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OutsourcingBladimir Bahamón Cód.: 2009178675Yully Motta Cód.: 2009181213Leonardo Quintero Cód.: 2009178985
Universidad SurcolombianaFacultad de Economía y Administración
Curso de Desarrollo OrganizacionalNeiva, mayo de 2010
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Contenido Definiciones Historia Objetivos Contrato de Outsourcing Ventajas Desventajas Estrategias Tipos de Relaciones ¿Porqué contratar Outsourcing? Campo de aplicación ¿Qué delegar y qué no al Outsourcing? ¿Cómo saber si se requiere? Desarrollo e Implementación Outsourcing en Colombia Ejemplos de Outsourcers
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Definiciones
Es el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar algunas actividades comúnmente ejecutadas por personal tipo operativo y de Recursos Humanos.
Delegación a largo plazo de uno o más procesos no-críticos para un negocio, a un proveedor más capacitado.
Es cuando una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un suplidor.
Es un contrato de resultados que beneficia a quienes lo suscriben.
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HistoriaII Guerra Mundial
• Necesidad de disminuir la sobrecarga de trabajo producto de las consecuencias devastadoras de la época de la post-guerra.
Años 70’s
• Énfasis en el manejo de información en empresas del campo tecnológico.
Años 80’s
• Introducción del término «Outsourcing» como nueva tendencia de transferencia de procesos a terceros.
Años 90’s
• Expansión del Outsourcing, abarcando cifras de más de cien mil dólares a nivel mundial, creciendo de forma exponencial día tras día.
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ObjetivosEliminación de riesgos por obsolescencia tecnológica. Enfocar los recursos físicos y humanos propios en asignar prioridad a satisfacer las necesidades básicas del negocio (Core Bussines). Controlar los costos que se generan por inversión y mantenimiento de recursos informáticos.Mejorar los niveles de servicio al cliente, especialmente en posventa.
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Contrato de Outsourcing El contrato de Outsourcing, es un modelo de
subcontratación de determinados servicios u obras, también denominado «contrato de externalización», pero es más conocido en su terminología inglesa, «Outsourcing» que consiste en la realización por parte de una empresa o profesional de los trabajos y funciones encomendados por la empresa que contrata.
La empresa que brinda el servicio
determina qué recursos usar y cómo hacerlos
funcionar
La empresa contratada solo se limita a ejecutar lo que la empresa
contratante solicita
Outsourcing Contratación
≠
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Ventajas Ahorro en costos Mejoramiento de la calidad Protección legal Experiencia operativa y de
gestión Incremento de la capacidad en
la innovación Estandarización de procesos Beneficios en impuestos Una disminución del desperdicio La revalorización de los talentos
humanos
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Desventajas Riesgos en la entrega de
productos o servicios con la calidad requerida
Opinión pública e imagen institucional debilitada
Alta rotación de personal «Outsourcers» con problemas
económicos y/o de recursos pasado algún el tiempo
Filtración de información Se puede convertir en el
camino directo al fracaso si se elige una compañía de Outsourcing no establecida legalmente
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Estrategias
Periféric
a
Cuando la empresa adquiere actividades de poca
relevancia contratando a un suplidor durante poco tiempo
Central
Cuando la empresa contrata actividades consideradas de gran importancia y de larga
duración
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Interpersonales
Interacción formal/informal entre el equipo de la empresa
y el equipo contratado
Corporativas
Modo de relacionarse a nivel directivo (Toma de decisiones,
línea de mando… etc.)
Tipos de Relaciones
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¿Porqué contratar Outsourcing?
Reducción y Control de Costos operacionalesManejo libre de recursos para otros usos
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
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Campo de Aplicación
28%
16%15%
11%
9%
22%
TIC'sRecursos HumanosMercadeo y VentasFinanzasAdministraciónOtros
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¿Qué delegar y qué no al Outsourcing?
° Servicios especializados y otros servicios de apoyo (Mensajería, empaque, transporte, publicidad, etc.)° Aquello sujeto a un mercado rápidamente cambiante y donde es costoso reclutar, capacitar y retener al personal° Aquello con la tecnología rápidamente cambiante, que requiere una gran inversión
° Estrategias y calidad ° Finanzas corporativas ° Control de proveedores ° Normas ambientales y de Seguridad ° La administración y dirección empresarial ° El mantenimiento de las competencias y el control ° La diferenciación con respecto a los competidores ° El mantenimiento de la propia identidad
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¿Cómo saber si se requiere?El proceso o sistema, ¿es el núcleo del
negocio?
¿Es factor de posible diferenciación frente a la competencia?
¿Se puede desarrollar de forma más eficiente a como lo haría un especialista?
Considerar el Outsourcing como alternativa
NO
NO
NO
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Desarrollo e ImplementaciónEtapa 0
• Inicio
Etapa 1• Evaluación
Etapa 2• Planeación
detallada
Etapa 3• Contratació
n
Etapa 4• Transición de labores
Etapa 5Administración y Revisión
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Desarrollo e ImplementaciónFASE 0: INICIO
¿Qué hace? Identificar el alcance de lo que se está
considerando para el
Outsourcing.
¿Cuánto tiempo?
De dos a cuatro semanas.
¿Quién participa? El gerente
ejecutivo o un miembro del consejo que
avale el estudio de factibilidad.
¿Qué se entrega?
Un documento que establece el
alcance del proyecto y las
cuestiones administrativas.
¿Qué se decide? Examinar (o no) los beneficios estratégicos.
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Desarrollo e Implementación• ¿Qué hace? Examina la factibilidad del Outsourcing; define el
alcance y los límites del proyecto e informa en que grado el proyecto satisfará los criterios establecidos.
• ¿Cuánto tiempo? De cuatro a seis semanas.
• ¿Quién participa? Un pequeño equipo liderado por el patrocinador, por lo menos un gerente de una función básica, que no se vea personalmente afectado por el resultado de la evaluación.
• ¿Qué se entrega? Un estudio de factibilidad o de otro tipo. Una decisión acerca de si se debe o no proceder a la etapa de planeación
• ¿Qué se decide? Si se debe proceder o no.
FASE 1: Evaluación
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Desarrollo e ImplementaciónFASE 2: PLANEACIÓN
DETALLADA ¿Qué hace? Establece los criterios para la licitación, define los detalles
para los requisitos y prepara una lista breve de invitaciones para el
concurso.
¿Cuánto tiempo? De ocho a diez semanas. ¿Quién participa? El equipo
formado durante la fase 1, más un miembro de contratos del departamento jurídico y de
recursos humanos, ¿Qué se entrega? Un plan para el proceso de licitación, (documentos, descripción y
nivel de los servicios), y una estrategia para las negociaciones con los proveedores. ¿Qué se decide? A quién se
invita a conservar, bajo que criterios y las medidas de
desempeño.
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Desarrollo e Implementación
¿Qué hace? Selecciona a un contratista preferido como resultado de un proceso de
licitación. Identifica a un proveedor de respaldo.
¿Cuánto tiempo? De tres a cuatro meses.
¿Quién participa? El equipo central de la fase de
planeación. Participarán contratistas potenciales y sus
socios.
¿Qué se entrega? Invitación a concursar. Acuerdos de nivel de servicios. Contratos. Plan para la transferencia del servicio al
subcontratista.
¿Qué se decide? La concesión del contrato. A quien, para que
servicio, durante cuanto tiempo, con que criterios de
medición.
Fase 3: Contratación
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Desarrollo e Implementación• Establece los procedimientos para la administración
de la función subcontratada. Transfiere la responsabilidad formal de las operaciones. Transfiere personal y activos según se haya acordado.
¿Qué hace?
• De dos a tres meses. ¿Cuánto Tiempo?
• El equipo central y el gerente de función de la función subcontratada. Recursos humanos, usuarios, gerencia y personal del proveedor.
¿Quién participa?
• Un plan de transición. Documentación de los procedimientos de administración y revisión. Entrega de la responsabilidad formal al subcontratista.
¿Qué se entrega?
• Procedimientos de terminación. Fecha de entrega del servicio.
¿Qué se decide?
Fase 4 : Trans i c ión de Labores
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Desarrollo e Implementación
¿Qué hace?
• Revisa el contrato en forma regular, comparándolo contra los niveles de servicios acordados. Plantea las negociaciones para tomar en cuenta los cambios y requerimientos adicionales.
¿Cuánto tiempo?
• De uno a cinco años, dependiendo de la duración del contrato. Normalmente es de tres a cinco años.
¿Quién Participa?
• Representante del contratista responsable del servicio, representante de la función del usuario, responsable de la administración del contrato y del proveedor.
¿Qué se entrega?
• Un servicio administrado. Revisiones regulares. Ausencia de sorpresas. Verificación anual de la validez de la evaluación original.
¿Qué se decide?
• Decisión sobre la continuación del contrato.
Fase 5: Administración y Revisión
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Outsourcing en Colombia
Antecedentes Ventajas Oportunidades Necesidades Futuro
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Ejemplos de Outsourcers
• Coltémpora (RRHH)• PC Com (Cómputo)
Nacionales
• KPMG (Consultoría) • Sodexo (Servicios
generales)Extranjer
os
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GRACIAS