olle ebbinghaus registrator 2015
TRANSCRIPT
Att utveckla hållbara rutiner för
registrering och diarieföring,…
Registrator 2015
Abilitypartner, Stockholm 2015-04-15
….koppla till verksamhetens mål och få
verksamheten att jobba på ett korrekt
sätt.
• Så utvecklar du goda instruktioner för vilka handlingar som ska registreras, vilka som inte ska registreras samt hur registreringen ska gå till för att framgångsrikt bidra till verksamhetens mål
• Hur utvecklar du väl fungerande rutiner för diarieföring för att leva upp till en god offentlighetsprincip?
• En alltmer digitaliserad miljö där allt fler är inne och jobbar i systemet - vad innebär det för diarieföringen?
Vem är Olle?
• Arkivarie
• Statligt anställd 1990-1997
• Konsult sedan 1998, nu på Dokumentinfo AB
Dokumentinfo AB • Oberoende konsultbolag
• Kurser, seminarier, nyhetsförmedling
• Dokumenthanteringsplan.se
• Sysselsätter idag 5 personer och söker konsulter
Agenda • Inledning
• (Offentlighetsprincip) Handlingsoffentlighet och registreringsskyldighet
• Verksamhetens mål
• Utveckla hållbara rutiner och goda instruktioner
• Vad ska registreras? Vad ska inte registreras? Hur ska registrering ske?
• Diarieföring i förändring - nya systemstöd och arbetssätt
Avsnitt 1
Handlingsoffentlighet och
registreringsskyldighet
Varför diarieför vi?
Diskussion
Därför diarieför vi
LAGKRAV?!!
Lagkrav
• Tryckfrihetsförordningen
• Offentlighets- och sekretesslagen
• Arkivlagen
Handling är allmän,
om den förvaras hos myndighet och
är att anse som inkommen till eller
upprättad hos myndighet.
2:a kap TF på 2 minuter
Utlämnande av allmänna handlingar
• Genast
• Gratis
• Kopia mot avgift
Registreringsskyldighetens omfattning Av registret ska framgå: 1. Datum inkom/upprättad 2. Diarienummer eller annan beteckning 3. Avsändare eller mottagare om det är
aktuellt 4. I korthet vad handlingen rör
Handlingarna ska registreras så snart de har kommit in eller
upprättats
Vad behöver inte registreras?
Handlingar som
inte omfattas av sekretess
behöver inte registreras om de
hålls så ordnade
så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in
eller upprättats.
Vad behöver inte registreras?
Om det är uppenbart att en allmän handling är av
ringa betydelse
för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas
ordnad
Vad ska diarieföras?
Handling
Allmän
Registrera
Diarieföra
Registrera på annat sätt
Av ringa betydelse -
Registrera inte
Hålls ordnade – Registrera
inte Inte allmän
Diarieföring är en form av registrering!
Avsnitt 2
Verksamhetens mål
Verksamhetens mål?
Diskussion
Verksamhetens mål!
????
Vilka mål har vi?
Vilka mål har vi?
Syfte: Vi ska ha en ärendehantering som underlättar beslutsfattandet för handläggarna så att medborgarnas ansökningar blir avgjorda snabbt, med hög kvalitet och enligt gällande regelverk
Effektmål: Alla ansökningar som sker via webben ska vara fullständiga (dvs inte behöva kompletteras) om ett år
Projektmål: Införa ett regelstyrt webbformulär, integrera det med ärendehanteringssystemet och implementera regler så att det inte går att skicka in en ofullständig ansökan
Vad är ett mål? Exempel
Exempel på stöd diarieföringen kan ge till
verksamheten
• För att kunna leva upp till lagstiftningens syfte behöver vi ha fler uppgifter än de 4 som lagen kräver,
• Diariet ska användas till verksamhetsuppföljning, mäta verksamhetens ledtider mm.
• Att söka i diariet ska vara ett sätt att snabbt få överblick vad organisationen gör och har gjort
• Verksamhetens kontinuitet vid personalbyte och andra förändringar ska ”skötas av” diariet
Krav på diariet
• Uppdaterat
• Data som kan användas för ledtidsuppföljning
• Sökbart
• Fullständigt
• Aktuellt
Det är många i verksamheten som måste samverka för att kvaliteten i diariet ska blir bra
Avsnitt 3 Utveckla hållbara rutiner och goda instruktioner: Vad ska registreras? Vad ska inte registreras? Hur ska registrering ske?
Instruktioner och rutiner för:
• Posthantering
• Bedömning om diarieföring
• Diarieföring (registrering)
– Ärenden
– Handlingar/åtgärder
• Service till handläggare
• Löpande ändringar
• Avslut av ärenden
Och kanske också för….
• Skanning
• Arkivering
• Förvaltning och administration av Diarieförings-/Ärendehanteringssystemet
• Handläggning
• Handläggarstöd
• Hantering av balanslistor/JK-listor
• Strukturer och planer
Instruktioner och rutiner
• Följ det interna regelverket för instruktioner och rutiner
• Skriv tydligt vad som ska göras och skiljas från tips, anvisningar och goda råd
• Se till att alla moment beskrivs i instruktioner
• Var noga med skriva så folk förstår
• Skriv kort
– Hänvisa till lager, regler etc
Instruktioner och rutiner olika nivåer, exempel
Policy
Riktlinje Riktlinje
Fungerande helhet
[Interna] regler
Dokumenthanteringsplan
Diarieföringssystem
Posthantering
• Postöppning
– Inkommande papperspost
– Inkommande e-post
– Inkommande övrig post
• Utgående post
– Utgående papperspost
– Utgående e-post
– Utgående övrig post
Bedömning om diarieföring
Diarieföras Inte diarieföras
Kräver åtgärd Enkel hantering
Viktiga handlingar som saknar annan ordning
Fastställd annan hantering
”Checklista, exempel” ”Checklista, exempel”
• Hur konkretiseras ovanstående checklista? • Hur utbildar vi personalen så att alla gör lika?
Diarieföring (registrering)
• Regler om vad som ska registreras var
• Information/utbildning till personalen som gör detta så att alla gör lika
• Visa fält är ofta knepigare än andra (ärendemening)
Service till handläggare och
löpande ändringar
• Traditionell hjälp med sökning, registrering, uttag av diarienummer mm
• I allt större grad självservice
• Ändringar och tillägg behöver ofta göras för att den som utför diarieföringen har svårt att få tag på den information som krävs för att göra ett fullgott registreringsarbete
Avslut av ärenden
• Kontroll att alla handlingar finns med
• Aktrensning (fysiskt och elektroniskt)
• Arkivering sker ofta i anslutning till avslut
Diarieföringen fungerar olika i olika
organisationer och är en komplex
administrativ stödprocess som
berör all verksamhet
Avsnitt 4 Diarieföring i förändring - nya systemstöd och arbetssätt
Registrator – roll i förändring
Igår
• Löpande praktisk postöppning, registrering, kopiering etc
Imorgon
• Arbete med samordning och koordinering, Administration av diarieföringssystemet
Kommer registratorn att
försvinna?
Diskussion
Organisation av
registratorsfunktionen • Centraliserad
• Decentraliserad
• Kombination central/decentraliserad
• En massa andra varianter
Arbetsfördelning
• Måste vara tydligt vem som gör vad
– Handläggare – registrator
– Chef – handläggare
– Registrator - registrator
Nya systemstöd
• Mer funktionalitet
• Tydligare handläggarstöd
• Bättre integrationsmöjligheter
• Större komplexitet
• Diarieföring en del i ett större system
• …..
Sammanfattning
• Lagkrav styr inte hur registrering ska ske
• Diarieföringen är en form av registrering
• Dokumenthanteringsplan utmärkt styrinstrument (om den är uppdaterad)
• Diarieföringen är en komplex verksamhet som påverkar stora delar av verksamheten
• Registratorsfunktionen genomgår en förändring vilket innebär nya krav på kompetens
• Skriv tydliga och korta instruktioner
Tack!
Olle Ebbinghaus
Tel 0709-967480
www.dokumentinfo.se
www.dokumenthanteringsplan.se