outlook add-in gruppenrichtlinien net at work mail gateway ...€¦ · einleitung seite 4 1....

Net at Work Mail Gateway 9.2

Outlook Add-In Gruppenrichtlinien

• NoSpamProxy• enQsig• enQsig CS• Large File Transfer

ImpressumAlle Rechte vorbehalten. Dieses Handbuch und die darin beschriebenen Programme sindurheberrechtlich geschützte Erzeugnisse der Net at Work GmbH, Paderborn, BundesrepublikDeutschland. Änderungen vorbehalten. Die in diesem Handbuch enthaltenen Informationenbegründen keine Gewährleistungs- und Haftungsübernahme seitens der Net at Work GmbH.Die teilweise oder vollständige Vervielfältigung ist nur mit schriftlicher Genehmigung der Net atWork GmbH zulässig.Copyright © 2013 Net at Work GmbHNet at Work GmbHAm Hoppenhof 32aD-33104 Paderborn

HandelsmarkenMicrosoft®, Windows®, Windows Server 2008®, Windows Server 2012® und Windows Server2012 R2® sind eingetragene Handelsmarken der Microsoft Corporation. NoSpamProxy® undenQsig® sind eingetragene Handelsmarken der Net at Work GmbH. Alle anderen verwendetenHandelsmarken gehören den jeweiligen Herstellern / Inhabern.

11.08.2014

Net at Work GmbH11.08.2014

Inhalt

1. Einleitung .............................................................................................................................. 42. Steuerbare Optionen im Outlook Add-In .............................................................................. 5

Schreiben einer E-Mail ......................................................................................................... 5Steuerbare Optionen in 'PDF Mail' ................................................................................ 5Steuerbare Optionen in 'De-Mail' ................................................................................... 6Steuerbare Optionen in 'Übertragen von Dateien' ......................................................... 7

Lesen einer E-Mail ............................................................................................................... 7Betreffkennzeichnungen beim Versenden einer E-Mail ....................................................... 8

3. Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen ............................................. 9ADMX-Datei und Sprachdateien auf dem Server bereitstellen ............................................ 9Im Gruppenrichtlinienmanager eine neue Gruppenrichtlinie anlegen ................................... 9Gruppenrichtlinie bearbeiten .............................................................................................. 11Einstellungen konfigurieren ................................................................................................ 11

4. Konfiguration des Outlook Add-Ins über die Registrierung ohne Gruppenrichtlinien ........... 15

Einleitung

Seite 4

1. Einleitung

Der Einsatz des Mail Gateway Outlook Add-Ins bietet den Nutzern einen schnellen und einfach zubedienenden Umgang mit dem Mail Gateway. Dabei werden Gruppenrichtlinien für die individuelleKonfiguration des Add-Ins für verschiedene Benutzergruppen genutzt. Diese bieten den Vorteil einerzentralen Konfiguration über das Active Directory. Dadurch werden den unterschiedlichen Benutzern nurdie für sie relevanten Funktionen angezeigt.

Steuerbare Optionen im Outlook Add-In

Seite 5

2. Steuerbare Optionen im Outlook Add-In

Die Verfügbarkeit der in diesem Kapitel beschriebenen Funktionen wird über Einträge inGruppenrichtlinien oder Registrierungseinträge gesteuert. Dadurch kann das Add-In so gesteuertwerden, dass nur die Funktionen verfügbar sind, die der Endbenutzergruppe auch tatsächlich zurVerfügung stehen sollen.

Schreiben einer E-Mail

Diese Funktionen werden nach der Installation im Menüband für eine neue E-Mail eingeblendet (Bild 1).Es stehen dabei die folgenden einzeln ein- und ausblendbare Optionen beim Schreiben einer E-Mail zurVerfügung.

• Automatisch verschlüsseln

• PDF Mail

• Verschlüsselung

• Zustelloptionen für De-Mail

• Large File Transfer

Bild 1: Die Funktionen beim Schreiben einer E-Mail (rot umrandet)

Zusätzlich zu den ausblendbaren Bereichen im Menüband kann auch der Text des Antwortlinkangepasst werden. Weitere ausblendbare Bereiche befinden sich in den Dialogen für 'PDF Mail' und 'De-Mail' sowie im Bereich für den Large File Transfer. Diese Optionen werden im Folgenden aufgeführt.

Steuerbare Optionen in 'PDF Mail'

Im PDF Mail Dialog (Bild 2) können Sie die Möglichkeit zur automatischen Passwort Erstellungausblenden. In diesem Fall steht weiterhin die manuelle Eingabe des Passworts zur Verfügung. Auchder Bereich der SMS-Benachrichtigung kann ausgeblendet werden, wenn diese Möglichkeit nicht zur


Seite 6

Verfügung stehen soll und das Passwort über einen anderen Weg an den Empfänger übermittelt werdensoll.

Bild 2: Ausblendbare Optionen im PDF Mail Dialog (rot umrandet)

Steuerbare Optionen in 'De-Mail'

Die Option Abholbestätigung ist in De-Mail nur für bestimmte Teilnehmer verfügbar (Bild 3). Ämterkönnen sie benutzen, für Privatleute ist sie nicht vorgesehen.


Seite 7

Bild 3: Ausblendbare Optionen in De-Mail (rot umrandet)

Steuerbare Optionen in 'Übertragen von Dateien'

Der gesamte Bereich 'Übertragen' wird nur angezeigt wenn die Richtlinie Web Portal URL mit einergültigen URL konfiguriert ist. Der Knopf 'Optionen' wird nur angezeigt wenn die Richtlinie Wann wird derLarge File Transfer für Anhänge verwendet nicht konfiguriert ist. Sobald diese Richtlinie konfiguriert ist,werden die Werte aus der Richtlinie verwendet und 'Optionen' wird ausgeblendet.

Lesen einer E-Mail

Diese Funktionen werden nach der Installation im Menüband für die Leseansicht einer E-Maileingeblendet (Bild 4). Die folgenden Optionen stehen beim Lesen einer E-Mail zur Verfügung.

• Entschlüsseln von PDF-Anhängen (und löschen der zugehörigen Passworte)

• Passwort zurücksetzen


Seite 8

Bild 4: Die Funktionen beim Lesen einer E-Mail (rot umrandet)

Beim Lesen einer E-Mail wird die Funktion für die Entschlüsselung von passwortgeschützten PDFDokumenten eingeblendet. Dazu gehört auch der Knopf Passworte löschen. Mit diesem könnenbereits gespeicherten Entschlüsselungspassworte für die Entschlüsselung von PDF-Anhängen gelöschtwerden.

Die Funktion Passwort zurücksetzen ermöglicht es den Benutzern eine Passwort-Rücksetz-E-Mail füreinen Kommunikationspartner zu versenden.

Betreffkennzeichnungen beim Versenden einer E-Mail

Sie können das Add-In so einstellen, dass beim Versenden der E-Mail zusätzlich zu den E-Mail-Headernauch die korrespondierenden Betreffzeilenkennzeichnungen hinzugefügt werden. Diese Funktion iststandardmäßig abgeschaltet. Sie dient dazu, das Net at Work Mail Gateway über das Outlook Add-Inzu steuern, selbst wenn aus der E-Mail auf dem Weg zum Gateway alle Header-Informationen gelöschtwerden.

Um diese Funktion zu benutzen, müssen die Betreffzeilenkennzeichnungen den imNet at Work Mail Gateway vorgegebenen Standardwerten entsprechen. Falls SieBetreffzeilenkennzeichnungen im Mail Gateway verändert haben müssen Sie diesewieder auf den Standardwert zurückgesetzt werden.

Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen

Seite 9

3. Outlook Add-In Einstellungen per Gruppenrichtlinien verteilen

ADMX-Datei und Sprachdateien auf dem Server bereitstellen

Die Dateien müssen auf der Domänen-Controller in den Ordner %windir%\SYSVOL\domain\Policies\PolicyDefinitions (Bild 5) kopiert werden. Sollte das Verzeichnis nichtexisiteren, müssen Sie es erstellen. Die Sprachdateien werden in den jeweiligen Ordner mit derSprachbezeichnung, z.B. de-DE für Deutsch oder en-US für Englisch, als ADML-Datei eingefügt.

Um die ADML-Dateien für die verschiedenen Sprachen zu unterscheiden wurde an denjeweiligen Dateinamen ein Suffix mit der Länderkennung, zum Beispiel: '.en' oder '.de'angehängt. Löschen Sie bitte dieses Suffix aus dem Dateinamen, so dass die Dateienwieder die Endung '.adml' besitzen.

Bild 5: Der Ordner für die ADMX-Vorlagen

Im Gruppenrichtlinienmanager eine neue Gruppenrichtlinie anlegen

Um eine neue Gruppenrichtlinie anzulegen wird in der Gruppenrichtlinien-Management-Konsole imKontextmenü der entsprechenden Domäne der Punkt Gruppenrichtlinienobjekt hier erstellen undverknüpfen... / Create a GPO in this domain and link it here... ausgewählt (Bild 6).


Seite 10

Bild 6: Hinzufügen der Vorlage an eine Gruppe von Benutzern

Das neue Objekt erscheint unterhalb der Domäne, wo jetzt die Sicherheitsfilterung angepasst werdenkann (Bild 7). Hier sollte die Organisationseinheit oder die Benutzer angegeben werden, für die dasOutlook Add-In installiert werden soll.

Bild 7: Der Gruppenrichtlinienmanager (Group Policy Management) mit der Outlook Add-InGruppenrichtlinie


Seite 11

Gruppenrichtlinie bearbeiten

Um die Gruppenrichtlinie zu bearbeiten wird im Kontextmenü des Gruppenrichtlinienobjekts denPunkt Bearbeiten... / Edit... ausgewählt. Es erscheint der Gruppenrichtlinienobjekt-Editor. In diesemwählen Sie bitte den Knoten Benutzerkonfiguration / User Configuration, Richtlinien / Policies,Administrative Vorlagen / Adminstrative Templates, Net at Work Mail Gateway, Outlook Add-In.

Einstellungen konfigurieren

In dem ausgewählten Knoten des Gruppenrichtlinienobjekt-Editors werden die konfigurierbarenEinstellungen des Outlook Add-Ins angezeigt. Diese können bearbeitet werden.

Bild 8: Alle zur Verfügung stehenden Einstellungen des Outlook Add-Ins

Für die Konfiguration stehen die folgenden Optionen zur Verfügung.

Richtlinienname Beschreibung Nicht konfiguriert

Ist 'PDF-Anhängeentschlüsseln' verfügbar

Zeigt den 'Passwort zurücksetzen' Knopfim Menüband des Posteingangs an, wenndie Richtlinie aktiviert ist. Blendet denKnopf aus, wenn sie deaktiviert ist.

Der Knopf wird angezeigt,wenn die Richtlinie nichtkonfiguriert ist.

Ist 'Passwortzurücksetzen' verfügbar

Zeigt den 'Passwort zurücksetzen' Knopfim Menüband des Posteingangs an, wenndie Richtlinie aktiviert ist. Blendet denKnopf aus, wenn sie deaktiviert ist.



Seite 12

Ist 'Automatischverschlüsseln' verfügbar

Zeigt den 'Automatisch verschlüsseln'Knopf im Menüband einer neuen E-Mailan, wenn die Richtlinie aktiviert ist. Blendetden Knopf aus, wenn sie deaktiviert ist.


Ist 'PDF Mail' verfügbar Zeigt den 'PDF Mail' Knopf im Menübandeiner neuen E-Mail an, wenn die Richtlinieaktiviert ist. Blendet den Knopf aus, wennsie deaktiviert ist.


Ist der PDF Passwort-Generator verfügbar

Zeigt die PDF-Passwort-GeneratorOption im 'PDF Mail'-Dialog an, wenn dieRichtlinie aktiviert ist. Blendet die Optionaus, wenn sie deaktiviert ist.

Die Option wird angezeigt,wenn die Richtlinie nichtkonfiguriert ist.

Ist die SMS-Benachrichtigverfügbar

Zeigt die SMS-Benachrichtigungsoption im'PDF Mail'-Dialog an, wenn die Richtlinieaktiviert ist. Blendet die Option aus, wennsie deaktiviert ist.

Die Option wird angezeigt,wenn die Richtlinie nichtkonfiguriert ist.

Ist 'Verschlüsselung'verfügbar

Zeigt den 'Verschlüsselung' Knopf imMenüband einer neuen E-Mail an, wenndie Richtlinie aktiviert ist. Blendet denKnopf aus, wenn sie deaktiviert ist.


Ist 'De-Mail' verfügbar Zeigt den 'De-Mail' Knopf im Menübandeiner neuen E-Mail an, wenn die Richtlinieaktiviert ist. Blendet den Knopf aus, wennsie deaktiviert ist.

Der Knopf wirdausgeblendet, wenn dieRichtlinie nicht konfiguriertist.

Ist die 'Abholbestätigung'verfügbar

Zeigt die 'Abholbestätigung' Option imDe-Mail-Dialog an, wenn die Richtlinieaktiviert ist. Blendet die Option aus, wennsie deaktiviert ist.

Die Option wirdausgeblendet, wenn dieRichtlinie nicht konfiguriertist.

Web Portal URL Legt die Web Portal URL fest, z.B.:'https://portal.example.com/enqsig'. Der'Übertragung'-Bereich im Menüband einerneuen E-Mail wird angezeigt, wenn dieseRichtlinie eingeschaltet und mit einergültigen URL konfiguriert ist.

Der Bereich wirdausgeblendet, wenn dieRichtlinie nicht konfiguriertist oder die URL einungültiges Format besitzt.


Seite 13

Wann wird der 'Large FileTransfer' für Anhängeverwendet

Wenn die Richtlinie konfiguriert ist,entscheidet der Administrator ob der'Large File Transfer' 'niemals', 'immer' oder'falls der Anhang eine bestimmte Größeübersteigt' angezeigt wird. Legt fest, wieDateien behandelt werden, die über dieStandard-Outlook-Funktionalität an eine E-Mail angehängt werden. 1: Immer direkt andie E-Mail anhängen. 2: Immer über dasWeb Portal übertragen. 3: Über das WebPortal übertragen, falls groß genug.

Falls die Richtlinie nichtkonfiguriert ist, könnendiese Einstellungen durchden Benutzer festgelegtwerden.

Antwort-Limit für denLarge File Transfer

Wenn die Richtlinie konfiguriert ist,entscheidet der Administrator wie oftEmpfänger von Large-File-Transfer-Einladungen mit dieser Antworten an denAbsender schicken dürfen. Die Auswahlgeht von beliebig oft über 1 bis 10 mal.


Ablauf von Antworten fürden Large File Transfer

Wenn die Richtlinie konfiguriert ist,entscheidet der Administrator wie langeEmpfänger von Large-File-Transfer-Einladungen mit dieser Antworten an denAbsender schicken dürfen. Die Auswahlgeht von beliebig lang über über Heute umMitternacht bis zu einem Jahr.


SchreibeBetreffkennzeichnungen

Betreffkennzeichnungen werden beimAbsenden einer E-Mail zusätzlich zuden E-Mail-Headern geschrieben, wenndie Richtlinie aktiviert ist. E-Mail-Headerwerden ohne Betreffkennzeichnungengeschrieben, wenn sie deaktiviert ist.

E-Mail-Headerwerden ohneBetreffkennzeichnungengeschrieben, wenn dieRichtlinie nicht konfiguriertist.

Antwortlink-Text Definiert einen alternativen Text für denAntwortlink des Large File Transfer.

Falls der alternative Textnicht eingegeben wurde,wird der Standardtextangezeigt.

Gemeinsames Passwortdes Web Portals

Definiert ein gemeinsames Passwortzwischen Web Portal und Outlook Add-Ins. Dieses muss in der ManagementKonsole in den Einstellungen des WebPortals und im Mail Gateway Outlook Add-In eingetragen werden, um sicherzustellen,dass der Large File Transfer Dateienhochladen kann.

Der Bereich LargeFile Transfer wirdausgeblendet, wenn keinPasswort konfiguriert ist.


Seite 14

Durch diese Optionen kann der Funktionsumfang des Outlook Add-Ins für individuelle Benutzergruppenangepasst werden.

Konfiguration des Outlook Add-Ins über die Registrierung ohne Gruppenrichtlinien

Seite 15

4. Konfiguration des Outlook Add-Ins über die Registrierung ohneGruppenrichtlinien

Wenn das Mail Gateway Outlook Add-In ohne den Einsatz von Gruppenrichtlinien konfiguriert werdensoll, steht zusätzlich auch die Konfiguration der Optionen direkt über die Windows Registrierung zurVerfügung. Die Konfiguration über Gruppenrichtlinien und die direkte Eintragung in die Registrierungkann auch kombiniert werden. Dabei ist zu beachten, dass Konfigurationen durch GruppenrichtlinienVorrang vor direkten Registrierungseintragungen haben.

Die unkorrekte Verwendung des Registrierungseditors kann schwerwiegendeProbleme verursachen, die das gesamte System betreffen und eine Neuinstallationdes Betriebssystems erforderlich machen. Net at Work kann nicht garantieren,dass Probleme, die von einer falschen Verwendung des Registrierungseditorsherrühren, behoben werden können. Benutzen Sie den Registrierungseditor aufeigene Verantwortung. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Registrierungsunterschlüsselund Registrierungswerte mithilfe einer .reg-Datei hinzufügen, ändern oder löschenkönnen. Regedit.exe verwendet .reg-Dateien, um Registrierungsunterschlüssel undRegistrierungswerte zu importieren und zu exportieren. Sie können mithilfe dieser .reg-Dateien Änderungen an der Registrierung durch Remoteverteilung an mehrere Windows-Computer weitergeben. Wenn Sie auf eine .reg-Datei klicken, wird der Dateiinhalt in dielokale Registrierung eingefügt. Daher müssen Sie bei der Verteilung von .reg-Dateiensehr vorsichtig vorgehen. Bitte sichern Sie vor einer Änderung der Registrierung alleDaten.

Der Pfad für die direkte Eintragung von Konfigurationseinstellungen in der Registrierung ist folgender:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Net at Work GmbH\Net at Work MailGateway\Outlook AddIn]

Die Einstellungen der Gruppenrichtlinien werden im Gegensatz dazu in diesem Pfad abgelegt:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Net at Work GmbH\Net at Work MailGateway\Outlook AddIn]

Das Outlook Add-In durchsucht beim Start zuerst den Pfad für die Einstellungen der Gruppenrichtlinien.Falls hier keine Einstellung für die zu konfigurierende Option durchgeführt wurde, wird der Pfad für diedirekte Eintragung durchsucht. Dieser Vorgang wiederholt sich für jede der Konfigurationsoptionen,damit eine gleichzeitige Verwendung von sowohl Gruppenrichtlinien als auch direkten Eintragungen indie Registrierung möglich ist.

Die für die Registrierung zur Verfügung stehenden Optionen entsprechen den Optionen für dieGruppenrichtlinien. Im Folgenden zeigen wir eine Beispiel-REG-Datei bei der alle Optionen vorhandenund eingeschaltet sind. Die Optionen können über den DWORD-Wert '00000001' aktiviert und über'00000000' deaktiviert werden.

Windows Registry Editor Version 5.00


Seite 16

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Net at Work GmbH\Net at Work MailGateway\Outlook AddIn]"AutomaticEncryptionAvailable"=dword:00000001"ConfirmationOfRetrieveAvailable"=dword:00000001"DeMailDeliveryOptionsAvailable"=dword:00000001"DecryptPdfAvailable"=dword:00000001"FileTransferAttachBehaviour"=dword:00000003"FileTransferAttachBehaviourThreshold"=dword:00000002"MailEncryptionAvailable"=dword:00000001"PasswordResetAvailable"=dword:00000001"PdfPasswordGeneratorAvailable"=dword:00000001"PdfSecurityAvailable"=dword:00000001"TextMessageForPdfPasswordAvailable"=dword:00000001"WebPortalSharedSecret"="ExamplePassword""WebPortalUrl"="https://portal.example.com/enqsig""WriteSubjectFlags"=dword:00000001"ResponseLinkText"="Respond and upload files via Web Portal""ReplyLinkExpirationTimeInDays"=dword:00000005"ReplyLinkReplyLimit"=dword:00000003

Die oben gezeigte Beispiel-Datei ist ebenfalls im Gruppenrichtlinien-Installationspaket vorhanden undkann von der Mail Gateway Webseite mit diesem Paket heruntergeladen werden. Die Zuordnung derWerte aus Registrierungsdatei zu den Gruppenrichtlinien können Sie der folgenden Tabelle entnehmen.

Registrierungsschlüssel Gruppenrichtlinienname

DecryptPdfAvailable Ist 'PDF-Anhänge entschlüsseln' verfügbar

PasswordResetAvailable Ist 'Passwort zurücksetzen' verfügbar

AutomaticEncryptionAvailable Ist 'Automatisch verschlüsseln' verfügbar

PdfSecurityAvailable Ist 'PDF Mail' verfügbar

PdfPasswordGeneratorAvailable Ist der PDF Passwort-Generator verfügbar

TextMessageForPdfPasswordAvailable Ist die SMS-Benachrichtig verfügbar

MailEncryptionAvailable Ist 'Verschlüsselung' verfügbar

DeMailDeliveryOptionsAvailable Ist 'De-Mail' verfügbar

ConfirmationOfRetrieveAvailable Ist die 'Abholbestätigung' verfügbar

WebPortalUrl Web Portal URL

FileTransferAttachBehaviour Wann wird der Large File Transfer für Anhängeverwendet: Legt der Wert 'Nie', 'Immer' oder 'Falls großgenug' fest.


Seite 17

FileTransferAttachBehaviourThreshold Wann wird der Large File Transfer für Anhängeverwendet: Legt den Wert in Megabyte fest, abdem das Attachment groß genug für den Large FileTransfer ist, falls in 'FileTransferAttachBehaviour' derWert 'Falls groß genug' gewählt ist.

WriteSubjectFlags Schreibe Betreffkennzeichnungen

ResponseLinkText Antwortlink-Text

ReplyLinkExpirationTimeInDays Anzahl an Tagen, nach denen der Link abläuft.Spezielle Werte: 0: Heute um Mitternacht. 2147483647:Nie.

ReplyLinkReplyLimit Anzahl an Antworten, die der Empfänger auf eineEinladung schicken kann. Spezieller Wert: 0: Beliebigoft.

WebPortalSharedSecret Gemeinsames Passwort des Web Portals.

outlook add-in gruppenrichtlinien net at work mail gateway ...€¦ · einleitung seite 4 1....

Documents