EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Preparado por: Héctor J Guerra C.

Marzo 2008

PROCESO PROCESO ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO

ORGANIZAR

DIRIGIR

CONTROLAR

PLANEAR

LA ORGANIZACION

De latin coordination: coor (con); ordination (orden), se refiere a la coordinación de los recursos y esfuerzos de un gruppo de personas, con oportunidad, armonía y rapidez, implica la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las jerarquías, funciones y obligaciones, cuyo propósito es distribuir adecuadamente al personal de acuerdo a su capacidad y a las necesidades de la empresa.

Se distinguen tres etapas. JERARQUIAS, FUNCIONES y OBLIGACIONES dadas para el logro del objetivo. Fase de la administración en la que se establece el ¿QUÉ?, ¿CÓMO? y ¿QUIÉN? debe realizar las actividades.

Organización – Concepto• Es el establecimiento de la estructura

necesaria para la sistematización racional de los recursos mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación, y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones de la organización

CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES QUE APRENDEN

Cultura•Sentido de comunidad•Atención a empleados

•Confianza

Liderazgo•Riesgos compartidos•Empowermenta los empleados

Diseño organizacional•Equipos•Ausencia de Fronteras•Pocos “jefes”

Información compartida

•Abierta •Oportuna•Precisa

Estrategia•Orientación a clientes•Creación de nuevos Mercados•Inversión en oportunidades emergentes

EMPRESA que

aprende

MOLÉCULA EXTERNA DE LA ORGANIZACIÓN

Empresa

Sociedad

ClienteYoProveedor

Clientes

ORGANIZACIÓN

Proveedores

ComplementadoresCompetidores

Organizar

Estructura de la

organización

Diseño de la organización

Definiciones

fundamentales

Función pre-ejecutiva que establece relaciones efectivas entre personas para que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtener satisfacción personal al trabajar para la realización del objetivo

ORGANIGRAMA Representación gráfica por la cual podemos comprender mejor las relaciones, división de funciones, niveles jerárquicos a través de las líneas de autoridad y responsabilidad.

Es parte de una función más amplia de organizar e incluye el diseño de puestos, creación de relaciones de autoridad y la provisión de recursos humanos para la organización.

Es el arreglo e interrelación de las partes y posiciones de una compañía, específica la división de actividades y la relación entre funciones, además de identificar jerarquías y autoridad.

Es importante porque promueve la colaboración y negociación entre los individuos en grupo y mejora la la efectividad y la eficiencia de las demás al recoger, completar y llevar hasta los últimos detalles toda la PREVENCIÓN

Incluye las siguientes etapas:

1. Detallar el trabajo2. División del trabajo3. Combinación de tareas4. Coordinación del trabajo5. Seguimiento y organización

La importancia de organizar

El proceso de organización

Organización – Fundamentos• Es de carácter continuo• Es un medio para lograr los objetivos de la

organización• Suministra los métodos para desempeñar

las actividades eficientemente• Evita la lentitud, reduce costos e

incrementa la productividad• Elimina la duplicidad de esfuerzos al

delimitar fuciones y responsabilidades

PROCESO GENÉRICO DE ORGANIZACIÓN

- Identificación de actividades- Asignación de actividades- Diseño de estructuras- Determinación de niveles jerárquicos- Establecimiento de vínculos de coordinación- Delegación de autoridad- Control de responsabilidades

Organización – Tipología• Lineal o militar

Gerente General

Supervisor

Empleados

Au

toridad

Respon

sabilidad

Organización – Tipología• Staff

Presidente o director general

Director de fábrica

Superintendente

Supervisor

Obreros

Asesor Jurídico

Consultor del Director

Organización – Tipología• Funcional o de Taylor

Director de Fábrica

Gerente de Producción

Gerente de Finanzas

Gerente de Personal

Gerente de Mercadotecnia

Jefe de Abast. de Materiales

Jefe de control de

calidad

Jefe de adiestra-miento

Jefe de Manteni-miento

Empleados

Superintendente

Organización – Tipología• Lineo – funcional

Gerente General

Gerente de Producción

Gerente de Finanzas

Gerente de Personal

Gerente de Mercadotecnia

Fabri-cación

Control de

Calidad

Organización – Tipología• Comités

Gerente General

Gerente de Producción

Gerente de Finanzas

Gerente de Personal

Gerente de Mercadotecnia

Comité de Presupuestos

Comité de Mercadotecnia

Organización – Tipología• Matricial

Gerente General

Especialidad técnicaGerente No.2

Líder de Grupo

Subgerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

Gerente de Laboratorio

Gerente de Departamento

Organización – PrincipiosDEL OBJETIVO: todas las actividades

deben relacionarse con los propósitos de la empresa

ESPECIALIZACIÓN el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible a la ejecución de una sola actividad.

JERARQUÍA: se debe contar con niveles de autoridad, desde los puestos más altos hasta los de menor importancia.

EQUILIBRIO DE AUTORIDAD y Responsabilidad: a cada grado de responsabilidad debe corresponder un grado de autoridad.

UNIDAD DE MANDO: para cada función debe existir un solo jefe y un solo programa de acción.

DIFUSIÓN: las obligaciones de cada trabajador deben ser publicada y ponerse por escrito.

AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL: hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo.

DE LA COORDINACIÓN: las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.

CONTINUIDAD: la estructura organizacional debe mantenerse y ajusarse a las condiciones del medio

FLEXIBILIDAD: los procesos internos de la empresa dependen de los requisitos externos y las necesidades de sus integrantes.

ORDEN: un lugar para cada persona y cada persona en su lugar.

Organización – Proceso operativo

División del Trabajo

Coordinación

Descripción de Funciones

Departamen-talización

Jerarquización

Organización

Fuente: Fundamentos de Administración, Münch Galindo, García Martínez

Organización – Técnicas

Técnicas

Organigramas

Manuales

Diagramas de procedimiento o de flujo

Carta de distribución del trabajo o de actividades

Análisis de puesto

Organización - Técnicas• Organigramas

Asamblea accionistas

Gerente general

Mercadotecnia Finanzas Abastecimientos Personal

Gerente general

Mercadotecnia

Finanzas

Abastecimientos

Personal

Gerente general

Mercadotecnia

Finanzas

Abastecimientos

Personal

Gerente general

Mercadotecnia Abastecimientos

Finanzas Personal

a) Vertical b) Horizontal

c) Mixta d) Circular

Organización - Técnicas• Manuales

Política

Departamentales

Bienvenida

Organización

Procedimientos

Contenido múltiple

Técnicas

Puestos

Organización - Técnicas• Manuales de organización

Objetivos generalesPolíticas generalesGlosario de términos administrativosNombres de áreas o departamentos y puestosProcedimientos de organizaciónResponsabilidades de los altos nivelesFuncionesCartas de organizaciónDescripción de puestosDescripción de actividadesIntroducción y objetivos del manualHistoria de la empresa

• Manuales departamentalesObjetivos generales de la empresa, los del departamentos y los de sus secciones básicasPolíticas y normas generales de la empresa y del departamentoCarta de organización general y departamentalReglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamentalAnálisis de puestosGráficas de proceso y flujo

Organización - Técnicas• Diagramas de procedimiento o de flujo

Inicio o fin del flujo

Proceso

Decisión

Conector

Conector fuera de página

Documento

Operación manual

Retraso

Flujo del diagrama

Organización - Técnicas• Carta de distribución del trabajo o de actividades

Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada personaSe hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o secciónSe vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividadesSe complementa la información con la observación y la entrevistaSe suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corrsponden a cada personaSe analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse etc.Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro

Organización - Técnicas• Análisis de puesto

Tiene como objetivo:

Mejorar los sistemas de trabajoDelimitar funciones y responsabilidadesEvitar fugas de autoridad y responsabilidadFundamentar programas de entrenamientoRetribuir adecuadamente al personalMejorar la selección de personal

Organización - Técnicas• Análisis de puesto

Descripción del puesto: determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer

a) El encabezado o identificación• Título• Ubicación• Instrumental• Jerarquía

b) Descripción genérica c) Descripción específica

Especificación del puesto: descripción precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto

a) Escolaridad y conocimientosb) Requisitos físicos, legales, mentales y de personalidadc) Esfuerzod) Responsabilidade) Condiciones de trabajo

Bibliografía• Fundamentos de administración

Münch Galindo y García Martínez• Administración

Harold Koontz y Heinz Weihrich