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Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit Enterprise

Content Management (ECM)

Frank Schneider, Global Services, OpenText

12. Juni 2013

Frank Schneider, Open Text

12. Juni 2013

Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit

Enterprise Content Management (ECM)

© 2013 SAP AG. All rights reserved. 3

Agenda

1. Open Text

2. Business Transformation mit Extended ECM

3. Prozesse mit ECM optimieren

4. Kundenbeispiele


SAP und OpenText – 20 Jahre einer Partnerschaft

1992

1997

2000

SAP Extended ECM

OpenText

übernimmt IXOS

SAP Archiving &

Document Access

2003

2007

2008 SAP Invoice Management

2009

2010

SAP Digital Asset Management

SAP Employee File Management

2011 SAP Document Presentment

SAP Travel Receipts Management

SAP Portal Content Management

SAP Portal Site Management

SAP ArchiveLink Co-Development, IXOS-ARCHIVE for SAP R/3

SAP ITS Co-Development (Internet Transaction Server)

SAP CRM Co-Development

Erster ISV “Powered by SAP NetWeaver”

Co-Development des DoD 5015.2

zertifizierten Records Management

Co-Innovation CMIS-Schnittstelle


SAP’s ECM-Portfolio “by OpenText”

Archiving Secure, compliant, cost-efficient storage of information

Document Access 360 degree information access

Employee

File

Management

Automate HR

File

administratio

n and enable

self service

scenarios

Invoice

Management

and OCR

Minimize

data capture

effort and

human

intervention

to streamline

acc. payable

processes

Digital Asset

Management

Optimized

management

of rich media

assets

Integrate

media into

marketing

communi-

cations

Document Presentment

Automate

document

generation

and

personali-

zation (e.g.

billing

statements)

Extended ECM

Best-of-breed

ECM with

unique SAP

integration

and process

support in

SAP and

non-SAP

Travel

Receipts

Management

and OCR

Automate

receipt

handling and

streamline

expense

management

process

Portal Content

Management

Document

Management

and

Collaboration

embedded

into SAP

NetWeaver

Portal and

Enterprise

Workspaces

Portal Site Management

Powerful

Intranet/

Extranet

authoring and

publishing

embedded

into SAP

NetWeaver

Portal and

Enterprise

Workspaces

ECM Plattform-Lösungen Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen

ECM Plattform-Lösungen Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen


Business Transformation mit ECM for SAP

Process Content

Unique Business Value

Drives the Work… …Provides the Context

Content Enriched Business Processes


Verbindung von Content und Transaktionen

zur Unterstützung des Gesamtprozesses

7

Content Transaktionen

SAP-Anwender Non-SAP-Anwender

Daten

Content

Problem: Fehlender

Business Content

Problem: Fehlende

Business Daten

Extended ECM


Von ECM zum umfassenden Prozessmanagement

Vorteile:

• Prozesseffizienz steigern durch die Verbindung von Content und Prozessen

• Compliance-Anforderungen erfüllen mit Records Management für SAP + non-SAP

• Dokumentenmanagement

• Volltextsuche

• Kollaboration & Social Media

• Scanning

• Workflow

• Records Management

• Archivierung

• …

Enterprise Content

Management

• ECM-Workspaces mit nativer

Integration in SAP

• Nutzung von SAP Daten,

Strukturen und Berechtigungen

• Nahtlose Integration in die

SAP User Interfaces

• SAP und ECM

„synchronisieren“

+ ECM

Business

Suite

Tiefe Integration in

SAP

• Projektmanagement

• Product Lifecycle Management

• Beschaffung

• Qualitätsmanagement

• Enterprise Asset Management

• Vorgangsbearbeitung

• Customer Relationship Mgmt.

• Und viele mehr!

Prozessspezifisches

ECM

=


Zugriff auf Content und Daten im bevorzugtem

User Interface

Workspace

MS SharePoint *

SAP GUI and SAP NW BC

SAP NetWeaver® Portal

SAP Extended ECM (Web UI)

SAP CRM und SAP SRM

MS Windows Explorer

MS Outlook und MS Office

Mobile Devices *

* Add-Ons sold

separately by

OpenText


Extended ECM erweitert zahlreiche

Unternehmensprozesse mit Content

10

Planung &

Entwicklung Einkauf

Produktion &

Betrieb

Vertrieb &

Marketing

Customer

Service

Finanzabteilung

Personalabteilung

Rechtsabteilung

IT

Zentrale Lieferantenakte

Audits und Zertifizierung

Records Management

Vertragsmanagement

Procure to Pay Dok.

Bid to Cash

Dokumentation

Marktanalysen

Angebotsdokumentation

Ausschreibungen

Zentrale Kundenakte

Case Mgmt. (Garantie,

Wartung, Störfall, …)

Kundenkommunikation

Projektmanagement (E&C, R&D, etc.)

Zusammenarbeit mit

Partnern

Knowledge & IP Mgmt.

Konsolidiertes ECM + ERP

Ablösung von Altsystemen

Integrierte Daten- und

Dokumentenarchivierung

IT Projektmanagement

Aufbewahrungsfristen

Automatisierte Compliance

Effizientes e-Discovery

Vertragsmanagement

Strategisches

Vertragsmanagement

Invoice Management

Mergers & Acquisitions

Dokumentation

Aufbewahrung von HR Records

Dokumentation zu Verfahren u.

Richtlinien

Wissensmanagement

Bewerberunterlagen

Enterprise Asset Mgmt.

Distribution / Logistik

Product Lifecycle Mgmt.

Qualitätsmanagement


Agenda

1. Open Text



4. Kundenbeispiele


Prozessoptimierung mit xECM

Procurement

Excellence

Production

& Operation

Excellence

Customer

Excellence

Human

Resources

Excellence

Financial

Excellence

Information

Technology

Excellence

content -enr iched business processes


Herausforderung in Produktion und Betrieb

© AIIM 2012 www.aiim.org / © OpenText 2012 www.opentext.com

44% of companies manage their

multi-channel output across

print, email, fax, social, etc. in

an ad-hoc / manual way

50% of companies do not have their

asset-related content linked to their

EAM* system — and half of those

feel that the two are out-of-step

95% of companies have asset

documentation distributed over

multiple, disconnected systems

58% of companies feel that poor sharing

of knowledge and expertise is an

over-riding issue in production &

operation.

* Enterprise Asset Management


Kern Prozesse in Produktion und Betrieb–

Achieve Excellence with ECM

Manage all plant and maintenance information in a

consistent and easy to access way that is

consistent with SAP structures

Enterprise Asset Management

Streamline

warehousing and shipping operations by a more efficient

document generation and

distribution

Logistics & Distribution

Manage quality-

related information and test

documentation in a traceable and auditable way

Quality Management

Manage material

and product related documentation over

the complete product lifecycle

Product Lifecycle Management


Technischer

Platz

Equipment

Instandhaltungs-

meldung Material

Lieferant

Instandhaltungs-

auftrag

Projekt

Extended ECM für Produktion & Betrieb Content Management für Schlüsselbereiche des Prozesses

Planung &

Konstruktion

Beschaffung &

Bau

Inbetrieb-

nahme Betrieb Instandhaltung Stilllegung

Anlagen Lebenszyklus

Extended ECM bietet Content Workspaces für

zentrale SAP Geschäftsobjekte im Anlagenbetrieb:

Aufgabenlisten

15


Beispiel: Equipment-Workspace im SAP GUI

16


Example: Access from Mobile Devices

17

OpenText Tempo* –

“Dropbox behind the Firewall”

OpenText Everywhere* –

Mobile Access and Filing

* Add-ons to Extended ECM sold by OpenText


Extended ECM – Equipment-Workspace in SharePoint

18


Extended ECM für Projektmanagement Content Management für Schlüsselbereiche des Projektes

19

Geschäftspartner /

Auftragnehmer

Projekt

Projektstruktur

(PSP)

Material Auftrag

Extended ECM bietet Content Workspaces für zentrale

SAP Geschäftsobjekte im Projektmanagement:

Angebots-

management

Projekt-

durchführung

Kontierung &

Abrechnung

Gewähr-

leistung

Projektmanagement

Bestellung

Projekt-

planung

Kunde


Extended ECM – Projekt-Workspace im Web User

Interface

20


Extended ECM – Projekt-Workspaces in MS Windows®


Project Workspaces in MS Outlook®


Produktion und Betrieb - Zusammenfassung

Fast access to relevant documentation

A 360-degree view of all plant and production information

Access to content from inside and outside SAP applications

Efficient repair, failure analysis and project management

Automated document generation and distribution

In-process collaboration

Safety and compliance

Logistics and Distribution

Enterprise Asset

Management

Quality Management

Product Lifecycle

Management


Business Transformation with ECM

for Production & Operation Excellence

Procurement

Excellence

Production

& Operation

Excellence

Customer

Excellence

Human

Resources

Excellence

Financial

Excellence

Information

Technology

Excellence

What Matters Most

Fast access to asset documentation, efficient collaboration

Get the right product to the right place at the right time with

the right information

Safety and compliance

What do the Best Achieve

Best run assets witness >3 times lower unplanned

downtime / outages (Top: 2.0, Average: 4.0, Bottom: 6.25) *

Best performers have 5 times lower annual service and

maintenance cost (Top: 1.5, Average: 4.5, Bottom: 2.7) **

Best performers have a 3 times less non-productive asset

life time (Top: 90%, Average: 80%, Bottom: 70%) **

Customer Benefits with ECM

3 million € annual savings with paper reduction in EAM

(Belgium Railways)

30% costs reduction for house connection files (Rewag)

80% fewer process steps, 67% faster document generation,

$ 2 million annual savings in distribution centers

(AmerisourceBergen)

Business Value Solutions

Enterprise Asset Management

Quality Management

Product Lifecycle Management

Logistics & Distribution

Project Management

** SAP Value Engineering, SAP EAM Benchmarking

* Data provided by APQC. ©1992-2012 APQC.

ALL RIGHTS RESERVED. www.apqc.org/osbc


Agenda

1. Open Text



4. Kundenbeispiele


Optimierung von SAP-Prozessen mit ECM Beispiel in Manufacturing: Viega (DE)

“Geschäftsprozesse ohne

Informationen und Dokumente

gibt es nicht. Diese werden aber

nicht nur mit SAP, sondern

natürlich auch mit anderen

Systemen wie zum Beispiel E-

Mail oder Office erstellt und

verwaltet.”

Michael Nippel, strategischer Leiter IT

bei Viega

Flexibilität und Transparenz

Transparenz durch 360° Sicht auf Kunden.

Synchronisation zwischen SAP CRM ERP und

ECM schafft Datenkonsistenz.

Effizienzverbesserung

Integration von ECM mit Geschäfts-prozessen

verbessert die Produktivität und Innovationskraft.

Umsatzsteigerung

Gesteigerter Vertriebserfolg durch die

Bereitstellung von Kundeninformationen im

gewünschten User-Interface.


Die Lücke zwischen ERP und ECM schließen Beispiel Energieversorger: IBAarau (CH)

“Wir suchten nach einer Lösung,

mit der wir Inhalte im Kontext der

Geschäftsprozesse verwalten

können. Der Zugriff sollte

schneller, einfacher, kompletter

erfolgen. OpenText hat die mit

Abstand tiefste und stabilste

Integration von ECM in SAP.”

Manfred Mengon,

ECM-Projekt-Manager, IBAarau

Flexibilität und Transparenz

Umdenken von der Sparte zum Prozess.

Verbesserte interne Kooperation und optimierter

Kundenservice.

Effizienzsteigerung

Schneller, einfacher und kompletter Zugriff auf

Kunden-, Lieferanten- und Anlageninformationen.

Compliance

Gesetzliche Vorgaben sowie internen

Weisungen werden erfüllt.

Lebenszyklus für geschäftsrelevante Dokumente

ist definiert.

http://www.ibaarau.ch/de/index.php

http://www.ibaarau.ch/de/strom/index.php?navid=900706900706


Warum SAP Extended ECM von Open Text?

OpenText ist ECM-Marktführer und SAP’s strategischer Partner für ECM-

Lösungen

Extended ECM bietet eine produktisierte Integration von ECM in tausende

SAP-Geschäftsobjekte (SAP ERP, CRM, SRM, PLM,… )

Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen über die bevorzugte

Benutzerschnittstelle (SAP GUI, SAP CRM, SAP Portal, Web GUI,

E-Mail-Anwendung, MS Office, MS Windows)

Geringes Implementierungsrisiko, geringere Updatekosten und TCO durch die

native Integration zwischen SAP und Open Text mit gemeinsamer

Produktentwicklung und Roadmap-Planung – zukunftssicher!

Einzige ECM-Lösung im Markt, die von SAP selbst qualitätsgesichert,

vertrieben und unterstützt wird.

Fragen?

Kontakt: Frank Schneider [email protected]

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