organiser une conférence pour pas un rond
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Trucs et astuces non exhaustifs sur l'organisation d'un évènement, d'une conférence ou d'un débat à prix réduit. Voir nul.TRANSCRIPT
Et si on organisait une conférence pour pas un rond?
Par Antoine Servais, Community Manager, 2013
Vous travaillez dans une entreprise? Vous êtes étudiant? Vous êtes membre d’une associa;on? Vous avez décidé d’organiser une rencontre profesionnelle, un évènement ou une conférence? Voici quelques trucs et astuces qui vous aideront à organiser au mieux votre évènement. Le tout pour pas un rond. Ou presque.
Et si on organisait une conférence pour pas un rond?
L’idée: Choisissez un thème en lien avec votre entreprise ou votre associa;on, votre projet,… Choisissez un thème qui puisse vous permeIre d’avoir un public nombreux et varié et/ou qualifié. Choisissez un thème général en meIant en avant une spécificité de ce thème. Choisissez un thème qui vous permeIra d’accueillir des orateurs renommés. Et qui seront prêt à intervenir pour pas un rond.
Et si on organisait une conférence pour pas un rond?
L’équipe: Ne vous lancez pas seul pour l’organisa;on de votre projet. Cherchez des profils complémentaires. MeIez en place une équipe de personnes mo;vées. Répar;ssez un maximum les tâches. Entourez-‐vous de personnes ayant une connaissance de l’écosystème local. Trouvez des personnes mo;vées, prêtes à inves;r. Du temps et de la passion.
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Le choix des orateurs: Sondez votre entourage selon le sujet choisi. Envoyez des mails aux personnes ciblées. Recherchez les personnes influentes dans le domaine choisi. Visez la qualité avant la disponibilité. Dites vous que qui ne tente rien, n’a rien. Un orateur de renom peut très bien vous dire “OUI” pour X raisons sans rien accepter en retour… si ce n’est un verre de bière après son speech.
Et si on organisait une conférence pour pas un rond?
Le lieu: Aménagez un espace dans vos locaux. Ou externalisez votre évènement. Optez pour un lieu à la fois fonc;onnel et facile d’accès. Adaptez l’endroit selon le thème choisi. Restez réaliste par rapport à la taille du local et du sujet traité. Visitez les lieux bien avant et imaginez-‐vous le jour de l’évènement. Vérifiez votre budget et trouvez LA combine pour que l’on vous prête une salle à moindre de prix. Trouvez la valeur ajoutée de votre évènement et meIez-‐la en avant. MeIez-‐vous à la place de celui à qui possède l’endroit. Le reste viendra tout seul.
Et si on organisait une conférence pour pas un rond?
La technique: Soyez aIen;f à la connexion réseau de l’endroit choisi. Essayez de vous munir d’un projecteur ou deux. Pensez à meIre en place un réseau wifi pour vos orateurs et pour le public. Munissez-‐vous d’un ordinateur correct pour que votre (vos) intervenant(s) puisse(nt) s’exprimer sans accros. Prévoyez cables d’alimenta;ons, usb,… en supplément. Un appareil photo pour immortaliser l’évènement. Remplacez le mot “achat” par le mot “prêt” dans votre vocabulaire.
Et si on organisait une conférence pour pas un rond?
La com’: Etablissez un plan de communica;on quelques semaines à l’avance. Créez un évènement facebook, ouvert au public ou non. Parlez-‐en sur TwiIer. Créez un évènement officiel via eventbrite. Parlez-‐en à votre entourage, faites du bouche à oreille. Demandez à un étudiant graphiste de créer une affiche. Préparez une campagne d’emailing. U;lisez Linkedin et Viadeo pour passer le message. Prenez le temps et du temps pour votre publicité. Ici, le temps, c’est de l’épargne.
Et si on organisait une conférence pour pas un rond?
Le jour/soir même: Etablissez un partenariat avec une école d’hôtelerie pour le drink,… Prévoyez du temps pour le networking, avant et après la conférence. Diffusez nom et pass du réseau wifi. Faites la publicité et la présenta;on de vos partenaires avant les interven;ons. Un partenariat est toujours bénéfique pour les personnes impliquées dans un évènement. Même gratuitement.
Et si on organisait une conférence pour pas un rond?
Les chiffres: Le temps d’organisa;on et le budget dépendra de votre évènement. Pour un évènement “XXL” (entre 100 et 200 personnes aIendues), il sera préférable de s’organiser bien à l’avance et de s’entourer d’une bonne équipe afin de définir et contacter les partenaires, etc… Réunio;ne, bonjour! Un évènement S (20-‐30 personnes aIendues) pourra être plus light niveau intensité. Mais aIen;on à ne pas être pris de cours! Sérieux et rigueur sont la clef pour que votre évènement soit à la hauteur de vos aIentes.
Et si on organisait une conférence pour pas un rond?
Pour terminer: faites-‐vous plaisir! entourez-‐vous des bonnes personnes! demandez conseils! ayez l’envie! restez posi;f! Si vous appliquez ces quelques conseils, votre évènement devrait s’organiser au mieux et pour un coût minime. Voir nul. Bonne prépara;on! J Et si on organisait une conférence pour pas un rond?
Antoine Servais Community Manager Membre organisateur et orateur: -‐ du #CafeNMons (+-‐ 150 personnes réunies sur 3 évènements) -‐ du PechaKucha Mons (+-‐ 100 personnes réunies sur 1 évènement)
Contact: TwiIer.com/AntoineServais email: [email protected]
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