office 365 のチームサイトを 美味しく つかう 10 の方法
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2013年5月10日、Community Open Day 北陸会場でのセッションスライドです。なにかととっつきにくい「チームサイト(SharePoint Online)」について、ぜひ、まずこんな使い方をしてみて欲しい!という用途を10項目、ご紹介しました。TRANSCRIPT
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チームサイトを 美味しく つかう
10の方法Community Open Day 2013 北陸会場
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Office 365 とは
• Microsoft が提供するクラウドサービス。
• Exchange(メール)、Lync(IM、IP電話、会議)、SharePoint
(グループウェア) 等の Microsoft のエンタープライズ製品を、
ウェブ経由/サブスクリプション形式で利用できる。
• Office のライセンスもサブスクリプション形式で提供。
• 2013年より Office の新しい提供形態である Office ProPlus 開始。
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Office 365 サイト
小規模チームから大規模組織まで対応
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チームサイトとは
• Office 365 のサービスのひとつ「SharePoint Online」の別称。
•グループウェア機能。オンプレミスサーバー製品である SharePoint
Server とほぼ同一の機能が提供される。
•一部、機能制約や独自機能がある。
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チームサイト(補足)
•画面構成の関係で誤解されがちだが「SkyDrive Pro」「ニュース
フィード」も SharePoint Online の一部。
• SharePoint Online に標準で用意されるサイト(領域)の名前も
「チームサイト」。かつ新しくサイトを作成する際のテンプレートに
も「チームサイト」があるため混乱を招く。
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SharePoint Online は難しい?
•ある程度 事実。
•企業内設置(オンプレミス)システムとして設計されているため、ク
ラウド的「すぐ使える」サービスになりきれていない傾向。
•業種や規模を問わない「汎用性」に特化した設計思想から、利用側も
まず「自社業においてどのように活かすか?」業務設計が重要。
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このク●システム!
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SharePoint は
とっつきにくい が、
難解 なシステムではない
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本日の内容「10の方法」
1. 個人ファイル管理
2. チームファイル管理
3. メール共有
4. クローズドサイト
5. チームタスク管理
6. チーム予定管理
7. アンケート
8. 意見交換(ディスカッション)
9. ポータルサイト
10.契約外ユーザーの招待
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自己紹介
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シンプレッソ・コンサルティング株式会社
http://simplesso.jp
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自己紹介
• SharePoint/O365コンサル
• 元 ユーザー企業 システム部
• ナレッジマネジメント、情報共
有、文書管理、ノーツ移行
• エンタープライズ ソーシャル
• 非技術系/運用 展開 活用領域
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Webメディア/連絡先
• Office 365 勉強会
• Japan SharePoint Group
• ブログ SharePoint Maniacs
• ブログ The Simplest Essence
• Twitter @saruhiko
• FB /kazuhiko.Nakamura
• Mail [email protected]
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Microsoft MVP
MVP SharePoint (2009/10-2011/9)
MVP Office 365 (2012/10-)
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著書
TechNet IT Pro シリーズ
Office 365
チームサイト 活用ガイド(日経BP)
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1.個人ファイル管理
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ユーザあたり 7GB の SkyDrive Pro
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フォルダ/ファイル単位でアクセス権設定
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ドラッグ&ドロップでアップロード
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エクスプローラで開く/ドライブ割当て可
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SkyDrive Pro クライアントによる同期
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Office Web Apps による閲覧と編集
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OneNote Web Apps
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ドキュメントのその他の機能
チェックイン/アウト
バージョン管理
メール通知
RSS配信(更新情報)
ダウンロードしないで編集
キーワード検索
ワークフロー(エージェント)
匿名アクセス(SkyDrive Pro限定)
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2.チームファイル管理
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チーム用の「ドキュメント」
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サイトコレクションの容量制限(クォータ)
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2.ファイル管理機能の制約
•動作(アップロード/ダウンロード)速度は早くない。
•ファイルあたり250MB迄。
•フォルダーにアップロードできるファイルの数は5,000個まで。
• SkyDrive Proによる同期はライブラリあたり20,000ファイルまで。
•契約容量は10GB+ユーザーあたり500MB(追加可能)。
•個人用ドキュメント容量(7GB)は拡張できない。
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3.メール共有
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サイトメールボックス機能
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OWAでメールを参照/作成
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•・
Outlook 2013 クライアントに接続可
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4.クローズドサイト
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目的毎のサイトを権限で管理
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サイトを「フォロー」してブックマーク
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5.チームタスク管理
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タスクリスト(アプリ)
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全サイト+Exchangeのタスクを集約
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Outlook クライアントと同期可能
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6.チーム予定管理
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Outlook 予定表互換(複数作成可)
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SharePoint 予定表の特徴
•基本機能は Outlook クライアント互換。
•サイト内に複数の予定表を作成できる。
•複数の予定表をひとつのカレンダー画面に重ねて表示できる。
•予定表または予定単位で細かく権限を設定できる。
• Exchange 予定のとりこみは利用できない
• Outlook クライアントと同期できる。
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7.アンケート
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簡易アンケートの仕組み
•・
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アンケート回答画面
•・
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SharePoint アンケートの特徴
•ページング
•途中保存(※自動的にページング)
•回答による設問分岐(※自動的にページング)
•複数回答の可/不可
•匿名回答(※厳密ではない)
•スプレッドシートへの結果エクスポート
•書式は利用できない(URLを除く)
•画像は利用できない
•設問の動的な変更ができない。
•匿名アクセスを許可できない。
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パブリックなアンケートは Excel
• /
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回答→結果はエクセルファイルに記録
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8.ディスカッション
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一般的なフォーラム形式
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Outlook クライアントに接続可
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9.ポータルサイト/ブログ/WIKI
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Wiki 機能
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Blog 機能
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CMS(Webページデザイン)機能
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10.契約外ユーザーの招待
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サイトを[共有]する
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招待メールが届く
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アカウントを選択(組織=O365)
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外部ユーザーとしてサイトにアクセス
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Microsoft アカウントで外部ユーザーを招待
•Microsoft アカウントで
特定サイトに組織外の
ユーザーを招待すること
ができる(無償)
•Office 365 アカウントで
の招待も可能
•機能制限なし
•実質的に人数制限なし
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まとめ
O n l i n e