orçamentos de manutenção - central sigma · 7 tipos de orçamento basicamente temos dois tipos...
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ORÇAMENTOSDE MANUTENÇÃO
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Nesse e-book vamos apresentar algumas orientações e dicas que
devemos tomar ao montar um orçamento da manutenção, seja ele
anual, de terceiros ou até mesmo de futuros investimentos na
planta. Montar e estimar os possíveis gastos é fundamentar para
seguimos na direção certa, evitado imprevistos e gastos
desnecessário.
Devido a esse pontos e a outros mais que surgem é que a confecção
de orçamentos sempre estão presentes nas empresa e não só no
setor de manutenção.
Utilize esse E-book como uma leitura orientativa sobre as sua gestão
no setor, interprete de forma com que as informações contidas nele
façam toda a equipe crescer.
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As despesas de manutenção devem sempre ser previamente estimadas e avaliadas. Em caso de
avaria grave ou de sinistro isto é mandatório.Pode ser que a recuperação do item avariado ou
sinistrado não seja financeiramente viável, mas apesar de tudo pode ser que o reparo seja
desejado ou obrigatório.
Uma estimativa de custo usualmente não é feita para cada pedido de reparo de equipamentos
dentro da empresa. No entanto é necessário que exista uma estimativa dos gastos mensais e que
estas estimativas estejam integradas num plano anual de gastos que chamaremos de orçamento
anual.Deve haver um orçamento mensal e anual que deve ser honrado e cumprido.
Para ser avaliada financeiramente, para saber como está usando o dinheiro da empresa e com
quais resultados, é necessário que a Manutenção faça uma estimativa de gastos para o período.
Normalmente este período é o ano.
A Manutenção deve fazer este orçamento ou estimativa de despesas de manutenção em uma
unidade de produção qualquer, junto com os proprietários, donos da máquina ou com os usuários
destas máquinas.
Dentro de uma empresa, quem usa os equipamentos é a Operação ou a Produção.
Deste modo devemos fazer o orçamento em conjunto com a equipe de operação para que os
valores sejam os mais próximos da realidade esperada. Entendemos que a Operação ou a
Produção é a entidade, na empresa, que mais e melhor sabe o que vai produzir e com isto sabe o
quanto vai necessitar e solicitar das máquinas. Não é da competência da Manutenção discutir a
carga de trabalho das máquinas.
A Necessidade de um Orçamento
Esta estimativa de gastos e de
desembolsos é chamada de Orçamento.
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Compete ao pessoal da manutenção quantificar
os custos desta carga de trabalho e apresentar os
dados. Se a empresa entender que o custo de
operar é alto demais deverá arcar com as
consequências.
Os valores esperados de carga de trabalho
devem ser estimados em conjunto e os valores
esperados e que serão colocados nos orçamentos
devem ser encontrados em conjunto pela
Manutenção e pela Operação.
Como faremos uma estimativa é necessário que
coloquemos estes valores esperados dentro de
parâmetros os mais realistas possíveis, dentro da
real necessidade da empresa e da manutenção
de suas máquinas.
E possível que o orçamento seja adequado e que
já esteja estimando dentro dos menores valores
viáveis possíveis.
Só que sempre existem os tais “cortes
orçamentários”. O risco é um orçamento ficar
abaixo do mínimo necessário e não ser efetuada
uma manutenção adequada para a carga de
trabalho desejada.
Definições deOrçamento
Discriminação de origem e destino de
recur sos a se rem usados para
determinado fim.
Discriminação e detalhamento da origem
e do destino dos recursos da empresa e
como serão aplicados para manter os
itens, ativos, máquinas e equipamentos,
em condição de produção, em condições
de cumprirem a função esperada.
Discriminação de como serão usados os
recursos para manter os itens em
condições de produzir e ajudar a empresa
a cumprir a emissão esperada.
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Os orçamentos de manutenção devem ser feitos
periodicamente. Podem ser feitos anualmente,
sem reajuste. Podem ser feito anual com reajuste
mensal ou trimestral.
Os orçamentos em época de estabilidade
financeira devem ser feitos anualmente e sem
estimativa de correção de valores.
No entanto, em épocas de instabilidade
financeira e de inflação, é recomendo que exista
algum dispositivo para restabelecer o valor
monetário discriminado para que ainda seja
possível adquirir o item ou prestar o serviço
Quando fazer oOrçamento deManutenção?
Em manutenção devemos fazer todo o ano uma
estimativa de quanto gastaremos no próximo
período em materiais, em mão de obra e outros
tipos de despesas.
Faremos um orçamento de quanto esperamos
gastar no próximo período.
Os orçamentos de manutenção devem ser feitos
por duas razões principais:
a - Para estimar e prever os custos de manter os
equipamentos.
b - Para estimar e prever os custos dos serviços de
manutenção.
Além do mais, o orçamento deve ser feito para
que se tenha um parâmetro, um valor para lutar,
uma meta para cumprir. Será muito difícil avaliar
os resultados se não tivermos uma meta para
comparação.Não se deve tentar nada se não se
tem um alvo, uma meta a atingir.
Por que fazer oOrçamento deManutenção?
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O orçamento de Manutenção deverá ser feito
pelos que executam a manutenção, dentro das
regras e do modo de agir que está definido no
Manual do Financeiro.
No entanto, para se ter maior visão das metas da
empresa e dos níveis de produção, este
orçamento deverá ser feito por dois parceiros
mais envolvidos com a produção, ou seja, a
equipe de operação e a de manutenção.
Não é desejável que este orçamento seja feito
pela financeira ou pela equipe de contabilidade.
Repito, desejável ser feito pela Manutenção e
Operação em conjunto.
Entretanto, normalmente, nos orçamentos de
Manutenção estão envolvidos os seguintes
departamentos das empresas: Operação ou de
Fabricação, Manutenção, Financeiro ou de
Contabilidade, e Departamentos de Pessoal ou
Quem deve fazer oOrçamento deManutenção?
O orçamento, como já adiantado anteriormente,
deverá ser feito na manutenção e pelo pessoal de
gerenciamento e supervisão da manutenção.
Este orçamento será detalhado com apoio do
pessoal de operação.
Este orçamento deverá atender as metas de
produção e necessidades da empresa. Além
disso, no orçamento de manutenção deveremos
fazer constar tudo o que espera desembolsar no
período coberto pelo orçamento, não só as
informações de mão de obra e de material usado
nos reparos, mas ainda de administração,
controle, PCM e outros.
Deverá ser feito dentro das regras contábeis da
empresa e dentro de métodos contábeis da
empresa. Onde nele conste não só a parte de
custeio, mas também a parte de investimentos.
Onde fazer oOrçamento deManutenção?
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Tipos de Orçamento
Basicamente temos dois tipos de orçamentos com que temos que lidar: o Orçamento de Custeio e
o Orçamento de Investimentos, que depois são reunidos em um único e tornam-se um único
orçamento consolidado.
Orçamento de Custeio
São as despesas efetuadas no dia a dia para que a
empresa continue produzindo.
O Orçamento de Custeio deve indicar o que se
pretende gastar e onde se pretende gastar para
manter o sistema funcionando.
Deve detalhar e mostrar em quais equipamentos
que nós da manutenção despenderemos uma
parte do capital da empresa para manter esta
empresa funcionando e produzindo dentro das
necessidades de produção.
O orçamento deve indicar a Natureza dos Gastos
esperados, os códigos quanto a Função do Gasto,
os códigos quanto a Apuração e os códigos
quanto a Formação.
Do mesmo modo o orçamento deve indicar em
quais centros de custos e centros de
responsabilidade os valores serão despendidos.
Definições deOrçamento de Custeio
A discriminação de origem e destino de
recursos que descreve todas as despesas e
desembolsos que uma empresa deve
efetuar para se manter funcionando, não
só na parte de máquinas, mas também na
parte administrativa e ainda demais
divisões e departamentos da empresa.
A discriminação e detalhamento da
origem e do destino ou aplicação de
recursos que a Manutenção na empresa
necessita para manter os ativos em
condição de produção, em condições de
cumprirem a função esperada do item,
equipamento ou bem, ou para mantê-los
em condição de cumprirem a missão
esperada da empresa.
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O que considerar ao fazer umorçamento de custeio
Para fazer um orçamento de custeio você deve
considerar:
As despesas e desembolsos efetuados nos
anos anteriores
A tradição de produção
O que se espera acontecer e produzir para
o próximo ano, supondo que se esteja
fazendo um orçamento anual
Favor notar que aumento e alterações de
máquinas (investimentos de produção)
usualmente trazem aumento nos valores de
custeio da manutenção.
Quais valores devo usarcomo base em umorçamento de custeio
Um orçamento de custeio para a manutenção
para ser feito deve basear-se:
Na experiência anterior de custos de sua
manutenção de sua empresa
Nos níveis de produção esperados para o
período
Na idade dos equipamentos
Na tendência de preço da mão de obra (na
remuneração, na idade, em cada
especialidade e na escolaridade)
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Orçamento de Investimento
Pede-se não confundir Investimentos de
Manutenção com Investimento de Produção.
Nos investimentos de produção estão as
solicitações de verbas para máquinas e itens que
aumentam o potencial produtivo da empresa.
São chamados de Investimento para a produção e
estas solicitações e devem ser feito pela
Produção.
Esta solicitação de verbas para a substituição de
máquinas e itens para manter ou atualizar o
processo produtivo deve ser feita e proposta pela
Produção, ainda que seja detectada e justificada
por aumento de gastos em procedimentos da
manutenção e indicada a necessidade pela
Manutenção.
Veja o caso: a manutenção detectou que uma
máquina está em fim de vida e que será muito
difícil e oneroso manter esta máquina
funcionando dentro dos padrões corretos. A
manutenção demonstra e documenta esta
necessidade para a equipe de produção. Em
continuação a Produção é que deverá incluir esta
máquina em seu orçamento de investimentos.
Definições deOrçamento de Investimento
A discriminação da origem e destino de
recursos a serem usados para aumentar o
potencial da empresa, para aumentar o
seu ativo. Isto é usado para detalhar e
indicar onde se deve adicionar novos
equipamentos e itens que aumentarão o
potencial da empresa em produzir mais e
melhor. Incluam-se aqui as melhorias ou
aquisição de equipamentos de controle de
poluição ambiental, de melhoria de
segurança do trabalho, etc.
A discriminação e detalhamento da
origem e do destino e aplicação dos
recursos que a Manutenção necessita para
aumentar o seu potencial de manter os
ativos em condição de produção, manter
os ativos em condições de cumprirem a
função esperada deles e de cumprirem a
missão esperada da empresa.
Não deve ser a manutenção quem pede
verbas para investir e mudar máquinas
para o aumento de produção ou para
melhoria do processo produtivo.
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Disto implica que é a Manutenção quem pede para investir e para adquirir máquinas novas para seu uso em
manutenção. Pede e justifica a necessidade de adquirir instrumentos novos, para adquirir dispositivos de
testes e etc.
Assim um torno mecânico usado na oficina de manutenção será adquirido quando se constata que as peças
produzidas na manutenção para uso em manutenção tornam alguns processos de reparo mais rápidos e
mais baratos que outras alternativas.
A finalidade do orçamento de investimento da manutenção é de ampliar e tornar mais eficiente o processo
de manutenção, atualizando-o nas melhores técnicas.
Mas a atualização destas técnicas deve ter sua justificativa financeira. Não se compram novos
equipamentos para facilitar a vida da manutenção ou de seu pessoal, mas sim para tornar a manutenção
mais produtiva e eficiente. Com isto melhora o progresso de manutenção com suas consequências
benéficas para a empresa.
Ao pedir verbas para aquisição de novos bens a Manutenção deverá justificar onde utilizará o item e quais
benefícios ele trará, e sempre que possível estimar um valor de ganho no processo de manutenção.
Modelos de Orçamento de Manutenção
Diversos são os modelos de estimativas ou de orçamentos que se pode fazer. Os modelos mais usuais que podem ser feitos são:
A - Custo de manutenção orçado e fixado por equipamento. Normalmente estabelecido um valor fixo máximo ou médio para este equipamento.
B - Custo de manutenção orçado e fixado por unidade a ser mantida. Normalmente estabelecido um valor fixo máximo ou
médio para esta unidade (Seção, Setor,etc.).
C - Custo de manutenção orçado e fixado por quantidade de itens a serem produzidos. Neste caso o valor orçado para ser usado em manutenção é fixado e estabelecido em função da quantidade de cada item a ser produzido. O valor final orçado (ou estimado) deverá variar com a quantidade de itens a serem produzidos.
D - Qualquer combinação dos itens citados acima.
O SIGMA tem a solução!
O SIGMA - Sistema Gerencial de
Manutenção, utilizado como uma ferramenta
gerencial completa de manutenção, não poderia
deixar de lado o controle dos gastos da
manutenção que é, obviamente, de suma
importância para o setor.
O SIGMA dispõe de ferramentas específicas para
a identificação e controle dos diversos custos de
manutenção: uma deles é o relatório de
“Consumo de OS’s Programadas”. Nele
identificamos a provisão de peças relacionadas às
próximas manutenções preventivas. Além das
peças o custo também pode ser consultado.
Abaixo temos a imagem da tela de “Relatório de
Custos” utilizada para extrair os gastos em
Ordens de Serviço. Os gastos com Peça, Hora
Trabalha Normal, Horas Trabalhada Extra estarão
presentes nesse relatório e devidamente
identificados.
Dentro do pilar “CUSTOS” há outras tipos de
ações que podem ser feitas como emitir Gráficos
de Custos, modificar o Homem Hora de um
mantenedor (HH), Fechamento Contábil, entre
outros.
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