACT etc.), excluant les messages tapés manuellement.

e-Avis : Avis d’Appel Public à la Concurrence (AAPC) déposé sur un site internet

e-DCE : Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) téléchargeable sur le Profil Acheteur de la Collectivité

e-Reponse : Réponse électronique « dématérialisée » à un Appel d’Offres Marché Public

e-Signature : Signature électronique de vos documents informatiques réalisée en ligne sous Java.

Horodatage : Service qui associe de manière sûre un évènement et une heure afin d'établir de manière fiable l'heure à laquelle l’ évènement s'est réalisé. Les Plateformes sont reliées à 1 ou 2 horloge atomique.

Infrastructure à Clés Publics : PKI (Public Key Infrastructure) en anglais. Ensemble de moyens techniques, humains, documentaires et contractuels mis à la disposition d'utilisateurs pour assurer, avec des systèmes de cryptographie asymétrique, un environnement sécurisé pour les échanges électroniques.



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Intranet : Réseau informatique utilisé à l’intérieur d’une entreprise ou de toute autre entité organisationnelle, utilisant des navigateurs web, et mettant à disposition des utilisateurs d’un ou de plusieurs sites les mêmes informations. Il n’est pas accessible en dehors de cette entité.

Java : Machine virtuelle pré requise pour la Dématérialisation par internet qui permet le fonctionnement de programmes complexes dénommés ‘Applet’. Les opérations de signature et de chiffrement nécessité généralement la présence de cette machine Java sur le poste de l’utilisateur. Cf Fiche 17

Liste des Certificats Révoqués (LCR) : CRL (Certificate Revocation List) en anglais. Liste des certificats ayant faits l'objet d'une révocation. Cette révocation une fois réalisée, entraîne la fin de la validité du certificat et des garanties données par l'Autorité de Certification. Exemple : DG qui quitte l’entreprise

PDF : Portable Document Format. Format de fichier universel créé par Adobe lisible par tous ( avec Acrobat reader) et imprimable de la même manière par tous et reconnu peu modifiable. Cf Fiche 33

Profil Acheteur : Plateforme de Dématérialisation des Marchés Publics choisie par l’Acheteur public qui permet à l’entreprise de consulter des annonces d’appels d’offres centralisés et de répondre en ligne. L’entreprise télécharge les DCE des annonces intéressantes et formule une réponse qu’elle renvoie sous forme dématérialisée. Cf Fiche 13

Réseau local d’entreprise (Local Area Network, LAN, WLAN) : Réseau informatique reliant entre eux un ensemble d’ordinateurs appartenant à une même entreprise dans une zone réduite (salle, bâtiment ou site), et permettant le partage d’informations. On distingue réseaux filaires et sans fil (wireless).

Signature électronique : donnée informatique jointe ou liée logiquement à d'autres données et qui sert de méthode d'authentification, de garantie d’intégrité et de non répudiation. La signature électronique est reconnue dans le Code Civil français (Art 1314) depuis 2001. Cf Fiche 25 et suivantes

Site web : Emplacement sur le www (abréviation de World Wide Web service interactif proposé sur internet) identifié par une adresse web (du type http//www.RapidAO.fr). Le serveur web contient un ensemble de langages spécifiques (HTML, XML, Java) consultables avec un navigateur (tels Netscape ou Internet explorer). Le site web permet à une entreprise de se faire connaître, de présenter ses produits et de proposer des services en ligne (réservation ou commande, paiement, présentation de postes vacants, etc.).

Workflow (Gestion électronique des processus) ou Groupware : Technologie logicielle ayant pour objectif l’amélioration de l’efficacité des processus internes d’une entreprise. Cela implique la modélisation des procédures de travail avec la prise en compte des acteurs, des tâches et des documents. Exemple : la validation des documents, la signature puis le dépôt d’une réponse à un AO.

ZIP : Format de fichier permettant de regrouper ou de réduire la "taille" d'un ou de plusieurs fichiers

Cf Toutes les Fiches de ce pack pour assimiler rapidement toutes les notions et devenir autonome.

Vos remarques, vos questions, FAQ online => www.ClubAO.fr

CONSEIL RapidAO La dématérialisation des AO est un moyen et non une fin en soi

Le + important reste votre réponse… en adéquation au besoin de l’Acheteur public.


LA DÉMATÉRIALISATION DES AO,, UN MÉNAGE À 3 !

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Fiche 2

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La Dématérialisation des AO,, un ménage à 3 !

Pour bien se repérer dans les Marchés Publics

� Il est important d’identifier les différents acteurs

Les Acteurs sont en général au nombre de 3 :

1. L’entreprise appelée Opérateur économique (OE) (terme juridique commun à toute l’Europe)

2. La Collectivité appelée Pouvoir Adjudicateur (PA) (ex : la Mairie, l’Hôpital, L’École, L’État..)

3. Le Profil Acheteur : la plateforme de dématérialisation des AO ex : www.achatpublic.com

Depuis le 1° janvier 2012, la collectivité doit disposer d’un profil acheteur pour AO > 90 K€

Ce troisième acteur auquel la collectivité fait appel est communément appelé Tiers de confiance.

C’est lui qui prendra en charge toutes les phases de la dématérialisation du marché depuis la mise

en ligne de l’Avis et du Dossier de Consultation jusqu’à la réponse électronique des entreprises.

Mais ils peuvent aussi être plus nombreux :

Parfois 4 : avec le site d’annonce : BOAMP, JOUE, JAL, PQR, Site spécialisé… ex : le Moniteur des TP

Parfois 5 : avec l’ outil d’alerte gratuit ou de veille payante sur les AO. Ex : Wanao, Vecteur +, DT…

Cf Fiche N° 14 à 16 Les outils d’alertes et de veille des annonces Marchés Publics (MP).

Identifier le Profil Acheteur de la Collectivité qui lance le marché

permet de repérer le processus à utiliser pour déposer votre e-Réponse.

Ex pour cet avis : www.Marches-Securises.fr mode opératoire de dépôt => cliquer ici

Mode opératoire initial pour tout Marché public

S’inscrire sur les plateformes en précisant ses identifiants, un email, … Conserver précieusement les identifiants et mot de passe qui vous sont fournis. Puis consulter les DCE ou déposer vos réponses => consulter le manuel utilisateur NB : vous trouverez sur www.ClubAO.fr rubrique document => les manuels des plateformes.

Bien lire dans L’Avis d’Appel Public à la Concurrence (AAPC), la section 1 qui précise :

1. Le site internet du Pouvoir adjudicateur ex : www.cg59.fr

2. Le site internet du Profil acheteur ex : www.marches-securises.fr

C’est sur ce dernier que l’entreprise pourra télécharger l’ensemble des pièces du Dossier Marché, poser vos questions et déposer sa réponse électronique dématérialisée. Cf Illustration 2

La référence du profil Acheteur de la collectivité apparait dans l’avis de publicité du marché (Cf Fiche N° 38)



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Le Ménage à 3 !

Le ménage à trois … Opérateur Économique, Pouvoir Adjudicateur et Tiers de Confiance

Le dispositif de dématérialisation des appels d'offres Source : …

Choix pour rechercher un dossier Marché : 1. Passer par le site de la Collectivité => Mode Détective 2. ou par la Plateforme => Mode Direct

CONSEIL RapidAO Quand vous téléchargez vos DCE, Cliquez sur le bouton Répondre

Observez le processus de réponse de chaque Plateforme, consultez le guide utilisateur (option Répondre)



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Mode opératoire « détective »

Je consulte le site web du Pouvoir adjudicateur

et je recherche une rubrique Appel d’Offres, Fournisseurs ou Marchés Publics qui affiche en

général une page d’information sur la procédure Marchés définie par le Pouvoir adjudicateur,

avant de me rediriger vers son profil Acheteur .

Repérer la rubrique Marchés Publics sur le site de la Collectivité Source : www.CG59.fr

Le Profil Acheteur de la Collectivité (la Plateforme) www.marches-securises.fr/perso/cg59



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Mode opératoire « Accès direct »

Je consulte les Plateformes de Dématérialisation sur lesquels la Collectivité dépose ces marchés.

Sur la plupart de ces plateformes vous pouvez, lors de votre inscription, mettre en place une

alerte pour être informé dès la sortie des nouveaux marchés qui vous concernent.

Une liste partielle des Plateformes de dématérialisation des Appels d’Offres

la Fiche n° 13 présente en détail la liste des principales plateformes.

Vos remarques, vos questions, votre FAQ sur … www.ClubAO.fr

CONSEIL RapidAO Inscrivez vous sur les principales Plateformes MS, AP, FS, KK, …

=> Choisissez de préférence toujours les mêmes identifiants, mots de passe, emails

=> Centralisez la recherche sur un seul compte, une seule personne ( ?)

=> Préférez une adresse mail générique Ex : [email protected]

=> Préférez un nom de domaine propre à un FAI Ex : [email protected]

Ko : [email protected]


LES ACTEURS DE LA DÉMATÉRIALISATION DES AO

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Fiche 3

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Les Acteurs de la Dématérialisation des AO

Préambule

La Collectivité qui publie l’Appel d’Offre est appelée le Pouvoir Adjudicateur (PA) et votre entreprise qui souhaite répondre est un Opérateur économique (OE). L’un souhaite acheter des Travaux, Fournitures ou Services au Fournisseur le « mieux disant»* et l’autre souhaite vendre en proposant son offre au « meilleur prix ». Mieux-disant : offre économiquement la plus avantageuse, en adéquation aux attentes de l’acheteur public.

Opérateur économique : nom commun pour désigner l’entreprise dans tout l’Europe.

Le rôle de chacun des 2 acteurs d’un AO

Champ d’application

Le déroulement d’un Appel d’Offre est constitué d’une succession de phases depuis la définition

du besoin par le Pouvoir adjudicateur jusqu’à l’ouverture des plis en CAO et l’attribution du

Marché à l’entreprise choisie.



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Le déroulement complet d’une Procédure d’Appel d’Offres dématérialisée ‘’Full Web’’ Source …

La dématérialisation, une opportunité pour votre entreprise ?

Mode opératoire

Partager dans l’entreprise de toutes les informations concernant les Marchés Publics. Connaître le

rôle de chacun dans votre entreprise pour impliquer chacun avant de déposer une réponse électronique à

un AO.

Ex : Adresser une note de service aux personnes concernées dans votre entreprise.

Consignes à respecter pour la DEMATERIALISATION des Réponses aux AO Cf Fiche N° 42



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Les acteurs en entreprise

Si l’entreprise ne dispose pas de toutes les compétences pour réaliser seule l’exécution d’une

prestation, elle peut envisager de faire appel à une ou plusieurs autres entreprises en cotraitance

ou en sous traitance (cf définition Fiche N°8).

Mode opératoire de la Cotraitance

Dans le cas de la co-traitance, chacune des entreprises devra fournir ces documents dans le cadre du

groupement et c’est le mandataire qui assumera le dépôt de la réponse électronique aux noms des

membres du groupement.

IMPORTANT : Pour déposer une réponse de qualité, il est essentiel de bien définir précisément les

documents que vous souhaitez recevoir de la part de vos co-traitants.

Faute de consignes précises, l’assistante commerciale du mandataire reçoit tous types de documents, de

tous formats, en portrait, paysage, mal nommés, trop lourds et devra tenter l’impossible, déposer une e-

réponse de qualité, conforme aux recommandations de l’acteur public, au nom des membres du

groupement. => Soyez exigeant et précis.

Cf Fiche N° 42 Consignes à respecter pour la DEMATERIALISATION des Réponses aux AO

Mode opératoire

Profiter de toutes les informations accessibles sur internet à toutes les étapes du processus.

Bien lire dans le Règlement de la Consultation (RC), pour rechercher systématiquement le nom du

contact administratif (au Service Marché) et le nom du contact technique (du service utilisateur)



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Fiche 3

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Les acteurs de la collectivité

sur le Métier d’Acheteur par Catherine BERGEAL directrice de la DAJ au Minefi .

Texte intégral de l’interview du 17/12/2010 accessible sur www.ladepeche.fr

Le métier d’acheteur public

La commande publique s’est complexifiée depuis plusieurs années sous l’effet des évolutions

réglementaires et technologiques, de la pression sociale et environnementale, des contraintes

budgétaires. Quel est votre regard sur le métier d’acheteur public ?

C’est un métier dont le contenu s’est considérablement enrichi. La connaissance du droit y est essentielle : faut-il rappeler que les principes de la commande publique ont, depuis 2003, valeur constitutionnelle ? Mais cette connaissance ne saurait, en aucun, cas, suffire. On peut être un excellent juriste et un piètre acheteur. Bien acheter exige aussi de connaître le secteur économique sollicité pour savoir définir sa commande. Un acheteur public doit enfin respecter une éthique exigeante parce qu’il travaille pour le service public : voyez ce que dit sur ce point le guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics : les maîtres mots sont responsabilité et professionnalisation.

A quels nouveaux enjeux sont confrontés les organismes publics en matière d’achat ?

Il s’agit d’ acheter mieux, c’est-à-dire d’allier des objectifs de qualité et de développement durable, objectifs inscrits dans la charte de l’environnement, avec des possibilités financières moindres. Cela peut être l’occasion de créer une nouvelle dynamique, davantage tournée sur l’efficacité dans la durée. Répondre à ces nouveaux enjeux nécessite de réfléchir davantage en amont sur la définition des besoins, leur planification et leur possibilité de maintenance : acheter autrement.

Comment acheter mieux, moins cher et durable ?

Un bon achat, qu’il soit durable ou non, est un achat préparé, c’est-à-dire effectué dans le cadre d’un besoin défini. Ce n’est pas seulement la réponse à une exigence réglementaire, c’est d’abord une question de bon sens Ainsi, dans une démarche de développement durable, les acheteurs s’intéresseront-ils aux performances environnementales des produits mais ces performances sont de nature à affecter tant la qualité de la fourniture que son coût. Ainsi un achat peu onéreux peut le devenir à terme lorsque les coûts indirects sont pris en compte.

La mutualisation engagée au niveau de l’État est-elle aussi LA solution au niveau local ?

La mutualisation est un outil puissant de mise en commun des compétences et de maîtrise des coûts, à quelque niveau qu’elle se situe. Elle permet aussi d’atteindre la taille critique qui permet une bonne professionnalisation des acheteurs. Elle doit être employée, comme le fait le Service des achats de l’État au plan national, avec intelligence. Elle n’est, en rien, antinomique avec un allotissement dynamique, fonction des particularités du secteur économique dans un territoire géographique donné. La priorité est de rendre le meilleur service public possible, pour le meilleur rapport entre la qualité et le prix, aux citoyens, ce qui implique, aussi, de comprendre et de prendre en compte les contraintes des entreprises.

Marketing achat (pour info) : Discipline qui cherche à appliquer des stratégies d’achats, à fixer des objectifs, à bâtir des budgets, à

participer à la définition des produits avec les prescripteurs, à pratiquer la veille technologique et commerciale, à connaître les marchés fournisseurs, à évaluer et homologuer les fournisseurs. Il recouvre un ensemble de méthodes et de moyens dont dispose une organisation pour s’adapter aux publics auxquels elle s’intéresse, et pour utiliser, voire susciter, des comportements favorables à la réalisation de ses objectifs.



LES AVANTAGES DE LA DÉMATÉRIALISATION DES AO

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Fiche 4

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Les Avantages de la Dématérialisation des AO

La dématérialisation se généralise dans le grand public, les entreprises, et les administrations.

Bon de Cde, devis, facture, contrat, Dossier Marché et Réponses électronique des entreprises

« Les documents papier vont inexorablement être remplacés par des documents électroniques »

Les organisations interagissent désormais au cœur d’une économie numérique. Elles échangent des informations, des documents, avec d’autres organisations et d’autres individus (clients, fournisseurs,

administration...) : bons de commande, factures, relevés bancaires, documentations, techniques, brevets, contrats, bulletins de paie.. Encore majoritairement traités sous forme papier, ces documents seront inexorablement remplacés par des documents électroniques. L’évolution des techniques informatiques et léadaptation des textes législatifs et réglementaires permettent et encadrent cette migration. Ces deux tendances conduisent ô la mise en place de nouvelles pratiques et de nouveaux processus de gestion. Ils sont porteurs de gains de productivité et d’avantages concurrentiels significatifs.

Source : Everial.com

Principe

Profiter de toutes les informations accessibles sur internet à toutes les étapes d’un Appel d’Offres.

Les Bénéfices majeurs de la Dématérialisation

Les Atouts de la dématérialisation



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Fiche 4

• Le dépôt dématérialisé est beaucoup plus rapide

• Nous avons maintenant une date certaine d’arrivée de notre pli.

• Architectes, nous déposons près de 200 réponses volumineuses (en groupement) par an.

Nous allons faire de sérieuses économies …

• La réponse électronique est vivement encouragée dans notre entreprise, elle fait partie de

notre démarche qualité et développement durable

Les avantages du e’DCE pour l’entreprise

Un Inconvénient

=> L’impression (éventuelle) des documents est à votre charge ( confiez au reprographe de votre choix)



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Fiche 4

De nombreux Avantages

• Les documents sont immédiatement disponibles

• Les documents sont gratuits (hormis les reprographes qui font payer les e’DCE)

• Les documents sont partageables avec votre bureau d’études ou vos sous traitants

• Les tableaux de prix peuvent être repris dans votre logiciel de devis

• L’accusé de réception de votre dépôt est immédiat et double ( Affichage écran + Mail)



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Fiche 4

Tableau comparatif des gains web / papier

Ce tableau compare une entreprise qui dématérialise tout son processus de gestion des AO et une entreprise qui travaille encore à l’ancienne : avec le journal papier, le reprographe, le facteur…

Les coûts

1. La préparation de votre e-reponse en respectant les formats et les noms prend 10 minutes

2. Le certificat de signature représente un coût de 79 € / an (amorti en 4 Chrono coursier)

Les gains

Tous les autres postes présentent des gains et particulièrement pour la qualité optimisée


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Fiche 7

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Les 4 compétences nécessaires aux AO

La réponse aux AO des Marchés publics est un sport multidisciplinaire complet.

En effet, pour réussir dans les AO il est nécessaire de pouvoir proposer le bon produit (ou service) au bon

prix, au bon moment. Facile à dire … Voyons un peu.

Connaissons-nous bien les acteurs et les rouages des marchés publics ?

Construire une école ou une maison pour un particulier, le cadre et les contraintes juridiques diffèrent.

Détecter les AO qui nous intéressent, décider d’y répondre et fixer le bon prix commercial de l’offre.

Proposer le bon produit technique et décrire clairement ses spécificités et ses points forts.

S’organiser pour répondre dans les délais en déposant une candidature ou une offre de qualité, cohérente

80 % des réponses à un AO ne sont pas différenciantes …

Profitez de cette chance, démarquez vous et remportez le marché…

Travail Pratique

Nous vous proposons de noter le niveau des compétences de l’entreprise.

TP : Les 4 compétences nécessaires pour gagner des Marchés Publics � Notez vous de 1 à 5 …

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Fiche 7

Mode d’emploi du QUIZZ

Votre entreprise est débutante ou très expérimentée dans la gestion des Appels d’Offres.

Nous vous proposons maintenant de noter chaque compétence de 1 (débutant) à 5 (expert).

• Quel est votre niveau de compétence juridique ?

o Connaissez-vous bien les différents acteurs des MP et semi publics (Ordonnance de 2005) ?

o Connaissez-vous bien les seuils, les différents types de procédures ?

o Connaissez-vous vos droits, vos devoirs et vos possibilités de recours ?

• Quel est votre niveau de compétence commercial ?

o Connaissez-vous bien les clients publics ?

o Savez-vous qui est actuellement en place et à quel prix a été attribué le marché ?

o Savez-vous quand le marché va être relancé ?

o Avez-vous pris contact avec les interlocuteurs 6 mois avant son renouvellement ?

o Vos préconisations ont-elles été reprises dans le cahier des charges de l’appel d’offres

o Proposez-vous des options, variantes ou services réellement différenciant ?

o Savez-vous fixer le bon prix fonction des critères et de l’environnement ? •

• Quel est votre niveau de compétence technique ?

o Disposez-vous des bons produits, des dernières certifications, de labels, d’une équipe

technique efficace, d’un SAV, de fiches produits, de vidéos explicatives, de témoignages

clients, d’un site web avec du contenu… ?

o Savez-vous mettre en valeur vos bons produits ou services dans une offre, dans un

mémoire technique bien documenté ?

o Si vous êtes invité à une soutenance orale, connaissez-vous bien votre dossier ? •

• Quel est votre niveau de compétence organisation / bureautique / qualité ?

o Être excellent dans les 3 domaines précédents ne sert à rien si la fin de la réponse est

finalement bâclée et déposée par le commercial en voiture, hors délai …

o Planifiez-vous le rôle de chacun, relancez vous les retardataires ?

o Êtes-vous le chef d’orchestre de la réponse qui informe chacun du niveau d’avancement ?

o Partagez-vous l’historique des marchés avec toutes les pièces dans la bonne version ?

o Produisez-vous des documents bureautiques de grande qualité ?

o Déposer-vous vos réponses électroniques dématérialisées ?

Vous connaissez mieux maintenant vos forces et vos faiblesses, nous allons vous aider à progresser, à gagner des points dans chacune de ces 4 compétences => La réussite de vos prochains AO en dépend.

Vos remarques, vos questions, FAQ online => www.ClubAO.fr

CONSEIL RapidAO Identifiez vos axes de progrès ?

� Profitez de ces fiches, progressez sur les modules à mieux maitriser : juridique, démat, vente…

� et consultez la Fiche BONUS N° 46 => Bibliographie, web, vidéo, en savoir +

de nbs liens web et documents références vous attendent…


PACK DEMAT RAPID’AO => 4 AUTRES PACKS AU CHOIX

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Pack DE MAT Rapi dAO => 4 autres PACK au CHOIX -

Ce pack vous a plu, vous souhaitez développer vos compétences

Juridique, Commercial, Technique et Bureautique.

Pour vous aider à bien réussir vos e’reponses

Nous vous proposons de sélectionner votre Pack complémentaire

Bonne Démat !

Extrait du PACK

Forfait A INITIATION

OBJECTIF ATTEINT

Déposer une réponse électronique pour un MAPA sans signature électronique Marché à Procédure Adapté


PACK DEMAT RAPID’AO => 4 AUTRES PACKS AU CHOIX

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Formule

A

ESSENTIEL Pack de 10 fiches

"Modèle 4 chapitres"

Formule

B

JURIDIQUE Pack de 19 fiches

"Modèle 7 chapitres"

Formule

C

DEMAT ! Pack de 30 fiches "Modèle 8 chapitres"

Formule

D

SECURITE Pack de 37 fiches "Modèle 10 chapitres"

Formule

E

EXCELLENCE Pack de 51 fiches "Modèle 12 chapitres"

Fixer vous votre nouvel Objectif ! Tarif MAJ

Présentation des Packs complémentaires

pack demat rapid'ao extrait 5 fiches

Documents