Optimalizace řízení informatiky Magistrátu města Brna

2011 – 2012

Účel projektuZlepšení kvality a efektivity výkonu veřejné správy v oblasti veřejných služeb za pomoci zvýšení kvality řízení informatiky

Cíle projektuStrategické plánování a tvorba koncepce rozvoje informatiky MMB

Řízení kvality projektů informatiky MMB

Standardizace řízení projektů a projektového portfolia a jeho zavedení do praxe cestou vytvoření projektové kanceláře MMB

Vyškolení pracovníků MMB

Prostředky dosažení cílů

Cílů bylo dosaženo realizací klíčových aktivit, vzájemně propojených, vedoucích k implementaci konkrétních opatření nastavených současně na dlouhodobou udržitelnost

Strategické plánování a tvorba koncepce rozvoje informatiky MMB (Informační strategie města Brna)

Řízení projektů MMB (Management kvality informatiky MMB)

Standardizace řízení projektů a projektového portfolia a jejich zavedení do praxe formou projektové kanceláře (Standardy řízení a koordinace projektů informatiky)

Vzdělávání pracovníků

Důvody realizace projektu

Neexistovala informační strategie a strategické plánování

Nebyla jednotná metodika řízení projektů IT

Vyskytovaly se problémy při realizaci a následné udržitelnosti projektů IT

Vyskytovaly se problémy s kvalitou na straně dodavatelů

Kvalifikace pracovníků úřadu v oblasti projektového řízení nebyla dostatečná

Management kvality informatiky MMB

Politika a cíle jakosti (formulování globálních záměrů, strategie a odpovědnosti za její naplňování)

Plánování jakosti (určuje procesy pro efektivní plnění cílů jakosti)

Řízení jakosti (kdo řídí – nese odpovědnost)

Prokazování jakosti (prokazování jakosti = shody s definovanými výstupy procesů)

Zlepšování (reakce na procesy monitorování, měření a analýzy)

Použitá metodika

Normy ISO 9001, 9004, 10005, 10006

Management kvality informatiky MMB – výstupní dokument

Definice pojetí kvality v podmínkách MMBAnalýza výchozího stavuNávrh na zlepšení procesů řízení kvalityManagement kvality

• Plán kvalityCíl kvalityMetrika cíle kvalityKontrolní bod kvality v životním cyklu projektuPostup přezkoumání kvalityKdo odpovídá / řídíZdroje pro přezkoumání

• Generický životní cyklus projektu

Návrh metodického pokynu (INA)

Standardy řízení a koordinace projektů informatiky, projektová kancelář

SWOT analýza současného stavuKlíčové procesy

• Managersky orientované procesyStrategické plánování a řízení zdrojůŘízení úkolů a komunikaceFinancováníSmluvní management

• Produktově orientované procesyNavrhování a architektonické řešeníŘízení požadavků a změn

• Kontrolně orientované procesyŘízení kvality a rizikAkceptační řízení

Klíčová aktiva projektů a analýza rizikKlíčová aktiva (předmět řízení) projektů

Náklady projektuTermíny projektuKvalita projektu Image schopnosti uřídit projekt Splnění zákonných požadavkůHodnota projektového portfolia Integrovanost projektového produktuTýmová spolupráce

Ke všem aktivům definiceHodnota aktiva (kritické, velmi významné, významné)Popis hrozby (financování, termín, legislativa…)Popis zranitelnosti Konkrétní rizikoNávodná otázka na typ projektuPředpoklad úspěchu

Návrh projektové kanceláře

Hlavní úlohy projektové kancelářeStrategický integrační management (Informační strategie)Projektový integrační management (Standardy řízení a koordinace projektů informatikyArchitektonický integrační management (Standard architektury pro základní rozvoj AIS)Smluvní integrační management (Standard smluv na projektech informatiky)

Standardy řízení a koordinace projektů informatiky – projektová kancelář

Návrh organizace, pravomoci a odpovědnosti jednotlivých rolí, uplatnění PDCA cyklu ve všech čtyřech oblastech6 etap postupného rozvoje systému projektového řízení a projektové kancelářeÚloha projektové kanceláře podél generického životního cyklu projektu

Další dokumentaceVorová projektová dokumentace

• Zakládací listina projektu• Zápisy z jednání a kontrola úkolů• Akceptační protokoly• Předávací protokoly

Vzorová smluvní dokumentace• Kupní smlouva• Servisní smlouva• Implementační smlouva• Mandátní smlouva

Informační strategie města Brna (2012 – 2014)

Výchozí rámec – Strategie pro Brno

Realizační tým

Použité metody – SWOT, BSCSWOT

• Organizace informatiky a informatické procesy• Podniková architektura• Přínosy informatiky pro SMB a MMB• Spokojenost uživatelů• Sumarizace

BSC• ICT přínosy• ICT zákazníci• ICT procesy• ICT potenciál a zdroje

Strategie Opportunities (příležitosti) Threats (hrozby)

Strengths (silné stránky)

Strategie S-O„VYUŽITÍ“

Využití vnitřních silných stránek a vnějších příležitostí

Strategie S-T „KONFRONTACE“

Využití vnitřní síly k zamezení vnějších hrozeb

Weaknesses (slabé stránky)

Strategie W-O„HLEDÁNÍ“

Překonání vnitřních slabosti využitím vnějších příležitostí

Strategie W-T „VYHÝBÁNÍ“

Preventivní obrana proti skloubení vnitřních slabostí s vnějšími hrozbami

Sumarizační SWOT tabulka

19 strategických cílů v základních čtyřech perspektivách

Název perspektivy a v ní pokládaná stěžejní otázka pro stanovení strategických cílů

Motto perspektivy

Perspektiva ICT přínosů (5 cílů)Jaké přínosy bude mít zadávající organizace (město Brno)?

Efektivnost*) a efektivita**) informatiky

Perspektiva ICT zákazníků (5 cílů)Co získají zákazníci (uživatelé, občané)?

Dlouhodobé vazby a spolupráce

Perspektiva procesů (5 cílů)Jaké procesy a funkcionalita informačních systémů umožní dosáhnout hodnot pro uživatele?

Strategie, architektura a městské standardy

Perspektiva ICT potenciálu a zdrojů (4 cíle)Jaký je potenciál a zdroje pro strategický rozvoj informatiky (lidské aj.)?

Sdílené technologie a znalosti

Strategická mapa (metoda BSC)

Zákazníci

Přínosy

Potenciál a zdroje

Procesy a funkce

Zákazníci

Přínosy

Potenciál a zdroje

Procesy a funkce

Logika strategie vychází z toho, že dosažení strategických cílů pro zákazníka, tj. uživatele informačního systému, se odrazí v přínosech pro město Brno. Proto je ve strategii perspektiva ICT přínosy podmíněna dosažením cílů perspektivy ICT zákazníci. Přínosy jsou v informační strategii v souladu se Strategií pro Brno očekávány v těchto oblastech:elektronická komunikace s občany a systémy veřejné správypodpora rozhodování pro všechny úrovně řízení postavená na automatizovaných agendáchkontrola a řízení kvality procesů úřaduposkytování vhodně reprezentovaných a strukturovaných informacíbezpečnost a dostupnost dat

Vazba perspektiv BSC

Strategické řetězce I

Řetězec rozvoje informatikySdílet ICT infrastrukturuZavést integrační datovou platformu a centrální úložiště datPosílit spolehlivost infrastrukturyVyužívat vazby na základní registry a centrální systémy veřejné správyJednoduše elektronicky komunikovat s občanyUmožnit elektronickou komunikaci s občany a systémy veřejné správy

Řetězec rozvoje agendZavést integrační datovou platformu a centrální úložiště datŘídit a motivovat klíčové uživateleIntegrovat nejlepší aplikace (best of breed)Strategicky plánovat a řídit architektonický rozvojDosahovat vysoké spokojenosti klíčových uživatelůAutomatizovat agendy a podporu rozhodování pro všechny úrovně řízení

Řetězec kvality a výkonnosti procesůŘídit a motivovat klíčové uživatelePosílit roli PK jako metodického a znalostního centraStrategicky plánovat a řídit architektonický rozvojStandardizovat řízení bezpečnosti a kvality informacíPoskytovat údaje o průběhu procesů úřaduUmožnit kontrolu a řízení kvality procesů úřaduPoskytovat vhodně reprezentované a strukturované informace

Řetězec standardů a metodikyPosílit roli PK jako metodického a znalostního centraStandardizovat řízení bezpečnosti a kvality informacíProsadit městské standardy informatikyMetodicky sjednotit informatiku SMBPoskytovat vhodně reprezentované a strukturované informaceZaručit bezpečnost a dostupnost dat

Strategické řetězce II

Strategické projekty v návaznosti na BSC cíle

Na pokrytí 19 strategických cílů byly navrženy následující strategické projekty:1. Integrační datová platforma (BSC cíle 2, 6, 15)2. Základní registry (BSC cíle 10, 15)3. Datový sklad (BSC cíle 2, 6, 13, 16, 17, 18)4. Bezpečnost (BSC cíle 8, 14, 19)5. Infrastruktura (BSC cíle 1, 5)6. Procesy na styku s občany (BSC cíle 6, 11, 13, 15, 16, 17, 18)7. Spolupráce klíčových uživatelů (BSC cíle 3, 6, 12, 15, 17)8. Projektová kancelář (podpora strategických projektů, BSC cíle 4, 5, 6, 7, 9, 14)9. Jednotný informační systém statutárního města Brna (BSC cíle 1, 10, 14)

Využití výstupů projektu Optimalizace řízení informatiky MMB

Odbor městské informatiky v roce 2011 získal a v roce 2012

obhájil certifikát ISO 9001/2009na procesy

projektového řízení při poskytování služeb ICT

uživatelům MMB

Realizace strategických projektů

Průběžně jsou plněny projekty dle harmonogramu:Integrační datová platformaNapojení na základní registryBezpečnostní projektSpolupráce s klíčovými uživateliProjektová kancelářImplementace jednotného IS v rámci SMB

Děkuji za pozornostIng. Jaromír Emmer

Odbor městské informatikyMagistrát města Brna

emmer.jaromir@brno.cz