organizarea de evenimente - studiu de caz ziua porţilor d eschise (1)
DESCRIPTION
event planningTRANSCRIPT
-
Organizarea de evenimente corporate - ziua porilor deschise -
Asist. Dr. Paul Frca
Universitatea Babe-Bolyai Facultatea de tiine Politice, Administrative i ale Comunicrii Departametul de Comunicare, Relaii Publice i Publicitate
-
Importana organizrii de evenimente
Un eveniment este un generator de tiri despre propria
organizaie ce o poate aduce pe aceasta n atenia opiniei publice
prin intermediul mass-media.
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Principalele tipuri de evenimente
Evenimente organizate pentru publicurile interne ale unei organizaii:
angajaii
conducerea
acionarii
Ocazii: sfrit de an (revelion sau micro-revelion), Crciun, aniversarea unor ani de existen (primul an mpreun, la 5 ani, 10 ani, sau pentru organizaiile cu istorie: 50 de ani de existen, sau chiar 100 de ani de existen), srbtorirea unor realizri importante (intrarea organizaiei pe piaa bursier, creterea profitului cu 30%, depirea normei de vnzri...).
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Evenimente organizate pentru publicurile externe ale
organizaiei: clieni, jurnaliti, colaboratori, furnizori,
finanatori, competitori, simpatizani
Din aceast a doua categorie de evenimente fac parte:
conferinele de pres (acestea sunt adresate n primul rnd
jurnalitilor)
ziua porilor deschise
inaugurri de sedii, sau de spaii comerciale noi
lansri de produse sau servicii i diverse aniversri
comemorri etc
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Planificarea unui eveniment
Mai multe etape:
a) Planificarea trebuie nceput din timp, n funcie de anvergura evenimentului;
b) Elaborarea unui program planificarea fiecrui detaliu i desemnarea responsabililor pentru fiecare activitate;
c) Formarea unor grupuri de lucru cu oamenii implicai n organizare;
d) Selectarea unui model de invitaii care s fie n concordan cu tema aleas pentru eveniment;
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
e) Identificarea unor atracii (concerte, parade, dansuri, expoziii, prezentri de mod, filme, concursuri, tombole) asigur participarea oamenilor i pot face evenimentul memorabil
e) Alegerea cadourilor sau a suvenirurilor care vor fi nmnate participanilor la eveniment obiectele-cadou trebuie personalizate (sigla, logo, denumirea evenimentului, slogan);
f) Pregtirea ecusoanelor cu nume pentru organizatori i pentru jurnalutii ateptai la eveniment;
g) Evenimentul trebuie fcut public cu mult nainte de desfurare, prin ct mai multe canale;
h) Dup eveniment mulumiri adresate celor care au participat la eveniment, dar i celor care s-au implicat n organizare.
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Organizarea propriu-zis a unui eveniment
se recomand:
realizarea unei liste cu lucruri de verificat (timeline) cu cel puin o sptmn naintea evenimentului.
scopul acestei liste este de a nu omite niciun detaliu
pentru a mai putea aduga unele lucruri care pot
aprea spontan
reprezint un real ajutor pentru implementarea
aciunilor i ncadrarea n timp
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Elemente necesare pe parcursul desfurrii unui eveniment organizaional
Prezentri vizuale:
vin s susin discursurile
suport esenial pentru nelegerea unor subiecte
ajut mult audiena n special cnd sunt prezentate informaii cu caracter
tehnic
Aceste prezentri pot consta din:
grafice, tabele sau statistici folosite ntr-o prezentare pentru analitii
financiari sau o prezentare pentru angajai care explic un pachet de
beneficii;
mai pot include diferite fotografii sau se pot sintetiza anumite idei dintr-
un discurs.
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Prezena vedetelor n cadrul unui eveniment
atragerea unui public numeros
Ele pot fi incluse n programul evenimentului:
pot fi gazda respectivului eveniment
pot avea un moment al lor n cadrul evenimentului
sau pur i simplu pot ine un discurs prin care i exprim
simpatia fa de organizaie i fa de respectivul eveniment.
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Bugetul alocat unui eveniment
Scopul fixrii unui anumit buget este de a controla i de a
limita cheltuielile alocate organizrii propriu-zise a
evenimentului.
Un buget real stabilete un standard al performanei pentru
activitile desfurate.
Alocarea eficient a resurselor (umane, materiale,logistice)
depinde n mare msur de bugetul disponibil.
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Evaluarea unui eveniment
ncepe a doua zi dup eveniment
Evaluare cantitativ n baza articolelor din pres i baza tirilor difuzate la televiziune i/sau radio. Toate materialele sunt adunate ntr-un dosar de pres i sunt arhivate.
Evaluare calitativ consilierul PR realizeaz o analiz a tuturor articolelor aprute
ntrebrile analizei:
Cte articole au ludat evenimentul?
Cte articole au criticat evenimentul?
Cte articole neutre au aprut?
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Ziua Porilor Deschise
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Scopul organizrii zilei porilor deschise
Modalitate eficace de prezentare a rolului, misiunilor i a specificului unei organizaii;
Un eveniment care vine s amplifice transparena n procesul de comunicare dar i ncrederea reciproc (dintre organizaie i mediul exterior);
O ocazie pentru vizitatori (ziariti, simpli ceteni) de a cunoate o organizaie
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Obiectivele organizrii zilei porilor deschise
Punerea n tem a vizitatorilor cu privire la specificul
organizaiei;
Crearea de ocazii pentru apariia n pres a unor tiri
pozitive;
Redresarea imaginii unei organizaii
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Ocazii cu care poate fi organizat ziua porilor deschise
Aniversarea unor momente importante din viaa
organizaiei;
Lansarea unui nou concept/produs;
Prezentarea premiilor obinute n urma participrii
la trguri naionale sau internaionale;
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Activitile pe care consilierul PR trebuie s le efectueze pentru pregtirea vizitei
Realizarea unui plan privind modul de desfurare al vizitei;
S propun conducerii organizaiei:
data de desfurare
activitile desfurate
traseul de desfurare
persoanele care vor fi implicate n desfurarea evenimentului
Participarea efectiv la pregtirea vizitei sub toate aspectele;
Anunarea din timp a mass-media;
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
S propun i s organizeze pregtirea prealabil a
persoanelor din instituie, care vor fi implicate n contactul cu
ziaritii (n special) dar i cu ceilali vizitatori;
S planifice i s pregteasc personalul de nsoire pentru
grupurile de vizitatori, dac se preconizeaz participarea n
numr mare a acestora;
S pregteasc mape pentru vizitatori (care s cuprind: un
scurt istoric al organizaiei, cele mai importante realizri,
premii obinute, produse de top etc.)
S pregteasc o ncpere n interiorul instituiei unde
vizitatorii s poat viziona un film despre organizaie;
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Programul zilei porilor deschise:
Primirea invitailor se face de ctre un personal califcat;
Vizionarea unui film de 10-15 minute documentarul va
promova o imagine pozitiv a organizaiei;
Vizita propriu-zis vizita s curg de la un segment la altul,
astfel nct vizitatorii s rmn cu o imagine de ansamblu;
ncheierea vizitei vizitatorilor li se pot oferi cadouri
simbolice cu nsemnele organizaiei;
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Personalul implicat n organizarea zilei porilor deschise
Este selectat din cadrul organizaiei;
nsoitorii trebuie s dea dovad de politee i s
zmbeasc;
S fie cooperani, deschii, s anticipeze nevoile vizitatorilor
nsoitorii trebuie s fie capabili s dea informaii i s
rspund la ntrebrile vizitatorilor;
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Concluzie Succesul unui eveniment gen ziua
porilor deschise depinde de:
Organizarea riguroas
nsoitorii trebuie s asigure legtura dintre ziariti i
personalul organizaiei
nsoitorii trebuie s cunoasc foarte bine traseul de
urmat i regulile de baz stabilite pentru vizitatori
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca
-
Surse
Newsom, Doug, Turk Vanslyke, Judy, Kruckeberg, Dean, Totul despre Relaii Publice, Polirom, Iai, 2003.
Rus, Flaviu Clin, Introducere n tiina comunicrii i a relaiilor publice, Iai, Institutul European, 2002.
Stephan Schafer-Mehdi, Organizarea evenimentelor, Ed. All, 2008
Wilcox, D.I., Philip H., Agee, Warren K., Public Relations-Strategies and Tactics, Editura Harper Collins Inc., New York, 1992.
Asi
st. un
iv. dr.
Pau
l F
rca