organizarea evenimentelor curs muresan
TRANSCRIPT
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
1/48
Curs anul III CRP
Lect. univ. dr. Raluca Murean
Organizarea evenimentelor
TEMATIC:
1. Definiia i tipologia evenimentelor
2. Conceptul unui eveniment: coninut i form e!terioar
". #r$itectura evenimentului i punerea %n scen
&. Planificarea i comunicarea unui eveniment
'. Principalele riscuri %n organi(area de evenimente). *ugetul unui eveniment
+. ,valuarea evenimentului
Definiii. Tipologie
- #st(i toata lumea organi(ea( evenimente: %ntreprinderile i organi(aiile
consider evenimentele elemente c$eie pentru promovarea imaginii lor
guvernele susin diferite evenimente ca parte a strategiilor lor de de(voltare
economic ministerele i autoritile comunic prin intermediul evenimentelor
evenimentele costisitoare organi(ate %n timpul campaniilor electorale fac parte
din instrumentarul partidelor politice c$iar i /oamenii o0inuii organi(ea(
evenimente.
- ,venimentele tind s devin o industrie %n (ilele noastre
- Dar ele nu sunt o invenie a ultimilor ani
- Din cele mai vec$i timpuri oamenii i-au marcat %n diferite moduri evenimenteleimportante din viaa lor: sc$im0area anotimpurilor fa(ele lunii eternul ciclu al
naterii i al morii. De la #nul ou c$ine(esc la ritualurile Dion3siene din 4recia
#ntic i la carnavalul tradiional din ,uropa ,vului Mediu miturile i ritualurile au
fost create pentru a marca anumite evenimente din viaa oamenilor.
1
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
2/48
- #t5t %n viaa pu0lic c5t i %n cea privat oamenii simt nevoia s-i marc$e(e
%nt5mplrile importante s cele0re(e momentele c$eie 6de e!. ser0area
ma7oratului 0ote(ul nunta etc.8
- Ce sunt evenimentele9
- nainte de a intra %n detalii referitoare la organi(area evenimentelor este
important s clarificm termenii utili(ai. umeroi autori au propus definiii ale
evenimentelor i diferii termeni prin care acestea sunt descrise totui este greu
de sesi(at un consens general %n ceea ce privete termenii sau categoriile
utili(ate.
- n D,; gsim urmtoarele definiii: /eveniment < %nt5mplare important 6din
viaa social sau particular8 fapt de mare %nsemntate %nt5mplare
remarca0il.- =. =c$afer-Me$di propune urmtoarea definiie: /semnificaia originar a
termenului >eveniment? este nu numai cea de manifestaie ci i de %nt5mplare
important. 6@8 restr5ngem noiunea de eveniment la cea de instrument de
comunicare: este o manifestaie al crei scop este atingerea unui o0iectiv de
merAeting presta0ilit.
Tipologia evenimentelor,!ist numeroase modaliti de clasificare de grupare a evenimentelor. #utori diferii
propun tipologii diferite ale evenimentelor.
#stfel potrivit lui =. =c$afer-Me$di fiecare eveniment este diferit i %ntotdeauna nou. De
aceea e!ist nenumrate evenimente care au %ntotdeauna dou elemente comune: un
prile7 i un scop.
,venimentele tipice organi(ate cu un anumit prile7 sunt:
Bu0ileul i aniversrile
Inaugurarea reinaugurarea
Recepia
#dunarea general anual
5rgurileevenimentele e!po(iionale
2
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
3/48
Demarrile proiectelor campaniilor etc.
,venimente care urmresc un anumit o0iectiv scop o sarcin fi!at %n preala0il:
E*I,CIFGL CEMGICHRII IPGL ,F,IM,GLGIERM#R,#
#GEP,RC,PJI,I
Manifestaie %n scopul informrii
Manifestaie cu prile7ul %nceputului de
campanie,MEJIE#R,# KI
#CIF#R,#
oate formele de eveniment %n special
petreceri
Manifestaii %n scopul motivrii
,venimente %n scopul stimulriiIERM#R,# KI
CEMGIC#R,#
Congrese
orumuri Manifestaii
=impo(ioane
Conferine
orAs$opuriCEMGIC#R,# CG PRIFIR,
L# PREDG=
pre(entarea produsului
evenimente tururi promoionale
evenimente la locurile de v5n(are
e!po(iii
t5rguriCEMGIC#R,# CG PRIFIR,
L# R,PRID,R,
(iua porilor desc$ise
pre(entarea %ntreprinderii
adunarea general anual
t5rguri
CE#CGL CG DIGERIIM,=#BGLGI
evenimente dedicate presei evenimente PR
evenimente FIP
%nt5lniri cu comercianiiERM#R,# IM#4III oate formele de eveniment
3
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
4/48
E*I,CIF, IDIR,C, =ponsori(area
Cooperarea
1.1. Procesl !e con"tientizare
#cestui scop %i servesc:
N Manifestaie %n scopul informrii
N Manifestaie cu prile7ul %nceputului de campanie
n %ntreprinderi este uneori necesar sc$im0area modului de percepie de g5ndire spre
e!. anga7aii unei uniti de transport pu0lic a u fost sensi0ili(ai cu privire la tema
/curenie %n auto0u(e i tramvaie. nceperea unei campanii poate fi dat de uneveniment prin care anga7aii s fie motivai s reduc numrul de reclamaii i de
re0uturi ale producie.
1.#. $ensi%ilizarea "i activarea
Pentru reali(area acestor o0iective pot fi folosite urmtoarele evenimente:
N oate formele de eveniment %n special petreceri
N Manifestaii %n scopul motivrii
N ,venimente %n scopul stimulrii
E petrecere tre0uie s reuneasc persoane care se cunosc puin sau a0ia se cunosc
s facilite(e comunicarea i s cree(e o sen(aie de familiaritate i de protecie. =onorul
nu tre0uie s fie dat prea tare iar programul s nu provoace multe diversiuni.
Petrecerile pot %nsoi diferite t5rguri sau congrese av5nd drept scop spargerea
monotoniei cadrului de 0usiness rigid.
Manifestaiile %n scopul motivrii sunt la mod %n ultimii ani. =e poate discuta mult cu
privire la sensul i efectul unor astfel de manifestaii care amintesc de ritualurile
sectelor i ridic mari semne de %ntre0are %n privina manipulrii participanilor.
1.&. Informarea "i comnicare
Informaiile pot fi aduse la cunotin prin:
N Congrese
4
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
5/48
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
6/48
Modul tradiional prin care se pre(int o %ntreprindere este /iua porilor desc$ise. #ici
pu0licul este foarte neomogen: sunt invitai anga7ai pu0lic presa local.
#dunarea general anual a acionarilor repre(int o categorie larg i complicat de
evenimente 6e!ist prevederi legale care tre0uie respectate8.
1.*. +ormarea imaginii
,venimentele ofer posi0ilitatea ca imaginea organi(aiei s se:
Profile(e
ntrein
m0unteasc
= fie pus %n eviden
Cu a7utorul evenimentelor putei construi imagini noi s le ci(elai %ntreine %m0unti
sau accentuai pe cele e!istente.
1.,. A%or!area !ifzorilor !e mesa-e
u este posi0il s a7ungei %ntotdeauna la %ntreg grupul int prin intermediul unui singur
eveniment mai ales dac acest grup este prea mare i eterogen. n astfel de situaii
este indicat s invitai difu(orimultiplicatori de mesa7e repre(entativi care s transmit
mesa7ul mai departe. #cestui scop %i slu7esc:
N evenimente dedicate presei
N evenimente PR
N evenimente FIP
N %nt5lniri cu comercianii
,venimentele dedicate presei sunt un 0un prile7 pentru a crea re(onan. irete
7urnalitii sunt greu de diri7at i adesea se gsesc %ntr-o dispo(iie critic aadar pentru
a v 0ucura de o pre(entare po(itiv este necesar o pregtire minuioas. Burnalitii
recunosc imediat manipularea ieftin. C$iar dac %n timpul evenimentului se comportprietenos asta nu %nseamn i c reflectarea evenimentului va fi po(itiv. Gn
comportament corect fa de (iariti este cel mai 0un garant pentru o pres onest.
,venimentele PR nu sunt identice cu cele dedicate presei. Primele servesc %nt5i de
toate cultivrii contactului i mai puin transmiterii nemi7locite a unui mesa7. =uccesul
6
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
7/48
acestora depinde de acurateea alegerii listei de invitai dei aceasta nu garantea(
pre(ena efectiv a persoanelor ateptate.
1.. O%iective in!irecte
Pe l5ng rolul nemi7locit al unei %ntreprinderi sau al unei instituii ca organi(ator de
evenimente e!ist posi0ilitatea ca aceasta s participe ca
=ponsor
n cadrul cooperrii la evenimentul unui alt organi(ator
#vanta7ul pentru %ntreprinderea aprut la un eveniment /strin ca sponsor sau
partener const %ntr-o reducere a c$eltuielilor %ntr-un transfer de imagine din direcia
evenimentului ctre %ntreprindere iar %n ca(ul manifestaiilor ample %ntr-o pre(en
%n mi7loacele de comunicare care pentru un organi(ator i(olat nu ar fi posi0il.
De(avanta7os este c atenia este concentrat pe eveniment iar adesea mai muli
sponsori %i fac concuren reciproc.
#li autori 64lenn a. B. *oQdin Bo$nn3 #llen illiam E oole Ro0ert arris Ian
McDonnell8 propun clasificarea evenimentelor %n funcie de mrime 6amploare8 form i
coninut.
#.1. Dp/ amploare 0m/rime !imensine2 evenimentele se clasific/ )n:
,venimente ma7ore
Mega-evenimente
,venimente /allmarA
,venimente locale
Gnii autori propun ca mega-evenimentele i evenimentele /allmarA s fie tratate ca
su0categorii ale evenimentelor ma7ore.#.1.1. Evenimente ma-ore
=unt acele evenimente care sunt capa0ile s atrag un pu0lic semnificativ o acoperire
media vast i importante 0eneficii economice. umeroase campionate sportive
internaionale pot fi incluse %n aceast categorie.
7
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
8/48
#.1.#. Mega3evenimente
=unt acele evenimente care sunt at5t de ample %nc5t afectea( %ntreaga economie i
sunt reflectate %n media internaional. =pre e!. Bocurile Elimpice I# orld Cup.
Gn mega-eveniment este acela care datorit dimensiunilor i semnificaiei sale atinge
un nivel e!traordinar %n ceea ce privete turismul acoperirea media prestigiul sau
impactul economic %n comunitatea care %l g(duiete.
#ceste evenimente sunt descrise %n termeni de /mega %n ceea ce privete participarea
nivelul finanrii pu0lice efecte politice acoperire media construcia de faciliti i
impactul economic i social asupra comunitii care %l g(duiete.
#.1.&. Evenimente 45allmar67
ermenul /$allmarA event se refer la acele evenimente care a7ung s se identifice cu
un ora sau regiune astfel %nc5t devin sinonime cu numele locului %n care sedesfoar conferindu-i recunoatere i cele0ritate. ,!emple clasice de astfel de
evenimente sunt: Carnavalul de la Rio urul ranei EAto0erfest in Munc$en. #ceste
evenimente se identific cu locurile %n care se desfoar atrag numeroi turiti i
contri0uie la %ntrirea sentimentelor de m5ndrie naional i la recunoaterea
internaional. ermenul /$allmarA descrie un eveniment care are o asemenea
semnificaie %n termeni de tradiie atractivitate calitate sau notorietate %nc5t poate
asigura comunitii %n care se desfoar un avanta7 fa de competitori.#.1.'. Evenimente locale
Cele mai multe comuniti sunt ga(de ale unor festivaluri sau evenimente care
urmresc %n principal atragerea audienei locale. #ceste evenimante au numeroase
avanta7e cum ar fi creterea sentimentului de m5ndrie pentru cei ce aparin de
comunitate %ntrirea sentimentelor de apartenen la comunitate i alte 0eneficii. De
asemenea pot %ncura7a oamenii s participe la activiti sportive artistice %ncura7ea(
tolerana i diversitatea.
#.#. Dp/ form/ sa conint
,venimentele pot fi clasificate %n:
,venimente culturale
,venimente de afaceri
8
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
9/48
,venimente sportive
2.2.1. ,venimentele culturale pot fi considerate si evenimente ma7ore 6spre e!.
P$antom of t$e Epera %n Londra sau estivalul de eatru de la =i0iu8.
2.2.2. ,venimentele de afaceri 6*usiness events8 includ conferine e!po(iii tururi
promoionale etc.
2.2.". ,venimente sportive. estarea a0ilitilor sportive %n cadrul competiiilor este una
dintre cele mai vec$i i dura0ile activiti umane a crei tradiie se regsete %n 7ocurile
Elimpice din 4recia #ntic. Capacitatea evenimentelor sportive de a atrage turiti de a
genera acoperire media i impactul acestora asupra economiei au determinat
numeroase guverne s le includ %n strategiile lor. ,venimentele sportive nu aduc
0eneficii doar guvernelor i organi(aiilor sportive ci i participanilor: sportivi antrenori
i oficiali i spectatorilor.
#. Conceptl ni eveniment: conint "i form/ e8terioar/
Prima etap a reali(rii unui eveniment o repre(int sc$ia ideii sau conceptul. =c$ia
ideii este un concept %n miniatur iar un concept este sc$ia detaliat a ideii.
#.1. C9t cost/ n conceptLa fel cum scenariul st la 0a(a unui film iar te!tul la 0a(a unei piese de teatru tot
astfel conceptul este prima form e!primat %n cuvinte adesea i %n imagini a unui
eveniment.
Conceptul este o parte esenial a unui eveniment. De aceea el tre0uie s fie pltit
adecvat c$iar dac din pcate acest lucru nu este de la sine %neles.
#sociaiile de agenii de evenimente din 4ermania #ustria i ,lveia reali(ea( sonda7e
cu privire la onorarii %n r5ndul mem0rilor pentru ca %n urma pu0licrii lor s cree(e mai
mult transparen.
n general se face distincie %ntre onorariile pentru pre(entare i onorariile pentru
concept. Onoraril pentr prezentare se pltete ageniei pentru %ntocmirea i
pre(entarea conceptului. Drepturile de folosin rm5n la autor dac nu s-a convenit
9
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
10/48
altceva. Onoraril pentr conceptse pltete %n ca(ul %n care agenia este delegat
s lucre(e %n continuare
,!emple de onorarii practicate %n 4ermania:
$cia i!eii fr pre(entare nedocumentat cu costuri generale pre mediu 2.'OO S.
Concepia me!iecu pre(entare documentare i cadrul costurilor '.OOOS.
Concepia ampl/T conceptul cu vi(uali(are opiuni i calculaia o0ligatorie a costurilor
+.'OOS.
Concepia comple8/ proiecte e!trem de pretenioase costisitoare i ample 1'.OOOS.
Clientul atunci c5nd pltete onorariul pentru concept nu cumpr ideea ci doar
folosirea ei o singur dat i %ntr-un anume scop. *eneficia( de protecia dreptului de
autor te!tele sc$iele notiele graficele animaiile etc.
ntocmirea unui concept necesit un interval de timp de patru p5n la ase sptm5ni.Gn proiect foarte comple! necesit c$iar mai mult timp. Din pcate de o0icei termenele
sunt mult mai scurte.
#.#. ;riefing3l
#cesta conine toate faptele eseniale o descriere clar a sarcinilor i definirea
scopului.
r un 0riefing adecvat este aproape imposi0il reali(area unui concept 0un.
n cadrul 0riefing-ului tre0uie gsite rspunsuri la urmtoarele %ntre0ri: Care este grupul-int9
Care este prile7ul pentru care se organi(ea( evenimentul9
Gnde tre0uie s ai0 loc evenimentul9
Care este momentul planificat pentru desfurarea evenimentului9
C5t tre0uie s dure(e evenimentul9
C5t de mare este 0ugetul9
Ce re(ultate tre0uie s ai0 evenimentul9
,lemente mai puin importante ale 0riefing-ului sunt:
Care este misiunea evenimentului9
Care sunt o0iectivele evenimentului9
Cum se %ncadrea( %n comunicarea glo0al9
10
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
11/48
Ce pro0leme e!ist9
Ce a7utoare e!ist9
Ce mai tre0uie avut %n vedere9
oarte rar un proiect a7unge s fie reali(at %ntocmai cum a fost g5ndit iniial. Dac sesc$im0 condiiile-cadru atunci este necesar un re0riefing.
#.&. Conintl conceptli
Gn concept are un coninut i o form. orma e!terioar este similar unui sc$elet
coninutul fiind organele. #m0ele sunt elemente eseniale.
,lemente ce alctuiesc coninutul conceptului:
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
12/48
Informarea atunci c5nd se dorete aducerea unei noutiinformaii la
cunotina pu0licului
,moionarea atunci c5nd se urmrete pregtirea emoional a pu0licului
pentru o anumit situaie
Motivarea motivarea pu0licului pentru noi sarcini sau provocri
#ctivareadinami(area provocarea pu0licului la o anumit aciune
n practic ele nu sunt do(ate separat efectul ma!im o0in5ndu-se doar prin
com0inarea lor. De e!emplu inform5nd comercianii despre un produs nou prin
intermediul unei puneri %n scen live captivante reali(at cu a7utorul mi7loacelor de
comunicare acetia vor fi entu(iasmai i ulterior vor fi motivai s v5nd activ
produsele pe pia.
#ltfel spus informaia pur se adresea( doar raiunii. ,moia pur poate fascina
participanii fr a avea un efect direct. r dinami(are nu se poate atinge o0iectivul
evenimentului iar fr motivaie participanii nu vor re(ista p5n la sf5ritul
evenimentului.
De aceea %ntotdeauna clienii tre0uie anali(ai din perspectiva tuturor celor patru criterii:
Ce informaii tre0uie transmise9
Pu0licul nu tre0uie su0estimat dar nici supraestimat. Informaiile prea multe i prea
amnunite pot avea efect letal asupra evenimentului.
re0uie aflat ce cunotine posed de7a grupul-int i ce date tre0uie s-i mai fie
comunicate.
Ce emoii tre0uie s fie provocate9
,moiile au efect mai profund i mai %ndelungat dec5t pura informaie la o0iect. De
aceea mesa7ul tre0uie ancorat prin trirea unui eveniment. 4rupul int tre0uie e!aminat
din perspectiva emoiilor po(itive i negative. Ce sentimente dorim s declanm:
entu(iasm curio(itate solidaritate optimism dorin veselie etc.9 =unt acesteaadecvate o0iectivelor comunicrii9
Ce fel de motivaie tre0uie o0inut9
#nali(ai realist nivelul motivaiei la grupul-int. Care este starea motivaiei9
12
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
13/48
Pentru a crea un entu(iasm superficial i de scurt durat e!ist diverse mi7loace
verificate de punere %n scen a unui eveniment: un catering 0un un s$oQ costisitor
c5teva efecte speciale. Putem o0ine o motivaie dura0il doar dac este purtat o
discuie onest cu grupul-int. ,venimentul tre0uie s fie verosimil i adecvat
%mpre7urrilor. =pre e!emplu un eveniment adresat comercianilor la care 7umtate din
cei pre(eni tiu c le vor fi re(iliate contractele sar transforma %ntr-un fiasco oric5t de
costisitoare ar fi punerea %n scen. n astfel de situaii tre0uie avut cura7ul unei aciuni
credi0ile.
Ce reacie este ateptat
E0iectivele tre0uie definite foarte clar pentru c doar aa pot fi atinse. Ce dorii s
o0inei: s tre(ii interesul s fi!ai amintirea sau s declanai aciunea9 Gn eveniment
nu ar tre0ui s se desfoare i(olat. Msurile care %nsoesc evenimentul sau care se
afl %n cone!iune cu acesta sunt foarte importante.
Pentru a ne defini corect grupul-int tre0uie s rspundem la urmtoarele %ntre0ri:
Cine sunt participanii9
C5t de muli sunt9
De unde vin9
Ce doresc ei9
Ce lim0i vor0esc9
Crei culturi crui domeniu de activitate %i aparin9
Prile-l 3 sa ce=
,!ist oca(ii primare i temporare de e!emplu un 7u0ileu sau un t5rg i oca(ii
secundare precum lansarea unui produs comunicarea unei anumite teme o demarare
de proiect etc.
Jubileuleste un frumos prile7 pentru a privi %napoi. Gn 7u0ileu tre0uie s semene
mereu cu o cltorie %n timp9
La trguri standurile pot fi animate cu a7utorul scenografiei %ns aceasta nu
tre0uie s um0reasc scopul comunicrii. Dac un s$oQ spectaculos este at5t
de (gomotos %nc5t discuiile se pot desfura doar ip5nd atunci el devine
contraproductiv.
13
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
14/48
Lansrile de produse. Posi0ilitile de lansare a unui produs prin intermediul
unui puneri %n scen live sunt aproape nelimitate. Ceea ce este de fcut depinde
de produsul %nsui: c5t de mo0il este c5t de comple! c5t de a0stract ce
informaii tre0uie transmise care este imaginea real dar cea dorit care sunt
o0iectivele9 oarte dificil este %n ca(ul prestrilor de servicii. #cestea sunt
a0stracte i nu poi %ndrepta spre ele un microfon sau un reflector.
Momentl "i intervall !e timp > sa cnd=
Eca(ia cu care are loc un eveniment este important dar la fel de importante sunt
o0iectivele care eventual deriv din aceast oca(ie sau sunt re(ultatul ei.
C5nd tre0uie s ai0 loc evenimentul9 ,!ist un moment prielnic o dat o anumit
or9
,venimentul tre0uie astfel planificat %nc5t grupul-int s poat participa la el. Eric5t de0anal ar suna acest sfat %n realitate tre0uie inut cont de faptul c e!ist numeroase
motive i pro0leme care pot %mpiedica participarea la un anumit eveniment. De regul
e!ist %ntotdeauna (ile de sr0toare perioade de concediu sau mari t5rguri datorit
crora este %mpiedicat pre(ena la eveniment a unei mari pri a pu0licului int.
Ca organi(ator sau ca persoan care ela0orea( conceptul unui eveniment nu putei
dispune pur i simplu de timpul altor oameni.
Presupun5nd c tii de7a c5nd poate avea loc evenimentul tre0uie sta0ilit durataacestuia. n acest sens e!ist o regul simpl: #t5t de lung c5t este necesar i at5t de
scurt pe c5t se poate. impul i atenia sunt resurse preioase aadar tre0uie folosit c5t
mai eficient.
Destinaia "i locaia > sa unde=
ntotdeauna locaia este mai mult dec5t un simplu %nveli pentru o mulime definit de
persoane locul evenimentului av5nd o importan comunicativ central.
E destinaie atractiv transpune participanii %ntr-o dispo(iie po(itiv. E locaie special
creea( surpri( i ner0dare. *ine%neles c$eltuielile pot s delimite(e foarte repede
cercul destinaiilor i locaiilor dorite sau s elimine anumite idei.
ntre0rile care se pun %n legtur cu locaia privesc: imaginea ar$itectura
predispo(iia po(iia capacitatea dotarea c$eltuielile disponi0ilitatea i sigurana.
O%iectivele > sa de ce=
14
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
15/48
,!ist o0iective foarte diferite. Cele care pot fi atinse prin intermediul evenimentelor pot
fi clasificate %n o0iective calitative i o0iective cantitative.
E0iective calitative:
ormarea contiinei de sine
=ensi0ili(area i activare 6motivarea8
#nga7amentul
Informarea i comunicarea
Comunicare privind produsul
Comunicarea privind %ntreprinderea
Contactul cu grupul-int
Imaginea E0iective indirecte 6sponsori(area i parteneriatulcooperarea8
E0iective cantitative:
Creterea profitului
C5tigarea de noi clieni
Lic$idarea de stoc
,voluia 6creterea cifrei de afaceri a cotei de pia etc.8
=cderea numrului de reclamaii
umai dac sunt clar formulate o0iectivele putem tii mai t5r(iu dac le-am %ndeplinit i
astfel pute evalua succesul evenimentului.
I!eea sa cum=
n ideea unui eveniment sunt pre(ente toate structurile referitoare la desfurarea de
mai t5r(iu a acestuia fr ca aceste structuri s fie preci(ateconturate.
E idee 0un este %ntotdeauna simpl. Dac pentru e!plicare ei e nevoie de mai mult
dec5t o pagina #& sau de cinci minute atunci nu este ideea potrivit.Dac avei ideea din ea re(ult i motto-ul. ,l este concentratul ideii: %n cuvinte puine
sau ca indiciu deplin.
Cum apreciem o idee9
15
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
16/48
Primul criteriu este /ntre0area de Pati. n seara de =eder seara celei mai mari
sr0tori evreieti cel mai t5nr mem0ru al familiei %ntrea0: /De ce aceast sear se
deose0ete de celelalte9 ,!act acelai lucru tre0uie s ne %ntre0m atunci c5nd
anali(m ideea unui eveniment.
Prin ce se deose0ete acest eveniment de toate celelalte9
Prin ce se deose0ete acest eveniment de cele pe care de7a le-am reali(at9
Prin ce se deose0ete acest eveniment de cele pe care %ntreprinderea sau
clientul de7a le-a reali(at9
Prin ce se deose0ete acest eveniment de altele la care am participat sau de
cele despre care am o0inut informaii9
imeni nu poate avea tot mereu idei originale %ns rspunsurile la %ntre0rile de mai
sus ar tre0ui s fie po(itive.
Din pcate este destul de rsp5ndit %n mod intenionat sau incontient strategia /Me
too 6adicpot i eu8: /Ceea ce mi-a plcut la altcineva sau ceea ce a avut succes
poate funciona la fel i %n ca(ul meu. #r tre0ui %ns preferat strategie: /Me first.
;getl > sa ct=
Dac e!ist un 0uget presta0ilit tre0uie inut cont de el %n etapa concepiei. n acest ca(
este suficient s v limitai la o msur reali(a0il cu 0ugetul prev(ut.
Me!il comnicaional e8terior > sa ce nc=nc mai au loc foarte multe evenimente care nu se armoni(ea( nici cu identitatea
corporatist nici cu cultura organi(aional nici cu structura unei %ntreprinderi sau unei
mrci. Pornind de aici o comunicare logic i convingtoare tre0uie s se refere nu
numai la evenimentul intrinsec ci s includ i %ntregul mediu comunicativ e!terior.
#.'. +orma e8terioar/ a conceptli
=tructurarea conceptului:
=ituaia iniial 4rupul-int
Misiunea 6o0iectivele8
Ideea 6Motto-ul8
=trategia
16
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
17/48
ranspunerea %n practic 6Msurile8
Derularea
*ugetul
Cop3rig$t-ul4rupul-int strategia i derularea sunt opionale ca fragmente de sine stttoare ce
pot fi de(voltate %n cadrul altor capitole.
=ituaia iniial
#ici tre0uie descrise pe scurt circumstanele eseniale care re(ult din 0riefing: cine
cum unde c5nd ce de ce. #ceast seciune are drept scop fundamentarea ideii i a
principiilor punerii %n practic precum i lmurirea organi(atorului i a factorului
deci(ional. 4rupul-int
Dac perspectiva din care este a0ordat grupul-int este important atunci acestuia
tre0uie s i se consacre un capitol important. n ca( contrar acesta poate fi a0ordat %n
seciunea dedicat situaiei iniiale.
Misiunea 6o0iectivele8
n aceast seciune tre0uie descris misiunea sta0ilit i o0iectivele de atins. =uccesul
sau insuccesul evenimentului va fi msurat relativ la aceste formulri.
Ideea 6Motto-ul8
E idee 0un este %ntotdeauna simpl i de regul poate fi descris scurt i cuprin(tor.
=trategia
#ici sunt sta0ilite strategiile de comunicare ce vor fi utili(ate pentru %ndeplinirea misiunii
propuse i pentru transpunerea ideii %n practic.
ranspunerea %n practic 6Msuri8
n aceast seciune tre0uie descris e!act cum va arta evenimentul de mai t5r(iu. #ici
tre0uie descrii i vi(uali(ai toi paii de la alctuirea listei invitailor i p5n la
descrierea manifestaiilor de dup eveniment 6follow-up8 de la gradaia dramaturgic a
programului de pe scen i p5n la interaciunea trit live.
Derularea
17
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
18/48
#locarea timpului unui eveniment este un element important. La evenimentele cu o
durat de mai multe (ile se recomand %ntocmirea unui plan al derulrii cronologice a
evenimentului care s conin prile componente ale manifestaiei. ,venimentul
tre0uie imaginat %n funcie de cronologia lui de punctele din program i posi0ilele
distane de parcurs.
*ugetul
ranspunerea %n practic a ideilor geniale nu este legat %n mod necesar de c$eltuieli
mari. *ugetul tre0uie calculat c5t se poate de realist i detaliat.
Cop3rig$t-ul
Gltimul loc %n cadrul unui concept %l ocup o0servaiile cu privire la cop3rig$t. Cine este
creatorul cine are drepturi i %n ce condiii revin acestea clientului.
#.(. Analizarea
Pentru a transforma ideea %n concept tre0uie anali(ate separat toate seciunile. ,ste
disponi0il locaia la momentul sta0ilit9 #re capacitatea necesar9 ,tc. re0uie
e!aminate cantitativ i calitativ toate aspectele sc$iei ideii. re0uie sta0ilite costurile i
adunate ofertele. Gn 0uget poate fi respectat numai dac au fost sta0ilite cu gri7 %n
preala0il elementele fundamentale.
n esen conceptul este o sc$i a ideii care a fost de(voltat i concreti(at %n 7urulre(ultatelor studiului. De cele mai multe ori conceptul este reali(at %n scris. De regul
dup pre(entarea conceptului %n form scris urmea( o pre(entare.
#.*. Prezentarea
Depinde de concept dac pre(entarea se face cu a7utorul diapo(itivelor imaginilor
video diagramelor %n PoQer Point cu proiectorul de date etc. ipul i modul de
pre(entare tre0uie s fie adecvat conceptului i evenimentului planificat.
,venimentul este i rm5ne un mi7loc de comunicare fascinant i eficient dac noiunea
de /comunicare %nseamn sc$im0 de e!perien i %nt5lnire i nu permite
transformarea /mi7locului %n scop.
&. Creativitatea: cm ia na"tere i!eile
18
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
19/48
Domeniul de activitate a organi(atorilor de evenimente cuprinde o arie foarte larg:
teatru i mu(ic film i mi7loace de comunicare ar$itectur i design turism i
geografie catering i logistic...
De aceea o 0un instruire general 6cultur general8 este esenial. Cunotinele de
specialitate pot fi aprofundate prin lecturi sau seminarii.
Creativitatea este un fenomen care nu-l privete doar pe creator. *a(a este format din
cunotinele generale i de specialitate. n funcie de proiect %ns tre0uie manipulate
a0il i unele cunotine specifice: cine este clientul9 Care este produsul su9 Cum este
comunicarea lui9 Rspunsurile la aceste %ntre0ri se o0in %n urma 0riefing-ului.
n art criticul are sarcina cea mai important. n organi(area evenimentelor colegii
testea( ideea i conceptul %n prima etap critic apoi acestora li se adaug clientul
care accept sau respinge sc$ia. La final se afl pu0licul a crui reacie decidesuccesul.
Eamenii creativi dispun de diferite aptitudini care pot fi antrenate i %ncura7ate de ctre
diferite metode specifice creativitii.
#ptitudinile oamenilor creativi:
45ndirea fluent - furni(ea( c5t de multe soluii pentru o pro0lem. Metode:
0rainstroming mind-mapping caseta morfologic.
le!i0ilitatea anali(ea( un lucru din mai multe puncte de vedere Eriginalitatea generea( idei neo0inuite surprin(toare. Metode: metoda
Es0ourne cuv5ntul-stimulent.
,la0orareaperfecionarea sunt capa0ili s se concentre(e asupra unui lucru
asupra unei pro0leme i sunt %n(estrai cu perseveren.
=ensi0ilitate %n faa pro0lemelor contiin de sine critic capacitatea de a
recunoate esena
ante(ia imaginaie.Dincolo de aceste aptitudini fr cunotine tiinifice e!erciiu i e!perien nu e!ist
nici o performan creativ.
#.#. Cm fncioneaz/ procesl creativ )n cazl evenimentelor=
,tapele procesului creativ:
19
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
20/48
=olicitarea 6comanda8
Colectarea informaiilor
Meditaia
Inspiraia ideea Prima evaluare a ideii
,la0orarea
,valuarea curent
#.#.1. $olicitarea
,la0orarea unui concept este un proces creativ care nu se deose0ete %n acest sens
de pictarea unui ta0lou sau de gsirea unei soluii tiinifice.
Pentru managerul de evenimente totul pornete de la 0riefing. =pre e!emplu unconcept pentru o conferin %n *arcelona la care particip 12OO de comerciani din
domeniul automo0ilelor o manifestaie %n scopul creterii motivrii pentru 2OO refereni
farmaceutici sau pre(entarea unui nou produs pentru standul unui t5rg.
#.#.#. Colectarea informaiilor
*riefing-ul ofer primele informaii importante care ulterior tre0uie completate. =tudiul
concreti(ea( informaiile: date privind cercetarea pieei referine despre artiti locaii
etc.
#.#.&. Me!itaia
Ceea ce s-a putut face raional p5n acum s-a fcut. n aceast fa( a meditaiei
/creative nu v a7ut nimeni i nimic ea fiind o etap a procesului care se desfoar
%n su0contient.
#.#.'. Inspiraia
Revelaia inspiraia ideea apar cu totul pe neateptate. #desea ideile sunt generate
mai uor %n cadrul ec$ipelor %ntruc5t aici lucrul creativ poate fi %mprit %ntre mai multe
persoane. 4rupurile tre0uie alctuite %n aa fel %nc5t s %ntruneasc oameni cu
caractere i caliti c5t mai diferite.
Meto!e pentr o%inerea creativit/ii
20
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
21/48
Referitor la diferitele metode pentru o0inerea creativitii e!ist o cantitate enorm de
literatur. #numite metode sunt mai utile %n mod special %n anumite fa(e ale procesului
creativ relativ la evenimente iar %n alte fa(e dimpotriv au un aport mai redus.
*rainstorming-ul caseta morfologic sau mind mapping-ul 6$arta minii8 sunt metode
foarte utile dac este vor0a de producerea a c5t mai multe soluii: deci stimularea aa-
(isei /g5ndiri fluente. n sc$im0 pentru generarea ideilor deose0ite sau neo0inuite
este potrivit metoda Es0ourne %ntruc5t originalitatea este de asemenea un criteriu
important pentru creativitate.
;?AI@$TO?MI@
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
22/48
Dup ce s-a terminat 0rainstorming-ul %ncepe prima fa( a evalurii.
CA$ETA MO?+OBO
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
23/48
,!emplul clasic sunt 0ileelele de tip Post-It. ,le au fost descoperite %n timp ce se cuta
un nou material de lipit. Re(ultatul a fost negativ deoarece lipitura nu era dura0il.
#tunci cineva a acut ideea s aplice soluia pe 0ileele gal0ene a cror valoare de
utili(are const tocmai %n a nu se lipi foarte tare.
n materie de evenimente acest lucru poate consta %n utili(area unei 0iserici ca locaie
pentru o gal sau dotarea participanilor cu trotinete %n loc s li se pun la dispo(iie
mi7loace de transport pe suprafaa de teren destinat evenimentului.
A!aptarea
Ergani(ai 0ufetul su0 form de natur moart. Lsai conferina s ai0 loc %n cadrul de
aciune iar %n culise s se desfoare o repre(entaie a piesei Mac0et$.
Mo!ificarea
ransferai QorA-s$op-ul de la centrul de congrese %n mu(eul de art.Amplificarea "i re!cerea
Construii culise supradimensionate. olosind un decor adecvat lsai impresia c
participanii sunt nite uriai.
nlocirea
nlocuii vor0ria plictisitoare cu scene de teatru captivante sau cu imagini video
montate cu pricepere.
ntoarcerea#e(a-i lucrurile cu susul %n 7os: muncitorul din producie ine cuv5ntarea de
desc$idere apar apoi imagini video care-l pre(int pe preedintele comitetului de
conducere lucr5nd la main %n locul muncitorului. ncepei cu finalul.
?eor!onarea
ncetai cu conveniile i modificai activ. =tricai ordinea desfurrii o0inuite a
programului. De e!emplu lsai comercianii de automo0ile mai %nt5i s e!perimente(e
noile modele i apoi s povesteasc e!periena trit autentic %n loc s le pre(entai la
%nceput avanta7ele i inovaiile %nainte de a le da voie s %ncerce automo0ilele.
Com%inarea
Com0inai diferite mi7loace de comunicare. acei din pre(ena la un t5rg o %ntreag
campanie de evenimente cu diferite manifestaii (ilnice la standul din cadrul t5rgului
23
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
24/48
pentru grupuri-int diferite. Com0inai cu o tem arid o destinaie atractiv i un
program entu(iasmant.
#.#.(. Ela%orarea
Inspiraia i generarea ideilor constituie 1OV din procesul creativ. Restul de WOV
%nseamn ela0orare formulare e!act studiere vi(uali(are calculare cuprindere %n
forma unui concept i evident reali(are.
#.#.*. Evalarea crent/
,valuarea permanent face part din procesul creativ. #utocritica este foarte important
pentru c nu putei s v deran7ai prietenii sau colegii pentru fiecare formulare sau
idee.
Pentru evaluare nu tre0uie s ateptai p5n la pre(entarea final. Planificai la timp
discuii cu privire la idee i ela0orarea acesteia. acei o pro0 general %nainteapre(entrii propriu-(ise care s lase la dispo(iie suficient timp pentru a face modificri.
#adar evaluarea nu este un fel de cen(ur care se face la finalul procesului creativ ci
este o parte a acestuia.
". #RI,CGR# ,F,IM,,LER
evoia e!istenei unor companii speciali(ate %n organi(area de evenimente adeterminat rsp5ndirea conceptului de event arc$itecture sau ar$itectura de
evenimente. #r$itectura evenimentelor repre(int cea mai noua tendin %n industria
glo0al de organi(are de evenimente i permite prin intermediul managementului
proiectelor s integre(e cu ma!im eficien servicii de design de evenimente
management de evenimente consultan i training %n 0eneficiul potenialilor clieni fie
ei din (ona pu0lic corporatist sau din cea privat.
#r$itectura de evenimente este un concept profesional reunete dou componente:
designul de evenimente i managementul de evenimente. Gn Xar$itect de evenimenteX
este Xun profesionist care cunoate in profun(ime comple!ul proces al designului i
managementului de evenimente X.
,vent Managerii determin scopurile i o0iectivele unui eveniment indiferent de natura
acestuia 6pu0licitar promoional pu0lic social privat8 urmrind apoi %ndeplinirea lor
24
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
25/48
p5n la msurarea indicatorilor de succes post-eveniment %n timp ce ,vent Designerii
creea( concepte i proiectea( evenimentul p5n la cel mai mic detaliu estetic i
funcional %n concordanta cu scopurile i o0iectivele definite de ctre manageri.
=cenariul i regia concreti(ea( ideea %i dau o structur o form. ,le constituie pri
ale fa(ei definiri conceptului pentru c aici se gsesc primele formulri cu privire la
desfurare sau program dar sunt totodat i pri ale transpunerii %n practic a
conceptului.
Dramatrgiase ocup de structur form a0stract ar$itectur aciune motive figuri
captarea ateniei i desfurare.
Pnerea )n scen/ 6regia staging8 este forma concret i include mi7loace scenice
precum protagonitii modul de pre(entare scena i spaiul te$nica manifestaiei saumi7loacele de comunicare.
&.1. $CE@A?IB
=cenariul se refer la cele dou planuri ale unei piese de teatru planuri care se gsesc
i la un eveniment: ar$itectura e!terioar i cea interioar.
&.1.1. A?5ITECT?A ETE?IOA?
Punctele fi!e i structura transform o manifestaie %ntr-un eveniment.
=e distinge %ntre forma desc$is i cea %nc$is. +orma !escis/ pre(ent adesea laevenimente seamn cu un scenariu pe numere adic actele separate %i las locul
unul celuilalt ca la un spectacol de varieti. #ctele separate sunt str5nse laolalt prin
intermediul temei generale i prin trecerea mai mult sau mai puin inspirat de la un
act la altul. +orma )ncis/se 0a(ea( pe %mprirea %n scene sau %n acte. #cestea sunt
momente mai mari care punctea( momentele importante %n desfurarea unei
%nt5mplri.
Indiferent de forma aleas timpul tre0uie 0ine gestionat pentru a evita monotonia.
Cm se armonizeaz/ contri%iile separate=
Contri0uiile separate tre0uie s fie armoni(ate ec$ili0rat una dup cealalt. #ltfel
e!ist pericolul ca o emoie pentru producerea creia s-a c$eltuit destul de mult s nu
ai0 nici un efect sau efectele s se anule(e reciproc.
re0uie avute %n vedere %n mod deose0it:
25
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
26/48
Durata contri0uiilor individuale at5t %n sine c5t i %n raport cu celelalte
Intensitatea i tensiunea %n sine i %n comparaie cu celelalte puncte din program
empo-ul i ritmul %n sine i %n ansam0lu.
Gn eveniment are dou planuri temporale. Timpl o%iectiv este durata real amanifestaiei. Doar timpl s%iectiv deci petrecerea timpului de ctre pu0lic este
influena0il.
Cu a7utorul acceleratorului de timp putei face ca pu0licul s triasc %ntr-o singur or
captivant o istorie de 1'O de ani a unei %ntreprinderi. Dar i %ncetinitorul de timp este
interesant. n industrie e!ist procese e!trem de importante care durea( %ns numai
c5teva secunde sau fraciuni de secund.
nc un lucru este indispensa0il pentru producerea tensiunii: !inamica. Dac o curs
%ntr-un montagne-rousse nu %ncetea( se transform %ntr-o e!perien $orror. La fel se
%nt5mpl i cu tensiunea. #ceasta ia natere tocmai din contrastul %ntre tensiune i
rela!are tare i %ncet fragil i impetuos %ntre puin i mult.
Creai un ritm const5nd din %ncrcri i rela!ri repetate care s creasc dinamic pe
parcursul evenimentului.
Paza face i ea parte din ritm. Pau(a nu %nseamn doar a0sena programului ci o
parte a ritmului indiferent dac apare %n timpul trecerilor din cadrul dramaturgiei pe
numere sau su0 forma pau(ei dintre acte.&.#. A?5ITECT?A I@TE?IOA?
La un eveniment tre0uie povestit o %nt5mplare i sta0ilite persona7ele adecvate
acesteia.
Cele mai importante elemente dramaturgice sunt:
Cine9 saupersona7ele
De ce9 saumotivele persona7elor
Ce9 sauaciunea povestirii Cum9 sauevoluia persona7elor i a aciunii
,!emplu: edina de desc$idere poate fi transformat %ntr-o adevrat e!pediie
preedintele comitetului de conducere transformat %n Colum0 anga7aii %n ec$ipa7ul de
pe vapor iar clienii %n indienii ce tre0uie descoperii.
26
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
27/48
E %nelegere mai 0un a clienilor %i face pe anga7ai eficieni. #adar de data aceasta
indienii nu tre0uie e!terminai ci tre0uie %ncercat coe!istena panic i folositoare.
Pe c5t de 0anal pare e!emplul la prima vedere pe at5t de uor este posi0il s povestim
o %nt5mplare cu a7utorul unui eveniment i s o0inem un efect dura0il.
&.&. $CE@A?IB CBA$IC
=cenariul unui eveniment const adesea %n intrarea %n atmosfera sa conducerea rapid
la punctul culminant i petrecerea de final.
=uccesiunea momentelor %n dramaturgia clasic:
1. Introducereae!punerea
2. ,voluia conflictului
". Punctul culminant
&. Rsturnarea situaiei'. De(nodm5ntul
,!emplu: filmul /ot$ing ill. n introducere situaia iniial este descris prin
intermediul eroului principal i povestitorul la persoana %nt5i li0rarul nu tocmai de
succes illiam ucAer. Pe neateptate acesta o %nt5lnete pe vedeta de cinema #nna
=cott. Cei doi se %ndrgostesc. =e a7unge apoi la punctul culminant: cele dou
persona7e petrec %mpreun o noapte. n ca(ul unui eveniment acesta ar repre(enta
finalul.n film %ns cei doi se despart. Partea a doua a filmului se ocup de fiecare persona7 %n
parte p5n %n momentul re%nt5lnirii. #0ia dup c5teva %ncurcturi se a7unge la mult
ateptatul $app3 end ca de(nodm5nt.
#ceast dramaturgie nu poate fi aplicat %ntotdeauna la evenimente dar poate fi
e!perimentat.
,!emplu:
Pre(entarea unui ve$icul cu un nou sistem de propulsie pe 0a( de $idrogen.
Convenional e!punerea ar consta %n descrierea pe scurt a provocrii: prin intermediul
imaginilor video departamentul de de(voltare %i pre(int munca. Keful de v5n(ri ine
o cuv5ntare. #poi punctul culminant produsul %nsoit de dansuri i efecte luminoase
este introdus %n sal.
27
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
28/48
econvenional: se istorisete %ntreaga poveste a crerii produsului dar i dificultile
aprute pe parcursul ei. n desc$idere un protector al mediului %ncon7urtor mem0ru al
4reenpeace e!plic pro0lemele care apar la folosirea motoarelor tradiionale cu ardere
intern. #poi sunt pre(entate imagini video care arat primii pai %n construcia
motoarelor nepoluante. Grmea( punctul culminant. Keful de producie pre(int sc$iele
de construcie animaiile pe computer i modelele.
Dup toate acestea atrage atenia asupra unei pro0leme: cum poate fi montat uria
pil de com0ustie %ntr-un autoturism cu design frumos9 #ceast rsturnare de situaie
este pus %n lumin prin intermediul unor scene de comedie 0uf.
#cum apar live ali ingineri care discut pro0lema i g5ndesc %nc odat live
soluionarea ei. Ki apoi %n final este %nfiat noul produs.
Prin pre(entarea onest a pro0lemei i a re(olvrii ei reali(area propriu-(is devine maisemnificativ i evenimentul mai entu(iasmant. #utenticitatea acionea( mai profund
dec5t 0om0asticul i Aitsc$ul.
,!ist %ntotdeauna mai multe variante de dramaturgie i punere %n scen dec5t ne
permite convenionalul s ne imaginm.
&.'. DIE?$E T?C?I
n mu(ic i literatur se gsesc multe e!emple referitoare la diverse modaliti de
povestire: Cronologic i invers cronologic
#ciune-cadru
Recitativ i arie
Dialectic
Cronologic "i invers cronologic
Pentru evenimentul prile7uit de un 7u0ileu succesiunea cronologic a momentelor
povestirii %nseamn: trecutul pre(entul i viitorul %ntreprinderii.Pentru lansarea unui produs acesta poate arta astfel: cercetarea i de(voltarea
produsului %n trecut introducerea lui %n pre(ent i viitorul lui pe pia.
n cadrul cronologiei inverse %ncepei povestirea %ntr-un viitor foarte promitor i apoi
%ntoarcei-v %n momentul iniial. #vanta7ul aceste variante const %n faptul c sparge
28
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
29/48
convenionalul i atitudinea de ateptare a participanilor. ensiunea ia natere din
dorina acestora de a afla cum i-a putut c5tiga produsul procentele pe pia.
Acinea3ca!r
Indiferent dac este vor0a despre istorioare filmri sau cltorii de e!plorare istoria i
arta ne ofer o a0unden de sugestii pentru posi0ilele aciuni-cadru.
?ecitativl "i aria
La oper recitativul este purttorul aciunii iar aria este purttoarea sentimentului. n
ca(ul unui eveniment aceasta se traduce prin: Facei s ptrund unitile emoionale
n partea tematic informativ.
Dialectica
Permitei opiniilor pro i contra s se ciocneasc unele de celelalte. ncura7ai discuia.
#ceasta creea( tensiune. #vei gri7 ca dup te( i antite( %n final s apar sinte(ai s v reali(ai o0iectivele comunicrii.
&.(. Captarea complet/ a ateniei
Gn eveniment nu %ncepe a0ia atunci c5nd se ridic cortina sau c5nd pu0licul pete %n
interiorul locaiei. ensiunea poate fi construit %n preala0il printr-o strategie a invitrii.
Pot fi utili(ate modaliti diferite: de la e-mailul nostim mici suveniruri cu caracter
amu(ant la invitaiile tiprite convenional sau propaganda su0versiv special regi(at.
ncercai s aflai ce-i surprinde plcut pe participani pentru a putea crea o atmosferpo(itiv de ateptare.
Meninei tensiunea i dup manifestaie. #ciunile de dup eveniment 6 follow-up-uri8
de e!emplu trimiterea unei documentaii contri0uie la %nrdcinarea solid a mesa7ului
pe terenul repre(entat de grupul-int. Ki aici este vala0il principiul: surprindei po(itiv.
=pre e!emplu putei crea o comunitate a evenimentului pe o pagin Qe0 anume
construit pe care participanii pot gsi fotografii de la manifestaie i se pot re%nt5lni
virtual prin intermediul funciilor interactive precum forumurile de discuii sau c$aturile.
=au un alte e!emplu pot fi trimise ilustrate cu locurile de desfurare a evenimentului
scrise de m5n care s conin salutri sau mulumiri.
&.'. P@E?EA @ $CE@ FI MIGBOACEBE $CE@ICE
Prin intermediul ansam0lului mi7loacelor scenice regia confer unui eveniment forma
concret.
29
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
30/48
Mi7loacele scenice ale evenimentului sunt %mprumutate din arta dramatic. Mult timp
inovaiile au pornit de la scenele de teatru i au fost preluate de evenimente. ormele
timpurii ale proieciei i ale efectelor precum focurile de artificii focul sau apa fceau
de7a parte din repertoriul teatrului ceea ce a favori(at crearea unor ec$ipamente pentru
efecte speciale.
#tenia principal tre0uie %ns concentrat asupra comunicrii o0iectivelor i oamenilor.
#ceasta nu tre0uie s fie deviat de scen mu(ic decoruri reflectoare sau catering.
?egia general/:
Ce se potrivete scopului %ntreprinderii mrcii sau situaiei generale9
Cum susine punerea %n scen o0iectivele9
Ce poate contri0ui la transpunerea ideii %n practic9
Care este limita admis a costurilor9
Ce acionea( dura0il %n timp9
Cine se ocp/ !e pnerea )n scen/=
La teatru film sau televi(iune e!ist pregtire profesional corespun(toare i
divi(iunea muncii %ntre autori dramaturgi regi(ori coregrafi scenografi designeri de
lumini i compo(itori. ici un om nu poate controla singur totul dei mult timp s-a
ateptat acest lucru din partea managerului evenimentului.
Mi7loacele scenice care dau forma concret unui eveniment sunt:
#ctorii
Lim0a7ul dansul mu(ica
=cena locaia ec$ipamentul
Imaginile i mi7loacele de comunicare
Lumina
onul i efectele sonore Mirosul
4ustul
ririle palpa0ile
#ciunea.
30
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
31/48
&.(. Actorii
Cel care determin cursul evenimentului este de fapt omul: cel din pu0lic i cel de pe
scen.
imic nu are un efect mai autentic. re0uie gsit acel tip de actor care poate transmite
cel mai convena0il i cel mai 0ine tema evenimentului: orator referent moderator actor
de teatru c5ntre dansator etc.
Erice persoan dintr-o organi(aie poate intra %n pielea unui persona7. ,!periena de
scen deficitar poate fi compensat prin autenticitate prospeime i un pic de
antrenament. #tunci c5nd este vor0a despre teme dificile tre0uie adui pe scen actori
credi0ili.
Pe de alt parte %n unele ca(uri ar putea fi important ca temele critice sau pro0lematice
s nu fie identificate cu persoane din conducere. n acest ca( pot fi folosii ca referenispecialiti e!terni precum consultani din %ntreprinderi oameni de tiin specialiti sau
7urnaliti cunoscui.
n ca(ul dramaturgiei pe numere moderatorul 7oac un rol important. ,l este %n contact
permanent cu pu0licul.
Competena i nu numele sau renumele ar tre0ui s fie $otr5toare pentru ocuparea
unui post. Gnul dintre avanta7ele 7urnalitilor este c acetia se pot deprinde uor cu noi
conte!te i cu teme necunoscute. Cine nu are cunotine %ntr-un anumit domeniu i nicilegtur cu o anumit tem nu va putea improvi(a atunci c5nd este atins su0iectul
respectiv.
&.*. Bim%a-l !ansl mzica
Gn eveniment nu const numai %n informaii i contri0uii ver0ale ci ofer i trire.
emele i coninuturile pot fi am0alate %n scene teatrale sau c5ntece %n apariii de dans
sau spectacole %ntregi.
Lim0a7ul gestica mimica dansul micarea i mu(ica sunt forme de e!primare care pot
susine eficient mesa7ul.
Conceptul tre0uie concreti(at %ntr-un scenariu. Pentru fiecare act sau scen tre0uie s
e!iste indicaii regi(orale. Prin intermediul acestora tre0uie descris situaia scenic
iniial actorii participani imaginea scenei i dotarea.
=pre e!emplu tri0una oratorilor intrrile %n scen atmosfera creat de lumini etc.
31
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
32/48
Gn simplu plan cronologic al evenimentului este insuficient.
Mu(ica are efect emoional i profund asociativ. Mu(ica am0iental plcut i imnurile
incitante utili(ate ca finaluri repre(int mi7loace eficiente pentru a crea atmosfer i a
manipula.
Dansul repre(int o comuniune %ntre mu(ic i micare %ns pentru a pute avea efect
are nevoie de spaiu. 6de e!emplu la diverse t5rguri dansatorii tre0uie s-i fr5ne(e
permanent av5ntul pentru a nu cdea de pe scene minuscule8.
&.,. $cena spail !otarea
ante(ia i ideile 0une %nlocuiesc construciile scumpe. De e!emplu cu o $al
industrial vec$e i c5teva reflectoare se poate crea atmosfera dorit.ante(iei nu i se impune nici o limit cu e!cepia celor prescrise de reglementrile
legale privind sigurana participanilor care prevd e!istena i gri7a pentru ieirile %n ca(
de incendiu a ieirilor laterale i a materialelor pentru stingerea incendiilor 6spre
e!emplu %n 4ermania e!ist o ordonan cu privire la locurile de %nt5lnire iar %n #ustria
e!ist legi privind localurile pentru organi(area manifestaiilor8.
=paiul i dotarea:
#r$itectura i designul se potrivesc cu o0iectivele comunicrii9 Cum tre0uie s decurg 0randingul evenimentului9
,ste necesar decorarea scenei i a slii9
Ce este adecvat scopului evenimentului9
, nevoie de steaguri 0annere afie9
&.. Imaginile "i mi-loacele !e comnicare
,ste un lucru ar$icunoscut o imagine spune mai mult dec5t o mie de cuvinte. ncercai
s %nlocuii sau s completai e!plicaiile care durea( mult cu imagini video.,!ist mai multe modaliti te$nice pentru a evidenia imaginea video.
Proiecia pe ecrane este clasic. #vanta7ul ei const %n disponi0ilitatea fle!i0ilitatea i
costurile mici ale proiectorului i ecranului. Datorit progreselor te$nicii dimensiunile
mari ale proieciilor nu mai repre(int o pro0lem iar calitatea o0inut se apropie de
32
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
33/48
cea de la cinematograf. #poi tre0uie ca condiiile de lumino(itate s fie
corespun(toare. =paiul %n care se desfoar manifestaia tre0uie s poat fi ferit de
lumin iar %n prea7ma ecranului s nu fie prea mult lumin care s deran7e(e.
Importante dei %n (ilele noastre aproape de la sine %nelese sunt proiectoarele la care
este posi0il inserarea semnalelor video i a datelor computeri(ate.
Multe evenimente depind de proiecie prin urmare tre0uie luate msuri din timp pentru
ca(ul %n care s-ar defecta un aparat.
e$nica proieciei poate fi utili(at nu numai la pre(entarea imaginilor video ci i la
transmiterea de imagini filmate cu cameraT astfel de e!emplu putei s-l %nfiai pe
orator supradimensionat fc5ndu-l vi(i0il tuturor. E asemenea msur este necesar la
manifestaiile ample cu participani numeroi. Perspectivele diverse ale camerei de
filmat contri0uie la spargerea monotoniei dar presupune o regie de imaginecostisitoare at5t din punct de vedere te$nic c5t i al personalului calificat.
Pentru evenimentele %n aer li0er sau pentru alte situaii %n care lumina (ilei nu poate fi
evitat e!ist alte variante te$nice 6uniti de retroproiecie8.
&.H. Bmina
Lumina repre(int un mi7loc de comunicare fascinant. Pot fi modelate culoarea
lumino(itatea cantitatea i durata ei. *ine%neles pentru a avea efect lumina ere
nevoie de contrastul cu elementul opus %ntunericul.e$nica digital modern a difu(rii luminii i a reflectoarelor desc$ide o dimensiune cu
totul nou %n modelarea acesteia dar are i noi e!igene din punct de vedere logistic.
&.1. Tonl "i efectele sonore
onul este purttorul lim0a7ului c5ntecului sau mu(icii. =unt prioritare claritatea
superioar sonoritatea plcut i claritatea 0un a sunetului. e$nica tonurilor nu este
lucrul cel mai scump la un eveniment motiv pentru care nu ar tre0ui fcute niciodat
economii %n de(avanta7ul calitii.
Ecupai-v de designul coloanei sonore a evenimentului. ici c$iar (gomotul de
%nc$idere al portierei unei maini nu poate fi lsat la voia %nt5mplrii ci tre0uie reali(at
de aa natur %nc5t sunetul declanat de impactul puternic s ai0 o semnificaie
aparte.
33
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
34/48
Pentru a avea efect sunetul are nevoie de elementul opus: linitea. =unetul tare i de
lung durat devine (gomot dun5nd grav sntii.
&.11. Parfml
Emul reacionea( cel mai direct la stimulul receptat prin simul mirosului iar aceasta
se petrece %n primul r5nd %n mod su0contient.
Dac putei crea o relaie %ntre o mireasm i mesa7ul sau tema dumneavoastr atunci
%ncercai mcar o dat acest mi7loc scenic.
,!ist diferite modaliti te$nice pentru a folosi miresme la evenimente. Pentru a
aciona mirosul are nevoie %ntotdeauna de o deplasare a maselor de aer. Instalaiile de
aer condiionat i cele de aerisire pot fi folosite direct sau indirect. ,!ist %ns i aparate
speciale.
Cea mai mare pro0lem const %n faptul c nici un miros nu poate fi diri7at la fel deprecis precum un reflector care %ntr-o secund se aprinde luminea( i se stinge. Ca
atare te$nicile i materialele olfactive tre0uie s fie alese cu mare gri7. re0uie avute
%n vedere i eventualele efecte asupra celor alergici. Pentru acest mi7loc al punerii %n
scen este vala0il %n mod special sfatul: su0til nu masiv.
&.1#.
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
35/48
Gn imperativ %l repre(int de asemenea respectul pentru r5nduielile religioase. Ca
atare tre0uie aflat %n preala0il dac tre0uie avut %n vedere ceva anume cu privire la
participanii la un eveniment.
naintea evenimentului ar tre0ui s organi(ai o mas test ca s pro0ai service-ul i
calitatea i s putei face %m0untiri.
Cateringul este un su0iect %ndrgit %n special de clieni pentru c la acest capitol
fiecare se pricepe s spun ceva. Ca manager responsa0il cu evenimentul tre0uie s
gustai felurile de m5ncare servite la eveniment. umai aa putei tii dac sunt de o
calitate corespun(toare sau dac eventualele reclamaii ale oaspeilor sunt
%ndreptite.
;fetl
Gn 0ufet solicit mai puin personal pentru servire este avanta7os din punctul de vedereal costurilor i se presupune c nu necesit timp de ateptare.
De(avanta7ul const %n faptul c totul tre0uie pregtit anterior.
elurile de m5ncare servite pe farfurii i meniurile cu mai multe feluri servite la mas nu
tre0uie s fie re(ervate doar galelor festive. Ki participanii la sesiuni de lucru care
muncesc intens ore %ntregi %n QorAs$opuri ar tre0ui rspltii la mas printr-un service
mai special.
La meniurile pentru de7un tre0uie luat %n calcul at5t pentru aperitiv c5t i pentru desertcel puin "O de minute iar pentru felul principal cel puin &' de minute. Cina s-ar putea
s dure(e ceva mai mult.
Aspecte psiologice
Persoanele $ipoglicemice nu numai c nu se pot concentra dar uneori sunt i
neprietenoase. Ca atare pe parcursul pau(elor din cadrul manifestaiilor tre0uie puse la
dispo(iia participanilor mici gustri 6fructe sucuri proaspete pr7iturele etc. acestea
asigur %n timp provi(ia de glucide i de energie8.
n spaiile climati(ate tre0uie oferit suficient ap 6mineral i plat8. Gscciunea
aerului i des$idratarea datorat consumului de cafea defavori(ea( atenia.
*uturile
35
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
36/48
*uturile de la conferine tre0uie s fie sntoase i pe c5t se poate fr alcool.
otui aceasta depinde i de participani. 6Pro0a0il c nu e prea %nelept s-i ii pe
france(i departe de vin i pe 0avare(i departe de 0ere8.
*uturile tre0uie s corespund 0ugetului dar %n primul r5nd m5ncrii.
Aran-area meselor
Modul %n care amplasai mesele %n interiorul locaiei depinde de caracterul
evenimentului. Mesele rotunde permit o comunicare mai 0un dec5t cele lungi
deoarece toi oaspeii se pot vedea la fel de 0ine.
Dispunerea meselor este %ntotdeauna o tem politic dificil %ntruc5t anga7aii
neimportani sau c(ui %n di(graie sunt surg$iunii c5t se poate de departe de masa
conducerii.
Putei manipula posi0ilitile de comunicare: pentru a evita formarea 0isericuelor i a%nlesni formarea de noi cunotine ae(ai la aceeai mas participani care nu se
cunosc %n preala0il.
,!emplu: la o conferin cu tema /,uropa la evenimentele din cursul serii participanii
au fost %mprii %n grupuri definite de anumite /ri. Mesele puteau fi recunoscute dup
decorarea tipic a rii respective i dup steagurile foarte vi(i0ile.
La un alt eveniment grupurile de mese au fost denumite i decorate %n funcie de
sucursalele firmei din %ntreaga lume: Cape oQn *ei7ing =ao Paolo Madrid i *remen.La fiecare mas sttea o /ga(d din ara respectiv pentru a da informaii neoficiale
despre ar i amplasamentul firmei pe teritoriul acesteia.
n %nc$eiere o o0servaie etic: tre0uie oare s ne facem at5tea gri7i %n privina
cateringului9 Da. pentru c dac nu ne-ar preocupa acest fapt nu ar fi niciodat mai
puin foamete %n lume.
&.1&. Tr/irile 4palpa%ile7
#0ordarea simului tactil %n cadrul unui eveniment comport mult fante(ie %n etapa de
creaie.
=pre e!emplu putei folosi un /0ar tactil care s fie cufundat complet %n %ntuneric la
care s poat fi pipite suprafeele unui nou produs indiferent c este vor0a de un
celular sau despre variante ale ec$ipamentului din interiorul unui automo0il.
&.1'. Acinea
36
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
37/48
Pentru ca mesa7ul s-i ating mai 0ine scopul i s persiste mai mult %n memorie
acesta tre0uie asociat cu aciuni la care particip oaspeii.
De e!emplu pentru a determina 1'O de repre(entani 6ageni de v5n(ri8 s triasc
intens i direct sen(aia de /toi %ntr-o 0arc au fost dui pe un vas-mu(eu unde li s-au
dat e!plicaii. ndeprtarea ruginii frecatul punii i vopsitul fac parte din aciunile la care
au acceptat s ia parte i participanii.
La t5rgul auto din Detroit spoturile pu0licitare ale firmei FolAsQagen puteau fi /trite de
vi(itatorii t5rgului. ntr-un film pu0licitar pentru F 4olf doi tineri interpretau %mpreun
c5ntecul /Mr. Ro0oto. La standul t5rgului vi(itatorii erau invitai ca %n timp ce pro0au
locurile din main s fredone(e ei %nii partitura cu a7utorul unui monitor pentru
AaraoAe. Ca urmare a aciunii lor o0ineau ca suvenir un CD %nregistrat live.
,;,MPLG:
Pentru e!emplificarea aplica0ilitii conceptului de ar$itectura de evenimente am ales
un eveniment organi(at de ,vent Plus pe 1) octom0rie 2OOY la Palatul Regal =ala
ronului: X,!perience 1OX - 1O ani Impression 4rap$ics Romania Prin acest eveniment
,vent Plus o companie de event arc$itecture a %nceput prin sta0ilirea XcoordonatelorX
evenimentului: memora0ilitate unicitate i pu0licul int al evenimentului %n ca(ul defa FIP-uri top management-ul companiilor partenere. X,!perience 1OX are la 0a(a cei
1O ani de pre(en pe piaa de producie pu0licitar a clientului i %nseamn construcia
cu a7utorul a 1O resurse inedite a unei atmosfere generatoare de impresii unice.
ntreaga structura a evenimentului si-a propus XatingereaX tuturor simurilor fie ca
vor0im de cel vi(ual tactil auditiv gustativ sau olfactiv si XcreareaX de impresii
action5nd intr-un tot unitar.
4sirea resurselor potrivite pentru eveniment este una dintre cele mai grele si in
acelai timp mai frumoase prti in designul unui eveniment. Resursele puse %n 7ocul
simurilor au fost repre(entate de performeri speciali(ai pe evenimente corporate si
componente a0solut inedite ce redefinesc am0iana. Multe dintre aceste resurse au fost
aduse in premiera in Romania de ctre ,vent Plus special pentru acest eveniment.
Cele 1O XimpresiiX au fost repre(entate de:
37
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
38/48
1. invitatul special - Bean rancois > ,!treme art painter ? mai e!act trendsetter-ul
care a introdus arta ZliveZ in evenimentele corporatiste prin reali(area in c5teva
minute de picturi de mari dimensiuni
2. air3 Lig$t - un $appening aparin5nd coala de dans a lui Loie uller in care
artista folosete efecte de lumini coregrafie si costume pentru a revela
auditoriului contemporan cei mai frumoi i rari fluturi
". Li[uid Lig$t =$oQ un program special creat de Ra3mond aecA %mpreun cu
ec$ipa sa de FB 6video performance artist8 care a personali(at locaia conferindu-
i o imagine ineditT
&. Mood =[uad 6 o trup 0elgian de lounge pop-7a(( 0and care a asigurat
0acAground-ul mu(ical8
'. ZCigar RollerZ a creat tra0ucuri on the spotpentru invitai %n atmosfera unui /miniatelier cu0ane(
). =cent Mac$inesM cu a7utorul crora atmosfera s-a modificat semnificativ din
punct de vedere olfactiv pe parcursul evenimentului
+. Eptimusic Interactive 0ar unde invitaii au putu comanda cocAtailurile 61O
cocAtailuri createpersonali(ate special pentru acest eveniment8 prin
direcionarea unui laser ctre cocAtailul dorit
Y. elemente de scenografie - coloane de spande! 6special importate ce au decorat(ona de eveniment8
W. proiectul Colors #F un proiect inovator prin care s-a creat un %ntreg nou univers
de sunet i imagini
1O.un s$oQ de 0armani \ L,D 0ars.
Pentru ca audienta s recepione(e clar mesa7ul pe care dorim s-l transmitem este
nevoie nu numai de un concept creativ puternic ci i de o declinare a temei unui
eveniment pana la nivelul celor mai mici detalii 6mu(ica scenografie \ decor catering
performeri efecte speciale costume etc8 0a(at pe un sistem raional care 7ustific de
fapt conceptul de la care se pornete. Importana unui eveniment a crui organi(are ine
cont de toate aceste lucruri consta %n e!ploatarea unei (one care permite crearea unui
univers e!perimental unic atractiv surprin(tor i memora0il pentru pu0lic. De aceea
i %n Rom5nia viitorul de(voltrii pieei de evenimente depinde %n mare msura at5t de
38
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
39/48
disponi0ilitatea i desc$iderea clienilor fa de acest mod de a vedea i a considera
lucrurile c5t i de e!istena unor specialiti 6ar$iteci ai evenimentelor8 care s cunoasc
i s opere(e cu conceptele despre care am vor0it la %nceput.
'. PBA@I+ICA?EA FI COM@ICA?EA @I EE@IME@T
,venimentele sunt proiecte: au un %nceput un final i o mulime de pai
intermediari de importan diferit. Cu a7utorul managementului de proiect acestea pot
fi organi(ate cu succes indiferent c5t de comple!e sunt.
La fiecare proiect e!ist sarcini prev(ute cu %nceput i final i termene specifice.
ermenele deose0it de importante sunt repre(entate de /0ornele Ailometrice.
*a(a de pornire tre0uie s o constituie conceptul i calculaia costurilor. n cadrul
acestora sunt descrise i enumerate toate pro0lemele precum proceduri de invitare
program punere %n scen cltorii catering sau $oteluri.
iecare pas tre0uie ae(at %ntr-o ordine cronologic. Cea mai potrivit este
%ncadrarea %ntr-un flu! cronologic al desfurrii care s %nceap cu startul i s se
%nc$eie cu un punct final 0ine definit. ntre aceste momente tre0uie sta0ilite sarcinile
relevante atri0uindu-li-se i interval de timp 6av5nd rol de /0orne Ailometrice8.
lu!ul general al desfurrii unui eveniment:@CEPTB P?OIECTBI Coman!a pentr concept
=#RCI# 1 ela0orarea conceptului
=#RCI# 2 pregtirea pre(entrii
,RM,GL # pro0a general %n agenie
,RM,GL * pre(entarea %n faa clientului
,RM,GL C re0riefingul
;O?@A JIBOMET?IC 1 ?epartizarea sarcinilor pe tipri !e activit/i
=#RCI# " transpunerea %n practic
,RM,GL D discutarea aplicrii
,RM,GL , introducerea garaniei
=#RCI# & edificarea i recepia
39
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
40/48
;O?@A JIBOMET?IC # Manifestaia
=#RCI# ' demontarea i preluarea
=#RCI# ) decontarea
+I@ABB P?OIECTBI Discia final/
'.1. I@+O?MA?EA FI DOCME@TA?EA
oate informaiile importante tre0uie s fie comunicate. =e %nt5mpl rar ca
informarea s fie a0undent i foarte des ca aceasta s fie deficitar. Comunicarea
tre0uie %neleas ca un proces permanent.Mi7loace de informare:
Convor0irea telefonic
=crisoareafa!-ule-mail-ul
Conferina telefonic
Fideoconferina
nt5lnirea
La convor0irile telefonice importante este 0ine s se fac %nsemnri su0 forma unor
documente.
La temele semnificative din punct de vedere comercial sau 7uridic ar tre0ui trimis o
not de informare prin scrisoare sau fa! participanilor relevani.
n ca(ul e-mail-urilor solicitai o confirmare virtual a citirii acestora.
Re(ultatul unei %nt5lniri de lucru ar tre0ui %nsemnat %ntr-un protocol care s rm5n la
dispo(iia participanilor.
#tunci c5nd solicitai clientului s v acorde li0ertate de aciune o0inei i o confirmarescris a acesteia %n special pentru proiecte tiprite planuri i modificri ale costurilor.
Documentaia:
nsemnrile su0 form de acte
Protocolul convor0irilor
40
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
41/48
#cordarea li0ertii de aciune
'.#. $TA;IBI?EA P?IO?ITKIBO?
u toate sarcinile i termenele din cadrul unui proiect sunt la fel de importante i de
urgente. *ine%neles c pentru a filtra nivelul de importan al punctelor din plan este
necesar puin e!perien.
Pentru sta0ilirea prioritilor pot fi utili(ate fie clasificarea %n prioriti de la 1 la ' 6ori %n
pro0leme de importan redus mi7locie sau mare8 fie aa-numita /regul a lui
,isen$oQer. Potrivit acestei reguli termenele i sarcinile se pot reduce la dou
categorii: /importante i /urgente precum i la negaiile acestora /neimportant i /care
mai poate fi am5nat. Pornind de la acest principiu se construiete o matrice simpl.
IMPO?TA@T @EIMPO?TA@T?
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
42/48
ermenele i sarcinile tre0uie %nregistrate %ntr-o list de verificare.
Pot fi utili(ate sofQare-uri speciale pentru managementul proiectelor sau programe care
dispun de posi0ilitatea sortrii automate 6,!cel sau funcia ta0elar de a ord8. #stfel
la finalul ta0elului pot fi %nregistrate noile sarcini i termene iar programul organi(ea(
din nou cronologic lista de verificare.
'.'. PBA@B ?E
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
43/48
La evenimente se reunesc oameni. #cest fapt presupune riscuri cu privire la
sosire plecare sau locaie.
Pentru a-i prote7a pe eventualii participani %n cele mai multe ri e!ist regulamente
dispo(iii i legi mai mult sau mai puin stricte referitoare la e!ploatarea localurilor %n
care se desfoar %ntrunirile i manifestaiile. =igurana anga7ailor este reglementat
prin prevederile privind prevenirea accidentelor. C$iar dac %n Gniunea ,uropean se
duc tratative pentru o reglementare unitar din pcate aceasta nu e!ist %nc.
#tunci c5nd %ncepei s cutat locaia potrivit prima %ntre0are pe care ar tre0ui s vi-o
punei este: Ce anume tre0uie avut %n vedere %n mod deose0it referitor la aspectele
legate de siguran9
n ca( c se %nt5mpl ceva se va anali(a imediat %n ce msur suntei responsa0il caorgani(ator.
=pre e!emplu %n 4ermania e!ist o ordonan cu privire la localurile-tip destinate
%ntrunirilor %n #ustria e!ist legi cu privire la localurile %n care se organi(ea(
manifestaiile. #cestora li se adaug reglementrile corespun(toare pentru protecia
muncii i prevenirea accidentelor.
n Rom5nia este aplica0il Legea nr. )O1WW1 privind organi(area i desfurarea
adunrilor pu0lice. n cuprinsul acestei legi sunt sta0ilite o0ligaiile organi(atorilor laadunrile pu0lice 6art. 128:
Ergani(atorii adunrilor pu0lice sunt o0ligai:
a8 s %nregistre(e declaraiile de desfurare a adunrilor pu0lice la unitile de
7andarmi competente teritorial cu cel puin &Y de ore %nainteT
08 s sta0ileasc persoanele responsa0ile pentru conducerea adunrilor pu0liceT
c8 s asigure un dispo(itiv propriu de ordine format din personal purt5nd %nsemne
distinctive sta0ilite %mpreun cu comandantul unitii de 7andarmi care asigur msurile
de ordine pu0licT
d8 s delimite(e spaiul de desfurare a adunrilor pu0lice prin semne distinctive i
vi(i0ile iar c5nd acestea se desfoar %n deplasare s ia msuri pentru limitarea
spaiului de circulaie ocupatT
43
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
44/48
e8 s ac$ite anticipat pe 0a( de devi( i factur contravaloarea serviciilor i a
amena7rilor solicitate consiliilor locale pentru desfurarea normal a adunrilor
pu0liceT
f8 s sta0ileasc traseele de afluire i defluire a participanilor i s ia msuri ca
ocuparea spaiilor destinate desfurrii adunrilor pu0lice s ai0 loc cu puin timp
%nainte de ora %nceperii activitilor iar prsirea lor s se fac imediat dup ora limita
sta0ilitT
g8 s ia msuri pentru inter(icerea participrii la adunrile pu0lice a persoanelor care au
asupra lor 0uturi alcoolice sau care se afla su0 influenta acestoraT
$8 s ia msuri pentru %ndeprtarea participanilor care prin modul de manifestare
tul0ur ordinea i linitea pu0lic iar c5nd acetia nu se supun s %i semnale(e
organelor de poliieTi8 s %ntrerup imediat adunarea pu0lic atunci c5nd constat c au intervenit fapte de
natura celor prev(ute la art. 2 6care st5n7enesc folosirea normala a drumurilor pu0lice
a transportului %n comun cu e!cepia celor autori(ate funcionarea instituiilor pu0lice
sau private a celor de %nvm5nt cultur i sntate a unitilor economice ori care
degenerea( %n aciuni tur0ulente de natur a pune %n prime7die ordinea i linitea
pu0lic sigurana persoanelor integritatea corporala viaa sau 0unurile acestora ori ale
domeniului pu0lic care sunt continuate dup ora 2"OO8 T dup resta0ilirea ordiniiadunarea pu0lica poate continua %n limita timpului iniial apro0atT
78 s inter(ic participarea la adunrile pu0lice a persoanelor care au asupra lor arme de
orice fel
materiale e!plo(ive sau incendiare su0stane iritant lacrimogene sau cu efect
parali(ant dispo(itive pentru ocuri electrice ori alte o0iecte ce pot fi folosite pentru
aciuni violente sau de tul0urare a desfurrii normale a acestora.
Conform instruciunilor privind sigurana %n spaiile %nc$ise tre0uie avute %n
vedere aspecte precum:
Cile de salvare
Cile de evacuare
Iluminatul %n ca( de nevoie
Ieirile de evacuare tre0uie s fie desc$ise
44
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
45/48
Protecia contra incendiilor
Capacitatea de %ncrcare a podelelor i estradelor
=igurana ec$ipamentelor transportate 6difu(oare reflectoare etc.8
Pre(ena personalului calificat 6maistru al salii al scenei8
*. ;
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
46/48
=e face a0ia dup ce evenimentul a avut loc. #ceasta evidenia( succesul sau
insuccesul economic al evenimentului.
*.1. C9t cost/ n eveniment=
iecare eveniment are costurile sale specifice.
Diferite tipri !e costri:
Ta8a !e consiliere pentru prestaiile lor nemi7locite precum concepie i
transpunere %n practic ageniile primesc un onorariu.
Costrile !e pro!cie sunt costuri care apar la eveniment pentru serviciile
proprii. Dintre ele fac parte costurile directe cele de personal i costurile indirecte.
C$eltuielile cu personalul au dimensiuni diferite %ntruc5t fiecare anga7at participant
cost diferit. Costurile unitare directe sunt costuri pentru prestaii directe care apare!clusiv cu oca(ia evenimentului. ,le sunt costuri pentru transport sau pentru
ac$i(iionarea de aparate speciale sau o0iecte necesare doar pentru acest eveniment.
Costurile indirecte sunt repre(entate de c$irii pentru sedii asigurri generale costuri cu
telefonul i comunicaiile.
Costri nitare pentr serviciile e8terne sunt costuri ale cror prestri nu
sunt reali(ate i nici calculate de ctre organi(ator 6agenie8. Din acestea fac parte
costurile cu locaia scena sonori(area lumini efecte 6laser artificii8 te$nica proiecieic$eltuielile cu artitii catering securitate asigurri documentaia etc. Prestatorul de
serviciu tre0uie informat cu privire la toate detaliile de care are nevoie pentru calculaia
sa 6informaii cu privire la timp la cantiti8.
La aceste costuri se adaug i adaosul datorat profitului.
A"a!ar pentr client prel !e ofert/ se compne !in: costri !e pro!cie
0costri nitare c privire la personal "i c privire la aciziiile !irecte2 costri
in!irecte a!aos !atorat profitli costri pentr serviciile e8ternalizate "i ta8a !e
4consiliere7.
Din ofert fac parte i condiiile de plat. n general pentru agenii deconturile
nemi7locite se fac imediat dup proiect. ermenele de plat %ndelungate nu constituie o
o0inuin.
Gn 0uget 6sau o ofert8 ar tre0ui s fie constituit din urmtoarele po(iii:
46
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
47/48
=erviciile ageniei sau serviciile proprii
=erviciile e!ternali(ate eventual ta!a de /consiliere
#lte costuri precum costurile cu finanarea
,ventual impo(itul pe cifra de afaceri a serviciilor ageniei sau a serviciilor proprii Condiii de plat
ot mai multe firme sunt interesate s-i cofinane(e parial sau total evenimentele prin
c5tiguri o0inute din 0iletele de intrare i din sponsori(ri.
,. EABA?EA EE@IME@TBI
Din pcate e!ist %nc puine metode convingtoare pentru msurarea saucontrolul succesului. Pro0lema const %n alegea metodei. Parametrii pur operativi din
domeniul organi(rii evenimentelor precum c$estionarea participanilor prin %ntre0ri de
tipul /#i fost mulumit de organi(area evenimentului9 sunt insuficieni.
Jelurile cantitative precum atingerea unor cifre de vi(itatori contactele sta0ilite
la distane accesi0ile generarea de adrese sau lic$idarea de stocuri se pot controla
relativ uor dac anterior au fost sta0ilite o0iective realiste. Multe evenimente au %ns
eluri /a0stracte. Cum se poate msura motivarea9
Indiferent de modul %n care dorii s msurai i s apreciai succesul
evenimentului tre0uie definite %n preala0il eluri realiste i clare.
Ce se msoar9
re0uie definite o0iectivele cantitative i calitative legate de comunicare.
Cine msoar9
re0uie v(ut dac e!ist capacitile metodele i competena necesare reali(rii i
apoi anali(rii unei evaluri. n ca(ul %n care acestea lipsesc tre0uie solicitat
consilierea unui institut pentru studiul pieei.
C5nd se msoar9
,ste suficient o c$estionare la sf5ritul evenimentului sau la standul t5rgului9 C5nd
este momentul potrivit pentru c$estionare9 Poate fi util ca %naintea evenimentului s se
sta0ileasc cu a7utorul interviurilor i al grupurilor-int alctuite din potenialii
47
-
8/12/2019 Organizarea Evenimentelor Curs Muresan
48/48
participani nite parametrii care s furni(e(e %n mod real posi0ilitile de comparaie
pentru c$estionarea de mai t5r(iu.
Cum se msoar9
C$estionarea poate fi %ntreprins cu a7utorul interviurilor live sau al celor telefonice. Din
e!perien %n aceste ca(uri cota rspunderii este ridicat. C$estionarele trimise prin
pot %n special cele a cror completare necesit mai mult de 1' minute sunt
dimpotriv mai puin acceptate. Dac grupul int este conectat prin Intranet sau prin
Internet c$estionarea se poate desfura on-line. n astfel de situaii cota rspunsurilor
este ridicat dar de asemenea ar tre0ui avut %n vedere faptul ca participanii s nu
piard mai mult de 1' minute cu completarea lor.
C$estionarele tre0uie s fie formulate clar i s fie %ntocmite sistematic. Ca stimulent al
motivrii se recomand sta0ilirea unui premiu care s fie ulterior la sori.
Cum se aprecia(9
Dup evaluarea pur statistic re(ultatele tre0uie prelucrate i interpretate corect.
;I;BIO