opfrissingscursus catalografie 20110503

Opfrissingscursus

catalografie LW

3 mei 2011

An Verstraeten

Overzicht

1. Copy cataloging

2. Items

3. Aanpassingen van de handleiding

4. Vragen/opmerkingen

3 mei 2011 2Faculteitsbibliotheek LW

Copy cataloging

• Copy cataloging = F12-functie (locate similarrecord)


Copy cataloging


• Waarom deze opfrissing copy cataloging?


Copy cataloging



1) Nieuwe handleiding copy cataloging (maart 2011): aanpassingen doornemen


Copy cataloging



1) Nieuwe handleiding copy cataloging (maart 2011): aanpassingen doornemen

2) Copy cataloging: van erg groot belang voor de collecties LW > retrocatalo noodzakelijk voor verhuis


Copy cataloging

DOCUMENTATIE

• Handleiding op intranet

• Checklist op intranet: handig instrument bij het catalograferen:


http://intranet.libugent.be/media/docs/20110321_handleidingLocateSimilarRecord_def.pdf

http://intranet.libugent.be/media/docs/richtlijn_201103_Waarop_letten_bij_F12.pdf

http://intranet.libugent.be/media/docs/richtlijn_201103_Waarop_letten_bij_F12.pdf

Copy cataloging

WORKFLOW

1. Opzoeken in Aleph


Copy cataloging

2. De beschrijving is aanwezig enkel item toevoegen


Copy cataloging

!!! Controleer goed of het om dezelfde editie gaat!!!

Zie cursus catalografie, p. 23

• Voor een andere editie of gewijzigde, herziene of vermeerderde druk wordt een nieuwe beschrijving gemaakt. • Ongewijzigde drukken van een zelfde editie binnen het zelfde jaar: geen nieuwe beschrijving. • Ongewijzigde drukken die niet in hetzelfde jaar verschijnen: nieuwe beschrijving maken.


http://intranet.libugent.be/media/docs/handleidingcatalografie2006.pdf

http://intranet.libugent.be/media/docs/handleidingcatalografie2006.pdf

Copy cataloging

3. De beschrijving is niet aanwezig

beschrijving toevoegen


Copy cataloging

• Open een lege template via , via Ctrl-A of via Cataloging > Open Template


Copy cataloging

• Kies een template, bijv. book_eng.mrc voor een Engelstalig boek, dubbelklik of klik op Open.


Copy cataloging

4. Vanuit de template kan je een record in een aantal andere databanken terugvinden door te zoeken op ISBN en/of titel. Dit zoeken heet “Locate similar record” en kan je activeren via F12 (of via Edit in de menubalk bovenaan).


Copy cataloging

• Zoekvraag op basis van het ISBN 020-veld

!!! Het ISBN moet zonder koppeltekens ingevoerd worden in het 020-veld!!!

Dus: 2213609896 ipv. 2-213-609896

En: 9789025438180 ipv. 978-90-254-3818-0


Copy cataloging

• Zoekvraag op basis van de titel 245a-veld: gebruik de 3 meest specifieke betekenisvolle woorden van de titel en/of ondertitel

Vb. laatste liefde moeder i.p.v. de van mijn


Copy cataloging

• Zoekvraag op basis van de titel 245a-veld

!!! als 1 van de 3 langste woorden AND, OR, NOT of SET is, krijg je een foutmelding!!!

Vb. talking and thinking > ERROR

talking and thinking patterns > OK


Copy cataloging

• Zoekvraag op basis van de titel 245a-veld

!!! Woorden moeten voluit geschreven worden!!! (voorbeeld?)

!!! Afkappingstekens in de titel kunnen voor problemen zorgen!!!

Vb. writer block ipv writer’s block


Copy cataloging

4. Locate similar record – F12

• Druk op F12

• Selecteer alle databanken van Library of Congress tot en met BL en klik op Locate.


Copy cataloging

5. Databanken waarin kan worden gezocht• 1 – LoC (Library of Congress)

• 2 – BNB (British National Bibliography)

• 3 – Libis

• 4 – Open Vlacc

• 5 – Libris Zweden

• 6 – BL (British Library Catalogue)

Deze databanken zijn in een voorkeurvolgordegeplaatst. Indien de gewenste beschrijving in LoCzit, neem je daaruit over, in tweede instantie uit BNB, etc.


Copy cataloging

6. Overnemen van een beschrijving• Nadat je op Locate hebt geklikt, zie je per databank hoeveel

beschrijvingen die beantwoorden aan de zoekvraag er gevonden zijn.

• Selecteer een databank, bijv. LoC, door er op te klikken en klik vervolgens op Show Record.


Copy cataloging

• Als er meerdere resultaten zijn, krijg je een lijst waarvan je de volledige beschrijvingen kan bekijken met View Full.


Copy cataloging

• Controleer goed of de beschrijving overeenkomt met het werk dat je wilt invoeren (check zeker publicatiejaar en editie).

!!! Let goed op dat de gekozen beschrijving niet van een elektronisch boek is wanneer je een print boek beschrijft!!!


Copy cataloging

• Als je de juiste beschrijving hebt gevonden, klik je op Select en antwoord je “Yes” op de vraag of je de beschrijving in je huidige (lege) record wil overnemen.


Copy cataloging

7. Waarop moet je zeker letten nadat je een record hebt overgenomen?- Diakritische tekens (o.a. accenten)

- Niet relevante of niet van toepassing zijnde informatie

- 008 : datum en taalaanduiding (openen met CTRL-F)

- 020 : ISBN

- 100/700 : auteursvermelding

- 245 b/c : titel en auteursvermelding

- 245 h : materiaalaanduiding

- 260 : imprint

- 490 : reeks

- 765 : oorspronkelijke titel


Copy cataloging

• Diakritische tekens (o.a. accenten):Verbeteren wanneer deze niet correct zijn overgenomen.

Vb. e’le`ve >> élève


Copy cataloging

• Diakritische tekens (o.a. accenten):Verbeteren wanneer deze niet correct zijn overgenomen.

Vb. e’le`ve >> élève

• Niet relevante of niet van toepassing zijnde informatie

Verwijder informatie die enkel betrekking heeft op stukken in de brondatabank.

Vb. bij LoC: LC copy misbound, Thatcher collection, microfilm, [from oldcatalog]…

Deze informatie komt voor in 5XX, 710, e.a. velden.


Copy cataloging

• 008 : taal – en datumaanduidingTaalcode: verbeteren of aanvullen indien nodig

Vb. und (undefined) vervangen door eigenlijke taalcode

Datum: verbeteren of aanvullen indien nodig, bijvoorbeeld

260c 20e eeuw >> 008 Type of date: q; Date 1: 19??

260c 198? >> 008 Type of date: q ; Date 1: 198?

260c 2003-2004 >> 008 Type of date: m;Date 1:2003;Date 2:2004

260c n.d. >> 008 Type of date: n ; Date 1 : [blanco]


Copy cataloging

• 020 : ISBNEén 020-veld met twee a-subvelden moet worden opgesplitst in twee afzonderlijke 020-velden


Copy cataloging

• 020 : ISBNEén 020-veld met twee a-subvelden moet worden opgesplitst in twee afzonderlijke 020-velden

• 100/700 : auteursvermeldingSteeds Familienaam, Voornaam in het a-subveld. “De”, “Van”, etc. komen steeds vooraan

Vb. Steen, Jan van der > Van der Steen, Jan

Hoofdauteur van 700-veld naar 100-veld aanpassen bij Libis


Copy cataloging

• 245b/c : ondertitel en auteursvermelding245b : aanvullen indien nodig

245c : aanvullen indien nodig.

Alle auteurs vermeld in 245c moeten opgenomen zijn in 100-en/of 700-veld


Copy cataloging

• 245h : materiaalaanduiding!!!Let goed op dat je voor een gedrukt boek geen beschrijving van een elektronisch boek overneemt!!!

Dit herken je aan 245h [Electronic resource] of variant.

Geef desnoods de voorkeur aan een beschrijving van een andere editie waarvan je jaartal etc. aanpast.

Indien dit niet kan, wis je de materiaalaanduidingen die niet overeenkomen met het werk dat je beschrijft.


Copy cataloging

• 260: ImprintAanvullen indien onvolledig (zowel plaats van uitgave, uitgever als datum van uitgave).

Dit komt vaak voor bij Libris.

Bij LoC of Libis staat soms n.d. in 260c, terwijl de datum op het boek wel kan teruggevonden worden.


Copy cataloging

• 490 (reeks) Reekstitel aanvullen in 490 indien nodig.


Copy cataloging

• 490 (reeks) Reekstitel aanvullen in 490 indien nodig.

• 765 : Oorspronkelijke titelAanvullen indien nodig.

In andere databanken wordt deze vaak in 240 (LoC), 500 (LoC), 534 (Open Vlacc) of nog andere velden vermeld. Dit pas je aan naar een 765-veld (met als indicatoren 18)


Copy cataloging

Nadat we het record hebben overgenomen uit een externe databank, en we het record conform deze regels aangepast hebben, geven we het record een item.


Items

• Grote nood aan uniformiteit!!!

• Zichtbaarheid in OPAC

• Aanpassingen door de jaren heen


Items

• Item toevoegen

Item module > New (!) : leeg item invullen

Sublibrary (opletten voor aanpassingen!)

Collection

Material type (zeker aanpassen bij CD’s, DVD’s, tijdschriftnummers, etc.)


Items

• Item toevoegen

Plaatsnummer (bibliotheekcode.plaatsnummer)

!!! Geen spaties of aanhalingstekens in plaatsnummers!!!

!!! Probeer uniformiteit te bereiken inzake de plaatsnummersvan een welbepaalde collectie!!!

Item Status

Barcode/Add


Items

• Meerdelige werken: voor elk deel een item

Duplicate

Description: V. 1, V. 2, V. 3

!!! Niet v. 1, v.1, V 1, V1, vol.1, etc.!!!

> Enum.Level :01, 02, 03


Items


Items

• Notavelden:Op itemniveau vind je in het tabblad 3. General information (2)drie notavelden terug:

OPAC note

Circ. note

Internal noteIeder veld heeft zijn eigen functie


Items

• Notavelden: OPAC note:

Zoals de naam vermeld, komt hierin de informatie die zichtbaar is in de OPAC (Online Public Access Catalog), dus alle mededelingen en informatie die zichtbaar mag of moet zijn voor het publiek.

Vb. Beschadigd exemplaar, Fotokopie, Gesigneerd (door…), Ex libris van XXX, etc.


Items

• Notavelden:• Circulation note: hier komen boodschappen die moeten

verschijnen bij de leenregistratie

Vb. Met losse kaarten, + CD-ROM, + DVD, etc.


Items

• Notavelden Internal note: hierin kan allerlei interne informatie in

genoteerd worden. Dit veld is niet zichtbaar voor het publiek.

Vb. Schenking van prof. H. Wallyn, Afvoer van LW03/L04, etc.

!!! Er is een verschil tussen een ex libris van een persoon en de aanduiding dat een werk is geschonken door iemand. Een bepaalde instelling kan bv. een boek schenken (Internal note) dat een ex libris van een bepaalde professor bevat (OPAC note)!!!


• 246-veld of parallelle titel-veld

• 490-veld of reekstitel-veld

• 6XX-veld of trefwoorden-veld

• 765-veld of oorspronkelijke titel-veld

• deleten van records en tijdschriftholdings


Aanpassingen van de handleiding

/media/docs/richtlijn2011_02_Deletenvanrecordsentijdschriftholdings.pdf

/media/docs/richtlijn2011_02_Deletenvanrecordsentijdschriftholdings.pdf


• 246-veld: paralleltitelEen paralleltitel is een identieke titel in een andere taal. Bij tijdschriften worden hier ook letterwoorden opgenomen (bv. JCR voor Journal citation reports). Voor elke paralleltitel wordt een nieuw 246-veld gecreëerd. Vergeet niet het 008-veld (mul) en het 041-veld (2 of 3 language-codes) aan te passen.



• 246-veld: paralleltitelTot 2009:



• 246-veld: paralleltitelCorrect!



• 490-veld : reekstitelReeksen zijn seriële publicaties, die bestaan uit een volgens opzet aantal monografieën, die behalve de gemeenschappelijke reekstitel ook een eigen titel hebben. Zij worden meestal door één uitgever gepubliceerd in dezelfde uitvoering. Een reekstitel wordt helemaal in subveld a ingevuld. De onderscheiden delen worden gescheiden door een specifieke interpunctie, kenmerkend voor de stringmethode. Hier is een zoekactie in de catalogus aangewezen (F3)! Is er meer dan één reeks of is het een meertalige reeks, dan komen die in aparte 490-velden.



• 490-veld : reekstitel

Tot 2009



• 490-veld : reekstitel

Correct!



• 765-veld : Oorspronkelijke titel

Voordien:



• 765-veld : Oorspronkelijke titel

Correct!



• Deleten van records en tijdschriftenholdings:

Zie richtlijn Universiteitsbibliotheek


http://intranet.libugent.be/media/docs/richtlijn2011_02_Deletenvanrecordsentijdschriftholdings.pdf

Opmerkingen

• 6XX-veld

Bij beschrijvingen die reeds in Aleph aanwezig zijn of die we overnemen via Copy cataloging:

neem de 6XX-velden ONGEWIJZIGD over.


Opmerkingen

• 6XX-veld

Het zelf toekennen van trefwoorden van beschrijvingen kan:

- Door een trefwoordenveld te kopiëren uit LoC

- Door zelf een trefwoordenveld toe te voegen: 690-veld (hoofdzakelijk voor UB-catalografen, uitzondering: Benn voor Architectuurfocus)


Semantiek …

• Workflows = de voormalige katogen UB / FLW

• Richtlijnen = veranderingen aan de bestaande handleiding

• Handleidingen = identiek aan procedures


Vragen?

Contact

An Verstraeten

Tel. 09/264.38.66

E-mail: [email protected]


Informatie over standaarden

• MARC21http://www.edavid.be/wiki/index.php?title=MARC%2C_MARC21

• FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records) http://www.vvbad.be/node/1807

• RDA (Resource Description and Access)http://access.rdatoolkit.org

• FOBID metadata studiedag 2010http://sitegenerator.bibliotheek.nl/fobid/overig46/overig46.asp?item=165698&NewsID165698=15630


http://www.edavid.be/wiki/index.php?title=MARC,_MARC21

http://www.edavid.be/wiki/index.php?title=MARC,_MARC21

http://www.vvbad.be/node/1807



http://access.rdatoolkit.org/

http://sitegenerator.bibliotheek.nl/fobid/overig46/overig46.asp?item=165698&NewsID165698=15630

http://sitegenerator.bibliotheek.nl/fobid/overig46/overig46.asp?item=165698&NewsID165698=15630

Bronnen

• Intranet UB

• Richtlijnen en handleidingen FLW


opfrissingscursus catalografie 20110503

Education